HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS EN LA NORMATIVA INTERNA DE EP PETROECUADOR
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
PROCESO (SI APLICA):
PROCESO COMERCIALIZACIÓN-MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE CLIENTES DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR
No. REVISIÓN (VERSIÓN)
FECHA:
No. PÁGINAS REVISADAS:
01 02 03 04
11-12-2009 29-10-2010 28-01-2011 07-09-2011
4 4 4 4
TIPO DE DOCUMENTO: MACROPROCESO (SI APLICA):
HISTORIAL DE CAMBIOS REALIZADOS EN EL DOCUMENTO REFERENCIA SOBRE CAMBIOS REALIZADOS:
APROBACIÓN DE NORMATIVA EN SU PRIMERA VERSIÓN ACTUALIZACIÓN DEL PROCESO ACTUALIZACIÓN DEL PROCESO ACTUALIZACIÓN DEL PROCESO
No. RESOLUCIÓN:
20091016 2010151 2011025 2011226
FORMATO: G01.03.04.02-FO-10 (v01)
MACROPROCESO: COMERCIALIZACIÓN
Código: V04.01.04.08 Fecha: -0 -2011 Versión: 4
PROCESO: COMERCIALIZACIÓN NACIONAL
Páginas: 1 de 2
SUBPROCESO:
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Elaborado por: COORDINACIÓN DE PROCESOS
SUBPROCESO1:
CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE CLIENTES DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR
Revisado por: COORDINADOR SENIOR DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE Aprobado por: SUBGERENTE DE COMERCIALZAICIÓN NACIONAL
SUBPROCESO 2:
1. PROPÓSITO
AD O
CALIFICAR Y REGISTRAR A NUEVOS CLIENTES DISTRIBUIDORES DE LA RED DE EP PETROECUADOR CON LOS ESTÁNDARES ESTABLECIDOS SEGÚN LOS INSTRUCTIVOS DE CADA UNODELOS PRODUCTOS
Hasta:
CO NT RO L
2. ALCANCE Desde: CLIENTE ENTREGA SOLICITUD PARA CALIFICARSE.
INFORMAR AL CLIENTE EL CÓDIGO ASIGNADO Y ABRIR EXPEDIENTE CON DOCUMENTACIÓN SOPORTE
APLICA A NIVEL NACIONAL
3. DUEÑO DEL PROCESO COORDINADOR DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
NO
4. POLÍTICAS DEL PROCESO
EN LA EJECUCIÓN DE ESTE PROCESO, SE DEBERÁ OBSERVAR TODA LA NORMATIVA VIGENTE, APLICÁNDOLA SEGÚN SU ORDEN JERÁRQUICO Y ESPECIALIDAD. EN CASO DE DUDA SE OBSERVARÁ LA NORMA DE RANGO SUPERIOR.
4.2
PARA EL REGISTRO DE CLIENTES DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR DEBE SER APROBADO POR LA AGENCIA DE REGULACIÓN Y CONTROL HIDROCARBURÍFERA EN CASO DE LAS ESTACIONES DE SERVICIO Y DE GAS LICUADO DE PETRÓLEO
ES
PR
SERÁ DE RESPONSABILIDAD DE SERVICIO AL CLIENTE INGRESAR LOS CONTRATOS EN EL SISTEMA WORKFLOW DE SEGUIMIENTO DE CONTRATOS.
NT O
4.4
PARA LUBRICANTES UNA VEZ REGISTRADO POR EP PETROECUADOR SE COMUNCIA A LA AGENCIA DE REGULACIÓN Y CONTROL HIDROCARBURÍFERA PARA CONOCIMIENTO DELCASO EL REGISTRO DE CLIENTE SE LO REALIZA EN LOS SISTEMAS SNT (PCO8)Y SCI.
IM
4.3
O
4.1
ME
5. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
: AGENCIA DE REGULACIÓN Y CONTROL HIDROCARBURÍFERO
SC
: SERVICIO AL CLIENTE
SCI
: SISTEMA DE COMERCIALIZACION INTERNA DONDE REGISTRA LA INFORMACION PARA REALIZAR EL PROCESO DE FACTURACION DE PRODUCTO Y COBRO DE FACTURAS A LOS CLIENTES ASOCIADOS A LA RED.
SNT
DO
SCN
CU
ARCH
: SUBGERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN NACIONAL : SISTEMA NACIONAL DE TELEPROCESO (PCO8)
V04.01.04.08(v04) RESOLUCIÓN: 2011226 2011-09-07
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MACROPROCESO: COMERCIALIZACIÓN
Código: V04.01.04.08 Fecha: -0 -2011 Versión: 4
PROCESO: COMERCIALIZACIÓN NACIONAL
Páginas: 2 de 2
SUBPROCESO:
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Elaborado por: COORDINACIÓN DE PROCESOS
SUBPROCESO1:
CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE CLIENTES DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR
Revisado por: COORDINADOR SENIOR DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE Aprobado por: SUBGERENTE DE COMERCIALZAICIÓN NACIONAL
SUBPROCESO 2:
6. CONTROL DE REGISTROS GENERADOS Identificación
AD O
CONTRATO DE SUSCRIPCIÓN COMO DISTRIBUIDOR DE EP PETROECUADOR
Formato
Responsable de Recolección ANALISTA DE SERVICIO AL CLIENTE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Acceso
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Tipo de Archivo
FÍSICO
Tiempo de Retención
HASTA DURACIÓN DEL CONTRATO
Disposición Final
ARCHIVO PASIVO
Identificación INFORME DE CALIFICACIÓN
Formato
NO
Responsable de Recolección ANALISTA MERCADEO
CO NT RO L
Archivo
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Acceso
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Tipo de Archivo
FÍSICO
Tiempo de Retención
HASTA LA FIRMA DEL CONTRATO
Disposición Final
ARCHIVO PASIVO
ES
PR
NT O
Código N/A
IM
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
O
Archivo
DOCUMENTOS Nombre
NORMATIVA DE GESTION EP PETROECUADOR
DO
CU
ME
8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (Diagrama de flujo)
V04.01.04.08(v04) RESOLUCIÓN: 2011226 2011-09-07
Página 2 de 4
MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: SUBPROCESO:
COMERCIALIZACIÓN COMERCIALIZACIÓN NACIONAL MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE CLIENTES DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR
CLIENTE
04
Fecha:
6HSWLHPEUH 2011
Página:
1 de 2
5 ANALISTA DE MERCADEO
LA DO
COORDINADOR SENIOR DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE / COORDINADOR DE MERCADEO Y SC DISTRITAL
2
B
Realizar inspección a nuevo distribuidor y emitir el informe de inspección con calificación Informe
Recibir solicitud y requisitos de cliente y delegar revisión de documentación
6
SI
COORDINADOR DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE DISTRITAL Revisar y remitir informe para aprobación de Coordinador Senior de Mercadeo y SC y SCN
SI
NO
4 ANALISTA DE MERCADEO
ME
Aprueba el Informe?
NT
O
IM
A
DO CU
Informar a cliente requisitos faltantes
11
ANALISTA DE SERVICIO AL CLIENTE
Receptar y revisar contrato de distribución
Aprueba Contrato?
NO
16
Oficio
ES
Recibir y revisar informe para aprobación
Documentación completa?
PROCURADURÍA
B
NO
O
COORDINADOR SENIOR MERCADEO Y SC / SUBGERENTE DE COMERCIALIZACIÓN NACIONAL
14
Memorando / Contrato
Informar a cliente la aceptación de afiliación y requisitos a entregar para suscripción de contrato
PR
7
ANALISTA DE SERVICIO AL CLIENTE / COORDINADOR DE MERCADEO Y SC DISTRITAL Elaborar contrato de distribución adjuntando documentos habilitantes para visto bueno de Procuraduría
9 ANALISTA DE MERCADEO
3 ANALISTA DE MERCADEO Revisar documentación entregada por cliente
13
NT RO
Entregar solicitud de calificación y requisitos para ser cliente distribuidor de la EP Petroecuador, según instructivos para calificación de clientes (por tipo de producto)
Revisión:
PROCURADURÍA
CO
CLIENTE
V04.01.04.08
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
INICIO
1
Código:
ANALISTA DE SERVICIO AL CLIENTE Realizar correcciones en contrato y remitir a Procuraduria para visto bueno
15
PROCURADURÍA Solicitar se realicen correcciones para revisión final y visto bueno del contrato
SI
18
Revisar documentación entregada por cliente
ANALISTA DE SERVICIO AL CLIENTE Solicitar la suscripción de contratos por parte del Gerente de Comercialización y nuevo cliente distribuidor Memorando / Contratos / Documentos habilitantes
17
PROCURADURÍA Remitir contrato con visto bueno Contrato con visto bueno
NO
8 ANALISTA DE MERCADEO Informar a cliente la no aceptación
FLUJOGRAMA
G01.03.04.02-FO-03 (V01 – 2010-07-26)
FIN
Documentación completa?
A 10
CLIENTE Entregar documentacion habilitante para suscripción de contrato
ELABORADO POR: COORDINACIÓN DE PROCESOS V04.01.04.08(v04) RESOLUCIÓN: 2011226 2011-09-07
12
19
ANALISTA DE SERVICIO AL CLIENTE Solicitar a Gestión Administrativa, la legalización de contrato con documentos habilitantes adjuntos
ANALISTA DE SERVICIO AL CLIENTE Informar a cliente requisitos faltantes
NO
1
REVISADO POR: COODINADOR SENIOR Y COORDINADORES APROBADO POR: SUBGERENTE DE COMERCIALIZACIÓN DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE NACIONAL Página 3 de 4
SI
MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: SUBPROCESO:
COMERCIALIZACIÓN COMERCIALIZACIÓN NACIONAL MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE CALIFICACIÓN Y REGISTRO DE CLIENTES DISTRIBUIDORES DE EP PETROECUADOR
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE
Código:
V04.01.04.08
Revisión:
04
Fecha:
6HSWLHPEUH 2011
Página:
2 de 2
AGENCIA DE REGULACIÓN Y CONTROL HIDROCARBURÍFERO
1 23
ANALISTA DE SERVICIO AL CLIENTE
Legalizar contratos con documentos habilitantes
Entregar contrato legalizado a cliente distribuidor
Contrato legalizado
Oficio / Contrato legalizado
22
ANALISTA DE SERVICIO AL CLIENTE
LA DO
21
Comunicar a la ARCH el nuevo distribuidor de la EP Petroecuador para trámite correspondiente
NT RO
ANALISTA DE SECRETARÍA GENERAL Y ARCHIVO
CO
20
ANALISTA DE SERVICIO AL CLIENTE Registrar a nuevo cliente distribuidor en Sistema Nacional de Teleproceso y Sistema de Comercialización Interna
26
ANALISTA DE SERVICIO AL CLIENTE
C
24
ARCH * Conceder y enviar permiso de operación, registro y código correspondiente de nuevo distribuidor (E/S y GLP) Permiso de operación, registro y código
ME
NT
O
IM
PR
ES
25
O
NO
C
ARCH * Recibir notificación de nuevo distribuidor (Lubricantes) para conocimiento
27
FLUJOGRAMA
G01.03.04.02-FO-03 (V01 – 2010-07-26)
DO CU
Informar a cliente el código asignado y abrir expediente del cliente con toda la documentacion soporte
ELABORADO POR: COORDINACIÓN DE PROCESOS V04.01.04.08(v04) RESOLUCIÓN: 2011226 2011-09-07
ANALISTA DE SERVICIO AL CLIENTE / COORDINADOR DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE DISTRITAL Mantener actualizada una base de datos de los clientes distribuidores calificados por tipo de producto
FIN
REVISADO POR: COODINADOR SENIOR Y COORDINADORES APROBADO POR: SUBGERENTE DE COMERCIALIZACIÓN DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE NACIONAL Página 4 de 4