SUBPROCESO : FACTURACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE CUENTAS SUBPROCESO 1: NOTAS DE DÉBITO Y CRÉDITO SUBPROCESO 2:
Elaborado por: COORINACIÓN DE PROCESOS Revisado por: COORD. SENIOR DE FACTURACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE CUENTAS Y COORDINADOR SENIOR DE SUCURSALES
O
Aprobado por: SUBGERENTE COMERCIALIZACIÓN NACIONAL
OL AD
1. PROPÓSITO
NORMAR LA ELABORACIÓN DE LAS NOTAS DE CRÉDITO Y DÉBITO EN FACTURACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE CUENTAS Y SUCURSALES.
TR
2. ALCANCE
ESTABLECER DIFERENCIAS, MODIFICACIONES, ERRORES, DEPURACIONES O SIMILARES EN LA FACTURACIÓN DE LOS SISTEMAS SCI Y PCO 8.
Hasta:
EMITIR NOTA DE CRÉDITO O DÉBITO Y ENTREGAR AL CLIENTE Y/O A CREDITO Y COBRANZAS Y CONTABILIDAD
NO
CO N
Desde:
ES O
APLICA A NIVEL NACIONAL A FACTURACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE CUENTAS AL IGUAL QUE LAS SUCURSALES DE LA GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN.
PR
3. DUEÑO DEL PROCESO
4. POLÍTICAS DEL PROCESO
IM
COORDINADOR SENIOR DE FACTURACIÒN Y CONSOLIDACIÓN DE CUENTAS / COORDINADORES DE SUCURSALES
NT O
EN LA EJECUCIÓN DE ESTE PROCESO, SE DEBERÁ OBSERVAR TODA LA NORMATIVA VIGENTE, APLICÁNDOLA SEGÚN SU ORDEN JERÁRQUICO Y ESPECIALIDAD. EN CASO DE DUDA SE OBSERVARÁ LA NORMA DE RANGO SUPERIOR.
DO CU
ME
LAS NOTA DE CRÉDITO O DÉBITO DEBE SER SUSCRITA POR EL FUNCIONARIO QUE LA ELABORA Y APROBADA POR LOS COORDINADORES DE FACTURACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE CUENTAS O SUCURSALES. SE DEBE ATENDER AL CLIENTE INTERNO O EXTERNO EN TODAS LAS DEPENDENCIAS DE EP PETROECUADOR, A FIN DE EFECTUAR A TIEMPO EL AJUSTE DE LA FACTURACIÓN TODOS LOS DOCUMENTOS DEBEN EMITIRSE A TRAVÉS DE LOS SISTEMAS AUTOMATIZADOS AUTORIZADOS (NO MANUAL) LA VIGENCIA DE LAS NOTAS DE CRÉDITO Y DÉBITO SERÁ LA ESTABLECIDA EN LA AUTORIZACIÓN DEL SRI, EN CASO DE CADUCIDAD SE PROCEDERÁ A EMITIR UN NUEVO DOCUMENTO. EL DERECHO DEL CLIENTE NO PRESCRIBE. EL PLAZO DE PAGO DE LAS NOTAS DE DÉBITO POR RELIQUIDACIÓN ES DE 15 DÍAS A PARTIR DE LA RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO POR PARTE DEL CLIENTE EL ORIGINAL DE LAS NOTAS DE CREDITO DEBERÁN SER ENTREGADAS AL EMISOR (ENTIDAD BANCARIA, SUCURSAL O DISTRITO) CUANDO PROCEDA A UTILIZARLA EN NUEVA FACTURACIÓN.
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LAS COPIAS DE LAS NOTAS DE CRÉDITO O DÉBITO QUE SEAN EMITIDAS EN LAS SUCURSALES DEBERÁN REMITIRSE A COORDINACIÓN FINANCIERA PARA CONTROL. PARA EL CASO DE CLIENTES DEUDORES SE REMITIRÁ EL ORIGINAL DEL DOCUMENTO A CRÉDITO Y COBRANZAS PARA LA IMPUTACIÓN CORRESPONDIENTE. 5. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS NOTA DE DÉBITO (N/D): SON DOCUMENTOS QUE SE EMITEN PARA COBRAR INTERESES DE MORA Y RECUPERAR COSTOS REALIZADOS POR EP PETROECUADOR (VENDEDOR), LUEGO DE LA EMISIÓN DEL COMPROBANTE DE VENTA. SON DOCUMENTOS QUE SE EMITEN PARA ANULAR OPERACIONES TOTALES O PARCIALES LUEGO DE LA EMISIÓN DEL COMPROBANTE DE VENTA, SON DE USO INTERNO DE LA INSTITUCIÓN
NOTA DE CRÉDITO EFECTIVA (N/C): :
SON DOCUMENTOS QUE SE EMITEN PARA EFECTUAR RELIQUIDACIONES POR DIFERENCIAS DE PRECIOS, SALDOS NO DESPACHADOS, CIERRE DEL PERIODO ECONOMICO O SIMILARES, LUEGO DE LA EMISIÓN DEL COMPROBANTE DE VENTA, SON DE USO DEL CLIENTE PARA FACTURACIÓN, CANCELACIÓN O RECUPERACIÓN DE VALORES.
SCI: :
SISTEMA DE COMERCIALIZACIÓN INTERNA
PCO 8: :
SISTEMA DE COMERCIALIZACIÓN
CO N
TR
OL AD
O
NOTA DE CRÉDITO CONTABLE (NCC): :
Responsable
Autoridad
ES O
Puesto
NO
6. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
RESPONSABLE DE APROBAR Y FIRMAR LAS NOTAS DE DÉBITO O CRÉDITO
ANALISTA DE FACTURACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE CUENTAS / ANALISTA DE SUCURSALES
REALIZAR EL ANÁLISIS Y GESTIÓN PARA GENERAR LAS NOTAS DE DÉBITO O CRÉDITO
NT O
IM
PR
COORDINADOR DE FACTURACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE CUENTAS
Formato
DO CU
Identificación
ME
7. CONTROL DE REGISTROS GENERADOS NOTAS DE DÉBITO NOTAS DE DÉBITO
Responsable de Recolección
FACTURACIÓN Y SUCURSALES
Archivo
ARCHIVO DE FACTURACIÓN Y SURUSALES
Acceso
FACTURACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE CUENTAS Y SUCURSALES
Tipo de Archivo
FÍSICO Y DIGITAL
Tiempo de Retención
UN AÑO
Disposición Final
ARCHIVO PASIVO
Identificación
NOTAS DE CRÉDITO
Formato Responsable de Recolección
FACTURACIÓN Y SUCURSALES
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Archivo
ARCHIVO DE FACTURACIÓN Y SURUSALES
Acceso
FACTURACIÓN Y COSOLIDACIÓN DE CUENTAS Y SUCURSALES
Tipo de Archivo
FÍSICO Y DIGITAL
Tiempo de Retención
UN AÑO
Disposición Final
ARCHIVO PASIVO
8. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Nombre
OL AD
Código
O
DOCUMENTOS
NORMATIVA DE GESTIÓN DE EP PETROECUADOR
V04.01.02.01-PR-01
PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE NOTAS DE DEBITO Y CRÉDITO
DO CU
ME
NT O
IM
PR
ES O
NO
CO N
9. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (Diagrama de Flujo)
TR
N/A
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MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: SUBPROCESO:
COMERCIALIZACIÓN COMERCIALIZACIÓN NACIONAL FACTURACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE CUENTAS NOTAS DE DÉBITO Y CRÉDITO
SUCURSAL
ANALISTA DE FACT Y CONS DE CUENTAS / SUCURSALES Consultar y analizar el estado de la factura en el sistema PCO8 y SCI para establecer la diferencia
02
Fecha:
RFWXEUH2010
Página:
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LA D
5
Tiene saldos a Favor?
ANALISTA DE FACT Y CONS DE CUENTAS / SUCURSALES
4
ES
NT DEBITO
DO C
UM E
1
¿Tiene Deudas?
6
ANALISTA DE FACT Y CONS DE CUENTAS / SUCURSALES Enviar nota de debito al cliente comunicando que se procedió con la compensación
Nota Débito / Crédito
CRÉDITO
¿Contable / Efectiva?
SI
NO
7
2
CONTABILIDAD ANULACIÓN DE LA FACTURA Y REGISTRO CONTABLE
SI
O
IM
PR
Generar nota de Debito o Crédito en el sistema SCI
3
FLUJOGRAMA
ANALISTA DE FACT Y CONS DE CUENTAS / SUCURSALES Confirmar vía mail con crédito y cobranzas si el cliente tiene deudas para compensación de cuentas
NT
RO
Confirmar con crédito y cobranzas si el cliente tiene saldos a favor o no
NO
SI
Informar al solicitante que no procede la emisión del documento
ELABORADO POR: COORDINACIÓN DE PROCESOS
8
CONTABLE
CO
¿Existe diferencias?
ANALISTA DE FACT Y CONS DE CUENTAS / SUCURSALES
ANALISTA DE FACT Y CONS DE CUENTAS / SUCURSALES
O
3
EFECTIVA
DEBITO
CLIENTE /BANCO
NO
2 CRÉDITO
Solicitar se emita notas de Debito o Crédito por diferencias justificadas SOLICITUD
G01.03.04.02-FO-03 (V01 – 2010-07-26)
Revisión:
1
O
2
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V04.01.02.01
FACTURACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE CUENTAS / SUCURSALES
INICIO
1
Código:
9 NO
ANALISTA DE FACT Y CONS DE CUENTAS / SUCURSALES Generar y entregar nota de crédito original a cliente para compra de producto
10
ANALISTA DE FACT Y CONS DE CUENTAS / SUCURSALES Enviar trámite a crédito y cobranzas para compensación de deuda
ANALISTA DE FACT Y CONS DE CUENTAS / SUCURSALES Entregar nota de debito original al cliente y una copia a crédito y cobranzas para que realice la gestión de cobro
REVISADO POR: COODINADOR SENIOR DE FACTURACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE CUENTAS
APROBADO POR:
3
FIN
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