INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES

INVITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR EL DESARROLLO, PARAMETRIZACIÓN, IMPLANTACIÓN, CAPACITACIÓN Y PUESTA EN OPERACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN AMBIENTE WEB PARA LAS DEPENDENCIAS DE BIENESTAR UNIVERSITARIO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Bogotá, D.C., Marzo 8 de 2012

Informe de Respuestas a Observaciones presentadas por los posibles proponentes al Pliego de Condiciones - Invitación pública para contratar el desarrollo, parametrización, implantación, capacitación y puesta en operación de un sistema de información en ambiente web para las dependencias de bienestar universitario de la Universidad Nacional de Colombia.

INTRODUCCIÓN En el proceso de invitación pública se presentaron preguntas y observaciones al pliego de condiciones, por las siguientes empresas, las cuales se responden por la Universidad, como se relaciona a continuación: LA FIRMA LANDSOFT S.A., MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO RECIBIDO EL 27 DE FEBRERO DE 2012 A LAS 10:13 AM, FORMULA LAS SIGUIENTES OBSERVACIONES: OBSERVACIÓN No. 1: Para cuales dependencias de Bienestar será implementado e sistema?, en el Objeto dice de manera general para las dependencias de Bienestar, pero en el alcance se menciona solo la Dirección Nacional de Bienestar y la Dirección de Bienestar de la Sede Bogotá. Referencia: “…poner en operación la solución adquirida en la Dirección Nacional de Bienestar y en la Dirección de Bienestar Sede Bogotá de la UNIVERSIDAD”. RESPUESTA: Se aclara que conforme a lo establecido en el numeral 1.2 ALCANCE DEL OBJETO, del pliego de condiciones, el Sistema de Información deberá ponerse en operación en la Dirección Nacional de Bienestar y en la Dirección de Bienestar Sede Bogotá de la UNIVERSIDAD, es decir, que para estas dos (2) dependencias se deberá parametrizar, implantar, capacitar y poner en operación el Sistema de Información.

OBSERVACIÓN No. 2: Se debe acotar el punto j de las Obligaciones Especificas, toda vez que se puede dar lugar a que las responsabilidades de la Universidad sean trasladadas al proveedor. Referencia: “j) Colaborar con la Universidad en lo que sea necesario para que el objeto contratado se cumpla”. RESPUESTA: La Universidad acoge la observación, en el sentido de modificar mediante Adenda el literal j) del numeral 1.7. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS, del Pliego de Condiciones, de la siguiente manera: “Colaborar con la Universidad en las actividades que se acuerden entre las partes, para el cumplimiento del objeto contratado”. Por lo tanto, mediante Adenda No. 1, se modificará del Pliego de Condiciones el literal j) del numeral 1.7. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS. Así mismo, se modificara el literal j) en la CLÁUSULA QUINTA. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA, en el Anexo No. 7, MINUTA DEL CONTRATO, del Pliego de Condiciones.

OBSERVACIÓN No. 3: Cómo se medirán y cuáles son los criterios insuficiencia o inexperiencia de los recursos para solicitar su sustitución o contratación de otros Referencia: “Si a juicio de la UNIVERSIDAD y la Supervisión, el personal contratado por la ejecución del contrato resulta insuficiente o sin la experiencia necesaria, el PROPONENTE, deberá estudiar las inquietudes que en este sentido le sean presentadas y si es del caso proceder a contratar el personal que haga falta o sustituirlo, sin que ello implique costo adicional para la UNIVERSIDAD”.

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RESPUESTA: La Universidad aclara que establecerá si el personal contratado por la ejecución del contrato resulta insuficiente o sin la experiencia necesaria, a través del seguimiento que se realizará a través de la Supervisión del Contrato a la metodología de trabajo propuesta por el Proponente y a la ejecución de las actividades en las fechas establecidas en el Cronograma de trabajo.

OBSERVACIÓN No. 4: Con respecto a las fechas del cronograma se deben corregir las siguientes: Referencia: “PUBLICACIÓN DEL INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIÓN - 16 de Marzo de 2011 OBSERVACIONES AL INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIÓN Hasta el 21 de Marzo de 2021, hasta las 11:00 a.m.” RESPUESTA: La Universidad acoge su observación y modificará mediante Adenda las fechas en el cronograma, teniendo en cuenta que para la actividad “Publicación del Informe Preliminar de Evaluación”, la fecha correcta es 16 de Marzo de 2012, y para la actividad “Observaciones al Informe Preliminar de Evaluación”, es hasta el 21 de Marzo de 2012, hasta las 11:00 a.m. Por lo tanto, mediante Adenda No. 1, se modificará del Pliego de Condiciones el numeral 2.1 CRONOGRAMA.

OBSERVACIÓN No. 5: Con respecto a la fecha de inicio de las actividades, luego de la publicación final el 29 de marzo de 2012, cuándo tiempo más al interior de la Universidad, se tarda el perfeccionamiento del contrato. RESPUESTA: Conforme se establece en el Anexo No. 7, MINUTA DEL CONTRATO, en su Cláusula VIGÉSIMA SÉPTIMA, el contrato se perfecciona con la firma de las partes y el registro presupuestal, para su legalización requiere la constitución por parte del Contratista de la garantía exigida, y aprobación de la misma por parte de la Universidad. Una vez cumplidos y aprobados por la Universidad los anteriores requisitos, el Jefe de Contratación del Nivel Nacional comunicará a través de cualquier medio escrito al Contratista y al Supervisor del Contrato, que se ha legalizado el Contrato, y la fecha a partir de la cual podrá darse inicio a su ejecución. Se aclara que este proceso debe desarrollarse en un período aproximado de cinco (5) días hábiles.

OBSERVACIÓN No. 6: Cuánto tiempo estimó la Universidad que puede tomar la ejecución del proyecto? Y Porque la fecha límite de 30 de noviembre? Se debe respetar el tiempo estimado, toda vez que los procesos precontractuales castigan los tiempos de ejecución del proyecto. Referencia: “El plazo de ejecución se establece a partir de la fecha de la firma del acta de inicio del contrato, y hasta el 30 de noviembre de 2012, previo cumplimiento de todos los requisitos de perfeccionamiento y legalización”. RESPUESTA: Se aclara que conforme lo establecido en el numeral 1.5. PLAZO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO REQUERIDO POR LA UNIVERSIDAD, del Pliego de Condiciones, el plazo de ejecución se establece a partir de la fecha de la firma del acta de inicio del contrato, y hasta el 30 de noviembre de 2012, previo cumplimiento de todos los requisitos de perfeccionamiento y legalización, lo cual dependerá de la constitución de la garantía por parte del contratista y su aprobación por la UNIVERSIDAD. Es de señalar, que la fecha límite de ejecución de 30 de

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Noviembre de 2012, se estableció considerando que el alcance funcional del proyecto fue ajustado, por lo que la Universidad ha evaluado que el tiempo establecido en la invitación es viable para la ejecución del contrato.

OBSERVACIÓN No. 7: Cuál es la razón para solicitar un Líder Técnico al 100%. RESPUESTA: Conforme se señala en el literal c), del numeral 4.3.2. EQUIPO PROFESIONAL REQUERIDO PARA DAR CUMPLIMIENTO AL OBJETO DEL CONTRATO, del Pliego de Condiciones, es necesario contar con un Líder Técnico cuya dedicación en el proyecto sea del 100% del tiempo, ya que será el responsable como mínimo de planear, administrar y coordinar las actividades técnicas del proyecto, entre las que se encuentran: asegurar el cumplimiento del cronograma, planear en conjunto con las UNIVERSIDAD el plan de pruebas técnicas, planear y apoyar las capacitaciones técnicas, administrar y coordinar el equipo técnico que designe el PROPONENTE al proyecto, participar en todas las fases definidas para el proyecto, aplicar las mejores prácticas para la implantación de la solución.

OBSERVACIÓN No. 8: Cuál es el alcance del documento de arquitectura de operación? Qué se entiende por arquitectura de operación? Referencia: “EL PROPONENTE deberá presentar un documento que indique la arquitectura de operación de la solución, para dar cumplimiento al objeto de la presente invitación”. RESPUESTA: Se aclara que el documento de arquitectura de operación, deberá reflejar la arquitectura de la solución, los componentes de la misma, los actores del sistema y los elementos de hardware (infraestructura de servidores), software (Sistema operativo, motor de base de datos, servidor de aplicaciones, etc.), y redes, así como la interacción entre ellos.

OBSERVACIÓN No. 9: Para desarrollar el proyecto en el tiempo estipulado, será necesario contar con los líderes funcionales por parte de la Universidad, aquellos que definirán las funcionalidades esperadas o apoyarán su definición, de manera paralela, la Universidad cuenta con la disponibilidad de estos recursos para participar paralelamente en el proyecto? RESPUESTA: Se aclara que de acuerdo a lo establecido en el Anexo No. 7, MINUTA DEL CONTRATO, en su cláusula Sexta, numeral 6), es obligación de la Universidad “asignar un funcionario específico para la coordinación con EL CONTRATISTA de todos los procedimientos y requerimientos que genere el presente contrato”. En ese sentido, se aclara que la Universidad tiene contemplado la designación de por lo menos un funcionario que apoye los procesos funcionales durante la ejecución del contrato.

OBSERVACIÓN No. 10: Es necesario contar con la caracterización de los procesos y procedimientos relacionados con las áreas referentes al alcance? Pues se describen de manera general y no se identifican interacciones o dependencias entre los mismo

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RESPUESTA: Se aclara que en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, relacionada en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI. ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, entre las páginas 42 a la 57, y en el Formato No. 5, se presenta la operación esperada del Sistema de Información por cada una de sus Áreas, así como, por los aspectos generales del Sistema.

OBSERVACIÓN No. 11: Es necesario contar con la caracterización de los procesos y procedimiento del área de actividad física y deporte, toda vez que no se describen con el mismo nivel de detalle cómo los del área de gestión y fomento económico. RESPUESTA: Se aclara que en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, relacionada en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, entre las páginas 47 a la 52, y en el Formato No. 5, se presenta la operación esperada del Sistema de Información para el Área Actividad Física y Deporte.

OBSERVACIÓN No. 12: En las funcionalidades relacionadas con Administración, hacen referencia a generación de reportes y notificaciones, cuál es el alcance? Cuantos reportes son? Dónde está la descripción de estos? Igual con notificaciones, que tipo de notificaciones se han definido?. Referencia: “f) Generación de reportes. g) Generación de notificaciones”. RESPUESTA: Se aclara que en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI. ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, se especifica la operación esperada del Sistema de Información por cada una de sus Áreas, así como, por los aspectos generales del Sistema. Como por ejemplo, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, para el Área de Gestión y Fomento Socioeconómico, en el literal t) de la funcionalidad “Adjudicación”, se relacionan los reportes requeridos; y para el Área de Actividad Física y Deporte, en el literal e) de la funcionalidad “Mantenimiento de Escenarios y/o Equipos Deportivos”, se relaciona la notificación requerida.

OBSERVACIÓN No. 13: Es necesario contar con la caracterización de los procesos y procedimiento del área de cultura. RESPUESTA: Se aclara que en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, relacionada en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, entre las páginas 52 a la 54, y en el Formato No. 5, se presenta la operación esperada del Sistema de Información para el Área de Cultura.

OBSERVACIÓN No. 14: Es necesario contar con la caracterización de los procesos y procedimiento del área de acompañamiento integral. RESPUESTA: Se aclara que en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, relacionada en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS

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REQUERIDAS, entre las páginas 54 a la 57, y en el Formato No. 5, se presenta la operación esperada del Sistema de Información para el Área de Acompañamiento Integral.

OBSERVACIÓN No. 15: Se describen requerimientos para la generación de indicadores, se considera ésta como un área adicional? La generación de estos indicadores, responde o está soportada por algún procedimiento o proceso?. Referencia: “Es un subsistema de apoyo del Sistema de Bienestar Universitario, compuesto por un conjunto de datos, información, variables e indicadores y soportado en una plataforma tecnológica, que permite recoger, organizar, mantener actualizada y disponible la información pertinente sobre los miembros de la Comunidad Universitaria.” RESPUESTA: Se aclara que la generación de los indicadores mínimos de bienestar, se considera como un componente adicional en el Sistema de Información, con respecto a las Áreas de Bienestar Universitario. En el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI. ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, se presenta la operación esperada del Sistema de Información para el componente Indicadores.

OBSERVACIÓN No. 16: Para los indicadores se especifica algunos sistemas de información como ejemplos, se tiene específicamente cuales mas? Referencia: “… como por ejemplo, el Sistema de Información Académico (SIA), Sistema de información de Admisiones, el Sistema de Información Financiero (QUIPU), el Sistema de Información de Talento Humano (SARA)”. RESPUESTA: Respecto a los sistemas corporativos de la Universidad, se aclara que durante la ejecución del contrato, las fuentes de información para los indicadores de Bienestar Universitario serán únicamente: Sistema de Información Académico (SIA), Sistema de información de Admisiones, Sistema de Información Financiero (QUIPU), Sistema de Información de Talento Humano (SARA).

OBSERVACIÓN No. 17: Cuenta la Universidad con la disponibilidad del personal técnico para diseñar y desarrollar las consultas, vistas u otros elementos necesarios para la generación de los indicadores? RESPUESTA: Se aclara que la Universidad dispondrá los recursos necesarios, para la entrega de la información proveniente de los sistemas corporativos de la Universidad, que se requiere en el Sistema de Información de Bienestar Universitario para la generación de los indicadores.

OBSERVACIÓN No. 18: Se requiere más detalle de los indicadores, incluido la forma en la que requieren ser calculados y su especificación precisa como las mediciones base para su cálculo Referencia: “Ver en el Anexo No. 2 un ejemplo del documento adjunto, en el cual los campos sombreados corresponden a información que será cargada de uno de los Sistemas de Información Corporativos de la Universidad, sin embargo, se debe contemplar la posibilidad de capturarlos, para los casos en que no se cuente con la información de estos)”.

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RESPUESTA: Se aclara que en el Anexo No. 3. EJEMPLO INDICADORES AMBITO ACADÉMICO LABORAL, del Pliego de Condiciones, se presenta un ejemplo de la estructura de los indicadores y su forma de cálculo, las cuales serán comunes para generar cada uno de los ámbitos. Así mismo, se aclara que la información para la generación de estos indicadores será la recolectada a través del formulario encuesta, del cual en el Anexo No.2. EJEMPLO FORMULARIO ENCUESTA, se presenta un ejemplo.

OBSERVACIÓN No. 19: Si la solicitud es de un desarrollo específico a que se hace referencia con requerimientos mínimos funcionales, cuales son los requerimientos precisos con los cuales se recibirá el sistema a satisfacción? Referencia: “… requerimientos mínimos funcionales obligatorios:”. RESPUESTA: Los requerimientos con los cuales se recibirá el sistema a satisfacción, son los establecidos en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, MATRIZ DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES OBLIGATORIOS.

OBSERVACIÓN No. 20: En aspectos generales del sistema, los tipos de usuario que termina en su descripción con un etc., es posible precisar esto, cuántos tipos de usuario se han identificado exactamente? RESPUESTA: La Universidad acoge su observación, en el sentido, de que los tipos de usuario a que se hacía referencia con la expresión “etc”, corresponde a los Estudiantes del Instituto Pedagógico Arturo Ramírez Montufar – IPARM y del Jardín Infantil de la Sede Bogotá. Por lo tanto, mediante Adenda No. 1, se modificará del Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en la MATRIZ DE REQUERIMIENTOS MÍNIMOS FUNCIONALES OBLIGATORIOS, en ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA, en la funcionalidad “Generalidades”, el literal a).

OBSERVACIÓN No. 21: Los tipos de usuario son diferentes a los perfiles? RESPUESTA: Se aclara que los tipos de usuario son diferentes a los perfiles, teniendo en cuenta que iguales tipos de usuario pueden estar asociados a uno o más perfiles, por ejemplo, un usuario Administrativo puede tener perfil de Administrador de Programa, y otro usuario Administrativo puede tener perfil de Operador de Programa.

OBSERVACIÓN No. 22: Cuáles son los reportes y listados que se requieren, es necesario que sean especificados con precisión. Referencia: “…Permitir generar reportes y listados por diferentes niveles de la Universidad como por ejemplo, Nacional, Sede, dependencia administrativa, Facultad, Departamento, programa curricular”.

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RESPUESTA: Se aclara que en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, se especifica la operación esperada del Sistema de Información por cada una de sus Áreas, así como, por los aspectos generales del Sistema. En lo referente a los reportes, por ejemplo, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, para el Área de Gestión y Fomento Socioeconómico, en el literal t) de la funcionalidad “Adjudicación”, se relacionan los reportes requeridos, los cuales deben poder ser generados a nivel Nacional, Sede, Dependencia Administrativa, Facultad, Departamento, programa curricular.

OBSERVACIÓN No. 23: Se requiere especificación precisa de las interfaces. Referencia: “… Realizar interfaz con los sistemas corporativos de la Universidad para validar la vinculación de los integrantes de la Comunidad Universitaria”. RESPUESTA: Se aclara que en el Pliego de Condiciones, se establecen los diferentes procesos en los cuales se requiere que el Sistema de Información tenga una Interfaz con alguno de los Sistemas de Información Corporativos de la Universidad, como por ejemplo, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, para el Área de Gestión y Fomento Socioeconómico, en la funcionalidad “Adjudicación”, en el literal j), se establece: “Permitir al estudiante la aceptación del compromiso ético, autenticando con el LDAP de la Universidad, verificando que se encuentra matriculado, a través de una interfaz con el Sistema de Información Académica (SIA)”. Adicionalmente, en el punto especifico de la referencia, se aclara que la vinculación de los Integrantes de la Comunidad Universitaria, se realizará verificándola en interfaz con SIA para los estudiantes y en SARA para los docentes y administrativos. Por último, se ratifica lo establecido en el Pliego de Condiciones, en el sentido de que la Universidad proveerá la información necesaria para las interfaces, desde los sistemas corporativos de los cuales se requiera información para el Sistema.

OBSERVACIÓN No. 24: Se puede describir con más precisión lo de manejo histórico, para que información? Referencia: “… Permitir el manejo de históricos de la información registrada en el sistema”. RESPUESTA: Se aclara que permitir el manejo de históricos de la información registrada en el sistema, se refiere a que sea posible desmontar y recuperar bloques de información histórica, sin impactar la consistencia información en el Sistema.

OBSERVACIÓN No. 25: Se puede precisar mejor este requerimiento? La Universidad es consciente de los costos de procesamiento que esto implica? Referencia: “… El sistema debe manejar un registro de auditoría de los movimientos de los usuarios. Debe ser parametrizable de manera que permita seleccionar tablas y uno o más campos a auditar. Indicar eventos para su almacenamiento. Debe proveerse una herramienta para la gestión de la auditoria”.

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RESPUESTA: Se aclara que la Universidad requiere que el modulo de auditoría desarrollado por el proveedor sea parametrizable por parte del administrador a través de la herramienta de gestión, lo cual permitirá al administrador establecer los eventos (adición, modificación, eliminación) y los elementos de información a auditar sin impactar radicalmente el desempeño del sistema. Este desarrollo debe ser independiente al ofrecido por el motor de base de datos. Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, en el Formato No. 6, en la Matriz de Requerimientos Técnicos Obligatorios, específicamente en numeral 6.2.3 SEGURIDAD, literales o), q) y r) del Capítulo VI, y literales y) y aa) de la Matriz de Requerimientos Técnicos Obligatorios, así: 6.2.3 SEGURIDAD (…) o) El manejo de seguridad debe ser complementario al que provea el motor de la base de datos. q) La aplicación debe contar con un módulo de auditoría que deberá permitir auditar una o todas las tablas de aplicativo, (alguno o todos sus campos), cuando así se requiera. r) La solución debe llevar el registro de auditoría por lo menos con la siguiente información: i. Usuario ii. Fecha de la transacción iii. Hora de la transacción iv. Tabla de la base de datos que fue modificada v. Campo que fue modificado vi. Valor del registro antes de ser cambiado y después de la modificación “ MATRIZ DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS (…) y) La aplicación debe contar con un módulo de auditoría que deberá permitir auditar una o todas las tablas del aplicativo, (alguno o todos sus campos), cuando así se requiera. aa) El sistema debe manejar un registro de auditoría de los movimientos de los usuarios. Debe ser parametrizable de manera que permita seleccionar tablas y uno o más campos a auditar. Indicar eventos para su almacenamiento. Debe proveerse una herramienta para la gestión de la auditoria.

OBSERVACIÓN No. 26: La garantía solo debe cubrir asuntos correctivos, no incluye evolutivos ni control de cambios. Referencia: “Se debe garantizar un período de garantía sobre la solución, mínimo de doce (12) meses, contados a partir de la entrega definitiva del producto, la cual se debe legalizar con el acta de recibo a satisfacción por parte del supervisor”. RESPUESTA: Se aclara que el alcance de la garantía se establece en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, en numeral 6.2.1 ASPECTOS METODOLÓGICOS, en el literal b); en el Capítulo VI y en el Formato No. 6, en la MATRIZ DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS, en el literal ee); y en el Anexo No. 4, ESQUEMA DE SOPORTE Y GARANTÍA, en “Alcance de los Servicios de Soporte”, en el literal b) Servicio de Garantía, así: 6.2.1 ASPECTOS METODOLÓGICOS (…) b) Se debe garantizar un período de garantía sobre la solución, mínimo de doce (12) meses, contados a partir de la entrega definitiva del producto, la cual se debe legalizar con el acta de recibo a satisfacción por parte del supervisor. MATRIZ DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS ee) El PROPONENTE debe garantizar la prestación de los servicios de soporte y garantía

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cumpliendo como mínimo con lo estipulado en el Anexo No. 4 del pliego de condiciones. Como soporte de lo anterior deberá entregar un documento que describa el esquema de prestación de los servicios de soporte y garantía “ Anexo No. 4. ESQUEMA DE SOPORTE Y GARANTÍA b) Servicio de Garantía. Este servicio contempla la atención a través de consultas telefónicas, comunicación remota o soporte presencial por parte del PROPONENTE seleccionado para la solución de problemas sobre la funcionalidad del sistema, ya sean detectados por el PROPONENTE seleccionado o por la Universidad Nacional de Colombia. Además de lo anterior, también debe ofrecerse por datos erróneos producidos por los errores del software, o la entrega de fuentes de programas nuevos o parches de programas arreglados que corrigen los errores encontrados en el sistema.

OBSERVACIÓN No. 27: Con respecto al recibo a satisfacción, se considera un tiempo máximo para esto a partir del cual el proponente considerará recibo a satisfacción? Referencia: “El recibo a satisfacción por parte de la Universidad, se expedirá por parte del supervisor, una vez realizadas y aprobadas por la Universidad las pruebas técnicas y funcionales correspondientes”. RESPUESTA: Se aclara que el proponente deberá presentar un cronograma, que permita garantizar el cumplimiento del objeto general y las obligaciones específicas. Adicionalmente deberá indicar el tiempo de ejecución de cada fase y sus responsables, por lo que deberá incluir en éste las actividades asociadas a las pruebas técnicas y funcionales. Lo anterior, teniendo en cuenta lo establecido en el Pliego de Condiciones, numeral 4.3.5 CRONOGRAMA Y METODOLOGÍA DE TRABAJO, así: 4.3.5 CRONOGRAMA Y METODOLOGÍA DE TRABAJO El PROPONENTE deberá presentar el cronograma y la metodología propuesta a la UNIVERSIDAD para garantizar el cumplimiento del objeto general y las obligaciones específicas. Además, deberá indicar el tiempo de ejecución de cada fase y sus responsables”. (Subrayado y negrilla fuera del texto)

OBSERVACIÓN No. 28: Con respecto a los derechos de autor, qué se considera know how? y a que hace referencia "entre otros" que mas es? Referencia: “El PROPONENTE se compromete a respetar, reservar, no copiar, no difundir de ninguna manera, los datos, estructuras, know how, entre otros, que se manejen durante el desarrollo del proyecto, so pena de incurrir en los delitos contemplados en la ley”. RESPUESTA: Se aclara que el “know how” hace referencia a todos los datos e informaciones a las cuales tuviera acceso el Contratista, desde cuando se encuentre preparando la propuesta y durante la ejecución del contrato, los cuales serán mantenidos en forma confidencial. Esta confidencialidad será continua y no vence ni por terminación ni por caducidad del contrato. Respecto a la expresión “entre otros”, se refiere a cualquier otro tipo de información que surja en el desarrollo del proyecto que tenga el carácter de confidencial. Se aclara que en el Pliego de Condiciones, en el Anexo No. 7, MINUTA DEL CONTRATO, se establece la Clausula Décima Segunda, CONFIDENCIALIDAD Y ACUERDO DE NO REVELACIÓN, que hace referencia a este aspecto.

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OBSERVACIÓN No. 29: Es posible describir que consideran soporte y que garantía? Referencia: “Se debe garantizar la prestación de los servicios de soporte y garantía”. RESPUESTA: Se aclara que la descripción de soporte y garantía, se encuentra en el Pliego de Condiciones, en el Anexo No. 4, ESQUEMA DE SOPORTE Y GARANTÍA, en “Alcance de los servicios de Soporte”, literales b) Servicio de Garantía y c)Servicio de Soporte, así: b) Servicio de Garantía. Este servicio contempla la atención a través de consultas telefónicas, comunicación remota o soporte presencial por parte del PROPONENTE seleccionado para la solución de problemas sobre la funcionalidad del sistema, ya sean detectados por el PROPONENTE seleccionado o por la Universidad Nacional de Colombia. Además de lo anterior, también debe ofrecerse por datos erróneos producidos por los errores del software, o la entrega de fuentes de programas nuevos o parches de programas arreglados que corrigen los errores encontrados en el sistema. c) Servicio de Soporte. Comprende la atención de requerimientos de la siguiente manera:  Soporte telefónico para el análisis de problemas que pueden ser resueltos de manera inmediata a nivel consultoría sin el trámite del requerimiento normal.  Soporte funcional vía telefónica, conexión remota o presencial, si se requiere, para la realización de ajustes a los parámetros de los diferentes módulos del Sistema.  Soporte funcional y técnico, vía conexión remota o presencial, si se requiere, para la solución de consultas sobre la operación del sistema.  Soporte técnico y funcional, vía conexión remota o presencial, si se requiere, para la depuración de datos errados originados por errores del software.

OBSERVACIÓN No. 30: Durante el período de garantía quien cubrirá las actividades de soporte y mantenimiento evolutivo y preventivo? Referencia: “Respecto a un posible contrato de mantenimiento y soporte, la Universidad considera que este no podrá ser superior al 10% del valor de los servicios profesionales, para el primer año luego de vencida la Garantía. Posteriormente dicho valor se podrá incrementar máximo en el IPC del año inmediatamente anterior”. RESPUESTA: Se aclara que de conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones, se deberá dar cumplimiento con lo definido en el Anexo No. 4, ESQUEMA DE SOPORTE Y GARANTÍA, y a lo establecido en el literal ee) de la MATRIZ DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS, y en el literal b) del numeral 6.2.1 ASPECTOS METODOLÓGICOS, así: 6.2.1 ASPECTOS METODOLÓGICOS (…) b) Se debe garantizar un período de garantía sobre la solución, mínimo de doce (12) meses, contados a partir de la entrega definitiva del producto, la cual se debe legalizar con el acta de recibo a satisfacción por parte del supervisor. MATRIZ DE REQUERIMIENTOS MÍNIMOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS (…) ee) El PROPONENTE debe garantizar la prestación de los servicios de soporte y garantía cumpliendo como mínimo con lo estipulado en el Anexo No. 4 del pliego de condiciones. Como soporte de lo anterior deberá entregar un documento que describa el esquema de prestación de los servicios de soporte y garantía.

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OBSERVACIÓN No. 31: A que hace referencia este requerimiento? Referencia: “La solución debe poder operar en forma independiente al menos en dos modos: pruebas, y producción”. RESPUESTA: Se aclara que de conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones, específicamente en el literal g) de la MATRIZ DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS, se refiere a la posibilidad que debe ofrecer la solución para su instalación, por parte de la Universidad, por lo menos en dos ambientes que operan de forma independiente, ejemplo: producción y pruebas.

OBSERVACIÓN No. 32: Es posible describir a que hace referencia este diagrama? Referencia: “Diagrama de los frameworks utilizados”. RESPUESTA: Se aclara que la documentación técnica requerida en el Pliego de Condiciones, específicamente en el literal c) del numeral 6.2.2., ARQUITECTURA DE LA SOLUCIÓN, debe contener la información detallada del modelo de la arquitectura de la solución, indicando en cada uno de los componentes los frameworks que utiliza (si los utiliza).

OBSERVACIÓN No. 33: Se requiere una especificación más precisa de lo que se especifica, esto es opcional o es de carácter obligatorio? Es decir el sistema debe cumplir con su operación bajo todos estos sistemas operativos o sobre alguno de ellos en específico. Referencia: “La solución a nivel de base de datos y servidor de aplicaciones debe operar bajo los siguientes sistemas operativos: Linux o Windows 2008 server stand alone o superior”. RESPUESTA: La Universidad acoge la observación, y mediante Adenda No. 1, modificará el literal e), del numeral 6.2.2., ARQUITECTURA DE LA SOLUCIÓN, quedando de la siguiente manera: e) La solución a nivel de base de datos y servidor de aplicaciones debe operar bajo alguno de los siguientes sistemas operativos: Linux o Windows 2008 server stand alone o superior. Por lo tanto, mediante Adenda No. 1, se modificará del Pliego de Condiciones, el literal e) del numeral 6.2.2., ARQUITECTURA DE LA SOLUCIÓN. En ese mismo sentido, se modifica en el Capitulo Vl, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Técnicos Obligatorios, el literal k); y en el Formato No. 6, MATRIZ DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS.

OBSERVACIÓN No. 34: Se requiere diferenciar si esta solicitud va a diferenciar si esto es una Garantía o un mantenimiento, esto se debe considerar como un control de cambios. Referencia: “Cuando se presenten actualizaciones del sistema operacional, del motor de la base de datos o servidor de aplicaciones y mientras se mantengan compromisos de garantía y/o mantenimiento, el PROPONENTE deberá garantizar que la solución se encuentre en producción en estas nuevas versiones en un plazo acordado con la Universidad”.

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RESPUESTA: Se aclara que de conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones, se deberá dar cumplimiento con lo definido en el Anexo No. 4, ESQUEMA DE SOPORTE Y GARANTÍA, y a lo establecido en el literal ee) de la Matriz de Requerimientos Mínimos Técnicos Obligatorios, y en el literal b) del numeral 6.2.1 ASPECTOS METODOLÓGICOS, así: 6.2.1 ASPECTOS METODOLÓGICOS (…) b) Se debe garantizar un período de garantía sobre la solución, mínimo de doce (12) meses, contados a partir de la entrega definitiva del producto, la cual se debe legalizar con el acta de recibo a satisfacción por parte del supervisor. MATRIZ DE REQUERIMIENTOS MÍNIMOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS (…) ee) El PROPONENTE debe garantizar la prestación de los servicios de soporte y garantía cumpliendo como mínimo con lo estipulado en el Anexo No. 4 del pliego de condiciones. Como soporte de lo anterior deberá entregar un documento que describa el esquema de prestación de los servicios de soporte y garantía.

OBSERVACIÓN No. 35: Si como parte de la solución y las especificaciones de arquitectura para soportar las condiciones de las calidades sistémicas asociadas a concurrencia y escalabilidad se requiere capacidades de infraestructura, la Universidad está dispuesta a proveerla? Referencia: “La solución debe estar completamente desarrollada sobre arquitectura Multinivel (web-based), que diferencia las capas de acceso a datos, lógica de negocio e interface para soportar como mínimo 300 usuarios concurrentes, garantizando alta transaccionalidad y escalabilidad”. RESPUESTA: Se aclara que la información de la infraestructura de servidores requerida para la operación del Sistema de Información se deberá relacionar en el Documento de Arquitectura, en el cual se deberá indicar la arquitectura de operación de la solución, para dar cumplimiento al objeto de la presente invitación. Lo anterior de conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones en el numeral 4.3.3 DOCUMENTO DE ARQUITECTURA.

OBSERVACIÓN No. 36: A que hace referencia "rutas de llegadas personalizadas"? Cuáles son los requerimientos de la Universidad a los que hace referencia? Referencia: “La solución debe manejar múltiples usuarios con sus respectivos niveles de acceso a la información y funciones, así como menús o rutas de llegadas personalizadas; lo anterior de acuerdo con los diferentes requerimientos de la Universidad”. RESPUESTA: De conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones, el proponente deberá dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 6.2.3 SEGURIDAD, aclarando que al momento del ingreso al aplicativo por parte de un usuario, el sistema a través de menús o rutas de llegadas personalizadas, debe ofrecerle las funcionalidades a que tiene acceso de acuerdo a los niveles de acceso a la información o perfiles asociados a él.

OBSERVACIÓN No. 37: Este requerimiento puede ser soportado por el motor de base de datos? Se requiere una implementación adicional? La Universidad está dispuesta a aceptar restricciones de rendimiento

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por la implementación de este requerimiento? Referencia: “La aplicación debe contar con un módulo de auditoría que deberá permitir auditar una o todas las tablas de aplicativo, (alguno o todos sus campos), cuando así se requiera”. RESPUESTA: Se aclara que la Universidad requiere que el modulo de auditoría desarrollado por el proveedor sea parametrizable por parte del administrador a través de la herramienta de gestión, lo cual permitirá al administrador establecer los eventos (adición, modificación, eliminación) y los elementos de información a auditar sin impactar radicalmente el desempeño del sistema. Este desarrollo debe ser independiente al ofrecido por el motor de base de datos. Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, en el Formato No. 6, en la Matriz de Requerimientos Técnicos Obligatorios, específicamente en numeral 6.2.3 SEGURIDAD, literales o), q) y r) del Capítulo VI, y literales y) y aa) de la Matriz de Requerimientos Técnicos Obligatorios, así: 6.2.3 SEGURIDAD (…) o) El manejo de seguridad debe ser complementario al que provea el motor de la base de datos. q) La aplicación debe contar con un módulo de auditoría que deberá permitir auditar una o todas las tablas de aplicativo, (alguno o todos sus campos), cuando así se requiera. r) La solución debe llevar el registro de auditoría por lo menos con la siguiente información: i. Usuario ii. Fecha de la transacción iii. Hora de la transacción iv. Tabla de la base de datos que fue modificada v. Campo que fue modificado vi. Valor del registro antes de ser cambiado y después de la modificación “ MATRIZ DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS (…) y) La aplicación debe contar con un módulo de auditoría que deberá permitir auditar una o todas las tablas del aplicativo, (alguno o todos sus campos), cuando así se requiera. aa) El sistema debe manejar un registro de auditoría de los movimientos de los usuarios. Debe ser parametrizable de manera que permita seleccionar tablas y uno o más campos a auditar. Indicar eventos para su almacenamiento. Debe proveerse una herramienta para la gestión de la auditoria.

OBSERVACIÓN No. 38: Estos procedimientos deben ser estandarizados por el área de TI de la Universidad y deben ser dados a conocer a los proveedores para su seguimiento y cumplimiento? Referencia: “La solución debe contar con procedimientos claros para su instalación y actualización por cambios”. RESPUESTA: Se aclara que el proponente debe indicar el procedimiento de actualización de acuerdo a lo establecido en el Pliego de Condiciones, Anexo No. 4 ESQUEMA DE SOPORTE Y GARANTÍA, literal a), “Actualización de nuevas versiones: Proceso que implica la actualización de todos los componentes del Sistema y la modificación a las estructuras de datos. Las actualizaciones se generan por diversas causas, entre las cuales están:..”.

OBSERVACIÓN No. 39: La universidad establece un plazo máximo para recibir a satisfacción lo entregado y si no se

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cumple se considera aceptado? O se indemniza al proveedor por tardanza en el recibo del sistema de información? Referencia: “Un pago final del 20% contra la capacitación, implantación, pruebas integrales y puesta en operación del sistema de información, la cual se legaliza con el acta de recibo a satisfacción suscrita por el supervisor”. RESPUESTA: Se aclara que el plazo máximo para recibir a satisfacción lo entregado, debe ser establecido en la propuesta de cronograma que deberá presentar el proponente, el cual permite garantizar el cumplimiento del objeto general y las obligaciones específicas, considerando las etapas de capacitación, implantación, pruebas integrales y puesta en operación del sistema de información, las cuales se deberán indicar en el Cronograma y Metodología de trabajo. Cabe aclarar, que la fecha máxima del acta de recibo a entera satisfacción suscrita por el supervisor, es el 30 de Noviembre de 2012. Lo anterior, teniendo en cuenta lo establecido en el Pliego de Condiciones, numeral 4.3.5 CRONOGRAMA Y METODOLOGÍA DE TRABAJO, así: 4.3.5 CRONOGRAMA Y METODOLOGÍA DE TRABAJO El PROPONENTE deberá presentar el cronograma y la metodología propuesta a la UNIVERSIDAD para garantizar el cumplimiento del objeto general y las obligaciones específicas. Además, deberá indicar el tiempo de ejecución de cada fase y sus responsables”. (Subrayado y negrilla fuera del texto)

OBSERVACIÓN No. 40: El líder funcional debe ser provisto por la Universidad, pues es aquel rol que permite la verificación de que el sistema cumple con las necesidades funcionales de la aplicación. RESPUESTA: Se aclara que de acuerdo a lo establecido en el Anexo No. 7, MINUTA DEL CONTRATO, en su Cláusula Sexta, numeral 6), es obligación de la Universidad: “Asignar un funcionario específico para la coordinación con EL CONTRATISTA de todos los procedimientos y requerimientos que genere el presente contrato”. En ese sentido, se aclara que la Universidad tiene contemplado la designación de por lo menos un funcionario que apoye los procesos funcionales durante la ejecución del contrato. Así mismo, el proponente deberá dar cumplimiento a lo establecido en el Pliego de Condiciones en el numeral 4.3.2., EQUIPO PROFESIONAL REQUERIDO PARA DAR CUMPLIMIENTO AL OBJETO DEL CONTRATO.

OBSERVACIÓN No. 41: Lo solicitado de Requerimientos Opcionales Funcionales son diferentes a lo solicitado de indicadores? Referencia: “Anexo 5”. RESPUESTA: Se aclara que de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones, en el Anexo No. 5, REQUERIMIENTOS OPCIONALES FUNCIONALES, los requerimientos opcionales funcionales hacen referencia a los Indicadores de Gestión e Impacto, lo cual es diferente a lo establecido en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, en el numeral 6.1.6.1 y en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, que solo hace referencia a los INDICADORES DE COMUNIDAD.

OBSERVACIÓN No. 42:

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La propuesta debe incluir los ítems relacionados con el software y el hardware necesarios para la autenticación por huella digital, o la Universidad ya cuenta con los dispositivos de hardware. Si la Universidad ya cuenta con los dispositivos, que dispositivos son y que software utilizan para la captura de los datos de la huella? Es este software integrable con otros sistemas? Referencia: “Contar con un sistema de autenticación por huella digital para el registro de los estudiantes adjudicados del apoyo alimentario, con el fin de controlar el uso del servicio”. RESPUESTA: Se aclara que actualmente la Dirección de Bienestar de la Sede Bogotá cuenta con los dispositivos de hardware, de marca Digital Persona. La Universidad recomienda utilizar el FDX suministrado por Digital Persona, quien provee los driver y la interfaz de acceso al hardware.

OBSERVACIÓN No. 43: Esto no se puede manejar en calidad de garantía, toda vez que la garantía debe responder a los defectos del sistema atribuibles al PROPONENTE y no de los cambios programados de tecnología de la UNIVERSIDAD que generen eventuales malos funcionamientos en el sistema. Esto es un control de cambios de acuerdo a las buenas prácticas de la gestión de configuración. Referencia: “Cuando se presenten actualizaciones del sistema operacional, del motor de la base de datos o servidor de aplicaciones y mientras se mantengan compromisos de garantía y/o mantenimiento, el PROPONENTE deberá garantizar que la solución se encuentre en producción en estas nuevas versiones en un plazo acordado con la Universidad”. RESPUESTA: Se aclara que el alcance de la garantía se establece en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, en numeral 6.2.1 ASPECTOS METODOLÓGICOS, en el literal b); en el Capítulo VI y en el Formato No. 6, en la MATRIZ DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS, en el literal ee); y en el Anexo No. 4, ESQUEMA DE SOPORTE Y GARANTÍA, en “Alcance de los Servicios de Soporte”, en el literal b) Servicio de Garantía, así: 6.2.1 ASPECTOS METODOLÓGICOS (…) b) Se debe garantizar un período de garantía sobre la solución, mínimo de doce (12) meses, contados a partir de la entrega definitiva del producto, la cual se debe legalizar con el acta de recibo a satisfacción por parte del supervisor. MATRIZ DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS ee) El PROPONENTE debe garantizar la prestación de los servicios de soporte y garantía cumpliendo como mínimo con lo estipulado en el Anexo No. 4 del pliego de condiciones. Como soporte de lo anterior deberá entregar un documento que describa el esquema de prestación de los servicios de soporte y garantía “ Anexo No. 4. ESQUEMA DE SOPORTE Y GARANTÍA b) Servicio de Garantía. Este servicio contempla la atención a través de consultas telefónicas, comunicación remota o soporte presencial por parte del PROPONENTE seleccionado para la solución de problemas sobre la funcionalidad del sistema, ya sean detectados por el PROPONENTE seleccionado o por la Universidad Nacional de Colombia. Además de lo anterior, también debe ofrecerse por datos erróneos producidos por los errores del software, o la entrega de fuentes de programas nuevos o parches de programas arreglados que corrigen los errores encontrados en el sistema.

OBSERVACIÓN No. 44:

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Esto que se solicita obedece a controles de cambio que deberían ser gestionados a través de un contrato de soporte no incluido en esta propuesta. Es muy riesgoso estimar en la propuesta estos cambios, ya que el periodo de garantía es por un año, y en un año la Universidad podría cambiar la reglamentación de los servicios y no sabríamos cual sería el impacto. Referencia: “Cuando se presenten actualizaciones del sistema operacional, del motor de la base de datos o servidor de aplicaciones y mientras se mantengan compromisos de garantía y/o mantenimiento, el PROPONENTE deberá garantizar que la solución se encuentre en producción en estas nuevas versiones en un plazo acordado con la Universidad”. RESPUESTA: Se aclara que el alcance de la garantía se establece en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, en numeral 6.2.1 ASPECTOS METODOLÓGICOS, en el literal b); en el Capítulo VI y en el Formato No. 6, en la MATRIZ DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS, en el literal ee); y en el Anexo No. 4, ESQUEMA DE SOPORTE Y GARANTÍA, en “Alcance de los Servicios de Soporte”, en el literal b) Servicio de Garantía, así: 6.2.1 ASPECTOS METODOLÓGICOS (…) b) Se debe garantizar un período de garantía sobre la solución, mínimo de doce (12) meses, contados a partir de la entrega definitiva del producto, la cual se debe legalizar con el acta de recibo a satisfacción por parte del supervisor. MATRIZ DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS ee) El PROPONENTE debe garantizar la prestación de los servicios de soporte y garantía cumpliendo como mínimo con lo estipulado en el Anexo No. 4 del pliego de condiciones. Como soporte de lo anterior deberá entregar un documento que describa el esquema de prestación de los servicios de soporte y garantía “ Anexo No. 4. ESQUEMA DE SOPORTE Y GARANTÍA b) Servicio de Garantía. Este servicio contempla la atención a través de consultas telefónicas, comunicación remota o soporte presencial por parte del PROPONENTE seleccionado para la solución de problemas sobre la funcionalidad del sistema, ya sean detectados por el PROPONENTE seleccionado o por la Universidad Nacional de Colombia. Además de lo anterior, también debe ofrecerse por datos erróneos producidos por los errores del software, o la entrega de fuentes de programas nuevos o parches de programas arreglados que corrigen los errores encontrados en el sistema.

OBSERVACIÓN No. 45: Esto es una migración de datos? Si es así, cuál es la complejidad de la informacion a cargar? De que volumen de información se esta hablando? Cuantas entidades están involucradas? La universidad debe buscar mecanismos de contratación de esta solicitud independiente de este contrato. Si no es una migración, es posible proporcionar la interfaz para el cargue de la información, pero la Universidad será la responsable del cargue y de la validación de los datos? Referencia: Permitir el registro y/o cargue de los apoyos socioeconómicos adjudicados a partir del segundo período académico de 2011. RESPUESTA: Se aclara que el único proceso de migración de datos está relacionado en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS

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REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, en la funcionalidad “Generalidades” del “Área de Gestión y Fomento Socioeconómico”, en el literal q), “Permitir que el registro y/o cargue de los apoyos socioeconómicos adjudicados a partir del segundo período académico de 2011”. Respecto al registro y/o cargue, la Universidad considera que si es posible proporcionar una interfaz para el cargue de la información, así como es viable para la Universidad utilizar programas de cargue suministrados por el proveedor. Así mismo se aclara que la Universidad es la responsable de la calidad y validación de los datos.

LA EMPRESA UNIÓN SOLUCIONES SISTEMAS DE INFORMACIÓN LTDA., MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO RECIBIDO EL 27 DE FEBRERO DE 2012 A LAS 10:55 AM, FORMULA LAS SIGUIENTES OBSERVACIONES: OBSERVACIÓN No. 1 Observación al Literal a) del Numeral 4.1.4. Certificado de Registro único de Proponentes. El Articulo 90 de la Ley 1474 de 2011, establece que “…La inhabilidad se extenderá por un termino de tres (3) años, contados a partir de la inscripción de la última multa o incumplimiento en el Registro Único de Proponentes, de acuerdo con la información remitida por las entidades publicas. La inhabilidad pertinente se hará explicita en el texto del respectivo certificado…”. Solicitud: Con base en lo anterior, solicitamos se aclare porque la información que se solicita registrar, solamente hace referencia a las multas y sanciones de los últimos dos (2) años.” (Cursiva por fuera del texto original) RESPUESTA: Para efectos de mayor precisión en la respuesta, se considera necesario enunciar lo mencionado en el artículo 90 de la Ley 1474 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, el cual menciona lo siguiente: “ARTÍCULO 90. INHABILIDAD POR INCUMPLIMIENTO REITERADO. Quedará inhabilitado el contratista que incurra en alguna de las siguientes conductas: a) Haber sido objeto de imposición de cinco (5) o más multas durante la ejecución de uno o varios contratos, durante una misma vigencia fiscal con una o varias entidades estatales; b) Haber sido objeto de declaratorias de incumplimiento contractual en por los menos dos (2) contratos durante una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades estatales; c) Haber sido objeto de imposición de dos (2) multas y un (1) incumplimiento durante una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades estatales. La inhabilidad se extenderá por un término de tres (3) años, contados a partir de la inscripción de la última multa o incumplimiento en el Registro Único de Proponentes, de acuerdo con la información remitida por las entidades públicas. La inhabilidad pertinente se hará explícita en el texto del respectivo certificado. PARÁGRAFO. La inhabilidad a que se refiere el presente artículo se extenderá a los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado esta inhabilidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria.” (Cursiva por fuera del texto original)

De la lectura en contexto del precitado artículo 90 de la denominada Ley anticorrupción se observa que el fin de dicha norma es contemplar los eventos en los cuales un determinado contratista se encontrara inhabilitado y preceptúa las condiciones que requiere para que se configure la mencionada inhabilidad, de las cuales se puede extraer la imposición de multas durante la ejecución de determinados contratos estatales o, la declaratoria de incumplimiento contractual, durante una misma vigencia fiscal o diferentes entidades entre otras circunstancias.

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Adicionalmente el párrafo quinto del precitado artículo menciona que la inhabilidad se extenderá por un término de tres (3) años, contados a partir de la inscripción de la última multa o incumplimiento en el Registro Único de Proponentes, de acuerdo con la información remitida por las entidades públicas y que aquella inhabilidad pertinente se hará explícita en el texto del respectivo certificado. En atención a lo anterior, todas las entidades sometidas al Estatuto de Contratación Administrativa según lo dispone la Ley 1474 de 2011 deberán adoptar lo señalado en la norma en referencia respecto a la inhabilidad por el incumplimiento reiterado de los contratistas, pero adicionalmente se mantendrá por un tiempo adicional de de tres (3) años a partir de la inscripción de la última multa o incumplimiento en el Registro Único de Proponentes. Así las cosas, dicha disposición por encontrarse contenida en una disposición de orden legal que busca dictar normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública debe ser aplicada a las entidades estatales de cualquier orden, incluida las entidades publicas de Educación Superior entendidas por tales aquellas que gozan de autonomía universitaria, entendida bajo los preceptos de la Corte Constitucional como una garantía constitucional para la defensa de principios y derechos fundamentales tales como el pluralismo, libre cátedra, libre pensamiento y desarrollo de la personalidad. Por lo anterior, se procederá a ajustar el Pliego de Condiciones en su numeral 4.1.4.

OBSERVACIÓN No. 2: Observaciones al Numeral 4.3.1. Documentos para acreditar experiencia El Numeral 4.3.1., dice: “El PROPONENTE deberá allegar con su PROPUESTA, certificación de máximo cinco (5) contratos suscritos, que contengan como mínimo la siguiente información: Dichas certificaciones deben contener como mínimo la siguiente información: a) Nombre o razón social de la empresa o persona contratante del servicio b) Objeto del contrato. El Proponente deberá certificar contratos cuyo objeto considere el desarrollo, parametrización, implantación, capacitación y puesta en operación de Sistemas de Información. c) Valor del contrato*. d) Fecha de inicio y terminación del contrato. e) Los contratos deben haber sido celebrados y ejecutados al 100% o encontrarse al menos en el 90% de su ejecución, dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso. Para tal fin, la certificación deberá indicar la fecha de inicio y la fecha de terminación de cada contrato. f) Nombre, cargo, teléfono y firma de quién la expide. g) En caso que el contratista haya participado en el contrato como consorcio o unión temporal, indicar el porcentaje de participación de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal;…” Solicitud 1: Considerando que los parámetros y criterios de valoración, calificación y evaluación a implementar dentro del software son propios de una entidad del sector público, solicitamos, que dentro de las cinco (5) certificaciones de experiencia, se requiera la presentación de, al menos, una (1) certificación de desarrollo e implementación de sistemas de información en una entidad del sector público colombiano, diferente a la Universidad Nacional de Colombia Solicitud 2:

Modificar el Literal e) en el sentido que se requiera que todos los contratos

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contenidos en las certificaciones de experiencia correspondan a contratos 100% ejecutados, con el fin de verificar su cumplimiento. Solicitud 3: Solicitamos que los proponentes para participar en el proceso, estén constituidos legalmente con al menos 10 años atrás. RESPUESTA: La Universidad no acoge la observación y ninguna de sus tres (3) solicitudes. Respecto a la solicitud 1, se aclara que el objeto de esta invitación es “contratar la prestación de servicios para el desarrollo, parametrización, implantación, capacitación y puesta en operación de un Sistema de Información en ambiente web para las dependencias de Bienestar Universitario de la Universidad Nacional de Colombia”, actividades que no son propias únicamente del sector público. En ese sentido, la Universidad no considera pertinente requerir la presentación de certificación de al menos un (1) contrato con el sector público. Sobre la solicitud 2, se aclara que para la Universidad el requisito exigido para la evaluación es la presentación de certificación de máximo cinco (5) contratos suscritos por el Proponente, que hayan sido celebrados y ejecutados al 100% o encontrarse al menos en el 90% de su ejecución, dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso. Los proponentes pueden certificar la ejecución de un contrato en un 100%; o certificar un contrato que esté en un porcentaje de ejecución del 90% para la fecha de cierre del proceso. Frente a la solicitud 3, se aclara que la Universidad se ratifica en lo establecido en el Pliego de Condiciones, en el numeral 4.1.2., CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL EXPEDIDO POR LA CAMARA DE COMERCIO, en el literal e), “La persona jurídica debe haberse constituido legalmente por lo menos cinco (5) años antes de la fecha de presentación de la PROPUESTA”. Lo anterior, teniendo en cuenta que la Universidad considera que las condiciones establecidas en el Pliego de Condiciones para un Proponente, garantizan la experiencia requerida para cumplir con el objeto de la invitación.

OBSERVACIÓN No. 3: Observaciones al Numeral 6.2.1. Aspectos metodológicos Solicitud: Que los programas fuentes sean únicamente para el uso interno de la Universidad. Aclarar que si se usan herramientas especificas para integrar en el software, no se requieran los programas fuentes, por ejemplo hacer los pagos a estudiantes por medio de la nomina del aplicativo SARA que ya posee la Universidad o autenticarse con el mismo modulo de seguridad que ya existe, o los fuentes de OPEN OFFICE que se utilizan para generar cartas, o poder utilizar los generadores de reportes que ya tiene la Universidad con la licencia de SARA, es decir solicitar únicamente los fuentes específicamente desarrollados para el modulo de bienestar. RESPUESTA: Se aclara, que de conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones, en el numeral 1.7 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS, literal a), el proveedor deberá entregar a la Universidad, para su uso y/o modificación, el código fuente, objeto y la documentación técnica y funcional generada en el desarrollo del contrato.

OBSERVACIÓN No. 4: Observaciones al Numeral 8.1.3. Análisis de la capacidad financiera Solicitud 1:

Modificar el porcentaje de cumplimiento del factor “Capital de trabajo” para que el

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capital de trabajo del proponente sea mínimo el 100% del valor de la disponibilidad presupuestal establecida en el Numeral 1.6., del pliego de condiciones. Solicitud 2: Solicitar que el proponente cumpla con los tres (3) indicadores financieros y no solamente dos (2) como aparece actualmente en el pliego de condiciones. Lo anterior con el fin de garantizar a la Universidad la solvencia y disponibilidad de recursos para la ejecución del contrato. RESPUESTA: No se acogen las solicitudes presentadas. La Universidad se ratifica en los factores establecidos para el análisis de la capacidad financiera de los proponentes, lo anterior ya que estos obedecen a políticas institucionales establecidas que garantizan la igualdad de condiciones para todos los participantes en el proceso.

Observación No. 5 Observación al Numeral 8.2.1. Propuesta económica (400 puntos) El tercer párrafo de este numeral, dice “Se asignará un puntaje de 600 puntos a aquella propuesta que tenga el menor costo y a los demás proponentes se les asignará un puntaje proporcional (se aplicará regla de tres inversa).” Solicitud: Corregir el puntaje a asignar para este factor, en el entendido de que el puntaje real a asignar es 400 puntos. RESPUESTA: La Universidad acoge la observación. Mediante Adenda No. 1, se modificará en el Pliego de Condiciones, el numeral 8.2.1 PROPUESTA ECONÓMICA, aclarando que se asignará un puntaje de 400 puntos a aquella propuesta que tenga el menor costo y a los demás proponentes se les asignará un puntaje proporcional (se aplicará regla de tres inversa).

La firma I.T.C.S.A.S., MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO RECIBIDO EL 27 DE FEBRERO DE 2012 A LAS 11:01 AM, FORMULA LAS SIGUIENTES OBSERVACIONES: Observación No. 1 Aspectos Generales del Sistema 1. El manejo de histórico solo se realizará a partir de la implantación del sistema o se debe hacer algún tipo de migración de datos que hasta el momento tenga la universidad? RESPUESTA: Se aclara que el único proceso de migración de datos está relacionado en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, en el Formato No. 5, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, en la funcionalidad “Generalidades” del “Área de Gestión y Fomento Socioeconómico”, en el literal q), “Permitir que el registro y/o cargue de los apoyos socioeconómicos adjudicados a partir del segundo período académico de 2011”.

ÁREA GESTIÓN Y FOMENTO SOCIOECONÓMICO Observación No. 2 1. ¿En el sistema debe quedar explícito de donde se toman los recursos que se le dan al estudiante como apoyo económico, préstamo estudiantil, apoyo para el alojamiento estudiantil, etc? En caso de ser así solo se asociaría de donde se tomó (donaciones, convenios entidades

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públicas, etc) o se debe establecer el detalle, es decir, la donación exacta, el convenio exacto? RESPUESTA: En el Sistema de Información se deberá registrar explícitamente las fuentes de los recursos (empresas, cooperativas, etc.) y sus datos básicos, entre los cuales se incluye la donación exacta, y el convenio exacto. Por lo tanto, si debe estar asociado el tipo de apoyo, con la fuente y su detalle.

Observación No. 3 2. El sistema debe llevar un registro de la firma de pagarés o compromisos éticos y de deudores solidarios? RESPUESTA: El Sistema de Información deberá registrar la información contenida en el pagaré, así como, permitir el diligenciamiento de los compromisos éticos.

Observación No. 4 3. Cómo el sistema identificará a aquellos estudiantes que ingresan a la Universidad por el Programa Especial de Admisión y Movilidad Académica -PEAMA-. La validación dependerá del usuario del sistema que le asigne un apoyo? RESPUESTA: Se aclara que para aquellos estudiantes que ingresan a la Universidad por el Programa Especial de Admisión y Movilidad Académica – PEAMA, el Sistema los deberá identificar a partir de la Interfaz con el Sistema de Información Académico de la Universidad (SIA), en donde se encuentra el tipo de admisión de los estudiantes. Lo anterior de conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, en “Aspectos Generales del Sistema”, en el literal dd), “El sistema debe tener interfaz con el(los) sistema(s) de información corporativos de la Universidad (SIA, SARA Y QUIPU) que permita utilizar la información que poseen estos y que es requerida para el funcionamiento de diferentes procesos del Sistema de Información. La Universidad proveerá la información necesaria desde los sistemas corporativos.”

Observación No. 5 4. En la notificación que le llegué a los estudiantes vía correo electrónico sobre la obligatoriedad de cumplir con una corresponsabilidad institucional, qué se le deberá presentar? RESPUESTA: Se aclara que el sistema deberá informar por cada apoyo pre-adjudicado a un estudiante, el número de horas de corresponsabilidad asociado al apoyo, así como su compromiso de cumplimiento de la corresponsabilidad institucional.

Observación No. 6 5. El sistema debe identificar automáticamente las personas beneficiarias de apoyos que estén entre el 10% con mejor promedio en su proyecto curricular. De ser así cómo se haría? Las personas con esta característica se deberán acercar a Bienestar y allí se hará el correspondiente descargue de horas para el estudiante? RESPUESTA: Se aclara que con base en la información del 10% de los mejores promedios que será suministrada

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por SIA y cargada en el Sistema, se deberá identificar y seleccionar que estudiantes tuvieron apoyos socioeconómicos, con el fin de excluirlos de la prestación de la corresponsabilidad institucional. Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, funcionalidad “Corresponsabilidad Institucional”, en el literal a). Por otra parte, se aclara que los estudiantes con esta característica (estar en el 10% con mejor promedio en su programa curricular), no se deberán acercar a Bienestar, teniendo en cuenta que esta información será reportada por el SIA y actualizada en el Sistema de Bienestar.

Observación No. 7 6. El sistema debe permitir parametrizar las encuestas de evaluación de servicio que se vayan a realizar? RESPUESTA: El Sistema de Información deberá permitir la generación de encuestas parametrizables, su almacenamiento y su consolidación, teniendo en cuenta lo establecido en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, en el Formato No. 5, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, funcionalidad “Seguimiento”, en el literal u), “Permitir la generación de evaluaciones de satisfacción del servicio, las cuales deberán ser diligenciadas a través de la solución por usuarios que estén registrados en el LDAP de la Universidad. Para aquellos usuarios que la deban diligenciar físicamente, el ingreso al sistema de información, será realizado por un usuario autorizado”.

Observación No. 8 7. La información que permita realizar el seguimiento al cumplimiento de los requisitos establecidos para seguir obteniendo el apoyo se registrara manualmente en el sistema? RESPUESTA: Se aclara que teniendo en cuentas los diferentes requisitos para continuar un estudiante con el apoyo adjudicado, algunos de éstos deberán ser validados automáticamente a través de la interfaz con el Sistema de Información Académica (SIA) y otros deberán ser registrados o ingresados al Sistema de Información. Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, funcionalidad “Seguimiento”, en los literales a) y d).

Observación No. 9 8. Qué tipo de notificaciones deben llegarle al correo de un estudiante que sea beneficiario o que este participando en una convocatoria? Qué información debe contener esas notificaciones? La información que le llegue será personalizada o general? RESPUESTA: Se aclara que el sistema deberá notificar a los estudiantes pre-adjudicados, por cada apoyo, el número de horas de corresponsabilidad asociado al apoyo, así como su compromiso de cumplimiento de la corresponsabilidad institucional. La información que se hará llegar con la notificación es personalizada.

Observación No. 10

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9. La recepción de documentos asociados a una convocatoria que entregue un estudiante se hará presencialmente? RESPUESTA: La entrega de documentos por parte de un estudiante se deberá realizar de manera presencial en las dependencias que determine la Dirección de Bienestar.

Observación No. 11 10. Cómo se determinará los siguientes campos: - Número de residencias estudiantiles disponibles para alojamiento en cada Sede. - Número de cupos disponibles por residencias estudiantiles en cada Sede. - El sistema los debe identificar automáticamente o se ingresan al sistema? RESPUESTA: Se aclara que el número de residencias estudiantiles disponibles para alojamiento en cada Sede y el número de cupos disponibles por residencias estudiantiles en cada Sede, serán ingresados al Sistema por un funcionario con perfil autorizado.

ÁREA DE ACOMPAÑAMIENTO INTEGRAL Observación No. 12 1. ¿Pueden existir varios tipos de “Formulario Encuesta”?. RESPUESTA: Se aclara que pueden existir diferentes tipos de “Formulario Encuesta”, por lo cual debe ser parametrizable, de acuerdo con lo estipulado en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, funcionalidad “Identificación de potencialidades y/o vulnerabilidades de la población estudiantil”. Sin embargo, en el marco del presente proyecto, se enfatizara en el formulario encuesta al momento del ingreso de un estudiante a la Universidad, del cual en el Anexo No. 2 se presenta un ejemplo.

Observación No. 13 2. ¿Qué tipo de validaciones se deben realizar para el diligenciamiento del Formulario Encuesta a partir del sistema? RESPUESTA: Se aclara que se deben realizar las validaciones básicas de ingreso manual de datos. Cada pregunta, según el tipo de dato de respuesta, tendrá una validación distinta, permitiendo ingresar datos únicamente validos en el sistema. Así mismo se deberá validar la información que se importara de otros Sistemas de Información como por ejemplo SIA. Lo anterior, de acuerdo con lo estipulado en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, funcionalidad “Identificación de potencialidades y/o vulnerabilidades de la población estudiantil”, en los literales f) y g).

Observación No. 14 3. ¿Qué tipo de seguridad debe seguirse para la conexión e intercambio de información con SARA, SIA Y QUIPU? ¿Los datos deben tener encriptación?, etc. RESPUESTA: Se aclara que las interfaces que se desarrollen el marco del presente proyectos, deberán

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garantizar como mínimo la confidencialidad y la integridad de la información, por lo cual, una vez iniciado la ejecución del contrato se acordará entre las partes el nivel de seguridad requerido para las interfaces.

Observación No. 15 4. ¿Qué debe incluir un reporte sobre los estudiantes que se encuentran con potencialidades y/o vulnerabilidades? RESPUESTA: De conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDA, y en el Formato No. 5, el Sistema de Información debe permitir generar un reporte de forma desagregada de los estudiantes con potencialidades y/o vulnerabilidades que fueron detectados a través del Perfil Integral Individual. Se aclara que el reporte debe incluir los datos básicos de los estudiantes, así como aquellos ámbitos en donde se detecto posibles potencialidades y/o vulnerabilidades, a partir de la aplicación del formulario encuensta.

Observación No. 16 5. ¿Las áreas de “Convivencia y cotidianidad”, “Desarrollo del potencial humano” y “Puntos de contacto” no ingresan en el proyecto para el área de acompañamiento integral? RESPUESTA: Se aclara que de conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, harán parte del presente proyecto los siguientes programas: Acompañamiento en la vida universitaria, Gestión de proyectos, Inducción y preparación para el cambio. De acuerdo con lo anterior los programas Convivencia y cotidianidad”, “Desarrollo del potencial humano” y “Puntos de contacto”, no hacen parte de esta fase del proyecto.

Observación No. 17 6. ¿Qué es un Perfil Integral Individual? ¿Este perfil debe ser parametrizable dentro del sistema? ¿respecto a qué variables (de qué forma)? RESPUESTA: Se aclara que de conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones, en el Anexo No. 6 GLOSARIO, el Perfil Integral Individual es una herramienta del Sistema de Bienestar Universitario, que permite determinar la condición general en la que ingresan los integrantes de la Comunidad Universitaria, hacer seguimiento a su permanencia en la vida universitaria y establecer las condiciones en las que egresa. Se aclara que la información que permite determinar el Perfil Integral Individual, se genera a partir de la aplicación del formulario encuesta, de conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en los cuales se definen la operación esperada para la funcionalidad “IDENTIFICACIÓN DE POTENCIALIDADES Y/O VULNERABILIDADES DE LA POBLACIÓN ESTUDIANTIL”

Observación No. 18 7. ¿El formulario encuesta para la identificación de potencialidades y/o vulnerabilidad debe ser planificado por la universidad y será entregado a los licitantes del desarrollo del sistema?

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RESPUESTA: Se aclara que el formulario encuesta para la identificación de potencialidades y vulnerabilidades se construyo por la Universidad y será entregado al inicio del contrato. Adicionalmente, se aclara que en el Anexo No. 2, del presente pliego de condiciones se presenta un “EJEMPLO FORMULARIO ENCUESTA”.

Observación No. 19 8. ¿El proceso de evaluación solo se realizará en 3 etapas (admitidos, Quienes empiezan a cursar 6to periodo y previo al egreso)? RESPUESTA: Se aclara que el proceso de aplicación del formulario encuesta se realizará en tres momentos: admitidos, quienes empezaran a cursar su sexto período académico y previo al egreso, de conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS.

Observación No. 20 9. ¿Qué estudiantes se consideran en la clasificación “previo al egreso”? RESPUESTA: Se aclara que los estudiantes que se encuentran en su último período académico, se consideran en la clasificación “Previo al egreso”.

Observación No. 21 10. ¿Qué tipos de roles poseen los profesionales autorizados del área de acompañamiento integral? RESPUESTA: Se aclara que en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, se establece la funcionalidad esperada para la administración de perfiles, específicamente en los Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios en la cual se especifica en la funcionalidad de Aspectos Generales del Sistema: d)Permitir la creación, modificación e inactivación de usuarios en por lo menos los siguientes perfiles: e) Administrador Nacional f) Administrador de sede g) Administrador de área h) Administrador de programa i) Consultores j) Operador de área k) Operador de programa l) Operador de facultad m) Usuario de información general n) Permitir la activación e inactivación de funcionalidades del sistema por cada perfil. x) Permitir el manejo de perfiles de usuario. z) El sistema de información debe contener un modulo de administración para la asignación de perfiles a los usuarios.

ÁREA ACTIVIDAD FÍSICA Y DEPORTES

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REALIZACIÓN DE CURSOS LIBRES EN DEPORTE Observación No. 22 * Estos servicios van a ser por cada una de las sedes o se van a ofertar a nivel nacional (centralizado) RESPUESTA: Se aclara que conforme a lo establecido en el numeral 1.2 ALCANCE DEL OBJETO, del pliego de condiciones, el Sistema de Información deberá ponerse en operación en la Dirección Nacional de Bienestar y en la Dirección de Bienestar Sede Bogotá de la UNIVERSIDAD, es decir, que para estas dos (2) dependencias se deberá parametrizar, implantar, capacitar y poner en operación el Sistema de Información. Adicionalmente, se aclara que conforme a lo establecido en el del pliego de condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, el Sistema de Información deberá permitir el manejo de varias estructuras jerárquicas acorde con la estructura de la Universidad Nacional en sus diferentes niveles (Nivel Nacional, Sede, Facultad, Departamento, Programa Curricular), considerando el manejo de multiempresa para cada una de estas.

Observación No. 23 * COMO ES LA INTERACCION DE LAS PERSONAS PARTICULARES, HIJOS Y CONYUGES DE ESTUDIANTES CON LA REALIZACION DE CURSOS LIBRES? RESPUESTA: Se aclara que el Sistema de Información debe soportar para las personas particulares, hijos y cónyuges de estudiantes, las funcionalidades establecidas en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, específicamente las correspondientes a la “REALIZACIÓN DE CURSOS LIBRES EN DEPORTE”. Sin embargo, se aclara que su registro de pre-inscripción en el Sistema, deberá realizarse por parte de un funcionario con perfil autorizado. Con el fin de dar mayor claridad en el Pliego, mediante Adenda No. 1, se modificará en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en la MATRIZ DE REQUERIMIENTOS MÍNIMOS FUNCIONALES OBLIGATORIOS, en el área de ACTIVIDAD FÍSICA Y DEPORTE, en la funcionalidad “Realización de Cursos Libres en Deporte”, el literal k), quedando de la siguiente manera: k) Permitir la pre-inscripción de cursos libres, teniendo en cuenta: i. Los usuarios registrados en el LDAP, ingresarán con el usuario y contraseña y se deberá verificar con los sistemas de información corporativos, el tipo de vinculación. ii. Los usuarios no registrados en el LDAP, deberán registrarse en el sistema a través de un funcionario con perfil autorizado, indicando el tipo de vinculación. En estos casos se deberá entregar los documentos definidos en la convocatoria para validar el tipo de vinculación. iii. Permitir a funcionarios del Área de Actividad Física y Deporte registrar la pre-inscripción por tipo de usuario, a aquellas personas que no se encuentran en el LDAP de la Universidad o que por inconvenientes ajenos a ellos, no se puedan inscribir a través del sistema. La legalización de las inscripciones se realizará con el pago del curso en las fechas definidas.

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Observación No. 24 * SE AUTENTICAN EN LA APLICACION, DEBE ESTAR PREVIAMENTE LA INFORMACION DE ESTOS EN LAS BASES DE DATOS DE LA UNIVERSIDAD RESPUESTA: Conforme a lo establecido en el Pliego de Condiciones, se aclara que las personas particulares, hijos y cónyuges de estudiantes, no se encuentran relacionados en las bases de datos corporativas de la Universidad, y por lo tanto, su registro de pre-inscripción en el Sistema, deberá realizarse por parte de un funcionario con perfil autorizado. Con el fin de dar mayor claridad en el Pliego, mediante Adenda No. 1, se modificará en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en la MATRIZ DE REQUERIMIENTOS MÍNIMOS FUNCIONALES OBLIGATORIOS, en el área de ACTIVIDAD FÍSICA Y DEPORTE, en la funcionalidad “Realización de Cursos Libres en Deporte”, el literal k), quedando de la siguiente manera: k) Permitir la pre-inscripción de cursos libres, teniendo en cuenta: i. Los usuarios registrados en el LDAP, ingresarán con el usuario y contraseña y se deberá verificar con los sistemas de información corporativos, el tipo de vinculación. ii. Los usuarios no registrados en el LDAP, deberán registrarse en el sistema a través de un funcionario con perfil autorizado, indicando el tipo de vinculación. En estos casos se deberá entregar los documentos definidos en la convocatoria para validar el tipo de vinculación. iii. Permitir a funcionarios del Área de Actividad Física y Deporte registrar la preinscripción por tipo de usuario, a aquellas personas que no se encuentran en el LDAP de la Universidad o que por inconvenientes ajenos a ellos, no se puedan inscribir a través del sistema. La legalización de las inscripciones se realizará con el pago del curso en las fechas definidas.

Observación No. 25 *disciplinas deportivas, actividades físicas, número de temporadas, número de grupos, cantidad de usuarios (mínimo y máximo) por grupo, instructor(es) por grupo, niveles, ramas, fechas de inicio y finalización, horarios, escenarios y costos de los cursos por cada tipo de usuario. (CUALES SON LOS ROLES DEFINIDOS POR LA UNIVERSIDAD RESPUESTA: Los perfiles definidos por la Universidad, se establecen en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, en “Aspectos Generales del Sistema”, en los literales d) al n) y x) y z), de la siguiente manera: d)Permitir la creación, modificación e inactivación de usuarios en por lo menos los siguientes perfiles: e) Administrador Nacional f) Administrador de sede g) Administrador de área h) Administrador de programa i) Consultores j) Operador de área k) Operador de programa l) Operador de facultad m) Usuario de información general

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n) Permitir la activación e inactivación de funcionalidades del sistema por cada perfil. x) Permitir el manejo de perfiles de usuario. z) El sistema de información debe contener un modulo de administración para la asignación de perfiles a los usuarios.

Observación No. 26 *QUE TIPO DE PERMISOS TIENE CADA UNO, COMO SERIA LA AUTENTICACION DE ESTOS USUARIOS FRENTE AL SISTEMA) RESPUESTA: Conforme a lo establecido en el Pliego de Condiciones, se aclara que las personas particulares, hijos y cónyuges de estudiantes, no se encuentran relacionados en las bases de datos corporativas de la Universidad, y por lo tanto, su registro de pre-inscripción en el Sistema, deberá realizarse por parte de un funcionario con perfil autorizado. Con el fin de dar mayor claridad en el Pliego, mediante Adenda No. 1, se modificará en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en la MATRIZ DE REQUERIMIENTOS MÍNIMOS FUNCIONALES OBLIGATORIOS, en el área de ACTIVIDAD FÍSICA Y DEPORTE, en la funcionalidad “Realización de Cursos Libres en Deporte”, el literal k), quedando de la siguiente manera: k) Permitir la pre-inscripción de cursos libres, teniendo en cuenta: i. Los usuarios registrados en el LDAP, ingresarán con el usuario y contraseña y se deberá verificar con los sistemas de información corporativos, el tipo de vinculación. ii. Los usuarios no registrados en el LDAP, deberán registrarse en el sistema a través de un funcionario con perfil autorizado, indicando el tipo de vinculación. En estos casos se deberá entregar los documentos definidos en la convocatoria para validar el tipo de vinculación. iii. Permitir a funcionarios del Área de Actividad Física y Deporte registrar la pre-inscripción por tipo de usuario, a aquellas personas que no se encuentran en el LDAP de la Universidad o que por inconvenientes ajenos a ellos, no se puedan inscribir a través del sistema. La legalización de las inscripciones se realizará con el pago del curso en las fechas definidas. Observación No. 27 * los instructores son otra base de datos, esta sera parametrizable por interfaz grafica? o se adicionan por base de datos RESPUESTA: El Sistema de Información deberá permitir registrar y almacenar la información de los instructores. Esta información deberá ser capturada a través de una interfaz del Sistema de Información. Observación No. 28 * LA APLICACION QUE TIPO DE PAGOS ADMITE POR MEDIO ELECTRONICO. RESPUESTA: Se aclara que en el desarrollo del Sistema de Información, se deberá generar un formato como soporte para realizar el pago del curso libre, el cual se realizará a través de los medios que defina la Universidad (Cajas de la UN, PSE, ACH, Bancos, etc). El formato debe especificar por lo menos: Nombre, documento de identidad, tipo de usuario, curso al que se pre-inscribió y valor a cancelar”, de conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, en el Formato No. 5, y en la

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Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, funcionalidad “Realización de Torneos Internos Recreativos”, en el literal l). Adicionalmente se aclara, que actualmente la Universidad realiza los pagos electrónicos a través de Avisor.

Observación No. 29 * LA PRE- INSCRIPCION A ESTOS CURSOS SE REALIZA VIA WEB O SE REALIZA FISICAMENTE EN LAS DEPENDECIAS DE LA UNIVERSIDAD RESPUESTA: Se aclara que la pre-inscripción deberá poder realizarse vía web por los usuarios registrados en el LDAP. Los usuarios no registrados en el LDAP o aquellos que por inconvenientes ajenos a ellos, no se puedan pre-inscribir vía web, su registro de pre-inscripción en el Sistema, deberá realizarse por parte de un funcionario con perfil autorizado. Con el fin de dar mayor claridad en el Pliego, mediante Adenda No. 1, se modificará en el Pliego de Condiciones, en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en la MATRIZ DE REQUERIMIENTOS MÍNIMOS FUNCIONALES OBLIGATORIOS, en el área de ACTIVIDAD FÍSICA Y DEPORTE, en la funcionalidad “Realización de Cursos Libres en Deporte”, el literal k), quedando de la siguiente manera: k) Permitir la pre-inscripción de cursos libres, teniendo en cuenta: i. Los usuarios registrados en el LDAP, ingresarán con el usuario y contraseña y se deberá verificar con los sistemas de información corporativos, el tipo de vinculación. ii. Los usuarios no registrados en el LDAP, deberán registrarse en el sistema a través de un funcionario con perfil autorizado, indicando el tipo de vinculación. En estos casos se deberá entregar los documentos definidos en la convocatoria para validar el tipo de vinculación. iii. Permitir a funcionarios del Área de Actividad Física y Deporte registrar la pre-inscripción por tipo de usuario, a aquellas personas que no se encuentran en el LDAP de la Universidad o que por inconvenientes ajenos a ellos, no se puedan inscribir a través del sistema. La legalización de las inscripciones se realizará con el pago del curso en las fechas definidas.

Observación No. 30 * EN LA EVALUACION DEL SISTEMA LAS PREGUNTAS A LAS ENCUESTAS SON PARAMETRIZABLES. ( COMO SE REALIZA EL CONSOLIDADO DE ESTAS ENCUESTAS SI UNAS SON REALIZADAS POR MEDIO FISICO Y OTRAS VIA WEB PARA USUARIOS CON CLAVE LDAP.) RESPUESTA: El Sistema de Información deberá permitir la generación de encuestas parametrizables, su almacenamiento y su consolidación, teniendo en cuenta lo establecido en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, en el Formato No. 5, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, funcionalidad “Realización de Cursos Libres en Deporte”, en el literal t), “Permitir la generación de evaluaciones de satisfacción del curso, las cuales deberán ser diligenciadas a través de la solución por usuarios que estén registrados en el LDAP de la Universidad. Para aquellos usuarios que la deban diligenciar físicamente, el ingreso al sistema, será realizado por un usuario autorizado”.

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REALIZACIÓN DE PLANES DE ACONDICIONAMIENTO FÍSICO Observación No. 31 *BAJO QUE CRITERIOS SE REALIZA LA ELABORACION DE LOS PLANES DE ACONDICIONAMIENTO. SI SE REALIZA DE ESTA FORMA EL SISTEMA DEBE GENERAR EL PLAN COMPLETO DE ACONDICIONAMIENTO FISICO. RESPUESTA: El plan de acondicionamiento físico deber se elaborado por un funcionario del Área de Actividad Física y Deporte, para su posterior registro en el Sistema de Información. Se aclara que en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, se presenta la operación esperada del Sistema de Información para la funcionalidad de “Realización de Planes de Acondicionamiento Físico”, específicamente en los literales a) y c).

Observación No. 32 * EL SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACONDICIONAMIENTO FISICO SE REALIZA POR MEDIO DE LA APLICACION? DE SER ASI CUALES SON LOS CRITERIOS PARA ESTE SEGUIMIENTO? RESPUESTA: Se aclara que el seguimiento del plan de acondicionamiento no se realizará a través del Sistema de Información. Adicionalmente, se aclara que en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, se presenta la operación esperada del Sistema de Información para la funcionalidad de “Realización de Planes de Acondicionamiento Físico”.

Observación No. 33 * SI ES ASI , EL SEGUIMIENTO SE REALIZA DE MANERA INDIVIDUAL O GRUPAL? RESPUESTA: Se aclara que el seguimiento del plan de acondicionamiento no se realizará a través del Sistema de Información. Adicionalmente, se aclara que en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, se presenta la operación esperada del Sistema de Información para la funcionalidad de “Realización de Planes de Acondicionamiento Físico”.

PROMOCION DE LA ACTIVIDAD FISICA Observación No. 34 * LA PROMOCION DE LA ACTIVIDAD FISICA SERAN DATOS PARAMETRIZABLES? CADA SEMESTRE SE REALIZA LA VALIDACION DE LA NECESIDAD Y CON BASE A ESTOS SE REALIZARA LA PROMOCION DE CADA UNA? RESPUESTA: Respecto a la funcionalidad “Promoción de la Actividad Física”, se aclara que las actividades físicas deberán ser parametrizables en el Sistema. Así mismo, estas deberán ser programadas por periodo académico con base en los factores de riesgo asociados al sedentarismo y los requerimientos de las diferentes instancias de la Universidad. Lo anterior, de acuerdo a los establecido en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, donde se establece la operación esperada del Sistema de Información para la funcionalidad de “Promoción de la Actividad Física”, así como para los aspectos generales para el Área de Actividad Física y Deporte.

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Observación No. 35 *Este procedimiento se realiza por período académico e inicia con la identificación de las necesidades de la Comunidad Universitaria, basados en los factores de riesgo asociados al sedentarismo y los requerimientos de las diferentes instancias de la Universidad. ESTA IDENTIFICACION COMO SE REALIZA? LA REALIZA EL SISTEMA MEDIANTE ALGUN TIPO DE ENCUESTA O SONDEO LO DEBE HACER LA APLICACION? RESPUESTA: Se aclara que esta identificación se basa en las estadísticas del Área de Salud, los requerimientos de cada facultad o dependencia y las evaluaciones de las actividades realizadas por el Área de Actividad Física y Deporte. Estas acciones no deberán ser realizadas por el Sistema de Información. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en donde se presenta la operación esperada del Sistema de Información para la funcionalidad de “Promoción de la Actividad Física”, así como para los aspectos generales para el Área de Actividad Física y Deporte.

Observación No. 36 * EL RESULTADO DE LA RECOPILACION DE ESTOS DATOS SERAN INGRESADOS AL SISTEMA? RESPUESTA: Teniendo en cuenta, que las acciones para identificar las actividades físicas de promoción no deberán ser realizadas por el Sistema de Información, en ese mismo sentido, el resultado de esta recopilación de datos tampoco deberá ser ingresado al Sistema. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en donde se presenta la operación esperada del Sistema de Información para la funcionalidad de “Promoción de la Actividad Física”, así como para los aspectos generales para el Área de Actividad Física y Deporte.

Observación No. 37 * LA FECHA - HORA DE LAS ACTIVIDADES PLANEADAS SERAN ASIGANADAS MEDIANTE EL SISTEMA? RESPUESTA: Se aclara que la fecha y hora de las actividades físicas de promoción, deberán ser registradas y modificadas, de acuerdo con la disponibilidad de espacios físicos, por parte de un funcionario con perfil autorizado. . Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en donde se presenta la operación esperada del Sistema de Información para la funcionalidad de “Promoción de la Actividad Física”, así como para los aspectos generales para el Área de Actividad Física y Deporte.

Observación No. 38 * COMO SE REALIZA LA IDENTIFICACION DE LA PARTICIPACION. RESPUESTA: El registro de los participantes, se realizará por parte de un funcionario del Área de Actividad Física y Deporte, con un perfil autorizado. Se aclara que en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en la

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Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, en la funcionalidad de “PROMOCIÓN DE LA ACTIVIDAD FÍSICA”, se establece en el literal c) y d) lo siguiente: “c) Permitir registrar la remisión de usuarios a otros programas o dependencias de la Universidad, indicando la actividad física en la cual fue identificado el usuario y el motivo de la remisión. d) Permitir por cada actividad física, ingresar el número aproximado de participantes”.

REALIZACIÓN DE TORNEOS INTERNOS RECREATIVOS Observación No. 39 Realización de torneos internos recreativos *LOS USUARIOS INGRESAN DIRECTAMENTE A LA APLICACIÓN A REALIZAR LA INSCRIPCIÓN……..0 A LOS TORNEOS RECREATIVOS? RESPUESTA: Se aclara que las inscripciones se realizarían en las dependencias definidas en la Universidad, por parte de un funcionario con un perfil autorizado. Adicionalmente, se aclara que en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, se presenta la operación esperada del Sistema de Información para la funcionalidad de “Realización de Torneos Internos Recreativos”, así como para los aspectos generales para el Área de Actividad Física y Deporte.

Observación No. 40 * LOS RESULTADOS DE ESTOS TORNEOS SERAN INGRESADOS EN EL SISTEMA? RESPUESTA: En el Sistema de Información no se deberán ingresar los resultados de los torneos que se desarrollen, pero conforme se establece en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, funcionalidad “Realización de Torneos Internos Recreativos”, en el literal g), se deberá permitir ingresar la información de los primeros tres lugares por torneo, disciplina deportiva, nivel, modalidad, rama y/o categoría.

Observación No. 41 * COMO SE REALIZA LA PUBLICACION DE ESTOS HORARIOS (VIA WEB? EN QUE PARTE VA A SER VISIBLE?) RESPUESTA: Se aclara que el Sistema de Información deberá permitir visualizar los horarios a los funcionarios con perfil autorizado, que son funcionarios de dependencias de la Universidad. Adicionalmente, se aclara que en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, se presenta la operación esperada del Sistema de Información para la funcionalidad de “Realización de Torneos Internos Recreativos”, así como para los aspectos generales para el Área de Actividad Física y Deporte.

Observación No. 42 * ESTAS INSCRIPCIONES SON FISICAS EN LAS DEPENDENCIAS DE LA U, O SON VIA WEB? RESPUESTA: Las inscripciones se deberán poder realizar a través del registro uno a uno en el Sistema y/o del cargue de archivos, por parte de un funcionario del Área de Actividad Física y Deporte, con un perfil autorizado. Adicionalmente, se aclara que en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, se

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presenta la operación esperada del Sistema de Información para la funcionalidad de “Realización de Torneos Internos Recreativos”, así como para los aspectos generales para el Área de Actividad Física y Deporte.

Observación No. 43 * EL REGISTRO DE ASISTENCIA COMO SE EVALUA? RESPUESTA: Se aclara que para la funcionalidad “Realización de Torneos Internos Recreativos”, conforme lo establece el Pliego de Condiciones en el literal f) de la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, se deberá “permitir la consolidación final de la información de inscripciones, y determinar si se cumple con el número mínimo de participantes individuales y/o de equipos para desarrollar el torneo”, pero como se anota es sólo para el proceso de inscripción, no aplica para el seguimiento de las actividades.

Observación No. 44 * LOS RESULTADOS QUE ARROJA POR DISCIPLINA DEPORTIVA SON A NIVEL NACIONAL O POR CADA UNA DE LAS SEDES. RESPUESTA: Se aclara que conforme se establece en el Pliego de Condiciones, en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, relacionada en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, se establece que para los “Aspectos Generales del Sistema”, se debe permitir el manejo de varias estructuras jerárquicas acorde con la estructura de la Universidad en sus diferentes niveles (Nivel Nacional, Sede, Facultad, Departamento, Programa Curricular), considerando el manejo de multiempresa para cada una de estas.

CONFORMACIÓN Y/O CONSOLIDACIÓN DE SELECCIONES Observación No. 45 Conformación y/o consolidación de selecciones *EL PLAN DE ENTRENAMIENTO SE REALIZA POR MEDIO DEL SISTEMA? RESPUESTA: Se aclara que el seguimiento del plan de entrenamiento, no se realizará a través del Sistema de Información, esta es una actividad de funcionamiento propia del Área de Actividad Física y Deporte. Adicionalmente, se aclara que en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, se presenta la operación esperada del Sistema de Información para la funcionalidad de “Conformación y/o Consolidación de Selecciones”, así como para los aspectos generales para el Área de Actividad Física y Deporte.

Observación No. 46 *LA INSCRIPCION DE LAS PERSONAS QUE CONFORMAN LAS SELECCIONES SE REALIZARAN POR MEDIO DEL SISTEMA RESPUESTA: El registro de las personas que conforman las selecciones de la Universidad, se deberá poder realizar a través del registro uno a uno en el Sistema y/o del cargue de archivos, por parte de un funcionario del Área de Actividad Física y Deporte, con un perfil autorizado. Se aclara que en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS

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REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, se presenta la operación esperada del Sistema de Información para la funcionalidad de “Conformación y/o Consolidación de Selecciones”, así como para los aspectos generales para el Área de Actividad Física y Deporte.

Observación No. 47 *COMO SE REALIZA EL SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ENTRENAMIENTO? SE REALIZARIA POR MEDIO DEL SISTEMA? RESPUESTA: Se aclara que el seguimiento del plan de entrenamiento, no se realizará a través del Sistema de Información, esta es una actividad de funcionamiento propia del Área de Actividad Física y Deporte. Adicionalmente, se aclara que en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, se presenta la operación esperada del Sistema de Información para la funcionalidad de “CONFORMACIÓN Y/O CONSOLIDACIÓN DE SELECCIONES”, así como para los aspectos generales para el Área de Actividad Física y Deporte.

Observación No. 48 Participación en eventos y competencias deportivas externas *COMO SE REALIZA EL PROCESO DE FORMALIZACION E INSCRIPCION? SE REALIZA POR MEDIO DEL SISTEMA O ES EXTERNO DE LA UNIVERSIDAD? RESPUESTA: Se aclara que el proceso de formalización e inscripción para la participación en eventos externos, se debe realizar a través de los medios que disponga el organizador del evento. Sin embargo, como se relaciona en la funcionalidad “Participación en eventos y competencias deportivas externas” del Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, específicamente en los literales a) y b) de la funcionalidad “Participación en eventos y competencias deportivas externas”, de la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios.

Observación No. 49 *COMO SE LLEVARA A CABO EL REGISTRO DE LAS PARTICIPACIONES DE LAS SELECCIONES DE LA UNIVERSIDAD? RESPUESTA: El registro de las participaciones de las selecciones de la Universidad se deberá poder realizar a través del registro de cada una de ellas en Sistema de Información, por parte de un funcionario del Área de Actividad Física y Deporte, con un perfil autorizado, conforme a lo establecido en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS, y en el Formato No. 5, específicamente en los literales a) y b) de la funcionalidad “Participación en eventos y competencias deportivas externas”, de la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios.

Observación No. 50 Mantenimiento de escenarios y/o equipos deportivos *EL INVENTARIO DE ESTOS EQUIPOS Y ESCENARIOS SERAN DATOS PARAMETRIZABLES ? RESPUESTA: Se aclara que en la Matriz de Requerimientos Mínimos Funcionales Obligatorios, relacionada en el Pliego de Condiciones en el Capítulo VI, ESPECIFICACIONES FUNCIONALES Y TÉCNICAS

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REQUERIDAS, entre las páginas 47 a la 52, y en el Formato No. 5, se presenta la operación esperada del Sistema de Información para la funcionalidad de “Mantenimiento de escenarios y/o equipos deportivos”, así como, para los aspectos generales para el Área de Actividad Física y Deporte. Específicamente en los literales c), d), e) y f) de la funcionalidad “Generalidades” del Área Actividad Física y Deporte.

Observación No. 51 OBSERVACIONES ADICIONALES No se considera que el tiempo para el análisis, desarrollo, implementación e implantación de este sistema, esté acorde con el solicitado dentro de la licitación. RESPUESTA: La Universidad no acoge la observación. De acuerdo al estudio de mercado realizado por la Universidad y teniendo en cuenta que el alcance funcional del proyecto fue ajustado, la Universidad ha evaluado que el tiempo establecido en la invitación es viable para la ejecución del contrato.

EN ESTOS TÉRMINOS SE DA RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LOS POSIBLES PROPONENTES

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