Servicio Nacional de Aprendizaje Sistema de Gestión de la Calidad

INSTRUCTIVO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO MÉDICO ASISTENCIAL S.M.A.

Versión 1

Código: INS11-001/07-05 M11-PC03-A5

Secretaría General, Julio de 2005

Fecha: Julio de 2005

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Versión: 1 Página 2 de 70

Control del Documento Autores

Nombre Briyith Enciso Jiménez

Cargo Profesional

Dependencia Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Fecha Abril de 2005

Revisión

Victoria C Ramírez G

Profesional

Secretaría General

Mayo de 2005

Secretaría General

Secretaría General

Julio de 2005.

Aprobación Piedad Pérez de Escobar

Estado:

Preparación

Revisión

Aprobado

Control de los Cambios Versión No.

Fecha de Aprobación

Descripción de los Cambios

Solicitó

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CONTENIDO

PRESENTACIÓN ................................................................................................................... 5 1. OBJETIVO ......................................................................................................................... 6 2. ALCANCE .......................................................................................................................... 6 3. NORMATIVIDAD............................................................................................................... 6 4. DEFINICIONES ................................................................................................................. 7 5. BENEFICIARIOS DEL SERVICIO ................................................................................... 8 5.1 ¿QUÉ ES EL SERVICIO MÉDICO?................................................................................ 8 5.2 ¿CUÁL ES NUESTRO OBJETIVO? ............................................................................... 8 5.3 ¿CUAL ES LA COBERTURA? ....................................................................................... 8 5.4. ¿CUÁLES SON LAS SANCIONES? ............................................................................. 9 5.5 ¿QUIÉNES PUEDEN SER BENEFICIARIOS? ............................................................... 9 5.6 ¿CÓMO ES EL PROCESO DE AFILIACIÓN DE BENEFICIARIOS?........................... 10 5.7 ¿CUÁLES SON LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS BENEFICIARIOS? .. 11 5.8 ¿CÓMO SE UTILIZA EL SERVICIO? ........................................................................... 14 5.8.1

Atención programada dentro de las Instalaciones del SENA. ........................ 14

5.8.1.1 Asignación de citas. .............................................................................................. 16 5.8.1.2 Elaboración Orden de Atención. .......................................................................... 16 5.8.2 Atención a través de la Red de Adscritos .............................................................. 18 5.9 ¿CÓMO SE LEGALIZA UNA URGENCIA?................................................................ 23 6. PAGO DE CUENTAS DE COBRO A LA RED ADSCRITOS.......................................... 26 6.1 ¿CÓMO SE PRESENTAN LAS FACTURAS Y SOPORTES? .................................... 28 6.2. ¿CÓMO SE LIQUIDAN LAS FACTURAS? ................................................................. 32 6.3. ¿ CÓMO SE DETERMINAN LAS CUANTÍAS QUE SUPEREN LOS TOPES ESTABLECIDOS ? .............................................................................................................. 40 6.4 ¿CÓMO ES EL TRAMITE DE PAGO A LA RED DE ADSCRITOS?............................ 43 6.4.1. Organización de la Cuenta....................................................................................... 43 6.4.2 Tramite de la Relación de Facturas por Servicios Prestados............................... 43

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6.4.3 Entrega de las Facturas al área Financiera ............................................................ 44 6.5

¿CÓMO SE TRAMITA UN REEMBOLSO? .............................................................. 45

6.6. ¿ CÓMO SE TRAMITA LA LEGALIZACION DE EXCEDENTES ? ............................ 49 7. ADSCRIPCION DE ENTIDADES Y PROFESIONALES ................................................ 50 7.1 ¿CÓMO SE REALIZA LA ADSCRIPCIÓN DE PROFESIONALES Y ENTIDADES ? 50 8. REFERENCIAS DOCUMENTALES................................................................................ 51 ANEXO A ............................................................................................................................. 52 ANEXO B ............................................................................................................................. 55 ANEXO C ............................................................................................................................. 57 ANEXO D ............................................................................................................................. 59 ANEXO E ............................................................................................................................. 61 ANEXO F.............................................................................................................................. 62 ANEXO G ............................................................................................................................. 63 ANEXO H ............................................................................................................................. 64 ANEXO I............................................................................................................................... 65 ANEXO J.............................................................................................................................. 67 ANEXO K ............................................................................................................................. 68 ANEXO L.............................................................................................................................. 69 ANEXO M............................................................................................................................. 70

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PRESENTACIÓN

Con el propósito de organizar las actividades y coordinar de manera ágil y eficiente la ejecución de los objetivos del Servicio Médico Asistencial, en este documento se definen las acciones por ejecutar, tomando en cuenta el marco normativo institucional para garantizar la óptima administración de los recursos de los que disponemos para el cumplimiento del plan del servicio en mención y de los siguientes objetivos: Establecer el Servicio Médico Asistencial para los familiares que dependan exclusiva y económicamente de estos, con sujeción a las normas definidas por la Entidad para tal fin. Mantener contacto permanente con los grupos familiares beneficiarios del servicio, para alcanzar efectivamente en el cubrimiento y oportuna atención en todo lo relacionado con los aspectos de salud amparados. Procurar la optimización del servicio a partir de los recursos que la Entidad destine para la seguridad Médica Asistencial. Las áreas de administración del servicio de las Regionales disponen, con este documento, de un instrumento eficaz para hacer de la planeación y el control los mejores aliados en la afiliación de beneficiarios, atención programada en las instalaciones de la entidad y a través de la red de adscritos al Servicio Médico Asistencial, atención de urgencias, y la forma como se tramitan los respectivos cobros por los servicios prestados de tal manera, que se genere un eficaz uso de los recursos asignados a este renglón y se contribuya con el bienestar del funcionario y de su familia.

PIEDAD PEREZ DE ESCOBAR Secretaria General

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1. OBJETIVO

Dar la información al funcionario SENA sobre todo lo relacionado con la atención ofrecida por el Servicio Médico Asistencial, requisitos, obligaciones y afiliación de beneficiarios, dentro del marco establecido por las normas de la entidad. 2. ALCANCE Este instructivo es aplicable a la actividad de Prestar Servicios de Salud a Familiares de los Servidores Públicos y Pensionados afiliados al Servicio Médico Asistencial, el cual va desde la afiliación y atención de beneficiarios hasta el trámite de pago de cuentas de cobro.

3. NORMATIVIDAD

Acuerdo 30 del 20 de septiembre de 1988: Por el cual se modifica parcialmente al Acuerdo 24 de 1978 y se deroga los acuerdos 10 de 1980 y 29 de 1987, en uso de las facultades conferidas por el artículo 35 del Decreto 1014 de 1978. Resolución No. 312 del 27 de marzo de 1987, mediante la cual se reglamentan los Acuerdos 24 de 1978 y 10 de 1980 para actualizar las normas que rigen el Servicio Médico Asistencial. Resolución No. 00237 de 1997: Por la cual se establecen las tarifas de Medicina y Odontología del Servicio Médico Asistencial. Resolución 1270 de 2001: Por la cual se actualizan las tarifas de Odontología Resolución No. 02418 de 2004: Por las cual se modifica la conformación de la Junta Administradora Nacional y Regionales del Servicio Médico Asistencial del SENA.

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4. DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes definiciones:

Grupo Familiar: Son los familiares del Funcionario o Pensionado que pueden acceder a la prestación del servicio de acuerdo a los requisitos exigidos por la Entidad Hijos Adoptivos: Son los hijos de los Funcionarios o Pensionados que han sido legalmente adoptados por él y cumplen los requisitos para ser beneficiarios del servicio. Hijos Entenados: Son los hijos del cónyuge del Funcionario o Pensionado que cumplen los requisitos para ser beneficiarios del servicio. Horas Hábiles: Son las horas del día dentro de las cuales es prestado el servicio de atención programada dentro de las instalaciones de la Entidad, las cuales están reglamentadas por la jornada laboral. Red de Adscritos: Clínicas, hospitales, Droguerías, Laboratorios, Ópticas, Especialistas que prestan atención a los beneficiarios del Servicio Médico Asistencial bajo la modalidad de adscripción, previa remisión del médico u odontólogo general del Sena. Médico /Odontólogo del Sena: Profesional de la salud encargado de la consulta de atención programada dentro de las instalaciones del Sena y remisión de beneficiarios a la red de adscritos. Reembolso: Pago previo por parte del funcionario o pensionado a Entidades y Profesionales por servicios no prestados por el SENA en caso de urgencias. Excedente: Porcentaje en dinero que debe cancelar el funcionario o pensionado cuando su beneficiario al utilizar los servicios ofrecidos por la red de adscritos excede los topes presupuéstales de cada servicio, establecidos por la Entidad anualmente. Urgencia: Es una alteración de la integridad física, funcional o psíquica por cualquier causa, con diversos grados de severidad que compromete la vida o funcionalidad de la persona y que requiere de atención inmediata de servicios de salud a fin de conservar la vida y prevenir las consecuencias críticas presentes o futuras.

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5. BENEFICIARIOS DEL SERVICIO

5.1 ¿QUÉ ES EL SERVICIO MÉDICO?

Es un BENEFICIO EN SALUD para la familia del empleado público, pensionado y trabajador oficial del SENA. 5.2 ¿CUÁL ES NUESTRO OBJETIVO? Garantizar la prestación del Servicio Médico directa o indirectamente a los familiares del empleado público, trabajador oficial y pensionado SENA con sujeción a las normas definidas por la entidad para tal fin. 5.3 ¿CUAL ES LA COBERTURA? Los beneficiarios tienen derecho a los servicios de salud a través de profesionales e instituciones adscritas, previa autorización expedida por el médico y odontólogo asesor: 

Hospitalización: Habitación, unidad de cuidado intensivo, unidad de cuidado intensivo pediátrico, incubadora, derecho de sala, otros servicios hospitalarios, otros servicios sin cirugía.



Honorarios: Por cirugía, por tratamiento no quirúrgico y quirúrgico, consulta preanestésica, anestesista, ayudantía, Juntas Médicas.



Tratamiento ambulatorio: Consultas y controles con especialistas, consulta médico general, ortoptista, terapista, nutricionista, psicólogo, sesiones, nebulizaciones, visita domiciliaria, fisioterapia, terapia, especialista, enfermera, droga, laboratorio, Rx, zapatos ortopédicos, monturas, lentes, lentes de contacto, ambulancia.



Tratamiento odontológico: Consultas con Odontólogo General, con especialista, consulta urgencia, control odontopediatría, cirugía oral, ortopedia y prostodoncia, radiología operatoria dental, endodoncia, cirugía oral, prostodoncia, periodoncia, periodoncia.



Tratamiento Geriátrico, SIDA, Cáncer, Retardo mental.



Aparatos ortopédicos

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

Prótesis



Lentes intraoculares en operación de catarata.



Válvulas y marcapasos



Audífonos



Urgencias

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Exclusiones del Servicio Médico Asistencial:         

Cirugía Estética y las complicaciones que se deriven de las mismas. Tratamiento para la drogadicción y alcoholismo. Tratamiento de embarazo y parto normal. Acompañante, teléfono e implementos de aseo en caso de hospitalización. Restricción del servicio (Junta Administradora Nacional). Lente de contacto: Como única alternativa posible de tratamiento. Filtro solar, champú, crema solar, jabón, solo en caso de una enfermedad crónica debidamente certificada por especialista. Vacunas aplicadas por la Secretaria de Salud en niños menores de un año. No se autorizan complementos vitamínicos, solo en caso de desnutrición comprobada, se autorizan complementos vitamínicos (Ensoy Plus, Ensure o Calprovit).

5.4. ¿CUÁLES SON LAS SANCIONES? 

En caso que su beneficiario suspenda un tratamiento médico u odontológico sin justificación válida, pierde el derecho a la atención por la situación de salud que había conducido a tal tratamiento.



La indebida o fraudulenta utilización del Servicio Médico Asistencial por parte del Trabajador, Pensionado y/o sus beneficiarios dará lugar a la suspensión del servicio.

5.5 ¿QUIÉNES PUEDEN SER BENEFICIARIOS? 5.5.1 Del empleado público, trabajador oficial y pensionado soltero:  Padres.  Hermanos solteros, menores de 21 años. 5.5.2 Del empleado público, trabajador oficial y pensionado casado:

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    

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Padres Cónyuge o compañero (a) permanente. Hijos solteros de Empleado Público menores de 23 años. Hijos solteros de Trabajadores Oficiales menores de 25 años. Hijos adoptivos y entenados

5.6 ¿CÓMO ES EL PROCESO DE AFILIACIÓN DE BENEFICIARIOS? (Ver Anexo A – F001-Certificado de Afiliación al S.M.A. y F002-Actualización Información Juramentada) El servidor público responsable de realizar esta actividad debe seguir los siguientes pasos:

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5.6.1 Requisitos para solicitar el carne: 1. Comunicación del funcionario o pensionado donde solicite la afiliación de sus familiares, la cual debe contener la siguiente información:    

Nombres y apellidos completos del funcionario y beneficiarios. Parentesco. Número de la cédula o tarjeta de identidad. Debe manifestar bajo gravedad de juramento que su grupo familiar no está protegido en salud por ninguna Entidad Promotora de Salud (E.P.S.).

2. Certificado de ingresos y retención correspondiente al año inmediatamente anterior, que incluya las personas a cargo. 3. Registro civil de nacimiento de los hijos, entenados y hermanos. 4. Una foto tamaño 2.5 x 3 cm del beneficiario (a) 5. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad del funcionario y beneficiarios. 6. Certificado de estudio para hijos y hermanos mayores de 18 años. 7. En el caso de los hijos entenados el funcionario o pensionado casado deberá allegar registro civil de matrimonio. 8. En caso del compañero (a), declaración extrajuicio de autoridad judicial competente donde certifique convivencia y dependencia económica. 9. Registro civil del matrimonio del funcionario en el caso de afiliación del cónyuge. 10. Registro civil del funcionario en caso de afiliación a padres. Para el trámite de duplicado de carné de afiliación al servicio médico asistencial (Ver Anexo J - F10-013/04-05). 5.7 ¿CUÁLES SON LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS BENEFICIARIOS? 5.7.1 Derechos 

Recibir amplia información sobre las posibilidades de escogencia tanto de entidades asistenciales y profesionales adscritos para los diferentes servicios.

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

Recibir oportuna atención por parte del Servicio Médico Asistencial en la expedición de citas médicas y odontológicas, órdenes de atención para los especialistas, autorización de las fórmulas médicas y cualquier otro tipo de información que sobre el servicio médico requiera.



En caso de muerte del empleado público, trabajador oficial o pensionado, los beneficiarios continuarán recibiendo los servicios por 12 meses.



Los hijos mayores de 23 años y hermanos mayores de 21 años que tengan incapacidad física o mental debidamente certificada por el médico asesor o profesional adscrito, se les seguirá prestando el servicio.

5.7.2 Obligaciones 

La correcta utilización del servicio, acudiendo cumplidamente a las citas que se fijen con los médicos y odontólogos asesores y adscritos.



En los casos en que por ocurrencia de algún motivo de fuerza mayor no pueda cumplir la cita, debe avisar con anterioridad la cancelación de ésta.



Cualquier cambio de estado civil del funcionario, y de los hijos, hermanos, entenados debe ser informado oportunamente al Servicio Médico.



Todo tratamiento ordenado por los médicos y odontólogos adscritos debe ser autorizado por el médico y odontólogo asesor y es de obligatoria aceptación para los beneficiarios.



En caso de renuncia injustificada, el Servicio Médico queda exonerado de toda responsabilidad y no asumirá los costos ni las consecuencias de tratamientos particulares.



Cuando un beneficiario adquiere relación laboral con alguna entidad, el funcionario, trabajador o pensionado debe informar de esta situación al Servicio Médico.



Si se ocasiona algún excedente este debe ser cancelado por el funcionario según plazo establecido, por la administración.



Si un beneficiario tiene una enfermedad crónica (Resolución 00237 de 1997), el funcionario debe ENVIAR durante los tres (3) primeros meses del año una comunicación donde solicite la activación de cupo por tratamiento especial.

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

Para afiliar un funcionario o pensionado a su grupo familiar al Servicio Médico Asistencial, debe en primera instancia carnetizarlo y al cabo de 20 días como tiempo límite deberá tener apertura de historia clínica médica y odontológica. Requisito indispensable para acceder a los servicios de la red de adscritos del SENA.



Cuando un funcionario o pensionado desafilia a su esposa o compañera permanente, debe haber transcurrido dos (2) meses entre desafiliación y una nueva afiliación.

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5.8 ¿CÓMO SE UTILIZA EL SERVICIO? 5.8.1 Atención programada dentro de las Instalaciones del SENA.

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En Medicina 

Es requisito indispensable presentar el carné del beneficiario para acceder a todos los servicios tanto administrativos como de la red de adscritos.



Una vez recibido el carné el beneficiario tiene plazo de veinte (20) días máximo para apertura de historia clínica.



El beneficiario es examinado por el Médico del Sena, quien determina cual es el estado de salud que tiene actualmente, define cual va a ser su intervención y qué remisiones requiere.



Las fórmulas tienen vigencia máxima de setenta y dos (72) horas hábiles. Las órdenes de laboratorio y Rx tienen vigencia de diez (10) días hábiles y la orden de atención especialista treinta (30) días.



Cuando un beneficiario tenga una enfermedad crónica (Resolución 00237 /97), el funcionario debe enviar durante los tres (3) primeros meses del año una comunicación donde solicite la activación del cupo por tratamiento especial.



Si el beneficiario se desplaza a cualquier ciudad diferente a la habitual (sitio de residencia) el funcionario debe solicitar el envío de una comunicación para la autorización de prestación de servicios.



Cuando un beneficiario viaje al exterior el funcionario debe informar dicha novedad con anticipación para efectos de autorización de reembolso en caso de atención médica particular.

En Odontología 

El beneficiario es examinado por el odontólogo asesor, quien determina cual es el estado odontológico que tiene actualmente, tipo de intervención y remisiones que requiere.



Las ordenes tienen vigencia de treinta (30) días, fórmulas tienen vigencia máxima de setenta y dos (72) horas hábiles. Las ordenes de laboratorio y Rx tienen vigencia de 10 días hábiles.



La pérdida de aparatos de ortodoncia correctiva u ortopedia maxilar corre cien por ciento por cuenta del beneficio.



Los usuarios tendrán derecho a un solo tratamiento de Ortodoncia Correctiva y uno solo de Ortopedia Maxilar completo (superior e inferior).

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

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Sellantes por diente, fluorización y/o profilaxis se autoriza únicamente remisión en pacientes con limitaciones físicas, mentales y con dificultas de adaptación, previa certificación del médico u odontólogo asesor.

5.8.1.1 Asignación de citas. El beneficiario o funcionario solicitará la cita médica personalmente o telefónicamente a la auxiliar de enfermería o persona encargada, esta las registrará en la planilla de citas donde anotará: Nombre del paciente, teléfonos, día y hora de la cita, número del carné; datos necesarios para llevar un registro diario de citas del Servicio Médico Asistencial, con turnos de 30 minutos cuando el paciente asista por primera vez al consultorio para apertura de Historia clínica y de 15 minutos cuando asista a consulta o control. (Ver Anexo B, F10-003/04-05, Planilla para el Control de Citas Médicas y Atención a Beneficiarios del Servicio Médico Asistencial). La auxiliar de enfermería o persona encargada buscará las historias de los pacientes de consulta y/o control y las llevará a los consultorios médicos con la respectiva copia de la planilla para que así el médico tenga conocimiento de los pacientes por atender y el horario asignado Si es paciente de primera vez para apertura de Historia Clínica registra los datos generales por este en el formato F10-004/04-05, Historia Clínica General o F10-005/04-05, Historia Clínica Odontológica – Ver Anexo C, datos consignados en la parte superior así:      

Nombre de la Regional. Nombres y Apellidos del paciente. Número del carné. Dirección, teléfono. Lugar de nacimiento y fecha. Documentos de identidad o cédula de ciudadanía.

El beneficiario ingresará al Servicio Médico Asistencial y entregará a la persona encargada el resumen de historia clínica con solicitud de remisión (Ver Anexo D- F10006/04-05, Historia Clínica Remisión a Especialistas y F10-007, Historia Clínica Remisión Odontológica). 5.8.1.2 Elaboración Orden de Atención. Diligencie el formulario F10-008/04-05, Orden de Atención (Ver Anexo E), de acuerdo a la necesidad médica u odontológica. 

MEDICAMENTOS:

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En caso de medicamentos la fórmula será autorizada clínicamente por el médico u odontólogo del Sena y luego deberá ser ingresada al aplicativo del Servicio Médico Asistencial con el fin de dar una orden de autorización y ser firmada por la persona encargada de coordinar la parte administrativa. 

LABORATORIOS:

En caso de ordenes de laboratorios la fórmula será autorizada clínicamente por el médico u odontólogo del Sena y luego deberá ser ingresada al aplicativo del Servicio Médico Asistencial con el fin de dar una orden de autorización y ser firmada por la persona encargada de coordinar la parte administrativa (Ver Anexo F, Remisión a Laboratorio, F10-009/04-05). 

CONTROL CON ESPECIALISTAS

En caso de citas de control con especialista la persona encargada remite al médico u odontólogo asesor de turno el resumen de la historia clínica para su aprobación. La orden será ingresada al aplicativo del Servicio Médico Asistencial con el fin de dar un número de autorización. La orden será autorizada clínicamente por el médico u odontólogo del Sena y firmada por la persona encargada de coordinar la parte administrativa. 

INTERVENCIÓN QUIRÚRGICA

En caso de remisiones para intervención quirúrgica la persona encargada entregará al médico u odontólogo del Sena de turno para su concepto. En caso de ser intervenciones sencillas bastará con el concepto y aprobación del médico del Sena. En situaciones complejas se realizará una reunión de médicos, se revisará la historia médica y si se requiere mayor precisión se consultará al especialista tratante. En caso favorable la persona encargada elaborará la orden en el aplicativo del Servicio Médico Asistencial con el fin de dar un número de autorización y luego será autorizada clínicamente por el médico u odontólogo del Sena y firmada por la persona encargada de coordinar la parte administrativa. En caso desfavorable se comunicará la decisión al beneficiario. 

SUMINISTRO DE LENTES Y MONTURAS, APARATOS ORTOPEDIGOS, PRÓTESIS, VÁLVULAS, MARCAPASOS Y AUDÍFONOS.

En caso de Suministro de Lentes y Monturas, Aparatos Ortopédicos, Prótesis, Válvulas, Marcapasos, Audífonos, la remisión deberá estar acompañada de una cotización de entidad o profesional adscrito. El personal del Servicio Médico Asistencial revisará que la cotización esté de acuerdo con las tarifas ofrecidas para la vigencia. En caso contrario se devolverá al beneficiario para su respectiva corrección.

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En todos los casos anteriores el médico u odontólogo asesor agregará en la historia clínica del paciente los tratamientos autorizados clínicamente, esto con el fin de realizar un seguimiento y control a cada beneficiario. 5.8.2 Atención a través de la Red de Adscritos

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1. Tramite solicitudes de remisión de atención médica y odontológica. 

El beneficiario ingresará al Servicio Médico Asistencial y entregará a la persona encargada el resumen de historia clínica con solicitud de remisión.



En caso de medicamentos la fórmula será entregada al médico u odontólogo del Sena de turno para ser autorizadas clínicamente. En caso favorable la persona encargada sellará la fórmula, la ingresa al aplicativo del servicio para darle un número de autorización y la pasará para la firma de la persona encargada de coordinar la parte administrativa. En caso desfavorable se comunicará la decisión al beneficiario



En caso de ordenes de laboratorios, estos se pasarán al u odontólogo del Sena de turno para ser autorizadas clínicamente. En caso favorable la persona encargada sellará la fórmula, la ingresa al aplicativo del servicio para darle un número de autorización y la pasará para la firma de la persona encargada de coordinar la parte administrativa. En caso desfavorable se comunicará la decisión al beneficiario



En caso de citas de control con especialista la persona encargada remite al médico u odontólogo asesor de turno el resumen de la historia clínica para su aprobación o desaprobación. En caso favorable la persona encargada sellará la fórmula, la ingresa al aplicativo del servicio para darle un número de autorización y la pasará para la firma de la persona encargada de coordinar la parte administrativa en caso contrario se le comunica al interesado.



En caso de remisiones para intervención quirúrgica la persona encargada entregará al médico u odontólogo asesor de turno para su concepto. En caso de ser intervenciones sencillas bastará con el concepto médico del mismo. En situaciones complejas se realizará una reunión de médicos, se revisará la historia médica y si se requiere mayor precisión se consultará al especialista tratante. En caso favorable la persona encargada ingresa la orden al aplicativo del servicio para darle un número de autorización y la pasará para la firma del médico del Sena y de la persona encargada de coordinar la parte administrativa. En caso contrario se le comunica al interesado.



En caso de Suministro de Lentes y Monturas, Aparatos Ortopédicos, Prótesis, Válvulas, Marcapasos, Audífonos, la remisión deberá estar acompañada de una cotización de entidad o profesional adscrito. El personal del Servicio Médico Asistencial revisará que la cotización esté de acuerdo con las tarifas ofrecidas para la vigencia. En caso favorable la persona encargada ingresa al aplicativo del servicio para darle un número de autorización y la pasará para la firma y aprobación clínica del médico del Sena y firma de la persona encargada de coordinar la parte administrativa. En caso contrario se le comunica al interesado.

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En todos los casos anteriores el médico u odontólogo asesor agregará en la historia clínica del paciente los tratamientos autorizados, esto con el fin de realizar un seguimiento y control a cada beneficiario (Ver Anexo G- Hoja de Seguimiento, F10-010/04-05).

2. Preste atención al paciente citado por el adscrito. 

El adscrito atenderá al paciente SENA en la hora asignada, en el caso del especialista consignará en el formato anexo a la orden “Historia Clínica Remisión a Especialista”, el examen practicado, diagnóstico, tratamiento, recomendaciones, fecha de atención, y firma del especialista con registro médico.



Además de este resumen el especialista enviará las fórmulas y demás exámenes que requiera el paciente en su papelería. Estos documentos serán autorizados por la Coordinación del Servicio Médico Asistencial.

3. Legalice Resúmenes de Atención en el Servicio Médico Asistencial.  El beneficiario se acercará al área administrativa del Servicio Médico Asistencial y entregará el resumen del especialista con los respectivos soportes. Las órdenes para droga serán tramitadas el mismo día por la persona encargada. 

Los exámenes y controles con especialistas solicitados por el tratante serán revisados y autorizados por el médico asesor del Servicio Médico Asistencial y se entregarán al paciente un día hábil siguiente a la recepción.  Toda remisión enviada por la red de adscritos deberá ser revisada clínicamente por el médico u odontólogo del Sena quien autorizará o no esta remisión bajo la normatividad del Servicio Médico Asistencial. El beneficiario deberá asistir a consulta o control con el médico u odontólogo del Sena cuando se requiera efectuar seguimiento y control a estas remisiones. 4. Tramite Servicios Requeridos por el Paciente y Ordenados por el adscrito. 

Para los servicios de rayos x, medicamentos, laboratorios y escanografías el beneficiario reclamará la orden de servicios y acudirá a los puntos autorizados de la red de adscritos. En el caso de medicamentos el beneficiario o persona que reclame la fórmula en el punto adscrito deberá legalizar la entrega con su firma, cédula, teléfono y huella dactilar.

Para utilizar las órdenes, el beneficiario deberá tener en cuenta los siguientes aspectos: 

Las fórmulas médicas tienen un vencimiento de 72 horas hábiles a partir de la fecha de expedición.

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

Las órdenes de laboratorios, rayos X y escanografías tienen vencimiento de 10 días hábiles a partir de su fecha de expedición.



Las órdenes de especialistas y clínicas tendrán una fecha de vencimiento de 30 días hábiles a partir de su fecha de expedición.



La persona encargada de expedir órdenes de atención consultará el acumulado de cada beneficiario antes de diligenciar toda orden de atención y le registrará el servicio que se está autorizando, esto para garantizar el correcto control del gasto de cada beneficiario.



El adscrito atenderá al paciente SENA en la hora asignada, en el caso del especialista consignará en el formato anexo a la orden “Historia Clínica Remisión a Especialista”, el examen practicado, diagnóstico, tratamiento, recomendaciones, fecha de atención, y firma del especialista con registro médico.



Además de este resumen el especialista enviará las fórmulas y demás exámenes que requiera el paciente en su papelería. Estos documentos serán autorizados por el médico u odontólogo del SENA y administrativamente por la persona encarga de coordinar los procesos del Servicio Médico Asistencial.



El beneficiario se acercará al área administrativa del Servicio Médico Asistencial y entregará el resumen del especialista con los respectivos soportes. Las órdenes para droga serán tramitadas el mismo día por la persona encargada.



Los exámenes y controles con especialistas solicitados por el tratante serán revisados y autorizados por el médico del Sena y se entregarán al paciente un día hábil siguiente a la recepción.

En Medicina.  Toda remisión inicial al especialista estará supeditada a una valoración del paciente por parte del médico asesor. Así mismo, toda remisión a consulta y control con especialista requiere de una valoración médica o revisión de historia clínica del paciente por parte del médico asesor.  Los beneficiarios, cuando son atendidos por la red de adscritos, deben entregar en el área administrativa del Servicio Médico el resumen de historia clínica que elabora el especialista, para poder acceder a los servicios solicitados por este.

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 Todos los beneficiarios una vez le presten los servicios la red de adscritos deben firmar la orden de atención, esto requiere que, se recibió a satisfacción el servicio.  Cuando un adscrito presta el servicio de terapia/sesión, es indispensable que el beneficiario en cada cita firme al respaldo de la orden.  Las fórmulas médicas, laboratorios, cirugías, legalización de urgencias, serán autorizadas el mismo día de su solicitud. Las remisiones a especialistas, suministro de elementos y demás, deberán ser reclamados por el interesado un día hábil después de la solicitud. En Odontología. 

Toda remisión inicial al especialista estará supeditada a una valoración del paciente por parte del odontólogo asesor.



Todos los tratamientos odontológicos que sean practicados, por la red de adscritos, deben ser revisados por el odontólogo asesor para velar por la calidad de los mismos.



Todo tratamiento de Ortodoncia Correctiva debe ser autorizado por el Odontólogo Asesor, avalado por el Ortodoncista adscrito quien instruirá al beneficiario sobre las características y compromisos que conlleva este tratamiento a que va a ser sometido (Ver Anexo H – F10-011/04-05, Compromiso Tratamiento Ortodoncia).

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5.9 ¿CÓMO SE LEGALIZA UNA URGENCIA?

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Para atención de urgencias, se debe ingresar a las entidades de salud adscritas, con la presentación del carné. Este servicio debe legalizarse en las 24 hora hábiles siguientes a la prestación del servicio de lo contrario la entidad no se hará responsable del pago de la cuenta. El beneficiario ingresará a la institución y presentará el carné de afiliación como documento de identificación, el cual permanecerá en la institución prestadora del servicio. El beneficiario será atendido por la institución médica u odontológica adscrita, la cual le suministrará toda la atención necesaria y tratamiento que este requiera ya sea un tratamiento o una hospitalización. El beneficiario deberá reclamar a la institución médica u odontológica el resumen de historia clínica en el cual se encontrará la siguiente información:                

Nombre del Paciente Fecha de ingreso del paciente Nombre del funcionario y acompañante Parentesco Edad Sexo Dirección y Teléfono de Residencia Número del carné Tipo de Servicio Resumen clínico Nombre del médico tratante Diagnóstico definitivo Tratamiento realizado Recomendaciones Fecha de egreso del paciente Firma y registro del médico responsable.

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El beneficiario asistirá a la Clínica u Hospital adscrito al Sena más cercano en caso de presentarse una urgencia médica u odontológica basándose en la información consignada en el directorio medico asistencial. El beneficiario o funcionario entregará el resumen de historia clínica de la urgencia presentada al Servicio Médico Asistencial esperando su legalización y autorización por parte de este. El Servicio Médico Asistencial recibe los soportes emitidos por la Clínica u Hospital y el resumen de historia clínica del paciente, los cuales serán revisados y analizados por el médico u odontólogo del Sena de turno. El profesional de la salud del Sena estudiará la parte clínica del soporte presentado y determinará y autorizará su viabilidad de acuerdo al diagnóstico y tratamiento realizado. La persona encarga de coordinar los procesos administrativos del Servicio Médico Asistencial una vez el médico u odontólogo de su visto bueno dará autorización para la legalización de la urgencia revisando el trámite administrativo. La persona encargada elabora la orden de atención en el aplicativo del Servicio Médico Asistencial y le adjunta el resumen de historia clínica y todos los soportes de las urgencias, orden que contendrá la siguiente información:          

Fecha Número de orden de Atención Clínica Dirección Especialidad Nombre del Beneficiario y Número del carné Nombre del Funcionario Descripción de legalización de urgencias y fecha en que ocurrió Firma del médico asesor Firma del Coordinador

La persona encargada entregará al beneficiario o funcionario la orden de atención elaborada y firmada por el médico y la persona encargada de coordinar los procesos del Servicio Médico Asistencial, con el fin de ser entregada a la clínica u hospital donde se generó la urgencia. El beneficiario entregará la orden de atención a la clínica u hospital y este devolverá el carné de afiliación al paciente quedando con ello legalizada la urgencia.

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6. PAGO DE CUENTAS DE COBRO A LA RED DE ADSCRITOS

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6.1 ¿CÓMO SE PRESENTAN LAS FACTURAS Y SOPORTES? 6.1.1. Por Servicios Prestados de Médicos y Odontólogos. El adscrito presentará al S.M.A. durante los primeros días hábiles de cada mes las facturas en original y dos copias de los servicios prestados durante el mes anterior. La persona encargada de cuentas de cobro recibirá las facturas firmando el recibido en la segunda copia de la factura. Se procederá a verificar la información consignada en la factura (s) teniendo como base que llene los requisitos exigidos por el Servicio Médico Asistencial y el área Financiera de la entidad: Estos son: Servicio Médico      

Apellido y nombre o razón social del adscrito Cédula de Ciudadanía o Nit Dirección y teléfono Relación de Beneficiarios atendidos, atención prestada por servicios y valor. Valor total en números y letras. Firma de la orden de atención por el beneficiario o funcionario.

Requisitos Administrativos Persona natural (Cédula de ciudadanía)   

Régimen Simplificado No Agente de Retención IVA Actividad Económica de acuerdo a la inscripción en el RUT

Persona Jurídica (Nit)   

Identificación del Régimen de Impuesto a las Ventas No agente de retención IVA Actividad Económica de acuerdo a la inscripción en el RUT

Factura de venta   

Estar denominada expresamente factura de venta Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración Resolución de la DIAN, fecha y rango de facturación (tiene que venir impreso en la factura)

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

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Nombre o razón social y Nit de impresión de la papelería (tiene que venir impreso en la factura.

Con el fin de garantizar el registro y control mensual de las cuentas recibidas, éstas se registran en la herramienta diseñada para tal fin así:     

Número consecutivo de la cuenta recepcionada Nombre del adscrito Fecha de recepción de la cuenta Número de la factura Valor total de la factura

6.1.2 Por suministro de Lentes y Monturas. El Adscrito presentará al S.M.A. durante los primeros cinco días hábiles de cada mes las facturas en original y dos copias correspondientes a los servicios prestados durante el mes anterior. La persona encargada de cuentas de cobro recibirá las facturas firmando el recibido en la segunda copia de la factura. El encargado (a) de cuentas de cobro de cada regional procederá a verificar la información consignada en cada cuenta teniendo como base que cada una de ellas llene los requisitos exigidos por el Servicio Médico y el área Financiera de la entidad tales como: Servicio Médico      

Apellido y nombre o razón social del adscrito Cédula de Ciudadanía o Nit Dirección y teléfono Relación de beneficiarios atendidos, atención prestada por servicios y valor. Valor total en números y letras Firma de la orden de atención por el beneficiario o funcionario

Requisitos Administrativos      

Identificación del Régimen de Impuesto a las Ventas Actividad Económica de acuerdo a la inscripción en el RUT Factura de venta Resolución de la DIAN, fecha, rango de facturación. Nombre de la tipografía y Nit donde hicieron la papelería. Discriminación del valor de los lentes, valor de las monturas e IVA.

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Con el fin de garantizar el registro y control mensual de las cuentas recibidas, éstas se registran en la herramienta diseñada para tal fin así:     

Número consecutivo de la cuenta recibida Nombre del adscrito Fecha de recepción de la cuenta Número de la factura Valor total de la factura

6.1.3 Por Suministro de Zapatos y Aparatos Ortopédicos. El adscrito se presentará al S.M.A. durante los primeros cinco días hábiles de cada mes y entregará cada factura en original y dos copias. La persona encargada de cuentas de cobro recibirá las facturas firmando el recibido en la segunda copia de la factura. El encargado (a) de cada regional procederá a verificar la información consignada en cada cuenta teniendo como base que cada una de ellas llene los requisitos exigidos por el S.M.A. y el área Financiera de la entidad tales como: Servicio Médico:      

Apellido y nombre o razón social del adscrito Cédula de Ciudadanía o Nit Dirección y teléfono Relación de beneficiarios atendidos, atención prestada por servicios y valor. Valor total en números y letras Firma de la orden de atención por el beneficiario o funcionario

Requisitos Administrativos   

Identificación del Régimen de Impuesto a las Ventas Actividad Económica de acuerdo a la inscripción en el RUT Factura de venta

Con el fin de garantizar el registro y control mensual de las cuentas recibidas, éstas se registran en la herramienta diseñada para tal fin así:     

Número consecutivo de la cuenta recepcionada Nombre del adscrito Fecha de recepción de la cuenta Número de la factura Valor total de la factura

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6.1.4 Por Clínicas y Hospitales. El adscrito se presentará al S.M.A. los primeros cinco días hábiles de cada mes y entregará cada factura (s) en original y dos copias. La persona encargada de cuentas de cobro recibirá las facturas firmando el recibido en la segunda copia de la factura. El encargado (a) de Dirección General y Regional procederá a verificar la información consignada en cada cuenta teniendo como base que cada una de ellas llene los requisitos exigidos por el S.M.A. y el área Financiera de la entidad tales como: Servicio Médico      

Apellido y nombre o razón social del Adscrito Cédula de Ciudadanía o Nit Dirección y teléfono Relación de beneficiarios atendidos, atención prestada por servicios y valor. Valor total en números y letras Firma de la orden de atención por el beneficiario o funcionario

Requisitos Administrativos   

Actividad Económica de acuerdo a la inscripción en el RUT Si son una entidad sin ánimo de lucro o exentas de retención en la fuente deben venir expreso en la factura. Factura de venta, resolución de la DIAN, y tipografía.

Con el fin de garantizar el registro y control mensual de las cuentas recibidas, éstas se registran en la herramienta diseñada para tal fin así:     

Número consecutivo de la cuenta recibidas Nombre del adscrito Fecha de recepción de la cuenta Número de la factura Valor total de la factura

6.1.5. Por Suministro de Droga. Teniendo en cuenta el volumen de facturas el adscrito se presentará al S.M.A. el número de veces que lo amerite y entregará cada una de ellas en original y dos copias. La

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persona encargada de cuentas de cobro recibirá las facturas firmando el recibido en la segunda copia de la factura. El encargado (a) de cuentas de cobro de cada regional procede a verificar la información consignada en cada cuenta teniendo como base que cada una de ellas llene los requisitos exigidos por el S.M.A. y el área Financiera de la entidad tales como: Servicio Médico      

Apellido y nombre o razón social del adscrito Cédula de Ciudadanía o Nit Dirección y teléfono Relación de beneficiarios atendidos, atención prestada por servicios y valor. Valor total en números y letras Firma de la orden de atención por el beneficiario o funcionario

Requisitos administrativos    

Identificación del Régimen de Impuesto a las Ventas Actividad Económica de acuerdo a la inscripción en el RUT Factura de venta, resolución de la DIAN, y tipografía. Si son cooperativas o entidades sin ánimo de lucro deben venir impreso en la factura

Con el fin de garantizar el registro y control mensual de las cuentas recibidas, éstas se registran en la herramienta diseñada una vez verificada la información del medicamento formulado con el despachado al beneficiario para tal fin así:     

Número consecutivo de la cuenta recepcionada Nombre del adscrito Fecha de recepción de la cuenta Número de la factura Valor total de la factura

( Ver Anexo I, F10-012/04-05 Registro Mensual Cuentas Recepcionadas). 6.2. ¿CÓMO SE LIQUIDAN LAS FACTURAS? Una vez recibidas las facturas y soportes, la persona encargada en cada regional procederá a clasificar los documentos presentados según los grupos descritos a continuación: 

Profesionales Adscritos

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  

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Laboratorios, RX, y Suministro de Elementos (Lentes y Monturas, Aparatos Ortopédicos) Droguerías Clínicas y Hospitales

Una vez clasificadas las facturas con sus respectivos soportes verificará que el valor relacionado en las facturas coincida con el consignado en los soportes, con las tarifas del SENA, y con las tarifas pactadas con el adscrito, efectuando la liquidación de la siguiente manera: 6.2.1. Por Clínicas y Hospitales. La persona encargada confrontará las tarifas pactadas con el adscrito y revisará la orden de atención que se autorizó para determinar el servicio prestado por la entidad adscrita. Asimismo tendrá en cuenta la clasificación de servicios estipulada en la resolución de topes actual, clasificando cada servicio prestado a cada beneficiario dentro de tres situaciones descritas a continuación: Tratamiento Ambulatorio Urgencias Cirugía Programada a) Tratamiento Ambulatorio: Bajo este ítem se liquidarán todos lo servicios correspondientes a:     

Consultas Controles Exámenes de Laboratorio Exámenes especiales Otros servicios sin cirugía: Cuando el servicio prestado al beneficiario sobrepase el 70% del Salario Mínimo Legal Vigente.

La persona encargada realizará un borrador al liquidar cada uno de los servicios anteriores teniendo en cuenta el valor autorizado por el S.M.A. de acuerdo a la Resolución de topes vigente, seguido del valor consumido, consignado así: Valor Autorizado por el SENA: Valor Consumido por el Paciente: Valor del Excedente Generado:

$___________________ $___________________ $____________________

Se revisaran que todos los soportes coincidan con el valor total cobrado en la (s) factura (s) y se verificarán las tarifas pactadas con el proveedor de tal manera que no

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se paguen cifras superiores, lo cual implicaría devolución inmediata de la (s) factura (s). b) Urgencia: Se presentan dos (2) casos así: Urgencia con tratamiento sin hospitalización y urgencia que genera hospitalización: La cual a su vez se divide en Hospitalización que genera cirugía y Hospitalización que no genera cirugía sino solo tratamiento médico. Urgencia con tratamiento médico sin hospitalización: Es la urgencia en la cual el paciente es atendido dentro de la institución adscrita, suministrándole tratamiento médico y ordenándole al paciente la salida de la institución el mismo día. 1) Urgencia que Genera Hospitalización: Urgencia con Hospitalización que desencadena en cirugía: Será necesario que se revise cuáles servicios corresponden a la urgencia y los demás se deberán abrir según conceptos autorizados por la resolución de tarifas así:           

Sala de Cirugía Honorarios Médicos Anestesiólogo Ayudantías Otros Servicios con cirugía Consulta Preanestésica Habitación Visita Médicas Médico Complementario Juntas Médicas Unidad de Cuidados Intensivos

Para la liquidación de cada uno de los anteriores servicios será necesario tener en cuenta el Grupo de Intervención de la cirugía realizada, grupo estipulado en la resolución de topes. 2) Urgencia con Hospitalización sin cirugía: Es necesario que se revise cuáles servicios correspondan a la urgencia y los demás se deben abrir según conceptos autorizados por la resolución de tarifas así:  Otros Servicios sin cirugía  Habitación: Se reconocerá la habitación o pensión diaria, incluida la alimentación y el servicio ordinario de enfermería.

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 Unidad de Cuidados Intensivos  Visitas y Juntas  Médico Complementario Al liquidar cada uno de los servicios anteriores la persona encargada deberá elaborar un borrador teniendo en cuenta el valor autorizado por el S.M.A. de acuerdo a la Resolución de topes vigente seguido del valor consumido, consignado así Valor Autorizado por el SENA: Valor Consumido por el Paciente: Valor Excedente Generado:

$___________________ $___________________ $____________________

Se revisará que todos los soportes coincidan con el valor total cobrado en la (s) factura (s) y se verificarán las tarifas pactadas con el proveedor de tal manera que no se paguen cifras superiores, lo cual implicaría devolución inmediata de la (s) factura (s). c) Cirugía Programada:  La intervención será programada y autorizada previamente a través de una orden de atención en donde se deberá identificar el tipo de intervención de acuerdo a los grupos establecidos por la resolución de topes. Para la liquidación se deberá tener en cuenta los siguientes conceptos:        

Sala de cirugía Honorarios Médicos Anestesiólogo Ayudantías Otros Servicios con Cirugía Consulta Preanestésica Visitas, Juntas Médicas Habitación

La persona encargada del trámite de cuentas, una vez identifique los servicios relacionados en la factura del proveedor, verificará las tarifas y efectuará un borrador de la liquidación que contenga la siguiente información:     

Número de la factura Codificación de los servicios según resolución de tarifas Valor autorizado SENA (Valor reconocido SENA) Valor consumido paciente (valor total gasto) Valor excedente (reintegro a cancelar por parte del funcionario)

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Se revisará que todos los soportes coincidan con el valor total cobrado en la factura (s) y se verificarán las tarifas pactadas con el proveedor de tal manera que no se paguen cifras superiores lo cual implicaría devolución inmediata a la (s) factura (s). Si la información está sistematizada, la persona encargada se basará en el número de cuenta de cobro dada anteriormente y verificará todos los datos (servicios autorizados y prestados), encadenará la cuenta (ingresa los valores consumidos o Gastos por este servicio), actualizará la cuenta y se preparará el reporte de reintegros pendientes por cancelar en caso que se genere un excedente. Si la información no se encuentra sistematizada la persona encargada datos en un kárdex donde consignará información mínima como:       

registrará los

Nombres y apellidos del trabajador Nombres y apellidos del beneficiario Número Carné Servicio Prestado Valor del Gasto Valor Reconocido Saldo Disponible

Cuando las órdenes de atención no tengan discriminado el grupo de intervención, el médico deberá ubicar estos procedimientos para que la persona encargada del trámite de cuentas las pueda liquidar. 6.2.2. Por Especialistas. La persona encargada revisará el tipo de atención que se ordenó, confrontará la factura con las órdenes de atención que anexa el profesional adscrito y verificará que tengan los valores autorizados por la resolución de tarifas vigente. Si la información está sistematizada, la persona encargada se basará en el número de orden de atención y verificará todos los datos (servicios autorizados y prestados), encadenará la cuenta (ingresa los valores consumidos o Gastos por este servicio), actualizará la cuenta y se preparará el reporte de reintegros pendientes por cancelar en caso que se genere un excedente. Si la información no se encuentra sistematizada la persona encargada datos en un kárdex donde consignará información mínima como:   

Nombres y apellidos del trabajador Nombres y apellidos del beneficiario Número Carné

registrará los

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   

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Servicio Prestado Valor del Gasto Valor Reconocido Saldo Disponible

6.2.3. Por Laboratorios y RX La persona encargada procede a revisar el tipo de atención que se ordenó y el cobro de cada servicio frente a las tarifas pactadas. La orden remitida llega al S.M.A abierta (sin valor) por la atención recibida, la persona encargada asignará un valor a la orden según la relación de la factura enviada, liquidará la cuenta manualmente consignando la siguiente información:    

Número de factura Nombre del Adscrito Valor de la factura Valor neto a pagar

Si la información está sistematizada, la persona encargada se basará en el número de cuenta de cobro dada anteriormente y verificará todos los datos (servicios autorizados y prestados), encadenará la cuenta (ingresa los valores consumidos o Gastos por este servicio), actualizará la cuenta y se preparará el reporte de reintegros pendientes por cancelar en caso que se genere un excedente. Si la información no se encuentra sistematizada la persona encargada datos en un kárdex donde consignará información mínima como:       

registrará los

Nombres y apellidos del trabajador Nombres y apellidos del beneficiario Número Carné Servicio Prestado Valor del Gasto Valor Reconocido Saldo Disponible

En caso de que se generen excedentes, se ubicará al funcionario. 6.2.4 Por Suministro de Elementos. Lentes y monturas  La persona encargada revisará el tipo de atención que se ordeno y el cobro de cada servicio frente a las tarifas pactadas.

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 La orden remitida llega a Cuentas de Cobro por el suministro entregado con los valores establecidos en la Resolución, y estos valores se actualizarán.  La persona encargada liquida manualmente, asignando el código de cada servicio de acuerdo a la clasificación dada en la Resolución de topes, colocando la siguiente información:    

Número de factura Nombre del Adscrito Valor de la factura Valor neto a pagar

 Si la información está sistematizada, la persona encargada se basará en el número de cuenta de cobro dada anteriormente y verificará todos los datos (servicios autorizados y prestados), encadenará la cuenta (ingresa los valores consumidos o gastos por este servicio) actualizará la cuenta y se preparará el reporte de reintegros pendientes por cancelar en caso que se genere un excedente.  Si la información no se encuentra sistematizada la persona encargada registrará los datos en un kárdex. Se registrará la cuenta en un libro con un número consecutivo y se liquidará la cuenta

Aparatos ortopédicos  La persona encargada procederá a revisar el tipo de atención que se ordeno y el cobro de cada servicio frente a las tarifas pactadas.  La orden remitida llega al S.M.A abierta (sin valor) por la atención recibida, la persona encargada asigna un valor a la orden teniendo como base los montos establecidos.  La persona encargada liquidará manualmente, asignando el código de cada servicio de acuerdo a la clasificación dada en la Resolución de topes consignando la siguiente información:  Número de Cuenta  Nombre del Adscrito  Valor de la Factura  Valor neto a pagar  Si la información está sistematizada, la persona encargada se basará en el número de cuenta de cobro dado anteriormente y verificará todos los datos (servicios autorizados y prestados), encadenará la cuenta (ingresa los valores consumidos o gastos por este

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servicio) actualizará la cuenta y se preparará el reporte de reintegros pendientes por cancelar en caso que se genere un excedente.  Si la información no se encuentra sistematizada la persona encargada registrará los datos en un kárdex donde consignará información mínima como:       

Nombres y apellidos del trabajador Nombres y apellidos del beneficiario Número Carné Servicio Prestado Valor del Gasto Valor Reconocido Saldo Disponible

6.2.5 Droguerías  La persona encargada revisará que los valores, presentación y gramaje consignados en cada fórmula coincidan con el valor registrado en la factura. Asimismo deberá verificar que los medicamentos despachados sean los formulados por los médicos/odontólogos del Sena.  En caso de encontrar inconsistencias las facturas se deberán devolver al proveedor para que excluyan los soportes que tienen problemas y se pueda cancelar lo demás.  Revisará que en la relación enviada por el adscrito aparezca el nombre del beneficiario y el valor total de la factura, suma los valores tanto de la relación como de las fórmulas y debe coincidir con el total cobrado por el adscrito.  Igualmente se requerirá llevar una relación de todas las fórmulas autorizadas y pagadas con el fin de poder identificar la formulación dada por especialidad, costos, concentración, presentación.  En forma simultánea se elaborará manualmente un borrador de la cuenta de cobro a liquidar, en el que se registra la siguiente información:    

Número de cuenta Nombre del Adscrito Valor de la factura Valor neto a pagar

Si la información está sistematizada, la persona encargada se basará en el número de cuenta de cobro dado anteriormente y verificará todos los datos (servicios autorizados y

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prestados), encadenará la cuenta (ingresa los valores consumidos o gastos por este servicio) actualizará la cuenta y se preparará el reporte de reintegros pendientes por cancelar en caso que se genere un excedente. Si la información no se encuentra sistematizada la persona encargada datos en un kardex donde consignará información mínima como:       

registrará los

Nombres y apellidos del trabajador Nombres y apellidos del beneficiario Número Carné Servicio Prestado Valor del Gasto Valor Reconocido Saldo Disponible

6.3. ¿CÓMO SE DETERMINAN LAS CUANTÍAS QUE SUPEREN LOS TOPES ESTABLECIDOS ? Cuando las cuantías superen los topes establecidos por servicios prestados a beneficios para ser cancelados por los funcionarios o pensionados, la persona encargada ubicará las cuentas que presentan excedentes e identificará el nombre del funcionario para anexar a cada cuenta las cartas de reintegro dirigidas a cada uno de ellos o los memorandos para las regionales o centros. La persona encargada de Cuentas de Cobro procederá a efectuar el cobro a cada funcionario o pensionado teniendo como referencia la siguiente información: Persona crónica o de tratamiento especial: 

Se establece un tratamiento por un valor de acuerdo a lo señalado en la resolución de tarifas.



En caso que el beneficiario exceda el monto, el S.M.A seguirá prestando la atención requerida (previa comunicación del funcionario o pensionado donde solicite ampliación del cupo y certificado del médico), ubicará los excedentes presentados y sobre estos se cobrará el 5% o el 10% del valor dependiendo del Salario Mínimo Legal.



Si el funcionario gana hasta cuatro (4) salarios Mínimos Legales se liquidará el 5% del excedente, si su salario es mayor de cuatro (4) salarios mínimos se liquidará el 10% del excedente.

Persona no crónica:

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 

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Se establece un tope de tratamiento según resolución de tarifas vigente. En caso que el beneficiario exceda el monto, el S.M.A le brindará atención dentro de sus instalaciones. Si se presentan excedentes, se le cobrará el pago en su totalidad.

Una vez determina los excedentes la persona encargada clasificará los reintegros dentro de las siguientes categorías: 6.3.1. Reintegros por Servicios Prestados a los Familiares de Funcionarios que Laboran en la Regional o Centro. Si la información está sistematizada preparará el reporte de reintegros que servirán como carta de reintegro solicitud que deberá contener la siguiente información:           

Fecha Nombre del funcionario, beneficiario, dependencia y número de cédula Número de orden Monto total del cobro Porcentaje autorizado por el SENA Valor a Reintegrar Fecha límite de pago Firma del ordenador del gasto o quien este delegue Número de Cuenta Nombre del Adscrito Concepto de Reintegro

Si no cuenta con la aplicación sistematiza, deberá registrar manualmente la siguiente información:       

Número consecutivo de la factura (s) liquidada (s) Entidad o Adscrito que prestó el servicio Concepto del reintegro (servicio prestado) Tipo de tratamiento (Enfermedad común/enfermedad crónica) Diferencia a pagar (Excedente y/o Reintegro) Porcentaje aplicado de reconocimiento adicional (95%- 90%) Valor real a reintegrar aplicado 5% o 10% al Excedente.

La persona encargada elaborará la carta de reintegro en original y cinco (5) copias. El funcionario o pensionado tendrá dos alternativas para cancelar: 

Pago diferido a través de libranzas: Deberá acercarse al S.M.A para reclamar formato de libranza y con la liquidación de los descuentos que nómina efectúa tomando como parámetros de tiempo para empleados públicos se diferirá la deuda

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hasta 12 meses y para trabajadores oficiales se diferirá la deuda hasta 36 meses y de cuota mínima mensuales del 5% del salario devengado por el funcionario previo análisis de capacidad de pago. El funcionario procederá a diligenciar el formato preestablecido, el cual entregará en el S.M.A, quien se encarga con comunicación de remitirlo a personal para efectuar las deducciones respectivas. 

Pago en efectivo: El funcionario o pensionado deberá acercarse a la Tesorería del Sena y solicitar un recibo de consignación del Banco autorizado para efectuar el pago y posteriormente llevar al S.M.A copia del recibo de consignación correspodiente.

La persona encargada de Cuentas procede a descargar de la aplicación los saldos cancelados o en su defecto llevará registros manuales donde relaciona el pago de dichos excedentes. Las copias de las libranzas y recibos de caja son archivados en el S.M.A como reintegros cancelados anexando la carta de notificación. 6.3.2 Reintegros por servicios prestados a beneficiarios familiares de funcionarios que laboran en otra Regional o Centro La persona encargada elaborará un memorando dirigido al Director Regional que contenga los siguientes datos:         

Nombre del funcionario o pensionado Nombre del beneficiario Número de resolución Nombre del adscrito Servicio prestado Valor total de la cuenta Valor reconocido Valor a reintegrar Firma del ordenador del gasto o quien este delegue

La persona encargada recibirá de la Oficina de Contabilidad copia de la nota de enlace que es enviada a la Regional, y se actualizara la información de las notas de enlace en la aplicación del Servicio Médico Asistencial, con el fin de realizar un saneamiento contable.

6.3.3. Diferentes a la sede de trabajo del funcionario afiliado. El S.M.A. recibirá memorando de la Regional que atendió al beneficiario del funcionario que labora en la regional.

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Asimismo recibirá nota de cuenta interna débito de la Regional que cobra. Contabilidad enviará comunicación al Servicio Médico Asistencial para que proceda a elaborar el reintegro.

6.4 ¿CÓMO ES EL TRAMITE DE PAGO A LA RED DE ADSCRITOS? 6.4.1. Organización de la Cuenta La persona encargada del trámite de Cuentas de Cobro organizará las cuentas de la siguiente manera: ¿Se Genera Excedente a un funcionario de la misma Regional o Centro?. 

Para el Area Financiera:

  

Para el S.M.A Para Tesorería: Para Funcionario:

Original de la factura, soportes, órdenes de atención. Dos (2) copias del reintegro si lo hay Copia de la factura, una copia del Excedente Copia del Excedente Original del Excedente

¿Se Genera Excedente a un funcionario de otra regional? 

Para el Archivo:



Para el Area Financiera:



Para el S.M.A.:



Para la Regional:

Copia del memorando de excedente ya radicado dirigido al funcionario de la regional. Original de la factura y soportes, una copia del memorando Copia de la factura, Dos copias del memorando (Una adjunta a la Factura Una para el archivo de reintegros pendientes) Original del memorando enviado por archivo

¿No genera Excedente?  

Para el Area Financiera: Para el S.M.A:

Original de la factura y soportes Copia de la factura

6.4.2 Tramite de la Relación de Facturas por Servicios Prestados La persona encargada deberá elaborar una relación de cuentas por servicios prestados donde se deberá relacionar la siguiente información:

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         

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Nombre del Adscrito NIT o Cédula del adscrito Número de la Factura Valor total del servicio IVA Total Facturado Contribución 4/1000 Total Afectación Presupuestal Saldo CDP Valor Neto

Se descargará el valor de la misma del certificado de disponibilidad entregado por el área Financiera, se elaborará un borrador de memorando a través del cual se tramitan las cuentas en el área Administrativa y Financiera. El Cuadro de relación de cuentas, memorando, cuentas, cartas de reintegro, se pasarán a la persona encargada de coordinar los procesos del Servicio Médico Asistencial o quien haga sus veces quien verificará y dará su visto bueno:    

Saldo disponible del Certificado de Disponibilidad Presupuestal Elaboración de la cuenta Valor del documento Cartas de Reintegro o Memorandos

Elaborara en limpio el memorando y Cuadro de Relación de Cuentas llevándolo junto a las cuentas, cartas de reintegro para la firma del jefe del área. Radicará en Administración de documentos los memorandos y cuadro de relación de cuentas, dándole así un número de radicación. 6.4.3 Entrega de las Facturas al área Financiera La persona encargada llevará las cuentas junto a todos sus soportes al área Administrativa y Financiera. El área Administrativa y Financiera radicará las cuentas dándole un número y fecha y se anotará en la copia del memorando enviado. La persona encargada en cuentas de cobro archivará la copia del memorando y cuadro de relación de cuentas a través de los cuales se entregan las cuentas al área Administrativa y Financiera.

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6.5 ¿CÓMO SE TRAMITA UN REEMBOLSO?

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Se reconocerán cuando las cuantías sean superiores al 5% del salario mínimo legal vigente, siempre y cuando correspondan a servicios prestados en caso de Urgencias debidamente certificadas por los especialistas o en su defecto de la entidad hospitalaria. El plazo máximo para presentar la solicitud de reembolso es de treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de cancelación. El funcionario debe presentar la solicitud en original y dos (2) copias de la comunicación y facturas. El funcionario o pensionado se acercará a la oficina de cuentas de cobro y presentara una comunicación escrita adjunta a los soportes (facturas, resumen médico), comunicación ya radicada en archivo, donde solicitará al Servicio Médico Asistencial la devolución del dinero desembolsado por la prestación de un servicio. La persona encargada deberá verificar los documentos e información consignada en ellos teniendo en cuenta que solo se reconocerá la devolución del dinero teniendo en cuenta los siguientes aspectos:    



Únicamente se autorizarán cuando las cuantías sean superiores al 5% del Salario Mínimo legal vigente. La solicitud deberá estar autorizada con visto bueno del Médico u Odontólogo asesor Solamente se reconocerá en casos de urgencias certificadas por los especialistas o en su defecto por entidad hospitalaria. Se reconocerá cuando el servicio prestado no sea suministrado o no haga parte del portafolio de servicios de las entidades adscritas al Servicio Médico Asistencial y sea de vital importancia para el paciente recibirlo por parte de una que no se encuentre afiliada. Toda solicitud deberá ser legalizada dentro de los 30 días siguientes a la fecha de presentarse la Urgencia.

El funcionario o pensionado se acercará a la oficina de cuentas de cobro y presentara una comunicación escrita adjunta a los soportes (facturas, resumen médico), comunicación ya radicada en archivo, donde solicitará al Servicio Médico Asistencial la devolución del dinero desembolsado por la prestación de un servicio (Ver Anexo L-F10-015/04-05, Solicitud Reembolso). La persona encargada deberá verificar los documentos e información consignada en ellos teniendo en cuenta que solo se reconocerá la devolución del dinero teniendo en cuenta los siguientes aspectos:  

Únicamente se autorizarán cuando las cuantías sean superiores al 5% del Salario Mínimo legal vigente. La solicitud deberá estar autorizada con visto bueno del Médico u Odontólogo del Sena

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  

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Solamente se reconocerá en casos de urgencias certificadas por los especialistas o en su defecto por entidad hospitalaria. Se reconocerá cuando el servicio prestado no sea suministrado o no haga parte del portafolio de servicios de las entidades adscritas al S.M.A. y sea de vital importancia para el paciente recibirlo por parte de una que no se encuentre afiliada. Toda solicitud deberá ser legalizada dentro de los 30 días siguientes a la fecha de presentarse la Urgencia

6.5.1 Aprobar Solicitud 

La persona encargada de coordinar los procesos del S.M.A entregará la comunicación, original de la factura y el resumen clínico al médico u odontólogo del Sena para su correspondiente visto bueno.



El médico u odontólogo del Sena analizará clínica y administrativamente cada caso y dará su aprobación entregando a la persona encargada de coordinar los procesos del S.M.A

6.5.2. Liquidar Reembolso La persona encargada de cuentas de cobro, recibe la documentación y soportes y procederá a verificar las tarifas y liquidar teniendo en cuenta los siguientes casos así: 

Hospitalización: La persona encargada analiza el concepto o procedimiento por el cual es solicitado el reembolso, le cubre el valor en su totalidad frente a la tarifa sena, le reconoce el 90% o 95% de acuerdo al salario, dando el así el valor total del reintegro en caso de hospitalización.



Tratamiento Ambulatorio:

En Medicina En caso de tratarse de un beneficiario con tratamiento normal: Se observan los cupos (presupuesto asignado por el S.M.A. a cada beneficiario anualmente), si el beneficiario tiene cupo se le reconocerá el 100%, si no tiene cupo no se le reconocerá nada. En caso de tratarse de un beneficiario con tratamiento especial, si tiene cupo se le reconocerá el 100%, si no tiene cupo se le reconocerá el 90% o 95% de acuerdo al salario devengado por el funcionario. En Odontología Se deberá analizar los cupos de tratamiento del beneficiario, si tiene cupo se le reconocerá el reembolso de acuerdo con las tarifas establecidas por el SENA.

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

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Otros Reconocimientos

Urgencias- Geriatría, Cáncer, Sida, Enfermedad Mental: Si es una urgencia se analizan los servicios, se confrontan las tarifas y se reconoce el tope establecido según resolución vigente, más el 90 o 95% de lo que excede de acuerdo con el salario devengado por el funcionario. Marcapasos para el Corazón, Aparatos Ortopédicos, Prótesis, Válvulas para el Corazón: Se reconoce el 90 o 95% de lo cancelado por el funcionario. Lentes Intraoculares: Se reconoce la suma máxima (100%) establecida en la resolución de topes en caso de operación de cataratas. 6.5.3. Elaborar la Orden de Atención La persona encargada elaborará la orden de atención, en caso de que se maneje la aplicación se llenará la forma de reembolso y se llenarán los datos exigidos por esta como número de carne, código del beneficiario, códigos de concepto a reembolsar, valor autorizado, valor consumido, valor reconocido, nombre del especialista, entidad, dirección. Si la información está sistematizada, la persona encargada se basará en el número de orden de atención y verificará todos los datos (servicios autorizados y prestados), encadenará la cuenta (ingresa los valores consumidos o Gastos por este servicio) y la aplicación arrojará el valor reconocido por el S.M.A según Resolución de Topes teniendo en cuenta el salario básico trabajador y el saldo disponible a cada funcionario, arrojando un número de cuenta de cobro, la cual se anotará en cada factura. 6.5.4. Elaborar Cuadro de Relación de Servicios Prestados Se digita y actualiza la información en el cuadro de relación de cuentas de servicios prestados donde se deberá describir la siguiente información:        

Nombre del funcionario o pensionado No de la comunicación Valor del servicio Total facturado Contribución 4/1000 Total afectación presupuestal Saldo CDP Valor neto excedente

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6.5.5. Aprobación Cuadro Relación de Servicios Prestados. La persona encargada de coordinar los procesos del S.M.A analiza el cuadro elaborado, verificando que los datos consignados en esta sean los correctos y estén respaldados por la información y soportes necesarios. Si la información relacionada y los soportes son correctos la persona encargada de coordinar los procesos del S.M.A procederá a dar visto bueno. 6.5.6. Entregar Cuadro de Relación La persona encargada elaborará memorando (Donde se solicitan los reembolso con el anexo de la relación) y lo entregará para firma y visto bueno de la persona competente. 6.5.7.Entregar Cuadro de Relación al Area Financiera Se recibe el memorando y el cuadro ya aprobado y firmado, se radica en Administración de Documentos y se entrega al área Financiera para su correspondiente trámite.

6.6. ¿CÓMO SE TRAMITA LA LEGALIZACION DE EXCEDENTES ? 6.6.1. Legalizar los recibos de caja causados por las cuantías generadas. 

Una vez el funcionario o pensionado ha desembolsado el dinero por reintegrar al área financiera a través de cualquiera de los dos medios (libranza o efectivo), la persona encargada deberá recibir copia del recibo de caja expedido por el área financiera al funcionario o pensionado al cancelar el excedente.



La persona encargada de cuentas de cobro firmará y sellará la copia del recibo de consignación expedido por el respectivo Banco al funcionario o pensionado.



La persona encargada sacará copia del reintegro pendiente por cancelar e ingresará a la aplicación (en caso de tener la información sistematizada) los datos consignados en el recibo de caja como: Fecha Cédula de Ciudadanía del funcionario Código del Beneficiario Valor Reintegrado



En caso de no tener sistematizada la aplicación se registrarán los datos anteriores en un kárdex.

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

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Se organizará copia del reintegro y recibo de caja en el archivador.

7. ADSCRIPCION DE ENTIDADES Y PROFESIONALES

7.1 ¿CÓMO SE REALIZA LA ADSCRIPCIÓN DE PROFESIONALES Y ENTIDADES? 7.1.1 SELECCIÓN Los profesionales y entidades interesadas en el grupo de adscritos del S.M.A. deberán ofrecer sus servicios a través de una carta de presentación adjuntando la siguiente información:    

Servicios que ofrece. Manifestar que se acoge a las tarifas que tenga el SENA previstas para dichos servicios o en su defecto anexar las tarifas que tienen vigentes. Dirección y horario de atención. Firma del solicitante con número de cédula.

En caso de ser una persona jurídica, deberá relacionar el personal médico que atiende en dicha entidad y la licencia de funcionamiento expedida por la Secretaría de Salud. En caso de tener ofertas especiales (descuentos) para la entidad deberán relacionarlas en dicha comunicación. En caso de personas naturales la comunicación deberá estar respaldada por la siguiente documentación:    

Hoja de vida. Tarjeta profesional. Cédula de ciudadanía. Diplomas y certificaciones

(Ver Anexo M – Comunicación de Aprobación a Seleccionados). 7.1.1.1 Citación del Nuevo Adscrito. El servidor público responsable de coordinar los procesos del Servicio Médico Asistencial entrevistará al profesional o entidad admitido dándole a conocer las condiciones de la adscripción y elaborará la respectiva carta de adscripción para la correspondiente firma de

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las dos partes (Sena y Adscrito) y suscripción de la póliza de cumplimiento por parte del adscrito. La persona encargada organizará los documentos presentados por cada nuevo adscrito en una carpeta en orden alfabético ordenado así:       

Rótulo con nombres del adscrito y el año de vinculación. Carta de presentación y propuesta de servicios. Hoja de Vida. Fotocopia de la cédula de ciudadanía. Fotocopia de diplomas. Fotocopia de tarjeta profesional. Carta de adscripción y póliza de cumplimiento

8. REFERENCIAS DOCUMENTALES

RAMÍREZ Victoria y TORRES Flor María. Manual de Procesos y Procedimientos del Servicio Médico Asistencial. Bogotá: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, 2002.

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ANEXO A Certificado de Afiliación al Servicio Médico Asistencial

Fecha: Julio de 2005 Versión: 1 Página 52 de 70

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Actualización de Información Juramentada.

Fecha: Julio de 2005 Versión: 1 Página 53 de 70

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ACTUALIZACIÓN INFORMACIÓN JURAMENTADA Servicio Médico Asistencial

Fecha: Julio de 2005 Versión: 1 Página 54 de 70

Fecha de elaboración:

Versión: 1 Página 2 de _2__

3.       Hijos Beneficiarios en el Servicio Médico Asistencial Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________ Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________ Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________ Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________ Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________ Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________ Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________ Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________ Nombre_________________________FechaNac__________ Identificación____________ Se encuentra actualmente amparado por alguna Entidad Promotora de Salud: Si_______ No_______ Cual______________

4.       Hermanos Beneficiarios en el Servicio Médico Asistencial Nombre________________________________FechaNac__________ Identificación____________ Nombre________________________________FechaNac__________ Identificación____________ Nombre________________________________FechaNac__________ Identificación____________ Nombre________________________________FechaNac__________ Identificación____________ Se encuentra actualmente amparado por alguna Entidad Promotora de Salud: Si_______ No_______ Cual______________

FIRMA _____________________________ CC________________________________ NOMBRE ___________________________ CARGO____________________________ DEPENDENCIA_______________________ Ley 734 de 2002(Código Disciplinario Único) Artículo 35. “Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido: 12. Proporcionar dato inexacto o presentar documentos ideológicamente falsos u omitir información que tenga incidencia en su vinculación o permanencia en el cargo o en la carrera, o en las promociones o ascensos o para justificar una situación administrativa”. Artículo 286. El servidor público que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de cuatro(4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a díez (10) años. F11-002/07-05

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Fecha: Julio de 2005 Versión: 1 Página 55 de 70

Bogotá.____________________________ ACTUALIZACIÓN INFORMACIÓN JURAMENTADA USO EXCLUSIVO- FUNCIONARIOS QUE TIENEN COMO BENEFICIARIOS EN EL SERVICIO MEDICO ASISTENCIAL A SU CONYUGE O COMPAÑERO PERMANENTE

Yo___________________________________,identificado(a) con la cédula de ciudadanía No._________________ de ___________________, teniendo pleno conocimiento de las disposiciones disciplinarias y penales establecidas en el artículo 35 numeral 12 de la ley 734 de 2.002 (Código Disciplinario Único), en concordancia con el artículo 286 del código penal, manifiesto: Que convivo permanentemente con mi cónyuge-compañero(a) permanente:________________________________________________, identificado con la cédula de ciudadanía No ____________________quien se encuentra afiliado (a) como beneficiario (a) del Servicio Médico Asistencial. Expreso que mi cónyuge-compañero (a) permanente:__________________________, actualmente no desempeña ninguna actividad productiva que le dé derecho a afiliación a alguna Entidad Asistencial. Lo anterior, en virtud de lo establecido en el parágrafo 1º del Artículo 24 del Acuerdo 30 de 1988 el cual dispone: “entiéndese por cónyuge, compañero permanente (a) la persona que vive permanentemente con el empleado, ya sea en virtud de unión libre o de matrimonio civil o eclesiástico…. “, y el parágrafo 1º del Artículo 26 del mismo acuerdo “Los cónyuges (el o la) son beneficiarios del Servicio Médico Asistencial cuando no desempeñen ningún tipo de trabajo que les dé derecho a la afiliación a alguna Entidad Asistencial…”

NOMBRE___________________________________________ DEPENDENCIA______________________________________ FIRMA_____________________________________________ CC No_____________________________________________ Ley 734 de 2002(Código Disciplinario Único) Artículo 35. “Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido: 12. Proporcionar dato inexacto o presentar documentos ideológicamente falsos u omitir información que tenga incidencia en su vinculación o permanencia en el cargo o en la carrera, o en las promociones o ascensos o para justificar una situación administrativa”. Artículo 286. El servidor público que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de cuatro(4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a díez (10) años.

Fecha: Julio de 2005

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Versión: 1 Página 56 de 70

ANEXO B Planilla para el Control de Citas Médicas u Odontológicas y Atención a Beneficiarios del Servicio Médico Asistencial Fecha de elaboración:

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PLANILLA PARA EL CONTROL DE CITAS MÉDICAS U ODONTOLÓGICAS Y ATENCIÓN A BENEFICIARIOS DEL SERVICIO MÉDICO ASISTENCIAL

Versión: 01 Página 1 de _1__

TIPO DE CONSULTA:

Medicina General

Odontología

NOMBRE DEL MÉDICO U ODONTÓLOGO:

No.

HORA

1

08:00 a.m.

2

08:15 a.m.

3

08:30 a.m.

4

08:45 a.m.

5

09:00 a.m.

6

09:15 a.m.

7

09:30 a.m.

8

09:45 a.m.

9

10:00 a.m.

10

10:15 a.m.

11

10:30 a.m.

12

10:45 a.m.

13

URGENCIA

1

01:00 p.m.

2

01:15 p.m.

3

01:30 p.m.

4

01:45 p.m.

5

02:00 p.m.

6

02:15 p.m.

7

02:30 p.m.

8

02:45 p.m.

9

03:00 p.m.

10

03:15 p.m.

11

03:30 p.m.

12

03:45 p.m.

13

URGENCIA

NOMBRE DEL PACIENTE

Firma del Médico u Odontólogo Adscrito:

REGIONAL

TIPO DE SERVICIO TELÉFONO Primera Control Consulta

DIAGNÓTICO

FIRMA DEL PACIENTE

Vo.Bo. Médico u Odontólogo: F11-003/07-05

Fecha: Julio de 2005

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Versión: 1 Página 57 de 70

ANEXO C Historia Clínica General u Odontológica Fecha de elaboración:

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HISTORIA CLÍNICA GENERAL Servicio Médico Asistencial

Sistema de Gestión de la Calidad

Versión: 01 Página 1 de _2__

NUMERO REGIONAL

1er. APELLIDO

2do. APELLIDO O DE CASADA

M

P

F

A SEXO

Sol.

Cas.

EMBARAZOS

EDAD

Viu.

NOMBRE (S)

No. CARNE

FECHA

OCUPACIÓN

DIRECCIÓN RESIDENCIA

TELEFONO

U.L.

ESTADO CIVIL

CAUSA DE CONSULTA:

ANTECEDENTES PERSONALES GENERALES:

PROCEDENCIA:

LUGAR DE NACIMIENTO:

FECHA:

HABITOS ALIMENTICIOS: MENARQUIA:

CICLOS:

FUR:

TOXICOS:

PSICOSOCIALES:

PATOLÓGICOS:

FAMILIARES:

EXAMEN FÍSICO

B PESO

TALLA

PULSO

P.ART.

FR.CARD.

RESP/MIN.

ASP.FISICO

SISTEMICO DIGESTIVO

CABEZA

SISTEMA LINFÁTICO

RENAL

CUELLO

OSTEO ARTICULAR

GENITAL

TORAX

NERVIOSO

ENDOCRINO

ABDOMEN

RESPIRATORIO HALLAZGOS:

TEMPERATURA

TOPOGRÁFICO

PIEL FANERAS

CIRCULATORIO

COND.GENERALES

R

ORGANOS DE LOS SENTIDOS

OJOS OIDOS PSIQUISMO

NARIZ

GENITALES

GARGANTA MIEMBROS COL. VERTEBRAL

F11-004/07-05

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Fecha: Julio de 2005 Versión: 1 Página 58 de 70

Fecha: Julio de 2005

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Versión: 1 Página 59 de 70

ANEXO D HISTORIA CLINICA REMISIÓN A ESPECIALISTA Fecha de elaboración:

Servicio Nacional de Apredizaje SENA

HISTORIA CLÍNICA REMISIÓN A ESPECIALISTAS Servicio Médico Asistencial

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Versión: 01 Página 1 de _1__

NUMERO REGIONAL Pariente T.O. Cónyuge

Hijos

Padre

Hermano

E.P. P.

EDAD

CARNE No.

SEXO M

Familiar de

F

Fecha ___________________________ de____________ RESUMEN CLINICO

Examen Especialista

Diantóstico

Tratamiento

Recomendaciones

Fecha

DIA

MES

AÑO

Firma y Registro Médico

F11-006/07-05

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Fecha: Julio de 2005 Versión: 1 Página 60 de 70

Fecha: Julio de 2005

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Versión: 1 Página 61 de 70

ANEXO E Orden de Atención Fecha de elaboración:

Servicio Nacional de Apredizaje SENA

ORDEN DE ATENCIÓN Servicio Médico Asistencial

Sistema de Gestión de la Calidad

Versión: 01 Página 1 de _1__

Regional

Carné No.

Día

Mes

Nombre

R/

F11-008/0705

Año

Fecha: Julio de 2005

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Versión: 1 Página 62 de 70

ANEXO F Remisión a Laboratorio Fecha de elaboración: Servicio Nacional de Apredizaje SENA

ORDEN DE ATENCIÓN Servicio Médico Asistencial

Sistema de Gestión de la Calidad

Versión: 01 Página 1 de _1__

Regional

Carné No.

Día

Mes

Año

CANTIDAD

Vr.UNITARIO

Vr.TOTAL

Nombre

R/.

TOTAL Firma y Sello del Médico

Recibí C.C.

F11-009/07-05

Fecha: Julio de 2005

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Versión: 1 Página 63 de 70

ANEXO G Hoja de Seguimiento Fecha de elaboración:

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HOJA DE SEGUIMIENTO Servicio Médico Asistencial

Versión: 01 Página 1 de _1__

Regional

Día

Mes

Año

HISTORIA CLÍNICA GENERAL FECHA

F11-010/07-05

Fecha: Julio de 2005

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Versión: 1 Página 64 de 70

ANEXO H Recomendaciones Tratamiento Ortodoncia Fecha de elaboración:

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RECOMENDACIONES TRATAMIENTO ORTODONCIA Servicio Médico Asistencial

Versión: 1 Página 1 de _2__

Regional

Día

Mes

Año

Yo ___________________________________________________________________Funcionario (a) del SENA Dirección General, certifico que acepto el Tratamiento de ortodoncia correctiva del cual he Instruido (a) ampliamente por el Odontólogo (a) Asesor (a) del Servicio Médico Asistencial y el especialista adscrito Doctor (a) ___________________________________________ sobre las características del tratamiento a que va a ser sometido mi hijo (a) _____________________________________________________ beneficiario del Servicio Médico. Para llevar a cabo un buen tratamiento, se requiere de nuestra colaboración evitando todas aquellas situaciones que puedan ocasionar daño a los aparatos utilizados en la cavidad bucal (Brackets, bandas, activadores, elásticos, etc.) y cumpliendo estrictamente las instrucciones de higiene oral y citas de control. En caso de no seguir las instrucciones ya recibidas y se ocasionen daños en los aparatos Ortodónticos de mi hijo (a) asumiremos los costos que se generen por reposición de: Brackets cada uno $ _________________________ Banda cada uno $ _________________________ Cuando mi hijo (a) no se excuse a tiempo (24 horas de anticipación) y no cumpla una Cita de control, pagaré directamente al Ortodoncista el equivalente al precio de un Control $ _____________. El Ortodoncista deberá darme un recibo por cada pago en efectivo que le realice en donde discrimine fecha y concepto por el cual se generó el pago. RECUERDE: Las normas del Servicio Médico contemplan sanciones en caso de mal uso (acuerdo 24/78). "La correcta utilización del servicio médico es de beneficio o interés general, tanto para el grupo familiar y entidades asistenciales adscritas como para el SENA. En consecuencia constituye falta grave lainadecuada utilización lo cual podrá ser sancionado conforme a lo previsto en los reglamentos de la entidad. FIRMA DEL FUNCIONARIO :

_______________________________

FIRMA DEL PACIENTE:

_______________________________

Vo.Bo. ODONTÓLOGO (A) ASESOR (A): _______________________________ F11-011/07-05

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RECOMENDACIONES TRATAMIENTO ORTODONCIA Servicio Médico Asistencial

Fecha: Julio de 2005 Versión: 1 Página 65 de 70

Fecha de elaboración:

Versión: 1 Página 2 de _2__

OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES (Por favor léalo cuidadosamente).

1. EL ORTODONCISTA - Debe cumplir con los objetivos propuestos en el plan de tratamiento. 2. LOS PADRES - Deben supervisar las reglas del tratamiento. - Recordar las citas y ayudar al cumplimiento. - Responsabilizarse por los aparatos rotos, la falta de colaboración y la Higiene Oral. 3. EL PACIENTE -

Debe cumplir las citas acordadas. Cuidar los aparatos y no jugar con ellos. Cooperar con los elementos adicionales al tratamiento, (uso de eláticos). Controlar el dolor, con dieta suave y analgésticos de su elección. Debe visitar regularmente al odontólogo para una profiliaxis y control; ya que los aparatos y alambres acumulan más cantidad de placa bacteriana. Evite comer dulces entre comidas, salvo que pueda cepillar inmediatamente. Evite comer dulces pegajosos, masticar hielo, maiz pira, chicle, chicharrones, patacones, manzana, coco o alimentos duros. Se debe informar al Consultorio si los aparatos se aflojan, se pierde o se rompen; con el fin de programar mejor sus citas. La reparación o reposición tendrán un costo adicional que será cargado a su cuenta por lo tanto tenga cuidado.

DE SU COLABORACIÓN DEPENDE SU SONRISA. GRACIAS.

__________________________________________ Firma del Paciente _

_______________________________________________ Firma del Padre. F11-011/07-05

Fecha: Julio de 2005

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ANEXO I Registro Mensual de Cuentas Recepcionadas. Fecha de elaboración:

Servicio Nacional de Apredizaje SENA

REGISTRO MENSUAL DE CUENTAS PARA PAGO Servicio Médico Asistencial

Sistema de Gestión de la Calidad

Versión: 1 Página 1 de _1__ Valor CDP:

NIT o CEDULA

ADSCRITO

No. FACTURA

VALOR

IVA

TOTAL FACTURADO

Contribución 4/1000

TOTAL AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

SALDO C.D.P

OP

FECHA

RELACION 1/2005 CDP 218 $0 $0

$0 $0

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$1

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$0

$0

$1

RELACION 2/2005 CDP 218

RELACION 3/2005 CDP 218

RELACION 4/2005 CDP 218

RELACION 5/2005 CDP 218

RELACION 6/2005 CDP 218

RELACION 7/2005 CDP 218

F11-012/07-05

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Fecha: Julio de 2005 Versión: 1 Página 67 de 70

ANEXO J Solicitud Duplicado de Carné de Afiliación al Servicio Médico Asistencial

Fecha: Julio de 2005

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ANEXO K

Cuadro Relación de Cuentas. Servicio Nacional de Apredizaje SENA

Fecha de elaboración:

RELACIÓN DE CUENTAS

Versión: 1

Sistema de Gestión de la Calidad

Servicio Médico Asistencial Regional

No.

ADSCRITO

Página 1 de _1__ Día

Mes

Año

FACTURA

VALOR

No. Ordenes

CLINICAS Y HOSPITALES

TOTAL CLINICAS Y HOSPITALES

$0

0

$0

0

$0

0

$0

0

$0

0

$0

0

LABORATORIOS

TOTAL LABORATORIOS MEDICOS

TOTAL MEDICOS MEDICAMENTOS

TOTAL MEDICAMENTOS ODONTOLOGOS

TOTAL ODONTOLOGOS SUMINISTROS

TOTAL SUMINISTROS REEMBOLSOS

TOTAL REEMBOLSOS TOTAL CUENTAS PENDIENTES TRAMITE

$0 $0

0 F11-014/07-05

Fecha: Julio de 2005

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ANEXO L PAGO POR LIBRANZA Servicio Nacional de Apredizaje SENA Sistema de Gestión de la Calidad

LIBRANZA SERVICIO MÉDICO ASISTENCIAL

Fecha de elaboración:

Versión: 01 Página 1 de _1__

NUMERO SEÑORES TESORERÍA AUTORIZO EXPRESAMENTE AL "SENA" PARA DESCONTAR DE MI SALARIO LA SUMA DE: _____________________________________________________________$ _________________ Por los siguientes Servicios: Beneficiario

Concepto

Valor Reintegro

VALOR TOTAL LIBRANZA $ DE LA SIGUIENTE MANERA: Prima de Junio: Prima de Diciembre: Cuotas Mensuales: A partir del Mes de:

Valor $ Valor $ Valor $

En caso de efectuarse mi retiro de la Entidad, autorizo igualmente al SENA para descontar de mis prestaciones sociales el saldo que adeude por dicho préstamo. El SENA queda revestido de Personería Jurídica suficiente, para que con las más amplicas facultades tramite lo referente al reconomiento de mis prestaciones sociales y reciba el correspondiente pago.

Autorizo: FIRMA DEUDOR:

FIRMA CODEUDOR:

Nombre Deudor:

Nombre Codeudor:

C.C.No.

de

Dependencia:

C.C.No.

de

Dependencia:

Copia: Tesorería - Contabilidad - Servicio Médico - Funcionario

F11-011/07-05

Fecha: Julio de 2005

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Ciudad

Doctor(a) ______________________ Cargo SENA – Regional Ciudad

Asunto: Autorización pago de Excedentes

Respetada doctor(a) __________: Yo____________________________identificado

(a)

con

cédula

de

ciudadanía

No.___________________ de ________________, autorizo por el presente de manera voluntaria al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA para descontar de mis salarios y prestaciones, incluyendo la liquidación que de esos conceptos se haga a la fecha de mi retiro, los valores que adeude en cualquier tiempo por concepto de excedentes del Servicio Médico Asistencial prestado por el SENA a mis beneficiarios.

FIRMA___________________________ NOMBRE ________________________ CARGO __________________________ DEPENDENCIA ____________________

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Fecha: Julio de 2005 Versión: 1 Página 71 de 70

ANEXO M Comunicación Aprobación Seleccionados CódigoCiudad__________.,

Doctor Nombre y Apellidos Especialidad Dirección Ciudad Asunto: Adscripción Servicio Médico Asistencial

Apreciado Doctor _______: Me complace informarle que el pasado _____________, la Junta Administradora Nacional o Regional del Servicio Médico Asistencial, aprobó y autorizó su adscripción al Servicio Médico Asistencial del SENA - ____________ en la especialidad de ______________ Le solicito concertar una cita con el doctor _____________________, funcionario encargado de coordinar los procesos del Servicio Médico Asistencial, en (Dirección), teléfono ________________; para recibir inducción administrativa y dar así inicio a la prestación del servicio. Cordialmente,

___________________________ Director Regional