Instrumentos de Control de Gestión en el Presupuesto. Indicadores de Desempeño. Curso Internacional sobre Evaluación de la gestión y de programas públicos (Santiago de Chile; 1 al 12 de septiembre)

Parte IV. Relatora: Luna Israel L. Economista Septiembre 4, 2008

Temario • • • • •

Preguntas claves Gestión Financiera del Gobierno Central Presupuesto por Resultados Sistema de Control de Gestión. Metodología de Indicadores

INSTRUMENTOS DE CONTROL DE GESTION

Definiciones Estratégicas.Contribuye con información relevante para apoyar la formulación presupuestaria y facilita la formulación de

.

indicadores de desempeño pertinentes

Indicadores de Desempeño.

Contribuye con información de desempeño y permite introducir prácticas para mejorar la asignación presupuestaria.

Mapa Conceptual. Información de Desempeño

Metodologías: Basadas en FODA, Planificación Estratégica, Gestión por Procesos, Cuadro de Mando Integral (BSC), u otro

Definiciones Estratégicas OBJETIVO Recoger información estratégica de la institución que permita orientar su desempeño y la formulación, ejecución y evaluación del mismo, entre otros a través del proceso presupuestario.

Definiciones Estratégicas CONTENIDOS • • • •

Ley orgánica o decreto que rige la institución Misión (Visión) Objetivos Estratégicos (Lineamientos Estratégicos) Productos Estratégicos (Procesos de provisión de Bienes y/o Servicios) • Clientes/Usuarios/Beneficiarios (Ciudadanos)

Definiciones Estratégicas Misión. Es una declaración que define el propósito o la razón de ser de un servicio y permite orientar las acciones que realicen los funcionarios hacia el logro de un resultado esperado. Objetivos Estratégicos. En el contexto de la Administración Pública son la expresión de los diferentes resultados (logros o no logros) que se espera que los Ministerios y sus servicios alcancen en el mediano plazo (o plazo mayor a un año). Productos Estratégicos. Corresponden a los bienes y/o servicios que materializan la razón de ser de la misión institucional. Se generan con el objeto de responder a los objetivos estratégicos de la institución. Clientes / Usuarios / Beneficiarios. Corresponde a quienes reciben o utilizan los productos estratégicos que la institución genera bajo su responsabilidad

Definiciones Estratégicas Misión Una buena misión debe ser operacionalizada por la institución, esto es, ser comprehensiva en cuanto a identificar claramente los productos estratégicos y los clientes/usuarios/beneficiarios a los cuales se orientan dichas acciones.

Definiciones Estratégicas Misión Misión Institucional

¿QUÈ? ¿CÓMO?

¿A QUIEN?

Definiciones Estratégicas Objetivos Estratégicos

Los objetivos estratégicos deben

cumplir los siguientes requisitos:

i) Deben ser consistentes con la misión del servicio, ya sea por sus efectos o resultados esperados al interior de la organización (reestructuración, mejora en los procesos productivos, etc.) o por sus efectos o resultados esperados hacia sus clientes, usuarios o beneficiarios (mayor cobertura, calidad del servicio, entre otros). ii) Deben ser especificados en efectos o impactos deseados, susceptibles de revisar y evaluar. iii) Deben ser traducidos en tareas asignables a personas o equipos. iv) Deben ser factibles de realizar en plazos determinados y con los recursos disponibles. v) Deben ser posibles de traducir en objetivos específicos.

Definiciones Estratégicas

Productos Estratégicos (Bienes y/o Servicios) Corresponde a una definición agregada de las prestaciones o programas que el servicio ofrece como respuestas para atender a las necesidades de sus clientes, beneficiarios o usuarios. Los productos se deben generar bajo la responsabilidad de la institución, ya sea por producción directa o por subcontratación.

Definiciones Estratégicas

Clientes / Usuarios / Beneficiarios Corresponde a personas o instituciones externas al servicio. Reciben directamente los productos estratégicos provistos por la institución.

Indicadores de Desempeño

Es una herramienta que entrega información cuantitativa respecto al logro o resultado en la entrega de los productos (bienes y/o servicios) generados por la institución, pudiendo cubrir aspectos cuantitativos o cualitativos de este logro. Es una expresión que establece una relación entre dos o más variables, la que comparada con períodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar desempeño.

Indicadores de Desempeño

•Miden como evoluciona el desempeño de los principales productos de una institución pública a lo largo del tiempo •Mediciones se comparan con mediciones pasadas, principalmente. •Miden desempeño en diferentes: –Dimensiones (eficacia, eficiencia, economia, calidad de servicio) –Ambitos de control (proceso, producto y resultado)

Indicadores de Desempeño Requisitos Básicos
Pertinentes: deben estar orientados a procesos y productos esenciales de una institución.
Comparables: las actividades o unidades que se escojan para ser medidas deben ser comparables de un momento del tiempo a otro (semestralmente, anualmente, etc.).
Costos razonables: la información base para su construcción debe ser recolectada a un costo inferior al beneficio de su medición.
Confiables: los resultados deben ser independientes de quién efectúe la medición.
Simples y Comprehensivos: deben cubrir aspectos significativos del desempeño de una institución, pero su número no puede exceder la capacidad de análisis de quienes los van a utilizar.
Independientes: deben responder principalmente a las acciones desarrolladas por la institución en vez de a factores externos.

Indicadores de Desempeño Elementos Metodológicos Ambitos de Control PROCESO D I M EFICACIA E N EFICIENCIA S I ECONOMÍA O N CALIDAD E S

PRODUCTO

RESULTADO

Indicadores de Desempeño Ámbitos de Control
Procesos Se refiere a actividades vinculadas con la ejecución o forma en que el trabajo es realizado para elaborar los productos (bienes y/o servicios), incluyen actividades o prácticas de trabajo tales como procedimientos de compra, procesos tecnológicos y de administración financiera.
Productos Se refieren a los bienes y/o servicios producidos o entregados y corresponde a un primer resultado de la acción de un servicio o acción pública y al efecto mas inmediato que tiene la población beneficiaria.

Indicadores de Desempeño Ámbitos de Control
Resultados Intermedios Se refiere a los cambios en el comportamiento, estado, actitud o certificación de los beneficiarios una vez que han recibido los bienes o servicios de una institución.
Resultados Finales (impacto) Implican un mejoramiento significativo y, en algunos casos perdurable en el tiempo en alguna de las condiciones o características de la población una vez que han recibido los bienes o servicios de una institución. Un resultado final suele expresarse como un beneficio de mediano y largo plazo obtenido por la población atendida.

Indicadores de Desempeño Dimensiones o Focos de Desempeño
Eficacia Se refiere al grado de cumplimiento de los objetivos planteados, es decir, en qué medida el área, o la institución como un todo, está cumpliendo con sus objetivos, sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello.

Indicadores de Desempeño Dimensiones o Focos de Desempeño
Calidad Es una dimensión específica del concepto de eficacia, que se refiere a la capacidad para responder en forma rápida y adecuada a sus clientes, usuarios o beneficiarios. Evalúa atributos del producto entregado por la institución.

Indicadores de Desempeño Dimensiones o Focos de Desempeño
Eficiencia Describe la relación entre dos magnitudes: la producción física de un producto y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de producto. En otros términos, se refiere a la ejecución de acciones, beneficios o prestaciones del servicio utilizando el mínimo de recursos posibles. En el ámbito de los Servicios Públicos existen muchas aproximaciones a este concepto. Algunas de esta se refieren a la productividad media de los distintos factores de producción de los bienes o servicios y relacionan el nivel de actividad con el nivel de recursos utilizados; otras dicen relación con costos de producción tales como costos medios o unitarios y/o también con estructuras de costos tales como gastos administrativos en relación al gasto total que involucra la entrega de las prestaciones.

Indicadores de Desempeño Dimensiones o Focos de Desempeño
Economía Se relaciona con la capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos de su misión institucional. La administración de recursos exige siempre el máximo de disciplina y cuidado en el manejo de la caja, del presupuesto, de la preservación del patrimonio y de la capacidad de generar ingresos.

Indicadores de Desempeño Formulación de Indicadores. Aspectos a considerar En el marco de los requisitos definidos para la elaboración de indicadores de desempeño y con el objeto de optimizar dicho proceso y orientar las acciones para avanzar en las mediciones, la identificación y elaboración de indicadores requiere tener en consideración y precisar algunos aspectos: i)

Temporalidad

ii)

Fuentes de Información

Indicadores de Desempeño Formulación de Indicadores. Aspectos a considerar




Temporalidad a)

Determinación del momento en que comenzará a realizarse la medición

b)

Determinación del período de medición, semestral, anual, bianual, etc.

Indicadores de Desempeño Formulación de Indicadores. Aspectos a considerar


Fuentes de Información.

a)

Sistemas de Información; la información requerida para las mediciones constituye información que, forma parte de los procesos regulares de gestión de la institución. Los sistemas de información deben contar con: i) Información disponible ii) Procedimientos de recolección de información. (Diseño de nuevos y perfeccionamiento de los vigentes)

Indicadores de Desempeño Formulación de Indicadores. Aspectos a considerar




Fuentes de Información.. b) Instrumentos de Medición de Resultados Finales, la información requerida para las mediciones se obtiene a través de instrumentos de recolección de información, ya sea a nivel censal o muestral, recogidos como estadísticas, a través de encuestas, pautas de observación etc. c) Estudios; el ámbito de la medición es más complejo, requiriéndose por lo tanto de procesos también complejos y costosos de recolección y procesamiento de la información. En estos casos, en general, deben efectuarse estudios o evaluaciones.

Indicadores de Desempeño Evaluación de Indicadores. Aspectos a considerar

La presentación de los indicadores evaluados incluye:


información histórica,




la meta comprometida,




el porcentaje de cumplimiento, y




antecedentes respecto del cumplimiento de acuerdo a lo presentado por los servicios.

Indicadores de Desempeño Evaluación de Indicadores. Uso de la Información

La información del resultado de los indicadores se utiliza en:


La cuenta pública en el Balance de Gestión Integral




El proceso de evaluación presupuestaria




La evaluación del cumplimiento del Programa de Mejoramiento de Gestión (PMG)




La cuenta de información de desempeño a los Ministros del ramo.

Instrumentos de Control de Gestión en el Presupuesto. Indicadores de Desempeño. FIN

Parte IV.

Relatora: Luna Israel L. Economista Septiembre 4, 2008