LOS COSTOS Y GASTOS DE UNA ORGANIZACIÓN En un mercado tan competitivo y exigente como el actual, es indispensable que los empresarios inviertan en maquinaria, mano de obra, materias primas y otros recursos de buena calidad, con el fin de satisfacer a sus cliente; sin embargo, se debe vigilar y controlar estos costos y estos gastos, ya que las empresas pueden caer en índices negativos de rentabilidad. Conocer y controlar los gastos y costos de una organización a tiempo, es una herramienta fundamental para la toma de decisiones estratégicas que encaminen a la empresa hacia el sostenimiento a través del tiempo.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014

Carolina, ¿por qué necesitamos buscar información sobre costos y gastos? ¿Cómo se relaciona eso con el proceso de diagnóstico organizacional?

Déjame explicarte mejor, Carlos. Para todo empresario, es crucial conocer y analizar los costos de los productos que oferta o el servicio que presta. Este conocimiento le proporciona la información necesaria para la planificación estratégica, el estudio de alternativas y la toma de decisiones.

Pero, ¿cómo le ayuda el conocimiento de los costos y gastos a mejorar su gestión?

Bien, desde el punto de vista gerencial, conocer y analizar los costos suministra información de retroalimentación, información que será de gran utilidad para monitorear y medir el comportamiento de las dependencias de la organización para tomar decisiones administrativas mejor informadas.

Adicionalmente, conociendo los costos, los empresarios podrán aprovechar los recursos disponibles para el desarrollo de cualquier proceso económico, facilitando la correcta planificación y utilización de los recursos materiales y humanos con los que cuenta la organización.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014

Ya entiendo. Gracias al manejo de los costos y gastos se puede, por ejemplo, obtener informes de costos para medir la utilidad y evaluar el inventario, informes de control para monitorear las operaciones de la empresa y un análisis detallado para llevar a cabo la planeación y la toma de decisiones en la gerencia.También permite trabajar en la optimización de los procesos para conseguir mejores resultados usando la menor cantidad de recursos posible.

Así es, en pocas palabras, conocer los costos y gastos de una organización permite evaluar de manera constante su efectividad económica.

Separación de costos y gastos Los costos y gastos de una organización son todos aquellos desembolsos y descuentos o deducciones que se requieren para el normal funcionamiento y operación de una organización. Los costos y los gastos de una empresa suelen diferir en que los primeros se relacionan directamente con la producción u oferta de un servicio y los segundos, con la administración de un negocio.

Ejemplos de costos y gastos

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014

Objeivos de costos y gastos

Clasificación de los costos En esta ocasión, se hará énfasis en el concepto de costos, ya que son estos los que permiten en mayor medida ejercer un control sobre elementos como la materia prima, la mano de obra y los costos generales de un proceso de producción. Generalmente, los costos se dividen en Costos Variables y Fijos, que, en conjunto dan como resultado los Costos Totales de la organización. A continuación, se describirán los principales tipos de costos.

Clasificación de los costos

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014

Clasificación de los costos gasto en que el costo hace parte del producto y el gasto no.

COSTOS FIJOS

El valor de los COSTOS FIJOS El valor de los COSTOS FIJOS se se mantiene independientemente mantiene independientemente de la de la producción de y las ventas. producción de y las ventas.

COSTOS VARIABLES PRODUCCIÓN Y VENTAS

Los costos y gastos En cambio, los COSTOS VARIABLES aumentan o disminuyen de acuerdo con el volumen de producción y ventas.

COSTOS VARIABLES PRODUCCIÓN Y VENTAS

CONFECCIONES

MATERIAS PRIMAS

MANO DE OBRA

• • • • • • • • •

Tela Encaje Resorte Hilos Botones Ganchos Marquillas Empaques Otros

Corte, confección y plisado al destajo

PANADERIA • • • • • • • • • • • •

Harina Azúcar Huevos Sal Aceite Levadura Almidón Maíz Mantequilla Leche Queso Otros

Salario por arroba

EBANISTERIA • • • • • • •

Madera Bisagras Pintura Tornillos Clavos Herrajes Otros

CERRAJERIA • • • • • • • • • • •

Talla, pintura y salario por obra

Lámina de hierro Varillas Capuchinas Chapas Manijas Soldadura Pintura Bisagras Platinas Tornillos Otro

Pintura y salario por obra

COMISIONES SOBRE LAS VENTAS

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014

CALZADO • • • • • • • • • • • • •

Cuero Badana Tela de forro Argollas Groupones Tapas Tacones Suelas Betún Tinta Recuño Hilo Otros

Corte, soldadura y guarnecida al destajo

Costos variables en las empresas de servicios

Las empresas de comercio solamente tienen dos costos variables: el costo de la mercancía y las comisiones sobre las ventas

Figura 2. Ejemplo de costos variables en una empresa de servicios Fuente: Fundación Carvajal. (1996). Manual de microempresas. Los costos y los gastos. Cali: Fundación Carvajal

Separación de costos y gastos

Respecto al cálculo de los costos variables, Hartman (s.f.) en su artículo What Is the Formula for Variable Cost in Economics?, señala lo siguiente: Los economistas suelen analizar la actividad empresarial a un nivel micro mediante la medición de los ingresos, los costos y el volumen de producción, ya que estos factores responden a diferentes eventos económicos tanto externos como internos. Los costos variables de una compañía pueden incrementar debido a la escasez de materia prima que puede hacer que los costos se eleven. Por el contrario, los proveedores pueden ofrecer descuentos por cantidad, reduciendo el costo variable promedio por unidad de producción. Los costos variables pueden calcularse sustrayendo los costos fijos de la empresa del total de los costos de producción

La Fundación Carvajal (1996) establece en su Manual de microempresas. Los costos y los gastos el siguiente procedimiento para calcular el costo variable de la producción de un producto:

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014

Calculando el costo variable de un producto

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014

Calculando el costo variable de un producto

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014

Cómo diligenciar la hoja de costos variables Consignar datos correspondientes al encabezamiento de la hoja:

Nombre y referencia del producto, unidad de costeo, precio de venta de la unidad de costeo, unidades vendidas cada mes

Anotar la información correspondiente a las casillas.

A, B, C y D

Para cada materia prima multiplicar:

El costo por unidad por el número de unidades utilizadas en la fabricación del producto (CXD) y anotar el resultado de la multiplicación en la casilla E.

Sumar los valores de la casilla E.

Para obtener el costo total de la materia prima utilizada y anotarlo en la casilla F.

Anotar los otros costos variables por unidad de costeo.

En sus respectivos espacios.

Sumar los otros costos variables.

Para obtener su valor total y se anota en la casilla G.

Sumar el costo total de la materia prima utilizada más el total de otros costos variables.

Para conocer el COSTO VARIABLE TOTAL del producto y se anota en la casilla H.

El empresario siempre debe saber cuántas unidades se utilizan, al momento del diligenciamiento, si se trabaja con datos antiguos, los costos no serán correctos.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014

La siguiente es la hoja de costos de una docena de camisas producida por la empresa “Confecciones Pinochito”.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014

Ejemplo de la hoja de costos en una empresa de servicios

La siguiente es la hoja de costos de la prestación de un servicio de un taller de mecánica automotriz

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014

Costos variables en el comercio En el comercio, el costo variable de la mercancía es igual a su precio de compra más las comisiones sobre las ventas.

¿Cómo calcular el costo variable en el comercio?

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014

Costos variables en una empresa que vende ropa y perfumería

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014

Cibergrafía/Webgrafía Backer, M. & Jacobson, L. (1998). Contabilidad de costos, un enfoque administrativo y de gerencia. Ciudad de México: McGraw Hill. Toro, F. (2010). Costos ABC y presupuestos: herramientas para la productividad. Bogotá: Ecoe Ediciones Hartman, C. (s.f.). What Is the Formula for Variable Cost in Economics? Consultado el 01 de septiembre, en http://www.ehow.com/info_12153643_formula-variable-cost-economics.html Read more : http://www.ehow.com/info_12153643_formula-variable-cost-economics.html Horngren, C., Foster, G. & Datar, S. (2002). Contabilidad de costos, un enfoque gerencial. Ciudad de México: Prentice Hall Hispanoamericana. Horgren, C. (1969). La contabilidad de costos en la administración de empresas. Ciudad de México: Editorial Uteha. Neuner, J. (1994). Contabilidad de costos-principios y práctica. Ciudad de México: Editorial Macchi. FUNDACIÓN CARVAJAL. (1996). Manual de microempresas. Los costos y los gastos. Cali: Fundación Carvajal FUNDACIÓN CARVAJAL. (1996). Manual de microempresas. Los costos y los gastos. [Imagen]. Cali: Fundación Carvajal

Glosario Comisión: es el porcentaje que se aplica sobre el precio de venta a un producto o servicio con el fin de incentivar el esfuerzo del empleado por su venta, obteniendo mayor rentabilidad para la empresa y mayores ingresos para el vendedor. Competitividad: es la relación entre distintos entes, países, empresas y demás, que busca ofrecer un mejor servicio y obtener los mayores resultados de forma favorable con respecto al resto del mundo. Este término se relaciona con la productividad, ya que depende de la relación entre el valor y la cantidad del producto ofrecido y de los costos y gastos necesarios para obtenerlo.

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014

Costo: desembolso o deducción causado por el proceso de fabricación o por la prestación de un servicio. Desembolso: es el monto que hay que pagar en nombre de un cliente por parte de la compañía. Es un tipo de gasto hacia un individuo que paga una suma en nombre de otro. Gasto: desembolso o deducción causados por la administración de una empresa Insumo: material que se gasta en el proceso de fabricación y no queda incorporado en el producto. Mano de obra al destajo: es el pago de trabajo realizado a las personas que intervienen en la elaboración de un bien o servicio, sin tener un salario fijo ni beneficios adicionales. Materia prima: son los materiales que se transforman en el producto terminado y quedan incorporados en él. Sostenibilidad: se define como la capacidad de un elemento o proceso de resistir, permanecer y mantenerse activo a lo largo de un tiempo determinado con el fin de cumplir una acción.

Créditos Líder línea de producción Alba Lucía Ramírez Asesoría pedagógica Ingrid Flórez Asesoría pedagógica Ingrid Flórez Guionización Ingrid Flórez

Equipo técnico-pedagógico Carolina Díaz Carolina Calderón Jorge Ardila Carlos Ríos Diseño gráfico Aejandro Valencia Desarrollo multimedia Gabriel León

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA 2014