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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL VIGENCIA DESDE 2012
VERSIÓN 2
CÓDIGO A.07.03.P1
MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL
ACTIVIDAD
CARGO
RESPONSABLE
FIRMA
FECHA Día/Mes/Año
Aprobado por: Viceministro Coordinador Administrativo Financiero Revisado por:
Sergio Álvaro Sáenz Marco Cazco Cazco
Líder de Área Director(a) de Talento Humano Analista de Desarrollo Institucional
Adriana Murillo Elisa Bravo
Elaborado por: GEDLATIN S.A. Consultoría de Procesos
Equipo Consultor
16/03/2012
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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Elaboración del Manual de Capacitación y Desarrollo del Personal
Fecha de modificación 16/03/2012
Realizado por Nombre Cargo GEDLATIN S.A. Consultores
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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL
INDICE
1 2 3 4 5 6
7 8 9
OBJETIVO......................................................................................................................... 4 ALCANCE ......................................................................................................................... 4 USUARIO ......................................................................................................................... 4 MARCO NORMATIVO ...................................................................................................... 4 POLÍTICAS INTERNAS....................................................................................................... 6 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO ............................................................................... 7 6.1 GRÁFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO .............................................. 7 6.2 DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO ...................................... 8 6.3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .......................................................... 9 INDICADORES ................................................................................................................ 11 GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO..................................... 12 ANEXOS ......................................................................................................................... 13
Anexo Nro. 1Formulario para detección de necesidades de capacitación ......................... 13 Anexo Nro. 2Formulario para Elaboración del Plan Anual de capacitación para las Instituciones del Sector Público .......................................................................................... 14 Anexo Nro. 3Formulario de consolidación de necesidades de capacitación ...................... 16 Anexo Nro. 4Formulario para Evaluación de Facilitador..................................................... 17 Anexo Nro. 5Formulario para Enviar resultados de la Evaluación al facilitador ................. 18 Anexo Nro. 6Plan de réplica ................................................................................................ 19
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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL 1
OBJETIVO Capacitar al personal del Ministerio de Inclusión Económica y Social para contar con servidores, servidoras, trabajadores y trabajadoras con destrezas y conocimientos técnicos profesionales vinculados con las necesidades y objetivos institucionales.
2
ALCANCE Este procedimiento aplica a todo el personal del Ministerio de Inclusión Económica y Social.
3
USUARIO Todos los servidores públicos del Ministerio de Inclusión Económica y Social que tengan necesidades de capacitación.
4
MARCO NORMATIVO
NORMATIVA
VIGENCIA
Constitución de la República del Ecuador
20-oct-2008
Ley Orgánica del Servicio Público
06-oct-2010
Código del Trabajo
16-dic-2005
Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público
01-abr-2011
Normas de Control Interno
16-nov-09
PUBLICACIÓN R.O. No. 449 de 20-Oct2008, Última Modificación: 13-Jul2011 R.O. Suplemento No. 294 de 06-Oct-2010 Codificación 17, Registro Oficial Suplemento 167 de 16 de Diciembre del 2005. Decreto Ejecutivo No. 710 R.O. Suplemento No. 418 de 1/04/2011 Acuerdo 039 - CG - 2009 (16-Nov.-2009) R.O. 78 (01-Dic-2009) Y Suplemento R.O. 87 (14Dic-2009
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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL Norma Técnica para Aplicación del Subsistema de Capacitación de Personal Estatuto Orgánico por Procesos del Ministerio de Inclusión Económica y Social
3-ene-2002
08-abr-11
Registro Oficial No. 486 del 3 de enero del 2002
R.O. Suplemento No. 130 de 08-Abr-2011
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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL 5
POLÍTICAS INTERNAS •
Los directivos de la entidad promoverán en forma constante y progresiva la capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional del personal del MIES en todos los niveles de la entidad, a fin de actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad de su trabajo.
•
Los directivos de la entidad en coordinación con la unidad de administración de talento humano y el área encargada de la capacitación (en caso de existir ésta), determinarán de manera técnica y objetiva las necesidades de capacitación del personal, las que estarán relacionadas directamente con el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los conocimientos y habilidades del personal, así como al desarrollo de la entidad.
•
Medición de impactos de resultados.- Los resultados de la capacitación serán medidos sobre la base de datos objetivos y subjetivos. o Datos Objetivos.- Conforme los planes operativos y la capacitación recibida, los coordinadores o líderes de procesos verificarán el mejoramiento de la calidad, aumento de la productividad, optimización de tiempo y reducción de costos, que se reflejarán en los informes semestrales de Evaluación del Desempeño. o Datos Subjetivos.- Los coordinadores o líderes de procesos verificarán y retroalimentarán el cambio de cultura de los servidores, mejoramiento de hábitos de trabajo, nuevas destrezas, clima laboral, balance social y la predisposición de brindar un excelente servicio a los clientes internos y externos de la organización.
•
Todo participante de una capacitación deberá realizar la réplica de la misma, siempre y cuando no hayan asistido la totalidad del personal de la unidad o proceso relacionado con la capacitación.
•
Los procesos de gestión y desarrollo del talento humano del MIES, determinarán técnica y objetivamente las reales necesidades de capacitación, teniendo como indicadores los resultados obtenidos en el informe de las Evaluaciones del Desempeño.
•
Toda capacitación estará relacionada con la solución de un problema definido o a prevenir situaciones o problemas potenciales.
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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL 6 6.1
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO GRÁFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO
Recibir el informe consolidado de necesidades de capacitación desde las evaluaciones del desempeño y solicitudes adicionales
Consolidar necesidades de capacitación
Elaborar un programa general de capacitación
Selección de programas de capacitación dentro de la normativa
Realizar invitaciones
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Ejecutar programación de capacitaciones
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Realizar evaluaciones de capacitación
Realizar réplica - refuerzo si corresponde
Evaluar impacto de las capacitaciones en el desempeño del personal
MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL 6.2
DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO
CICLO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Recibir el informe consolidado de necesidades de capacitación desde las evaluaciones del desempeño y solicitudes adicionales
Analista de Talento Humano 1
2
3
4
Consolidar necesidades de capacitación Elaborar un programa general de capacitación Selección de programas de capacitación dentro de la normativa
Analista de Talento Humano 1 Analista de Talento Humano 1
Compras Públicas
Plan Anual de Capacitación
Capacitaciones contratadas
Capacitaciones contratadas
Invitaciones para capacitación
Capacitaciones contratadas
Informe de evaluaciones
Informe de solución de problemas con capacitación
Evaluación del desempeño del personal
Realizar invitaciones
6
Ejecutar programación de capacitaciones
Contratados para capacitación
Realizar Evaluaciones
Analista de Talento Humano 1
8
9
Evaluar impacto en desempeño del personal
Consolidado de necesidades de capacitación Plan Anual de Capacitación
5
Realizar réplica refuerzo si corresponde
DOCUMENTOS DE SALIDA
Consolidado de necesidades de capacitación
Analista de Talento Humano 1
7
DOCUMENTOS ENTRADA Consolidado de necesidades de capacitación desde evaluaciones del desempeño Solicitudes de capacitación
Capacitados
Analista de Talento Humano 1 - Área requirente
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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL 6.3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
4 3
2
1
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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL
4 3
2
1
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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL INDICADORES
CÓDIGO DE INDICADOR
KPI
MEDIDA
DEFINICIÓN OPERACIONAL
FORMA DE CÁLCULO
FUENTE DE CAPTURA DE DATOS
NATURALEZA DEL INDICADOR
FRECUENCIA DE MEDICIÓN NIVEL ACTUAL META
7
dic-12
A.07.03.P1.IG1 DE PRODUCTO
A.07.03.P1.IG2 DE PROCESO
Grado de satisfacción Porcentaje de del personal del MIES solución de respecto de las problemas a través capacitaciones de capacitación impartidas
Este indicador mide el impacto de las Este indicador mide capacitaciones el nivel de realizadas al personal satisfacción que del MIES, en la demuestra el solución de los personal del MIES problemas respecto de las identificados en las capacitaciones evaluaciones de impartidas desempeño # de problemas solucionados con capacitación/# de problemas identificados que se pueden solucionar con capacitación * 100 (%) Informe de solución de problemas con capacitación
Promedio de las evaluaciones realizadas por los participantes en las evaluaciones que se realizan en cada capacitación Evaluaciones a las capacitaciones
CRECIMIENTO
CRECIMIENTO
Anual Se desconoce 100%
Anual Se desconoce Muy bueno
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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL 8
GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO
Cambios de actitud.- Permite fortalecer y mantener comportamientos laborales deseados por la organización, procurando cambios actitudinales en los servidores. Capacitación gerencial.- Consiste en la adquisición y desarrollo de competencias del nivel de conducción superior del sector público, dirigida a la formación de gerentes públicos; para lo cual se plantea la utilización de sistemas modernos de formación académica. Capacitación focalizada.- Consiste en el adquisición, desarrollo y potenciación de competencias de los servidores que integran los procesos institucionales a través de la identificación de las áreas de mejoría, en función de los incidentes críticos y factores clave de éxito, buscando un equilibrio de las capacidades de los equipos de trabajo y las personas con relación a los objetivos organizacionales. Datos objetivos.- Reflejan el mejoramiento de la calidad, aumento de la productividad, optimización de tiempo y reducción de costos, que se determinarán en los informes semestrales de Evaluación del Desempeño. Datos Subjetivos.- Permiten una apreciación del mejoramiento de los hábitos de trabajo, nuevas destrezas, ambientes de trabajo, y actitudes que sustentan el desarrollo de las competencias alcanzadas por los servidores. Detección de necesidades de capacitación.- Es un conjunto de acciones investigativas, fruto de los procesos de evaluación del desempeño, u otras, orientadas a determinar técnica y objetivamente las reales necesidades de adquisición y desarrollo de competencias de la organización, teniendo como indicadores los resultados obtenidos en la Evaluación del Desempeño. Encuestas de opinión.- Instrumento técnico que permite evaluar la satisfacción de los participantes y la eficiencia de los proveedores de servicios en la ejecución de los eventos. Subsistema de Capacitación.- Es el proceso sistemático tendiente a la adquisición y desarrollo de competencias de los servidores, que a través de un aprendizaje continuo, busca consolidar actitudes y aptitudes orientadas a promover los cambios organizacionales, e incentivar la permanente superación del individuo y de la organización en su conjunto.
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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL 9 ANEXOS Anexo Nro. 1Formulario para detección de necesidades de capacitación
FORMULARIO DC-DNC-01
FORMULARIO DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: LUGAR Y FECHA: UNIDAD RESPONSABLE DE LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN: RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN: PARA LLENAR EL PRESENTE FORMULARIO REALICE LA SIGUIENTE PREGUNTA: SEGÚN LAS FUNCIONES QUE EJECUTEN EN FORMA INDIVIDUAL SUS SUBALTERNOS, ¿EN QUÉ TEMAS DE CAPACITACIÓN CREE USTED DEBE DARSE OPORTUNIDAD O ÉNFASIS?
No.
NOMBRES Y APELLIDOS DEL SERVIDOR O SERVIDORA
UNIDAD ADM INISTRATIVA
PUESTO
ROL
CAPACITACIÓN REQUERIDA POR EL JEFE INMEDIATO
CAPACITACIÓN REQUERIDA POR EL SERVIDOR O SERVIDORA
APROBADO POR
AUTORIZADO POR
DIRECTOR O JEFE INMEDIATO DE LA UNIDAD ADM INISTRATIVA SOLICITANTE
DIRECTOR DE LA UNIDAD DE ADM INISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
Para obtener el formato puede acceder a www.mrl.gob.ec
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CAPACITACIÓN DEFINIDA POR PRIORIDAD Y NORMATIVA DE LEY (USO DE LA UATH)
MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL Anexo Nro. 2Formulario para Elaboración del Plan Anual de capacitación para las Instituciones del Sector Público FORMULARIO DC-PLANCAP-02
PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN PARA LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: LUGAR Y FECHA UNIDAD RESPONSABLE DE LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN: RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN:
TEMAS DE CAPACITACIÓN
UNIDAD ADMINISTRATIVA
LUGAR Y FECHA
NACIONAL
INTERNACIONAL
No. EVENTOS
TOTAL HORAS
No. SERVIDORES
No. SERVIDORAS
PRESUPUESTO APROBADO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
LUGAR Y FECHA
NACIONAL
INTERNACIONAL
No. EVENTOS
TOTAL HORAS
No. SERVIDORES
No. SERVIDORAS
PRESUPUESTO APROBADO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
LUGAR Y FECHA
NACIONAL
INTERNACIONAL
No. EVENTOS
TOTAL HORAS
No. SERVIDORES
No. SERVIDORAS
PRESUPUESTO APROBADO
DESARROLLO INSTITUCIONAL DESARROLLO PERSONAL INFORMÁTICA ESPECIALIZADOS OTROS TALLERES, ESPECIFIQUE TALLERES NO PROGRAMADOS
DESARROLLO INSTITUCIONAL TEMAS
TOTAL
DESARROLLO PERSONAL TEMAS
TOTAL
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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL FORMULARIO DC-PLANCAP-03
INFORMÁTICA TEMAS
UNIDAD ADMINISTRATIVA
LUGAR Y FECHA
NACIONAL
INTERNACIONAL
No. EVENTOS
TOTAL HORAS
No. SERVIDORES
No. SERVIDORAS
PRESUPUESTO APROBADO
LUGAR Y FECHA
NACIONAL
INTERNACIONAL
No. EVENTOS
TOTAL HORAS
No. SERVIDORES
No. SERVIDORAS
PRESUPUESTO APROBADO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
LUGAR Y FECHA
NACIONAL
INTERNACIONAL
No. EVENTOS
TOTAL HORAS
No. SERVIDORES
No. SERVIDORAS
PRESUPUESTO APROBADO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
LUGAR Y FECHA
NACIONAL
INTERNACIONAL
No. EVENTOS
TOTAL HORAS
No. SERVIDORES
No. SERVIDORAS
PRESUPUESTO APROBADO
TOTAL
CAPACITACIÓN ESPECIALIZADA TEMAS
UNIDAD ADMINISTRATIVA
TOTAL
OTRAS EVENTOS PROGRAMADOS TEMAS
TOTAL
EVENTOS NO PROGRAMADOS TEMAS
TOTAL ELABORADO POR
SERVIDOR RESPONSABLE DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO, DETECCIÓN Y ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN
APROBADO
AUTORIZADO
DIRECTOR DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
AUTORIDAD O SU DELEGADO
Para obtener el formato puede acceder a www.mrl.gob.ec VERSIÓN: 2
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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL Anexo Nro. 3Formulario de consolidación de necesidades de capacitación
FORMULARIO DC-CDNC-03
FORMULARIO DE CONSOLIDACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: LUGAR Y FECHA: UNIDAD RESPONSABLE DE LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN: RESPONSABLE DE LA CONSOLIDACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN:
TEMAS RELACIONADOS CON EL ÁMBITO DE COMPETENCIA DEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES
LUGAR
FECHA
No. EVENTOS
TOTAL HORAS
No. SERVIDORES
No. SERVIDORAS
LUGAR
FECHA
No. EVENTOS
TOTAL HORAS
No. SERVIDORES
No. SERVIDORAS
TOTAL
DESARROLLO PERSONAL TEMAS RELACIONADOS CON ÉL AMBITO DE COMPETENCIA DEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES
TOTAL ELABORADO POR
AUTORIZADO POR
SERVIDOR RESPONSABLE DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO, DETECCIÓN Y ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN
DIRECTOR DE LA UNIDAD ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
Para obtener el formato puede acceder a www.mrl.gob.ec
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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL Anexo Nro. 4Formulario para Evaluación de Facilitador Quito - Ecua dor . República del Salvador N34-183 y Suiza . Edificio Torrezul 02-381-4000 .Clemente Ponce N15-59 y Piedrahita 2-254-8900/02-254-2580
FORMULARIO DC-EV ALFAC-01
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN
EVALUACIÓN DEL FACILITADOR
NOMBRE DEL TALLER: …..................................................................................................... DURACIÓN EN HORAS: ….……………………………………………………………………….. LUGAR Y FE CHA: …………………………..……………………………………………………… NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: …………………………………………………………………… NOMBRE DEL FACILITADOR: ………….…………………………………………………………
Por favor colocar una V en cada casillero, de acuerdo con su evaluación:
MUY B UENO
1. Manejo del tema
REGULAR
V
2. Comunicación con el grupo 3. Manejo del grupo: motivación, interés
BUENO
V V V
4. Cumplimiento de objetivos
COMENTARIOS O SUGERENCIAS:
....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... .......................................................................................................................................
Para obtener el formato puede acceder a www.mrl.gob.ec VERSIÓN: 2
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MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL Anexo Nro. 5Formulario para Enviar resultados de la Evaluación al facilitador
FORMULARIO-DC-EVALFAC-02
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN AL FACILITADOR NOMBRE DEL TALLER: DURACIÓN EN HORAS: LUGAR Y FECHA: NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: NOMBRE DEL FACILITADOR: EVALUACIÓN DEL FACILITADOR
1 2 3 4
3
2
1
M uy bue no
B ue no
Re gular
PUNTAJE TOTAL
PROMEDIO
TOTAL PARTICIPANTES
MANEJO DEL TEMA
0
0
0
0
#¡DIV/0!
0
COMUNICACIÓN CON EL GRUPO
0
0
0
0
#¡DIV/0!
0
MANEJO DEL GRUPO: MOTIVACIÓN, INTERÉS
0
0
0
0
#¡DIV/0!
0
CUMPLMIENTO DE OBJETIVOS
0
0
0
0
#¡DIV/0!
0
TOTAL
NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN DEL TALLER
Para obtener el formato puede acceder a www.mrl.gob.ec VERSIÓN: 2
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#¡DIV/0!
MANUAL DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL Anexo Nro. 6 Plan de réplica
CAPACITACIÓN A IMPARTIR: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… AUDIENCIA SUGERIDA: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… NÚMERO DE HORAS SUGERIDAS: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… HORARIO SUGERIDO: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… MATERIAL A UTILIZAR: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… METODOLOGÍA A UTILIZAR PARA LA RÉPLICA DE LA CAPACITACIÓN: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
_______________ Firma funcionario
_________________ Aprobación Superior
____________________________ Aprobación Área Capacitación T.H.
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