Manual para la Certificación

Rainforest Alliance

Las normas de certificación indican a los productores cómo lograr un manejo sustentable de sus Cultivos y fincas Agropecuarias

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN 2. PRESENTACIÓN 3. SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN 4. CICLO DE CERTIFICACIÓN 5.

DIEZ RAZONES PARA CERTIFICARSE

6.

CINCO PASOS PARA LA CERTIFICACIÓN

7. COSTOS DEL SERVICIO 8. AUDITORÍA 9. SISTEMA DE EVALUACIÓN 10. DECISION DE LA CERTIFICACIÓN 11. DOCUMENTOS DE LA CERTIFICACIÓN 12. COMO MANTENER LA CERTIFICACIÓN 13. OBLIGACIONES DE LOS CLIENTE CERTIFICADO 14.

PROCESO DE INVESTIGACIÓN Y SUPERVISIÓN DE LA CALIDAD

15. CANCELACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN 16. CONDICONES PARA USO DEL SELLO 17. DERECHOS DEL CLIENTE

1. INTRODUCCIÓN El Manual para la Certificación contiene los procedimientos que aplican para la certificación de Fincas, Grupos y Cadena de Custodia; en base a las normas y políticas de la Red de Agricultura Sostenible (RAS). En este documento se describe cada uno de los procedimientos, compromisos y responsabilidades para obtener y mantener un estatus Rainforest Alliance Certified. Aplica para los solicitantes de certificación, así como para los procesos anuales de seguimiento. 2. PRESENTACIÓN Productos y Procesos Sustentables, A.C. (PPS) Somos una organización Mexicana sin fines de lucro, que tiene como misión Promover la SUSTENTABLIDAD en la Agricultura, Ganadería y el Turismo, bajo tres principios fundamentales: Rentabilidad en las actividades productivas, protección del ambiente y desarrollo humano. PPS es el Organismo acreditado por International Organic Accreditation Service (IOAS), bajo los estándares de la Norma ISO/IEC Guía 65:1996, para realizar los servicios de auditoría y certificación Rainforest Alliance en México. PPS también es verificador autorizado para:  Asociación 4C (Código Común para la Comunidad Cafetalera).  TASQ (Toll for the Assessment of Sustainable Quality) Red de Agricultura Sostenible (RAS) Es una coalición de organizaciones conservacionistas independientes sin fines de lucro que promueve la sostenibilidad social y ambiental de actividades agrícolas y pecuarias mediante el desarrollo de normas. Su misión es promover los sistemas agropecuarios productivos, la conservación de la biodiversidad y el desarrollo humano sostenible.

Rainforest Alliance Es un organismo no gubernamental que trabaja para conservar la biodiversidad y asegurar medios de vida sostenibles. La misión del programa de Agricultura Sostenible es integrar la agricultura productiva, la conservación de la biodiversidad y el desarrollo humano mediante la implementación de mejores prácticas de manejo y normas socio-ambientales para la producción sostenible de cultivos

3. SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN

La certificación Rainforest Alliance puede gestionarse para diferentes unidades de producción Agrícolas y Ganaderas para ser evaluadas con los documentos normativos de la RAS. 

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Fincas: Evaluadas respecto a la Norma para Agricultura Sostenible y/o Normas para Sistemas Sostenibles de Producción Ganadera. Grupos de fincas o productores: Se evalúa una muestra del total de productores con las normas: Norma para Agricultura Sostenible y/o Normas para Sistemas Sostenibles de Producción Ganadera. Y el administrador

de grupo es evaluado en conformidad con la Norma para Certificación de Grupos. 

Operaciones Individuales y Multisitios (empresas): Evaluados conforme a la Norma de Cadena de Custodia.

Es importante considerar que: a) El alcance de la certificación de fincas y grupos incluye las instalaciones, el cultivo y todos los trabajadores que participan en el proceso productivo. b) Las fincas incluidas en un grupo certificado no pueden usar la certificación individualmente, solamente como parte del grupo. c) Toda finca o grupo certificado Rainforest Alliance que compre o procese producto no certificado RAC, está sujeto a la aplicación de la norma de Cadena de Custodia.

4. CICLO DE CERTIFICACIÓN El ciclo de la certificación Rainforest Alliance se realiza en un periodo de tres años, constituido de la siguiente manera:

C ic lo 1

A ño 0

A u d it o r ía d e C e r tif ic a c ió n

C ic lo 2

A ño 1

A ño 2

A u d i to r ía A nual

A u d it o r ía A nual

A ño 3

A ño 4

A u d ito r ía d e C e r tif ic a c ió n

A u d ito r ía d e V e r ific a c ió n

A u d ito r ía A nual

A u d it o r ía d e V e r if ic a c ió n A u d ito r í a d e I n v e s t ig a c ió n

 Auditoría de certificación: Se evalúa la conformidad del sistema de gestión socio-ambiental de la finca, grupo u operación, en conformidad con las normas de la Red de Agricultura Sostenible. El resultado de la auditoria es la decisión de la certificación. Para iniciar un nuevo ciclo, en el año 3 debe programarse una auditoria de certificación y firmarse un nuevo Acuerdo de Certificación por otros tres años.  Auditorías anuales: Se realizan en el Año 1 y Año 2, su objetivo es verificar y monitorear el cumplimiento de la finca, grupo de fincas u operación la implementación de acciones correctivas en conformidad con las normas de la Red de Agricultura Sostenible.  Auditoría de verificación: es la auditoria de campo o de escritorio que se programa para verificar el

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cumplimiento de un plan de acciones correctivas que la finca, grupo u operador debe presentar en respuesta de un cumplimiento entre 70% y menor del 80% de un proceso de auditoría anterior. Auditoría de investigación: es un proceso no programado, que responde a una queja o denuncia de la operación de un cliente certificado; y cuyo objetivo es el monitoreo y evaluación de la conformidad con las normas de la Red de Agricultura Sostenible. Auditoría No Programada: es una auditoria que responde a un proceso de supervisión de la calidad y control adecuado sobre el uso del sello de certificación e implementación de las normas de certificación.. Pre-Auditoría: Verificación del cumplimiento del sistema de gestión previo a una auditoria de certificación (año cero). No es un requisito para la certificación.

5. DIEZ RAZONES PARA CERTIFICARSE 1. Es una norma de Buenas Prácticas Agronómicas para alcanzar la Sustentabilidad 2. Preferencia por el cliente 3. Diferenciación del producto 4. Reconocimiento del sello en los mercados 5. Directorio oficial de productos certificados a nivel nacional y mundial 6. Contribución a la conservación del ambiente 7. Responsabilidad social 8. Mejora la eficiencia administrativa de la finca 9. Acceso a documentos normativos 10. Uso del sello Rainforest Alliance para promover y comercializar los productos

6. CINCO PASOS PARA LA CERTIFICACIÓN 1. Obtenga una copia de las Normas de certificación RAS y autoevaluación en nuestra página Web www.sustentables.org 2. Realice una auto-evaluación de su finca utilizando la herramienta y corrija todos los puntos incumplidos. 3. Una vez que cumpla con éxito los requisitos de la norma, solicite su auditoría de certificación a [email protected] 4. Apruebe el presupuesto y firme el contrato de servicio de auditoría 5. En 45 días (Máximo) posteriores a la auditoría en campo se le otorga su certificado

7. COSTO DEL SERVICIO

Los costos relacionados a la certificación son los siguientes:   

Costos de auditoría: incluyen los honorarios de los auditores, costos logísticos y de administración. Cuota de certificación: correspondiente a las hectáreas en producción de la finca, grupo o a la operación de cadena de custodia. Cuota anual: aplica para cultivos diferentes al café, cacao y té. Para fincas se ha establecido un monto de US $7.5 y para grupos de US $ 5.0 por hectárea de producción. Esta cuota anual aplica para los tres años del primer ciclo de certificación, posteriormente solo aplica en auditorías de certificación. La Unidad de Servicios de Certificación envía al cliente un Presupuesto, Contrato de Servicio y un Plan de Auditoría. El presupuesto del servicio de auditoria tiene una vigencia de 60 días calendario. En caso que la programación se realice después de los 60 días de vigencia, se deberá actualizar el presupuesto. El costo del servicio de auditoría deberá cubrirse completamente antes de que el servicio se realice; mediante una transferencia o depósito bancario a la siguiente cuenta: Nombre: Productos y Procesos Sustentables, A.C. Banco: BBVA Bancomer Cuenta en pesos: 0164131916 CLABE: 012130001641319169. SWIFT: BCMRMXMMPYM Cuenta en dólares: 0166101860 CLABE: 012130001661018602. SWIFT: BCMRMXMMPYM Deberá enviar por correo electrónico una copia de la ficha de depósito indicando los datos fiscales para la facturación y el contrato de servicio firmado. Productos y Procesos Sustentables, A.C., se reservará el derecho de cobrar un recargo a toda factura que se encuentre en estado moroso. No se programará ningún servicio cuando el depósito no esté realizado por lo menos 10 días antes de la fecha programada. El comprobante de cada pago del servicio de auditoría y/o cuota anual debe enviarse vía correo electrónico a [email protected]

8. AUDITORÍA

9. SISTEMA DE EVALUACIÓN

La auditoria consiste en una visita a la finca, grupo de productores u operación individual o multisitio por un equipo auditor designados por el Organismo de Certificación y autorizados por el cliente. El objetivo es verificar el nivel de desempeño y manejo socio ambiental de las fincas, de acuerdo a las normas oficiales de la Red de Agricultura Sostenible.

El sistema de evaluación utilizado define hallazgo como los diferentes tipos de No Conformidades con relación a la norma que se pueden encontrar durante una auditoria. Se clasifican en:  No Conformidad Crítica (NCC): Es la falta de cumplimiento de cualquier criterio crítico. La ocurrencia contra un criterio crítico no permitirá que la finca y/o grupo se certifique.  No Conformidad Mayor (NCM): Cumplimiento menor del 50% de los requisitos del criterio.  No Conformidad Menor (ncm): Cumplimiento mayor del 50% de los requisitos del criterio pero no cumplimiento total.

La auditoria de certificación está conformada por las siguientes actividades:  Reunión inicial  Revisión de la documentación  Levantamiento de evidencias (Infraestructura, cultivo y/o ecosistemas naturales de conservación)  Entrevistas  Evaluación  Reunión final El cliente deberá asegurar la presencia y disponibilidad de todo el personal (administrativo y de campo) que el equipo auditor solicite para entrevistas y reuniones. El equipo de auditoría tiene la facultad de visitar todas las áreas vinculadas a la producción, procesamiento, almacenamiento y empaque.

Para lograr la certificación la finca y/o grupo debe:  Obtener un cumplimiento mínimo de 80% de todos los criterios aplicables.  Obtener un cumplimiento mínimo de 50% de los criterios de cada principio.  No tener no conformidades contra criterios críticos. Para la certificación de Cadena de Custodia el operador debe:  No tener no conformidades mayores.  Tener menos de 10 no conformidades menores.

10 DECISIÓN DE LA CERTIFICACIÓN El equipo auditor elaborará un informe que detalla las características de la finca, grupo u operación en conformidad con el sistema establecido en las normas. La decisión de certificación es tomada por un Comité de Evaluación y Dictamen quien analiza y evalúa el Informe de Auditoría de manera imparcial y objetiva. Los clientes que obtengan la certificación se les enviará un Acuerdo de Certificación que deberán firmar y enviar de manera digital a la dirección [email protected]. El Acuerdo de Certificación es válido por un periodo de tres años, quedando sujeto a los resultados de las auditorias anuales. El plazo que transcurre entre la auditoria in situ y la notificación al cliente del resultado oficial del Comité de Evaluación y Dictamen del Organismo de Certificación, es de un tiempo máximo de 45 días. 11 DOCUMENTOS DE CERTIFICACIÓN El envío del Informe de Auditoría, el Certificado y la documentación original estará sujeto al pago de la Cuota Anual y al envío del Acuerdo de Certificación firmado. El certificado tiene una vigencia de un año, que coincide con los resultados de los procesos de auditorías anuales. Si un cliente no se le otorga la certificación o se cancela la certificación, puede solicitar a la Unidad de Servicios de Certificación una auditoría cuando consideren superadas las No Conformidades que en su caso dieran pié a la cancelación. 12 CÓMO MANTENER LA CERTIFICACION Mantener la certificación por medio del cumplimiento continuo de las normas de la RAS, el mejoramiento continuo, y el seguimiento de los incumplimientos identificados en las auditorías anteriores. Las auditorías anuales son realizadas al final del primer y segundo año del período de certificación. Los certificados expedidos no se extienden más allá de la fecha de VENCIMIENTO sin una auditoría anual, excepto cuando una situación fuera de nuestro control (fuerza mayor) impide completar la auditoría anual (por ejemplo, un desastre natural).

Certificación Rainforest Alliance

13 OBLIGACIONES DE LOS CLIENTES CERTIFICADOS Los compromisos que adquieren los clientes que han logrado la certificación Rainforest Alliance son:  Notificar cualquier cambio que pudiera afectar el cumplimiento de la normativa o el alcance establecido.  Notificar por escrito y en un plazo de 10 días, el incumplimiento de cualquier disposición establecida en el acuerdo de certificación.  Notificar por escrito, cualquier reclamo, denuncia, demanda o causa jurídica presentada por terceros, que altere su desempeño socio ambiental y que por ende

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altere el cumplimiento de la normativa. Cumplir con las disposiciones establecidas en la Guía de Uso de Sello Rainforest Alliance Cumplir con el sistema en Línea para la emisión de los Certificados de Transacción. Asumir los costos de las auditorias anuales y de certificación, así como del pago de la cuota anual de certificación. Cooperar con procesos de verificación, investigación y supervisión de la calidad programados por el Organismo de Certificación.

14. PROCESOS DE INVESTIGACIÓN Y SUPERVISIÓN DE LA CALIDAD La Unidad de Servicios de Certificación, se reserva el derecho de realizar auditorías operativas aleatorias, no anunciadas a las fincas, grupos u operaciones de cadena de custodia, con la frecuencia que considere necesaria para proteger la integridad de la marca de certificación y el control sobre el uso del sello. Para estos casos la Unidad de Servicios de Certificación cubrirá los costos del proceso en caso de que el cliente no esté incumpliendo las Normas de la Red de Agricultura Sostenible, el acuerdo de certificación y/o la Política de Uso de Sello

15. CANCELACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN La certificación se cancela cuando:  El cliente no cumple con algún requisito vinculante indicado en las Políticas de Certificación de la RAS.  El Cliente incumple las condiciones estipuladas en el Acuerdo de Certificación firmado.  El cliente no adopta los documentos normativos aplicables de la RAS y sus modificaciones.  El cliente obstaculiza la ejecución de alguna auditoría justificada por la Unidad de Servicios de Certificación.  El cliente realiza dolo o intención de coacción a un auditor  El cliente incumple en cualquier tiempo con lo establecido en la Guía de Uso de Sello Rainforest Alliance Certified™  El cliente decide voluntariamente no continuar con la certificación Rainforest Alliance. Quienes renuncian, no renuevan, se les suspende o se les retira la certificación, no podrán dar a entender implícita o explícitamente que mantienen la Certificación Rainforest Alliance, se eliminará del listado de productores certificados que se publica en el sitio web y no podrán vender, traspasar o de otra manera hacer transacciones de los productos como productos certificados Rainforest Alliance. 16. CONDICIONES PARA EL USO DE SELLO RAINFOREST ALLIANCE El sello de certificación hace referencia que el cliente cumple con las Normas de Agricultura Sostenible de la RAS, y aplica para los productos provenientes de fincas o grupos certificados. El sello de certificación Rainforest Alliance Certified™ es una marca registrada por Rainforest Alliance. El cliente certificado no puede adoptar, usar, registrar ni hacer intento de registrar el sello de certificación. Utilizar el sello de certificación Rainforest Alliance Certified™ debe seguirse según los términos y condiciones estipuladas en el documento Guía de Uso de Sello Rainforest Alliance Certified™. Para la aprobación de uso del sello debe realizarse a través del sistema MarketPlace en la página http://ra.eximware.net/RA/ ó solicitar, completar y enviar el Formulario de Uso de Sello al siguiente contacto: [email protected]

17. DERECHOS DEL CLIENTE Entre otros, el Cliente tiene los siguientes derechos:  Presentar reclamos y quejas por el servicio in situ o por cualquier etapa del proceso de Certificación en el que se considere afectado, 30 días después de realizada la auditoría o suscitado el hecho y 10 días después de recibidos los documentos de certificación; éstas deben presentarse a través de los formularios que se encuentran disponibles en la página web de PPS o solicitándolos a [email protected], después de este plazo se considerará que el clientes está conforme con los resultados  Recibir una respuesta de su reclamo o queja en un plazo no mayor a 30 días.  Objetar la participación en el servicio de un organismo de inspección subcontratado o del personal asignado por el Organismo de Certificación.  Re-aplicar nuevamente a la certificación conforme a la política de certificación, después de una cancelación.  Tener acceso a todos los documentos necesarios para iniciar y concluir el proceso de Certificación. Los documentos normativos de certificación Rainforest Alliance Certififed se encuentran disponibles en la página Web de PPS, RAS, RA o puede solicitarlo a las cuentas de correo de: [email protected] ó [email protected]

Para mayor información puede comunicarse a los siguientes contactos: [email protected] [email protected]

967 63 1 7460 Avenida Hidalgo 19-A Barrio de Santa Lucia CP. 29250 San Cristóbal de Las Casas, Chiapas, México