Microsoft Febrero de 2006

Tabla de contenido Información general de Microsoft Office PowerPoint 2007

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Cree presentaciones dinámicas

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Comparta sus presentaciones fácilmente

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Comparta sus presentaciones con confianza

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Cree presentaciones dinámicas Interfaz de usuario orientada a resultados Diseños de diapositiva personalizados Diagramas y modelos profesionales Efectos gráficos Variados efectos de texto y tipografía Nuevos formatos para las tablas y los gráficos Temas de PowerPoint y estilos de Office Comparta sus presentaciones fácilmente Bibliotecas de diapositivas de PowerPoint Mayor transparencia con los formatos XML de PowerPoint Nuevas formas de compartir y colaborar Guarde las presentaciones de Office PowerPoint 2007 en formatos de archivo nuevos

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Inicie un flujo de trabajo de aprobación o de revisión

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Organice y obtenga acceso a las presentaciones

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Colabore en una presentación usando Microsoft Office Groove 2007

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Nuevas opciones para la presentación ante el público Cree una presentación con diapositivas personalizada

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Obtenga más opciones de configuración

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Utilice la vista en varios monitores

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Comparta sus presentaciones con confianza Finalización y protección de la presentación Contribuya a la protección de la información privada con Inspector de documento Incorpore una firma digital Information Rights Management Administre y mantenga su contenido más seguro con Office SharePoint Server 2007 Administración de registros Directivas de administración de la información

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Resumen

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Recursos

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Requisitos del sistema

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Información general de Microsoft Office PowerPoint 2007 Bienvenido al programa de presentaciones gráficas Microsoft® Office PowerPoint® 2007, incluido en Microsoft Office System 2007. Con Office PowerPoint 2007 dispondrá de una solución eficaz para crear fácilmente todo tipo de presentaciones impresionantes y dinámicas con rapidez. Como consecuencia, el tiempo que ahorrará al dar formato y crear el contenido podrá dedicarlo a centrarse en otras tareas más importantes. Office PowerPoint 2007 dispone de diversas características nuevas y mejoradas. Este documento ofrece información general acerca de estas interesantes características. Además, le dará la oportunidad de ver Office PowerPoint 2007 en acción y comprobar el funcionamiento de las nuevas funciones. Cree presentaciones dinámicas Office PowerPoint 2007 facilita más que nunca la creación de presentaciones dinámicas y de aspecto profesional. La interfaz de usuario rediseñada, orientada a resultados, expone las características más que nunca, y pone las tareas y las opciones más a su alcance. Y sus características nuevas, como los gráficos de flujo de trabajo y de jerarquías listos para su uso, los temas de PowerPoint, los diseños personalizados, y la manipulación de formas y los efectos de texto mejorados, le ayudarán a crear presentaciones más eficaces. •

Nuevo: con la interfaz de usuario orientada a resultados podrá crear presentaciones de aspecto profesional con mayor facilidad e incrementará su productividad.

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Nuevo: los diseños personalizados le ayudan a crear con rapidez el diseño que imagina, sin que tenga que estar limitado a elegir entre los diseños estándar que vienen con el producto.

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Nuevo: los gráficos y otros efectos para las formas le ofrecen la posibilidad de agregar efectos 3D, resplandores, sombras y otros atractivos efectos visuales a los elementos de sus presentaciones.

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Nuevo: las herramientas para diagramas le ayudan a crear diagramas y modelos de flujo profesionales.

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Nuevo: los variados efectos de texto y tipografía aumentan el impacto de sus diseños.

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Nuevo: los temas de PowerPoint le ayudan a aplicar un estilo coherente al color de todos los gráficos, las fuentes y las tablas de una presentación de Office PowerPoint 2007 con un solo clic.

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Nuevo: los estilos de Office le ayudarán a asegurar un aspecto coherente cuando cree documentos de Microsoft Office Word 2007, hojas de cálculo de Microsoft Office Excel® 2007 y presentaciones de Office PowerPoint 2007.

Comparta sus presentaciones fácilmente Con las nuevas características de Office PowerPoint 2007 podrá reutilizar y compartir fácilmente la información con sus colaboradores y sus compañeros. •

Nuevo: las bibliotecas de diapositivas de PowerPoint le ayudan a publicar y compartir diapositivas y diseños, y le facilitan el acceso al contenido de otras presentaciones.

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Nuevo: los formatos XML de PowerPoint son más compactos para que pueda compartir presentaciones de forma más eficaz.

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Nuevo: la funcionalidad guardar como PDF o XPS le ofrece la posibilidad de compartir sus presentaciones con clientes que usen otras plataformas.

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Nuevo: inicie y simplifique el proceso de flujo de trabajo de revisión y aprobación directamente desde Office PowerPoint 2007 utilizando Microsoft Office SharePoint® Server 2007.

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Comparta sus presentaciones con confianza Office PowerPoint 2007 puede proporcionar formas más eficaces de administrar el contenido. Como consecuencia, ahora resulta más fácil asegurar la coherencia en toda la empresa y el cumplimiento de las normas. •

Nuevo: puede tener acceso a los repositorios de documentos administrados desde Office PowerPoint 2007 para disponer de un mayor control sobre las versiones de las presentaciones.

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Nuevo: las firmas digitales permiten aplicar una firma digital a las presentaciones de Office PowerPoint 2007 para que otras personas puedan verificar que el contenido no ha cambiado desde su publicación.

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Nuevo: Inspector de documento contribuye a garantizar la privacidad de los datos ayudándole a detectar y a eliminar comentarios, información personal y texto oculto no deseados.

Office PowerPoint 2007 en acción Mark Hassall es el Director de ventas de Fabrikam, Inc., una empresa de fabricación. Mark supervisa a los miembros del equipo de ventas, que se encuentran dispersos geográficamente. Sus colaboradores utilizan Office PowerPoint 2007 para crear presentaciones de ventas, informes financieros y materiales con información general sobre el sector.

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Cree presentaciones dinámicas Ahora puede crear presentaciones de aspecto profesional con más facilidad que nunca. Office PowerPoint 2007 tiene una interfaz de usuario orientada a resultados que hace que la creación de presentaciones resulte más intuitiva y mucho más rápida. También le ofrece características nuevas y mejoradas, como sus nuevas posibilidades y efectos gráficos, los temas de PowerPoint y las herramientas de formato de tipografía mejoradas. Como consecuencia, puede crear presentaciones dinámicas impactantes en mucho menos tiempo del que solía emplear

Interfaz de usuario orientada a resultados En las versiones anteriores, algunas características de PowerPoint estaban perdidas en los distintos niveles de las barras de herramientas. En ocasiones, los usuarios pasaban bastante tiempo buscando las herramientas y las funciones que necesitaban para realizar la tarea que estaban llevando a cabo. Al igual que Office Word 2007, Office Excel 2007 y Microsoft Office Access 2007, Office PowerPoint 2007 dispone de una interfaz de usuario rediseñada. Con esta nueva interfaz orientada a resultados podrá hacer sus mejores trabajos con mayor sencillez y rapidez. Ciertas características que antes estaban perdidas en la barra de herramientas ahora están más a la vista. Esta interfaz se complementa con su capacidad para organizar y presentar los menús contextuales de PowerPoint de acuerdo con la tarea que se está realizando.

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Office PowerPoint 2007 reconoce la funcionalidad que se está empleando en cada momento y muestra en la interfaz las herramientas necesarias para realizar esa tarea concreta. No tiene que pasar por complicados menús ni abrir barras de herramientas para hacer un pequeño cambio de formato o para cambiar un dibujo. Las herramientas adecuadas están disponibles cuando las necesita. Las galerías desplegables presentan fácilmente opciones de formato o de gráficos, diseños, etc. Las vistas previas activas le muestran el aspecto exacto que tendrán sus cambios antes de que haga clic o confirme cualquier cosa.

Figura 1. La interfaz de usuario orientada a resultados de Office PowerPoint 2007 rediseñada presenta las características de forma más intuitiva.

Office PowerPoint 2007 en acción A Mark y sus empleados les resulta sencillo utilizar la nueva interfaz de usuario orientada a resultados de Office PowerPoint 2007. Independientemente de la tarea que esté realizando, tanto si se trata de agregar un diagrama como de modificar un gráfico, las herramientas que necesita para trabajar con esa característica concreta aparecen automáticamente. Como consecuencia, puede crear presentaciones con mucha mayor rapidez.

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Diseños de diapositiva personalizados Con los diseños de diapositiva personalizados puede crear el tipo de diseño que necesite cuando lo necesite, por lo que nunca tendrá que limitarse a los diseños que vienen con el producto. Esto le ofrece la flexibilidad de crear diseños que contienen múltiples elementos, incluso varios conjuntos de patrones de diapositivas con diseños personalizados para los distintos temas de las diapositivas. Además, siempre tiene la opción de guardar un diseño para usarlo en el futuro.

Figura 2. Los diseños de diapositiva personalizados de Office PowerPoint 2007 le ayudan a adaptar sus presentaciones a sus necesidades con rapidez y sencillez.

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Office PowerPoint 2007 en acción Mark y sus empleados deben utilizar un diseño aprobado por la empresa para las presentaciones de ventas con objeto de garantizar que todas las presentaciones de la empresa tengan el mismo aspecto y que los clientes reciban siempre materiales e información de alta calidad de Fabrikam, Inc. Con Office PowerPoint 2007, puede crear y guardar un diseño de presentación personalizado.

Diagramas y modelos profesionales Office PowerPoint 2007 dispone de eficaces herramientas nuevas que le ayudan a crear presentaciones de aspecto profesional. Ahora puede agregar deslumbrantes efectos visuales en sus gráficos y diagramas, como por ejemplo, objetos 3D, sombras, reflejos, resplandores, etc. Gracias a estas nuevas funciones gráficas no sólo podrá crear fácilmente diagramas a partir de cero, sino también convertir un conjunto determinado de viñetas en un diagrama atractivo y eficaz. Todos los diagramas son dinámicos y pueden adaptarse a sus necesidades, por lo que no estará limitado a usar gráficos estáticos y difíciles de administrar. Estas nuevas funciones de creación de diagramas se complementan con efectos actualizados, presentados en menús contextuales mientras se trabaja con el diagrama.

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Figura 3. Las opciones de creación de diagramas listas para utilizar de Office PowerPoint 2007 le ayudan a comenzar rápidamente a trabajar.

Office PowerPoint 2007 en acción En el pasado, Mark contrataba los servicios de un diseñador profesional para crear sus diagramas y gráficos de Office PowerPoint. Sin embargo, cuando Mark recibía los diagramas del diseñador, estaban guardados como imágenes, por lo que no podía modificar el texto ni las imágenes. Ahora, con las herramientas de creación de diagramas mejoradas, la creación de un diagrama en una presentación Office PowerPoint 2007 se realiza en un momento. Además, puede editarlos y modificarlos cuando sea necesario.

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Efectos gráficos Con los efectos gráficos mejorados, puede agregar impacto a los gráficos existentes o modificar fácilmente los gráficos nuevos de sus presentaciones. Gracias a las galerías de estilos presentadas en menús contextuales, ahora tiene al alcance de su mano efectos cuyo uso estaba prácticamente reservado a los diseñadores gráficos. Independientemente de la opción que elija, puede tener la seguridad de que los efectos que agregue a todos sus elementos gráficos tendrán un estilo profesional y podrá trabajar fácilmente con ellos. Entre estas características gráficas se incluyen: •

Nuevos efectos para los gráficos, como 3D, sombras, resplandores, deformaciones y biselados, entre otros

•

Mejoras en la alineación, selección y manipulación directa de los objetos de los dibujos

Figura 4. Utilice las nuevas funciones de creación de diagramas y efectos de PowerPoint para agregar impacto a sus presentaciones.

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Variados efectos de texto y tipografía El texto nítido es una de las características distintivas del diseño profesional, y Office PowerPoint 2007 trae una variada tipografía directamente a su equipo. Tanto si es un usuario avanzado de PowerPoint como si no lo es, puede crear presentaciones de aspecto profesional con una amplia gama de características, como son: •

Ajuste de texto en el interior de una forma

•

Texto en columnas o vertical en la diapositiva

•

Reglas específicas para cada párrafo

•

Posibilidad de seleccionar texto discontinuo

Por medio de los estilos rápidos, puede cambiar el aspecto de sus presentaciones con un solo clic. Puede modificar fuentes, colores, efectos y otros elementos con sólo elegir otro formato. Basta con que seleccione el texto que desee cambiar y, a continuación, elija el estilo que prefiera en la galería de estilos. Office PowerPoint 2007 también dispone de nuevos estilos de carácter que le ofrecen más opciones. Puede elegir cualquiera de los estilos estándar de las versiones anteriores de PowerPoint, así como: •

Mayúsculas o versales

•

Tachado o doble tachado

•

Subrayado doble o en color

•

Rellenos, líneas, sombras, resplandores y efectos 3D en el texto

•

Resaltado

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Nuevos formatos para las tablas y los gráficos Se ha rediseñado el funcionamiento de las tablas y los gráficos de PowerPoint con objeto de que sean mucho más fáciles de manipular y modificar. Los menús contextuales y la interfaz rediseñada le ofrecen opciones fáciles de localizar para modificar sus tablas y sus gráficos. Además, las galerías de estilos contienen todos los efectos y las herramientas de formato que necesita para crear tablas y gráficos de aspecto profesional. Esta nueva funcionalidad se comporta de manera que cortar y pegar datos, gráficos y tablas desde Office Excel 2007 resulte incluso menos problemático que anteriormente, y le ayuda a asegurarse de que sus presentaciones tengan el mismo aspecto que sus hojas de cálculo.

Figura 5. Modifique fácilmente los datos de sus gráficos mediante los menús contextuales.

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Figura 6. Modifique fácilmente el aspecto de sus tablas mediante las galerías de estilos.

Office PowerPoint 2007 en acción Con los nuevos menús contextuales y las nuevas funciones de formato disponibles en Office PowerPoint 2007, resulta sencillo crear presentaciones coherentes y eficaces. Ahora, Mark puede dar formato fácilmente a sus gráficos y tablas en Office PowerPoint 2007 empleando los estilos y los efectos mejorados.

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Temas de PowerPoint y estilos de Office PowerPoint incluye nuevos temas, diseños y estilos listos para su uso que le ofrecen una amplia gama de opciones para dar formato a sus presentaciones. Anteriormente, dar formato a una presentación podía llevar bastante tiempo, ya que había que elegir opciones de color o estilo para dar coherencia a las tablas, los diagramas y los gráficos. Los temas de PowerPoint simplifican el proceso de creación de las presentaciones. Basta con que seleccione el tema que desee, y Office PowerPoint 2007 hará el resto. Con un solo clic, el fondo, el texto, los gráficos, los diagramas, y las tablas cambian a la vez de acuerdo con el tema que haya seleccionado, lo que le ayuda a asegurarse de que todos los elementos de su presentación se complementan entre sí. Este mismo proceso tiene lugar cuando ya se ha seleccionado un tema. Una vez que se ha aplicado un tema a una presentación, las galerías de estilos y de formato cambian para adaptarse a ese tema concreto. Como consecuencia, cualquier diagrama o gráfico nuevo que introduzca en la presentación se adaptará automáticamente al existente tema. Con los estilos de Office puede optar por aplicar a sus presentaciones la misma combinación de colores que utiliza en sus documentos y hojas de cálculo. Gracias al uso de una combinación de colores coherente, todos sus materiales pueden tener un estilo uniforme y profesional. Office PowerPoint 2007 en acción Mark ahora puede agregar un tema a las presentaciones que ya están creadas; con un solo clic puede aplicar un aspecto coherente a todos los elementos de las presentaciones, como las tablas, los diagramas, el texto y el fondo. Mark se da cuenta de que los temas son una forma estupenda de dar formato y finalizar las presentaciones para que presenten un aspecto uniforme y profesional.

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Figura 7. Asegúrese de que su presentación tiene un formato coherente y un estilo profesional mediante los temas de PowerPoint.

Comparta sus presentaciones fácilmente El crecimiento exponencial de los datos electrónicos merma cada vez más el espacio de almacenamiento local y de los servidores. En versiones anteriores de PowerPoint, el gran tamaño de los archivos dificultaba la posibilidad de compartir contenido o de enviar presentaciones mediante el correo electrónico. Para empeorar las cosas, las presentaciones no se podían compartir de forma fiable con usuarios de otras plataformas.

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Ahora, las características nuevas de Office PowerPoint 2007 permiten compartir y reutilizar las presentaciones con facilidad. Las bibliotecas de diapositivas de PowerPoint simplifican el uso compartido de las presentaciones y de su contenido, mientras que el cambio al formato XML de PowerPoint reduce el tamaño de los archivos. También puede guardar las presentaciones como archivo PDF (Portable Document Format) o como archivo XPS (XML Paper Specification), con lo que obtendrá incluso más posibilidades de compartir para colaborar con eficacia en su trabajo.

Bibliotecas de diapositivas de PowerPoint El uso de Office PowerPoint 2007 con Office SharePoint Server 2007 pone a su disposición funciones aún más completas para el uso compartido de presentaciones mediante las bibliotecas de diapositivas. Esta nueva característica le ofrece un área de almacenamiento centralizada para todas sus presentaciones personales y las de su equipo. De hecho, puede publicar las presentaciones directamente en una biblioteca de diapositivas de PowerPoint desde Office PowerPoint 2007. Dado que los sitios presentan el mismo aspecto que los sitios de Microsoft Windows® SharePoint Services a los que está habituado, le resultará fácil explorarlo y reutilizar la información que contiene. Las bibliotecas de diapositivas de PowerPoint también reducen la necesidad de volver a crear el contenido porque resulta sencillo reutilizar el contenido existente almacenado en una biblioteca de diapositivas de PowerPoint. De esta forma, si usted o sus compañeros de equipo han creado una presentación y necesitan una o dos diapositivas, no tendrán ninguna dificultad en insertar este contenido en la presentación sin necesidad de salir de PowerPoint. En este sentido, las bibliotecas de diapositivas de PowerPoint eliminan muchas de las ineficiencias que se originan al intentar reutilizar el contenido al administrar varias presentaciones almacenadas en ubicaciones diferentes.

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Es más, puede incluso crear presentaciones a partir de un conjunto de diapositivas existente. Una vez introducida la biblioteca de diapositivas de PowerPoint, puede seleccionar las diapositivas individuales que va a enviar a PowerPoint; esto le facilitará la creación de presentaciones y le evitará pasos innecesarios. Las bibliotecas de diapositivas de PowerPoint tienen una ventaja añadida: contribuyen a garantizar que el contenido permanezca actualizado, ya que puede elegir vincular las diapositivas de la presentación a la versión del servidor. Si la versión del servidor cambia, verá un mensaje solicitándole que actualice las diapositivas. Este comportamiento es muy similar al que tienen los documentos almacenados en las bibliotecas de documentos de Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003.

Figura 8. Elija fácilmente las diapositivas que desea publicar en la biblioteca de diapositivas de PowerPoint.

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Figura 9. Utilice una biblioteca de diapositivas de PowerPoint para compartir la información y ayudar a garantizar que permanezca actualizada.

Mayor transparencia con los formatos XML de PowerPoint Las empresas cada vez almacenan más información en línea y, desafortunadamente, los archivos de presentaciones de gran tamaño merman cada vez más el espacio de almacenamiento local y de los servidores. Como consecuencia, muchas empresas tienen dificultades tanto para compartir sus presentaciones de forma activa como para volver a utilizar el contenido y colaborar de manera más eficaz. Los nuevos formatos XML de PowerPoint ayudan a solventar este problema al tiempo que ofrecen muchas otras ventajas.

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Los formatos XML de PowerPoint son una especificación de formato de archivo publicada cuyo objetivo es ofrecer un entorno abierto y transparente que permita a los proveedores de tecnologías integrar las presentaciones de PowerPoint u otros documentos de Microsoft Office System en sus soluciones. Los formatos XML de PowerPoint constituyen un formato de archivo compacto y robusto. Al tratarse de formatos de archivo comprimidos, se produce una reducción significativa del tamaño de los archivos, lo que se traduce en una disminución de los requisitos de almacenamiento y de ancho de banda. El almacenamiento de datos segmentado dentro de los formatos de archivo ayuda en gran medida a la recuperación de los documentos dañados, ya que el hecho de que parte de un documento se encuentre dañada no es óbice para que pueda abrirse el resto del documento. Los formatos XML de PowerPoint representan un nuevo nivel de transparencia y compatibilidad para PowerPoint. Ahora puede beneficiarse de las ventajas que ofrecen las presentaciones que tienen la conectividad y la integración incorporadas, y todo ello dentro de un paquete más compacto, más eficaz y más estable que nunca. Office PowerPoint 2007 en acción Mark anima a su equipo de ventas a que comparta y reutilice la información. Cada vez que un miembro del equipo crea una presentación de PowerPoint, él la almacena en una biblioteca de diapositivas de PowerPoint del equipo para que los demás puedan verla y usarla. Si Mark crea una presentación utilizando el contenido de alguno de sus compañeros de equipo, también puede optar por sincronizar sus diapositivas con la versión que se encuentra situada en la biblioteca de diapositivas de PowerPoint. De esta forma, Mark está seguro de que siempre trabaja con la información más reciente.

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Nuevas formas de compartir y colaborar Tanto si necesita compartir las presentaciones con personas que no usan Office PowerPoint 2007, iniciar flujos de trabajo de aprobación y revisión, o colaborar con otras personas en línea, Office PowerPoint 2007 le ofrece nuevas formas de compartir y colaborar. Guarde las presentaciones de Office PowerPoint 2007 en formatos de archivo nuevos En ocasiones, es probable que necesite guardar la presentación de PowerPoint en un formato de archivo “fijo” para que otras personas que no disponen de PowerPoint puedan verla. Ahora, PowerPoint le permite guardar el documento como archivo PDF (Portable Document Format) o XPS (XML Paper Specification). Ya puede publicar sus presentaciones en Internet o compartirlas con otras personas con la seguridad de que podrán verlas, sea cual sea el tipo de equipo o de aplicaciones que utilicen. Inicie un flujo de trabajo de aprobación o de revisión Después de crear las presentaciones, es probable que le interese enviárselas a sus compañeros en mensajes de correo electrónico para que puedan comentarlas. Si necesita los comentarios a la mayor brevedad posible, deseará que el documento llegue a las personas adecuadas sin tener que hacer uso de interfaces complicadas ni herramientas incómodas. Ahora puede beneficiarse de la ventaja que supone tener los flujos de trabajo de revisión o de aprobación disponibles desde Office PowerPoint 2007 y Office SharePoint Server 2007.

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Para iniciar un proceso de revisión o de aprobación, simplemente seleccione el flujo de trabajo de SharePoint Server adecuado desde PowerPoint. El flujo de trabajo crea una tarea para los participantes y les envía un mensaje de correo electrónico informándoles de que tienen un documento nuevo por revisar. Una vez abierto el documento y finalizada la revisión, los participantes pueden indicar el estado de éste en un formulario de finalización del flujo de trabajo. Organice y obtenga acceso a las presentaciones Para aquellas empresas que tienen un gran número de empleados móviles o remotos, el almacenamiento de las presentaciones en bibliotecas de documentos de Windows SharePoint Services y su conexión posterior con el cliente de mensajería y colaboración Microsoft Office Outlook® 2007 es una opción excelente. Al conectar los datos con Outlook, le resultará fácil administrar la información y trabajar con ella estando desconectado. Posteriormente, cuando vuelva a la oficina, podrá saber fácilmente cuáles son los documentos que han cambiado y sincronizar los archivos con las versiones ubicadas en el sitio de Windows SharePoint Services. Colabore en una presentación usando Microsoft Office Groove 2007 Microsoft Office Groove® 2007 es un nuevo elemento de Microsoft Office System que ayuda a los miembros de los equipos a configurar áreas de trabajo de colaboración. Dado que les resulta más fácil compartir la información y trabajar juntos con una seguridad mejorada, los miembros de los equipos virtuales pueden finalizar los proyectos a tiempo y respetando el presupuesto. Groove mantiene a todos al corriente y les ayuda a trabajar juntos sin esfuerzo, y sin importar el lugar, si están conectados o desconectados, o si se trata de compañeros, colaboradores o clientes.

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Con Office Groove 2007, puede revisar la presentación junto con otros en tiempo real. Sólo tiene que configurar un área de trabajo de Groove en la que pueda presentar y ver la presentación en colaboración con otros. De este modo, podrá actualizar los materiales junto con los demás de forma fácil y rápida.

Figura 10. PowerPoint le facilita poder compartir la presentación de muchas formas.

Office PowerPoint 2007 en acción El equipo de Mark suele guardar las presentaciones como archivos PDF. Esto resulta especialmente útil cuando envían una presentación a un cliente eventual porque saben a ciencia cierta que el destinatario podrá abrir el archivo independientemente de los programas que utilice.

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Nuevas opciones para la presentación ante el público La nueva interfaz de Office PowerPoint 2007 simplifica la búsqueda de aquellas características que ayudan a presentar y a adaptar las presentaciones teniendo en cuenta las necesidades de uso. Puede crear presentaciones personalizadas basadas en materiales existentes, utilizar nuevas e interesantes características para que las presentaciones resulten más convincentes, y configurar una vista para el moderador y otra para los participantes. Cree una presentación con diapositivas personalizada Cree presentaciones con diapositivas personalizadas a partir de presentaciones existentes. Esta característica le ayuda a presentar exactamente lo que necesita, sin necesidad de omitir diapositivas ni avanzar rápidamente la presentación. También puede guardar la presentación con diapositivas para utilizarla en otro momento. Obtenga más opciones de configuración Con más opciones de configuración, puede crear presentaciones convincentes de forma fácil y rápida. Configure su presentación con diapositivas usando opciones avanzadas como los intervalos ensayados, la repetición sin interrupción de la presentación, y la especificación de las diapositivas que deberán verse en la presentación. Utilice la vista en varios monitores Con la nueva interfaz de usuario, resulta fácil localizar y comenzar a utilizar la vista Moderador, que emplea varios monitores para poder ofrecer una vista al moderador y otra al público. El moderador es conocedor de las diapositivas que faltan por mostrar, de los intervalos y de las notas del orador, mientras que el público sólo tiene acceso a una vista completa de la diapositiva.

Figura 11. Utilice la ficha Presentación de la interfaz de usuario para explorar las opciones de configuración avanzadas.

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Comparta sus presentaciones con confianza Las empresas cada día deben cumplir más normativas sobre conformidad. Aunque muchas han comenzado a utilizar procesos empresariales electrónicos y de administración de documentos, puede resultar difícil empezar a administrar y auditar registros empresariales electrónicos de auditoría. Si una presentación se encuentra terminada y lista para ser compartida, es importante que esté totalmente seguro de que nadie que no deba verla tendrá acceso a ella de manera accidental. También debe estar seguro de que no hay nada en el contenido de la presentación que se ha introducido de forma involuntaria y de que no existen marcas de edición que resaltan palabras que el diccionario del destinatario no reconoce. Es más, debería poder restringir el acceso a las presentaciones cuyo contenido pudiera incluir información potencialmente confidencial que podría salir a la luz una vez distribuidas dichas presentaciones. Por último, puede que necesite indicar que su presentación es el documento de registro que indica que se trata de una directiva oficial de la empresa o de un procedimiento para un tema determinado. Con Office PowerPoint 2007, los usuarios dispondrán de más formas de proteger y administrar la información.

Finalización y protección de la presentación En ocasiones, es posible que no desee mostrar quién es el autor de una presentación o que necesite estar seguro de que se han eliminado todos los comentarios. O bien, puede que necesite contribuir a la protección de su propiedad intelectual limitando las personas que pueden modificar la presentación. Existen una serie de características nuevas en Office PowerPoint 2007 con las que podrá ayudar a garantizar que la presentación se administra de forma segura una vez que ha dejado de estar en su poder.

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Contribuya a la protección de la información privada con Inspector de documento La nueva característica Inspector de documento examina la presentación y le da la oportunidad de elegir si desea o no eliminar la información de identificación personal, los comentarios y las marcas de revisión. También puede buscar el texto oculto y eliminarlo. Algunos clientes podrían querer inspeccionar sus presentaciones de PowerPoint en busca de determinados tipos de información. Inspector de documento ha sido diseñado para que las organizaciones con necesidades especiales puedan desarrollar estos módulos personalizados. Por ejemplo, una empresa farmacéutica podría estar interesada en examinar todos los documentos salientes para asegurarse de que no contienen nombres de pacientes. Incorpore una firma digital Documentos como los contratos o los avisos legales suelen requerir la firma de alguien. Tradicionalmente, estos documentos incluyen una línea para cada firma y se imprimen de forma que pueda incorporase en ellos la firma. En nuestro mundo actual de administración de documentos, estos papeles firmados se digitalizan para crear un registro digital de la firma. Aunque este método de firma está probado y es fidedigno, puede resultar lento y pesado, ya que el papel tiene que pasar de una persona a otra. Office PowerPoint 2007 introduce la capacidad de insertar una línea de firma en los documentos. Esta línea de firma presenta el mismo aspecto que el típico espacio para firmas de un documento, pero funciona de manera diferente. Cuando se inserta la línea de firma, al autor se le pide información sobre el firmante y se le ofrece la oportunidad de incluir instrucciones para esta persona. El destinatario ve la línea de firma y una notificación solicitándole que firme. El documento firmado incluye una imagen de la firma, por lo que su aspecto es similar al que presenta un papel impreso y firmado. Sin embargo, la diferencia está en que se utiliza un certificado digital que proporciona un registro de lo que se ha firmado exactamente. Con esta tecnología, la firma puede verificarse en el futuro. Esta característica también puede usarse con el flujo de trabajo de recopilación de firmas de Office SharePoint Server 2007 para notificar a los destinatarios y seguir el progreso de cada firmante.

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Figura 12. Certifique el contenido agregando una firma digital a su archivo.

Office PowerPoint 2007 en acción Cuando los miembros del equipo de ventas han terminado de crear una presentación, utilizan varias características de Office PowerPoint 2007 para proteger su contenido. En primer lugar, utilizan Inspector de documento para eliminar toda la información que identifica a los creadores del documento y asegurarse de que no quedan comentarios o texto oculto en el documento final. Esta es una característica especialmente importante para Fabrikam, Inc., porque así pueden asegurarse de que no se incluye información confidencial en las presentaciones. A continuación aplican una firma digital para corroborar el contenido del documento.

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Information Rights Management Es posible que necesite controlar qué personas tienen acceso a la información de la empresa, especialmente si crea presentaciones con información confidencial. Mediante el uso de Microsoft Office System junto con Windows Rights Management Services de Windows Server™ 2003, puede asignar permisos que impidan a otras personas copiar, imprimir o modificar su presentación.

Administre y mantenga su contenido más seguro con Office SharePoint Server 2007 Puede resultar extremadamente complicado implementar directivas de administración de la información coherentes en una organización que tenga un gran número de instalaciones. Para resolver este problema, SharePoint Server 2007 confiere a los responsables de la toma de decisiones sobre directivas (personal de IT, administradores de registros, oficiales de cumplimiento, etc.) la facultad de definir directivas de sitio que los usuarios podrán aplicar sin necesidad de preocuparse por los detalles concretos. Cada directiva de sitio puede incluir cualquier número de parámetros, como la caducidad del etiquetado o la auditoría. Esto significa que puede agregar un nivel de seguridad adicional a las presentaciones designando el acceso a las mismas. Por ejemplo, si sólo desea permitir el acceso a las presentaciones a un departamento determinado, puede definirlo fácilmente para que solicite las credenciales adecuadas. Administración de registros Office SharePoint Server 2007 tiene un repositorio de documentos administrados integrado en Windows SharePoint Services para almacenar el registro del documento o el documento maestro. Puede cargar las presentaciones en el repositorio de registros directamente desde Office PowerPoint 2007. Como resultado, dispondrá de un mayor control sobre cada una de sus presentaciones.

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Directivas de administración de la información Cuando se utiliza Office SharePoint Server 2007, las directivas de administración de la información proporcionan controles que, de forma coherente, aplican el etiquetado, la auditoría y la caducidad de las presentaciones. Puede configurar directivas para una ubicación de almacenamiento o un tipo de contenido determinado. Por ejemplo, las organizaciones pueden contribuir a garantizar que todas las presentaciones se guarden de la misma forma mediante el establecimiento de fechas de caducidad basadas en criterios comunes, como el principio o el fin del año fiscal. Office SharePoint Server 2007 permite el establecimiento de un conjunto de directivas de administración de la información para un sitio completo o para una lista, biblioteca o tipo de contenido determinado. También puede crear una declaración de directiva que informe a los usuarios sobre el modo en que se administra el contenido. En el caso de las presentaciones de PowerPoint, esta declaración de directiva se incrusta dentro de ellas. Por ejemplo, la declaración de directiva podría indicar que un documento caducará después de un período de tiempo determinado o que se trata de información confidencial que no se debe comunicar fuera de la empresa. Incluso puede proporcionar un nombre de contacto si el destinatario necesita más información.

Resumen Office PowerPoint 2007 ofrece muchas mejoras y funciones nuevas en relación con versiones anteriores. Office PowerPoint 2007 pone en sus manos la capacidad de diseñar, dando énfasis a la obtención de presentaciones más profesionales que resulten más fáciles de crear. El resultado es que podrá crear presentaciones más eficaces y con un acabado más profesional, de forma más fácil y rápida. Con Office PowerPoint 2007, puede compartir y reutilizar la información para que no tenga que perder tiempo volviendo a crear presentaciones ni trabajando con información obsoleta. Office PowerPoint 2007 pone a su disposición las herramientas que necesita para formatear y crear presentaciones impactantes sin dificultad. En consecuencia, a usted (y a todos los que trabajan en su empresa) les resultará más fácil crear presentaciones con un aspecto profesional en menos tiempo.

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Recursos Para obtener más información sobre Office PowerPoint 2007, consulte los recursos siguientes: Información general del producto Microsoft Office PowerPoint 2007 www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/powerpoint/overview.mspx Demostración de PowerPoint 2007 www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/powerpoint/overview.mspx Las 10 ventajas principales de PowerPoint 2007 (razones para actualizarse) www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/powerpoint/overview.mspx Preguntas más frecuentes acerca de Microsoft Office PowerPoint 2007 www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/powerpoint/faq.mspx Ficha Elementos destacados de Office PowerPoint 2007 www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/powerpoint/overview.mspx Ficha Nueva interfaz de Office PowerPoint 2007 www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/powerpoint/overview.mspx

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Requisitos del sistema Para obtener información detallada sobre los requisitos del sistema, visite www.microsoft.com/spain/office/preview/beta/sysreq.mspx.

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