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Microsoft Febrero de 2006
Tabla de contenido Introducción a Microsoft Office Groove 2007............................................................... 1 El nuevo mundo del trabajo ................................................................................................... 1 ¿Qué es Groove 2007? ............................................................................................................ 2 Reúna su equipo, con rapidez, facilidad, y seguridad ............................................... 4 Introducción............................................................................................................................... 4 Crear un área de trabajo de colaboración........................................................................... 6 Invitar a miembros del equipo a unirse a su área de trabajo ........................................ 8 Agregar herramientas adecuadas a las necesidades de evolución de su equipo ............................................................................................................................. 10 Herramienta Archivos ............................................................................................................ 10 Herramienta Archivos de SharePoint ................................................................................. 11 Herramienta Discusión .......................................................................................................... 13 Herramienta Reuniones......................................................................................................... 14 Herramienta Calendario ........................................................................................................ 14 Mantenga la sincronización automática y eficientemente .................................... 16 Mantenga sincronizado a su equipo ................................................................................... 17 Trabajar sin esfuerzo en cualquier parte: en conexión o sin conexión ............... 17 Habituarse a la sincronización ...................................................................................... 17 Manténgase en sincronización ............................................................................................. 19 Supervise la actividad del equipo y comunique en tiempo real .......................... 20 Reconocimiento de la presencia y alertas ......................................................................... 20 Marcas de no leído.................................................................................................................. 22 Herramientas de comunicación en tiempo real................................................................ 23 Mensajería......................................................................................................................... 23 Charla en el área de trabajo ......................................................................................... 24 Integración en Office Communicator .......................................................................... 25 Personalice las áreas de trabajo ...................................................................................... 26 Generar formularios personalizados................................................................................... 26 Importar un formulario Office InfoPath 2007................................................................... 27 Crear las plantillas para el uso futuro ................................................................................ 28 Resumen .................................................................................................................................... 29 Recursos..................................................................................................................................... 30 Requisitos del sistema ......................................................................................................... 31
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Introducción a Microsoft Office Groove 2007 Bienvenido a Microsoft® Office Groove® 2007, la nueva herramienta de colaboración de Microsoft que ayuda a los equipos a colaborar con eficiencia y productividad. El propósito de esta guía es que se familiarice con las características y la funcionalidad de Office Groove 2007. Además, la guía incluye situaciones que le permitirán hacerse una idea de cómo facilita Office Groove 2007 que sus equipos colaboren mejor.
El nuevo mundo del trabajo El entorno del trabajo ya no es lo que era hace 10 años; o incluso hace solamente 5. Si tenemos en cuenta la mayor solidez del software y de los sistemas informáticos, la conectividad inalámbrica y la proliferación de dispositivos móviles, desde equipos portátiles a teléfonos inteligentes, la definición de lugar o equipo de trabajo acorta ahora las distancias entre ubicaciones, organizaciones, zonas horarias y culturas. Una oficina ha dejado de ser una habitación o un edificio. Puede ser cualquier lugar en el que creamos, compartimos y almacenamos información, o donde colaboramos con empleados, partners, clientes y otros en los proyectos y en los procesos de la empresa. En este nuevo mundo del trabajo, los equipos de trabajadores de información que necesitan colaborar dinámicamente tienen a menudo dificultades para hacerlo en sincronía. Como los equipos suelen estar formados por individuos procedentes de varias oficinas y compañías, así como por trabajadores móviles, para colaborar se ven obligados a confiar en un conjunto de herramientas variadas. Esas herramientas pueden incluir correo electrónico, teléfono, correo de voz, recursos compartidos de archivos, sitios Web y aplicaciones de colaboración especializadas. Aunque cada una de ellas sea realmente adecuada para actividades de trabajo determinadas, juntas no proporcionan un entorno de trabajo persistente y contextual que sea accesible a todos los miembros del equipo: en cualquier parte, en cualquier momento y en cualquier red. Además, muchas de estas herramientas se diseñaron exclusivamente para el trabajo interno de la compañía. Los costes de infraestructura y los riesgos de seguridad aumentan cuando se utilizan para trabajos que van más allá de los límites de la organización.
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Office Groove 2007 ayuda los equipos del nuevo mundo del trabajo a colaborar con facilidad y determinación para lograr sus objetivos y resultados: sin depender para ello de un importante soporte técnico de IT, sin preocuparse por cómo poner en conexión a las personas con la información, sin que aumente significativamente el tiempo requerido para aprender el nuevo software y sin verse forzados a cambiar constantemente de una herramienta o aplicación a otra.
¿Qué es Groove 2007? Office Groove 2007 es un entorno de colaboración que permite a los equipos humanos colaborar con mayor efectividad. Office Groove 2007 ayuda a realizar tareas tan simples como la colaboración en documentos o tan complejas como el desarrollo de un nuevo producto. Los equipos que utilizan Office Groove 2007 actúan en áreas de trabajo de colaboración desde las que se tiene acceso a los miembros del grupo, las comunicaciones, las herramientas y la información desde un lugar conveniente del equipo informático de cada miembro. Puede crear un área de trabajo de Office Groove 2007 en cuestión de minutos, agregar las herramientas adecuadas para el trabajo e invitar a cualquiera a unirse al área —ya se trate de empleados, clientes o partners— con seguridad mejorada y sin preocuparse por el espacio del servidor. Como dedicará menos tiempo a coordinarse con su equipo, podrá dedicar más tiempo a trabajar en su contribución específica, con lo que será más productivo y aumentará la calidad de sus resultados. Se incluye aquí un breve resumen de algunas características de Office Groove 2007 que pueden ayudarle a usted y a su equipo a colaborar con mayor eficiencia y efectividad: •
Las herramientas de colaboración en el trabajo con documentos aumentan la facilidad y la eficiencia del proceso de compartir y actualizar los archivos del equipo, además de ayudarle a publicar los archivos en las bibliotecas de documentos de Microsoft SharePoint®.
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Con las discusiones encadenadas, todos los miembros del equipo pueden hacer un seguimiento de una conversación compartida sobre los temas importantes, pudiendo aportar cada uno su contribución.
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La herramienta Reunión y la herramienta Calendario mantienen a todos informados acerca de los hitos, reuniones y actualizaciones importantes del proyecto.
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Formularios personalizados es una característica que permite reunir la información estructurada del equipo utilizando el programa de recopilación de información Microsoft Office InfoPath® 2007 o Formularios de Office Groove 2007.
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Reconocimiento de presencia le ayuda a saber quién está trabajando en qué y cuándo, para que pueda comprometer a los miembros del equipo en el momento adecuado.
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Alertas le permite saber cuándo cambian los archivos o la información en su área de trabajo y cuándo realizan actividades importantes los miembros del equipo.
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Charla en el área de trabajo le permite mantener intercambios de información imprevistos y espontáneos con los miembros del equipo, estén donde estén.
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La integración con Microsoft Office Communicator 2007 y 2005 le permite iniciar llamadas telefónicas y sesiones de mensajería instantánea con los miembros del equipo desde Office Groove 2007.
Office Groove 2007 en acción Scott Mitchell es un director de producto y diseñador de Fabrikam Inc., una empresa industrial con presencia mundial. Fabrikam se asocia con ingenieros y proveedores de todo el mundo para llevar sus productos al mercado. Para ayudar a garantizar la entrega oportuna de sus productos en el mercado, Fabrikam y sus socios colaboran estrechamente en los planes del producto y se comunican con regularidad acerca del estado del inventario y los cambios del mercado. Office Groove 2007 ayuda a colaborar al equipo geográficamente disperso de Fabrikam, garantiza un tiempo de comercialización más rápido y permite reducir el costo total de producción.
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Reúna su equipo, con rapidez, facilidad, y seguridad Las áreas y equipos de trabajo de hoy acortan las distancias entre departamentos, oficinas, organizaciones, zonas horarias y culturas. Aunque esta fluidez tiene sus ventajas, como ayudar a las organizaciones a responder rápidamente a las oportunidades comerciales, también crea desafíos de coordinación. Los equipos que no comparten una red de oficina común, para colaborar y comunicar las actualizaciones críticas del proyecto se ven obligados a menudo a basarse en el correo electrónico, las llamadas telefónicas, las teleconferencias o las reuniones personales. Office Groove 2007 puede ayudar a su equipo a colaborar con mayor eficiencia, al reunir a los miembros del equipo, las herramientas y la información en un solo lugar: directamente en su equipo informático. Office Groove 2007 en acción Scott decide preparar un área de trabajo de Groove para su equipo después de que sus partners de diseño de China se quejaran de no haber podido trabajar con sentido de la colaboración con los jefes de producto con los directores de producto de Fabrikam. Scott no se siente cómodo al enviar por correo electrónico proyectos confidenciales del producto, pero por la diferencia de las zonas horarias normalmente no puede conectar con sus partners por teléfono o conferencia en Web. En consecuencia, Fabrikam pierde un tiempo valioso en el ciclo de desarrollo del producto. Scott confían en que un área de trabajo de Groove le puede ayudar a resolver algunos de estos desafíos de la colaboración.
Introducción No necesita ningún conocimiento técnico especial ni ayuda de IT para iniciar Office Groove 2007. Si el departamento de soporte técnico de su compañía ha obtenido licencias de Office Groove 2007, administrador de IT le enviará un mensaje de correo
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electrónico con su información de la cuenta de Groove. Si adquirió Office Groove 2007 solamente para su equipo, el Asistente para establecimiento de una cuenta de Groove le ayuda en el proceso de establecer una cuenta. La primera cosa que ve al iniciar Office Groove 2007 es la barra de inicio de Groove. Esta herramienta, de fácil uso, le ayuda a administrar y organizar todas las actividades de Groove, lo que incluye crear áreas de trabajo nuevas, invitar a otros a esas áreas de trabajo, enviar mensajes, supervisar la actividad del contacto y el área de trabajo y establecer sus preferencias personales en Groove. La Barra de inicio de Groove incluye dos paneles de tareas: uno para crear y administrar sus áreas de trabajo y el otro para agregar y administrar sus contactos de Groove. Los paneles se pueden ver uno al lado del otro o verticalmente. Ambos incluyen una lista de Tareas comunes que puede utilizar para el acceso rápido a las funciones comúnmente usadas.
Vea y abra áreas de trabajo existentes aquí.
Agregue nuevos contactos, envíe invitaciones y realice otras tareas frecuentes rápidamente.
Vea aquí quién está conectado actualmente.
Figura 1. Barra de inicio de Groove
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Crear un área de trabajo de colaboración En Office Groove 2007, un área de trabajo es un lugar virtual donde, entre otras cosas, los equipos colaboran compartiendo, modificando y discutiendo archivos; charlan; mantienen discusiones encadenadas, supervisan las reuniones periódicas del proyecto; crean herramientas personalizadas para llevar un seguimiento de las tareas, oportunidades y problemas. Cada área de trabajo es una ventana individual que se abre y se cierra desde la Barra de inicio según sea necesario. Cualquier usuario que tenga instalado Office Groove 2007 en su equipo puede crear un área de trabajo. Para crear un área de trabajo no necesita privilegios especiales en red ni mucho apoyo de IT. De hecho, el proceso es tan simple que puede crear y personalizar un área de trabajo de Groove para su equipo solamente con unos clic de su mouse (ratón). Office Groove 2007 incluye tres tipos de área de trabajo: •
Un Área de trabajo estándar que incluye una herramienta Archivos y una herramienta Discusión. Se pueden agregar otras herramientas a un Área de trabajo estándar para satisfacer las necesidades cambiantes del proyecto.
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Un Área de trabajo de uso compartido de archivos, que sincroniza entre los equipos de los miembros una carpeta de archivos del sistema operativo Microsoft Windows® seleccionado y sus contenidos. Este tipo de área de trabajo puede ser particularmente útil para los miembros del equipo que desean mantener sincronizados los archivos entre sus equipos. Para obtener más información, vea en esta guía la sección “Manténgase en sincronización”.
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Un Área de trabajo de la plantilla, que le permite elegir de una lista de opciones previamente personalizadas que se diseñaron para un tipo específico de proyecto necesario. Puede conectar con Microsoft Office Online y obtener acceso a otras plantillas de área de trabajo de Groove hechas a medida para mercados y funciones empresariales particulares. También puede crear desde sus áreas de trabajo plantillas para uso futuro. Para obtener más información, vea en esta guía la sección “Personalice las áreas de trabajo”.
Figura 2. Asistente para crear una nueva área de trabajo en Groove
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Invitar a miembros del equipo a unirse a su área de trabajo Después de crear un área de trabajo, puede invitar otros a unirse a ella utilizando la mensajería o el correo electrónico de Groove. Al enviar una invitación, puede asignar una función (Administrador, Participante o Invitado) al invitado, como ayuda para controlar lo que puede o no puede hacer en el área de trabajo. Las funciones y sus permisos asociados se pueden cambiar en cualquier momento del proyecto. Cuando los invitados aceptan su invitación, reciben en su escritorio una copia exacta del área de trabajo, con todas las herramientas, archivos y contenido. Si no está conectado cuando los invitados aceptan, Groove envía el área de trabajo a los equipos de los nuevos miembros la siguiente vez que usted conecte; pero si están conectados otros miembros del área de trabajo, reciben de ellos el área de trabajo. Después de estar en el área de trabajo, pueden empezar a colaborar juntos en contexto. Es así de simple. Lo fantástico de Office Groove 2007 es que puede invitar a quien quiera a unirse a su área de trabajo, aunque no estén en su misma red. Puede compartir un área de trabajo con colegas remotos entre oficinas y entre organizaciones con sus socios, proveedores y clientes: todo ello sin ayuda de IT ni servidores. El único requisito es que cada miembro del área de trabajo tenga Office Groove 2007 instalado en su equipo. Si la persona que a la que desea invitar no tiene instalado Office Groove 2007, puede enviar una invitación en un mensaje de correo electrónico. Las invitaciones por correo electrónico contienen instrucciones sencillas acerca del modo de descargar una versión de prueba de Office Groove 2007. Cuando esa persona instala la versión de prueba, puede aceptar ya la invitación al área de trabajo. Como Office Groove 2007 le permite compartir información con personas del exterior de su organización, tiene un cifrado integrado y eficaz que ayuda a garantizar que todos los datos del área de trabajo estén protegidos en su equipo y cuando recorren las zonas no seguras de las redes cableadas o de las inalámbricas. Solamente tendrán acceso a la información que contiene aquellos a quienes haya invitado al área de trabajo. No hay en ningún servidor una “copia maestra” cuya seguridad pueda verse comprometida.
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Otra ventaja adicional es que Office Groove 2007 admite 28 idiomas diferentes, por lo que cuando trabaje con un equipo global cada miembro del equipo verá las características y funciones de Groove en su propio idioma.
Escriba aquí la información de contacto o la dirección de correo electrónico de la persona. Seleccione aquí una función para la persona. La función determina lo que esa persona puede y no puede hacer en el área de trabajo.
Figura 3. Enviar una Invitación en Office Groove 2007
Office Groove 2007 en acción Scott crea en su equipo un área de trabajo de para su grupo. En cuestión de minutos, envía invitaciones para unirse al área de trabajo a las personas clave de los equipos interno, del partner y del proveedor. Cuando aceptan la invitación de Scott, cada uno de ellos recibe, y almacena en su equipo, una copia del área de trabajo. Office Groove 2007 ayuda a garantizar que las copias del área de trabajo de todos los miembros se mantienen sincronizados en cada paso.
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Agregar herramientas adecuadas a las necesidades de evolución de su equipo Office Groove 2007 es increíblemente flexible, por lo que puede crear un área de trabajo a la medida de las necesidades concretas de cada uno de sus equipos. Puede personalizar el área de trabajo en cualquier momento agregando o quitando herramientas. Las herramientas definen el tipo de trabajo que realiza su equipo en el área de trabajo. Aunque Office Groove 2007 incluye más de 10 herramientas de área de trabajo listas para utilizar, las cinco que se analizan en esta sección son las más populares.
Herramienta Archivos Puede utilizar la herramienta Archivos para colaborar con sus compañeros de equipo prácticamente con cualquier tipo de archivo informático. La herramienta Archivos funciona de modo parecido al Explorador de Windows, pues puede organizar los archivos en carpetas anidadas. Una de las diferencias entre el Explorador de Windows y la herramienta Archivos de Groove, sin embargo, es que todos los que están en el área de trabajo tienen acceso a esas carpetas y archivos. Al agregar un archivo a la herramienta archivos de Groove, cualquier persona que haya invitado al área de trabajo podrá abrir ese archivo. Dependiendo de la función que se les haya asignado en el área de trabajo, también podrán realizar cambios en el archivo. Cuando una persona modifica un archivo y lo guarda de nuevo en el área de trabajo del equipo, los cambios realizados, y solamente esos cambios, pasan automáticamente a los equipos de todos los demás miembros del área de trabajo. Si otro miembro actualiza ese archivo al mismo tiempo, Groove crea dos copias del archivo para que los usuarios resuelvan la cuestión.
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Una característica adicional de la herramienta Archivos es la capacidad de revisar juntos y simultáneamente una presentación de Microsoft Office PowerPoint® 2007. Cualquier miembro del área de trabajo puede iniciar una sesión de colaboración en la presentación: seleccione la presentación en la herramienta Archivos y haga clic en Iniciar sesión.
Herramienta Archivos de SharePoint La herramienta Archivos de SharePoint ofrece todas las funciones de la herramienta Archivos de Groove, pero con la ventaja adicional de la integración con bibliotecas de documentos de Microsoft SharePoint. Muchos equipos y departamentos confían en las tecnologías de SharePoint para compartir y organizar la información y los documentos. Con Office Groove 2007, no tiene que abandonar las herramientas con las que ya trabaja. La herramienta archivos de SharePoint se integra herméticamente con Microsoft Windows SharePoint Services (versión 3) y Microsoft Office SharePoint Server 2007, por lo que usted y su equipo podrán sincronizar las bibliotecas de documentos de SharePoint con su área de trabajo de Groove. Puede pasar fácilmente los documentos de una biblioteca de documentos de SharePoint a su área de trabajo de Groove, colaborar en esos documentos con su equipo del proyecto y después publicarlos en la biblioteca de documentos cuando estén terminados.
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Figura 4. Herramienta Archivos de SharePoint en Groove
Office Groove 2007 en acción Como preparación para el lanzamiento de un nuevo producto de Fabrikam, Scott colabora estrechamente con Jeff Hay, proveedor de investigaciones de mercado. Para facilitar el proceso de colaboración, Scott le envía a Jeff una invitación para que se una al área de trabajo de Groove. Jeff utiliza la herramienta Archivos de Groove para enviar un informe de su investigación, al que Scott puede tener acceso rápidamente. Scott examina el informe, hace algunos cambios y agrega unos comentarios, y vuelve a guardar el documento modificado en el área de trabajo. Estos cambios se insertan automáticamente mediante la copia de Jeff que hay en el área de trabajo. Después de unas rondas de modificación, Scott está dispuesto a compartir el informe con el equipo de marketing de Fabrikam. Publica el informe final en el sitio de SharePoint de la compañía, como un recurso para el equipo que está desarrollando la nueva estrategia del marketing.
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Herramienta Discusión La herramienta Discusión de Groove ayuda a los equipos a realizar un intercambio detallado de ideas en el contexto del trabajo que estén haciendo en el área de trabajo. Se realiza el seguimiento de la línea de conversación en una estructura cronológica de tema y respuesta. Quien esté en el área de trabajo puede contribuir a la discusión o revisar todo el proceso. Las funciones determinan quién puede eliminar las entradas de la discusión.
Figura 5. Herramienta Discusión de Groove
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Herramienta Reuniones Utilice la herramienta Reuniones de Groove para planear, dirigir y registrar las reuniones periódicas del proyecto de equipo. Con el Asistente para Reuniones es fácil organizar una nueva reunión y seleccionar a los participantes del área de trabajo. Dado que todos los miembros del área de trabajo pueden agregar información a una nueva reunión, las agendas se pueden desarrollar en colaboración, en lugar de encargar a una persona para que reúna las entradas del equipo. Durante la reunión, el secretario puede insertar la agenda en un espacio de notas y registrar las actas de la reunión en tiempo real. Los participantes pueden ver cómo se redactan las actas. Después de la reunión, se pueden registrar los elementos de acción y asignarlos a los miembros del equipo. También se pueden copiar en las reuniones futuras los elementos de los puntos de agenda y los elementos de acción de las reuniones anteriores.
Herramienta Calendario Puede utilizar la herramienta Calendario para generar una programación del proyecto compartida y realizar el seguimiento de las fechas e hitos importantes del proyecto. Al agregar un evento de calendario, lo pueden ver todos los miembros del equipo. Otros pueden agregar sus propios eventos y modificar los existentes, si tienen los permisos adecuados. Ambas herramientas, Reunión y Calendario, ayudan a los participantes a centrarse exclusivamente en las tareas, eventos e hitos del proyecto o actividad para las que se creó el área de trabajo de Groove. Los miembros del equipo siguen administrando y organizando individualmente sus propios calendarios, tareas y contactos en el cliente de colaboración y mensajería Microsoft Office Outlook® 2007 o en otro administrador de información personal.
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Figura 6. Herramienta Calendario de Groove
Office Groove 2007 en acción Inicialmente, el equipo de Scott empieza con un área de trabajo simple formada por una herramienta Archivos, utilizada para compartir los planes de los proyectos y colaborar en ellos, y una herramienta Discusión, utilizada para intercambiar información acerca de los cambios en el producto y las provisiones del mercado que afectan al desarrollo. Detectan rápidamente que sería útil tener un calendario de actividades del equipo, donde pudieran compartir los hitos importantes del proyecto. Scott va al área de trabajo y agrega una herramienta Calendario para su equipo.
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Mantenga la sincronización automática y eficientemente Durante un proyecto de equipo de semanas o meses, los pasos manuales requeridos simplemente para compartir y colaborar en los archivos, y para coordinar los cambios entre los miembros del equipo, pueden significar horas o días de productividad; tiempo ese que se quita de la mejora y creación de contenido. Si los miembros del equipo no están conectados, la productividad se reduce todavía más. Las conexiones lentas y las restricciones de tamaño de los archivos de correo electrónico dificultan el uso compartido de los archivos grandes. Los vínculos a sitios Web de los mensajes de correo electrónico no funcionan siempre para los partners o los empleados que están fuera de la oficina. Las versiones de archivos proliferan. Y lo que quizás es lo peor de todo, a los miembros del equipo les falta un contexto compartido de todos los cambios, entradas y comentarios, puesto que se han expandido por docenas de procesos de correo electrónico, archivos de datos adjuntos, recursos compartidos de archivos y sitios Web. Al automatizar la sincronización de cambios en el trabajo, en lugar de forzar a cada miembro del equipo para que envíe o cargue las actualizaciones individuales, Office Groove 2007 ayuda a aliviar la pesada carga de mantener conectados los equipos. Dado que los equipos dedican menos tiempo a coordinarse entre ellos, tienen más tiempo que dedicar al trabajo de su equipo y a la mejora de la calidad de las entregas. La sección siguiente proporciona más detalles de la manera en que funciona la sincronización de Groove.
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Mantenga sincronizado a su equipo Office Groove 2007 tiene una arquitectura descentralizada exclusiva que agiliza la colaboración del equipo. Cada miembro del equipo tiene una copia exacta del área de trabajo, con sus herramientas y datos. La sincronización automática y eficaz de Groove ayuda a garantizar que la copia de cada persona esté actualizada: incluso aunque no haya dos miembros del equipo conectados al mismo tiempo. Trabajar sin esfuerzo en cualquier parte: en conexión o sin conexión Office Groove 2007 almacena las áreas de trabajo y los datos que contienen en su equipo, no en un servidor central. Puede obtener acceso a la información de sus áreas de trabajo, tanto si está conectado a la red como si no. Cada vez que realiza un cambio — por ejemplo actualiza un archivo, responde a una discusión o publica algún texto en la zona de charla del área de trabajo— Office Groove 2007 envía su cambio (y solamente el cambio) a todos los miembros de su área de trabajo. Si no está en conexión al realizar el cambio, Office Groove 2007 lo envía la primera vez que conecte. Si los miembros del equipo no están conectados, reciben el cambio la siguiente vez que se conectan. Habituarse a la sincronización Como la sincronización de Groove funciona constantemente en segundo plano, es mejor ejecutar Groove mientras su equipo está conectado a la red corporativa o a Internet, o conectarlo tan a menudo como sea posible. Esto le mantiene actualizado a usted y a los miembros del equipo. Al igual que mantiene el correo electrónico todo el día activado y ejecutándose, para supervisar la entrada de mensajes, debería mantener Groove abierto para supervisar la actividad y los cambios del área de trabajo.
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Aunque la sincronización le ahorra tiempo, dedica unos momentos a recibir las actualizaciones la primera vez que se conecta tras estar cierto tiempo en desconexión. El tiempo de la sincronización del inicio depende de varios factores, incluyendo las áreas de trabajo que tiene, el número de miembros del equipo que hay en cada área de trabajo, cuántos cambios se hicieron desde la última vez que estuvo conectado y la velocidad de su conexión. Si trabaja con una conexión lenta, o frecuentemente está de viaje, quizá no sea siempre práctica la sincronización automática. Con Office Groove 2007, tiene la capacidad de decidir la configuración más productiva para su estilo de trabajo. Como los archivos están entre los tipos de datos más grandes compartidos entre un equipo, puede ajustar la Configuración de descarga de la herramienta Archivos de Groove, la herramienta Archivos de SharePoint y las áreas de trabajo de Uso compartido de archivos. Mediante Configuración de descarga, determina los archivos que se sincronizan automáticamente y los que desea descargar manualmente de los miembros del equipo. Si desea detener toda la información entrante, desde el icono Groove de la barra de tareas de Windows puede elegir trabajar sin conexión. Alternativamente, puede decidir selectivamente qué áreas de trabajo se sincronizan o seleccionar Pausar todos de la característica Administrador de comunicaciones de Office Groove 2007. Pero cuando vuelva a tener una conexión rápida, acuérdese de seleccionar Reanudar todo y de anular la selección de la característica Trabajar sin conexión.
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Manténgase en sincronización Si hace como la mayoría de los trabajadores de información, en su trabajo diario probablemente utilizará más de un equipo (como un equipo doméstico y otro de trabajo). Simplemente no es eficiente dedicar su tiempo a enviarse a sí mismo archivos por correo electrónico o a copiarlos en un disco cada vez que cambia de un equipo a otro. Además de ayudar a los equipos de colegas a permanecer sincronizados, la sincronización de Groove también le ayuda a mantener actualizados en los equipos informáticos que usa diariamente las áreas de trabajo y los archivos importantes. Al preparar la cuenta de Groove para su uso en varios equipos, Office Groove 2007 sincroniza automáticamente las áreas de trabajo y los archivos de cada equipo que usa cada vez que conecta uno de esos dispositivos a Internet. Los equipos no tienen que estar conectados al mismo tiempo para mantenerse sincronizados. Office Groove 2007 en acción Scott se da cuenta de que por la diferencia de las zonas horarias, a menudo contacta con sus proveedores de China a última hora de la tarde, después de abandonar la oficina, o a primera hora de la mañana antes de ir al trabajo. En esas ocasiones, trabaja desde su PC doméstico. Como sus socios remotos, Scott se da cuenta de que es una molestia obtener acceso a la red de la oficina desde su equipo doméstico, por lo que decide configurar una cuenta Groove en varios equipos. Cuando configura la cuenta en su equipo doméstico, todas las áreas de trabajo que Scott ha almacenado en su equipo del trabajo se sincronizan con su equipo doméstico. Ahora, gracias a las funciones de sincronización automática de Office Groove 2007, Scott tiene fácil acceso a su información del proyecto y a los archivos desde cualquier equipo en el que esté trabajando.
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Supervise la actividad del equipo y comunique en tiempo real Muchos equipos se esfuerzan por coordinar quién trabaja en qué y cuándo. Una reunión semanal sobre el estatus no basta para tratar los cambios que se producen cada minuto, cada hora y cada día conforme avanza el trabajo del equipo. Office Groove 2007 incluye varias características que le ayudan a usted y a los miembros del equipo a supervisar todo el tiempo la actividad del equipo, como las actualizaciones del archivo, para que pueda dedicar menos tiempo a la coordinación y más al trabajo. Además, Office Groove 2007 proporciona un sólido conjunto de opciones y herramientas de comunicación en tiempo real que sirvan de apoyo a las interacciones del equipo, espontáneas y deliberadas, que sean decisivas para el éxito del proyecto.
Reconocimiento de la presencia y alertas Office Groove 2007 integra reconocimiento de presencia y alertas, para que pueda saber quién está trabajando en qué, aunque esté en otro departamento, oficina, organización o país. La presencia le indica los miembros que actualmente están activos en un área de trabajo, los que están conectados pero no trabajan activamente en un área de trabajo y los que están sin conexión. Simplemente con ver la Barra de inicio o abrir un área de trabajo específica, puede examinar la presencia de los contactos y obtener conciencia de la actividad del trabajo sin tener que preguntar. Además, si los miembros del equipo están ejecutando Office Communicator 2007 o 2005, cuando el cursor del mouse se coloca sobre un contacto se revela su estado de conocimiento actual.
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Las alertas son los mensajes de texto emergentes y los sonidos que le permiten saber proactivamente cuándo se produce una actividad en Groove. Mientras trabaja, Groove puede mostrar una alerta o emitir el sonido de ésta: •
Para notificarle cualquier nueva información de un área de trabajo.
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Para notificarle la nueva información de una determinada herramienta del área de trabajo.
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Para notificarle los cambios a un determinado archivo o carpeta de archivos.
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Para notificarle cuándo se conectan o entran los contactos en las áreas de trabajo.
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Para notificarle nuevas invitaciones o mensajes instantáneos.
•
Para hacer un seguimiento de los mensajes e invitaciones a un espacio de trabajo que ha enviado o ha recibido.
Las alertas que le notifican cambios de contenido son persistentes y contextuales. Puede hacer clic en ellas en cualquier momento, incluso si está sin conexión, y Office Groove 2007 le llevará directamente al elemento de contenido que ha cambiado. No tiene que hacer nada para recibir alertas básicas del área de trabajo: Office Groove 2007 determina automáticamente las áreas de trabajo que más utiliza y, de acuerdo con esa información, las alertas que le presenta. Pero lo mejor de las Alertas de Groove es que las puede configurar de acuerdo con los contactos, espacios de trabajo, herramientas y archivos que son más importantes en cualquier momento dado.
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Figura 7. Reconocimiento de la presencia y alertas en Groove
Marcas de no leído Mientras que las alertas le notifican cuándo se han hecho cambios en sus áreas de trabajo, las marcas de no leído le ayudan a encontrar el contenido concreto de un área de trabajo que todavía no ha visto. En la Barra de inicio, las áreas de trabajo con contenido sin leer se señalan con marcas de no leído de varios niveles, para indicar lo reciente de los cambios realizados. Dentro de las áreas de trabajo, las marcas de no leído aparecen en las fichas Herramienta, así como en los elementos específicos que tienen contenido nuevo, como un archivo o una línea de discusión. En cuanto lee el contenido nuevo, las marcas de no leído desaparecen. También puede quitar manualmente todas las marcas de no leído de una herramienta o un área de trabajo.
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Herramientas de comunicación en tiempo real Todos el mundo sabe que mantener una comunicación frecuente en el equipo es decisivo para finalizar con éxito la mayoría de los proyectos. Sin esa comunicación, los problemas importantes quedan a menudo sin tratar, lo que causa un retraso en la entrega o, peor todavía, un malentendido acerca de la entrega final del proyecto. Sin embargo, los equipos del nuevo mundo del trabajo no tienen la ventaja de esas conversaciones espontáneas a mitad del camino, cuando se puede intercambiar tanta información valiosa. Office Groove 2007 proporciona a los equipos herramientas de comunicación en tiempo real integradas, para facilitar el intercambio de información deliberado y el espontáneo. Las comunicaciones de Groove están integradas en el trabajo, por lo que todos los miembros del equipo entienden el contexto de la comunicación. Office Groove 2007 admite varios modos de comunicación, para ayudar a su equipo a tomar decisiones mejores y más fundamentadas, así como para reducir los ciclos generales del proyecto. Mensajería Office Groove 2007 incluye una capacidad de mensajería básica que permite a los usuarios enviar mensajes de voz o texto simple a uno o más contactos. La mensajería de Groove suele utilizarse para comunicaciones que posiblemente no serán relevantes para la totalidad del equipo. Puede enviar un mensaje a un miembro del equipo desde la Barra de inicio o directamente desde un área de trabajo. Se pueden incrustar vínculos a contenido del área de trabajo en el texto de los mensajes, para ayudar a llamar la atención del destinatario del mensaje sobre un determinado elemento de trabajo. Los mensajes se entregan en tiempo real a los destinatarios que están en conexión, pero también se pueden enviar a usuarios sin conexión, quienes recibirán los mensajes la siguiente vez que se conecten. Los mensajes nuevos aparecen en su bandeja del sistema junto con las otras alertas de Groove.
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Charla en el área de trabajo La Charla en el área de trabajo de Office Groove 2007 ayuda los miembros del equipo a comunicarse en tiempo real en el contexto de un área de trabajo determinada. El reconocimiento de presencia del área de trabajo le ayuda a conocer el momento adecuado para interactuar con un miembro del equipo, mientras que la Charla en el área de trabajo le permite hacerlo. Puede comunicarse en Charla en el área de trabajo mediante texto o voz, dependiendo de sus necesidades. Los mensajes de voz solamente se envían a los miembros que trabajan activamente en el área de trabajo. Las charlas de texto, en cambio, se envían a todos los miembros, que reciben una alerta intermitente que indica que alguien intenta comunicar con ellos. Cuando hacen clic en la alerta entran en la charla. Office Groove 2007 en acción Cada mañana, cuando entra en la oficina, Scott comprueba todas las alertas de Groove para ver quiénes han estado en el área de trabajo en las 10 últimas horas y lo que han cambiado. Observa que Carol, una de los ingenieras de Fabrikam, ha actualizado un documento de especificación de producto. Scott abre la especificación del producto en Groove y, en el momento de hacerlo, Carol recibe una alerta que le indica que Scott ha entrado en el área de trabajo. Hace clic en la alerta y entra en el área de trabajo con Scott. Carol envía entonces a Scott un mensaje mediante Charla en el área de trabajo con algunas preguntas sobre la especificación del producto. Juntos, se dedican a encontrar algunas soluciones a los problemas, lo que acelera la finalización del nuevo diseño del producto.
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Integración en Office Communicator Aunque la mensajería de Groove y Charla en el área de trabajo son suficientes para las necesidades básicas de comunicación en Office Groove 2007, también puede aprovecharse de las eficaces y sólidas comunicaciones en tiempo real de Office Communicator directamente desde Groove. Al ejecutar Office Groove 2007 y Office Communicator 2007 o 2005, puede ver directamente los estados de reconocimiento (en conexión, ocupado o ausente, por ejemplo) de sus contactos de Office Communicator desde la Barra de inicio o desde un área de trabajo de Groove. Cuando un contacto está disponible, puede hacer clic con el botón secundario para iniciar una charla o llamada telefónica en tiempo real con ese contacto directamente desde la interfaz de Groove.
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Personalice las áreas de trabajo Desde el principio, Office Groove 2007 se diseñó para ayudar a las personas a colaborar con rapidez y eficacia. Para algunos equipos, eso simplemente significa tener un área de trabajo donde compartir archivos o mantener discusiones en equipo. Otros equipos, sin embargo, para colaborar pueden necesitar herramientas más específicas del proceso empresarial. Los usuarios avanzados pueden utilizar la herramienta Formularios de Groove y la herramienta Formularios de InfoPath de Groove para generar formularios personalizados del área de trabajo para sus necesidades exclusivas.
Generar formularios personalizados La herramienta Formularios de Groove lleva sus procesos empresariales y datos estructurados directamente al entorno de Groove. El equipo puede generar formularios personalizados para escribir y actualizar los datos, para obtener información detallada sobre el estado de los elementos de trabajo y para representar los flujos de trabajo simples. Un equipo de desarrollo puede desear crear un formulario de Groove para hacer un seguimiento de los incidentes o errores, por ejemplo, mientras que un equipo de ventas podría crear un formulario de Groove para compartir información sobre los clientes, posibles clientes y llamadas de ventas. Puede generar directamente los formularios personalizados en la interfaz de Groove, mediante el Diseñador de formularios de Office Groove 2007. El Diseñador de formularios es un entorno enriquecido y flexible que permite contribuir al diseño de la aplicación a cualquier miembro del área de trabajo que tenga los permisos necesarios. Como sucede con la mayoría de las herramientas de diseño de páginas Web, puede utilizar el Diseñador de formularios para crear y modificar un formulario, obteniendo de él una vista previa antes de publicar los cambios en el área de trabajo.
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Importar un formulario Office InfoPath 2007 Office Groove 2007 también incluye una opción para que importe los formularios que creó con Office InfoPath 2007. Office InfoPath 2007 proporciona un entorno de desarrollo intuitivo con todos los componentes que necesita para generar un nuevo formulario o modificar uno que ya exista. Después de haber integrado su formulario en Office InfoPath 2007, impórtelo al área de trabajo utilizando la herramienta Formularios de InfoPath de Groove. Office Groove 2007 en acción Fabrikam tiene un sistema interno para realizar el seguimiento de los problemas e incidentes relacionados con los productos que están en producción. Pero para los nuevos productos, a los jefes de producto, ingenieros y diseñadores les suele ser útil un seguimiento de los problemas que surgen mientras colaboran en el desarrollo de un producto. Para este fin, el departamento de IT de Fabrikam creó un formulario de Seguimiento de problemas básico mediante Office InfoPath 2007. Scott importa el formulario de Seguimiento de problemas al área de trabajo de Groove para que él, sus proveedores y diseñadores puedan realizar el seguimiento de los problemas que surgen con el desarrollo del nuevo producto. Cuando han terminado, pueden exportar los problemas que reunieron en el área de trabajo de Groove al sistema interno de Fabrikam para el beneficio de los demás.
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Figura 8. Un formulario de Office InfoPath 2007 en un área de trabajo de Groove
Crear las plantillas para el uso futuro Casi todos los equipos finalizan con el tiempo proyectos similares: lanzamientos de producto o nuevos compromisos comerciales, por ejemplo. Suele ser de utilidad usar para estos proyectos un área de trabajo previamente configurada. Después de haber creado un área de trabajo para un proyecto concreto, la puede guardar —incluyendo las herramientas que contenga— para usarla como plantilla en el futuro. Las plantillas de herramientas aparecen automáticamente en la lista Agregar herramientas de Groove, mientras que las plantillas del área de trabajo aparecen en la lista Área de trabajo personalizada.
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Resumen En el entorno de trabajo de hoy, cada vez más móvil y global, los trabajadores de diversas ubicaciones, organizaciones y zonas horarias necesitan herramientas que les ayuden a colaborar fácilmente con los miembros de su equipo... siempre que estén en el mundo. Microsoft Office Groove 2007 es un entorno de colaboración que permite que los equipos en él incluidos colaboren con facilidad y determinación para lograr sus objetivos y resultados. Los equipos que utilizan Office Groove 2007 comparten áreas de trabajo que colocan en una ubicación conveniente y accesible a los miembros del grupo, las comunicaciones, las herramientas y la información. Aunque quizá no pueda entrar en el despacho de su colaborador para darle un documento y charlar sobre su proyecto, Office Groove 2007 le permite compartir esa valiosa información y colaborar de esa manera espontánea.
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Recursos Para obtener más información acerca de Office Groove 2007, consulte los recursos siguientes: Informaciones destacadas de Office Groove 2007 www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/groove/overview.mspx Versión de demostración de Office Groove 2007 www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/groove/overview.mspx Preguntas más frecuentes acerca de Office Groove 2007 www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/groove/faq.mspx Información general de Office Groove 2007 www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/groove/overview.mspx Las 10 ventajas principales de Office Groove 2007 (razones para actualizarse) www.microsoft.com/spain/office/preview/programs/groove/overview.mspx
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Requisitos del sistema Para obtener una lista completa de los requisitos del sistema, visite www.microsoft.com/spain/office/preview/beta/sysreq.mspx.
Este documento ha sido elaborado antes de proceder a la fabricación del producto y por ello, no podemos garantizar que todos los detalles que se incluyen en el presente coincidan exactamente con el producto enviado. La información que contiene este documento representa la posición actual de Microsoft Corporation acerca de los aspectos discutidos en la fecha de la publicación. Dado que Microsoft debe responder a las cambiantes condiciones del mercado, este documento no debe interpretarse como un compromiso por parte de Microsoft y Microsoft no puede garantizar la exactitud de la información presentada después de la fecha de publicación. La información representa al producto en el momento en que se imprimió el presente documento y debe utilizarse únicamente con fines de planificación. Esta información está sujeta a modificaciones sin aviso previo. El propósito de este documento es únicamente informativo. MICROSOFT NO ASUME NINGUNA GARANTÍA, EXPLÍCITA NI IMPLÍCITA EN ESTE DOCUMENTO. © 2006 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos. Microsoft, Groove, InfoPath, IntelliMouse, el logotipo de Office, Outlook, PowerPoint, SharePoint, Windows, Windows Server y Windows Vista son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. El resto de marcas comerciales son propiedad de sus respectivos propietarios.
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