Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: NOMBRE: RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN:

PROCEDIMIENTO HORAS EXTRAS – FESTIVOS – DÍAS COMPENSATORIOS. GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES

CODIGO: GH-PT-50 VERSION: 4 Página 1 de 6

Fecha de Vigencia: 19 / 09 / 14 HISTORIAL DE CAMBIOS NATURALEZA DEL CAMBIO

VERSIÓN 1

2

3

4

Adopción del procedimiento. Modificación del Nombre del Documento Modificación de la Responsabilidad por la Aplicación. Modificación del Objetivo. Modificación del Alcance. Modificación Base Legal. Modificación Definiciones. Modificación Puntos de Control. Adecuación al formato actual del SIG. Modificación del Nombre del Documento Modificación del Objetivo. Modificación del Alcance. Modificación Base Legal. Modificación Definiciones. Modificación Puntos de Control. Modificación de texto (actividad 8), se envía el desprendible de pago a cada funcionario que reporta horas extras. Modificación texto (actividad 9), enviar acto administrativo a la Oficina de Control Interno de Gestión para el informe de austeridad. Modificación del nombre del Documento “Horas Extras – Festivos – Días Compensatorios. CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ

16/09/14

REVISÓ

CARGO Coordinadora Grupo Interno de Nómina y Prestaciones Sociales CARGO

MARÍA VICTORIA SALCEDO BOLÍVAR

Directora Talento Humano

16/09/14

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE

CARGO

FECHA

LIZ JEREZ ARAQUE

Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional

19/09/14

ERLY PATRICIA GARCIA

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FECHA

FECHA

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1. OBJETIVO Establecer la secuencia de las actividades requeridas para reconocer, liquidar, ordenar e ingresar al SIAD, el pago de las horas extras al personal de la entidad que tenga derecho a este beneficio. 2. ALCANCE El presente procedimiento inicia con el recibo y la autorización del formato de horas extras, para luego realizar su reconocimiento y liquidación, y finaliza con la revisión del mismo para posteriormente generar la pre nómina para el correspondiente pago de las horas extras del personal del Ministerio de Relaciones Exteriores. 3. BASE LEGAL  Decreto 1042 de 1978, “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Públicos y Unidades Administrativas Especiales de orden Nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones”.  Decreto anual de salarios, expedidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, “Por el cual se fijan las escalas de asignación básica de los empleos que sean desempeñados por empleados públicos de la Rama Ejecutiva, Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, Empresas Sociales del Estado, del orden nacional y se dictan otras disposiciones”. 4. DEFINICIONES HORA EXTRA: Hora de trabajo adicional que exceda la jornada máxima de trabajo, que podrá ser diurna, nocturna o festiva previa autorización y disponibilidad presupuestal. LIQUIDACIÓN: Cálculo que se debe realizar para el reconocimiento y pago de las horas extras laboradas por cada uno de los funcionarios que tienen derecho. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Resolución de reconocimiento de horas extras. 6. REGISTROS GH-FO-63 Formato de Horas Extras

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7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Para que proceda el pago de horas extras, el funcionario deberá pertenecer al Nivel Técnico hasta el grado 09 o al Nivel Asistencial hasta el grado 19. El límite para el pago de horas extras mensuales es de 50 horas, excepto para los funcionarios que desempeñen el cargo de Conductor Mecánico, que será de cien (100) hora extra mensuales. Mensualmente se debe revisar el formato de horas extras para verificar que cuenta con toda la información requerida como cantidad, horario y cargo. Se deben ingresar en el SIAD las novedades para su pago. Para la liquidación de horas extras se debe tener en cuenta la siguiente documentación:    

Nómina de pago. Resolución por la cual se reconoce las horas extras laboradas. Registros ingresados y almacenados en el sistema. Formatos emitidos por cada jefe de dependencia o el Coordinador de Transportes, con las correspondientes firmas de aprobación.

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8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE HORAS EXTRAS GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES

OBSERVACIONES

Inicio

1. Recibir los formatos de horas extras suscritos por el Jefe de la dependencia o el Coordinador de Transporte

Se recibe dentro de los diez (10) primeros días de cada mes

Funcionario Encargado

2. Revisar la relación de horas extras laboradas verificando si está debidamente diligenciado

Funcionario Encargado

¿Es correcta l a re lación de hora s extra s?

No

3. Devolver a la dependencia solicitante para los ajustes correspondientes Funcionario Encargado

Si 1

4. Incluir las novedades de horas extras en el SIAD para su pago por nómina Funcionario Encargado

5. Revisar la pre nómina liquidada Funcionario Encargado

6. Elaborar proyecto de Resolución por el cual se ordena el reconocimiento y pago de las horas extras Funcionario Encargado

7. Enviar para firma del Director de Talento Humano Funcionario Encargado

8. Recibir copia del acto administrativo firmado y numerado Funcionario Encargado

9. Enviar desprendible de pago al funcionario que reporta horas extras Funcionario Encargado

2

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LIQUIDACIÓN DE HORAS EXTRAS GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES

OBSERVACIONES

1 1

10. Enviar acto administrativo a la oficina de Control Interno de Gestión para el informe de austeridad

El formato de horas extras será archivado en la Coordinación de Nómina por 1 año y luego se trasladará al archivo central.

Funcionario Encargado

Fin

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9. PUNTOS DE CONTROL PUNTOS DE CONTROL No. ACTIVIDAD

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE

2y4

Incluir datos que no corresponden a lo trabajado realmente

3

No Inclusión de la novedad en el sistema

DESCRIPCION DEL CONTROL

Verificar los datos registrados en el sistema revisando la relación de horas extras y la pre nómina liquidada Verificación en la base de datos del SIAD y cotejo con la relación de horas extras

FRECUENCIA

RESPONSABLE

REGISTRO

Mensual

Funcionario responsable

Formato reporte mensual de horas extras.

Mensual

Funcionario responsable

Base de datos SIAD

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