Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: NOMBRE:

INSTRUCTIVO SIGLAS DE IDENTIFICACIÓN

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN:

CODIGO: GD-IN-01

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

VERSION: 2 Página 1 de 6

1. OBJETIVO Determinar el esquema general y unificado de identificación de las dependencias a través de las siglas al interior del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio. 2. ALCANCE Aplica a todas las dependencias, documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio, y elementos de señalización interna que se pretendan implantar. 3. DEFINICIONES SIGLAS: Palabra formada por el conjunto de letras iniciales de una expresión compleja, por ejemplo, SA por Sociedad Anónima, ONU por Organización de las Naciones Unidas. 4. DOCUMENTOS ASOCIADOS  

Requerimientos por parte de las Dependencias (Memorandos) Norma ISO 3166-1

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Las siglas en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio se emplearan como elemento de identificación en los siguientes casos: 

Identificación abreviada de las dependencias de acuerdo a la estructura establecida.



En las comunicaciones escritas que se generen en el Ministerio y su Fondo Rotatorio (memorandos, oficios, circulares, etc.)



En la codificación de procedimientos y formatos que se utilicen para el desarrollo de la misión de la entidad.



Sistemas de información que se generen.



En los elementos de señalización que se establezcan para facilitar la ubicación física de las dependencias del Ministerio y su Fondo Rotatorio.

Elaboró

Víctor Arias / Julio Páez

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INSTRUCTIVO SIGLAS DE IDENTIFICACIÓN

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN:



CODIGO: GD-IN-01

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En los que se considere necesario la identificación abreviada de las dependencias que conforman el Ministerio y su Fondo Rotatorio. En el proceso de gestión documental (identificación clasificación, organización, depuración y control) que desarrolle la Entidad.



COMPOSICION: Despachos, Direcciones, Oficinas y Grupos Internos de Trabajo 

Para la designación de una dependencia se usará como primer carácter el tipo de dependencia así: D: DI: O: G:

Despacho Dirección Oficina Grupo Interno de Trabajo



Para los caracteres posteriores se usarán las iniciales del nombre de la dependencia, ejemplo: Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales: DIAJI.



La composición de la sigla no debe tener más de 5 caracteres. De esta manera solo se usaran las iniciales del nombre de la dependencia hasta completar los 5 caracteres de la sigla, ejemplo: Dirección de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario: DIDHD.



Para los Grupos Internos de Trabajo, representados por la G, cuando posean solo una palabra descriptiva se podrán nominar por la primera y tercera letra de la palabra; ejemplo: Grupo Interno de trabajo de Tratados: GTA



En el caso que las siglas de la dependencia coincidan con otra se adicionarán seguidamente las siglas correspondientes a la dirección inmediata a la que pertenecen; ejemplo: o Grupo Interno de trabajo de Tratados: GTA y Grupo interno de trabajo de Transportes: GTA o pertenecen a: Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales: GTAJI Dirección Administrativa y Financiera: GTAF

Misiones de Colombia en el exterior Para definir las siglas de las misiones de Colombia en el exterior se tendrán en cuenta los siguientes criterios 

Tipo de misión: este criterio se definirá en la primera letra de la sigla utilizando las letras E, C y D. E: Embajadas C: Consulados

Elaboró

Víctor Arias / Julio Páez

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D: Delegaciones 

País: se representará utilizando los dominios territoriales que establece la norma ISO 3166-1, la cual define códigos de dos letras para cada uno de los territorios geográficos existentes, esta metodología facilitará la inserción de nuevas siglas que se creen posteriormente como resultado de la formación de misiones en nuevos países.



Ciudad de la misión: finalmente en la sigla se especificará la ciudad en la que se encuentra la misión, para tal fin se tendrá en cuenta si el nombre de la ciudad es compuesto o no y de acuerdo a esto se nombrarán de la siguiente manera: Caso 1. Nombre compuesto: En caso de que la ciudad tenga un nombre compuesto, es decir, que su nombre esté conformado por dos palabras o más, se utilizará la inicial de cada una de las palabras para definir la sigla, por ejemplo, en el caso de la ciudad de Hong Kong el código a utilizar será HK. Caso 2. Nombre simple: si el nombre de la ciudad es una sola palabra, se utilizará la primera letra de cada una de las sílabas que compongan el nombre de dicha ciudad, en este caso para referirse a la ciudad de Beijing, por ejemplo, se utilizaría el código BJ correspondiente a las iniciales de sus sílabas.



Para las delegaciones, las tres últimas letras corresponden a la sigla de la delegación o las primeras letras de la sigla. ISO 3166-1

Elaboró

Nom bre del país

ISO 3166-1 alfa-2

Nom bre del país

ISO 3166-1

alfa-2

alfa-2

Nom bre del país

AD

Andorra

AW

Aruba

BN

Brunéi

AE

Emiratos Árabes Unidos

AX

Islas Áland

BO

Bolivia

AF

Afganistán

AZ

Azerbaiyán

BR

Brasil

AG

Antigua y Barbuda

BA

Bosnia y Herzegovina

BS

Bahamas

AI

Anguila

BB

Barbados

BT

Bhután

AL

Albania

BD

Bangladesh

BV

Isla Bouvet

AM

Armenia

BE

Bélgica

BW

Botsuana

AN

Antillas Neerlandesas

BF

Burkina Faso

BY

Belarús

AO

Angola

BG

Bulgaria

BZ

Belice

AQ

Antártida

BH

Bahréin

CA

Canadá

AR

Argentina

BI

Burundi

CC

Islas Cocos

AS

Samoa Americana

BJ

Benin

CF

República CentroAfricana

AT

Austria

BL

San Bartolomé

CG

Congo

AU

Australia

BM

Bermudas

CH

Suiza

Víctor Arias / Julio Páez

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ISO 3166-1

Elaboró

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Nom bre del país

ISO 3166-1

alfa-2 CI

Costa de Marfil

CK

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Nom bre del país

ISO 3166-1 alfa-2

Nom bre del país

GE

Georgia

JO

Jordania

Islas Cook

GF

Guayana Francesa

JP

Japón

alfa-2

CL

Chile

GG

Guernsey

KE

Kenia

CM

Camerún

GH

Ghana

KG

Kirguistán

CN

China

GI

Gibraltar

KH

Camboya

CO

Colombia

GL

Groenlandia

KI

Kiribati

CR

Costa Rica

GM

Gambia

KM

Comoros

CU

Cuba

GN

Guinea

KN

San Cristóbal y Nieves

CV

Cabo Verde

GP

Guadalupe

KP

Corea del Norte

CX

Islas Christmas

GQ

Guinea Ecuatorial

KR

Corea del Sur

CY

Chipre

GR

Grecia

KW

Kuw ait

KY

Islas Caimán

Kazajstán

CZ

República Checa

GS

Georgia del Sur e Islas Sandw ich del Sur

DE

Alemania

GT

Guatemala

KZ

DJ

Yibuti

GU

Guam

LA

Laos

DK

Dinamarca

GW

Guinea-Bissau

LB

Líbano

DM

Domínica

GY

Guayana

LC

Santa Lucía

DO

República Dominicana

HK

Hong Kong

LI

Liechtenstein

DZ

Argel

HM

Islas Heard y McDonald

LK

Sri Lanka

EC

Ecuador

HN

Honduras

LR

Liberia

EE

Estonia

HR

Croacia

LS

Lesotho

EG

Egipto

HT

Haití

LT

Lituania

EH

Sahara Occidental

HU

Hungría

LU

Luxemburgo

ER

Eritrea

ID

Indonesia

LV

Letonia

ES

España

IE

Irlanda

LY

Libia

ET

Etiopía

IL

Israel

MA

Marruecos

FI

Finlandia

IM

Isla de Man

MC

Mónaco

FJ

Fiji

IN

India

MD

Moldova

FK

Islas Malvinas

IO

Territorio Británico del Océano Índico

ME

Montenegro

FM

Micronesia

IQ

Irak

MG

Madagascar

FO

Islas Faroe

IR

Irán

MH

Islas Marshall Macedonia

FR

Francia

IS

Islandia

MK

GA

Gabón

IT

Italia

ML

Mali

GB

Reino Unido

JE

Jersey

MM

Myanmar

GD

Granada

JM

Jamaica

MN

Mongolia

Víctor Arias / Julio Páez

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RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN:

ISO 3166-1

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Nom bre del país

ISO 3166-1 alfa-2

Nom bre del país

ISO 3166-1

alfa-2 MO

Macao

PN

Islas Pitcairn

TD

Chad Territorios Australes Franceses

MQ

VERSION: 2 Página 5 de 6

Nom bre del país

alfa-2

Martinica

PR

Puerto Rico

TF

MR

Mauritania

PS

Palestina

TG

Togo

MS

Montserrat

PT

Portugal

TH

Tailandia

MT

Malta

PW

Islas Palaos

TH

Tanzania Tayikistán

MU

Mauricio

PY

Paraguay

TJ

MV

Maldivas

QA

Qatar

TK

Tokelau

MW

Malaw i

RE

Reunión

TL

Timor-Leste

MX

México

RO

Rumanía

TM

Turkmenistán

RS

Serbia y Montenegro

TN

Túnez

MY

Malasia

MZ

Mozambique

RU

Rusia

TO

Tonga

NA

Namibia

RW

Ruanda

TR

Turquía

NC

Nueva Caledonia

SA

Arabia Saudita

TT

Trinidad y Tobago

NE

Níger

SB

Islas Solomón

TV

Tuvalu

NF

Islas Norkfolk

SC

Seychelles

TW

Taiw án

NG

Nigeria

SD

Sudán

UA

Ucrania

NI

Nicaragua

SE

Suecia

UG

Uganda Estados Unidos de América

NL

Países Bajos

SG

Singapur

US

NO

Noruega

SH

Santa Elena

UY

Uruguay

NP

Nepal

SI

Eslovenia

UZ

Uzbekistán

NR

Nauru

SJ

Islas Svalbard y Jan Mayen

VA

Ciudad del Vaticano

NU

Niue

SK

Eslovaquia

VC

San Vicente y las Granadinas

NZ

Nueva Zelanda

SL

Sierra Leona

VE

Venezuela

OM

Omán

SM

San Marino

VG

PA

Panamá

SN

Senegal

VI

Perú

SO

Somalia

VN

Vietnam

SR

Surinam

VU

Vanuatu

WF

Wallis y Futuna

PE PF

Polinesia Francesa Papúa Nueva Guinea

Islas Vírgenes Británicas Islas Vírgenes de los Estados Unidos de América

ST

Santo Tomé y Príncipe

PH

Filipinas

SV

El Salvador

WS

Samoa

PK

Pakistán

SY

Siria

YE

Yemen

PL

Polonia

SZ

Suazilandia

YT

Mayotte

PM

San Pedro y Miquelón

TC

Islas Turcas y Caicos

ZA

Sudáfrica

PG

Elaboró

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Víctor Arias / Julio Páez

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DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

1. El interesado debe realizar la solicitud de creación, modificación o eliminación de siglas ante la Oficina de Planeación y Desarrollo Organizacional, mediante comunicación oficial. 2. La Oficina Asesora de Planeación Atenderá la solicitud y actualizará la base de datos donde se encuentran las siglas de las dependencias. 3. Posterior a la creación, modificación o eliminación de la sigla se remitirá una comunicación informando a la dependencia solicitante, la Dirección de Gestión de Información y Tecnología y a la Dirección Administrativa y Financiera, de la creación, modificación o eliminación de la mencionada sigla.

Elaboró

Víctor Arias / Julio Páez

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