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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
INDICE
AREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL 1. PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL. 1.1 RECEPCION DE DOCUMENTOS. 1.2 ENTREGA DE SOLICITUD. 1.3 ENTREVISTA. 1.4 EXÁMENES PSICOMÉTRICOS. 1.5 EXÁMEN DE CONOCIMIENTOS. 1.6 ANTECEDENTES LABORALES. 1.7 CONCENTRADO DE EVALUACIÓN. 1.8 PERIODO DE PRÁCTICAS. 1.9 CURSO DE INDUCCIÓN. 1.10 EXAMEN MEDICO. 1.11 PROCEDIMIENTO DE ALTA. 1.12 PROCEDIMIENTO DE INGRESO. 1.13 BAJA DE EXPEDIENTE DEL ASPIRANTE.
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AREA DE PLANTILLA 2. CONTROL DE INGRESOS DE PERSONAL.
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2.7 RESGUARDO Y CONTROL DE EXPEDIENTES DE DIRECCIÓN GENERAL.
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2.8 CONTROL DE INCIDENCIAS DEL PERSONAL DE DIRECCIÓN GENERAL.
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2.11 EMISIÓN Y CONTROL DE LISTAS DE ASISTENCIA DEL PERSONAL DE CONFIANZA.
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2.12 REGISTRO DE INCIDENCIAS DE PERSONAL DE CONFIANZA.
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2.13 EMISIÓN DE CONTRATOS POR TIEMPO DETERMINADO.
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2.14 CONTROL DE PLAZAS AUTORIZADAS.
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2.1 CONTROL DE BAJAS. 2.2 CONTROL DE NOMBRAMIENTOS. 2.3 SEGUIMIENTO DE ESTRUCTURA OCUPACIONAL. 2.4 CONTROL DE LICENCIAS SINDICALES. 2.5 CONTROL DE ALTAS DE DIRECCION GENERAL. 2.6 CONTROL DE BAJAS DE DIRECCION GENERAL.
2.9 CONTROL DE NOMBRAMIENTOS. 2.10 CONTROL DE DECLARACIÓN PATRIMONIAL.
2.12.1 VACACIONES. 2.12.2 INGRESO POR RETARDO MAYOR. 2.12.3 SUSPENSIONES.
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AREA DE NOMINAS 3. ELABORACIÓN Y ENTREGA DE NÓMINA. 3.1 PAGOS A TERCEROS. 3.2 ACTUALIZACIONES A LAS BASE DE DATOS DE LOS TRABAJADORES ANTE LA DIRECCION DE PENSIONES DEL ESTADO. 3.3 REPOSICIÓN DE CHEQUES EXTRAVIADOS O NO COBRADOS. AREA DE CONTROL PRESUPUESTAL
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4. CÁLCULO DEL PRESUPUESTO CAPÍTULO 1000.
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5.1 OBSERVANCIA DEL OTORGAMIENTO DE DERECHOS ADICIONALES POR INSALUBRIDAD.
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5.2 OBSERVANCIA DEL OTORGAMIENTO DE BECAS DE CAPACITACIÓN PARA LOS TRABAJADORES.
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4.1 PROCESO DE PAGO A LA DIRECCION DE PENSIONES DEL ESTADO. 4.2 CONCILIACIÓN DEL GASTO. 4.3 RETENCIONES FISCALES POR REMUNERACIÓN AL PERSONAL. AREA DE NORMATIVIDAD 5. ACTUALIZACIÓN DE LA NORMATIVIDAD LABORAL.
5.3 INFORMACIÓN PARA JUBILACIONES Y PENSIONES. AREA DE RECEPCION (VENTANILLA) 6. AREA DE RECEPCION (VENTANILLA).
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INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene su origen en el interés de la Dirección General, de la Subdirección General Administrativa y de la propia Coordinación General de Recursos Humanos, de contar con un instrumento tanto informativo como normativo que registre y transmita la información básica que se requiere para el funcionamiento adecuado de los procedimientos inherentes a la Coordinación General de Recursos Humanos.
El ámbito de aplicación de este manual, de las Unidades Hospitalarias en lo que se refiere a Dirección y Control; Departamento de Recursos Humanos, Subdirección Administrativa de las mismas y la propia Coordinación General.
Asimismo contiene y describe procedimientos con instancias externas, en esos casos el procedimiento establecido con dichas instancias.
Por ello, está dirigido al personal de la misma Coordinación y a todas aquellas dependencias internas que mantienen contacto laboral con la misma, en cualquiera de los procedimientos establecidos en el Manual.
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BASE LEGAL
El presente Manual de Procedimientos de la Coordinación General de Recursos Humanos del Organismo Público Descentralizado Hospital Civil de Guadalajara, se expide de conformidad con lo establecido en:
El Título Segundo Capítulo V fracción XI y Título Tercero Capítulo I fracción IV de la Ley para Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios.
Artículo 8 de las Condiciones Generales de Trabajo del Organismo Público Descentralizado Hospital Civil de Guadalajara. La Ley del Organismo Publico Descentralizado Hospital Civil de Guadalajara.
Reglamento de la Ley del Organismo Publico Descentralizado Hospital Civil de Guadalajara.
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OBJETIVOS
•
Homologar y controlar el cumplimiento de los procesos y políticas de trabajo de la Coordinación General de Recursos Humanos con los Departamentos de Recursos Humanos de las Unidades Hospitalarias.
•
Evitar la posibilidad de modificaciones arbitrarias de los procedimientos establecidos.
•
Simplificar o anular las fallas o errores en la aplicación de los procedimientos.
•
Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.
•
Conocer por parte de todos los implicados en los procesos, si el trabajo se está realizando adecuadamente.
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ÁREA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL COORDINACIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
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ÁREA
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
1. PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL OBJETIVO Realizar la contratación de personal para cubrir las necesidades del recurso humano del Organismo, cubriendo las características señaladas por las áreas solicitantes basándose en el Catalogo Institucional de Puestos Vigente. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 9, 10,11, 12, 13, 169, 170, 171, 172, 173. POLÍTICAS a) El aspirante deberá contar con los requisitos expresados en el Catálogo Institucional de Puestos. b) El aspirante integrará su expediente personal completo según corresponda y se entregará en la Coordinación General de Recursos Humanos. c) Se deberá verificar y supervisar la aplicación del proceso de reclutamiento y selección a los aspirantes que pretendan ingresar al Organismo. d) El aspirante para que su ingreso sea procedente deberá ser considerado como apto en las evaluaciones que le sean aplicadas, así como las prácticas correspondientes de acuerdo a su categoría. e) Cada aspirante cuenta únicamente con dos oportunidades de evaluación. f) El aspirante podrá ser evaluado una segunda oportunidad en un periodo no menor a seis meses, en caso de ser no apto para trabajar. g) Deberá registrarse a todo aspirante en el SURH en el área de alta de aspirantes, con todos los datos requeridos. h) De conformidad con los lineamientos establecidos en el Reglamento de la Comisión Mixta de Bolsa de Trabajo, con el Reglamento, Políticas y Procedimientos de la Comisión Mixta de Bolsa de Trabajo. i) Para que el proceso de selección sea continuo, se deberá aprobar el paso inmediato anterior, caso contrario el proceso termina, haciendo la observación ASPIRANTE NO APTO.
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1.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS OBJETIVO Verificar que el aspirante cuente con documentación completa y la escolaridad necesaria establecida en el Catálogo Institucional de Puestos. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 9 Fracción VI. POLÍTICAS a) Las instancias de entrega de documentación serán a través de la Coordinación General de Recursos Humanos. b) La recepción de aspirantes será por medio de Organismo ó bien por la Representación Sindical. c) El aspirante deberá entregar la documentación completa que será registrada en la Cédula de Recepción de documentos a fin de que reciba la solicitud de empleo del Organismo. d) Deberá presentar documentos originales para ser cotejados por el área de Reclutamiento y Selección de Personal. e) No se recibirá documentación que no se encuentre completa al momento de su entrega. f) Los documentos que presenten y se sospeche sean falsos o estén alterados se solicitará nuevamente los originales para cotejar.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Entregan ficha con detalle de la documentación necesaria.
Aspirante.
Recaba la documentación completa y entrega. Recibe, revisa, coteja y registra en Cédula de Recepción de Documentos que sean copia fiel a los originales y cubran con los requisitos establecidos en los Catálogos de Puestos de la Institución.
Área de Reclutamiento y Selección de Personal. Si la documentación esta completa se programa cita para evaluación. El día de la cita se le entrega formato de solicitud del Organismo y da inicio con el procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal.
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Representación Sindical
Aspirante
INICIO
Entrega ficha con los requisitos de documentación que deberá integrar
Entrega ficha con los requisitos de documentación que deberá recabar Recibe ficha con requisitos, recaba la documentación y entrega Recibe documentación revisa que concuerde con la solicitada y envía para iniciar trámite de selección
Recibe documentación directamente del aspirante o vía sindical, revisa e inicia el trámite de Reclutamiento y Selección
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1.2 ENTREGA DE SOLICITUD OBJETIVO Recabar de manera fidedigna y por escrito los datos del solicitante, especificando los datos generales, personales, de escolaridad, de hábitos y salud, referencias personales, antecedentes laborales y familiares. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo Artículo 9 Fracción II, III, IV. POLITICAS a) Se le entregará solicitud al aspirante que haya cubierto de manera satisfactoria la entrega de documentación. b) Todo aspirante antes de dar inicio con el trámite selección deberá llenar la solicitud de empleo del Organismo con los datos requeridos en la misma de manera clara y precisa. c) El aspirante que sea sorprendido proporcionando información falsa en la solicitud de empleo del Organismo, no podrá continuar con el proceso de selección. d) Se considerará como confidencial la información y datos proporcionados en la solicitud.
RESPONSABLE
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Aspirante.
ACTIVIDAD Una vez revisada la documentación entregada por el aspirante a la Coordinación General de Recursos Humanos, se le asigna fecha y hora para evaluación. Se presenta el día y hora señalada para su evaluación y recibe solicitud de empleo del Organismo y en ese momento la llena con los datos requeridos y entrega. Recibe solicitud y verifica que cuente con los datos completos, debiendo constatar que los datos vertidos en la solicitud estén soportados con los documentos correspondientes.
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Realiza la entrevista laboral y la evaluación psicométrica según corresponda, dependiendo de la categoría, se realiza en las instalaciones de la CGRH, o se envía al área de Reclutamiento y Selección de las Unidades Hospitalarias.
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Aspirante
INICIO
Recibe documentación entregada por el aspirante y se le asigna fecha y hora para evaluación
Se presenta el día y hora señalada para su evaluación y recibe solicitud, la llena con los datos requeridos y entrega.
Recibe solicitud y verifica datos completos, solicitud estén soportados con los documentos correspondientes.
Realiza la entrevista y la evaluación psicométrica según corresponda, dependiendo de la categoría, se realiza en las instalaciones de la CGRH.
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1.3 ENTREVISTA OBJETIVO Verificar la autenticidad de los datos proporcionados en la solicitud, al mismo tiempo se valida con la documentación previamente entregada los datos de escolaridad proporcionados en la solicitud de empleo para posteriormente desarrollar la entrevista con base a los datos de la solicitud. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 9 Fracción II, III, IV. POLITICAS a) El aspirante programado para entrevista deberá presentarse puntualmente en día y horario señalados, de lo contrario se suspende su trámite. b) El aspirante que por circunstancias personales justificables no se presente a la programación de la entrevista se le concederá una reprogramación siempre y cuando presente constancia que originó su inasistencia. c) Los datos escolares proporcionados en la solicitud deberán coincidir con la documentación entregada, en caso que no correspondan se tomará nota en la solicitud y se detallará suceso en la evaluación de la entrevista. d) Si al término de la entrevista se observan algunos otros datos que no son congruentes, se determinará como no apto. e) En caso de existir inconformidad por parte del Sindicato o bien por el aspirante, el encargado del Área de Reclutamiento y Selección de Personal será quien justifique a detalle y con los elementos de prueba necesarios que dieron origen a dictaminar como no apto al aspirante.
RESPONSABLE
Aspirante.
ACTIVIDAD Acude al Área de Reclutamiento y Selección de Personal de la Coordinación General de Recursos Humanos en la hora y fecha señalada para que se aplique la entrevista. Inicia la entrevista, guiándose con los datos de la solicitud.
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Al término de la entrevista, deberá vaciar al formato único de entrevista el llenado de la evaluación en el SURH. Pasará el resultado en el concentrado de evaluación para su registro en el SURH, para la impresión de la ficha informativa como aspirante.
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Área de Reclutamiento y Selección del Personal
INICIO
Con la solicitud, se da inicio a la entrevista, la cual servirá de guía
Se presenta en horario y fecha indicada a la entrevista
Se vacía en formato de entrevista la evaluación obtenida en el SURH
Se le notifica que no fue apto, quedando registro en el concentrado de evaluación
No Procede
Si
Se detalla en reporte de evaluación el porque no procedió y se le retira y se le notifica
Se pasa el resultado al concentrado de evaluación y firma el responsable de la entrevista
FIN
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1.4 EXÁMENES PSICOMÉTRICOS OBJETIVO Determinar con precisión el perfil psicológico del aspirante a través de la aplicación de los exámenes, con la finalidad de verificar que sea el personal que cubre el perfil necesario identificando las aptitudes y habilidades requeridas para el puesto. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo Artículo 9 Fracción II, III, IV. POLÍTICAS a) Será aplicado el examen psicométrico, al aspirante en la fecha y horario señalados en la tarjeta de evaluación. b) Se aplicará la evaluación psicométrica acorde a su categoría. c) Los aspirantes considerados como no aptos se le suspenderá el proceso de selección y se reportará en su expediente. d) El aspirante que no se presente en tiempo y forma a la evaluación, se suspenderá su trámite. e) Aquellos aspirantes que comprueben por medio de constancia por escrito y justificable su inasistencia o demora al examen, le será programada una nueva fecha para su aplicación. f) El perfil del aspirante se determinará con base a lo señalado en el Manual Institucional de Puestos. g) Ningún aspirante podrá quedar exento de evaluación psicométrica.
RESPONSABLE
Aspirante.
ACTIVIDAD Acude a la Coordinación General de Recursos Humanos con el personal de Reclutamiento y Selección de Personal en la fecha y hora señalada para que le apliquen los exámenes psicométricos. Aplica los exámenes psicométricos, los que calificará posteriormente para determinar si el aspirante es apto o no. Vacía el resultado de los exámenes psicométricos en el concentrado de evaluación psicométrica y después en el perfil psicológico para dictaminarlo.
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Si no procede se le notifica al aspirante para con ello terminar el proceso de evaluación. Registra resultado en el SURH para concentrado de evaluación para acumular el resultado total al final de la misma. Se cita a la siguiente evaluación.
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Área de Reclutamiento y Selección de Personal
INICIO
Recibe al aspirante y aplica exámenes psicométricos, califica y registra evaluación en concentrado psicomético, así como en el perfil psicológico
Asiste en las fechas y horarios establecidos a la aplicación de los exámenes psicométricos
Se le notifica que no fue apto, quedando registro en el concentrado de evaluación
No Procede
Si
Se vacía el resultado de los exámenes en el concentrado de evaluación y después en el perfil psicológico para dictaminarlo
Se cita a la siguiente evaluación.
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1.5 EXÁMEN DE CONOCIMIENTOS OBJETIVO Aplicar el examen teórico de acuerdo a la categoría que corresponda tomando como referencia la solicitada por el aspirante así como la escolaridad, permitiendo así comprobar si cuenta con los conocimientos teóricos suficientes para el puesto. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones General de Trabajo Artículo 9 Fracción II, III, IV. POLITICAS a) Los aspirantes deberán ser evaluados teóricamente de acuerdo a la categoría para la cual se encuentran concursando. b) Los aspirantes deberán presentarse al exámen teórico en la fecha y hora señaladas. c) Los exámenes de conocimientos serán aplicados por personal autorizado de Reclutamiento y Selección de Personal. d) Para el caso de la categoría de enfermería el examen será aplicado por el Área de Enseñanza de Enfermería quien remitirá de manera inmediata los resultados obtenidos de las evaluaciones. e) Para el caso de la categoría de Médicos, Trabajadores Sociales, Psicólogos, Cocina, Camillería, Inhaloterapeutas, Auxiliar de Admisión, Jefes de Oficina, Técnico Radiólogo no se le aplicará exámen de conocimientos solo psicometricos. f) El aspirante podrá solicitar ser evaluado en otra categoría siempre que acredite con estudios o experiencia laboral en el puesto solicitado. g) En caso de que el aspirante solicite ser evaluado en otra categoría le será tomado en cuenta como su segunda y última oportunidad y habrá que considerar seis meses entre la primera y la segunda evaluación, registrandose en el SURH como segunda evaluación.
RESPONSABLE Aspirante.
ACTIVIDAD Se presentará a la aplicación del examen teórico en la fecha señalada. Aplica el examen teórico y lo califica.
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
En el caso de enfermería se notifica a la jefatura para que programe el exámen.
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Registra la evaluación que obtuvo el aspirante en el concentrado de evaluación. Jefatura de Enfermería. Al término envía por oficio la relación del personal y las evaluaciones obtenidas anexando el exámen para integrarlo en el expediente. NOTA: Solo a los aspirantes a Enfermería se les aplica el examen en la Jefatura de Enfermería, dado que es un examen especializado.
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DIAGRAMA DE FLUJO Aspirante
Área de Reclutamiento y Selección del Personal
Jefatura de Enfermería
INICIO
Asiste en las fechas y horarios establecidos a la aplicación del examen teórico
Recibe a los aspirantes, verifica corresponda con la fechas señalada y aplica exámenes teóricos y evalúa
Recibe oficio y los exámenes calificados
Recibe en la fecha previamente señalada a los aspirantes en la categoría de enfermería.
Aplica examen y envía resultados por oficio anexando los originales.
Verifica los exámenes que aplicó Jefatura de Enfermería
Se vacía en formato de concentrado de evaluación los resultados finales de los exámenes teóricos y se capturan en el SURH
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1.6 ANTECEDENTES LABORALES OBJETIVO Verificar a través de llamadas telefónicas los antecedentes laborales del aspirante tomando como base los datos anotados en la solicitud, en caso de no contar con datos laborales se tomarán en cuenta los datos proporcionados en las cartas de recomendación. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo Artículo 9 Fracción II, III, IV. POLITICAS a) Los antecedentes laborales se realizarán conforme a los datos proporcionados en la solicitud, de acuerdo a los tres últimos trabajos referidos en la misma. b) Los trabajadores que no cuenten con trayectoria laboral se tomará como punto de investigación las referencias personales, así como las cartas de recomendación. c) En caso de que no se verifiquen los antecedentes laborales por circunstancias ajenas al área de Reclutamiento y Selección de Personal, se otorgarán 15 puntos, siempre y cuando se acredite tener una trayectoria laboral de más de 3 años en puesto similar. d) Para el caso del personal que nunca ha laborado, el puntaje será de 15 puntos considerando que las investigaciones se realizarán de acuerdo a los datos proporcionados en las cartas de recomendación. e) Se cancelará el procedimiento de selección cuando el aspirante en esta etapa sea determinado no apto.
RESPONSABLE
Aspirante.
ACTIVIDAD Registra en la solicitud las referencias laborales con todos los datos solicitados. Vía telefónica solicita referencias del aspirante: antigüedad en el trabajo, funciones que desempeñaba, disponibilidad, actitud, sueldo que percibió, motivo de renuncia o baja, etc.
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Al final de la llamada se llena el formato de referencias laborales así como los datos de quien proporcionó la información y que puesto desempeña. En caso de no contar con trayectoria laboral se toman las referencias de las cartas de recomendación.
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Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Se registran todos los datos en el formato único de antecedentes laborales y se capturan en el SURH. Vacía en el SURH el concentrado de evaluación el resultado.
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ANTECEDENTES LABORALES
DIAGRAMA DE FLUJO Aspirante
Área de Reclutamiento y Selección del Personal
INICIO
Registra en solicitud referencias de empleos anteriores
Vía telefónica solicita referencias del aspirante: antigüedad en el empleo, actitud, salario, etc.
En caso de no contar con trayectoria laboral, solicita las referencias de las cartas de recomendación.
Se vacía en formato de concentrado de evaluación resultado final de la trayectoria laboral al SURH
FIN
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1.7 CONCENTRADO DE EVALUACIÓN OBJETIVO Proporcionar en forma escrita los resultados obtenidos en cada una de las etapas del proceso de evaluación. Así mismo dar a conocer a través de la ponderación efectuada en el mismo el resultado total del proceso de reclutamiento y selección, así como determinar si es apto o no apto a ocupar la plaza a la que hizo trámites. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo Artículo 9 Fracción II, III, IV. POLITICAS a) Al termino de la aplicación del proceso de selección, se vaciará en el concentrado de evaluación el resultado de cada una de las etapas para determinar el total obtenido, capturando en el SURH y verificar si el aspirante fue apto o no. b) Para determinar si un aspirante es considerado como APTO o NO APTO, deberá contar con un mínimo aprobatorio de 80 puntos sobre 100. c) Para el caso de los aspirantes evaluados sin aplicar examen teórico deberá contar con un mínimo aprobatorio de 60 sobre 80.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Registra en el formato único de Concentrado de Evaluación los resultados de cada una de las etapas del proceso de selección.
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Una vez registrados los resultados realiza la sumatoria para conocer la evaluación total, la que registra en el concentrado de evaluación, capturándolo en el SURH.
Si cubre con el mínimo aprobatorio, continúa con el proceso de selección. Si no procede se archiva el expediente.
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INICIO
Registra en el formato único de Concentrado de evaluación los resultados de cada una de las etapas del proceso de selección.
Una vez vaciadas los resultados realiza la sumatoria para conocer la evaluación total, la que registra en el concentrado de Evaluación, y capturarlo en el SURH.
Si cubre con el mínimo aprobatorio, continúa con el proceso de selección. Si no procede se archiva el expediente.
FIN
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1.8 PERIODO DE PRÁCTICAS OBJETIVO Verificar que los aspirantes cuenten con los conocimientos prácticos necesarios para el puesto y así estar en condiciones de seleccionar a la persona que cubra el perfil. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 9 Fracción II, III, IV. Reglamento de Comisión de Bolsa de Trabajo. POLITICAS a) Los aspirantes que hayan sido considerados como APTOS PARA TRABAJAR, deberán continuar el proceso de selección a través del periodo de prácticas. b) El aspirante deberá cubrir un periodo de práctica de 15 días, que realizará en el servicio que corresponda de acuerdo a la categoría que concursó. c) El aspirante deberá registrar su asistencia en listados de Periodo de Prácticas para el control. d) Los Jefes de Servicio que tengan a cargo personal en periodo de prácticas deberán llenar el formato de Reporte de Prácticas el cual es proporcionado por el Área de Reclutamiento y Selección de Personal de la Coordinación General de Recursos Humanos. e) El periodo de prácticas se realizará únicamente cuando se cuente con plaza a cubrir autorizada. f) La carga horaria durante el periodo prácticas será de 4 horas mínimo y en el turno que refiera el Jefe del Servicio de acuerdo a las necesidades de la Institución. g) Aquellos aspirantes que sean considerados como no aptos, se reportará en expediente y será motivo para suspender proceso. h) Para el caso de los aspirantes que hacen trámites de ingreso en las categorías de intendencia y administrativo el periodo de prácticas será parte de la evaluación, integrando esta etapa como examen teórico-práctico.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Enviará al aspirante a cubrir el periodo de prácticas, donde le señalará el inicio y el término, así como el procedimiento de registro de asistencia; turno y carga horaria.
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Notifica al Jefe del Servicio que corresponda, que el aspirante iniciará su periodo de prácticas, para lo cual envía un oficio.
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Jefatura de Área o Servicio.
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Al término del periodo de prácticas notificará vía oficio, anexando formato respectivo debidamente requisitado al Coordinador General de Recursos Humanos. Recibe formato de reporte de prácticas y verifica que haya cubierto satisfactoriamente el proceso. En caso de que se haya reportado NO APTO se suspende el proceso y se notifica al aspirante.
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS PERIODO DE PRÁCTICAS
DIAGRAMA DE FLUJO Área de Reclutamiento y Selección de Personal
Jefe de Área o Servicio
INICIO
Notifica al aspirante del periodo de prácticas indicándole el inicio y el término del mismo así como el proceso de registro y carga horaria
Recibe por oficio datos del aspirante que iniciará su periodo de prácticas así como formato del reporte del periodo de prácticas
Al término de periodo envía oficio y formato del reporte de periodo de prácticas, donde detalla del comportamiento del aspirante en su periodo de prácticas Recibe oficio y formato con reporte del periodo de prácticas y verifica que haya cubierto satisfactoriamente el proceso de prácticas
Se archiva documento en expediente y se continúa con el proceso
FIN
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1.9 CURSO DE INDUCCIÓN OBJETIVO Proporcionar a los aspirantes los conocimientos básicos del Organismo en cuanto a su estructura, su historia, la misión, la visión, así como sus derechos y obligaciones. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 9 Fracción II, III, IV. Reglamento de Comisión de Bolsa de Trabajo. POLITICAS a) Todo aspirante que haya cubierto satisfactoriamente el proceso de selección, se le impartirá el curso de inducción. b) El Área de Reclutamiento y Selección deberá proporcionar en tiempo y forma la relación del personal que se presentará al curso de inducción a la oficina de Servicios al Personal y Relaciones Laborales, a fin de que se programen y se elaboren las listas de asistencia correspondientes. c) El Área de Reclutamiento y Selección deberá ser quien notifique al candidato la fecha y hora del curso de inducción. d) El curso de inducción deberá proporcionar las bases y elementos necesarios al candidato, a fin de que tenga pleno conocimiento del Organismo, sus derechos y obligaciones. e) El aspirante que por causas de fuerza mayor no pueda acudir al curso de inducción; tendrá una segunda oportunidad de asistir, siempre y cuando haya comprobado documentalmente los motivos que originaron su inasistencia. f) El Jefe de Servicios al Personal y Relaciones Laborales, al término del curso de inducción deberá expedir constancia que acredita su participación. g) Será requisito indispensable para ingreso haber recibido curso de inducción.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Envía oficio con personal que asistirá al curso de inducción, solicitando fecha y hora. A la oficina de reclutamiento y selección de la unidad que corresponda.
Oficina de Capacitación.
Recibe oficio, emite listas de asistencia y envía por la misma vía la fecha y hora del curso de inducción.
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Reclutamiento y Selección de Personal de la Unidad Hospitalaria correspondiente.
Recibe oficio con las fechas del curso de inducción y procede a citar a los candidatos para su notificación.
Aspirante.
Recibe curso de inducción en la fecha señalada.
Oficina de Capacitación.
Elabora constancias de asistencia y entrega copia al aspirante, el documento original lo envía por oficio a la Oficina de Reclutamiento y Selección de Personal que corresponda.
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Recibe constancia de asistencia del curso de inducción del aspirante y lo anexa en el expediente personal del candidato.
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS CURSO DE INDUCCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO Área de Reclutamiento y Selección del Personal
Oficina de Capacitación
Aspirante
INICIO
Envía oficio notificando del personal a recibir el curso de inducción, y solicita fechas
Recibe oficio y programa curso de inducción señalando las fechas y hora.
Recibe notificación de fecha y se presenta al curso
Recibe constancia y la archiva en el expediente
Elabora constancias de participación en el curso y envía
Recibe curso y al termino recibe constancia de participación
FIN
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1.10 EXAMEN MÉDICO OBJETIVO Conocer el estado actual de salud del aspirante, con la finalidad de garantizar el elemento en función a cada humano saludable para desempeñar sus funciones que corresponde a la categoría. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo y Reglamento de Comisión de Bolsa de Trabajo. Artículo 9 Fracción II, III, IV. POLÍTICAS a) Todo aspirante que pretenda ingresar a laborar al Organismo, deberá cubrir con los requisitos de aprobación en los exámenes médicos. b) La evaluación médica estará a cargo del servicio de Salud en el Trabajo, quien ordenará los estudios necesarios para conocer el estado de salud del aspirante. c) El Servicio de Salud en el Trabajo emitirá un dictamen del aspirante una vez concluidos los exámenes médicos necesarios. d) Será requisito indispensable para ingresar el dictamen como apto para laborar del servicio de salud en el trabajo.
RESPONSABLE Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
ACTIVIDAD
Envía oficio del aspirante para valoración médica. Recibe oficio y atiende al aspirante al que le entrega las órdenes para los estudios necesarios.
Salud en el Trabajo. Una vez concluidos los estudios médicos, elabora el diagnóstico y determina si el aspirante es apto o no para desempeñar las funciones, enviando resultado a la oficina que lo solicita. Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Recibe dictamen de aprobación o no aprobación y anexa a su expediente.
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS EXAMEN MÉDICO DIAGRAMA DE FLUJO Área de Reclutamiento y Selección del Personal
Salud en el Trabajo
Aspirante
INICIO
Envía oficio solicitando la aplicación de los exámenes médicos del aspirante
Recibe diagnóstico médico determinado como apto o no apto y archiva en expediente
Recibe oficio y emite las órdenes para los estudios clínicos necesarios.
Recibe resultados y emite diagnostico indicando si es apto o no apto y envía
Recibe diferente órdenes de estudios para su aplicación
Concentra los resultados y los entrega
FIN
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1.11 PROCEDIMIENTO DE ALTA OBJETIVO Oficializar la relación laboral del trabajador con el Organismo, a través del documento de alta en el que se especifican los motivos de contratación de los candidatos. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones General de Trabajo. Ley Federal del Trabajo. POLITICAS a) Al candidato cuando así sea autorizado se le elaborará el alta, el cual deberá tener concluido el proceso de selección con una evaluación mínima aprobatoria de ochenta (80). b) El documento de alta que se presenta para su ingreso deberá ser el proporcionado en el SURH con todos los datos solicitados en ellas y será impreso por la Unidad Hospitalaria correspondiente. c) El alta deberá ser enviado por oficio a la Coordinación General de Recursos Humanos para su análisis y validación. d) El documento de alta para su validez deberá contar con las firmas del Director General, Director de la Unidad Hospitalaria que corresponda, la firma del Subdirector General Administrativo y la del Coordinador General de Recursos Humanos. e) Para inicio de actividades deberá especificar fecha de ingreso, esta será proporcionada por la Coordinación General de Recursos Humanos. f) Cuando el alta ya esta autorizada se le envía copia a la Unidad Hospitalaria correspondiente.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Una vez concluido el proceso de selección, solo si se autoriza por la Coordinación General de Recursos Humanos, se emite el documento de alta proporcionada en el SURH, en la que registrará los datos del candidato, así como los motivos que dan origen a su posible contratación.
Departamento de Recursos Humanos de la Unidad Hospitalaria.
Una vez impreso el formato de alta, lo envía con oficio a la Coordinación General de Recursos Humanos para autorización.
Coordinación General de Recursos Humanos.
Recibe documento de alta, la revisa y verifica que proceda, previa autorización de ingreso, iniciando así el proceso para recabar las firmas correspondientes.
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Coordinación General de Recursos Humanos.
Recibe documento de alta lo revisa y si procede autoriza firmándola y estableciendo la fecha de ingreso, si no procede lo cancela quedando sin validez.
Coordinador General de Recursos Humanos.
Notifica al Departamento de Recursos Humanos de la Unidad Hospitalaria, la fecha de autorización de ingreso y envía copia del alta cuando así proceda.
Coordinador General de Recursos Humanos.
Notifica al trabajador.
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Oficina de Recursos Humanos de la Unidad Hospitalaria
INICIO
Coordinación General de Recursos Humanos
Recibe documento de alta, la revisa y verifica que proceda, previa autorización de ingreso, iniciando así el proceso para recabar las firmas correspondientes.
Registra los datos del candidato en el formato de alta proporcionado por el SURH
Después de recabar las firmas, verifica y autoriza fecha de ingreso.
Imprime documento y envía para autorización y firmas a la Coordinación General de Recursos Humanos
Recibe copia de alta y notifica a Plantillas y Control Operativo, integra a expediente personal en la Unidad Hospitalaria que corresponda.
Cuando el Alta esta autorizada y con las firmas completas y la fecha de ingreso se envía una copia
Archiva original y notifica al trabajador
FIN
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1.12 PROCEDIMIENTO DE INGRESO OBJETIVO Determinar a través del documento de alta el ingreso del trabajador, aplicando el procedimiento administrativo correspondiente. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 169 POLITICAS a) El personal a ingresar al Organismo, deberá contar con documento de alta para dar inicio a la relación laboral. b) La instrucción de ingreso será realizada por la Coordinación General de Recursos Humanos. c) Una vez integrado el expediente y oficializado el documento de alta se envía al Departamento de Recursos Humanos para el control del procedimiento administrativo que corresponda.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Al recibir el documento de alta, notifica vía verbal al trabajador del inicio de sus labores, citándolo para darle formalidad al proceso.
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Envía expediente con la documentación del trabajador a la oficina de Recursos Humanos que corresponda y lleva al trabajador para indicaciones de ingreso.
Departamento de Recursos Humanos de la Unidad Hospitalaria correspondiente.
Recibe copia de alta y da instrucciones de ingreso al nuevo trabajador del procedimiento administrativo que deberá realizar y archiva expediente.
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Archiva expediente con evaluaciones psicometrícas y datos generales del trabajador.
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Recursos Humanos de Unidad Hospitalaria Correspondiente
INICIO
Recibe documento de alta y notifica verbalmente al nuevo trabajador de su ingreso, citándolo para formalizar la relación laboral
Si el trabajador es de la estructura de Dirección, entrega expediente al área de plantillas para archivo
Envía expediente con documentos oficiales, lleva al nuevo trabajador a presentarlo al encargado.
Recibe copia de alta y da instrucciones al nuevo trabajador del procedimiento administrativo
Archiva expediente
FIN
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1.13 BAJA DE EXPEDIENTE DEL ASPIRANTE OBJETIVO Contar con información actualizada en el SURH, a través de la baja de expedientes de aspirantes que por voluntad propia soliciten la baja, así mismo aquellos que después de 1 año no hayan concluido con el proceso de Reclutamiento y Selección o cuyo resultado no sea apto. FUNDAMENTO LEGAL Ley del Organismo Publico Descentralizado del Hospital Civil de Guadalajara. Artículo 4, Fracción VI. POLITICAS a) El personal autorizado de la oficina de Reclutamiento y Selección de Personal deberá vigilar y dar seguimiento al procedimiento de baja de expedientes de los aspirantes, en el Sistema Único de Recursos Humanos y enviar físicamente el expediente a archivo muerto. b) Se darán de baja aquellos expedientes que no fueron aprobados. c) Serán dados de baja aquellos expedientes que agotaron su segunda evaluación y que no fueron aprobados. d) Serán dados de baja aquellos aspirantes que después de un año no hayan concluido con el proceso.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Selecciona físicamente los expedientes que deberán ser considerados para baja en el Sistema Único de Recursos Humanos y en el archivo general.
Área de Reclutamiento y Selección de Personal
Captura en el SURH los expedientes que deberán ser dados de baja, seleccionando en la opción de utilerías el nombre del aspirante. Selecciona en el SURH el motivo que originó la baja y procede a capturarlo, dejando registrado a partir de que fecha será el proceso. Físicamente el expediente lo envía al archivo muerto.
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INICIO
Selecciona los expedientes que deberán ser considerados como baja
Se selecciona en el SURH el modulo de utilerías, así como el nombre del aspirante
Selecciona en el SURH, el motivo que originó la baja, registra fecha.
Envía expediente archivo muerto
FIN
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ÁREA DE PLANTILLAS DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
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ÁREA
ÁREA DE PLANTILLAS DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
2. CONTROL DE INGRESOS DE PERSONAL OBJETIVO Vigilar permanentemente los ingresos del personal de base y confianza de acuerdo a las plazas autorizadas. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 169 POLÍTICAS a) El formato de alta debe contener la firma original del Director General, Director de Unidad Hospitalaria, Subdirector General Administrativo, así como del Coordinador General de Recursos Humanos. b) Deberá haber cumplido con los requisitos de ingreso, firmando al margen el documento de certificación de expediente el área de reclutamiento y selección de personal. c) El ingreso de personal solo procederá si existe una plaza vacante, ya sea por renuncia, defunción, baja jurídica, movimiento escalafonario o por necesidades del servicio. d) La solicitud de alta deberá ser autorizada por Dirección General, Subdirección General Administrativa, Coordinación General de Recursos Humanos y las Unidades Hospitalarias Correspondientes. e) Se debe tramitar el alta ante el área de nóminas de la Coordinación General de Recursos Humanos, 5 días hábiles mínimo antes de emitir la nómina. Nota: f) Si el personal de nuevo ingreso es eventual deberá ser dictaminado por la Comisión Mixta de Bolsa de Trabajo. g) Las plazas disponibles temporales por licencias sin goce de sueldo serán cubiertas cuando excedan los seis meses, dando de baja a la persona que ingresó al término de la incidencia. h) Las licencias con goce de sueldo no podrán ser cubiertas por personal de nuevo ingreso.
RESPONSABLE
Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
ACTIVIDAD Una vez integrados los requisitos del aspirante se capturan en el Sistema Único de Recursos Humanos (SURH) los datos establecidos para la emisión de la solicitud de alta y envía. Recibe y revisa que se encuentre debidamente justificada y requisitada la solicitud de alta para las firmas correspondientes.
Área de Plantillas. Si procede la envía para autorización.
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Área de Plantillas.
Recursos Humanos de la Unidad Hospitalaria.
Revisa, determina la autorización y envía copia de alta a la jefatura de Recursos Humanos de la Unidad Hospitalaria que corresponda. Recibe, asigna fecha de ingreso y envía copia para seguimiento a Bolsa de Trabajo. Elabora el contrato e inicia el procedimiento de ingreso del trabajador.
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS CONTROL DE INGRESOS DE PERSONAL DIAGRAMA DE FLUJO
Área de Reclutamiento y Selección de Personal
Área de Plantillas
Recursos Humanos de la Unidad Hospitalaria
INICIO
Captura en el Sistema Único de Recursos Humanos, para emisión del documento de alta y envía.
Recibe y revisa que se encuentre debidamente justificada y requisitada la solicitud de alta para las firmas correspondientes.
Si procede se envía para autorización correspondiente.
Revisa, determina la autorización y envía copia de alta a la jefatura de Recursos Humanos de la Unidad Hospitalaria correspondiente.
Recibe, asigna fecha de ingreso y envía copia para seguimiento a Bolsa de Trabajo.
Elaborar el contrato e inicia el procedimiento de ingreso del trabajador.
FIN
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2.1 CONTROL DE BAJAS OBJETIVO Vigilar la actualización de la base de datos al existir una plaza vacante ya sea por defunción, renuncia o cese dictado. FUNDAMENTO LEGAL Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios. Artículo 22 POLITICAS a) El empleado deberá presentar su renuncia el Oficina de Plantillas y Control Operativo, quien deberá cotejar la firma con otros documentos que obren en su expediente. b) Control y Registro de cada Unidad Hospitalaria notificará a esta Coordinación de dicha baja, para realizar el trámite correspondiente. c) Se debe tramitar la baja ante el Área de Nóminas de la Coordinación General de Recursos Humanos, 5 días hábiles mínimo antes de la emisión de la nómina.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Área de Plantilla y Control Operativo.
Envía formato de notificación de baja con documentos anexos que dieron su origen a la Coordinación General de Recursos Humanos.
Área de Plantillas.
Recibe notificación de baja con soportes, registra en plantillas para actualizar y captura en el SURH y archiva.
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DIAGRAMA DE FLUJO Área de Plantillas
Coordinación General de Recursos Humanos
INICIO
Envía formato de notificación de baja con documentos anexos que dieron su origen a la Coordinación General de Recursos Humanos.
Recibe notificación de baja con soportes, registra en plantillas para actualizar y captura en el SURH y archiva.
FIN
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2.2.- CONTROL DE NOMBRAMIENTOS OBJETIVO Emitir los nombramientos correspondientes del personal del Organismo. FUNDAMENTO LEGAL Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios. Artículo 16 POLITICAS a) Una vez dictaminadas por parte de la Comisión Mixta de Escalafón las personas que ocuparán una plaza vacante, se elaborará un listado conteniendo al margen las firmas de los integrantes. b) El formato de nombramiento debe contener los datos que señala el artículo 17 de la Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios. c) Las copias deberán contener la firma del trabajador y la fecha en que lo recibe. d) El trabajador solo podrá concursar por plazas de la unidad hospitalaria a la cual se encuentra adscrito.
RESPONSABLE
Área de Plantillas.
ACTIVIDAD Elabora listado de personal basificado o movimientos escalafonarios, validando que los datos para elaboración del nombramiento estén actualizados en el SURH. Imprime los nombramientos en el SURH y envía para firma.
Subdirección General Administrativa y Dirección General.
Recibe, firma y regresa nombramiento a la Coordinación General de Recursos Humanos.
Área de Plantillas.
Recibe nombramientos firmados. Elabora un oficio y envía a Recursos Humanos de la Unidad Hospitalaria que corresponda para su entrega al personal.
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Trabajador.
Recibe oficio de notificación de fechas del acto oficial de entrega del nombramiento. Recibe nombramiento y lo firma. Recibe el nombramiento firmado y anexa al expediente personal.
Área de Plantillas.
Recibe copias de nombramientos, escanea para incorporarlos en el SURH y archiva en expediente.
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Área de Plantillas
Subdirección General Administrativa.
Dirección General
Trabajador
INICIO
Elabora listado de personal basificado o movimientos escalafonarios, validando que los datos para elaboración del nombramiento estén actualizados en el SURH.
Imprime los nombramientos en el SURH y envía para firma.
Firma nombramientos
Recibe nombramientos firmados. Elabora un oficio y envía a Recursos Humanos de la Unidad Hospitalaria que corresponda para su entrega al personal.
Firma nombramiento
Firma nombramiento
Recibe copias de nombramientos firmados y anexa al expediente personal
FIN
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2.3 SEGUIMIENTO DE ESTRUCTURA OCUPACIONAL OBJETIVO Establecer el seguimiento de la Estructura ocupacional autorizada para cada Unidad Hospitalaria. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. POLITICAS a) Mensualmente se deberán conciliar los movimientos generados del personal de ambas Unidades Hospitalarias del Organismo.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Conciliar mensualmente los movimientos generados en la plantilla de base por Nombre, Categoría, con las Unidades Hospitalarias con la finalidad de determinar si existen plazas vacantes.
Área de Plantillas.
Actualizar el formato de control de plazas de acuerdo a la conciliación realizada. Se entrega el control de las plazas firmado al Área de Plantillas y Control Operativo de ambas Unidades Hospitalarias. Archiva copia del control de plazas vacantes.
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DIAGRAMA DE FLUJO Área de Plantillas INICIO
Conciliar mensualmente los movimientos generados en la plantilla de base por Nombre, Categoría, con la Unidades Hospitalarias con la finalidad de determinar si existen plazas vacantes
Actualizar el formato de control de plazas de acuerdo a la conciliación realizada
Se entrega el control de las plazas, firmando el área de plantillas y control operativo de ambas unidades hospitalarias
Archiva copia del control de plazas
FIN
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2.4 CONTROL DE LICENCIAS SINDICALES OBJETIVO Mantener el control de las licencias y/o permisos actualizando la base de datos de la Plantilla de personal de Unidades Hospitalarias, cada que se genere un movimiento para no sobrepasar el limite autorizado. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 142. POLITICAS a) Las licencias para cubrir una comisión sindical con goce de sueldo solo se concederán a los trabajadores de base.
RESPONSABLE Sindicato Único de Trabajadores del Hospital Civil de Guadalajara.
ACTIVIDAD
Envía oficio y anexa las licencias sindicales. Recibe y analiza licencias sindicales solicitadas en la base de datos de la plantilla por Unidad Hospitalaria, categoría y tipo de plaza. Elabora oficios y tramita licencias para autorización de la Dirección General.
Coordinación General de Recursos Humanos.
Recibe oficio y licencias autorizadas por Dirección General y envía a las Unidades Hospitalarias correspondientes; así mismo captura en el SURH.
Si no procede envía oficio al Sindicato Único de Trabajadores del Hospital Civil de Guadalajara y a Dirección General, haciendo las observaciones correspondientes. Área de Plantillas.
Recibe oficio autorizado y licencias firmadas y archiva en expediente personal.
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Coordinación General de Recursos Humanos
Dirección General
Área de Plantillas
INICIO
Envía oficio de las licencias sindicales
Recibe y analiza licencias sindicales solicitadas en la base de datos de la plantilla por Unidad Hospitalaria, categoría y tipo de plaza.
Elabora oficios y tramita licencias para autorización
Elabora oficios y tramita licencias para autorización
Procede
SI Recibe autorización y envía a las Unidades Hospitalarias correspondientes
Envía oficio notificando que no procede
NO Recibe oficio autorizando licencias firmadas.
Archiva en expediente personal
FIN
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2.5 CONTROL DE ALTAS DE DIRECCION GENERAL OBJETIVO Mantener el control de la base de datos de la Plantilla del personal adscrito a Dirección General en relación a los ingresos que pudieran existir por causa de una baja. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 169. POLITICAS a) Reclutamiento y Selección de Personal debe entregar el expediente completo acompañado del formato de certificación. b) El formato de alta, deberá contener las firmas originales del Director General, Subdirector General Administrativo y Coordinador General de Recursos Humanos. c) Se debe tramitar el alta ante el Área de Nóminas de la Coordinación General de Recursos Humanos mínimo 5 días hábiles antes de emitir la nómina.
RESPONSABLE Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
ACTIVIDAD
Entrega expediente del candidato que cubrió el perfil al área de plantillas. Elabora el alta en el formato establecido y se recaban las firmas del Director General, Subdirector General Administrativo y Coordinador General de Recursos Humanos.
Área de Plantillas.
Una vez con las firmas de autorización registra en plantilla envía para registro en nominas. Recibe copia de alta y registra en sistema para generar el pago. Archiva en el expediente del trabajador el alta.
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS CONTROL DE ALTAS DE DIRECIÓN GENERAL DIAGRAMA DE FLUJO Área de Reclutamiento y Selección de Personal
Área de Plantilla
INICIO
Entrega expediente completo del candidato que cubrió el perfil
. Elabora alta en formato establecido y envía para recabar firmas de autorización
Recibe altas autorizadas y registra en plantilla, envía para registro de nominas.
Recibe copia, registra en sistema para generar el pago.
Archiva en expediente el alta.
FIN
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2.6 CONTROL DE BAJAS DE DIRECCION GENERAL OBJETIVO Actualizar la base de datos de la plantilla del personal adscrito a Dirección General cada que se genere una baja. FUNDAMENTO LEGAL Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios. Artículo 22 Fracción III. POLITICAS a) El trabajador debe firmar la renuncia para dar trámite a la baja. b) Se deberá tramitar la baja ante el Área de Nóminas de la Coordinación General de Recursos Humanos mínimo 5 días hábiles antes de emitir la nómina.
RESPONSABLE
Trabajador.
ACTIVIDAD
Entrega oficio de renuncia y documentos que lo identifique como trabajador. Recibe renuncia, captura en el control de plantilla la baja para su actualización, archiva en expediente del trabajador original.
Área de Plantillas. Recibe oficio con datos de la baja del trabajador y aplica en el sistema.
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Área de Plantillas
INICIO
Elabora oficio de renuncia y entrega a la Coordinación General de Recursos Humanos
Recibe renuncia del trabajador, registra en plantilla.
Recibe oficio y registra en sistema
Archiva en expediente
FIN
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2.7 RESGUARDO Y CONTROL DE EXPEDIENTES DE DIRECCIÓN GENERAL OBJETIVO Vigilar el estricto control de expedientes del personal adscrito a Dirección General, su guarda y custodia. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 127 Fracción XV y XXIII. POLITICAS a) El expediente del trabajador deberá integrarse con la siguiente información: Certificación de documentación por esta Coordinación, Concentrado de evaluación de los exámenes aplicados, solicitud del Organismo, fotografías, Curriculum Vitae (solo profesionistas), copia de Acta de Nacimiento Original y Copia, copia de comprobante de domicilio, 2 cartas de recomendación, carta de policía, comprobante de último grado de estudios. Credencial de Elector, Carta de Trabajo, Constancia de No Sanción Administrativa, Constancia de Inscripción al Registro Federal de Contribuyentes y Constancia de Asignación de la Clave Única de Registro de Población (C.U.R.P). b) Se deberá actualizar los movimientos personales de los empleados que lo notifiquen.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Verifica que los expedientes de nuevos trabajadores de Dirección General se encuentren debidamente conformados con la documentación requerida.
Área de Plantillas.
Solicita los expedientes de trabajadores de las Unidades Hospitalarias comisionados a Dirección General. Recibe expedientes, revisa documentación y que contenga oficio de reserva de Base y archiva. Actualiza los expedientes de proporcionada por los mismos.
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los
trabajadores
con
la
información
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS RESGUARDO Y CONTROL DE EXPEDIENTES DE DIRECCION GENERAL DIAGRAMA DE FLUJO Área de Plantillas
Trabajador
INICIO
Verifica que los expedientes de nuevo ingreso se encuentren conformados con la documentación requerida
Solicita expedientes del personal comisionado a Dirección General
Envía documentación actualizada para su expediente
Recibe expedientes, revisa documentación y que contenga oficio de reserva de Base y archiva.
FIN
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2.8 CONTROL DE INCIDENCIAS DEL PERSONAL DE DIRECCIÓN GENERAL OBJETIVO Verificar y registrar permanentemente las incidencias del personal adscrito a Dirección General en el SURH y su expediente. FUNDAMENTO LEGAL Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios. Artículo 40, 42 y 43. Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 133, 138, 139, 151, 154, 158, 159. POLITICAS a) Quincenalmente se deben recibir las listas de asistencia con el Vo.Bo. del Coordinador, para verificación y registro en el SURH. b) Toda solicitud de vacaciones deberá ser entregada por el trabajador 5 días antes de disfrutar de su periodo vacacional para autorización. c) Las licencias deberán ser entregadas por el trabajador 8 días antes para la autorización de las mismas. d) La solicitud de hora de lactancia deberá ser entregada por el trabajador o días antes de reanudar labores para su autorización.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Estructura de Dirección General.
Envían las listas de asistencia a la Coordinación General de Recursos Humanos.
Área de Plantillas.
Recibe listas de asistencia del personal que labora en la Estructura de Dirección General, registra en el SURH y se archiva para control.
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Trabajador.
Entrega solicitud de vacaciones con visto bueno del Jefe Inmediato para programar y elaborar memorando de autorización.
Área de Plantillas.
Recibe solicitud de vacaciones y se revisa en el SURH que efectivamente le corresponde y se procede a elaborar un memorando en original y copia para su autorización.
Trabajador.
Recibe y firma de recibido el memorando de vacaciones.
Archiva copia en expediente personal.
Área de Plantillas.
Recibe licencias y revisa que cumpla con los requisitos establecidos, se tramita con ocho días de anticipación. Recibe solicitud de hora de lactancia y revisa el horario, en el SURH, para verificar que tiempo le corresponde, procede a elaborar un memorandum en original y 2 copias para su autorización.
Trabajador.
Jefatura del Área o Servicio. Área de Plantillas
Recibe original autorizado.
Recibe copia para su conocimiento.
Segunda copia archiva en expediente personal.
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Área de Plantillas
INICIO
Recibe, revisa analiza y registra en SURH
Envía listas de asistencia del personal a su cargo, con firmas autorizadas
Envía licencias para trámite
Trabajador
Entrega solicitud de vacaciones para programar y elaborar memorando
Archiva para su control
Recibe solicitud y verifica en SURH, elabora memorando, recaba firma de autorización y entrega
Recibe y firma original
Archiva expediente
Recibe, revisa y archiva en expediente personal
Recibe copia
Recibe, revisa, registra en SURH y elabora memorando, autoriza y entrega
Entrega solicitud de lactancia
Recibe original
FIN
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2.9 CONTROL DE NOMBRAMIENTOS OBJETIVO Emitir los nombramientos en cada administración al personal de confianza de acuerdo a la plantilla. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 16. POLITICAS a) La plantilla debe estar actualizada a la fecha de emisión de los nombramientos. b) El formato de nombramiento debe contener los siguientes datos: nombre, RFC, categoría, código, tipo de plaza, número de plaza, adscripción, servicio, vigencia, turno, jornada laboral, descansos, motivo de la vacante, observaciones, fecha de toma de protesta, firma del trabajador y firma de autoridades. c) La copia del nombramiento se debe archivar en esta Coordinación, debe contener la firma del trabajador y la fecha en que lo recibe.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Coordinación General de Recursos Humanos.
Elaborar los nombramientos correspondientes del personal de confianza de acuerdo a la plantilla, en cada nueva administración y en movimientos de categoría y/o área.
Subdirección General Administrativa.
Recibe nombramientos en original y tres copias para su firma.
Dirección General.
Recibe nombramientos en original y tres copias para su firma.
Coordinación General de Recursos Humanos.
Recibe nombramientos firmados y entrega el original a cada trabajador en esta Coordinación.
Coordinación General de Recursos Humanos.
Archiva una copia del nombramiento al expediente del trabajador y otra en el archivo de esta Coordinación.
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Área de Plantillas
Subdirección General Administrativa
Dirección General
Trabajador
INICIO
Emite y envía Nombramientos del personal de confianza en original y 3 copias
Recibe Nombramientos, firma y envía
Recibe Nombramientos firmados
Recibe Nombramientos, firma y envía
Recibe nombramiento original
Archiva copia en el expediente
FIN
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2.10 CONTROL DE DECLARACIÓN PATRIMONIAL OBJETIVO Cumplir con las obligaciones que se tienen ante la Contraloría General del Estado. FUNDAMENTO LEGAL Ley de Responsabilidades de los Servicios Públicos del Estado de Jalisco. Artículo 78. POLITICAS a) Se debe enviar a la Contraloría General Interna la relación del personal obligado a presentar declaración patrimonial dentro de los 14 días siguientes del mes en curso.
RESPONSABLE Área de Plantillas de la Unidad Hospitalaria. Área de Plantillas de la Coordinación General de Recursos Humanos.
Contraloría General Interna.
ACTIVIDAD
Envía movimientos generados en la quincena del personal que está obligado a presentar declaración patrimonial. Elabora oficio y anexa formato oficial, con los movimientos de personal obligado a presentar declaración patrimonial inicial o final según sea el caso y envía. Recibe relación del personal para su control y envía a cada uno de los trabajadores el formato correspondiente para su llenado y entrega.
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DECLARACIÓN PATRIMONIAL DIAGRAMA DE FLUJO Area de Plantillas de la Unidad Hospitalaria
Área de Plantillas de la Coordinación General de Recursos Humanos
Contraloria General Interna
INICIO
Envía movimientos de personal obligado a presentar la declaración
Recibe movimientos generados en la quincena del personal obligado a presentar Declaración Patrimonial
Envía movimientos de personal obligado a presentar la Declaración Patrimonial
Recibe oficio con el formato correspondiente para su control y entrega
FIN
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2.11 EMISIÓN Y CONTROL DE LISTAS DE ASISTENCIA DEL PERSONAL DE CONFIANZA OBJETIVO Establecer un sistema de control de asistencias que permita vigilar la permanencia de personal de confianza en la institución, a través de las listas de asistencia cuando así lo determine la Dirección. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 85. POLITICAS a) Será facultad de la Coordinación General de Recursos Humanos la emisión de las listas de asistencia del personal de confianza que laboran en la institución, las cuales deberán ser emitidas diariamente. b) Todos deberán registrar entrada y salida en listas de asistencia en los módulos diseñados para ello. c) En caso de no haber registrado salida o entrada, podrá ejercer los derechos señalados en el Art. 89 y 96 de las Condiciones Generales de Trabajo. d) Las listas de asistencia serán retiradas del lugar asignado, una vez concluido el termino de ley establecido en el Art. 89 de las Condiciones Generales de Trabajo. e) El personal de Control de Asistencia y Permanencia del personal que labora en el Organismo es el responsables de vigilar y supervisar el control de listas de asistencia.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Elabora diariamente las listas de registro de firmas de asistencia de personal de confianza, ya sea por orden alfabético o por servicio.
Área de Plantillas.
Verifica y registra la documentación que ocasiona alguna incidencia relacionada con el trabajador. Se envían las listas de registro de firmas a los lugares determinados para que se registren las firmas de personal de confianza.
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Vigila y supervisa que los empleados de confianza plasmen su rubrica en listas de registro.
Área de Plantillas.
Captura en el SURH las incidencias del día al término de la tolerancia.
Archiva las listas al término de cada quincena y realiza el reporte de incidencias del personal medico y personal de confianza.
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Se elaboran listas de registro de asistencia
Verifica y registra las incidencias
Vigila y supervisa que los empleados de confianza plasmen su rubrica en listas de registro
Recibe y captura en el SURH las asistencias e incidencias del personal medico y personal de confianza.
Archivo
FIN
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2.12 REGISTRO DE INCIDENCIAS DE PERSONAL DE CONFIANZA DE LA ESTRUCTURA DE DIRECCION GENERAL OBJETIVO Establecer un sistema de control, supervisión y vigilancia de las incidencias (pases, licencias, vacaciones, faltas, incapacidades, insalubridades, becas, etc.) que los trabajadores generan a través de la correcta aplicación de la normatividad vigente. FUNDAMENTO LEGAL Reglamento de la Ley del Organismo Público Descentralizado Hospital Civil de Guadalajara. Art. 29Fracción XIII. POLITICAS a) Área de Plantillas estará a cargo vigilar y controlar los procedimientos administrativos de incidencias del personal de confianza. b) Las incidencias son todas aquellas ausencias a laborar que tiene el trabajador como son: pases, licencias, becas, vacaciones, insalubridades, etc. c) Todos los procedimientos derivados de las incidencias serán registradas y se les dará el trámite de acuerdo a lo establecido en el presente manual así como en la Condiciones Generales de Trabajo. d) Todo documento de incidencia que no cuente con los requisitos señalados no será considerado para trámite.
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2.12.1 VACACIONES OBJETIVO Vigilar, verificar y autorizar en forma ordenada y secuencial el procedimiento de vacaciones, supervisando que estas se apeguen a lo establecido en las Condiciones Generales de Trabajo. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Art. 128 Fracción XXVI, Art. 137, Art. 138. POLITICAS a) Los trabajadores que laboran en el Organismo deberán sujetarse a la programación de vacaciones autorizado por la Coordinación General de Recursos Humanos. b) La Jefatura será quien determine si el trabajador programado en los roles de vacaciones cuenta con el derecho para ejercerlo en las fechas previstas en el rol de vacaciones. c) En caso de que las vacaciones no procedan se ajustará a lo acordado en nueva programación.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Estructura de Dirección General.
Solicita 8 días naturales antes de programar vacaciones por oficio con visto bueno del Jefe Inmediato a la Coordinación General de Recursos Humanos.
Área de Plantillas.
Una vez acordado, se programa en el SURH con el trabajador.
Área de Plantillas.
Elabora memorandum de vacaciones para firma de autorización del Jefe del Departamento de la Coordinación General de Recursos Humanos.
Trabajador.
Firma el memorandum y se queda con una copia.
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Área de Plantillas
Trabajador
INICIO
Solicita 8 días hábiles antes de programar vacaciones por oficio con visto bueno del Jefe Inmediato a la Coordinación General de Recursos Humanos.
Una vez acordado se programa en el SURH
Elabora memorandum de vacaciones para del Jefe del Departamento de la Coordinación General de Recursos Humanos.
Firma memorandum y se queda una copia.
Recibe copia y archiva
FIN
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2.12.2. INGRESO POR RETARDO MAYOR OBJETIVO Establecer un control y vigilancia en el proceso de ingreso por retardo mayor, aplicando lo señalado en las Condiciones Generales de Trabajo. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Art. 88, Art. 89, Art. 92. POLITICAS a) El trabajador que por necesidades personales no registre su entrada en los horarios señalados, deberá notificarlo con su jefe inmediato. b) No procederán para autorización aquellas solicitudes que excedan los límites señalados en las Condiciones Generales de Trabajo.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Solicita autorización para checar tarde al jefe inmediato.
Trabajador. Deberá checar su hora de entrada y salida. Área de Plantillas.
Revisa y registra en reporte de retardos para trámite y en su caso para descuentos.
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Área de Plantillas
INICIO
Solicita autorización para checar tarde al jefe inmediato.
Revisa y registra retardos para trámite y en su caso para descuentos.
FIN Deberá checar su hora de entrada y salida.
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2.12.3 SUSPENSIONES OBJETIVO Supervisar el cumplimiento del procedimiento administrativo que se desprende de las suspensiones que generan los trabajadores del Organismo derivadas de las faltas injustificadas, del incumplimiento de sus funciones y de la violación a las Condiciones Generales de Trabajo. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 219. POLITICAS a) Todo trabajador que incurra en el incumplimiento de la normatividad vigente se hará acreedor a las sanciones contempladas en las Condiciones Generales de Trabajo. b) Las sanciones administrativas deberán ser aplicables a los trabajadores del organismo de acuerdo a las Condiciones Generales de Trabajo. c) Una vez determinada la sanción administrativa se notifica al trabajador para anexar a expediente y registrar en el SURH.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Emite reporte del trabajador y le notifica de su sanción.
Área de Plantillas
Notifica la fecha de aplicación y archiva en expediente personal y captura en el SURH.
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Área de Plantillas
Trabajador
INICIO
Emite reporte del trabajador y le notifica de su sanción
Recibe notificación
FIN
Notifica la fecha de aplicación y archiva en expediente personal y captura en el SURH
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2.13 EMISIÓN DE CONTRATOS POR TIEMPO DETERMINADO OBJETIVO Proporcionar personal de confianza necesario en los servicios que lo requieran, así como vigilar la ejecución de los procedimientos administrativos derivado de cubrir incidencias en la estructura de Dirección. FUNDAMENTO LEGAL Ley Federal del Trabajo. Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 168. POLITICAS a) Los contratos por tiempo determinado se expedirán una vez que se haya cubierto el procedimiento administrativo correspondiente, donde el jefe del área, esta obligado a notificar por oficio la necesidad de personal en su servicio. b) La Coordinación General de Recursos Humanos a través del Área de plantillas, autoriza alta del trabajador de confianza. c) Se emite contrato individual de trabajo donde se estipula las condiciones de contratación, así como el inicio y termino del mismo, el sueldo, descansos, etc. d) El personal de confianza contratado por cinco meses y medio para cubrir incidencias, deberá cubrir todos los procedimientos establecidos por la Coordinación General de Recursos Humanos. e) El personal de confianza queda en todo momento sujeta a las condiciones de contratación definidas en el Contrato Individual de Trabajo y a las Condiciones Generales de Trabajo.
RESPONSABLE
Estructura de la Dirección General.
ACTIVIDAD
Envía solicitud para notificar de la necesidad de personal.
Recibe solicitud, analiza, autoriza y notifica al área de Reclutamiento y Selección de Personal. Coordinación General de Recursos Humanos. .
Analiza perfil y selecciona al candidato a cubrir la plaza solicitada. Elabora contrato por tiempo determinado.
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Coordinación General de Recursos Humanos
INICIO
Envía solicitud para notificar de la necesidad de personal.
Recibe solicitud, analiza, autoriza y notifica al área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Analiza perfil y selecciona al candidato a cubrir la plaza solicitada.
Elabora contrato por tiempo determinado.
FIN
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2.14 CONTROL DE PLAZAS AUTORIZADAS OBJETIVO Vigilar la distribución del personal que labora en cada unidad hospitalaria por servicios, para una mejor administración de los recursos humanos. FUNDAMENTO LEGAL Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios. Artículo 2. POLITICAS a) El seguimiento en la estructura ocupacional, se hará conforme a las plazas autorizadas en el presupuesto de egresos. b) El área de Plantillas será la responsable de vigilar la distribución del personal de acuerdo a la plantilla autorizada y contará con los registros en la distribución de personal.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Analiza la plantilla para comprobar la actualización de forma quincenal. Elabora la división del personal de acuerdo a cada categoría y tipo de plaza. Área de Plantillas. Imprime la distribución del personal para mejor administración de Recursos Humanos. Archiva documento para cualquier aclaración.
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Área de Plantillas
INICIO
Analiza la plantilla para comprobar la actualización de forma quincenal.
Elabora la división del personal de acuerdo a cada categoría y tipo de plaza.
Imprime la distribución del personal para mejor administración de Recursos Humanos.
Archiva documento
FIN
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DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS 76 de 120
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ÁREA DE NOMINAS COORDINACIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
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ÁREA
AREA DE NOMINAS DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
3. ELABORACIÓN Y ENTREGA DE NÓMINA OBJETIVO Coordinar, supervisar y vigilar la correcta aplicación de los movimientos, incidencias y días laborados que afectan al pago de salario de los trabajadores del O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 58, 58, 59. POLÍTICAS a) Todos los movimientos que afectan a la nómina deberán contar con el soporte respectivo y ser entregados en tiempo y forma para la aplicación en nomina. b) El pago efectuado deberá ser personalmente al trabajador de Organismo, en su defecto, se deberá presentar una carta poder debidamente llenada para la entrega del cheque a la persona autorizada en dicha carta. c) El trámite de pago por concepto de descuentos indebidos serán invariablemente a través de los Departamentos de Recursos Humanos. d) Para efectos de ser entregado el cheque al trabajador, este deberá identificarse con su credencial del Organismo o identificación oficial (credencial del IFE, pasaporte vigente o cédula profesional. e) El pago será efectuado un día anterior al día quincenal y/o último de cada mes. f) Los horarios de pago para el personal nocturno serán considerados como pago especial y deberán ser autorizados por el Coordinador General de Recursos Humanos, y se realizará al inicio de la jornada del día de pago, en horario de 8:00 a 9:00 hrs. g) Los horarios de pago serán de 10:00 a 15:00 y de 16:00 a 20:30 hrs.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Recursos Humanos de Unidades Hospitalarias.
Envía reportes de incidencias y movimientos que afectan al pago del trabajador, faltas y retardos, prima dominical, tiempos extra, festivos, reembolsos, estímulos mensual, trimestral y/o anual, cambios de adscripción de personal de base y confianza, así como jornadas laboradas del personal eventual, para la elaboración de la pre nómina.
Area de Nóminas.
Recibe y verifica la correcta aplicación y envían la información de las incidencias y movimientos administrativos del personal de base, confianza y eventual y envían en reportes por escrito y de manera electrónica al Área de Informática Nominas del O.P.D.
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Área de Nóminas.
Captura los movimientos de terceros (altas, cambios y bajas) y carga los archivos al SURH.
Área de Nóminas de la Coordinación General de Informática.
Reciben la información de las incidencias y la procesan en sistema único de nóminas.
Área de Nóminas.
Descargan del SURH la pre nómina, se verifica que todos los movimientos se hayan efectuado.
Área de Nóminas.
Envían por escrito y archivo electrónico, las correcciones a la pre nómina.
Coordinación General de Recursos Humanos.
Carga en el SURH los descuentos de Pensiones del Estado, generados por el SADA.
Aplica las correcciones y publica en el SURH la pre nómina corregida.
Área de Nóminas de la Coordinación General de Informática.
Solicita al Departamento y al área de nóminas el visto bueno a la pre nómina corregida. Imprime cheques y recibos de nómina junto con las hojas de nóminas entregando los mismos a la Coordinación General de Finanzas, para la liberación y trasferencias de pagos.
Área de Nóminas.
Recibe los cheques y recibos de nómina, separa y entrega a las Oficinas de Nóminas de cada Unidad Hospitalaria.
Área de Nóminas de las Unidades Hospitalaria.
Separan y clasifican la nómina para preparar el pago a los trabajadores.
Área de Nóminas.
Recibe carátulas de gasto de la quincena de Informática O.P.D. y nómina firmada por los trabajadores por el Área de Nóminas de la Unidad Hospitalaria.
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS ELABORACIÓN Y ENTREGA DE NÓMINA DIAGRAMA DE FLUJO Recursos Humanos de Unidad Hospitalaria
Área de Nominas Coordinación General de Recursos Humanos
Área de Nóminas de la Coordinación General de Informática
INICIO
Envía reportes de incidencias del personal que afectarán el pago de los trabajadores
Recibe y verifica la correcta aplicación y envía la información
Recibe y procesa la información
Captura en el SURH los movimientos de terceros
Descargan la pre nómina del SURH, revisan y en su caso envían las correcciones
Recibe las correcciones, las aplica y publica en el SURH la pre nómina corregida
Carga en el SURH los descuentos de Pensiones
Imprime cheques y recibos de nomina junto con las hojas de nominas.
Recibe los cheques y recibos de nóminas, separa y entrega a las áreas de nóminas de las Unidades Hospitalarias
Recibe carátulas de gasto de la quincena y nómina firmada por los trabajadores y cheques cancelados.
FIN
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3.1 PAGOS A TERCEROS OBJETIVO Dar cumplimiento a los acuerdos y obligaciones contraídas con el SUTHCG, la Dirección de Pensiones, la autoridad judicial competente y SHCP. FUNDAMENTO LEGAL Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios. Ley de Pensiones. POLITICAS a) Se deberá revisar que los descuentos capturados en el SURH se hayan aplicado desde la pre nómina. b) En el caso del descuento por cooperación de defunción revisar que no exista ningún descuento de la misma Unidad Hospitalaria, de ser así, este se programa para la siguiente quincena. c) Verificar que los montos retenidos al trabajador coincidan los enviados por las empresas que solicitan que se aplique el descuento vía nómina. d) Elaborar oficios a la Coordinación General de Finanzas en los primeros tres días de cada mes o quincena si así procediera, para que el total descontado a los trabajadores se pague a las empresas o dependencia que solicitaron los descuentos.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Captura en el SURH los movimientos (altas, baja o cambios) de empresas que cuentan con convenios con el Organismo (mueblerías, aseguradoras y otras deducciones como son asociaciones y sociedades, jornadas de pediatría, congreso avances en medicina etc.).
Área de Nóminas.
Solicita a Informática O.P.D. la aplicación del descuento de cooperación por defunción y de pensión alimenticia. Obtiene el acumulado mensual de los descuentos referidos para reportar a la Coordinación General de Finanzas, tomando en consideración: Calcula el 25 % de las retenciones por cuotas al S.U.T.H.C.G. correspondiente al Fondo de Ahorro Capitalizable (FONAC) para reportar a la Coordinación General de Finanzas. Calcula el 30% del pago en el concepto de Becas Hijos.
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Envía oficio a la Coordinación General de Finanzas informándole los montos a pagar en cada concepto por retenciones vía nómina, y/o aportaciones patronales. Área de Nóminas. La Coordinación General de Finanzas emite y entrega los cheques de acuerdo a su calendario de pago.
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS PAGOS A TERCEROS DIAGRAMA DE FLUJO Área de Nóminas
Coordinación General de Finanzas
INICIO
Captura en el SURH los movimientos (altas, bajas y cambios) de terceros.
Solicita a Informática descuento por Cooperación de Defunción.
Calcula descuentos de 25% para fondo de ahorro capitalizable y 30% de Becas para los hijos de los trabajadores.
Envía oficio informando los montos a pagar en cada concepto por retenciones vía nomina y/o aportaciones patronales.
Emite y realiza los pagos correspondientes.
FIN
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3.2 ACTUALIZACIONES A LA BASE DE DATOS DE LOS TRABAJADORES ANTE LA DIRECCION DE PENSIONES DEL ESTADO. OBJETIVO Dar cumplimiento a los acuerdos y obligaciones contraídas con la Dirección de Pensiones. FUNDAMENTO LEGAL Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios Artículo 49. POLITICAS a) Establecer comunicación directa con personal de la Dirección de Pensiones del Estado involucrado en el proceso de validación y pago de las aportaciones y reintegros que efectúa este Organismo. b) Tener conocimiento del Calendario de pago establecido por esa Dependencia. c) Involucrar a la Coordinación General de Finanzas en el proceso de pago vía transferencias bancarias a través de la institución bancaria determinada por la Dirección de Pensiones. d) Vigilar que nuestros trabajadores tengan la designación de beneficiarios ante la DIPE y el SEDAR.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Compara la plantilla actual del periodo (quincena) la cual se descarga del SADA (Sistema Automatizado de Descuentos y Aportaciones) contra la plantilla de la pre nómina la cual se descarga del SURH (Sistema Único de Recursos Humanos). Realiza empate de plantilla realizando los siguientes movimientos en el SADA: Altas, Bajas, Cambios, Licencias y Cancelaciones de Licencias.
Área de Nóminas.
Efectúa si hubiere, retroactivos de sueldo o de antigüedad y solicita reintegros (devoluciones). Se acepta la plantilla conciliada en el SADA junto con los retroactivos y reintegros. Descarga del SADA el EAD (Emisión de Aportaciones y Descuentos) de cada Dependencia: 910 Antiguo Hospital, 956 Nuevo Hospital 970 Estructura de Dirección General.
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Área de Nóminas.
Aplica en el SURH el EAD de cada Dependencia para su aplicación en la nómina. Acepta el EAD y se compromete a efectuar el pago por la cantidad aceptada en el sistema.
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DIAGRAMA DE FLUJO Área de Nominas
Coordinación General de Finanzas
Dirección General de Pensiones del Estado
INICIO
Descarga del SADA la plantilla actual y del SURH la plantilla de la pre nómina (personal de base y de confianza) del período correspondiente.
Empata la plantilla del SADA, efectuando Altas, Bajas, Cambios, Licencias y Cancelaciones de Licencias.
Envía retroactivos y reintegros si hubiere, enviando por el mismo SADA estos movimientos.
Acepta la plantilla conciliada en el SADA
Descarga del SADA los EAD de cada Dependencia.
Aplica en el SURH los EAD para su aplicación en la nómina.
Acepta el EAD y se compromete a efectuar el pago por la cantidad aceptada.
Acepta el EAD y se compromete a efectuar el pago por la cantidad aceptada, envía oficio para
Recibe oficio para la emisión y realización del pago.
Recibe pago quincenal
FIN
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3.3 REPOSICIÓN DE CHEQUES EXTRAVIADOS O NO COBRADOS OBJETIVO Emitir el pago de aquellos cheques extraviados o no cobrados para efecto de cobro, de un periodo no mayor a un año de su emisión. FUNDAMENTO LEGAL Ley Federal del Trabajo. POLITICAS a) Los cheques cancelados que regresa la Unidad Hospitalaria se archivan por orden cronológico y se reponen verificando que no sean cheques no devengados. b) Se repondrán sólo los cheques cancelados (extraviados y no cobrados) que su expedición no exceden a un año, como referencia la fecha de expedición del cheque. c) Los cheques repuestos deben registrarse en base de datos con fecha, monto de la reposición y sellados con la leyenda “cheques repuestos”.
RESPONSABLE
Trabajador.
Área de Nóminas de la Coordinación General de Recursos Humanos.
ACTIVIDAD Denuncia ante la Procuraduría General de Justicia el extravío o robo del cheque y notifica a la Coordinación General de Recursos Humanos el extravío o robo y solicita la reposición del cheque no cobrado, entregando copia de la denuncia. Recibe oficio y solicita a la Coordinación de Finanzas el bloqueo del cheque correspondiente. Elabora resumen de cheques para que sean incluidos en la nómina quincenal.
Área de Nóminas de la Coordinación General de Informática.
Elabora la reposición de cheques en la quincena siguiente.
Sueldos y Salarios de Unidad Hospitalaria.
Efectúa el pago al trabajador.
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Trabajador
Área de Nominas de la Coordinación General de Recursos Humanos
Área de Nóminas de la Coordinación General de Informática
Sueldos y Salarios de Unidad Hospitalaria
INICIO
Denuncia ante la Procuraduría General de Justicia el extravío o robo de cheque.
Notifica el extravío o robo y/o solicita la reposición del cheque no cobrado.
Recibe oficio y solicita a la Coordinación de Finanzas el bloqueo del cheque correspondiente.
Elabora resumen de cheques para que sean incluidos en la nómina quincenal.
Elabora la reposición de cheques en la quincena siguiente.
Efectúa el pago al trabajador.
FIN
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ÁREA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL COORDINACIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
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ÁREA
AREA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
4.- CÁLCULO DEL PRESUPUESTO CAPÍTULO 1000 OBJETIVO Desarrollar un presupuesto acorde a las necesidades del organismo, considerando una proyección para la operación del año posterior inmediato, brindando con ello elementos para la gestión del recurso económico para las remuneraciones al personal al servicio del O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara, así como las cuotas a favor de las Dependencias de Seguridad Social derivadas de los servicios que estas dependencias prestan al personal, en los términos de las disposiciones legales en vigor; incluye también los pagos por otras prestaciones sociales. FUNDAMENTO LEGAL Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Jalisco, Capítulo II Y III. POLITICAS a) La proyección de los tabuladores de cierre del año deberá hacerse de acuerdo a los porcentajes de incremento del mismo tabulador del año inmediato anterior y/o índice inflacionario proyectado. b) Verificar en la normatividad aplicable el monto de prima vacacional y aguinaldo para el año a calcular. c) Las diferencias por nivelación “B” y “C” y la renivelación administrativa deben ser con cargo al Recurso Estatal. d) Para el cálculo de los montos de los tabuladores estatales se deberá considerar la política salarial del Gobierno del Estado. e) Al realizar el cálculo de estimulo de productividad y becas para los hijos de los trabajadores se debe considerar lo establecido en la normatividad vigente. f) El cálculo de la cantidad de Madres a las que se hará el pago de este concepto, deberá realizarse comparando el incremento del año inmediato anterior con el presente. g) El cálculo de la cantidad a pagar por el concepto del día del empleado deberá realizarse de acuerdo a las plazas ejercidas. h) Solicitar el monto del salario mínimo burocrático a la Secretaria de Salud Estatal o Federal para realizar el pago de día de reyes. i) El cálculo de estas aportaciones deberá hacerse de conformidad con los porcentajes de los conceptos establecidos por la Dirección de Pensiones y del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro. j) Para el cálculo del concepto cubre incidencias se deberán considerar los siguientes conceptos: sueldo bruto, asignación bruta y ayuda de gastos de actualización bruta, más aguinaldo y prima vacacional. k) Las prestaciones de Seguridad Social (Seguro de Vida y Guarderías) se deberán calcular con base al Acuerdo para la Plena Homologación en Prestaciones celebrado el 4 de Diciembre de 2000. El cálculo de las aportaciones al IMSS se efectúan de acuerdo a la modalidad de inscripción de los trabajadores y a la ley del IMSS.
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l)
Para conocer la política salarial para el Programa Operativo Anual, se debe solicitar a la Subdirección General Administrativa de este Organismo y/o a la Dirección de Recursos Humanos de la Secretaria de Salud Jalisco. m) Para elaborar el cálculo de las aportaciones Estatales deberán considerarse: el monto correspondiente a la aportación estatal a pie de Rama, las diferencias de la Nivelación “B” y “C” y Administrativa, el recurso para la estructura de Dirección General, los montos de otros gastos y terceros, el monto por concepto de las prestaciones de Seguridad Social y el impacto al Salario correspondiente.
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RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
La proyección de los tabuladores de cierre del año deberá hacerse de acuerdo a los índices de inflación proyectados para el año de realización del ejercicio.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Verificar en la normatividad aplicable el monto de prima vacacional y aguinaldo.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Las diferencias por nivelación “B” y “C” y la renivelación administrativa deben ser con cargo al Recurso Estatal.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal
Para el cálculo de los montos de los tabuladores estatales se deberá considerar la política salarial del Gobierno del Estado.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Al realizar el cálculo de estimulo de productividad y becas para los hijos de los trabajadores se debe considerar lo establecido en la normatividad vigente.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
El cálculo de la cantidad de Madres a las que se hará el pago de este concepto, deberá realizarse comparando el incremento del año inmediato anterior con el presente.
Área de Control y Seguimiento Presupuesta
El cálculo de la cantidad a pagar por el concepto del día del día del empleado deberá realizarse de acuerdo a las plazas ejercidas.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Solicitar el monto del salario mínimo burocrático a la Secretaria de Salud Estatal o Federal para realizar el pago de día de reyes.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
El cálculo de estas aportaciones deberá hacerse de conformidad con los porcentajes de los conceptos establecidos por la Dirección de Pensiones y del Sistema Estatal de Ahorro para el Retiro.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Para el cálculo del concepto cubre incidencias se deberán considerar los siguientes conceptos: sueldo bruto, asignación bruta y ayuda de gastos de actualización bruta, más aguinaldo y prima vacacional.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Las prestaciones de Seguridad Social (Seguro de Vida y Guarderías) se deberán calcular con base al Acuerdo para la Plena Homologación en Prestaciones celebrado el 4 de Diciembre de 2000. El cálculo de las aportaciones al IMSS se efectúan de acuerdo a la modalidad de inscripción de los trabajadores y a la ley del IMSS.
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Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Para conocer la política salarial para el Programa Operativo Anual, se debe solicitar a la Subdirección General Administrativa de este Organismo y/o a la Dirección de Recursos Humanos de la Secretaria de Salud Jalisco.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Para elaborar el cálculo de las aportaciones Estatales deberán considerarse: el monto correspondiente a la aportación estatal a pie de Rama, las diferencias de la Nivelación “B” y “C” y Administrativa, el recurso para la estructura de Dirección General, los montos de otros gastos y terceros, el monto por concepto de las prestaciones de Seguridad Social y el impacto al Salario correspondiente.
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS CÁLCULO DEL PRESUPUESTO CAPÍTULO 1000 DIAGRAMA DE FLUJO
Área de Control y Seguimiento Presupuestal
Subdirección General Administrativa
Congreso del Estado
INICIO
Calculo del pago a las Madres, se compara el incremento del año inmediato anterior con el presente
Para conocer la Política Salarial para el POA, solicitar a la SGA de este Organismo
Verificar la normatividad aplicable el monto de prima vacacional y aguinaldo
Calculo del día del empleado se realiza de acuerdo a las plazas ejercidas.
Elaboración del cálculo de las aportaciones estatales
Diferencias por nivelación B y C y renivelación administrativa, cargo al Recurso Estatal
Solicitar el monto de salario mínimo burocrático a la Secretaría de Salud, para pago de reyes.
Calculo de montos de tabuladores estatales, considerar la política salarial del Gobierno del Estado
El calculo de las aportaciones conforme a los porcentajes de DIPE y SEDAR.
Elaboración de tabuladores de cierre de año.
Calculo de estimulo de productividad y becas para los hijos de los trabajadores se debe considerar lo establecido en la normatividad vigente.
Revisa, aprueba y envía al Congreso del Estado. Recibe y autoriza P.O.A
FIN
Calculo del concepto de cubre incidencias.
Las prestaciones de Seguridad Social ¨Seguro de Vida y Guarderias¨, se debeán calcular con base al Acuerdo para la Plena Homologación.
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4.1 PROCESO DE PAGO A LA DIRECCIÓN DE PENSIONES DEL ESTADO OBJETIVO Dar cumplimiento a los acuerdos y obligaciones contraídas con la Dirección de Pensiones. FUNDAMENTO LEGAL Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios. Artículo 49. POLÍTICAS a) Todo el proceso con la dirección de pensiones deberá de realizarse mediante el software “Sistema Automatizado de Descuentos y Aportaciones (SADA)”. b) Cumplir con el proceso requerido por el sistema en sus cuatro pasos: Mantenimiento de plantilla, Aceptación de Plantilla, Descargar EAD y Aceptar EAD. c) Para la aportación patronal al fondo de Pensiones, debe realizarse por Unidad Hospitalaria, de acuerdo con las deducciones hechas a los trabajadores, coincidiendo la aportación patronal con las de los trabajadores. d) Para la aportación patronal al fondo para la Vivienda, debe realizarse por Unidad Hospitalaria, obteniendo de la aportación patronal al fondo de pensiones dividiendo ésta entre cinco y multiplicando por tres. e) Cuando menos el día anterior a la fecha establecida en el calendario de pago de la DIPE. El archivo se elabora por duplicado por previsión de contingencias. Antes de las 15:00 horas.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Todo el proceso con la dirección de pensiones deberá de realizarse mediante el software “Sistema Automatizado de Descuentos y Aportaciones (SADA)”.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Cumplir con el proceso requerido por el sistema en sus cuatro pasos: Mantenimiento de plantilla, Aceptación de Plantilla, Descargar EAD y Aceptar EAD.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Para la aportación patronal al fondo de Pensiones, debe realizarse por Unidad Hospitalaria, de acuerdo con las deducciones hechas a los trabajadores, coincidiendo la aportación patronal con las de los trabajadores.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Para la aportación patronal al fondo para la Vivienda, debe realizarse por Unidad Hospitalaria, obteniendo de la aportación patronal al fondo de pensiones dividiendo ésta entre cinco y multiplicando por tres.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Cuando menos el día anterior a la fecha establecida en el calendario de pago de la DIPE. El archivo se elabora por duplicado por previsión de contingencias. Antes de las 15:00 horas.
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE PAGO A LA DIRECCIÓN DE PENSIONES DEL ESTADO DIAGRAMA DE FLUJO Área de Control y Seguimiento Presupuestal INICIO
Todo el proceso con la Dirección de Pensiones deberá realizarse mediante el (SADA).
Cumplir con el proceso requerido por el sistema en sus cuatro pasos: Mantenimiento de plantilla, Aceptación de Plantilla, Descargar EAD y Aceptar EAD.
Para la aportación patronal al fondo de Pensiones, debe realizarse por Unidad Hospitalaria, de acuerdo con las deducciones hechas a los trabajadores, coincidiendo la aportación patronal con las de los trabajadores.
Para la aportación patronal al fondo para la Vivienda, debe realizarse por Unidad Hospitalaria, obteniendo de la aportación patronal al fondo de pensiones dividiendo ésta entre cinco y multiplicando por tres.
Cuando menos el día anterior a la fecha establecida en el calendario de pago de la DIPE. El archivo se elabora por duplicado por previsión de contingencias. Antes de las 15:00 horas.
FIN
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DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS 96 de 120
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4.2.- CONCILIACIÓN DEL GASTO OBJETIVO Llevar un registro y control puntual del gasto realizado en capitulo 1000, cruzando la información contra el presupuesto asignado por la Federación y el Estado, además de conciliar de manera conjunta con la Coordinación General de Finanzas el gasto ejercido de manera mensual, para lograr un control adecuado del recurso asignado contra lo ejercido. FUNDAMENTO LEGAL Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Jalisco, Capítulo II Y III. Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios, Capítulo IV de los Sueldos, del artículo 45 al 54. Condiciones Generales de Trabajo O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara, Capítulo VI de los Salarios, artículo 52 al 59. POLITICAS a) En la base de datos “Gasto (año de que se trate)” para la obtención del gasto real, deberá restarse a las percepciones los conceptos “recuperación de cheques”, “subsidio al empleo”, “pensión alimenticia” y “descuentos indebidos”. b) Cargar a la partida “salarios al personal eventual y cubre incidencias”, el total de las percepciones restando los conceptos “crédito al salario” y “descuentos indebidos”. c) Calcular la parte proporcional correspondiente al el Fondo de Vivienda y el SEDAR de acuerdo a la aportación patronal del Fondo de Pensiones. d) Las percepciones, deducciones, neto y totales por concepto, deberán coincidir con el archivo de la nómina general (tanque). e) Conciliar los pagos y las retenciones realizadas a los Trabajadores quincenal y acumuladamente de inicio de año a la fecha de Conciliación. f) Las actas conciliatorias deberán contener: la partida presupuestal, su descripción y el monto estatal y federal, y el total acumulado en el año. g) Çada acta deberá firmarse por triplicado por los tres representantes habilitados: de la Coordinación General de Recursos Humanos, Coordinación General de Finanzas y la Unidad Hospitalaria.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Se revisan los folios de cheques reportados por la Coordinación General de Finanzas de manera comparativa con los pagados vía nómina.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Se elabora un archivo conteniendo únicamente los pagos realizados por transferencias electrónicas, y se envía a la Coordinación General de Finanzas.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Se realiza un archivo que contenga el gasto efectuado en personal con carácter de eventual, dividido por unidad hospitalaria.
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Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Se envía a la Coordinación General de Finanzas archivo que contenga las recuperaciones de cheques pagados en el mes con el antecedente del cheque que repone, y determinan si son cargados ó ya fueron cancelados para disminuirlos del gasto.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
De los tanques de nómina, se realiza un vaciado en la base de datos del gasto de los totales pagados por cada concepto de nómina dividido por unidad hospitalaria.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Del archivo enviado a la Coordinación General de Finanzas conteniendo el personal con carácter de eventual, se vacía la información a la base de datos del gasto.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Se netean las recuperaciones de cheques reportadas por la Coordinación General de Finanzas contra las iniciales.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Disminuir del gasto los cheques No cobrados con fecha mayor a los 90 días de emitidos y los cheques No devengados.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Calcular el monto a pagar por el organismo al Fondo de Pensiones, al Fondo de Vivienda y el SEDAR de acuerdo a la aportación patronal y cargarse al gasto.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Cargar al gasto los montos pagados por inactivación de plazas al fideicomiso y aportaciones patronales para el Fondo de Ahorro Capitalizable.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Cargar al gasto todos los pagos de otros realizados correspondientes a capitulo 1000, tales como Finiquitos, Indemnizaciones, Pagos de primas de antigüedad, pagos de marcha, seguros, ayudas, estímulos, bonos, etc.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Conciliar con la Coordinación General de Finanzas los pagos y las retenciones realizadas a los Trabajadores mensualmente y acumuladamente de inicio de año a la fecha de Conciliación.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Elaborar un acta conciliatoria del gasto de manera mensual con el acumulado anual a la fecha de corte que contenga: la partida presupuestal, su descripción y el monto estatal y federal, y el total acumulado en el año. Asimismo, deberá contener las retenciones acumuladas en el año por concepto, totalizando el monto global por retenciones realizadas.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Elaborar un acta conciliatoria de las recuperaciones por incidencias acumuladas en el transcurso del año a la fecha de corte por conceptos y totalizada.
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Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Elaborar un acta conciliatoria presupuestal que contenga el presupuesto otorgado para capítulo 1000 anual, el gasto acumulado al mes de corte y los saldos por partidas, dividido por presupuesto y gasto Estado-Federación.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Las actas conciliatorias del gasto correspondientes a las unidades hospitalarias para su validez deberán ser avaladas mediante rubricas por el Coordinador General de Recursos Humanos, el Coordinador General de Finanzas y los jefes de Recursos Humanos de cada Unidad Hospitalaria, según sea el caso; y las correspondientes a Dirección General y total Organismo deberán avalarse por el Coordinador General de Recursos Humanos y el Coordinador General de Finanzas.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Las actas conciliatorias de las recuperaciones por incidencias correspondientes a las unidades hospitalarias para su validez deberán ser avaladas mediante rubricas por el Coordinador General de Recursos Humanos, el Coordinador General de Finanzas y los jefes de Recursos Humanos de cada Unidad Hospitalaria, según sea el caso; y las correspondientes a Dirección General y total Organismo deberán avalarse por el Coordinador General de Recursos Humanos y el Coordinador General de Finanzas.
Área de Control y Seguimiento Presupuestal.
Las actas conciliatorias presupuestales para su validez deberán ser avaladas por el Coordinador General de Recursos Humanos y el Coordinador General de Finanzas.
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS CONCILIACIÓN DEL GASTO DIAGRAMA DE FLUJO Área de Control y Seguimiento Presupuestal
INICIO
Revisa los folios de cheques reportados por la Coordinación General de Finanzas con los pagos.
Se elabora un archivo conteniendo únicamente los pagos realizados por transferencia electrónica.
Se realiza un archivo que contenga el gasto efectuado en personal con carácter de eventual, dividido por unidad hospitalaria.
Coordinación General de Finanzas
Disminuir del gasto de los cheques No Cobrados con fecha mayor a 90 días.
Calcular el monto a pagar por el Organismo al Fondo de Pensiones, Vivienda y SEDAR. Cargar al gasto los montos pagados por inactivación de plazas al fideicomiso y fondo de ahorro capitalizable. Cargar al gasto todos los pagos de otros realizados correspondientes a capitulo 1000
Recibe el archivo de los pagos realizados por transferencias electrónicas.
Recibe archivo que contenga las recuperaciones de cheques pagadas.
FIN Conciliar con la Coordinación General de Finanzas los pagos y las retenciones de los trabajadores.
Se envía a la Coordinación General de Finanzas archivo con las recuperaciones de cheques pagados.
Elabora acta conciliatoria del gasto de manera mensual
Del tanque de nomina se realiza una base de datos del gasto.
Elaborar un acta conciliatoria de las recuperaciones por incidencias
Se toma en cuenta al personal eventual para la base de datos.
Elabora un acta conciliatoria presupuestal que contenga el presupuesto otorgado.
Se netean las recuperaciones de cheques reportados.
Las actas conciliatorias de gasto y recuperación deberán ser avaladas por la DG, CGRH, CGF Y RHUH. Actas conciliatorias presupuestales avaladas por la CGRH y CGF.
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4.3 RETENCIONES FISCALES POR REMUNERACIONES AL PERSONAL OBJETIVO Cumplir con las disposiciones fiscales emitidas por la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico y reportar a la Secretaria de Acción Tributaria las retenciones de impuestos realizadas a todos los trabajadores de este Organismo, cumpliendo con ello con su responsabilidad y obligación fiscal de contribuir para los gastos públicos conforme a las Leyes fiscales respectivas. FUNDAMENTO LEGAL La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos en su artículo 31. La Ley del Impuesto Sobre la Renta en sus artículos 1,8,14,93,94,95,101,106,109,110,112,113,116,117 y 118. El Código Fiscal de la Federación en sus artículos 1,2,6,21,22,26,26-A,27,28,32,41,Y 41-A. Condiciones Generales de Trabajo del Hospital Civil de Guadalajara. POLÍTICAS a) Realiza quincenalmente el cálculo correspondiente al Impuesto Sobre la Renta, de los trabajadores del Organismo y entrega a la Coordinación General de Informática las tablas aplicables para la realización de las retenciones del impuesto vía nomina, las cuales son emitidas por la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico. b) El área de nominas de la Coordinación General de Informática ejecuta quincenalmente las retenciones del Impuesto Sobre la Renta vía nomina, en apego a las tablas entregadas por la Coordinación General de Recursos Humanos. c) Entera a la Coordinación General de Finanzas mensualmente las retenciones y ajustes de impuestos realizadas por remuneración al personal. d) Se encarga de la realización del pago mensualmente ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico, por retenciones de impuestos realizadas a los Trabajadores del Organismo. e) Se encarga de realizar las declaraciones informativas de sueldos y salarios ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico. f) Emite las constancias de retenciones de Impuestos personalizadas a todos los empleados que caigan en el supuesto del artículo 116 inciso a) y c) de la Ley del Impuesto sobre la Renta. g) Realiza la declaración anual de todos los empleados que no estén en el supuesto del artículo 116 inciso a) y c) de la Ley del Impuesto sobre la Renta e informa a la Coordinación General de Finanzas el monto a pagar por diferencias entre el cálculo anual y las retenciones quincenales realizadas durante el año. h) Realiza el pago por las diferencias reportadas por la Coordinación General de Recursos Humanos resultantes entre el cálculo anual y las retenciones quincenales realizadas. i) La Coordinación General de Finanzas es la encargada de enterar a la Coordinación General de Recursos Humanos los pagos realizados por Honorarios para que se informe a la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico anexo a la declaración informativa de sueldos y salarios. j) Es el encargado de reportar ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico la información por Honorarios que le fue entregada por la Coordinación General de Finanzas anexo a la declaración informativa de sueldos y salarios.
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RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Coordinación General de Recursos Humanos.
Realiza quincenalmente el cálculo correspondiente al Impuesto Sobre la Renta, de los trabajadores del Organismo y entrega a la Coordinación General de Informática las tablas aplicables para la realización de las retenciones del impuesto vía nomina, las cuales son emitidas por la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico.
Coordinación General de Informática.
Ejecuta quincenalmente las retenciones del Impuesto Sobre el Producto de Trabajo vía nomina, en apego a las tablas entregadas por la Coordinación General de Recursos Humanos,
Coordinación General de Recursos Humanos.
Entera a la Coordinación General de Finanzas mensualmente las retenciones y ajustes de impuestos realizadas por remuneración al personal.
Coordinación General de Finanzas.
Se encarga de la realización del pago mensualmente ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico, por retenciones y/o ajustes de impuestos realizados a los Trabajadores del Organismo.
Coordinación General de Recursos Humanos.
Se encarga de realizar las declaraciones informativas de sueldos y salarios ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico.
Coordinación General de Recursos Humanos.
Emite las constancias de retenciones de Impuestos personalizadas a todos los empleados que caigan en el supuesto del artículo 116 inciso a) y c) de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
Coordinación General de Recursos Humanos.
Realiza la declaración anual de todos los empleados que no estén en el supuesto del artículo 116 inciso a) y c) de la Ley del Impuesto sobre la Renta e informa a la Coordinación General de Finanzas el monto a pagar por diferencias entre el cálculo anual y las retenciones quincenales realizadas durante el año.
Coordinación General de Finanzas.
Realiza el pago por las diferencias reportadas por la Coordinación General de Recursos Humanos resultantes entre el cálculo anual y las retenciones quincenales realizadas.
Coordinación General de Finanzas.
Es la encargada de enterar a la Coordinación General de Recursos Humanos los pagos realizados por Honorarios para que se informe a la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico anexo a la declaración informativa de sueldos y salarios.
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Coordinación General de Recursos Humanos.
Es el encargado de reportar ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico la información por Honorarios que le fue entregada por la Coordinación General de Finanzas anexo a la declaración informativa de sueldos y salarios.
NOTA: Se anexa al presente “Manual de Políticas Fiscales para la Remuneración al Personal” aplicable para los trabajadores que laboran en este Organismo, en el cual se marca el actuar en materia fiscal por remuneraciones a los trabajadores, formando parte integral de este Manual de Organización Y Procedimientos.
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS RETENCIONES FISCALES POR REMUNERACIONES AL PERSONAL DIAGRAMA DE FLUJO Coordinación General de Recursos Humanos
Coordinación General de Informática
Coordinación General de Finanzas
Secretaria de Hacienda y Crédito Publico
INICIO
Realiza quincenamente el cálculo del ISR.
Ejecuta quincenalmente las retenciones y/o ajustes del ISR vía nomina.
Entera mensualmente las retenciones y/o ajustes de impuestos al personal.
Realiza el pago mensualmente ante la SHCP las retenciones de impuestos
Recibe pago del ISR.
Realiza las declaraciones informativas de sueldos y salarios ante la SHCP
Emite las constancias de retenciones de impuestos personalizadas que caen en el supuesto artículo 116 de la Ley de Impuesto Sobre la Renta
Realiza la declaración anual de todos los empleados que no estén en el supuesto artículo 116 de la Ley de Impuesto sobre la Renta
Reporta la información por Honorarios anexo a la declaración.
Realiza el pago por las diferencias reportadas, resultantes entre el cálculo anual y las retenciones quincenales.
Recibe pago del ISR.
Entrega pagos realizados por Honorarios, para informar a la SHCP Recibe pago por Honorarios
FIN
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ÁREA DE NORMATIVIDAD COORDINACIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
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ÁREA
AREA DE NORMATIVIDAD DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
5. ACTUALIZACIÓN DE LA NORMATIVIDAD LABORAL OBJETIVO Actualizar la reglamentación pertinente en los diferentes ámbitos laborales del Organismo, revisando permanentemente las normas aplicables, complementando con ello los requerimientos del Organismo y los Trabajadores. FUNDAMENTO LEGAL Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios. Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de Salud. Normatividad Laboral de la Secretaría de Salud. Ley Federal del Trabajo. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado. POLITICAS a) En el caso de reglamentaciones nuevas o a modificar, deberá elaborarse un archivo electrónico de cada uno de los documentos a crear o modificar. b) Deberá validarse fehacientemente la fuente de información del cambio o modificación a realizar con documentos oficiales y/o corroborando los nombres y puestos de los funcionarios emisores. c) En el caso de modificaciones que impliquen un cambio en lo económico, deberá contarse con un documento que avale la modificación, con firma del responsable. así como la radicación del recurso por parte del gobierno del estado. d) Cuando se requiera la participación del Sindicato en juntas o reuniones, deberá levantarse minuta y recabar firmas de los representantes de las partes. e) Deberá prepararse un impreso para su autorización (si procediere) por parte del Titular y el Secretario de Sindicato. f) Los formatos que se desprendan de acuerdos deberán ser avalados por los participantes.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Capta los documentos de reglamentación que sean susceptibles de aplicarse en el Organismo.
Coordinación General de Recursos Humanos.
Lee y analiza los documentos: Ley Federal del Trabajo, Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios, Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de Salud, Normatividad Laboral de la Secretaría de Salud, etc.
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Elabora, modifica y actualiza la Reglamentación Vigente del Organismo: Reglamento de la Comisión Mixta de Capacitación, políticas y procedimientos de la Comisión de Capacitación, Reglamento de Bolsa de Trabajo, políticas y procedimientos de la Comisión Mixta de Bolsa de Trabajo. Reglamento de la Comisión Mixta de Escalafón. Reglamento de la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene en el Trabajo, Manual para Prevenir y Disminuir Riesgos de Trabajo e Indicar el Otorgamiento de Derechos Adicionales, Reglamento para Controlar y Estimular al Personal de Base del Organismo por su Asistencia, Puntualidad y Permanencia en el Trabajo, Reglamento para evaluar y estimular al Personal de Organismo por su Productividad en el trabajo Reglamento de la Comisión Mixta de Becas para los Trabajadores, políticas y procedimientos de la Comisión Mixta de Becas para los Trabajadores. Coordinación General de Recursos Humanos.
Participa en reuniones de revisión de Reglamentos y políticas y procedimientos de las Comisiones Mixtas de: Capacitación, Bolsa de Trabajo, Escalafón, Seguridad e Higiene en el Trabajo, Evaluadora del Estímulo de Productividad en el trabajo, Becas para los Trabajadores. Elabora los diversos formatos de las Comisiones de Capacitación, Bolsa de Trabajo, Escalafón, Seguridad e Higiene en el Trabajo, Evaluadora del Estímulo de Productividad en el trabajo, Becas para los Trabajadores. Revisa y supervisa la elaboración de actas de las Comisiones. Brinda orientación sobre Normatividad a las instancias y personal que lo solicite.
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS ACTUALIZACIÓN DE LA NORMATIVIDAD LABORAL DIAGRAMA DE FLUJO Coordinación General de Recursos Humanos INICIO
Captura documentos que sean aplicables al Organismo Lee y analiza la Normatividad, Leyes y Reglamentación pertinentes: Elabora, modifica y/o actualiza Reglamentación vigente del Organismo
Participa en reuniones de revisión de Reglamentos, Políticas y Procedimientos de las Comisiones Mixtas Elabora formatos de las Comisiones de Capacitación, Becas para hijos de Empleados, Estímulos al Personal y Escalafon.
Revisa y supervisa la elaboración de actas de las Comisiones.
Brinda orientación sobre Normatividad al personal que lo solicite.
FIN
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5.1 OBSERVANCIA DEL OTORGAMIENTO DE DERECHOS ADICIONALES POR INSALUBRIDAD OBJETIVO Vigilar que el otorgamiento de los derechos adicionales por insalubridad en las Unidades Hospitalarias se apegue a lo establecido en las Condiciones Generales de Trabajo vigentes y el Reglamento de la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene en el Trabajo, asistiendo a las reuniones convocadas por dicha Comisión. FUNDAMENTO LEGAL Normatividad Laboral de la Secretaría de Salud. Condiciones Generales de Trabajo vigentes, Capítulo XI, Art. 125 Fracción XIX, Art. 199 y 202. Reglamento de la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene. Manual para Prevenir y Disminuir Riesgos de Trabajo e Indicar el Otorgamiento de Derechos Adicionales. POLITICAS Deberá llevarse a las reuniones, la documentación siguiente: Normatividad Laboral de la Secretaría de Salud. Manual para prevenir y disminuir riesgos de trabajo e indicar el otorgamiento de derechos adicionales. Condiciones Generales de Trabajo vigentes, Capítulo XI, Art. 125 Fracción XIX, Art. 199 y 202. Reglamento de la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD Asiste a las reuniones de la Comisión de Seguridad e Higiene.
Coordinación General de Recursos Humanos.
Vigila que la aplicación de la insalubridad sea la avalada por la Normatividad. Mantiene informado al Coordinador de los acuerdos y avances.
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS OBSERVANCIA DEL OTORGAMIENTO DE DERECHOS ADICIONALES POR INSALUBRIDAD DIAGRAMA DE FLUJO Coordinación General de Recursos Humanos
INICIO
Asiste a las reuniones que convocan la Comisión de Seguridad e Higiene
Vigila que la aplicación de la insalubridad se apegue a la normatividad.
Mantiene informado al Coordinador General de R.H. sobre acuerdos y avances
FIN
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5.2 OBSERVANCIA DEL OTORGAMIENTO DE BECAS DE CAPACITACIÓN PARA LOS TRABAJADORES OBJETIVO Supervisar y controlar que el proceso de otorgamiento de Becas se efectúe de conformidad con las Condiciones Generales de Trabajo, Reglamento de la Comisión Mixta de Capacitación y lineamientos establecidos en Políticas y Procedimientos de la Comisión Mixta de Capacitación, asistiendo a las sesiones de la Comisión Mixta de Capacitación. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo vigentes, Capítulo X, Art. 111. Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de Salud. Reglamento de la Comisión Mixta de Capacitación. Políticas y Procedimientos de la Comisión Mixta de Capacitación. POLITICAS 1. El citatorio deberá recibirse por lo menos 5 días hábiles antes de la reunión de la Comisión Mixta de Capacitación. 2. Asistir a las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Comisión por Unidad Hospitalaria. 3. La solicitud deberá presentarse en el formato oficial avalado por la Comisión Mixta de Capacitación, con nombre, categoría, turno, Unidad Hospitalaria, jornada, nombre del curso, nombre de la Institución donde se realizará el curso, inicio y término del curso, nombre y firma del Jefe de Servicio de Adscripción. A la solicitud deberá anexarse: documento comprobatorio de inscripción al curso y carta de exposición de motivos, donde el trabajador enuncie los beneficios del curso que pretende tomar. 4. Las becas autorizadas por Unidad Hospitalaria son: a) Para la Unidad Hospitalaria Antiguo Hospital Civil “Fray Antonio Alcalde”: - 16 con goce de sueldo - 25 horas beca - 6 día beca - 25 beca sin goce de sueldo 5. Reducción de Jornada b) Para la Unidad Hospitalaria “Dr. Juan I. Menchaca”: - 11 con goce de sueldo - 15 hora beca - 5 día beca - 10 Beca sin goce de sueldo - 3 reducción de jornada 6. El registro de todos los tipos de becas otorgadas por la Comisión, deberá contener los siguientes datos: 1. Nombre del trabajador 2. Categoría 3. No. De persona 4. Inicio de la beca 5. Termino de la beca 6. Status 7. Fecha de dictaminación De conformidad con los lineamientos establecidos en la Normatividad de Secretaría de Salud.
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RESPONSABLE
Comisión Mixta de Capacitación.
ACTIVIDAD Emite y entrega citatorio a los miembros de la Comisión, para las reuniones ordinarias y extraordinarias (Reuniones ordinarias: “Fray Antonio Alcalde”, el segundo miércoles de cada mes. Para el “Dr. Juan I. Menchaca” el segundo jueves de cada mes.
Coordinación General de Recursos Humanos.
Recibe citatorio del secretario técnico de la Comisión Mixta de Capacitación.
Coordinación de Capacitación.
Durante la reunión, entrega relación de solicitudes de beca a los miembros de la Comisión.
Unidad Hospitalaria.
Durante la dictaminación, da a conocer el reporte de incidencias del Trabajador a dictaminar para que quede constancia en el acta.
Asiste a las sesiones ordinarias y extraordinarias de la Comisión.
Supervisa que las solicitudes de los trabajadores cumplan con los requisitos establecidos en el Reglamento de la Comisión Mixta de Capacitación. Verifica que se cumplan las Políticas y Procedimientos. Vigila que el número de las becas otorgadas no rebasen en cantidad, a las autorizadas. Coordinación General de Recursos Humanos.
Verifica que en la minuta queden establecidos todos los acuerdos tomados por la Comisión. Supervisa y controla el proceso de otorgamiento de becas. Firma minutas y dictámenes de la Comisión. Elabora, controla y modifica el concentrado de Becas vigentes en el Organismo. Mantiene contacto con el responsable de revisión de la prenómina respecto a las becas vigentes, su inicio y conclusión. Informa al Coordinador General de Recursos Humanos y a las demás instancias implicadas dentro de la Coordinación, de las becas vigentes.
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Coordinación General de Recursos Humanos
Coordinación de Capacitación
Unidad Hospitalaria
Entrega relación de solicitudes de beca los miembros de la Comisión.
Da a conocer el reporte de incidencias
INICIO
Emite y entrega citatorio
Recibe citatorio de la Comisión Mixta de Capacitación
Asiste a sesiones ordinarias y extraordinarias de la Comisión.
Supervisa que las solicitudes de trabajadores cumplan
Firma dictámenes, actas, minutas de la Comisión.
Elabora, controla y modifica el concentrado de becas vigentes en el Organismo.
Recibe citatorio de la Comisión Mixta de Capacitación Vigila que el número de becas otorgadas no rebase las autorizadas
Elabora minuta
Verifica que en la minuta queden establecidos todos los acuerdos
Informa al Coordinador y demás instancias implicadas, de las becas vigentes.
FIN Hace correcciones a la minuta
Supervisa y controla el otorgamiento de becas
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5.3 INFORMACIÓN PARA JUBILACIONES Y PENSIONES OBJETIVO Proporcionar la información necesaria a los Trabajadores sobre los requisitos y procedimientos a cubrirse para acceder a Jubilación o Pensión. Atender con calidad a los Trabajadores que acuden al Módulo a solicitar información sobre Jubilación o Pensión. FUNDAMENTO LEGAL Artículos 39, 41 y 43 de la Ley de Pensiones del Estado. Acuerdo para La Plena Homologación en Prestaciones para los Trabajadores del Organismo, de Fecha 14 de Diciembre de 2000. POLITICAS Verificar la antigüedad laboral de los trabajadores solicitantes, para con ello definir su posibilidad de Pensión. Si registra mas de 30 años de cotización ante DIPE procede jubilación. mas de 10 años, previo dictamen médico de la DIPE, procede invalidez. mas de 20 años y 65 años de edad, procede edad avanzada. Deberá informar el monto aproximado de la pensión y la razón de la derivación del trabajador a una u otra instancia. ANTE LA DIPE: INVALIDEZ: dictamen de invalidez total y permanente, 10 años de cotización ante la DIPE y 10 años de antigüedad laboral. EDAD AVANZADA: 20 años de antigüedad laboral, 20 años de servicio y 65 años de edad. JUBILACIÓN: 30 años de cotización y de antigüedad laboral. ANTE FIDEICOMISO INVALIDEZ: dictamen de invalidez total y permanente, y 10 años de antigüedad laboral. EDAD AVANZADA: 20 años de antigüedad laboral y 65 años de edad. JUBILACIÓN: 30 años de antigüedad. ANTE LA DIPE Y FIDEICOMISO: Constancia de aportaciones. Hoja de Servicios. Copia de Talón de último pago. Copia de comprobante de domicilio. Copia de identificación oficial. Acta de nacimiento original. El Trabajador deberá requisitar y firmar la carta de intención oficial que corresponda (Fideicomiso o DIPE) Utilizando el formato oficial de Licencia del Organismo. La licencia se contabilizará contando 3 meses a partir de que el trabajador decida iniciar su trámite. Revisar cuidadosamente los documentos entregados por el trabajador y registrarlos en la base de datos para su seguimiento e informe. Entregará al trabajador un recibo de documentación. Elaborar oficio para remitir la documentación, verificando que la totalidad de los documentos se encuentre. en el expediente: a la Dirección de Prestaciones Sociales de la DIPE y al FIDEICOMISO.
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RESPONSABLE
ACTIVIDAD Recibe a los Trabajadores que acuden al Módulo a solicitar información. Consulta en el Sistema Único de Recursos Humanos su antigüedad. Solicita al trabajador tramite su “Constancia de aportaciones“ ante la DIPE.
Coordinación General de Recursos Humanos (Módulo).
Determina de conformidad con la antigüedad de cotización ante la DIPE, la procedencia de la pensión: ante DIPE o el Fideicomiso. Informa al trabajador sobre su situación y los requisitos que cumple: DIPE o Fideicomiso. Proporciona información al trabajador sobre las diversas modalidades de Pensión que corresponde según el caso.
El trabajador.
Informa sobre los requisitos según el rubro determinado. Decide iniciar trámites: firma carta de intención.
Coordinación General de Recursos Humanos (Módulo).
Elabora y tramita licencia por pensión (solamente en los casos de pensión por jubilación y por Edad Avanzada).
El trabajador.
Entrega documentos requeridos (solamente en el caso del Fideicomiso, los trámites ante la DIPE son personales).
Coordinación General de Recursos Humanos (Módulo).
Conforma expediente. Entrega expediente a la instancia correspondiente.
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INFORMACIÓN PARA JUBILACIONES Y PENSIONES DIAGRAMA DE FLUJO Coordinación General de Recursos Humanos
Trabajador
INICIO
Recibe a los Trabajadores que acuden al módulo a solicitar información.
Consulta en el SURH la antigüedad del trabajador. Solicita Constancia de aportaciones ante la DIPE.
Determina de conformidad con la antigüedad de cotización ante la DIPE, la procedencia de la pensión ante DIPE o Fideicomiso ISO.
Informa al trabajador sobre su situación y los requisitos que cumple DIPE, o Fideicomiso.
Informa sobre los requisitos, según el rubro determinado. SI Proporciona información, al trabajador sobre las diversas modalidades de Pensión que corresponde según el caso.
El trabajador debe iniciar trámites.
Firma carta de intención.
NO Elabora y tramita licencia pre jubilatoria.
Entrega de documentos requeridos.
Conforma expediente.
Entrega la instancia correspondiente.
FIN
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ÁREA DE RECEPCIÓN (VENTANILLA) COORDINACIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
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6. ÁREA DE RECEPCIÓN (VENTANILLA) OBJETIVO Atender y orientar al personal que acude a la Coordinación General de Recursos Humanos. FUNDAMENTO LEGAL Condiciones Generales de Trabajo. POLITICAS a) Brindar a todo el personal que acude a la Coordinación General de Recursos Humanos. b) Controlar el acceso de personas ajenas a la Coordinación. c) Canalización de diversos asuntos con el personal interno correspondiente. d) Atender el conmutador interno y derivar las llamadas. e) Recepción de documentos que se realiza de lunes a viernes en un horario de 9:00 a 16:00 hrs. Foliando con fecha, firma, hora y sello de la Coordinación. f) Llevar el control de los oficios recibidos en la Coordinación y sus soportes y se encarga de escanear los mismos para soportar la información recibida. g) Derivar toda la correspondencia recibida al personal interno, para que se le de el puntual seguimiento correspondiente, recabando acuse de recibo de la misma. h) Resguardar, clasificar y actualizar el archivo físico de la Coordinación. i) Elaboración de diversas requisiciones a la Subdirección General Administrativa, principalmente de papelería y material de aseo. j) Control y distribución de la papelería utilizada en la Coordinación. k) Dar seguimiento a los oficios. l) Contestar correspondencia interna y externa. m) Controlar Agenda del Coordinador. n) Apoyar al área de Plantillas con la entrega de volantes de vacaciones al personal correspondiente.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Área de Recepción (Ventanilla).
Brindar a todo el personal que acude a la Coordinación General de Recursos Humanos.
Área de Recepción (Ventanilla).
Controlar el acceso de personas ajenas a la Coordinación.
Área de Recepción (Ventanilla).
Canalización de diversos asuntos con el personal interno correspondiente.
Área de Recepción (Ventanilla).
Atender el conmutador interno y derivar las llamadas.
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OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
Área de Recepción (Ventanilla).
Recepción de documentos que se realiza de lunes a viernes en un horario de 9:00 a 16:00 hrs. foliando con fecha, firma, hora y sello de la Coordinación.
Área de Recepción (Ventanilla).
Llevar el control de los oficios recibidos en la Coordinación y sus soportes y se encarga de escanear los mismos para soportar la información recibida.
Área de Recepción (Ventanilla).
Derivar toda la correspondencia recibida al personal interno, para que se le de el puntual seguimiento correspondiente, recabando acuse de recibo de la misma.
Área de Recepción (Ventanilla).
Resguardar, clasificar y actualizar el archivo físico de la Coordinación.
Área de Recepción (Ventanilla).
Elaboración de diversas requisiciones a la Subdirección Administrativa, principalmente de papelería y material de aseo.
Área de Recepción (Ventanilla).
Control y distribución de la papelería utilizada en la Coordinación.
Área de Recepción (Ventanilla).
Dar seguimiento a los oficios.
Área de Recepción (Ventanilla).
Contestar correspondencia interna y externa.
Área de Recepción (Ventanilla).
Apoyar al área de Plantillas con la entrega de volantes de vacaciones al personal correspondiente.
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General
DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS 119 de 120
OPD HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA DIRECCION GENERAL SUBDIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA COORDINACION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
ÁREA DE RECEPCIÓN (VENTANILLA) DIAGRAMA DE FLUJO
Área de Recepción (Ventanilla) INICIO
Atención al personal que acude a la CGRH.
Derivar toda la correspondencia recibida al personal interno, para que se le de el puntual seguimiento correspondiente, recabando acuse de recibo de la misma.
Resguardar, clasificación, actualización y actualización del archivo físico de la Coordinación. Controlar el acceso de personas ajenas a la Coordinación
Canalización de diversos asuntos con el personal interno correspondiente
Elaboración de diversas requisiciones a la Subdirección General Administrativa, principalmente de papelería y material de aseo.
Control y distribución de la papelería utilizada en la Coordinación. Atender el conmutador interno y derivar las llamadas. Dar seguimiento a los oficios.
Recepción de documentos que se realiza de lunes a viernes en un horario de 9:00 a 16:00 hrs. Foliando con fecha, firma, hora y sello de la Coordinación.
Llevar el control de los oficios recibidos en la Coordinación en forma electrónica y se encarga de escanear los mismos para soportar la información recibida.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS FECHA DE ÚLTIMA AÑO: 2007 ACTUALIZACIÓN:
Contestar correspondencia interna y externa.
Revisar documentos para firma del Coordinador.
Revisar documentos para firma del Coordinador.
FIN
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