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PARTNERING FOR ADAPTATION AND RESILIENCE – AGUA (PARA-AGUA) PROJECT CONTRACT NO.14S16412WK01, ORDER NO. OAA-TO-13-00037
COMMUNITY OF PRACTICE (DELIVERABLES 8 & 9)
October 2014 This publication was produced for review by the United States Agency for International Development. It was prepared by AECOM. 1
PARTNERING FOR ADAPTATION AND RESILIENCE – AGUA (PARA-AGUA) PROJECT CONTRACT NO. 14S16412WK01, ORDER NO. OAA-TO-13-00037 Submitted to: AECOM International Development
Prepared by: The Mountain Institute
Subcontract Number: Master Services Agreement No: 14S16412WK01 Task Order Nº: 2 Deliverable Nº: 8 and 9
Project Task: Task 1: Strengthening capacities of the research community to generate policy-oriented data on watershed management and climate change adaptation
Language: The document is in Spanish language and includes a one page executive summary in English
DISCLAIMER: This document is made possible by the generous support of the American people through the U.S. Agency for International Development (USAID). The contents of this document are the sole opinion of AECOM and do not necessarily reflect the views of USAID or the U.S. Government.
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INDICE GENERAL Acrónimos ________________________________________________________________ 5 Executive summary_________________________________________________________ 6 I. Introducción _____________________________________________________________ 8 II. Resultados de la consulta sobre la CdP virtual _______________________________ 8 III. Marco operativo de la CdP (CoP Framework) _______________________________ 9 3.1 Estructura __________________________________________________________9 3.2 Membresía __________________________________________________________9 3.3 Necesidades técnicas a abordar en la CdP (Peer to Peer) _____________ 12 3.4 Funcionamiento ___________________________________________________ 12 3.4.1 Componentes ________________________________________________ 14 3.4.2 Permisos de acceso ____________________________________________ 17 3.4.3 Medios de comunicación ________________________________________ 17 3.4.4 Organización de tareas _________________________________________ 18 IV. Funciones prioritarias y Diseño de la CdP virtual ___________________________20 Sección “Inicio” ___________________________________________________ 23 Sección “Explorar recursos digitales” ___________________________________ 24 Sección “Compartir experiencias” _____________________________________ 25 Sección “Aprender en comunidad” _____________________________________ 26 Sección “Quiénes somos” ___________________________________________ 27 IV. Estrategia de Implementación de la CdP __________________________________28 4.1 Puesta en Marcha __________________________________________________ 28 4.2 Presupuesto Estimado _____________________________________________ 30 V. Estrategia para la sostenibilidad __________________________________________31 Jamaica Partners for Educational Progress Community of Practice _______________32 VI. Referencias____________________________________________________________33 VII. Anexo________________________________________________________________33 Proceso para determinar la estructura de la plataforma virtual de la CdP __ 33 A. Análisis de las orientaciones de la CdP ________________________________ 34 B. Actividades y herramientas en relación a las orientaciones de la CdP __________ 36
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INDICE DE CUADROS Cuadro 1. Características del diseño y funcionamiento de dos CdPs evaluadas .................................... 10 Cuadro 2. Elementos de la estructura de la Comunidad de Práctica ........................................................ 11 Cuadro 3. Instituciones contrapartes y socias del Proyecto PARA-Agua ................................................ 11 Cuadro 4. Aspectos técnicos a abordar en la CdP (Peer to Peer) ............................................................ 13 Cuadro 5. Actividades en la sección Compartir experiencias ..................................................................... 15 Cuadro 6. Roles y tareas de los miembros de una CdP ............................................................................... 18 Cuadro 7. Organización de los componentes funcionales de la página web ........................................... 21 Cuadro 8. Etapas y acciones para la puesta en marcha de la CdP virtual ................................................. 28 Cuadro 9. Presupuesto necesario para implementar la CdP durante el primer mes (en soles) ......... 30 Cuadro 10. Presupuesto (soles) para el mantenimiento mensual de la CdP ........................................... 31 Cuadro 11. „Jamaica Partners for Educational Progress CoP‟: una historia de éxito............................. 32 Cuadro 12. Síntesis de comentarios en relación a la CdP virtual............................................................... 35 Cuadro 13. Actividades y herramientas en relación a las orientaciones de la CdP ............................... 37
INDICE DE FIGURAS Figura 1. Temática a abordar por la Comunidad de Práctica ...................................................................... 12 Figura 2. Componentes de la CdP virtual ........................................................................................................ 14 Figura 3. Desarrollo y difusión de las cajas de herramientas....................................................................... 14 Figura 4. Categorías de contenidos ................................................................................................................... 16 Figura 5. Mapa de la plataforma virtual de la CdP .......................................................................................... 22 Figura 6. Esquema de la portada (Inicio)........................................................................................................... 23 Figura 7. Esquema de la sección Explorar recursos digitales....................................................................... 24 Figura 8. Esquema de la sección Compartir experiencias ............................................................................ 25 Figura 9. Esquema de la sección Aprender en comunidad ........................................................................... 26 Figura 10. Esquema de la sección Quiénes somos......................................................................................... 27 Figura 11. Proceso para determinar la estructura de la plataforma virtual de la CdP .......................... 34 Figura 12. Rol de la plataforma virtual en relación a las orientaciones de la CdP ................................. 36
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ACRÓNIMOS ANA CAR CAZALAC CdP CENICAFE CHEC CIIFEN COLCIENCIAS CONCYTEC CONDESAN CoP CORPOCALDAS CRHC CH-P IDEAM IDEA IGP LAC MADS Minagri-Chile MINAM PARA-Agua PNUD POMCA RedPEIA SEI SENAMHI UAM UDEP UNAL UNMSM UNP UTP WEAP
Autoridad Nacional del Agua, Perú Corporación Autónoma Regional, Colombia Centro del Agua para Zonas Áridas y Semiáridas de América Latina y el Caribe Comunidad de Práctica Centro de Investigaciones del Café Central Hidroeléctricas de Caldas Centro Internacional de Investigación sobre el Fenómeno El Niño Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación, Colombia Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, Perú Consorcio para el Desarrollo Sostenible de la Eco región Andina Community of Practice Corporación Autónoma Regional de Caldas Consejo de Recursos Hídricos de la Cuenca Chira – Piura Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales de Colombia Instituto de Estudios Ambientales de la Universidad Nacional de Colombia Instituto Geofísico del Perú Latinoamérica y El Caribe Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, Colombia Ministerio de Agricultura de Chile Ministerio del Ambiente del Perú Proyecto para la adaptación y resiliencia - Agua Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo Plan de Ordenamiento y Manejo de Cuenca Red Peruana de Investigación Ambiental Instituto Ambiental de Estocolmo Servicio Nacional de Meteorología e Hidrología Universidad Autónoma de Manizales Universidad Privada de Piura Universidad Nacional de Colombia Universidad Nacional Mayor de San Marcos Universidad Nacional de Piura, Perú Universidad Técnica de Pereyra, Colombia Water Evaluation and Planning System
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EXECUTIVE SUMMARY A Community of Practice (CoP) is a network of professionals who share common interests and learn from each other through interaction. PARA-Agua project has planned to support the establishment of a CoP that fosters the collaboration between scientists and decision-makers on issues related to climate change adaptation in watersheds in Latin America and the Caribbean (LAC). PARA-Agua will support the development of robust and sustainable CoP that collaborates through both a virtual platform and face-to-face meetings. In order to conceptualize the CoP, TMI consulted with partners of the PARA-Agua project to assess their experience and expectations. The design of the CoP presented in this report is based on these consultations. Among the key requests from potential participants was that the CoP should be a forum to exchange ideas around specific tools, problems, and solutions rather than a place for open debate about adaptation in watersheds. To this end, both the toolkits currently under development by PARA-Agua and the decision support tools, including WEAP, fit well with these parameters. Consultations also revealed that there is little knowledge and limited experience with online collaboration within the group of initial potential CoP members. Related to the lack of experience, potential members recommended that the virtual platform of the CoP serve as a mechanism to support the face-to-face meetings that are facilitated by PARA-Agua. They indicated that interactions within the virtual platform and face-to-face meetings should be topical and have a clearly defined timeframe. Each interaction should have a well-defined practical objective and tangible, high-level technical results that provide value to participants. These requests will be addressed while PARAAgua project is in operation in order to motivate participants to use virtual platforms and begin interacting in CoP. However, the virtual CoP needs to evolve in the future into a virtual platform that operates with little or “zero” costs. The document also presents the operational framework of the CoP, including its structure, membership, topical content, and the details of its operation. CoP exchange will be structured around presenting and discussing tools that deal with the topical contents selected. Participants will also propose their own concerns for discussion, share documents and make contributions. Following stakeholder recommendations, membership in the CoP will be by invitation to current PARA-Agua partners. The initial topics that will be covered by the CoP were identified as part of the gap analysis and stakeholder consultations completed in FY14. They therefore reflect stakeholder demand and are targeted to address key gaps between and with the scientific and policy communities working on issues related to climate change and watershed management. PARA-Agua will initially support the CoP, acting as a catalyst to promote collaboration between its members. During this period, PARA-Agua will be aware of member‟s initiatives, supporting and promoting them in order to foster CoP ownership. Further discussions with the members will determine if the user group needs a CoP that continues working after PARA-Agua. The alliance TMICIIFEN has already been chosen as PARA-Agua legacy institution, which should provide assistance to CoP after PARA-Agua is finished. The CoP‟s website will have four sections: 1. 2. 3.
"Home" which provides information at a glance, including news and latest resources available; "Explore Digital Resources" which makes reference materials available to users (documents, publications, videos, databases), a searchable library; "Community Learning" will contain information about the PARA-Agua regional workshops, access to toolboxes and exchanges on how to apply them and/or improve them; technical support around WEAP; twinning exchanges between watersheds and
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related learning materials along with examples of their applications in the field (section accessible only to members of the CoP); and "About us", which provides information about institutions involved in CoP management.
The proposed implementation strategy includes three phases: design, testing, and launch. The launch will include carefully planned activities designed to quickly establish and incentivize active participation within the CoP. The implementation phase involves a program of events to discuss PARA-Agua tools. A successful launch is key to the CoP. It will be vital to demonstrate its value to users, especially with practical solutions that advance climate change adaptation in watersheds. Once the virtual CoP is in operation, the core group (initially integrated by PARA-Agua staff) must be flexible enough to improve the CoP activities plan, in order to respond to initiatives coming from the members. This will empower participants as members of a unique network of researchers and decision makers working in climate adaptation in LAC watersheds.
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I. INTRODUCCIÓN Las Comunidades de Práctica (CdP) son grupos de personas que comparten una preocupación, un conjunto de problemas, o una pasión sobre un tema, y que profundizan su conocimiento y experiencia en esta área al interactuar de manera continua” (Wenger, McDermott, & Snyder, 2002). Hubert, Newhouse y Vestal (2001) refuerzan lo anterior al señalar que “grupos de personas que se unen - por un interés y pasión común - para compartir conocimientos y aprender unos de otros, ya sea cara a cara y/o virtualmente”. Las comunidades de práctica son valiosas por varias razones (KDMD, 2013):
Capitalizan diferentes estilos de aprendizaje: Las personas aprenden de diferentes maneras. Las CdPs utilizan diferentes mecanismos para capturar y compartir el conocimiento tácito (indocumentado e informal) y explícito. Reúne los conocimientos colectivos: Las CdPs ayudan a capitalizar la “sabiduría popular”. Todo el mundo tiene algo que enseñar y algo que aprender. Las CdPs crean un espacio de confianza para que sus miembros compartan, se ayuden unos a otros a enfrentar desafíos y mantenerse al día en su campo. Crear redes de valor: Las CdPs pueden reunir a diversos individuos en torno a un interés similar y proporcionar conexiones profesionales duraderas que en última instancia pueden estimular prácticas innovadoras de desarrollo.
El Proyecto PARA-Agua ha planificado el establecimiento de una CdP, con el objetivo de promover procesos de intercambio entre científicos y tomadores de decisión, poniendo a disposición un espacio virtual donde realizar este intercambio, y proveer información relevante sobre buenas prácticas relacionadas al uso de la información científica en los procesos de adaptación al cambio climático en cuencas, para su difusión y réplica.
II. RESULTADOS DE LA CONSULTA SOBRE LA CDP VIRTUAL El Instituto de Montaña (IM) llevó a cabo un diagnóstico de las expectativas de los socios del proyecto PARA-Agua con respecto a la implementación de una CdP virtual, que ha sido informada en el “Deliverable 7”; se incluye un resumen en esta sección para atender los requerimientos contemplados en el Acuerdo de Trabajo con AECOM (Task Order 2, TMI-AECOM). El diagnóstico se basó en 21 entrevistas (8 mujeres y 13 hombres) a actores clave de instituciones peruanas, colombianas, y de nivel latinoamericano, involucrados en la cadena “ciencia – toma de decisión” para la gestión de recursos hídricos en las cuencas priorizadas, y la adaptación al cambio climático. Las entrevistas partieron con la identificación de las brechas existentes en el trabajo conjunto de científicos y tomadores de decisión para la gestión de los recursos hídricos en cuencas y la adaptación al cambio climático. Luego abordó las experiencias exitosas de colaboración entre ambos actores y finalmente conocer las expectativas y sugerencias con respecto a la implementación de una CdP con el objetivo de aportar a reducir las brechas mencionadas. Los resultados indican que existe muy poco conocimiento de lo que es una CdP así como poco uso de mecanismos virtuales de trabajo colaborativo en general. Las principales sugerencias apuntan a que la CdP virtual se plantee en su primera fase como un mecanismo de acompañamiento y refuerzo de los acuerdos y compromisos generados en los espacios presenciales que promueve el proyecto. La CdP debe proponerse objetivos prácticos con resultados visibles a corto y mediano plazo, de manera que motive la participación de los investigadores y los tomadores de decisión, con metas
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concretas debidamente programadas, delimitando el inicio y final de cada etapa, ya que los potenciales participantes resaltan el poco tiempo que se dispone para ser activos en este tipo de mecanismo virtual. Se sugirió delimitar el perfil del público participante, remarcándose que sea un grupo pequeño y de alcance regional. En términos de fondo, se propusieron distintas temáticas y enfoques, recomendándose que se incluya el abordaje de aspectos técnico-conceptuales básicos desde un inicio. La moderación de esta CdP deberá tener un buen nivel técnico. Los mecanismos de comunicación y de motivación extrínseca que se generen deberá ser un aspecto atendido como parte de la estrategia de la CdP. PARA-Agua debe definir claramente su rol en esta CdP presentándose como mediador y facilitador de procesos específicos y delimitados, y no como ente ejecutivo. Se sugirió integrar la CdP de PARA-Agua al proyecto piloto REGATTA, creado para el establecimiento de una red regional de centros tecnológicos que apoyen a los países de América Latina y el Caribe en materia de desarrollo y transferencia de tecnologías para la reducción de sus emisiones de carbono y el desarrollo de su resiliencia climática (UNEP-REGATTA, 2013). REGATTA es una puerta de entrada a otras CdPs, instituciones y otros recursos, mas no es una CdP. Cada una de las comunidades que aparecen en su portada es administrada por diferentes instituciones y tienen un “dominio” específico y particular. En este sentido, la CdP de PARA-Agua podría ser enlazada como una CdP más en el marco de REGATTA. No obstante, optamos por un sitio web independiente con el objetivo de tener más control sobre el diseño final de la web, de manera que se ajuste a las necesidades y orientaciones particulares de la CdP del proyecto PARA-Agua. El análisis de CdPs sobre temáticas similares, incluidas en el Deliverable 7, permitió identificar varias de las características en cuanto a diseño y funcionamiento que sirvieron para desarrollar el marco operativo de la CdP del proyecto PARA-Agua; se exponen dos experiencias en el ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia..
III. MARCO OPERATIVO DE LA CDP (COP FRAMEWORK) El marco operativo de la CdP se definirá a continuación, en términos de la estructura de la CdP, la temática a abordar, la membresía y las características de su funcionamiento, 3.1 ESTRUCTURA Las CdP pueden tener diversas formas, sin embargo todas comparten la misma estructura básica (Wenger, McDermott, & Snyder, 2002). Según los citados autores, los tres elementos fundamentales de esta estructura son: el dominio de conocimiento, que define las cuestiones importantes a tratar, la comunidad de personas que se preocupan por resolver estas cuestiones, y la práctica compartida que desarrollan para ser efectivos en este dominio. La combinación única de estos elementos en la CdP del Proyecto PARA-Agua se describe en el Cuadro 2. 3.2 MEMBRESÍA Inicialmente se invitará a las contrapartes y socios del proyecto PARA-Agua a formar parte de la CdP virtual, conformada por varios tipos de actores que integran la cadena de interacción cienciatoma de decisión (mencionados en la sección 3.1): investigadores, instituciones que proveen de financiamiento, mediadores de conocimiento o facilitadores de procesos, formuladores de política, ejecutores y tomadores de decisión, de nivel regional (LAC), nacional (país) y local (cuenca). El Cuadro 3 especifica las instituciones a las que nos referimos.
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Cuadro 1. Características del diseño y funcionamiento de dos CdPs evaluadas
Comunidad de Práctica de Adaptación Basada en Ecosistemas Una de las comunidades identificadas con mayor nivel de participación en la región LAC es Comunidad Adaptación Basada en Ecosistemas, desarrollada por Soluciones Prácticas en el marco del Proyecto REGATTA. Esta comunidad inició su primera fase el 2014 con discusiones estructuradas en módulos temáticos. La dinámica que siguen tiene tres momentos, todos ellos dirigidos y programados por el equipo moderador de la comunidad. En el primero, plantean una pregunta para estimular la discusión sobre la temática en un espacio de 1 a dos semanas. Luego, en el segundo momento, se realiza un webinar con un expositor invitado; y finalmente en el tercer momento se vuelven a plantear varias preguntas para reforzar lo aprendido y estimular la discusión y profundización en la temática. A partir de todas las contribuciones, el equipo moderador resume las contribuciones y difunde las conclusiones. Estructurar las discusiones en temas específicos permite enfocar y mantener la conversación en un tema relevante para los participantes. Al conocer el programa de actividades, los participantes pueden planificar el tiempo que le van a dedicar a la comunidad. Estas dos características permiten a los participantes tener más claro sus expectativas sobre su participación y los beneficios que puedan obtener al conocer las experiencias de otras personas sobre temas de interés común. La facilitación es uno de los aspectos más importantes que incentiva y refuerza la participación de los miembros. El equipo moderador suele responder a cada contribución resaltando aspectos interesantes y estimulando la reflexión. Además de ofrecer instrucciones detalladas sobre el uso de la plataforma, los moderadores asisten a los usuarios que tienen problemas con la plataforma. La interfaz amigable, disponible en español e inglés, y la posibilidad de participar a través de las aplicaciones para dispositivos móviles facilitan el uso de los recursos disponibles y estimulan la contribución de información. Para afianzar el sentido de comunidad y discutir los siguientes pasos que la CdP puede dar para seguir creciendo, se ha programado un encuentro presencial. La posibilidad de ser seleccionado para asistir a este encuentro con los gastos pagados ha incentivado a los miembros a participar más activamente en las actividades de la comunidad.
weADAPT Una de las CdPs en inglés más activas sobre adaptación al cambio climático es weADAPT, la cual es desarrollada y mantenida por Stockholm Environment Institute y una red de instituciones colaboradoras. La facilidad para contribuir distintos tipos de información a través de varios canales ha permitido acumular una gran cantidad de información. Todos estos contenidos pueden ser encontrados fácilmente a través de una interfaz simple con una navegación bien organizada. Las guías de uso ofrecidas para añadir contribuciones a través de formularios permiten tener información bien detallada para organizar los contenidos e incluso ubicarlos en un mapa interactivo. Además, gracias a las alianzas de weADAPT, cada contribución es revisada antes de ser publicada por una red global de moderadores provenientes de diversas instituciones especializadas. La portada de weADAPT y el video de presentación están diseñados para que los nuevos usuarios se orienten rápidamente sobre las áreas y contenidos disponibles en la plataforma. En el video introductorio se presenta la comunidad, los problemas que busca resolver y cómo los miembros pueden usar fácilmente la plataforma para contribuir, hacer visible su trabajo y conectarse con los demás miembros e instituciones. La plataforma de weADAPT evoluciona continuamente siguiendo las opiniones y sugerencias de su comunidad. Para esto, realizan encuestas para conocer más sobre los miembros, cómo usan la plataforma y qué características pueden mejorarse.
La membresía se consigue sólo por invitación, para asegurar que las discusiones se centren en temas concretos y relevantes para la práctica. Además, el contacto personal con los demás miembros en los talleres presenciales genera confianza y seguridad, necesaria para compartir información y experiencias.
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Cuadro 2. Elementos de la estructura de la Comunidad de Práctica Elemento
Descripción
DOMINIO
La incorporación de información científica en los procesos de gestión de los recursos hídricos en cuencas y adaptación al cambio climático define el conjunto de cuestiones y preguntas que se consideran relevantes para la comunidad. Este dominio mantiene a los miembros de la comunidad unidos y les da oportunidades para el intercambio y creación de conocimiento.
La comunidad está compuesta por los diversos integrantes de la cadena “ciencia toma de decisión”: investigadores, formuladores de política, instituciones que proveen de financiamiento, mediadores de conocimiento o facilitadores de procesos, ejecutores y tomadores de decisión, involucrados en la gestión de COMUNIDAD los recursos hídricos a nivel de cuencas hidrográficas con enfoque de adaptación al cambio climático. Las relaciones se construyen y mantienen al interactuar regularmente en talleres de capacitación, proyectos de colaboración y al compartir información y experiencias cara a cara o en la plataforma virtual.
PRÁCTICA
Son los conocimientos, actividades y técnicas sobre el tema de trabajo, que forman la base común para apoyar la colaboración ciencia-práctica. Estos conocimientos pueden ser explícitos o tácitos. Incluye los resultados tangibles y elementos auxiliares de la colaboración (por ejemplo, publicaciones, metodologías de modelamiento y visualización de datos, sistemas de información geográfica, teorías, modelos, etc.), así como las formas de comportarse y enfocar los problemas y oportunidades.
Cuadro 3. Instituciones contrapartes y socias del Proyecto PARA-Agua Colombia Nivel Nacional IDEAM CENICAFE
Cuenca del Chinchiná U. de Caldas U. de Pereyra UNAL - UAM UTP
Perú Cuenca 2
Cuenca del Chira-Piura
Cuenca del Quilca-Chili
Por determinar
SENAMHI IGP UNMSM RedIPeIA
UDEP UNP U. de la Frontera
Por determinar
SEI CIIFEN
PARA-Agua
CRHC Ch-P
Por determinar
PARA-Agua
MINAM ANA SENAMHI
CRHC ChiraPiura
Por determinar
CONDESAN MinagriChile
COLCIENCIAS PARA-Agua MADS IDEAM CENICAFE CARs
Latino América y Caribe
Nivel Nacional
CONCYTEC Pactos por la Cuenca
Por determinar
CHEC Por CORPOCALDAS determinar
Investigación Instituciones de financiamiento Mediador de conocimiento o facilitador Formuladores de políticas, ejecutores y tomadores de decisión
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3.3 NECESIDADES TÉCNICAS A ABORDAR EN LA CDP (PEER TO PEER) El Proyecto PARA-Agua realizó un taller de consulta regional con los socios del proyecto, en el que se identificó cuáles serían los temas prioritarios a abordar por el proyecto en los talleres de capacitación presencial. Posteriormente, se realizó un diagnóstico sobre la CdP, que concluyó en que esta debía enfocarse principalmente en reforzar la temática abordada en los talleres de capacitación; los temas priorizados por el proyecto PARA-Agua se indican en el Cuadro 4. El mismo diagnóstico recomendó además incluir otras secciones de intercambio entre los miembros de la CdP, tales como espacios para abordar otros temas de intercambio programados por PARA-Agua tales como el denominado twinning que se realizará entre los Consejos de Cuencas de Chinchiná y Chira-Piura, y un espacio para plantear consultas y dudas sobre el manejo e implementación del modelo WEAP. La Figura 1 ilustra los elementos del dominio de la CdP y las formas de abordaje; la explicación de cada uno de los temas prioritarios se encuentra en el Cuadro 4. Figura 1. Temática a abordar por la Comunidad de Práctica Incorporación de la información científica en los procesos de gestión de recursos hídricos y adaptación al cambio climático RECOLECCIÓN
INTEGRACIÓN
PROCESAMIENTO
datos
Información
intercambio necesidades
datos
Sistemas de monitoreo de cambio climático en cuencas
COMUNICACIÓN
resultados
datos
Desarrollo de protocolos para integrar instituciones públicas y privadas en los sistemas de información nacionales
DOMINIO
Interpretación de la ciencia climática para tomadores de decisión
Gestión de los recursos hídricos en cuencas en contextos de adaptación al cambio climático Otros temas de interés
Aplicación de modelos climáticos y de cuencas en la formulación de inversión pública para la adaptación al cambio climático
3.4 FUNCIONAMIENTO Los miembros de la CdP son principalmente los socios del proyecto PARA-Agua que están asistiendo a los talleres de capacitación; la plataforma virtual brinda espacios complementarios para compartir información y experiencias sobre temas específicos y con resultados concretos. Los recursos y mejores prácticas capturados por la comunidad se organizarán de manera que puedan ser accedidos fácilmente por sus miembros y el público en general.
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Cuadro 4. Aspectos técnicos a abordar en la CdP (Peer to Peer)
Tema
Descripción
Interpretación de la información científica para la toma de decisión
Existe un vacío en la generación de información científica elaborada de manera directamente utilizable en la toma de decisiones de adaptación al cambio climático a nivel de cuencas hidrográficas. Se requiere información en lenguaje claro, directo y enfocada en las preocupaciones de los tomadores de decisión. La toma de decisiones utiliza instrumentos de planificación y gestión vigentes en los países de intervención del proyecto (Colombia y Perú), que constituyen la base para proponer el tipo de información hidroclimática y los formatos de presentación que aporten en la definición de políticas y medidas de adaptación al cambio climático.
Protocolos de integración institucional para la investigación en cambio climático
Las características de las instituciones encargadas de la generación de información climática y de la gestión de los recursos hídricos resultan insuficientes para atender la demanda de información a nivel local, y particularmente a nivel de cuencas. El desarrollo de protocolos y estándares para la integración de instituciones públicas y privadas en el desarrollo de estudios de investigación que aporten a la adaptación al cambio climático en cuencas aportaría a cubrir la demanda insatisfecha, a partir de instituciones con preparación y conocimiento del tema, promoviendo el desarrollo de universidades y centros de investigación en el abordaje de problemas y necesidades locales. Colombia y Perú tienen distintos niveles de desarrollo al respecto, por lo que el intercambio de experiencias podría ser abordado por la CdP.
Formulación de proyectos de inversión pública para la adaptación al cambio climático
Los modelos globales de clima (MGC) proyectan el comportamiento climático a futuro (1 siglo) en unidades territoriales extensas (30 000Km2), información significativa a nivel global, pero que por su amplitud no tiene aplicación ni relevancia en la planificación local (cuenca). Esta brecha en las escalas de trabajo está siendo abordada por PARA-Agua, a través de la regionalización de escenarios climáticos y del modelamiento hidrológico en las cuencas seleccionadas. Se plantea el desarrollo metodológico del uso de la información regionalizada y modelada en la formulación de proyectos de inversión pública para la adaptación al cambio climático. La interacción proveerá insumos sobre cómo construir escenarios y modelos más productivos para la toma de decisiones. Esta temática despierta la inquietud de los socios del proyecto, habiéndose sugerido espacios de consulta en idioma castellano sobre las rutinas del WEAP para el modelamiento de cuencas.
Sistemas de monitoreo de cambio climático en cuencas
A nivel local se pueden estimar los impactos que ocasionará el cambio climático y frente a esta estimación puede plantearse algunas medidas de adaptación. Se plantea fortalecer capacidades para el monitoreo de los impactos del cambio climático a nivel de cuencas, especialmente referido a los recursos hídricos; monitoreo que no solamente requiere de indicadores ambientales, sino también indicadores socio económicos que permitan entender cómo reducir las vulnerabilidades en los múltiples sectores y actores de la cuenca, a incluirse en los instrumentos de planificación, y estar articulado a los sistemas de información nacional y regional. La implementación de medidas de adaptación debe ir acompañada con el monitoreo de sus impactos.
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3.4.1 Componentes En un principio, el funcionamiento de la plataforma virtual girará en torno a los cuatro componentes que muestra la Figura 2. Puede notarse que el primer componente está dedicado al desarrollo de productos elaborados por PARA-Agua, sin embargo los otros tres componentes se plantean más abiertamente para poder acoger y desarrollar los intereses de los miembros de la CdP. Figura 2. Componentes de la CdP virtual
Desarrollo y difusión de cajas de herramientas
Intercambio de información
Recopilación y difusión de recursos
Desarrollo de otros temas de interés de la CdP
A. Desarrollo y difusión de cajas de herramientas En los primeros meses de la CdP virtual las actividades de colaboración se centran en el desarrollo y difusión de las cajas de herramientas. Para ello, se plantea seguir un proceso de varios pasos, los cuales se ilustran en la Figura 3. Figura 3. Desarrollo y difusión de las cajas de herramientas
Discusiones sobre el diseño de la caja de herramientas Se abrirán espacios de discusión para conocer los conocimientos y opiniones y de los miembros con respecto al tema. Estas interacciones ayudarán a orientar los webinars para atender mejor las necesidades de los miembros de la comunidad.
Webinar Permitirán presentar y discutir en tiempo real las cajas de herramientas y sus aplicaciones.
Discusiones sobre el borrador de la caja de herramientas Se brindarán espacios para profundizar las discusiones sobre las cajas de herramientas y su uso en diferentes contextos. Se recopilarán las sugerencias para mejorar las cajas de herramientas y se capturarán las mejores prácticas sobre su aplicación.
Presentación de la caja de herramientas revisada Después del periodo de discusión sobre la caja de herramientas a través de la CdP virtual, se publicará una versión revisada con los aportes y recomendaciones de los miembros. Además, se proveerá de foros de discusión para que los miembros puedan compartir sus experiencias y casos exitosos.
En cada taller de capacitación se hará un resumen de las contribuciones de los miembros en la CdP virtual y se reconocerá de manera especial a los participantes que aportaron significativamente en ese periodo.
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B. Intercambio de información entre miembros Se ofrecerán espacios y herramientas para que los miembros puedan compartir información, recursos y experiencias directamente con los demás miembros. Además, según se requiera, se podrá crear grupos de trabajo privados de manera que los miembros puedan comunicarse con mayor confianza. Algunas de las actividades que se pueden realizar en esta área son: Cuadro 5. Actividades en la sección Compartir experiencias Actividad
Descripción
Programar eventos y enviar anuncios
Como los miembros se encuentran en diferentes lugares, es necesario tener un sistema que pueda mostrar la programación de las siguientes reuniones y enviar notificaciones con información útil para que participen en ellas.
Llevar un registro de las reuniones
La publicación de las grabaciones de la reunión y sus productos es útil tanto para quienes pudieron asistir como para quienes no pudieron llegar. Revisar nuevamente el material puede ayudar a muchos participantes a asimilar contenidos poco familiares o complejos.
Conversar sobre un tema a la vez
Permite a los miembros expresar sus puntos de vista enfocados en el tema tratado.
Conversar sobre temas múltiples y concurrentes
Al tener diferentes intereses y necesidades de información, es necesario permitir diversos hilos de discusión. Con buena facilitación se consigue que los miembros puedan encontrar diferentes puntos de vista que enriquezcan el diálogo.
Los miembros de la comunidad pueden mostrar la valoración asignando un puntaje o un “Me gusta” a los diversos contenidos. Resaltar aprendizajes Los moderadores pueden sintetizar las contribuciones. Además, se puede clave destacar y poner en primer plano para dar mayor visibilidad a los contenidos más relevantes al incluirlas con los créditos respectivos en otras secciones de la página y/o en la portada con los créditos correspondientes. Crear contenidos en conjunto
Se ofrecen espacios para discutir los contenidos creados por los miembros para poder mejorarlos conjuntamente.
Crear y participar en equipos de trabajo
Los grupos y equipos de trabajo reúnen a los miembros en torno a un tema o contexto en específico y permite enfocar las conversaciones, recursos, etc. que le interesan más a sus miembros. La creación de los grupos será moderada y los miembros podrán solicitar la creación de un grupo público o privado llenando un breve formulario. Para apoyar la colaboración, se ofrecerán diferentes niveles de privacidad y permisos de edición.
Subir y compartir archivos
Se ofrecen diversos espacios para subir y compartir archivos tanto en repositorios como en los espacios de discusión. Además, estas contribuciones se organizan regularmente para facilitar su acceso.
Comentar y valorar los contenidos
La posibilidad de comentar y valorar el contenido permite compartir las experiencias sobre su uso y utilidad.
Generar preguntas y respuestas
Mediante discusiones, los miembros pueden realizar preguntas que pueden ser respondidas por los demás miembros de la comunidad o ser redireccionadas a las fuentes más adecuadas dónde se puede conseguir una respuesta.
Identificar expertos y fuentes de información
Los miembros pueden mostrar su experticia y tener acceso a información sobre las diversas instituciones que pueden ser fuentes relevantes de información para la comunidad.
Enviar anuncios,
Siendo considerados por los intereses y expectativas de los participantes, los
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Actividad
Descripción
novedades y otras informaciones
boletines y anuncios enviados directamente a los miembros puede acercarlos a la comunidad.
Networking, encontrar a otros profesionales
Los miembros pueden conectarse con otros miembros.
Obtener opiniones y retroalimentación
Es importante ofrecer oportunidades a los miembros para que puedan opinar y ofrecer recomendaciones sobre la comunidad a través de sondeos en la misma plataforma, encuestas por correo electrónico o lluvias de ideas en los encuentros presenciales.
C. Recopilación y difusión de recursos El grupo encargado de la gestión de la CdP (denominado grupo núcleo, inicialmente a cargo de PARA-Agua) recopilará los diversos recursos existentes compartidos por los miembros de la comunidad y los que se encuentren en otros medios. Todos estos contenidos serán organizados para facilitar el acceso a los mismos y se pondrán en primer plano en la portada de la plataforma virtual aquellos que tengan especial valor para la comunidad. Inicialmente los contenidos se organizarán en las categorías indicadas en la Figura 4. Además, se enviarán periódicamente correos electrónicos con la lista de los recursos más destacados. Figura 4. Categorías de contenidos
Noticias
Artículos científicos e investigaciones
Manuales, documentos y otras publicaciones
Videos
Normas y políticas
Instituciones y organizaciones
D. Desarrollo de otros temas de interés de la CdP La demanda expresada en el análisis de brechas y las distintas consultas realizadas a los participantes de PARA-Agua, indican como temas de interés adicionales los siguientes:
Posibilidad de hacer consultas sobre el manejo del modelo WEAP. Twinning o capacitación entre pares, en los siguientes temas: o Consejos de Cuencas o Protocolos para la integración de instituciones no oficiales en redes hidrometeorológicas
Este componente busca fomentar otras iniciativas que surjan de los miembros de la CdP, tales como la difusión de recursos que propongan los miembros, promover su implementación en las áreas de trabajo de los miembros, discusión y feedback en torno a esta implementación, u otros. También existe la posibilidad que el grupo se plantee el desarrollo de nuevos recursos; la CdP estará abierta a facilitar este tipo de propuestas, así como promover el uso y difusión de los materiales desarrollados.
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Las mencionadas son algunas de las múltiples iniciativas que pueden presentarse en la operación de la CdP; una vez que surjan, éstas serán analizadas por el equipo de PARA-Agua para aprobar (o no) su puesta en marcha, y determinar el apoyo y monitoreo de su implementación. El nivel de actividad e interés de los miembros irá delineando su perfil; algunos miembros podrían participar en el diseño de un siguiente periodo de operación de la CdP, de modo que se genere mayor apropiación del espacio virtual con menor dependencia de PARA-Agua. 3.4.2 Permisos de acceso En la plataforma virtual se implementarán tres tipos de acceso: espacios orientados a ofrecer contenidos tanto a los miembros como al público en general, espacios a los que sólo los miembros de la CdP podrán acceder, y equipos de trabajo para que sólo miembros seleccionados por cada grupo puedan ingresar. 3.4.3 Medios de comunicación La comunicación es una pieza clave para la colaboración e intercambio de experiencias de los miembros de una CdP. Las características de los potenciales miembros de la comunidad, la información a transmitir y la orientación a trabajar en temas específicos con resultados concretos y tangibles indican que, en un principio, la interacción entre los miembros se realizará principalmente “cara a cara”. Sin embargo, el limitado tiempo de los participantes y las distancias que los separan requieren el uso de otros medios complementarios. La mayor parte de interacción a distancia se realizará a través de la plataforma virtual y los otros medios actuarán principalmente como apoyo en la difusión de sus actividades y recursos. Cada miembro podrá configurar por qué medio prefiere recibir los anuncios y notificaciones. Se proponen los siguientes medios de comunicación virtual: Plataforma virtual En ésta se publicarán anuncios, albergará una biblioteca virtual sobre los temas priorizados para la CdP y brindará espacio para la discusión de las herramientas elaboradas por el proyecto y otros temas de interés. En el siguiente capítulo se describirá con más detalle la plataforma virtual. Correos electrónicos Los miembros recibirán notificaciones sobre las novedades, actividades de la comunidad y mensajes de otros miembros. Al iniciarse las discusiones en la página web, los miembros tendrán la opción de recibir las notificaciones de nuevos mensajes en sus correos electrónicos. Enviar un correo electrónico como respuesta a estas notificaciones crearía automáticamente una respuesta en la discusión correspondiente, que podrá visualizarse a través de la web. De esta forma, los miembros podrían recibir y enviar contribuciones a través del correo electrónico. Redes sociales De manera experimental, se explorará el uso de las redes sociales (Twitter, Facebook, etc.) como medio de comunicación complementaria. Videoconferencias y webinars Para el lanzamiento de la plataforma virtual de la CdP, las reuniones para discutir las cajas de herramientas, y otras reuniones virtuales o eventos de capacitación se usarán servicios de videoconferencias/webinars.
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3.4.4 Organización de tareas Movilizar la CdP implica invertir esfuerzo en planificar e implementar actividades para su desarrollo, siendo la facilitación el factor determinante de su éxito y sostenimiento. Las tareas que son necesarias para el éxito de la CdP se muestran en el Cuadro 6 (basado en las recomendaciones de Defense Acquisition University, 2012, y USAID, 2006), asignadas a roles determinados, entendiendo que un individuo puede ejercer uno o varios roles dentro de una CdP, por ejemplo, ser editor y facilitador al mismo tiempo. Como en otras CdPs y siguiendo las recomendaciones que surgieron de la consulta a los miembros, para varios de los roles es importante contar con recursos humanos remunerados de alguna forma para cumplir responsablemente sus funciones. Inicialmente el proyecto PARA-Agua conformará el grupo núcleo, promoviendo el intercambio y mostrando las ventajas de contar con una plataforma virtual; el funcionamiento de la CdP y los logros que esta alcance para facilitar el trabajo de los miembros, determinará su nivel de aceptación y compromiso a proyectarse en el desempeño futuro. Cuadro 6. Roles y tareas de los miembros de una CdP Patrocinador de la comunidad Patrocina y apoya a la comunidad en general. Difunde los logros y los de sus miembros, fomentando así el crecimiento y compromiso de recursos de las instituciones involucradas. - Difunde las actividades y logros en diferentes medios - Asegura que la comunidad se centre en cuestiones críticas mediante el monitoreo de los resultados alcanzados por la comunidad - Proporciona recursos para el desarrollo de la comunidad y sostenimiento de los roles de facilitación y soporte
Coordinador de la Comunidad Guía a la comunidad para lograr su propósito, energiza el proceso y proporciona continuamente alimento a la comunidad. Actúa como una caja de resonancia para las ideas. - Ayuda al desarrollo de la comunidad mediante la creación y articulación del propósito de la misma, y de la estrategia para lograrlo - Actúa como nexo con el patrocinador de la comunidad y provee informes de su progreso - Identifica a los actores y potenciales miembros de la comunidad - Organiza y coordina las actividades de lanzamiento - Conecta a los miembros entre sí - Aporta nuevas ideas cuando la comunidad comienza a perder energía - Construye / mantiene la participación y la pertenencia mediante la promoción de la comunidad, seguimiento de los miembros, y el reclutamiento de nuevos miembros - Planifica y cronograma periódicamente reuniones cara a cara - Actúa como enlace con otras comunidades - Sirve como un experto en la materia - Actúa como editor principal para la comunidad, designa los editores de contenido, y asume la responsabilidad general de los contenidos, incluyendo la programación de revisiones periódicas con el grupo núcleo para asegurar que la CdP todavía se centra en lo que es importante para la comunidad en general.
Facilitador Fomenta y facilita la interacción de los miembros. Asegura que las discusiones en la comunidad sean productivas para todos y ayuda a resolver los conflictos que puedan surgir entre los miembros. - Estimula el intercambio de conocimientos a través de actividades de colaboración dentro de la comunidad - Proporciona conocimientos en herramientas y metodologías de colaboración - Supervisa la actividad de la comunidad para asegurar que ésta responda a sus miembros - Sirve como un "agente del conocimiento" (knowledge broker) - Proporciona conocimientos sobre las dinámicas grupales y las técnicas para ayudar a la comunidad a resolver sus problemas y evolucionar con el tiempo - Monitorea las preguntas para asegurarse de que sean respondidas de manera oportuna - Inicia el contacto personal con miembros de la comunidad para generar interés en la plataforma de la comunidad - Busca potenciales contribuciones de contenido - Busca comprender lo que es de especial valor para los miembros
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- Coordina y facilita reuniones de la comunidad cara a cara
Experto en la Materia Miembro con experiencia en la disciplina, que usa su conocimiento para juzgar lo que es importante, innovador y útil. Enriquece la información al resumirla, combinarla, contrastarla e integrarla con los conocimientos existentes. - Ayuda a establecer la organización de los conocimientos de la comunidad - Ayuda a identificar y mapear los conocimientos más relevantes - Cosecha / crea nuevos conocimientos - Colabora con el editor de contenidos para actualizar y ampliar la base de conocimientos y asegurarse de que la información publicada sea relevante, válida y proveniente de las mejores fuentes - Monitorea las preguntas y participa en las discusiones - Participa en la comunidad como miembro
Editor de contenido Responsable de contenidos. Puede ser un experto en la materia o colaborar con uno para mantener la precisión de la información publicada. Los requisitos incluyen la familiaridad con la estructura, el diseño y las funciones de edición de su área. El editor debe exhibir los siguientes atributos: Comprometerse a actuar en nombre de la comunidad y apoyar la expresión de puntos de vista diferentes u opuestos. Actualmente practica una disciplina relacionada con los temas prioritarios de la comunidad o debe tener una amplia experiencia práctica en ella. Dispuesto a ofrecer su tiempo para revisar y validar el contenido de las publicaciones - Administra el proceso de revisión y aprobación de contribuciones de los miembros y, en su caso, trabaja con los expertos en la materia para validar y aprobar las publicaciones - Trabaja con los expertos en la materia para identificar mapear objetos de conocimiento más relevantes y para organizarlos, haciendo que sean de fácil acceso para todos los miembros - Recopila contenidos y añade vínculos y referencias cruzadas a información disponible fuera de la comunidad - Busca potenciales contribuciones de contenido y entiende lo que tiene valor particular para los miembros - Contribuye con sus conocimientos y comparte sus experiencias - Comunica a los miembros las directrices para contribuir a su conocimiento e iniciar hilos de discusión Monitorea las preguntas hechas por los miembros para asegurarse de que sean respondidas de manera oportuna
Comunicador o diseñador instruccional Responsable de la administración de la plataforma de aprendizaje y elaboración de material que facilite el aprendizaje. Responsable de que los miembros sepan usar las herramientas de la plataforma. - Apoya en la administración de la plataforma de aprendizaje - Coordina la capacitación en el uso de las herramientas de la plataforma - Colabora con los expertos en la materia y los editores de contenido para diseñar materiales y módulos que faciliten el aprendizaje.
Soporte técnico Responsable de todos los temas de carácter técnico en relación al hardware y software de la plataforma virtual y su funcionamiento - Diseña, configura y mantiene la estructura y funcionamiento de la plataforma virtual de la comunidad - Responde y soluciona los problemas técnicos de los miembros de la comunidad - Establece y mantiene la seguridad y los procesos de gestión de contenidos - Establece permisos de edición - Ayuda a los usuarios a registrarse en la plataforma, a ingresar a su cuenta y administrarla - Crea, modifica y elimina temas y grupos Realiza un seguimiento de las tendencias de uso y elabora un informe con los datos obtenidos
Miembro de la comunidad Los miembros participan y obtienen algo de valor al mantenerse involucrados en la comunidad - Comparte sus conocimientos, experiencias y lecciones aprendidas - Sugiere contribuciones - Participa en las discusiones, responde a preguntas - Mantiene su perfil personal actualizado
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Alerta al editor de contenido sobre información inexacta u obsoleta
IV. FUNCIONES PRIORITARIAS Y DISEÑO DE LA CDP VIRTUAL Una configuración óptima para una CdP incluye la complementación de tecnologías alineadas con las orientaciones clave en una estructura lógica que integre las herramientas y provea una interfaz amigable y funcional. Es por eso que para el diseño de la plataforma virtual se tomó en cuenta los hábitos de uso de los potenciales miembros, su participación en CdPs (y otras plataformas similares) y el perfil (ver Anexo). A partir de estas consideraciones, se integraron las herramientas en tres secciones principales: Explorar recursos digitales, Compartir experiencias y Aprender en comunidad, y dos secciones complementarias: Inicio y Quiénes somos. Para el envío de correos electrónicos y la realización de webinars se usarán plataformas externas dedicadas a ello. Todas las secciones cuentan con herramientas para su administración y monitoreo. Las herramientas prioritarias se muestran en el Cuadro 7. Tomando en cuenta la limitada experiencia de los participantes en el uso de estas plataformas, se ofrecerán guías para el uso de las funciones más importantes de la plataforma, con especial énfasis en los medios de contribución de experiencias y recursos. Estas guías estarán disponibles en todas las secciones de la página al hacer clic en el botón “Ayuda”. De manera complementaria, se ofrecerá asistencia por email y Skype cuando se requiera. Además, conforme se identifiquen las áreas que generan preguntas de manera frecuente se agregarán guías más específicas. En los talleres presenciales se ofrecerán breves entrenamientos sobre el uso de las funciones. Se identificarán las características que facilitan o dificultan el uso de las herramientas y se obtendrán sugerencias para mejorar su diseño. Esta información será complementada con encuestas digitales publicadas en la página y enviadas por correo electrónico.
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Cuadro 7. Organización de los componentes funcionales de la página web Secciones de la plataforma virtual Integrado en toda la plataforma Inicio
EXPLORAR “recursos digitales”
COMPARTIR “experiencias”
APRENDER “en comunidad”
Envío de correos electrónicos y webinars (plataforma externa)
Funciones disponibles Opciones para comentar y asignar puntuaciones Subscripción de nuevos contenidos y notificaciones por correo electrónico Opciones para destacar o poner contenidos en “primer plano” Lista de las últimas noticias y recursos relevantes Línea del tiempo de eventos próximos Páginas y bases de datos de acceso público (publicaciones, enlaces, etc.) Opciones para filtrar los contenidos Opciones para buscar información Directorios de instituciones Crear subgrupos o áreas privadas Foros de discusión Compartir archivos, enlaces y otros recursos Crear eventos Registros de las reuniones y publicación de fotografías de los participantes y sus productos Networking Diferentes opciones para proteger la información personal y las notificaciones que uno reciba Foros de discusión Compartir archivos, enlaces y otros recursos Resúmenes de las contribuciones Repositorios Eventos próximos Diferentes opciones para elegir las notificaciones que uno reciba Opciones para buscar información Área de Preguntas frecuentes Glosario Guías de uso Encuestas y sondeos de opinión Boletines Anuncios internos Resúmenes de las contribuciones Diferentes preferencias para recibir notificaciones Video conferencias
Sistema de control de acceso Revisión de las conversaciones y contribuciones Administración Estadísticas de participación Estadísticas de uso NOTA: el botón Ayuda estará disponible en cada sección de la CdP virtual.
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En la Figura 5 se muestra un mapa de las secciones y subsecciones principales y complementarias de la página web. Cada herramienta está integrada a cada una de las páginas de estas secciones. Figura 5. Mapa de la plataforma virtual de la CdP
INICIO* Presentación de las secciones de la CdP virtual Noticias/ artículos destacados Eventos próximos
EXPLORAR recursos digitales Publicaciones, documentos, videos, enlaces
COMPARTIR experiencias
en comunidad
Anuncios, mensajes y recursos compartidos por los miembros
Bases de datos - Directorio de instituciones - Normas / políticas
Recursos recientes
APRENDER**
QUIÉNES SOMOS
Talleres de capacitación regional
Grupos
Cajas de herramientas
Eventos
Otros temas de interés de la CdP
Agregado de noticias
Secciones a las que pueden acceder los miembros y el público en general Secciones adicionales:
Plataforma de envío de correos masivos
Administración
Los colores corresponden a los componentes determinados en el funcionamiento: Intercambio de información Recopilación y difusión de recursos Desarrollo de cajas de herramientas Desarrollo de otros temas de interés de la CdP * **
Los elementos no forman parte del menú, sino que se muestran como módulos. Según las necesidades de capacitación se añadirán más secciones a la plataforma de aprendizaje.
En las siguientes páginas se muestran los planos del diseño de la página (wireframes) de las secciones principales (las subsecciones comparten el mismo diseño). Cabe resaltar que se usará Joomla como sistema de administración de contenidos (para la mayor parte de secciones de la página) y Moodle (para la sección Aprender). Ambos elegidos por su funcionalidad y amplio soporte en cuanto a seguridad y estabilidad y por ser de código abierto (mantenidos por una comunidad amplia de desarrolladores).
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Sección “Inicio” En la página de inicio se presenta la información de la página y las novedades y recursos recientes. Desde esta página se puede acceder rápidamente a las distintas secciones de la página. Figura 6. Esquema de la portada (Inicio) Proyecto para la Adaptación y la Resiliencia – Agua (PARA-Agua)
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INICIO
COMPARTIR
recursos digitales
APRENDER
experiencias
Ayuda ?
QUIÉNES SOMOS
en comunidad
Presentación de las secciones principales de la CdP y las cajas de herramientas
Novedades
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Noticias y artículos
Contraseña
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Biblioteca Normas y políticas en Perú
Título e introducción
Título e introducción
Título e introducción
Ayuda
Equipos de trabajo
Normas y políticas en Colombia
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Evento/fecha importante
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Evento/fecha importante
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Sección “Explorar recursos digitales” En la sección Explorar se organizan los recursos digitales: documentos, publicaciones, videos, enlaces, etc. en una base de datos con herramientas que facilitan su búsqueda y filtro. Además, se irá alimentando una base de datos con la relación de normas y políticas relacionadas a la gestión de recursos hídricos y adaptación al cambio climático de cada cuenca. Finalmente, se cuenta con un directorio de las instituciones involucradas en la investigación y gestión de recursos hídricos y adaptación al cambio climático. Esta sección está disponible para los miembros y público en general. Figura 7. Esquema de la sección Explorar recursos digitales Proyecto para la Adaptación y la Resiliencia – Agua (PARA-Agua)
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recursos digitales
Noticias
COMPARTIR experiencias
Documentos, artículos, publicaciones, videos, enlaces, etc.
APRENDER en comunidad
Normas y políticas
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Directorio de instituciones
Herramientas de búsqueda y filtro de recursos
Recursos recientes
Lista de recursos según criterios de búsqueda/filtro
Cajas de herramientas Caja de herramientas 1 Caja de Herramientas 2 Caja de herramientas 3 Caja de herramientas 4
Información de contacto
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Sección “Compartir experiencias” En esta sección se ofrecerán espacios para que los miembros de la comunidad (con registro aprobados) puedan compartir sus experiencias, recursos, etc. con los demás miembros de manera libre y rápida. Esta sección funciona de manera muy similar a las redes sociales como Facebook, Google+ y LinkedIn. Los miembros tienen su perfil, una lista de contactos, pueden ingresar a grupos públicos y privados, crear eventos y discutir sobre ellos, etc. Figura 8. Esquema de la sección Compartir experiencias Proyecto para la Adaptación y la Resiliencia – Agua (PARA-Agua)
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recursos digitales
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APRENDER en comunidad
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Grupos Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3
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Actividades y contribuciones presentadas en orden cronológico inverso (eventos, preguntas y respuestas, documentos, multimedia, enlaces, etc.)
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Grupo 4
Eventos compartidos por la comunidad
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Sección “Aprender en comunidad” La sección Aprender tendrá una sección privada para los miembros accedan a las cajas de herramientas en su versión preliminar, puedan contribuir en su desarrollo y compartan experiencias sobre su aplicación. Las versiones finales de las cajas de herramientas tendrán su propia subsección accesible tanto para los miembros de la CdP como para el público en general. Además, los programas y módulos de capacitación adicionales (WEAP, por ejemplo) tendrán su propia subsección y estarán disponibles para el público en general. Figura 9. Esquema de la sección Aprender en comunidad Proyecto para la Adaptación y la Resiliencia – Agua (PARA-Agua)
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COMPARTIR experiencias
APRENDER en comunidad
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Breadcumbs (ubicación actual) Cajas de herramientas Caja de Herramientas 1 Caja de Herramientas 2 Caja de herramientas 3
Programas y módulos de aprendizaje con actividades (foros de discusión, ejercicios, preguntas y respuestas, etc.) y recursos (documentos, multimedia, enlaces, etc.)
Caja de herramientas 4
Actividad reciente (nuevas discusiones, respuestas, recursos, etc.)
Información de contacto
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Sección “Quiénes somos” En la última sección, se detallará la información sobre PARA-Agua, USAID, las instituciones socias, las cuencas priorizadas y los miembros en general. Además, se publicará un formulario para que puedan escribir mensajes de consulta o solicitudes sobre la CdP. Cuando se transfiera la administración de la plataforma a las instituciones de legado y demás entes de gestión de la CdP, la información en esta sección será modificada. Figura 10. Esquema de la sección Quiénes somos Proyecto para la Adaptación y la Resiliencia – Agua (PARA-Agua)
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recursos digitales
COMPARTIR experiencias
APRENDER en comunidad
QUIÉNES SOMOS
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Instituciones aliadas
Contenido de la subsección (quiénes somos, visión y misión, y formulario de contacto)
Información de contacto
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IV. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA CDP 4.1 PUESTA EN MARCHA Usando como marco de referencia las recomendaciones sobre las etapas de puesta en marcha de comunidades de práctica de la Unidad de Gestión de Conocimiento del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD, 2012), PARA-Agua realizará las siguientes acciones: Cuadro 8. Etapas y acciones para la puesta en marcha de la CdP virtual
ETAPA
ACCION
Responsable
CRONOGRAMA (meses) Dic
Motivación
Diseño
1. Conformación del Equipo Técnico que hará las funciones de grupo núcleo
Ene
Feb
TMI
x x
2. Elaborar el prototipo de la plataforma, ensayar su uso con miembros clave de la comunidad y realizar los ajustes necesarios
Soporte tec. Coordinador
x x
3. Recopilación y publicación de contenidos para poblar la plataforma virtual
Edit. de cont.
x x
4. Elaboración de guías de uso de la plataforma virtual para el grupo núcleo
Comunicador
x
5. Entrenamiento con el grupo núcleo en el uso de las herramientas
Comunicador
x x
6. Elaboración de material para presentar la plataforma
Comunicador
x x
7. Presentación de la CdP virtual en el segundo Taller de Capacitación Regional en Perú y Colombia (28 y 29 de Enero en Perú, 3 y 4 de Febrero en Colombia)
Comunicador
8. Lanzamiento de la CdP con el webinar sobre la versión preliminar de la primera caja de herramientas.
Grupo núcleo
x
9. Apertura de espacios de discusión de la primera caja de herramientas
Coordinador
x x
10. Aprobación, publicación y difusión de la versión final de la primera caja de herramientas
Mar
Abr
May
Jun
x x
x
11. Motivar a los miembros a participar activamente en la plataforma virtual contribuyendo con recursos y compartiendo sus experiencias en los foros de discusión
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Facilitador
x x x x x x xx x x
12. Apertura de espacios de discusión de la segunda caja de herramientas
x x x
Grupo núcleo
Desarrollo
13. Invitación y realización del Webinar sobre la versión preliminar de la segunda caja de herramientas
x
14. Aprobación, publicación y difusión de la versión final de la segunda caja de herramientas
x
15. Apertura de espacios de discusión de la tercera caja de herramientas
x x
16. Tercer Taller de Capacitación Regional en Perú y Colombia (16 y 17 de Abril en Perú, 21 y 22 de Abril en Colombia)
x
17. Invitación y realización del Webinar sobre la versión preliminar de la tercera caja de herramientas
x
18. Aprobación, publicación y difusión de la versión final de la tercera caja de herramientas
x
19. Continuar con la ejecución de los cuatro componentes descritos en la sección "Funcionamiento" Evolución
20. Evaluar la efectividad de la Comunidad, las demandas y necesidades de crecimiento, y realizar los ajustes necesarios
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x x x x x x x x x x Coordinador, soporte tec.
x
x
x
4.2 PRESUPUESTO ESTIMADO Debido a que la mayor parte de las actividades presenciales de la CdP ya están consideradas en el proyecto PARA-Agua, la inversión principal es para la coordinación y facilitación del espacio virtual. A continuación presentamos un presupuesto referencial dividido en dos partes: la primera se refiere al proceso de implementación del sistema: desarrollar los esquemas en el sistema web a utilizar, insertar los materiales que se requieren, probar el funcionamiento de las herramientas (Cuadro 9). La segunda parte (Cuadro 10) calcula los costos operativos de poner en funcionamiento la CdP. El siguiente presupuesto es referencial e incluye el tiempo requerido directamente en el espacio virtual y no se refiere al tiempo de preparación de los materiales técnicos, elaboración de herramientas, las interacciones con miembros potenciales de la CdP que se hacen por fuera de la plataforma para animar su arranque, entre otros, que están cubiertos por el proyecto PARA-Agua. La fase de implementación de la CdP dura aproximadamente un mes, la mayor parte de recursos y se invertirá en el desarrollo de la plataforma, a cargo de soporte técnico, y en la recopilación de información para poblar la página, y en las actividades de preparación para el lanzamiento de la plataforma virtual de la CdP, a cargo del coordinador/facilitador, como se indica en el siguiente cuadro:
Cuadro 9. Presupuesto necesario para implementar la CdP durante el primer mes (en soles)
Unidad
Cantidad
Precio Unitario
Personal
Parcial 11180
Coordinador
hora
40
73
2920
Facilitador
hora
20
73
1460
Editor
hora
40
50
2000
Soporte técnico
hora
120
30
3600
Comunicador/diseñador instruccional
hora
40
30
1200
Materiales y softwares
885
Dominio web
año
1
30
30
Alojamiento web
año
1
480
480
Envío de correos masivos
mes
1
25
25
Subscripción servicios de webinar
mes
1
350
350
Equipos Audifono/microfono para capacitadores Computadoras Gastos administrativos Comunicaciones TOTAL
unidad unidad
9 2
150 2000
global
1
300
5350 1350 4000 300 300 17715
Después de la implementación y en la medida en que se logre establecer la CdP como un espacio con demanda sostenida, entonces disminuirá significativamente la necesidad de soporte técnico, requiriéndose sus servicios en pocas ocasiones, especialmente para la elaboración de los reportes de las estadísticas de uso. El período para establecer la CdP es díficil predecir esperándose que ello se logre en el segundo año de PARA-Agua. Las funciones del coordinador, facilitador, editor de contenidos y manejo de la CdP serán ejercidas por profesionales de PARA-Agua, y serán
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determinantes para mantener el interés por la comunidad. El comunicador/diseñador instruccional apoyará en adaptar la presentación y diseño de las cajas de herramientas en un formato apropiado para la plataforma de aprendizaje y elaborando otros materiales de aprendizaje.
Cuadro 10. Presupuesto (soles) para el mantenimiento mensual de la CdP
Unidad Personal Coordinador Facilitador Editor Soporte técnico Comunicador / diseñador instruccional Materiales y softwares Dominio Alojamiento web Envío de correos masivos Subscripción servicios de webinar Depreciación de equipos Computadoras Microfonos, otros Gastos administrativos Comunicaciones TOTAL
Cantidad
Precio Unitario
hora hora hora hora hora
30 30 20 20 40
73 73 50 30 30
mes mes mes mes
0.083 0.083 1 0.3
30 480 25 350
mes global
24 1
167 300
global
1
300
Parcial 7180 2190 2190 1000 600 1200 172 2.49 40 25 105 4300 4000 300 300 300 11952
V. ESTRATEGIA PARA LA SOSTENIBILIDAD La fase inicial de la CdP es clave para capturar el interés de sus miembros, siendo un factor clave contar con un buen equipo de facilitación y elaboración de contenidos. Este equipo debe generar interacciones productivas entre los miembros de la comunidad, y alcanzar productos concretos que demuestren el valor agregado de ser parte de la CdP, lo que redundará en su efectividad y sostenimiento. Además de un programa atractivo, PARA-Agua buscará adicionalmente incentivarla participación, mediante la emisión de certificados de reconocimiento, la visibilidad de la CdP y sus miembros en los textos publicables, entre otros. Para monitorear la efectividad de la CdP y realizar los ajustes necesarios se realizarán encuestas anónimas de satisfacción y retroalimentación, complementadas con información estadística de la plataforma virtual y las reuniones (cantidad de personas activas en la comunidad, cantidad de intervenciones y comentarios en el sitio, número de documentos producidos y descargados, etc.). A partir de este análisis el grupo núcleo realizará los ajustes necesarios. Durante el proceso de implementación de la CdP van a surgir ideas, demandas de los miembros que el grupo núcleo debe tener la capacidad de acoger, evaluando las posibilidades de proyectarlas para el siguiente año, con el objetivo de hacer crecer la comunidad, fortaleciendo sus posibilidades de sostenibilidad. La conformación de una red de “investigación-acción” o “ciencia-práctica”, ayudaría a consolidar la identidad de la comunidad y reforzar el sentido de pertenencia de sus miembros, permitiendo identificar y afianzar su liderazgo para que asuman progresivamente las tareas y roles del grupo núcleo.
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Cuadro 11. „Jamaica Partners for Educational Progress CoP‟: una historia de éxito
JAMAICA PARTNERS FOR EDUCATIONAL PROGRESS COMMUNITY OF PRACTICE Entre 2009 y 2013 el proyecto de Knowledge-Driven Mocroenterprise Development (KDMD) de USAID en Jamaica estableció una comunidad de práctica para que los educadores puedan compartir sus conocimientos y experiencias y colaborar para mejorar el campo de la educación básica. A raíz de su éxito se hizo una transición el 2013 para que la Escuela de Educación de la University of the West Indies pueda continuar con su mantenimiento y expansión. Algunos de los factores clave para su éxito están capturados en el proceso que siguieron:
Determinar el alcance: •En el transcurso del primer año crearon una visión compartida sobre los temas y problemas más importantes en los que se enfocarían y lo que lograrían como comunidad.
Planificación: •Los recursos humanos fueron clave para el diseño de la comunidad de práctica, los equipos de comunicaciones y web juntos ayudaron mucho a mostrar profesionalismo y buena organización.
Puesta en marcha: •La consulta con los miembros permitió acordar modos y frecuencias de las comunicaciones y definir los objetivos conjuntamente. Fue muy importante identificar a los potenciales campeones desde el inicio, pues con ellos se puede amplificar el impacto y llegar a otros usuarios para enlistarlos como miembros.
Implementación: •Se aseguraron de tener un equipo de facilitación fuerte. Se registraron las actividades, contribuciones e impactos para comunicarlos de manera que toda la comunidad supiera de los logros alcanzados. Fue importante monitorear continuamente cómo los miembros usaban y experimentaban la CdP a través de la retroalimentación.
Sostenibilidad: •Fue importante identificar una institución que pueda darle continuidad a la comunidad e invertir casi un año en el desarrollo de sus capacidades técnicas para mantenerla y hacerla crecer.
“La comunidad no puede facilitarse por sí misma, sin tener a alguien ahí que empuje o guíe a las personas” Thom Sinclair, Sr. Knowledge Management & Organizational Learning Advisor, USAID La CdP del proyecto PARA-Agua estará inicialmente centrada en la discusión y generación de herramientas para la adaptación al cambio climático; al concluir esta programación será necesario hacer un cambio en el enfoque sobre la membresía. Con contenidos validados se incrementan las posibilidades de atraer profesionales interesados en incorporar la información científica a la toma de decisiones, pero sobretodo la sostenibilidad depende de la dinámica que se genere, de los espacios que se puedan brindar y sobretodo del interés y la pasión que le impriman los participantes. Las universidades que participan en el proyecto también pueden jugar un rol importante en la difusión de los productos desarrollados por la CdP, utilizándolos en el dictado de sus clases, de un
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diplomado o programa de especialización acreditado. Se han reportado casos, como “Jamaica Partners for Educational Progress” (USAID Learning Lab, 2013), en los que las alianzas con las universidades han resultado herederas de la coordinación de la CdP (ver Cuadro 11). En este caso, la alianza TMI-CIIFEN ha sido elegida para darle continuidad a las actividades de la CdP cuando el proyecto PARA-Agua concluya. De esta forma quedarán vigentes los productos desarrollados y espacios que hayan cobrado vida propia, que seguirán beneficiando a los interesados en el tema.
VI. REFERENCIAS Defense Acquisition University. (2012). Community of Practice Implementation Guide. Obtenido de https://acc.dau.mil/adl/en-US/170879/file/31851/CoP_Guide_v4_May2012.pdf Hubert, C., Newhouse, B., & Vestal, W. (2001). Building and Sustaining Communities of Practice. ICT4DPrinciples. (2014). Obtenido de Principles for Digital Development: http://ict4dprinciples.org/ KDMD. (2013). Communities of Practice. Obtenido de Learning Lab: http://usaidlearninglab.org/sites/default/files/resource/files/PPL%20Guidance%20Docs_CoPs% 20FINAL.pdf PNUD. (2012). Guía Comunidades de Práctica. Ciudad de Panamá, Panamá: Unidad de Gestión de Conocimiento. Centro Regional del PNUD para América Latina y el Caribe. UNEP-REGATTA. (2013). Acerca de REGATTA. Retrieved from REGATTA: http://www.cambioclimatico-regatta.org/index.php/es/acerca-de-regatta USAID. (2006). Communities at USAID: Technical Guidance. Obtenido de pdf.usaid.gov/pdf_docs/PNADH222.pdf USAID Learning Lab. (2013, Octubre 03). Jamaica Partners for Educational Progress Community of Practice: A Success Story. Retrieved from Learning Lab: http://usaidlearninglab.org/library/jamaica-partners-educational-progress-community-practicesuccess-story Wenger, E. (1998). Communities of Practice: Learning, Meaning, and Identity. Cambridge University Press. Wenger, E., McDermott, R., & Snyder, W. (2002). Cultivating communities of practice: a guide to managing knowledge. Harvard Business School Press. Wenger, E., Smith, J. D., & White, N. (2009). Digital Habitats: Stewarding Technology for Communities. Portland: CPsquare.
VII. ANEXO PROCESO PARA DETERMINAR LA ESTRUCTURA DE LA PLATAFORMA VIRTUAL DE LA CDP Las personas experimentan ser parte de una comunidad e interactúan en una amplia variedad de formas. Es por ello que existen diferentes configuraciones de plataformas para distintos tipos de comunidad.
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Los patrones típicos de actividad e interacción entre los miembros de una comunidad se denominan orientaciones. El análisis de estas orientaciones permite crear una configuración de las tecnologías que faciliten la participación y el crecimiento de la comunidad (Wenger, McDermott, & Snyder, 2002). El proceso seguido para determinar la estructura de la plataforma virtual de la CdP se ilustra en la Figura 11: Figura 11. Proceso para determinar la estructura de la plataforma virtual de la CdP A. Evaluar las orientaciones clave de la CdP
B. Identificar las actividades y herramientas según cada orientación
C. Organizar las herramientas prioritarias en la estructura funcional
A. Análisis de las orientaciones de la CdP Wenger ha identificado un total de nueve orientaciones usuales de las comunidades de práctica que es importante considerar para la elección de las herramientas y configuración de la plataforma virtual de una CdP (Wenger, Smith, & White, 2009). A continuación se describe cada orientación: 1. Participación en reuniones: preferencia por involucrarse en actividades compartidas en un espacio de tiempo específico. 2. Enfoque de proyectos: preferencia por enfocarse y profundizar en temas particulares y por colaborar en proyectos para resolver problemas o producir artefactos. 3. Conversaciones abiertas: hábito e interés en participar en conversaciones continuas, sincrónicas o asincrónicas, en uno o varios temas. 4. Cultivo de la comunidad: necesidad de reflexionar sobre la efectividad y salud de la comunidad para mejorar, y disposición para lograrlo. 5. Acceso a expertos: interés y disposición por proveer acceso a asistencia especializada interna o externa. 6. Contenidos: interés en crear, compartir y proveer acceso a documentos, herramientas y otros contenidos. 7. Relaciones: importancia de crear relaciones entre los miembros como vehículo para el aprendizaje. 8. Participación diferenciada: grado en el que se puede acomodar diferentes formas de participación. 9. Contribución al contexto: importancia que se da a servir al contexto en el que se encuentran los miembros de la comunidad. Se realizó el análisis de las orientaciones en base a las percepciones y expectativas señaladas en el Reporte de la “Consulta sobre la Comunidad de Práctica Virtual”. En el
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Cuadro 12 se indican algunos de los puntos clave que surgieron de los comentarios de los participantes en la consulta. A partir de los comentarios de los entrevistados, la Figura 12 grafica, de manera aproximada, el grado de importancia de la plataforma en relación a las orientaciones.
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Cuadro 12. Síntesis de comentarios en relación a la CdP virtual Orientación
Síntesis de los comentarios
PARTICIPACIÓN EN REUNIONES
La función principal de la plataforma es apoyar a las reuniones cara a cara. Porque los miembros sienten más confianza cuando se encuentra en presencia de los demás, dando mayor credibilidad a las opiniones que surjan en las discusiones. Se recomienda usar los webinars como medio para mantenerse actualizados, promover la discusión en los temas de interés de la comunidad y compartir experiencias y buenas prácticas.
ENFOQUE DE PROYECTOS
Se enfatiza la necesidad de enfocarse en temas concretos y específicos La colaboración debe resolver problemas y generar resultados tangibles.
CULTIVO DE LA COMUNIDAD
Es esencial tener un grupo núcleo fuerte y proactivo que fomente la participación en la comunidad. Es necesario realizar los ajustes a partir del seguimiento de los niveles de participación y del uso de los recursos puestos a disposición de los miembros y público en general.
CONTRIBUCIÓN AL CONTEXTO
Desarrollar capacidades y recursos que contribuyan a las organizaciones y ámbitos en los que se encuentran los miembros forma parte esencial de la misión de la comunidad.
PUBLICACIÓN DE CONTENIDOS
Existe un alto interés en tener acceso a las últimas novedades, documentos, herramientas y otros recursos digitales.
ACCESO A EXPERTOS
Pocos miembros usan foros de consulta para buscar asistencia especializada excepto cuando éstos forman parte de webinars u otros espacios de capacitación estructurados. La plataforma facilitaría el acceso a expertos principalmente a través de su directorio de especialistas y fuentes de información.
CONVERSACIONES ABIERTAS
El escaso tiempo disponible y disposición para discutir en foros abiertos y poca afinidad por usar herramientas digitales con las que no están familiarizados limita el nivel de participación de los miembros.
RELACIONES
El establecimiento de relaciones y alianzas entre los participantes es muy importante. Sin embargo, dados los limitados tiempos disponibles, los miembros expresaron desinterés en usar una plataforma para establecer y desarrollar relaciones. Estas relaciones se deben formar en los talleres cara a cara.
PARTICIPACIÓN DIFERENCIADA
Los miembros y equipos de trabajo requieren tener diferentes niveles de privacidad y preferencias sobre el envío de notificaciones. Los procesos de participación requieren compartir los mismos medios y espacios, lo que no da lugar a formas diferenciadas de participación.
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Figura 12. Rol de la plataforma virtual en relación a las orientaciones de la CdP
CULTIVO DE LA COMUNIDAD, Muy Importante
PARTICIPACIÓN EN REUNIONES, Muy importante
ENFOQUE DE PROYECTOS, Muy importante
CONTRIBUCIÓN AL CONTEXTO,
PARTICIPACIÓN DIFERENCIADA,
Muy importante
Poco importante
RELACIONES, Poco importante
CONVERSACIONES ABIERTAS, Poco importante
ACCESO A EXPERTOS, Moderadamente importante
PUBLICACIÓN DE CONTENIDOS, Importante
Es importante resaltar que los valores mostrados en la Figura 12 corresponden a las valoraciones sobre la utilidad de la plataforma virtual en relación a las orientaciones de la CdP.
B. Actividades y herramientas en relación a las orientaciones de la CdP Cada orientación está asociada a una serie de herramientas que soporta sus patrones de actividad. Sobre la base del análisis de las orientaciones señalado anteriormente, en el Cuadro 13 se destacan las actividades y las herramientas que les darán soporte:
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Cuadro 13. Actividades y herramientas en relación a las orientaciones de la CdP ORIENTACIÓN
PARTICIPACIÓN EN REUNIONES
CONVERSACIONES ABIERTAS
ENFOQUE DE PROYECTOS
ACTIVIDAD
HERRAMIENTA
FUNCIONAMIENTO
UBICACIÓN
Programar eventos y enviar anuncios
- Calendario compartido - Línea del tiempo de eventos próximos - Anuncios por email
Como los miembros se encuentran en diferentes lugares, es necesario tener un sistema que pueda mostrar la programación de las siguientes reuniones y enviar notificaciones con información útil para que participen en ellas.
Inicio Compartir Email
Llevar un registro de las reuniones
- Grabaciones en audio/video de las reuniones - Publicación de fotografías de los participantes y sus productos
La publicación de las grabaciones de la reunión y los artefactos es útil tanto para quienes pudieron asistir como para quienes no pudieron llegar. Revisar nuevamente el material puede ayudar a muchos participantes a asimilar contenidos poco familiares o complejos.
Compartir Aprender
Conversar sobre un tema a la vez
- Correo / listas de correo - Comentarios sobre las publicaciones / contribuciones
Permite a los miembros expresar sus puntos de vista enfocados en el tema tratado.
Email Integrado de manera general
Conversar sobre temas múltiples y concurrentes
- Foros de discusión
Al tener diferentes intereses y necesidades de información, es necesario permitir diversos hilos de discusión. Con buena facilitación se consigue que los miembros puedan encontrar diferentes puntos de vista que enriquezcan el diálogo.
Aprender Compartir
Resaltar aprendizajes clave
- Resúmenes de las contribuciones - Herramientas de puntuación - Opciones para destacar o poner contenidos en “primer plano” - Área de Preguntas frecuentes
Los miembros de la comunidad pueden mostrar la valoración asignando un puntaje o un “Me gusta” a los diversos contenidos. El grupo núcleo puede sintetizar las contribuciones. Además, se puede destacar y poner en primer plano para dar mayor visibilidad a los contenidos más relevantes.
Aprender Compartir Inicio
Crear contenidos en conjunto
- Foros de discusión
Se ofrecen espacios para discutir los contenidos creados por los miembros para poder mejorarlos conjuntamente.
Aprender Compartir
Crear y participar en equipos de trabajo
- Herramientas que permiten crear subgrupos o áreas privadas
Para apoyar la colaboración, se ofrecerán diferentes niveles de privacidad y permisos de edición.
Aprender Compartir
Participar en sesiones de capacitación
- Plataforma educativa
Se ofrecen módulos educativos diseñados para fortalecer las capacidades de los miembros de la comunidad
Aprender
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PUBLICACIÓN DE CONTENIDOS
ACCESO A EXPERTOS
CULTIVO DE COMUNIDAD
Explorar Compartir Aprender
Subir y compartir archivos
- Repositorios - Adjuntar archivos a discusiones
Se ofrecen diversos espacios para subir y compartir archivos tanto en repositorios como en los espacios de discusión. Además, estas contribuciones se organizan regularmente para facilitar su acceso.
Comentar y valorar los contenidos
- Opción para comentar y asignar puntuaciones
La posibilidad de comentar y valorar el contenido permite compartir las experiencias sobre su uso y utilidad.
Integrado de manera general
Buscar y filtrar contenidos
- Herramientas para buscar y filtrar los contenidos integrados a la plataforma y los repositorios
Con la abundante y siempre creciente cantidad de información, los miembros necesitan herramientas para filtrar y encontrar rápidamente los contenidos que desean.
Integrado de manera general Filtros especiales en Explorar
Generar preguntas y respuestas
- Foros de discusión y herramientas de preguntas y respuestas
Mediante discusiones, los miembros pueden realizar preguntas que pueden ser respondidas por los demás miembros de la comunidad o ser redireccionadas a las fuentes más adecuadas dónde se puede conseguir una respuesta. Para evitar la repetición de las mismas preguntas, éstas se consolidan en Preguntas frecuentes.
Aprender
Identificar expertos y fuentes de información
- Directorios de miembros, especialistas e instituciones - Herramientas de networking
Los miembros pueden mostrar su experticia y tener acceso a información sobre las diversas instituciones que pueden ser fuentes de información relevantes y confiables para la comunidad.
Explorar Aprender
Enviar anuncios, novedades y otras informaciones a los miembros
- Email - Boletines - Anuncios internos
Siendo considerados por los intereses y expectativas de los participantes, los boletines y anuncios enviados directamente a los miembros puede acercarlos a la comunidad.
Email Inicio Aprender Compartir
Obtener opiniones y retroalimentación
- Sondeos de opinión - Encuestas
Es importante ofrecer oportunidades a los miembros para que puedan opinar y ofrecer recomendaciones sobre la comunidad a través de sondeos en la misma plataforma, encuestas por correo electrónico o lluvias de ideas en los encuentros presenciales.
Motivar y resolver conflictos en fuera de línea
- Información de contacto - Teléfono - Email
El contacto personal es el mejor medio para enfocar la atención, conexión y participación de los miembros. La mayoría responde positivamente al contacto personal. Esto depende más del tiempo y habilidades del líder/facilitador que de las tecnologías disponibles.
Inicio Compartir Email Email Teléfono Otros
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CONTRIBUCIONES AL CONTEXTO
RELACIONES
PARTICIPACIÓN DIFERENCIADA
Reflexionar sobre la participación en la comunidad y su salud
- Estadísticas de participación. - Estadísticas de uso. - Revisión de la calidad de las conversaciones y contribuciones.
Es importante hacer un seguimiento de los diversos indicadores de salud de la comunidad para hacer los ajustes pertinentes.
Administración de las plataformas
Reforzar comportamientos valorados por la comunidad
- Herramientas para mostrar el aprecio por las contribuciones
Es importante mostrar aprecio y gratitud por las contribuciones de los miembros para estimular más su participación.
Integrado de manera general
Crear una “presencia pública” para la comunidad
- Páginas de acceso público - Boletines públicos
La mayoría de las comunidades se benefician al mostrar su presencia frente a los demás.
Inicio Explorar
Ofrecer contenido de la comunidad al público en general
- Páginas, repositorios y bases de datos de acceso público
Los contenidos elaborados por la comunidad pueden ser útiles para personas fuera de ella. Algunos de estos contenidos requieren ser adaptados/editados para el público externo.
Inicio Explorar Aprender
Mantener la seguridad
- Sistema de control de acceso
Las plataformas de la comunidad ofrecen diferentes niveles de acceso con sistemas de seguridad que restrinjan el ingreso de personas no autorizadas.
Integrado de manera general
Networking, encontrar a otros
- Directorio de miembros (con información personal mínima)
Los miembros pueden conectarse con otros miembros y con diferentes opciones de privacidad.
Explorar Compartir
Subscribirse a novedades y recibir notificaciones
- Subscripción de nuevos contenidos - Notificaciones por correo electrónico
Las subscripciones y alertas son importantes para aquellos que no visitan la página regularmente.
Explorar Aprender
Administrar la privacidad
- Diferentes opciones para proteger la información personal y de las notificaciones que uno reciba
Al saber que pueden controlar qué información puede ser vista por otros, muchos miembros pueden sentir más confianza para expresarse y compartir información.
Compartir Aprender
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