Contabilidad y Finanzas

Guía para elaborar con

Taxonomía contable vs tesauro contable Carlos Augusto

Rincón Soto

NIIF de la

ediciones

Plan de cuentas

Contabilidad y finanzas

Guía para elaborar

Plan de cuentas con NIIF Taxonomía contable vs tesauro contable Carlos Augusto Rincón Soto

Rincón Soto, Carlos Augusto Guía para elaborar el Plan de Cuentas con NIIF, taxonomía contable vs tesauro contable -- Carlos Augusto Rincón Soto, Bogotá: Ediciones de la U, 2015 258 p. ; 24 cm. ISBN 978-958-762-265-2 - e-ISBN 978-958-762-423-6 1. Contabilidad 2. Administración I. Tít. 658.38 cd 21 ed.

Área: Contabilidad y finanzas Primera edición: Bogotá, Colombia, marzo de 2015 ISBN. 978-958-762-265-2 © Carlos Augusto Rincón Soto (Foros de discusión, blog del libro y materiales complementarios del autor



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Contenido Presentación.......................................................................................................................................... 11 Introducción.......................................................................................................................................... 13 Contabilidad Multiusuaria................................................................................................................ 19 Taxonomía contable........................................................................................................................... 25 Tesauro contable................................................................................................................................. 29 Tesauro de documentos................................................................................................................... 34 Taxonomía contable NIIF.................................................................................................................. 37 Taxonomía contable fiscal................................................................................................................ 47 Ejemplo de algunas taxonomías de las declaraciones fiscales........................................... 49 Taxonomía NIIF para Pyme.............................................................................................................. 63 Cómo diseñar un tesauro contable.......................................................................................... 85 La codificación del tesauro contable...................................................................................... 86 El tesauro en NIIF para Pyme........................................................................................................... 97 Plan de cuentas NIIF para Pyme, adecuado del Decreto Reglamentario 2650/93...... 98 Ejemplo de Plan de cuentas NIIF, adecuado del Decreto 2650/93.................................... 99 Tesauro contable de cuenta, basado en taxonomía Ilustrada IFRS 2014 Heidy Katherine Buitrago Florian, Angie Carolina Ramírez Ramos, Carlos Augusto Rincón Soto, Gherson Grajales Londoño.................................................................................  144 Ejemplo de conversión a NIIF para Pyme................................................................................  243 Bibliografía..........................................................................................................................................  257

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Plan de cuentas con NIIF Índice de ayudas gráficas

Figura 1. Flujo de Estándares que se deben articular en la estructura del sistema de información contable de costos......................................................................................................  21 Figura 2. Concordancia de los Estándares Internacionales, locales e institucionales. ....  23 Figura 3. Cuentas vs indicadores.........................................................................................................  31 Figura 4. Flujo del sistema de información contable....................................................................  34 Figura 5. Tesauro de documentos.......................................................................................................  35 Figura 6. Dos planes de cuentas para NIIF, fiscal...........................................................................  85 Figura 7. Dos planes de cuentas para NIIF, fiscal............................................................. 86 Matriz Ejemplo 1. División de grupos, cuentas y subcuentas....................................................  32 Matriz Ejemplo 2. División de grupos, cuentas y tipo....................................................................  32 Matriz Ejemplo 3. Modelo de separación inventario por cuenta...............................................  32 Imagen 1. Taxonomía ilustrada de NIIF para Pyme.......................................................................  38 Imagen 2. Taxonomía ilustrada de NIIF plenas. http://www.ifrs.org/XBRL/IFRSTaxonomy/2014/Pages/default.aspx....................................................................................................  38 Tabla 1. Índice de Taxonomía ilustrada por orden de normatividad.......................................  38 Tabla 2. Índice de taxonomía ilustrada por orden de cualidades de informes.....................  41 Tabla 3. Índice de taxonomía ilustrada de NIIF para Pyme.........................................................  42 Tabla 4. Ejemplo Informe de gerencia 105000.................................................................................  44 Tabla 5. Ejemplo Nota 826300................................................................................................................  44 Tabla 6. Índice de formularios taxonómicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia........................................................................................................  47 Tabla 7. Índice del informe de Declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio para personas jurídicas y asimiladas, persona naturales y asimiladas obligadas a llevar contabilidad..............................................................................................................  49 Tabla 8. Índice de declaración del impuesto sobre las ventas -IVA...........................................  51 Tabla 9. Índice de Declaración Mensual de Retenciones en la fuente.....................................  54 Tabla 9. Índice de declaración de Auto retenciones en la Fuente del CREE...........................  57 Tabla 10. Índice de Declaración Impuesto Sobre la Renta para la Equidad CREE................  58 Tabla 11. Índice de declaración mensual de retención en la fuente del impuesto de industria y comercio..................................................................................................................................  60 Tabla 12. Índice de declaración de industria y comercio anual..................................................  61 Tabla 12. Taxonomía ilustrada NIIF Pyme 2.014..............................................................................  63 Tabla 13. Planes de cuentas en Colombia.........................................................................................  90 Tabla 14. Codificación del catálogo de cuentas 2650 de 1993..................................................  92 Tabla 15. Grupos expresados en la IFRS para Pyme........................................................................  93 Tabla 16. Grupos expresados en la IFRS..............................................................................................  94 Tabla 18. Plan de cuentas NIIF, adecuado del Decreto 2650/93.............................................. 100 Tabla 19. Plan de cuentas NIIF, basado en Taxonomía Ilustrada IFRS 2014.......................... 145 Cuadro 3. Grupos del Balance General Actual (Bajo DR 2650/93)..........................................  93 Gráfica a. 1 Plan de cuenta, 1 Libro.................................................................................................... 236 Gráfica b. 1 Plan de cuenta, 2 Libros.................................................................................................. 237 Gráfica c. 2 Planes de cuentas, 2 Libros............................................................................................ 237

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Presentación Anteriormente, enseñar la elaboración de un plan de cuentas había sido anulado en muchos países, por la existencia de un plan único o estandarizado. Esto pudo facilitar la práctica del registro, pero suspendió la enseñanza de conceptos importantes para comprender la sistemática del flujo contable. En el adiestramiento contable se dejó de asociar el flujo completo de entrada-procesos y salidas por solamente parte del proceso como un determinante de la práctica contable, el registro, el documento y las cuentas, como plataforma general del aprendizaje. El fundamento que siempre debió ser la salida como producto, proyectando una sistemática del efecto de la entrada sobre la salida, no ha sido el referente primordial de la enseñanza. El proceso es un medio para facilitar la representación del efecto de la entrada sobre la representación de salida, este último como una finalidad determinante de la contabilidad. Cuando no se enseña sistémicamente, los contables confunden transacción con cuentas, proponen el documento como inicio de la contabilidad, plan de cuentas como taxonomía contable, etc. Todas estas confusiones, que no asocian cada actividad al flujo contable, está enseñando temas particionados, sin entender que funcionan en un sistema contable, y que cada movimiento está integrado y asociado a una organización y un orden para la elaboración de la salida de información. La integración de las NIIF, como regulación de salidas de información para un grupo de usuarios, ha posibilitado nuevamente reformular el proceso de enseñanza, aprendizaje y evaluación de la contabilidad. De entrada se recomendaría analizar en primer plano el paradigma de la utilidad para toma de decisiones con sus teorías, conceptos y autores que han trabajado en este tema. Pues es determinante para reconocer la información como un lenguaje de comunicación que permite beneficiar a un tipo de usuario, marco conceptual de las NIIF. Otro elemento importante, es que las NIIF posibilitan enseñar técnicas para diseñar el proceso, dado que las NIIF no lo fijan, lo establecen como un proceso orgánico. Entonces enseñar a indizar, codificar, agrupar, segmentar el tesauro de cuentas, documentos, terceros y demás, vuelve a ser parte de los temas a enseñar en las materias contables. La enseñanza deja de ser solamente técnica a nivel profesional, para integrar los marcos teóricos de la taxonomía contable, tesauro contable, teoría de sistemas de información contable, teoría de conjuntos, teoría de los usuarios, teoría de la medición, etc.

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Este texto intenta ser una incipiente mirada a la enseñanza sistémica de la contabilidad, dejando claro que hay todo un campo de conceptos y teorías contables por abordar. Lo interesante de esta mirada, es su aplicación práctica en la realidad empresarial. Entonces este texto no solamente sirve a los estudiantes, sino también a los profesionales para comprender mejor el sistema de información contable de cada empresa y su relación con los usuarios y el producto taxonómico. Este proceso de investigación, enseñanza y aprendizaje se ha realizado en el semillero de investigación de estándares internacionales de la Universidad de San Buenaventura Cali, en agradecimiento a los estudiantes que han pasado por este proceso, han aportado, aprendido y jugado un lugar clave en el crecimiento académico del semillero. En el capítulo de tesauro contables adecuados a la taxonomía contable NIIF, se presenta los resultados realizados por las estudiantes Heidy Buitrago y Angie Ramírez, tutorado por los docentes Carlos Augusto Rincón Soto y Gherson Grajales Londoño.

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Introducción En el proceso de adopción, adaptación y convergencia a los International Financial Reporting Standards (IFRS), Estándares Internacionales de Información Financiera (EIIF), que fueron traducidas como Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), integran la información basada en las intenciones, intereses y necesidades de los usuarios inversores, prestamistas y otros acreedores existentes y potenciales (MCIASB, 2009, OB2) de las entidades con ánimo de lucro (NIC01,2009, P5) en una cantidad de estados financieros, que permiten a estos terceros describir la situación real de la organización, basada en indicadores y señales caracterizados y formulados por políticas de reconocimiento, medición, revelación y presentación. Esta regulación contable exige información diferente a la presentada a los usuarios fiscales y a los usuarios gerenciales, dado que cada usuario determina unas necesidades disímiles de información sobre la organización. En el Marco Conceptual párrafo OB9 dice: “La gerencia de una entidad que informa también está interesada en información financiera sobre la entidad. Sin embargo, la gerencia no necesita confiar en informes financieros con propósito general porque es capaz de obtener la información financiera que necesita de forma interna.” La evaluación financiera NIIF sirve a los terceros para evaluar y analizar el trabajo desarrollado por la gerencia, y tiene postulados que permiten un des-ocultamiento de información que antes no se reportaba y que es importante revisar por los terceros para analizar la situación real y/o manipulaciones financieras de la información, que podían llevar a una imagen asimétrica de la organización, y por lo tanto, a tomas de decisiones y controles equivocados de terceros externos. La información que reporta las NIIF, es general, no particular, no detallada. Además por su carácter público sería imprudente presentarla con alto nivel de detalle, pues podría ser tomada por otros usuarios como la competencia. Entonces la información necesaria para la gerencia, que es información detallada, que permita tomar decisiones con nivel de particularidad, requiere de información minuciosa, que no está en los reportes NIIF. Es común encontrar artículos equivocados sobre los reportes de infor-

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mación de gestión, de costos y de presupuestos de las NIIF, o la necesidad de integrar esta información, lo cual no es parte de la información pública,1 y que sería inverso a la idea de la contabilidad financiera para externos. En los Estándares Internacionales del Sector Público IPSAS emitidos por el IFAC International Public Sector Accounting Standards Board, contiene las políticas contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de la información de las entidades del Estado, en ellas se encuentra la normatividad de presupuesto, dado que estas empresas cumplen otra particularidad diferente a las empresas con ánimo de lucro, pues el usuario externo es el ciudadano. También es común encontrar artículos sobre las NIIF y el medio ambiente, o el reporte de información ecológica en las NIIF, lo cual también es erróneo, dado que las NIIF no hablan de este tema, lo único que evidencia es la salida de recursos futuros que se deban realizar en cualquier situación debe reportarlos; si una empresa debe realizar salidas futuras para reversar daños ambientales, debe informarlo, pero lo importante en las NIIF no es el tema ambiental, es el sacrificio del recurso financiero futuro; al tanto que si no está obligado a realizar este sacrificio, no debe reportarse, independientemente del daño ambiental ocasionado.2 La gerencia y las directivas de una organización deben diseñar la información que requiere de los sistemas de información contable SIC, según la estrategia de gestión que desarrolla, para que la contabilidad le genere estos datos, como información interna. Estos informes internos los reconoceremos como el estándar institucional contable de la organización. Algo semejante sucede con la información fiscal, el Marco Conceptual en el OB10 dice: “Otras partes, tales como reguladores y público distinto de los inversores, prestamistas y otros acreedores, pueden encontrar también útiles los informes financieros con propósito general. Sin embargo, esos informes no están principalmente dirigidos a estos otros grupos.” Esto le está comunicando a los usuarios externos que no son principales de la norma, que bajo su responsabilidad pueden tomar las políticas contables de las IFRS, pero ellos no se hacen responsables de que no le funcionen, o que los cambios futuros estén basados en sus necesidades, “se podría decir que todo lo contrario”. Las políticas de las IFRS son muy abiertas, lo cual no facilita el control para las organizaciones estatales, creando un sobrecosto para los entes de revisión. Pues las empresas tomarán las políticas contables que les ofrezca beneficios tributarios, así la El concepto de público en las NIIF, no es el concepto de Empresa Estatal. Lo público significa que hace revelación general a todos los usuarios que deseen verla, dado que comúnmente son empresas abiertas. 1

Las NIIF, no tiene políticas contables para reconocer, medir, presentar y revelar los daños al medio ambiente, no se habla de cuantos litros de agua se contamina, terrenos deforestados, animales extinguidos, población colocada en alto nivel de riesgo, etc., solo habla de cuánto será las salida de dinero futuro que la organización debe sacrificar, estando obligado a reversar los daños. 2

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información contable no sea real, desestimulando las intencionalidad de las NIIF. Se supone que el gobierno corporativo de cada organización realice aseguramiento de las políticas contables más adecuadas en la revelación de la información, en beneficio del control de los inversionistas, y por externalidad mejorará la información de los proveedores y acreedores, pero cuando el incentivo financiero sea disminuir el pago de impuesto, lo más probable es que estos disminuyan el control de políticas adecuadas a la información financiera, y prefieran utilizar el objetivo tributario. Volviéndose las NIIF por externalidad información tributaria.3 Por esta razón tomar decisiones contables para un país no es una tarea sencilla, y debe realizarse con todo el rigor debido. Información inadecuada puede afectar la confianza de las organizaciones para las entidades financieras nacionales e internacionales, desestimular el intercambio y por lo tanto, aumentar los índices de desempleo. Igualmente puede disminuir el recaudo estatal, entonces la inversión y los pagos del Estado se verían afectados, y procíclicamente afectar la población. La información estimula la confianza en los usuarios, el control y la toma decisiones acertada, lo que mejora el intercambio y por lo tanto, disminuye el índice de desempleo, y aumenta los beneficios generales. Tener claro el usuario de cada información, es parte esencial de comprender para que se utiliza la información realizada. La información no detalla el todo de una cosa u organización, solo lo hace en la parte que puede, conoce y se requiere por costos. Cuando un sistema construye muchos datos para describir la organización, lo más posible es que llegue a la paradoja expuesto por Goldratt en su texto llamado de la misma manera, donde se obtiene un SIC oneroso, o sea, que los costos de obtener la información son más altos que los beneficios que podrá ofrecer dicha información. El marco conceptual de las NIIF tiene en cuenta el sobrecosto de la información en el aparte CC35 de “la restricción del costo en la información financiera útil” donde el párrafo dice: “El costo es una restricción dominante en la información que puede proporcionarse mediante la información financiera. La presentación de información financiera impone costos, y es importante que esos costos estén justificados por los beneficios de presentar esa información”. Cuando las NIIF, en su Marco Conceptual deja claro que su intencionalidad está en la de satisfacer solo los usuarios principales básicamente (IASB, 2009, OB8), es una postura muy rigurosa y precisa de la regulación, que no puede pasarse por alto. Pues en la teoría contable determinar el usuario que se va a beneficiar de la información, es determinante en términos del paradigma de la utilidad de la información para la toma de decisiones, pensamiento Los gobiernos en la información fiscal, deberán realizar costos onerosos en el control de la información, prefiriendo políticas contables acotadas que pueda controlar. Por ejemplo: para el gobierno sería muy complicado controlar el ingreso basado en los pagos de los clientes para el cobro del IVA, o en las entregas que realmente realiza cada empresa. Por esa razón, lo realiza por medio del documento de factura, independiente de que esta sea realmente ingreso o no. Si el control se vuelve oneroso, significa que es más costoso el control de los impuestos, que los ingresos por impuestos. 3

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dominante contable de la actualidad. El párrafo OB2 del marco conceptual dice: “El objetivo de la información financiera con propósito general es proporcionar información financiera sobre la entidad que informa que sea útil a los inversores, prestamistas y otros acreedores existentes y potenciales para tomar decisiones sobre suministros de recursos a la entidad…”4. Ubicar a los usuarios de la información permite definir los grupos de salidas que debe realizar el SIC, para satisfacer a las diferentes normatividades, que representan a conjuntos de usuarios con necesidades particulares. El SIC debe responder a unas entradas, procesos y salidas de información, según los particulares estándares. ¿Qué entradas y qué procesos realizar?, eso depende de las salidas. Anteriormente la contabilidad se abalanzaba a una manipulación del proceso, como elemento esencial del SIC, donde la partida doble utilizada desde hace más de 500 años, sigue siendo una evidencia de la importancia del proceso, más que las salidas. Pero esto viene cambiando con la informática, que facilita el proceso de maneras tan aceleradas, que en muchos diseños contables, solo se realiza entradas y salidas, e internamente el usuario no observa cómo se realiza el proceso. El diseño interno está en términos de las salidas. Anteriormente la calidad del proceso determinaba la funcionalidad del sistema, por lo tanto, era el proceso el que se estandarizaba y la salida quedaba al libre albedrío, cuando este último es el insumo que utiliza el usuario. La regulación actual de las NIIF, estandariza las salidas y deja libre el proceso. La calidad de los estados financieros, es lo que le interesa al usuario final, independientemente de qué metodología haya utilizado para realizarla. Pudo haber utilizado internamente registro de partida doble, matricial, sagital, entre otras y llegar a los mismos resultados. La clave para entender un SIC multiusuario, que responde a la necesidad de varios grupos de usuarios, es tener claro cuáles serán las salidas de información. La lectura de las NIIF está en comprender qué contiene los estados financieros, o sea qué se debe revelar al final, cómo se representa cada indicador o señal incluido en el informe y cómo se mide. Para interpretar por qué se reconoce, se mide y se revela cada indicador de esa manera, se debe relacionar con la necesidad e intencionalidad del usuario. Pues un indicador puede servir de una manera a un usuario y a otro no. Por esa razón, las NIIF entregan un informe matricial donde se encuentra todos los indicadores y señales que se deben revelar separados por bloques de estados financieros, según cada normatividad reconocido como taxonomía IFRS, que será utilizado por el el eXtensible Business Reporting Language conocido por su sigla XBRL, lenguaje extensible de lenguaje de negocios, para diseñar el lenguaje digital con que se revelará la información NIIF. La salida estandarizada de la información bajo indicadores y señales, que describen la empresa en situación real financiera en un determinado tiempo, se reconoce como El subrayado no es de la normatividad, se realiza con la intencionalidad de mostrar la idea del paradigma de la utilidad para la toma de decisiones. 4

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taxonomía de los estados financieros. La calidad de los SIC es que puedan realizar las taxonomías según las políticas contables de reconocimiento, medición, presentación y revelación entregadas en la regulación. Es común que los contables confundan taxonomía con plan de cuentas, y que intenten realizar un símil, entre estos dos conceptos, cuando el plan de cuentas pertenece al proceso, no es taxonomía, pues esta última pertenece a las salidas de información. Cada clasificación tienen fines diferentes, y se puede organizar de manera parecida o separada. Según las diferentes taxonomías a presentar como salidas, se debe diseñar el plan de cuentas, no de manera contraria; es equivocado pensar que es el plan de cuentas el que diseña la taxonomía. Además el plan de cuentas actualmente no es el único proceso categorial que determina la elaboración de la taxonomía, con la existencia de la informática existen otras separaciones categoriales que permiten su elaboración.5 Aquí es donde aparece el término tesauro contable, evidenciado por el profesor Rincón en su tesis “el cometido del tesauro en el sistema de información contable”, para separar el concepto de taxonomía y tesauro, basado en su funcionalidad. Estos términos extrapolados de otras disciplinas y ciencias como la biología, bibliotecología, educación, informática, etc., tienen unos matices determinados con rigurosidad, que impactan en la contabilidad de manera acertada, para describir teóricamente los proceso de su actividad práctica. Este libro utilizará los conceptos de taxonomía y tesauro para explicar cómo se evidencian en el diseño y uso del sistema de información contable multiusuario. Además se mostrará cómo se diseña e indiza un tesauro, según los diferentes posibilidades de los programas informáticos para responder a las salidas de los usuarios NIIF, fiscal, estatal e institucionales de la organización. Generalmente los prácticos contables no les gusta la teoría, porque no le ven aplicación experimental. Esto es totalmente contrario a la realidad del concepto teoría, pues sino fuera aplicado en la realidad, no se pudiera observar y comprobar sus postulados, no sería teórico. La teoría de la taxonomía y del tesauro, es fácilmente observable en el uso práctico de la contabilidad, y por eso se expone en este libro para que sea utilizado con rigurosidad por la comunidad contable.

En modelo de la contabilidad manual, a papel. El plan de cuentas era básicamente la única división categorial que permitía llegar a los estados financieros, actualmente existen además del plan de cuentas, otras divisiones categoriales que permiten elaborar los estados financieros, gracias al avance de la informática. 5

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Contabilidad Multiusuaria “Las empresas requieren obtener y manipular la información que ocurre en sus operaciones económicas, financieras, logísticas, etc., la cual sirve para los procesos de control, evaluación, análisis y toma de decisiones. Los factores que influyen en los procesos de manipulación de la información son diversos, con diferentes usuarios, que tienen exigencias particulares, la información contable se debe adecuar a cada uno de los diferentes usuarios que puedan influir sobre las decisiones de la organización.” (Rincón Soto, Lasso, & Zamorano Ho, Los estándares de proyectos en la implementación de los estándares internacionales de información financiera, 2014, pág. 154) Cada usuario requiere analizar una parte de la situación real, basada en su necesidad. El concepto de información estará adecuado al beneficio que provee al usuario, y por lo tanto, su función matemática estará determinada en el cumplimiento de lo que desea divisar. El indicador estará directamente relacionado con la intencionalidad. Si necesita reconocer el peso de una categoría, la unidad de medida será gramos o kilos, si necesita conocer su capacidad de intercambio, su unidad de medida será moneda. Por esa razón la política de reconocimiento, medición y revelación de la regulación contable se adecua a la necesidad del usuario, no se puede interpretar un indicador desde la política de otro usuario dado que puede estar referenciando otra necesidad y por la tanto, otra política de reconocimiento, medición y revelación. Un indicador con igual nombre, pero con diferencia en la política contable, puede llevar a problemas de polisemia contable. La contabilidad sufre de problemas de homonimia, sinonimia y polisemia contable. La polisemia contable son indicadores de diferentes estados financieros con igual nombre pero con significado variante. La sinonimia son indicadores con nombres diferentes pero que tiene un significado semejante. La homonimia son indicadores con la misma pronunciación o escritura pero con significado separado, no están relacionados. Estos problemas contables pueden crear ambigüedad en la comprensión de la información, y por lo tanto problemas de asimetrías. Esto hace que un usuario interprete el indicador a su política de reconocimiento, medición y revelación, y resulta que este indicador está realizado sobre otra política, y esto lo lleva a otro significado, o sea este representando otra realidad. Que el indicador no reconozca un grupo de transacciones u objetos que son representados en el otro indicador polisémico, puede

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cambiar radicalmente el control o la toma de decisiones sobre el objetivo. Cuando se cambia de una norma, pensar que el problema solo es cambio de nombres o etiquetas de los indicadores, contenidos en los estados financieros, puede llevar a errores en la interpretación del informe. Por esa razón debe estudiarse de cada categoría sus políticas, pues éstas son la que determinan el concepto de la situación que estará describiendo y no solo comprenderse por el nombre. Cada regulación es creada por un grupo de usuarios para representar sus necesidades, el usuario fiscal ha determinado en sus declaraciones un grupo de indicadores y señales para elaborar la información necesaria para controlar sus decisiones, estos datos tienen políticas ajenas a las de NIIF. Pensar en igual comparabilidad, puede estar expuesto fácilmente a ambigüedades. “Las exigencias de cada usuario influyente son distintas en muchos casos, y contienen parámetros especiales, lo que constituye generalmente un modelo particular de la información.” (Rincón Soto, Lasso, & Zamorano Ho, Los estándares de proyectos en la implementación de los estándares internacionales de información financiera, 2014, pág. 154) Según la característica de obligatoriedad, la regulación puede tener características de uso internacional, nacional, local o institucional. Las NIIF es una información de carácter internacional, dado que los organismos que la emiten tienen representación a nivel mundial. La información fiscal tiene representación nacional, pues solo se adecua al país o región. La información institucional solo es la información basada en las políticas internas de la empresa, y define la obligatoriedad para los empleados internos, no afecta a los de otra empresa. La arquitectura del SIC, debe cumplirle a las tres regulaciones, pues no podría decir que se adecua solo a una, dada que estas normas no se contienen una a la otra, pues tienen particularidades y especificidades que las hace ser distintas. El objetivo del usuario fiscal, no es símil con el internacional o con las exigencias de las superintendencias, que aunque son información nacional, no tienen los mismos objetivos, las superintendencias necesitan construir información macroeconómica, mientras el organismo tributario solo requiere información microeconómica. El problema de ambigüedad que recoge el encuentro de regulaciones, fácilmente puede llevar a problema de fraudes, eva����������������������������������������������� sión, elusión, errores aritméticos, desviaciones financieras, equivocaciones en controles, tergiversaciones presupuestales, etc. La estructura del sistema de información contable no puede, ni debe desarticular los diferentes indicadores que exige cada usuario, el cual ha sistematizado un modelo de estándares contables, que permite definir unos indicadores y revelaciones de infor6

Entiéndase estándares como “las mejores prácticas reconocidas para desarrollar los procedimientos y llegar a un fin” estos no son de obligatorio cumplimiento; cuando los estándares se vuelven obligatorios pasan a ser normas. El reconocimiento de emisión puede ser Internacional, 6

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mación, que supone pertinente para el análisis financiero y económico. Las salidas de información de cada regulación, tiene determinado un grupo de políticas contables, Figura 1. Flujo de Estándares que se deben articular en la estructura del sistema de información contable de costos7.

Estructura Contable SIC

Estándar INTERNACIONAL

IFRS

US-GAAP

Indicadores Revelaciones Internacionales

Usuarios externos

Estándar LOCAL

Gobierno

Fisco

Indicadores Revelaciones Locales

Usuarios internos

Estándar INSTITUCIONAL

Junta directiva

Empleados

Indicadores Revelaciones Institucionales

Fuente: Tomado de: (Rincón, Grajales, Zamorano. (2012) Ponencia: La incidencia de las estándares internacionales de contabilidad NIC/NIIF en la dinámica de la contabilidad de costos)

que fundamentan el contenido de indicadores y señales que contendrá cada informe taxonómico. La división de tres tipos de estándares, mencionada por Rincón y Grajales en su artículo sobre “El hito del tesauro en la modulación de la estructura del sistema de información contable” explicita muy bien las tres necesidades de información de los usuarios influyentes en los productos de la información contable, y que en muchos casos no confluyen en las mismas necesidades de información, por lo cual, debe cumplirse una modulación que articule un sistema de información que produzca indicadores y revelaciones dependiendo del usuario; pues debe cumplirle a todos los usuarios influyentes. (Rincón Soto, Lasso, & Zamorano Ho, Los estándares de proyectos en la implementación de los estándares internacionales de información financiera, 2014)

cuando una organización mundial reconocida los emite; local cuando es una organización del país; institucional, cuando la junta directiva o una de las direcciones de la institución los avala. Este mismo análisis debe extraerse para la contabilidad, y no solo para la contabilidad de costos; pero dado que el artículo expuesto es especial de costos, no se tocará este proceso. 7

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La contabilidad en Colombia pasa por una transición, donde se tiene básicamente un usuario influyente de la información contable, como es el fisco, que plantea una contabilidad básicamente impositiva, a una contabilidad influenciada por varios usuarios; una comunidad mundial, que plantea unos estándares internacionales; una comunidad nacional que está divida entre el gobierno y sus superintendencias de dirección, control y vigilancia, que plantea igualmente unos estándares locales, y la imposición fiscal que plantea sus propios estándares locales de información, con unos parámetros muy determinantes; la comunidad institucional u organizacional, comprendida por la junta directiva y los empleados los cuales requieren una información muy específica de la organización, planteada igualmente en unos estándares institucionales. Esa confluencia de usuarios influyentes, hacen interesante la estructura de la información contable. (Rincón Soto, Lasso, & Zamorano Ho, Los estándares de proyectos en la implementación de los estándares internacionales de información financiera, 2014) Es posible en Colombia que los estándares de las IFRS sean adecuados o confluyan a los estándares que plantea el gobierno, pero actualmente no se ha precisado ese proceso. Aunque cualquier información diferente que requiera el gobierno para poder desarrollar sus estadísticas y control, muy posiblemente determinará unos estándares de información diferentes, pues se necesitará más información de la determinada por un solo estándar. Se debe entender que es posible que un estándar comparado con otro, tenga muchos indicadores y revelaciones iguales o parecidas, pero al tener otros muy ceñidos a cada estándar, lo hace ser un estándar distinto. Esto sugiere que la estructura del sistema de información contable no se podrá basar sobre un solo estándar, sino sobre la articulación de los diferentes estándares de los usuarios influyentes. (Rincón Soto, Lasso, & Zamorano Ho, Los estándares de proyectos en la implementación de los estándares internacionales de información financiera, 2014) Los estándares de información fiscal son un tema delicado y adecuado a las necesidades particulares y culturales de cada Estado. Los estándares de información impositiva, no son adecuables en todos los casos, por lo que no habrá seguramente una convergencia en este caso. Algunos dicen que para solucionar este proceso, se llevarán dos contabilidades, una fiscal y otra internacional, pero si se tomara esta premisa articulada a los diferentes estándares de los usuarios influyentes de la información contable, se diría que son más de dos. Pero esta premisa es equívoca, dado que la estructura contable, debe permitir recolectar la información y procesarla dependiendo el usuario, para determinar outputs de información. Dicho de otra manera, es una sola contabilidad que reporta información adecuada a los diferentes usuarios influyentes. (Rincón Soto, Lasso, & Zamorano Ho, Los estándares de proyectos en la implementa8

En el artículo del “El hito del tesauro en la modulación de la estructura del sistema de información contable” de Rincón y Grajales, se plantea que dada la tecnología actual de las bases de datos en cubos OLAP, permite la articulación de ingreso de datos en formas diferentes, y entregar informes según el estándar del usuario. Un instrumento de apoyo para desarrollar estas estructuras es la determinación del tesauro contable, en la arquitectura del sistema de información contable. 8

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CARLOS AUGUSTO RINCÓN SOTO

ción de los estándares internacionales de información financiera, 2014). El estándar NIIF reconoce las posibles diferencias que se podrían o deberían darse entre la contabilidad financiera y la contabilidad fiscal, al tanto que desarrolla una normatividad para calcular y revelar esas diferencias, reconocida como la regulación de impuestos a las ganancias, donde se expresa la diferencia, en el indicador de impuestos diferidos activos o pasivos. Esta normatividad no es para decir cómo se va a pagar el impuesto a las ganancias, sino para calcular las diferencias entre el gasto impuesto y el impuesto a cancelar. La contabilidad de costos con estándares institucionales, hace parte del montaje de información que se requiere para la toma de decisiones y para la medición de la gestión gerencial. Actualmente se prioriza la información institucional como un instrumento de poder, que permite dominar espacios y mercados, en búsqueda de la maximización de la utilidad; esta como intensión principal de las organizaciones económicas. Por lo que pensar abandonar los estándares institucionales de contabilidad de costos, los cuales entregan información para maximización de las ganancias en toma de decisiones y medición de la gestión en diferentes fases de la organización, por una información meramente financiera de las normas internacionales basada en la necesidad del usuario externo, sería un error inconcebible del diseñador del sistema de información contable. No se está dando importancia, ni negando importancia a ninguno de los estándares (internacionales, locales, institucionales), solo se está compartiendo, que la triada de información es necesaria, y se deben priorizar en el diseño del Sistema de información contable SIC. Para que la contabilidad pueda realizar este proceso de output dependiendo el usuario, debe realizar anticipadamente un proceso de arquitectura del Sistema de Información Contable (SIC), donde se plantee el diseño del SIC, con todos los parámetros y el tesauro necesario para realizar la estructura que articule todas las necesidades de los usuarios influyentes de la información contable y financiera de la organización. Figura 2. Concordancia de los Estándares Internacionales, locales e institucionales.

Estándar IFRS Indicadores y Revelaciones

Estándar Gobierno Indicadores y Revelaciones

Estándar IFRS Indicadores y Revelaciones

Estándar Fisco Indicadores y Revelaciones

Estándar IFRS Indicadores y Revelaciones

Estándar Institucional Indicadores y Revelaciones

Fuente: Autores

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guía para elaborar

Plan de cuentas con NIIF

Los estándares internacionales IAS/IFRS producen una coyuntura muy interesante a nivel de las estructuras contables empresariales, dado que se conectan muy bien con el gobierno corporativo institucional en la formulación de políticas y procesos; por lo que es entendible que antes de instaurar las normas internacionales de contabilidad, se debería implantar y/o replantear el gobierno corporativo institucional. Todo esto nace de la experiencia económica mundial, de la cantidad de errores, desfalcos, crisis y coyunturas económicas, que estimulan la medición del riesgo, en pro de disminución del conflicto; un cambio de la administración de problemas, a la administración de los riesgos; a priorizar el aseguramiento a la auditoría. (Rincón Soto, Lasso, & Zamorano Ho, Los estándares de proyectos en la implementación de los estándares internacionales de información financiera, 2014) La arquitectura contable de los SIC, deben tener en cuenta -output- de información basada en los usuarios. De esta manera se diseña todo el proceso y las entradas. Entonces el contenido interno del SIC, poseerá información que le servirá para elaborar los informes fiscales, que no será utilizada para las NIIF y viceversa, igualmente asumirán información que compartirán para ambas salidas en diferentes, iguales o parecidos indicadores. Las entradas, procesos y salidas de los programas informáticos se tendrán que adecuar y ser muy dinámicos, dado que los cambios no serán una situación inicial de convergencia, sino un estado constante de la regulación, un sistema estático podrá adecuar los cambios iniciales, pero frustrar posibles cambios futuros. La regulación fiscal, generalmente solo exige información cuantitativa, basada en unidades monetarias de las categorías. En cambio la información NIIF, demanda información tanto cuantitativa, como cualitativa. Los SIC, están adecuados para abordar el usuario fiscal en información cuantitativa, pero pasar a información cualitativa, es un cambio radical en la forma de acumular información. Y la dificultad de este cambio no es tanto en parametrización, sino cultural. En cambiar la costumbre de los diferentes intermediarios de la información, por ejemplo, que el gerente no solo entregue el documento de la transacción sino que referencie más datos necesarios para organizar la información tanto cuantitativa, como cualitativa. Ejemplo 2: para contabilizar la propiedad comprada debe indicar si la obtuvo para usarla, para la venta o para arrendarla, además que expectativas de tiempo y explotación tiene, como la va a pagar, si la empresa o persona comprada tiene alguna relación familiar o empresarial con algún directivo o inversionista, entre otros. Si antes era complicado que los directivos entregaran información básica para la contabilidad, ahora se deben adecuar a una información más rigurosa y completa. Esto no solamente cambia los procesos contables, sino la costumbre administrativa de la manipulación de la información. Pues de lo contrario, el contador al final de cada año no podrá entregar la información adecuada a NIIF, pues le será difícil conseguir la información de manera manual, y volver a preguntar a todos los usuarios sobre cómo se elaboraron y consiguieron los recursos de la empresa, u omitirá información relevante, dado que muchos datos se perderán en la recolección final.

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Taxonomía contable La taxonomía, etimológicamente, se deriva del griego: taxis = ordenación y nomos = ley, norma, regla. (Currás, Ciencia de la información bajo postulados sistémicos y sistemáticos, 2008, pág. 279) Las taxonomías son un tipo de estructura que clasifica componentes y subcomponentes de un objeto de conocimiento, basado es cualidades y características de los elementos que lo componen, signando a cada elemento con un nombre que lo identifica, describiendo sus condiciones para así integrarlo al lenguaje de una disciplina. “Alvarado Ballester define la taxonomía como “el estudio teórico de un sistema, incluye sus bases, principios, procedimiento y reglas”. También se define como la teoría de la clasificación” (Currás, Ontologogías, taxonomía y tesauros, Manual de construcción y uso, 2005, pág. 53) Este término utilizado por la biología inicialmente sirve para separar y signar los elementos de la naturaleza. “Los biólogos han encontrado que sus taxonomías son particularmente útiles como medio para asegurar la exactitud de las comunicaciones relativas a su ciencia y para comprender la organización e interpretación de las distintas partes del mundo animal y vegetal”. (Bloom, 1971, pág. 3) La clasificación de componentes es una necesidad de todas las áreas del saber, para comprender y poder unir al lenguaje los elementos sobre los cuales trabaja. La clasificación es parte del lenguaje, y por lo tanto de cualquier conocimiento. La contabilidad describe los recursos de la organización, y los clasifica de múltiples maneras, para poder diferenciarlos, distinguirlos, identificarlos en la comunicación que realiza. Todo signo de la contabilidad tiene un concepto que lo describe bajo políticas de reconocimiento, y si es un indicador además tiene políticas de medición. Un objeto puede pertenecer a diferentes conjuntos de clasificación, por ejemplo una mujer puede estar separada inicialmente por la cualidad de género; pero cuando la integramos a los conjuntos de blancos, amarillos, negros, etc., puede haber mujeres en cualquiera de los conjuntos; o en la clasificación de trabajo: médicos, abogados, docentes, etc., entonces una persona puede estar en el conjunto abogado, negro y mujer. El conjunto de trabajo puede estar en varios, dado que no se descalifica como lo hace el conjunto de género o color. En la contabilidad un recurso puede pertenecer a monetarios y no monetarios, corrientes y no corrientes, etc., entonces los usuarios de la información son los que deciden qué tipo de clasificación(es) en cualidades es la que requieren de 25

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tal manera que puedan observar la situación de esos recursos. “Antes de constituir un esquema clasificador debe quedar bien en claro qué es lo que uno se propone clasificar” (Bloom, 1971, pág. 12) Eso es lo que hace la regulación, escoge cuáles serán los tipos de caracterización, cualificación de la clasificación que realizarán, para dividir los elementos del objeto de estudio. Los signa, los describe para que todos interpreten el mismo contenido del informe. Cada componente del objeto, dentro del informe es un indicador o señal que describe la situación en que se encuentra ese componente en la situación real de la empresa. Se espera que cuando el usuario compruebe el componente, con el indicador y la situación real de la empresa, se encuentre con una similitud de imagen. Por ejemplo: Indicador de caja, para este ejemplo - Caja - es el signo del efectivo (monedas y billetes) que está en poder de la empresa; Entonces cuando se pasa a contar el efectivo se espera que el valor de caja, y la suma del efectivo sea la misma. De lo contrario será un indicador asimétrico con la descripción de la realidad, y no cumple con los objetivos de la contabilidad. “La clasificación supone un más alto grado de complejidad, pues la podemos definir como la ordenación hecha aplicando un método. En este método va implícito un proceso de comparación de los elementos a clasificar, para determinar sus similitudes y diferencias, que son las que van a determinar la posición de unos elementos con respecto a otros”. (Currás, Ontologogías, taxonomía y tesauros, Manual de construcción y uso, 2005, pág. 53) Definir los elementos que van a estar en la composición de la taxonomía es una tarea compleja, esto lo hace la regulación, con un grupo de expertos en el tema del estudio del objeto del saber sobre el que se trabaja. “Para formular un esquema de clasificación se pueden seguir dos procedimientos: descendente y ascendente. En el primero se parte de un elemento que se va dividendo en sus partes y éstas en otras sucesivamente hasta completar el esquema. Es muy adecuado para el caso de desear clasificar ideas abstractas, cuando lo que se piensa realizar es clasificar objetos, parece más adecuado utilizar el procedimiento ascendente teniendo en cuenta los elementos de partida e ir añadiendo características y peculiaridades. (Currás, Ciencia de la información bajo postulados sistémicos y sistemáticos, 2008, pág. 230) En la contabilidad dividimos las propiedades en caracterizaciones: Vehículos, edificios, maquinaria, etc., los vehículos en camiones, automóviles, aviones, etc. Cada taxón permite señalar (o ser un indicador si la descripción contiene un sistema métrico), del fenómeno que conceptualiza; el taxón es un vector que señala el fenómeno a puntualizar en el estado psicológico, en una estructura abstracta de símbolos signados. “Para la psicología y en general para la ciencia cognitiva, la categorización es uno de los aspectos más importantes para entender cómo funcionan los procesos de conocimiento. Esta capacidad permite al ser humano reconocer las cosas con las que se enfrenta en el mundo, asemejándolas y diferenciándolas de otras, sin necesidad de que estas hayan sido vistas anteriormente. Gracias a la categorización aprendemos de la experiencia y unificamos ciertos acontecimientos que se nos presentan siempre con rasgos particulares”. (Garavito & Yáñez, 2012) El taxón contiene la conceptualización

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