Plan general para la organización de la contratación y sus procedimientos en el Ministerio de Defensa

Conferencia de proveedores Suministro de MONI y MINI Madrid, 10 de noviembre de 2010

Agenda

 Inscripción  Bienvenida  Plan general para la organización de la contratación y sus procedimientos en el Ministerio de Defensa  El proyecto de suministro de MONI y MINI del MDE

30’ General de División, D. Víctor Martínez Zaro General de Brigada, D. Julio González

10’

Capitán, Dª. Rosa García Calvo

35’

 Descanso  Ruegos y preguntas

5’

15’ Todos

60’

 Clausura

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El Ministerio de Defensa responderá, en la medida de lo posible, a todas las preguntas de forma abierta. Sin embargo, con objeto de mantener absoluta equidad con los proveedores presentes y los que no hayan asistido, y tal como exige la legislación de contratación del Sector Público, podría haber preguntas que no se pudieran contestar con el nivel de detalle que ustedes deseen en esta reunión para cumplir con los principios de libertad de acceso a las licitaciones, publicidad y transparencia de los procedimientos, y no discriminación e igualdad de trato entre los candidatos

Toda la información que se presente en esta conferencia se suministrará a todas las empresas que muestren interés en participar en el proyecto que va a ser explicado hoy

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El objetivo de la conferencia de hoy es presentar…

 … una visión amplia del Plan General para Reforma de la Organización de la Contratación y sus Procedimientos del Ministerio de Defensa…  … la licitación del suministro de material de oficina y material informático no inventariables del Ministerio de Defensa…  … los beneficios que el proyecto proporcionará a las empresas que trabajen con el Ministerio y las exigencias…  … y responder sus preguntas sobre el proyecto

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Programa de transformación de la contratación

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El programa de transformación de la contratación abarcará toda la contratación con terceros del Ministerio de Defensa y se ha estructurado en cinco etapas Enfoque Fase I: 1-2 meses Caso de transformación

Fase II: 2-3 años Evaluación detallada de la oportunidad de mejora

Programa de transformación

Implantación de “pilotos”

“Oleadas” de reducción de gasto Diseño del modelo de gestión de compras

Desarrollo e implantación del nuevo modelo 14/17552/10

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Los estudios previos realizados por el Ministerio de Defensa han dado lugar a una serie de recomendaciones que beneficiarán al MINISDEF y a los proveedores con los que se trabaje en el futuro Recomendaciones generales  Negociación conjunta de las necesidades de compra, aprovechando el potencial de consolidación de volúmenes del Ministerio  Gestión proactiva de la base de proveedores para generar mayor competitividad, mediante la realización de análisis del mercado y de peticiones de información que promuevan la concurrencia en las licitaciones y permitan una debida precalificación de los proveedores

Implicaciones  Adquisición conjunta de las necesidades de los Ejércitos  Agrupación de necesidades por zonas geográficas  Integración de necesidades por categorías de compra homogéneas  Homogeneidad de los niveles de servicio demandados por el Ministerio

 Aprovechamiento de las nuevas herramientas introducidas por la última Directiva Europea de Contratación Pública (precios indicativos, herramientas de petición de oferta electrónicas y acuerdos marco)

 Establecimiento de nuevos modelos de relación con los proveedores y definición de nuevas estructuras para el control y seguimiento de contratos

 Desarrollo de portales electrónicos para facilitar la comunicación y el intercambio de información con los proveedores

 Establecimiento, en la medida de lo posible, de relaciones a largo plazo

 Reducción del número de proveedores

 Realización de conferencias con proveedores en concursos de elevada importancia para potenciar la transparencia y la competitividad del proceso de licitación 14/17552/10

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El programa representa una oportunidad única y significativa para los proveedores potenciales del MINISDEF Oportunidades  El volumen de agregación del gasto será mucho mayor que el utilizado hasta ahora  La menor fragmentación de la base de proveedores del Ministerio permitirá a los proveedores acceder a contratos de mayor cuantía aprovechando el excepcional registro del Ministerio en cuanto a plazo medio de pago a sus proveedores

Exigencias  El proceso proporcionará al Ministerio mejor información y mayor transparencia sobre la prestación del servicio  El Ministerio espera mayor competencia entre los licitadores dado el mayor volumen de gasto  Se espera de los proveedores que vean a Defensa como un cliente único

 Se reducirá el coste de trabajar con el MDE debido a una mayor transparencia, a una comunicación más eficiente y a la mayor duración de los compromisos  Se podrán desarrollar relaciones estratégicas con el MDE compartiendo p.e. información sobre innovación en productos, mejoras de servicio,…  Se abrirán a los proveedores oportunidades de trabajar con los Organismos Autónomos del MINISDEF  El MDE está desarrollando sistemas que facilitarán el acceso a la contratación y la comunicación con los proveedores BD de proveedores, plataforma de contratación, página web,…) 14/17552/10

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El objetivo del proyecto es mejorar las capacidades del MDE estableciendo una estrategia de aprovisionamiento No exhaustivo

El establecimiento de una estrategia de aprovisionamiento es un proceso sistemático y disciplinado de reducción del coste total de los productos y servicios adquiridos a terceros que permite mantener y mejorar el nivel de calidad y el servicio Etapa 1

Análisis del perfil de la categoría y mercado de proveedores 2

Contenido  Analizar la base de partida de la categoría: especificaciones, volúmenes, precios, estructura de coste, proveedores  Identificar los requerimientos y nuevas necesidades de los usuarios  Analizar el mercado de proveedores

Definición de la estrategia de compra

 Identificar palancas de mejora, nivel de impacto en el negocio y facilidad de implantación  Evaluar alternativas de mejora y seleccionar la más apropiada  Determinar el importe impactable  Calcular ahorro objetivo

Elaboración de pliegos y valoración de ofertas

 Elaborar documento de petición de oferta a los proveedores (PPT y PCAP)  Publicar PPT y PCAP  Realizar la valoración de las ofertas recibidas

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Adjudicación

 Seleccionar proveedores más competitivos

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La licitación de MONI y MINI del Ministerio de Defensa

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Objetivos del MINISDEF en las categorías de MONI y MINI Objetivos de la categoría  La estrategia de compra diseñada para MONI y MINI tiene por objetivo principal reducir el gasto en la categoría, manteniendo el tipo de producto adquirido actualmente  Para alcanzar este objetivo se han diseñado un conjunto de mejoras: Concentrar todo el volumen de compra del MINISDEF en un solo proveedor Reconfigurar las especificaciones para homogeneizar y optimizar el catálogo de productos comprados Mejorar los procesos de ejecución y seguimiento de los contratos  Queda fuera del alcance de la licitación la compra de papel y el consumo de la Armada (hasta marzo de 2012)  Se licitará un solo lote para optimizar el ahorro y evitar el riesgo de concurrencia de empresas poco preparadas  Se realizará un acuerdo marco con una duración de un año, con otro posible año de prórroga, comenzando en la primera mitad de 2011.  Los criterios de adjudicación serán Precio de los productos de la lista base (65%), Precio de catálogo para los productos que siendo necesarios no estén incluidos en lista base (15%) Plan de adaptación de los licitadores a los procedimientos requeridos (20%)  Se realizará una subasta electrónica De acuerdo con el proyecto de presupuesto que está siendo debatido en el Congreso de los Diputados para el ejercicio 2011 y extrapolando el importe destinado a los conceptos presupuestarios de MONI y MINI para los próximos dos años, la oportunidad de negocio para el adjudicatario en ese periodo podría ser de 17,2 millones de euros 14/17552/10

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Distribución del consumo de MONI y MINI por zonas geográficas Distribución del gasto por categoría y zona (2009) Norte (10%) MONI 71%

MINI 29%

Madrid (55%) MONI 61%

MINI 39%

Sur (15%) MONI 71%

Levante (15%) MONI 72%

MINI 28%

Canarias (5%) MONI 69%

MINI 31%

MINI 29%

Fuente: Subdirección General de Contabilidad

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Puntos de entrega y peticionarios del Ministerio de Defensa Peticionarios y puntos de entrega de pedidos(1) (2009) Norte 112 / 33 Levante 177 / 52 Madrid 359 / 81 Canarias 59 / 20

Sur 199 / 48

Una de las prioridades del Ministerio de Defensa es reducir el número de puntos de entrega y el de peticionarios (1) Los datos facilitados son provisionales: Datos de ET y EMAD pendientes Fuente: Subdirección General de Contabilidad

XX número de peticionarios XX número de puntos de entrega reales

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Alcance del Acuerdo Marco de MONI y MINI Árbol de la categoría MONI y MINI (2009, %)

No exhaustivo

MONI / MINI

65%

Categoría

Material de oficina

19%

Sub-categoría

Productos

35%

Consumibles de informática

22%

Escritura

28%

Archivo

Papel

19%

11%

Material de escritorio

Otros

88%

Material de impresión

12%

Periféricos

 Bolígrafos

 Carpetas

 Blocks

 Afilalápices

 Chinchetas

 Tóner

 Discos duros

 Lápices

 Portafirmas

 Cuartillas

 Grapadoras

 Papeleras

 Discos flexibles

 Rotuladores

 Portafolios

 Papel

 Quitagrapas

 Pegamento

 Cartuchos de tinta

 Minas

 Cajas

 Sobres

 Taladradoras

 Clips

 Ratones

 …

 Archivadores

 Bolsas

 Tijeras

 Tampones

 Teclados

 Tarjeteros

 …

 …

 …

 …

 Cintas

 …

Fuente: Subdirección General de Contabilidad

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Se ha creado una lista base de MONI y MINI que cubre las necesidades de todos los servicios

Principios de elaboración  La lista base incorpora los productos más demandados  De entre los productos más demandados, se han seleccionado, entre los que cubren una misma necesidad, los productos más baratos  La lista base satisface el 90% de las necesidades de MONI y MINI

Consideraciones  El proveedor deberá poner a disposición del usuario todo su catálogo usuario, pero su compra estará supeditada al control por parte del responsable del contrato de cada servicio

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Se implantará una plataforma de integración que englobe los distintos servicios No exhaustivo Gestión de pedidos Opción B2B 1

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1 1

4

2

Plataforma B2B Peticionario

2 3 5



2 3 5 Proveedor

 El peticionario y proveedor poseen aplicación informática propia para la gestión de los pedidos. Ambos sistemas se comunican mediante transmisiones EDI

3 

4



5 1

Opción portal web

Peticionario

1

4

2

3



2

 Proveedor

3

 El peticionario no posee aplicación informática propia para la gestión de los pedidos por lo que estos son gestionados a través de portal Web del proveedor de material



Solicitud: Peticionario elabora pedido de material en aplicación informática propia y envía solicitud al proveedor mediante transmisión EDI. El Validador designado autoriza solicitud y da luz verde a envío de solicitud al proveedor Aceptación: Proveedor recibe pedido y confirma la correcta recepción del mismo, comunicando si es Aceptado, Denegado o se Deniega con Oferta Alternativa Aviso de Expedición: Proveedor comunica al cliente la confirmación de envío de material solicitado, consignando albarán y cantidad de material solicitado que se expide Confirmación de Recepción: Cliente recibe material y notifica al proveedor la recepción del pedido con o sin discrepancia Facturación: Conforme a previa confirmación de recepción y sus posibles discrepancias el proveedor podrá enviar factura electrónica al cliente

Envío de solicitud: Peticionario elabora pedido de material en aplicación informática del proveedor. El Validador designado recibe aviso de solicitud de autorización de pedido; ésta se gestiona directamente en portal Web de proveedor Aceptación: Proveedor recibe pedido y confirma correcta recepción del mismo, comunicando si es Aceptado, Denegado o se Deniega con Oferta Alternativa Aviso de Expedición: Proveedor comunica al cliente la confirmación de envío de material solicitado, consignando albarán y cantidad de material solicitado que se expide Confirmación de Recepción: Cliente recibe material y notifica al proveedor la recepción del pedido con o sin discrepancia

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Se está desarrollando un sistema para que todos los usuarios del Ministerio adopten la opción B2B, en la documentación de la licitación se indicará cuántos usuarios utilizan cada modelo y el procedimiento de pedidos y los plazos de entrega demandados por el Ministerio 14/17552/10

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Próximos pasos Calendario tentativo de actividades

Actividad  Anuncio previo

Fecha prevista Octubre 2010

 Conferencia de proveedores

Noviembre 2010

 Publicación de la licitación

Noviembre 2010

 Presentación de ofertas  Apertura de ofertas y evaluación plan de adaptación de los licitadores

Enero 2011 Febrero 2011

 Formación subasta electrónica

Marzo 2011

 Subasta electrónica

Marzo 2011

 Adjudicación

Abril 2011

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Ruegos y preguntas

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