PLIEGO DE CONDICIONES LICITACION PUBLICA No. 01- 2016

Proceso de contratación de seguros de vida deudores de créditos de Vivienda y contratos de Leasing Habitacional.

Bogota, D.C. Agosto del 2016

1

CONTENIDO CONTENIDO ......................................................................................................................................... 2 1.

INFORMACION PARA LA LICITACIÓN ..................................................................................... 4

1.1.

OBJETO ................................................................................................................................... 4

1.2.

PARTICIPANTES ...................................................................................................................... 4

1.3.

VALOR DEL PLIEGO ................................................................................................................. 4

1.4.

VALIDEZ DE LA POSTURA........................................................................................................ 5

1.5.

CRONOGRAMA ....................................................................................................................... 5

1.6.

CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................... 6

1.7.

GARANTIA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ................................................................................ 6

1.8.

NO PARTICIPACIÓN DE CORREDOR DE SEGURO .................................................................... 7

2.

REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD............................................................................................. 8

2.1.

REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD ............................................................................................. 8

2.2.

REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD ADICIONALES ...................................................................... 9

2.3.

MODELO OPERATIVO ........................................................................................................... 10

2.4.

CONDICIONES TÉCNICAS DE LOS SEGUROS ......................................................................... 11

2.5.

TARIFA POR EL SERVICIO DE RECAUDO DE PRIMAS............................................................. 12

2.6.

VIGENCIA DE LOS CONTRATOS DE SEGUROS ....................................................................... 13

2.7.

COMITÉS Y ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIOS............................................................... 13

2.8.

OBLIGACIONES CONTRACTUALES DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS ADJUDICATARIA .......... 14

2.9.

CESIÓN DEL CONTRATO DE SEGUROS.................................................................................. 14

2.10.

TERMINACION ANTICIPADA Y UNILATERAL DEL CONTRATO ............................................... 15

2.11.

GARANTIA DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO .................................................................. 15

3.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN..................................................................... 17

3.1.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN ................................................................................................. 17

3.2.

ADJUDICACION ..................................................................................................................... 17

4.

FORMALIDADES DE POSTURA .............................................................................................. 18

2

4.1.

CONSULTAS Y RESPUESTAS .................................................................................................. 18

4.2.

PRESENTACIÓN DE LA POSTURA .......................................................................................... 18

4.3.

RETIRO O MODIFICACIÓN DE LA POSTURA.......................................................................... 19

4.4.

NO CONSIDERACIÓN DE LA POSTURA.................................................................................. 19

5.

CONDICIONES DE CONTRATACIÓN ....................................................................................... 21

5.1.

EXPEDICION DE LAS PÓLIZAS................................................................................................ 21

5.2.

MODIFICACIÓN DE LAS PÓLIZAS .......................................................................................... 21

5.3.

CONTINUIDAD DE COBERTURA ............................................................................................ 21

5.4.

TRÁMITE PÓLIZAS ENDOSADAS ........................................................................................... 21

5.5.

COBRO DE LAS PRIMAS Y PAGO DE LA FACTURACIÓN ........................................................ 22

5.6.

DEVOLUCIÓN DE PRIMAS ..................................................................................................... 22

5.7.

INFORMES MENSUALES ....................................................................................................... 22

5.8.

CONDICIONES PARA EL MANEJO DE SINIESTROS ................................................................ 23

5.9.

MANEJO DE LA INFORMACIÓN ............................................................................................ 23

5.9.1. DE DATOS.............................................................................................................................. 24 5.9.2. PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL ............................................................................. 24 6.

CONDICIONES DE CONTRATACIÓN ....................................................................................... 25

7.

GENERALIDADES ................................................................................................................... 26

7.1.

CONSIDERACIONES .............................................................................................................. 26

7.2.

GLOSARIO ............................................................................................................................. 26

ANEXOS ............................................................................................................................................. 29

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CAPITULO I 1. INFORMACION PARA LA LICITACIÓN

1.1. OBJETO En cumplimiento del Decreto 673 del 2014 expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito público, por el cual se modifica el Titulo 2 del libro 36 de la parte 2 del decreto 2555 de 2010, circulares externa 022 y 029 de 2014 emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, BANCO DE BOGOTA S.A., invita a presentar propuestas a las Compañías de Seguros legalmente establecidas en Colombia y que cumplan con los requisitos de Admisibilidad para la contratación de los seguros de vida que el BANCO DE BOGOTA S.A., suscribe actuando como tomadora por cuenta y a favor de sus deudores y locatarios, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.36.2.2.1 del mencionado decreto. 1.2. PARTICIPANTES Podrán participar las compañías aseguradoras, individualmente o en coaseguro, que se encuentren legalmente autorizadas para explotar el ramo de seguros de vida para deudores de créditos en el país y tengan una calificación de riesgo crediticio igual o superior a “A” otorgada por una sociedad calificadora de riesgo vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. Cuando las compañías se presentan en coaseguro, deberán designar una como líder, indicando el porcentaje en que cada una de ellas participa y anexar certificación donde indiquen que la persona que firma, está autorizada por las compañías participantes para hacerlo en su nombre y que las representa en todos los aspectos relacionados con la licitación y posteriormente con el manejo y atención de la póliza. La otra compañía en coaseguro certificará que se someterá a las decisiones de la compañía líder, a las condiciones generales y particulares de la póliza y anexos que se suscriban. Las posturas deberán estar firmadas por el representante legal de la compañía participante y en caso de propuestas presentadas en coaseguro, por los representantes legales de las compañías que lo integran.

1.3. VALOR DEL PLIEGO Los pliegos de condiciones no tendrán ningún costo para todas las aseguradoras interesadas en participar en el proceso de licitación.

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1.4. VALIDEZ DE LA POSTURA Las posturas deberán tener validez de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha y hora de cierre de la licitación. 1.5. CRONOGRAMA

Actividad. Notificación a la Superintendencia Financiera Enviar cartas de invitación a las Aseguradoras autorizadas para operar el ramo de vida para vivienda. (Anexo de confidencialidad). Entrega por parte de las aseguradoras, el anexo de confidencialidad debidamente firmado por el Representante Legal.

Plazo. Viernes 3 de junio de 2016. Viernes 5 de agosto de 2016.

El Banco entrega los pliegos de requisitos de admisibilidad a las compañías aseguradoras. Formulación de inquietudes sobre requisitos de Admisibilidad

Martes 9 de agosto de 2016. 2 P.M. Desde el 9 de agosto, hasta el 19 de agosto de 2016. Desde el 19 de agosto, hasta el 25 de agosto de 2016. Viernes 26 de Agosto entre las 9:00 a.m. hasta las 4:30 p.m. Viernes 2 de septiembre de 2016. Viernes 9 de septiembre de 2016 desde las 9:00 a.m. hasta las 4:30 p.m. Desde septiembre 9 hasta el 12 de septiembre de 2016.

Respuestas a inquietudes sobre requisitos de admisibilidad Entrega de los requisitos de Admisibilidad por las Aseguradoras al Banco de Bogotá, para poder concursar. Notificación a Aseguradoras calificadas para continuar en el proceso. Entrega de la información necesaria para presentar posturas a las Aseguradoras calificadas para continuar en el proceso Formulación de preguntas sobre la información entregada por el Banco a las Aseguradoras clasificadas, necesarias para presentar posturas Respuestas a las preguntas formuladas por las Aseguradoras sobre la información entregada por el Banco para presentar las posturas. Presentación de las posturas

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Martes 9 de agosto de 2016.

Desde septiembre 12 hasta el 13 de septiembre de 2016. Viernes 16 de septiembre de 2016 desde las 9:00 a.m. hasta las 10:00 a.m.

Audiencia de Adjudicación Notificación a la Aseguradora Adjudicataria. Suscripción del contrato de seguro y entrega de las pólizas matrices al Banco. Revisión y coordinación del proceso operativo y tecnológico para la iniciación del programa de seguros objeto de la licitación. Inicio programa de seguros de Incendio y terremoto

Viernes 16 de septiembre de 2016 a las 11:00 a.m. Lunes 19 de septiembre de 2016. Antes del 30 de septiembre de 2016. Desde el 19 de septiembre hasta el 30 de Septiembre de 2016. 1 de Octubre de 2016.

1.6. CONFIDENCIALIDAD

Toda la información que haya sido o sea suministrada por el Banco de Bogotá S.A., en desarrollo del presente proceso de licitación y durante la ejecución del contrato de seguro, es de su propiedad y por consiguiente la Aseguradora se compromete a hacer uso de ésta exclusivamente para la presentación de la carta de cumplimiento de los requisitos de Admisibilidad, la postura y para los fines de la celebración y ejecución del contrato de seguro y se obliga a guardar absoluta reserva sobre dicha información. En consecuencia, las partes acuerdan tratar esta información como confidencial y privilegiada y por lo mismo, a no revelarla o divulgarla a terceras personas, sin importar el propósito para el cual se haga la revelación, sin previa autorización escrita por parte del Banco. Así mismo, se obligan a que todos sus empleados, administradores, directores, afiliados o cualquier otra persona relacionada, cumpla con esta cláusula de confidencialidad. En lo relacionado con bases de datos, las partes se obligan a transmitirse toda información entre sí de forma encriptada; La aseguradora quedará obligada en los términos de compromiso de confidencialidad (Anexo2) aun cuando no presente postura o no resulte adjudicataria.

1.7. GARANTIA DE SERIEDAD DE LA OFERTA La oferta debe estar acompañada de una garantía de seriedad de oferta, aceptable en su procedencia, contenido y forma por el BANCO DE BOGOTA S.A. La garantía de seriedad de oferta podrá ser expedida por una compañía de seguros legalmente constituida en Colombia, diferente a la compañía oferente, o una garantía Bancaría expedida por Entidades Bancarias legalmente establecidas en Colombia y deberá ser expedida con fecha anterior a la presentación de la oferta.

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El valor de la garantía será la suma de $1.000.000.000.oo, con una vigencia de 120 días desde la fecha de presentación de la oferta, hasta la expedición de las pólizas; la garantía de seriedad de oferta deberá tener como beneficiario BANCO DE BOGOTA S.A, debe estar debidamente firmada y deben anexar el recibo de pago de la prima correspondiente. Cuando el ofrecimiento sea presentado por un proponente en coaseguro, la garantía deberá ser otorgada por todos los integrantes del coaseguro. La póliza deberá garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en este pliego de condiciones, especialmente la de celebrar el contrato de seguros, emitiendo las respectivas pólizas. El proponente deberá ampliar la vigencia de la póliza y asumir el costo de la prima adicional a que haya lugar en caso de presentarse prorroga en la adjudicación o en la suscripción del documento contractual según sea el caso. La no aceptación de prorrogar la garantía por el término señalado o no hacerlo oportunamente, indica la voluntad de abandonar el proceso y en consecuencia se retira la propuesta. La garantía será devuelta a los proponentes que no resulten favorecidos con la adjudicación, siempre que así lo soliciten. La no presentación de la garantía de seriedad de la oferta, con los demás documentos de la oferta será causal de rechazo de la postura.

1.8. NO PARTICIPACIÓN DE CORREDOR DE SEGURO La contratación de los seguros objeto de esta licitación, no tiene participación de corredor de seguros, por lo tanto las propuestas presentadas no deberán tener en cuenta ningún valor por intermediación.

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CAPITULO II

2. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

2.1. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

Las aseguradoras que deseen participar en este proceso de licitación, deberán acreditar los siguientes requisitos de Admisibilidad, entregarlos en sobre sellado en la Gerencia de Recursos Físicos del BANCO DE BOGOTÁ S.A., en la calle 36 No. 7-47 piso 3, en la fecha estipulada para esta entrega de acuerdo con el cronograma, acompañado de la carta de cumplimiento de requisitos de admisibilidad (anexo1). a) Carta de presentación firmada por el representante legal de la compañía de seguros o de las compañías de seguros cuando estas se presenten en coaseguro. b) Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, con una vigencia no superior a 30 días, de una o de las compañías que participen en coaseguro. La duración de la sociedad no debe ser inferior al término de duración del seguro ofrecido y (1) un año adicional. c) Certificación expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, donde la Compañía Aseguradora o las Compañías aseguradoras en coaseguro, se encuentran autorizadas para operar el ramo de seguros de vida deudores de cartera, con una vigencia no superior a 30 días calendario. d) Certificación de calificación de riesgo crediticio igual o superior a "A" otorgada por una sociedad calificadora de riesgo vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. e) Presentar la garantía de seriedad de la oferta, conforme lo estipulado en el numeral 1.7 del capítulo I, y recibo de pago de la prima correspondiente. f) Anexar el documento de confidencialidad (anexo2), entregado por el Banco, debidamente firmado por el representante Legal de la compañía Aseguradora o de las compañías aseguradoras en coaseguro. g) Balance general, estado de resultados a diciembre 31 del 2014 y diciembre 31 del 2015, en el formato de la Superintendencia Financiera de Colombia. h) Certificación firmada por el Revisor Fiscal de la Aseguradora, que acredite que el participante o participantes cumplen con los márgenes de solvencia establecidos por la Superintendencia Financiera de Colombia.

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

Contar con un nivel de endeudamiento máximo del 85% (incluyendo las reservas técnicas) al cierre de Diciembre 2014 y diciembre 2015.  Utilidad neta positiva al cierre de diciembre 2014 y diciembre del 2015. i) Certificación de experiencia de las aseguradoras donde acrediten su experiencia en programas similares a los que son objeto de la presente licitación, donde confirmen que han mantenido contratos de seguros similares con un mínimo de asegurados de 10.000 deudores, por lo menos tres (3) años dentro del periodo comprendido entre el 2010 y 2015, relacionar el valor de las primas y siniestralidad por cada año certificado. j) Propuesta de seguros (slip) de acuerdo con lo requerido en el presente documento. k) Lista de todos los anexos o documentos que no hayan sido incluidos en otras secciones y que el participante crea conveniente adjuntar. l) La Aseguradora a la cual le fue adjudicada esta licitación deberá diligenciar y anexar todos los documentos necesarios para el registro de proveedores (anexo3).

2.2. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD ADICIONALES Los proponentes deberán acreditar los siguientes Requisitos de Admisibilidad adicionales: a) Información general de la compañía, número de identificación Tributaria, dirección principal, número de teléfono y el correo electrónico de contacto. b) Relación de las oficinas que tiene la compañía para el manejo de los seguros objeto de la licitación. c) Listado de Reaseguradores que respaldan la oferta y la operación, y su porcentaje de participación, que estén inscritos en REACOEX y tengan una calificación como mínimo de "A". Certificación de respaldo del reasegurador, indicando el porcentaje de respaldo y tipo de contrato de reaseguro con el cual respaldan los seguros de vida deudores de cartera para los créditos de vivienda y Leasing Habitacional. d) Certificación firmada por el Representante Legal, donde informa que la Compañía Aseguradora cuenta con un Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC), que permita la recepción y atención de los reclamos de los clientes. e) Presentar el plan de contingencia y continuidad del Negocio que incluya elementos como: prevención, atención de emergencias, administración de crisis, planes de contingencia para responder a las fallas e interrupciones específicas de un sistema o proceso y capacidad de retorno a la operación normal. f) Carta de compromiso firmada por el Representante Legal, donde la Compañía Aseguradora no modificará las tasas cotizadas las cuales se mantendrán vigentes durante la ejecución del contrato, de conformidad con lo establecido en los numerales 1.2.2.1

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hasta el 1.2.2.4 del capítulo II del título IV de la parte II de la circular básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia. g) El Representante Legal de la Compañía Aseguradora, deberá certificar que ninguno de sus representantes legales, Directivos o accionistas con participación superior al 5%, esté vinculado por parte de las autoridades competentes a cualquier tipo de investigación por delitos de narcotráfico, terrorismo, secuestro, lavado de activos, que estén incluidos en listas para el control de lavado de activos administradas por cualquier autoridad Nacional o extranjera, tales como la oficina de Control de Activos en el exterior (OFAC) del departamento del tesoro de los Estados Unidos de América, o condenado por parte de las autoridades competentes en cualquier tipo de proceso Judicial relacionado con la comisión de cualquier hecho punible. La Aseguradora deberá aportar la relación de sus accionistas con participación superior al 5% indicando su número de documento de identidad.

2.3. MODELO OPERATIVO La Compañía Aseguradora se compromete a cumplir las políticas, indicadores de gestión, esquemas de control, conciliación y presentación de las facturas correspondientes al cobro de las primas. a) La aseguradora asignará bajo su responsabilidad, subordinación y dependencia las personas que crea necesario (mínimo una) para apoyar la administración del programa de seguros de vida deudores de cartera y para aprobar las inclusiones a la base de asegurados, los seguros que excedan el amparo automático; Los funcionarios asignados deben acreditar como mínimo dos (2) años de experiencia en el sector asegurador, en manejo y administración de seguros, con dedicación exclusiva y de tiempo completo para el seguro de vida deudores, y su labor la deben ejecutar en las instalaciones del Banco. b) Deberá presentar la lista de los documentos requeridos para recibir una reclamación, tiempos de respuesta y confirmación de pago, cartas de objeción, tiempos de respuesta a las consultas de clientes, deudores, oficinas y dependencias del Banco. c) Los funcionarios de la Compañía Aseguradora, deberán generar las órdenes de exámenes médicos que se requieran para la aprobación y autorización de ingreso a la base de los clientes asegurados, esta aprobación no debe ser mayor a 5 días hábiles desde la solicitud por parte del Banco. d) La Compañía Aseguradora debe tener un amparo automático sin requisitos de asegurabilidad hasta $ 250.000.000.oo en una o varias obligaciones y hasta 70 años más 364 días, sin diligenciar el formato del estado de salud del cliente. Se entiende que el amparo automático hace referencia a la suma inicial del crédito para Vivienda

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o Leasing Habitacional, sin ningún requisito o autorización por parte de la Compañía Aseguradora. Para un segundo crédito el valor a tener en cuenta para el amparo automático debe ser el saldo del primer crédito y sumar el valor del siguiente crédito a desembolsar, sin que las sumas de estos créditos sean mayor a los $ 250.000.000.oo. e) La Compañía Aseguradora definirá la aceptación o rechazo para los excesos del amparo automático dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrega por parte del solicitante de los requisitos exigidos. f) La Compañía Aseguradora deberá informar las patologías declaradas que no requieren exámenes y aplicación de extra primas, deben igualmente informar las extra primas automáticas y las consideraciones de salud.

2.4. CONDICIONES TÉCNICAS DE LOS SEGUROS

El grupo asegurado lo constituyen todas las personas naturales deudoras de la Entidad que han tomado crédito de vivienda o de Leasing Habitacional, así como sus deudores solidarios y codeudores, este puede ser tomado entre varias personas dividiéndolo en partes iguales o por una sola persona al 100% o por dos deudores al 50% cada uno, o por dos deudores al 100% cada uno con el respectivo pago de prima por cada deudor. Esta póliza ampara todo tipo de amortización, mensual, trimestral, anual, de saldos descendentes, ascendentes, de cuota fija, cuota variable y de cualquier otro tipo de amortización que el Banco de Bogotá, ponga a disposición de sus clientes. El valor asegurado individual para los amparos básicos de vida, incapacidad total y enfermedades graves cubiertas por la póliza corresponden al saldo insoluto de la deuda. El límite máximo individual por deudor, sumado en uno o varios créditos será de $4.000.000.000.oo, los valores que superen este limite la Compañía Aseguradora deberá informar de los requisitos para la colocación correspondiente. a) Descripción de coberturas. La cobertura es muerte por cualquier causa, natural o accidental, homicidio, suicidio, VIH, desaparición forzosa, en este último caso en los términos establecidos por la Ley Colombiana. b) Incapacidad total y permanente. Incluyendo la ocasionada por el asegurado así como el intento de suicidio, homicidio y actos terroristas. Para efectos del pago de indemnización se tendrá en cuenta la fecha de estructuración, sin preexistencias. c) Enfermedades graves. Las que sufran algunas personas deudoras del Banco que durante la vigencia de este seguro, le sea diagnosticada por primera vez al asegurado.

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d) Amparo automático, hasta por un valor de $250.000.000.oo y edad menor o igual a 70 años más 364 días, en uno o varios créditos, sin formato de estado de salud, sin preexistencias y sin ningún otro requisito. e) Amparo automático cobertura especial, para deudores con obligaciones entre $251 millones y $2.000 millones de pesos en una o varias obligaciones y hasta 70 años más 364 días, siempre y cuando manifiesten buen estado de salud y/o no indiquen padecer alguna enfermedad, en el formato de salud que debe diligenciar el cliente de forma obligatoria; para los clientes que manifiesten tener alguna enfermedad o haber tenido, deben hacer exámenes autorizados por la Compañía y está debe dar la autorización correspondiente antes del desembolso. f) Para los créditos entre 2001 y 4.000 millones, la Compañía de seguros aprobará su ingreso a la base de asegurados, con diligenciamiento del estado de salud y con las autorizaciones de exámenes, estado de salud, edad y valor a desembolsar para lo cual la compañía tiene un término de 5 días hábiles, para dar la correspondiente autorización, si no se cumple con esta fecha la Aseguradora autoriza al Banco ingresar automáticamente el cliente en la póliza con las condiciones pactadas. g) Para créditos superiores a $ 4.000 millones, la Compañía deberá indicar todos los exámenes o requisitos que debe cumplir el cliente para la correspondiente autorización, sin embargo pasados los cinco (5) días hábiles para aprobación la compañía no ha dado respuesta, autoriza al banco para que de forma automática incluya al cliente en la base los asegurados.

2.5. TARIFA POR EL SERVICIO DE RECAUDO DE PRIMAS El Banco recauda las primas de seguro de vida deudores, asociadas a las cuotas de capital e intereses, por lo tanto será el Banco el encargado de recaudar las primas correspondientes y en un plazo máximo de 30 días siguientes al mes recaudado, entregará los recursos a la aseguradora, restando el valor causado por el recaudo de las primas de los créditos de Vivienda y Leasing Habitacional, de acuerdo con el artículo 2.36.2.2.10. Numeral 4 del decreto 673 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El Banco cobrará a la Aseguradora por la gestión de recaudo de las primas de los seguros de vida deudores de los créditos de vivienda y leasing Habitacional, el valor de $ 13.900.oo mensual, por cada crédito al que se le aplico la prima otorgada por la Compañía Aseguradora. La tarifa mencionada será pagada por la Aseguradora mediante descuento directo que realizará el Banco de las primas recaudadas en el mes. La tarifa otorgada por la Compañía Aseguradora para este contrato deberá ser igual para los créditos ya contabilizados hasta la fecha de iniciación del programa de seguros resultado de esta licitación y que tiene como fecha de inicio las 00:00 horas del 1 de Octubre del 2016.

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2.6. VIGENCIA DE LOS CONTRATOS DE SEGUROS

El contrato de seguro que se celebre entre el Banco y la Aseguradora Adjudicataria tendrá una vigencia máxima de dos (2) años, contados a partir de las 00 horas del día primero (1) del mes de Octubre del 2016 e ira hasta las 24 horas del día 30 de Septiembre del 2018. No obstante la Aseguradora podrá emitir las respectivas pólizas con una vigencia anual renovable de manera automática a su vencimiento, por un periodo igual de un año en las mismas condiciones técnicas, operativas, administrativas estipuladas en esta licitación. Mientras exista crédito a cargo del deudor, todos los amparos estarán vigentes, salvo decisión en contrario informada por escrito por parte del Banco. En el evento en que se finalice el contrato de seguro, cualquiera que sea la causa, el Banco no hubiere dado inicio a la vigencia de un nuevo contrato, la Aseguradora adjudicataria con la que se ha celebrado el contrato de seguros objeto de esta licitación, deberá prorrogar la respectiva cobertura en las misma condiciones, por el término adicional que señale el Banco, sin que dicho término exceda de noventa (90) días calendario, tiempo en el cual realizará la licitación para un nuevo contrato de seguros.

2.7. COMITÉS Y ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIOS Para el desarrollo del programa de seguros de vida deudores de créditos de vivienda y leasing habitacional, se realizarán mensualmente en las instalaciones del Banco en la Gerencia de Recursos Físicos tercer piso de la calle 36 No. 7.47 en la ciudad de Bogotá, comités de seguimiento con la participación de funcionarios de la Compañía Aseguradora y funcionarios del Banco de Bogotá S.A., con el fin de monitorear el desarrollo de las pólizas adjudicadas y todos los demás temas administrativos como siniestralidad, objeciones y otros. En estos comités igualmente se elaborarán los acuerdos de niveles de servicios a los que se comprometan la Aseguradora Adjudicataria y el Banco de Bogotá S.A.

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2.8. OBLIGACIONES CONTRACTUALES DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS ADJUDICATARIA

Durante la ejecución del contrato de seguro, la Aseguradora Adjudicataria se obliga a cumplir con todas las obligaciones establecidas en este pliego de condiciones y con las señaladas a continuación: a) Planes de Contingencia y de Continuidad del Negocio y proceso de pruebas periódicas a dichos planes. b) Mecanismos de cifrado para el envío y recepción de la información de los deudores, debidamente probados y que a la fecha de iniciación del contrato de seguro no se le hayan detectado ninguna vulnerabilidad. c) La Compañía Aseguradora deberá proteger toda la información confidencial y deberá mantener copias de respaldo de la información y se obliga a garantizar la destrucción completa y total de dicha información. d) Software debidamente licenciado con el fin de dar cumplimiento a la Ley 603 del año 2000 “Derechos de Autor”, o aquellas que la sustituyan o modifiquen. e) Mantener normas y procedimientos de seguridad informática referidos a los accesos restringidos, a los sistemas mediante la utilización de usuarios personalizados y contraseñas; políticas de conformación de contraseñas y cambio de las mismas; Software antivirus en todos los equipos; cifrado para transmisión de la información de los clientes del Banco; políticas de registros de auditoria y backup. f) Mantener medidas para detectar evidencias de alteración o manipulación de equipos o información y procedimientos a seguir cuando se detecte tales eventos.

2.9. CESIÓN DEL CONTRATO DE SEGUROS

Los proponentes no podrán ceder ni revocar unilateralmente el contrato de seguros, por parte de la aseguradora. Lo anterior de acuerdo a lo establecido en el artículo 2.36.2.2.10 numeral 5 del decreto 673 del 2014. Bajo ninguna circunstancia ni modalidad, la Aseguradora Adjudicataria puede ceder los derechos económicos que se deriven del contrato de seguro sin el consentimiento previo, expreso y escrito del Banco de Bogotá S.A.

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2.10.

TERMINACION ANTICIPADA Y UNILATERAL DEL CONTRATO

El Banco podrá dar por terminado el contrato de seguro en cualquier tiempo, de manera unilateral y sin que ello implique incumplimiento por parte del Banco y no hay lugar a pagar a la Aseguradora indemnización alguna, cuando se presente alguna de las siguientes causales: a) Cuando la Compañía aseguradora Adjudicataria no acredite el cumplimiento de los requisitos u obligaciones contractuales, dentro de los 5 días calendario siguientes a la adjudicación del contrato del seguro. b) Sí durante la vigencia del contrato de seguro, el patrimonio técnico de la Aseguradora Adjudicataria no cumple con los niveles mínimos legales exigidos por la Superintendencia Financiera. c) Sí durante la vigencia del contrato de seguro, el Banco verifica por cualquier medio que la Aseguradora Adjudicataria ha incumplido con los requisitos de Admisibilidad. d) Si la Aseguradora Adjudicataria incumple las obligaciones contractuales y si algunos de sus representantes legales, directivos o accionistas con participación superior al 5% llegaré a ser vinculado por parte de las autoridades competentes a cualquier tipo de investigación por delitos de narcotráfico, terrorismo, secuestro, lavado de activos e incluidos en listas para el control de lavado de activos administradas por cualquier autoridad Nacional o Extranjera. En caso de terminación anticipada del contrato de seguro, el Banco podrá hacer efectiva la póliza de cumplimiento e iniciar un proceso de contratación directa, o adjudicar el contrato a la Aseguradora oferente que haya presentado la segunda mejor postura, o iniciar un nuevo proceso de licitación pública.

2.11.

GARANTIA DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

La Aseguradora Adjudicataria se obliga a constituir a su costa y a favor del Banco de Bogotá S.A. con una diferente aseguradora legalmente establecida en Colombia, una póliza de cumplimiento que ampare la totalidad de los perjuicios derivados del incumplimiento total o parcial de cualquiera de las obligaciones a su cargo. La póliza tendrá a la compañía Aseguradora adjudicataria como tomadora y el Banco como asegurado y beneficiario, su vencimiento será por dos (2) años y un (1) año más; en caso de prórroga del contrato de seguro igualmente se deberá prorrogar la póliza de cumplimiento en las mismas condiciones y por la vigencia de la prorroga y (1) año más. La negativa de la Aseguradora Adjudicataria a prorrogar la póliza de cumplimiento dará lugar a hacer efectiva la garantía otorgada bajo la misma, independientemente de las razones por las cuales la Aseguradora Adjudicataria decida no prorrogarla.

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El valor asegurado en la póliza para el amparo de cumplimiento del contrato de seguro, será de Mil millones de pesos ($1.000.000.000.oo). Esta póliza deberá ser entregada al Banco a más tardar el segundo día hábil siguiente a la adjudicación del contrato de seguro.

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CAPITULO III 3. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN 3.1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN El Banco de Bogotá S.A., enviara comunicación a las Compañías Aseguradoras que estén autorizadas para desarrollar el ramo de Seguro de vida para deudores, como invitación a participar en el proceso de licitación y adjudicación de los seguros de vida deudores para los clientes con créditos de vivienda y leasing Habitacional. El Banco de Bogotá S.A., revisara toda la documentación presentada por cada compañía de seguros que quiera participar en el proceso de licitación y dará respuesta en un tiempo no mayor a 15 días calendarios a la compañías que cumplan con los requisitos de admisibilidad y anexará la información correspondiente a los créditos actuales, como número de créditos, edades mínimas, edades máximas de ingreso, siniestralidad, para que pueda presentar la postura con su propuesta económica. 3.2. ADJUDICACION En la fecha y horas indicadas en el cronograma de actividades, en presencia del Defensor del Consumidor Financiero, el Banco de Bogotá S.A. adjudicará el contrato de seguro objeto del presente proceso de licitación, mediante audiencia pública a la que podrán asistir representantes de todas las Aseguradoras Oferentes, de acuerdo con lo establecido por el artículo 2.36.2.2.16, del Decreto 673 de 2014. Para el efecto, iniciada la audiencia de adjudicación, se procederá con la apertura de los sobres cerrados y la lectura de todas y cada una de las posturas presentadas. Aquella postura con el menor precio de la prima de seguros a cargo del deudor, será declarada como adjudicataria del proceso. En caso de empate en la postura entre dos o más aseguradoras Oferentes, el Banco de Bogotá S.A., adjudicará el contrato de seguro a la Aseguradora Oferente que demuestre haber tenido mayor experiencia en el manejo de los seguros de vida deudores (número de deudores y primas).

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CAPITULO IV 4. FORMALIDADES DE POSTURA Banco de Bogotá S.A., cumple este proceso de licitación, de conformidad con el titulo 2 del libro 36 de la parte 2 del decreto 2555 de 2010 modificado por los decretos 673 y 1745 del 2014, así como las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia mediante las circulares Externas 022 y 029 del 2014, con el fin de recibir posturas de Aseguradoras que ofrezcan los seguros que amparen los riesgos establecidos en este pliego de condiciones, en relación con los seguros de vida deudores que ampare a las personas naturales que sean deudoras del Banco de Bogotá S.A., con créditos de vivienda y leasing habitacional. 4.1. CONSULTAS Y RESPUESTAS

Las aseguradoras interesadas en participar en esta licitación podrán formular preguntas por escrito dirigidas al correo electrónico [email protected] o al correo [email protected] de acuerdo con el cronograma de actividades. Las preguntas y las respuestas serán enviadas a todas las compañías aseguradoras participantes al correo registrado por cada Compañía, de acuerdo con las fechas establecidas en el cronograma de actividades de esta licitación. 4.2. PRESENTACIÓN DE LA POSTURA Los proponentes deberán entregar impreso en original y copia en sobre sellado junto con la carta de presentación y aceptación de las condiciones de admisibilidad solicitadas en el pliego de condiciones, firmada por el representante legal de la aseguradora, en la calle 36 No. 7-47 piso 3 en la Gerencia de Recursos Físicos en la ciudad de Bogotá, el día 16 de Septiembre de 2016 entre las 9.00 a.m. y las 10:00 a.m. de acuerdo con el cronograma de actividades. Las Aseguradoras deberán presentar sus posturas como una tasa única de prima mensual sin IVA, para todos los seguros de vida deudores de créditos de vivienda y leasing habitacional, con edad promedio y para todos los créditos desembolsados a Nivel Nacional. La presentación de la postura será tomada como manifestación de que el proponente conoce y acata las condiciones estipuladas en el pliego de condiciones y como una declaración suya en el sentido de que no está inhabilitado para contratar con el Banco de Bogotá S.A.

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4.3. RETIRO O MODIFICACIÓN DE LA POSTURA Después de la fecha de entrega de la propuesta, la Aseguradora Oferente no podrá retirar o modificar la propuesta presentada. Si una Aseguradora Oferente, dentro del periodo de validez de la postura, llegara a retirarla o manifestar que no sostiene los términos o condiciones de la misma, el Banco de Bogotá S.A. podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. 4.4. NO CONSIDERACIÓN DE LA POSTURA

El Banco de Bogotá S.A., rechazará una o varias posturas cuando se presente alguna de las siguientes causales: a) Cuando su presentación sea extemporánea; es decir, se presente luego de la fecha y horas fijadas para el cierre de esta contratación. b) La Aseguradora Oferente no acredito en tiempo los requisitos de admisibilidad y los requisitos de admisibilidad adicionales. c) Se detecte que en la preparación y/o presentación de los requisitos de admisibilidad y requisitos de admisibilidad adicionales o de la postura se cometieron irregularidades, inexactitud o falsedades. d) Cuando la Aseguradora Oferente no constituya la Garantía de seriedad de oferta en las condiciones requeridas en este pliego de condiciones. e) Cuando el Representante Legal no esté facultada ni autorizada para su presentación y para suscribir el respectivo contrato. f) Cuando la Aseguradora Oferente se encuentre en alguna de las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades de conformidad con los dispuesto en el artículo 77 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás disposiciones aplicables previstas en la Ley. g) Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de disolución o liquidación. h) Si el proponente se encuentra reportado en el boletín de responsables Fiscales. i) Cuando el plazo ofrecido para la ejecución del contrato supere el establecido en la licitación, o es inferior al indicado en este pliego.

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El Banco de Bogotá S.A. se reserva el derecho de admitir aquellas propuestas que presenten defectos de forma, omisiones o errores, siempre que estos sean subsanables y no alteren el tratamiento igualitario de las mismas.

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CAPITULO V 5. CONDICIONES DE CONTRATACIÓN

5.1. EXPEDICION DE LAS PÓLIZAS

La póliza matriz inicial y sus anexos deberán ser entregados al Banco de Bogotá S.A., dentro de los quince (15) días calendario siguiente a la fecha de adjudicación. En caso de que la compañía Adjudicataria de la presente invitación no cumpla la obligación mencionada dentro del plazo aquí estipulado, el Banco de Bogotá S.A. hará efectiva la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta. 5.2. MODIFICACIÓN DE LAS PÓLIZAS Las condiciones, amparos o coberturas de las pólizas expedidas no podrán ser objeto de modificación unilateral por parte de la Aseguradora en perjuicio del tomador o asegurado. No se podrán hacer modificaciones de las primas durante la vigencia del contrato de conformidad con lo establecido en el Decreto 673 de Abril 2014, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 5.3. CONTINUIDAD DE COBERTURA Continuidad de Cobertura para la totalidad de los deudores que vienen actualmente asegurados dentro del programa de seguros. Esta continuidad contempla las prórrogas, refinanciaciones. unificaciones, restructuraciones, pre aprobaciones y cualquier otro tipo de acuerdo suscrito con los deudores del Banco de Bogotá S.A. en las operaciones de crédito de vivienda y leasing habitacional y cualquier operación de crédito que se presente dentro de la vigencia de la contratación derivada de esta licitación. 5.4. TRÁMITE PÓLIZAS ENDOSADAS La Aseguradora Adjudicataria acepta ingresar a los deudores que hayan traído para la vigencia una póliza endosada de otra compañía de seguros y que la dejo vencer y no presenta al Banco de Bogotá S.A. la correspondiente renovación, en este momento el Banco reporta el ingreso a la compañía Aseguradora Adjudicataria, sin necesidad de presentar los requisitos de asegurabilidad, el ingreso será automático y en las mismas condiciones de la póliza contratada objeto de esta licitación.

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5.5. COBRO DE LAS PRIMAS Y PAGO DE LA FACTURACIÓN

El cobro de las primas será realizado de forma mensual por el Banco de Bogotá S.A., con corte al último día del mes, aplicando la tasa única mensual al saldo que el deudor adeude a esta misma fecha. El Banco de Bogotá S.A. suministrará a la Aseguradora Adjudicataria dentro de los primeros quine (15) días calendario, la información correspondiente a las primas de seguros generadas, sobre el total de riesgos asegurados del mes inmediatamente anterior y relación de nombres, cedulas y valor asegurado, para que la Compañía Aseguradora realice la respectiva cuenta de cobro. El Banco de Bogotá S.A., realizará el pago de las primas en un plazo de treinta (30) días calendario, contados a partir del final de cada mes de cobertura. Este pago se efectuara mediante consignación directa por parte del Banco, en una cuenta corriente o de ahorros que la Aseguradora abrirá para tal efecto en cualquier sucursal del Banco de Bogotá S.A. , previa presentación de la cuenta de cobro. El Banco de Bogotá S.A., descontará de las cuentas de cobro mensuales, el valor correspondiente al recaudo, estipulado en el capítulo II, numeral 2.5 de este pliego de condiciones. 5.6. DEVOLUCIÓN DE PRIMAS El Banco de Bogotá S.A, descontará del pago de las primas que se realizará a la Aseguradora mensualmente, las devoluciones de las primas por riesgos no asegurables, incluyendo pero no limitado a: a) Créditos que por error se les haya generado mayor valor de cobro de prima. b) Cuando se ha incluido un bien inmueble de un titular errado. c) En caso de aceptación de pólizas endosadas, la Aseguradora Adjudicataria debe devolver al Banco lo correspondiente a lo pagado durante la vigencia del seguro aprobado, desde la fecha de aprobación del endoso.

5.7. INFORMES MENSUALES

Los informes que a continuación se detallan, deberán ser entregados al Banco de Bogotá S.A. dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al cierre efectuado.

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a) Informe de Siniestralidad; deberá contener el número de siniestro asignado, fecha de presentación del siniestro, fecha del siniestro, amparo afectado y causa, ciudad de ocurrencia, valor del siniestro, valor pagado al Banco, nombre del asegurado, cedula del asegurado, número de la obligación, fecha de desembolso, valor inicial desembolsado y nombre de la oficina. b) Informe de primas; deberá suministrar relación de las primas mes a mes de la vigencia y en forma acumulada, desde el inicio de la vigencia del contrato, indicando cantidad de asegurados por mes y en acumulado vigencia, valor asegurado al cierre de cada mes y el acumulado en vigencia, y prima mensual causada al cierre de cada mes. c) Otros informes; sin perjuicio de los informes antes señalados, la Aseguradora Adjudicataria deberá entregar al Banco de Bogotá S.A., los informes que se requieran relacionados con el contrato de seguros y que sean acordados en las reuniones de seguimiento y estipulados en los acuerdos de servicios.

5.8. CONDICIONES PARA EL MANEJO DE SINIESTROS La Compañía Aseguradora proponente, deberá relacionar los documentos requeridos para la presentación de reclamos de siniestros; los pagos que la Compañía realice por reclamación de los siniestros deberán ser en un tiempo no mayor a los 8 días calendario posterior a la presentación de la formalización del siniestro. El Banco de Bogotá S.A., no tiene cuenta corriente o de ahorros para hacer la transferencia de los pagos por siniestros, por lo tanto la Compañía Aseguradora se compromete a la apertura de una cuenta en el Banco de Bogotá S.A., donde con autorización de ustedes podamos debitar los siniestros autorizados para pago. 5.9. MANEJO DE LA INFORMACIÓN Toda la información que haya sido o sea suministrada por el Banco de Bogotá S.A., en desarrollo del presente proceso de licitación y durante la ejecución del contrato de seguro, es de su propiedad, por consiguiente la Aseguradora se compromete a hacer uso de esta exclusivamente para la presentación de la carta de cumplimiento de los requisitos de Admisibilidad, la postura y para los fines de celebración y ejecución del Contrato de Seguro y se obliga a guardar absoluta reserva de dicha información.

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5.9.1.

PROTECCION DE DATOS

En cumplimiento de la normatividad prevista para la protección de datos personales vigentes en el territorio Nacional, la compañía de seguros se obliga a acatar en su integridad y en lo que le corresponda, las disposiciones allí contenidas, con el objetivo de garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales a los que por cualquier razón tenga acceso, atendiendo las instrucciones y recomendaciones que para el efecto realice el Banco de Bogotá S.A., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales. Las Compañías de Seguros se obligan a mantener indemne de cualquier reclamación, multa sanción, investigación y en general de cualquier daño o perjuicio causado a Banco de Bogotá S.A., por el incumplimiento de la normatividad aplicable en materia de protección de datos personales. La presente obligación permanecerá vigente durante la vigencia del contrato que se suscriba hasta por dos (2) años más.

5.9.2.

PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL

Ninguna de las partes podrá utilizar los nombres, logos, marcas, emblemas o cualquier otra forma de propiedad industrial o intelectual, de propiedad de la otra parte, sin su expresa autorización previa y por escrito. Toda información intercambiada en virtud del contrato, es de propiedad exclusiva de la parte de donde proceda; por lo tanto ninguna de las partes utilizará información de la otra parte para su propio uso, ni para fines diferentes al desarrollo del objeto contractual, ni podrá reproducir la misma sin la autorización previa de su propietario, quien podrá solicitar su devolución en cualquier momento. Esta información deberá ser devuelta o destruida por la parte receptora a la terminación del contrato.

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CAPITULO VI

6. CONDICIONES DE CONTRATACIÓN

Los Compañías Aseguradoras participantes deberán especificar aquellas condiciones particulares, cláusulas adicionales y demás, solicitadas en el pliego que no son aceptadas total o parcialmente y en caso contrario se entenderán aceptadas totalmente, tal como se establecen en este pliego. Asegurados serán todos los deudores del Banco de Bogotá S.A., entidad tomadora, a quienes se les otorga los préstamos bajo la modalidad de créditos de vivienda, y de Leasing habitacional. La cobertura del seguro inicia desde el momento del desembolso y estará vigente hasta la cancelación total de la deuda incluyendo las eventuales prorrogas y novaciones autorizadas por el Banco, extendiéndose también a la duración de los procesos que se inicien para hacer efectivo el pago. El valor asegurado individual para los amparos básicos de vida, incapacidad Total y Permanente por enfermedad o accidente y enfermedades graves cubiertas por la póliza, corresponden al saldo insoluto de la deuda que el asegurado acumule en uno o varios créditos. La Compañía Aseguradora, acepta como amparo automático hasta un valor máximo de $250.000.000.oo y definirá la aceptación o rechazo para los excesos del amparo automático dentro de los tres (5) días hábiles siguientes a la entrega por parte del solicitante de los requisitos exigidos. En caso de no haber respuesta por parte de la Aseguradora, después de este plazo se considera amparada e incluida en el grupo asegurado en las mismas condiciones contratadas con el seguro. En caso de errores y omisiones por parte de un error del tomador, en el reporte de los deudores y/o valores asegurados entregados a la Aseguradora, no será tenido en cuenta como causal de objeción.

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CAPITULO VII

7. GENERALIDADES

7.1. CONSIDERACIONES

Los proponentes deberán someterse a todas las leyes Colombianas, en los aspectos laborales, Tributarios, de Industria y Comercio, de Contratación, etc. Banco de Bogotá S.A. no Aceptará como causal de reclamo o incumplimiento la ignorancia de la Ley Colombiana. Al formular la oferta, el proponente acepta que estarán a su cargo todos los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades Nacionales, Departamentales o Municipales. La Aseguradora pagará todos los impuestos, derechos, tasas y similares que se deriven de la presente relación contractual y por lo tanto, su omisión en el pago será de su absoluta responsabilidad. 7.2. GLOSARIO

Accidente: Se entiende como el suceso imprevisto, involuntario, repentino y fortuito, causado por medios externos y de un modo violento que afecte el organismo del deudor asegurado, ocasionándole una o más lesiones que se manifieste por contusiones o heridas visibles, así como también las lesiones internas reveladas por los exámenes correspondientes. Adenda: Es el documento emitido por el Banco con el cual modifica el pliego de condiciones. Adjudicación: Etapa del proceso de licitación en la cual el Banco selecciona a la Aseguradora que presente la Postura con el menor precio de prima de seguro para el deudor. Asegurado: Es la persona, titular del interés sobre cuyo riesgo se toma el seguro. Aseguradora: Es la Empresa que asume la cobertura del riesgo, previamente autorizada a operar como tal por la Superintendencia de valores y seguros.

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Aviso de siniestro: Documento o comunicación por el que el asegurado informa a la aseguradora la ocurrencia de determinado hecho o accidente, cuyas características guardan relación, en principio, con las circunstancias previstas en la póliza para que proceda la indemnización. Aseguradora Adjudicataria: Es la compañía de seguros cuya postura resulta seleccionada por el Banco para otorgar los seguros objeto de esta licitación. Aseguradora Oferente: Es la compañía de seguros que cumple con los requisitos de admisibilidad y que presente su postura en los términos y condiciones establecidos en este pliego de condiciones. Beneficiario: La persona Natural o Jurídica prevista en la póliza de seguro que recibe la indemnización o prestación convenida. Cobertura: Responsabilidad asumida por una aseguradora en virtud del cual se hace cargo, hasta el límite estipulado, del riesgo y las consecuencias económicas derivadas de un siniestro. Contrato de seguro: Es el negocio jurídico de seguro celebrado entre el Banco de Bogotá, en su calidad de tomador por cuenta de sus deudores y la Aseguradora Adjudicataria. Cotización: Documento que puede emanar una compañía de seguros, que contiene alternativas de cobertura y tarifa por los seguros respectivos y que obligan a respetar sus términos y condiciones durante el plazo que en ella se establezca. Crédito: Es el contrato de préstamo existente o que exista entre el Banco de Bogotá S.A. y el deudor. Deudor: Es la persona obligada al pago del crédito adeudado al Banco con quien ha celebrado un contrato de vivienda o leasing habitacional. Duración del seguro (Vigencia): Es el periodo durante el cual la Aseguradora toma bajo su cargo los riesgos cubiertos por la póliza. Endoso: Es la póliza de seguro que toma por su propia cuenta un cliente de la Entidad Financiera, para amparar el activo objeto de la obligación con el Banco. Gastos: Son todos los costes que conlleva la emisión de las pólizas y el funcionamiento de una Aseguradora. Indemnización: La cantidad de dinero a cargo de la Aseguradora en caso de siniestro, de acuerdo a las condiciones de la póliza.

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Nivel de endeudamiento: Es la razón existente entre el pasivo total y el activo total de la Aseguradora interesada en presentar postura. Póliza de seguro: Es el instrumento con que se perfecciona y prueba el contrato. Debe contener todas las normas que de forma general, particular o especial regulan la relación contractual convenida entre la Aseguradora y el asegurado. Postura: Es la propuesta económica de la tasa de prima mensual de seguros que deberá ser pagada por los deudores del Banco, presentada por la Aseguradora Oferente. Prima: Es la retribución o precio del seguro cuyo pago es del cargo del contratante o asegurado. Renovación automática: Es el acuerdo entre las partes por el cual el seguro puede prorrogarse tácitamente por un nuevo periodo de vigencia. Refinanciación: Es un negocio Jurídico de cualquier clase, que tenga como objeto o efecto modificar cualquiera de las condiciones originalmente pactadas en beneficio del deudor. Requisitos de Admisibilidad: son los requisitos que deben cumplir las Aseguradoras interesadas en participar en esta licitación, en virtud de lo señalado en el Decreto 673 de 2014 y las normas que lo modifiquen o reglamenten, establecidos en este pliego de condiciones. El Banco de Bogotá S.A. rechazará de plano a la Aseguradora que no cumpla con estos requisitos o que no se acredite su cumplimiento en la fecha definida en el cronograma de actividades y en consecuencia dicha Aseguradora no podrá participar en esta licitación. Riesgo: Es la probabilidad de ocurrencia de un siniestro. Es la posibilidad de que la persona sufra el siniestro previsto en las condiciones de la póliza. Seguro: Contrato por el cual la Aseguradora se obliga, mediante el cobro de una prima a abonar, dentro de los limites pactados, un capital u otras ´prestaciones convenidas, en caso de que se produzca el evento cuyo riesgo es objeto de cobertura. El seguro brinda protección frente a un daño inevitable e imprevisto, tratando de reparar materialmente, en parte o en su totalidad las consecuencias. Siniestro: Es el acontecimiento o hecho previsto en el contrato, cuyo acaecimiento genera la obligación de indemnizar al asegurado. Terminación del seguro: Corresponde al hecho que pone fin a la vigencia del contrato de seguro, ya sea por la llegada del plazo de duración pactado, por el no pago de las primas o por la ocurrencia del siniestro.

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ANEXOS ANEXO 1. MODELO CARTA DE PRESENTACIÓN

Doctora ROSA MARGARITA MUÑOZ O. Gerente Recursos Físicos División Administrativa BANCO DE BOGOTA Ciudad.

Referencia: INVITACION PUBLICA PROCESO PARA LA SELECCIÓN COMPAÑÍA DE SEGUROS Estimados señores; La presente tiene por objeto ofrecer la protección mediante contrato de seguro de Incendio y Terremoto para los inmuebles requeridos por cuenta de sus deudores, de acuerdo con las condiciones previstas en los términos de referencia y de conformidad con lo establecido en este documento y en la oferta adjunta. El suscrito declaro que: -

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Tengo poder Legal para firmar y presentar la oferta. He estudiado cuidadosamente los documentos del proceso de selección, encontrándolos correctos. En consecuencia, renuncio a cualquier reclamación por desconocimiento o errónea interpretación de los mismos. He analizado la descripción de los riesgos que el Banco de Bogotá S.A. ha señalado en los términos de referencia. He revisado y certifico que la Compañía Aseguradora xxxxx, cumple con todos los requisitos de admisibilidad, estipulados en el pliego de condiciones enviado a nosotros por el Banco de Bogotá S.A. He revisado detenidamente nuestra oferta, la cual adjunto y declaro que no contiene ningún error u omisión. Los funcionarios como Directores, Administradores, representantes legales y la firma que represento no estamos impedidos por causa de inhabilidades y/o incompatibilidades contempladas en la Ley, en especial las descritas en el artículo 77 del Decreto 663 de 1993 Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Colombiano.

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Si el Banco de Bogotá S.A., nos adjudica la contratación prevista en el proceso de selección en referencia, nos comprometemos a realizarla de acuerdo con los términos y condiciones correspondientes fijados por el Banco. Autorizo al Banco de Bogotá S.A. para verificar toda la información consignada en nuestra oferta y para obtener referencias sobre el manejo y cumplimiento de nuestras obligaciones Autorizo al Banco de Bogotá S.A., para consultar las centrales de riesgos como Data Crédito y Asobancaria, con el fin de verificar nuestra moralidad Comercial.

Atentamente,

___________________________ Representante Legal Compañía Aseguradora

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ANEXO 2. DOCUMENTO DE CONFIDENCIALIDAD FIRMADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA ASEGURADORA

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MODELO DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PARA PROVEEDORES Y CONTRATISTAS DEL BANCO DE BOGOTÁ Para efectos del presente documento anexo y sin perjuicio de las definiciones previamente acordadas para efectos del contrato al que se anexa este documento, las palabras empleadas en el presente Modelo de Seguridad (en adelante “el Modelo”) tendrán el significado que adelante se describe, cuando éstas estén transcritas dentro del documento con la inicial en mayúscula: Información: Se entenderá por Información, toda información o dato en cualquier medio referente a los asuntos comerciales, empresariales o técnicos del Banco de Bogotá, tanto en el pasado como en la actualidad y el futuro, incluido, pero sin limitarse a, los secretos industriales, información sobre clientes y proveedores, datos sobre números de cuentas, seriales de cheques, información sobre procedimientos, y en general la que haya sido comunicada al CONTRATISTA o que haya sido conocida por éste, por cualquier medio. Confidencialidad: Por Confidencialidad se entenderá el aseguramiento de que la información del Banco Bogotá sea accedida sólo por aquellos que tienen una necesidad legítima de tener acceso a la información, con el fin de prevenir el uso o divulgación de la misma en forma no autorizada. Integridad: Se entenderá por Integridad, el aseguramiento de que la información del Banco de Bogotá esté protegida contra modificaciones no autorizadas para garantizar su consistencia, exactitud y que esté completa. Auditabilidad: Por Auditabilidad se entenderá, el aseguramiento de que se cuente con el registro de los eventos que ocurren sobre el uso de la información del Banco Bogotá. Privacidad: Se entenderá por Privacidad, el aseguramiento de que la información del Banco de Bogotá de sus clientes y empleados (para contratación de outsourcing) no sea utilizada para propósitos diferentes para los cuales fue adquirida.

2. EL CONTRATISTA protegerá y garantizará la Confidencialidad, Integridad, Auditabilidad y Privacidad de la Información, sin importar el medio, formato o presentación en que sea creada, almacenada o utilizada. 3. En el evento en que EL CONTRATISTA almacene Información dentro de sus recursos informáticos, se obliga a destruir de manera segura la Información contenida, cuando el recurso vaya a ser cambiado, desechado o enviado a mantenimiento. Así mismo, EL CONTRATISTA se obliga a destruir la Información de manera segura, a la finalización 31

del contrato al que se anexa el presente documento, salvo que dentro del contrato se haya pactado un término diferente. 4. EL CONTRATISTA se abstendrá de instalar software en los equipos del BANCO, sin la previa autorización por parte de éste. EL CONTRATISTA garantizará al BANCO que ha obtenido las licencias y autorizaciones respectivas de los propietarios del software que pretenda instalar e instale con la autorización del BANCO en sus equipos. 5. EL CONTRATISTA se abstendrá de enviar y revelar Información del BANCO a terceros, sin la previa autorización expresa y escrita por parte del BANCO. 6. En el evento en que el servicio prestado por EL CONTRATISTA, se refiera a la venta, desarrollo o licenciamiento de software, deberá asegurar al BANCO que el software objeto de venta, desarrollo o licenciamiento incluya mecanismos de identificación y autenticación de usuarios. 7. Cuando EL BANCO autorice al CONTRATISTA el acceso a los recursos informáticos del BANCO, los códigos de usuario otorgados por EL BANCO al CONTRATISTA revestirán el carácter de personal e intransferible. Por tal motivo, EL CONTRATISTA será responsable por el uso que de dicho códigos asignados se hagan. En todo caso, EL CONTRATISTA se abstendrá de obtener, modificar, acceder y en general ejercer cualquier acto sobre la Información, sin la previa autorización expresa y escrita del BANCO o mediante el uso de usuarios preinstalados. Así mismo, se abstendrá de hacer uso de herramientas propias de la gestión de Seguridad de la Información. 8. EL CONTRATISTA mantendrá las áreas en donde se encuentre la Información, con las protecciones necesarias, controles de seguridad ambientales y acceso físico adecuados, de modo tal que se garantice la conservación física de la misma. 9. NOVENO.- Toda conexión externa a otras redes públicas o privadas que EL CONTRATISTA pretenda realizar desde las instalaciones del BANCO, deberá ser aprobada de manera previa, expresa y por escrito por parte del BANCO. 10. EL CONTRATISTA deberá transportar la Información a través de redes, mediante el uso de un mecanismo seguro que garantice la Confidencialidad, Integridad y Privacidad de la Información. 11. En el evento en que el objeto del contrato al cual se anexa el presente modelo verse sobre implementación de nuevos recursos informáticos, EL CONTRATISTA entregará y 32

apoyará la implantación de los Estándares de Seguridad con los parámetros de seguridad para preservar la confidencialidad, integridad, auditabilidad y privacidad la información contenida en los recursos informáticos del BANCO 12. EL CONTRATISTA deberá seguir los siguientes procedimientos cuando se encuentre evidencia de alteración o manipulación de equipos o información del Banco de Bogotá:  Reportar el incidente al funcionario del BANCO (administrador del contrato) manteniendo estricta confidencialidad sobre la ocurrencia de tal incidente, para lo cual deberá hacer uso de los canales de comunicación seguros definidos por EL BANCO. Para tal reporte EL CONTRATISTA deberá tener en cuenta el análisis de múltiples fuentes como son: incidentes de seguridad, resultado de revisiones de auditoría, alertas generadas en los sistemas de monitoreo, información de logs. Así mismo deberá reportar todo incidente que pueda generar uno o más de los siguientes riesgos: fuga de información, borrado de información, modificación de la información, divulgación no autorizada de información, suplantación de usuarios, manipulación equipos o información, destrucción de información no segura, acceso no autorizado a recursos informáticos de la entidad, ataque conocido, denegación de servicios o virus informático, vulnerabilidad de un producto (documentada), pérdida de integridad de información, captura de información confidencial, redireccionamiento de requerimientos, fraude o hurto empleando medios electrónicos, otro riesgo que pueda ser catalogado como incidente.  Para el reporte anterior, el CONTRATISTA deberá diligenciar el formato de “Reporte de Incidentes” que obra como anexo al presente manual y enviará un correo electrónico al Administrador del Contrato del Banco, dicho anexo adjunto al correo.  EL CONTRATISTA deberá clasificar el incidente de seguridad de tal forma que se pueda establecer con claridad el impacto y severidad para EL BANCO.  EL CONTRATISTA deberá acatar las recomendaciones que EL BANCO haga en relación con el manejo de dicho incidente de seguridad, dentro de los plazos determinados por EL BANCO.  EL CONTRATISTA deberá ejecutar actividades que permitan contener y erradicar incidentes de seguridad que afectan la Confidencialidad, Integridad, Disponibilidad, Privacidad y Auditabilidad de la información del Banco de Bogotá. Además deberá permitir preservar la integridad de las evidencias, generadas como consecuencia de una violación a las Política de Seguridad de la Información.  Una vez desplegadas las acciones recomendadas por EL BANCO, EL CONTRATISTA deberá presentar un informe detallado que incluya: Información 33

afectada, pérdidas estimadas, causa del problema, controles actuales, controles recomendados y documentación del manejo del incidente. 13. EL CONTRATISTA deberá seguir los siguientes procedimientos y controles para la entrega de la información manejada y la destrucción de la misma una vez finalizado el servicio objeto del contrato al que este manual es anexo:  Sin perjuicio de la obligación de confidencialidad respecto de cualquier tipo de información revelada por cualquier medio, así no haya sido catalogada de manera expresa como confidencial, EL CONTRATISTA suscribirá un inventario de la información que será suministrada para el desarrollo del contrato, mediante el formato de “clasificación de la Información” el cual obra como anexo al presente manual.  Una vez terminado el contrato al que este Manual es anexo o a solicitud del BANCO en cualquier momento, EL CONTRATISTA identificará la información del BANCO que en con ocasión de la relación pre-contractual y contractual, ha sido copiada, procesada o almacenada y/o transmitida, la cual deberá ser objeto de eliminación o destrucción, dentro de los dos días siguientes a la fecha de la terminación o solicitud.  EL CONTRATISTA deberá aplicar los medios de destrucción seguros e idóneos, según correspondan al medio de almacenamiento y/o formato de presentación de la información respectiva.  EL CONTRATISTA deberá mantener un inventario actualizado de la información recibida de parte del BANCO, a fin de establecer en cualquier tiempo la información sujeta a eliminar o destruir, precisando o incluyendo para el presente proceso tipo de eliminación o destrucción a aplicar dependiendo de su formato de presentación y medio de almacenamiento. La obligación de destrucción de la información se extenderá aún sobre aquella no contenida en dicho inventario, siempre y cuando sea información del BANCO suministrada por cualquier medio.  EL CONTRATISTA indicará al BANCO y coordinará con este sobre la fecha y hora en la cual se adelantará la destrucción de la información del BANCO, con el fin de que un funcionario pueda asistir a tal diligencia de destrucción de manera presencial. De no ser posible coordinar una hora, EL CONTRATISTA deberá certificar a través de su revisor fiscal o una firma de auditoría debidamente reconocida que la información ha sido destruida por completo, en forma segura y que ninguna porción de la misma obra en ningún medio de almacenamiento del CONTRATISTA o algún tercero.  Para información física, es decir en papel, la destrucción debe ser realizada por medio de destructoras de papel para grandes volúmenes las cuales y de acuerdo 34

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a las mejores prácticas realicen una destrucción en un tamaño de partículas menor haciendo más difícil su recuperación. El proceso debe incluir su compresión y entrega a empresas reconocidas de reciclaje de papel. Para información magnética ubicada en estaciones de trabajo o servidores, EL CONTRATISTA deberá ofrecer herramientas de software especializado para efectuar el borrado seguro de datos (se recomienda que cuando menos se deba utilizar el método Gutmann Wipe, o métodos homólogos, que es el que indican las mejores prácticas como el más aconsejable pues brinda un alto nivel de seguridad y realiza 35 pasadas en procesos de formateo). Para información magnética almacenada en medios externos, su destrucción deberá efectuarse mediante desmagnetización, picado y depósito en contenedores diferentes las partes destruidas. Una vez adelantado el proceso anterior, las partes suscribirán el acta de destrucción respectiva haciendo uso del acta que obra como anexo al presente manual.

14. El CONTRATISTA directamente se obliga a dar cumplimiento al acuerdo de confidencialidad citado a continuación, pero además hará que todos sus colaboradores directos o indirectos que utilice para la prestación del presente contrato firmen la cláusula de confidencialidad en que queden comprometidos a no utilizar la información del Banco de que tengan conocimiento sino para el desempeño de sus funciones sin poderla reproducir, comunicar ni usar en beneficio propio ni de terceros, so pena de incurrir en las responsabilidades pecuniarias y las que establezcan las normas penales. 15. El CONTRATISTA deberá cumplir con el proceso establecido por el Banco para el control de acceso lógico documentado en el Manual de Servicios Título III, Capítulo 6 Control de acceso lógico el cual dice: “Dando cumplimiento al Modelo de seguridad de la información, en procura que todas las áreas del Banco cumplan con los procesos establecidos para el control de acceso lógico y teniendo en cuenta que aplica para todo funcionario, outsourcing o tercero (proveedor, entes de control externos, otros) se establecen cinco tipos de novedades las cuales representan los diferentes estados por los cuales puede llegar a pasar una cuenta de usuario: creación, eliminación, activación, inactivación y modificación; estas novedades deben ser tramitadas a través de Service Manager o por la herramienta definida por el Banco para el manejo de las solicitudes de acceso lógico”. 16. La supervisión de las actividades del personal DEL CONTRATISTA para el desarrollo de los Proyectos y/o Requerimientos estará a cargo de: 35

 

El Gerente de Proyecto para aquellos casos en los que la contratación hace parte de un Proyecto. El Líder Técnico o Líder Funcional para aquellos casos en los que la contratación hace parte de un Requerimiento.

Nota: En caso de que no exista ninguno de los perfiles anteriores, la responsabilidad estará a cargo del funcionario que solicitó la contratación y administrará los recursos. PROVEEDOR ____________________________ Nombre C.C. xxxxxxxx de Ciudad Representante Legal

BANCO ______________________ LUIS CARLOS MORENO PINEDA C.C. 438.334 de Usaquén. Representante Legal

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Anexo 2.A

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Confidencial SI/No

Vigencia activo de información 1 - Vigente, 2 - No Vigente

Edad de la Información 1- Activa, 2 -Caduca

Valor de la Información 1 -Bajo, 2 -Medio, 3 -Alto

Reserva Bancaria 1 - Si, 0 – No

Fecha de Caducidad

Fecha de Ingreso

Cod/Nombre Destino información

Destino de la información

Cod/Nombre Origen Información

Origen de la Información

Se origina la información en el Área

Medio en que se encuentra (Papel, Medio Magnético)

Carácter Masivo

Tipo de activo de Información

Categoría

Descripción del activo de Información

Nombre del activo de Información

Consecutivo

Anexo 2.B

Inventario de Información Suministrada por el Banco de Bogotá para Ejecución del Contrato con Proveedores y Contratistas y Generada en Desarrollo del Mismo.

NO NO SI NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO SI NO NO SI NO NO NO NO NO NO NO NO NO

NO NO SI

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Anexo 3.C ACTA DE DESTRUCCIÓN INFORMACION CONFIDENCIAL EN PODER DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS En la ciudad de ___________, se reunieron en fecha: _______________ y hora : _________, en representación de la firma: __________________________, los funcionarios: ______________ cargo: ____________________ y en representación del Banco de Bogota: __________________, administrador del contrato suscrito con la firma citada y ________________________ representante de la División de Contraloría, a fin de efectuar y presenciar destrucción segura de información en poder de la firma contratada para la prestación de servicio suscrito mediante contrato: ________________. Para el efecto los representantes de la firma _______________ hacemos constar que la información detallada en inventario adjunto y objeto de la eliminación o destrucción efectuada en la fecha, es la única en nuestro poder y no existen copia alguna a través de ningún medio que permitan su reproducción posterior a la presente Eliminación/Destrucción de acuerdo a “PROCEDIMIENTO PARA LA DESTRUCCION Y ELIMINACION SEGURA DE ACTIVOS DE INFORMACION CONFIDENCIAL POR PARTE DE PROVEEDORES Y CONTRATÍSTAS” definido por el Banco de Bogotá. En constancia se firma por quienes participaron en el proceso a los ____ días del mes de ____________ del año _____________ en la ciudad de ________________. Como ejecutores del proceso de eliminación o destrucción segura de información:

Representante Firma Representante Control Interno Firma: Nombre: Nombre: Cargo: Cargo: Como observadores del proceso de eliminación o destrucción:

Administrador Contrato Banco de Bogota Nombre: Cargo:

Representante División de Contraloría Banco de Bogotá Nombre: Cargo:

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ANEXO 3. DOCUMENTOS PARA EL REGISTRO DE PROVEEDORES

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