PREMIOS A LA INICIATIVA PARA LA EXCELENCIA EN LA GESTIÓN

INFORMÁTICA XXI

Premios a la Iniciativa para la Excelencia en la Gestión

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ÍNDICE DE CONTENIDOS

Presentación ................................................................................ 3 Breve descripción de la idea o proyecto ......................................... 5 Informe con los beneficios que se consiguen con el proyecto ........... 6 Proyecto completo ........................................................................ 7 Cronograma de ejecución............................................................ 14 Valoración económica ................................................................. 15 Indicadores ................................................................................ 17

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Presentación Con el avance de las nuevas tecnologías, la gestión en la UGR ha experimentado un significativo avance que hace unos años podía parecer cuando menos futurista. Automatrículas, plataformas de apoyo a la docencia, tablones electrónicos, solicitudes online, Webs interactivas, e-nómina, etc.. son servicios que se prestan tanto a clientes externos como a internos y que ha permitido redistribuir la carga de trabajo, eliminar costes materiales y de personal y prestar un servicio acorde con los tiempos en los que vivimos. Pero si nos detenemos a ver el entorno informático del PAS en la UGR, cuando menos tenemos que suspirar. Porque lo que tenía que ser una herramienta que facilite el trabajo, para que éste sea eficaz y eficiente, se convierte en un quebradero de cabeza. Si cuentas con un compañero “apañao” que te eche una mano estás de suerte. Si no tendrás serios problemas y el trabajo saldrá, pero a qué precio. El sistema de Red Administrativa (RA) implantado en la actualidad tenía razón de ser hace algunos años, cuando el nivel informático del PAS era tremendamente bajo y las nuevas tecnologías irrumpieron en la gestión de golpe, sin tiempo material para la formación de los usuarios. Hoy día se ha demostrado que el método está desfasado y se pueden contar con los dedos de una mano las Universidades españolas que emplean sistemas parecidos. El trabajo del PAS en la UGR se convierte en muchas ocasiones en una odisea y en una pérdida de tiempo irrecuperable cuando aparece un problema informático de cualquier tipo. Basten unos ejemplos:  Para solicitar ayuda informática hay que marcar un número –atendido ahora por una empresa externa a la UGR- donde o no sabes quién te atiende, o te van pasando de un lado a otro con lo que la resolución del problema se demora innecesariamente.  Para trasladar un ordenador de un lugar a otro hay que solicitarlo, esperar varios días y además abonar 40 y tantos euros al CSIRC, que tiene encargada esta tarea a una empresa externa.  No hay ninguna especificación técnica de los equipos que se conectan a la red administrativa y hay que adquirirlos forzosamente a través del CSIRC. Dichos equipos no tienen, por ejemplo, grabadora para hacer copias de seguridad. Y los modelos de impresoras que se adquieren por este único sistema no se instalan adecuadamente y se utiliza la emulación de otros modelos similares que impiden un funcionamiento eficaz de dicha máquina.  Se emplea como sistema operativo el Windows 98, al que ni siquiera la empresa que lo creó da ya soporte, por lo que no es fácil instalar en los ordenadores cualquier dispositivo de los que actualmente se encuentran en el mercado: escáner, multifunción, disco duro externo, monitor, tarjeta de red, etc..

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 Para compartir información con otros usuarios del mismo entorno de trabajo se utiliza la unidad de Red S: que consiste en “dedicar” un trozo del propio espacio en Red que tiene cada usuario para poder acceder a dicha unidad, con lo que con cierta frecuencia hay que solicitar aumento de espacio y la citada unidad no deja de ser un cajón de sastre, donde hay gran cantidad de información, en ocasiones repetida, y sin ningún orden. Por tanto se recurre la mayoría de las veces al envío de información por correo electrónico. Además a dicha unidad no pueden acceder los cargos académicos, que por lo general usan ordenadores externos a la Red Administrativa.  No existe un directorio electrónico que se pueda emplear para enviar cartas, saludas, etc.. a los cargos académicos o de gestión y cada vez que hay un cambio, o no se comunica o simplemente se desconoce y se realizan envíos incorrectos o erróneos y se pierde un valioso tiempo en actualizar los datos que cada uno tiene. Además, se siguen usando las arcaicas etiquetas en lugar de imprimir en los sobres directamente, dando una sensación de chapuza. Y así podríamos seguir relacionando carencias y disfunciones que obligan al PAS de la UGR a malgastar el tiempo en tareas que debieran estar ya automatizadas hace tiempo o en resolver problemas informáticos que con otra estructura no surgirían.

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Breve descripción de la idea o proyecto. Teniendo en cuenta los problemas descritos anteriormente se propone la adopción de una serie de medidas o adaptaciones informáticas que redunden en una mejor prestación del servicio a la Comunidad Universitaria y a la Sociedad en general y que mejoren el trabajo diario del PAS para que sea más eficaz y eficiente, ofreciendo al exterior una imagen acorde con los tiempos actuales. Dichas medidas son: 1. Eliminación de la Red Administrativa (RA). Instalación del sistema operativo Windows XP1 en todos los ordenadores conectados actualmente a dicha red. 2. Implantación de programas de ofimática estándar actuales para todo el PAS con todas sus funciones disponibles para facilitar la gestión y ahorrar trabajo. 3. Creación de Intranets en Secretarías de Centros, Servicios, Vicerrectorados y otras estructuras de gestión donde se considere necesario. Sólo con la instalación del sistema operativo mencionado anteriormente se podrían crear “grupos de trabajo” que permitirían a los usuarios compartir información de una manera más eficaz que el actual sistema de la unidad de red S:. Si se instala una Intranet se consigue organizar, racionalizar y centralizar la información para acceder a ella desde cualquier ordenador conectado a Internet, lo que prepararía a la UGR para el Teletrabajo. 4. Creación de un E-Directorio: una Base de Datos de Autoridades institucionales, académicas, Universidades y estructuras de gestión. Dicho E-Directorio permitirá mantener actualizada la información casi al instante de producirse el cambio del nombre de la autoridad, del cargo, de la denominación del servicio, etc.., elaborar mailings, listas personalizadas, etc.. con facilidad; todo ello sin necesidad de recurrir a las etiquetas, a las llamadas telefónicas para comprobar los datos, etc.. [Estas medidas se proponen en orden de importancia para la consecución de cotas de calidad en la gestión que se lleva a cabo en la UGR. No obstante, las dos primeras están íntimamente relacionadas y sin llevar a cabo la primera no se podría adoptar la segunda con las mínimas garantías. ]

1 En la actualidad algunas instituciones están apostando por el Software Libre con sistemas operativos como Linux o Guadalinex, pero la práctica está demostrando que son muy pocas las que lo han implantado finalmente y la mayoría de empresas, instituciones y la sociedad en general utilizan sistemas basados en el entorno Windows.

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Informe con los beneficios que se consiguen con el proyecto Cada una de las medidas propuestas aportarán beneficios diarios a la gestión en la UGR: 1. Eliminación de múltiples incidencias informáticas provocadas por el uso de un sistema operativo obsoleto. Facilidad para compartir la información entre usuarios de una misma dependencia. Disminución del número de correos electrónicos que se utilizan para enviar información entre dichos usuarios. 2. Mayor facilidad para colaborar en documentos con miembros del equipo de trabajo. Organizar reuniones y eventos (agendas de cargos, programación de tareas, avisos, calendarios de reserva de espacios, compartir calendarios, etc..). Administrar la producción de documentos (Restricciones de edición, revisiones y comentarios, etc..). Mejoras en el correo electrónico (filtros, almacenamiento automático, avisos, eliminación del correo basura, etc..). Personalizar los programas de ofimática de manera que se puedan automatizar tareas como la escritura de palabras o frases habituales, pies de firma, encabezados, logos, etc.. 3. La instalación de una Intranet aporta mayor eficacia organizacional y productividad. Se ahorran recursos, se elimina información redundante y en definitiva se organiza y mantiene la información de manera centralizada, de modo que el acceso a la misma y su actualización es más rápida. Se facilita asimismo la realización de copias de seguridad. 4. El E-Directorio permite tener la Información centralizada, consolidada y actualizada constantemente. Eliminación de errores: nombre incompleto, cargo erróneo, cargo que ha cesado y sigue recibiendo correspondencia, etc... Generación de correspondencia, saludas, etc.. personalizados, de manera veraz, rápida y sencilla. Facilita la elaboración las diferentes publicaciones impresas que recogen estos datos (agenda de la UGR, guía del Vicerrectorado de Estudiantes, Guías del Alumnado de los Centros, etc.. directorios, etc...)

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Proyecto completo 1. Eliminación de la Red Administrativa (RA). Es necesario adaptar los ordenadores conectados actualmente a dicha red, puesto que sólo se utiliza una pequeña parte del disco duro que tienen y el sistema operativo no está almacenado en el mismo, sino que se descarga a diario a través de la RA. En una primera fase habría que comprobar qué programas propios de la UGR de los que actualmente usa el PAS en la RA no funcionan bajo Windows XP y al número de usuarios que afecta esto. En una segunda fase habría que gestionar una licencia 2 de dicho sistema operativo para todos los ordenadores que estaban en la RA. En una tercera fase, y resueltas las cuestiones anteriores habría que realizar las siguientes tareas por cada ordenador:  Copiar la información que tenga el usuario en su unidad de red en un pendrive, o un disco duro externo, dependiendo de la capacidad necesaria.  Formatear el disco duro. Instalar el sistema Operativo Windows XP Professional.  Configurar los parámetros de conexión a Internet  Volcar la información que el usuario tenía en la Red al disco duro En una última fase, una vez que todo funcione correctamente, se instalarían las impresoras a las que deba tener acceso el usuario y se añadirían los programas de propósito específico que se determinen para un usuario estándar: Lector/creador de documentos PDF, software de reconocimiento de caracteres (escaneo de documentos) , tratamiento de imágenes, etc. Dichas tareas pueden ser realizadas por personal del CSIRC, por PAS de la UGR que tengan conocimientos y que, una vez formados, quieran colaborar voluntariamente con el CSIRC , becarios seleccionados por el CSIRC o contratarlo a una empresa externa.

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La UGR tiene convenio de colaboración con Microsoft para la gestión de licencias a un precio reducido.

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2. Implantación de programas de ofimática actuales Es necesaria la actualización de los programas ofimáticos actuales (Suite Microsoft Office 97= Word, Access, Excel y Powerpoint) a versiones más actuales, como la Suite Microsoft Office 2003, que además de los programas ya descritos incorpora un gestor de correo electrónico de un uso más generalizado que el desfasado Pegasus Mail, que actualmente se usa en la RA. Además integra calendario, agenda, contactos y tareas, lo que permitirá al PAS ha programar avisos, llevar la agenda electrónica de los cargos académicos, en su caso, y compartirla con ellos a través de Internet, establecer recordatorios de plazos, diseñar listas de correo electrónico, etc.. Esta versión facilita con diferencia las labores diarias permitiendo automatizar múltiples tareas y una comunicación más fluida con el resto de usuarios de dentro y fuera de la UGR. La instalación de dicha Suite (véase nota al pie 2) debe hacerse en los ordenadores una vez haya sido eliminada la RA y puede llevarse a cabo por el mismo personal que haga las tareas descritas en el punto anterior para eliminar la RA. 3. Creación de Intranets Las Intranet son posibles gracias a la concepción de la informática distribuida, que surgió en el mundo de la empresa en la década de los ochenta. A la hora de construirla se necesitan unos elementos básicos:  Hardware o soporte físico adecuado para la Intranet, que incluye:  Servidores de Web, bajo el modelo Cliente-Servidor.  PC de los trabajadores, que actúan como Clientes.  Un sistema de cableado que conecta el Servidor con los equipos Cliente.  Software que haga posible configurar la Intranet:  Un sistema operativo de red, que soporta el intercambio de información.  Un navegador para el acceso a la información.  Un sistema de gestión de red, que permite el control de prestaciones, problemas, seguridad o configuración. Tal y como está configurada actualmente la infraestructura informática de la UGR y con la eliminación de la RA que se propone en el apartado 1. de este proyecto, sólo sería necesario el montaje de un servidor (con su correspondiente monitor) que tenga instalado el Sistema Operativo Windows 2000 server. El resto de elementos necesarios para el correcto funcionamiento de la Intranet están ya instalados en la UGR. La instalación deberá ser supervisada por el CSIRC. El siguiente esquema detalla la estructura

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ESQUEMA DE LA INTRANET

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4. E-Directorio Se trata de diseñar una Base de Datos (BD) que tenga tres tablas: una en la que se almacenen los datos correspondientes a los diferentes cargos institucionales y académicos (Rectorado, Centros, Departamentos, Secretariados, Institutos, etc..) y de gestión (Jefes de Servicio, Administradores, etc..). Otra que guarde los datos relativos a las autoridades institucionales de Granada, la Comunidad Autónoma y el Gobierno de España. Por último una tabla que contenga información sobre las Universidades españolas y extranjeras. Esta BD permitirá obtener los datos de manera sencilla para la realización de modelos personalizados de saludas, cartas, oficios, etc.. Y lo ideal sería que su acceso fuera a través de Internet, bien como aplicación Web, bien como BD de Acces. Tabla Institucional

Para obtener los datos se diseñarían consultas específicas (Consejo de Dirección, Decanos y directores, Vicerrectorados, Directores de Institutos). Asimismo es preciso establecer permiso de acceso a los datos que se consideren oportunos (teléfonos móviles, particulares, etc..) establecer diferentes filtros de acceso o codificar los distintos grupos de información. Habría que codificar las distintas dependencias y almacenar dicho código en el Campo código, lo que permitiría posteriormente realizar consultas de manera sencilla. Su actualización deberá correr a cargo de la Secretaría General de la UGR.

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Tabla de Autoridades

El campo tipo almacena la procedencia de la autoridad (Granada, Comunidad autónoma o Gobierno de España) .Su actualización debe realizarla el Gabinete de Relaciones Institucionales Tabla de Universidades

Su actualización debería llevarse a cabo desde el Rectorado.

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Formación Teniendo en cuenta los cambios sustanciales que se proponen en la estructura informática para la gestión del PAS, es necesario llevar acabo una serie de acciones formativas, obligatorias que servirían además como reciclaje para muchas personas que han ido aprendiendo informática sobre la marcha sin una mínima formación. A continuación se detallan los cursos de formación necesarios y sus contenidos Introducción a Windows XP (5 horas)  Novedades  Aplicaciones de XP  Estructuración de la información  Compartir información  Dispositivos externos  Compartir dispositivos  Creación de copias de seguridad  Tareas sencillas de mantenimiento  Solución de problemas Herramientas Ofimáticas (10 horas)  Antivirus  Documentos PDF  Escanear imágenes o documentos  Tratamiento de imágenes.  Navegadores de Internet

Introducción a MS Office 2003 (5 horas)  Novedades  Aplicaciones nuevas  Automatización de tareas habituales  Plantillas de documentos  Vistas y movimiento por documentos  Operaciones básicas de edición  Interacción entre los módulos de Office Introducción a la Intranet (5 horas)  Requisitos de instalación  Configuración del servidor: sistema de almacenamiento.  Definición de accesos por grupos o por nivel de jerarquía  Creación de copias de seguridad.  Gestión de errores E-Directorio (5 horas)  Consulta información  Operaciones posibles  Interacción con otros programas  Mantenimiento

La formación debe ser coordinada por el Área de formación del PAS. Puede llevarse a cabo de varias maneras: 1. A través del Aula Virtual de formación del PAS.  Ventajas: Pueden acceder muchos usuarios a la vez y puede ser muy enriquecedor para los mismos, por su participación en los foros. Es más barato puesto que no se necesitan tantos profesores (Con 10 profesores con 50 alumnos en cada grupo se puede formar a todo del PAS de la UGR).  Inconvenientes: Los alumnos no resuelven las dudas planteadas inmediatamente. No todo el personal puede acceder desde su casa al aula virtual (no tienen acceso a Internet) y emplean horas de trabajo en realizar en el curso, lo que les impide realizarlo correctamente y les aparta de sus tareas habituales.

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2. Presencialmente en las Aulas de formación del PAS.  Ventajas: Los alumnos están más familiarizados con este método de enseñanza, sobre todo cuando se trata de la informática. Se impone un ritmo enseñanzaaprendizaje común para todos los alumnos.  Inconvenientes: El Área de formación del PAS cuenta sólo con un aula de Informática. Aunque se pudieran habilitar otras salas con ordenadores portátiles, la formación del personal podría eternizarse. 3. Presencialmente en las diferentes dependencias.  Ventajas: Hay miembros del PAS que son o han sido profesores en los cursos de formación. Ellos pueden ser los encargados de formar a sus propios compañeros de trabajo, en su misma dependencia y con sus propios ordenadores. El aprendizaje es más rápido porque los ejercicios propuestos se hacen en el mismo equipo donde luego se va a trabajar. (Por ejemplo si hay un profesor de formación del PAS en la secretaría de la Facultad de Traducción, puede formar en dicha secretaría a todo el personal). Se puede impartir en franjas horarias (de 8 a 9) o de (16 a 17) que no entorpezcan el trabajo diario ni la atención al público, en su caso.  Inconvenientes: Algunas dependencias no tienen espacio suficiente o están repartidas en varias plantas. 4. Manual On-line Al tratarse de contenidos que no son desconocidos por los usuarios, se pueden sustituir todos los cursos de formación, por un manual on-line disponible para todos ellos a través de Internet, en el que se detallen todos los cambios producidos en la Red informática de la UGR, y que contemple un foro de usuarios donde se comenten las experiencias y se propongan mejoras.

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Cronograma de ejecución Es difícil establecer una cronograma conjunto para las medidas propuestas, por lo que se diseñará uno por cada una de ellas. 1. Eliminación de la RA y 2. Implantación de programas de ofimática actuales Fase Análisis situación actual Gestión de Licencias Preparación equipos (XP) Instalación de Office Instalación de programas específicos e impresoras Formación Usuarios Gestión del proyecto

Semana 1

Semana 2

Semana 3

Semana 4

Semana 5

3. Creación de Intranets. (Cronograma de creación por dependencia, una vez adoptada la decisión de la instalación) Fase Semana 1 Adquisición e Instalación del servidor Creación Intranets Formación de los usuarios Gestión del proyecto

Semana 2

Semana 3

Semana 4

4. E-Directorio Fase Semana 1 Análisis Diseño Instalación Formación de los usuarios Gestión del proyecto

Semana 2

Semana 3

Semana 4

Semana 5

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Valoración económica 1. Eliminación de la R.A. y 2. Implantación de programas de ofimática actuales Licencias e instalación Descripción Total € Windows XP (1 licencia nominal) 3 76,81 MS Office 2003 (1 licencia nominal). 91,47 Preparación de los equipos e instalación de los programas por empresa externa 70,00 TOTAL por equipo 238,28 Formación De acuerdo con los cursos propuestos, cada usuario tendría que cursar 20 horas de formación. Si se opta por la enseñanza presencial y calculamos unos 500 alumnos potenciales, tendríamos que hacer unos 20 grupos. Cada grupo nos cuesta 360 €. Descripción 20 Grupos de 25 alumnos: 20 horas X 18 €/hora4

Total € 7200,00

Si se opta por la enseñanza virtual, y tomando como base los cálculos anteriores, se podrían hacer 10 grupos virtuales, de 50 alumnos cada uno. Cada grupo nos costaría igualmente 360 €. Descripción 10 Grupos de 50 alumnos: 20 horas X 18 €/hora

Total € 3600,00

La solución más económica pasa por la elaboración de un manual On-Line como se ha descrito en apartados anteriores.

3 Aquí se indica el precio por licencia individual que indica el CSIRC en su Web, tanto de Windows XP como de Microsoft Office 2003 pero la licencia colectiva debe ser mucho más barata, aunque se desconoce el precio que establece el convenio con Microsoft. 4

En cursos anteriores Formación del PAS ha venido pagando esta cantidad por hora impartida, aunque puede que ahora pague algo más.

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3. Creación de Intranets Software Descripción Windows 2000 server (1 licencia nominal)

Total € 118,89

Hardware Descripción Servidor HP ProLiant ML350 G5 Procesador Intel® Xeon® E5405 Quad Core a 2,33 GHz. 2 Unidades de disco duro de 72 GB cada uno Monitor TFT LG L1953HR-SF 19 “” Instalación y puesta en marcha del Servidor TOTAL

Total € 1.500 190 05 1.690

Formación Sería necesaria la impartición de un curso de 5 horas a cada usuario. En el apartado anterior se han detallado ya las maneras de impartir la formación. 4. E-Directorio El análisis, diseño, e implantación debe corresponder al CSIRC, por lo que su coste debe ser cero. Para descargar de trabajo a los técnicos del CSIRC se puede convocar un concurso de ideas entre los estudiantes de la ETSI de Ingenierías Informática y Telecomunicación, para que presenten propuestas. En cuanto a la formación, puede ser sustituida por un manual on-line que detalle los contenidos del curso de formación propuesto.

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Siempre y cuando la realice el personal del CSIRC

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Indicadores Indicador

Forma de cálculo

Estándar

Periodicidad del análisis

Objetivo

Incidencias y averías

Incidencias y averías comunicadas por el PAS de Administrción

50

Mensual

20

30 %

Mensuales

5%

20

Mensual

5

20

Mensuales

5

10%

Anual

1%

E-mail enviados para compartir información

% de E-mail enviados con adjuntos

Tiempo dedicado a Compatibilidad convertir documentos a versiones antiguas Nº horas dedicadas Tiempo dedicado repetir textos y frases a repetir tareas habituales Nº de documentos Errores postales erróneos enviados

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