PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE COMPRAS

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14/11/2014 4

1. OBJETIVO Definir los lineamientos que se deben tener cuenta para ejecutar de manera adecuada las compras tales como: “Materia Prima, Insumos, Suministros, Equipos, Herramientas, materiales y servicios” que son requeridas por todos los procesos de la organización. 2. ALCANCE Aplica para todos los procesos de la organización, iniciando con la identificación de las necesidades de compra, hasta la adquisición de la misma; incluyendo las actividades de selección, evaluación y reevaluación de Proveedores y subcontratistas. 3. DEFINICIONES 3.1

Requisición de Compra: Documento mediante el cual, cualquier proceso podrá solicitar la compra que sea requerida para el buen desarrollo de sus actividades.

3.2

Cotización: Documento con información elaborada por proveedores invitados por AVV Consultoría S.A.S en donde se especifican las características de los productos o servicios requeridos, la forma de pago, plazo y el tiempo de entrega.

3.3

Proveedores: Persona natural o jurídica que suministra materiales, insumos, elementos, herramientas, equipos; entre otros para ser utilizados por la empresa.

3.4

Remisión: Documento perteneciente a los proveedores en donde se describen las cantidades y los bienes o servicios entregados a sus compradores. Las remisiones son firmadas por los compradores cuando reciben a satisfacción los bienes o servicios solicitados.

3.5

Orden de Compra: Documento preparado por el Coordinador de Compras o asistente administrativo con base en el análisis de las cotizaciones para colocar un pedido de Orden de Compra que indique cantidad del producto, precio acordado, forma de pago, plazo de entrega, condiciones del producto y garantía.

3.6

SMLV: Salarios mínimos legales vigentes

3.7

Proveedor Crítico: Proveedor el cual le suministra a la empresa productos, materiales, insumos, materias primas, herramientas, equipos; entre otras, que afectan directamente la calidad del producto realizado u ofrecido directamente al cliente o el buen desempeño del sistema de gestión integral y la salud ocupacional.

3.8

Selección de proveedor: Proceso mediante el cual se evalúa a un proveedor para determinar si este cumple con los requisitos establecidos por la empresa y así poder comprarle.

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3.9

Evaluación del proveedor: Mecanismo mediante el cual se mide el desempeño del proveedor respecto a la calidad de los productos, materiales, materia prima, insumos, entre otros que son suministrados a la empresa.

3.10

Reevaluación del proveedor: Mecanismo mediante el cual se hace seguimiento al desempeño del proveedor después de un tiempo determinado de haber recibido del mismo productos, materia prima, materiales, servicios, insumos entre otros.

Nota: En los casos donde el cliente se quien asigne el proveedor o subcontratista, se debe aplicar la evaluación y reevaluación como se tiene estipulado, el resultado esta se le informara al cliente quien determinara si continua o no con este. 4. RESPONSABILIDAD  

Jefe del proceso: Solicitar por medio de requisición los recursos necesarios. Coordinador de compras: Seleccionar el proveedor al cual se realizará la compra. Evaluar y revaluar los proveedores en conjunto con el almacenista y/o Jefe de proceso.

5. GENERALIDADES 5.1.

Identificación de la Necesidad de Compra: La identificación de una nueva necesidad de compra podrá ser realizada por cualquier responsable de los procesos de la empresa, para tal efecto deberá realizar dicha requisición por e-mail al Coordinador de Compras, por medio del formato de “Requisición de compra” o un correo especificando las

necesidades de la compra. 5.2.

Selección de Proveedores: La selección de proveedores se hará únicamente para proveedores críticos a los cuales la empresa nunca haya tenido una relación comercial. Para aplicar la selección de proveedores será necesario evaluar los criterios que se presentan en el formato de: “Selección, evaluación y reevaluación de proveedores”. El proveedor será seleccionado si en la calificación obtiene un puntaje ≥3.6. Para realizar la compra el Coordinador de Compras o el asistente administrativo solicitará cotización al número de proveedores seleccionados que estime conveniente, y elaborará el “cuadro comparativo de compras” para la elección de la mejor oferta económica.

5.3.

Adquisición de la Compra: Una vez seleccionado el proveedor que cumple con los requisitos, se deberá legalizar la compra por medio del formato “orden de compra” ó “orden de servicio” que debe ser remitida al proveedor.

5.4.

Evaluación de Proveedores: La evaluación de proveedores se deberá efectuar de manera semestral, y solo aplicará para los proveedores nuevos clasificados como críticos a los cuales se hayan efectuado compras en los 6 meses anteriores a la fecha en que se esté aplicando la evaluación. Para aplicar esta evaluación será necesario diligenciar el formato de: “Selección, evaluación y reevaluación de Proveedores”

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Nota: Esta actividad aplica para proveedores de insumos, materiales y servicios (contratistas). La evaluación para los proveedores se deberá realizar al finalizar cada proyecto, si el proyecto supera el año se aplicara la evaluación como se tiene contemplada en el numeral 5.4

La calificación de la evaluación de los proveedores críticos será catalogada de la siguiente manera: Calificación Calificación Calificación Calificación

entre 4 y 5 = Proveedor Confiable entre 3,6 y 3,9 puntos = Proveedor Aceptable entre 3,1 y 3,5 puntos = Proveedor condicional inferior a 3 puntos = Proveedor no confiable

Los proveedores que obtengan calificación dentro de la categoría de condicional serán informados mediante el formato “Carta a Proveedores” para que tomen los correctivos necesarios y posteriormente serán revaluados según la descripción definida en el próximo numeral. Para los proveedores que en la evaluación obtengan calificación de la categoría de proveedor no confiable, estos deberán ser excluidos de la lista de proveedores de la empresa, por ende deberá ser suspendida de manera inmediata la relación comercial. 5.5.

Reevaluación de Proveedores: El proceso de reevaluación de proveedores se efectuará cada año a partir de la fecha de la evaluación inicial, dependiendo de los resultados obtenidos en esta reevaluación se determinara si la empresa continua o no con el proveedor.

5.6.

Cuadro Comparativo Compras: Para las compras recurrentes en el año de materiales, bienes o servicios tales como, papelería, implementos de aseo, cemento, gravilla, arena, y otros similares, se invitará por medio de un comunicado vía email o telefónicamente, mínimo a tres (3) proveedores para compras recurrentes en el año y se diligenciara el formato “Cuadro Comparativo Compras” una vez al año para seleccionar el proveedor.

5.7.

Para efectuar compras que sean de índole administrativo tales como adquisiciones de software, Muebles y enseres, equipos de oficina y otros activos las órdenes de compra serán aprobadas por el asesor administrativo.

5.8.

Manejo de caja menor: Las compras por caja menor no deben superar los $ 200.000 dichas compras no requieren selección, evaluación y reevaluación de proveedor, tampoco requisición ni orden de compra.

6. CONTROL DE REGISTROS     

Requisición de compra Selección, evaluación y revaluación de proveedores Cuadro comparativo de compras Orden de compra ó servicio Contrato

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 Pólizas  Carta a proveedores 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 1

FECHA DE CAMBIO 01/09/2011

2

01/11/12

3 4

15/11/2013 14/11/14

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REALIZADO Creación de Documento Se eliminan definición políticas de compras, evaluar, proveedor no crítico Se modifican responsabilidades Se modifica numeral 5.1, 5.2, 5.3,5.4,5.5 Se incluye numeral 5.6 (Caja menor) Se elimina numeral 6 Procedimiento Se incluyen registros en numeral de control de registros Se adiciona Anexo 1 y 2 del procedimiento Revisión, actualización y cambio de logo Se amplía el alcance para incluir los subcontratistas, se incluye una nota de aclaración donde se determina que cada vez que se entregue un proyecto de debe realizar la evaluación tanto de proveedores y contratistas. Se incluye una nota cuando los clientes son quien asignan el proveedor o subcontratista.

Elaboró:

Revisó:

Aprobó:

Coordinador HSQ

Coordinador de Compras

Gerente General

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ANEXO 1 Criterios de Selección de Proveedores 1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS No cumple las especificaciones técnicas Cumple las especificaciones técnicas o cuenta con certificado de calidad.

0 5

25%

2. TIEMPOS DE ENTREGA (DESPUES DE SOLICITUD O REQUERIMIENTO) Más de 30 días 2 Más de 5 días hasta 30 días 3 25% Más de 1 día hasta 5 días 4 Inmediata hasta 24 horas 5 3. COSTO (SIN I.V.A.) Tenga en cuenta que el costo no puede afectar la calidad del producto o el servicio a realizar Más del 100 % sobre el costo más bajo 1 Del 51 % al 100 % sobre el costo más bajo 2 Del 21 % al 50 % sobre el costo más bajo 3 20% Hasta un 20 % sobre el costo más bajo 4 Tiene el costo más bajo 5 4. CONDICIONES DE PAGO Al contado Crédito de 15 a 30 dias Crédito de más 30 días 5. OTROS NO Presento los documentos solicitados Presento los documentos solicitados: Generales: RUT, Cámara y comercio, cédula, hoja de vida, afiliaciones ARP y EPS, según aplique. Específicos para servicios en S&SO: licencia en salud ocupacional, acreditación ó habilitación para prestar el servicio, según aplique (SI NO APLICA OPTIENE 5)

1 3 5

20%

0

5

10%

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ANEXO 2 CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN CRITERIOS FACTOR

1. Calidad

%

DEFINICIÓN

EXCELENTE

BUENO

REGULAR

DEFICIENTE

5

4

3 Con frecuencia los productos/servicios entregados presentan fallas y esto genera fallas en el servicio ofrecido en el Departamento. Con frecuencia entrega menos de lo solicitado sin justificación

2

Cumple siempre los Grado de cumplimiento de las requisitos acordados y 20 especificaciones requeridas del no presentó fallas ni insumo técnicas rechazos.

Algunas veces los productos/servicios entregados presentan fallas menores pero son de poco impacto para el S.G.C.

Algunas veces entrega 2. Cumplimiento Grado de cumplimiento de la Siempre entrega 15 menos de lo solicitado en cantidad cantidad solicitada. cantidad solicitada con justificación válida En muchas ocasiones 3. Cumplimiento entrega antes del Grado de cumplimiento de los Siempre entrega en el en el tiempo de 15 tiempo pactado y plazos acordados. tiempo pactado. entrega nunca presenta retrasos. Hace referencia a la manera Se hace la solicitud de No se requiere utilizar 4. Garantía 15 como el proveedor garantiza la garantía y se atiende la garantía calidad del producto y/o servicio oportunamente Ofrece precios Ofrece los precios más Hace referencia al nivel de competitivos para el bajos del mercado, 5. Condiciones precios comerciales, descuentos mercado, descuentos 10 descuentos superiores comerciales y forma de pago con respecto al entre el 10% y el 15 % al 15 % y amplios medio para este tipo de servicio y plazos razonables de plazos de pago. pago. 7. Documentos comerciales (Cotizaciones, Facturas)

5

Hace referencia al manejo de documentos comerciales, tales como cotizaciones y facturas entre otros.

Ocasionalmente los Los documentos documentos Incumplen cumplen siempre los los requisitos y requisitos establecidos presentan algunos y no presentan errores. errores

En ocasiones presenta retrasos de pocos días en la entrega de lo solicitado.

Son muy frecuentes los incumplimientos de los requisitos acordados.

Muy a menudo no entrega lo solicitado. Son frecuentes los retrasos y en alunas ocasiones estos son de muchos días.

No atiende de manera No dan cumplimiento a oportuna las garantías las garantías ofrecidas Ofrece precios elevados para el mercado, descuentos inferiores al 10% y cortos plazos de pago.

Ofrece precios elevados para el mercado, descuentos inferiores al 5% y pagos contra entrega.

Con frecuencia los documentos incumplen los requisitos y presentan errores.

Casi siempre los documentos presentan la información incompleta, poco legible o con muchos errores

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CRITERIOS FACTOR

%

DEFINICIÓN

Hace referencia a la manera como el proveedor atiende 8. Atención y requerimientos de los servicios asesoría 5 y/o productos, tales como (Quejas y asesoría técnica, información, reclamos) actualización y quejas y reclamos entre otros. Hace referencia al cumplimiento de temas tales como: Asignación de EPP, entrega de 9. Cumplimiento fichas técnicas de seguridad, de requisitos 15 certificados de calibración y/o contractuales. verificación de equipos, (S&SO, Calidad) especificaciones de producto o maquinaria y equipos, controles de calidad en proceso.

EXCELENTE

BUENO

REGULAR

DEFICIENTE

5

4

3

2

Su actitud frente a la información y asesoría es pro activa (Se adelanta a las necesidades)

Suministró información y asesoría en forma oportuna y atiende las solicitudes de manera inmediata

Es necesario insistir para que suministre Con frecuencia no información y asesoría suministra información y algunas veces no y no atiende solicitudes atiende las solicitudes.

Siempre cumple de manera excelente con lo establecido en materia de S&SO y Calidad

Cumple de manera adecuada con las exigencias establecidas en materia de S&SO y Calidad

En algunas ocasiones no cumple con las exigencias establecidas en materia de S&SO y Calidad

No cumple con las exigencias establecidas en material de S&SO y Calidad

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