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1. Objetivo: Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de las funciones del Ministerio del Trabajo, a través de modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía.. 2. Alcance: El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad por parte del área que requiere la contratación y termina con el oficio de legalización dirigido al a supervisor del contrato, contrato con el fin de que inicie el seguimiento y control en la ejecución del mismo. 3. Definiciones: Certificación de Inexistencia o Insuficiencia de Personal Personal:: Documento que se expide cuando no existe personal de planta en el Ministerio, que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación ción del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio o cuando aun existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente. Acta de Cierre:: Es el documento suscrito una vez se cierra el plazo para la presentación de propuestas, en el cual se relacionan las ofertas presentadas y los datos más relevantes de las mismas. Acto Administrativo de Apertura: Apertura: Es la resolución mediante la cual se ordena la apertura del proceso por parte te del jefe de la Entidad o su delegado delegado. Acto Administrativo de Adjudicación: Adjudicación: Resolución en la cual se plasma el acto de adjudicación del proceso de selección al proponente favorecido con la más alta evaluación y calificación. Adenda: Documento mediante el cual se modifica odifica el pliego definitivo, como consecuencia de las observaciones presentadas por los proponentes al pliego de condiciones o a las que haya lugar de oficio por parte de la entidad. Audiencia Pública: Audiencia abierta al público en la que se discuten temas tales como, el sorteo en donde se selecciona máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación. Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes Uniformes: Son bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición, y a los que se refiere el literal ral (a) del numeral 2 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007.

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Certificado de disponibilidad presupuestal: C.D.P.: Documento expedido por el responsable del Grupo de Finanzas y Presupuesto, que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato. proceso ceso de selección y con quien se Contratista:: Persona natural o jurídica a quien se le adjudicó el pro celebra el contrato. Contrato:: Documento suscrito entre el MINISTERIO y el proponente favorecido con la adjudicación del proceso de selección, el cual plasma el acuerdo de voluntades de las partes, fijando los derechos y obligaciones bligaciones de las partes, los productos a entregar, los plazos para su liquidación, etc. Clasificador de Bienes y Servicios es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC DT: Dirección Territorial. Estudios y Documentos Previos Previos: Son los documentos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego y del pliego definitivo, que debe contener todos los elementos técnicos, económicos, jurídicos, financieros, riesgos de la contratación, garantías y demás elementos necesarios para determinar terminar la futura contratación, como el análisis del sector. Garantías:: Son mecanismos de cobertura establecidos en la ley de contratación para amparar los riesgos previsibles del contrato o de la seriedad de la oferta. GGC: Grupo de Gestión Contractual. Informe de evaluación:: Documento en el cual el Comité Asesor Evaluador presenta la evaluación y calificación de las ofertas presentadas. Manifestación de Interés: Expresión clara del interés en participar en el proceso de contratación.

Menor Cuantía: La menor cuantía será hasta 1.000 salarios mínimos legales mensuales y procede para las entidades que tengan un presupuesto anual superior o igual a 1.200.000 salarios mínimos legales mensuales. RP: Registro Presupuestal. Documento expedido por el responsable del Grupo de Finanzas y Presupuesto, una vez se ha suscrito el contrato por las partes, que compromete el valor por el cual resulte adjudicado el contrato.

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Plan Anual de Adquisiciones Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto. Portal Único de Contratación: Herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin de dar difusión a todas las etapas contractuales de todas las entidades del estado, es de obligatorio uso por parte de las entidades públicas, correspondiente a: www.contratos.gov.co. www.contratos.gov.co

4. Generalidades del Proceso de Contratación: Tenga en cuenta que si se van a adquirir bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, se tendrá como único criterio de evaluación el precio y podrá hacer uso de las siguientes modalidades de contratación: Subasta Inversa: La subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en la Ley y/o en los respectivos pliegos de condiciones. Bolsas de Productos: La Sociedad Comisionista de Bolsa con el apoyo de la Bolsa B Mercantil de Colombia - Exchange, quien es la encargada de realizar el procedimiento, realiza la gestión comercial motivando a la Entidad Estatal a participar en el Mercado de Comprass Públicas. La Entidad Estatal ratifica su interés mediante la entrega a la Bolsa Mercantil de Colombia - Exchange de una carta de intención de la negociación, junto con la ficha técnica del producto y la ficha técnica de negociación. A través de estos documentos se detallan las condiciones de la operación y se establecen las características de los productos que serán adquiridos. Posteriormente, mediante un proceso plural y competitivo, la Bolsa realiza la rueda de selección de la Sociedades Comisionistas Miembros de Bolsa (SCB), que actuará por cuenta de la Entidad Estatal en la celebración de la operación de compra, teniendo como criterios de selección las ofertas de comisión presentadas por las SCB. En el momento de la negociación, y con co conocimiento nocimiento de los requerimientos establecidos por la Entidad Estatal, las SCB que actúan por cuenta de los Proveedores, hacen sus ofertas por precio o cantidad hasta que se selecciona el mejor postor. Una vez celebrada la operación, las SCB constituyen las garantías de volatilidad de precios y, posteriormente, se realizan las

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entregas de producto y el pago del mismo de acuerdo con las condiciones pactadas.1 Acuerdo Marco de Precios: El Acuerdo Marco de Precios es un contrato entre un representante de los compradores compradores y uno o varios proveedores, que contiene la identificación del bien o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y el plazo mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse al acuerdo. Generalmente, los compradores se vinculan a un Acuerdo Marco de Precios mediante una manifestación de su compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la colocación de una orden de compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo. Colombia Compra Eficiente le compete el diseño, organización y celebración de los Acuerdos Marco de Precios.2 1.

Selección Abreviada de menor Cuantía: Publicación del aviso de convocatoria pública y proyecto de pliego de condiciones con por un término mínimo de cinco (5) días hábiles, acompañado de los estudios y documentos previos respectivos, con el fin de que los interesados presenten observaciones, si s hay lugar a ello.

2.

Transcurrido el término anterior se publica en el SECOP el acto administrativo adm de apertura, pliego definitivo,, resolución por medio de la cual se conforma el comité asesor y evaluador y respuestas a las observaaciones (en caso de haberse recibido).

3.

Desde la publicación ón del proyecto de pliegos, toda la documen umentación publicada es susceptible de observaaciones por parte de los interesados, las cuales, cua en el evento de modificar algún aspecto del pliego definitivo, se convierte en adenda. Una vez realizada la apertura del proceso y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, los interesados en participar ar deben presentar la manifestación de interés és en participar en el respectivo proceso; con el fin de conformar la lista de posibles oferentes. La manifestación de interés en participar es requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta. Si se reciben más de diez (10) manifestaciones de interés puede continuar el proceso o hacer un sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación. Se deberá establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la cual lo hará.

1 2

http://www.bolsamercantil.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=105& http://www.bolsamercantil.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=105&Itemid=65 Guía para entender los Acuerdos Marco de Precios. G-EAMP-01

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En caso de no presentarse manifestación de interés dentro del término previsto, la entidad declarará desierto el proceso. 4.

El plazo para la presenta entación de las ofertas comienza una vez conformada ada la lista y hasta la fecha de cierre plasmada en loss pliegos.

5.

Una vez vencido el térm érmino para presentar ofertas se procede con la eva valuación de las mismas, en la que se verifican loos requisitos habilitantes técnicos, jurídicos y financieros y se publica el informe de evaluación.

6.

Del informe contentivo de las evaluaciones realizadas, se da traslado por tres (3) días hábiles contados a partir del día siguiente a la publicación en el SECOP, para que sobre los mismos, los interesados se pronuncieen acerca de los aspectos que consideren pertinent ertinentes.

7.

Una vez analizadas las observaciones si se recibieron, recibieron el comité asesor y evaluador dará respuesta a las mismas, la cuales serán publicadas en el SECOP.

8.

Una vez adjudicado el proceso, se elabora la Resolución de Adjudicación, la cual es publicada en SECOP.

9.

Surtido lo anterior se elabora la minuta del contrato y se procede cede con los trámites de perfeccionamiento, ejecuución, legalización y remisión de la document mentación al supervisor a efectos de dar inicio al compromiso compr contractual.

Este procedimiento se rige por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás decretos reglamentarios reglamentarios. 5.. Descripción de Actividades. No.

1.

ACTIVIDAD TIVIDAD

RESPONSABLE

Identifica la necesidad del bien o servicio a adquirir de acuerdo con lo estipulado en el Plan Anual de Adquisiciones.. See requiere hacer un estudio del de sector juicioso Dependencia solicitante y diligente,, para determinar el valor estimado del bien o el servicio a contratar; contratar de conformidad con los manuales es establecidos por Colombia Compra Eficiente

REGISTRO

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2.

Determina si el bien o servicio a adquirir se Dependencia solicitante encuentra incluido en el PAA. Elabora estudios previos para la realización de la solicitud.

3.

Estudios previos para contratación – Personal asignado convocatoria pública Los estudios previos se elaboran diligenciando dependencia solicitante de procesos que el Formato Estudios Previos para Selección superan el 10% de la Abreviada de Menor Cuantía Cuantía. menor cuantía

4.

Solicitud de expedición de Certificado de Solicita la expedición del CDP (De acuerdo al Responsable Disponibilidad estudio de mercado realizado previamente) dependencia solicitante Presupuestal en el formato aprobado para tal fin.

5.

Director / Jefe o Realiza la solicitud de contratación al Grupo de Solicitud Coordinador (a) del Área Gestión Contractual. Contratación. solicitante.

6.

Recibe la solicitud de contratación con todos los Secretaria Grupo Gestión documentos requeridos, e incluye lista de Lista de Chequeo Contractual. chequeoo de documentos.

7.

Asigna al abogado responsable para que revise los documentos y determine el cumplimiento de Coordinador de Grupo los requisitos jurídicos y que los documentos Gestión Contractual estén completos para iniciar el proceso.

8.

Revisa la carpeta con la solicitud de contratación a fin de garantizar que se encuentren los documentos requeridos: Se verifica contra la Documento y/o correo lista de chequeo. Profesional asignado del electrónico de En caso de que la carpeta no incluya todos los GGC. observaciones dirigido documentos requeridos y se requieran ajustes a al área solicitante. los estudios y documentos previos se devuelve al áreaa solicitante, ir a actividad 3.

de

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9.

Si el presupuesto oficial supera los 1000 SMLMV es necesario presentar el tema en el Responsable Comité Asesor de Contratación para recibir la dependencia solicitante, solicitante aprobación de iniciar el proceso de selección. Coordinador (a) del Acta de Comité Si el Comité tiene observaciones, devuélvase a G.G.C y Profesional la actividad 3. asignado del GGC. Si el Comité no tiene observaciones, continúe con la actividad 10.

10.

Si está completa la carpeta con todos los Proyecto de Pliego de documentos y los estudios previos no requieren Condiciones y ajustes, se procede a la elabor elaboración del proyecto Profesional asignado del Resolución por medio pliego de condiciones, el cronograma del G.G.C. de la cual se conforma proceso y la Resolución por medio de la cual se el Comité Evaluador. conforma el Comité Evaluador.

11.

Grupo Publicación Revisado lo anterior se procede a la aprobación Coordinador del Gestión Contractual. por parte dell Coordinador del Grupo de Gestión Proyecto de Pliego de Contractual. Si se deben realizar ajustes se Profesional asignado del Condiciones en el G.G.C. devuelve al abogado responsable. SECOP.

12.

Se reciben observaciones al a proyecto de pliego de condiciones por parte de los interesados en participar. Traslado de las observaciones vaciones y/o preguntas al Correo electrónico y Profesional asignado comité evaluador paraa su análisis. a Documento de GGC / Coordinador GGC. Respuesta a las observaciones presentadas y respuestas. Dependencia solicitante. decisión de la pertinencia cia de incluirlas o no el pliego de condiciones deefinitivo, si aplica. Publicación en el SECOP del documento de respuestas a las observaciones presentadas.

13.

14.

Modificación al proyecto de pliego de condiciones pasa a ser pliego de condiciones Profesional asignado definitivo, si hay lugar a ello, en razón a las GGC y Responsable observaciones recibidas por parte de los dependencia solicitante. interesados en participar en el proceso proceso. Elaborar pliego de condiciones definitivo y acto Profesional asignado administrativo de apertu tura. G.G.C.

Pliego de condiciones definitivo. Pliego de Condiciones y Resolución de Apertura.

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18.

Revisión ión del pliego de condiciones definitivo y Coordinador (a)) Grupo Resolución de acto administrativo ativo de apertura, a se procede a la Gestión Contractual. Apertura. aprobación por parte de del (la) Coordinador (a) Profesional asignado del del Grupo de Gestión Contractual, y Subdirector Administrativo y Financiero, mediante vistos G.G.C. buenos y firma del Ordenador del Gasto de la Subdirector Resolución de Apertura. Apertura Si se deben realizar Administrativo, ajustes se devuelve al profesional asignado del Ordenador del Gasto. G.G.C. Conformación de la Lista de posibles oferentes, Profesional asignado la cual se elabora con las manifestaciones de del G.G.C. interés recibidas y de conformidad con los requisitos solicitados. Si se recibe más de diez (10) manifestaciones de interés se podrá continuar con el proceso o hacer un sorteo en audiencia pública para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Pr Proceso de Contratación. Se deberá establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la Profesional asignado del Acta de Audiencia G.G.C./ Coordinador Publicación en el cual se hará. del G.G.C SECOP. Si hay lugar a sorteo, el plazo para la presentación de las ofertas empezará a correr el día hábil siguiente a la fecha en la cual la entidad estatal informe a los interesados el resultado del sorteo. Recibir y analizar las observaciones y/o preguntas por los interresados en el término establecido en el pliego iego de condiciones. Trasladar las observaciones vaciones y/o ppreguntas al comité evaluador para su aanálisis, respuesta y decisión de la pertinencia tinencia de modificar el pliego de condiciones definitivo. ivo. Elaborar formulario de respuestas r con el comité evaluador. Proyectar adenda(s), si aplican. a

Grupo Gestión Correo electrónico y Contractual/ Documento de Responsable respuestas. dependencia solicitante. Comité Evaluador. Adenda.

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25.

Suscripción de la Adenda si aplica por parte del Coordinador de Adenda. Ordenador del Gasto, previa revisión del Contratos/ Subdirector Coordinador del Grupo Gestión Contractual, Administrativo y Subdirector Administrativo y Financiero/ Financiero/ Ordenador Ordenador del Gasto. del Gasto / Recibir ofertas. Elabor orar acta de cierre del Grupo Gestión Acta de cierre. proceso. Contractual Memorando remisión Elaborar memorando do remitiendo ofertas a propuestas. Comité Evaluador. Publicación en el SECOP. Realizar la verificación ión y evalua evaluación de la (s) Comité Evaluador Correo electrónico. oferta (s) de requisitos habilitantes de carácter técnico, jurídico y financiero y la calificación de las propuestas y determ rminar si es procedente solicitar aclaraciones es al o los oferente(s). o Recibir documentos subsanables y dar traslado Grupo Gestión Informe y Publicación de los mismos a los miembros del Comité Contractual/ en el SECOP. Evaluador. Consolidar informe y publicar en el Responsable SECOP. (Traslado otorgado por ley a los dependencia solicitante. proponentes). Presentar en Comité Asesor de contratación el Coordinador Grupo Acta del Comité informe de evaluación y la recomendación Gestión Contractual/ Asesor de proferida por el Comité Evaluador. Si aplica. Abogado asignado Contratación. G.G.C. y Responsable onsable dependencia solicitante/Comité Evaluador/ Realizar la minuta del contrato. Profesional asignado del G.G.C. Revisión de la minuta del contrato por parte del Coordinador Grupo Coordinador del Grupo de Gestión Contractual/ Gestión Contractual/ Subdirector Administrativo y Financiero y Subdirector Ordenador del Gasto. Administrativo/ Ordenador del Gasto. Firma del contrato por parte del contratista.

26.

Proveedor, Contratista o Contrato Representante Legal del Proveedor o Contratista

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Realiza la numeración y/o asignación de fecha al Secretaria Grupo contrato. Gestión Contractual 27.

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29.

30.

31.

32.

33.

Los contratos se enumeran de manera secuencial ascendente independiente de su modalidad y por períodos anuales, lo incluye en la base el deRegistro datos vigente. Solicita Presupuestal. Secretaria Grupo Gestión Contractual Solicita al contratista las garantías respectivas. Profesional asignado G.G.C. El tipo y cubrimiento de las garantías depende de la naturaleza del proceso y su complejidad. Recibe, revisa y aprueba la (s) garantía(s) Profesional asignado solicitadas. G.G.C. / Coordinador G.G.C. Revisa la garantía recibida a fin de verificar que la información allí contenida se ajuste a lo solicitado en el contrato. Comunica al contratista la aprobación de la Profesional asignado garantía. G.G.C. / Coordinador G.G.C. Comunica al supervisor la designación para Profesional asignado ejercer supervisión o Interventoria al contrato. G.G.C. / Coordinador G.G.C.

de Contrato con número y fecha.

de Registro Presupuestal. del

del Acta de aprobación de Garantía.

del Comunicación

del Memorando.

FIN

6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control) Actividad 6. Se revisa que la solicitud de contratación contenga los documentos establecidos en la lista de chequeo que para el efecto ha definido el Grupo Gestión Contractual. Actividad 8. Se revisa la carpeta con la solicitud de contratación a fin de garantizar que se encuentren los documentos requeridos según la lista de chequeo.

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Actividad 11. Se revisa documento del proyecto de pliego de condiciones del proceso de selección abreviada de menor cuantía con base en los estudios y documentos previos y en la normativa que regula la Contratación de la Administración Pública. Actividad 15. Se revisa el documento de pliego de condiciones definitivo del proceso de selección abreviada de menor cuantía,, teniendo en cuenta si se presentaron observaciones al proyecto de pliego de condiciones y si éstas dieron lugar a ser incluidas en el mismo, e iigualmente gualmente se debe revisar la resolución de apertura del proceso, verificando la información contenida en los estudios y documentos previos y el pliego definitivo del proceso. Actividad 19. Se revisa el documento de adenda que dará lugar a la modificación del pliego de condiciones definitivo del proceso de selección abreviada de menor cuantía;; para lo cual se tendrá en cuenta el formulario de respuestas elaborado por los miembros del Comité Evaluador del proceso, a las observaciones presentadas por los posibles posibles proponentes durante el período de observaciones a los pliegos definitivos del proceso. Actividad 30. Se revisa que la garantía única del contrato, se encuentre suscrita en los términos del mismo, en particular se revisa: Información de la aseguradora que expide la garantía Datos del contratista Datos del contratante Datos del contrato Fechas de cobertura Porcentajes de la cobertura. Firmas 7. Anexos: N/A