PROYECTO DE DEFINICIÓN ORGANIZACIÓN, PROCESOS, ESTÁNDARES Y TECNOLOGÍAS IESENET 2011

Kick-Off de proyecto Barcelona, julio de 2010

INDICE

01 Antecedentes 02 IESENET 2011 03 Equipo de trabajo, roles implicados y seguimiento 04 Factores de éxito y riesgos del proyecto 05 Próximos pasos 2

INDICE

01 Antecedentes 02 IESENET 2011 03 Equipo de trabajo, roles implicados y seguimiento 04 Factores de éxito y riesgos del proyecto 05 Próximos pasos 3

01 ANTECEDENTES

¿DÓNDE ESTAMOS?

Junio 2009

Octubre 2010

Noviembre 2010

Enero 2011

Estamos aquí Julio 2010 Resultados anteproyecto: • Documento estratégico • Benchmarking • Necesidades IESENET 2011

4

01 ANTECEDENTES

ESTRATEGIA Y BENCH (Metodología) La fase del proyecto realizada hasta ahora ha seguido la siguente metodología de trabajo:
Análisis externo: un estudio de benchmarking en función de criterios acordados entre OgilvyOne e IESE analizando 10 instituciones académicas y 10 instituciones no académicas.
Análisis interno: se llevaron a cabo 4 reuniones con los responsables de distintas áreas del IESE, teniendo como base de trabajo la información extraída del estudio de benchmarking previo. Las áreas son:
MBA.
Executive Education.
Faculty & Research.
Marketing y Comunicación. 5

01 ANTECEDENTES

MISIÓN DE LA WEB La nueva web de IESE debe dar respuesta a 5 grandes objetivos:
Imagen: debe trasladar el nuevo posicionamiento de la institución y los valores asociados a la marca.
Captación: debe ser capaz de seducir a los potenciales clientes generando interés y negocio.
Fidelización: debe facilitar la relación entre los stakeholders y entre sí.
Fuente de negocio: la web debe ser capaz de convertirse en una nueva fuente de ingresos.
Marcar agenda: debe convertirse en una fuente de información de referencia para el top management mundial.

6

01 ANTECEDENTES

PÚBLICOS OBJETIVO Definición

Público Estudiantes Locales Estudiantes Internacionales

Externos

Alumni

MBA Full Time, Executive MBA, Global Executive MBA, AMP-PMD Program, Shirt Focused Programs, IESE InCompanies, IESE Continuos Education Programs, Seminarios y Encuentros, IESE PhD e IFDP.

Estudiantes Locales e Internacionales

Estudiantes Potenciales

Empresas Nacionales

Periodistas

Internacionales Empresas que buscan candidatos

Recruiters

Directores de RRHH

Empresas Patrono Profesores

Claustro Locales / Nacionales

Internos

Profesores Invitados

Internacionales Administración Alumni

Personas que trabajan en las distintas áreas del IESE

Insight Programas … 7

01 ANTECEDENTES

ESTRATÉGIA (Conclusiones) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

CONTEMPLAR BLOGS Y REDES SOCIALES POTENCIAR EL BUSCADOR DE PROGRAMAS FACILITAR EL SHARE TO POTENCIAR LA DIFUSIÓN VÍA RSS DAR MAYOR PESO AL CALENDARIO / AGENDA TENDER A LA PERSONALIZACIÓN DE LAS NEWSLETTERS INCORPORACIÓN DEL PAGO ONLINE MEJORAR LA SALA DE PRENSA INCORPORACIÓN MASIVA DEL CALL TO ACTION CONSIDERAR LA WEB MULTILINGÜE HOMOGENEIZACIÓN DE LOS FORMULARIOS AUMENTAR EL USO DE CONTENIDOS MULTIMEDIA PROMOVER LA PRODUCCIÓN DE MATERIAL INTERACTIVO VALORAR LA VERSIÓN PARA DISPOSITIVOS MÓVILES PRIORIZAR LOS ELEMENTOS VISUALES SOBRE EL TEXTO MEJORAR DE LA USABILIDAD CONTAR CON LA MEJOR ORGANIZACIÓN INTERNA AL SERVICIO DE ESTA WEB 8

INDICE

01 Antecedentes 02 IESENET 2011 03 Equipo de trabajo, roles implicados y seguimiento 04 Factores de éxito y riesgos del proyecto 05 Próximos pasos 9

02 IESENET 2011

VISIÓN IESENET 2011 Captación y Fidelización

Contenidos como fuente de negocio


Personalización activa/pasiva

Gestor de contenidos


Fidelización de usuarios


Publicación multidispositivo
Buscador avanzado de contenidos


Newsletter


Contenidos multimedia


Market Intelligence


Distribución/integración de contenidos


Registro de usuarios


Blogs, Redes sociales, recomendación


…


…

CRM

IESENET 2010

Gestor documental

Aplicaciones de gestión

Aplicaciones de soporte a contenidos


Aplicaciones gestión de usuarios


iAgenda


Reserva de salas


Repositorio global de documentación


Registro conferencias


Integración con otras entidades académicas


Solicitud consulta a profesores
Formularios de recogida de información

Back Office


Pago por consumo
…


… 10

02 IESENET 2011

OBJETIVOS IESENET 2011
Representación: debe ser capaz de representar y dar cabida a las diferentes necesidades y realidades de todas las áreas de negocio de una forma unificada y homogénea
Conceptualización, definición funcional y tecnológica de IESENET 2011
Establecer los órganos de gobierno y los procesos para garantizar la correcta definición y evolución de la web de IESE.
Definir una plataforma que asegure la escalabilidad y sostenibilidad futura de IESENET 2011.
Definir una infraestructura tecnológica que permita cubrir las necesidades de IESENET a medio plazo.
Diseñar un look & feel acorde con las nuevas tendencias del canal online.

02 IESENET 2011

ENFOQUE DEL PROYECTO Estándares y marco común

Definición tecnológica

Definición Procesos

Órganos de gobierno

Situación Inicial

Definición funcional

Proyecto de Definición Gestión del cambio

Pruebas conceptuales

Inicio desarrollo e implantación

12

02 IESENET 2011

ALCANCE DEL PROYECTO
Planificación estratégica del proyecto: documento que analiza las peticiones de los diversos equipos de trabajo y plasma en una propuesta concreta una primera aproximación de organización, priorización y estructuración de contenidos.
Arquitectura Web: determinación de la estructura de navegación, jerarquización y transversalidad de los contenidos presentes.
Wireframes: definición de la volumetría y ruta visual de los usuarios para una óptima comunicación en los espacios de página.
Usabilidad y Accesibilidad: previa aprobación del nivel de accesibilidad óptimo, se redactará un documento que recogerá los guidelines acerca de estos criterios, correspondientes al nuevo site.
Posicionamiento en buscadores: documento que recoge las best practices en indexación y posicionamiento en buscadores del site para su futura implementación desde el equipo de Comunicación y Tecnología.
Look & Feel: dirección de arte y creativa para el nuevo site.
Guía de estilo: catálogo de directrices y criterios gráficos a aplicar en el futuro mantenimiento del site.

02 IESENET 2011

ALCANCE DEL PROYECTO
Órganos de gobierno para el canal, definiendo los diferentes roles, funciones, ámbitos de responsabilidad y órganos de gobierno que permitan pilotar IESENET 2011 a nivel estratégico, así como regulen la evolución y mantenimiento del mismo.
Procesos de gestión del canal, definiendo los procesos sobre los que la organización pueda llevar a cabo sus funciones de una forma metodológica, en base a las normas y convenios establecidos.
Soporte en la conceptualización, aportando la visión tecnológica y funcional sobre la definición conceptual y de imagen que realiza una empresa tercera.
Funcionales, blueprint y modelo de datos, definiendo en detalle los aspectos relevantes de funcionalidad así como estructuras y arquitecturas que las soportarán.
Libro blanco y corona de servicios, definiendo un marco común de estándares y tecnologías que permitan disponer de la guías necesarias para garantizar la homogeneidad en todos los portales.
Plan de implantación y migración, desarrollando un plan de implantación de la nueva plataforma, así como estableciendo el mejor escenario para la migración de contenidos.
Tecnologías, marcando las líneas directrices que deberá seguir IESENET 2011 para disponer de la mejor plataforma de base sobre la que desarrollar 14

02 IESENET 2011

MES 1 JULIO 10

Plan de Proyecto

MES 2 SEP 10

MES 3 OCT 10

MES 4 NOV 10

MES 5 DIC 10

FASE DEFINICIÓN

MES 6 ENE 11

MES 7 FEB 11

MES 8 MAR 11

MES 9 ABR 11

MES 10 MAY 11

MES 11 JUN 11

FASE CONSTRUCCIÓN

Estrategia Requerimient os

Conceptualización y diseño funcional

Pruebas de concepto Consult. Sistemas Diseño gráfico y maquetación Def. modelo organizativo y procesos Plan de acción

Construcción

Hito del proyecto 15

INDICE

01 Antecedentes 02 IESENET 2011 03 Equipo de trabajo, roles implicados y seguimiento 04 Factores de éxito y riesgos del proyecto 05 Próximos pasos 16

03 EQUIPO DE TRABAJO

ESTRUCTURA DEL EQUIPO

Equipos de trabajo

Comité de Seguimiento

Comité de Web

Para la correcta consecución del proyecto, es necesario definir los diferentes roles del equipo, así como la interrelación entre ellos. De esta forma, se propone la realización de dos Comités con los siguientes interlocutores:

Comité de Dirección JV, JA, EW, CE, YS, SdC, JC, AV, LP

Comité de dirección JF, XT, GF

Dirección de proyecto Anna Vera Josefí Subirats

Dirección de proyecto Ogilvy

Dirección de proyecto INDRA

Gemma Gutiérrez

Ignacio Isasa

Interlocutores áreas funcional y técnica

Responsable proyecto Gemma Gutiérrez

Gerente de proyecto Ignacio Isasa

Usuarios clave

Áreas técnicos

Equipo Comunicación

Equipo Creativo

Equipo Arquitectura y Usabilidad

Equipo Tecnología y Desarrollo

Consultores e-bussines

Consultores Org. y proc.

Consultores tecnológicos

03 EQUIPO DE TRABAJO

MODELO DE RELACIÓN Responsabilidades A continuación se muestran los roles de cada nivel de responsabilidad dentro del proyecto: Funciones


Equipo Trabajo IESENET 2011

Comité Web Periodicidad mensual











Comité de seguimiento





Periodicidad quincenal







Planificación, dirección y gestión global del proyecto. Velar por el cumplimiento de los trabajos exigidos y ofertados. Interlocución formal entre IESE, Ogilvy e Indra. Resolver problemas reales o potenciales del proyecto que excedan del ámbito del equipo de trabajo. Revisar y ratificar las principales decisiones del proyecto, supervisando las horas dedicadas al proyecto. Aprobar solicitudes de cambio y modificaciones en el alcance del proyecto. Mediación y arbitraje para los problemas no resueltos por otros órganos del proyecto. Controlar en detalle el avance del proyecto. Realizar la gestión operativa de los distintos equipos de trabajo que se configuren, movilizando los medios técnicos y humanos adecuados . Decidir sobre aspectos funcionales y de proceso de acuerdo con los límites y requerimientos marcados en el alcance del proyecto. Revisar los resultados y productos intermedios del proyecto, elaborando los informes que permitan al Comité de Dirección analizar y aprobar las distintas fases. Comunicar al Comité de Dirección aquellos aspectos que por su relevancia deben ser tratados y resueltos en dicho comité. Convocar y preparar las reuniones del Comité de Dirección. Controlar que los trabajos se realizan con la calidad requerida. El comité de seguimiento tendrá una cadencia quincenal

18

03 EQUIPO DE TRABAJO

MODELO DE RELACIÓN Las responsabilidades del equipo de trabajo de IESE/Ogilvy/Indra son:



Equipo Trabajo IESENET 2011




Directores de Proyecto






Velar por el cumplimiento de los trabajos exigidos y ofertados. Emitir las certificaciones de recepción de los mismos. Canalizar la información intercambiada entre IESE, Ogilvy e Indra. Identificar los usuarios clave más adecuados para participar en el proyecto, evaluar todas las actuaciones a su cargo. Asegurar la disponibilidad de los usuarios con los perfiles adecuados a lo largo del Análisis de requerimientos, y su participación activa. Coordinar la participación de los usuarios (localización, convocatoria, revisión de documentación).


Servir

Sponsors, Usuarios Clave (áreas de negocio)

de interlocutores con las respectivas unidades
Asistir a las entrevistas, aportando los conocimientos y la información que se les solicite.
Aportar la documentación escrita que se les solicite.
Rellenar los cuestionarios escritos que se les remita, en el caso que haya.
Revisar, si se les requiere, los apartados de los productos resultantes que sean de su competencia.
Cooperar en la elaboración de las recomendaciones para la implantación de nuevas tecnologías.
Aportación, toma de decisiones
Validación documentación
Compromiso con las decisiones adoptadas

19

03 EQUIPO DE TRABAJO

OPTIMIZACIÓN DE SINERGIAS A fin de optimizar la aportación de valor de los recursos externos, es de vital importancia contar con la participación de recursos internos que aporten el conocimiento de la propia organización y sus procesos:

Particularidades y necesidades del cliente

Equipos de trabajo mixtos

Experiencia Sector Proyectos Implantación

Experiencia Sector Comunicación y Marketing on-line

03 EQUIPO DE TRABAJO

OPTIMIZACIÓN DE SINERGIAS Una participación adecuada de los recursos internos:
Incrementa la calidad y la adecuación de los modelos definidos a la realidad del Grupo
Asegura la cobertura de las necesidades más importantes de la organización
Facilita la aceptación de las conclusiones del trabajo, así como el nivel de motivación y compromiso con el proyecto y la fase de implantación posterior
Optimiza la utilización de los recursos redundando en proyectos más rentables y que aportan mayor valor

INDICE

01 Antecedentes 02 IESENET 2011 03 Equipo de trabajo, roles implicados y seguimiento 04 Factores de éxito y riesgos del proyecto 05 Próximos pasos 22

04 FACTORES DE ÉXITO DEL PROYECTO

FACTORES DE ÉXITO En la definición/planificación del proyecto

Visión global

Realista

Alineado objetivos

Hitos claros

Mejor equipo

Participativo

Compromiso

Mantener enfoque

Durante su ejecución

Liderazgo

Comunicación

No está en riesgo una mejor o peor definición Está en riesgo el Éxito o el Fracaso del proyecto 23

04 FACTORES DE ÉXITO DEL PROYECTO

RIESGOS DEL PROYECTO











Involucración de los responsables de IESE Dedicación por parte de los usuarios ajustadas a la planificación del proyecto Gran diversidad de necesidades Realidades muy distintas en función del usuario/departamento Visión vertical del negocio  falta visión transversal Visión estratégica del proyecto heterogénea Dificultad en poner en común necesidades y líneas directrices Cumplimiento de hitos Compromiso con las decisiones adoptadas Proyecto de colaboración IESE + OGILVY + INDRA

24

INDICE

01 Antecedentes 02 IESENET 2011 03 Equipo de trabajo, roles implicados y seguimiento 04 Factores de éxito y riesgos del proyecto 05 Próximos pasos 25

05 PRÓXIMOS PASOS

Agenda 3 próximos meses Dedicación necesaria usuarios clave 32 horas mensuales durante septiembre y octubre PLANIFICACIÓN POR SEMANAS Julio S1

S2

S3

Agosto S4

S1

S2

S3

Septiembre S4

S1

S2

S3

Octubre S4

S1

S2

S3

S4

KickOff Reuniones funcionales Key-users Finalización recopilación información Inicio conceptualización Reuniones Org. Y procesos Comité de dirección Web

30.09.10 Cierre fase toma de requerimientos Usuarios calve

Conv. Comité Web Validación arquitectura y corona de servicios

05 PRÓXIMOS PASOS

Próximos Pasos • Estableceremos entrevistas con los subgrupos de usuarios clave para repasar con ellos el cuestionario entregado. • Es necesario que hayais dedicado dos horas como mínimo al repaso del cuestionario y a pensar en vuestras necesidades concretas de acuerdo con las funcionalidades definidas. • A primeros de septiembre nos pondremos en contacto con vosotros nuevamente para hacer el mismo trabajo pero relacionado con los procesos que sigue vuestro departamento para interactuar con la web. • Cuando cerremos vuestras necesidades las repasaremos y confirmaremos con vosotros las arquitecturas y os pediremos aprobación. (mediados de octubre) 27

¡Gracias! IESENET 2011