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5.

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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACiÓN Y MANEJO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

ARMADA NACIONAL REPUBLlCA

DE COLOMBIA

Proceso: SERVICIOS DE APOYO Código: SERVAPIT-001-JOLA-V01

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TABLA DE CONTENIDO

P áQ. 1. 2. 3. 4.

5 6.

7.

OBJETIVO ALCANCE GLOSARIO ELABORACION Y MANEJO DE LAS COMUNICACIONES REGISTROS DOCUMENTOS DE REFERENCIA NORMATIVIDAD

ELABORADO POR: AS08 GEIDY BIVIANA ARROYO REYES CARGO: AUXILIAR DE ARCHIVO FECHA: 12/12/20 4

REVISADO POR: S3 JOHANA ALMEIDA POVEDA

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OFICIALES

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ESPINOSA

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INSTRUCTIVO

PARA LA ELABORACION y MANEJO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

ARMADA NACIONAL REPUBLlCA

DE COLOMBIA

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1.

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OBJETIVO

Ayudar con la misión de la Armada Nacional por intermedio de las Áreas de Gestión Documental, mediante la correcta producción, registro y oportuna distribución de los documentos recibidos y producidos, que en forma inmediata o a futuro se constituyen en prueba de las correctas actuaciones tanto de la Fuerza como de sus integrantes. Por lo tanto buscamos mantener los registros y la trazabilidad de los documentos con miras al control de los trámites, los tiempos de respuestas yen especial que la recuperación de la información posterior a su trámite, sea completa y cumpla con la normatividad archivlstica vigente.

2.

ALCANCE

El siguiente instructivo está asociado a la actividad administrativa y técnica de la institución, constituyéndose como herramienta para la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida al interior de la misma, desde su or'igen hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

3.

GLOSARIO

~ Acta: Es un tipo de Comunicación Oficial, que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar o dejar constancia escrita de lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico y/o histórico. ~ Circular: Es un tipo de Comunicación Oficial de carácter general, informativa o normativa, que se utiliza para dar a conocer actividades internas, normas generales, políticas y asuntos de interés común en la Institución. ~ Clavegrama: Es un tipo de Comunicación Oficial, con grado de clasificación de seguridad "SECRETO" producida o elaborada por determinada dependencia cuyo contenido debe ser estrictamente

operacional.

~ Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término "correspondencia", hasta el momento en que se adoptó la definición de "comunicaciones oficiales" señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. ~ Directiva: Es un acto administrativo emitido por la Institución para fijar pautas, directrices, lineamientos u objetivos de carácter operativo o administrativo. ~

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

~ Hoja de Control: Es un formato preimpreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es registrar de manera clara, breve, precisa y concisa la información de cada tipo documental que conforma el expediente. Con el fin de contar con una bitácora del mismo.

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~ Navagrama: Es un tipo de Comunicación oficial, la cual es producida o elaborada determinada dependencia o unidad, su contenido es usualmente de naturaleza administrativa.

por

~ Nota Interna: Es un formato preimpreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las dependencias de la Institución y sus funcionarios. ~ Oficio: mensaje.

Es un tipo de comunicación

oficial escrita, que tiene como objetivo

principal dar un

~ Pase con Apoyo: Es un tipo de Comunicación oficial, su trámite es de tipo interno y se hace de un Comando a otro con el fin de elevar solicitudes de carácter personal. ~ Producción Documental: Es la generación de documentos en cumplimiento de los procesos, procedimientos y funciones, atendiendo 105 estándares y políticas documentales de la institución. En este Proceso se considera la identificación y descripción de 105 elementos necesarios para garantizar la elaboración normalizada de 105 documentos y comunicaciones que son recibidas o producidas asignadas legalmente a la Institución, independientemente del medio utilizado. ~ Radiograma: Este tipo de Comunicación Oficial es producida o elaborada por determinada dependencia, para ser tramitada a través de las centrales y estaciones de radio en las diferentes guarniciones de la Armada Nacional. ~ Señal: Es un Tipo de Comunicación Oficial interna y externa, la cual es producida por determinada dependencia o unidad, para ser tramitada entre sí, originalmente se trasmite por izadas, semáforas, correo electrónico con [email protected], destellos y mensajero.

INSTRUCTIVO

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INSTRUCTIVO

Las comunicaciones ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~

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PARA LA ELABORACiÓN

DE LAS COMUNICACIONES

OFICIALES

oficiales generales para uso de la Institución son:

Oficio Pase con Apoyo Memorando Circular Directivas Actas Radiograma Navagrama (Oficio Naval Rápido) Clavegrama Señal

INSTRUCCIONES

PARA LA ELABORACiÓN

La producción de los documentos directrices y normatividad vigente funciones propios de la institución.

DE DOCUMENTOS:

debe estar sustentada en la satisfacción de las necesidades, descrita en cumplimiento de los procesos, procedimientos y

Aspectos a tener en cuenta: ~ Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad, para la aplicación e implementación del Programa de Gestión Documental deberán elaborarse, implementarse, controlarse y actualizarse de conformidad con la norma NTC GP1000:2009. ~ El Comando de la Armada Nacional, debe adoptar las recomendaciones y parámetros establecidos en la Guía Técnica Colombiana GTC 185 Documentación Organizacional. Esta guía tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos establecidos en los manuales de procedimientos de cada organización, para la producción de documentos. ~ Cada proceso, procedimiento o instrucción documentada debe tener relación con sus formatos y plantillas, los cuales serán aprobados y controlados por los encargados de liderar el Sistema de Gestión de Calidad. ~

La

elaboración

diligenciamiento

de

plantillas

y formatos

debe

centrarse

en

el

usuario,

facilitando

su

y acceso.

~ En cuanto a la elaboración de la hoja de transmisión por telefax, recomendaciones de la Norma Técnica Colombiana NTC No. 3580 de 1993

es preciso

seguir

las

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ARMADA NACIONAL REPUBLlCA DE COLOMBIA Código: SERVAP-IT-001JOLA-V01 ASPECTOS

GENERALES

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DE LAS COMUNICACIONES

OFICIALES

Las comunicaciones oficiales generales para uso de la institución, como son: Oficio, Pase con Apoyo, Memorando, Circular, Actas, Directivas, Señal, Radiograma, Navagrama (Oficio Naval Rápido), y Clavegrama se caracterizan por tener tres (03) zonas u espacios que facilitan la ubicación de un conjunto de datos predeterminados o escritos propios de la institución, estos son:

• • •

Zona 1 Zona 2 Zona 3

Zona 1 Espacio destinado para el membrete que incluye la razón social, sigla, logotipo en caso de tenerlo o NIT. El tipo de letra del membrete debe ir en letra arial tamaño 10. La ubicación de la información es la siguiente: Alineado a la izquierda el escudo de la Armada Nacional, con dimensiones de 2cm. x 2cm., seguido en la primera línea se escribe "MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL", en mayúscula sostenida y sin negrilla, en la segunda línea se escribe "COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES", en mayúscula sostenida y sin negrilla, en la tercera línea la identificación de la Institución "ARMADA NACIONAL", en mayúscula sostenida y sin negrilla y en la cuarta línea el nombre de la Jefatura, Comandos, Dirección y/o Departamento (secciones no) de quien firma el documento, NO de quien lo origina. Esta debe ir en mayúscula sostenida y sin negrilla y debe ser consecuente con el cargo del funcionario que firma el documento, alIado derecho se ubica ellogo de todos por un nuevo país. Para el caso de los Batallones, donde las secciones cumplen una función semejante a la de los Departamentos en una Brigada, se debe reflejar el nombre de la sección en el encabezado, el cual debe coincidir con el cargo del funcionario que firma el documento.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES ARMADA NACIONAL AYUDANTiA GENERAL COMANDO ARMADA ./ ./ ./ ./

Escudo de la institución alineado a la izquierda En la primera línea: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL En la segunda línea: COMANDO GENERAL FUERZAS MILITARES En la tercera línea: Nombre de la Institución (ARMADA NACIONAL)

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En la cuarta línea: Nombre de la Jefatura, Comandos, Dirección y/o Departamento (secciones no) de quien firma el documento, NO de quien lo origina, aliado derecho se ubica el lago de Prosperidad para todos .

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Zona 2 Este espacio está conformado por la siguiente información: ./ ./ ./ ./

En la primera línea se ubica el lema Institucional. En la segunda linea se ubica la línea anticorrupción . En la tercera línea se ubica la dirección, teléfono, ciudad y país que expide el documento . En la cuarta línea se ubica el sitio web y el correo electrónico institucional de la dependencia o funcionario que produce el documento.

El tipo de letra del pie de página debe ir en arial 6 y sin negrilla, su distribución debe ser Bloque Extremo, ocupa los últimos tres (3) centímetros del documento. Los lagos de calidad son complementarios de la zona 2 y deben ubicarse en el pie de página, parte inferior derecha con unas medidas de 1.30 cm. x 4 cm, el código del documento debe ubicarse de forma centrada encima de los lagos de calidad, dicha información debe registrarse como se relaciona a continuación: EJEMPLO: GEDOC-FT -001-AYGAR-V06

Protegemos el azul de la Bandera" Línea anticorrupción Armada Nacional 01 8000 11 6969 - 24 Horas Carrera 54 No. 26-25 CAN - Conmutador 3692000 Extensión 10210, Bogotá, Colombia [email protected]

~e( N'SCS466.~

N'GPO .."tii.m, S.istema Gestión de Calidad {Estado

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10210..~ota,

CQ"omtti

Para el caso del Acta de Eliminación Documental, en el campo designado para el Desarrollo del formato establecido para tal fin, a una (1) interlínea libre se inicia con el texto o cuerpo del documento como se indica a continuación: (Ver Formato Modelo Acta de Eliminación Documental).

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EJEMPLO: Orden del Día:

Desarrollo: Teniendo en cuenta Io dispuesto en el AC1Jerdo042 de 2002 GPorel C1Jalse establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión y lo cootemplado en el artículo 4 Parágrafo; queála letra dice "lós documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y parlo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe dé dependencia", Con toda atención envió para su aval y conocimiento la relación de documentos a eliminar, las cuales corresponden a las siguientes vigencias: ( Se 11Ú¡¡;cionaen anos las vigencias 'f se anexan los inv~ntaf¡os documentales)

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a'1OO116969-Z,~ 3S9ZJOO ~ 1Q210,&Jgmac~

¡¡iBarlf¡a!!!'!;!KIa;m!!.v)

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Páginas subsiguientes: Contra el margen izquierdo sin negrilla y en mayúscula sostenida se ubica la palabra Acta, seguida del número consecutivo que le corresponde. posteriormente la línea de mando que identifica la dependencia productora y separada con un guión (-). El código de la serie o subserie documental.

EJEMPLO:

ACTA No. 001 MDN-CGFM-CARMA-SECAR-JEDHU-2.21

10. 11. 12. 13.

Pág. 2 de 2

TRABAJOS PENDIENTES CONSTANCIA DEL SALIENTE CONSTANCIA DEL ENTRANTE CONSTANCIA DEL INTERVENTOR

Actividades a Realizar: Actividad

Responsable

Fecha de Entrega

i.

Actividades a Realizar: Contra el margen izquierdo sin negrilla y en mayúscula inicial se describe una a una las actividades pendientes por realizar, se nombra un responsable y se da un plazo moderado para entregar la información.

j.

Final: El final en un acta comprende las firmas y datos del secretario de la reunión y de quien la preside, además de las líneas especiales para dejar constancia de la identificación del transcriptor. En este caso para el Acta de Entrega UNIDAD I DEPENDENCIA I COMANDO quienes firman son: Funcionario entrante, saliente y el interventor.

Para el caso de las firmas, estas se escriben contra el margen izquierdo. escribiendo el grado con mayúscula inicial, el nombre del remitente, en mayúscula sostenida y sin negrilla. A una (1) interlineación sencilla se relaciona el cargo, con mayúscula inicial, sin centrar. Se dejan dos (2) espacios libres entre el saliente, el entrante y el interventor.

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EJEMPLO:

Firma

Contralmirante BENJAMIN CALLE MESA Jefe Jefatura Desarrollo Humano y Familia (Saliente)

Contralmirante CESAR AUGUSTO GOMEZ PINILLOS Jefe Jefatura Desarrollo Humano y Familia (Entrante)

Vicealmirante CÉSAR AUGUSTO NARVÁEZ ARCINIEGAS Segundo Comandante Armada Nacional (1 nterventor)

Elaboro: TS14 Lorena Martínez Reviso: JT Juan Carlos Torres

"Protegemos el azul de la Bandera" Línea anticorrupción Armada Nacional 01 8000 11 6969 - 24 Horas Carrera 54 No. 26-25 CAN - Conmutador 3692000 Extensión 10210, Bogotá, Colombia

[email protected]

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Líneas Especiales: Hace referencia a la línea de anexos, copia e identificación del transcriptor. A 2 espacios libres de la última firma que se registre. Se registra la palabra anexo, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma, (,).

EJEMPLO:

Vo. Bo.

Anexo: (Cuando Aplique) Copia: (Cuando Aplique)

Elaboro: TS Lorena Martínez Reviso: JT Juan Carlos Torres

Nota:

Si la persona que firma es la misma que elabora, digita

1\{Was esp~,liiiale$}:¡l)en() (;-,~.;_*._ :::. ",;.

y revisa

la comunicación;

no necesita

la identificación.

Las

deben'~rrroroltiª@~ y porl!l,tantOl)()~e detletlescripiií?,gel d~cumentQ. ."": ~'~:~_ , >:'\: .,'. "'~-ii:, :s: ',' \." - --F'.' ",.i~'~~... .

ame~ten ser dil\genciaQ4

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Para el caso del Acta de Entrega Las actas de entrega de cargo, se reglran por la forma indicada o si alguno de los apartes contemplados en el formato no contiene asuntos por relacionar, se escribirá el título y se colocara la palabra omitido. Para la elaboración de Actas de entrega de una Unidad o Departamento se deben tener en cuenta las normas generales para la elaboración de actas establecidas en el presente instructivo y además se implementaran los siguientes lineamientos. a. se elaborará un anexo demarcado con letras mayúsculas ("A", "B","C") para cada una de las dependencias subordinadas y si estas tienen subdivisiones, para cada una se empleará un apéndice demarcado con número arábigo. b. Reunidos todos los anexos, se elaborará un acta general de acuerdo con lo indicado en la que se relacionara cada una de las dependencias subordinadas, indicando el anexo que la contempla. c. El acta será firmada por quien entrega y por quien recibe y llevará el visto bueno de la autoridad inmediatamente superior y la del interventor cuando sea el caso. d. Los anexos del Acta de Entrega de Unidad y/o Jefatura serán firmados por los respectivos jefes de Dirección, Departamento y/o Sección y los apéndices al Anexo serán firmados únicamente por el responsable de la División, Sección y/o Subsección. Cuando el caso sea de entrega de Dirección, Departamento y/o Sección, se añadirán al acta los respectivos apéndices como anteriormente se indicó debidamente diligenciados y firmados.

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EJEMPLO:

./

JEFATURA DIRECelON DIVISION

(ACTA GENERAL) (ANEXO) (APE NDlCE)

,f"

BATALLON

(ACTA GENERAL)

S ECClON

(ANEXO)

SUBSECCION

(APEND!CE)

,f'

BRIGADA

{ACTA

DEPARTAMENTO

(ANEXO) (APENDlCE)

S ECClON

rr",r"

•• _}

e. La máxima autoridad que figura en el acta, no firmará ésta, hasta cuando esté totalmente organizada, para facilitar la confrontación exacta de lo allí relacionado haciéndose responsable con su firma de que todos 105 detalles formales se cumplan, f. Antes de pasar un acta para la última firma, es decir de la autoridad que da el visto bueno, debe estar debidamente organizada en sentido que estén legajados en forma separada 105 originales y cada una de las copias en que fue elaborada, g. Para el caso de los Anexos se tendrá en cuenta lo siguiente: (Ver Formato Acta de Entrega).

Modelo

Anexo

al

EJEMPLO: ANEXOMB~ AL ACTA No, 001 MDN~CGfM-CARMA-SECAR-JEOHU ..221 Lugar y Fecha: I Asunto: EntreQu DIRECClON 1 SEC{]()N 1 DEPAHfAME NIO Hora Inicio: I I Hora Finalización Participantes: Ausentes: h. El punto desarrollo del anexo al acta, se realizara de la siguiente manera. Contra el margen izquierdo, sin negrilla, en mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:), se escribe la palabra Desarrollo, A una (1) interlínea libre después de este enunciado y contra el margen izquierdo, se inicia el desarrollo del primer tema identificándolo con número arábigo,

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EJEMPLO:

1. 2. 3.

FUNDAMENTO LEGAL NOMBRE DE. LA UN 1DADlDEPENDENClAfOOMAN 00 MISIONY FUNCIONESQUENORMAUv'IENTEDESEMFENA

4 5. -6

O-RG,;".N1Z.e...CIOt'-J{H¡,Jce n:l'ta~::.ón PEHSO~.JP..L DOCUI\lE!'-lT.A.C!ON iDr.7C::lHT~~n:to~ SITU,ACIQt .... J FISCAL IN'VEr~JT A.RIOS FISC,A.LES TRAE!A.JOS EH DESARROLLO

a.,I\'1isión b. FuncIones

7.

8 9.

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