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ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS PARA CONTRATACIÓN DE “SERVICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE LA INTEGRACION NAVIDEÑA DE LOS EMPLEADOS DEL MUNICIPIO DE ORITO”. ORITO, 20 DE DICIEMBRE 2010
De conformidad con lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la ley 80 de 1993, en concordancia con el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, las entidades estatales están obligadas a llevar a cabo estudios previos para comprobar la necesidad de contratar el bien o servicio, obra o labor, dejando constancia de su adecuación al Plan de Desarrollo y al Plan de Acción de la Entidad. En el caso del proceso contractual que se pretende realizar el estudio previo contiene los siguientes componentes 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD El Decreto Ley 1567 de 1998, artículo 13: “Sistema de Estímulos para los Empleados del Estado. Establece el sistema de estímulos, el cual estará conformado por el conjunto interrelacionado y coherente de políticas, planes, entidades, disposiciones legales y programas de bienestar e incentivos que interactúan con el propósito de elevar los niveles de eficiencia, satisfacción, desarrollo y bienestar de los empleados del Estado en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales”. El Artículo 14, por su parte establece como finalidades del sistema de estímulos las siguientes: a. Garantizar que la gestión institucional y los procesos de administración del talento humano se manejen integralmente en función del bienestar social y del desempeño eficiente y eficaz de los empleados. b. Proporcionar orientaciones y herramientas de gestión a las entidades públicas para que construyan una vida laboral que ayude al desempeño productivo y al desarrollo humano de los empleados. c. Estructurar un programa flexible de incentivos para recompensar el desempeño efectivo de los empleados y de los grupos de trabajo de las entidades. d. Facilitar la cooperación interinstitucional de las entidades públicas para la asignación de incentivos al desempeño excelente de los empleados. La misma norma señala, en su artículo 18; “Programas de Bienestar Social e Incentivos. A través de los programas de bienestar social y de los programas de incentivos que formulen y ejecuten las entidades, se pondrá en funcionamiento el sistema de estímulos para los empleados” y artículo 19 “Programas Anuales. Las entidades públicas que se rigen por las disposiciones contenidas en el presente Decreto - ley están en la obligación de organizar anualmente, para sus empleados, programas de bienestar social e incentivos”. En el mismo sentido, el artículo 20 señala que los programas de bienestar social deben organizarse a partir de las iniciativas de los servidores públicos como procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora. En cumplimiento de las referidas disposiciones y las demás normas concordantes, los programas de bienestar social que formulen las entidades deben cumplir entre otros, los siguientes fines: a. Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación y la seguridad laboral de los empleados de la entidad, así como la eficacia, la eficiencia y la efectividad en su desempeño;
Teléfonos Despacho: 4292132 Fax 4292132 – Personería: 4292043 – Tesorería: 4292338 Familias en acción: 4290385 – Transito y Transporte: 4292016 – Salud: 4290315 Web: www.orito-putumayo.gov.co – Email:
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b. Desarrollar valores organizacionales en función de una cultura de servicio público que privilegie la responsabilidad social y la ética administrativa, de tal forma que se genere el compromiso institucional y el sentido de pertenencia e identidad; c. Contribuir, a través de acciones participativas basadas en promoción y la prevención, a la construcción de un mejor nivel educativo, recreativo, habitacional y de salud de los empleados y de su grupo familiar; A su turno, la Ley 909 de 2004, a través de la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, y lo establecido en los artículos 69 del Decreto 1227 de 2005 que establece; “Las entidades deberán organizar programas de estímulos con el fin de motivar el desempeño eficaz y el compromiso de sus empleados. Los estímulos se implementarán a través de programas de bienestar social”, el artículo 70 de esta norma dispone que “Las entidades públicas, en coordinación con los organismos de seguridad y previsión social, podrán ofrecer a todos los empleados y sus familias los programas de protección y servicios sociales que se relacionan a continuación: 70.1. Deportivos, recreativos y vacacionales (...)”. En consonancia con todo lo expuesto, el plan de desarrollo de Orito, 2008 – 2011 “La Fuerza de Todos”, señala en LA DIMENSIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL, el programa Procesos Administrativos encaminados a fortalecer integralmente los procesos de desarrollo del capital humano”, mejorando las competencias y habilidades”, a través del Programa Anual de Bienestar Social de la Alcaldía de Orito en el que se contempla como actividad de bienestar para los funcionarios y núcleo familiar, la jornada de integración con los funcionarios su familia, para la celebración de la navidad de los hijos de los funcionarios y entrega de aguinaldos. En consonancia con lo anterior y en virtud de lograr la humanización del trabajo referida en las normas acotadas anteriormente y demás normas concordantes, propendiendo por que toda actividad laboral brinde la oportunidad de que las personas crezcan en sus múltiples dimensiones cognitiva, efectiva, valorativa, ética, estética, social y técnica y desarrollen sus potencialidades creativas mejorando al mismo tiempo la gestión institucional y el desempeño personal; Se pretende contratar el servicio PARA LA ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE LA INTEGRACION NAVIDEÑA DE LOS EMPLEADOS DEL MUNICIPIO DE ORITO”, teniendo en cuenta que el municipio de Orito, en el presupuesto de renta y gastos de la vigencia 2010 tiene apropiado los recursos para ejecutar el proyecto “Bienestar Social, según el CDP No. 03358 del 6 de diciembre expedido por la profesional universitaria de la oficina de presupuesto 2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR 2.1 OBJETO: ““SERVICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE LA INTEGRACION NAVIDEÑA DE LOS EMPLEADOS DEL MUNICIPIO DE ORITO”. de acuerdo a la siguiente descripción del servicio: JORNADA DE INTEGRACION NAVIDEÑA: FECHA LUGAR Número de personas Horario: Refrigerio Gaseosas Almuerzo
Diciembre 23 de 2010 Municipio de orito – lugar campestre 300 10.am en adelante 600 refrigerios 600 300
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En cumplimiento del objeto descrito anteriormente, se considera siguientes actividades:
necesario el desarrollo de las
Ofrecer sitio campestre para albergar a 300 personas entre funcionarios e hijos. 1 Sonido 1 Animador Contar con recreaciónistas entrenados para manejar grupos heterogéneos y de diferentes edades para el desarrollo de las actividades programadas disposición de personal suficiente para la atención de la alimentación transporte Proporcionar el apoyo logístico necesario para la realización de las actividades recreativas para los servidores públicos del Municipio de Orito. Llevar control (lista) con firmas de los asistentes al evento. Organizar las actividades de tal forma que todos los asistentes disfruten de los servicios de manera equitativa. Presentar al supervisor del contrato la factura del servicio prestado al Municipio, Rendir un informe final de las actividades realizadas Garantizar el suministro de refrigerios, almuerzos según el caso Las demás que se requieran conforme a la naturaleza del contrato
2.2 VALOR Y FORMA DE PAGO: El costo del contrato se estima en NUEVE MILLONES DE PESOS ($ 9.000.000,oo) MONEDA LEGAL El Municipio de Orito cancelará el (100%) previa acta de recibo del servicio a satisfacción suscrita por el interventor o supervisor asignado. PLAZO: La ejecución del presente contrato tendrá una duración de cinco días (5), ocupados en actividades previas a la realización del evento, el cual tendrá una duración de un (1) día. LUGAR DE EJECUCIÓN:, Municipio de Orito, en el sitio que ofrezca el contratista, aprobado por la entidad. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: En cumplimiento a lo establecido en la Ley 1150 de 2007, y tal como lo dispone el artículo 2ºdel Decreto Reglamentario №3576 de 2009, se justifica la escogencia de la presente modalidad de selección en que el valor del Contrato a celebrarse no excede el 10% de la Menor Cuantía. Además de las normas particularmente señaladas en el párrafo anterior, son aplicables a la presente modalidad de selección la Ley 1150 de 2007, Decreto Reglamentario 2474 de 2009, así como las demás normas complementarias y reglamentarias. Igualmente se aplicarán las normas pertinentes y concernientes al acuerdo de voluntades entre las partes establecidas tanto en el Código Civil como en el Código de Comercio que llegaren a ser aplicables; y reglas previstas en la invitación pública. En consecuencia, el presente proceso se adelantará mediante el PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES Y/O SERVICIOS CUYO VALOR NO EXCEDA EL 10% DE LA MENOR CUANTÍA DE LA ENTIDAD.
4. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO Se realizó la codificación a nivel de ítem de las actividades que componen el presupuesto oficial de la prestación de servicio a ejecutar, y se determino que no todas las actividades se encuentran codificados hasta el quinto nivel, por lo anterior se aplica la excepción establecida en el decreto 3512
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del 2003, articulo 18. “excepciones aplicables al SICE: Los procesos contractuales para la adquisición de los siguientes servicios se encuentran temporalmente exentos del cumplimiento de las normas del SICE:” Numeral A. “La adquisición de servicios y obra pública que no estén codificados en el CUBS”; y el acuerdo numero 0004 de 2005, artículo 4° “Exceptuar de manera temporal de las obligaciones frente al SICE, los procesos contractuales con las siguientes características:…” Numeral B. “Procesos contractuales de prestación de servicios y obra pública no codificados en su totalidad hasta nivel de ítem (propiedades y especificaciones) en el CUBS. el servicio del presente proceso se encuentra identificado en el Código CUBS: 2.32.15 Servicio de apoyo logístico, los cuales no fueron posibles determinarlos debido a que los códigos CUBS no se encuentran desagregados hasta el quinto (5) nivel. Los ítems cumplen sus valores promedios existentes en el mercado de orito, de conformidad con lo establecido en el plan anual de contratación de la presente vigencia fiscal, y según el presupuesto oficial, se considera pertinente apropiar para el presente proceso la suma de. NUEVE MILLONES DE PESOS ($ 9.000.000,oo) MONEDA LEGAL. Los cuales serán cubiertos con cargo al presupuesto: SECTOR: NIVEL CENTRAL: PROGRAMA: ADQUISICION BIENES Y SERVICIOS CODIGO: Nº 210301020207, PROYECTO: “BIENESTAR SOCIAL”. RECURSOS: PROPIOS 5
JUSTIFICACIÓN DE FACTORES DE SELECCIÓN PARA IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.
Conforme a lo establecido en el numeral 1 del artículo 5º de la ley 1150 de 2007, y para efectos del presente proceso de contratación, los interesados en participar deben presentar en la fecha y hora indicada, la oferta con todos los documentos necesarios para acreditar la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia y de organización, los cuales de conformidad con el artículo 2º del Decreto 3576 de 2009, serán verificados únicamente al oferente que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación, como requisitos habilitantes para la participación en el presente proceso de selección.
6 SOPORTE QUE PERMITE LA ESTIMACION, TIPIFICACIÒN Y ASIGNACIÒN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDEN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÒMICO DEL CONTRATO. La tipificación, estimación y distribución de los riesgos previsibles del contrato objeto del presente proceso, se sujetará a los criterios definidos en este numeral, sin prejuicio del alcance de las obligaciones a cargo de cada una de las partes, de acuerdo al artículo 04 de la ley 1150 del 2007 y demás previsiones legales pertinentes, la naturaleza del contrato, considerando, preponderadamente, que en general está a cargo del contratista la ejecución y entrega de los trabajos de conformidad con la documentación técnica y entregada por el municipio de orito. DEFINICIONES Para los efectos del presente proceso, se entenderán las siguientes categorías de riesgo: RIESGO PREVISIBLE: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia. RIESGO IMPREVISIBLE: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su Previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, tales como desastres naturales, actos terroristas, guerra o eventos que alteren el orden público.
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TIPIFICACIÓN DEL RIESGO: Es la enunciación que se hace de aquellos hechos previsibles Constitutivos de riesgo que, en criterio de la Oficina Jurídica y de Contratación Municipal, pueden Presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato. ASIGNACIÓN DEL RIESGO: Es el señalamiento que hace la Oficina Jurídica y de Contratación Municipal, de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo.
TIPIFICACION RIESGO Descripción Retraso o interrupción en la ejecución del contrato
Mala calidad del servicio
Concepto
ASIGNACION DEL RIESGO Municipi Contratist o a
ESTIMACION DEL RIESGO evaluació Valoració n n
Retraso en el inicio de los servicios por causas imputables al contratista Cuando los servicios no se cumplen con las obligaciones y especificaciones técnicas exigidas
X
Muy Bajo
10
X
Baja
20
7 ANALISIS DE LOS RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN Teniendo en cuenta la estimación de los riesgos de la contratación, el contratista se obligara a constituir a favor del municipio de Orito y a satisfacción del mismo; de conformidad con lo establecido en el numeral 19 del artículo 25 de la ley 80 de 1993 y el artículo 7º de la ley 1150 el 2007 y demás normas legales que rigen la materia la GARANTÍA ÚNICA expedida por una compañía de seguros debidamente constituida en el país o entidad bancaria, que garantice, :a) Cumplimiento del contrato por un monto equivalente al 10% del valor del contrato igual a la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más. Con el fin de minimizar riesgos de la futura contratación, el Municipio de Orito a través del Supervisor que sea asignado para supervisar el respectivo contrato realizará un estricto control velando por que el contratista cumpla con los elementos pactados en las cláusulas contractuales. Mediante la elaboración y presentación de este estudio queda en evidencia la necesidad urgente de la contratación de “SERVICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE LA INTEGRACION NAVIDEÑA DE LOS EMPLEADOS DEL MUNICIPIO DE ORITO”. mediante la adquisición de bienes y/o servicios cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, por lo tanto se procede al inicio de los procesos prectractuales respectivos y en últimas la satisfacción de la necesidad aquí planteada. Para Constancia se firma a los veinte (20) días del mes de diciembre de 2010.
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MAYER BRUNO DE LA CRUZ Jefe de Talento Humano
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