SEIEM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

UNIDAD DE MODERNIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL SERVICIO

SEPTIEMBRE 2011

Código: 205C34103 Manual de Procedimientos Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Almacén

Edición: 2

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Primera edición 16 de enero 2009 Actualización Septiembre 2011 Gobierno del Estado de México Secretaría de Educación Servicios Educativos Integrados al Estado de México Ave. Prof. Agripín García Estrada #1306 Santa Cruz Azcapotzaltongo Toluca, Estado de México C. P. 50030 Impreso y hecho en Toluca, Méx. Printed and made in Toluca, Méx. La reproducción parcial o total de este documento, podrá efectuarse mediante la autorización exprofeso de la fuente y dándole el crédito correspondiente.

Fecha: Septiembre de 2011

Página: II MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

Código: 205C34103 Manual de Procedimientos Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Almacén

Edición: 2

Índice Pág.

Presentación

IV

Objetivo General

V

Identificación e Interacción de Procesos

VI

Relación de Procesos y Procedimientos

VII

Descripción de los Procedimientos 

Alta de Contrato, Oficio de Donación o Documento Legal que Avale la Compra o la Adquisición del Bien

205C34103/01



Entrada Física de Bienes al Almacén

205C34103/02



Registro de Entradas al Almacén

205C34103/03



Almacenamiento de Bienes Recibidos

205C34103/04



Salida de Bienes del Almacén

205C34103/05



Distribución y Captación de Materiales

205C34103/06



Embarques

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Simbología

VIII

Registro de Ediciones

IX

Distribución

X

Validación

XI

Créditos

XII

Fecha: Septiembre de 2011

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Presentación La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad.

Por ello, el Licenciado Enrique Peña Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de México, impulsa la construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de demandas sociales.

El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente en el uso de sus recursos y más eficaz en el logro de sus propósitos. El ciudadano es el factor principal de su atención y la solución de los problemas públicos su prioridad.

En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión, orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario modernizar.

La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de la calidad.

El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión de los Servicios Educativos Integrados al Estado de México. La estructura organizativa, la división del trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de este organismo público descentralizado del Ejecutivo Estatal.

Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad.

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Página: IV MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

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Objetivo General Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de las actividades que realiza el Departamento de Almacén, en la recepción, almacenamiento, conservación y abastecimiento de los bienes adquiridos, con el propósito de conservarlos en óptimas condiciones de uso y proporcionarlos a las unidades administrativas de SEIEM, mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo.

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Identificación e Interacción de Procesos Proceso: Desarrollo Integral para la recepción, guarda y entrega de materiales a los planteles educativos de Servicios Educativos Integrados al Estado de México.

ENTRADA FÍSICA DE BIENES AL ALMACÉN ALTA DE CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN

REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACÉN

DESARROLLO INTEGRAL PARA LA RECEPCIÓN, GUARDA Y ENTREGA DE MATERIALES A LOS PLANTELES EDUCATIVOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS INTEGRADOS AL ESTADO DE MÉXICO

ALMACENAMIENTO DE BIENES RECIBIDOS

SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN

EMBARQUES

DISTRIBUCIÓN Y CAPTACIÓN DE MATERIALES

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Página: VI MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

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Relación de Procesos y Procedimientos Proceso: Desarrollo Integral para la recepción, guarda y entrega de materiales a los planteles educativos de Servicios Educativos Integrados al Estado de México. Procedimientos: 

Alta de Contrato, Oficio de Donación o Documento Legal que Avale la Compra o la Adquisición del Bien.



Entrada Física de Bienes al Almacén.



Registro de Entradas al Almacén.



Almacenamiento de Bienes Recibidos.



Salida de Bienes del Almacén.



Distribución y Captación de Materiales.



Embarques.

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Página: VII MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

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Descripción de Procedimientos Nombre del Procedimiento: Alta de Contrato, Oficio de Donación o Documento Legal que Avale la Compra o la Adquisición del Bien. Objetivo: Cuantificar, mediante el sistema de control de almacén, los contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, enviados por el Departamento de Adquisiciones debidamente requisitados. Alcance: Aplica a los servidores públicos de los Departamentos de Adquisiciones y Almacén, así como a la Oficina de Control Documental, adscritos a Servicios Educativos Integrados al Estado de México, que tengan a su cargo la elaboración o actualización de los manuales de procedimientos. Áreas que involucra: Departamento de Adquisiciones, Departamento de Almacén y Oficina de Control Documental. Aplica al Jefe del Departamento de Adquisiciones, Jefe del Departamento de Almacén y Jefe de la Oficina de Control Documental, que tenga a su cargo la recepción, organización y seguimiento de altas de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes. Referencias: Manual General de Organización de Servicios Educativos Integrados al Estado de México. Septiembre del 2003. Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 3 de septiembre del 2003. Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 22 de diciembre del 2003. Reglamento Interior de Servicios Educativos Integrados al Estado de México. Gaceta del Gobierno, 10 de junio del 2003. Responsabilidades: Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Adquisiciones: Enviar al Departamento de Almacén, copia de la requisición de compra, copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, que acredite los bienes y revisar que estén autorizadas y requisitadas correctamente para los trámites correspondientes.

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Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Almacén: Recibir del Jefe de Departamento de Adquisiciones, copia de la requisición de compra, copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien y revisa que estén requisitados correctamente. Turnar copia de requisición de compra, copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, a la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos. Es responsabilidad de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos: Recibir copias de requisiciones, copias de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes. Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos: Recibir documentos y verificar que el proveedor se encuentre registrado en el catálogo correspondiente. Registrar al proveedor en el catálogo y archivar el documento para su identificación. Codificar el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, con base en el catálogo de artículos y partidas presupuestales, si esta registrado el proveedor. Generar en el Sistema Integral de Almacén, el reporte de contratos oficios de donaciones o documento legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes. Archivar la copia de la requisición de compra, copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Definiciones: Alcance.- Establecer los parámetros de servidores públicos que están involucrados en el procedimiento y especificar sus funciones en el mismo. Calidad.- En lo referente a los materiales e insumos, deben de contar con las especificaciones que el usuario demanda. Defectuoso.- Es todo aquel material que cuenta con desperfectos en su forma física que no están contenidos en las especificaciones solicitadas. Especificación.- Definición precisa y ordenada que describe la lógica y finalidad de las funciones de los procesos, que se efectúan en un programa.

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Departamento.- Constituye una sección definida de un organismo, sobre el cual ejerce su autoridad un jefe que es responsable de la realización de funciones específicas. Diagramas.- Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el procedimiento, mediante el uso de símbolos AMSI (American National Standard Institute) o dibujos y recuadros con texto (bloque). Eficacia.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. Eficiencia.- Capacidad de desempeñar una tarea mediante el aprovechamiento racional de recursos y del tiempo. Formato.- Es un documento de comunicación administrativa formal, impreso generalmente en papel mediante alguno de los medios de reproducción grafica. En algunos casos contiene, además de información, instrucciones para llenarse o utilizarse. Manual de Procedimientos.- El medio o instrumento de información que consigna, en forma metódica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas a una unidad administrativa. Describe, además los diferentes puestos o instancias administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y su participación. Objetivo.- Son los propósitos que se debe alcanzar en un tiempo y espacio determinado, con cada procedimiento, estableciendo las acciones que se llevaran a cabo, para lograr el resultado esperado. Procedimiento.- Es una sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre si, que tienen por objeto la realización de una actividad o tarea específica, dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Proceso.- Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolución, con características de acción concatenada, dinámica y progresiva, que concluye con la obtención de un resultado. El proceso implica la utilización de recursos para trasformar elementos de entrada en resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo. Proveedor.- Es la persona física o moral que tiene a su cargo el abastecer los materiales, insumos o servicios adquiridos por el organismo. Referencias.- Es el apartado que incluye documentos jurídicos y administrativos, que tiene relación con la descripción de los procedimientos y su aplicación en el área de trabajo. Recuperación. - Es el acto de volver a tener un material o insumo, que por alguna causa hace falta.

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Vo. Bo.- Visto bueno, es la conformidad respecto a las condiciones y/o situaciones de un bien. Validación.- Aceptación de un documento una vez que ha sido revisado y aprobado. Insumos: Copia de requisición de compra, copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Resultados: Altas de contratos, oficios de donaciones, documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes materiales e Insumos, registrados ordenadamente para su consulta. Interacción con otros procedimientos: Entrada Física al Almacén.

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Políticas El Departamento de Almacén, deberá, verificar que los contratos, oficios de donaciones, documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, estén debidamente fiscalizadas y soportadas por su requisición de compra. Corresponderá al Departamento de Almacén, codificar los contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, con base en el catálogo de artículos. El Departamento de Almacén, será el encargado de capturar en el Sistema de Control de Almacenes, a los proveedores que no se encuentren en el catalogo de proveedores. El Departamento de Almacén, emitirá el catálogo de proveedores por número de clave y descripción. El Departamento de Almacén, generará el reporte de los contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, en el sistema de control del almacén a su superior jerárquico.

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Desarrollo No

Responsable

Actividad

1

Departamento de Adquisiciones

Envía al Departamento de Almacén, copia de requisición de compra, contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, hoja de fiscalización y revisa que estén debidamente requisitados.

2

Departamento de Almacén

Recibe del Departamento de Adquisiciones, copia de la requisición de compra, contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, y hoja de fiscalización. Revisa que estén requisitadas correctamente. ¿ESTÁN REQUISITADAS CORRECTAMENTE?

3

NO. Se devuelven al Departamento de Adquisiciones.

4

SI. Turna copia de requisición de compra, contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien y hoja de fiscalización a la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos para trámite.

5

Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos

Recibe documentos y verifica que el proveedor se encuentre registrado en el catálogo correspondiente.

¿ESTÁ REGISTRADO EL PROVEEDOR? 6

NO. Registra al proveedor en el catálogo correspondiente.

7

SI. Codifica el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, con base en el catálogo de artículos y partidas presupuestales.

8

Genera en el Sistema Integral de Almacenes, el reporte de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes, para consultas posteriores.

9

Archiva la copia de la requisición de compra, contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra, la adquisición del bien, con la hoja de fiscalización. Se enlaza con el procedimiento de Entrada Física al Almacén. FIN.

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Diagrama PROCEDIMIENTO: ALTA DE CONTRATO, OFICIO : DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

INICIO

1

2

ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN, COPIA DE REQUISICIÓN, CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, HOJA DE FISCALIZACIÓN Y REVISA QUE ESTÉN DEBIDAMENTE REQUISITADOS

RECIBE DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES, COPIA DE REQUISICIÓN, CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, HOJA DE FISCALIZACIÓN, REVISA QUE ESTÉN REQUISITADAS CORRECTAMENTE

3

NO

SE DEVUELVEN AL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

¿ESTAN REQUISITADAS CORRECTAMENTE ?

SI

4

TURNA COPIA DE REQUISICIÓN, CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, CON LA HOJA DE FISCALIZACIÓN, A LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS PARA TRÁMITE

5 .

RECIBE DOCUMENTOS Y VERIFICA QUE EL PROVEEDOR SE ENCUENTRE REGISTRADO EN EL CATÁLOGO

7

SI

¿ESTÁ REGISTRADO EL PROVEEDOR ?

CODIFICA CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, CON BASE EN EL CATÁLOGO DE ARTÍCULOS Y PARTIDAS PRESUPUESTALES

8

GENERA EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ALMACENES, EL REPORTE DE CONTRATOS, OFICIOS DE DONACIONES O DOCUMENTOS LEGALES QUE AVALEN LA COMPRA O LAS ADQUISICIONES DE LOS BIENES, PARA CONSULTAS POSTERIORES

9

ARCHIVA, COPIA DE LA REQUISICIÓN DE COMPRA, CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN Y HOJA DE FISCALIZACIÓN. SE ENLAZA CON EL PROCEDIMIENTO DE ENTRADA FÍSICA AL ALMACÉN.

FIN

NO

6

REGISTRA AL PROVEEDOR EN EL CATÁLOGO CORRESPONDIENTE

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Medición Indicador para medir el número de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes: Número mensual de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes recibidos Número mensual de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes registrados

=

Porcentaje de número de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes atendidos

Registros de evidencias: Reporte de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes registrados, que emite el sistema integral de almacenes.

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Descripción de Procedimientos Nombre del Procedimiento: Entrada Física de Bienes al Almacén. Objetivo: Asegurar que los artículos y/o bienes que entran al Departamento de Almacén, cumplan con las especificaciones requeridas en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Alcance: Servidores públicos del Departamento de Adquisiciones, Departamento de Almacén y Oficina de Recepción y Despacho, adscritos a Servicios Educativos Integrados al Estado de México, que tengan a su cargo la recepción, captación y entrega de los bienes que están en resguardo del Departamento de Almacén. Áreas que involucra: Departamento de Almacén y Oficina de Recepción y Despacho. Aplica al Jefe del Departamento de Almacén, Jefe de Oficina de Recepción y Despacho, que tengan a su cargo verificar la entrada física de bienes al almacén y asegurar que cumplan con las especificaciones requeridas de no ser así devolverlas a el(los), proveedor (es) para su recuperación física. Referencias: Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Gaceta del Gobierno 11 de septiembre de 1990, reformas y adiciones. Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 3 de septiembre del 2003. Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 22 de diciembre del 2003. Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del 2005. Responsabilidades: Es responsabilidad del Departamento de Almacén:

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Revisar que los proveedores al momento de la entrega de los materiales presenten el formato múltiple y el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien debidamente fiscalizado y autorizado. Revisar que los materiales recibidos cumplan con las especificaciones requeridas en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, así como el resguardo de estos hasta su entrega. Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Recepción y Despacho Revisar que los bienes que reciba el Departamento de Almacén, cumplan con las especificaciones señaladas en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Una vez revisados los bienes, entrega factura o remisión en original y cinco copias, así como copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Una vez registrada el alta en el Sistema de Control de Almacenes, entrega los bienes a la Oficina de Guarda y Surtimiento de material de consumo. En el caso de que los bienes no cumplan con lo especificado en el contrato, oficio de donación, o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, serán devueltas al proveedor. Definiciones: Alcance.- Establecer los parámetros de servidores públicos que están involucrados en el procedimiento y especificar sus funciones en el mismo. Calidad.- En lo referente a los materiales e insumos, deben de contar con las especificaciones que el usuario demanda. Defectuoso.- Es todo aquel material que cuenta con desperfectos en su forma física y que no están contenidos en las especificaciones solicitadas. Especificación.- Definición precisa y ordenada que describe la lógica y finalidad de las funciones de los procesos, que se efectúan en un programa. Diagramas.- Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el procedimiento, mediante el uso de símbolos AMSI (American National Standard Institute) o dibujos y recuadros con texto (bloque).

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Eficacia.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. Eficiencia.- Capacidad de desempeñar una tarea mediante el aprovechamiento racional de recursos y del tiempo. Formato.- Es un documento de comunicación administrativa formal, impreso, para la recolección de datos específicos. En algunos casos contiene instrucciones, para llenarse o utilizarse. Manual de Procedimientos.- Instrumento administrativo que consigna, en forma metódica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas a una unidad administrativa. Describe, además los diferentes puestos o instancias administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y su participación. Objetivo.- Son los propósitos que se debe alcanzar en un tiempo y espacio determinado, con cada procedimiento, estableciendo las acciones que se llevaran a cabo, para lograr el resultado esperado. Procedimiento.- Es una sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre si, que tienen por objeto la realización de una actividad o tarea específica, dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Proceso.- Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolución, con características de acción concatenada, dinámica y progresiva, que concluye con la obtención de un resultado. El proceso implica la utilización de recursos para trasformar elementos de entrada en resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo. Proveedor.- Es la persona física que tiene a su cargo el abastecer los materiales, insumos o servicios adquiridos por el organismo. Referencias.- Es el apartado que incluye documentos jurídicos y administrativos, que tiene relación con la descripción de los procedimientos y su aplicación en el área de trabajo. Recuperación. - Es el acto de volver a tener un material o insumo que por alguna causa hace falta. Vo. Bo.- Visto bueno, es la conformidad respecto a las condiciones y/o situaciones de un bien. Validación.- Aceptación de un documento una vez que ha sido revisado y aprobado.

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Insumos: Copia de requisición de compra. Copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Copia de la hoja de fiscalización. Original y cinco copias del documento que describa los artículos que entrega el proveedor. Resultados: Reporte de Altas de los materiales contenidos en los contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes, quedan bajo resguardo del Departamento de Almacén. Interacción con otros procedimientos: Alta de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes.

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Políticas El horario para recepción de materiales y/o bienes será de 8:30 a 15:00, a fin de brindar una atención eficaz y eficiente. En los casos en los que la entrega de bienes al Almacén por parte de los proveedores, no se cuente con el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra, o la adquisición del bien, debidamente fiscalizado y requisitado; o bien deban ser revisados por el área usuaria o por el Sistema Estatal de Informática; estos bienes deberán ingresarse al Subsistema de Bienes a Revisión. El Departamento de Almacén, a través del Jefe de la Oficina de Recepción y Despacho, será el responsable de verificar que un 10% de cada uno de los materiales y/o bienes recibidos cumpla con las especificaciones señaladas en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. El Departamento de Almacén, rechazará los materiales y/o bienes que no cumplan con los requerimientos indicados en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien correspondiente. Corresponderá a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, vigilar que la recepción de los materiales y/o bienes se realice con base en lo especificado en el presente manual.

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Desarrollo No

1 2

3

Responsable Proveedor Departamento de Almacén

Oficina de Recepción y Despacho

Actividad Entrega al Departamento de Almacén factura / remisión, en original y cinco copias debidamente requisitadas. Recibe por parte del proveedor la factura / remisión, en original y cinco copias y turna a la Oficina de Recepción y Despacho para lo conducente. 

Original.- Proveedor



1ª copia.- Departamento de Almacén



2ª copia.- Oficina de Guarda y Surtimiento



3ª copia.- Adquisiciones



4ª copia.- Oficina de Recepción y Despacho



5ª copia.- Inventarios

Recibe documentación y solicita a la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. ¿Esta dado de alta?

4

No. Solicita al Departamento de Adquisiciones que envié la copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, de la requisición y hoja de fiscalización.

5

Si. Recibe el material y confronta con el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, que cumpla con las características indicadas. ¿Cumple con las características indicadas?

6

No. Comunica al proveedor que el material no cumple con lo especificado en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien y devuelve el material junto con la factura y archiva la 4ª copia.

7

Si. Recibe material y determina. ¿Está completo el material?

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8

No. Comunica al proveedor y devuelve los faltantes del material junto con la factura y archiva la 4ª copia.

9

Si. Recibe el material, sella de recibido la factura y/o nota de remisión, contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, la entrega a la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos para lo conducente. Se enlaza con el procedimiento de Registro de Entradas al Almacén. FIN.

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Diagrama

PROCEDIMIENTO: ENTRADA FÍSICA DE BIENES AL ALMACÉN DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

PROVEEDOR

OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO

INICIO

1 ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN FACTURA / REMISIÓN, EN ORIGINAL Y CINCO COPIAS DEBIDAMENTE REQUISITADAS

2 RECIBE DEL PROVEEDOR LA FACTURA / REMISIÓN, EN ORIGINAL Y CINCO COPIAS, TURNA A LA OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO, PARA LO CONDUCENTE

3 RECIBE DOCUMENTACIÓN Y SOLICITA A LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS, COPIA DEL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA . BIEN COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL

.

NO

SI

4

5

¿ESTA DADO DE ALTA ?

RECIBE MATERIAL Y CONFRONTA CON LA COPIA DEL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, QUE CUMPLA CON LAS CARACTERÍSTICAS INDICADAS

SOLICITA AL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES QUE ENVÍE EL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, DE LA REQUISICIÓN Y HOJA DE FISCALIZACIÓN

SI

7

NO ¿ CUMPLE CON LAS CARACTERÍSTICAS INDICADAS ?

COMUNICA AL PROVEEDOR QUE EL MATERIAL NO CUMPLE CON LO ESPECIFICADO EN EL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN . DEL BIEN Y DEVUELVE EL MATERIAL JUNTO CON LA FACTURA Y ARCHIVA LA 4ª COPIA

RECIBE MATERIAL Y DETERMINA

SI

9

NO ¿ ESTA COMPLETO EL MATERIAL ?

RECIBE MATERIAL, SELLA DE RECIBIDO LA FACTURA Y/O NOTA DE REMISIÓN, CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN, DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN Y LA ENTREGA A LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS PARA LO CONDUCENTE

6

8 COMUNICA AL PROVEEDOR Y DEVUELVE LOS FALTANTES DEL MATERIAL JUNTO CON LA FACTURA Y ARCHIVA LA 4ª COPIA

FIN SE ENLAZA CON EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACÉN

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Medición Indicador para medir el número de entradas físicas al Almacén: Número mensual de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes Número mensual de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes atendidos

=

% de entradas físicas atendidas

Registros de evidencias: Contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes recibidos.

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Descripción de Procedimientos Nombre del Procedimiento: Registro de Entradas al Almacén. Objetivo: Cuantificar y almacenar los bienes y/o materiales recibidos en el Departamento de Almacén, mediante el Sistema de Control de Almacenes. Alcance: Personas que afecta: Servidores públicos del Departamento de Inventarios, Departamento de Almacén, y Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, adscritos a Servicios Educativos Integrados al Estado de México, que tengan a su cargo la cuantificación y almacenamiento de los materiales resguardados por el Departamento de Almacén. Áreas que involucra: Departamento de Inventarios, Departamento de Almacén, Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos y Oficina de Recepción y Despacho. Aplica al Jefe del Departamento de Adquisiciones, Jefe del Departamento de Almacén, Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos y al Jefe de la Oficina de Recepción y Despacho, que tengan a su cargo verificar y supervisar que los materiales e insumos que entren al almacén sean registrados adecuadamente para una localización más rápida. Referencias: Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Gaceta del Gobierno 11 de septiembre de 1990, reformas y adiciones. Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 3 de septiembre del 2003. Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 22 de diciembre del 2003. Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del 2005. Responsabilidades: Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacén: Verificar que la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, registre oportunamente los bienes y/o materiales recibidos en el almacén, en el sistema de control de almacenes.

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Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Control Documental: Recibir de parte de la Oficina de Recepción y Despacho, factura o remisión y copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, que amparan los bienes recibidos. Revisar que los datos asentados en la factura o remisión coincidan con los del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Proceder a dar el alta correspondiente en el Sistema de Control de Almacenes. Entregar al proveedor la factura original con el alta correspondiente. Realizar los trámites de entrada y salida simultánea. Estos trámites podrán realizarse en los casos en los que los bienes hayan sido entregados en sitio por parte del proveedor, siempre y cuando se presente al Departamento de Almacén, documento probatorio con firma de recibido que avale que los bienes fueron recibidos a satisfacción; dicho documento probatorio soportará la entrada. Definiciones: Alcance.- Establecer los parámetros de servidores públicos que están involucrados en el procedimiento y especificar sus funciones en el mismo. Calidad.- En lo referente a los materiales e insumos, deben de contar con las especificaciones que el usuario demanda. Defectuoso.- Es todo aquel material que cuenta con desperfectos en su forma física que no están contenidos en las especificaciones solicitadas. Especificación.- Definición precisa y ordenada que describe la lógica y finalidad de las funciones de los procesos, que se efectúan en un programa. Diagramas.- Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el procedimiento, mediante el uso de símbolos AMSI (American National Standard Institute) o dibujos y recuadros con texto (bloque). Eficacia.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. Eficiencia.- Capacidad de desempeñar una tarea mediante el aprovechamiento racional de recursos y del tiempo. Formato.- Es un documento de comunicación administrativa formal, impreso, para la recolección de datos específicos. En algunos casos contiene instrucciones, para llenarse o utilizarse

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Manual de Procedimientos.- El medio o Instrumento de información que consigna, en forma metódica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas a una unidad administrativa. Describe, además los diferentes puestos o instancias administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y su participación. Objetivo.- Expresión cualitativa de los propósitos que se pretende alcanzar en un tiempo y espacio determinados. Manifestación de intenciones que se quieren cumplir y que especifican con claridad en que y para que se proyecta y se debe realizar determinada acción. Procedimiento.- Es una sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre si, que tienen por objeto la realización de una actividad o tarea específica, dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Proceso.- Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolución, con características de acción concatenada, dinámica y progresiva, que concluye con la obtención de un resultado. El proceso implica la utilización de recursos para trasformar elementos de entrada en resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo. Proveedor.- Es la persona física o moral que tiene a su cargo el abastecer los materiales, insumos o servicios adquiridos por el organismo. Recuperación. - Es el acto de volver a tener un material o insumo que por alguna causa hace falta. Vo.Bo.- Visto bueno, es la conformidad respecto a las condiciones y/o situaciones de un bien. Insumos: Factura y/o remisión en original y cinco copias. Copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Resultados: Que se tenga un registro al 100% de las entradas de cada uno de los materiales e insumos. Interacción con otros procedimientos: Entrada Física de Bienes al Almacén.

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Políticas El Departamento de Almacén a través de la Oficina de Control Documental, deberá registrar las entradas de almacén en el sistema de control de almacenes. Corresponderá al Departamento de Almacén, turnar a los Departamentos de Contabilidad, Adquisiciones, Programación y Presupuesto, Inventarios, Subdirección de Recursos Materiales y Servicios y Dirección de Recursos Materiales y Financieros, dentro de los primeros diez días hábiles de cada mes, reporte de entradas de almacén de los bienes y/o materiales, y copia de las facturas de dichos bienes al Departamento de Adquisiciones. El Departamento de Almacén, deberá remitir copia de la entrada de Almacén y de la factura correspondiente, al Departamento de Inventarios, cuando se trate de bienes muebles de activo fijo, para que acuda a inventariarlos. El Departamento de Almacén, vigilará que toda la información derivada del registro de entradas al almacén, sea debidamente capturada en el sistema de control de almacenes. El Departamento de Almacén deberá contar con un mes para la preparación de las actividades del inventario físico. El Departamento de Almacén entregará en los primeros 10 días hábiles de cada mes los informes correspondientes. El Departamento de Almacén, vigilará que la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, se apegue a los lineamientos establecidos en el presente Manual.

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Desarrollo No

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Oficina de Recepción y Despacho

Turna la factura y/o remisión, copia del contrato oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, para su autorización.

2

Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos

Recibe de la oficina de recepción y despacho, la factura y/o remisión, copia del contrato, oficio de donación o documento legal, que avale la compra o la adquisición del bien, revisa que estén debidamente selladas y firmadas de recibido. ¿Está correcta?

3

No. Indica las observaciones al contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien y a la factura y/o remisión y devuelve a la oficina de recepción y despacho para los ajustes correspondientes.

4

Si. El jefe de oficina revisa de qué tipo de bienes se trata. ¿Que tipo de bienes son? Bienes de consumo:

5

Elabora con base en la factura y/o remisión y la copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, la entrada de almacén de bienes de consumo, en original y 3 copias, cuya distribución es la siguiente: 

Original.- Proveedor.



1ª Copia-.- Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos.



2ª Copia.- Departamento Adquisiciones.

de

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

3ª Copia.- Oficina de Guarda y Surtimiento.



4ª Copia.- Oficina de Recepción y Despacho.

Asigna el número de alta de Entrada al Almacén de Bienes de Consumo y registra en el libro de altas. 6

Bienes de activo fijo Elabora con base en la factura y/o remisión y copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, la entrada de almacén de bienes muebles, en original y 5 copias cuya distribución es la siguiente: 

Original.- Proveedor.



1ª Copia-.- Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos.



2ª Copia.- Departamento Adquisiciones.

de



3ª Copia.Inventarios.

de



4ª Copia.- Oficina de Guarda y Surtimiento.



5ª Copia.- Oficina de Recepción y Despacho.

Departamento

Notifica al Departamento de Inventarios para que acudan a inventariar los bienes recibidos. (Se conecta con el procedimiento de Alta de Bienes del Departamento de Inventarios). 7

Asigna el número de alta de Entrada al Almacén de Bienes Muebles y registra en el libro de altas. Se enlaza con el Procedimiento de Almacenamiento de Materiales Recibidos. Fin.

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Diagrama PROCEDIMIENTO:

REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACÉN

OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO

OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS

INICIO

1

TURNA FACTURA Y/O REMISIÓN, COPIA DEL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, PARA SU AUTORIZACIÓN

2R

RECIBE DE LA OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO LA FACTURA Y/O REMISIÓN, COPIA DEL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, REVISA QUE ESTÉN DEBIDAMENTE SELLADAS Y FIRMADAS

NO

3

SI ¿ESTA CORRECTA?

INDICA OBSERVACIONES DEL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, FACTURA Y/O REMISIÓN Y DEVUELVE A LA OFICINA DE RECEPCIÓN Y . DESPACHO PARA LOS AJUSTES CORRESPONDIENTES

4

EL JEFE DE OFICINA REVISA DE QUE TIPO DE BIENES SE TRATA

5

¿QUE TIPO DE BIENES SON?

BIENES DE CONSUMO

6

BIENES DE ACTIVO FIJO

7

ASIGNA EL NÚMERO DE ALTA DE LA ENTRADA DE ALMACÉN DE BIENES Y REGISTRA EN EL LIBRO DE ALTAS

FIN SE ENLAZA CON EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACÉN

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Medición Indicador para medir el número de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes. Número mensual de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes. Número mensual de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes. registrados

=

Porcentaje de entradas de almacén

Registros de evidencias: Registro de entradas al almacén.

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Descripción de Procedimientos Nombre del Procedimiento: Almacenamiento de Bienes Recibidos. Objetivo: Numerar, clasificar y almacenar los bienes y/o materiales de manera eficaz y eficiente para su pronta localización y conservación. Alcance: Personas que afecta: Servidores públicos de la Oficina de Guarda y Surtimiento, adscrito al Departamento de Almacén de Servicios Educativos Integrados al Estado de México, que tengan a su cargo la guarda y custodia de los materiales y bienes que entran al Almacén. Áreas que involucra: Oficina de Guarda y Surtimiento. Aplica al Jefe de Oficina de Guarda y Surtimiento, que tengan a su cargo registrar y almacenar los materiales solicitados de acuerdo a sus características. Referencias: Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Gaceta del Gobierno 11 de septiembre de 1990, reformas y adiciones. Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 3 de septiembre del 2003. Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 22 de diciembre del 2003. Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del 2005. Responsabilidades: Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Guarda y Surtimiento: Recibir de la Oficina de Recepción y Despacho copia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, la factura y/o remisión, junto con el material y revisa que estén completos. Indicar las observaciones y devolver a la Oficina de Recepción y Despacho para su corrección en caso de que no esté correcta.

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Verificar características del material, con base en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, factura y/o remisión. Clasificar el bien y/o material de acuerdo a sus características (peso, volumen, cantidad.) rotación en el almacén y/o estante asignado. Adecuar el lugar destinado para el bien (aseo, tarjeta de estante, ordenar existencias, etc). Acomodar el bien y/o material en el lugar asignado. Registrar en la tarjeta de estante la entrada de los bienes, tomando como referencia la factura y/o remisión. Definiciones: Alcance.- Establecer los parámetros de servidores públicos que están involucrados en el procedimiento y especificar sus funciones en el mismo. Archivar.- Colocar documentos importantes en orden alfabético. Calidad.- En lo referente a los materiales e insumos, deben de contar con las especificaciones que el usuario demanda. Control.- Comprobación, inspección de un material especifico tomando en cuenta sus características físicas. Defectuoso.- Es todo aquel material que cuenta con desperfectos en su forma física que no están contenidos en las especificaciones solicitadas. Cronológica.- Tiene por objeto determinar el orden y fecha de sucesos históricos. Manera de computar los tiempos. Departamento.- Constituye una sección definida de un organismo, sobre el cual ejerce su autoridad un jefe que es responsable de la realización de funciones específicas. Diagramas.- Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el procedimiento, mediante el uso de símbolos AMSI (American National Standard Institute) o dibujos y recuadros con texto (bloque). Eficacia.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. Eficiencia.- Capacidad de desempeñar una tarea mediante el aprovechamiento racional de recursos y del tiempo. Estante.- Armario con anaqueles y sin puertas que sirve para colocar los materiales o insumos propios de un almacén. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

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Especificación.- Definición precisa y ordenada que describe la lógica y finalidad de las funciones de los procesos, que se efectúan en un programa. Factura.- Documento fiscal que asienta la cantidad, características, costo unitario, costo total, impuestos cobrados y el total de la adquisición de bienes o servicios, además de contener el nombre, razón social y registro fiscal tanto del comprador como del proveedor. Formato.- Es un documento de comunicación administrativa formal, impreso generalmente en papel mediante alguno de los medios de reproducción gráfica. En algunos casos contiene, además de información, instrucciones para llenarse o utilizarse. Manual de Procedimientos.- Instructivo administrativo que consigna, en forma metódica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas a una unidad administrativa. Describe, además los diferentes puestos o instancias administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y su participación. Objetivo.- Expresión cualitativa de los propósitos que se pretende alcanzar en un tiempo y espacio determinados. Manifestación de intenciones que se quieren cumplir y que especifican con claridad en que y para que se proyecta y se debe realizar determinada acción. Procedimiento.- Es una sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre si, que tienen por objeto la realización de una actividad o tarea específica, dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Proceso.- Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolución, con características de acción concatenada, dinámica y progresiva, que concluye con la obtención de un resultado. El proceso implica la utilización de recursos para trasformar elementos de entrada en resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo. Proveedor.- Es la persona física o moral que tiene a su cargo el abastecer los materiales, insumos o servicios adquiridos por el organismo. Referencias.- Es el apartado que incluye documentos jurídicos y administrativos, que tiene relación con la descripción de los procedimientos y su aplicación en el área de trabajo. Recepción.- Acción y efecto de recibir. Recuperación. - Es el acto de volver a tener un material que ya era parte del mismo. Remisión.- Documento en el que se especifica el material, cantidad y monto económico de los bienes que se van a adquirir. Registro.- Registro en que hace constar que el material es el especificado en una factura para que no haya malentendidos. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

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Rotación.- Movimiento de los materiales para que se tenga un control sobre el bien. Sucesión.- Entrada o continuación de una persona o cosa en lugar de otra. Vo. Bo.- Visto bueno, es la conformidad respecto a las condiciones y/o situaciones de un bien. Validación.- Aceptación de un documento una vez que ha sido revisado y aprobado. Insumos: Copia de la factura y/o remisión, junto con el material. Tarjeta de estante. Resultados: Control adecuado y ágil de los bienes que se reciben en el almacén hasta el momento de su entrega. Interacción con otros procedimientos: Salida de Bienes de Almacén.

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Políticas El Departamento de Almacén a través de la Oficina de Guarda y Surtimiento, deberá, clasificar los bienes y/o materiales de acuerdo a sus características (volumen, peso, resistencia). La Oficina de Guarda y Surtimiento del Departamento de Almacén acomodará los bienes y/o materiales de acuerdo a su rotación en el almacén. El Departamento de Almacén comunicará la disponibilidad de los bienes, una vez que se haya realizado el alta correspondiente en el sistema de control de almacenes. Corresponderá al Departamento de Almacén a través de la Oficina de Control Documental, informar oportunamente a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, de las existencias reales de los bienes y/o materiales existentes en el almacén. La Oficina de Guarda y Surtimiento del Departamento de Almacén, registrará los movimientos de cada bien y/o material. La Oficina de Guarda y Surtimiento del Departamento de Almacén, manejará una tarjeta de control de estante por cada bien y/o material almacenado. El Departamento de Almacén, deberá vigilar que la Oficina de Guarda y Surtimiento, cumpla con las normas internas establecidas para su operación. La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, deberá vigilar que los bienes y/o materiales, queden bajo custodia del Departamento de Almacén, y se tomen las medidas pertinentes, para que estén debidamente clasificados y almacenados.

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Desarrollo No 1

2

Responsable Oficina de Recepción y Despacho

Actividad Entrega copia de la factura y/ o remisión junto con el material a la Oficina de Guarda y Surtimiento.

Oficina de Guarda y Surtimiento

Recibe de la Oficina de Recepción y Despacho copia de la factura y/o remisión, junto con los materiales y revisa que estén completos.

3

¿Está correcta? NO. Indica las observaciones y devuelve a la Oficina de Recepción y Despacho para su corrección.

4

SI. Verifica características del material, con base en el contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, factura y/o remisión.

5

¿Está correcto? NO. Indica que no corresponde y devuelve a la Oficina de Recepción y Despacho.

6

Si. Clasifica el bien y/o material de acuerdo a sus características (peso, volumen, cantidad, etc.), almacena y verifica la rotación en el almacén y/o estante asignado.

7

Adecua el lugar destinado para el bien (aseo, tarjeta de estante, ordenar existencias, etc.)

8

Acomoda el bien y/o material en el lugar asignado

9

Registra en la tarjeta de estante, la entrada de los bienes, tomando como referencia del contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien, la factura y/o remisión. Se enlaza con el procedimiento de Salida de Bienes de Almacén.

FIN

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Diagrama PROCEDIMIENTO:

ALMACENAMIENTO DE BIENES RECIBIDOS

OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO

OFICINA DE GUARDA Y SURTIMIENTO

INICIO

1

ENTREGA COPIA DE LA FACTURA Y / O REMISIÓN Y MATERIAL A LA OFICINA DE GUARDA Y SURTIMIENTO

2 RECIBE DE LA OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO, COPIA DE LA FACTURA Y/O REMISIÓN, JUNTO CON MATERIALES Y REVISA QUE ESTÉN COMPLETOS

NO

3

SI ¿ESTÁ CORRECTA ?

4 VERIFICA CARACTERÍSTICAS DEL MATERIAL, CON BASE EN EL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN . DEL BIEN, FACTURA Y/O REMISIÓN

INDICA LAS OBSERVACIONES Y DEVUELVE A LA OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO PARA SU CORRECCIÓN .

NO

5

INDICA QUE NO CORRESPONDE Y DEVUELVE A LA OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO

SI ¿ESTÁ CORRECTO?

6

CLASIFICA EL BIEN Y/ O MATERIAL DE ACUERDO A SUS CARACTERÍSTICAS, ALMACENA Y VERIFICA EN EL ALMACÉN Y/O ESTANTE ASIGNADO

7

ADECUA EL LUGAR DESTINADO PARA EL BIEN

8 ACOMODA EL BIEN Y/O MATERIAL EN EL LUGAR ASIGNADO

9 REGISTRA EN LA TARJETA DE ESTANTE, ENTRADA DE LOS BIENES, , TOMANDO COMO REFERENCIA, EL CONTRATO, OFICIO DE DONACIÓN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIÓN DEL BIEN, FACTURA Y/O REMISIÓN

SE ENLAZA CON EL PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE BIENES DE ALMACÉN

FIN

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Medición Indicador para medir el número de bienes almacenados. Número de bienes o materiales por recibir Número de bienes o materiales recibidos

=

% Porcentaje de bienes y/o insumos almacenados

Registros de evidencias: Registro en la tarjeta de estante (Kardex del artículo).

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Descripción de Procedimientos Nombre Del Procedimiento: Salida de Bienes del Almacén. Objetivo: Contabilizar correcta y oportunamente la entrega de materiales requeridos por el usuario. Alcance: Personas que afecta: Servidores públicos del Departamento de Almacén, Oficina de Recepción y Despacho, Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos y Oficina de Guarda y Surtimiento, adscritos a Servicios Educativos Integrados al Estado de México, que tengan a su cargo el surtimiento y entrega de materiales y la elaboración de salidas de almacén. Áreas que involucra: Departamento de Almacén, Oficina de Recepción y Despacho, Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos y Oficina de Guarda y Surtimiento. Aplica al personal del Departamento de Almacén que tenga a su cargo la organización y seguimiento de las salidas de bienes. Referencias: Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Gaceta del Gobierno 11 de septiembre de 1990, reformas y adiciones. Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 3 de septiembre del 2003. Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 22 de diciembre del 2003. Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del 2005. Responsabilidades: Es responsabilidad del Departamento de Almacén: Asegurar con su Vo. Bo. que la solicitud de abastecimiento, que se recibe en el Departamento, continúe previa revisión de la Oficina de Distribuciones, con el trámite de surtimiento, salida y entrega de bienes. Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Distribuciones: Recibir del área usuaria la solicitud de abastecimiento de material, debidamente requisitada.

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Anotar el no. de folio correspondiente a la solicitud de abastecimiento de materiales y firmar de recibido en el espacio señalado y turnar para el Vo. Bo. Cotejar la solicitud de abastecimiento con las compras que se realizaron para cada una de las unidades administrativas y que están soportadas con las requisiciones correspondientes. Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Guarda y Surtimiento: Recibir del Jefe de la Oficina de Distribuciones, la solicitud de abastecimiento para su codificación y surtimiento. Surtir el material solicitado, previo registro de salida del mismo en la tarjeta de control de estante. Entregar a la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, la solicitud de abastecimiento para su registro, captura y emisión de la salida de almacén. Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Recepción y Despacho: Recibir de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, la salida de almacén debidamente requisitada en original y dos copias. Recibir del Jefe de la Oficina de Guarda y Surtimiento, los bienes y/o materiales registrados en la salida de almacén. Solicitar al usuario anotar en la salida de almacén: nombre, firma, fecha de recibido y cuando se trate de activo fijo, sello correspondiente, RFC y la firma del titular del área usuaria. Proceder a la entrega de los bienes al área usuaria. Definiciones: Alcance.- Establecer los parámetros de servidores públicos que están involucrados en el procedimiento y especificar sus funciones en el mismo. Calidad.- En lo referente a los materiales e insumos, deben de contar con las especificaciones que el usuario demanda. Defectuoso.- Es todo aquel material que cuenta con desperfectos en su forma física que no están contenidos en las especificaciones solicitadas. Especificación.- Definición precisa y ordenada que describe la lógica y finalidad de las funciones de los procesos, que se efectúan en un programa. Diagramas.- Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el procedimiento, mediante el uso de símbolos AMSI (American National Standard Institute) o dibujos y recuadros con texto (bloque).

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Eficacia.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. Eficiencia.- Capacidad de desempeñar una tarea mediante el aprovechamiento racional de recursos y del tiempo. Formato.- Es un documento de comunicación administrativa formal, impreso generalmente en papel mediante alguno de los medios de reproducción gráfica. En algunos casos contiene, además de información, instrucciones para llenarse o utilizarse. Manual de Procedimientos.- Instrumento administrativo que consigna, en forma metódica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas a una unidad administrativa. Describe, además los diferentes puestos o instancias administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y su participación. Objetivo.- Expresión cualitativa de los propósitos que se pretende alcanzar en un tiempo y espacio determinados. Manifestación de intenciones que se quieren cumplir y que especifican con claridad en que y para que se proyecta y se debe realizar determinada acción. Procedimiento.- Es una sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre si, que tienen por objeto la realización de una actividad o tarea específica, dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Proceso.- Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolución, con características de acción concatenada, dinámica y progresiva, que concluye con la obtención de un resultado. El proceso implica la utilización de recursos para trasformar elementos de entrada en resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo. Proveedor.- Es la persona física o moral que tiene a su cargo el abastecer los materiales, insumos o servicios adquiridos por el organismo. Referencias.- Es el apartado que incluye documentos jurídicos y administrativos, que tiene relación con la descripción de los procedimientos y su aplicación en el área de trabajo. Recuperación. - Es el acto de volver a tener un material que ya era parte del mismo. Vo. Bo.- Visto bueno, es la conformidad respecto a las condiciones y/o situaciones de un bien. Validación.- Aceptación de un documento una vez que ha sido revisado y aprobado.

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Insumos: Solicitud de abastecimiento de material. Salida de almacén. Tarjeta de estante. Resultados: Que se registre bajo un control estricto la salida de los bienes materiales y de consumo que se encuentran en resguardo físico por en el Departamento de Almacén. Interacción con otros procedimientos: Ninguno.

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Políticas El horario de atención, del Departamento de Almacén, para el despacho de bienes y/o materiales, será de 8:30 a 17:00 hrs., de lunes a viernes. La Oficina de Recepción y Despacho, del Departamento de Almacén, deberá realizar la entrega de bienes y/o materiales asignados, en la solicitud de abastecimiento correspondiente y soportarla con la salida de almacén. El Departamento de Almacén, otorga el Vo.Bo. a las requisiciones de compra, de aquellos artículos que no tenga disponibles para su entrega, considerando que son para áreas usuarias específicas o de un año fiscal determinado, por lo que se realizarán las compras correspondientes. La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, deberá vigilar que los bienes y/o materiales, queden bajo custodia del Departamento de Almacén, y se tomen las medidas pertinentes, para que estén debidamente clasificados y almacenados.

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Desarrollo No

RESPONSABLE

1

Área Usuaria

2

Oficina de Distribuciones

ACTIVIDAD Envía a la Oficina de Distribuciones la solicitud de abastecimiento de materiales. Recibe del área usuaria la solicitud de abastecimiento de materiales en original y copia cuya distribución es la siguiente: 

Original.- Departamento de Almacén.



Copia.- Área usuaria.

Anota el No de folio correspondiente a la solicitud de abastecimiento de materiales y firma de recibido en el espacio señalado y lo turna a la Oficina de Guarda y Surtimiento. 3

Oficina de Guarda y Surtimiento.

Recibe de la oficina de distribuciones la solicitud de abastecimiento de materiales, para su codificación y surtimiento. Registra el movimiento realizado en la tarjeta de estante y archiva y lo turna a la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos. Tratándose de bienes inventariables, es responsabilidad del Departamento de Inventarios, verificar que éstos cuenten con el registro de inventario correspondiente. ¿Cuenta con el registro de inventario correspondiente?

4

No. Notifica al Departamento de Inventarios, para que acudan a inventariar los bienes. (Se conecta con el Procedimientos de Alta de Bienes del Departamento de Inventarios).

5

Si. Pasa a la actividad número 6.

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Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos

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Recibe de la Oficina de Guarda y Surtimiento, la solicitud de abastecimiento de materiales ya codificada, archiva y emite las salidas de bienes del Almacén, en original y 3 copias distribuidas de la manera siguiente. 

Original.- Departamento de Almacén.



Copia.-

Departamento de Inventarios.



Copia.-

Área usuaria.

y turna para trámite a la Oficina de Recepción y Despacho. 7

Oficina de Recepción y Despacho

Recibe de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, las salidas de almacén junto con la solicitud de abastecimiento, firma de autorización las salidas de almacén y turna para trámite al Departamento de Almacén.

8

Departamento de Almacén Titular

Las salidas de bienes del Almacén, serán firmadas por el Jefe del Departamento de Almacén, o en su caso por el Jefe de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos.

9

Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos

Recibe del Jefe del Departamento de Almacén o en su caso del Jefe de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, las salidas de bienes debidamente autorizadas, junto con la solicitud de abastecimiento, asimismo, el Jefe del Departamento de Inventarios, envía concentrado donde informa que bienes ya fueron inventariados y son los que únicamente pueden ser entregados a las áreas usuarias, cumplido lo anterior se da aviso al área solicitante. Procede a la entrega de los bienes y/o material al usuario.

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Diagrama PROCEDIMIENTO: SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN AREA USUARIA

OFICINA DE DISTRIBUCIONES

OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS

OFICINA DE GUARDA Y SURTIMIENTO

OFICINA DE RECEPCIÒN Y DESPACHO

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

INICIO

1

ENVÍA A LA OFICINA DE DISTRIBUCIONES LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE MATERIALES

2

RECIBE DEL AREA USUARIA LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE MATERIAL EN ORIGINAL Y COPIA CUYA DISTRIBUCIÒN ES LA SIGUIENTE ORIGINAL.- DEPARTAMENTO DE ALMACEN COPIA.- AREA USUARIA ANOTA EL NO. DE FOLIO CORRESPONDIENTE A LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE MATERIALES Y FIRMA DE RECIBIDO EN EL ESPACIO SEÑALADO Y LO TURNA A LA OFICINA DE GUARDA Y SURTIMIENTO

3

RECIBE DE LA OFICINA DE DISTRIBUCIONES LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE MATERIALES PARA SU CODIFICACIÓN Y SURTIMIENTO. REGISTRA EL MOVIMIENTO REALIZADO EN LA TARJETA DE ESTANTE Y ARCHIVA Y LO TURNA A LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS. TRATÁNDOSE DE BIENES INVENTARIABLES, ES RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, VERIFICAR QUE ÉSTOS CUENTEN CON EL REGISTRO DE INVENTARIO CORRESPONDIENTE.

NO

4

NOTIFICA AL DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS PARA QUE ACUDAN A INVENTARIAR LOS BIENES

¿ CUENTA CON EL REGISTRO DE INVENTARIO CORRESPONDIENTE?

SI

6

5

PASA A LA ACTIVIDAD NUMERO 6

RECIBE DE LA OFICINA DE GUARDA Y SURTIMIENTO, LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE MATERIALES YA CODIFICADA, ARCHIVA Y EMITE LAS SALIDAS DE BIENES DEL ALMACÉN, EN ORIGINAL Y 3 COPIAS Y TURNA PARA TRÁMITE A LA OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO.

9

7

RECIBE DE LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS, LAS SALIDAS DE ALMACÉN, JUNTO CON LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO, FIRMA DE AUTORIZACIÓN LAS SALIDAS DE ALMACÉN Y TURNA PARA TRÁMITE AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN.

8

LAS SALIDAS DE BIENES DEL ALMACÉN, SERÁN FIRMADAS POR EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN, O EN SU CASO POR EL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS

RECIBE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN, O EN SU CASO DEL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS, LAS SALIDAS DE BIENES DEL ALMACÉN DEBIDAMENTE AUTORIZADAS, JUNTO CON LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO, ASIMISMO EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS, ENVÍA CONCENTRADO DONDE INFORMA QUE BIENES YA FUERON INVENTARIADOS Y SON LOS QUE ÚNICAMENTE PUEDEN SER ENTREGADOS A LAS ÁREAS USUARIAS, CUMPLIDO LO ANTERIOR, SE DA AVISO AL ÁREA SOLICITANTE. PROCEDE A LA ENTREGA DE LOS BIENES Y/O MATERIAL AL USUARIO.

TERMINA

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Medición Indicador para medir el número de solicitud de abastecimiento: Número mensual de solicitudes abastecimiento Número mensual de salidas de almacén

de =

% de salida de solicitudes de abastecimiento atendidas

Registros de evidencias: Salidas de almacén debidamente entregadas y validadas.

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Descripción de los Procedimientos Nombre del Procedimiento: Distribución y Captación de Materiales. Objetivo: Contabilizar y agilizar el proceso de entrega de materiales a las áreas correspondientes en tiempo y forma. Alcance: Personas que afecta: Servidores públicos del Departamento de Almacén, Oficina de Distribuciones, Oficina de Guarda y Surtimiento y Oficina de Embarques, Adscritos a Servicios Educativos Integrados al Estado de México, que tengan a su cargo la distribución y captación de materiales. Áreas que involucra: Departamento de Almacén, Oficina de Distribuciones, Oficina de Embarques, Oficina de Guarda y Surtimiento. Jefe del Departamento de Almacén, Oficina de Distribuciones, Oficina de Embarques, Oficina de Guarda y Surtimiento que tengan a su cargo la organización y seguimiento del trámite para la entrega de bienes. Referencias: Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Gaceta del Gobierno 11 de septiembre de 1990, reformas y adiciones. Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 3 de septiembre del 2003. Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 22 de diciembre del 2003. Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del 2005. Responsabilidades Es responsabilidad del Departamento de Almacén: Validar que la gestión administrativa se realice de acuerdo a las normas administrativas que norman el organismo. Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Distribuciones: Recibir del Departamento de Adquisiciones la distribución de los materiales adquiridos por el organismo; por licitación o compras directas, así como las requisiciones correspondientes.

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Cotejar las distribuciones proporcionadas por el Departamento de Adquisiciones contra las requisiciones de compra y dar aviso de la disponibilidad de materiales a las áreas involucradas. Recibir del área usuaria la solicitud de abastecimiento de materiales. Anotar el no. de folio correspondiente a la solicitud de abastecimiento de materiales y firmar de recibido en el espacio señalado y turnar para el Vo.Bo. al Jefe de Departamento de Almacén. Verificar la solicitud de abastecimiento con las compras que se realizaron para cada una de las unidades administrativas y que están soportadas con las requisiciones correspondientes. Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Guarda y Surtimiento: Recibir del Jefe de la Oficina de Distribuciones, la solicitud de abastecimiento para su codificación y surtimiento. Entregar a la Oficina de Control Documental, la solicitud de abastecimiento para su registro, captura y emisión de la salida de almacén. Definiciones Alcance.- Establecer los parámetros de servidores públicos que están involucrados en el procedimiento y especificar sus funciones en el mismo. Aviso de disponibilidad de materiales.- Revisión con proveedores que hayan entregado programación de entrega de materiales, para que las áreas usuarias reciban el material del almacén. Especificación.- Definición precisa y ordenada que describe la lógica y finalidad de las funciones de los procesos, que se efectúan en un programa. Diagramas.- Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el procedimiento, mediante el uso de símbolos AMSI (American National Standard Institute) o dibujos y recuadros con texto (bloque). Eficacia.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. Eficiencia.- Capacidad de desempeñar una tarea mediante el aprovechamiento racional de recursos y del tiempo. Formato.- Es un documento de comunicación administrativa formal, impreso generalmente en papel mediante alguno de los medios de reproducción gráfica. En algunos casos contiene, además de información, instrucciones para llenarse o utilizarse.

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Manual de Procedimientos.- Instructivo administrativo que consigna, en forma metódica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas a una unidad administrativa. Describe, además los diferentes puestos o instancias administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y su participación. Objetivo.- Expresión cualitativa de los propósitos que se pretende alcanzar en un tiempo y espacio determinados. Manifestación de intenciones que se quieren cumplir y que especifican con claridad en que y para que se proyecta y se debe realizar determinada acción. Procedimiento.- Es una sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre si, que tienen por objeto la realización de una actividad o tarea específica, dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Proceso.- Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolución, con características de acción concatenada, dinámica y progresiva, que concluye con la obtención de un resultado. El proceso implica la utilización de recursos para trasformar elementos de entrada en resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo. Referencias.- Es el apartado que incluye documentos jurídicos y administrativos, que tiene relación con la descripción de los procedimientos y su aplicación en el área de trabajo. Requisición de compra.-Es el documento que contiene un listado de los materiales solicitados por las unidades administrativas para su compra. Insumos: Contrato, oficio de donación o documento legal que avale la compra o la adquisición del bien. Solicitud de abastecimiento. Resultados Que se tenga un registro por cada una de las solicitudes de abastecimiento para agilizar de forma adecuada la distribución de los materiales. Interacción con otros procedimientos: Entrada Física al Almacén.

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Políticas Las diferentes unidades administrativas, deberán cumplir con los apartados ACP-072 y ACP-073 de las normas administrativas para la asignación y uso de bienes y servicios. El Departamento de Almacén comunicará vía correo electrónico a los enlaces administrativos de las direcciones del organismo, el número de contrato, oficio de donación o documento legal de los bienes que se encuentren disponibles. Suministrar los bienes y materiales a las unidades administrativas del organismo, con base en las solicitudes de abastecimiento, que las mismas remitan al Departamento de Almacén, previa revisión y verificación de lo solicitado.

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Desarrollo No 1

RESPONSABLE Área Usuaria

ACTIVIDAD Realiza la solicitud de abastecimiento de materiales y turna a la oficina de distribuciones en el departamento de almacén. Recibe del área usuaria, la solicitud de abastecimiento debidamente requisitada. Anota el No. de folio correspondiente a la solicitud y firma de recibido en el espacio señalado.

2

Oficina de Distribuciones

3

Oficina de Guarda y Surtimiento

4

Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos

5

Oficina de Recepción y Despacho

Valida la solicitud de abastecimiento con las compras realizadas, para cada una de las áreas administrativas. Turna la solicitud al Jefe de Oficina de Guarda y Surtimiento. Recibe del Jefe de la Oficina de Distribuciones, la solicitud de abastecimiento para su codificación y surtimiento. Turna a la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos. Recibe del Jefe de la Oficina de Guarda y Surtimiento, la solicitud de materiales codificada y realiza la salida de almacén. Turna a la Oficina de Recepción y Despacho. Recibe del Jefe de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, la salida de almacén. Se enlaza con el procedimiento de embarques. Fin.

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Diagramación PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CAPTACIÓN DE MATERIALES ÁREA USUARIA

OFICINA DE DISTRIBUCIONES

OFICINA DE GUARDA Y SURTIMIENTO

OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS

OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO

INICIO

1

REALIZA LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE MATERIALES Y TURNA A LA OFICINA DE DISTRIBUCIONES EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

2

RECIBE DEL ÁREA USUARIA LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DEBIDAMENTE REQUISITADA, VALIDA LA SOLICITUD Y LA TURNA AL JEFE DE OFICINA DE GUARDA Y SURTIMIENTO

3

RECIBE DEL JEFE DE LA OFICINA DE DISTRIBUCIONES, LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO PARA SU CODIFICACIÓN Y SURTIMIENTO. TURNA A LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS

4

RECIBE DEL JEFE DE LA OFICINA DE GUARDA Y SURTIMIENTO, LA SOLICITUD DE MATERIALES CODIFICADA Y REALIZA LA SALIDA DE ALMACÉN. TURNA A LA OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO

5

RECIBE DEL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS LA SALIDA DE ALMACÉN. SE ENLAZA CON EL . PROCEDIMIENTO DE EMBARQUES. .

TERMINA

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2 Septiembre de 2011 205C34103/06 7 de 7

Medición Indicador para medir el número de solicitudes de abastecimiento de materiales: Número mensual de solicitudes de abastecimiento de materiales requeridos Número mensual de solicitudes de abastecimiento entregados

=

% de salida de solicitudes abastecimiento entregados

de

Registros de evidencias: Registro de solicitudes de abastecimiento entregados y validados.

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Edición:

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Fecha:

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Descripción de Procedimientos Nombre del Procedimiento: Embarques. Objetivo: Registrar y verificar que los vehículos se encuentren en perfectas condiciones y los materiales que se especifican en cada salida de almacén sean los solicitados. Alcance: Personas que afecta: Servidores públicos del Departamento de Almacén, Oficina de Embarques, Oficina de Recepción y Despacho, Oficina de Guarda y Surtimiento, Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, adscritos a Servicios Educativos Integrados al Estado de México, que tengan a su cargo la transportación de bienes materiales. Áreas que afecta: Departamento de Almacén, Oficina de Embarques, Oficina de Recepción y Despacho, Oficina de Guarda y Surtimiento, Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos. Actividades que afecta: Entrega de los bienes materiales en buenas condiciones al área usuaria. Jefe del Departamento de Almacén, Oficina de Embarques, Oficina de Recepción y Despacho, Oficina de Guarda y Surtimiento y Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, que tengan a su cargo la organización y seguimiento en cuanto a la transportación y entrega de bienes a las áreas usuarias. Referencias: Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Gaceta del Gobierno 11 de septiembre de 1990, reformas y adiciones. Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 3 de septiembre del 2003. Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 22 de diciembre del 2003. Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del 2005. Responsabilidades: Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Embarques: Enviar a las diferentes áreas usuarias, los materiales o bienes solicitados, con base a la solicitud de abastecimiento debidamente autorizada e ingresada al Almacén, y de acuerdo a la disponibilidad de los vehículos.

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Edición:

2

Fecha:

Septiembre de 2011

Código: Página:

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Elaborar la nota de embarque correspondiente. Elaborar el reporte mensual de consumo de gasolina y Kilometraje. Definiciones: Alcance.- Establecer los parámetros de acuerdo a los tiempos que se tengan disponibles. Capacidad.- Espacio disponible en una Arcaya sea fija o móvil para poder maniobrar sin dificultad. Embarque.- Subida o entrada de bienes y/o materiales en un vehículo, para su transporte al lugar destino. Diagrama.- Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y simplificada el procedimiento, mediante el uso de símbolos AMSI (American National Standard Institute) o dibujos y recuadros con texto (bloque). Eficacia.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. Eficiencia.- Capacidad de desempeñar una tarea mediante el aprovechamiento racional de recursos y del tiempo. Empresa.- Unidad económica social, al cual se le encomiendan trabajos o requerimientos de materiales, para satisfacer las necesidades del Organismo. Manual de Procedimientos.- Instrumento administrativo que consigna, en forma metódica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas a una unidad administrativa. Describe, además los diferentes puestos o instancias administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y su participación. Objetivo.- Son los propósitos que se debe alcanzar en un tiempo y espacio determinado, con cada procedimiento, estableciendo las acciones que se llevaran a cabo, para lograr el resultado esperado. Procedimiento.- Es una sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre si, que tienen por objeto la realización de una actividad o tarea especifica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnología, y la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Oficiales.- Personas que sirven de apoyo a los operadores de las unidades, para mover los materiales o insumos que maneja la dependencia. Operadores.- Persona que opera o maneja los vehículos para transportar los materiales a los planteles educativos o unidades administrativos. Vo. Bo.- Visto bueno, es la conformidad respecto a las condiciones y/o situaciones de un bien.

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Fecha:

Septiembre de 2011

Código: Página:

205C34103/07 3 de 7

Validación.- Aceptación de un documento una vez que ha sido revisado y aprobado. Insumos: Solicitud de abastecimiento de material. Facturas de la empresa transportista. Contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes. Nota de embarque. Comisión para servicio de transporte. Cedula de control de suministro de combustible para vehículos oficiales y particulares. Resultados: Que se tengan los materiales e insumos surtidos, de acuerdo a las compras realizadas y existencias en el Almacén, con la finalidad de atender los requerimientos de las áreas usuarias, en los Valles de México y de Toluca. Interacción con otros procedimientos: Distribución y Captación de Materiales.

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Edición:

2

Fecha:

Septiembre de 2011

Código: Página:

205C34103/07 4 de 7

Políticas El Departamento de Almacén, requerirá que las capacidades de los vehículos, sean de acuerdo a las necesidades de los centros de trabajo del organismo.

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2

Fecha:

Septiembre de 2011

Código: Página:

205C34103/07 5 de 7

Desarrollo No 1

Responsable Actividad Oficina de Control Envía a la Oficina de Recepción y Despacho, la salida de Documental y almacén para su proceso de entrega. Procesamiento de Datos

2

Oficina de Recepción y Despacho

Recibe y entrega a las diferentes áreas usuarias, los materiales o bienes solicitados y turna a la Oficina de Embarques, la salida de almacén, para que se realicen, las entregas correspondientes, a las áreas usuarias externas.

3

Oficina de Embarques

Recibe de la Oficina de Recepción y Despacho original y copia de la salida de almacén y devuelve a la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos. Anota el no. de folio correspondiente a la salida de almacén.

4

Oficina de Control Recibe del Jefe de Oficina de Embarques, documentos Documental y debidamente validados y archiva. Procesamiento de Datos Fin.

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Edición:

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Fecha:

Septiembre de 2011

Código: Página:

205C34103/07 6 de 7

Diagrama

PROCEDIMIENTO: EMBARQUES OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS

OFICINA DE EMBARQUES

OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO

INICIO

1

ENVÍA A LA OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO, LA SALIDA DE ALMACÉN, PARA EL PROCESO DE ENTREGA

2

RECIBE Y ENTREGA A LAS DIFERENTES ÁREAS USUARIAS, LOS MATERIALES O BIENES SOLICITADOS Y TURNA A LA OFICINA DE EMBARQUES, LA SALIDA DE ALMACÉN, PARA QUE SE REALICEN LAS ENTREGAS CORRESPONDIENTES, A LAS ÁREAS USUARIAS EXTERNAS.

3

4

RECIBE DEL JEFE DE OFICINA DE EMBARQUES, DOCUMENTOS DEBIDAMENTE VALIDADOS Y ARCHIVA

FIN

RECIBE DE LA OFICINA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO, ORIGINAL Y COPIA DE LA SALIDA DE ALMACÉN. Y DEVUELVE A LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS, ANOTA EL No. DE FOLIO CORRESPONDIENTE A LA SALIDA DE ALMACÉN

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Edición:

2

Fecha:

Septiembre de 2011

Código: Página:

205C34103/07 7 de 7

Medición Indicador para medir el número de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes Número mensual solicitados Número mensual realizados

de

embarques

de

embarques

Registros de evidencias: Registro de embarques.

=

Porcentaje salida de embarques realizados

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Edición:

2

Fecha:

Septiembre de 2011

Código: Página:

205C34103 VIII

Simbología Símbolo

Representa Inicio o final de procedimiento. Señala el principio o fin de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento, se anotará la palabra INICIO y cuando se termine se escribirá la palabra FIN. Decisión. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o más alternativas de solución. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente en el centro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de interrogación. Inspección. El cuadro es utilizado como un símbolo de inspección, revisión o bien, cuando se examine una acción, un formato o una actividad, así como para consultar o cotejar sin modificar las características de la acción o actividad. Línea continúa. Marca el flujo de la información y los documentos o materiales que se están realizando en el área. Su dirección se maneja a través de terminar la línea con una pequeña línea vertical y puede ser utilizada en la dirección que se requiera y para unir cualquier actividad. Operación. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la acción cambia. Asimismo, se anotará dentro del símbolo un número en secuencia y se escribirá una breve descripción, de lo que sucede en este paso al margen del mismo.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

Manual de Procedimientos Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Almacén

Edición:

2

Fecha:

Septiembre de 2011

Código: Página:

205C34103 IX

Registro de Ediciones Segunda edición septiembre 2011

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Manual de Procedimientos Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Almacén

Edición: Fecha: Código: Página:

2 Septiembre de 2011 205C34103 X

Distribución El original del Manual de Procedimientos del Departamento de Almacén, se encuentra en poder de la Unidad de Modernización para la Calidad del Servicio. Las copias controladas están distribuidas de la siguiente manera: 1- Subdirección de Recursos Materiales y Servicios. 2.- Departamento de Almacén.

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Manual de Procedimientos Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Almacén

Edición: Fecha: Código: Página:

2 Septiembre de 2011 205C34103 XI

Validación

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

Manual de Procedimientos Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Almacén

Edición: Fecha:

2 Septiembre de 2011

Código:

205C34103

Página:

XII

Créditos El Manual de Procedimientos del Departamento de Almacén, se realizó con la información proporcionada por el Departamento de Almacén. El análisis el procesamiento y la integración de la información se efectúo bajo la responsabilidad del Lic. Gilberto Hernández Albarrrán, Jefe del Departamento de Almacén, C. María Teresa Ortega González, Jefa de la Oficina de Distribuciones y Captación de Materiales, C. Isaac Bautista Montes, Analista Administrativo de la Oficina de Distribuciones y Captación de Materiales, Enlace para la elaboración del Manual, C. Lisbeth Vargas Valdez, Jefa de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, C. Alejandro González López, Jefe de la Oficina de Recepción y Despacho, CC. Agustín Corrales Minigo y Luís Manuel González García, Jefes de la Oficina de Guarda y Surtimiento, C. Santos García Cruz, Jefe de la Oficina de Embarques y el M. en C. E. Guillermo Mendoza Salgado, Analista Profesional del Departamento de Estudios y Proyectos para el Desarrollo Institucional, adscrito a la Unidad de Modernización para la Calidad del Servicio.

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