UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Ver. 1.1

FACULTAD DE CIENCIAS

DIRECCIÓN ECONÓMICA Y ADMINISTRATIVA

QUÍMICAS Y

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FARMACÉUTICAS

UNIDAD DE PERSONAL

Jefe Unidad: Erika Jaña M. Autor: John Rebolledo V. Octubre 2010

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Índice 1. Introducción................................................................................................................................................. 3 2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión administrativa ................. 4 3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución ................................................................................................ 5 3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................................................. 5 3.2 Misión ................................................................................................................................... 5 3.3 Visión .................................................................................................................................... 6 3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................... 7 3.6 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) .............................................................. 8 3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9 4. Capítulo 3: Unidad de Personal ................................................................................................................ 10 4.1 Misión.................................................................................................................................. 10 4.2 Visión .................................................................................................................................. 10 4.4 Funciones específicas ......................................................................................................... 11 4.5 Personal .............................................................................................................................. 12 5. Capítulo 4: Explicación formato Procedimientos Unidad de Personal .............................................. 13 5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 13 5.2 Formulario Declaración de Procedimientos ......................................................................... 14 5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 15 5.4 Simbología Flujogramas ...................................................................................................... 16 6. Capítulo 5: Procedimientos Unidad de Personal .................................................................................... 18 Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto Exento) ............................................. 18 Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto Afecto) .............................................. 22 Accidente de trabajo ................................................................................................................. 26 Asignación de productividad ..................................................................................................... 29

1

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Asignación familiar .................................................................................................................... 32 Asistencia del Personal de colaboración y académica .............................................................. 36 Cometidos Funcionarios............................................................................................................ 39 Comisiones académicas ........................................................................................................... 42 Cotización de salud ................................................................................................................... 46 Fianzas de fidelidad funcionaria ................................................................................................ 49 Licencias Médicas ..................................................................................................................... 52 Revisión pago de remuneraciones del personal general ........................................................... 55 Permisos administrativos con goce de sueldo ........................................................................... 58 Prórroga de los nombramientos a personal de contrata ............................................................ 62 Realización de nombramientos de los funcionarios ................................................................... 65 Registro de afiliación a fondo de pensiones .............................................................................. 69 Retenciones judiciales............................................................................................................... 72 Renuncia Funcionario ............................................................................................................... 75 Asignación Complementaria Universitaria ................................................................................. 78 Trienio ....................................................................................................................................... 81 Calificaciones ............................................................................................................................ 84 Contrataciones .......................................................................................................................... 87 Elaboración del escalafón ......................................................................................................... 91 Planilla complementaria ............................................................................................................ 94 Jubilaciones .............................................................................................................................. 97 Feriado legal complementario ................................................................................................. 101 Cambio de sistema de salud ................................................................................................... 104 Horas extraordinarias .............................................................................................................. 107 Permisos administrativos sin goce de sueldo .......................................................................... 111 Capacitación ........................................................................................................................... 114

2

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

1. Introducción

El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos versión 1.1 para la Unidad de Personal perteneciente a la Dirección Económica y Administrativa de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile, todo este trabajo se enmarca en el Proyecto denominado “Elaboración de Manuales de Procedimientos para la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile ” elaborado por el Administrador Público de la misma casa de estudio John Rebolledo Verdejo con fecha de entrega en el mes de octubre del 2010. El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales procedimientos de las Unidades o Departamentos de la Facultad. Para lo cual se han utilizado diferentes herramientas para la recopilación de información necesaria para el levantamiento de los procedimientos tales como: entrevistas personales, reuniones con los Jefes de cada Unidad y Departamentos, recopilación de documentos e informes anteriores relacionados con el tema. Cabe señalar que en esta primera etapa solo se recopiló la información real de cada Unidad y en ningún caso se llevó a cabo un rediseño de actividades, por lo cual la información recopilada en el presente manual corresponde a la información entregada por cada Jefatura y funcionarios de las Unidades.

John Rebolledo Verdejo Administrador Público Licenciado en Ciencias Políticas y Gubernamentales

Universidad de Chile

3

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión administrativa

La creación de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la necesidad de cumplir con las sugerencias establecidas por la Contraloría General de la República de que cada unidad administrativa cuente con este tipo de documentos tanto para el control interno como externo de las actividades que se efectúan. El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales actividades que se realizan en la unidad administrativa, en este caso la Unidad de Personal. No sólo se deben tener en cuenta la realización de este tipo de documentos como un mecanismo de control, también se debe tener en cuenta como una herramienta útil para la gestión administrativa debido a los múltiples beneficios que trae consigo este tipo de documentos. Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de Personal se encuentran: Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Determina en forma más sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.

4

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución

3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas La Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas fue creada en 1945, sobre la base de la escuela de Química y Farmacia que inició la enseñanza de la Farmacia en 1833 en el Instituto Nacional y que en 1842 se instaló junto con la Universidad de Chile. Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro carreras universitarias: Química y Farmacia, Bioquímica, Química e Ingeniería en Alimentos. El factor común que distingue a todos sus egresados es la sólida formación en química y su conexión directa al correspondiente campo de los medicamentos, alimentos, bioquímica o industria química.

3.2 Misión La misión de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile es la generación, cultivo, integración y transmisión de la enseñanza de la química por sí misma y en estrecha vinculación con las Ciencias Farmacéuticas, la Bioquímica y las Ciencias Alimentarias. Fundamentalmente educar profesionales idóneos con una sólida formación científica, ética, y con capacidad de gestión en las áreas de las Ciencias Farmacéuticas, Bioquímicas, Químicas y de los Alimentos. Esta misión se materializa al proporcionar al país profesionales altamente calificados e involucrados directamente con el área de salud (Química y Farmacia y Bioquímica) y con el desarrollo industrial y tecnológico químico (Química e Ingeniería en Alimentos). La formación recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesión en el ámbito laboral contribuyendo al desarrollo y progreso del país. Estos profesionales además tienen la preparación necesaria para incorporarse a actividades de perfeccionamiento continuo y a programas de especialización y/o postgrado.

5

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

La Facultad ejerce esta misión con excelencia, sentido de compromiso, de modo reflexivo y crítico a través de sus funciones fundamentales de docencia, investigación y extensión. Esta misión se logra a través del trabajo de sus académicos en la docencia de pregrado, postítulo y postgrado, la investigación básica y aplicada en las áreas que cultiva la Facultad, la extensión y la permanente preocupación por los problemas de interés de la comunidad nacional.

3.3 Visión Que la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile sea un Centro Universitario de excelencia, cuyo quehacer académico la convierta en un centro de referencia por su formación docente de pre y postgrado. Constituirse y mantenerse como líder en Investigación, creando conocimiento que sustente su actividad docente; líder en innovación, creando conocimiento atingente a la realidad y necesidades de nuestro país, contribuyendo así a su desarrollo.

6

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile:

7

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

3.5 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) El Área de Dirección de la DIRECAD cumple con la función de ejecutar las labores directivas decisionales superiores de la Unidad, siendo la cabeza visible de la organización ante todos los niveles y actuando como Staff de apoyo del señor Decano de la Facultad.

Esta Área se encuentra a cargo del Director de Administración y Finanzas (Sr. Jaime Parada Manríquez) el cual depende jerárquicamente del Decano de la Facultad.

En la actualidad el Área de Dirección

se encuentra físicamente en la Dirección de

Administración y Finanzas, ubicada en Av. Vicuña Mackenna Nº79, Segundo Piso. En esta unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de trabajo.

Dirección. Secretaría de Dirección. Estafeta de Dirección. Auxiliar de Dirección

8

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)

9

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

4. Capítulo 3: Unidad de Personal

El Área de Personal de la DIRECAD cumple con la función de llevar la gestión y registro de los acontecimientos de la vida laboral de un funcionario Académico o de Colaboración de la Facultad. Esta Área se encuentra a Cargo de una Jefatura (Srta. Erika Jaña Morales) la cual depende jerárquicamente de la Dirección Económica y Administrativa de la Facultad. En términos organizacionales el Área de Personal realiza una labor de apoyo o staff en la estructura organizacional de la Facultad, ya que por sí misma no pertenece a la línea de producción de la institución (en el caso de la Universidad: la docencia, la investigación, la creación artística y la extensión). En la actualidad esta Área

se encuentra físicamente en la Dirección Económica y

Administrativa, ubicada en Av. Vicuña Mackenna Nº79, Segundo Piso, oficinas 1, 3 y 4. En esta unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de trabajo. 4.1 Misión Ser una unidad de gestión y registro de todo el personal institucional de la Facultad promoviendo directrices para una eficiente administración de los recursos humanos de las diferentes unidades académicas y administrativas que componen la Facultad.

4.2 Visión “Ser el aliado estratégico de la Facultad en materia de gestión de recursos humanos”.

10

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

4.4 Funciones específicas Llevar el registro de vida laboral de los funcionarios de la facultad Realizar los procesos de ingreso de funcionario a la facultad Entregar apoyo en materia de gestión de personal a las distintas unidades de la facultad Entregar apoyo a académicos y funcionarios en materia permisos u otra actividad ligada a sus derechos como funcionarios Llevar el registro estadístico de todos los movimientos administrativos de los funcionarios en su vida como funcionarios de la facultad Registro e ingresos de convenios a honorarios u otras modalidades de entrega de servicio en materia de personal para la facultad

11

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

4.5 Personal A la fecha la Unidad de Personal cuenta con 4 personas a cargo de las labores de la unidad estas son: Nombre

Cargo

Erika Jaña

Jefe Unidad de Personal

Magaly Ahumada

Administrativo Unidad de Personal

Juan Escobar

Administrativo Unidad de Personal

Gloria Tralma

Administrativo Unidad de Personal

12

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

5. Capítulo 4: Explicación formato Procedimientos Unidad de Personal

A continuación se describirá los principales procedimientos de la Unidad de Personal, antes se describirá cómo se debe leer y comprender los procedimientos en el formulario levantamiento de procedimientos y su respectivo flujograma. Su comprensión adecuada permitirá tener una visión real de una actividad y además permitirá realizar mejoras o cambios en el futuro.

5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos

Todos los procedimientos descritos en este Manual están acompañados de una ficha denominada “Formulario de Procedimiento”, esta ficha ofrece un esquema para inventariar secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolución particular, a continuación se detallará en que cosiste cada casilla de este formulario: Nombre del procedimiento Identificación del procedimiento

Código: Folio único para cada procedimiento Fecha: Identificación temporal en que se levantó el procedimiento

1.Descripción

Definición del procedimiento.

2.Objetivo

Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos institucionales.

3.Alcance

Área en donde transcurre el procedimiento.

4.Periodicidad

Lapso temporal que trascurre el procedimiento.

5.Marco Legal

Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.

13

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

5.2 Formulario Declaración de Procedimientos

A continuación de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el Formulario Declaración de Procedimientos, su objetivo es entregar paso por paso las actividades que comprenden la realización de un procedimiento identificado, a continuación se detallará en que cosiste cada casilla de este formulario:

1

6.1 Responsable Ej.: Unidad solicitante

2

Nº

6.2 Actividad

1

Ej.: Envía carta o solicitud de compra

3

6.3 Observaciones

4

Ej.: Siempre y cuando la Unidad Demandante lo solicite

6.4 Documentos

5

Ej.: -solicitud de compra

1. Responsable (cargo): Identificación del cargo o Unidad responsable de la actividad. 2.

Nº: Número de identificación de las actividades, sirve para ir señalando el orden de inicio y termino de las operaciones realizadas en dicho procedimiento.

3. Actividad: En esta casilla se señala cuáles son las acciones realizadas en función al procedimiento identificado. 4. Observaciones: Son datos adicionales a la acción realizada en la actividad y que entregan información que ayuda a comprender de mejor manera el procedimiento. 5. Documentos: Documentación asociada a la actividad o procedimiento.

14

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

5.3 Flujograma de Procedimientos Posteriormente a los dos anteriores formularios, cada procedimiento posee un “Flujograma del procedimiento”, este se encuentra en formato “vertical”, lo que quiere decir que el procedimiento se lee de arriba hacia abajo, en la parte superior se encuentran señalados los unidades o cargos responsables de las operaciones (1), cabe destacar que si una operación se encuentra en el “medio” de dos cargos o unidades es debido a que los dos participan en dicha operación. En la parte superior se encuentra el nombre del procedimiento (2) en la derecha se encuentra el código de identificación (3). Al interior del esquema se encuentran símbolos, estos poseen distintos significados que están expuestos más adelante en la sección Simbología Flujogramas (4). Los símbolos del Flujo se encuentran unidos con flechas, estas poseen distintas direcciones y simbolizan como las actividades se van desarrollando y hacia qué otra operación o Unidad debe seguir el procedimiento (5).

2

3

1

4

5

15

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

5.4 Simbología Flujogramas

Símbolo

Nombre

Significado

Operación

Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una operación, una operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo. Lo que determina que una actividad sea un procedimiento es la entrada (Input) y la posterior salida de lo que ingreso y que obtuvo cambios debido a una operación específica (output). Ej.: Entrada de una “solicitud” (Input) y la salida de un “permiso” (output).

Sub-Operación

Es una operación que por sus características y desarrollo se debe realizar una observación especial, debido a que se encuentra fuera del área de estudio. Ej.: En este manual, la existencia de operaciones de otras unidades como Secretaría Municipal o la Dirección de Control, que poseen procedimientos propios.

Decisión

Representa la toma de decisión en el procedimiento. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real. Ej.: Puede ser la aprobación o no de una operación.

Documento

Simboliza el documento resultante de la operación respectiva. Significa que en un determinado procedimiento la aparición de un documento es el resultado o entrada de un proceso posterior.

Simboliza que el procedimiento comienza o termina.

Inicio/Termino

Documento Múltiple

Simboliza que más de un documento el que interviene en el procedimiento, el cual esta detallado en el formulario “Declaración de Procedimientos”.

16

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Símbolo

Nombre

Significado Simboliza que en la actividad se ingresan datos a un sistema externo a la Unidad o Departamento.

Datos Externos Ej.: Subir información Universidad.

al

sistema

AUGE

de

la

Subir información al sistema Portal Mercado Público.

Firma o VºBº

Si un documento en parte derecha aparece este símbolo en el flujograma, significa que dicho documento o actividad fue firmado o dado el visto bueno por la autoridad o responsable a cargo de la actividad Es la acción de controlar de legalidad un documento para poder darle atribución legal a un procedimiento.

Control de Legalidad

Control de Legalidad

Página de Referencia

Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contraloría Interna Universitaria a las resoluciones que emiten las Unidades o Departamentos de la Facultad. Simboliza que el procedimiento debe continuar en otro lugar específico del Flujograma o página, por lo general va a acompañado de un número al interior que simboliza que se debe continuar leyendo en la otra Referencia con el mismo número. Simboliza que la actividad consiste en realizar un respaldo o archivo de los datos del flujo.

Base de Datos EJ.: Archivo de documentos o respaldo electrónico.

17

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

6. Capítulo 5: Procedimientos Unidad de Personal

Nombre del procedimiento Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto Exento Contraloría General de la República)

Código: UP0001 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

El convenio a honorarios es un mecanismo de prestación de servicios que tiene por objeto permitir a las autoridades contar con la asesoría de especialistas en determinada materias, sobre labores ocasionales y que no sean las habituales del respectivo Servicio. [Referencia: Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoría].

2.Objetivo

Poder contar con servicios específicos y especializados de profesionales y expertos en distintas materias para cubrir las necesidades de las unidades solicitantes dentro de la Facultad. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo. Decreto 180 de 1887 del Ministerio de Hacienda.

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo Unidad de Personal

1

Recibe carta de solicitud de convenios honorarios firmada por jefatura directa del solicitante.

-carta se solicitud convenios honorarios

Director Económico y Administrativo

2

Da VºBº a la solicitud.

-carta se solicitud convenios honorarios

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

18

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Personal

3

6.4 Documentos

Se revisa requisitos y documentación necesaria.

-carta solicitud -fotocopia cedula de identidad -fotocopia de título profesional o certificado de competencia -dirección de boletas

Administrativo Unidad de Personal

4

Se ingresa a sistema AUGE (modulo honorarios).

Propuesta de convenio, datos de dotación, actividad, haberes, título y grado, convenio, declaración jurada.

Administrativo Unidad de Personal

5

Se imprime convenio y declaración jurada.

7 copias de convenio.

-convenio original -formulario que acompaña al convenio -formulario declaración jurada

Administrativo Unidad de Personal

6

Se despacha el convenio a la firma del interesado y la declaración jurada.

-declaración jurada

Administrativo Unidad de Personal

7

Recibe convenio y declaración jurada firmados por el interesado. Y lo envía a la firma Director Económico y Administrativo.

-transcripción

Director Económico y Administrativo

8

Firma transcripción.

-declaración jurada

El Director firma el decreto como refrendación de las existencias de fondos y como transcriptor.

-transcripción

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

19

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Personal

9

Envía documentos a firmas autoridades de la Facultad.

6.4 Documentos

Una vez que el decreto está firmado por el Director se envía a firma del Decano y Vicedecano.

-decreto -convenio -formulario

Fotocopia y despacha a oficina central de partes decreto, convenio y documentación. Vicedecanato

10

Firma decreto y recibe documentación adjunta.

-decreto -documentación adjunta

Decanato

11

Firma decreto y recibe documentación adjunta.

-decreto -documentación adjunta

Contraloría Interna Universitaria

12

Registro y control de legalidad.

-decreto -documentación adjunta

Contraloría General de la República

13

Registro y control de legalidad.

-decreto -documentación adjunta

Administrativo Unidad de Personal

14

Recibe decreto y convenio firmados por las autoridades.

-decreto -convenio

Administrativo Unidad de Personal

15

Recibe copia decreto tramitado y entrega copia a encargado de presupuesto para confección de cheque.

-copia decreto

Administrativo Unidad de Personal

16

Archivo de decreto.

-copia decreto tramitado -copia de convenio -documentos adjuntos

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

20

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

21

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto Afecto)

Código: UP0002 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

El convenio a honorarios es un mecanismo de prestación de servicios que tiene por objeto permitir a las autoridades contar con la asesoría de especialistas en determinada materias, sobre labores ocasionales y que no sean las habituales del respectivo Servicio. [Referencia: Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoría].

2.Objetivo

Poder contar con servicios específicos y especializados de profesionales y expertos en distintas materias para cubrir las necesidades de las unidades solicitantes dentro de la Facultad. Se diferencia del procedimiento Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto Exento Contraloría General de la República) en que la Contraloría General de la República debe hacer Toma de Razón del decreto. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo. Decreto 180 de 1887 del Ministerio de Hacienda.

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo Unidad de Personal

1

Recibe carta de solicitud de convenios honorarios firmada por jefatura directa del solicitante.

-carta se solicitud convenios honorarios

Director Económico y Administrativo

2

Da VºBº a la solicitud.

-carta se solicitud convenios honorarios

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

22

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Personal

3

6.4 Documentos

Se revisa requisitos y documentación necesaria.

-carta solicitud -fotocopia cedula de identidad -fotocopia de título profesional o certificado de competencia -dirección de boletas

Administrativo Unidad de Personal

4

Se ingresa a sistema AUGE (modulo honorarios).

Propuesta de convenio, datos de dotación, actividad, haberes, título y grado, convenio, declaración jurada.

Administrativo Unidad de Personal

5

Se imprime convenio y declaración jurada.

7 copias de convenio.

-convenio original -formulario que acompaña al convenio -formulario declaración jurada

Administrativo Unidad de Personal

6

Se despacha el convenio a la firma del interesado y la declaración jurada.

-declaración jurada

Administrativo Unidad de Personal

7

Recibe convenio y declaración jurada firmados por el interesado. Y lo envía a la firma Director Económico y Administrativo.

-transcripción

Director Económico y Administrativo

8

Firma transcripción.

-declaración jurada

El Director firma el decreto como refrendación de las existencias de fondos y como transcriptor.

-transcripción

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

23

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Personal

9

Envía documentos a firmas autoridades de la Facultad.

6.4 Documentos

Una vez que el decreto está firmado por el Director se envía a firma del Decano y Vicedecano.

-decreto -convenio -formulario

Fotocopia y despacha a oficina central de partes decreto, convenio y documentación. Vicedecanato

10

Firma decreto y recibe documentación adjunta.

-decreto -documentación adjunta

Decanato

11

Firma decreto y recibe documentación adjunta.

-decreto -documentación adjunta

Contraloría Interna Universitaria

12

Registro y control de legalidad.

-decreto -documentación adjunta

Contraloría General de la República

13

Registro y toma de razón del decreto.

-decreto -documentación adjunta

Administrativo Unidad de Personal

14

Recibe decreto y convenio firmados por las autoridades

-decreto -convenio

Administrativo Unidad de Personal

15

Recibe copia decreto tramitado y entrega copia a encargado de presupuesto para confección de cheque.

-copia decreto

Administrativo Unidad de Personal

16

Archivo de decreto.

-copia decreto tramitado -copia de convenio -documentos adjuntos

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

24

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

25

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Accidente de trabajo

Código: UP0003 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

El accidente del trabajo se entiende como toda lesión que una persona sufra a causa o con ocasión del trabajo y que le produzca incapacidad o muerte. La lesión podrá ser física o sicológica pero se exige un resultado, determinado por la incapacidad para realizar la labor ordinaria, o bien la muerte.

2.Objetivo

Poder entregar el beneficio de la cobertura de salud en caso de accidente que ocurra debido a las actividades laborales de los funcionarios de la Facultad. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año y debido a la contingencia.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo. Ley 16.774 Sobre Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales.

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo Unidad de Personal

1

Jefe Directo del funcionario informa sobre accidente.

Por teléfono o vía correo electrónico

-correo electrónico

Administrativo Unidad de Personal

2

Se elabora y gestiona el DIAT (Declaración Individual de Accidente de Trabajo) en el SISPER.

LA DIAT. Declaración Individual de Accidente de Trabajo, es un documento que acredita que el problema es por causa u ocasión al trabajo.

-DIAT

Administrativo Unidad de Personal

3

Fotocopia y despacha la DIAT para la aprobación del ACHS.

-DIAT

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

26

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Personal

4

6.4 Documentos

Se reciben documentos.

-Certificado de Alta médica entregado por el ACHS. -Certificado de atención entregado por el ACHS. -DIAT

Administrativo Unidad de Personal

5

Elaboración del decreto en SISPER usando el procedimiento de licencias médicas.

Ver procedimiento de licencias médicas para tramitación del decreto.

-decreto

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

27

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

28

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Asignación de productividad

1.Descripción

Código: UP0004 Fecha: 06/10/2010

La asignación universitaria de productividad puede otorgarse a los académicos y funcionarios de aquellos servicios universitarios que generen ingresos propios. [Referencia: Decreto Universitario N° 235, de 1987] Entregar un emolumento a un funcionario que participe en una actividad productiva dentro de la Facultad. El otorgamiento de este beneficio es de competencia exclusiva del Rector de la Corporación quien determinará el período de vigencia y el monto correspondiente dentro del límite antes señalado mediante resolución.

2.Objetivo

3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo Decreto Universitario Nº235, de 9 de enero de 1987

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Unidad Demandante

1

Envía a la Unidad de Personal planilla de pagos asignación de productividad.

-planilla de pagos asignación de productividad

Director Económico y Administrativo

2

Da VºBº a solicitudes de pagos asignación de productividad.

-planilla de pagos asignación de productividad

Administrativo Unidad de Personal

3

Reciben planillas de pagos asignación de productividad.

-planilla de pagos asignación de productividad

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

29

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo Unidad de Personal

4

Solicita VºBº a Unidad de Contabilidad sobre la existencia de los fondos.

-planilla de pagos asignación de productividad

Administrativo Unidad de Personal

5

Confecciona planilla Excel con todos los pagos del mes autorizados y envía a Director Económico y Administrativo para su aprobación.

-planilla Excel con asignaciones de productividad

Administrativo Unidad de Personal

6

-decreto

Administrativo Unidad de Personal

7

Administrativo Unidad de Personal

8

Administrativo Unidad de Personal

9

Administrativo Unidad de Personal

10

Se ingresa al sistema SISPER y se confecciona decreto y se envía a la firma de las autoridades. (Decano, Vicedecano y firma de Director Económico y Administrativo). Con nómina de decreto ingresa a tarjeta funcionaria. Confecciona oficio con autorización del Sr. Vicedecano donde indica que la Facultad cuenta con los fondos disponibles para pago de productividad. Se reciben firmado el decreto y se envían a oficina de Partes de la Universidad para que pase a control de la contraloría universitaria. Recibe copia decreto tramitado y archiva.

-nómina de decreto -tarjeta funcionaria -oficio

-decreto

-copia decreto

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

30

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

31

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Asignación familiar

Código: UP0005 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

En una prestación de carácter económico que se asigna a un trabajador o pensionado por las personas que vivan a sus expensas y cumplan con los requisitos establecidos por la ley. Se otorga previa autorización de las entidades administradoras.

2.Objetivo

Entregar esta prestación a los funcionarios de la Facultad que cuenten con los requisitos que la ley determina. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Decreto con Fuerza de Ley, DFL Nº 150 de 1981

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

Administrativo Unidad de Personal

1

El interesado envía certificado de nacimiento o documentación necesaria para incorporar una carga.

6.4 Documentos -certificado de nacimiento carga -certificado de estudio -certificado de matrimonio

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

32

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo Unidad de Personal

2

Verifica que se cumpla con los requisitos de legalidad para asignarle esta prestación y procede a confeccionar el Formulario de asignación familiar DFL Nª 150 de 1981, el cual puede ser por nuevo beneficiario, aumento de cargas, disminución de cargas, renovación de cargas.

-certificado de nacimiento carga

Administrativo Unidad de Personal

3

Se despacha formulario de asignación familiar DFL Nª 150 de 1981 al interesado para su correspondiente firma.

-Formulario de asignación familiar DFL Nª 150 de 1981

Administrativo Unidad de Personal

4

Se ingresan los datos y se elabora el decreto SISPER.

Recepcionando el “Formulario de asignación familiar” se crea el decreto.

-certificado de nacimiento -certificado de estudios -.certificado de matrimonio -formulario de solicitud de asignación familiar

Director Económico y Administrativo

5

Firma transcripción.

El Director firma el decreto como refrendación de la existencia de fondos, como transcriptor y como responsable.

-transcripción

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

33

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Personal

6

Envía documentos a la firma de las autoridades de la Facultad.

6.4 Documentos

Una vez que el decreto está firmado por el Director se envía a firma del Vicedecano.

-decreto

Fotocopia y despacha a oficina central de partes decreto y documentos para asignación familiar.

-certificado nacimiento

-formulario solicitud asignación familiar

-certificado de estudio -certificado de matrimonio

Vicedecanato

7

Firma decreto.

-decreto

Contraloría Interna Universitaria

8

Control de legalidad

-decreto

Administrativo Unidad de Personal

9

Recibe copia decreto y se entrega copia a Administrativo Unidad de Personal para revisión de planillas de sueldos e ingreso a tarjeta funcionaria.

-copia decreto

Además envía copia al interesado y archivo.

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

34

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

35

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Asistencia del Personal de colaboración

Código: UP0006 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Asistencia del personal de colaboración y académica consiste en llevar el control de la jornada de trabajo que cada funcionario debe desempeñar por su cargo. [Referencia: Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoría].

2.Objetivo

Llevar el control y registro de asistencia de los funcionarios de la Facultad. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría Universitaria

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo Unidad de Personal

1

Se ingresa al sistema TUI y se retira información de asistencia en sistema TUI.

La Tarjeta Universitaria Inteligente (TUI) es una credencial que permite la identificación de todos los integrantes de la comunidad universitaria y brinda acceso a múltiples servicios tecnológicos a estudiantes, académicos y funcionarios de manera integrada.

-asistencia impresa

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

36

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo Unidad de Personal

2

Se imprime copia de asistencia de cada funcionario mensualmente.

-copia de asistencia impresa.

Administrativo Unidad de Personal

3

Revisa la asistencia.

Se revisa la asistencia solamente del personal de colaboración.

-nómina

Administrativo Unidad de Personal

4

Corrobora permisos administrativos en la asistencia.

A través de nómina de funcionarios con permisos administrativos en el mes.

-nómina

Administrativo Unidad de Personal

5

Corrobora licencias médicas.

-licencias medicas

Encargado de Remuneraciones

6

Corrobora feriados legales en la asistencia.

-resolución pago de horas extraordinarias

Administrativo Unidad de Personal

7

Confecciona listado de atrasos y horas extras cotejando con decreto de programación de horas extraordinarias.

-copia de asistencia impresa.

Administrativo Unidad de Personal

8

Informa listado de atrasos al Director Económico y Administrativo para su VºBº e ingresa al SISPER, imprime y archiva.

-listado de atrasos

(Encargada de permisos administrativos)

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

37

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

38

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Cometidos Funcionarios

Código: UP0007 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Los funcionarios públicos pueden cumplir cometidos funcionarios que los obliguen a desplazarse dentro o fuera de su lugar de desempeño habitual para realizar labores específicas inherentes al cargo que sirven. [Referencia: Estatuto Administrativo]

2.Objetivo

Permitir que funcionarios de la Facultad puedan realizar actividades dentro y fuera de su lugar de trabajo y que requieran algún tipo de desplazamiento, todas estas actividades deben pertenecer a las necesidades de la Facultad o en relación a actividades del cargo. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría Universitaria Decreto Universitario Nº 4263/1985

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

Jefe Directo Solicitante

1

Autoriza cometido funcionario.

-Formulario de Cometido Funcionario

Administrativo Unidad de Personal

2

Se recepciona formulario y carta de la unidad solicitante y se verifica pago de viatico.

-Formulario de Cometido Funcionario.

Se ingresa los datos y se elabora el decreto SISPER.

-decreto

Administrativo Unidad de Personal

3

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

-carta de solicitud.

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

39

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Director Económico y Administrativo

4

Firma transcripción.

Administrativo Unidad de Personal

5

Envía documentos a firmas autoridades de la Facultad.

6.4 Documentos

El Director firma el Decreto como refrendación de las existencias de fondos y como transcriptor

-transcripción

-decreto -transcripción -formulario

Vicedecanato

6

Firma decreto.

-decreto

Decanato

7

Firma decreto.

-decreto

Contraloría Interna Universitaria

9

Control de legalidad.

-decreto

Recibe decreto y documentos firmados por las autoridades.

-decreto

Administrativo Unidad de Personal

Administrativo Unidad de Personal

10

Recibe copia decreto y lo envía a Jefe Unidad de Contabilidad si requiere pago de viatico.

-copia decreto

Administrativo Unidad de Personal

11

Archiva copia decreto en la carpeta del funcionario. Entrega copia a Administrativo Unidad de Personal para el registro en tarjeta funcionaria.

-copia decreto

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

40

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

41

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Comisiones académicas

Código: UP0008 Fecha: 06/10/2010

Las Comisiones Académicas se otorgan para los siguientes casos: a. Presentación de trabajos y/o participación de eventos científicos, literarios o artísticos,

1.Descripción

b. Concurrencia a universidades u otras instituciones similares, nacionales o extranjeras, en representación de la Universidad, Facultad o Instituto Interdisciplinario correspondiente, c. Actualización o complementación de conocimientos y/o realización de trabajos de investigación o creación artística y de redacción de obras, sea en forma individual o en algún organismo nacional, internacional o extranjero. Poder otorgar comisiones académicas con goce de remuneraciones por un periodo fraccionado o continuo de 60 días a los académicos de las jerarquías y categoría de Profesor y de 30 días a los Instructores y Ayudantes.

2.Objetivo

3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Decreto Universitario N° 4263 de 1985

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

Comité de Resoluciones de la Facultad

1

Reciben solicitud comisiones académicas si se aprueba emite una acta resolución comisiones académicas.

6.4 Documentos -acta resolución comisiones académicas -documentación de respaldo

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

42

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Jefe de Unidad Personal

2

6.4 Documentos

Recibe acta resolución comisiones académicas y documentación de respaldo.

-acta resolución comisiones académicas -documentación de respaldo

Jefe de Unidad Personal

3

Analiza el financiamiento otorgado.

Jefe de Unidad Personal

4

Se ingresa los datos y se elabora el decreto SISPER.

Director Económico y Administrativo

5

Firma transcripción

Jefe de Unidad Personal

6

Envía fotocopia decreto y despacha documentos a Oficina central de partes para la firmas autoridades de la Facultad.

-decreto

-decreto

El Director firma el Decreto como refrendación de la existencia de fondos y como transcriptor.

-transcripción

-transcripción -formulario

Vicedecanato

7

Firma decreto.

-decreto

Decanato

8

Firma decreto.

-decreto

Contraloría Interna Universitaria

9

Control de legalidad.

-decreto

Jefe de Unidad Personal

10

Recibe copia de decreto y si tiene financiamiento entrega copia a Unidad de Contabilidad o Unidad de Gestión.

-decreto

Registra en base datos antecedentes de comisión y archiva copia de los antecedentes.

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

43

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Jefe de Unidad Personal

11

Entrega copia decreto a Administrativo Unidad de Personal para registro en tarjeta funcionaria.

6.4 Documentos -copia decreto

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

44

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

45

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Cotización de salud

Código: UP0009 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Se entiende como beneficiario tanto a la persona que se afilia a una Isapre como a las cargas que esta incluya en su plan (hijos, esposa, abuelos). El afiliado suscribe con la Isapre un contrato complementario de salud, ya que viene a complementar las prestaciones básicas cubiertas por el AUGE-GES.

2.Objetivo

Realizar los descuentos en materia de salud a los funcionarios de la Facultad como determina la ley. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Isapre

1

Realizan el Formulario Único de Notificación (FUN).

-Formulario Único de Notificación

Solicitante

2

Firma y aprueba las condiciones del Formulario Único de Notificación (FUN).

-Formulario Único de Notificación

Administrativo Unidad de Personal

3

Se recibe formulario FUN

-Formulario Único de Notificación

Administrativo Unidad de Personal

4

Se busca ficha en el sistema de personal.

-ficha personal

Administrativo Unidad de Personal

5

Se verifican los datos del funcionario.

-ficha personal

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

46

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Personal

6

Se ingresan datos al sistema SISPER para su posterior descuento en la remuneración del funcionario.

Administrativo Unidad de Personal

7

Mantiene en su poder el FUN para revisión de planillas, para ingresar a tarjeta funcionaria y posterior archivo en carpeta funcionaria.

6.4 Documentos

Los valores que se ingresan son expresados en porcentaje, en Unidades de Fomento o en monto fijo. -Formulario Único de Notificación

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

47

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

48

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Fianzas de fidelidad funcionaria

Código: UP0010 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Todo funcionario o empleado que tenga a su cargo la recaudación, administración o custodia de fondos o bienes fiscales, de cualquier naturaleza, deberá rendir una caución (Garantía que una persona da a otra de que cumplirá lo pactado, prometido o mandado, mediante la presentación de fiadores, la obligación de bienes o la prestación de juramento), para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones. [Referencia: Estatuto Administrativo]

2.Objetivo

Que los funcionarios de la Facultad rindan fianza cuando en razón de su cargo tengan la administración y custodia de fondos o bienes de la Universidad, de conformidad con la Ley Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo. Ley 10.336 de la Contraloría General de la República.

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo Unidad de Personal

1

Recibe y gestiona la solicitud de fianza.

- solicitud de fianza

Administrativo Unidad de Personal

2

Envía propuesta de fianza a interesado para su firma.

-propuesta de fianza

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

49

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo Unidad de Personal

3

Se recibe solicitud propuesta de fianza firmada por el interesado y se realiza oficio de propuesta de fianza y se envía a aseguradora para posterior trámite en Contraloría General de la República.

-oficio de propuesta de fianza

Administrativo Unidad de Personal

4

Recibe fianza tramitada por Contraloría General de la República y procede a ingresar al sistema SISPER para descuento.

-oficio de propuesta de fianza

Administrativo Unidad de Personal

5

Se archiva oficio.

-oficio de propuesta de fianza

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

50

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

51

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Licencias médicas

Código: UP0011 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Es el derecho que posee todo trabajador activo dependiente o independiente que por causa de una enfermedad, tiene que ausentarse de su trabajo, de manera parcial o total, si así lo ha indicado un médico cirujano, un cirujano dentista o una matrona (ésta última para pre y post natales). Este derecho se certifica a través de un formulario que constituye un justificativo para ausentarse del trabajo de manera total o parcial según indique el profesional que la extiende.

2.Objetivo

Poder entregar esta prestación a los funcionarios de la Facultad y que necesiten ausentarse de su lugar de trabajo pro el tiempo en que haya determinado un profesional de la salud. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo.

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

Administrativo Unidad de Personal

1

Se recepciona licencia médica enviada por el funcionario y aprobada por un profesional de la salud.

6.4 Documentos -licencia médica

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

52

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo Unidad de Personal

2

Recepciona licencia médica y verifica los antecedentes.

-formulario de licencia médica

Administrativo Unidad de Personal

3

Se ingresan los datos y se elabora el decreto en SISPER.

Director Económico y Administrativo

4

Firma transcripción.

-transcripción

Administrativo Unidad de Personal

5

Recibe y dispone a despachar documentos y decreto a las autoridades de la Facultad.

-decreto

Obtiene del SISPER las últimas 3 liquidaciones de sueldo, información necesaria para proceder a llenar la licencia médica.

-decreto

-documentos del solicitante -DFL Nª 150 -transcripción

Vicedecanato

6

Firma decreto.

-decreto

Decanato

7

Firma decreto.

-decreto

Contraloría Interna Universitaria

8

Control de Legalidad.

-decreto

Administrativo Unidad de Personal

9

Recibe copia decreto se ingresa a base de dato interna y se archiva el documento.

-copia decreto

Administrativo Unidad de Personal

10

Fotocopia y envía licencia médica a la Institución encargada de la cobertura de salud.

-licencia médica

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

53

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

54

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Revisión pago de remuneraciones del personal general

Código: UP0012 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Todo cargo público necesariamente deberá tener asignado un grado de acuerdo con la importancia de la función que se desempeñe y, en consecuencia, le corresponderá el sueldo de ese grado y las demás remuneraciones a que tenga derecho el funcionario. [Referencia: Estatuto Administrativo]

2.Objetivo

Realizar la revisión de la planilla de pagos de los funcionarios de la Facultad y que permita entregar la remuneración asignada en referencia a su cargo u otros descuentos o asignaciones que procedan. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo.

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Servicios centrales

1

Emite Planillas de sueldos.

Estas planillas contienen información de la remuneración que va obtener cada funcionario en relación a su cargo, también salen en detalle todos los descuentos legales o de otro tipo que pueda tener el funcionario, como también las asignaciones o bonos que puedan tener.

-planillas de sueldos

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

55

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Personal

2

Revisa que estén correctos todos los haberes de cada funcionario.

-planillas de sueldos

3

Verificar que vengan a pago las modificaciones del mes.

-planillas de sueldos

4

Se verifican descuentos legales y personales, si son correctos los datos entregados en las planillas se envía por correo electrónico a Servicios Centrales para que procedan a realizar el pago, si no lo es se notifica vía correo electrónico que rectifiquen el pago.

-planillas de sueldos

5

Procede con autorización de Servicios Centrales a la impresión de planillas de sueldos del mes y a archivo, a la impresión de la estructura mensual y a la impresión de Resumen de Costos por Organismo mensual (Planilla que se entrega a la Unidad de Contabilidad).

-planillas de sueldos

(Encargado de Remuneraciones) Administrativo Unidad de Personal

6.4 Documentos

(Encargado de Remuneraciones) Administrativo Unidad de Personal (Encargado de Remuneraciones)

Administrativo Unidad de Personal (Encargado de Remuneraciones)

-estructura mensual -Resumen de Costos por Organismo

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

56

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

57

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Permisos administrativos con goce de sueldo

Código: UP0013 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Los funcionarios podrán solicitar permisos para ausentarse de sus labores por motivos particulares hasta por seis días hábiles en el año calendario, con goce de remuneraciones. Estos permisos podrán fraccionarse por días o medios días. [Referencia: Estatuto Administrativo]

2.Objetivo

Permitir a los funcionarios de la Facultad ausentarse por motivos particulares de su trabajo sin que sea menoscabada su remuneración. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría Universitaria

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

Jefe Directo Solicitante

1

El Jefe Directo autoriza el formulario de permiso administrativo con firma y VºBº en el documento.

6.4 Documentos -Formulario de Solicitud Permiso Administrativo

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

58

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo Unidad de Personal

2

Se recepciona el formulario de permiso administrativo, se corroboran días disponibles, se registra en cuaderno de control de permisos, y se envía a VºBº del Director Económico y Administrativo y VºBº del Vicedecano.

-Formulario de Solicitud Permiso Administrativo

Director Económico y Administrativo

3

Da VºBº al permiso.

-Formulario de Solicitud Permiso Administrativo

Vicedecanato

4

Firma el Formulario de Permiso Administrativo

-Formulario de Solicitud Permiso Administrativo

Administrativo Unidad de Personal

5

Recibe formulario con VºBº de las autoridades y procede a ingresar los datos en el sistema SISPER para creación de decreto colectivo.

-Formulario de Solicitud Permiso Administrativo

Director Económico y Administrativo

6

Firma transcripción.

-transcripción -decreto -Formulario de Solicitud Permiso Administrativo

Administrativo Unidad de Personal

7

Envía documentos a firmas autoridades de la Facultad.

-decreto -transcripción -formulario

Vicedecanato

8

Firma decreto.

-decreto

Decanato

9

Firma decreto.

-decreto

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

59

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Contraloría Interna Universitaria

10

Control de legalidad.

-decreto

Administrativo Unidad de Personal

11

Recibe decretos firmados por las autoridades de la Facultad.

-decreto -copia decreto tramitado

Se recibe copia de decreto tramitado y se entrega copia a Administrativo Unidad de Personal para registro en tarjeta de funcionarios y archivo. Administrativo Unidad de Personal

12

Se envía a encargada de revisión de asistencia y archiva decreto.

-Formulario de Solicitud Permiso Administrativo

-copia decreto

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

60

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

61

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Prórroga de los nombramientos a personal de contrata

Código: UP0014 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Empleo a contrata es aquél de carácter transitorio que se consulta en la dotación de una institución. Los empleos a contrata, durarán, como máximo, sólo hasta el 31 de diciembre de cada año y los empleados que los sirvan expirarán en sus funciones en esa fecha, por el solo ministerio de la ley, salvo que hubiere sido propuesta la prórroga con treinta días de anticipación a lo menos. [Referencia: Estatuto Administrativo]

2.Objetivo

Realizar la prórroga de funcionarios a contrata de la Facultad previa autorización del Decano. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante el término de la fecha de la contrata.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

Jefe de Unidad Personal

1

Imprimen del SISPER listado de prórrogas de personal a contrata y envía al Sr. Decano.

Decanato

2

Se procede prorrogas si es así se envía información a Unidad de Personal.

Jefe de Unidad Personal

3

Se ingresa los datos y se elabora el decreto sistema SISPER.

6.4 Documentos -listado de prórrogas de personal a contrata

-decreto

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

62

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Director Económico y Administrativo

4

Firma transcripción.

El Director firma el Decreto como refrendación de las existencias de fondos y como transcriptor.

-transcripción

Jefe de Unidad Personal

5

Envía documentos a firmas autoridades de la Facultad.

-decreto -transcripción

Vicedecanato

6

Firma decreto.

-decreto

Decanato

7

Firma decreto.

-decreto

Contraloría Interna Universitaria

8

Control de legalidad

-decreto

Jefe de Unidad Personal

9

Recibe decreto firmados por las Autoridades.

-decreto -copia decreto

Se entrega copia a Administrativo Unidad de Personal para registro en tarjeta funcionaria. Jefe de Unidad Personal

10

Recibe copia del decreto. Se envía copia de decreto al interesado.

-tarjeta de funcionarios

-copia decreto

Archiva copia decreto en la carpeta del funcionario.

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

63

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

64

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Realización de nombramientos de los funcionarios

Código: UP0015 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

El nombramiento es el acto jurídico en la cual a un funcionario se hace titular de su cargo con lo cual debe realizar y cumplir las funciones a las cuales se le ha encomendado.

2.Objetivo

Poder contar con los funcionarios de colaboración y académicos necesarios para las actividades de la Facultad. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo.

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

Decanato

1

Decano autoriza el ingreso de nuevo funcionario a la Facultad previas características aprobadas.

6.4 Documentos -decreto

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

65

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Jefe de Unidad Personal

-certificado de estudios, títulos o post grados

2

Se pide a nuevo funcionario toda la documentación necesaria de ingreso.

-copia cedula identidad -certificado de salud compatible con el cargo -certificado de servicio militar -certificado de servicio militar -certificado de nacimiento -certificado de antecedentes -declaración de no haber cesado en cargo público por medida disciplinaria -declaración sobre probidad administrativa

Jefe de Unidad Personal

3

Se ingresa los datos y se elabora el decreto SISPER.

-decreto

Director Económico y Administrativo

4

Firma transcripción.

-transcripción

Jefa Unidad de Personal

5

Envía documentos a firmas autoridades de la Facultad.

-decreto -transcripción -documentos anexos

Vicedecanato

6

Firma decreto.

-decreto

Decanato

7

Firma decreto.

-decreto

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

66

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Contraloría Interna Universitaria

8

Control de Legalidad.

-decreto

Contraloría General de la República

9

Control de Legalidad.

-decreto

Jefe de Unidad Personal

10

Recibe decreto firmado por las autoridades.

-decreto -carpeta hoja de vida

Se recibe copia decreto, se envía copia al funcionario y una copia se archiva en carpeta funcionaria.

Jefe de Unidad Personal

11

-copia decreto

Entrega copia de decreto y documentos a administrativo Unidad de Personal para registro y confección de confección de carpeta funcionaria y revisión de planillas de sueldos.

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

67

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

68

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Registro de afiliación a fondo de pensiones

1.Descripción

Código: UP0016 Fecha: 06/10/2010

La afiliación es la relación jurídica entre un trabajador y el sistema de pensiones de vejez, invalidez y sobrevivencia que origina los derechos y obligaciones que la ley establece, en especial, el derecho a las prestaciones y la obligación de cotización. La afiliación al sistema es única y permanente. Subsiste durante toda la vida del afiliado, ya sea que se mantenga o no en actividad, que ejerza una o varias actividades simultáneas o sucesivas, o que cambie de institución dentro del sistema. Realizar los descuentos en materia de afiliación fondo de pensiones a los funcionarios de la Facultad como determina la ley.

2.Objetivo

3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo Decreto ley nº 3.500

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

AFP

1

Realizan el Formulario AFP.

AFP: Administradoras de Fondos de Pensiones

- Formulario AFP.

Solicitante

2

Firma y aprueba las condiciones del Formulario AFP.

- Formulario AFP

Administrativo Unidad de Personal

3

Se recibe formulario AFP.

- Formulario AFP

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

69

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Personal

4

Se busca ficha en el sistema de personal.

Administrativo Unidad de Personal

5

Se verifican los datos del funcionario.

Administrativo Unidad de Personal

6

Se ingresan datos al SISPER para su posterior descuento en la remuneración del funcionario.

Administrativo Unidad de Personal

7

Mantiene en su poder carta de AFP, para revisión de planillas, para ingresar a tarjeta funcionaria y posterior archivo en carpeta funcionaria.

6.4 Documentos -ficha personal

Los valores que se ingresan son expresados comúnmente en porcentaje de la remuneración del funcionario.

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

70

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

71

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Retenciones judiciales

Código: UF0017 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Es un descuento de carácter judicial, que recae exclusivamente sobre remuneraciones del trabajador. Las más comunes son las pensiones alimenticias.

2.Objetivo

Realizar este descuento emanado de la justicia a los funcionarios de la Facultad, es correspondiente realizarlo debido a las responsabilidad que posee la Universidad en aplicar estas sentencias judiciales en sus funcionarios. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo.

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

Juzgado

1

Recibe dictamen de retención y lo firma.

-dictamen de retención

Administrativo Unidad de Personal

2

Se recibe dictamen de retención y planilla de retenciones judicial.

-dictamen de retención

Administrativo Unidad de Personal

3

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

-planilla de retenciones judicial

Se revisa y se procede a hacer los cálculos de descuentos al funcionario.

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

72

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Personal

4

Se ingresan datos a SISPER (detalle de retención judicial).

Servicios centrales

5

Envía cheque de pago de retención judicial.

Administrativo Unidad de Personal

6

Se recibe cheque y se deposita a cuenta de afectado o se le envía.

6.4 Documentos

- cheque de pago

El funcionario lo realiza de manera manual y personalmente este paso.

- cheque de pago

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

73

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

74

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Renuncia Funcionario

Código: UP0018 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

La renuncia del trabajador debe darse por escrito y con una anticipación de, a lo menos, 30 días. La circunstancia de haberse dado el aviso de término de contrato por renuncia voluntaria del trabajador con menos de 30 días de anticipación.

2.Objetivo

Permitir que funcionarios de la Facultad lleven a cabo el proceso de renuncia de su cargo con los eventuales pagos de indemnización y otras obligaciones de ambas partes en la secesión de actividades. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Estatuto Administrativo Ley 18.834

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Funcionario

1

Funcionario envía carta informando decisión de renunciar.

-carta

Jefe Directo Solicitante

2

Autoriza carta de renuncia.

-carta

Jefa Unidad de Personal

3

Se recepciona solicitud y carta de la unidad solicitante y se verifica pago de viatico.

-formulario -carta de solicitud

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

75

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Jefa Unidad de Personal

4

Recibe formulario renuncia firmado por el interesado, y se ingresa los datos al SISPER para la creación del decreto.

Director Económico y Administrativo

5

Firma transcripción.

Jefa Unidad de Personal

6

Envía documentos a firmas autoridades de la Facultad.

6.4 Documentos

El Director firma el Decreto como refrendación y como transcriptor.

-transcripción

-decreto -transcripción -formulario

Vicedecanato

7

Firma decreto.

-decreto

Decanato

8

Firma decreto.

-decreto

Contraloría Interna Universitaria

9

Control de legalidad.

-decreto

Contraloría General de la República

10

Toma de razón.

-decreto

Jefa Unidad de Personal

11

Recibe decreto firmados por las autoridades.

-decreto -copia decreto

Envía copia decreto al interesado y archiva una copia en la carpeta funcionaria.

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

76

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

77

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Asignación Complementaria Universitaria

1.Descripción

Código: UP0019 Fecha: 06/10/2010

Este beneficio es otorgado por el Sr. Rector de la Universidad, conforme a la proposición del Jefe de Servicio de cada Facultad u Organismo. Tal como su nombre lo señala es un beneficio que se entrega para complementar la remuneración del respectivo cargo. Entregar este beneficio monetario a los funcionarios que son beneficiados una vez cumplidos los requisitos exigidos por la Universidad.

2.Objetivo

3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo Decreto Universitario Nº 5.507 de 1991

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Jefa Unidad de Personal

1

Recibe instrucción del Decano o Director Económico Administrativo en donde se informa entregar Asignación Complementaria Universitaria a funcionario.

La Asignación Complementaria Universitaria su monto no podrá exceder del equivalente a 7 veces el Sueldo Base de Grado 1º de la Escala de Sueldos.

-carta

Jefe de Unidad Personal

2

Se ingresa los datos y se elabora el decreto SISPER.

Es un decreto de tipo colectivo.

-decreto

Director Económico y Administrativo

3

Firma transcripción.

-transcripción

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

78

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Jefa Unidad de Personal

4

Envía documentos a firmas autoridades de la Facultad.

6.4 Documentos -decreto -transcripción -documentos anexos

Vicedecanato

5

Firma decreto.

-decreto

Decanato

6

Firma decreto.

-decreto

Contraloría Interna Universitaria

7

Control de Legalidad.

-decreto

Jefe de Unidad Personal

8

Recibe decreto firmado por las autoridades y archiva en la carpeta del funcionario.

-decreto

Entrega copia a Administrativo de Personal para revisión de planillas de sueldo.

-copia decreto

Jefe de Unidad Personal

9

-copia decreto

-planillas de sueldo

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

79

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

80

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Trienio

Código: UP0020 Fecha: 06/10/2010

Son los funcionarios de la Facultad que esta acogidos a la ley médica base (ley 15.076 “ley médica”) cada tres años le corresponde un aumento de su sueldo en base a un porcentaje sobre su sueldo base (ley 15.076 ley medica). 1.Descripción

Los profesionales que pertenecen a esta ley son los siguientes: Los médicos-cirujanos, farmacéuticos o químicos-farmacéuticos, bioquímicos y cirujanos dentistas, que desempeñen funciones profesionales en cargos o empleos remunerados a base de sueldo. Entregar este beneficio monetario a los funcionarios que se encuentran acogidos a la ley 15.076.

2.Objetivo

3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 15.076 “ley médica”

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Jefa Unidad de Personal

1

Revisa tabla que contiene los funcionarios que estén acogidos a la Ley 15.076 y verifica si están en cumplimiento de su Trienio.

Se revisa cada mes.

-tabla de funcionarios

Jefa Unidad de Personal

2

Revisa que el funcionario posea Trienio y el porcentaje que debe ser asignado.

Ley expresa cuales son los porcentajes que deben asignárseles a los funcionarios acogidos a esta ley en base a su antigüedad.

-tabla de funcionarios

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

81

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Jefe de Unidad Personal

3

Se ingresa los datos y se elabora el decreto SISPER.

-decreto

Director Económico y Administrativo

4

Firma transcripción.

-transcripción

Jefa Unidad de Personal

5

Envía documentos a firmas autoridades de la Facultad.

-decreto -transcripción -documentos anexos

Vicedecanato

6

Firma decreto.

-decreto

Decanato

7

Firma decreto.

-decreto

Contraloría Interna Universitaria

8

Control de Legalidad.

-decreto

Contraloría General de la República

9

Control de Legalidad.

-decreto

Jefe de Unidad Personal

10

Recibe decreto firmado por las autoridades.

-decreto -carpeta hoja de vida -copia decreto

Jefe de Unidad Personal

Jefe de Unidad Personal

11

12

Entrega copia a Administrativo de Personal para revisión de planillas de sueldo.

-decreto

Se recibe copia decreto, se envía copia al funcionario y una copia se archiva en carpeta funcionaria.

-decreto

-copia decreto

-copia decreto

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

82

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

83

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Calificaciones

Código: UP0021 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

El sistema de calificación tendrá por objeto evaluar el desempeño y las aptitudes de cada funcionario, atendidas las exigencias y características de su cargo. Servirá de base para el ascenso, los estímulos y la eliminación del servicio.

2.Objetivo

Llevar el registro de las calificaciones realizadas en la Facultad y realizar las calificaciones de los Funcionarios dependientes de la Unidad de Personal. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo Decreto Universitario Nº 5.507 de 1991

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Jefa Unidad de Personal

1

Recibe correo electrónico de Servicios Centrales informando que se encuentra abierto el periodo de calificaciones de los funcionarios de la Facultad e informando en que tramo se encuentra.

La calificación se realiza en una vez al año, los tramos que componen la calificación se encuentran:

-correo electrónico

Informe uno, Informe dos, precalificación y calificación.

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

84

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Jefa Unidad de Personal

2

Realiza calificación de sus funcionarios de acuerdo a los parámetros solicitados de la Universidad y en los tramos en el cual se encuentra la calificación.

Jefa Unidad de Personal

3

Se compara información de los informes con la información entregada al sistema SISPER.

En relación a las actividades y el actuar en materia administrativa de los funcionarios durante el periodo de calificación.

-informes

Jefa Unidad de Personal

4

Lleva el registro de las calificaciones de la Facultad de todos los Directores y Jefes.

Esta base se revisa detalladamente, corroborando la integridad los datos. Finalmente se remiten las observaciones a la Base de Datos a la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad.

-informe

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

85

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

86

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Contrataciones

Código: UP0022 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Es formalizar con apego a la ley, la futura relación de trabajo para garantizar los intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la Facultad.

2.Objetivo

Poder contar con los funcionarios de colaboración y académicos necesarios para las actividades de la Facultad. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo.

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

Comisión

1

La Comisión autoriza el ingreso de nuevo funcionario a la Facultad previas características aprobadas.

6.4 Documentos -resolución

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

87

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Jefe de Unidad Personal

-certificado de estudios, títulos o post grados

2

Se solicita a nuevo funcionario toda la documentación necesaria de ingreso.

Recibe de la Comisión la jerarquía o tramo expuesto de la nueva contratación.

-copia cedula identidad -certificado de salud compatible con el cargo -certificado de servicio militar -certificado de servicio militar -certificado de nacimiento -certificado de antecedentes -declaración de no haber cesado en cargo público por medida disciplinaria -declaración sobre probidad administrativa

Jefe de Unidad Personal

3

Se ingresa los datos y se elabora el decreto SISPER.

-decreto

Director Económico y Administrativo

4

Firma transcripción.

-transcripción

Jefa Unidad de Personal

5

Envía documentos a firmas autoridades de la Facultad.

-decreto -transcripción -documentos anexos

Vicedecanato

6

Firma decreto.

-decreto

Decanato

7

Firma decreto.

-decreto

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

88

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Contraloría Interna Universitaria

8

Control de Legalidad.

-decreto

Contraloría General de la República

9

Toma de Razón.

-decreto

Jefe de Unidad Personal

10

Recibe decreto firmado por las autoridades.

-decreto -carpeta hoja de vida -copia decreto

Jefe de Unidad Personal

11

Entrega copia de decreto y documentos a administrativo Unidad de Personal para registro y confección de confección de carpeta funcionaria y revisión de planillas de sueldos.

-carpeta funcionaria -planillas de sueldos

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

89

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

90

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Elaboración del escalafón

Código: UP0023 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Es un ordenamiento de funcionarios públicos confeccionado por las instituciones con el resultado de las calificaciones ejecutoriadas; se ordena a los funcionarios de cada grado de la respectiva planta, por la lista de clasificación, y dentro de la misma, en forma decreciente, conforme al puntaje obtenido.

2.Objetivo

Realizar el escalafón de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de acuerdo a los cambios que se realicen en él, en el respectivo año. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Una vez al año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Jefa Unidad de Personal

1

Realiza los cambios en el escalafón de los funcionarios de planta de la Facultad cada año.

-informe escalafón de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas

Jefa Unidad de Personal

2

Verifica que funcionario le corresponde ascender y ordenar en relación a los requisitos.

-informe escalafón de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

91

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Jefe de Unidad Personal

3

Se ingresa los datos y se elabora el decreto SISPER.

Director Económico y Administrativo

4

Firma decreto.

Rector Universidad de Chile

5

Firma el decreto

-decreto

Jefe de Unidad Personal

6

Envía el escalafón a la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad de Chile

-informe escalafón de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas

Dirección de recursos Humanos de la Universidad de Chile

7

Envía el escalafón a la Contraloría General de la República

Jefe de Unidad Personal

8

Corrige las observaciones que puedan presentarse al escalafón.

-informe escalafón de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas

Jefe de Unidad Personal

9

Envía copia del decreto a Administrativo de Personal para revisión de planillas de sueldo.

-copia decreto

Notifica al funcionario cambio en el escalafón.

-copia decreto

Jefe de Unidad Personal

10

-decreto

Verifica fondos monetarios.

-decreto

Si existiese dudas o alguna observación que emita la Contraloría General de la República realiza la corrección la Unidad de Personal.

-informe escalafón de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas

-planillas de sueldo

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

92

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

93

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Planilla complementaria

1.Descripción

Código: UP0024 Fecha: 06/10/2010

La planilla complementaria tiene por objeto enterar la diferencia de remuneración de un docente cuando ésta sea inferior a la total mínima fijada por ley, necesario es concluir que solamente se verán beneficiados con dicha planilla aquellos docentes que estando vinculados con el establecimiento educacional en virtud de un contrato de trabajo a la fecha de entrada en vigencia de una ley que incremente las remuneraciones, su remuneración mensual no alcanzare el monto fijado para la total mínima, de acuerdo a sus horas contratadas. Entregar planilla complementaria a los funcionarios que la requieran de acuerdo a resolución de las autoridades de la Facultad.

2.Objetivo

3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría Universitaria

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Servicios centrales

1

Emite planillas de sueldos.

Estas planillas contienen información de la remuneración que va obtener cada funcionario en relación a su cargo.

-planillas de sueldos

.

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

94

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo Unidad de Personal

2

Revisa que estén correctos todos los haberes de cada funcionario. Y que se encuentren las planillas complementarias integradas a la remuneración del funcionario.

Se debe ingresar al sistema SISPER las planillas complementarias del funcionario si no se encuentra integrada en el las planillas de los Servicios Centrales de la Universidad.

-planillas de sueldos

Administrativo Unidad de Personal

3

Verificar que vengan a pago las modificaciones del mes.

-planillas de sueldos

Administrativo Unidad de Personal

4

Procede con autorización de Servicios Centrales a la impresión de planillas de sueldos del mes y a archivo, a la impresión de la estructura mensual y a la impresión de Resumen de Costos por Organismo mensual (Planilla que se entrega a la Unidad de Contabilidad).

-planillas de sueldos -estructura mensual -Resumen de Costos por Organismo

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

95

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

96

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Jubilaciones

Código: UP0025 Fecha: 06/10/2010

1.Descripción

Es la protección social de la vejez, en forma de pago mensual a los beneficiarios de las prestaciones cuando éstos han llenado ciertos requisitos de edad o años de servicios y se aprueba este beneficio por una institución o autoridad competente.

2.Objetivo

Entregar planilla complementaria a los funcionarios que la requieran de acuerdo a resolución de las autoridades de la Facultad. 3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría Universitaria

1. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

Funcionario

1

Se acerca a la Unidad de Personal, solicita que comience el proceso de jubilación de su vida laboral.

Administrativo Unidad de Personal

2

6.3 Observaciones

Realiza certificado del empleador que contiene las últimas rentas 36, y se entrega además otros requisitos que requieran la Institución Administradora de los Fondos de Pensiones.

6.4 Documentos

. Se verifican que estén todos los datos escritos correctamente.

-certificado del empleador

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

97

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Director Económico y Administrativo

3

Firma certificado del empleador.

-certificado del empleador

Administrativo Unidad de Personal

4

Realiza el certificado de realización de servicios. Se realiza la solicitud de desahucio si se requiere.

En este certificado se especifican los cargos que ha tenido el funcionario durante su vida laboral en la Facultad.

-certificado de realización de servicios

Administrativo Unidad de Personal

5

Ingresa los datos y se elabora el decreto SISPER.

-decreto

Director Económico y Administrativo

6

Firma transcripción.

-transcripción

Administrativo Unidad de Personal

7

Envía documentos a firmas autoridades de la Facultad.

-decreto -transcripción -documentos anexos

Vicedecanato

8

Firma decreto.

-decreto

Decanato

9

Firma decreto.

-decreto

Contraloría Interna Universitaria

10

Control de Legalidad.

-decreto

Contraloría General de la República

11

Toma de Razón.

-decreto

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

98

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Personal

12

Recibe decreto firmado por las autoridades.

6.4 Documentos -decreto -carpeta hoja de vida

Se envía formulario al funcionario para que entregue a Institución Administradora de los Fondos de Pensiones para que comiencen a cancelar la jubilación del funcionario y una copia se archiva en carpeta funcionaria.

-copia decreto

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

99

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

100

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Feriado legal complementario

Código: UP0026 Fecha: 06/10/2010

Se entiende por feriado el descanso a que tiene derecho el funcionario, con el goce de todas las remuneraciones durante el tiempo y bajo las condiciones que la ley establece. Para los funcionarios regidos por el Estatuto Administrativo, el feriado correspondiente a cada año calendario es de quince días hábiles para los funcionarios con menos de quince años de servicio, y de veinte días hábiles para los funcionarios con quince o más años de servicio y menos de veinte, y de veinticinco días hábiles para los funcionarios con veinte o más años de servicio.

1.Descripción

Realizar el procedimiento de feriado legal complementario a los funcionarios que los requieran, estableciendo si cumplen con los requisitos que expresa la ley.

2.Objetivo

3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría Universitaria

1. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

Funcionario

1

Llena el formulario feriado legal complementario

6.4 Documentos -formulario feriado legal complementario

.

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

101

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Jefe del Funcionario

-formulario feriado legal complementario

2

Firma (aprueba) el formulario feriado legal complementario y los días de feriado legal complementario que se asignará. También lo firma el Decano, Vicedecano y Director Económico y Administrativo.

Administrativo Unidad de Personal

3

Se ingresa los datos y se elabora el decreto SISPER.

-decreto

Director Económico y Administrativo

4

Firma transcripción.

-transcripción

Administrativo Unidad de Personal

5

Envía documentos a firmas autoridades de la Facultad.

-decreto -transcripción -documentos anexos

Vicedecanato

6

Firma decreto.

-decreto

Decanato

7

Firma decreto.

-decreto

Contraloría Interna Universitaria

8

Control de Legalidad.

-decreto

Administrativo Unidad de Personal

9

Recibe decreto firmado por las autoridades.

-decreto -carpeta hoja de vida

Y archiva en la carpeta hoja de vida del funcionario.

-copia decreto

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

102

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

103

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Cambio de sistema de salud

1.Descripción

Código: UP0027 Fecha: 06/10/2010

Afiliarse a una Isapre consiste en contratar un seguro de salud en el cual se transfiere todo o parte del riesgo financiero asociado a una eventual pérdida del estado de salud. Este seguro se materializa en un contrato de salud privado donde afiliado e Isapre acuerdan libremente los beneficios y condiciones generales y específicas dentro de un marco reglamentario establecido. Los contratos de salud tienen carácter individual y los planes pueden ser individuales o grupales. Realizar el procedimiento de cambio de Isapre a los funcionarios que lo requieran.

2.Objetivo

3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría Universitaria

1. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Isapre

1

Realizan el Formulario Único de Notificación (FUN).

-Formulario Único de Notificación

Solicitante

2

Firma y aprueba las condiciones del Formulario Único de Notificación (FUN) y el cambio de Isapre.

-Formulario Único de Notificación

Administrativo Unidad de Personal

3

Se recibe formulario FUN

-Formulario Único de Notificación

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

104

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo Unidad de Personal

4

Se busca ficha en el sistema de personal.

-ficha personal

Administrativo Unidad de Personal

5

Se verifican los datos del funcionario.

-ficha personal

Administrativo Unidad de Personal

6

Se ingresan datos al sistema SISPER para su posterior descuento en la remuneración del funcionario.

Administrativo Unidad de Personal

7

Mantiene en su poder el FUN para revisión de planillas, para ingresar a tarjeta funcionaria y posterior archivo en carpeta funcionaria.

Los valores que se ingresan son expresados en porcentaje, en Unidades de Fomento o en monto fijo. -Formulario Único de Notificación

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

105

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

106

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Horas extraordinarias

1.Descripción

Código: UP0028 Fecha: 06/10/2010

Horas Extraordinarias son aquellas que se concederá al funcionario que deba realizar trabajos nocturnos o en días sábado, domingo y festivos o a continuación de la jornada de trabajo, siempre que no se hayan compensado con descanso complementario. [Referencia: Estatuto Administrativo] Realizar el registro de los funcionarios que realizan horas extraordinarias una vez que fueron programadas con su Jefe directo.

2.Objetivo

3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría Universitaria

1. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo Unidad de Personal

1

Recibe carta de programación de horas extraordinarias de los funcionarios firmada por su Jefe directo.

La cancelación de horas extraordinarias debe ser acordada previamente entre el funcionario y su Jefe directo.

-carta de programación de horas extraordinarias

Administrativo Unidad de Personal

2

Realiza decreto manual de programación de horas extraordinarias.

Sacando número de decreto en el sistema SISPER. Es un decreto de tipo colectivo. Se realiza este procedimiento al personal de colaboración.

-decreto manual

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

107

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Jefa Unidad de Personal

3

Envía documentos a firmas autoridades de la Facultad.

6.4 Documentos -decreto -transcripción -documentos anexos

Director Económico y Administrativo

4

Firma transcripción.

-transcripción

Decanato

5

Firma decreto.

-decreto

Contraloría Interna Universitaria

6

Control de Legalidad.

-decreto

Administrativo Unidad de Personal

7

Recibe documentos y realiza decreto de pago de horas extraordinarias.

-decreto de pago

Jefe de Unidad Personal

8

Se ingresa los datos y se elabora el decreto SISPER.

-decreto de pago

Director Económico y Administrativo

9

Firma transcripción.

-transcripción

Administrativo Unidad de Personal

10

Envía documentos a firmas autoridades de la Facultad.

-decreto de pago -transcripción -documentos anexos

Vicedecanato

11

Firma decreto.

-decreto de pago

Decanato

12

Firma decreto.

-decreto de pago

Contraloría Interna Universitaria

13

Control de Legalidad.

-decreto de pago

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

108

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo Unidad de Personal

14

Entrega copia a encargado de remuneraciones para que haga revisión de planillas de sueldo y que verifique el pago de horas extraordinarias.

-copia decreto de pago

Administrativo Unidad de Personal

15

Entrega copia del decreto a Encargado de Centro de Costos y Encargado de Oficina Contable.

-copia decreto de pago

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

109

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

110

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Permisos administrativos sin goce de sueldo

Código: UP0029 Fecha: 06/10/2010

El funcionario podrá solicitar permiso sin goce de Remuneraciones: 1.Descripción

a) por motivos particulares, hasta por seis meses en cada año calendario, y b) para permanecer en el extranjero, hasta por dos años. [Referencia: Estatuto Administrativo] Permitir a los funcionarios optar por permiso administrativo sin goce de sueldo.

2.Objetivo

3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría Universitaria

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Jefe Directo Solicitante

1

El Jefe Directo autoriza el formulario de permiso sin goce de sueldo firmado por el funcionario.

-formulario de solicitud permiso sin goce de sueldo

Administrativo Unidad de Personal

2

Se ingresa los datos y se elabora el decreto SISPER.

-decreto

Director Económico y Administrativo

3

Firma transcripción.

-transcripción

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

111

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Personal

4

Envía documentos a firmas autoridades de la Facultad.

6.4 Documentos -decreto -transcripción -formulario de solicitud permiso sin goce de sueldo

Vicedecanato

5

Firma decreto.

-decreto

Decanato

6

Firma decreto.

-decreto

Contraloría Interna Universitaria

7

Control de Legalidad.

-decreto

Administrativo Unidad de Personal

8

Recibe documentos y entrega copia de decreto a encargado de Revisión de Planillas de Remuneración para que haga los respectivos descuentos.

-decreto

Archiva documentos en carpeta de funcionarios.

-decreto

Administrativo Unidad de Personal

9

-copia decreto -formulario de solicitud permiso sin goce de sueldo

-copia decreto -formulario de solicitud permiso sin goce de sueldo

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

112

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

113

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Capacitación

1.Descripción

Código: UP0030 Fecha: 06/10/2010

Se entenderá por capacitación el conjunto de actividades permanentes, organizadas y sistemáticas destinadas a que los funcionarios desarrollen, complementen, perfeccionen o actualicen los conocimientos y destrezas necesarios para el eficiente desempeño de sus cargos o aptitudes funcionarias. [Referencia: Estatuto Administrativo] Permitir a los funcionarios de la Facultad realizar capitaciones para que actualicen o perfecciones sus conocimientos y destrezas necesarias para un eficiente desempeño de sus cargos.

2.Objetivo

3.1. El procedimiento se aplica Unidad de Personal. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el año.

5.Marco Legal

Ley 18.834 Estatuto Administrativo Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría Universitaria

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable

Nº

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Coordinadora de Capacitación

1

Envía correo electrónico indicando los funcionarios que deben inscribir cursos de capacitación.

La capacitación puede ser requerida para personal de colaboración y académicos.

-correo electrónico

Administrativo Unidad de Personal

2

Realiza las fichas de inscripción y las remite a Coordinadora de Capacitación para que realicen las inscripciones

-fichas de inscripción

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

114

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Administrativo Unidad de Personal

3

Recibe de Coordinadora de Capacitación carta de compromiso que tiene que ser firmado por el Jefe directo del funcionario que debe realizar el curso.

Administrativo Unidad de Personal

4

Realiza procedimiento de Cometido Funcionario para poder cubrir al funcionario en caso de accidente durante las horas en que este realiza su capacitación.

6.4 Documentos -carta de compromiso

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

115

UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.10.10

Ver. 1.1

Administrador Público

Ver. 1.1

Universidad de Chile

116