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Creación de Líneas y Grupos de Inventarios

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Presentación ¿Qué son Inventarios? ¿Cómo se Clasifican los Inventarios? ¿Qué son Líneas y Grupos de Inventarios? ¿Cuál es la Ruta para Crear Líneas y Grupos? ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Tablas de Inventario? 7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE CREAR LINEAS Y GRUPOS DE INVENTARIO 8. RECOMENDACIONES GENERALES

Presentación El presente documento explica el proceso de creación de Líneas y Grupos o Tablas de Inventario en las cuales se asocian las cuentas contables que afectaran el movimiento de los productos y/o servicios que maneja la empresa

CREACION DE LINEAS Y GRUPOS DE INVENTARIOS ¿Qué son Inventarios? Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos.

¿Cómo se Clasifican los Inventarios? Para realizar la clasificación y organización de los inventarios, es importante tener en cuenta ciertas variables que se recomiendan manejar para que los informes generen la información que se quiere analizar, para una posterior toma de decisiones. Es importante determinar la clasificación de los productos y esta se describe a continuación:   

Productos (materias primas, productos en proceso, productos terminados y mercancías no fabricadas por la empresa) Servicios Consumo

Importante: De esta clasificación y marcación dependen los resultados de los informes de inventarios, valorización y efecto en la contabilidad

¿Qué son Líneas y Grupos de Inventarios? Las líneas y los grupos de inventarios determinan la clasificación de los productos la cual corresponde a: Productos (materias primas, productos en proceso o terminados), Servicios o Consumos, a parte de esta clasificación también se deben definir realizar una subdivisión permitiendo clasificar los inventarios de lo más general a lo más específico; para ello se manejara de la siguiente forma:  

LINEA: Se pueden definir hasta 999 líneas de productos y es la clasificación más general de los inventarios; reunirá y organizara todo bajo un criterio. GRUPO: Se pueden definir hasta 9999 grupos de productos; es la segunda clasificación de los inventarios y divide bajo otro criterio las líneas.

Ejemplo. LINEA 1. ENLATADOS 2. ELETRODOMESTICOS HOGAR

1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 3.1

3. SERVICIOS 4. BIENES DE CONSUMO

3.2 4.1 4.2 4.3

GRUPO Alverja Sardinas Atún Nevera Estufa Horno Servicio de Mantenimiento de Electrodomésticos Servicio de Transporte de Electrodomésticos Resmas de Papel Tamaño carta Resmas de Papel Tamaño Oficio Esferos

¿Cuál es la Ruta para Crear Líneas y Grupos? La ruta para crear Líneas y Grupos de Inventarios es: Inventarios – Parámetros – Apertura de Líneas y Grupos

Importante: La apertura de líneas y grupos también se denomina apertura de tablas de inventario

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Tablas de Inventario? Al momento de ingresar a la apertura de líneas y grupos se habilita la siguiente pantalla:



Línea de Inventarios: Allí el sistema solicita un código de identificación y se pueden definir hasta 999 líneas de productos con su correspondiente descripción; esta es la clasificación más general de los inventarios; reunirá y organizara todo bajo un criterio.



Grupo de Inventarios: Allí el sistema solicita un código de identificación y se pueden definir hasta 9999 grupos de productos; es la división o clasificación de las líneas de inventarios.

Importante: Antes de empezar a incluir estos parámetros al sistema, se recomienda al usuario tener un archivo puede ser en Excel con la división de los inventarios para incluir la información de una manera más rápida



Tipo de Línea: El sistema permite seleccionar la clasificación de la línea y grupo que se está creando

Una línea y grupo de inventarios se puede marcar como: a. Producto: Con esta marcación el sistema permite controlar cantidades de inventario y valorizarlo, se utiliza para tablas de inventarios de Materia Prima, Producto en proceso, Producto Terminado y/o Productos no Manufacturados por la empresa. b. Servicio: El sistema NO controla cantidades de inventario, debido a la naturaleza intangible de los servicios; estos NO se valorizan. c. Consumo: El sistema permite controlar el stock de inventario de los productos de consumo interno, como es la papelería pero no permite su venta. 

Cuentas Contables: En todas las líneas de inventarios (producto – servicio y consumo) se deben ingresar las cuentas contables de Inventarios – Costos – Ventas – Devoluciones – Ajustes por Inflación y Contrapartida de los ajustes por Inflación o Corrección Monetaria

Importante: Se realiza el desmonte de Ajustes por Inflación según lo establecido en el Decreto 1536 expedido el 7 de mayo de 2007 por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; pero el sistema solicita las cuentas contables de ajustes por inflación y contrapartida de los ajustes por Inflación o Corrección Monetaria y no contabilizara ningún valor en ellas, salvo que se ejecuten procesos de Ajuste por Inflación

Para cada uno de los Tipos de Líneas Y Grupos de Inventarios (producto – servicio – consumo) se deben asociar cuentas contables diferentes 

Actividad: Corresponde al Tipo de Actividad Económica (ICA) que maneja la empresa y que fueron definidas en el registro de control



Concepto: El sistema permite definir si la línea y grupo de inventarios que se está creando es Materia Prima – Producto en Proceso o Producto Terminado

Importante: Si la empresa es productiva se recomienda realizar esta clasificación de manera ascendente. Ejemplo: Línea Línea Línea Línea Línea Línea



100 y 200: Para Materias Primas 300 y 400: Para Productos en Proceso 500 y 600: Para Productos Terminados 700: Para Mercancías No Fabricadas por la Empresa 800: Servicios 900: Consumos

Cuentas de IVA Diferencial: Este campo solo se habilita si en el registro de control se marco que la empresa maneja IVA Diferencial, y solicita la cuenta de IVA para compras y ventas

Importante:  Si la empresa maneja IVA diferencial se debe crear una Línea y Grupo de Inventarios por cada una de las tarifas de IVA. 

Si la empresa maneja productos gravados y exentos es necesario crear Líneas y Grupos de Inventarios diferentes, para que contablemente el movimiento quede cargado a las cuentas respectivas.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE CREAR LINEAS Y GRUPOS DE INVENTARIO 1. Cuando se crean líneas y grupos de inventarios y estas se catalogan como Producto, dependiendo del tipo de empresa se pueden definir Líneas de Materia Prima – Producto en Proceso – Producto Terminado y Mercancías no Fabricas por la Empresa. Ejemplos 

Línea De Materia Prima:



Linea de Producto en Proceso



Línea de Producto Terminado



Línea de Mercancía No Fabricada por la Empresa

2. En la creación de una Tabla de Inventarios catalogada como Servicios el sistema presenta el siguiente mensaje informativo

También reporta que al momento de realizar un cambio en el Tipo de Línea (Producto – Servicio – Consumo) es necesario correr un proceso de recuperación total para que el programa tome los cambios y actualice los saldos de inventarios

La tabla de Inventarios se visualizara de la siguiente forma:

3. Línea de Consumos: Se catalogan allí todos los bienes que hacen parte para el consumo de la empresa

RECOMENDACIONES GENERALES 1. En las tablas de Inventarios para productos – servicios y consumos se deben asignar cuentas contables diferentes, a continuación se presenta un ejemplo de ello

DESCRIPCION CUENTA

PRODUCTO

SERVICIO

CONSUMO

INVENTARIO

143505

141805

171020

COSTO DE INVENTARIO

613505

615590

519510

VENTAS (INGRESOS)

413505

415590

420505

DEVOLUCIONES EN VENTAS

417505

417505

427505

AJUSTES POR INFLACIÓN

143599

141899

171099

CONTRAPARTIDA (CORRECCION MONETARIA)

470510

470510

470525

2. En la tabla de Inventarios catalogada como consumos la cuenta de Costo, corresponde al gasto, por ser un consumo interno de la empresa y no un bien para la venta 3. Un Producto Catalogado como consumo NO es posible realizar venta de ellos 4. En la tabla de Inventarios catalogada como servicios, se debe crear una cuenta de inventarios que no tenga relación con las de producto,, debe ser una diferente, porque esta no controla saldos en el inventario ni se valoriza en el proceso de costeo 5. Las cuentas contables utilizadas en las tablas de inventario serán marcadas automáticamente por el sistema como (I Inventario, C Costo, V Ventas, D Devolución).