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Devolución en Ventas

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. Presentación 2. ¿Qué es una Devolución en Ventas? 3. ¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Nota de Devolución? 4. ¿Cuál es la Ruta para Elaborar Nota de Devolución? 5. ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Nota de Devolución?

Presentación La Nota de Devolución es un documento contable, el cual reversa todos los movimientos contabilizados en la factura de venta y reintegra las cantidades de producto al inventario.

DEVOLUCION EN VENTAS ¿Qué es una Devolución en Ventas? Una devolución en ventas es cuando el cliente devuelve la mercancía comprada y se debe proceder a realizar la contabilización de este hecho en un documento contable. Para realizar este proceso en SIIGO se asigno el Documento Contable Tipo – J (Nota de Devolución) para registrar de manera automática en el programa la reversión de los movimiento contables registrados en la Factura de Venta y realizar el ingreso de los productos al inventario

Importante: En SIIGO se utiliza el Documento Tipo – J como Nota de Devolución para reversar la contabilización de la Factura de Venta siempre y cuando se realice en el mismo periodo contable (mismo año).

¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Nota de Devolución? Para elaborar una Nota de Devolución en SIIGO se debe conocer en forma clara la siguiente información:    

El Tipo de Nota de Devolución a utilizar de las definidas en el programa (Ej. J – 1 / J – 2). Conocer la fecha correspondiente a la devolución. Saber o conocer el Nit o C.C del tercero al cual se le va a contabilizar la devolución. Confirmar si la devolución es parcial o total, es decir se van a devolver todos los productos contabilizados en la Factura de Venta o solo algunos, en caso de ser parcial saber de cuales productos y en cuantas cantidades será la devolución.

Importante: En SIIGO se utiliza el Documento Tipo – J como Nota de Devolución, este documento se debe parametrizar por el Modulo de Contabilidad – Parámetros – Parámetros de Documentos.

¿Cuál es la Ruta para Elaborar Nota de Devolución? La ruta para elaborar Notas de Devolución es: Documentos – Documentos – Devolución de Factura.

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Nota de Devolución?

Importante: El Documento Tipo – J Nota de Devolución debe tener definidos los mismos parámetros de el documento Tipo – F Factura de Venta, para que la contabilización de la nota sea correcta.

Al momento de elaborar una Nota de Devolución el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Devolución a elaborar:

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Comprobante – Numero: Corresponde a los datos de la Factura de Venta de la cual se realizara la devolución, con la tecla de Función F2 o los binoculares se pueden consultar los Tipos de Documentos F que están definidos y luego digitar el numero de Factura a afectar; para continuar digitar Enter.

Importante: Cada Nota de Devolución solo permite llamar y registrar la devolución de una sola Factura de Venta.

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Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del documento.

Importante: El sistema toma la fecha con la que se ingreso al programa, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento.

DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO:

Importante: El sistema trae en forma automática todos los datos digitados en la Factura de Venta (Nit, Centro de costo, Vendedor, etc.); con enter se repasan todos los campos.

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Factura: Se habilita en forma automática una casilla donde el sistema informa el Tipo y Numero de Factura de Venta que se llamo

DATOS DE TRANSACCIONES

Importante: El sistema trae en forma automática todos datos de los productos contabilizados en la Factura de Venta (Producto, Centro de costo, Bodega, etc.); con enter se repasan todos los campos.

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Motivo: Corresponde a la causa por la cual se esta devolviendo el producto, esta casilla se habilita después del campo Bodega y lo hace producto por

producto. No es un campo obligatorio solo genera informes en el modulo de ventas.

Importante: Motivo se habilita si en la definición del documento se marco la casilla

y los motivos se definen en Administración – Parámetros – Parámetros Generales.

Cuando un producto contabilizado en la Factura de Venta NO se devolverá se debe eliminar de la nota de devolución, para ello ubicados en el código del producto se utiliza el icono

o la tecla de función F5 en cada uno de ellos.

DATOS DE DESCUENTOS Y CARGOS

Importante: El sistema trae en forma automática los datos de Cargos y Descuentos por cada uno de los productos contabilizados en la Factura de Venta.

FORMAS DE PAGO O VENCIMIENTOS

Importante: El sistema trae en forma automática la forma de pago que se utilizó en la Factura de Venta, el número de factura de venta (objeto de la devolución), fecha de vencimiento y valor neto a devolver. .

Por último el sistema pregunta sí el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el número de la Nota de Devolución si en la parametrizacion del documento se definió el campo , en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del documento.

También se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento.

Importante: Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos.

Por último el programa me permite imprimir el documento Original y las copias que se parametrizaron en la Definición del Documento.

Importante: El documento puede ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel, este ultimo siempre y cuando se elabore el template de documentos.