SISTEMA DE INTEGRADO DE GESTION PROCESO ADMINISTRACION Y LOGISTICA MANEJO DE COMPRAS

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PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE COMPRAS

Elaboró:

Revisó:

Aprobó:

FIRMADO EL ORIGINAL Fabián Tovar Ladino Coordinador HSEQ

FIRMADO EL ORIGINAL Nelson Sterling Cuellar Director Administrativo y Logístico

FIRMADO EL ORIGINAL Luz Dary Sterling Cuellar Gerente General

Fecha: 18/01/2015

Fecha: 09/07/2015

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MANEJO DE COMPRAS 1. OBJETIVO

SALUD OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA - IPS establece la metodología y lineamientos generales para el manejo del proceso de compras de materiales, herramientas, equipos y otros. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para las adquisiciones realizadas por SALUD OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA - IPS para todos los productos y servicios que se requieran en la Organización. 3. GLOSARIO DE TERMINOS -

Orden de Servicio: Es el documento básico del comprador y vendedor. Esta constituye el soporte material del contrato celebrado entre el comprador y vendedor en un marco jurídico legal.

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Requisición de Compra: La solicitud de compra es un documento que se elabora con el fin de notificar a la Gerencia Administrativa una necesidad para se cubra lo antes posible, en este documento van descritas por renglones las necesidades de materiales, su justificación para adquirirlos y las especificaciones necesarias para el trámite.

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Cotización: Es un documento en el cual se le solicita a un proveedor la necesidad de adquirir un bien o bienes para la empresa.

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Calidad: Conjunto de propiedades y características de un producto o servicio que le confieren su aptitud para satisfacer unas necesidades expresadas o implícitas

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Proveedor: Organización o persona que proporciona producto o servicio.

4. DOCUMENTOS APLICABLES GAL – F – 001 Requisición de compra GAL – F – 002 Orden de Compra o Servicio GAL – F – 003 Listado de Proveedores Aprobados GAL – F – 012 Acta de Entrega GAL – F – 019 Movimiento de Activos Fijos GAL – IN – 001 Activos Fijos 5. RESPONSABILIDADES GERENTE GENERAL: -

Velar por el cumplimiento de este procedimiento y que las compras realizadas cumplan con las necesidades de las divisiones para su correcta operación.

DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y LOGISTICO: -

Es el responsable de la aprobación de todo el proceso de compra de la empresa.

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Es el encargado de seleccionar la mejor opción ofrecida por el proveedor, tomando en consideración las siguientes premisas: Precio, plazo de entrega, calidad y buen servicio, así como cualquier otro criterio favorable. Encargado de consolidar las solicitudes de compras y generar las ordenes según necesidad y proveedores aprobados. Remitir órdenes de compra a los proveedores seleccionados. Se encarga del proceso de almacén, registrando la entrada y salida de los elementos y materiales que se adquieran para la empresa. Se encargada de realizar la evaluación y reevaluación de los proveedores con el apoyo de la Gerencia Administrativa.

6. CONDICIONES GENERALES -

Todas las compras de materias primas, insumos, materiales, herramientas, equipos y de contratación de servicios que se realicen en SALUD OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA IPS deben tramitarse a través del Director Administrativo y Logístico.

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En SALUD OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA - IPS al iniciarse la ejecución de un Proyecto, el Gerente General, el responsable de la División y el Director Administrativo y Logístico calculan las cantidades de materias primas, insumos, materiales, herramientas y equipos a utilizar en el desarrollo, evaluando los precios, detallando los consumos a utilizar y a controlar en la ejecución, para realizar los pedidos respectivos. El Almacén debe mantener el control de los pedidos realizados para cada proyecto.

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Las compras de consumo administrativo que no inciden en la prestación de servicio ni interactúan con el inventario

como: elementos de aseo, cafetería e insumos de oficina se

realizara por caja menor, por ende no se aplica este procedimiento. -

Por caja menor se podrán realizar compras hasta por $100.000 si la compra es mayor a ese valor se debe realizar por medio de una requisición.

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Cuando se requiere una compra a un proveedor seleccionado la Dirección Administrativa y Logística debe remitirse al formato GAL – F – 003 Listado de Proveedores Aprobados.

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Cuando es una compra ocasional y/o de emergencia a un proveedor no incluido en el listado de aprobado, se hace teniendo en cuenta el monto y que el producto cumpla especificaciones. Si la compra va a ser repetitiva se aplica el procedimiento de selección de proveedores.

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7. DESARROLLO

Al existir la necesidad de adquirir cualquier producto, materias primas, insumos, materiales, herramientas y equipos, el interesado elabora un formato de requisición de materiales y servicios GAL – F – 001, una vez evaluada y aprobada la requisición por parte del encargado de la División inicialmente y después por el Director Administrativo y Logístico. La requisición se presenta al Director Administrativo y Logístico quien delegara al encargado de almacén para verificar la existencia de los productos que se han solicitado, si el elemento solicitado no existe o si la requisición es de servicios, el Director Administrativo y Logístico inicia el trámite pertinente. Nota: Cuando la compra es de emergencia, se debe solicitar los datos telefónicamente describiendo las especificaciones del producto o servicio. Para elegir el proveedor de la compra nuevo el Director Administrativo y Logístico solicitara tres (3) cotizaciones para que por método comparativo se pueda elegir y generar la orden de compra o servicio, si ya se tiene el proveedor en el listado GAL – F – 003 Listado de Proveedores Aprobados solo se solicitara una cotización de este para dejar soporte. Para los proveedores de Insumos de Laboratorio, se negocian precios que se mantienen durante un año. Directamente se les compra de acuerdo a la lista de precios vigente y acordada Para los proveedores de papelería y útiles de oficina, se negocian precios que se mantienen durante un año. Directamente se les compra de acuerdo a la lista de precios vigente y acordada Para los proveedores de productos y elementos de aseo y cafetería, se negocian precios que se mantienen durante un año. Directamente se les compra de acuerdo a la lista de precios vigente y acordada Nota: El Director Administrativo y Logístico elabora la Orden de Compra o Servicio en el formato GAL – F – 002, esta orden es enviada por e-mail o mensajería al proveedor. Notas: A los contratistas que traigan su personal que desarrollen actividades de ejecución de obras o de mantenimiento dentro de la empresa, se les debe exigir uso de EPP apropiados al riesgo de la actividad que va a realizar, señalización del lugar de trabajo, requisitos legales aplicables, como afiliación a ARL y

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EPS y el cumplimiento de las disposiciones de SALUD OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA – IPS en cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión. Para proveedores de herramientas y equipos, es política de la Empresa exigir el cumplimiento de fichas técnicas y de los estándares de seguridad nacionales e internacionales y reglamentación aplicable a los productos que suministren. Para proveedores de insumos y sustancias químicas es política de SALUD OCUPACIONAL DEL HUILA LIMITADA – IPS, exigir el suministro de hojas de seguridad. En caso de que no lo hagan, la Empresa se asegurara de obtenerlas. El Director Administrativo y Logístico verifica las materias primas, insumos, materiales, herramientas, equipos y de contratación de servicios comprados a sus proveedores, según lo solicitado en la orden de compra o servicio, constatando cantidad, calidad y su cumplimiento de especificaciones técnicas de acuerdo con lo solicitado. Todos los soportes para pagos deben tener el visto bueno del Director Administrativo y de Logística y así realizar su respectivo pago. Una vez recibidas y aprobadas las materias primas, insumos, materiales, herramientas, equipos, servicios o demás se diligencia la Entrada de Almacén en el inventario. A partir del ingreso de materias primas, insumos, materiales, herramientas y equipos al almacén, se realiza la Salida de Almacén para los sitios donde se requieran, actualizando de manera sistemática el inventario. Nota: En caso de ser Elementos de Protección Personal y dotación se deberán registrar en el formato GTH - F - 016 Entrega de Dotación y Protección Personal para poder cerrar la compra en la entrega del elemento. Cuando se entregue un equipo, para que quede bajo responsabilidad de algún empleado este quedara registrado bajo el formato GAL – F – 014 Movimiento de Activos Fijos y se crea una carpeta de Activos Fijos. Cuando sea el caso de entrega de elementos como kit de primeros auxilios - derrames o demás elementos este podrá hacerse bajo el formato GAL – F – 012 Acta de Entrega.

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8. RELACION DE NOVEDADES Y CAMBIOS

Vigencia

Versión

Control de cambios

19/01/2015

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Elaboración del documento

09/07/2015

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Se eliminan campos de firma de solicitud, recibido y autorización del formato GAL - F – 001 REQUISICION DE MATERIALES Y SERVICIOS.