Sistemas de gestión de compras Norma UNE-CWA 15896: Gestión de compras de valor añadido

SISTEMAS DE GESTIÓN DE COMPRAS

En la actualidad, a mayor complejidad de los aspectos económicos e internacionales, el impacto de la función de compras ya no se limita a beneficios y rentabilidad, sino que tiene consecuencias directas en la rentabilidad e imagen de la empresa ya que se enfrenta a un escenario con un mayor número de actores y riesgos en la adquisición de materiales, artículos y servicios.

Actualmente se quiere ir más allá, y abarcar al mundo de las compras. Para ello se dispone de una Norma propia de ámbito europeo, desarrollada en Bruselas y en la que han participado activamente todas las Asociaciones Europeas de Compras, entre ellas la española AERCE (Asociación de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos en España).

A nivel internacional y en el contexto de las compras a nivel de empresa, se ha hecho necesario asegurar la calidad de las compras, para garantizar que los productos o servicios adquiridos cumplen con los requisitos necesarios.

Se trata de la Norma UNE-CWA 15896 Gestión de Compras de Valor Añadido, que tiene como principal objetivo el logro de la excelencia en la gestión en los departamentos de compras de las organizaciones.

Hasta ahora, el comprador para asegurarse la calidad de los productos y servicios se basaba en la responsabilidad del proveedor, para fabricar un buen producto y que este aportara las pruebas de calidad correspondientes. Para ello, el comprador solicitaba a sus proveedores que dispusieran de certificados ISO 9000 para calidad e ISO 14000 para medioambiente.

Esta Norma está dirigida a empresas, cuyo objetivo de la Dirección de Compras sea obtener un mejor rendimiento de sus actividades, alineando sus objetivos con los objetivos globales y estratégicos de la Organización a la que pertenece, contribuyendo a los resultados de la Compañía siguiendo un modelo de mejora continua. Esta iniciativa será referente entre el resto de organizaciones que buscan la excelencia en las compras y que comienzan a trabajar de acuerdo a esta Norma UNE-CWA 15896.

Certificación por entidad externa

5 Ejecutar el Plan de Acción implantando el Modelo

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1 3

Definir un Plan de Acción para la consecución de los requisitos del Modelo

2

2 Realizar el diagnóstico sobre el análisis de la situación actual

Analizar la situación actual de la organización con respecto al cumplimiento del Modelo CWA 15896

NORMA UNE-CWA 15896 : Gestión de compras de valor añadido

NORMA UNE-CWA 15896: GESTIÓN DE COMPRAS DE VALOR AÑADIDO ¿Que es la norma UNE-CWA 15896? ambas partes apuesten por el desarrollo de sus organizaciones.

UNE-CWA 15896 UNE-CWA 15896, documento que unifica los procedimientos de trabajo y da criterios de actuación para guiar a los responsables del área de Compras hacia una gestión excelente. La norma se basa en las mejores prácticas empresariales europeas y establece un estándar de calidad cuyo cumplimiento aporta valor a la empresa. La norma permite garantizar que las operaciones del departamento respetan también aspectos medioambientales, éticos y de sostenibilidad.

La norma UNE-CWA 15896 “Gestión de compras de valor añadido” desarrollada en Bruselas y en la que han participado activamente todas las Asociaciones Europeas de Compras, nace como transposición de la normativa europea y es el primer estándar supranacional en el ámbito de las compras. Su finalidad es mejorar la gestión de las áreas de compras para optimizar recursos, impulsar la competitividad de la empresa, reducir costes y así impulsar los beneficios de la organización que la aplique. Es la primera normativa de Compras comunitaria, que unifica los procedimientos de trabajo y da criterios de actuación para guiar a los responsables del área de Compras hacia una gestión excelente.

La norma se basa en las mejores prácticas empresariales europeas y establece un cumplimiento estándar de calidad que aporta valor a la empresa. Además asegura la excelencia de la función de Compras y garantiza que las operaciones del departamento respetan también aspectos medioambientales, éticos y de sostenibilidad. Esta normativa da a las organizaciones unos criterios comunes para calibrar su nivel en la gestión de compras, definir un proceso de mejora continua y comparar los diferentes procesos que se aplican en las organizaciones con una referencia a nivel europeo. Las empresas que adoptan los principios o tengan la acreditación CWA-PUMA ganan en efectividad, eficiencia y comunicación, lo que se traduce en valor añadido, ventajas competitivas, diferenciación comercial y excelencia en el servicio. La utilización del estándar ayuda a priorizar las actividades del dpto. de Compras y a definir una estrategia que tenga en cuenta los recursos, presupuestos y plazos de las operaciones, así como los beneficios y riesgos que conllevan. .

En esta norma se explica cómo organizar un departamento de compras para obtener un mejor rendimiento, alineado con los objetivos globales de la compañía y cómo articular las relaciones con los proveedores desde un punto de vista estratégico y táctico, estableciendo un vínculo que permita que

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Objetivos de la norma La norma UNE-CWA 15896 “Gestión de Compras de Valor Añadido”, pretende alcanzar los siguientes objetivos: • Implementar un modelo de valor añadido en la gestión de compras mediante la aplicación de las normas UNE-CWA 15896. • Alinear los objetivos del área de compras con la estrategia de la organización. • Conseguir mayores eficiencias en el ciclo de vida de las compras. • Profesionalizar la función del área de compras en las organizaciones. • Potenciar la optimización de costes de la compañía.

Requisitos de la norma UNE-CWA 15896 La norma incluye un requisito expreso para que el departamento de compras establezca un proceso de mejora continua para reducir las diferencias entre el rendimiento de compras en la actualidad y el objetivo de rendimiento de compras. Se puede representar “El modelo de gestión de compras de valor añadido” de una organización tal y como se muestra en la siguiente imagen:

LIDERAZGO DE LA ORGANIZACIÓN POLÍTICA, ESTRATEGIA Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN LIDERAZGO DEL ÁREA DE COMPRAS POLÍTICA, ESTRATEGIA Y OBJETIVOS CLAVE DE COMPRAS

CÓDIGO DE CONDUCTA DE COMPRAS CÓDIGO DE CONDUCTA PERSONAL Y ÉTICA FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

PROCESO ESTRATÉGICO DE COMPRA Y GESTIÓN DEL SUMINISTRO

PROCESO DE RELACIÓN DE LOS PROOVEDORES

PROCESOS OPERACIONALES DE COMPRA

CAPACIDADES Y HABILIDADES

DESARROLLO DEL EQUIPO DE COMPRAS

PROVEEDORES

RESULTADOS DE LAS COMPRAS

GESTIÓN DE LOS PROCESOS

GESTIÓN DE LAS PERSONAS

INNOVACIÓN EN LOS PROCESOS DE COMPRA

MEJORA CONTINUA: REVISIÓN DE LOS RESULTADOS Y DEL SISTEMA DE GESTIÓN

La norma desarrolla el modelo de gestión de compras a través de una introducción y 11 apartados. A continuación se exponen los requisitos más significativos.

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NORMA UNE-CWA 15896 : Gestión de compras de valor añadido

la norma desarrolla los requisitos con relación al liderazgo de compras, las capacidades y habilidades fundamentales de las personas que integran el equipo de compras, la estructura del departamento, las responsabilidades de cada miembro y como se desarrolla el equipo.

• En el punto 5 “Responsabilidad de las compras” se establecen, entre otros, los requisitos que debe cumplir el departamento de compras respecto a disponer de una visión, una política de compras alineada con la política de la organización, unos objetivos clave del departamento de compras que se deriven directamente de la política y que sean fundamentales para el rendimiento del departamento y para el éxito de la organización.

• En los dos siguientes puntos (8 y 9), la norma diferencia los requisitos relacionados con la gestión de dos grandes procesos: el “proceso estratégico de compra y gestión del suministro” y el “proceso operacional de compra”.

Así mismo pide que se disponga de una declaración de un código de conducta de compras y un código de conducta personal y ética, una declaración de funciones y responsabilidades y que se realicen auditorías internas. • En el punto 6 “Responsabilidad de gestión” se establecen los requisitos relacionados con la gestión del área de compras. Así se requiere que los objetivos de compras estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización, que haya un compromiso de la dirección, que la estrategia del departamento de compras esté alineada con la de la organización, que se mida el rendimiento de las compras, que se fomente la innovación en las compras y que se proteja la información intelectual y comercial.

Para guiar a las organizaciones en la identificación de ambos procesos, la norma proporciona un ejemplo de los elementos que conforman cada uno de los procesos.

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• Seguidamente, en el punto 7 “Equipo de compras y gestión de suministro”

Relación de la norma UNE-CWA 15896 con otras normas Las normas UNE-CWA 15896 “Gestión de compras de valor añadido” están alineadas con otras normas que se aplican habitualmente en las organizaciones, entre otras: • Salud y seguridad (OHSAS 18001,...).

• Sostenibilidad.

• Medio ambiente (ISO 14001,...).

• Responsabilidad social empresarial.

• Gestión de la calidad (ISO 9001,...).

• Pacto Mundial de las Naciones Unidas.

• Seguridad de tecnología de la información y las comunicaciones (ISO 27001,...).

• Modelo Europeo de Excelencia en la Gestión (EFQM).

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SISTEMAS DE GESTIÓN DE COMPRAS

IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE COMPRAS COMO ESTRATEGIA DE COMPETITIVIDAD DE LAS EMPRESAS La coyuntura económica actual, de recesión, descenso en las ventas y con una complejidad económica que aumenta día a día, lleva a las empresas a la necesidad de actuar sobre sus costes si quieren sobrevivir en un mercado cada vez más competitivo y globalizado. En los últimos tiempos, empresas punteras en distintos sectores a nivel europeo han optado por desarrollar nuevas formulas en los departamentos de compras que permitan controlar el gasto y reducir costes, con el fin de aumentar la rentabilidad de la propia empresa.

SITUACIÓN MACROECONÓMICA ACTUAL

RETOS EN EL ÁMBITO DE COMPRAS

Desplazamiento de los centros productivos hacia países de bajo coste y mercados emergentes.

Búsqueda de nuevos proveedores que permitan acompañar estos movimientos, reducir el riesgo y gestionar global sourcing.

Desaceleración económica, menor crecimiento la cifra de negocios y mayor presión competitiva.

Potenciación de las alianzas a medio y largo plazo con proveedores estratégicos que puedan acompañar el desarrollo de la compañía.

Escalada continua de los precios de las materias primas, lo que obliga a buscar y desarrollar materiales alternativos.

Integración de los proveedores en el desarrollo de nuevos productos y creación de oportunidades de negocio. Decisiones make or buy. Búsqueda de continuas reducciones de precios para compensar la disminución de los ingresos y poder mantener las tasas de rentabilidad.

Para hacer frente a los nuevos retos en el ámbito de compras, es fundamental evolucionar la función de compras hacia la estrategia y desarrollar buenas prácticas y herramientas de soporte del proceso de compras. Por todo ello, tener una función de compras desarrollada, permitirá aumentar la rentabilidad de su organización. Es importante identificar la función de Compras como área estratégica de la compañía, no sólo para la mejora continua de los costes, sino también por la búsqueda de innovación y competitividad. En este ámbito, y para dar respuesta a esta necesidad, Informática El Corte Inglés, desde el Centro Experto de Calidad y Procesos, ofrece los servicios de Diagnóstico, Implantación y Auditorías del Sistema de Gestión de Compras de Valor Añadido, siguiendo el modelo CWA 15896 “Gestión de Compras de Valor Añadido”, disponiendo de consultores cualificados reconocidos por AERCE.

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NORMA UNE-CWA 15896 : Gestión de compras de valor añadido

SERVICIOS DE INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS PLAN

ACT

Definir acciones de mejora (tras analizar el proceso y detectar debilidades)

Analizar lo conseguido mediante estandarización y formación

La metodología desarrollada por el Centro Experto de Calidad y Procesos de Informática El Corte Inglés, cumple con uno de los requisitos de la Norma UNE –CWA 15896 que es la aplicación de la MEJORA CONTINUA.

Ejecutar las acciones definidas

DO

El Centro Experto de Calidad y Procesos de Informática El Corte Inglés ofrece los servicios para la realización del diagnóstico, definición e implantación de un Sistema de Gestión de Compras, así como la auditoría del mismo, para evaluar su cumplimiento con los requisitos de la Norma UNE-CWA 15896.

Comprobar resultados y llegar a conclusiones

CHECK ... y considerar que todo es mejorable

Esta metodología se basa en la necesidad de conocer la situación de la gestión actual, de los procesos, procedimientos y organización respecto a la norma indicada para que, en base al análisis de la situación y su diagnóstico, elaborar un Plan de Acción, u Hoja de Ruta, que marque el proceso a seguir para realizar la Implantación de un Sistema de Gestión de Compras de valor añadido y conseguir la certificación CWA 15896. Para ello, se deben llevar a cabo las siguientes actuaciones: IMPLANTACIÓN

DIAGNÓSTICO

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE COMPRAS

AUDITORÍAS AUDITORÍA INTERNA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COMPRAS

AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN

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SISTEMAS DE GESTIÓN DE COMPRAS

Las actuaciones a llevar a cabo son:

Elaboración del Diagnóstico:

• Análisis de la Situación actual del modelo de gestión de la Dirección de Gestión de Compras respecto a la Norma UNE-CWA 15896.

El objetivo de esta fase es recabar y revisar toda la información y documentación necesaria que permita conocer la situación actual de las Compras en la Organización, respecto de la Norma CWA 15896, para realizar el diagnóstico de cumplimiento, y así poder determinar los gaps existentes en la propia gestión de los procesos de compras dentro de la organización.

• Elaboración del Diagnóstico de Cumplimiento de la Norma UNE-CWA 15896. • Definición del Plan de Acción para la implantación y futura certificación según la Norma UNE-CWA 15896.

Implantación del Sistema de Gestión de Compras: El objetivo de esta fase es llevar a cabo las actuaciones necesarias para la definición, elaboración y certificación del Sistema de Gestión de Compras. Las actuaciones a llevar a cabo son: • Ejecución de las acciones especificadas en el Plan de Acción para la implantación y futura certificación según la Norma UNE-CWA 15896. • Diseño y desarrollo de la documentación que dará soporte al Sistema de Gestión de Compras (Manual de Gestión de Compras, Manual de Procesos y Manual de Procedimientos del Sistema de Gestión). La estructura y modelo documental descrito tendrá fiel soporte en el Modelo de Procesos:

PR OC

ES

OS

Procesos Estratégicos: Procesos que orientan a la organización de compras y a su visión y estrategia. Procesos Operativos: Procesos de la cadena de valor, es decir, los procesos básicos inherentes al servicio de compra. Procesos de Soporte: Procesos que complementan a los Procesos Operativos

• Implantación del Sistema de Gestión de Compras. Durante esta fase se realiza la puesta en práctica de los procedimientos definidos dentro del marco del Sistema de Gestión de Compras. Además se lleva a cabo la formación específica del personal afectado directamente por el Sistema de Gestión de Compras; de igual manera también se realiza la difusión y sensibilización al resto del personal de la Organización. La formación y sensibilización de toda la Organización es un elemento fundamental para la consolidación de un Sistema de Gestión de Compras.

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Auditoría Interna del Sistema de Gestión de Compras: El objetivo de esta fase es comprobar el grado de implantación y la eficacia del Sistema de Gestión de Compras, para cumplir con la política y los objetivos de la Dirección de Compras, tomando como referencia la norma UNE-CWA 15896. Al mismo tiempo se prepara al personal de la dirección para el proceso de certificación. A través de la auditoría interna se realiza una primera evaluación del cumplimiento del sistema respecto a la norma de referencia, lo que detecta puntos débiles y áreas de mejora, para la preparación de la organización ante la auditoría de Certificación. A partir de los resultados de la auditoría, y las deficiencias detectadas, se define un Plan de Acciones Correctoras.

Auditoría de Certificación del Sistema de Gestión de Compras: Durante esta fase Informática El Corte Inglés realiza el acompañamiento y soporte en el proceso de auditoría externa realizado por la entidad de Certificación. En la actualidad, la única entidad de certificación reconocida por AERCE es .

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VENTAJAS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE COMPRAS DE VALOR AÑADIDO Entre los diversos beneficios que han obtenido las diferentes organizaciones que ya han implantado esta normativa de gestión de compras, cabe destacar: • La mejora del rendimiento del departamento de compras a través de un análisis organizacional. • La alineación de sus objetivos con los objetivos globales de la organización. • La utilización del estándar ayuda a priorizar las actividades del departamento de Compras y a definir una estrategia que tenga en cuenta los recursos, presupuestos y plazos de las operaciones, así como los beneficios y riesgos que conllevan. • Homogeneizar los procesos de Compras dentro de la Organización. • La articulación de las relaciones con los proveedores desde un punto de vista estratégico y táctico, estableciendo vínculos que contribuyen al desarrollo de ambas organizaciones y la orientación de las acciones del departamento hacia una mejora continua, sin dejar de lado cuestiones medioambientales, éticas o de sostenibilidad. • Promueve la protección de los consumidores.

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ACUERDOS Informática El Corte Inglés ha establecido un acuerdo estratégico de colaboración con AERCE para la implantación de los Sistemas de Gestión de Compras según la norma de referencia UNE-CWA 15896, disponiendo de expertos acreditados (consultores y auditores) en la norma. AERCE (Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos) nació en 1981 como una asociación de corte profesional que agrupa a los responsables de compras de medianas y grandes empresas, y cuya finalidad es la investigación, promoción, difusión y formación de técnicas y la aplicación de metodologías adecuadas para una correcta y eficaz gestión en todo el ámbito de Compras, Contratación y Aprovisionamientos de la empresa.

AERCE trabaja para el bien común, no tiene afán de lucro y forma parte de la Federación Internacional de Compras y Aprovisionamientos (International Federation of Purchasing and Supply Management, IFPSM), organismo que agrupa actualmente a 43 asociaciones similares en el mundo. Asimismo, AERCE es miembro asociado de la Confederación Española de Organizaciones Empresariales (CEOE), de la Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa (CEPYME) y de la Confederación Española de Directivos y Ejecutivos (CEDE). AERCE es una gran conocedora de los retos a los que se enfrentan los profesionales de Compras, por lo que decidió impulsar la creación de la normativa que definiera la excelencia en la gestión de las compras y permitiera la mejora continua.

Referencias El Centro Experto de Calidad y Procesos de Informática El Corte Inglés, ha llevado a cabo el Diagnóstico y Plan de Acción para establecer el nivel de cumplimiento de la Norma UNE-CWA 15896 del departamento de compras de ALTADIS. Durante el proceso de análisis se revisaron aspectos tales como: • Interacción de la función de compras dentro de la organización. • La política y estrategia del departamento de compras. • La relación con otras áreas de la organización. • Los objetivos e indicadores estratégicos y operaciónes de control y seguimiento. • El proceso global de las compras, desde que se detecta la necesidad hasta que se realiza el pago. • Los recursos tanto humanos como materiales que permiten realizar la función de compras. • Las funciones y responsabilidades dentro del proceso. • La alineación con otras normas de calidad. Con el resultado obtenido se establecieron las acciones necesarias para asegurar la mejora, racionalización y homogeneización de los procesos de compras frente a la norma de referencia.

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© Copyright Informática El Corte Inglés. Edición: Noviembre 2012 Reservados todos los derechos 1211-FNG-GCP-86

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