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Subdirección de Recursos Humanos
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Subdirección de Recursos Humanos
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Subdirección de Recursos Humanos
INDICE TÍTULO
PÁGINA
Presentación………………………………………………………………………………..
6
Introducción…………………………………………………………………………………
7
Fundamento Legal…………………………………………………………………………
8
Visión………………………………………………………………………………………..
9
Misión………………………………………………………………………………………..
9
Estructura Organizativa…………………………………………………………………...
10
Estructura Organizativa de la Subdirección de Recursos Humanos…………………
11
Contenido……………………………………………………………………………………
12
Propósitos…………………………………………………………………………………...
12
Responsabilidad……………………………………………………………………………
12
Normas de aplicación general…………………………………………………………….
13
Objetivos…………………………………………………………………………………….
14
Subdirección de Recursos Humanos…………………………………………………….
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Reclutamiento de Personal……………………………………………………………….
16
Selección……………………………………………………………………………………
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Contratación de Personal, con cargo al renglón 011…………………………………..
24
Contratación de Personal con cargo al renglón 022…………………………………...
30
Inducción de Personal de nuevo Ingreso………………………………………………..
37
Capacitación del Personal………………………………………………………………...
40
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Elaboración de Nóminas y Salarios……………...………………………………………
45
Manejo de Nóminas de Salarios………………………………………………………...
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Permisos al personal por horas, un día o más de un día. ………………………….
53
Evaluación del Desempeño………………………………………………………………
56
Destitución, Renuncia, Remoción y pago de prestaciones e I indemnización cuando corresponda
de
los
renglones
presupuestarios
011
y
022…………………………………………………………………………………………….
59
Gestiones ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS (Afiliación, Certificado de trabajo, Suspensión de trabajo, Finalización de Suspensión de
63
trabajo)……………………………………………………………………………………… Programación de Vacaciones…………………………………………………………….
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Rotación de Personal……………………………………………………………………...
73
Aplicación control de expedientes……………………………………………………….
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Delegación
de
Suscripción
de
contratos
de
servicios
técnicos
y
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profesionales………………………………………………………………………………… Acuerdo administrativo de aprobación de contratos personales……………………....
83
Control de Marcaciones en el sistema Taskontrol………………………………………
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Elaboración de actas administrativas con hojas movibles de la Contraloría General
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de Cuentas…………………………………………………………………………………... Anexos………………………………………………………………………………………...
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Anexo No. 1 Solicitud de Empleo…………………………………………………………
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Anexo No. 2 Formulario de Inducción……………………………………………………
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Anexos No. 3 y 4 Formularios del IGSS………………………………………………….
100
Anexos No. 5 y 6 Formulario de Solicitud de Vacaciones……………………………..
105
Anexo No. 7 Boleta de Actualización de Datos………………………………………..
108
Anexo No. 8 Formulario de Evaluación del Desempeño…………………………….
116
Anexo No. 9 Símbolos Flujogramas…………………………………………………….
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INTRODUCCIÓN El Manual de Normas y Procedimientos Administrativos, constituye un instrumento que permite la adecuada planificación y funcionamiento del tema administrativo en pro de fortalecer la institucionalidad del
Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República –
CONJUVE-. Este instrumento es una guía de consulta permanente bien definida para la ejecución de los procedimientos más importantes que se realizan en la Subdirección de Recursos Humanos, que permite a todos los funcionarios de los distintos niveles jerárquicos, así como al personal en general (de nuevo ingreso o antiguo), conocer todos los procedimientos administrativos que se realizan dentro de la Institución, ello les facilitará guiarse para cualquier trámite administrativo que deban realizar y darle el seguimiento respectivo, por las distintas instancias o pasos dentro del proceso. Con el fin de realizar las actividades necesarias para la formación del presente manual, fue necesaria una alianza estratégica de los Asesores y Consultores en el área Administrativa y la de Personal, la cual permitió el logro de la meta planteada. Se describen el objetivo general y varios específicos, los cuales explican el porqué del Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República. CONJUVE. Se adjuntan los flujogramas de procesos de cada una de las actividades que se realizan, para tener una mejor percepción visual de cada paso que se realiza.
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Subdirección de Recursos Humanos
FUNDAMENTO LEGAL: La Subdirección de Recursos Humanos se rige estrictamente en las normas y leyes que regulan las diversas operaciones que se ejecutan en relación a los recursos humanos, por lo que a continuación se listan algunas de las más importantes leyes, indispensables para su cumplimiento y logro de una eficiente gestión. Constitución Política de la República de Guatemala Acuerdo Gubernativo de Creación de CONJUVE 405-96 Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República; y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 18-98. Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República y su Reglamento. Código de Trabajo de la República de Guatemala Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002 del Congreso de la República y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 318-2003 Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos, Decreto 8-97 del Congreso de la República de Guatemala. Ley del Impuesto sobre la Renta, Decreto No. 26-92 y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 206-2004. Plan Anual de Salarios y Otras Asignaciones Monetarias para cada ejercicio fiscal, del Ministerio de Finanzas Públicas Leyes, Reglamentos, Circulares y demás disposiciones aplicables a la Administración Pública
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Visión Consolidar al Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República -CONJUVE-, como el órgano rector, y coordinador de estrategias y posiciones en materia de juventud, en torno a los y las jóvenes guatemaltecos, así como a todos los actores sociales involucrados; generando un cambio seguro y el desarrollo del país.
Misión Somos la institución rectora que viabiliza el desarrollo de la juventud guatemalteca a través de programas y acciones permanentes en beneficio del país que les permitan triunfar a nivel nacional, regional y global; con la coordinación del Estado, organismos internacionales, organizaciones no gubernamentales y demás entidades a favor de las y los jóvenes; trabajando en la solución de sus problemáticas en un marco de enfoque generacional y como sujetos de derechos a través del desarrollo de sus capacidades, participación y construcción de ciudadanía.
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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA -CONJUVEDirección General Cuerpo de Asesores
Auditoria Interna
Dirección Ejecutiva
Subdirección de RRHH
Unidad de Monitoreo y Evaluación
Unidad de Relaciones Internacionales e Interinstitucionales
Unidad de Comunicación y Divulgación
Unidad de Participación Juvenil
Subdirección Financiera
Unidad de Planificación y Programación
Unidad de Multiculturalidad y Equidad de Género
Subdirección Administrativa
Unidad Metropolitana
Unidad de Supervisión Departamental
Unidad de Informática
Unidad de Libre Acceso a la Información
Actualizado al Mes de Junio del año 2013
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Subdirección de Recursos Humanos
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA -CONJUVE-
Dirección General
Dirección Ejecutiva
Subdirección de Recursos Humanos
Encargada de Acciones de Personal
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Subdirección de Recursos Humanos
CONTENIDO El Manual de Normas y Procedimientos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República,- CONJUVE- es el documento que define las normas y procedimientos relacionados con la aplicación de disposiciones que regulan las obligaciones del personal con la Institución. El presente Manual contiene las normas y procedimientos más importantes de Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República – CONJUVE- y constituye la guía de acción del personal para encaminar sus funciones eficientemente.
PROPÓSITOS Dar a conocer a todos sus servidores Técnicos y Profesionales, las normas y procedimientos que deben respetarse y cumplirse dentro de la Institución. Establecer los pasos a seguir en la ejecución de las tareas de cada uno de los puestos de trabajo, para asegurar su correcto cumplimiento.
RESPONSABILIDAD El cumplimiento de las normas y procedimientos contenidos en este Manual, es obligatorio para la Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República.
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Subdirección de Recursos Humanos
NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL 1. Cada una de las Subdirecciones del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República –CONJUVE-, establece y ejecuta sus normas y procedimientos respectivos, buscando el óptimo desempeño de sus puestos de trabajo. 2. Es responsabilidad de cada Subdirección, propiciar el uso adecuado, interpretación y aplicación de cada uno de sus procedimientos por parte del personal a su cargo, para lo cual dispondrá de un ejemplar del presente Manual para conocimiento y divulgación del contenido que les compete y como fuente de consulta inmediata. 3. Los procedimientos descritos en este manual, son los básicos y más importantes existentes en la Institución y podrán ser aumentados, disminuidos, reformados y actualizados con la respectiva autorización de la Autoridad Superior, si los cambios funcionales, tecnológicos, legales y de cualesquiera otra índole así lo requieren.
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Subdirección de Recursos Humanos
OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Facilitar y apoyar la función directriz de las Autoridades Superiores del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República –CONJUVE- al establecer la metodología y procedimientos técnicos que deben ser observados por el personal para que su desempeño sea eficiente y eficaz, en cumplimiento con la Legislación Guatemalteca y bajo criterios de economía, equidad y transparencia. Establecer una guìa con criterios técnicos y procedimientos administrativos acordes a la funcionalidad de la Institución a través de la implementacion de un Manual de Procedimientos Administrativos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Normar los procedimientos administrativos del Consejo Nacional de la Juventud, con la implementación de un manual actualizado y que responda a la realidad administrativa. Simplificar el trabajo administrativo a través de la definición de responsabilidades que tendrán como efecto el ahorro de tiempo y papelería, para una mayor eficacia y eficiencia del trabajo administrativo de la institución. Lograr la integración de estos procedimientos para facilitar a través de este instrumento técnico de consulta la búsqueda inmediata.
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SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
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Reclutamiento de personal 1.
Definición del procedimiento: Procedimiento que se lleva a cabo, para integrar nuevo personal a la Institución, cuando exista una plaza vacante.
2.
3.
Objetivos del Procedimiento:
Tener una base de currículos que permita elegir al personal idóneo para optar a una plaza.
Admitir para el trámite respectivo de promoción, las solicitudes del personal.
Normas del Procedimiento:
Sólo aceptar papelería completa de conformidad con los requerimientos establecidos por la institución.
Todo documento deberá ser original, acompañado de una copia.
Toda la información presentada que cumpla con los requisitos mínimos establecidos será verificada por la Subdirección de Recursos Humanos.
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Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República –CONJUVETítulo del Procedimiento: Reclutamiento de Personal Hoja: 1/2 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos
Número de pasos: 7 Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos
Departamento
Puesto Responsable
Paso No.
Subdirección de RRHH
Solicitante/candidato
1
Subdirección de RRHH
Técnico
2
Subdirección de RRHH
Subdirectora
3
Actividad Envía a Subdirección solicitante aviso de existencia de plaza. de la Establece la existencia plaza vacante y llena el formulario Remite el original y copiade a la Subdirección de Recibe el formulario de requisición Personal contenida y Verifica ladeinformación procede: Si la información es Si es correcta recibe el no formulario, lo sella de recibido, lo firma y El original se remite al Subdirección de Recursos Recibe original del formulario de requisición, Consultaverifica Bancola información de Recursos Humanos para verificar la existencia Selección de personal y aquí finaliza Si el noprocedimiento. existe ningún candidato idóneo el continua con el paso No. 4 Realiza reclutamiento de candidatos para ocupar Internas la plaza vacante a través Fuentes Convocatoria interna: para personal que labora en CONJUVE que sea sujeto de Fuentes yExternas:
Subdirección de RRHH Subdirección de RRHH
Subdirectora Candidato(s) interesado(s)
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Subdirección de RRHH
Técnico
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Subdirección de RRHH
Técnico
7
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Subdirección de Recursos Humanos
Web del CONJUVE Oficina Nacional del empleo (Ministerio de Trabajo). Convocatorias públicas si es necesario. a la Subdirección de Presentan Recursos Recibe Humanos y revisala papelería la papelería presentada por el candidato y Si la papelería esta completa y correcta el formulario de la Si la entrega misma no está completa devuelve al candidato para hacerlo. Si la papelería presentada no satisface mínimos Ver Anexolos No.requisitos 1 Recibe papelería y si todo está bien finaliza el procedimiento.
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL Subdirección de Recursos Humanos
Subdirección solicitada
Interesado o candidato
Técnico de RRHH
INICIO
Establece la existencia de la Plaza y llena el formulario de requisición de personal y envía a la Dirección solicitante aviso de existencia de la plaza
Recibe formulario de requisión de personal
SI
Remite original y copia ala Subdirección de RRHH
Decisión
Recibe orgiinal del formulario de requisión, verifica la información contenida en el mismo Consulta el Banco de Datos para verificar la existencia de candidatos idóneos para ocupar la vacante.
Realiza reclutamiento de candidatos para ocupar la plaza vacante. Fuentes Internas. Convocatoria interna, para el personal que labora en CONJUVE y sea sujeto de promoción. Fuente externa Web del CONJUVE Oficina Nacional del empleo (Ministerio de Trabajo) Convocatorias Públicas si es necesiario
NO
Si es correcta recibe el formulario, lo sella de recibido, lo firma y devuelve la copia a la Dirección remitente y el original se envía al Subdirector de Recursos Humanos
Presenta a Subdirección de RRHH la papelería solicitada en la convocatoria
Recibe y revisa la papelería continua paso 2
SI Decisión
NO Recibe papelería
FIN
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Selección de Personal
1. Definición del procedimiento: Procedimiento que permite la selección de nuevos candidatos a optar alguna plaza vacante dentro de la institución.
2. Objetivos del Procedimiento: Deberá el interesado haber pasado por el procedimiento de reclutamiento. Analizar el expediente presentado por el interesado para su selección. Verificar que el seleccionado haya asistido a sus entrevistas correspondientes.
3. Normas del Procedimiento: Es obligatorio que el interesado, previo a obtener una plaza dentro de la institución, se someta a las distintas evaluaciones correspondientes en las áreas técnicas, así como físicas y psicológicas. La Subdirección de Recursos Humanos, manejará con absoluta confidencialidad toda información verbal o escrita obtenida de los candidatos.
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Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República. –CONJUVETítulo del Procedimiento: Selección de Personal Hoja: 1/2 Número de Pasos: 9 Inicia: Dirección General Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos Departamento
Puesto Responsable
Paso No.
Dirección General
Directora
1
Dirección Ejecutiva
Director
2
Subdirección de RRHH
Subdirectora
3
Actividad Recibe los expedientes para hacer la selección de candidatos a la plaza vacante. Consultando al Banco de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud, para verificar si existen otros candidatos con el perfil necesario para la vacante. (ver anexo No. 1) Analiza los expedientes de los candidatos y elabora un programa de entrevistas. De conformidad con el programa elaborado, cita por medio de Técnico a todos los candidatos para entrevista. Recibe a los candidatos para entrevista, proporcionándoles la información respectiva (ubicación del puesto o cargo, condiciones de trabajo, salario, horario, etc.) Obtiene información sobre el candidato (experiencia laboral, interés por la plaza, etc.) En este momento puede darse la primera preselección, sea por declinación propia del candidato o por descalificación por la información que el candidato proporcionó. Si el candidato califica y está interesado, se le indica que debe efectuarse las evaluaciones correspondientes, indicándole la fecha y hora para los mismos. Si las evaluaciones se efectúan en el Departamento de Reclutamiento de Personal y Selección de Personal de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC) o en otra institución o empresa dedicada a estos servicios, el Subdirector de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud, debe coordinar la fecha y hora para las pruebas y se la comunica a los candidatos.
Dirección Ejecutiva
Subdirección de RRHH
Subdirección de RRHH
20
Director
Candidato(s) interesado(s)
Subdirectora de RRHH
Subdirección de Recursos Humanos
4
5
Se presentan en la fecha, hora y lugar programados para efectuar las evaluaciones. Recibe a (los) candidato(s) citado(s) y pràctica las evaluaciones
6
Si el candidato sustenta las evaluaciones en ONSEC, u otra empresa o institución, el Subdirector de Recursos Humanos debe darle seguimiento a fin de obtener los resultados respectivos en el menor tiempo posible.
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la Título del Procedimiento: Selección de Personal Hoja: 1/2 Número de Pasos: 9 Inicia: Dirección General Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos Departamento
Puesto Responsable
Paso No.
Subdirección de RRHH
Subdirectora de RRHH
7
Actividad Analiza los resultados de las evaluaciones, los revisa y preselecciona hasta un máximo de tres candidatos elegibles. Si lo considera necesario, realiza las investigaciones pertinentes para corroborar la información proporcionada por los candidatos y procede así: Si alguna de la información importante, aportada por el candidato es falsa o alterada, se procede a su descalificación, notificándole por cualquier medio. Si la información proporcionada por los candidatos es correcta, envía a los candidatos a la clínica médica para la evaluación médica respectiva y traslada los tres expedientes preseleccionados al Director General Recibe los expedientes de los candidatos preseleccionados y procede así: Cita a los candidatos separadamente para una entrevista final. No realiza la entrevista final con ninguno de los tres candidatos. En ambos casos selecciona en orden descendente (primero, segundo y tercer lugar) a los candidatos y remite los expedientes al Subdirector de Recursos Humanos.
Dirección General
Directora
8 Recibe los expedientes de los candidatos preseleccionados y elabora un proyecto de acuerdo de nombramiento del candidato que seleccione. El resto de expedientes de los candidatos se remiten al Banco de Recursos Humanos del CONJUVE para próximas oportunidades.
Subdirección de RRHH
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Subdirectora de RRHH
Subdirección de Recursos Humanos
9
SELECCIÓN DE PERSONAL Directora General
Subdirectora de RRHH
Director Ejecutivo
Candidato Interesado
INICIO
Recibe los expedientes para hacer la selección de candidatos a la plaza vacante. Consultando al Banco de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud para verificar si existen otros candidatos con el perfil necesario para la vacante.
Analiza los expedientes de los candidatos y elabora un programa de entrevistas.
De conformidad con el programa elaborado, cita por medio de su Asistente a todos los candidatos para entrevista.
Recibe a los candidatos para entrevista, proporcionándoles la información respectiva (ubicación del puesto o cargo, condiciones de trabajo, salario, horario, etc.) Obtiene información sobre el candidato (experiencia laboral, interés por la plaza, etc.) En este momento puede darse la primera preselección, sea por declinación propia del candidato o por descalificación por la información que el candidato proporcionó. Si el candidato califica y está interesado, se le indica que debe efectuarse las evaluaciones correspondientes, indicándole la fecha y hora para los mismos. Si las evaluaciones se efectúan en el Departamento de Reclutamiento de Personal y Selección de Personal de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC) o en otra institución o empresa dedicada a estos servicios, el Director de Personal del Congreso de la República debe coordinar la fecha y hora para las pruebas y se la comunica a los candidatos.
Se presentan en la fecha, hora y lugar programados para efectuar las evaluaciones.
A
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Subdirección de Recursos Humanos
SELECCIÓN DE PERSONAL Directora General
Subdirectora de RRHH
B
Recibe al (los) candidatos) citados) y práctica las evaluaciones. Si el candidato sustenta las evaluaciones en ONSEC, u otra empresa o institución, el Subdirector de Recursos Humanos debe darle seguimiento a fin de obtener los resultados respectivos en el menor tiempo posible. Analiza los resultados de las evaluaciones, los revisa y preselecciona hasta un máximo de tres candidatos elegibles. Si lo considera necesario, realiza las investigaciones pertinentes para corroborar la información proporcionada por los candidatos y procede así: Si alguna de la información importante, aportada por el candidato es falsa o alterada, se procede a su descalificación, notificándole por cualquier medio. Si la información proporcionada por los candidatos es correcta, envía a los candidatos a la clínica médica para la evaluación médica respectiva y traslada los tres expedientes preseleccionados al Director General
Recibe los expedientes de los candidatos preseleccionados y procede así: Si lo considera necesario cita a los candidatos separadamente para una entrevista final. Si lo considera conveniente no realiza la entrevista final con ninguno de los tres candidatos. En ambos casos selecciona en orden descendente (primero, segundo y tercer lugar) a los candidatos y remite los expedientes al Subdirector de Recursos Humanos
Recibe los expedientes de los candidatos preseleccionados y elabora un proyecto de acuerdo de nombramiento del candidato que seleccione. El resto de expedientes de los candidatos se remiten al Banco de Recursos Humanos del CONJUVE para próximas oportunidades.
FIN
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Subdirección de Recursos Humanos
Director Ejecutivo
Candidato Interesado
Contratación de Personal Permanente Renglón 011 1. Definición del procedimiento: Normar, sistematizar, ordenar e integrar las operaciones que se realizan para la contratación para el Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República –CONJUVE- bajo el renglón presupuestario 011“Personal Permanente”, que permitan tener un mejor control interno del proceso y proporcionar información oportuna y veraz sobre el status de la gestión. Para este procedimiento se cuenta con las plazas por oposición y las plazas exentas dictadas por la Autoridad Superior.
2. Objetivo del Procedimiento: Realizar correctamente la gestión de Contratación de Personal, con cargo al Renglón Presupuestario "011 Personal Permanente", dando fiel cumplimiento a las Leyes y lineamientos establecidos para el efecto.
3. Normas del Procedimiento: Únicamente se podrá realizar, la Contratación de Personal, si ésta es requerida y autorizada por la Autoridad Superior, previo el trámite correspondiente ante la Oficina Nacional de Servicio Civil, si se cuenta con la disponibilidad financiera necesaria en el Renglón Presupuestario 011 y si existe un puesto vacante acorde con el candidato elegido y las necesidades de la Institución. Para el Movimiento de Personal 011, debe utilizarse el formulario oficial de la Oficina Nacional de Servicio Civil –ONSEC- que debe ser llenado y enviado con los expedientes por parte de todas las entidades del sector público, para análisis y elegibilidad del personal que será contratado bajo el renglón presupuestario 011
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Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República. –CONJUVETítulo del Procedimiento: Contratación de Personal con cargo al Renglón Presupuestario “011 Personal Permanente” Hoja: 1/3 Número de pasos: 16 Inicia: Dirección General Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos Departamento
Puesto Responsable
Paso No.
Dirección General Dirección Ejecutiva Subdirección de RRHH Subdirección de RRHH
Director Director Subdirectora Subdirectora
1 2 3 4
Asesoría Jurídica
Asesor
5
Subdirección de RRHH
Técnico
6
Asesoría Jurídica
Asesor
7
Dirección General
Director
8
Subdirección de RRHH
Subdirectora
9
Subdirección de RRHH
Subdirectora
10
Interesado
Nuevo Colaborador
11
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Subdirección de Recursos Humanos
Actividad Recibe solicitud de los interesados Analiza cada solicitud de acuerdo a las disposiciones internas del Consejo Nacional de la Juventud. Envía con el Dirección Ejecutiva para entrevista.
Realiza Entrevista preliminar Realiza Entrevista Final Evaluación Técnica (si procede) Análisis y Resolución de la Oficina Nacional de Servicio Civil, quienes resuelven la contratación En caso de no ser ACEPTADO: Lleva registro de Expediente Profesional a la Base de Datos y Archivo del mismo. Notificación al interesado y fin del proceso. En caso de ser ACEPTADO: Elabora Acuerdo Interno Si todo está bien firma de Acuerdo Interno, SI NO, devuelve para correcciones. Elabora Acta y certifica a Personal dicha acta de toma de posesión, con las personas que intervienen. En caso AFIRMATIVO, informa al nuevo empleado que está afecto a presentar Declaración de Probidad ante la Contraloría General de Cuentas y le da orientación, a través de un oficio para dejar constancia. Recibe constancia de la Declaración de Probidad, entregada en la Contraloría General de Cuentas y procede a entregar fotocopia a la Subdirección de Recursos Humanos, de la constancia del número donde queda registrada en la Contraloría de Cuentas su Declaración Jurada Patrimonial.
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la Título del Procedimiento: Contratación de Personal con cargo al Renglón Presupuestario “011 Personal Permanente” Hoja: 1/3 Número de pasos: 16 Inicia: Dirección General Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos Departamento
Puesto Responsable
Paso No.
Subdirección de RRHH
Subdirectora
12
Encargado de Nóminas y Salarios
Encargada
13
Subdirección de RRHH
Subdirectora
14
Oficina Nacional de Servicio Civil
Analista
15
Subdirección de RRHH
Técnico
16
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Subdirección de Recursos Humanos
Actividad Recibe expediente del interesado y archiva en el lugar correspondiente. En caso NEGATIVO se procede a la elaboración de Cuadro de Aviso de Toma de Posesión (Movimiento de Personal ONSEC, (ver formulario adjunto) Registra el Movimiento de Personal en el Sistema de Guatenóminas Envía al Departamento de Registro y Verificación de Acciones de Recursos Humanos de ONSEC, el movimiento de personal Encargado del Departamento de Registro y Verificación de Acciones de Recursos Humanos ONSEC, recibe el cuadro de movimientos, con las fotocopias correspondientes. Realiza revisión de documentos y registro en Guatenóminas para aceptación del expediente. Recibe la documentación aprobada por ONSEC Formación de Expediente Laboral con TODOS los documentos legales y archivo del mismo. Fin del procedimiento
DOCUMENTOS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE LABORAL
Curriculum Vitae Certificaciones de Estudios Diplomas y / o Títulos acreditados Fotocopia de Cedula de Vecindad o DPI Fotocopia de Carnet de IGSS Fotocopia de Carné del NIT Constancia en Original de Colegiado Activo (Si es Profesional) Fotocopia de un cheque de su cuenta personal en el Banco BANRURAL, anulado Fotocopia del Acuerdo Interno de Nombramiento Fotocopia de Acta de Toma de Posesión y certificación de Acta Fotocopia del Cuadro de Toma de Posesión Una Fotografía Antecedentes Penales y Policíacos vigentes Ficha de Empleado Boleta de Verificación de Datos
OBSERVACIONES: 1. De conformidad a lo que establecen los artículos 8, 29, 30 y 31 del Reglamento de Servicio Civil y el Acuerdo Gubernativo 18-98, La Autoridad Nominadora del Consejo Nacional de la Juventud, es la que puede autorizar una plaza por Oposición, si hubiera, previo las consultas a la Dirección Técnica de Presupuesto del Ministerio de Finanza Públicas, DTP, y ante la Oficina Nacional de Servicio Civil al Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías administrativas, para establecer con cuántas plazas tiene derecho el Consejo Nacional de la Juventud del Renglón Presupuestario. También tiene derecho a 10 plazas declarada por servicio exento del Renglón 022. (puestos de confianza) 2. Ocasionalmente, la Dirección General, asigna expedientes a la Dirección Ejecutiva, al Cuerpo de Consultores, que por su naturaleza deben ser atendidos, analizados con prioridad. Para la contratación respectiva.
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Subdirección de Recursos Humanos
CONTRATACIÓN DE PERSONAL CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO “011 PERSONAL PERMANENTE” Directora General
Subdirectora de Recursos Humanos
Director Ejecutivo
Asesoría Jurídica
1/2
Asistente de RRHH
INICIO
Recepción de Expediente
Entrevista Preliminar
SI
Entrevista Final Decisiòn NO
FIN Evaluación Técnica
Análisis y Resolución
Elabora Acuerdo Interno Registro de Expediente BD y Notificará al interesado
Firma Acuerdo
FIN
Elabora Acta y Certifica al personal interesado
a
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Subdirección de Recursos Humanos
CONTRATACIÓN DE PERSONAL CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO “011 PERSONAL PERMANENTE” Subdirectora de Recursos Humanos
Interesado
Encargada de Nóminas y Salarios
Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-
2/2
Asistente de RRHH
a
Determina si el personal esta afecto a Probidad Presenta Declaración de Probidad a la Contraloría de Cuentas, recibe constancia y entrega fotocopia a la subdirección de Recursos Humanos
Recibe fotocopia de la Declaración de Probidad y Archiva en Expediente respectivo
Registra Movimiento de Personal en el Sistema de Guatenóminas
Envía movimiento Al Departamento de Registro y Verificación de Acciónes de Recursos Humanos ONSEC-
Recibe documentación aprobada por ONSEC
Encargado del Departamento de Registro y Verificación de Acciones de Recursos Humanos ONSEC, con las fotocopias correspondientes para grabar movimiento en el Sistema de Guatenóminas
Realiza revisión de documentos y registro en Guate nóminas par aceptación del expediente
Formación del Expediente Laboral con todos los documentos legales y archiva donde corresponda
FIN
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Subdirección de Recursos Humanos
Contratación de Personal con cargo al renglón 022 1. Definición del procedimiento: En el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, en el Grupo "0" Servicios Personales contiene dentro del subgrupo 2 personal temporal, el renglón presupuestario 022, "Personal por Contrato", el cual contempla los egresos por concepto de sueldo base a trabajadores públicos, contratados para servicios, obras y construcciones de carácter temporal, en los cuales en ningún caso los contratos sobrepasarán el período que dura el servicio, proyecto u obra, y cuando estos abarquen más de un ejercicio fiscal, los puestos pueden crearse nuevamente.
2. Objetivo del Procedimiento: Tiene como objetivo fijar las normas, metodología y procedimientos que regularán la creación y contratación del personal con la categoría de "Servicios Directivos Temporales" con cargo al Renglón Presupuestario 022 "Personal por Contrato".
3. Normas del Procedimiento: a.
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De conformidad a lo que establece el Reglamento para la Contratación de Servicios Directivos Temporales con el cargo al Renglón Presupuestario 022 “Personal por Contrato” Acuerdo Gubernativo No. 628-2007, de la Oficina Nacional de Servicio Civil de fecha 27 de diciembre 2007. Los puestos creados con la categoría de "Servicios Directivos Temporales", deben de entenderse como servicios prestados por personas individuales, que ocupan un puesto o cargo y son retribuidos con un salario o sueldo. El contrato que se suscriba debe tener una duración máxima de un año, contado a partir de la fecha que se estipule en el mismo, y con vencimiento el 31 de diciembre de cada año. Los puestos de Servicios Directivos Temporales, creados con cargo al renglón presupuestario 022 "Personal por contrato", con la categoría de Temporales
Subdirección de Recursos Humanos
a. Los salarios que se asignan a esta clase de puestos no se encuentran regulados en "Plan Anual de Salarios" que rigen en el Organismo Ejecutivo, por lo que a dichos puestos no les son aplicables los beneficios relacionados con bonos, complementos personales y gastos de representación; con excepción de aquellos beneficios monetarios que son objeto de pactos colectivos de condiciones de trabajo. b. Los puestos que al 31 de diciembre de cada año se encuentran vigentes y si persisten las causas que originaron su creación, para el próximo Ejercicio Fiscal, la Dirección General deberá iniciar las gestiones de creación antes del 30 de septiembre de cada año, fecha límite para que la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas y la Oficina Nacional de Servicio Civil realicen los estudios técnicos pertinentes, posterior a esa fecha no se dará trámite a las gestiones que se presenten. c. Encargada de Nómina debe realizar trámite ante la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC y Ministerio de Finanzas Públicas para la prórroga de las personas contratadas bajo el renglón 022 para la continuidad en los mismos puestos para el período correspondiente y para los pagos respectivos.
31
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, DEL Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República –CONJUVETítulo del Procedimiento: Contratación de Personal con cargo al Renglón Presupuestario “022 Servicios Temporales” Hoja: 1/3 Número de pasos: 10 Inicia: Dirección General Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos Departamento
Puesto Responsable
Paso No.
Dirección General
Directora
1
Subdirección de RRHH
Subdirectora
2
Dirección General
Directora
3
Subdirección de RRHH
Subdirectora
4
Secretaría General de la Presidencia de la República
Analista
5
32
Subdirección de Recursos Humanos
Actividad Analiza expediente y solicitud Autoriza Contratación Gira instrucción a la Subdirección de Recursos Humanos para la contratación Recibe la autorización de contratación de la autoridad superior juntamente con el expediente. Revisa y verifica que toda la papelería este correcta, si no llama al interesado para que la complete. Realiza el Acuerdo de Toma de Posesión y Dirección General revisa. Si todo está bien continúa el proceso. Se elabora el Contrato con la documentación de soporte. Se llama al interesado para firma del contrato, y que llene la boleta de actualización de datos (ver anexo No. 1 ) Se revisan que los documentos estén correctamente llenos y si todo está bien continúa el procedimiento. Se envía a Firma de Autoridad Superior Autoridad Superior firma y envía nuevamente a la Subdirección de Recursos Humanos, para que continúe con el trámite. Envía a la Secretaria General de la Presidencia Oficio donde autoricen suscribir Contratos de Servicios Directivos Temporales para el Acuerdo Administrativo de aprobación según partida presupuestaria No. 2013-11130016-22100-0101-0000-14-35-00-000-001-000022-00021 (partida que cambia solo con el año de aprobación). Recibe contratos para la elaboración de acuerdo de aprobación. Si todo está bien continua el proceso, si no devuelve a la Subdirección de Recursos Humanos para que haga las correcciones correspondientes.
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, DEL Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la Título del Procedimiento: Contratación de Personal con cargo al Renglón Presupuestario “022 Servicios Temporales” Hoja: 1/3 Número de pasos: 10 Inicia: Dirección General Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos Departamento
Puesto Responsable
Paso No.
Subdirección de RRHH
Subdirectora
6
Subdirección de RRHH
Subdirectora
7
Encargado
8
Analista
9
Dirección Técnica del Presupuesto Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorias Administrativas APRAONSEC-
Subdirección de RRHH
33
Subdirectora
Subdirección de Recursos Humanos
10
Actividad Recibe documentación si existe alguna corrección sino continúa con el procedimiento. Recibe Acuerdo de aprobación por parte de la Secretaría de la Presidencia, conjuntamente con los contratos originales. Ejecuta Acuerdo Administrativo de prórroga de Contratos y envía a través de un oficio a la Dirección Técnica de Presupuesto Realiza prórrogas de Contratos ante la Oficina Nacional de Servicio Civil –ONSEC- al Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas Elabora providencia donde consta que reciben expediente para la prórroga de contratos bajo el renglón presupuestario 022. Realiza Dictamen y traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas con los antecedentes donde determinan lo procedente en cuanto a la prórroga de contratos bajo el renglón presupuestario 022. Recibe Dictamen de aprobación de prórroga de contratos por parte de APRA. Archiva papelería en el lugar correspondiente Traslada a encargada de Nóminas para poder hacer la ejecución para el pago mensual. Fin del Procedimiento.
DOCUMENTOS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE LABORAL
Currículo Vitae Certificaciones de Estudios Diplomas y / o Títulos acreditados Fotocopia de Cédula de Vecindad o DPI Fotocopia de Carnet de IGSS Fotocopia de Carné del NIT Constancia en Original de Colegiado Activo (Si es Profesional) Fotocopia de un cheque de su cuenta personal en el Banco BANRURAL Fotocopia del Acuerdo Interno de Nombramiento Fotocopia de Acta de Toma de Posesión Fotocopia del Cuadro de Toma de Posesión Una Fotografía Antecedentes Penales y Policíacos vigentes Ficha de Empleado Boleta de Verificación de Datos
34
Subdirección de Recursos Humanos
CONTRATACIÓN DE PERSONAL CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO “022” SERVICIOS DIRECTIVOS TEMPORALES Dirección General
Subdirección de Recursos Humanos
Secretaría General de la Presidencia
INICIO
- Analiza expediente y solicitud -Autoriza la Contratación -Gira instrucción a RRHH para la Contratación
Firma y Sella y devuelve a RRHH
Recibe autorización para la contratación junto con el expediente. Revisa y verifica q toda la papelería este correcta si no llama al interesado que para que la complete. Realiza el Acuerdo de Toma de posesión-Si todo esta bien se elabora el Contrato con la documentación de soporte. Se llama al interesado para firma de contrato y que llene la Boleta de Actualización de Datos, se revisa que todo este bien y se envía a Firma Autoridad Superior
Recibe los Contratos
SI
Envía a Secretaría General de la Presidencia con oficio para autorizar y suscribir contrato de Servicios Directivos Temporales y Acuerdo de aprobación
Recibe documentación
SI Decisión
NO a
35
Subdirección de Recursos Humanos
Decisión
NO
Dirección Técnica de Presupuesto
1/2
Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorias Administrativas -ONSEC-
CONTRATACIÓN DE PERSONAL CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO “022” SERVICIOS DIRECTIVOS TEMPORALES Dirección General
Subdirección de Recursos Humanos
Secretaría General de la Presidencia
Dirección Técnica de Presupuesto
2/2
Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorias Administrativas -ONSEC-
a
Recibe Acuerdo de aprobación
Ejecuta Acuerdo administrativo de aprobación de prórroga de Contratos y envía a través de oficia a la DTP
Realiza prórrogas Contratos ante la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC- Al Depto. de Administración de Puestos Remuneraciones y Auditorias Administrativas
Recibe Dictamen de aprobación de prórroga de contratos por parte de APRA
Archiva papelería
Traslada papelería a encargada de nóminas y salarios para hacer la ejecución para el pago mensual
FIN
36
Subdirección de Recursos Humanos
Realiza Dictamen y traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas donde determinan lo procedente en cuanto la prórroga de contratos bajo el renglón 022
Elabora Providencia para prórroga de contratos bajo el renglón presupuestario 022
Inducción de personal 1.
Definición del procedimiento: Procedimiento que permite conocer el quehacer de la institución a todo el personal que ya ha sido seleccionado y contratado.
2.
Objetivo del Procedimiento:
3.
Proporcionar al empleado de nuevo ingreso toda la información necesaria sobre los deberes y obligaciones que desempeñará.
Normas del Procedimiento:
Es obligatorio que exista una inducción general de la institución al personal de nuevo ingreso.
La finalidad de la Inducción es brindar información general, amplia y suficiente que permita la ubicación del empleado y de su rol dentro de la organización para fortalecer su sentido de pertenencia y la seguridad para realizar su trabajo de manera autónoma.
La primera a nivel Institucional, comprende toda la información general, que permite al empleado conocer la Misión, Visión, Historia y la Estructura Organizacional, Normatividad del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República.
La segunda, denominada Inducción en el Puesto de Trabajo, hace referencia al proceso de acomodación y adaptación, incluyendo aspectos relacionados con rutina, ubicación física, manejo de equipo; y de las relaciones interpersonales dentro y fuera de la Institución si fuera necesario.
37
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República.-CONJUVETítulo del Procedimiento: Inducción de Personal Hoja: 1/2 Número de Pasos: 7 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Unidad Administrativa Paso Departamento Puesto Responsable No. Actividad
6
Recepción, bienvenida al nuevo Empleado Entrega del Manual de Inducción y lectura conjunta y explicación detallada del Manual Recepción de documentación faltante para el expediente Lectura y firma del Acta de Toma de Posesión en caso de ser personal bajo los renglones presupuestarios 011 y 022, y si es bajo el renglón 029, lectura y firma de contrato. Envío de Correo Electrónico interno para presentación del nuevo Colaborador Recorrido por las Instalaciones y presentación formal del nuevo Colaborador a todo el personal Registro, creación de código en Biométrica y capacitación al nuevo empleado, para control de sus entradas y salidas Toma de posesión del nuevo empleado en su puesto de trabajo
7
Inducción en el puesto de trabajo (Ver Anexo No.
Subdirección de RRHH
Técnico/nuevo empleado
1
Subdirección de RRHH
Técnico/nuevo empleado
2
Subdirección de RRHH
Subdirectora
3
Subdirección de RRHH
Técnico
4
Subdirección de RRHH
Subdirectora
5
Subdirección de RRHH Unidad Administrativa
38
Técnico/nuevo empleado /Jefe Inmediato Jefe Inmediato/Compañeros de trabajo
Subdirección de Recursos Humanos
INDUCCIÓN DE PERSONAL Subdirectora de Recursos Humanos
Asistente de RRHH
Jefe Inmediato
Nuevo Empleado
Personal CONJUVE
INICIO
Recepción y Bienvenida al Empleado de Nuevo Ingreso Lectura y explicación detallada del Manual de Inducciòn
Recepción de documentación faltante del Expediente
Lectura y Firma del Acta de Toma de Posesiòn Presentación al Personal de CONJUVE del nuevo colaborador
Envío de Correo Electrónico interno para presentar al nuevo colaborador Recorrido por las Instalaciones y presentación formal del nuevo colaborador a todo el personal Registro, creación de código en Biométrica y capacitación al nuevo empleado para control de sus entradas y salidas
Recorrido por las instalaciones
Presentación al Jefe inmediato del nuevo empleado
Inducción al Puesto
FIN
39
Subdirección de Recursos Humanos
Capacitación de Personal 1. Definición del procedimiento: Este Procedimiento se lleva a cabo a través de la Subdirección de Recursos Humanos a solicitud de la Autoridad superior para realizar capacitaciones al personal de la Institución.
2. Objetivos del Procedimiento: Establecer los pasos a seguir para obtener Capacitación propia o para subordinados, así como en la Programación oficial de Capacitación para todo el personal de la Institución, preparada por la Subdirección de Recursos Humanos.
3. Normas del Procedimiento: La capacitación al personal podrá programarse de acuerdo a la Detección de Necesidades de Capacitación y si se cuenta con apoyo gratuito de otras Instituciones, o bien si existe disponibilidad presupuestaria para este fin. El contenido de la capacitación deberá ser afín al puesto que desempeña el participante o estar orientado a reforzar valores, conductas o principios de Administración Pública
40
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República. –CONJUVETítulo del Procedimiento: Capacitación de Personal Hoja: 1/2 Número de Pasos: 19 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos Departamento Puesto Responsable Paso No. Actividad POR DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Determinación de necesidades de capacitación en la Institución. Solicitud de Capacitación por parte de las Subdirecciones Financiera, Administrativa y Recursos Humanos. Subdirección de RRHH Subdirectora 1 Investigación de cursos de capacitación en Instituciones (INAP, Subdirección de RRHH Técnico de RRHH 2 INTECAP, entre otras) Estudio de factibilidad cursoparticipante y preparación del Plan de Subdirección de RRHH Subdirectora 3 Capacitación Presentación de Plan de Capacitación y solicitud de autorización a la Dirección General del Consejo Subdirección de RRHH Subdirectora 4 Nacional de la Juventud Si los cursos tienen costo, Análisis Subdirección de RRHH del Plan de Capacitación con Dirección General Subdirección Financiera, si no tiene Subdirección Financiera Subdirectora RRHH 5 costo, pasa a punto 10 Con Plan autorizado, solicita Subdirección de RRHH preparación de cheque de pago a Subdirector Financiero Subdirectores 6 Subdirección Financiera Realiza pago a Institución de Capacitación Finiquita pago y traslada comprobantes a Subdirección Mensajero, Institución de Financiera Subdirección Financiera Capacitación 7 Notifica del curso a subdirectores y Subdirección de RRHH Técnico 8 participantes Recibe capacitación en fechas y horarios establecidos Culmina curso de capacitación, recibe diploma de participación Presenta informe y copia del Diploma a Subdirección de Funcionario o Servidor Recursos Humanos Subdirección de RRHH Público 9 Registra y archiva documento de Subdirección de RRHH Técnico 10 acreditación SOLICITUD INDIVIDUAL DE CAPACITACIÓN Funcionario o Solicitud de Capacitación específica a Servidor/Subdirección de la Subdirección de Recursos Subdirección de RRHH Recursos Humanos 1 Humanos Subdirección de RRHH/ Personal Revisión de disponibilidad de cursos otras Instituciones Técnico de RRHH 2 gratuitos. Solicitud de información a Instituciones Subdirección de RRHH Técnico de RRHH 3 de Capacitación.
41
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la Título del Procedimiento: Capacitación de Personal Hoja: 1/2 Número de Pasos: 19 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos Departamento
Subdirección de RRHH
Puesto Responsable
Paso No.
Subdirectora
4
Subdirección de RRHH/Subdirección Financiera
Subdirectores
5
Subdirección de RRHH
Subdirectora
6
Subdirección de RRHH
Subdirectora
7
Subdirección de RRHH
Funcionario o Servidor Público
8
Subdirección de RRHH
Técnico de RRHH
9
42
Subdirección de Recursos Humanos
Actividad Estudio de factibilidad de cursosparticipantes y preparación del Plan de Capacitación Presentación del Plan de Capacitación y Solicitud de autorización a la Dirección General. Si el curso tiene costo, Análisis del Plan de Capacitación con la Subdirección Financiera de la Institución, si no tiene costo pasa al punto 8 Con el Plan autorizado, solicita preparación de cheque de pago a Subdirección Financiera. Realiza pago a Institución que capacitará. Finiquita pago y traslada comprobantes a la Subdirección Financiera. Realiza Notificación del curso a Subdirectores y servidores o interesados. Recibe capacitación en fechas y horarios establecidos. Llenan los listados, de asistencia Finaliza curso de capacitación, recibe diploma de acreditación. Presenta informe del curso y copia del Diploma a Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos Archiva documento de acreditación
CAPACITACIÓN DE PERSONAL Subdirectora de RRHH
Asistente de RRHH
Directora General
Subdirección Financiera
Funcionario o Servidor Público
INICIO
Determina necesidad de Capacitación Investiga cursos de capacitación en Instituciones (INAP, INTECAP,OTRAS)
Estudio de Factibilidad cursoparticipante y preparación del plan de capacitación Presentación de Plan de capacitación para autorización de Dirección General
SI Decisiòn NO
Si todo esta bien abrueba el plan, si no lo devuelve a Recursos Humanos para correciones Si los cursos tienen costo, Análisis del plan con Subdirección Financiera
Con plan autorizado, solicita preparación de cheque de pago
Realiza pago a Institución de capacitación Finiquita el pago y traslada comprobantes al Dirección Financiera y Dirección Ejecutiva
Recibe notificaciòn Notificaciòn
Notificacion
43
Subdirección de Recursos Humanos
a
CAPACITACIÓN DE PERSONAL Subdirectora de RRHH
Tècnico de RRHH
Directora General
Subdirección Financiera
Funcionario o Servidor Público
a
Recibe capacitación en fecha y horarios establecidos
Culmina curso de Capacitación, recibe diploma de participación
Presenta informe y copia del Diploma a Dirección Ejecutiva y Subdirección de RRHH
Recibe, registra y archiva documentación en expediente respectivo
FIN
44
Subdirección de Recursos Humanos
Elaboración de Nómina de Pago 1. Definición del procedimiento: Es el Procedimiento que se lleva a cabo en la Subdirección de Recursos Humanos a través de la Encargada de Nóminas y Salarios y del Sistema de Integrado de Administración Financiera GUATENOMINAS.-Sistema de Nómina y Registro de Personal-.
2. Objetivos del Procedimiento: Establecer los pasos a seguir para ejecución y liquidación de nómina de los distintos renglones presupuestarios 011, 022 Y 029, de una manera eficiente y transparente
3. Normas del Procedimiento: El proceso de liquidación de nómina hará referencia a la nómina del mes cursante siempre teniendo en cuenta el calendario de fechas establecido para ello. El sistema mostrará el estado de los puntos críticos que inciden en el resultado de la nómina a ejecutar. Se sugiere minimizar o eliminar en su totalidad las incidencias encontradas, tomando en cuenta las recomendaciones presentadas. Generar reporte de orden de compra, cuando ya la Subdirección Financiera ha hecho la aceptación del CUR. Genera Reportes: Nómina mensual, Reporte de cuadre de Cur, Resumen programático General Impresión de boletas de pago, esta podrá se impresa una vez que el CUR haya sido aprobado, y hayan sido generados los archivos de acreditamientos y que los datos ya estén contenidos en las tablas históricas del sistema.
45
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República.-CONJUVETítulo del Procedimiento: Elaboración de Nómina de pago de los renglones presupuestarios 011 y 022 Hoja: 1/1 Número de Pasos: 13 Inicia: Encargada de Nóminas y Salarios Finaliza: Encargada de Nóminas y Salarios
46
Departamento
Puesto Responsable
Paso No.
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
1
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas/Contador
2
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
3
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
4
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
5
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
6
Subdirección Financiera
Contador
7
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
8
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
9
Subdirección de RRHH Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas Encargada de Nóminas
10 11
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
12
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
13
Subdirección de Recursos Humanos
Actividad Operar la ejecución y liquidación de Nóminas 011, 022 dentro del Sistema GUATENOMINAS, de conformidad al calendario establecido. Liquidación Mensual .Ejecución de liquidación pagos procesados. Compromiso presupuestario- CUR Genera orden de compra. Genera reporte estado de CUR Genera reporte cuadre de CUR y resumen programático general. Aprueba Nómina mensual dentro del sistema GUATENOMINAS Envía el CUR a Subdirección Financiera Envía CUR a SICOIN, y regresa aprobado a encargada de nómina Generación de archivos, para acreditar a las cuentas bancarias personales de cada servidor público y las personas que prestan un servicio por contrato, sus salarios u honorarios. Aprobación y publicación de archivos de acreditamientos en nómina Nomina de reportes de depósitos monetarios Impresión de boleta de liquidación Nomina de acreditamientos a empleados nuevos Archivo de documentos de nóminas
ELABORACIÓN DE NOMINA DE PAGO DE LOS RENGLONES PRESUPUESTARIOS 011 Y 022 Subdirección de Recursos Humanos
Subdirección Financiera
INICIO
Operar la ejecución y liquidación de Nóminas 011, 022 dentro del Sistema GUATENOMINAS, de conformidad al calendario establecido.
Liquidación Mensual Ejecución de liquidación pagos procesados.
Compromiso presupuestario- CUR-
Genera orden de compra. Genera reporte estado de CUR
Genera reporte cuadre de CUR y resumen programático general.
Aprueba Nómina mensual dentro del sistema GUATENOMINAS
Envía el CUR a Subdirección Financiera
Envía CUR a SICOIN, y regresa aprobado a encargada de nómina
A
47
Subdirección de Recursos Humanos
ELABORACIÓN DE NOMINA DE PAGO DE LOS RENGLONES PRESUPUESTARIOS 011 Y 022 Subdirección de Recursos Humanos
A
Generación de archivos, para acreditar a las cuentas bancarias personales de cada servidor público y las personas que prestan un servicio por contrato, sus salarios u honorarios.
Aprobación y publicación de archivos de acreditamientos en nómina
Nomina de reportes de depósitos monetarios
Impresión de boleta de liquidación
Nomina de acreditamientos a empleados nuevos
Archivo de nóminas
documentos
de
FIN
48
Subdirección de Recursos Humanos
Subdirección Financiera
Manejo de Nómina de Salarios y Honorarios 1. Definición del procedimiento: Procedimiento que permite administrar la nómina mensual de salarios y honorarios del personal del Consejo Nacional de la Juventud.
2. Objetivo del Procedimiento: a. Administrar la nómina mensual de salarios de los renglones presupuestarios 011,022, y 029. b. Realizar Nóminas adicionales mensuales.
3. Normas del Procedimiento:
Es necesario llevar el estricto control para el manejo y control de la nómina de salarios y honorarios.
El encargado de nóminas, debe proporcionar al empleado la hoja de retención de del Impuesto Sobre la Renta –ISR- mensualmente.
El encargado de nóminas resolverá todas las dudas que el empleado presente, en cuanto a su pago dentro de la institución.
Generación de reportes los cuales deben ser enviados al Contador General de CONJUVE.
49
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República. –CONJUVETítulo del Procedimiento: Manejo de Nóminas de Salarios y honorarios Hoja: 1/1 Número de Pasos: 10 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos Departamento
Puesto Responsable
Paso No.
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
1
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
2
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
3
Subdirección de RRHH Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas Encargada de Nóminas
4 5
Subdirección Financiera
Contador
6
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
7
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
8
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
9
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
10
50
Subdirección de Recursos Humanos
Actividad Revisión del Calendario de Fechas para Ejecutar Nómina. Operar la Liquidación de Nóminas 011, 022 y 029, dentro del Sistema GUATENOMINAS Revisa Informes mensuales del Renglón 029 Revisa Facturas y si todo está bien lo acepta y recibe, sino devuelve al interesado para su corrección. Ya corregido lo ingresa al sistema de GUATENOMINAS Ejecución de Nómina, Procedimiento que se utiliza para la liquidación de la misma. Eliminación de nómina: Si quiere eliminar la nómina por cualquier error y/o equivocación. Generación de reporte de de Orden de compra Cuadre de CUR Estado de CUR Resumen Programático General. Generación de reporte de Nómina General. Para poder verificar la nómina y toda su información. Aprobación de la nómina Envío de CUR a SICOIN, cuando se aprueba la nómina deberá enviarse el CUR al SICOIN, para su verificación Generación de archivo de acreditamientos a cuentas Aprobación de archivo de acreditamientos a cuentas Generación de reporte de detalle de depósitos monetarios Para generar Renglones 011 y 022, Ejecución de nóminas, verificar los puestos ya existentes. Ingresar con F5 Nomina mensual, aprobación y envío de CUR Nomina mensual, acreditamientos, generación de archivos y aprobación. Carga y consulta de archivos. Archivar ordenadamente y por renglones en el Leitz respectivo
MANEJO DE NÓMINA DE SALARIOS Y HONORARIOS Subdirección de Recursos Humanos
INICIO
Revisión del Calendario de Fechas para Ejecutar Nómina. Operar la Liquidación de Nóminas 011, 022 y 029, dentro del Sistema GUATENOMINAS
Revisa Informes mensuales del Renglón 029 Revisa Facturas y si todo está bien lo acepta y recibe, sino devuelve al interesado para su corrección. Ya corregido lo ingresa al sistema de GUATENOMINAS
Ejecución de Nómina, Procedimiento que se utiliza para la liquidación de la misma. Eliminación de nómina: Si quiere eliminar la nómina por cualquier error y/o equivocación
Generación de reporte de de Orden de compra Cuadre de CUR Estado de CUR Resumen Programático General. Generación de reporte de Nómina General. Para poder verificar la nómina y toda su información.
Aprobación de la nómina
a
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Subdirección de Recursos Humanos
Subdirección Financiera
MANEJO DE NÓMINA DE SALARIOS Y HONORARIOS Subdirección de Recursos Humanos
Subdirección Financiera
a
Envío de CUR a SICOIN, cuando se aprueba la nómina deberá enviarse el CUR al SICOIN, para su verificación
Generación de archivo de acreditamientos a cuentas Aprobación de archivo de acreditamientos a cuentas Generación de reporte de detalle de depósitos monetarios
Para generar Renglones 011 y 022, Ejecución de nóminas, verificar los puestos ya existentes. Ingresar con F5 Nomina mensual, aprobación y envío de CUR
Nomina mensual, acreditamientos, generación de archivos y aprobación. Carga y consulta de archivos.
Archivar ordenadamente y por renglones en el Leitz respectivo
FIN
52
Subdirección de Recursos Humanos
Permisos al Personal por horas, un día o más de un día 1. Definición del procedimiento: Permite que el personal se acate las disposiciones internas en cuanto a la solicitud de permisos por un período por horas, un día o más de un día.
2. Objetivo del Procedimiento: Solicitar permiso para ausentarse de sus labores, durante algunas horas, un día o durante más de un día hábil.
3. Normas del Procedimiento: Los permisos al personal se gestionan por medio de las Boletas de Permiso, disponibles en la Subdirección de Recursos Humanos, con las respectivas firmas de autorización de cada Director o Subdirector de área. (ver anexos).
53
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos, Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República. –CONJUVETítulo del Procedimiento: Permisos del Personal por horas, un día o más de un día Hoja: 1/2 Número de Pasos: 5 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos Paso Departamento Puesto Responsable No. Actividad Subdirección de RRHH
Servidor Interesado
1
Subdirecciones
Subdirectores
2
Subdirección de RRHH
Subdirectora
3
Dirección Ejecutiva
Director
4
Subdirección de RRHH
Subdirectora
5
54
Subdirección de Recursos Humanos
Solicitud de Boleta en Subdirección de Recursos Humanos y llenado de la misma Solicitud de autorización a su Jefe Inmediato, exponiendo el motivo de su solicitud Solicitud de autorización a la Subdirección de Recursos Humanos, si el permiso es por Horas Solicitud de autorización a la Subdirección de Recursos Humanos, si el permiso es por un día completo o si el permiso es más de un día Entrega de Boleta de Permiso a la Subdirección de Recursos Humanos
PERMISOS AL PERSONAL POR HORAS, UN DÍA O MÁS DE UN DÍA Servidor Interesado
Jefe Inmediato
Subdirectora de Recursos Humanos
Directora General
Director Ejecutivo
INICIO
Solicitud de Boleta y Llenado
Concesión o negociación del Permiso
SI
Decisión NO
Autorización de Permiso por horas
Autorización Permiso por más de un día
Autorización Permiso por un día Entrega de Boleta a RRHH
FIN
55
Subdirección de Recursos Humanos
Evaluación del Desempeño 1. Definición del procedimiento: Permite a la Institución que evalué el desempeño de cada trabajador de la Institución para medir la eficacia del trabajo ejecutado y realizar los ajustes que le permitan lograr sus objetivos.
2. Objetivo del Procedimiento: Dar cumplimiento al Artículo 73 de la Ley de Servicio Civil y 44 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil, para evaluar y calificar el rendimiento de los servidores públicos.
3. Normas del Procedimiento: Todo servidor público debe ser evaluado por su Jefe Inmediato, al concluir su período de prueba, para determinar si es declarado empleado regular; una vez al año en Evaluación Ordinaria programada a todo el personal y en Evaluaciones Extraordinarias para determinar si es merecedor de ascenso, adiestramiento o incremento de salario, de acuerdo con la escala correspondiente y con las posibilidades del Estado. “Ley de Servicio Civil, ARTÍCULO 73. EVALUACIÓN. Toda autoridad nominadora, bajo su responsabilidad, de acuerdo con el reglamento respectivo, y por medio de cada uno de los jefes de dependencias, debe evaluar por lo menos una vez al año a todos los servidores públicos bajo su supervisión. Esta evaluación debe servir de base para recomendar ascensos, adiestramiento o incrementos de salarios, de acuerdo con la escala correspondiente y con las posibilidades del Estado.”
56
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República. –CONJUVETítulo del Procedimiento: Evaluación del Desempeño Hoja: 1/2 Número de Pasos: 9 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos Paso Departamento Puesto Responsable No. Actividad Subdirección de RRHH
Subdirectora
1
Subdirección de RRHH
Técnico
2
Subdirecciones
Director/Subdirector/ Encargado
3
Subdirecciones
Subdirectores
4
Subdirección de RRHH
Subdirectora
5
Subdirecciones
Subdirectores
6
Subdirección de RRHH
Subdirectora
7
Subdirección de RRHH
Técnico
8
Subdirección de RRHH
Técnico
9
57
Subdirección de Recursos Humanos
Preparación del formulario de Evaluación del Desempeño (Ver Formulario Anexo No. ) Traslado de los formularios de sus subalternos a cada Subdirector ó Jefe Inmediato Evaluación del Desempeño de cada subordinado Entrega de formularios de Evaluación a la Subdirección de Recursos Humanos (ver anexo No. 8) Calificación y tabulación de resultados de Evaluación del Desempeño Comunicación y explicación de los resultados, a l personal evaluado Notificación de resultados de Evaluación del Desempeño a Autoridades Superiores y a Oficina Nacional de Servicio Civil (es Obligación de la Institución pasar estos resultados del personal 011 y personal 022) Entrega de fotocopia de su Evaluación al personal evaluado Archivo de documentación
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Subdirectora de Recursos Humanos
Técnico de RRHH
Subdirector de Área
INICIO
Preparación de Formulario
Traslado de Formulario a Subdirectores
Evaluación de Subordinados
Calificación y Tabulación de Resultados
Entrega de Formulario a Recursos Humanos
Comunicación de Resultados al Personal
Notificación de Resultados a Autoridades y ONSEC Entrega de Fotocopia a Evaluado
Archivo de Documentación
FIN
58
Subdirección de Recursos Humanos
Destitución, Renuncia, Remoción y Pago de Prestaciones e Indemnización cuando corresponda de los Renglones Presupuestarios 011 y 022. 1. Definición del procedimiento: La Cancelación de Nombramientos 011 y 022 por Destitución, Renuncia o Remoción, estará a cargo de la Autoridad Superior para dictaminar las disposiciones internas en cuanto el pago de prestaciones, se utilizará la Guía de pago proporcionada por la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC.
2. Objetivo del Procedimiento: Realizar las gestiones legales necesarias para dar por concluida la relación laboral de un Servidor con El Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República, ubicado bajo el Renglón Presupuestario “011 Personal Permanente” ó “022 Personal por Contrato”. Servicios Temporales.
3. Normas del Procedimiento: 4. La Destitución de un servidor la podrá realizar la Autoridad Superior del Consejo Nacional de la Juventud, siguiendo el procedimiento que para el efecto establece la Ley de Servicio Civil y su Reglamento reglamento.
59
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República.CONJUVETítulo del Procedimiento: Destitución, Renuncia, Remoción y Pago de Prestaciones e Indemnización cuando corresponda de los Renglones Presupuestarios 011 y 022. Hoja: 1/2 Número de Pasos: 18 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Dirección General Departamento
Puesto Responsable
Paso No.
Subdirectora de RRHH
Subdirectora
1
Asesoría Jurídica
Asesora
2
Subdirección de RRHH
Subdirectora
3
Dirección General
Directora
4
Subdirección de RRHH
Subdirectora
5
Subdirecciones
Subdirectores/colaborador destituido
6
Subdirección de RRHH
T écnico
7
Subdirector de RRHH
Subdirectora
8
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
9
Subdirección de RRHH
T écnico
10
Subdirección de RRHH
T écnico
11
Subdirección de RRHH
T écnico
12
Subdirección de RRHH
Subdirectora
13
Subdirección de RRHH
Asesoría Jurídica
14
Subdirección de RRHH
Subdirector Financiero
15
Subdirección de RRHH
Subdirectora
16
Subdirección de RRHH
Subdirectora
17
Dirección General
Directora
18
Actividad
POR DESTITUCIÓN O REMOCIÓN Se recibe la Instrucción del Despacho Superior Elaboración del Acuerdo Interno de Remoción (011) ó Acuerdo Administrativo de Rescisión de Contrato (022) Asigna registro y enumeración del Acuerdo Firma del Acuerdo Notificación de la acción al empleado Elaboración y firma del Acta de Entrega del Puesto Preparación de cuadros de Movimiento de Personal (Aviso de Entrega de Puesto) Revisión y firma de Cuadros de Movimiento de Personal Registro del Movimiento en Guatenóminas Entrega de cuadros de Movimiento de Personal en ONSEC Envío de avisos correspondientes a Contraloría General, (Contratos, Probidad) Secretaría General de la Presidencia y otros Recepción de solicitud del ex servidor, para pago de Prestaciones Laborales Preparación de expediente y envío a Dirección de Asesoría Jurídica con solicitud de Dictamen Recepción de Dictamen para pago de Prestaciones Laborales a servidor destituido, Finiquito Laboral. Envío de Dictamen y expediente a Subdirección Financiera Preparación de Pago. Realiza pago y solicita firma de Finiquito Laboral a servidor destituido.
POR RENUNCIA:
60
Subdirección de Recursos Humanos
Recepción de Carta de Renuncia, remitida por el Servidor Traslado de Carta de Renuncia para autorización de la Dirección General. Con Renuncia aceptada, sigue procedimiento en Punto 2
Destitución, Renuncia, Remoción y Pago de Prestaciones e Indemnización
1/2
cuando corresponda de los Renglones Presupuestarios 011 y 022. Subdirectora de Recursos Humanos
Directora General
Asistente de RRHH
INICIO
Recepción de Instrucción del Despacho Superior
Recepción de carta de Renuncia
Autorización carta de Renuncia
Elaboración de Acuerdo
Firma de Acuerdo
Trámite de Registro de Acuerdo
Notificación al Empleado
Elaboración y firma de Acta
Preparación de Cuadros de Movimiento
Revisión y firma de Cuadros
Registro en GUATENÓMINAS
Recepción de solicitud de pago de prestaciones
1
61
Subdirección de Recursos Humanos
Entrega de Cuardros a ONCEC
Envío de Avisos a Contraloría y otros
Subdirector Financiero
Destitución, Renuncia, Remoción y Pago de Prestaciones e Indemnización
2/2
cuando corresponda de los Renglones Presupuestarios 011 y 022. Subdirectora de Recursos Humanos
Directora General
Asistente de RRHH
Subdirector Financiero
1
Preparación de Expediente Asesoría Jurídica
Recepción de Dictamen para pago de Prestaciones
Envío de Dictamen a Subdirección Financiera
Preparación de Pago y Finiquito
Realiza pago y firma Finiquito
FIN
62
Subdirección de Recursos Humanos
Gestiones ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social 1. Definición del procedimiento: Permite conocer las disposiciones internas y legales aplicables del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. -IGSS-
2. Objetivo del Procedimiento: Realizar las gestiones que necesite el personal del Consejo Nacional de la Juventud, para recibir servicios del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS- y sus beneficiarios.
3. Normas del Procedimiento: La Constitución Política de la República en su Artículo 100 y la Ley Orgánica del IGSS, Decreto 295, Capítulo III, artículo 27, establece que todo servidor del Estado, debe contribuir financieramente con un porcentaje de su sueldo mensual y tiene derecho a recibir prestaciones de acuerdo al régimen que administra la Institución.
63
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República. –CONJUVETítulo del Procedimiento: Gestiones ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSSHoja: 1/2 Número de Pasos: 17 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos Departamento AFILIACIÓN
Puesto Responsable
Paso No.
Subdirección de RRHH
Subdirectora
1
Subdirección de RRHH
T écnico
2
Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
T rabajador
3
Actividad Interesado solicita formulario a Subdirección de Recursos Humanos
la
Llenado de formulario de IGSS DDD112, con datos del empleado Presentación ante Oficinas Centrales del IGSS, con formularios completos. Realización de trámite de Carné Recepción de número y Carné de afiliación (Ver Anexo No. 3 Formulario del IGSS)
CERTIFICADOS DE TRABAJO
Subdirección de RRHH
T écnico
1
Subdirección de RRHH
Subdirectora
2
Subdirección de RRHH
T rabajador
3
Recepción de solicitud de Certificado de Trabajo para el IGSS Elaboración de Certificado de Trabajo Firma y sella Certificado de trabajo y entrega al interesado (Ver anexo No. 4 Certificado del IGSS) Presentación de Constancia de haber asistido a Consulta Médica al IGSS
SUSPENSIÓN DE TRABAJO
Subdirección de RRHH
T écnico
1
Subdirección de RRHH
Subdirectora
2
Subdirección de RRHH
T écnico
3
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
4
Subdirección de RRHH
T écnico
5
Recepción de Aviso de Suspensión del IGSS (puede ser por Enfermedad, por Accidente o por Maternidad), aplica renglones 011 y 022 Preparación de Acta de Suspensión de Trabajo. Revisión y firma del Acta de Suspensión Elaboración de cuadro de Movimiento de Personal (Aviso de Entrega) ante la ONSEC Registro de Movimiento de Personal en Guatenóminas Archivo de Documentación y avisos correspondientes
FINALIZACION DE SUSPENSIÓN DE TRABAJO
64
Subdirección de RRHH
T rabajador
1
Subdirección de RRHH
T écnico
2
Subdirección de RRHH
T écnico
3
Subdirección de RRHH
Encargada de Nóminas
4
Subdirección de RRHH
T écnico
5
Subdirección de RRHH
T écnico
6
Subdirección de Recursos Humanos
Presentación de Aviso de Alta extendido por el IGSS, en Dirección de Recursos Humanos Preparación y firma de Acta de Toma de Posesión Elaboración de cuadro de Movimiento de Personal (Aviso de Toma de Posesión) y firmas correspondientes Registro de cuadro de Movimiento de Personal en Guatenóminas Entrega de cuadro de Movimiento de Personal ante ONSEC Archivo de documentación
GESTIONES ANTE EL IGSS -AFILIACIÓNTècnico de RRHH
Trabajador Interesado
INICIO
Llenado de Formulario DRPT-59
Se presenta a Oficinas del IGSS
Realiza Trámite de Carné
Recibe Número y carnet de Afiliación
Entrega Fotocopia de Carnet
FIN
65
Subdirección de Recursos Humanos
GESTIONES ANTE EL IGSS -CERTIFICADO DE TRABAJOTrabajador Interesado
Tècnico de RRHH
Subdirectora de RRHH
INICIO
Solicitud de Certificado Para Consulta Médica al IGSS
Elaboración de Certificado del IGSS
Firma y Sellado de Certificado
Recibe certificado y se presenta al IGSS
Presentación de Constancia de haber asistido al IGSS
Recepción de constancia y archivo de papelería expediente respectivo
FIN
66
Subdirección de Recursos Humanos
GESTIONES ANTE EL IGSS -SUSPENSIÓN DE TRABAJOTècnico de Recursos Humanos
Subdirectora de Recursos Humanos
INICIO
Recepción de Aviso de Suspensión de Trabajo Preparación del Acta de Suspensión de Trabajo
Revisión y Firma de Acta de Suspensión
Elaboración de Cuadro de Movimiento de Personal Registro de Movimiento en GUATENÓMINAS
Presentación de Documentación en ONSEC
Archivo de Documentos
FIN
67
Subdirección de Recursos Humanos
GESTIONES ANTE EL IGSS -FINALIZACIÓN SUSPENSIÓN DE TRABAJO Tècnico de RRHH
Subdirección de Recursos Humanos
INICIO
Recepción de Aviso de Alta del IGSS
Preparación y Firma de Acta de Toma de Posesión
Preparación y trámite firmas en cuadro de Movimientos de Personal
Registro en GUATENOMINAS
Entrega de Documentación en ONSEC
Archivo de Documentos
FIN
68
Subdirección de Recursos Humanos
CERTIFICADO DE TRABAJO DEL IGSS INSTRUCCIONES DE LLENADO. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Datos del trabajador Datos del patrono Relación laboral al momento adquirir los servicios del IGSS (maternidad, accidente ó enfermedad) Detalle de los últimos seis salarios recibidos Indicar si el salario es en base a comisión Especificar si recibe alguna bonificación y si esta afecta al pago de cuotas Solo en caso de licencia o desempleo (fecha en la que inició la licencia / fecha en la que dejó de ser trabajador de la empresa) Lugar y Fecha en la que asistirá al IGSS Firma del Patrono o su Representante Nombres y Apellidos completos del Patrono o su Representante Sello de la dependencia Nombres y Apellidos completos del Jefe Inmediato del informante Firma del Jefe Inmediato del informante
69
Subdirección de Recursos Humanos
Programación de Vacaciones 1. Definición del procedimiento: Permite conocer las disposiciones internas y legales aplicables de control de goce de Vacaciones del Personal Permanente y Personal de Servicios Temporales.
2. Objetivo del Procedimiento: Realizar las gestiones necesarias para autorizar el disfrute de Vacaciones al personal, de acuerdo con el Reglamento de la Ley de Servicio Civil.
3. Normas del Procedimiento: El Reglamento de la Ley de Servicio Civil, en sus artículos del 51 al 59 establecen los derechos, obligaciones y prohibiciones de los servidores públicos, en lo que respecta a Vacaciones.
70
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República.-CONJUVETítulo del Procedimiento: Programación de Vacaciones Hoja: 1/2 Número de Pasos: 8 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos Paso Departamento Puesto Responsable No. Actividad Subdirección de RRHH
Subdirectora
1
Subdirecciones
Subdirectores
2
Subdirección de RRHH
Subdirectora
3
Dirección General
Directora
4
Subdirección de RRHH
Subdirectora
5
Subdirección de RRHH
Subdirectora
6
Subdirecciones
Subdirectores
7
Subdirección de RRHH
Técnico
8
71
Subdirección de Recursos Humanos
Cálculo de los días de vacaciones que corresponden a cada trabajador y traslado al Subdirector correspondiente Programación de Vacaciones, de acuerdo a lo que establece el Reglamento de la Ley de Servicio Civil (estas podrán ser interrumpidas por necesidades de la Institución). Presentación de cuadro de vacaciones para autorización a Dirección General del Consejo Nacional de Juventud de la Presidencia de la República – CONJUVEAprobación del Cuadro de Vacaciones del personal.
Publicación de la Programación de Vacaciones Preparación de Constancias de Vacaciones para cada trabajador. Firmas de constancias de vacaciones Programación de personal suplente en Vacaciones Archivo de Constancias de Vacaciones en el expediente respectivo (ver anexos No. 5 y 6)
PROGRAMACIÓN DE VACACIONES Subdirectora de Recursos Humanos
Subdirectores de CONJUVE
Tècnico de RRHH
INICIO
Cálculo de Vacaciones del Personal
Programación de Vacaciones por Subdirecciónes
Trámite de Autorización por la Directora General
Publicación de Programación de Vacaciones Preparación de Constancias de Vacaciones
Firma de constancia con el Personal
Programación de Personal suplente
Archivo de Documentación
FIN
72
Subdirección de Recursos Humanos
Rotación de Personal 1. Definición del procedimiento: Permite conocer las disposiciones internas y legales aplicables de rotación de personal, para que los puestos no queden descubiertos según la necesidad y de acuerdo al servicio que se presta.
2. Objetivo del Procedimiento: Identificar y designar al personal que cubrirá puestos de forma temporal, por ausencia del personal titular, ya sea por vacaciones, suspensiones, licencias o ausencias prolongadas.
3. Normas del Procedimiento: El Reglamento de la Ley de Servicio Civil, en su Artículo 53, establece que las autoridades correspondientes deberán, bajo su estricta responsabilidad, designar anticipadamente al personal necesario que cubra con eficiencia los servicios correspondientes, en casos de Vacaciones de los titulares. En el Consejo Nacional de la Juventud, cada Subdirector de Área, es responsable de designar al personal que realizará con eficiencia las atribuciones del personal ausente, pudiendo para el efecto, distribuir estas atribuciones entre dos o más subalternos, de acuerdo a sus propias responsabilidades.
73
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República. –CONJUVETítulo del Procedimiento: Rotación de Personal Hoja: Número de Pasos: Inicia: Finaliza: Paso Departamento Puesto Responsable No. Actividad Reunión con Directores de Área para designar al personal suplente, cuando estén de vacaciones, o tengas suspensiones de trabajo, o permisos por tiempo prolongado. Comunicación verbal y/o escrita al personal que suplirá ausencias, vacaciones o suspensiones de permisos por tiempo prolongado.
Subdirecciones
Subdirectores
1
Subdirección de RRHH
Subdirectora
2
Subdirección de RRHH
Subdirectora
3
Notificación a los Subdirectores de Área para que tenga conocimiento de quien suplirá a la persona.
Subdirección de RRHH
Subdirectora
4
Control y verificación de cumplimiento de las designaciones de personal suplente
74
Subdirección de Recursos Humanos
ROTACIÓN DE PERSONAL Subdirectora de Recursos Humanos
Subdirectores
INICIO
Revisión de Programación de Vacaciones o Ausencias
Reunión para Designación de Suplentes
Comunicación Verbal o Escrita a Suplentes
Control y verificación de cumplimiento de suplencias
FIN
75
Subdirección de Recursos Humanos
Aplicación de Control de Expedientes 1. Definición del procedimiento: Permite llevar un mejor control de expedientes administrativos tanto del personal activo como el personal inactivo del Consejo Nacional de la Juventud, en los distintos renglones presupuestarios.
2. Objetivo del Procedimiento: Establecer Control de Expedientes del Personal que son solicitados por las Subdirecciones o Dirección General del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República, para llevar un registro de los expedientes que ingresan y salen de la Subdirección de Recursos Humanos. 3. Normas del Procedimiento: La Aplicación de Control de Expedientes, está a cargo de la Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud, y estará al servicio de las autoridades y del personal que en determinado momento necesite realizar algún trámite de los expedientes que se tienen dentro del Archivo, para ello deberán anotarse en el libro de control de expedientes que tiene la Subdirección de Recursos Humanos.
76
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República. –CONJUVETítulo del Procedimiento: Aplicación de Control de Expedientes Hoja: Número de Pasos: Inicia: Finaliza: Paso Departamento Puesto Responsable No. Actividad
Subdirección de RRHH
Subdirectora
1
Subdirección de RRHH
Técnico
2
Subdirección de RRHH
Subdirectora
3
Subdirecciones
Subdirectores
4
Subdirección de RRHH
Técnico
5
Subdirecciones
Subdirectores
6
Subdirección de RRHH
Técnico
7
77
Subdirección de Recursos Humanos
Revisión de expedientes del personal activo e inactivo del Consejo Nacional de la Juventud. Lleva el control y seguimientos de los expedientes del personal Cuando es necesario prestar un expediente, autoriza su salida. Solicitan expediente para algún trámite Anota en el libro de control de préstamo de expedientes la hora fecha y nombre y firma de la persona que se lleva el expediente Devuelve el expediente respectivo a Recursos Humanos Recibe expediente , lo descarga del libro de control de préstamo de expediente y lo archiva en su lugar respectivo.
APLICACIÓN DE CONTROL DE EXPEDIENTES Tècnico de Recursos Humanos
Subdirectora de Recursos Humanos
Subdirector de Unidad/o interesado
INICIO
Revisión de expedientes del personal activo e inactivo de CONJUVE
Lleva control y seguimiento de expedientes del personal Cuando es necesario autoriza salida de Expediente Solicitan expediente para algún trámite
Se anota en el libro de control de préstamo de expedientes
Devuelve el expediente
Recibe y Archiva el Expediente
FIN
78
Subdirección de Recursos Humanos
Delegación de Suscripción de contratos por Servicios Técnicos y/o Profesionales 1. Definición del procedimiento: Procedimiento que lleva a cabo a través de un oficio que gira la Dirección General del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República, donde delega a la Secretaría General de la Presidencia la suscripción de contratos individuales bajo el renglón presupuestario 029.
2. Objetivo del Procedimiento: Determinar y establecer los pasos y funciones a seguirse apegadas a la Ley, para dar cumplimiento a la Delegación de suscripción de contrato 029 por parte del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República.
3. Normas del Procedimiento: Conforme a lo prescrito en los artículos 47 párrafo tercero de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República, y sus reformas, y Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado; Acuerdo Gubernativo número 405-96 de fecha 23 de Septiembre de 1996; literal e) Da la facultad a la Dirección General del Consejo Nacional de la Juventud para otorgar la delegación para firma de contratos.
79
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República. –CONJUVETítulo del Procedimiento: Delegación de Suscripción de Contratos por servicios Técnicos y/o Profesionales. Hoja: 1/2 Número de Pasos: 11 Inicia: Dirección General Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos Departamento
Dirección General
Puesto Responsable
Directora
Paso No.
Actividad
1
Realiza la solicitud de Delegación para la Suscripción de Contratos bajo el renglón 029 del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República, ante la Secretaría General de la Presidencia de la República.
Secretaría General de la Presidencia
Analista de Contrataciones
2
Secretaría General de la Presidencia
Analista de Contrataciones
3
A requerimiento de la Institución, se le da ingreso a su solicitud de Delegación con su expediente en el Sistema de Control de Expedientes de la Secretaría General de la Presidencia, asignándoles un número de control interno. Confrontación, revisión y evaluación de que el expediente cumpla con todos los requisitos de fondo y forma contenidos en la Ley de Contrataciones del Estado, Reglamento y sus reformas, así como leyes conexas.
EXPEDIENTE INCORRECTO Devolución del expediente por medio de notificación y fin del procedimiento Secretaría General de la Presidencia
Analista de Contrataciones
4
EXPEDIENTE CORRECTO
80
Director de Análisis de Contrataciones de la Secretaría General de la Secretaría General de la Presidencia Presidencia de la República
5
Señor Secretario General, Secretaría General de la Presidencia Subsecretario General
6
Emisión de proyecto de resolución para otorgar la suscripción del o de los contratos
Secretaría General de la Presidencia
Analista de Contrataciones
7
Subdirección de RRHH
Subdirectora
8
Subdirección de RRHH
Subdirectora
9
Subdirección de Recursos Humanos
Firmas del Secretario y Subsecretario General Descargo del expediente del Sistema de Control de Expedientes y notificación de la resolución a la dependencia interesada Recibe la Resolución aprobada para la suscripción de contratos para el personal del Consejo Nacional de la Juventud para continuar con el procedimiento Elabora contrato y llama al interesado para que cumpla con el pago de la fianza respectiva y lo manda a firma a la Dirección General.
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la Título del Procedimiento: Delegación de Suscripción de Contratos por servicios Técnicos y/o Profesionales. Hoja: 1/2 Número de Pasos: 11 Inicia: Dirección General Finaliza: Subdirección de Recursos Humanos
81
Departamento
Puesto Responsable
Paso No.
Dirección General
Directora
10
Subdirección de RRHH
Subdirectora
11
Subdirección de Recursos Humanos
Actividad Firma el Contrato respectivo y lo devuelve a la Subdirección de Recursos Humanos para que continúe el trámite respectivo. Envía nuevamente a Secretaría General de la Presidencia de la República, y continúa con el procedimiento siguiente. La Delegación de Contrato finaliza en este paso.
DELEGACIÓN DE SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS Analista de Contrataciones
Director de Análisis de Contrataciones
Señor Secretario y Subsecretario General
Subdirectora de Recursos Humanos CONJUVE
INICIO
Ingreso de expediente al Sistema
Confrontación y Evaluación de expediente
si Expediente correcto?
Emisión de Proyecto de Resolución
Devolución de exprediente conprovidencia
Revisión de Proyecto y emisión de Resolución
NO
Firma de Resolución de Delegación
1
Recibe notificación de la Resolución de aprobación de la Delegación
Descargo del sistema y notificación al interesado
Elabora contrato y se envía nuevamente a la Secretaría General para que continué el próximo procedimiento
Archivo de Expediente y Original de la Resolución
FIN
82
Subdirección de Recursos Humanos
1
Acuerdo Administrativo de aprobación de Contratos Personales 1. Definición del procedimiento: Procedimiento que permite contar con el Acuerdo de aprobación de la Suscripción del Contrato, bajo el renglón 029.
2. Objetivo del Procedimiento: Determinar y establecer los pasos y funciones a seguirse para dar cumplimiento al Acuerdo de Aprobación, correspondiente a los contratos de servicios personales.
3. Normas del Procedimiento: Conforme a lo prescrito en los artículos 47 párrafo tercero de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República, y sus reformas, 26 segundo párrafo del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado; 1 del Acuerdo Gubernativo número 232-2000 de fecha 19 de mayo del año 2000, que reforma el segundo párrafo del artículo 26 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo número 1056-92 de fecha 22 de diciembre de 1992; 7 literal l) del Reglamento Orgánico Interno de la Secretaría General de la Presidencia de la República, contenido en Acuerdo Gubernativo número 11-2007, de fecha 15 de enero de 2007; que da la facultad al Secretario General de la Presidencia para otorgar la delegación para firma de contratos a la Autoridad Superior de las dependencias interesadas del Organismo Ejecutivo.
83
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República. –CONJUVETítulo del Procedimiento: Acuerdo de aprobación de contratos personal de servicios Técnicos y Profesionales. Hoja: 1/2 Número de Pasos: 12 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Contraloría General de Cuentas Departamento
Puesto Responsable
Paso No.
Actividad Envío de Contratos y solicitud de Acuerdo de aprobación a la Secretaría General de la Presidencia de la República.
Subdirección de RRHH
Subdirectora
1
Secretaría General de la Presidencia de la República
Analista de Contrataciones
2
Secretaría General de la Presidencia de la República
Analista de Contrataciones
3
A requerimiento de la dependencia interesada, se le da ingreso a la solicitud con su expediente en el Sistema de Control de Expedientes del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República, asignándole un número de control interno Revisión y evaluación de que el expediente cumpla con todos los requisitos legales de fondo y forma, contenidos en la Ley de Contrataciones del Estado, Reglamento y sus reformas, así como leyes conexas
4
Devolución de expediente por medio de Providencia y fin del procedimiento
EXPEDIENTE INCORRECTO? Secretaría General de la Presidencia de la República
Analista de Contrataciones de la Secretaría General
EXPEDIENTE CORRECTO? Secretaría General de la Presidencia de la República
Director de Análisis de Contrataciones de la Secretaría General
5
Secretaría General de la Presidencia de la República
Director de Análisis de Contrataciones de la Secretaría General
6
Secretaría General de la Presidencia de la República
Secretario General, Subsecretario General
7
Secretaría General de la Presidencia de la República
Analista de Contrataciones de la Secretaría General
8
Secretaría General de la Presidencia de la República
84
Analista de Contrataciones de la Secretaría General
Subdirección de Recursos Humanos
9
Emisión de proyecto de Acuerdo Administrativo de Aprobación de Contratos de Servicios Personales Revisión del proyecto de Acuerdo Administrativo de Aprobación y emisión del Acuerdo Administrativo de Aprobación de Contratos de Servicios Personales Firmas del Secretario y Subsecretario General Descargo del expediente del Sistema de Control de Expedientes, registro y posterior notificación del Acuerdo Administrativo de Aprobación a la dependencia interesada Archivo del expediente y del original del Acuerdo Administrativo de Aprobación de Contratos y devuelve a la Institución con el Acuerdo aprobado.
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la Título del Procedimiento: Acuerdo de aprobación de contratos personal de servicios Técnicos y Profesionales. Hoja: 1/2 Número de Pasos: 12 Inicia: Subdirección de Recursos Humanos Finaliza: Contraloría General de Cuentas
85
Departamento
Puesto Responsable
Paso No.
Subdirección de RRHH
Subdirectora
10
Subdirección de RRHH
Subdirectora
11
Contraloría de Cuentas
Unidad de Registro de Contratos
12
Subdirección de Recursos Humanos
Actividad Recibe Acuerdo Administrativo de Aprobación de Contratos y archiva en el expediente respectivo. Envía copia de Acuerdo Administrativo de Probación de Contratos a la Contraloría General de Cuentas Recibe fotocopias y sella el oficio respectivo.
ACUERDO ADMINISTRATIVO DE APROBACIÓN DE CONTRATOS DE SERVICIOS PERSONALES Analista de Contracciones
Director de Análisis de Contrataciones
Señor Secretario y Subsecretario General
Subdirectora de Recursos Humanos
INICIO
Ingreso de expediente al sistema
Confrontación y evaluación de expediente
SI Expediente correcto
Emisión de proyecto de Acuerdo Administrativo
NO
Devolución de expediente con providencia
Revisión de Proyecto y emisión de Acuerdo Administrativo
Firma de Acuerdo Administrativo
1
Descargo del sistema y notificación al interesado
Recibe Acuerdo de Aprovación
Archiva en el Expediente respectivo
Archivo del expediente y original del Acuerdo
FIN
86
1
Subdirección de Recursos Humanos
Control de Marcación en el Sistema Taskontrol 1. Definición del procedimiento: Procedimiento que permite contar con un sistema de marcación tanto de ingreso y egreso del personal, así como llevar un control del horario de almuerzo, donde se puede observar el comportamiento de la puntualidad de los empleados enrolados en el sistema de los renglones 011 y 022.
2. Objetivo del Procedimiento: Determinar y establecer los pasos a seguirse para dar cumplimiento al proceso relacionado con las marcaciones del personal en general.
3. Normas del Procedimiento: La Base de Datos del sistema de Marcaciones Taskontrol, permite que se lleve control en cuanto a los horarios de entradas y salidas, y horarios de almuerzo, del personal que se encuentra enrolado en el sistema básicamente de los renglones 011 y 022, del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República. Normar lo que establecen los Artículos 76 inciso 6, Artículo 75, 76, 77 y 79 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil.
87
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República. –CONJUVETítulo del Procedimiento: Control de Marcaciones en el Sistema Taskontrol Hoja: 1/1 Número de Pasos: 5 Inicia: Dirección Ejecutiva Finaliza: Dirección Ejecutiva Paso Departamento Puesto Responsable No. Actividad
Dirección Ejecutiva
Director
1
Subdirección de RRHH
Subdirectora
2
Subdirección de RRHH
Subdirectora
3
Subdirección de RRHH
Técnico
4
Dirección Ejecutiva
Director
5
88
Subdirección de Recursos Humanos
Gira Instrucciones a la Subdirección de Recursos Humanos para que ingrese en el reloj marcador al personal de nuevo ingreso bajo los Renglones Presupuestarios 011 y 022 Llaman al personal que será enrolado en el sistema de marcación Enrola en el sistema de marcación taskontrol al personal de nuevo ingreso donde le solicitan su huella del dedo índice para colocarlo tres veces en el sistema Verifica en el Sistema de Control de Asistencia que el Registro este bien y agrega los datos en el sistema de la Base de Datos de Taskontrol. Realiza habilitación de marcaciones en el sistema para generar los reportes que son requeridos por la autoridad superior. Recibe reporte mensual de entradas tarde del personal, para la toma de decisión de medidas o sanciones disciplinarias estipuladas por las leyes que rigen la Institución. Gira Instrucciones a los Subdirectores para que realicen las sanciones correspondientes.
CONTROL DE MARCACIONES DEL PERSONAL 011 Y 022 EN EL SISTEMA TASKCONTROL (PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA) Director Ejecutivo
Subdirectora de Recursos Humanos
Técnico en Informática
Personal
Asistente de RRHH
INICIO
Gira Instrucciones a RRHH para que sea enrolado en el sistema el personal bajo los renglones presupuestario 011 y 022
Enrola al personal de nuevo ingreso al sistema TasKontrol Cuando no esta la Encargada enrola en el sistema, se les solicita que coloquen huella del dedo índice 3 veces en el reloj
Entrega reportes solicitados una vez al mes, tanto de entradas y salidas como de marcaciones tarde
FIN
89
Subdirección de Recursos Humanos
Acude a la Subdirección de RRHH para instrucciones de enrolamiento en el sistema de marcación del personal
Genera y habilita registros del sistema para generación de reportes
Elaboración de Actas Administrativas con hojas Movibles de la Contraloría General de Cuentas. -CGC-
1. Definición del procedimiento: Procedimiento que permite contar con un adecuado control de las hojas movibles de la Contraloría General de Cuentas.
2. Objetivo del Procedimiento: Establecer el adecuado control de las hojas movibles para la elaboración de actas administrativas del Consejo Nacional de la Juventud.
3. Normas del Procedimiento: La Subdirección de Recursos Humanos es la encargada de solicitar autorización de hojas movibles a la Contraloría General de Cuentas, para su área únicamente.
90
Subdirección de Recursos Humanos
Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección de Recursos Humanos Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República.-CONJUVETítulo del Procedimiento: Elaboración de Actas Administrativas con hojas movibles de la Contraloría General de Cuentas Hoja: Número de Pasos: Inicia: Finaliza: Paso Departamento Puesto Responsable No. Actividad Subdirección de RRHH
Subdirectora
1
Subdirección de RRHH
Subdirectora
2
Subdirección de RRHH
Subdirectora
3
Subdirección de RRHH
Subdirectora
4
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Subdirección de Recursos Humanos
En la hoja movible con el número de folio correspondiente se suscribe el acta respectiva. Recibe el acta original respectiva para certificarla.. Si la hoja foliada no es utilizada se anula y se hace constar si hubiera un proceso anterior y este no se lleva a cabo Recibe original del acta administrativa y la archiva en el lugar correspondiente.
ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS CON HOJAS MOVIBLES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. Subdirección de Recursos Humanos
INICIO
En la hoja movible con el número de folio correspondiente se suscribe el acta respectiva.
Recibe el acta original respectiva para certificarla
Si la hoja foliada no es utilizada se anula y se hace constar si hubiera un proceso anterior y este no se lleva a cabo
Recibe original del acta administrativa y la archiva en el lugar correspondiente.
FIN
92
Subdirección de Recursos Humanos
93
Subdirección de Recursos Humanos
94
Subdirección de Recursos Humanos
SOLICITUD DE EMPLEO DATOS PERSONALES NOMBRE COMPLETO: DIRECCION ACTUAL: FECHA DE NACIMIENTO: TELEFONO DE CASA:
TELEFONO No. CELULAR:
TIPO DE SANGRE:
FECHA DE NACIMIENTO:
EDAD:
CEDULA DE VECINDAD:
EXTENDIDA EN: DPI: ESTADO CIVIL:
No. DE AFILIACION DEL IGSS
ULTIMO GRADO CURSADO: ESTA ESTUDIANDO ACTUALMENTE:
HORARIO:
PROFESION:
ESTADO CIVIL
OTROS POSEE VEHICULO: TIENE LICENCIA DE CONDUCIR: TIENE LICENCIA DE PORTACION DE ARMA:
95
Subdirección de Recursos Humanos
FECHA DE VENCIMIENTO:
CONSUME BEBEIDAS ALCOHOLICAS: FUMA:
FRECUENCIA: FRECUENCIA:
TIENE FAMILIARES EN LA INSTITUCION:
DATOS DEL CONYUGUE DEL SOLICITANTE NOMBRE DEL CONYUGE: PROFESION: LUGAR DONDE TRABAJA: TELEFONO:
EDAD:
DATOS DE LOS HIJOS DEL SOLICITANTE NOMBRE
EDAD
FECHA DE NACIMIENTO
DIRECCION ACTUAL
OCUPACION
DIRECCION
DATO DE LOS PADRES DEL SOLICITANTE NOMBRE
EDAD
CUENTA BANCARIA MONTETARIA NOMBRE DE LA CUENTA
96
NO. DE LA CUENTA
Subdirección de Recursos Humanos
BANCO
HISTORIAL DE TRABAJO Y REFERENCIA LABORALES Nombre de la Empresa: Dirección Completa: Puesto Desempeñado: Fecha de Ingreso:
Fecha de retiro:
Nombre y puesto del jefe inmediato: Motivo de retiro:
sueldo devengado:
Nombre de la Empresa: Dirección Completa: Puesto Desempeñado: Fecha de Ingreso:
Fecha de retiro:
Nombre y puesto del jefe inmediato: Motivo de retiro:
sueldo devengado:
QUIEN LO RECOMENDO? INDIQUE EL NOMBRE DE DOS PERSONAS CON SUS RESPECTIVOS TELEFONOS QUE PUEDAN DAR REFERENCIAS SUYAS: NOMBRE: TELEFONO: NOMBRE: TELEFONO: TELEFONO PARA INFORMAR SI SU SOLICITUD HA SIDO ACEPTADA:
97
Subdirección de Recursos Humanos
PREGUNTAR POR:
AUTORIZACIÓN YO EL INFRASCRITO, DECLARO QUE LOS DATOS APORTADOS POR MI PERSONA EN ESTA SOLICITUD SON VERDADEROS, CORRECTOS Y COMPLETOS, Y ENTIENDO QUE SI OMITO DATOS EN ESTA SOLICITUD, SE PODRA CONSIDRAR COMO SOLICITUD DENEGADA, ASI MISMO AUTORIZO A LA INSTITUCION PARA QUE LLEVE A CABO UNA INVESTIGACION COMPLETA DE MI PERSONA POR EL MEDIO QUE ESTIME CONVENIENTE
Guatemala,
de
de 20
Firma del Solicitante:
98
Subdirección de Recursos Humanos
99
Subdirección de Recursos Humanos
FORMULARIO PARA INDUCCIÓN PERSONAL Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República -CONJUVENombre del Empleado Fecha de realización: ___ /___ /___ Nuevo Ingreso SI NO Código FI-001 Hora de Inicio: Hora de Finalización:
1. Objetivo Permitirle al nuevo empleado conozca de la Institución, en su parte estructural (organización), sus políticas, aspectos generales, conozca sus funciones, entre otras cosas. Se dará al personal de nuevo ingreso una inducción con la siguiente información:
Aspectos Generales de la Institución Impartido Historia de la Empresa Estructura organizacional Misión y Visión Valores Nombre y funciones de los Directores Descripción de los servicios que da la Institución Sistema de Gestión de Calidad de la Institución Sistema de pago salarial Horarios, vacaciones y feriados Permisos e Incapacidades
100
Subdirección de Recursos Humanos
No Impartido
FORMULARIO PARA INDUCCIÓN PERSONAL
Impartido
No Impartido
Impartido
No Impartido
Presentaciones Directores y Subdirectores Compañeros de oficina
Funciones y deberes específicos
Descripción del puesto Funciones que va a tener a cargo Relación que tienen esas funciones con otros Puestos Ubicación del puesto de trabajo
Nombre del Trabajador:
Firma del Trabajador:
Nombre del Facilitador:
Firma del Facilitador:
101
Subdirección de Recursos Humanos
102
Subdirección de Recursos Humanos
103
Subdirección de Recursos Humanos
104
Subdirección de Recursos Humanos
105
Subdirección de Recursos Humanos
CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD C O N J U V E SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS SOLICITUD DE DÍAS A CUENTA DE VACACIONES Fecha de Solicitud: Nombre del Empleado: Cargo que desempeña: Renglón Presupuestario:
011
022
Por medio de la presente, solicito me sea(n) autorizado(s) Para ser gozadas del
día (s) a cuenta de mis vacaciones. al
Para retornar a labores el día:
Firma del Empleado
Vo. Bo. Jefe Inmediato
Para uso exclusivo de Subdirección de Recursos Humanos Fecha: Año 2011
Vacaciones correspondientes al período de: Tiene días anticipados a cuenta de vacaciones: Saldo de días pendientes de gozar de períodos anteriores:
SI
Cuántos
Saldo de días pendientes de gozar del período actual:
Autorizado: Autorizadas por: Observaciones:
Vo. Bo. Subdirección de Recursos Humanos :
c.c. File empleados RRHH
106
NO
Subdirección de Recursos Humanos
No Autorizado:
Guatemala,
de
de
Señor (a) Consejo Nacional de la Juventud Por este medio hago de su conocimiento que de conformidad con lo que se establece la Ley de Servicio Civil , y su Reglamento, Decreto 1748 del Congreso de la República, la Subdirección de Recursos Humanos, le autoriza 20 días hábiles de VACACIONES, correspondientes al período: a partir del: al INCLUISVE A:
por lo que reanuda
Labores el día
Partida específica No.:
de
Subdirección OBSERVACIONES: AUTORIZADO PERÍODO VACACIONAL _____________completo. (ic).
Sin otro particular, me suscribo e usted, atentamente,
Subdirección de Recursos Humanos Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República -CONJUVEVo.Bo. Director Ejecutivo c.c. Archivo personal Interesado
107
Subdirección de Recursos Humanos
108
Subdirección de Recursos Humanos
BOLETA DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS SECCIÒN I INFORMACION: OBJETIVO DE LA BOLETA DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS: El Propósito de esta Boleta es actualizar la Base de Datos de la Subdirección de Recursos Humanos, también persigue recopilar información sobre los puestos comprendidos en los renglones presupuestarios 011 y 022 en el Consejo Nacional de la Juventud, que servirán para elaborar el nuevo Manual de Descripciones y Especificaciones de los puestos. SECCIÒN II DATOS GENERALES: Nombre: Estado Civil:
Fecha de Nacimiento:
Correo Electrónico:
Profesión:
Dirección Capital: Dirección Departamental: Municipio:
Departamento:
Tel de casa:
Tel cel.:
DPI o Cédula:
Extendida en: Nit:
Edad: Sexo: F
Estudia actualmente: SI Último Grado Cursado:
Idiomas que habla (Nacionales o Extranjeros)
109
Subdirección de Recursos Humanos
NO
Centro de Estudios:
M
Colegiado Activo No. (Sólo para profesionales
Tipo de Sangre:
Padece de alguna enfermedad: Toma algún Medicamento: Es alérgico(a) alguna medicina: Clave con la que marca en el Reloj
SECCIÓN III INFORMACIÓN FAMILIAR Nombre del Padre: Nombre de la Madre: Teléfono de Casa:
Teléfono Celular:
Nombre del Esposo (a) o conviviente: Lugar de Trabajo:
Teléfono trabajo:
Cédula o DPI
Nit:
No. De Hijos Nombre
Sexo:
Fecha Nac.
Nombre
Sexo:
Fecha Nac.
Nombre
Sexo:
Fecha Nac.
En caso de Emergencia por quien se puede preguntar Dirección: Tel Casa
Tel Celular
SECCIÓN IV INFORMACIÓN LABORAL Título Oficial del Puesto: Título Funcional del Puesto: Ubicación Administrativa: Sección o Departamento: Título Funcional del Puesto del Jefe Inmediato:
110
Subdirección de Recursos Humanos
Supervisa algún puesto SI
NO
Si su respuesta es afirmativa a continuación registre
la cantidad y el título funcional de los puestos que supervisa. No.
Cantidad
Título Funcional de los puestos que Supervisa
SECCIÓN V TAREAS Y PROPÓSTIO PRINCIPAL DEL PUESTO Tareas del Puesto: Describa en el “Cuadro de Tareas” las atribuciones del puesto que ocupa, tomando en cuenta las siguientes instrucciones: Las escalas que a continuación se detallan, sirven para identificar las tareas esenciales del puesto, donde F= Frecuencia, IE=Impacto de Errores, CM= Complejidad Definición de las Variables Frecuencia: ¿Cuál es la frecuencia esperada de esta tarea? Impacto de los errores: ¿Qué tan graves son las consecuencias por un incorrecto desempeño de la tarea? Complejidad: Se refiere al grado de esfuerzo y al nivel de conocimientos y destrezas requeridas para desempeñar la tarea.
111
Para aplicar esta escala hágase las siguientes preguntas ¿Con qué frecuencia se ejecuta esta tarea? Si la frecuencia es variable pregúntese ¿Cuál es la frecuencia típica de ejecución de esta tarea? ¿Qué consecuencias tiene un mal desempeño de la tarea? O ¿Qué tan graves son las consecuencias por un incorrecto desempeño de la tarea? ¿Qué tanto esfuerzo supone desempeñar la tarea? O alternativamente: ¿Requiere el desempeño de esta tarea un elevado grado de conocimientos y habilidades?
Subdirección de Recursos Humanos
Gradación de escalas: Grado
Frecuencia
Grado
Impacto de errores
Grado
Complejidad
5
Todos los días
5
Consecuencias muy graves: pueden afectar a toda la organización en múltiples aspectos.
5
4
Al menos una
4
Consecuencias graves: pueden afectar resultados, procesos o áreas funcionales de la Institución.
4
3
Consecuencias considerables: repercuten negativamente a los resultados o trabajos de otros Consecuencias menores: cierta incidencia en resultados o actividades que pertenecen al mismo puesto.
3
Máxima complejidad: la función demandada el mayor grado de esfuerzo, conocimientos o habilidades. Alta Complejidad: La función demanda un considerable nivel de esfuerzo, conocimientos o habilidades. Complejidad moderada: la función requiere un grado medio de esfuerzo, conocimientos o habilidades. Baja complejidad: la función requiere un bajo nivel de esfuerzo, conocimientos o habilidades.
Consecuencias mínimas poca o ninguna incidencia en funciones o resultados.
1
vez por semana 3
Al menos una vez cada quince días
2
Una vez al
2
mes
1
112
Otro (bimestral, trimestral, semestral, etc)
1
Subdirección de Recursos Humanos
2
Mínima complejidad: la función o actividad requiere un mínimo nivel de esfuerzo, conocimientos o habilidades
Cuadro de tareas
No.
Liste todas las tareas desempeñadas en el puesto
113
Subdirección de Recursos Humanos
Propósito principal del puesto. En razón de las tareas descritas. Describa el propósito principal del puesto. La frase no debe exceder de tres líneas y debe empezar con un verbo en infinitivo (ejemplos: planificar, ejecutar, desarrollar, etc).
Toma de decisiones. Marque con una X el grado de libertad o autonomía que tiene el puesto para toma de decisiones. Toma de decisiones Trabaja siguiendo instrucciones específicas Al surgir un imprevisto, interrumpe su trabajo y consulta para recibir instrucciones Al surgir un imprevisto debe resolverlo e informar tan pronto como se pueda Trabajar siguiendo instrucciones generales Al surgir un imprevisto que afecta el trabajo de otros, lo resuelve con los afectados e informa posteriormente de las decisiones tomadas Trabaja con independencia siguiendo instrucciones técnicas Programa sus actividades para períodos mayores de una semana Trabaja con total independencia Programa sus actividades para períodos mayores de un mes Participa en la programación de los trabajos de otras personas o dependencias Debe de identificar problemas imprevistos, buscarles solución y posteriormente informar
114
Subdirección de Recursos Humanos
Marque con una X
Capacidades, Habilidades, Destrezas y Valores 1
Capacidad Visual
2
Capacidad Auditiva
3
Destreza en dedos y manos
4
Coordinación de vista, mano y pié
5
Aptitud mecánica
6
Fuerza y resistencia física
7
Capacidad numérica elemental (uso de aritmética)
8 9
Capacidad numérica avanzada (aplicación de algebra, trigonometría, cálculo, etc) Capacidad de redacción (uso correcto de la gramática)
10
Habilidad para hablar en público
11
Memoria sobre ideas (recordar y ampliar conceptos)
12
Habilidad para planificar (de corto, mediano y largo plazo)
13
Capacidad de atención y concentración
14
Habilidad para realizar análisis y síntesis
15
Capacidad de negociación y resolución de conflictos
16
Don de mando
17
Habilidad para trabajar en equipo
18
Actitud positiva
19
Liderazgo
20
Responsabilidad
21
Honradez
22
Lealtad
23
Otras (especifique)
115
Subdirección de Recursos Humanos
Marque con una X
116
Subdirección de Recursos Humanos
EVALUACION DEL DESEMPEÑO (NIVEL ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO) PERIODOS Y FECHA DE EVALUACIÓN: DATOS DEL EVALUADO Apellidos y Nombres: Puesto: Ubicación:
Código del Empleado: Fecha de Ingreso: DATOS DEL EVALUADOR
Apellidos y Nombres: Puesto: Cantidad de Subalternos directos DESEMPEÑO GENERAL
Código del Empleado: Tiempo Supervisando al Evaluado
PROPOSITO DE LA EVALUACION PROMOCION CAPACITACION
INSTRUCCIONES: Los siguientes factores
permiten evaluar cómo el empleado cumplió las
responsabilidades del puesto y las metas asignadas. Lea detenidamente cada CRITERIO DE EVALUACION, con el fin de calificar objetivamente la actuación del empleado y encierre con un círculo la calificación que corresponda a cada FACTOR, al finalizar copie los punteos en el cuadro de resumen.
PRODUCTIVIDAD
CONOCIMIENTO DEL TRABAJO
1. No cumple con los objetivos del puesto; y esta por debajo de los requerimientos en cuanto a
1. Conocimientos superficiales, fallas graves en
0
volumen, tiempo de precisión y contenido. 2. Logra sus objetivos, bajo supervisión. El volumen, tiempo de entrega, y contenido de su
0 el trabajo.
2. Conocimientos limitados, fallas 10
5 frecuentes. 3. Conocimientos necesarios, pocas
trabajo es aceptable. 3. Logra sus objetivos en el tiempo previsto, su
15 4. Alcanza el cumplimiento de objeticos antes del tiempo previsto. El volumen de trabajo es superior a lo exigido, con exactitud, nitidez y
25
excelente contenido.
117
10 fallas 4. Conocimientos suficientes, trabajo
trabajo es nitido, preciso y de alta confiabilidad
Subdirección de Recursos Humanos
15 superior
COMUNICACIÓN
DISCIPLINA
1. No es accesible, se resiste a expresar y
1. Una suspensión de trabajo
0 recibir información 2. Es poco accesible, se le dificulta expresar y
0 2. Amonestación escrita
5 recibir información 3. Es accesible para recibir información
5 3 Observación verbal del Jefe
10 4. Alcanza el cumplimiento de objeticos antes del tiempo previsto. El volumen de trabajo es superior a lo exigido, con exactitud, nitidez y
4. Conocimientos suficientes, trabajo superior
15
excelente contenido. 5. Aprovecha al máximo las oportunidades de expresar o recibir información y hace buen uso
10
15 5. Intachable
20
20
de la misma
PRINCIPIOS Y VALORES
CONFIABILIDAD Y TRABAJO EN EQUIPO 1. Su aporte de trabajo al equipo es deficiente, y
1. No cumple con las normas, reglamentos, principios y valores establecidos en el Congreso
0
de la República 2. Requiere de constante supervisión para cumplir con las normas, reglamentos, principios
constituye un obstáculo en el cumplimiento de
0
las metas institucionales 2. Aporta al equipo el trabajo esperado,
15
contribuye al cumplimiento de las metas
10
20
institucionales 3. Su aporte al trabajo de quipo va mpas allá de lo esperado, se identifica con metas institucionales y contribuye al alcance de las mismas. 4. Su aporte se dinstingue, por su eficiencia y
15
y valores establecidos en el CR. 3. Cumple con las normas, reglamentos,
principios y valores establecidos en el CR 4. Se identifica con el CR, cumple
eficacia, dentro del equipo de trabajo y se eficientemente
las
normas
procedimientos,
25
20 identica, contribuye y motiva al cumplimiento de
principios y valores establecidos.
118
Subdirección de Recursos Humanos
las metas institucionales
RESUMEN FACTOR PRODUCTIVIDAD CONOCIMIENTO EN EL TRABAJO INICIATIVA INTERES Y ADAPTACION ACTITUDES HACIA EL JEFE PERSONALIDAD COLABORACION PUNTUALIDAD CANTIDAD ASISTENCIA ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACION COMUNICACIÓN DISCIPLINA PRINCIPIOS Y VALORES CONFIABILIDAD Y TRABAJO EN QUIPO
PORCENTAJE (TOTAL/275*100)
PONDERACION DE FACTORES CALIFICACION RANGOS SOBRESALIENTE 91% - 100% MUY BUENO 76% - 90% BUENO 61% - 75% REGULAR 51% - 60% DEFICIENTE 0% - 50%
119
Subdirección de Recursos Humanos
PUNTEO
EVALUACION GLOBAL DE LA ACTUACION: Con base a la revisión de las finalidades del puesto, del cumplimiento de las metas, los resultados alcanzados, la actualización en los factores, los recursos utilizados y las condiciones del entorno, evalúe en forma global el desempeño del trabajador Marque en el recuadro, lo que considere es la evaluación global de la actuación del trabajador
1 Actuación que cumple con finalidades puesto, con el logro de metas establecidas.
120
no las ni las
2
3
4
5
Actuación que logra los resultados mínimos esperados de acuerdo con las exigencias del puesto requiere de un plan de mejoramiento a corto plazo
Actuacion que en forma consistente logra los resultados esperados, de acuerdo con las exigencias del puesto y/o actividades asignadas
Actuación mejor que la esperada, logra resultados que exceden las exigencias del puesto y/p las actividades asignadas
Actuación definitiva y consistente, excelente en el logro de resultados, en relación con las exigencias del puesto y/o las actividades asignadas.
Subdirección de Recursos Humanos
121
Subdirección de Recursos Humanos
SÍMBOLOS DE FLUJOGRAMAS
Datos lmacenados
Almacenamietno
Datos Secuenciales
Proceso Predefinido
Datos Directos
Pantalla
Tarjeta
Funcionalidad del Manual
Entrada Manual
Preparaciòn
Ref. a otra pàgina Conector Linea Curva Conector dinàmico
122
Subdirección de Recursos Humanos
Cinta Perforada
Referencia en Pagina