DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA ALCALDÍA MUNICIPAL DE ZIPAQUIRÁ SECRETARIA GENERAL TECNOLOGÍA, GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO GENERAL PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO

TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLES DEFINICIONES MARCO LEGAL DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES TABLA DE CONTROL DE REGISTROS CONTROL DE VERSIONES ANEXOS

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

_____________________ Director Tecnología y Gestión documental

______________________ Secretaria General

___________________________ Alcalde y/o representante de la Dirección

JAVIER CAMACHO CÓDIGO: TGDAPR04

VERSIÓN: 05

CARLOS CIRO CUBIDES FONTECHA

MARCO TULIO SANCHEZ GOMEZ/CARLOS CIRO CUBIDES FONTECHA FECHA DE VIGENCIA: 3 DE FEBRERO DE 2.015 DOCUMENTO CONTROLADO

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1. OBJETIVO Establecer actividades de mantenimiento correctivo y preventivo para mitigar el riesgo de pérdida de información y asegurarla. 2. ALCANCE Inicia con la identificación equipos, continúa con la ejecución de las mismas y finaliza con la presentación del informe de actividades realizadas, registro en hojas de vida y acciones. 3. RESPONSABLES



Alcalde  



Aprobar la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad. Proveer los recursos necesarios para la gestión e implementación de las actividades descritas en este procedimiento con el apoyo del Representante de la Dirección.

Representante de la Dirección  Proveer los recursos necesarios para la gestión e implementación de las actividades descritas en este procedimiento en coordinación con el Alcalde.  Realizar la supervisión a los contratistas del área de sistemas en cuanto al avance y ejecución del objeto contractual.



Director de Tecnología, Gestión Documental y Archivo General.  Coordinar con el Secretario General la disposición de recursos para el fortalecimiento tecnológico de la Alcaldía.  Realizar la supervisión a los contratistas del área de sistemas en cuanto al avance y ejecución del objeto contractual

CÓDIGO: TGDAPR04

VERSIÓN: 05

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Profesional Universitario de sistemas:  Coordinar la ejecución de las actividades del área de sistemas.  Verificar el cumplimiento de las actividades planeadas en el cronograma de mantenimiento TGDARE06.  Verificar el cumplimiento de los mantenimientos realizados por el contratista.  Asegurar que los mantenimientos correctivos (actualización de hardware y software) o preventivos (Programados) que se realicen sean registrados en el formato hoja de vida equipos de cómputo TGDARE08



Técnico: Auxiliares administrativos:  Soporte a usuarios  Administrar los servidores de la Alcaldía.  Realizar copias de seguridad a los aplicativos especializados de la Alcaldía.



Contratista de sistemas:  Realizar los mantenimientos programados a los equipos y por solicitud.  Cumplir el cronograma de mantenimiento TGDARE06

4.

DEFINICIONES:

Anomalía de alimentación: Finalización del sistema anormal por pérdida de energía. Anomalía del sistema: Falla de alguna de las partes del hardware del sistema Backup remoto u online Son servicios que se ofrecen a través de Internet, con las respectivas garantías de seguridad y privacidad que cada servicio establece, permitiendo guardar archivos en línea, almacenando en una ubicación fuera de la oficina Bases de Datos: Conjunto de datos almacenados que son generados por aplicaciones especificas. CÓDIGO: TGDAPR04

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DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA ALCALDÍA MUNICIPAL DE ZIPAQUIRÁ SECRETARIA GENERAL TECNOLOGÍA, GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO GENERAL PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO Copia de seguridad o backup: Copia de ficheros o datos de forma que estén disponibles en caso de que un fallo produzca la perdida de los originales. Esta sencilla acción evita numerosos, y a veces irremediables, problemas si se realiza de forma habitual y periódica. Dispositivos: Componentes internos y/o externos del computador. Finalización Anormal: Detención del sistema sin aviso por problemas de hardware. Infraestructura: Es el conjunto de elementos o servicios que están considerados como necesarios para que una organización pueda funcionar o bien para que una actividad se desarrolle efectivamente. Mantenimiento Correctivo: Consiste en la reparación de un equipo tras una avería que obligó a dejar de utilizarlo, puede hacerse en hardware o en software. Mantenimiento preventivo: Consiste en la revisión periódica de ciertos aspectos, tanto de hardware como de software en un computador Pérdida total del sistema: Perdida por causa de incendio, inundación u otro desastre natural. Periféricos: Son dispositivos que sin pertenecer al núcleo fundamental del computador permiten realizar operaciones de Entrada/Salida. Ejemplo: teclado, mouse, scanner, monitor, impresora, parlantes, otros (unidades de entrada), etc. Piratería: Actividades de copia, distribución o uso de programas informáticos realizadas infringiendo las normas legales que protegen los derechos de propiedad intelectual de sus autores. Revisión técnico – mecánica: Es un medio establecido por el Estado para controlar el estado mecánico y de emisión de contaminantes de los vehículos que transiten por el territorio nacional, con el fin de garantizar la seguridad vial y la preservación del medio ambiente Sistema de información: Conjunto de ficheros, tratamientos, programas, soportes y en su caso, equipos empleados para el tratamiento de datos de carácter personal. Tratamiento de datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que implique la recolección, grabación, conservación, elaboración, modificación, consulta, utilización, bloqueo, modificación, o cancelación de datos o información. Virus Informático: Es un software malicioso que tiene por objeto alterar el normal funcionamiento de la computadora, sin el permiso o el conocimiento del usuario. CÓDIGO: TGDAPR04

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5. MARCO LEGAL. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Resolución 192 de 2009 “Por el cual se reglamentan los mecanismos de obtención, manejo, administración y uso de información secundaria en la administración municipal de Zipaquirá” 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Los usuarios que requieren la prestación del servicio de mantenimiento para los equipos de computo o redes son los funcionarios o contratistas de las diferentes dependencias de la Alcaldía Municipal de Zipaquirá. Los mantenimientos son de dos clases correctivos o preventivos. Los Mantenimientos correctivos, son aquellos orientados a la actualización de hardware y software; mientras que los Mantenimientos Preventivos, como su nombre lo indica van orientados a prevenir futuros daños en los equipos de computo o redes. Los mantenimientos se registraran en el Formato Planilla Diaria de Soporte TGDARE23 y se programan en el Formato Cronograma de Mantenimiento TGDA06. En el caso en que se presente algún inconveniente con los equipos de computo o la red, los funcionarios solicitan a la Dirección mediante oficio o al correo institucional [email protected] el mantenimiento de equipos, reparaciones, actualizaciones, instalación de programas, entre otros. Cuando un funcionario se retire, este debe entregar a la Dirección de Tecnología, Gestión Documental y Archivo General un backup de la información contenida en el equipo de computo en el cual desarrolló las funciones propias del cargo. Este backup se debe entregar en un CD o DVD acompañado de un oficio remisorio. Lo anterior con el fin de salvaguardar la información a cargo del funcionario saliente.

CÓDIGO: TGDAPR04

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DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA ALCALDÍA MUNICIPAL DE ZIPAQUIRÁ SECRETARIA GENERAL TECNOLOGÍA, GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO GENERAL PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO La Dirección de Tecnología, Gestión Documental y Archivo General elabora el inventario de los equipos que están a cargo de los funcionarios de la Alcaldía. Para lo anterior, el encargado de esta actividad es el Contratista de la Dirección de Tecnología, Gestión Documental y Archivo General, quien hará registro del inventario en el Formato Hoja de Vida de Equipos de Cómputo TGDARE08. La descripción de las actividades que realiza el área de sistemas se hace a continuación: Las copias de seguridad se deben realizarse a las bases de datos de las aplicaciones especializadas y específicas y a la información importante existente en la Alcaldía.

COPIAS DE SEGURIDAD

Estas copias de seguridad (aplicaciones especializadas y específicas) se guardan en medios de almacenamiento como CD, DVD, partición de disco duro o cualquier otro medio que se encuentre disponible de acuerdo a la tecnología existente. Estas copias se almacenan en el archivador de la oficina de sistemas de manera mensual. Las copias de seguridad de las bases de datos de las aplicaciones especializadas, las realizarán los funcionarios de la Dirección de Tecnología, Gestión Documental y Archivo General por lo menos una vez al día, identificándola debidamente por mes y por año almacenándola en una partición del equipo servidor, al igual que en otro computador del área de sistemas y además en una unidad externa que se rota fuera del edificio, para la cual se determinará quién debe ser el encargado de custodiarlas. De esta actividad se deja constancia en el Formato Reporte Copia de Seguridad TGDARE12.

CÓDIGO: TGDAPR04

VERSIÓN: 05

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DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA ALCALDÍA MUNICIPAL DE ZIPAQUIRÁ SECRETARIA GENERAL TECNOLOGÍA, GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO GENERAL PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO Las copias de seguridad de las aplicaciones tendrán la siguiente sintaxis: Para las aplicaciones especializadas: [nombre del archivo][aaaammdd].zip o [nombre del archivo] [aaaammdd].rar Para las aplicaciones específicas: Vías[aaaammdd].zip o Vías[aaaammdd].rar Para archivos de computador: [DependenciaUsuario].zip o [Dependencia-Usuario].rar

BACKUP

El funcionario que tenga a cargo un computador realizará un backup de los archivos por lo menos una vez al mes, esta se guardará en cada una de las dependencias. En caso de enviar CD o DVD a la Dirección, estos deberán marcarse con el nombre de la información contenida, nombre de la dependencia, placa del equipo al cual pertenece la información y nombre del usuario que realiza el backup. (Para realizar este backup se puede consultar en la dirección \\sgr_sistemas\formatos) o en la carpeta compartida CONTINGENCIA. Cada usuario será responsable de la entrega de esta información al jefe inmediato de cada dependencia esto se dejará evidencia.

Mantenimiento preventivo: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

El mantenimiento preventivo será ejecutado por un proveedor de este servicio contratado por medio del proceso de secretaria jurídica. El profesional universitario de sistemas enviará el cronograma de mantenimiento TGDARE06, a

CÓDIGO: TGDAPR04

VERSIÓN: 05

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DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA ALCALDÍA MUNICIPAL DE ZIPAQUIRÁ SECRETARIA GENERAL TECNOLOGÍA, GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO GENERAL PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO todas las dependencias y al contratista de sistemas tan pronto como se tenga contrato debidamente formalizado. El contratista proporcionará los servicios de mantenimiento en el horario laboral de la Alcaldía y se aplicará únicamente a los equipos del inventario general de la Alcaldía Municipal de Zipaquirá El contratista adjuntará los soportes correspondientes en su informe, los cuales acrediten la realización del mantenimiento preventivo. Sin estos soportes no será posible realizar el pago al proveedor. El mantenimiento preventivo consiste en:  Limpieza exterior de periféricos, teclados, monitores, impresoras y mouse.  Limpieza general interior, soplado interno de la CPU.  Verificación de los voltajes de alimentación  Ejecución de rutina de diagnóstico y autodiagnóstico operativo para la detección de fallas.  Reparación, si fuera el caso, de las fallas detectadas durante las rutinas de diagnóstico  Eliminación de virus informático con las herramientas y aplicaciones de propiedad de la Alcaldía de Zipaquirá, o con aplicaciones gratuitas destinadas para este fin. Mantenimiento correctivo: El mantenimiento correctivo será ejecutado por un proveedor de este servicio contratado. Para CÓDIGO: TGDAPR04

VERSIÓN: 05

FECHA DE VIGENCIA: 3 DE FEBRERO DE 2.015 DOCUMENTO CONTROLADO

DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA ALCALDÍA MUNICIPAL DE ZIPAQUIRÁ SECRETARIA GENERAL TECNOLOGÍA, GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO GENERAL PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO dar cumplimiento al mantenimiento correctivo se deberá efectuar las veces que sea necesario a solicitud del usuario, las cuales quedan consignadas en el Formato Planilla Diaria de Soporte TGDARE23, este mantenimiento será programado por el profesional universitario quien informará al contratista y programará su visita a más tardar tres días después de recibida la solicitud, la cual puede ser personal por escrito o telefónica. Este mantenimiento se realizará siempre y cuando el equipo no se encuentre en garantía o supere el año de adquirido. El contratista realizará la visita correspondiente, analizará las causas y posibles soluciones de la avería y las informará al profesional universitario quien luego de revisar el análisis presentado por el contratista, dará vía libre a las acciones correctivas.

SOPORTE TÉCNICO

Las reparaciones y/o el cambio de dispositivos a los equipos se realizarán y de ello quedará constancia en el formato hoja de vida equipos de computo TGDARE08. El funcionario responsable informará al área de sistemas la situación presentada y registrará la necesidad en el Formato Planilla Diaria de Soporte TGDARE23 El profesional universitario analizará la situación y determinará las acciones a seguir para brindar el soporte necesario. En el formato hoja de vida de equipos de cómputo TGDARE08 se registrará la solución.

7. TABLA CONTROL DE REGISTROS. RUTA DE RECUPERABILIDAD

CÓDIGO: TGDAPR04

VERSIÓN: 05

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ITEM

NOMBRE DEL REGISTRO

CÓDIGO

FISICO

DIGI TAL

RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO DEL REGISTRO DILIGENCIADO

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

1

CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO

TGDARE06

CARPETA DE MANTENIMIENTO, ARCHIVADOR OFICINAS DE SISTEMAS.

NA

PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ÁREA DE SISTEMAS

2 AÑO

ENVIAR AL ARCHIVO GENERAL POR 5 AÑOS, LUEGO DESTRUIRLO

2

FORMATO HOJA DE VIDA EQUIPOS DE COMPUTO

TGDARE08

AZ HOJAS DE VIDA EQUIPOS, OFICINA DE SISTEMAS

NA

PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ÁREA DE SISTEMAS

2 AÑO

ENVIAR AL ARCHIVO GENERAL POR 5 AÑOS, LUEGO DESTRUIRLO

3

FORMATO PARA INGRESAR USUARIOS RED DE DATOS

TGDARE09

CARPETA INGRESO DE USUARIOS, ARCHIVADOR OFICINAS DE SISTEMAS

NA

PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ÁREA DE SISTEMAS

2 AÑO

ENVIAR AL ARCHIVO GENERAL POR 5 AÑOS, LUEGO DESTRUIRLO

5

FORMATO REPORTE COPIA DE SEGURIDAD

TGDARE12

CARPETA INGRESO DE USUARIOS, ARCHIVADOR OFICINAS DE SISTEMAS

NA

PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ÁREA DE SISTEMAS

2 AÑO

ENVIAR AL ARCHIVO GENERAL POR 5 AÑOS, LUEGO DESTRUIRLO

6

FORMATO PLANILLA DIARIA DE SOPORTE

AUXILIAR ADMINISTRATIVA, ÁREA DE SISTEMAS

2 AÑO

ENVIAR AL ARCHIVO GENERAL POR 5 AÑOS, LUEGO DESTRUIRLO

ARCHIVO EQUIPO DE COMPUTO

TGDARE23

8. CONTROL DE VERSIONES VERSIÓN

FECHA

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLES

1

JUNIO DE 2011

CREADO POR PRIMERA VEZ

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

2

MAYO DE 2013

CAMBIO DE ADMINISTRACIÓN

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

3

JUNIO DE 2013

4

05 DE JUNIO DE 2014

5

3 DE FEBRERO DE 2.015

REESTRUCTURACIÓN DE ADMINISTRACIÓN SE ELIMINAN FORMATOS Y AJUSTA EL PROCESO- CAMBIO REPRESENTANTE DE DIRECCIÓN CAMBIO NOMBRE DE DIRECCIÓN Y AJUSTES PROCEDIMIENTO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO SE DE LA

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

LA AL

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

9. ANEXOS

CÓDIGO: TGDAPR04

VERSIÓN: 05

FECHA DE VIGENCIA: 3 DE FEBRERO DE 2.015 DOCUMENTO CONTROLADO