Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera

PAGO A PROVEEDORES POR DISPERSIÓN DE FONDOS TES-PR-004-UDES

Fecha: 01/03/2016 Versión: 02

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PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO:

CONDICIONES GENERALES

TESORERÍA PAGO A PROVEEDORES POR DISPERSIÓN DE FONDOS 

Se deben cumplir los lineamientos institucionales, leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos, y metas del proceso y/o subproceso y de la UDES.



El pago a proveedores por dispersión de fondos se realiza por conceptos diferentes a: Gastos de viaje, honorarios, anticipos a proveedores, cajas menores, impuestos, servicios públicos, embargos, libranzas, indemnizaciones, obligaciones bancarias, pagos a terceros, devoluciones de matrículas, personal con contratos por convenios, rechazo bancario de nómina, rechazo bancario de pago a proveedores.



Solo se giran pagos a proveedores por dispersión de fondos a los cuales se le haya generado factura de compra.



Se presentan rechazos o exclusiones en abono a dispersión a fondos, cuando hay identificación errada del beneficiario, o cuando las cuentas bancarias no correspondan.



Cumplir con requisitos exigidos por la entidad bancaria y condiciones del manejo de las cuentas.



Los Proveedores nuevos deben anexar la certificación bancaria donde se especifique el número de cuenta, entidad bancaria, tipo de cuenta e identificación.



Para proceder con el pago, debe estar registrado en el Sistema de Información las facturas y cuentas por pagar.



El archivo físico de los comprobantes de egreso se realiza máximo al mes siguiente de haber finalizado el mes contable.



Este procedimiento aplica para las sedes de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

ELABORO Ec. Omaira Cruz Martínez Tesorera

REVISO Ing. Fredy Bayona Arenas Director Financiero

APROBO Ing. Fredy Bayona Arenas Director Financiero

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ACTIVIDAD

DESCRIPCION

RESPONSABLE

TIEMPO (DIAS HABILES)

DOCUMENTOS Y REGISTRADOS

INICIO Recepción y organización de cuentas por pagar

Se reciben las Facturas del subproceso de Contabilidad, debidamente autorizadas en cumplimiento previo con los procedimientos de Presupuesto, Compras y Contabilidad. Se verifica que se encuentren los datos requeridos para realizar el giro: titular de la cuenta, número de la cuenta, entidad financiera, tipo de cuenta e identificación.

Secretaria de Tesorería

1 hora (Diariamente)

Auxiliar contable (sede)

Factura de Compra y anexos Sistema de información Contable, Modulo de cuentas por pagar

Se revisan las cuentas y las que no cumplan con los requisitos institucionales y legales, se devuelven a Contabilidad, para corrección y/o ajustes pertinentes. Una vez efectuado los ajustes inicia nuevamente el procedimiento. Las facturas de compra se clasifican teniendo en cuenta el concepto y vencimiento y determina cuales se cancelan por dispersión de fondos y cuales por cheques. El orden de pago está determinado por fecha de vencimiento y por los requerimientos establecidos por la Dirección Financiera y Administrativa.

Planeación de pago

Las cuentas por pagar (en el caso de las sedes, según la remesa aprobada VAF-FT-012-UDES) se registran el Sistema de información, en el módulo de Cuentas por Pagar ingresando a “Planeación de Pagos”, en la planilla de planeación de pagos selecciona el proveedor y verifica el

ELABORO Ec. Omaira Cruz Martínez Tesorera

Secretaria de tesorería Contadora sede Cúcuta y Valledupar

2 días

Archivo de Planeación de Pagos Correo electrónico

Tesorería

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número de la factura de compra, y se marca los proveedores seleccionados para el pago de la cuenta durante la semana. Se genera el informe de Planeación el cual es remitido a Tesorería.

Verificación de Pagos

Verifica con la remesa VAF-FT-012UDES aprobada, la planeación de pagos realizada y remite el archivo, a la Dirección Financiera para su revisión y concepto de pagos.

Tesorería

3 días

Dirección Financiera

Correo Electrónico Archivo de planeación de pagos Remesa VAF-FT-012UDES

Aprobación de la Planeación de pagos

Impresión de comprobantes de Egresos

Preparación de archivos para pago en Bancos

Con el informe de Planeación de Pagos, la verificación de la Dirección Financiera y teniendo en cuenta la disponibilidad de fondos, tesorería autoriza e informa los pagos a realizar en las diferentes sedes.

Tesorería

Se generan los comprobantes de egreso, de las cuentas por pagar autorizadas por Tesorería según informe Plan de Pagos y registradas en el Sistema de Información Contable, como soporte interno de la transacción ejecutada.

Secretaria de

Se ingresa al Sistema de información, módulo de cuentas por pagar y se genera:

Auxiliar Contable Sede Valledupar



Contadora Sede Cúcuta

Archivo de prueba. Una vez genera el archivo se verifica que la información del beneficiario

ELABORO Ec. Omaira Cruz Martínez Tesorera

1 día

Archivo de Planeación de Pagos autorizado Correo electrónico

3 horas

Tesorería

Factura de Compras y sus soportes respectivos

Auxiliar Contable (Sede)

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Comprobantes de egreso

2 horas

Informe Plan de Pagos Información generada en el Portal del Banco

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del pago este completa y que los valores correspondan a la planeación autorizada. Si se encuentran inconsistencias en el archivo, inmediatamente se realizan la identificación del error y ajustes, ya sea que falte algún dato del proveedor, o diferencia en algún valor; en este último evento se solicita al Ingeniero de Soporte del SISTEMA DE INFORMACION para que realice una verificación de los valores que fueron incluidos en el archivo de prueba. Una vez efectuado los ajustes, se procede a preparar y generar nuevamente en el sistema el archivo de prueba para su validación y posterior remisión a Tesorería para la revalidación con el Informe Plan de Pagos y aprobación. 

Tesorería

Archivo plano. Una vez autorizado el archivo de prueba por Tesorería, se genera el archivo plano en el sistema de información. Para remitir el archivo plano al Banco para la aplicación de los pagos, la Tesorera ajusta el archivo teniendo en cuenta los requerimientos de estructura de la entidad financiera (Se eliminan los dígitos de verificación de los NJTS persona natural, se excluyen los caracteres no numéricos de las cuentas bancarias y se verifica el código de los bancos de las cuentas a consignar de los proveedores). Una vez ajustado el archivo plano según requerimientos del

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banco, la Tesorera, sube el archivo plano a la plataforma del banco en el menú habilitado para los pagos por DISFON. Archivo plano en la plataforma del banco

Una vez generado el archivo plano y subido en la plataforma del banco, se informa a la VAF de la colocación del archivo plano en la página del Banco, para que proceda con la autorización de dispersión de pago a proveedores.

Tesorería

Revisión pagos dispersión de fondos (DISFON)

Una vez efectuada la dispersión de fondos por parte de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, se verifica la aplicación, exclusión o rechazo de los pagos relacionados en el archivo plano autorizado por la VAF.

Tesorería

A los pagos excluidos o rechazados por la entidad financiera, se imprime el reporte del Banco generado en el portal y se anexa el comprobante de egreso y soportes y se remiten para anulación al subproceso de Contabilidad.

1 hora

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Archivo plano Correo electrónico

1 hora

Secretaria de Tesorería Auxiliar Contable (Contabilidad)

Impresión reporte inconsistencias y pagos de la entidad financiera. Comprobantes de Egresos y sus respectivos anexos

Auxiliar contable Sede

De los pagos aplicados se archivan los comprobantes de egreso y sus respectivos soportes. (finaliza el procedimiento para pagos exitosos) Pagos a excluidos o rechazados

Se anula el comprobante de egreso y el registro de contabilidad en el Sistema de información. Una vez efectuado los registros, remiten nuevamente a tesorería los comprobantes de egreso y sus respectivos soportes anulados, para la generación del pago mediante cheque, mediante el procedimiento

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Contabilidad Secretaria de Tesorería Auxiliar contable Sede

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1 hora

Comprobante de egreso anulado y sus respectivos soportes Comprobante de egresos y sus respectivos soportes

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de Pago con Cheques TES-PR-003UDES.

Cheques Consignación (si aplica)

FIN

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSION

DESCRIPCION DEL CAMBIO

RESPONSABLE

00

Versión de Prueba

Ec. Omaira Cruz Martínez Jefe de Tesorería

01

02

Se ajusta el pie de página, teniendo en cuenta lo establecido en la 03 versión del procedimiento de control de documentos y registros.

Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC

ELABORO Ec. Omaira Cruz Martínez Tesorera

Ec. Omaira Cruz Martínez Tesorera

Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental

REVISO Ing. Fredy Bayona Arenas Director Financiero

FECHA DE APROBACION 29/10/2014

29/04/2015

01/03/2016

APROBO Ing. Fredy Bayona Arenas Director Financiero