“T.I.C Para Aprender y Enriquecer el trabajo en el aula”

Tutorial Google Drive: Documentos

Tecnología Educativa III Espíndola, Norma Gladys

2013

Licenciatura en TecnologíaEducativa

Google Drive es un sistema de alojamiento de archivos, es accesible por su página web desde ordenadores y dispone de aplicaciones para IOS y Android que permiten editar documentos y hojas de cálculo. Google Documentos y Hojas de cálculo, oficialmente Google Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un Procesador de textos, una Hoja de cálculo, Programa de presentación básico, un creador de dibujos y un editor de formularios destinados a encuestas. En esta parte del tutorial les vamos a contar para que sirve Google Drive y como utilizarlo. ´ Google Drive es un disco virtual que permite almacenar archivos en Internet. Además podemos visualizar archivos tales como documentos de texto, planillas de cálculo o presentaciones que vengan adjuntos en un correo sin necesidad de tener instalados programas adicionales. Esto es muy útil para revisar archivos adjuntos e imprimirlos. Pero la mayor utilidad de Google Drive consiste en que además, podemos editar estos documentos y guardar los cambios de forma de poder accederlos desde cualquier computadora. En este tutorial se explicará la metodología de acceso y de uso de google docs para realizar un trabajo colaborativo, es decir un trabajo que pueden realizarlo varias personas simplemente a través del acceso a internet y al programa sin límites de espacio, localización geográfica, tiempo, etc. En la primera clase presencial, hemos creado una cuenta en Gmail, la que nos posibilitará tener acceso y poder hacer uso del programa. Lo leemos paso a paso? Para poder hacer uso del programa, debemos acceder a google como lo observamos en la imagen de la pantalla inferior. En esta pantalla principal del correo electrónico en el margen superior tenemos accesos directos a todos los servicios que ofrece google

Acceder a Google

Acceso a servicios que ofrece Google

Si clickeamos el botón de acceso a los diferentes servicios, podemos observar en la pantalla inferior los servicios que ofrece entre ellos el drive. Para poder acceder al drive debemos clickear el ícono marcado en la pantalla inferior.

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A partir de alii tendremos acceso al Drive lo que no dará la posibilidad de crear un documento de texto para realizar cualquier actividad que requiera este tipo de formato. Para comenzar debemos clickear el ícono que marcamos en la pantalla inferior.

En la pantalla inferior podemos observar que se despliegan una serie de íconos, documento, presentación, hoja de cálculo, formulario, dibujo, en este caso trabajaremos con el ícono marcado (documento).

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Ya hemos creado un nuevo documento, lo siguiente sería asignar un título al documento creado, para poder hacerlo debemos clickear en la sección marcada como lo muestra la imagen de la pantalla inferior.

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Una vez clickeada la sección de modificar título, aparecerá una pequeña pantalla como pueden visualizar en la imagen de la pantalla inferior, que nos posibilitará cambiar el nombre del documento. Como pueden visualizar nosotros hemos asignado en nombre de Tecnología Educativa III, ustedes pueden asignarle el nombre que deseen o que esté acorde al trabajo o actividad que deben realizar, una vez modificado el nombre del documento deben clickear en aceptar.

Modificar título del documento

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Ahora llegamos a una de las herramientas más interesantes y novedosas que nos ofrece Google Drive: la edición colaborativa. La edición colaborativa permite que varias personas puedan modificar documentos en simultáneo desde la comodidad del hogar. Esto quiere decir, que si el documento esta compartido, vamos a poder escribir y ver al mismo tiempo que escribe la otra persona. Para poder convertir este documento en uno de edición colaborativa debemos en principio dar click en el ícono marcado en la imagen de la pantalla inferior, esto posibilitará cambiar la configuración de privado (solo para mi), a público, o dar acceso a las personas que queremos que visualicen, editen o participen en la elaboración de algún trabajo o actividad.

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Como pueden observar en la pantalla inferior, al clickear en compartir se despliega una pequeña pantalla que da la posibilidad de modificar el documento de privado a público, simplemente debemos clickear en cambiar como marca la imagen.

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Nuevamente aparecerá una pequeña pantalla que nos da la posibilidad de publicarlo en la web, para que cualquier persona tenga acceso al mismo o para que tengan acceso al documento solo las personas que nosotros queramos como marca la imagen en la pantalla inferior. En este caso lo configuraremos para cualquier usuario que reciba el enlace, de este modo podremos agregar luego a las personas que queremos que lo reciban. Una vez que clickeamos el ítem cualquier usuario que reciba el enlace, daremos click en guardar.

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Una vez cambiada la configuración anterior, podemos proceder a incluir en la pequeña pantalla que queda a las personas que queremos que tengan acceso al documento como editores, como comentaristas o como visualizadores. En este caso lo que debemos hacer es como agregar la dirección de correo como marca la imagen de la pantalla inferior, luego configuramos en este caso como editor como marca la imagen (ustedes pueden

configurarlo de acuerdo a sus necesidades), posteriormente damos click en guardar y compartir como podemos visualizar en la imagen.

Agregar correo

Posibilita a quienes incluimos editar modificar el documento

Guarde los cambios

Una vez finalizados los pasos anteriores, se desplegará la pantalla que visualizamos abajo y allí debemos clickear en fin, como marca la imagen.

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El ícono que marcamos en la parte inferior, notificaciones posibilita mantenernos informados con el grupo de trabajo, considerando que estos pueden enviarnos alguna notificación o comentario que aparecerá automáticamente en nuestro correo electrónico, en este caso respecto de las notificaciones también podemos configurar, en el sentido que recibamos todas las notificaciones que se envíen que estén relacionadas con el documento creado o seleccionar para recibir solo las respuestas o comentarios que nos competen a nosotros o no recibir notificaciones. En este caso como muestra la pantalla inferior marcaremos todo, considerando que se trata de un documento colaborativo y es necesario mantenernos informados con el resto del grupo o equipo de trabajo.

Permite recibir notificaciones sobre las modificaciones que realicen al documento al correo de los editores

Otra característica muy útil de la edición colaborativa es que se pueden escribir comentarios al texto, para que la otra persona los revise. En la imagen inferior podemos visualizar que el botón para poder realizar comentarios se encuentra al lado de notificaciones, haciendo click en él se abre un diálogo que nos posibilita realizar comentarios sobre el documento en general. Además en el menú insertar, vamos a la opción comentarios y podemos agregar comentarios en porciones de texto, que quedan remarcadas para la posterior revisión del resto de los colaboradores.

Clickear en la opción comentarios

Permite dejar comentarios en el documento a los editores

Las características en cuanto a las herramientas de texto son iguales a los procesadores de texto comunes que ya trabajáramos en la segunda semana, por lo que pueden elegir el tipo de letra, tamaño, colocar en negrita, cursiva, subrayar, elegir el color de texto, alinear a la izquierda, a la derecha, centrar, justificar, colocar viñetas, configurar interlineado, aumentar y disminuir sangría, rehacer y deshacer,

insertar vínculos, imágenes, enlaces, colocar notas al pie de página y realizar múltiples acciones ya vistas en clases anteriores. Una vez concluida la elaboración del trabajo pueden descargar el documento en los diferentes formatos (Word, PDF, Página web, etc), como muestra la imagen de pantalla inferior.

Depende de cómo este configurado su PC descargará el documento en la carpeta de descargas en donde deberá buscarlo si lo requiere una vez descargado.

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Pero su equipo podría darle la opción de descargar el documento en donde usted lo requiera, por lo que podrá elegir en que archivo guardar la descarga como muestra la imagen inferior de la captura de pantalla.

Seleccionamos donde guardar

Click aquí para guardar

Llegamos al fin de nuestro tutorial. Las cosas que mostramos aquí son solo una parte muy pequeña de todas las opciones que nos brinda Google Drive. La clase siguiente tendrán un tutorial que les dará la posibilidad de realizar presentaciones en el drive. Como podrán ver y experimentar es una herramienta muy útil y universal, solo dependemos de tener una computadora con un navegador (Chrome, Firefox, Internet Explorer,etc).