Sistema de Gestión de Recursos Humanos

Universidad de Los Andes Vicerrectorado Administrativo Dirección de Servicios de Información Administrativa

Taller de Trabajo en el Área de Recursos Humanos UCV – Caracas - Venezuela Febrero 2007

Sistema de Gestión de Recursos Humanos

Universidad de Los Andes Vicerrectorado Administrativo Dirección de Servicios de Información Administrativa

Ponentes Prof. Jesús Calderón Vielma Director de Servicios de Información Administrativa

Prof. Ing. Gustavo Briceño Torres Coordinador de la Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Información

Sistema de Gestión de Recursos Humanos

Contenido • Situación Actual •¿Que estamos haciendo?

Sistema de Gestión de Recursos Humanos TIPOLOGIA Y CANTIDAD DE PERSONAL

ATO 5.8 16 59 %

PD I 3 .9 6 2 4 1%

Total : 9.778 Fuente: nómina diciembre 2006

PA SI V OS 4 .0 2 1 4 1%

Leyenda: ATO : Administrativo, Técnico y Obrero PDI : Personal Docente y de Investigación

No están incluidos: * Vigilantes Eventuales (contratados por tiempo definido – 800 promedio) * Administrativos, Técnicos y Obreros (contratados especiales) * Directivos (156) * Preparadores

A C T IV OS 5.757 59 %

Sistema de Gestión de Recursos Humanos ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Sistema de Gestión de Recursos Humanos ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Clasificación de las Dependencias

Dependencias Centrales

Facultades Núcleos

Sistema de Gestión de Recursos Humanos ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Esquema Operativo – Gestión de Recursos Humanos

Dependencias Centrales

Gestión Centralizada

Cantidad: 43 Trabajadores: 2.874 (29,39%) Ubicación: Mérida

Dirección de Personal (ATO) Vicerrectorado Administrativo

Oficina de Asuntos Profesorales (PDI)

Núcleos

Secretaria

PDI Cantidad: 2 (*) Trabajadores: 1.1.90 (12,17%) Ubicación: Trujillo y Táchira

(*) Esta en proceso de construcción el Núcleo del Vigía

Facultades PDI

Cantidad: 11 Trabajadores: 5.714 (58,44%) Ubicación: Mérida

Sistema de Gestión de Recursos Humanos SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Esquema Operativo

Relación de Cargos

Recursos Humanos ATO

Nómina

Recursos Humanos PDI

Presupuesto

Formulación Ejecución Caja Tesorería Contabilidad Bienes

Pasivos Laborales

Presupuestario Financiero Sectoriales

Sistema de Gestión de Recursos Humanos SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Esquema Operativo – Gestión de Recursos Humanos

Relación de Cargos

Recursos Humanos ATO

Nómina

Recursos Humanos PDI

Presupuesto

Formulación Ejecución Caja Tesorería Contabilidad Bienes

Pasivos Laborales

Presupuestario Financiero Sectoriales

Sistema de Gestión de Recursos Humanos SISTEMAS DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

1. Recursos Humanos ATO (PB / ASE - migrado) 2. Relación de Cargos (PB / ASE - migrado) 3. Pago de Nómina (MCP / Archivos ISAM – UNISYS A6) 4. Recursos Humanos PDI (Clarión) 5. Vigilantes Eventuales (Clipper / DBF) 6. Pasivos Laborales ATO (Clarión) 7. Pasivos Laborales PDI (Clarión) 8. Preparadores (Clipper / DBF) 9. Becarios Académicos (Hojas de Cálculo)

Sistema de Gestión de Recursos Humanos SISTEMAS DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Problemática

* Integración de los sistemas administrativos. * Cambios constantes de lineamientos para el calculo de las nóminas especiales y requerimientos de información. * Extensión de la curva de aprendizaje en el dominio de nuevas tecnologías.

Sistema de Gestión de Recursos Humanos ¿QUE ESTAMOS HACIENDO?

Proyecto de Automatización y Modernización de los Sistemas Administrativos de la Universidad de Los Andes – Julio 2006 “Integración Administrativa” Objetivo: Desarrollar e integrar los sistemas de información administrativa para mejorar el servicio de apoyo que se brinda a los usuarios (comunidad universitaria y entes externos a la universidad).

Sistema de Gestión de Recursos Humanos ¿QUE ESTAMOS HACIENDO? Objetivos Específicos

Corto Plazo (15 días – 6 meses) * Actualizar los manuales de normas y procedimientos. * Minimizar la ejecución manual de actividades. * Optimizar los procesos existentes. * Optimizar la comunicación entre los sistemas. * Generar conocimiento integral del área. * Definir requisitos para la integración de los sistemas. Mediano plazo (6 – 12 meses) * Integrar los sistemas de información del área administrativa. Largo plazo (12 – 24 meses) * Migrar los sistemas de información a plataforma abierta.

Sistema de Gestión de Recursos Humanos ¿QUE ESTAMOS HACIENDO? Actividades (1/3)

Corto plazo (15 días – 6 meses) * Actualizar los manuales de normas y procedimientos. * Desarrollar una aplicación que permita administrar la conversión nómina- presupuesto-contabilidad. * Optimizar el proceso de registro de movimientos presupuestarios SUAS-SAFEP. * Migrar sistema de relación de cargos y recursos humanos. * Migrar sistema de pago de nómina.

Sistema de Gestión de Recursos Humanos ¿QUE ESTAMOS HACIENDO? Actividades (2/3)

Mediano plazo (6 – 12 meses) * Desarrollar sistema de control y emisión de pagos. * Desarrollar sistema de formulación presupuestaria. * Actualizar sistema de registro de bienes muebles e inmuebles. Largo plazo (12 – 24 meses) * Desarrollar de sistema integrado de recursos humanos. * Desarrollo del sistema integrado de control presupuestario.

Sistema de Gestión de Recursos Humanos ¿QUE ESTAMOS HACIENDO? Estrategia

* Priorizar las actividades. * Designar equipos coordinadores, conformados por usuarios de los sistema, como responsables del seguimiento del proyecto. * Contratar la ejecución de algunas fases del proceso de desarrollo. * Limitar el rol del personal de la Dirección de Servicios de Información Administrativa, al apoyo técnico. * Desarrollar los nuevos productos utilizando herramientas de software libre. * Unificar el uso de métodos para desarrollar los proyectos.

Sistema de Gestión de Recursos Humanos ¿QUE ESTAMOS HACIENDO? Resultados (diciembre 2006 1/1)

* Adaptación e implantación de método estándar de desarrollo de aplicaciones computarizadas y método para la elaboración de manuales de normas, procesos y procedimientos. * Actualización de los manuales de normas, procesos y procedimientos de las siguientes dependencias (12): Vicerrectorado Administrativo, Dirección de Personal, Oficina de Asuntos Profesorales, Dirección de Ingeniería y Mantenimiento, Departamento de Transporte, Departamento de Contabilidad, Departamento de Nómina, Oficina Central de Control de Bienes, Dirección de Servicios de Información Administrativa, Consejo de Fomento, Oficina de Seguros, Departamento de Comedor.

Sistema de Gestión de Recursos Humanos ¿QUE ESTAMOS HACIENDO? Resultados (diciembre 2006 2/2)

* Migración del sistema de relación de cargos y recursos humanos de plataforma MCP / Archivos ISAM – UNISYS A6, a plataforma cliente servidor PB / ASE. * Identificación de necesidades de conocimiento, en el área de tecnologías de información del personal administrativo, para iniciar el proceso de adiestramiento. * Migración del sistema de pago de nómina (fase de pruebas).

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