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UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
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ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE ADMINISTRACION
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“FUNCIONES DESARROLLADAS COMO ASISTENTE , EN PROCESOS OPERATIVOS ADMINISTRATIVOS Y
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CONTABLES DIARIOS EN LA EMPRESA REPUESTOS EL
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SI
PALACIO FTJJ SRL.”
INFORME DE EXPERIENCIA PROFESIONAL PARA OBTENER EL TITULO DE :
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN
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Carlos Joaquin Vargas Ascoy Bachiller en Ciencias Económicas TRUJILLO – PERU 2013
Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comercial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://www.creativecommons.org/licences/by-nc-sa/2.5/pe/
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A Dios por su Bendición diaria y ser mi fortaleza para seguir siempre adelante lleno de
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optimismo y cumplir todas mis metas.
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En especial a mis madres; Genara Martínez por ser mi ejemplo de bondad, generosidad,
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fuerza y entrega, que hoy desde el cielo velas
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por mi y te llevo siempre conmigo; Aída Ascoy, por su amor, su esfuerzo diario, continuo y enseñarme el camino de la superación; que todo lo que uno pretende puede alcanzar con paciencia y perseverancia, y que nunca es tarde para empezar. Ambas por estar ahí conmigo inculcándome los valores familiares.
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mis
Tías
y
Tíos,
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especialmente
Tío
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JOAQUIN, por darme su apoyo incondicional y hacerme comprender que puedo dar mucho
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más de lo que normalmente demuestro.
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PRESENTACIÓN
Señores Miembros del Jurado:
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En cumplimiento con las disposiciones contenidas en el Reglamento de Grados y Títulos de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Trujillo, tengo a bien someter a vuestra consideración el presente informe de
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Experiencia en el campo profesional titulado: “FUNCIONES COMO ASISTENTE EN LOS PROCESOS OPERATIVOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES
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DIARIOS EN LA EMPRESA REPUESTOS EL PALACIO FTJJ SRL. , con el fin
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de optar el Título de Licenciado en Administración.
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El presente trabajo, ha sido desarrollado en base a los conocimientos adquiridos durante los años de formación y mi experiencia profesional realizada en
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Repuestos el Palacio FTJJ SRL, el cual constituye un resumen de las acciones y actividades desempeñadas durante los periodos laborados en la empresa.
SI
Por tanto, aprovecho la oportunidad para expresar mi más sincero agradecimiento
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y reconocimiento a todos los docentes de la Escuela de Administración, quienes a través de sus conocimientos, me inculcaron enseñanzas durante mi vida de
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estudiante universitario; muchos de los cuales me son útiles para realizar mi labor
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diaria en la empresa.
Carlos Joaquin Vargas Ascoy Bachiller en Ciencias Económicas
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INTRODUCCIÓN
En la actualidad las empresas dedicadas al rubro de la venta de repuestos
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automotrices se enfrentan a un mercado cada vez más competitivo, debido a que se venden más vehículos y el parque automotor es aun obsoleto. Por lo tanto, los repuestos para los automóviles son más requeridos por los consumidores, en
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calidad y precios.
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Además de la competencia, el mercado también se encuentra cambiando
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continuamente, las empresas se ven en la necesidad de tomar decisiones que les
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permitan adaptarse a dichos cambios y competir en el mercado, manteniéndose firme y distinguirse de otras, aprovechando sus fortalezas internas y buscando la
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mejor manera de sobrellevar sus debilidades.
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Para conseguir el éxito en la actualidad es indispensable contar con una dirección
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estratégica, es decir, una empresa debe desarrollar al máximo todo su potencial a través de planes estratégicos que le permitan obtener beneficios y sobrevivir por
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largo tiempo en un mercado cada vez más grande y competitivo.
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El mercado nacional esta representado por ciudades con mayor demanda de
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autopartes, Lima concentró el 50% de las importaciones. Arequipa, Trujillo y Chiclayo lideran la otra mitad.
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Por otro lado, la Asociación Automotriz del Perú calcula que durante el año ingresarán nuevas flotas de autos nuevos al Perú, con lo que, según estima, la
importación de repuestos podría resultar directamente afectada. Aunque esto no
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resulta del todo real al mercado de repuestos nacional, porque su incremento iría de la mano con un desarrollo conjunto.
Cabe mencionar que las empresas que buscan asumir una posición de liderazgo
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ante esta situación de mercado competitivo; son aquellas que logran desarrollar al
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máximo sus ventajas competitivas, sea en precio, marcas reconocidas, sistema de
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pago, las relaciones entre empresa y cliente brindándole las mejores posibilidades siendo la clave para tener el éxito en la
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frente a otras empresas del rubro;
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actualidad.
Sin embargo, existen empresas que no están consientes de la importancia de
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contar con una adecuada planificación estratégica, se mantienen dentro de la
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informalidad, escaso uso de capital, inadecuado registro de sus funciones diarias y competir ante un mercado que exige cada vez empresas capaces de enfrentar a
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la competencia;
dichas empresas, por lo general, se ven superadas por sus
competidores y desaparecen; las que logran sobrevivir se les hace difícil
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incrementar su participación en el mercado ya que caen en un estancamiento.
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Aquellas empresas que se fijan objetivos estratégicos y mantienen una buena planificación a largo plazo tienen una mayor posibilidad de lograr un desarrollo
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óptimo en un mercado cambiante.
Por tratarse de un mercado donde existen una gran cantidad de competidores, el “benchmarking” (Un proceso para aprender de otros ¨ Copiar, imitar , una búsqueda rápida de ideas), Es bien usado en empresas del rubro, de gran utilidad
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para distinguir las prácticas que han funcionado en la competencia; observando a
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los competidores se puede obtener el conocimiento necesario para desarrollar
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estrategias dentro de la empresa, basándose en la copia de las mejores prácticas
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de los principales competidores. Esta actividad no sólo ayuda a conocerse mejor, sino que permite reconocer y recompensar a quien, o quienes, obtienen mejores
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resultados y fijar objetivos generales apoyados acciones reales del mercado.
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INDICE
DEDICATORIA
INTRODUCCION INDICE CAPITULO I: PRESENTACION DE LA EMPRESA
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PRESENTACION
Aspectos generales....………….............................................................11
2.
Razón social y Domicilio….....................................................................12
3.
Actividad económica principal................................................................12
4.
Actividad de comercio exterior...............................................................12
5.
Descripción de productos.......................................................................12
6.
Visión......................................................................................................13
7.
Misión.....................................................................................................14
8.
Filosofía empresarial……………………………………...…………………14
DE
SI
ST
EM
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E
IN
1.
CAPITULO II: ENTORNO EMPRESARIAL
IN A
A. ANALISIS INTERNO Mercado..................................................................................................15
2.
Clientes...................................................................................................15
3.
Proveedores...........................................................................................16
4.
Fuerzas económicas...............................................................................16
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Fuerzas
sociales,
culturales
demográficas
y
ambientales
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5.
................................................................................................................16
Fuerzas de la competencia.....................................................................16
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6.
B. ANÁLISIS EXTERNO
Fortalezas...............................................................................................17
2.
Debilidades..............................................................................................18
IN
1.
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E
CAPITULO III: ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA
EM
1. Cuadro de cargos de la empresa...............................................................20 2. Organigrama de la empresa.......................................................................21
ST
3. Funciones de los cargos de la empresa.....................................................22 3.1 Gerencia general.............................................................................22
SI
3.2 Administración................................................................................24
DE
3.3 Asistente administrativo.................................................................25 3.4 Asesoria contable...........................................................................26
IN A
3.5 Técnico contable............................................................................27 Auxiliar contable............................................................................28
3.7
Representantes de ventas............................................................30
3.8
Almacén........................................................................................31
OF
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3.6
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CAPITULO IV: EXPERIENCIA LABORAL 4.1
FUNCIONES INICALES EN LA EMPRESA
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1. Verificación y revisión de los documentos de compras y ventas...............34 de
relación
de
facturas
pendientes
por
pagar
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2. Elaboración
a
proveedores…………………………………………………………………..…36 3. Control de los gastos de los representantes de ventas.............................37 4. Elaboración del control de asistencia del personal...................................38 documentos
a
entidades
bancarias
clientes
IN
5. Redactar
y/o
del
canje
de
facturas
AS
6. Control
E
proveedores...............................................................................................39 de
venta
por
letras
de
EM
cambio........................................................................................................40 7. Elaboración y envió de reportes de cobranzas del los representantes de
ST
ventas a nivel nacional...............................................................................41
DE
NUEVAS FUNCIONES EN EL CARGO DENTRO DE LA EMPRESA
Análisis de cuentas corrientes – movimientos bancarios diarios.............43
2.
Análisis de cuentas corrientes de los clientes –reportes de deudas........44
3.
Identificación de depósitos en cuentas corrientes y elaboración de manifiestos de ingreso a caja...................................................................45
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1.
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4.2
SI
8. Transacciones bancarias diarias................................................................43
4.
Control de pagos de letras ingresadas a bancos hechos por clientes.....................................................................................................46 9
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Control de los movimientos de caja diaria................................................47
6.
Giro, control y seguimiento de cheques girados y/o cobrados ................48
7.
Registros en libros bancos – conciliaciones bancarias de las cuentas
ÁT IC A
5.
FO RM
corrientes de la empresa..........................................................................49 8.
Valorización y costeo de los inventarios ……………….………….............52
9.
Elaboración de los canjes mensuales de la cartera de clientes de la empresa....................................................................................................53
IN
10. Elaboración de planillas de sueldo mensuales del personal de la
E
empresa....................................................................................................55
AS
11. Elaboración , calculo, y pagos de AFP….................................................56
EM
12. Elaboración y llenado del PDT 601 – PLANILLA ELECTRÓNICA
ST
SUNAT.....................................................................................................56
CONCLUSIONES
SI
RECOMENDACIONES
OF
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DE
BIBLIOGRAFIA
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I. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
1. ASPECTOS GENERALES
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La empresa Repuestos El Palacio FTJJ SRL. Abrió sus puertas
como representante de línea exclusiva de marca Volkswagen, con el fin de brindar productos y repuestos para dicho automóvil.
IN
El cambiante mercado e ingreso de nuevas marcas de autos
E
ocasiono un creciente dinamismo de las actividades que con el
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pasar de los años hizo expandir sus horizontes de ventas y
EM
ampliar su línea de productos hasta dar el paso a importar sus repuestos, dejar de ser un minorista y competir de modo mas
ST
frontal a la exigencia cambiante del mercado. El posicionamiento que la empresa tiene en el mercado es el
SI
resultado del constante esfuerzo y la dedicación de un gran
DE
equipo humano que, a través de todos estos años, se identifica
también por sus clientes y amigos, quienes siempre confían en Repuestos El Palacio FTJJ SRL.
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y compromete con los objetivos de la empresa, así como
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2. RAZON SOCIAL Y DOMICILIO REPUESTOS EL PALACIO FTJJ SRL., es una persona jurídica de derecho privado.
FO RM
Inicia su actividad comercial el 06 de julio de 1992. Con domicilio legal en la Prolongación Unión Nº 1847 Urb. Los
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Granados, Trujillo, La Libertad.
3. ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL
E
La actividad principal es la venta de partes, piezas, repuestos y
AS
accesorios para vehículos en general; como distribuidor
EM
exclusivo de la marca 555 a nivel nacional con el mejor precio
ST
del mercado y productos de calidad.
4. ACTIVIDAD DE COMERCIO EXTERIOR
DE
SI
La actividad principal es la IMPORTACION.
OF
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5. DESCRIPCIÓN DE PRODUCTOS La variedad de productos que ofrece la empresa se mencionan a continuación: Rotulas de suspensión 555 Terminales de dirección 555 Rack de dirección 555
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Barras y brazos de dirección 555 Miscelánea Japón Retenes Japón
Miscelánea Corea Miscelánea variada
IN
Miscelánea brasileña
FO RM
Barras de torsión
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6. MISIÓN
AS
Es una empresa dinámica importadora y distribuidora de
EM
repuestos, con productos de marcas de alto prestigio que ofrece para vehículos, abastece al mercado nacional, local y potencial
ST
a través de un equipo de personas conocedoras del rubro que
SI
proporcionan a nuestros clientes plena satisfacción
DE
7. VISION
OF
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Ser una empresa competitiva en la importación y distribución de repuestos a nivel nacional, que cuenta con el reconocimiento de sus clientes por tener una buena representación y eficiencia en la distribución de las mejores marcas internacionales que comercializa.
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8. FILOSOFÍA EMPRESARIAL La empresa tiene presente que para afrontar el mercado cambiante y competitivo como el de hoy, es necesario:
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Ser personas innovadoras, creativas y de alta capacidad en todos los niveles de la organización. Honradez e integridad completas.
IN
Espíritu emprendedor y trabajo en equipo.
E
Constancia, orden y disciplina.
AS
II. ENTORNO EMPRESARIAL
EM
Luego de establecer la Visión y Misión, procederé al análisis de los Factores Externos e Internos de la empresa. Recordemos
ST
que los Factores Externos, nos conducen a identificar las
SI
oportunidades y las amenazas (externas) de nuestra empresa que nos lleva a una evaluación de información económica,
DE
social,
cultural,
demográfica,
política,
legal,
tecnológica,
como las debilidades son internas de la empresa, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas
OF
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gubernamental y de la competencia. En tanto las fortalezas
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A. ANALISIS EXTERNO Repuestos el palacio FTJJ SRL. pertenece al sector comercial dentro del rubro de repuestos, para ello el análisis del ambiente
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externo se ha considerado tener en cuenta a los principales agentes que se relacionan con la empresa en el desarrollo de
IN
sus actividades por tanto tenemos:
1. MERCADO
E
El mercado en el que se encuentra operando Repuestos el
AS
Palacio FTJJ SRL abarca en su mayor alcance la capital así
EM
como la zona norte, centro y sur del país. En la ciudad de Trujillo, su participación es media distribuyendo
SI
ST
a pequeñas y medianas empresa de sector de repuestos
2. CLIENTES
DE
Se observa el poder de negociación con los clientes, la forma
forma de letras de cambio en su gran mayoría y en menor proporción al contado.
OF
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como se desarrollan las operaciones son pago al crédito en la
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3. PROVEEDORES Existe un poder de negociación y buenas relaciones con los
proveedores. Estos se encuentran en su mayoría en el
FO RM
extranjero por ser importador.
4. FUERZAS ECONÓMICAS
IN
Oportunidades:
• La ciudad de Trujillo cuenta con un parque automotor antiguo.
EM
Amenazas:
AS
regional y nacional.
E
• Existencia de grandes clientes potenciales a nivel local,
• Política fiscal, monetaria y cambiaria.
SI
ST
• Oferta de repuestos insuficiente en zonas lejanas.
DE
5. FUERZAS SOCIALES, CULTURALES, DEMOGRÁFICAS Y AMBIENTALES
OF
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Oportunidades: • Ubicación geográfica favorable en donde se encuentra posicionado.
• La presencia de talleres mecánicos y la afluencia de clientes con demanda de la mercadería.
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• Alto poder adquisitivo de clientes al interior del país, lo que origina una tendencia favorable en la demanda de la
Amenazas:
FO RM
mercadería.
• Tendencia al Ahorro por parte de los consumidores al
IN
momento de realizar la compra.
• El pensamiento del cliente por comprar productos similares y/o
E
sustitutos sin tener en cuenta la calidad y tiempo de vida del
AS
repuesto.
EM
6. FUERZAS DE LA COMPETENCIA Oportunidades:
ST
• Contar con repuestos genuinos como distribuidor exclusivo.
SI
• Brindar repuestos de marca registrada directos desde fábrica
DE
al cliente final.
OF
IC
IN A
• Precios más competitivos en relación a los competidores que no importan su mercadería.
Amenazas: • Competidores como distribuidores de marca registrada . • Competidores con mayor participación en el mercado, en la capital del país.
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• Lucha de Precios bajos por parte de los competidores, lo que se manifiesta en una competencia agresiva en precios.
FO RM
B. ANALISIS INTERNO
En el análisis interno la empresa Repuestos el palacio FTJJ SRL. Presenta puntos fuertes internos que le permiten crear una estrategia atractiva con la competencia, pero también tiene
E
IN
puntos débiles que lo hacen vulnerable y que necesita corregir.
AS
1. Principales Fortalezas
personal.
EM
Conocimiento del mercado por parte de la alta gerencia y el
ST
Buena calidad en marca y producto importado. Posibilidades de acceder a créditos en entidades bancarias.
SI
Sistema de computo a las necesidades de la empresa
DE
Satisfacción de los clientes por la mercadería ofrecida.
OF
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Buena relación con los clientes. Canales de distribución adecuados para la distribución
2. Principales Debilidades Salarios bajos en el personal administrativo. Falta de capacitación al personal administrativo y contable. Toma de decisiones autoritarias desde la gerencia. 18
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Incapacidad para ver errores desde la gerencia. Falta de motivación de los recursos humanos. Trato al personal drástico e impulsivo.
FO RM
Falta de un plan estratégico que reflejen las estrategias a seguir a corto plazo.
Falta de publicidad para darse a conocer a nivel local.
IN
La demora en recojo de los medios de transporte para el envió
E
de la mercadería a las agencias.
AS
Falta de Manuales de Normas y Procedimientos, donde se describan como deben llevarse a cabo cada una de las
EM
actividades de la empresa.
Ausencia de un Manual de Organización, donde se describan las
ST
funciones de cada uno de los cargos y unidades presentes en la
OF
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DE
SI
empresa
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III. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Repuestos el palacio FTJJ SRL. ha sido implementada dentro de una estructura administrativa de tipo lineal, la autoridad y
máximo
que
es
FO RM
responsabilidad es impartida en línea descendente del órgano La
gerencia
general,
seguido
por
la
Administración, estableciéndose de esta manera una jerarquía
IN
de autoridad .
cargos
administrativos,
E
La empresa cuenta con un total de 14 trabajadores, entre los de
asesoría
y
departamentales
EM
AS
reflejados en la planilla de personal.
DESCRIPCION AREA CARGO GERENCIA GENERAL GERENTE GENERAL ADMNISTRACION ADMINISTRADOR ASISTENTE ASIST. ADMINISTRATIVO PROCES.OPERATIVOS ASESORIA CONTABLE CONTADOR PUBLICO CONTABILIDAD ASIST. CONTABLE LOGISTICA REPRESENTANT.DE VTAS. LOGISTICA ALMACEN TOTAL
Nº PERSONAS 1 1
3 4 5 6 6
1 1 2 5 3 14
OF
IC
IN A
DE
1 2
CUADRO DE CARGOS
SI
Nº ORDEN
ST
3.1 CUADRO DE CARGOS DE LA EMPRESA
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GERENTE GENERAL
FO RM
ASESORIA CONTABLE
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3.2 ORGANIGRAMA DE REPUESTOS EL PALACIO FTJJ SRL.
IN
ADMINISTRACION
AS
E
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
ST
VENTAS NORTE
ALMACEN
VENTAS SUR
RECEPCION
VENTAS LIMA
ALMACENAJE
VENTAS ORIENTE
VENTAS CENTRO
OF
IC
IN A
DE
SI
ASISTENTE CONTABLE
EM
TECNICO CONTABLE
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3.3 FUNCIONES DE LOS CARGOS EN LA EMPRESA
GERENCIA GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL
IN
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
FO RM
3.3.1 DENOMINACION:
E
Es la máxima autoridad ejecutiva de la empresa encargada de
AS
administrar, coordinar, controlar y supervisar el accionar de la empresa
EM
El gerente goza de facultades generales y especiales de representación como son:
ST
Dirigir, coordinar, supervisar y dictar normas para el eficiente
SI
desarrollo de las actividades de la Empresa.
DE
Representar a la Empresa como persona jurídica y autorizar
con su firma los actos y contratos en los que tenga que
OF
IC
IN A
intervenir. Ordenar los gastos, reconocer y disponer los pagos a cargo de la Empresa. Delegar las funciones que considere necesarias conforme considere necesario sobre determinados asuntos.
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Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos
FO RM
Coordinar con los demás departamentos de la empresa para
asegurar que el desarrollo y análisis se están llevando correctamente.
y/o
IN
Crear y mantener buenas relaciones con los clientes
gerentes, proveedores para mantener el buen funcionamiento
E
de la empresa.
AS
Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y
EM
metas propuestas.
Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente
ST
a los trabajadores.
SI
Se encarga de la contratación y despido de personal. Seleccionar personal competente y desarrollar programas de
DE
entrenamiento para potenciar sus capacidades
descuentos especiales, etc.
OF
IC
IN A
Aprobar las solicitudes de préstamos, créditos a clientes,
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3.3.2 DENOMINACION: ADMINISTRACIÓN CARGO:
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Hace cumplir las normas y medidas establecidas por la empresa.
Controla y verifica los ingresos y salidas de la mercaderías
IN
FO RM
ADMINISTRADOR
E
mediante la revisión de documentos como son las ordenes de
Lleva el control de los documentos de crédito así como de sus
EM
AS
ingreso, facturas, boletas.
cobranzas y aprueba y verifica el pago a los proveedores. Tiene la responsabilidad mantener la información de comprar los
ST
productos y tenerlos en la
disponibilidad de
tiempo
Asegurar y controlar que los productos sean los necesarios de
DE
SI
cuando sean requeridos.
OF
IC
IN A
acuerdo a la cantidad requerida al precio más competitivo y
con la calidad requerida, haciendo seguimiento de las órdenes de compras desde su emisión. En coordinación con la gerencia, determinar la política de las relaciones contractuales con los proveedores y los términos de contrato y pagos.
24
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ÁT IC A
3.3.3 DENOMINACION: ASISTENTE ADMINISTRATIVO CARGO:
FO RM
ASISTENTE PROCESOS OPERATIVOS DIARIOS FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Llevar y mantener los Archivos de la documentación entregada y recibida en orden.
Registra el ingreso y egreso de los documentos referentes a
Elaborar todos los documentos administrativos que le asigne
AS
E
las labores de la empresa.
IN
EM
el Administrador. Recepción
y
distribución
de
todos
los
informes
y/o
ST
documentos a las diferentes áreas de la empresa. Mantener un control de los servicios básicos que hay que
SI
pagar (se pasa un reporte mensual de los pendientes que hay
Llevar el control y registro de los gastos de la empresa y de
IN A
DE
que pagar).
los representantes de ventas para reportar a la administración.
Distribuir al área de contabilidad los documentos que llegan a
OF
IC
Organizar
y
supervisar
la
ejecución
del
inventario
documentario y del inventario físico mensual de la mercadería.
la empresa, para su registro, proceso y archivo contable.
25
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ÁT IC A
3.3.4 DENOMINACION: ASESORIA CONTABLE CARGO:
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
FO RM
CONTADOR PÚBLICO
La empresa cuenta con el asesoramiento de un contador público, quien se encarga de controlar, verificar, supervisar, y analizar
Revisar, calificar los documentos contables que sustentan las
E
IN
todas las actividades que realiza el área contable.
Supervisar, controlar y visar los libros principales y auxiliares
EM
AS
operaciones de la empresa procesados en el área contable.
contables.
Revisar y firmar los estados financieros de la empresa
ST
mensuales y requeridos por entidades bancarias. Organizar reuniones de trabajo interno para tratar asuntos
SI
Informar mediante los estados financieros las operaciones
efectuadas y realizar una comparación con respecto a los
OF
IC
IN A
DE
relacionados al sistema contable con el personal del área.
resultados que se obtienen contra los que se obtuvieron en otros periodos. Entregar al Gerente, un balance de comprobación y estados de resultados mensuales con la proyección contable de la empresa. 26
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ÁT IC A
Asesorar a la gerencia en asuntos relacionados con las normas legales, así como en materia de control interno.
FO RM
3.3.5 DENOMINACION: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CARGO: TECNICO CONTABLE
IN
Repuestos el Palacio FTJJ SRL. emplea el criterio de
E
concentración contable, el cual consiste en que el área de
AS
contabilidad es el único encargado de los registros contables
otras
EM
de las operaciones efectuadas en la empresa, dejando a las secciones
únicamente
la
labor
de
proceso
de
ST
información.
SI
En cuanto al registro de operaciones se realiza manualmente, en la mayoría de los casos, y el uso de Excel para otros.
DE
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
OF
IC
IN A
Revisar y registrar los asientos contables de
todos los
comprobantes de pago, recibos de ingresos, entregas de depósito, pagares, etc Preparar informes sobre la situación financiera que exigen las entidades bancarias mensualmente y / o trimestralmente.
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ÁT IC A
Revisión y conciliación de los saldos de la cuenta contable Caja y Bancos, y las demás cuentas reflejadas en el balance.
Registrar otras operaciones de índole contable y generar el
FO RM
balance de comprobación.
Registrar en el sistema, el tipo de cambio en forma diaria para las operaciones contables.
IN
Abrir cuentas contables si necesario y relacionarlas con las Cuentas Corrientes.
E
Efectuar el cierre contable mensual y anual en el sistema.
AS
Presentar al contador, los estados financieros mensuales y/o
EM
cuando soliciten entidades bancarias para su aprobación.
ST
3.3.6 DENOMINACION:
SI
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CARGO:
DE
AUXILIAR CONTABLE
OF
IC
IN A
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Preparar los reportes de las cuentas por pagar y remitir los estados de cuenta de los proveedores a la administración. Atender las inquietudes de los clientes y /o proveedores sobre cancelación de facturas, emisión de cheques, pagos en depósitos, etc.
28
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ÁT IC A
Llevar un control de los pagos del alquiler, servicios públicos, y otros que tenga pendiente la empresa informando a la administración.
FO RM
Mantener actualizado al técnico contable sobre la información diaria para su registro en asientos contables.
Verificar y controlar el debido orden de la numeración en la
IN
facturación, en el registro de ventas y compras.
Informar a la administración de las necesidades que requiera
AS
sus funciones.
E
el departamento de contabilidad para el desarrollo normal de
EM
Trabajar en conjunto con el técnico contable para la presentación mensual de liquidación de impuestos y remitir la
ST
declaración a Sunat con la aprobación de gerencia para su
SI
cancelación.
El técnico y el auxiliar contable trabaja en forma conjunta, y
OF
IC
IN A
DE
sus informes son verificados por el contador.
29
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VENTAS CARGO:
FO RM
REPRESENTANTE DE VENTAS
ÁT IC A
3.3.7 DENOMINACION:
Repuestos el palacio FTJJ SRL., cuenta con una fuerza de ventas que se expande a nivel nacional. FUNCIONES ESPECÍFICAS:
La colocación de la mercadería en el mercado, en las mejores
IN
E
condiciones de cobranza; debiendo mantener informado a la
AS
gerencia de las posibilidades de demanda del mercado,
ventas.
Mantener la cartera de clientes satisfechos, con las más
ST
EM
precios potenciales y los resultados obtenidos producto de las
cómodas formas de pago al crédito mediante letras de
Analizar los precios, descuentos y condiciones de ventas, que
DE
SI
cambio.
puede ofrecer la Empresa en comparación a la competencia.
OF
IC
IN A
Los representantes de ventas, son responsables de contactar y tratar a los clientes. Realizar la venta propiamente dicha, es decir, la comunicación de las características y ventajas de utilización del producto y la obtención de pedidos, comunicarlos y ser atendidos en el menor tiempo. 30
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ÁT IC A
Mantener y desarrollar las relaciones con los clientes y la imagen de la empresa como una distribuidora de repuestos de marca confiable en imagen y posición ante ellos. información
y
transmitirla
a
la
empresa
el
FO RM
Recoger
representante de ventas está en disposición de detectar las acciones que realiza la competencia, informar sobre lo que
IN
piensan los clientes, los problemas que tienen los productos o servicios, las perspectivas de futuro que pueda ofrecer el
E
mercado, etc.
AS
Conocer problemas y necesidades de los clientes y ayudarles
EM
a encontrar una solución con los medios a su disposición, y cimentar una sólida relación con los clientes, que ayude a
SI
ST
mantener fiel al cliente y garantice las ventas futuras
3.3.8 DENOMINACION:
DE
ALMACEN
IN A
CARGO: PERSONAL DE ALMACEN
OF
IC
El departamento de logística en Repuestos el palacio FTJJ SRL. busca la planificación, organización y el control. Las actividades relacionadas con la recepción, traslado y almacenamiento de productos, desde la adquisición hasta la venta. El objetivo de la
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empresa aquí es conseguir satisfacer las necesidades y los
ÁT IC A
requerimientos de la demanda de la manera más eficaz y con el mínimo costo posible.
Por tanto, el objetivo de la empresa es conseguir que los
FO RM
productos lleguen a los lugares donde el cliente lo solicita, en el momento preciso y en las condiciones máximas.
IN
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
E
Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente la empresa
AS
resalta las siguientes funciones para una mejor organización y
EM
distribución de su almacén, como: Recepción de Mercadería
ST
Registro de entradas y salidas del Almacén. de
mercadería
en
sus
respectivas
SI
Almacenamiento ubicaciones.
DE
Control y mantenimiento para el buen uso del almacén.
IN A
Despacho de mercadería.
OF
IC
Normalmente en la empresa se visualizan tres momentos dentro del área de almacén, estos son; Recepción. Que consiste en el transito rápido de la mercadería que ingresa, evitando toda demora en la verificación con los
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documentos de ingreso, así el tiempo de permanencia de la
su optimo almacenaje.
ÁT IC A
mercadería en el área de recepción es lo más corta posible, para
Almacenamiento. Es el proceso de ubicar adecuadamente la unas
ves
verificadas
dentro
del
espacio
FO RM
mercadería
ya
establecido dentro del almacén, donde se pueda organizar y ubicar por código, categoría y marca para su rápido acceso.
IN
Entrega. La mercadería es tomada del área de almacén y llevada
E
al área de entrega, para ser revisada en calidad y cantidad,
AS
mediante el cotejo con el documento de salida factura y/o guía de
EM
remisión. Para luego pasar por un proceso de embalaje necesario para proteger el producto, impedir roturas, mermas,
ST
deterioros, etc. Utilizando los materiales adecuados para su
SI
conservación y protección.
DE
Y como ultimo paso ser entregada al medio de transporte elegido
OF
IC
IN A
por el cliente para su envió y recepción.
33
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IV. PRESENTACION DE LA EXPERIENCIA PROFESIONAL
4.1 FUNCIONES INICALES EN LA EMPRESA
FO RM
Ingrese a trabajar a la Empresa REPUESTOS EL PALACIO FTJJ SRL. como ASISTENTE ADMINISTRATIVO desde el mes de Septiembre del año 2005 hasta Mayo del 2012, con el cargo de DE
PROCESOS
OPERATIVOS
DIARIOS
IN
ASISTENTE
E
ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES.
AS
Detallare las funciones que tenía desde que ingrese y las nuevas
adquirida.
EM
responsabilidades con el avanzar del tiempo y la experiencia
Al iniciar a trabajar en Repuestos el palacio FTJJ SRL. una de las
ST
primeras funciones dentro de la empresa fue conocer el manejo y
SI
funcionamiento
de
las
actividades
para
el
adecuado
DE
desenvolvimiento, así entre las funciones iniciales están:
VERIFICACIÓN,
REVISIÓN
Y
ARCHIVO
DE
LOS
IN A
1.
OF
IC
DOCUMENTOS TRIBUTARIOS DE COMPRAS Y VENTAS
En relación a los documentos de compras, consiste en verificar que los comprobantes estén llenados de acuerdo a las exigencias
34
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ÁT IC A
tributarias, que los montos que indican en ellos hayan sido calculados correctamente, la fecha, el monto, el RUC de la empresa y el detalle de la misma estén correctos, que servirá
dentro
del
periodo
tributario,
FO RM
para registrar, declarar y pagar el impuesto correspondiente posteriormente
revisar
los
documentos ya registrados en el registro de compras, y constatar que la información y montos hayan sido digitados correctamente;
IN
para luego ser archivados según los meses de trabajo. Los
E
documentos son archivados de acuerdo al orden del registro y
AS
otorgándole un numero dentro del periodo para su ubicación
EM
rápida.
Estos documentos de compras pueden ser aquellos que
gastos.
ST
sustentan costo para la empresa y luego aquellos que sustentan
SI
En cuanto a los documentos utilizados para sustentar ventas,
DE
tenemos: facturas en soles y dólares, boletas, notas de crédito y notas de débito.
IN A
Aquí la verificación consiste en que el documento conste la
OF
IC
información
básica
del
cliente,
que
estén
registradas
correctamente y archivadas en forma ordenada dentro del periodo tributario.
35
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ÁT IC A
Si hubiese documentos anulados estos deben estar debidamente verificados y con el visto bueno del administrador, en el juego completo de la factura y guía de remisión es decir deben contener
FO RM
el documento principal, las copias de SUNAT, de emisor y la de control administrativo.
Aquí se debe tener en cuenta que toda factura de venta debe tener su guía de remisión, la misma que debe estar firmada y/o
IN
sellada por la agencia de transporte que se encargue de trasladar
E
la mercadería a su destino final.
EM
AS
Para ello se tiene un control de minucioso de cada documento.
2. ELABORAR UNA RELACIÓN DE FACTURAS PENDIENTES
ST
POR PAGAR A PROVEEDORES.
SI
Cada semana la empresa tiene obligaciones por pagar a sus
DE
proveedores, que son las facturas pendientes de cancelar y que se
debe tener un control de la documentación hasta que se
IN A
realice el pago de la misma.
OF
IC
La labor aquí consiste en tener un archivo físico con todas las facturas pendientes de pago, ordenadas de acuerdo a la fecha de recepción y por cliente, las mismas debidamente registradas en el sistema contable con el que trabaja en la empresa.
36
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ÁT IC A
Una vez listo el archivo se presenta a la administración para que
informe a gerencia por los pagos semanales que se efectuaran y programar los siguientes.
FO RM
Y así proceder a informar a los proveedores las fechas que se realizaran sus depósitos en cuenta corriente o el día que deben
IN
acercarse a recoger su cheque.
3. CONTROL DE LOS GASTOS DE LOS REPRESENTANTES
AS
E
DE VENTAS
EM
Al cierre de cada mes, los vendedores de provincias envían sus facturas de gastos y/o consumos realizados como parte de visitas
ST
a clientes en distintas zonas. Estas facturas de gastos son recibidas y verificadas para su
SI
debida consideración en su reporte de gastos y viáticos.
DE
El trabajo se basa en constatar que el documento contenga el RUC y nombre de empresa, el detalle, la fecha, y que los
IN A
importes estén correctos (valor de venta, IGV y Precio de venta).
OF
IC
También se tiene en cuenta, los montos máximos que puede pasar cada vendedor por día, debidamente sustentado por el viaje sea pasajes, alimentación movilidad, y de haber otros indicar la razón del gasto para su consideración.
37
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ÁT IC A
Los gastos que no tienen sustento como parte de su viaje a visitar clientes, no son considerados así como también aquellos que no
cumplen con la información debidamente llenada y/o presenten
FO RM
borrones o enmendaduras, estos les son devueltos.
Por último estos documentos son ordenados por fecha y sumados en su totalidad para ser considerados como sus viáticos
ELABORAR
CONTROL
DE
ASISTENCIAS
DEL
EM
PERSONAL
EL
AS
4.
E
posteriormente su registro.
IN
del mes, de los cuales el 60% son reconocidos por la empresa y
ST
El tema del registro del control de asistencia esta orientado para el cumplimiento de las ocho horas de trabajo, En tal sentido, la
SI
jornada diaria de trabajo es de ocho horas diarias o cuarenta y
DE
ocho horas semanales. En la empresa se lleva un control de la asistencia del personal
IN A
mediante hojas impresas por mes, en las cuales se indica el
OF
IC
nombre del trabajador, número de DNI, cargo que tiene, y el horario de trabajo con el tiempo de almuerzo y su hora de salida. El control consiste en verificar que todos los trabajadores firmen e indiquen su hora de ingreso y salida respectivamente; y que este debidamente llenado, con esta información se llena el archivo 38
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ÁT IC A
computarizado de cada trabajador, teniendo en cuenta las
tardanzas, inasistencias, permisos y/o descanso por vacaciones; con el fin de calcular los descuentos que le corresponden a cada
FO RM
trabajador a fin de mes.
5. REDACTAR DOCUMENTOS A ENTIDADES BANCARIAS,
IN
CLIENTES Y/O PROVEEDORES
documentos administrativos como parte del proceso
AS
con
E
La empresa en sus actividades financieras y comerciales, trabaja
EM
operativo diario, encargándome de su elaboración. Así para sus movimientos financieros y/o bancarios requiere de
ST
cartas especiales para sus cargos y/o abonos haciendo formal la
SI
solicitud ante cada entidad bancaria, tales como: Carta para pagos de importación
DE
Carta para cargo y/o abono en Cta. Cte.
IN A
Carta pagare capital de trabajo Carta de ampliación de líneas de crédito
OF
IC
En relación a los clientes, generalmente se redactan cartas para el levantamiento de sus letras protestadas dirigidas a la cámara de comercio de su respectiva ciudad.
39
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Hidrandina, Sedalib, Nextel las cartas son:
ÁT IC A
A otros proveedores de servicios, como Telefónica móviles,
Carta para reposiciones de equipo y /o chips
FO RM
Carta de solicitud de nuevas líneas
Cartas por dificultad en el servicio, cobros, etc.
CONTROL DE CANJE DE FACTURAS DE VENTA A
E
LETRAS DE CAMBIO
IN
6.
AS
Las ventas en la empresa en su mayoría son bajo letras de
EM
cambio, el control que se realiza es cotejar que los importes de las facturas de ventas canjeadas, cuadre con el valor total de las
ST
letras de cambio.
SI
También que la letra en físico, este conforme para su envió a los bancos; este aceptada (firmada) por el cliente, con la fecha de
DE
vencimiento correcta, el nombre o razón social del cliente, el RUC, dirección completa, el importe en números y en letras
OF
IC
IN A
expresado claramente.
40
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ELABORACION Y ENVIO DE LOS REPORTES DE
ÁT IC A
7.
COBRANZA DE LOS VENDEDORES AL CIERRE DEL MES
FO RM
Cada fin de mes, me encargo de elaborar los reportes mensuales de las ventas, notas de crédito, notas de debito, y letras de cada uno de los vendedores de provincia, actualizados hasta su último reporte enviado.
IN
El reporte de ventas contiene todas las facturas por el código de
E
vendedor, en un cuadro por antigüedad a 45dias, 60dias, 90dias
AS
y 120 días a más, ordenado por número de factura luego por
EM
cliente, indicando el importe total de factura y el saldo actual pendiente por cobrar.
ST
El reporte de notas de crédito, indica las documentos que se han emitido y que aun no han sido descontados por los clientes
SI
(aplicados) y que el vendedor debe tener en cuenta al momento
DE
de cobrar las facturas o canjearlas por letras de cambio. Situación similar son con las notas de debito, donde se muestran
IN A
todas aquellas notas que no han sido adicionadas al canje de
El reporte de letras, consta de tres cuadros:
OF
IC
letras o canceladas.
41
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ÁT IC A
Letras en transito; que son aquellas letras ya giradas y que aun no han sido recogidas por el vendedor y enviadas a la empresa.
Este cuadro informa al vendedor que letras debe recoger a su
FO RM
visita de cliente y remitirlas al menor tiempo.
Letras en cartera; este cuadro le informa al vendedor las letras que están en poder de la empresa y que aun no han sido enviadas a los bancos.
IN
Letras en bancos; este resumen es de importancia para el
E
vendedor porque le indica todas las letras que ya están
AS
ingresadas a los bancos (Banco de Crédito / Banco Continental)
EM
los números únicos de cada letra que el banco le proporciona para que sea cancelada en cada uno de ellos y el ultimo día de
ST
pago que tiene para cancelarla, sin que sea protestada. Letras protestadas; este resumen contiene todas las letras que
SI
los clientes no cancelaron en su ultimo día de pago, y el banco
DE
protesto originando gastos de protesto e intereses. Estos informes son impresos y remitidos a la ciudad de Lima para
IN A
su recojo de cada uno de los vendedores y empiecen sus visitas
OF
IC
al interior del país.
42
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8. TRANSACCIONES BANCARIAS DIARIAS Como parte de las funciones del trabajo, también tengo de
realizar las operaciones y transacciones en bancos, cobros de
FO RM
cheques, pagos de factura a proveedores, depósitos en cuentas corrientes, pagos de AFP y otros servicios.
IN
4.2 NUEVAS FUNCIONES LABORALES QUE SE SUMAN AL CARGO.
E
Al empezar mi experiencia laboral dentro de la empresa las
AS
funciones iniciales sirvieron de base para conocer el manejo de la
EM
empresa y su funcionamiento diario; y poder asumir nuevos retos y funciones en el proceso operativo administrativo y contable
ST
diario.
Estas funciones se suman a las anteriormente ya descritas; y
SI
complementan mi experiencia laboral en estos años dentro de la
DE
empresa, estas funciones son:
IN A
1.
ANALISIS DE CUENTAS CORRIENTES - MOVIMIENTOS
OF
IC
BANCARIOS DIARIOS.
La empresa posee cuentas corrientes en moneda nacional y extranjera dólares, tanto en el banco de crédito y banco continental. 43
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ÁT IC A
El trabajo realizado es diario se inicia con los movimientos
bancarios de cada cuenta y banco; extraídos de la pagina ON NET donde se esta afiliado para su consulta bancaria.
FO RM
Estos movimientos bancarios diarios nos muestra todos los cargos y abonos que se dieron durante el día, sean cobros de cheques, cargos por letras protestadas, comisiones por cartera
de letras, comisión de trasferencias de fondos, depósitos, cargos
análisis consta en verificar cada operación y distinguir el
E
El
IN
de pagares, entres otros.
AS
origen de cada cargo y de donde provienen los depósitos que
le pertenece.
EM
aparecen, según la plaza donde se origino y saber a que cliente
ST
También se coteja que los montos girados en vouchers de cheques sean los mismos que se cargaron, y de haber algún
DE
SI
cambio en céntimos reajustar y tener la cuenta cuadrada.
2. ANALISIS DE CUENTAS CORRIENTES DE CLIENTES -
OF
IC
IN A
ESTADOS DE CUENTA
Mi labor en esta función es hacer un seguimiento de cada cliente y evaluar su comportamiento de pago y el crédito pendiente que aun posea con nosotros; esto nos ayuda para considerarlo como bueno, regular o mal cliente. 44
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ÁT IC A
Se tiene en cuenta su record de pago en facturas de ventas, la forma de pago si fue mediante depósitos en Cta. Cte. o
canjeados a letras de cambio y el tiempo que demora en
FO RM
cancelar.
Así mismo la forma de cómo sus letras son canceladas en el banco, si es que son amortizadas cuantas veces o si son protestadas; y la aceptación que tengan sus letras para ser letras
AS
IDENTIFICACION DE DEPOSITOS EN CTAS. CTES. Y
EM
3.
libre o
E
rechazadas.
de descuento, cobranza
IN
ingresadas como
ST
ELBORACION DE MANIFIESTOS DE INGRESO
Durante el análisis de los movimientos bancarios del día,
SI
aparecen depósitos en Cta. Cte. que muchas veces no son
DE
informados por los clientes. Mi labor consiste en identificar estos depósitos mediante la plaza de ciudad donde fue depositado y el
IN A
valor del depósito, la moneda en que se realizo, de ser en soles
OF
IC
recurrir al tipo de cambio del día según Sunat. Cuando no hay coincidencia con las facturas pendientes de pago, se le llama al vendedor de la zona para consultar si se aplico algún descuento especial, nota de crédito o consulte su cartera de clientes si alguno de ellos realizo el pago. 45
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dispone a aplicar a la factura correspondiente.
ÁT IC A
Una vez identificado el deposito y el cliente que lo realizo se
Entonces me corresponde elaborar el Manifiesto de Ingreso a
FO RM
Caja; que es un documento interno donde se indica la fecha del movimiento del día, el numero de factura, el nombre del cliente, el tipo de cambio, la moneda (soles o dólares) y se indica si fue en efectivo o de ser deposito indicar la operación bancaria, el banco
IN
y la Cta. Cte.
E
Este documento permite descargar en el sistema de la empresa
AS
todos los pagos a cuenta que realizan los clientes hasta cancelar
CONTROL, PAGOS DE LETRAS INGRESADAS EN
ST
4.
EM
sus facturas.
SI
BANCOS REALIZADOS POR CLIENTES
DE
Otra de las actividades diarias que realizo, es el control de las letras ingresadas a bancos ya sea por planilla de descuento a
IN A
corto plazo o planilla de letras en cobranza libre.
OF
IC
Estas planillas son llenadas desde la misma página web del banco o planillas impresas según corresponda, una vez terminada la planilla, entregada al banco y realizado el abono respectivo por planilla de descuento a corto plazo, me encargo de llevar control de las letras. 46
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ÁT IC A
Este control consiste en verificar que el banco haya ingresado
correctamente a su sistema, la fecha de vencimiento, el importe y el cliente a quien se le giro la letra, y presente el número único
FO RM
que el banco otorga a cada letra para ser cancelada en su día de vencimiento.
También debo darle el seguimiento a la letra hasta que sea cancelada en su último día de vencimiento, o de ser amortizada
IN
el saldo pendiente y la nueva fecha de vencimientos, o en todo
AS
E
caso si es protestada indicar los gastos que origino.
EM
5. CONTROL DEL MOVIMIENTO DE CAJA Este cuadro contiene todos los manifiestos de ingresos emitidos
ST
durante el mes, y los depósitos realizados por la empresa como
SI
producto de los pagos en efectivo de los clientes.
DE
Mi función es mantener actualizada el movimiento del saldo de caja al día.
IN A
Cuando se registra un manifiesto de ingreso a caja, este debe
OF
IC
indicar en el lado de los ingresos que es lo que esta abonando, boletas en soles, facturas, pago de letra, letras protestadas, nota de debito en soles o dólares que van aumentar el saldo de la caja, pero al mismo tiempo del lado de los depósitos, descontar aquellos que correspondan a cada uno de los ingresos, así como
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ÁT IC A
los depósitos que realiza la empresa como resultado de los pagos en efectivo.
En el cuadro de movimiento de caja, se utiliza el tipo de cambio
FO RM
venta, según Sunat para tener el saldo de soles al día.
6. GIRO, CONTROL Y SEGUMIENTO DE CHEQUES GIRADOS
IN
Y/O COBRADOS.
E
En el proceso operativo diario, me encargo de girar los cheques
AS
de pago diferido en moneda nacional o extranjera, de las cuentas
EM
corrientes de ambos bancos.
Para ello se utilizan vouchers numerados, donde se indica el
ST
número de cheque, el banco, la Cta. Cte., el detalle del giro y el importe.
SI
El control de los cheques se lleva por el número de voucher en un
DE
cuadro computarizado donde se registra la fecha para cuando debe ser cobrado y poder cubrir el monto en la Cta. Cte.
IN A
Todo voucher debe estar con la firma del gerente autorizando el
constancia de recepción.
OF
IC
giro, y la firma de la persona que recibe el cheque como
48
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REGISTROS EN LIBROS BANCOS – CONCILIACIONES
ÁT IC A
7.
BANCARIAS
Mi actividad diaria, empieza con el trabajo de los movimientos
FO RM
diarios de las cuentas corrientes, su análisis, identificación de
depósitos, y su posteriormente registro de todos los movimientos realizados en la cuenta bancaria, como son el giro de cheques,
IN
comisiones por trasferencias de fondos,
cobros de cheques,
E
depósitos en efectivo y de otras cuentas, transferencias al
AS
exterior, abonos de pagares, anulación de cheques, etc.
EM
Este llenado se da en los libros con el nuevo rayado especial: Se le indica un numero correlativo dentro del periodo, luego se
ST
indica la fecha de cada movimiento con la descripción de cada uno, luego en la columna de los movimientos se identifica si son
SI
cargos o abonos según el caso, para luego señalar el nombre de
DE
la persona o razón social que efectuó dicho movimiento, y el
IN A
numero de la transacción bancaria otorgada por cada banco.
OF
IC
Este registro se realiza de manera diaria, con movimientos de cuenta, y llegando siempre al saldo contable del día. Al llegar a fin de mes, y luego de haber registrado todos los movimientos que se realizaron, y girado todos los cheques dentro del periodo, debo realizar la conciliación de libros bancos. 49
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ÁT IC A
La conciliación bancaria es el proceso donde me dispongo a
confrontar y conciliar los importes de todos los movimientos realizados durante el mes y están registrados, en las cuentas
FO RM
corrientes, que los bancos suministran por medio de sus estados de cuenta mensuales.
Mi labor consiste mensualmente, en sumar todos los cargos y
IN
abonos registrados en el libro auxiliar de banco una vez cerrado
su estado de cuenta donde muestra todos los
AS
empresa en
E
el mes y comparar con al información que el banco envía a la
EM
movimientos que concluyen en un saldo final de la cuenta al último día del respectivo mes.
ST
Generalmente, el saldo del estado de cuenta de bancos nunca
SI
coincide con el saldo que se tiene de la empresa los libros
DE
auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias por las que esos valores no coinciden.
IN A
Entonces llego al proceso de verificación y confrontación, que
OF
IC
conocemos como conciliación bancaria, donde me dispongo a revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los libros auxiliares, con los valores registrados en los estados de cuentas para determinar las operaciones que no coinciden y que ocasionan la diferencia. 50
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ÁT IC A
Estas causas más comunes en este proceso son:
Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por
FO RM
el proveedor y/o beneficiario del cheque.
Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria sea por comisión de transferencia de fondos, ITF, intereses y/o gastos
IN
de protesto de letras etc. que no se registraron en el libro auxiliar. Notas crédito que el banco ha abonado en la cuenta corriente de
E
la empresa y que fueron registrados como cargos de modo
AS
erróneo o no aparecen en el registro de los libros.
EM
Errores manuales en las cantidades al momento de registrar los importes en el libro auxiliar.
ST
Disposiciones del banco al momento de cobrar los cheques
SI
según el BCR y dejar las cantidades con redondeados
céntimos sean
a favor del consumidor, como lo establece el
DE
Código de Protección y Defensa del Consumidor. Realizado este proceso llegamos a un saldo de libro contable al
IN A
cual se le suman o restan las operaciones que no aparecen y así
OF
IC
llegar al saldo final del estado de cuenta corriente del banco.
51
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VALORIZACION Y COSTEO DE INVENTARIOS
ÁT IC A
8.
Esta función la desarrollo con el apoyo del área de almacén,
FO RM
cada inicio de mes luego haber realizado la contada física de
todos los productos que quedan en stock a fin de mes, lo que corresponde al inventario mensual.
Una vez que el personal termina de verificar el inventario físico,
IN
mi función es cotejar con el sistema que la contada física
E
reflejada en las hojas impresas sea la misma que se tiene
AS
sistema de computo, y agregar las nuevas ubicaciones de la
EM
mercadería. Si hay diferencia entre lo físico y el sistema, se devuelve las hojas impresas a los empleados para su revisión
ST
minuciosa.
Ya cotejado y verificado, me dispongo a valorizar el inventario
SI
para brindar el dato exacto de al área de contabilidad.
DE
En lo que corresponde a la valorización, mi trabajo empieza desde el momento que la importación llega a almacenes y esta
IN A
listo para subir el stock físico en el sistema, entonces con la
OF
IC
factura de importación, se ingresa a cada producto sus gastos que generan desde su ingreso al país.
Cada artículo tiene un código de identificación ante Sunat lo que se llama SUBPARTIDA ARANCELARIA, la cual dependiendo de la categoría presenta gastos como AD-VALOREM (Gravamen 52
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Arancelario a que están afectadas las mercancías en el Arancel Aduanero, que se calcula como un porcentaje teniendo como base impositiva el valor aduanero o el valor
FO RM
CIF de las mercancías), SEGURO, FLETES (aranceles son aplicados a las importaciones registradas en las sub partidas nacionales del Arancel de Aduanas) que ocasionan un costo adicional al producto, deben ser identificados en el sistema para
ELABORACION DE CANJES MENSUALES DE DOLARES
EM
9.
AS
E
IN
su consideración al momento de fijar el precio de venta.
A MOMENDA NACIONAL DE CARTERA DE CLIENTES DE LA
ST
EMPRESA
SI
La labor de trabajo en este punto se realiza después de los
DE
cierres de cada mes, cuando se han obtenido los reportes de todas las ventas del mes, compras, canjes de letras y todos los
IN A
documentos emitidos que no hayan sido aplicados realizando el
OF
IC
canje de moneda extrajera a moneda nacional, teniendo en cuenta el tipo de cambio diario y el de cierre de mes según Sunat. El proceso consiste en elaborar el cuadro de facturas pendientes al cierre de mes, incluyendo aquellas que se mantengan de los meses anteriores, y las facturas que se giraron como letras de 53
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cambio y que aun se mantienen en transito sin ser aceptadas aun por el cliente.
Se trabaja de la siguiente, por ejemplo si se tratara del mes de
FO RM
diciembre del 2012; las facturas pendientes de meses anteriores se les colocan el tipo de cambio de cierre del mes de noviembre 2012; las facturas del mes se les consideran el tipo de cambio del día según Sunat. Para realizar el canje del mes de diciembre
IN
2012 se toma el tipo de cambio del cierre de mes, a todas las
E
facturas y el monto total en soles es el canje de todas las facturas
AS
pendientes al 31 de diciembre 2012, y considerado en el balance
EM
como facturas pendientes de cobrar a clientes. Siguiendo con el ejemplo; el canjes de letras en cartera del mes
ST
de diciembre considera todas las letras giradas en el mes que estén en cartera y hayan sido ingresadas a bancos; así como
SI
también las letras del mes anterior que estuvieron en transito y en
DE
el mes de diciembre pasaron a cartera. El canje a moneda nacional es el mismo al de facturas; el importe
IN A
total de las letras giradas al cliente debe ser el mismo al total de
OF
IC
las facturas consideras para el canje.
54
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A cada factura del mes se le coloca el tipo de cambio del día; y las que son de meses anteriores el tipo de cambio del cierre del último mes anterior.
FO RM
El monto total en soles es considerado en el balance como letras por cobrar a clientes
ELABORACION
DE
PLANILLAS
DE
SUELDO
IN
10.
E
MENSUALES
AS
Otra función que se me encarga como parte de mis labores, es la
EM
elaboración de la planilla de sueldo del personal administrativo y de ventas de la empresa.
ST
El proceso de elaboración es el siguiente, al cierre de mes, se cierra también el ciclo de comisiones de los vendedores del mes
SI
en curso; la administración imprime el reporte de comisiones de
DE
cada uno de los vendedores, expresado en dólares; para su canje a moneda nacional según el tipo de cambio del día en Sunat.
IN A
Calculado los importes se dispone a elaborar la planilla,
OF
IC
considerando al gerente, personal administrativo y de ventas; considerando las bonificaciones especiales y asignación familiar según sea el caso; así como también los descuentos por AFP, y de renta de 5ta categoría; y las aportaciones por parte del empleador como es Essalud. 55
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luego
la Gerencia lo apruebe, y
ÁT IC A
Terminada la planilla se presenta a la Administración para que
luego girar el cheque por
FO RM
planilla, elaborar las boletas de pago de cada trabajador.
11. ELABORACION, CÁLCULO Y PAGO DE AFP
Lista la planilla de sueldos, me dispongo a llenar los formularios
IN
de planillas de pago de aportes previsionales de cada AFP,
E
según este afiliado el trabajador.
AS
Estas planillas se tienen lista para ser canceladas al 5to día hábil
EM
del mes siguiente, para lo cual se gira un cheque para ser
ST
cancelados por la persona indicada
SI
12. ELABORACIÓN Y LLENADO DEL PDT 601 – PLANILLA
DE
ELECTRONICA.
Estando elaborada la planilla de sueldos del mes y calculado los
IN A
importes de descuentos por AFP, ESSALUD, RENTA DE 5TA.
OF
IC
CATEGORIA, Y SNP; se efectúa el siguiente paso, realizar el llenado del PDT 601 – PLANILLA ELECTRONICA, hoy PDT PLAME.
56
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ÁT IC A
El PDT, se llena con cuidado al registrar los ingresos de datos por empleado, los descuentos calculados por AFP, renta de 5eta categoría, etc.
FO RM
Luego ingresar la información de rentas de 4ta categoría (recibos por honorarios) y señalar si son afectos a RETENCION POR RENTA DE 4TA CATEGORIA y aplicar el 10% del monto total activando la casilla, cancelado por la empresa.
IN
Ingresada toda la información, se verifica si no presenta
E
inconsistencias para su envió a Sunat, se elige la forma de pago,
AS
si es en efectivo o cheque, y el monto a pagar de la declaración.
EM
Si el monto es menor a la declaración, la Sunat emitirá órdenes de pago para su cancelación.
ST
La forma de pago de la empresa en cheque de banco de la nación, y el envió de la información es a través, de la pagina Web
SI
de Sunat, mediante operaciones en línea Sunat, con el uso de la
OF
IC
IN A
DE
clave sol.
57
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ÁT IC A
CONCLUSIONES
1. Puedo afirmar que la empresa posee una buena guía del
FO RM
conocimiento de negocio, siendo rescatable porque su gerente general no es un profesional formado académicamente, sino un empresario que ha ganado experiencia en base a sus
conocimientos adquiridos en su vida laboral lo que lo ha hecho
IN
tener una visión amplia del mercado en que se desenvuelve y
AS
el mercado y competencia.
E
manejarse muy bien, convirtiéndose en una fortaleza el conocer
EM
2. La empresa presenta una imagen muy buena en las entidades bancarias lo que le favorece para sus ampliaciones de línea de
ST
crédito, los prestamos de capital de trabajo, pagares para pagos de importaciones, con lo que posee una fortaleza de buenos
SI
recursos financieros.
DE
3. Al ser una
empresa importadora y comercializadora de
repuestos, y distribuidor exclusivo de la marca importada, hace
IN A
que compita en calidad y características originales de repuestos,
OF
IC
y hacer frente a la competencia en precios, excelente servicio en venta y post-venta, generando posibilidades de crédito para sus clientes.
58
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4. La empresa presenta una línea de mando muy autoritaria y muchas veces drástica, lo que origina un clima laboral muy tenso debido
a
difícil
acción
del
gerente
general
en
delegar
FO RM
responsabilidades al personal y en otros casos no pueden
desempeñar sus funciones con la libertad del caso, por el afán en querer hacer todo el mismo y su falta de aceptación de errores.
IN
5. El alto nivel de rotación de sus inventarios, en cada importación
E
mensual que ingresa almacenes es atendida en su totalidad
AS
debido a la cantidad de pedidos enviados por los vendedores de
EM
las diferentes ciudades del país, ocasionado por la tendencia favorable del mercado y la necesidad de un producto original. Es
ST
en estos momentos donde se presentan dificultados u obstáculos en su área de distribución por el estrecho espacio para el libre
SI
transito de los empleados al momento de atender los pedidos.
DE
6. La empresa tiene su competencia más agresiva en la capital del país, donde se hallan la mayor cantidad de empresas dedicadas
IN A
a la importación.
OF
IC
7. No se cuenta con una zona adecuada para guardar los archivos mensuales, de años anteriores que no se pueden mantener en oficina. El almacén que se tiene es únicamente para los productos y / o mercadería importada; con lo que se tiene que compartir dichos espacio con la mercadería, y colocar en 59
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espacios muy reducidos los archivos; además el ingreso de personal a esta área no está controlada ya que se ha detectado la perdida de documentos y el deterioro de los mismos.
FO RM
8. La empresa con el propósito de diferenciar la mercadería frente a la competencia resalto los beneficios de sus productos y la imagen de la empresa; para posicionarse en la mente del cliente como una empresa dedicada a la importación directa de
IN
mercadería, motivo por la cual actualmente su razón social es
OF
IC
IN A
DE
SI
ST
EM
AS
E
IMPORTACIONES PERUVIAN SA.
60
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RECOMENDACIONES
FO RM
1. Programar la participación en las charlas de capacitación y temas
relacionados con la administración que brindan entidades como la cámara de comercio y producción de la libertad, revistas especializadas en temas contables, laborales etc.
Desde la
IN
gerencia general y así comprometa u obligue a todos los
E
profesionales a capacitarse y complementar su carrera de
AS
manera continua de esta manera elevaría la calidad profesional.
EM
2. Mantener siempre al cliente informado de sus deudas pendientes, en relación a sus letras por vencer en los bancos, y evitar los
ST
protestos y rechazos de letras; así como poseer una cartera de
SI
clientes considerados como buenos en las entidades bancarias, y que no perjudiquen con la buena imagen de la empresa ante las
IN A
DE
entidades bancarias, cuando se requiera de créditos especiales.
3. Para hacer frente a la competencia hay que mantener al cliente
OF
IC
cautivado con promociones, informar de nuevos descuentos, incluir nueva mercadería que exige el mercado, brindándole las mejores facilidades de pago y los medios de pago donde se sientan mas cómodos.
61
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4. Permitir una organización horizontal donde los trabajadores estén capacitados y motivados; y crear un ambiente laboral donde se
FO RM
permita delegar responsabilidades, y se les permita desarrollar sus funciones dentro de su área con total libertad, siempre con la supervisión mesurada de la gerencia general.
5. Ampliar el área de almacén para el mejor transito y traslado de
IN
mercadería en los momentos de mayor despacho y atención de
E
pedidos, y permita realizar el inventario mensual físico de un
AS
modo mas cómodo y fácil de realizar.
EM
6. El “benchmarking” (Un proceso para aprender de otros ¨ Copiar, imitar, una búsqueda rápida de ideas) Es la mayor herramienta
ST
que la empresa puede usar para enfrentar la competencia en la capital, en guerra de precios, descuentos, con la misma calidad
SI
de producto.
DE
7. Disponer de una zona exclusiva para el área contable, donde ubicar todos los documentos contables, administrativos y
IN A
relacionados y permita
reubicar, ordenar, conservar los
en buen estado y acceder a ellos de forma rápida y ordenada.
OF
IC
documentos de los años anteriores, y actuales manteniéndolos
62
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BIBLIOGRAFÍA
ÁT IC A
INFORME DE EXPERIENCIA PROFESIONAL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL – SERVIR ABRIL 2010
FO RM
ORGANIZACIÓN DE LA ACCION EMPRESARIAL Mg. Marlies Cueva Urra UNIVERSIDAD PRIVADA DEL NORTE
IN
ADMINISTRACIÓN JAMES A. F. STONER / R. EDWARD FREEMAN / DANIEL R. GILBERT SEXTA EDICION
OF
IC
IN A
DE
SI
ST
EM
AS
E
MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES EMAPA SAN MARTÍN SA. AÑO 2009
63
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