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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
PROPUESTA DE ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA PARA LA EMPRESA INGENIEROS Y CONSULTORES CHAVARRÍA ORTIZ S.A.
ÚRSULA CÓRDOBA OCAMPO
PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS
San José, Costa Rica
Julio 2014
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos
__________________________ Allan Valverde PROFESOR TUTOR
_________________________ Prof. Bernardo López González LECTOR No.1
__________________________ Sara Fonseca LECTOR No.2
________________________ Úrsula Córdoba Ocampo SUSTENTANTE
iv DEDICATORIA
A Dios por ser quien siempre ha estado a mi lado, haberme dado la, inteligencia, paciencia y ser mi guía en mi vida.
A mis hijos quienes fueron el incentivo para esforzarme cada día más, y ser así el ejemplo que necesitan para la superación de sus vidas.
A mi madre que siempre ha estado ahí para mí, brindándome su apoyo incondicional.
v AGRADECIMIENTOS
Primeramente a Dios ya que sin él no habría logrado llegar hasta donde estoy.
Debo agradecer de manera especial y sincera a mi tutor el Profesor Allan Valverde por aceptarme para realizar este trabajo de graduación, ya que bajo su dirección, su apoyo y confianza logré finalizar una meta más en mi vida profesional.
A todas aquellas personas que de alguna manera han colaborado e influido con su apoyo en la facilidad en el desarrollo del presente trabajo.
vi INDICE
HOJA DE APROBACION
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DEDICATORIA
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AGRADECIMIENTO INDICE
iv v
INDICE ILUSTRACIONES
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INDICE CUADROS
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RESUMEN EJECUTIVO
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GLOSARIO.............................................................................................................. 1 1. INTRODUCCION ................................................................................................ 2 1.1 Antecedentes .............................................................................................. 2 1.2 Problemática. .............................................................................................. 3 1.3 Justificación del problema ........................................................................... 3 1.4 Objetivos ..................................................................................................... 4 1.4.1 Objetivo general ...................................................................................... 4 1.4.2 Objetivos específicos. ............................................................................. 4 2 MARCO TEORICO ............................................................................................... 5 2.1 Marco Referencial ...................................................................................... 5 2.1.1 Antecedentes de la Institución .............................................................. 5 2.1.2 Misión y visión ......................................................................................... 6 2.1.3 Estructura organizativa............................................................................ 6 2.1.4 Productos que ofrece .............................................................................. 7 2.2 Teoría de Administración de Proyectos ...................................................... 8 2.2.1 Definición de proyecto ............................................................................. 8 2.2.2 Administración Profesional de Proyectos ................................................ 8 2.2.3 Grupos de procesos de la administración de proyectos .......................... 9 2.2.4 Áreas del Conocimiento de la Dirección de Proyectos ......................... 10 2.3 Generalidades de la Responsabilidad Social Corporativa ........................ 12 2.3.1 Antecedentes históricos ........................................................................ 12 2.3.2 Definición de la Responsabilidad Social Corporativa ............................ 13 Principios de la Responsabilidad Social Corporativa .................................. 13 2.3.4 Implementación de la Responsabilidad Social en el tiempo................. 14 2.4 Iniciativas Privadas de Responsabilidad Social Corporativa ..................... 15 3. MARCO METODOLOGICO .............................................................................. 16 3.1 Fuentes de información............................................................................. 16 3.1.1 Fuentes Primarias ................................................................................. 17 3.1.2 Fuentes Secundaria .............................................................................. 17 3.1.3 Fuentes documentales .......................................................................... 18 3.2 Métodos de Investigación ......................................................................... 18 3.3 Herramientas. ........................................................................................... 20 3.3.1 Cuestionario de evaluación de la Empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. ....................................................................................... 21
vii 3.4 Supuestos y Restricciones. ....................................................................... 22 3.5 Entregables. .............................................................................................. 23 4 PROPUESTA DE ESTRATEGIA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA .................................................................................................... 24 4.1 Evaluación de iniciativas de la Responsabilidad Social, desarrolladas por la Empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. a la fecha. .... 25 4.1.1 Política de actuación en el lugar de trabajo ........................................... 27 4.1.2 Política medio ambiental ....................................................................... 28 4.1.3 Política de mercado............................................................................... 29 4.1.4 Política Social ........................................................................................ 31 4.1.5 Valores de la empresa .......................................................................... 31 4.2 Identificación de expectativas de los grupos de interés de la empresa ... 32 4.3 Determinación de las líneas de acción de la estrategia de RSC ............... 35 4.3.1 Política de actuación en el lugar de trabajo ........................................... 35 4.3.2 Política medio ambiental ....................................................................... 39 4.3.3 Política de mercado............................................................................... 42 4.3.4 Política social ........................................................................................ 43 4.3.5 Valores de empresa .............................................................................. 47 4.4 Iniciativas priorizadas dentro de cada línea de acción. ............................. 48 4.5 Propuesta de plan para implementación de la estrategia de RSC. ...... 50 4.5.1 Alcance ................................................................................................. 50 4.5.2 El Acta de Constitución del Proyecto ................................................... 52 4.5.3 Estructura detallada de trabajo EDT ..................................................... 54 4.5.4 Cronograma de ejecución ..................................................................... 55 4.6 Presupuesto para implementar la RSC en las áreas escogidas. .............. 64 4.7 Bases para el seguimiento y control de la propuesta ................................ 65 4.8 Plan de comunicación ............................................................................... 69 5 CONCLUSIONES............................................................................................... 71 6 RECOMENDACIONES ...................................................................................... 73 7 BIBLIOGRAFIA .................................................................................................. 75 8 ANEXOS ............................................................................................................ 78 Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO .................................................................. 78 Anexo 2: EDT..................................................... ¡Error! Marcador no definido. ¡Error! Marcador no definido. Anexo 3: Modelo de cuestionario .................................................................... 83 Anexo 4: Resultados de cuestionario .............................................................. 89
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1: Estructura Organizativa ...................................................................... 7 Ilustración 2: Áreas de conocimiento y grupos de procesos (PMI, 2008) ............. 12 Ilustración 3: Resultados de cuestionario de concientización................................ 26
viii Ilustración 4: Iniciativa en la política de actuación del lugar de trabajo ................. 36 Ilustración 5 Iniciativas política medio ambiental ................................................... 39 Ilustración 7 Iniciativa en la política de mercado ................................................... 42 Ilustración 6 Iniciativas en la política social .......................................................... 44 Ilustración 8 Iniciativa en los valores de la empresa ............................................. 47 Ilustración 9: EDT .................................................................................................. 55
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1: Supuestos y restricciones ..................................................................... 22 Cuadro 2: Cuadro de entregables ......................................................................... 23 Cuadro 3: Valoración cuantitativa de las iniciativas de RSC ................................. 26 Cuadro 4: Política de actuación en el lugar de trabajo .......................................... 28 Cuadro 5: Política medioambiental ........................................................................ 29 Cuadro 6: Política de mercadeo ............................................................................ 30 Cuadro 7: Política social ........................................................................................ 31 Cuadro 8: Valores de la empresa .......................................................................... 32 Cuadro 9: Stakeholder y niveles de involucramiento y expectativas ..................... 33 Cuadro 10: Líneas de acción propuestas (Política de actuación en el lugar de trabajo) .................................................................................................................. 36 Cuadro 11: Líneas de acción propuestas (Política medioambiental) ..................... 40 Cuadro 12: Líneas de acción propuestas (Política de mercado) ........................... 43 Cuadro 13: Líneas de acción propuestas (Política social) ..................................... 44 Cuadro 14: Líneas de acción propuestas (valores de la empresa) ....................... 47 Cuadro 15: Iniciativas priorizadas para cada línea de acción............................... 49 Cuadro 16: Charter................................................................................................ 52 Cuadro 17: Cronograma de ejecución ................................................................... 56 Cuadro 18: Ruta crítica ......................................................................................... 62 Cuadro 19: Presupuesto para implementar la propuesta ...................................... 64 Cuadro 21: Iniciativas, condiciones necesarias, seguimiento y control ................. 66 Cuadro 22: Matriz de gestión de las comunicaciones ........................................... 70 Cuadro 23. Política de actuación en el lugar de trabajo ........................................ 89 Cuadro 24. Política medioambiental ...................................................................... 90 Cuadro 25. Política de Mercado ............................................................................ 91 Cuadro 26. Política social ...................................................................................... 92 Cuadro 27. Valores de la empresa ........................................................................ 92
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RESUMEN EJECUTIVO
El proyecto final de graduación presentado incluye una propuesta de estrategia de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) para la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A., empresa que pertenece a un grupo empresarial interdisciplinario dedicado a proveer servicios integrales inmobiliarios. . Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A.se dedica a proveer servicios integrales inmobiliarios, constituyéndose en una empresa de gran capacidad técnica y sólida posición patrimonial, el giro de negocios se fundamenta en la construcción y/o restauración inmobiliaria, actuando de manera independiente o en consorcios , en uniones temporales con sus socios principales y empresas calificadas del sector. En el servicio al cliente se enfoca en establecer relaciones a largo plazo, desde la perspectiva de percepción del cliente, asumen con propiedad y responsabilidad su trabajo y buscan satisfacer todas las expectativas. Se analiza el estado actual de la organización y su funcionamiento con respecto al desarrollo de iniciativas de responsabilidad social; donde encontramos que Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. a pesar de estar desarrollando algunas acciones en esa dirección posee algunas debilidades debido a la carencia de una estrategia orientadora. . A partir de esta revisión se propone hacer una estrategia utilizando algunos de los procesos de las áreas de conocimientos de alcance tiempo y costo que propone la guía de conocimientos de fundamentos del PMI Proyect Managment Institute. La Responsabilidad Social se enmarca dentro del proceso de mejoramiento continuo de la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A., lo que puede llevar a materializar esta propuesta, contribuyendo con el mejoramiento ambiental, la promoción del trabajo conjunto con los colaboradores y mejorar su imagen ante los grupos de interés. Como objetivo general se propone realizar una estrategia de Responsabilidad Social Corporativa para la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A donde se evalúe el estado actual de la empresa con respecto a las iniciativas RSC que desarrolla, identificar los actores claves para la propuesta y formular un plan de implementación de RSC con su respectivo presupuesto. Se pretende que la empresa cuente con una guía que le permita ir mejorando su gestión en los ámbitos interno y externo así como en las dimensiones ambiental, social y económica.
x La estrategia propuesta pretende además servir como referencia para otras empresas que tienen un giro de negocios similar al de Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A., debido a que en esta propuesta particular definimos una serie de pasos que ayudaron a consolidar una estrategia de RSC. Se recomienda a la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A., que identifique una persona que tenga una percepción global de la empresa y sepa ver el potencial de la RSC como parte de la estrategia de comunicación externa y de marketing, y también como política de recursos humanos para atraer y retener el talento..
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GLOSARIO ADEC: Asociación de Empresarios Cristianos AECA: Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas EDT: Estructura Detallada de Trabajo ONG: Organización No Gubernamental. PFG: Proyecto Final de Graduación PMI Project: Management Institute PYMES: Pequeña y mediana Empresa RSC: Responsabilidad Social Corporativa
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1. INTRODUCCION 1.1 Antecedentes Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. se dedica a proveer servicios integrales
inmobiliarios
(construcción,
reforma,
diseño
y
consultoría)
constituyéndose en una empresa de gran capacidad de gestión, capacidad técnica y sólida posición patrimonial. Estos hechos han permitido contar con la confianza de clientes, proveedores, contratantes e instituciones financieras.
El giro de negocios de esta
empresa se fundamenta en la construcción y/o
restauración inmobiliaria, actuando de manera independiente o en consorcios así como en uniones temporales con sus socios principales u
otras empresas
calificadas del sector.
La política de servicio al cliente se enfoca en establecer relaciones a largo plazo, para influir en la manera como el equipo se organiza y trabaja. Han realizado evaluaciones desde la perspectiva de percepción del cliente, para posteriormente compartir sus preocupaciones y objetivos. De esta forma asumen con propiedad y responsabilidad su trabajo y buscan satisfacer todas las expectativas.
La empresa actualmente implementa algunas iniciativas que se podrían vincular con Responsabilidad Social Corporativa sin embargo estas se encuentran aisladas y
sus gerentes reconocen que en algunas áreas tienen la necesidad de
implementar acciones que les ayude por ejemplo a disminuir el gasto energético, así como una mayor difusión de los valores de la compañía.
. La junta directiva de la empresa ha reconocido la importancia de evaluar su situación con respecto a la Responsabilidad Social Corporativa.
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1.2 Problemática. Actualmente la Empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A, no cuenta con una estrategia específica de Responsabilidad Social Corporativa por lo que el impacto de sus proyectos
en diferentes lugares del país no generan l
resultados positivos que beneficiarían sus grupos de interés.
Las políticas de la empresa no promueven la reducción del impacto medioambiental de sus actividades, los valores de la empresa se encuentran definidos, sin embargo no son manejados por sus colaboradores y no ofrece oportunidades de formación o perfeccionamiento de competencias a persona o a la comunidad en general.
1.3 Justificación del problema La misión de la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A., indica que se encuentran en un proceso de mejoramiento continuo en todos los niveles, sin embargo al no poseer una estrategia de RSC el mejoramiento se ve trucado.
El interés de esta empresa es establecer relaciones a largo plazo con los clientes; para que esto influya en la manera cómo piensan, se organizan y trabajan. Primero entienden la perspectiva del cliente, luego comparten sus preocupaciones y objetivos, de ésta forma asumen con propiedad y responsabilidad el trabajo y así satisfacer las expectativas del cliente
Los beneficios que ofrece una estrategia de RSC a corto, mediano y largo plazo no son percibidos y además su implementación ayudaría a encauzar una serie de esfuerzos para mejorar la calidad de vida tanto de los colaboradores directos como la comunidad donde se realizan sus proyectos inmobiliarios y en las cercanías de sus centros de operación.
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El beneficio de usar los fundamentos del PMI nos ayuda a gestionar los proyectos en la forma adecuada, por lo que una estrategia de Responsabilidad Social Corporativa que está integrando a la gestión de la empresa se va a manejar como un proyecto particular donde se plantean se desarrollen las áreas de alcance tiempo y costo y que el desarrollo de estrategia se vea como un proyecto. 1.4 Objetivos 1.4.1 Objetivo general Proponer un estrategia de Responsabilidad Social Corporativa para la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A, utilizando para ello la guía de fundamentos del Project Management Institute y específicamente avocándonos en las áreas de conocimiento alcance tiempo y costo. .
1.4.2 Objetivos específicos.
1. Evaluar el estado actual de la Empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A desde el punto de vista RSC . para identificar las principales líneas de acción que deberían incluirse en su estrategia de RSC y valorar los avances actuales en esta materia. 2. Identificar los actores claves de la empresa con el fin de conocer las expectativas que tienen sobre su gestión y el grado de involucramiento que podrían tener en la estrategia de RSE para la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. 3. Proponer una estrategia de RSC con su respectivo plan de implementación para guiar a los directivos de la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. sobre el proceso de gestión que deberán seguir. 4. Determinar el presupuesto necesario para implementar la estrategia de RSC propuesta.
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2 MARCO TEORICO 2.1 Marco Referencial 2.1.1 Antecedentes de la Institución La empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. fue establecida por el Ing. Iván Chavarría Pizarro y la Ing. Gabriela Ortiz Brenes que a su vez son el gerente de proyectos y la gerente financiera respectivamente.
La empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. comenzó como una empresa pequeña y debido a un aumento en el número de proyectos de construcción que han desarrollado en los últimos años se puede considerar que se encuentra en un proceso de transición de pequeña a mediana empresa.
La empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A., es un grupo empresarial interdisciplinario, resultado de una actividad empresarial iniciada en el arranque del siglo XXI y que ha llegado a constituirse en una empresa de gran capacidad de gestión, capacidad técnica y sólida posición patrimonial.
Estos
hechos han permitido contar con la confianza de clientes, proveedores, contratantes e instituciones financieras.
Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A., se ha desempeñado como contratista de obras de construcción y/o restauración con diversas entidades, actuando de manera independiente o con consorcios o uniones temporales con sus socios principales y/o con otras calificadas empresas del sector.
Sus instalaciones están conformadas por un plantel y una oficina que se ubican en el Cantón de Santa Ana en el distrito de Pozos, de la fábrica de alimentos La Soya, 150 oeste en las instalaciones de trans-américa.
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La empresa cuenta con una planta de personal permanente de 12 funcionarios y una serie de empleados temporales que contrata de acuerdo a las dimensiones de los proyectos de construcción que tenga que desarrollar. La empresa ha crecido y aumentado su capital gracias a la confianza y contratación de empresas de gran prestigio a las que le han realizado proyectos como lo son : Condominio Plaza Roble, Hotel Real Intercontinental; Hotel Quality, Multiplaza del Este, Paseo De Las Flores, Construcción y Administración de Proyectos MBP, Corporación Anitek, Aplilg Logistics, Salvaditas d Centroamérica, Alco, Alecon, Construplaza, Almacén Mauro, Importadora Cajesa, Plataformas MG, entre otros.
2.1.2 Misión y visión Misión Su misión es participar en el negocio de asesoría y ejecución en las áreas de la construcción, ingeniería y administración, que incluyen el desarrollo de proyectos, ofreciendo servicios de calidad y gran profesionalismo, a través de un proceso de mejoramiento continuo en todos los niveles.
Visión Empresa fuertemente posicionada en el mercado, con una imagen que es sinónimo de calidad y eficiencia, y con características administrativas y financieras de una organización totalmente moderna y consolidada. "La satisfacción del cliente estará siempre primero, velando por ofrecerle productos y servicios diferenciados que satisfagan sus principales gustos y necesidades".
2.1.3 Estructura organizativa La estructura organizacional de la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. es funcional clásica, compuesta por: El director ejecutivo, un gerente de proyectos, un gerente financiero, Ingenieros residentes, departamento de
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contaduría, secretarias, dibujante, presupuestista, proveeduría, maestro de obras y obreros de mano de obra especializada, como se muestra en la ilustración 1.
DIRECTOR EJECUTIVO
GERENTE FINACIERO
GERENTE DE PROYECTOS
DFFINACPROYECTOS
INGENIEROS RESIDENTES
CONTADURIA RESIDENTES RESIDENTEGER ENTE DE PROYECTOS
SECRETARIA
DIBUJANTE
PRESUPUESTISTA
SECRETARIA RESIDENTES RESIDENTEGE RENTE DE PROYECTOS
PROVEEDURIA
MAESTROS DE OBRAS
MANO DE OBRA NO ESPECIALIZADA
Ilustración 1: Estructura Organizativa. Fuente: Elaboración propia
2.1.4 Productos que ofrece La empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A, se dedica a proveer servicios integrales inmobiliarios: construcción, reforma, diseño y consultoría, se ha desempeñado como contratista de obras de construcción y/o restauración con diversas entidades, actuando de manera independiente o con consorcios o uniones temporales con sus socios principales y/o con otras calificadas empresas del sector. Además ofrece servicios
de: diseño electro-mecánico, avalúos y
peritajes, diseño civil, estudios de factibilidad, análisis administrativo-financiero, alquiler de equipo y administración de proyectos, entre otros.
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2.2 Teoría de Administración de Proyectos Hace unas décadas atrás, la administración de proyectos, enfocada en la estructura que conocemos actualmente, comenzó a afianzarse. Es entonces, a principios de los años sesenta del siglo pasado, cuando las empresas y otras organizaciones comenzaron a observar las ventajas de organizar el trabajo en forma de proyectos. Cuando las organizaciones empezaron a entender la necesidad fundamental de que sus empleados se comuniquen y colaboren entre sí al tiempo que integran su trabajo en diferentes departamentos, profesiones y, en algunos casos, industrias completas, la gestión de proyectos tuvo un mayor grado de evolución (Microsoft, 2010, p.1) 2.2.1 Definición de proyecto El Project Management Institute (PMI) define un proyecto como “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Ese esfuerzo debe además ajustarse a tres características:
Tener establecido un comienzo y un fin definidos.
Debe generar resultados o servicios únicos.
Se elabora de manera gradual e incremental para llegar a un resultado final.
2.2.2 Administración Profesional de Proyectos El Project Management Institute (PMI) es una organización internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la Gestión de Proyectos El PMI posee una guía de fundamentos para la dirección de Proyectos conocida como El PMBOK el cual propone una serie de procesos y áreas de conocimiento que orientan la labor de los directores de proyecto.La administración profesional de proyectos es una disciplina que se enfoca en la aplicación de una serie de elementos (habilidades, conocimientos, herramientas y técnicas a cada uno de los
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paquetes de trabajo de un proyecto con el fin de alcanzar los objetivos planteados. Esto se logra a través de la aplicación de procesos de dirección específicos (inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre).
Según el PMI, (2008), este tipo de administración contribuye para que el proyecto concluya dentro del tiempo previsto, con el costo estimado y el alcance definido, esto es conocido como la triple restricción y es la base para la valoración de éxito de un proyecto. 2.2.3 Grupos de procesos de la administración de proyectos Para gestionar adecuadamente un proyecto el PMI establece cinco procesos específicos a saber (PMI, (2008): Proceso de Inicio Se refiere al proceso que da lugar al inicio de un proyecto, como por ejemplo la autorización formal para su comienzo y su justificación. Proceso de Planificación Se ejecutan los procesos relacionados con la planificación de acuerdo al área de actuación. El plan de gestión del proyecto es desarrollado en esta parte del proceso. Ejecución Este proceso contempla la implementación de las actividades planificadas con el objetivo de lograr los resultados esperados del proyecto. Seguimiento y Control El grupo de procesos de control se realiza durante todo el proyecto con la intención de lograr que su ejecución se ajuste a la planificación definida. Cierre En este
proceso se asegura que el proyecto entregado cumplió todos los
objetivos y expectativas inicialmente planificadas y además se recopilan las lecciones aprendidas de todo el proceso, como mecanismo de mejora continua.
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2.2.4 Áreas del Conocimiento de la Dirección de Proyectos El PMBOK 2008, organiza la gestión de proyectos en 44 procesos , los cuales están orientados a definir los elementos necesarios para lograr solventar las necesidades o problemas identificados que dieron origen al proyecto como tal. Dichos procesos están contenidos en 9 áreas de conocimiento (Integración, Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recurso Humano, Comunicaciones, Riesgos y Adquisiciones). Integración: Es el proceso de
documentar las acciones para la dirección de
preparar, coordinar y planear las acciones de un proyecto. Alcance: Es el proceso que describe todas las actividades necesarias incluidas y no incluidas que tendrá un proyecto para ser realizado. Tiempo: Es el proceso que define cuanto debe durar y cuando se debe realizar cada actividad necesaria del proyecto. Costo: Es el proceso que indica una estimación monetaria del costo de cada actividad que tiene un proyecto. Calidad: Es el proceso donde se controla que un producto o servicio contemple características o atributos para que funcione con éxito y sea confiable. Recurso Humano: Es el proceso donde se identifican y defines los roles de cada miembro del equipo según sus habilidades para un determinado proyecto. Comunicaciones: Es el proceso donde se determinan como se gestionará la distribución de información de un proyecto entre los miembros del equipo. Riesgos: En este proceso es donde se identifican posibles eventualidades o situaciones que pueden incidir positiva o negativamente en un proyecto y se proponen soluciones para atenderlas en caso de que se presenten. Adquisiciones: Es el proceso donde se definen los procedimientos para adquirir insumos necesarios para realizar el proyecto. La relación entre los grupos de procesos y áreas de conocimiento se muestran en la siguiente ilustración:
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Procesos de un Área de Conocimiento
Grupo de Procesos de Iniciación
Grupo de Procesos de Planificación
Grupo de Procesos de Ejecución
4. Gestión de Integración del Proyecto
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 3.2.1.1 (4.1) Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto 3.2.1.2 (4.2)
Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto 3.2.2.1 (4.3)
Dirigir y gestionar la Ejecución del Proyecto 3.2.3.1 (4.4)
5. Gestión de Alcance del proyecto
6- Gestión del tiempo del Proyecto
7. Gestión de costos del Proyecto
8. Gestión de la Calidad del Proyecto
Planificación del Alcance 3.2.2.5 (5.2) Crear EDT 3.2.2.4 (5.3) Definición de las actividades 3.2.2.5 (6.1) Establecimiento de la Secuencia de las actividades 3.2.2.7 (6.3) Estimación de la Duración de las actividades 3.2.2.8 (6.4) Desarrollo del Cronograma 3.2.2.9 (6.5) Estimación de Costos 3.2.2.10 (7.1) Preparación del 3.2.2.11 (7.2) Planificación de Calidad 3.2.2.12 (8.1)
9. Gestión de los Recursos del Proyecto
Planificación de Recursos Humanos 3.2.2.13 (9.1)
10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto 11. Gestión de los Riesgos del Proyecto
Planificación de las Comunicaciones 3.2.2.14 (10.1) Planificación de la Gestión de Riesgos 3.2.2.15 (11.1) Identificación de Riesgos 3.2.2.16 (11.2) Análisis Cualitativo de Riesgos 3.2.2.17 (11.3) Análisis
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Supervisar y controlar el trabajo del proyecto 3.2.4.1 (4.5) Control integrado de Cambios 3.2.4.2 (4.6)
Verificación del Alcance 3.2.4.4 (5.5)
Control del Cronograma 3.2.4.5 (6.6)
Control de Costos 3.2.4.6. (7.3)
Realizar Aseguramiento de Calidad 3.2.3.2 (8.2) Adquirir el Equipo del Proyecto 3.2.3.3 (9.2) Desarrollar el Equipo del Proyecto 3.2.3.4 (9.3) Distribución de la Información 3.2.3.5 (10.2)
Realizar Control de Calidad 3.2.4.7 (8.3) Gestionar el Equipo del Proyecto 3.2.4.8 (9.4)
Informar el rendimiento 3.2.4.10 (10.4) Seguimiento y Control de Riesgos 3.2.4.11 (11.6)
Grupo de Procesos de Cierre Cerrar Proyecto 3.2.5.1 (4.7)
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12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
Cuantitativo de Riesgos 3.2.2.18 (11.4) Planificación de la Respuesta de los Riesgos 3.2.2.19 (11.5) Planificar las compras y adquisiciones 3.2.2.20( 12.1) Planificar la contratación 3.2.2.21 (12.2)
Solicitar respuestas de vendedores 3.2.3.7 (12.4)
Administración del Contrato 3.2.4.12 (12.5)
Cierre del Contrato 3.2.5.2 (12.6)
Ilustración 2: Áreas de conocimiento y grupos de procesos (PMI, 2008)
2.3 Generalidades de la Responsabilidad Social Corporativa
2.3.1 Antecedentes históricos El origen de la Responsabilidad Social Corporativa, no se puede delimitar a una fecha exacta, si no, que la responsabilidad Social Corporativa es el resultado de un largo proceso histórico de concientización de parte de las empresas sobre su responsabilidad, para con la comunidad, muchas veces producto de luchas de trabajadores, grupo de interés y consumidores para el reconocimiento de sus derechos (Correa et al, 2004).
Las primeras iniciativas de responsabilidad social, se remontan a los años 19501960 cuando los mecanismos tributarios de la época incentivan a que las empresas realicen contribuciones caritativas y grandes empresarios estadounidenses plantean la idea de una responsabilidad social de las empresas (Correa et al, 2004). En la década del 70 el discurso propuesto se traslada a la gestión específica, superando esta visión filantrópica.
La fuente más significativa del actual concepto RSC fue la preocupación por el medio ambiente que se refleja en la idea de desarrollo sostenible elaborada por la Comisión Brundtland a finales de los años ochenta y aceptada por la Cumbre de la Tierra de
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Río de 1992. Este concepto además de la dimensión ambiental toma en cuenta la parte social y económica promoviendo un balance entre los tres elementos.
La adquisición y aplicación de este tipo de responsabilidades se ha fomentado como prácticas en las empresas, ya que buscan con ella obtener una ventaja competitiva sobre las demás (Martínez 2007), en algunos casos confundiéndose inclusive con un mecanismo más de mercadeo de la imagen empresarial y no una verdadera diversificación.
2.3.2 Definición de la Responsabilidad Social Corporativa Existen una serie de definiciones de Responsabilidad Social Corporativa sin embargo prácticamente todas ellas se refieren a la contribución de las empresas al desarrollo sostenible. El Libro verde sobre “La responsabilidad social de las empresas: una contribución empresarial al desarrollo sostenible” promulgado por la Comisión de las Comunidades Europeas en 2002, define la responsabilidad social de las empresas como: “la integración voluntaria, por parte de las empresas, de las preocupaciones sociales y medioambientales en sus operaciones comerciales y sus relaciones con sus interlocutores”. Principios de la Responsabilidad Social Corporativa
Según Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas AECA,2005 son cinco los principios básicos de la Responsabilidad Social Corporativa, y una serie de definiciones que se deben tener en cuenta. La primera de esas definiciones se enfoca en el papel social de las empresas mientras que el segundo define el papel e importancia de los involucrados.
La responsabilidad empresarial reconoce que la naturaleza social de las organizaciones debe prevalece sobre otra cualquier otra consideración de tipo
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económico técnico y que los grupos de interés o stakeholders son los receptores directos del comportamiento socialmente responsable de la empresa sean estos beneficios o prejuicios. Estos actores constituyen el entorno inmediato de la RSC y condicionan el desarrollo de la misma, al formar parte tanto del nivel interno como externo de la empresa.
Transparencia: Enfocado en libre acceso a la información que la organización proporciona sobre su comportamiento y actuación. Materialidad: Que se basa en contemplar las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas y teniendo en cuenta todas las actividades e impactos directos e indirectos que puede tener en las tres dimensiones del desarrollo sostenible. Verificabilidad: Se refiere a principios orientados a obtener credibilidad a partir de un sometimiento a procesos de verificabilidad. Visión amplia: Contemplando su posible impacto a diferentes escalas no solo temporalmente hablando sino también en relación al espacio.
2.3.4 Implementación de la Responsabilidad Social en el tiempo Según Acción Empresarial, 2003 a medida que pasa el tiempo hay una tendencia a un incremento de la Responsabilidad Social Corporativa, que se debe a varias razones: - Evolución de la sensibilidad social en torno al tema éticos: Esta sensibilidad se ha dado gracias en parte a que hay una preferencia del público para los productos con alto “valor agregado”, elemento que otorga el poseer un compromiso de responsabilidad social. El consumidor va a preferir productos o servicios que fueron producidos bajo estándares de calidad, de respeto del medio ambiente y de los derechos de los trabajadores. Además, la educación ha permitido a quienes trabajan en la empresa un mejor conocimiento de los derechos laborales y de los instrumentos para obligar al respeto de éstos.
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- Mayor y mejor representación de la ciudadanía:
No solo mediante el
reconocimiento de la importancia de la participación civil, sino también en la toma de decisiones sobre lo que ocurre en el entorno que lo rodea y sobre los temas que son de su interés. - Evolución de las regulaciones en materias sociales, económicas, penales: Estas modificaciones, debidas en parte a procesos globales se reflejan en regulaciones que van en beneficio del ciudadano, el ambiente y los derechos humanos en general. - Aparición de una nueva generación de empresas: El empresario, a la vez hombre de negocios y ciudadano, es más sensible a los valores éticos defendidos por la sociedad y sigue modelos exitosos, modificando su manera de hacer negocios.
2.4 Iniciativas Privadas de Responsabilidad Social Corporativa Las iniciativas tomadas en los lugares de trabajo son medidas privadas que las empresas adoptan para ser socialmente responsables con sus trabajadores y sus interesados. Estas iniciativas demuestran el trabajo de las empresas en materia de derechos humanos pero no deben considerarse como substitutas de la legislación o de las normas internacionales de trabajo; sino más bien éstas últimas son la base para su desarrollo.
Las iniciativas del sector privado han crecido desde finales del siglo XX. En un principio eran practicadas solo por ciertas empresas transnacionales, pero en la actualidad la difusión mundial de las ideas de responsabilidad Social Corporativa ha ayudado a que estas iniciativas sean también desarrolladas por las medianas y pequeñas empresas. La característica principal de las iniciativas privadas en su adopción voluntaria, la legislación nunca puede obligar a tomarlas. Las iniciativas establecen compromisos a lo largo de la cadena de suministro y producción de bienes y servicios, cuyo fin es complementar o, en algunos casos, mejorar lo que disponen las legislaciones. El nacimiento de las iniciativas del sector
16
privado a favor de la búsqueda de una justicia social nacen del deseo de darle a la empresa un valor añadido. Hoy en día los consumidores y la sociedad en general están exigiendo a las empresas que se hagan responsables de los efectos sociales y ambientales que generan sus actividades. Las mismas empresas se han dado cuenta de que pueden ser víctimas de prácticas laborales abusivas de sus propios socios comerciales extranjeros o nacionales en toda la cadena de suministros de bienes o servicios, incluso acusaciones formales de prácticas ilegales y violatorias de los derechos humanos de parte de organismos internacionales y ONG. Una gama muy diversificada de actores participan en las iniciativas del sector privado a nivel mundial, regional, nacional, y local. Los actores adicionales son las empresas y sus más cercanos colaboradores: sus empleados, sus inversores o accionistas, consumidores y asociados por contrato. Por otro lado también aumenta la actividad que realizan las asociaciones empresariales, organizaciones no gubernamentales y otros grupos privados.
3. MARCO METODOLOGICO
En este apartado se describen los procedimientos seguidos para desarrollar la estrategia de Responsabilidad Social Empresarial de Ingenieros y Constructores Chavarría Ortiz S.A. Primero se describe las fuentes de información utilizada, los métodos y herramientas utilizados y cada uno de los pasos seguidos.
3.1 Fuentes de información La Información es la representación que otorgan las personas a las cosas, por tanto, los datos se perciben mediante los sentidos, estos los integran y procesan la información necesaria para el conocimiento que permita tomar decisiones para realizar las acciones cotidianas que aseguran la existencia social.
17
El ser humano ha logrado simbolizar los datos en forma representativa, para posibilitar el conocimiento de algo concreto y creó las formas de almacenar el conocimiento representado. (Camejo, 2000). Según el Diccionario de bibliotecología se define la palabra fuente como: “Todo aquello que proporciona el material del pasado. Los lugares destinados a custodiar o guardar las fuentes de una manera sistemática son: Bibliotecas (fuentes bibliográficas), archivos (fuentes documentales), y museos (fuentes materiales: objetos y monumentos)”. (Bounocore , 2008)
Las fuentes de investigación que se utilizan en el desarrollo de la presentación investigación, son primarias y secundarias.
3.1.1 Fuentes Primarias Para Gómez (1988), las fuentes primarias son las: “... que publican o suministran datos solamente recogidos por ellas mismas." (p.30) Es decir son aquellas fuentes que no están elaboradas ni se han publicado, sino que necesitan de entrevista y cuestionarios que se aplican a aquellas personas que se consideran aptas para la metodología empleada. En el presente caso, se realizan consultas a los sujetos de investigación, funcionarios que conocen la situación y que pueden dar información que permita realizar el desarrollo de la estrategia para incorporar la responsabilidad social en la empresa.
3.1.2 Fuentes Secundaria Las fuentes secundarias siguiendo a Hernández et al 2006 tratan de las compilaciones, resúmenes y listados de referencias que son publicadas en determinada área de conocimiento específica.
18
3.1.3 Fuentes documentales Se trata de documentación brindada por la empresa que permitirá identificar las propuestas actuales en materia de responsabilidad social.
3.2 Métodos de Investigación Para este estudio, se utiliza un instrumento (un cuestionario) de Responsabilidad Social Corporativa diseñado por la Asociación de Empresarios Cristianos como método simple de recolección de datos el cual es aplicado a una persona, (Gerente) ya que como es una empresa muy pequeña, el mismo tiene toda la información de las decisiones en particular. ( ver anexo 3 ) Según Hernández et al 2006 el cuestionario refiere a una serie de preguntas sobre variables que se pretenden medir.
Este es parte integral del diseño de investigación y ha de ser congruente con el propósito de la investigación y los métodos de análisis. En este cuestionario se utilizarán sobre todo preguntas abiertas, que tienen relación con aspectos referidos a la forma en que se quiere que el proyecto se ejecute por parte de la empresa, así como criterios a tener en cuenta en cuanto a los costos, la calidad y los recursos humanos que son necesarios para hacer funcionar la gestión del proyecto. Es decir, se trata de evaluar opiniones y criterios, que luego serán confrontados entre sí.
El cuestionario de ADEC
se utiliza como objeto de estudio con el propósito de
derivar conclusiones significativas, que ayuden en la finalidad de este estudio, y la conformación de la estrategia.
Con base en la estructura señalada, se leen las preguntas y registran las respuestas, se plantean con claridad y precisión los temas y se puede brindar, de manera inmediata, mayores detalles en los casos que así lo requieran los
19
entrevistados; de manera no se agregaron juicios de valor, los cuales podrían sesgar los resultados de la investigación.
Después de las entrevistas serán objeto de un análisis de contenido para ser estructuradas e interpretadas. Hernández et al 2006 acuden a Berelson, que ven en el análisis de contenido una técnica que permite estudiar y analizar la comunicación de forma objetiva, sistemática y cualitativa.
La investigación tiene un carácter descriptivo. Por su naturaleza está investigación es descriptiva. Hernández et al 2006, opinan que “los estudios descriptivos son útiles para demostrar con precisión los ángulos o dimensiones de un fenómeno….” (p.62). Las relaciones que se hagan no van a ser de naturaleza causal, es decir, no va a darse una relación explícita de causa-efecto, pero sí puede obtenerse utilidad en la predicción. Hernández et al 2006, son del criterio de que los estudios descriptivos tienen la posibilidad de brindar predicciones aunque de forma simple.
El trabajo la investigación descriptiva es apropiado puesto que el objetivo es conocer las variables que intervienen planeación de la ejecución y el control del fortalecimiento que tendrá el planteamiento de la estrategia de Responsabilidad Social. Debido a esto se tienen como propósito el describir aspectos relacionados con los procesos, criterios técnicos, liderazgo y sistema de información orientados al logro del proyecto descrito. Se realizará una revisión y análisis de documentación de la empresa, en sitio web y además revisión de guías especifica de Responsabilidad Social Corporativa.
A este respecto, es importante consignar que Hernández et al 2006, destacan con respecto a este tipo de estudios que tratan de la especificación de propiedades importantes de personas, grupos, comunidades de cierto fenómeno que se somete a análisis, midiendo o evaluando aspectos del fenómeno o fenómenos a investigar. Es decir se trata de una medición.
20
3.3 Herramientas. Se utilizará la
consulta que consiste en solicitar
oralmente a una o varias
personas información sobre temas específicos, en este caso utilizando una herramienta de evaluación diseñada por la Asociación de Empresarios Cristianos .
Como indica Méndez, en este caso el investigador plantea preguntas de forma oral donde se registra la información obtenido: “Puede tener pocas o muchas preguntas, y se hace mediante un dialogo entre el entrevistador y la persona que proporciona información” (p.198).
La entrevista puede darse de tres maneras distintas: a.
Estructurada: Es aquella en la que todas las preguntas se han definido con anterioridad.
b.
Semiestructurada: la persona que entrevista goza de libertad para sondear las preguntas y buscar más detalles.
c.
Unipersonal con profundidad: Es la que pone de manifiesto una serie de motivos y actitudes relacionada con temas de la investigación.
La entrevista requiere que la persona que hace el trabajo prepare una serie de preguntas en un cuestionario y registre las respuestas del informante. Puede ser de dos tipos: entrevista telefónica y entrevista personal; para esta se utiliza la entrevista cara a cara que permitirá establecer más fácilmente las acciones actuales de la empresa, en el tema de responsabilidad social.
Para efectos de la presente investigación, se utiliza un formulario de evaluación estructurado diseñado por la Asociación de Empresarios Cristiano (ADEC) , con el fin de recopilar información sobre la responsabilidad Social Corporativa que actualmente lleva a cabo la empresa. Además, se utiliza el análisis de contenido de diversos materiales internos.
21
Una vez que se recolecta la información, se procede a clasificarla y analizarla con la finalidad de llegar a algunas conclusiones sobre el material obtenido, y así tener una propuesta sobre la investigación realizada.
Dado que sería la primera vez que la organización trata de implementar una estrategia RSC y con el ánimo de promover su integración se va a potenciar una actividad sobre la otras que es lo que se llamará actividades priorizadas las cuales se incluyen dentro de la calendarización del project.
La información es analizada, con base en los ámbitos planteados en la evaluación (Ambiental, Política de mercado, Política Social, Valores de la Empresa) a fin de determinar los niveles requeridos para establecer conclusiones claras, para luego proceder a realizar las recomendaciones respectivas y desarrollar la estratega planteada en el inicio del proyecto.
3.3.1 Cuestionario de evaluación de la Empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. Se realiza una reunión con el gerente de proyecto Iván Chavarría Pizarro, para aplicar el cuestionario de concientización que nos ayudará a conocer el estado actual de desarrollo de Responsabilidad Social Corporativa dentro de la empresa La evaluación de iniciativas se hizo mediante el cuestionario de concientización de la Asociación de Empresarios Cristianos (ADEC) quienes desarrollaron una Guía de Implementación de RSC para PYMES la cual está basada en 7 ejes e indicadores de RSC de ADEC-ETHOS: 1- Valores, Transparencia y Gobierno Corporativo. 2- Proveedores. 3- Público Interno. 4- Medioambiental. 5- Clientes/Consumidores.
22
6- Comunidad. 7- Gobierno y Sociedad. La Guía consta de 4 secciones: 1- Evaluación: Para conocer y evaluar el estado de la empresa por medio de los indicadores ADEC-ETHOS. 2- Listado de acciones de RSC para cada uno de los 7 ejes e indicadores, que para este trabajo se agruparon en 5 ámbitos. 3- Definición de un plan de RSC para la empresa. 4- Reflexiones de implementación y evaluación del plan. La valoración de los puntajes se realiza por medio de una matriz en los que se asigna a cada ámbito un valor de 20% de la evaluación, independientemente de la cantidad de temas que incluya cada ámbito. La evaluación se realiza consultando si la empresa cumple (100% del valor de la pregunta), cumple en parte (50% del valor de la pregunta), no cumple (0% del valor de la pregunta, se desconoce o no aplica (no se contempla en la evaluación), todo esto de acuerdo al tipo de labores que realiza la empresa.
3.4 Supuestos y Restricciones. Cuadro 1: Supuestos y restricciones
Objetivos
Supuestos
Restricciones
Evaluar mediante un cuestionario de concientización, las iniciativas de Se
cuenta
con
fuentes
de
Responsabilidad Social Corporativa información que aporten datos que ha desarrollado la Empresa para realizar la caracterización Ingenieros y Consultores Chavarría
El análisis de fuentes de información primaria se hará utilizando el punto de vista del gerente. .
Ortiz S.A . Identificar los actores claves de la Se cuenta con la información El análisis de fuentes de empresa con el fin de conocer las necesaria,
o
la
misma
es información primaria se
23
Objetivos
Supuestos
Restricciones
expectativas que tienen sobre su brindada de una forma abierta hará utilizando el punto gestión
y
el
grado
de por parte de la empresa.
de vista del gerente.
involucramiento que podrían tener en la estrategia propuesta. Proponer una estrategia de RSC con
su
respectivo
plan
de
La estrategia no será
implementación para guiar a los Existe guías específicas para presentada a la empresa directivos de la empresa Ingenieros confeccionar
estrategias
de para su oficialización en
y Consultores Chavarría Ortiz S.A. RSC.
el
marco
sobre el proceso de gestión que
propuesta.
de
esta
deberán seguir Determinar necesario
el para
presupuesto implementar
estrategia de RSC propuesta.
la
Las
iniciativas
pueden
ser
propuestas
estimadas
con
relativa facilidad.
No se propondrá flujo de caja.
3.5 Entregables.
Los entregables y su relación con los objetivos del proyecto se ilustran en el cuadro 2. Para la realización de cada entregable se utilizaron herramientas principalmente de consulta y de revisión documental. Cuadro 2: Cuadro de entregables
Objetivo
Herramientas
Entregables
Evaluar mediante un
Documento con el
cuestionario de
perfil de lo
concientización, las
realizado por la
Instrumento de
iniciativas de
evaluación
Responsabilidad Social
diseñado por
Corporativa que ha
ADEC aplicado al
desarrollado la Empresa
Gerente de la
Análisis de datos recopilados
Empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz
24
Objetivo
Herramientas
Ingenieros y Consultores
empresa
Entregables S.A.
Chavarría Ortiz S.A . Identificar los actores
claves de la empresa con
Instrumento de evaluación
el fin de conocer las
Documento sobre
diseñado por
expectativas que tienen
ADEC aplicado al
sobre su gestión y el
Gerente de la
grado de involucramiento
Análisis de datos
las expectativas de
recopilados
los grupos de interés
empresa
que podrían tener en la estrategia propuesta. Proponer una estrategia de RSC con su respectivo
Documentación
plan de implementación
para guiar a los directivos de la empresa Ingenieros
Análisis de documentos
y Consultores Chavarría
Matriz de
con la planificación
Administración de
de tiempo y las
proyectos
formas de implementación de
Ortiz S.A. sobre el
la estrategia
proceso de gestión que deberán seguir Determinar el presupuesto necesario
para implementar la
Matriz de
Análisis de
Administración de
documentos
estrategia de RSC
proyectos
propuesta.
4
PROPUESTA
DE
ESTRATEGIA
DE
Documento con planificación financiera.
RESPONSABILIDAD
SOCIAL
CORPORATIVA
Para proponer una estrategia de RSC es importante evaluar la situación de la empresa con respecto a la implementación de iniciativas, valorar los involucrados
25
y delinear basado en el giro de negocios de la empresa algunas líneas de acción que se podrían integrar en la estrategia de manera que estos orienten hacia una propuesta de implementación.
4.1 Evaluación de iniciativas de la Responsabilidad Social, desarrolladas por la Empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. a la fecha.
El cuestionario de concientización utilizado para evaluar la situación de la empresa con respecto a la RSC, fue la “Guía de Implementación de RSC para PYMES” de la
Asociación de Empresarios Cristianos (ADEC). Este instrumento establece
indicadores de política en el lugar de trabajo, política medio ambiental, política de mercado, política social y valores de la empresa. Estos indicadores se presentan a manera de pregunta al gerente de la empresa para ver su grado de implementación. Los siete indicadores que contempla este instrumento fueron integrados en 5 grupos como se detalla en el análisis que aparece a continuación.
Los indicadores de cada una de las políticas analizadas para el caso de la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A presenta debilidades en su implementación en diferentes niveles, mientras que
en los indicadores
relacionados con los valores de la empresa se muestra un grado de implementación mayor.
La evaluación de indicadores se realiza de manera cualitativa, señalando si se cumple, no se cumple, se cumple de manera particular o se desconoce.
26
Evaluación general de indicadores 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Politica lugar de trabajo
Politica medio ambiental Si
Politica de mercado
No
En parte
Politica social
No sé
valores de la empresa
No aplica
Ilustración 3: Resultados de cuestionario de concientización.
Con respecto a la evaluación cuantitativa se realizó una matriz en la que se refleja la cantidad de preguntas que se realizaron por ámbito, se asigna un valor específico igual a cada ámbito así como al tipo de respuesta. Cuadro 3: Valoración cuantitativa de las iniciativas de RSC
Ámbitos
Politica de lugar de trabajo Politica medioambiental Política de mercado Política social Valores de la empresa
Porcentaje Cantidad Cumple No para la de totalmente cumple evaluación consultas (100%) (0%)
Cumple en parte (50%)
Total de puntos Se No sobre desconoce aplica 100% del ámbito
Total con respecto al 20% de la evaluación
20%
5
1
2
2
0
0
20,2
4,0
20%
9
1
7
1
0
0
11,2
2,2
20%
7
2
2
2
0
1
33,5
6,7
20%
6
1
4
1
0
0
16,8
3,4
20%
5
2
0
3
0
0
40,3
8,1
Total sobre 100%
24,4
27
Con respecto a este análisis cuantitativo se obtiene que la empresa presenta una evaluación menor a un 25% con respecto a implementación de medidas de RSC, siendo los ámbitos con menor desarrollo los de política medio ambiental y política social. Por otro lado el ámbito de valores de la empresa es el mejor evaluado.
4.1.1 Política de actuación en el lugar de trabajo En los indicadores de evaluación de política de lugar de trabajo, el único elemento que la empresa está desarrollado actualmente se relaciona con el establecimiento de medidas para velar por la seguridad de sus empleados. Esta medida es muy importante porque la empresa busca establecer y mantener condiciones de trabajo adecuadas que le proporcionen al colaborador(a) un puesto y carga laboral acorde con sus aptitudes físicas y psicológicas y así minimizar o prevenir los riesgos laborales.
De manera casual la empresa consulta a sus empleados temas importantes y vela por el equilibrio entre su vida personal y laboral. La experiencia y conocimiento de los colaboradores (as) sobre las actividades que desarrolla la empresa son un elemento que la empresa desaprovecha sino los toma en cuenta en temas importantes. Del mismo modo el no velar adecuadamente por mantener un equilibrio entre su vida personal y laboral puede perjudicar a mediano y largo plazo su desempeño.
Los indicadores que presentan más limitaciones de implementación son la carencia de procedimientos en contra de cualquier forma de discriminación así como la nula motivación a sus trabajadores para desarrollar carreras a largo plazo. Los procedimientos descritos y la motivación para desarrollar carreras repercuten en la seguridad y estabilidad percibida por el personal.
28
Cuadro 4: Política de actuación en el lugar de trabajo
Consulta 1. ¿Alienta a sus trabajadores para que desarrollen habilidades verdaderas y carreras a largo plazo (p. ej. un procedimiento para la
Valoración No (X)
evaluación de la productividad o un plan de formación)? 2. ¿Existe un procedimiento para garantizar que se toman las medidas adecuadas contra toda forma de discriminación en el puesto de trabajo y en la contratación (p. ej., contra la mujer, grupos
No (X)
étnicos, discapacitados, etc.)? 3. ¿Consulta con sus empleados los temas importantes? 4. ¿Ha tomado su empresa las medidas adecuadas para proporcionar suficiente protección a sus empleados en materia de
En parte( X)
Sí (X )
seguridad, salud y protección social? 5. ¿Ofrece su empresa a sus empleados un buen equilibrio entre la vida privada y el trabajo como, por ejemplo, considerando un horario En parte ( X) flexible de trabajo o permitiendo que los empleados hagan el trabajo en casa?
4.1.2 Política medio ambiental La empresa Ingenieros y Consultores Chavarría y Ortiz S.A no aplica medidas para disminuir el consumo de energía, manejar integralmente sus desechos y prevenir la contaminación tanto ambiental como sónica. Las políticas de medio ambiente además de disminuir su posible impacto en las comunidades aledañas y el planeta en general, influyen en la economía de la empresa.
Como se puede notar en el cuadro 5, son prácticamente nulas las medidas que la empresa ha tomado en esta línea.
29
Cuadro 5: Política medioambiental
Consulta
Valoración
6. ¿Ha intentado reducir el impacto medioambiental de su empresa en términos de:
Ahorro de energía?
Reducción y reciclaje de residuos? Prevención de la contaminación (emisiones al aire o al agua, vertido de
No (X )
No (X )
No (X)
aguas residuales, ruido)? Protección del medio ambiente?
Opciones sostenibles de transporte? 7. ¿Puede su empresa ahorrar dinero mediante la reducción de su impacto medioambiental (reciclaje, reducción del consumo de energía,
No (X )
No
se
aplica(X) Sí (X)
prevención de la contaminación)? 8. ¿Tiene en cuenta los posibles impactos medioambientales cuando desarrolla nuevos productos y servicios (evaluación del uso de energía,
No (X)
reciclaje o generación de contaminación)? 9. ¿Proporciona su empresa información medioambiental clara y precisa No (X ) sobre sus productos y actividades a los clientes, proveedores, comunidad local, etc.? 10. ¿Ha pensado en qué forma podría su empresa utilizar la sostenibilidad de sus productos y servicios para aventajar a la
En parte (X )
competencia (el reciclaje de productos, la eficacia energética, etc.)?
4.1.3 Política de mercado Dos indicadores importantes con respecto a la política de mercado son los vinculados con la puntualidad en el pago de facturas a sus proveedores y dar soluciones a las reclamaciones de sus clientes y proveedores. Ambas prácticas
30
mejoran se considera reputación de la empresa y su posicionamiento en el mercado.
Por otro lado los temas relacionados con la promoción de iniciativas de RSC con sus grupos de interés y los procedimientos de dialogo con estos mismos no se están llevando a cabo adecuadamente como se aprecia en la valoración que se presenta en el cuadro que aparece a continuación:
Cuadro 6: Política de mercadeo
Consulta
Valoración
11. ¿Aplica su empresa alguna política para garantizar la honradez y calidad en todos sus contratos, tratos y publicidad (una política de
En parte (X )
compras justa o estipulaciones para la protección de los consumidores, etc.)?
12. ¿Proporciona su empresa información clara y precisa en el etiquetado de sus productos y servicios, que incluyan sus obligaciones
No aplicable (X)
postventa? Sí (X) 13. ¿Paga puntualmente su empresa las facturas de sus proveedores?
14. ¿Dispone su empresa de un procedimiento para garantizar una
No (X)
interacción, consulta y/o diálogo productivos con sus clientes, proveedores y otras personas con las que hace negocios?
15. ¿Admite y da solución su empresa a las reclamaciones de sus
Sí (X)
clientes, proveedores y colaboradores?
16. ¿Colabora su empresa con otras empresas u organizaciones para abordar las cuestiones planteadas por la responsabilidad empresarial?
No (X)
31
4.1.4 Política Social
La empresa actualmente privilegia la adquisición de productos en el mercado local, elemento importante para favorecer las comunidades aledañas y mejorar la imagen que proyecta ante este grupo de interés. Fuera de esa relación, la interacción con las comunidades es muy poca y no se ofrecen posibilidades de formación a pobladores locales así como tampoco se brinda apoyo financiero ni se interactúa de manera proactiva con ellos.
Cuadro 7: Política social
Consulta 17. ¿Ofrece
Valoración
oportunidades de formación a la gente comunidad No (X)
(aprendizajes o experiencia laboral para jóvenes o discapacitados)? 18. ¿Mantiene diálogo abierto con comunidad en temas delicados, No (X ) negativos
involucrada
su
empresa
(acumulación
residuos
fuera
instalaciones, vehículos obstruyen carreteras)? 19. ¿Compra productos en el mercado local?
Sí (X)
20. ¿Alienta empleados para participen en las actividades comunidad No (X) (poniendo disposición tiempo y experiencia de empleados)? 21. ¿Brinda apoyo económico proyectos y actividades de comunidad No (X) (obras benéficas)?
4.1.5 Valores de la empresa Los indicadores relacionados con valores de la empresa son los que presentan una mejor evaluación en la empresa. Las normas de conducta de la empresa han sido definidos en parte, tanto en la descripción de las mismas como en socializarlas con sus empleados mediante esfuerzos parciales de difusión.
32
Cuadro 8: Valores de la empresa
Consulta
Valoración
22. ¿Ha definido de forma clara los valores y las normas de conducta de En parte (X) su empresa? 23. ¿Hace partícipes clientes, socios empresariales, proveedores u otros Sí (X) de valores de empresa (presentaciones ventas, material de marketing o comunicados informales)? 24. ¿Son conscientes sus clientes de los valores y normas de conducta Sí (X) de su empresa? 25. ¿Son conscientes sus empleados de los valores y normas de En parte (X) conducta de su empresa? 26. ¿Enseña empleados la importancia de los valores y normas de En parte (X) conducta de su empresa?
4.2 Identificación de expectativas de los grupos de interés de la empresa
La empresa al subcontratar personal para muchas de sus iniciativas, cuenta con pocos colaboradores de planta; sin embargo, se relaciona con un grupo importante de actores que se pueden agrupar de la siguiente manera: Involucrados a nivel interno
Junta directiva
Gerente de proyectos.
Gerencia financiera.
Ingenieros y arquitectos.
Colaboradores de nivel administrativo (personal de planta).
Empleados temporales.
Involucrados a nivel externo
Clientes.
Proveedores.
33
Comunidad en la que se ubica la empresa es en el Cantón de Santa Ana en el distrito de Pozos.
Comunidades donde se realizan los Proyectos.
Cada uno de estos actores presenta expectativas diferentes de las gestiones de la empresa además de poder involucrarse de manera diferenciada en la implementación de las iniciativas de RSC. Cuadro 9: Stakeholder y niveles de involucramiento y expectativas
STAKEHOLDERS
EXPECTATIVAS DEL ACTOR
NIVEL DE INVOLUCRAMIENTO ESPERADO
Mejorar la imagen de la empresa y Responsable de aprobar realizar
Junta directiva
una
contribución
socio la implementación de las
económica y ambiental en el ámbito medidas en el que se desarrolla la empresa.
de
RSC
por
la
implementación
de
propuestas. Velar
Gerencia
de
proyectos
Que las medidas tomadas repercutan en que los proyectos de la empresa sean exitosos
medidas propuestas en los
proyectos
individuales
que
desarrolle la empresa. Poder
a
largo
plazo
disminuir
algunos de los gastos de la empresa especialmente en lo vinculado al ahorro en energía y maximización del Gerencia financiera
aprovechamiento de los recursos. Este
actor
tiene
expectativas
que
además el
como
costo
de
implementar la estrategia de RSC no
Guiar
sobre
el
mecanismo presupuestario
para
adecuado
para
implementar
la
estrategia propuesta.
sea muy alto para la empresa. Ingenieros arquitectos
y Que las iniciativas que se propongan Apoyar el proceso de no les genere más responsabilidades implementación
de
la
34
STAKEHOLDERS
EXPECTATIVAS DEL ACTOR
NIVEL DE INVOLUCRAMIENTO ESPERADO
laborales.
propuesta
así como
velar por la inclusión de medidas
en
los
proyectos en los que participen. Recibir beneficios que se propongan Colaboradores
de en la estrategia así como tener una
nivel administrativo
mayor participación en la toma de decisiones de la empresa.
Participación activa en el desarrollo
de
las
propuestas,
tanto
en
implementación como en seguimiento. Conocer
Empleados
Recibir condiciones de contratación
temporales
justas.
la
estrategia
propuesta y participar en actividades que puedan desarrollarse
en
su
entorno laboral.
Recibir Clientes
servicios
conocer las
de
calidad
y
acciones de RSC
implementadas por la empresa.
Contribuir
con
la
evaluación
de
los
servicios que ofrece la empresa
como
mecanismo de mejora continua.
Mantenerse como proveedores de Mejorar
algunas
insumos para la empresa. Que el prácticas que vayan en Proveedores
establecimiento
de
la
empresa contra de la RSC dado
permita mayor transparencia en las que forman parte de la negociaciones y en la relación entre cadena de valor de la ambos.
Comunidad en la que Beneficiarse de las medias de RSC se ubica la empresa
que proponga la empresa.
empresa. Recepción de beneficios y participación en las iniciativas
de
mejora
35
STAKEHOLDERS
EXPECTATIVAS DEL ACTOR
NIVEL DE INVOLUCRAMIENTO ESPERADO continua de la empresa mediante la evaluación de su desempeño. Recepción de beneficios
Comunidades donde se
realizan
proyectos
los
y participación en las Beneficiarse de las medias de RSC iniciativas que proponga la empresa.
de
mejora
continua de la empresa mediante la evaluación de su desempeño.
4.3 Determinación de las líneas de acción de la estrategia de RSC A partir de los resultados que arrojó el cuestionario de concientización aplicado se definieron una serie de líneas de acción por cada uno de los elementos de política evaluados, priorizando una de esas líneas para presentar como proyectos con los que la empresa podrá iniciar la implementación de su estrategia.
4.3.1 Política de actuación en el lugar de trabajo El propósito de actuación en esta política es el de velar por la integridad y bienestar de todos sus colaboradores y que se trabaje en un ambiente de solidaridad.
Las líneas de acción propuestas para integrar la estrategia de RSC son el establecimiento de políticas para evitar la discriminación, establecer mecanismos para el crecimiento profesional de los colaboradores y brindar igualdad de oportunidades.
36
Política de Actuación en el Lugar de trabajo
Establecimiento de mecanismos para crecimiento profesional
Establecimiento de políticas para evitar la discriminación.
Iniciativa Igualdad de oportunidades para todos
Ilustración 4: Iniciativa en la política de actuación del lugar de trabajo
El establecimiento para evitar la discriminación se enfocan tanto en el trato general del personal como con los procesos de contratación, por otro lado el ofrecer oportunidades para todos se enfoca en accesibilidad y velar por un balance de género, raza, preferencias sexuales, etc.
Por último los mecanismos de crecimiento profesional se dirigen tanto a colaboradores permanentes como temporales, tal como se detalla en el cuadro que se presenta a continuación.
Cuadro 10: Líneas de acción propuestas (Política de actuación en el lugar de trabajo)
Línea de acción
Descripción Como primer postulado de esa política se estable que “La
Establecimiento políticas
para
cualquier
forma
discriminación
de empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A., evitar implementará políticas para evitar la discriminación en toda de su esfera de gestión y establecerá sanciones para casos de discriminación en los que se vea involucrado alguno de sus colaboradores”.
Establecimiento mecanismos
de La empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A., para ofrecerá la oportunidad del crecimiento profesional a los
37
Línea de acción
Descripción
crecimiento profesional de empleados de planta así como a empleados de mano de sus colaboradores:
obra no especializada contratados para cada proyecto específico que se desarrolle. Esos mecanismos incluyen la participación en actividades de capacitación o perfeccionamiento de capacidades; tanto aquellos que el interesado identifique así como los que la empresa lidere. Se entenderá ese apoyo como el brindar permisos, motivar la participación, facilitar espacio y tiempo de requerirse, entre otros. En esta misma línea se privilegiará la fidelidad del colaborador, entendida como el tiempo de trabajar para la empresa, sobre nuevos posibles colaboradores,
cuando se generen nuevas puestos de
trabajo. Se identificarán certificaciones, congresos, cursos y charlas que puedan ser del interés de los colaboradores que trabajan en la compañía. Una vez identificadas las diferentes opciones educativas se abrirá la posibilidad a los colaboradores
interesados
en
asistir,
sacar
una
certificación y/o ampliar conocimientos en alguna área en específico que le ayude a mejorar y facilité el trabajo que realizan en la actualidad. Se realizará el proyecto con ayuda de la gerencia financiera ya que se debe establecer un presupuesto, identificar cuantos espacios se pueden abrir o financiar parcial o completamente y un sistema de rotación para brindarle la oportunidad a la mayor cantidad posible de colaboradores. Este proyecto es el que lleva mayor inversión monetaria de los propuestos en el programa de RSC para la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A, pero se obtienen beneficios de profesionales más capacitados, desarrollo
del
talento
interno
de
la
empresa,
especialización en el conocimiento de los empleados de la
38
Línea de acción
Descripción empresa y un personal que se identifique con la empresa, creando un sentimiento que la empresa se preocupa por el desarrollo profesional y personal de sus colaboradores y un nivel mayor de fidelidad a la empresa que se preocupa no solo porque los colaboradores generen dinero sino además se preocupa por el futuro y especialización de su fuerza laboral. La empresa no cuenta actualmente con una cultura organizacional con la cual todos los colaboradores de la empresa se identifiquen y pongan en práctica, por lo que se planea el desarrollo de esta iniciativa que ayude a promover
las
mejores
prácticas
de
igualdad
de
oportunidades dentro de la empresa, así como la divulgación de los valores de la compañía. Se creará, establecerá y divulgará un documento con sanciones a conductas que promueven la discriminación hacia personas por su religión, etnia, género y tendencia sexual que aplique para todos los empleados, ejecutivos y Iniciativa sobre igualdad de oportunidades para todos
los diferentes stakeholders que se relacionan con la empresa. Esta iniciativa pretende evitar la segregación de cualquier tipo, educar a los colaboradores que trabajen en la
empresa
y
tener
bien
claras
las
reglas
de
comportamiento dentro de la empresa para con los miembros de los diferentes equipos. Además se debe alinear la empresa a lo establecido por la ley 7600 y no discriminar la contratación de personal con necesidades especiales. Debe existir un porcentaje en la fuerza laboral que será establecido por los administrativos de la empresa para la promoción de la diversidad en los colaboradores de la empresa y las facilidades para trabajar sin trabas físicas o legales dentro de ella.
39
Línea de acción Iniciativa priorizada:
Descripción Iniciativa sobre igualdad de oportunidades para todos
4.3.2 Política medio ambiental El propósito ambiental de la empresa se dirigirá a la protección del medio ambiente mediante iniciativas de gestión de desechos así como inculcar valores a sus colaboradores para disminuir la cantidad de energía y agua que se utiliza actualmente. Dentro de las líneas de acción propuestas para esta política se incluye el tema de eficiencia energética, gestión de residuos y manejo adecuado del agua.
Política medio ambiental
Consumo de energía
Manejo de desechos
Gestión del agua (proyecto Gota a Gota)
Ilustración 5 Iniciativas política medio ambiental
El aprovechamiento energético es clave en el giro de negocios de la empresa, como también lo es el adecuado uso de los recursos en general, no solo por el ahorro financiero que puede traer a la empresa un uso más adecuado, sino también porque una mejor gestión disminuye gastos de transporte al disminuirse la
40
cantidad de materiales y desechos que se deben trasladar desde los proyectos individuales que desarrollan.
Cuadro 11: Líneas de acción propuestas (Política medioambiental)
Línea de acción
Descripción La empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A debe mejorar en aspectos energéticos, ya que se presenta un alto consumo que puede ser minimizado por medio de la sensibilización del personal y adquisición de dispositivos de ahorro de energía. Se deben mapear los procesos que realiza la empresa tanto en sus oficinas como en cada proyecto, intentando
Plan de concientización para el ahorro de energía
identificar los momentos, herramientas y equipos que generar mayor consumo energético. También se deben definir criterios para adquisición de equipos en los que el ahorro energético sea un elemento a contemplar. Además es importante que se diseñen rótulos que soliciten el ahorro, particularmente en la oficina para el uso de computadoras, iluminación, aire acondicionado entre otros. Del mismo modo es importante contemplar el ahorro de combustible de la maquinaria pesada. La empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A debe implementar un programa de manejo integral de desechos, estableciendo puntos de reciclaje, promoviendo
Capacitación para el
la reutilización y facilitando mecanismos para el reciclaje de
tratamiento de residuos.
productos tecnológicos de desecho, como celulares y computadores. La empresa a la vez puede servir como punto de recolección de desechos para reciclaje de los hogares de los empleados. Se pretende establecer un sistema para la recolección de
Proyecto Gota a Gota
aguas llovidas en el sitio de los diferentes proyectos de construcción para el uso de la misma en las actividades
41
Línea de acción
Descripción relacionadas a cada proyecto de construcción en específico. Con esto se pretende reducir el uso del agua potable que se emplea en los proyectos de construcción que maneja actualmente Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. Se propone la realización de un concurso a nivel interno, donde los colaboradores participando en grupos, propongan iniciativas para el ahorro del agua y su utilización en los proyectos de construcción. Se escogerá e implementará la idea que genere los mejores resultados y a los colaboradores que participaron en la propuesta ganadora, se les felicitará a nivel de la compañía y se les otorgará un incentivo que será acordado con la gerencia financiera, para reconocer la participación creativa de los colaboradores de la empresa. Por otro lado se pretende incluir capacitaciones sobre el adecuado manejo del agua y de los desechos tanto en las construcciones como dentro de la oficina central. Se identificará además empresas de reciclaje con las cuales se puedan generar alianzas para que se encarguen del adecuado manejo de los materiales para reciclaje que genere la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. A pesar de que la gestión de desechos se propone como una línea de acción independiente, el proceso de capacitación se desarrollaría en conjunto en el marco del proyecto Gota a Gota. Con esto se pretende no solo disminuir el gasto económico en la utilización del agua potable para la compañía y promover el adecuado manejo de los distintos desechos, sino además la promoción de buenas prácticas que contribuyan a cuidar el ambiente así como la promoción del
42
Línea de acción
Descripción trabajo en equipo, incentivos visibles para los colaboradores de la empresa y satisfacción generada por una actividad promovida dentro de la empresa.
Iniciativa priorizada:
Proyecto Gota a Gota.
4.3.3 Política de mercado El mercado de la construcción ha tenido mucho crecimiento en Costa Rica en la última década y esa situación en parte ha provocado competencia en muchos casos desleal, que además de afectar a las empresas responsables, perjudica a los clientes al no recibir los productos esperados con el estándar de calidad definido.
Como política de mercado se propone que la empresa mapee su cadena de valor con el objetivo de entrevistarse con los actores con los que mantiene una relación y evaluar políticas de negociación conjuntas que busquen el beneficio mutuo de las empresas que tienen un compromiso de responsabilidad social y por otro lado promover la comunicación de sus acciones en su sitio web para promover la transparencia y competencia leal en el sector de la construcción.
Política de mercado
Mapeo de su cadena de valor
Transparencia de la gestión
Ilustración 6 Iniciativa en la política de mercado
Las dos iniciativas propuestas en este tema se relacionan con la gestión de involucrados externos de la empresa.
43
Cuadro 12: Líneas de acción propuestas (Política de mercado)
Línea de acción
Descripción Esta iniciativa se enfoca en realizar un mapeo de todos los actores que tienen relación con la empresa, llegando hasta el nivel de generar una base de datos de los mismos. El objetivo no es solo conocerlos sino saber el tipo de vínculo
Mapeo de la cadena de existente, las prácticas que desarrollan, evaluar cómo se valor.
ha desarrollado la relación con ellos y conocer cómo se relacionan con sus clientes. Esto además de servir como mecanismo para mantener buenas relaciones de negocios ayuda a proteger al consumidor. La promoción de la competencia leal parte de la transparencia en la gestión. En este sentido se propone que la empresa haga públicos la mayoría de los proyectos
Transparencia
de
gestión
la
que le son aprobados o que ha cerrado. Que la comunicación sea transparente y se ponga a disposición de interesados informes de proyectos y comunique convocatorias de proyectos en los que decida no participar pero que considere que visitantes de su sitio web podrían estar interesados.
Iniciativa priorizada:
Transparencia de la gestión
4.3.4 Política social El propósito social se basa en abrir espacios para pasantías de estudiantes de colegios técnicos,
así como promover el involucramiento del personal en
actividades propias de las comunidades aledañas y comunicar la RSC que desarrolla la empresa. Como último elemento la empresa podría contribuir con proyectos específicos de la comunidad en los que se solicite un aporte financiero de diferentes actores. Este apoyo debe superar la visión de filantropía y enfocarse
44
en aportar del mismo modo que lo harían otros actores en la búsqueda de mejores condiciones para el desarrollo comunal.
Política social
Integración comunal profesional
Involucramiento del personal en al comunidad
Apoyo financiero
Conozcamos a Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A
Ilustración 7 Iniciativas en la política social
El involucramiento de la empresa con el entorno en el que se desarrolla es sumamente importante y su primera contribución social debe estar enfocada en que se reconozca la importancia de la empresa para este grupo y que a la vez la empresa se beneficie de un ambiente positivo. A partir de ese reconocimiento es importante que la empresa sea un actor más en el desarrollo de la comunidad y que a lo interno de la empresa, miembros de las comunidades puedan recibir beneficios, entre ellos puestos de trabajo.
Cuadro 13: Líneas de acción propuestas (Política social)
Línea de acción
Descripción El giro de negocios de la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. presenta oportunidades
Integración comunal
profesional
para que estudiantes de colegios de la zona e inclusive universidades puedan desarrollar pasantías o prácticas profesionales que puedan servirle a los estudiantes como mecanismo para graduarse pero también para comenzar a insertarse en el mercado laboral. En este sentido se podría
45
Línea de acción
Descripción permitir el acceso a estudiantes que se enfoquen en temas como ingeniería civil, dibujo arquitectónico, ingeniería industrial, gestión ambiental, secretariado, administración, entre otros. La empresa debe en este sentido definir el tipo de estudiante que requiere para sus procesos, la cantidad necesaria, desarrollar gestiones con centros académicos y promover este tipo de prácticas en sus sitios web. Se abrirán plazas para que los estudiantes puedan realizar prácticas y pasantías con la posibilidad de ser contratados en el futuro por la empresa, generar experiencia y un mejor currículo para aplicar a trabajos relativos a las diferentes áreas de interés. De
esta
manera,
se
generarán
posibilidades
de
aprendizaje y espacios laborales a jóvenes de colegios técnicos;
se generaran
además beneficios para
la
compañía al identificar personas con las habilidades y el conocimiento para desempeñar los proyectos que maneja la empresa. Además los colaboradores internos pueden compartir mediante charlas a los jóvenes sus experiencias laborales, promover que los jóvenes permanezcan en los colegios al dar a conocer espacios laborales donde pueden ejercer y tomar experiencia para ir mejor preparados cuando se incorporen al ámbito laboral y pasar un momento
diferente
donde
puedan
intercambiar
conocimiento y compartir con un sector de la sociedad que necesita orientación del estado actual del ámbito laboral en el país con respecto al área de construcción y consultoría. Involucramiento personal comunales.
en
del iniciativas
La empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A., es un actor más dentro de la dinámica social de las comunidades en las que se encuentra inmersa. En ese escenario como un actor importante debe conocer cuál es
46
Línea de acción
Descripción la realidad de las comunidades, que problemas tienen, cuál es su rol en esas comunidades, que espera la comunidad de la empresa y que visión de desarrollo tienen. La empresa con un grupo importante de empleados puede ayudar a trabajar en esa visión de desarrollo e incluir algunos elementos que ayuden a la comunidad a alcanzarlo. Esta línea por lo tanto se enfoca en promover una participación activa en eventos comunales, grupos organizados
y
establecimiento
de
convenios
de
cooperación con líderes comunales. Si bien se espera que la empresa no sea vista como una organización filantrópica si es importante que cuando se Apoyo financiero
presenten iniciativas de desarrollo comunal en las que todos los actores contribuyan financieramente, que la empresa asuma ese rol también. Un mecanismo de acercamiento social y que muestra la voluntad de la empresa por integrarse a los esfuerzos comunales es el de promover que los actores sociales conozcan quién es Ingenieros y consultores Chavarría Ortiz S.A. a qué se dedica y cuál es su visión. Esto demuestra transparencia en la gestión y ayuda a recibir retroalimentación de la gestión así como motivar a niños y
Conozcamos a Ingenieros jóvenes en el tema de emprendedurismo y apoyar en el y
consultores
Ortiz S.A
Chavarría proceso de identificación vocacional. Para ello, se va a brindar la oportunidad a los colaboradores de la empresa de impartir charlas en centros educativos, compartiendo la experiencia laboral y aclarando dudas sobre el quehacer en una empresa de construcción y consultoría en el ámbito laboral actual costarricense. De esta manera se ampliará la visión a los estudiantes interesados en estas áreas profesionales para que vayan mejor preparados cuando se incorporen al ámbito laboral y su realidad.
47
Línea de acción
Descripción Así mismo representantes gerenciales de la empresa establecerán
contactos
con
líderes
comunales
y
representantes de grupos organizados.
Iniciativa priorizada:
Integración profesional comunal
4.3.5 Valores de empresa Si bien todos la evaluación realizada muestra que los indicadores relacionados con valores de la empresa se están realizando en parte, es importante que la empresa continúe con estos esfuerzos.
Valores de la empresa
Incorporación de RSC como parte de la estrategia empresarial
Manifiesto de valores
Ilustración 8 Iniciativa en los valores de la empresa
Dos iniciativas se proponen para esta línea, la primera enfocada en garantizar la sostenibilidad de las iniciativas de responsabilidad social, incluyéndolas como un elemento más dentro de la estrategia empresarial y la preparación y difusión de un manifiesto de valores de la empresa. Cuadro 14: Líneas de acción propuestas (valores de la empresa)
Línea de acción
Descripción La sostenibilidad a largo plazo de las iniciativas de RSC
Incorporación de la RSC en depende entre otros aspectos de contar con el respaldo la estrategia empresarial.
organizacional y uno de los mecanismos más importantes en ese sentido es que la empresa establezca dentro de su
48
Línea de acción
Descripción estrategia empresarial elementos de la Responsabilidad Social Corporativa, indicando de manera explícita la decisión de integrarse en las dinámicas de sostenibilidad a lo interno y externo de la empresa. Para eso se debe analizar la estrategia actual y proponer mecanismos para esta integración. Esto dará pautas para el trabajo futuro y ayudará a la empresa a lograr por ejemplo certificarse como empresa responsable. La empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. debería realizar una divulgación de los valores de la empresa con sus colaboradores y público en general. Esto puede realizarse por medio de la elaboración de un manifiesto que se exhiba en diferentes departamentos de la empresa y que sea dados a conocer en momento de cada contratación de funcionarios.
Manifiesto de valores
Es importante además que se haga primero una revisión de esos valores para que el personal actual pueda empoderarse más fácilmente de ellos. Es importante que se definan además normas de conducta en la empresa. Es importante que la empresa contemple entre sus valores elementos
de
transparencia,
solidaridad,
sinceridad,
dignidad e integridad. Iniciativa priorizada:
Manifiesto de valores
4.4 Iniciativas priorizadas dentro de cada línea de acción.
Para la implementación de la RSC se recomiendan varias iniciativas por línea de acción
que no requieren un alto presupuesto y son de fácil realización, esto
49
pensando en que el posicionar la RSC dentro de la empresa, tendrá mayor resistencia al cambio si el costo financiero parece ser muy alto. Cada una de las líneas de acción ha sido segregada en iniciativas más pequeñas para que puedan ser desarrolladas dentro de la propuesta de plan de acción de la estrategia. Además de estas iniciativas, en el plan de trabajo propuesto en el apartado 4.5, se incluyen las iniciativas no priorizadas.
Cuadro 15: Iniciativas priorizadas para cada línea de acción
Área
Iniciativas
Entregables
Responsables
1. Aplicación de procedimientos para
Junta Directiva
garantizar que se Actuación en
Igualdad de
el lugar de
Oportunidades
trabajo
para Todos
toman las medidas adecuadas contra toda forma de discriminación en el puesto de trabajo y en el proceso de contratación. 2. Programa de
Ambiental
Gota a Gota
concientización hacia
Gerencia de
el ahorro energético y
Proyectos
gasto de agua. 3. Implementación y capacitación sobre el
Empleados
adecuado manejo de
Temporales
los residuos. Conozcamos a Social
4. Capacitación para sus
Ingenieros y
colaboradores
Empleados
Consultores
ofreciendo
Temporales
Chavarría Ortiz S.A
crecimiento
50
profesional. 5. Reconocimientos sobre desempeño
Gerencia de Proyectos
6. Abrir puestos para pasantías de
Gerencia Financiera
estudiantes de Mercado
Profesionales del Futuro
colegios técnicos. 7. Abrir puestos para
Gerencia Financiera
personas con necesidades especiales. 8. Definir en forma clara
Junta directiva
los valores de la empresa. Manifiesto de
Valores
Valores
9. Difundir y enseñar a sus empleados desde
Gerencia de Proyectos
el ingreso a la empresa. 10. Colocar en lugares
Colaboradores de
visibles los valores.
nivel administrativo
4.5 Propuesta de plan para implementación de la estrategia de RSC. 4.5.1 Alcance
Como objetivos de este proyecto se contempla la realización de una propuesta de plan de implementación de RSC para la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría y Ortiz S.A, contemplando las áreas de conocimiento del PMI de Alcance, Tiempo y Costo, tomando como base el análisis situacional sobre implementación de medidas de Responsabilidad Social Corporativa realizado en el
51
marco de este PFG, el análisis de grupos de interés de la empresa y las líneas de acción propuestas. Los Entregables del proyecto serían:
Realización de propuestas de mejora para el sitio de trabajo.
Desarrollo de propuestas para la gestión ambiental de la empresa.
Propuesta de inclusión de medidas del ámbito social
Identificación de oportunidades para el crecimiento profesional
Preparación y divulgación de manifiesto de valores de la empresa
Exclusiones del proyecto: Como exclusiones del proyecto se tiene el proceso de presentación de la propuesta a la junta directiva de la empresa, la gestión de recursos financieros para la implementación de la misma y el diseño de mecanismos para comunicar las acciones de RSC que realiza la empresa.
Limitantes del proyecto El PFG se limita a proponer un esquema de plan de implementación de medidas de RSC para la empresa Ingenieros y consultores Chavarría y Ortiz S.A. aunque al no ser presentado a la junta directiva la implementación de estas medidas quedarán sujetas a su aprobación.
Supuestos: Se cuenta con el apoyo de la junta directiva para implementar las medidas propuestas y respaldo de los funcionarios de la empresa. La priorización sugerida repercutirá poco financieramente hablando en el presupuesto de la empresa. Se asignaría a una persona de la empresa para que lidere la implementación de la iniciativa.
52
4.5.2 El Acta de Constitución del Proyecto Cuadro 16: Acta de Constitución del Proyecto
ACTA DEL PROYECTO Fecha
Nombre del Proyecto
12/04/2014
Propuesta de estrategia de Responsabilidad Social
Corporativa
para
la
empresa
Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A.
Áreas de conocimiento / procesos:
Área de aplicación (Sector / Actividad):
Alcance, Tiempo, Costos. Planificación
Sector de la construcción Responsabilidad Social Corporativa
Fecha de inicio del proyecto
Fecha tentativa de finalización del proyecto
01/08/2014
23/05/16
Objetivos del proyecto Objetivo general: Realizar una propuesta de plan de implementación de RSC para la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría y Ortiz S.A, contemplando las áreas de conocimiento del PMI de Alcance, Tiempo y Costo, tomando como base el análisis situacional sobre implementación de medidas de Responsabilidad Social Corporativa realizado en el marco de este PFG, el análisis de grupos de interés de la empresa y las líneas de acción propuestas. Objetivos específicos:
Desarrollar el plan de gestión del tiempo para orientar la implementación de iniciativas de RSC en la empresa.
Desarrollar el plan de costos del proyecto para determinar la dedicación de recursos y el costo de implementación de iniciativas de la empresa.
Proponer algunos elementos clave para el seguimiento y control de la propuesta.
Justificación o propósito del proyecto La empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A como lo declara en su misión, se encuentra en un proceso de mejoramiento continuo en todos los niveles por lo que integrarse a los movimientos globales como la Responsabilidad Social Corporativa y los beneficios que esta trae para la empresa y la sociedad en general son elementos que
53
motivan a que la empresa desarrolle una estrategia de RSC. Por otro lado en un sector con tanta competencia como lo es el de construcción es fundamental lograr una diferenciación entre empresas y el ser socialmente responsables puede contribuir con esa diferenciación. Actualmente la empresa realiza algunas acciones sin embargo no posee una estrategia de responsabilidad social que sirva de modelo para realizar acciones a largo plazo que le ayude a encauzar una serie de esfuerzos para mejorar la calidad de vida tanto de los colaboradores directos de la empresa e indirectos como la comunidad donde se realizan los proyectos. Descripción del producto o servicio que generará el Proyecto
El producto final del presente proyecto consiste en una propuesta de implementación de medidas de RSC, dirigido a las autoridades superiores de la empresa que contemple las actividades que se sugiere realicen en los ámbitos interno y externo de la empresa, así como en las tres dimensiones del Desarrollo Sostenible. Además de esta guía de actividades se determina mediante el plan de gestión del tiempo la duración de actividades, la vinculación de estas entre si y mediante el plan de gestión de costos se identifican los recursos necesarios y la distribución del presupuesto necesario para su implementación. Por último se desarrolla una propuesta de elementos que se pueden contemplar para dar seguimiento a la propuesta. Supuestos Los colaboradores participaran de manera activa de las charlas, conformación de grupos de trabajo para implementar las actividades de RSC y la incorporación de prácticas medioambientales como el reciclaje dentro del quehacer de la compañía. Los colaboradores participarán de manera proactiva en el concurso para la implementación de un sistema para el uso de aguas llovidas en los proyectos de construcción. Se cuenta con el apoyo del departamento de recursos humanos para la creación, divulgación y comunicación del boletín mensual con la presentación de la implementación de actividades de RSC y sus resultados. Los comunicadores de las reuniones de equipo van a contemplar como punto importante en la agenda, que los colaboradores compartan sus experiencias en RSC y opiniones personales. Se contará con un encargado voluntario en cada reunión para documentar las opiniones
54
expresadas con respecto a las actividades de RSC para posteriormente ser analizadas. Restricciones Para desarrollar actividades de RSC se deben utilizar los recursos humanos disponibles dentro de la compañía para no contratar personal externo para implementar al estrategia para lo cual se balancearían la cargas de trabajo del personal y se comprarían . . Información histórica Relevante Evaluación sobre estado de implementación de medidas de RSC desarrolladas en la empresa utilizando instrumento de ADEC. Líneas de acción prioritarias definidas para la empresa Identificación de grupos de interés (Stakeholders) Junta directiva Gerencia de proyectos Gerencia financiera Ingenieros y arquitectos Colaboradores de nivel administrativo Empleados temporales Clientes Proveedores Comunidad en la que se ubica la empresa Comunidades donde se realizan los proyectos
Hecho por: Úrsula Córdoba Ocampo Aprobado por:
Firma:
Iván Chavarría Pizarro (Gerente de proyectos Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A.)
4.5.3 Estructura detallada de trabajo EDT
55
El
siguiente
EDT
muestra
las
tareas
programadas
para
desarrollar
organizadamente el proyecto de incorporar la estrategia de RSC a la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A.
Ilustración 9: EDT
4.5.4 Cronograma de ejecución El Siguiente cronograma nos muestra el tiempo de duración de cada tarea así como la vinculación existente entre una y otra y la duración total del proyecto.
56
Cuadro 17: Cronograma de ejecución
ID Tareas
Duración
inicio
Fin
Pred-
en días
Estrategia de RSC de Ingenieros y 0
01/08/14 23/05/16
449.32
01/08/14 21/04/16
443.67
01/08/14 13/04/14
15.67
01/08/14 22/08/14
1
01/08/14 01/08/14
1
01/08/14 01/08/14
7
11/08/14 19/08/14 5FC+5
consultores Chavarría Ortiz s.a.
Propuesta de mejoras en el lugar de 1
471
trabajo Establecimientos de mecanismos para crecimiento profesional y motivaciones
2
del personal Determinación de interés profesional y
3
motivaciones del personal Formulación y diseño de encuesta para
4
determinar intereses del personal Determinación de mecanismos para
5
aplicación de encuesta
6
Aplicación de encuesta Análisis de resultados de encuesta
7
7
274
27/08/14 15/09/15
1
27/08/14 28/08/14 8FC+3
1
28/08/14 29/08/14
10
3
28/08/14 02/09/14
10
implementación de iniciativas Implementación de iniciativas para
13
21/08/14 22/08/14
crecimiento profesional Definición de mecanismos para
12
1.33
crecimiento profesional Comunicación de posibles iniciativas de
11
6
crecimiento profesional Escogencia de posibles iniciativas para
10
20/08/14 21/08/14
encuesta
Implementación de iniciativas de 9
1.33
aplicada Preparación de informe de resultados de
8
4CC
250
30/09/14 15/09/15 11,12F
crecimiento profesional
Evaluación de resultados de medidas
C+20 421
02/09/14 13/04/16
de crecimiento profesional 14
implementada Definición de mecanismos para la
15
evaluación de resultados
5
02/09/14 09/09/14 10,11,1 2
57
ID Tareas
Duración
inicio
Fin
Pred-
en días Realización de evaluaciones de
280
17/03/15 12/04/16
30
17/03/15 28/04/15 13CC+
implementación de medidas de
16
crecimiento Realización de primera evaluación
24
17 Realización de segunda evaluación
30
01/03/15 12/04/15 13FC+
18 19 20
24 Realización de informe de evaluación
251
28/04/15 13/04/16
Realización de primer informe de
0.5
28/04/15 29/04/15
17
1
12/04/15 13/04/15
18
449.32
01/08/14 21/04/16
449.32
01/08/14 21/04/16
3
13/04/15 18/14/15
21
2
18/04/15 20/04/15
21
449.32
01/08/14 21/04/16
0.65
20/04/15 21/04/16
evaluación Realización de segundo informe de
21
evaluación
Definición de condiciones de 22
oportunidades para todos Establecimiento de conductas esperadas para la gestión del
23
personal Determinación de conductas esperadas de personal con respecto al establecimiento de igualdad de
24
oportunidades Formulación y diseño de documento que
25
define las conductas esperadas Divulgación de las conductas
26
esperadas Realización de una capacitación
27
específica por medio de charlas
28
Entrega de doc. de conductas esperadas
Adecuaciones de las instalaciones 29
46
25/09/14 27/11/14
1
25/09/14 25/09/14
28
1
26/09/14 26/09/14
30
4
29/09/14 02/10/14
31
adecuación de las instalaciones físicas Propuesta de modificación de las
32
01/08/14
ser adecuadas Identificación de mecanismos para la
31
20
de acuerdo con la ley 7600 Identificación de posibles instalaciones a
30
25
instalaciones
58
ID Tareas
Duración
inicio
Fin
Pred-
en días Realización de modificaciones
30
17/10/14 27/11/14 32FC+
33
10
Propuesta de iniciativas de gestión 34
124
04/08/14 22/01/15
124
04/08/14 22/01/15
1
04/08/14 04/08/14
4
1
05/08/14 05/08/14
36
2
06/08/14 07/08/14
37
medio ambiental Propuesta de capacitación en gestión integral de los desechos, manejo adecuado del agua y ahorro
35
de energía Definición de temas a tratar sobre
36
desechos Definición de mecanismos para impartir
37
las capacitaciones Gestión logística para las
38
capacitaciones
39
Contratación capacitadores
3
06/08/14 08/08/14
37
40
Construcción de módulos de enseñanza
5
28/11/14 04/12/14
33
Realización de la capacitación
4
26/12/14 31/12/14 40FC+ 15
41 Evaluación de la capacitación
1
22/01/15 22/01/15
15
42
Propuesta de gestión integral 43
44
ambiental sujetos a mejora
45
Mejora del tratamiento de residuos Determinación y estimación de todo tipo
49
3
05/08/14 07/08/14
23
08/08/14 09/09/14
10
08/08/14 21/08/14
1
05/09/14 05/09/14 46FC+
adecuados para manejo de residuos Gestión y establecimiento de convenios
48
05/08/14 15/10/14
36
44
de residuos generados por la empresa Compra e instalación de contenedores
47
52
medioambiental Identificación de elementos de gestión
46
41fc+
10 3
05/09/14 09/09/14 47CC
7
22/08/14 01/09/14
para el traslado de residuos
Desarrollo de estrategia gota a gota
59
ID Tareas
Duración
inicio
Fin
Pred-
en días Establecimiento de mecanismos para
3
22/08/14 25/08/14 44,46
recolección de aguas y su
50
aprovechamiento Propuesta de concurso interno para el
4
27//08/14 01/09/14
Definición de concepto de concurso
1
27/08/14 27/08/14 50
53
Establecimiento de reglas del concurso
1
28/08/14 28/08/14 52
54
Gestión de logística del concurso
2
29/08/14 01/09/14 53
55
Definición de premio del concurso
1
28/08/14 28/08/14 53CC
52
05/08/14 15/10/14
14
05/08/14 22/08/14
2
05/08/14 06/08/14 37CC
51
aprovechamiento del recurso hídrico
52
Propuesta de un plan capacitación para 56 57
la maximización de recursos Diseño de plan Determinación de temática a desarrollar (manejo de desechos, ahorro de agua y
58
energía)
59
Selección del ente capacitador
1
05/08/14 05/08/14 37CC
60
Preparación de plan de capacitación
3
06/08/14 08/08/14 37
61
Construcción de procesos formaticos
10
11/08/14 22/08/14 60
38
25/08/14 15/10/14
Realización de eventos de
62
capacitación
63
Gestión de logística de la capacitación
2
25/08/14 26/10/14 61
64
Implementación del programa
5
27/08/14 02/09/14 63
Evaluación del programa
1
15/10/14 15/10/14 64FC+ 30
65
Propuesta de incluso de medidas 66
11/08/14 23/05/16
15
18/04/16 09/05/16
6
18/04/16 25/04/15 24
de ámbito social Establecimiento de oportunidades
67
465.67
para personas con discapacidad Identificación de tipos de oportunidades
68
que la empresa puede brindar
69
Definición de tipos de oportunidades
3
18/04/16 21/04/15 24
70
Brindar oportunidades definidas
12
21/04/16 09/05/15 69
2.6
09/05/16 12/05/16
71
Involucramiento del personal con la
60
ID Tareas
Duración
inicio
Fin
Pred-
en días
comunidad Identificación de escenarios de 72
11/05/16 12/05/16 72
465.67
11/08/16 23/05/16
10
09/05/16 23/05/16 70
2
11/08/16 12/08/14
Chavarría Ortiz S.A. Establecimiento de alianzas
75
1
y grupos comunales
Conozcamos a Ing. Y Consultores 74
09/05/16 11/05/16 70
participación comunales del personal Integración del personal en actividades
73
1.6
estratégicas con colegios técnicos Preparación e impartición de charlas sobre giro de negocios de la empresa para ampliar la visión de
76
estudiantes
77
Preparación de temas de charlas
1
11/08/14 11/08/14 60
78
Impartición de charlas
1
12/08/14 12/08/14 77
18.67
21/04/16 18/05/16
2
21/04/16 25/04/16 69
6.67
09/05/16 18/05/16 75CC
451.67
01/08/14 25/05/16
23
15/09/15 16/10/15
3
15/09/15 18/09/15 13
5
18/09/15 25/09/15 84
Generación de posibilidades de espacios laborales para realización 79
de pasantías Definición de procedimiento para la
80
realización de pasantías Contratación de estudiantes de colegios
81
técnicos
Identificación de oportunidades de crecimiento profesional 82
(profesionales del futuro) Preparación de plan de capacitación
83
del personal Identificación de oportunidades de capacitación de acuerdo al personal
84
de la empresa. Determinación de presupuesto anual
85
para la realización de capacitaciones
61
ID Tareas
Duración
inicio
Fin
Pred-
en días Realización de eventos de capacitación 86
15
25/09/15 15/10/15 85
3
20/04/16 25/04/15
1
20/04/16 21/04/15 25
(talleres, cursos, seminarios etc.)
Determinación de tipos de incentivos para el personal
87
Identificación de posibles incentivos por 88
desempeño del personal
89
Selección de incentivos anuales
1
21/04/16 22/04/15 88
90
Otorgamiento de incentivos
1
22/04/16 25/04/15 89
Propuesta de evaluación del
2
01/08/14 04/08/14
9.5
04/08/14 15/08/14
3
04/08/14 06/08/14 4
5
07/08/14 13/08/14 93
1.5
14/08/14 15/08/14 94
impacto de los procesos de capacitación e incentivos
91
Preparación y divulgación de 92
manifiesto de valores de la empresa Realización de actividad para revisión
93
y adecuación de valores actuales Preparación de manifiesto de valores
94
de la empresa
95
Socialización interna del manifiesto
Para mejor control del cronograma se presenta en el cuadro 18 la ruta crítica del proyecto.
62
Cuadro 18: Ruta crítica
63
64
4.6 Presupuesto para implementar la RSC en las áreas escogidas.
Los recursos necesarios para desarrollar la propuesta de acuerdo a lo planificado se detallan en el cuadro 19. Para la estimación se asignaron nombres de los recursos humanos de enfocados principalmente en las funciones que realiza la empresa, sin embargo es importante que se realice una asignación específica de acuerdo a la carga horaria del funcionario, atinencia del tema y valorar la posibilidad de contratación de dos recursos, el primero de ellos un consultor de RSC que pueda acompañar mediante asesoría a los responsables de implementación y el facilitador o capacitador en temas de gestión de integral de recurso. La mayor cantidad de costos de la propuesta serían los destinados a recurso humano; sin embargo, al estar prácticamente todos estos recursos asumidos como parte de la planilla financiera, el desembolso financiero sería menor de US$11.000.
Cuadro 19: Presupuesto para implementar la propuesta
Recurso Asistente administrativo Secretaria Gerente financiero Consultor en RSC Arquitecto 1 Arquitecto 2 Técnico en construcción Chofer Voluntarios de pasantía
Tipo de Valor de Total de Costo del unidad la unidad unidades recurso Recursos humanos Hora 17 58 Hora 17 102 Hora 23 268 Hora 19 397 Hora 23 269 Hora 23 27 Hora 18 298 Hora 17 233 Hora 17 16
Sub total recursos humanos Materiales servicios y otros insumos Servicio de capacitación Paquete 1 555 Refrigerios unidad 6 14 Copias e impresiones unidad 2 26
986 1734 6164 7543 6187 621 5364 3961 272
32832 555 84 52
65
Artículos de oficina Alquiler de mesas y sillas Rampa modular Barandas Combustible Aulas modulares Contenedores de desechos Reconocimientos Contenedores de agua Materiales mecánicos para distribución de agua
unidad Juego unidad unidad Galón unidad
20 135 600 300 17 150
16 4 1 1 15 1
320 540 600 300 255 150
Juego
70
3
210
unidad Juego
50 30
2 2
100 60
Juego
100
1
100
Subtotal Imprevistos 3% Total
3326 1084,74 37242,74
4.7 Bases para el seguimiento y control de la propuesta
Para el seguimiento y control de la propuesta es importante que se tome el calendario y presupuesto de base para su revisión constante. El ajustarse a la ruta crítica permitirá controlar de manera más apropiada la implementación de la iniciativa.
El seguimiento y control de las actividades va de la mano con los resultados obtenidos en la implementación de las distintas actividades. Se propone la realización de encuestas de satisfacción a los involucrados en las distintas actividades de RSC y posterior análisis de resultados para identificar áreas de mejora en las actividades que se implementarán inicialmente.
Para facilitar el control se indican algunas condiciones necesarias para el desarrollo de las iniciativas y algunos mecanismos para su control.
66
Cuadro 20: Iniciativas, condiciones necesarias, seguimiento y control
Iniciativas
Condiciones necesarias
Aplicación
de
procedimientos
para
garantizar que se toman las medidas adecuadas contra toda
forma
de
discriminación en el puesto de
Seguimiento y Control
trabajo
y
en
la
Que sea del conocimiento de cada empleado, cuales son
a
las
normas
sanciones
y
sobre
Reuniones
e
informes
mensuales con el personal.
discriminación
contratación. Charlas sobre el adecuado uso del agua potable y en qué actividades ejecutadas
Informe sobre el consumo actual
de
la
facturación
eléctrica y de agua.
por la empresa se debe racionar. Programa concientización
de hacia
el Planes de implementación
ahorro energético y gasto de de energías renovables que agua.
sean
amigables
con
el
medio ambiente.
Compra de recipientes para contención de agua llovida para
utilizarla
bajar
el
consumo de agua potable. Se Implementación capacitación
y sobre
el
adecuado manejo de los residuos.
capacita
a
Informe
sobre
ahorros
percibidos los primeros 3 meses
luego
de
haber
implementado los cambios.
Charlas
continuas
sobre
concientización al ser una empresa con alta rotación de su personal.
los Informes mensuales sobre
colaboradores sobre como la cantidad de residuos que separan correctamente los se lograron recolectar. residuos.
Compra
de
necesarios
los
insumos Informe mensual sobre el
para
el manejo
de
los
residuos
67
Iniciativas
Condiciones necesarias adecuado
manejo
Seguimiento y Control
de recolectados.
residuos tanto en oficinas como en los proyectos. Plan de manejo de residuos. Presupuesto
Charlas de capacitación. Cursos
sobre
relacionados Capacitación
para
colaboradores
sus trabajos
que
temas
con realiza
los la
ofreciendo empresa.
crecimiento profesional
Facilidades de horarios para colaboradores que ingresen a un proceso educativo.
Convenios firmados entre la empresa y las instituciones Abrir
puestos
para de educación.
pasantías de estudiantes de colegios técnicos.
Cantidad de estudiantes que se incorporan a la empresa anualmente.
para
aceptación por parte de la gerencia. Informes mensuales sobre las
capacitaciones
efectuadas.
Evaluación
sobre
la
satisfacción
de
los
colaboradores.
Informes mensuales sobre el rendimiento. Formato de evaluaciones de desempeño. Encuesta hacia
de las
educativas.
satisfacción entidades
68
Iniciativas
Condiciones necesarias
Adecuación
de
las
instalaciones en base a la ley 7600 de igualdad de Abrir puestos para personas con
oportunidades.
Seguimiento y Control Presentación de costos de adecuación
de
las
instalaciones al Ministerio de Hacienda al ser estos costos deducibles.
necesidades
especiales.
Adecuación de los puestos de trabajo.
Presentación de costos de salarios
al
Hacienda
Ministerio al
ser
de
estos
costos deducibles.
Definir en forma clara los Un lenguaje sencillo y con valores de la empresa. Difundir y enseñar a sus empleados desde el ingreso a la empresa.
gran visibilidad
Actividades
anuales
refuercen el tema de los valores.
Capacitaciones de ingreso Informes de realización de en cada área Crear
murales
la capacitación con
los
Colocar en lugares visibles valores en la entrada de la Mantenimiento los valores.
que
empresa y en cada área de visibilidad trabajo.
de
la
69
4.8 Plan de comunicación
Es importante promover una comunicación abierta, donde los diferentes involucrados cuenten con un espacio para discutir las actividades que se implementan en RSC en la empresa, sus resultados y opiniones personales.
Para ello se enviará un comunicado oficial mensual, tipo boletín informativo, a los correos electrónicos de los empleados y stakeholders en general para informar y mostrar las actividades en RSC que se ejecutaron en el transcurso del mes así como la apertura de espacios para conversar de las experiencias vividas con respecto a la RSC en reuniones de equipo.
Además los resultados serán compartidos en las diferentes reuniones de equipo así como serán incluidos en el boletín mensual.
Por último, los resultados obtenidos de las encuestas de evaluación así como las opiniones expresadas en las reuniones de equipo, serán documentadas y analizadas para realizar una mejora continua de las actividades de RSC que se implementarán inicialmente así como para la creación de nuevas actividades que se puedan incorporar y desempeñar como parte de mejorar la propuesta estratégica de RSC para la empresa, fortalecer el compromiso de los colaboradores de la empresa en la participación de las actividades de RSC y el crecimiento de esta estrategia para poseer una RSC con resultados perdurables y beneficiosos en el tiempo.
Para facilitar la gestión de las comunicaciones se propone la siguiente matriz:
70
Cuadro 21: Matriz de gestión de las comunicaciones
Responsable
Tipo de
Involucrados
información
plan
Gerente
de
proyecto
Reportes avance
Dificultades con la implementación
de
iniciativas
Equipo proyecto
Equipo proyecto
Nuevas ideas
de
cierre
del
de
proyecto Gerente
del Gerente
Cada mes
de
proyecto
de Gerente
Cada reunión
de
de
proyecto
Medio de comunicación documento impreso, reunión documento
de
proyecto
proyecto
Única entrega
proyecto
de Gerente
proyecto
Documento
del
Gerente
Gerente
Equipo
proyecto
Frecuencia
información
Presentación del
Aprobación
de generar
impreso, reunión
reunión
documento Al concluir
impreso,
cada fase
reunión
Cada reunión
reunión
documento Gerente
de Gerente
proyecto
proyecto
de
Única
impreso,
entrega
reunión
71
5 CONCLUSIONES
Al aplicar el cuestionario de concientización de ADEC se logra identificar que la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. ha desarrollado algunas iniciativas que se pueden vincular con Responsabilidad Social Corporativa, sin embargo para poder posicionarse en su sector laboral como socialmente responsable aún se requieren de varios esfuerzos, iniciando por articular sus iniciativas mediante una estrategia.
Un elemento importante de cara al establecimiento de esta estrategia es el reconocimiento que la junta directiva ha hecho sobre la importancia de evaluar su situación en relación a la RSC.
De ejecutarse la estrategia siguiendo la planificación realizada se esperaría que todas las iniciativas estén finalizadas después de un año y diez meses.
En la evaluación general de los indicadores planteados por ADEC es evidente que el área en la que la compañía ha realizado menores esfuerzos es la ambiental, por lo consiguiente es prioritario que se enfoque en poner varios esfuerzos en ese tema.
Las líneas de acción propuestas para la estrategia de RSC de la empresa tratan de atender cada uno de los ámbitos de evaluación que propone la ADEC. Esas líneas incluyen elementos de política del lugar de trabajo enfocados en su personal y futuros colaboradores, gestión ambiental del recurso hídrico, energía y residuos, integración social de la empresa y el tema de sus valores.
72
La priorización de actividades por líneas de acción le permitirá a la empresa ir avanzando en el camino de volverse socialmente responsables de acuerdo a sus posibilidades, independientemente; independientemente si no pueden seguir la planificación propuesta van a obtener resultados positivos sobre su gestión y sus grupos de interés. El presupuesto estimado para la implementación de la estrategia es de US$37.242,72 de los cuales un 88% es destinado al recurso humano.
73
6 RECOMENDACIONES
Se recomienda a la empresa poder documentar de manera más completa las expectativas de los grupos de interés y tratar de hacer una segmentación de sus grupos de manera más profunda, diferenciando tipos de clientes, tipos de proveedores e inclusive caracterizar mejor las comunidades.
La iniciativa planteada y el procedimiento seguido pueden ser aprovechados por otras empresas que desean desarrollar su estrategia de Responsabilidad Social Empresarial y la empresa como tal puede promoverla en su cadena de valor.
Es importante que la empresa continúe realizando la evaluación de sus iniciativas para las que puede utilizar como línea de base la realizada en el marco de este PFG. Es importante además que la evaluación se realice con el apoyo de representantes de sus grupos de interés.
Se recomienda a la empresa de abstenerse de realizar contribuciones económicas o asistencia filantrópica hasta que la estrategia se esté ejecutando y se valore a lo interno de la junta directiva si este tipo de contribuciones pueden o no formar parte de la estrategia.
Es importante que los colaboradores logren apropiarse de la estrategia, para eso es fundamental que la junta directiva analice con sus grupos de trabajo esta propuesta y realicen los ajustes que consideren necesarios.
Como una motivación extra para la empresa, se podría sumar a la evaluación ya realizada, algún instrumento de medición de la RSC que sea certificable. El avance en las líneas de acción propuestas podría ser la base para dicha evaluación.
74
Se recomienda que cuando se tengan limitaciones de recursos se le dé énfasis a la implementación de las iniciativas priorizadas en el apartado 4.4, sin embargo esta propuesta no limita a que se lleven a cabo otras iniciativas que aparezcan en la planificación con carácter no prioritario. En ese sentido lo más importante es que los colaboradores se mantengan activos en el desarrollo de acciones socialmente responsables.
Se recomienda que la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A, implemente una estrategia transversal que afecte a toda la empresa y no se quede esta propuesta como una iniciativa de un departamento.
Es importante también que la empresa asigne una persona para que se encargue de guiar e ir implementando las iniciativas de Responsabilidad Social Corporativa según la propuesta.
Si bien la RSC es el fruto del trabajo global de toda la empresa, también hace falta poner una cabeza visible al mando, debe escoger una persona que tenga una percepción global de la empresa y sepa ver el potencial de la RSC como parte de la estrategia de comunicación externa y de marketing, pero también como parte de la política de recursos humanos para atraer y retener el talento.
La actividad con la que se recomienda comenzar es con el manifiesto de valores de la empresa ya que sería la actividad en la cual la inversión es mínima y el impacto y el sentido de pertenencia se van arraigando.
La misión y la visión de la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A., se redacten incluyendo en ellos el tema de desarrollo sostenible.
75
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78
8 ANEXOS
Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO ACTA DEL PROYECTO Fecha
Nombre del Proyecto
01/08/2014
Estrategia de RSC Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A.
Áreas de conocimiento / procesos:
Área de aplicación (Sector / Actividad):
Integración ,planeación, Alcance,
Sector de la construcción
Tiempo, Costos, Recursos humanos,
Actividad:
Comunicaciones Fecha de inicio del proyecto
Fecha tentativa de finalización del proyecto
14 de noviembre 2012
14 de marzo 2012
Objetivos del proyecto Objetivo general: Desarrollar una estrategia de Responsabilidad Social Corporativa para la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A, que promueva el ejercicio sistemático de RSC mediante actividades concretas dirigidas a crear un beneficio a largo plazo con la sociedad y el medio ambiente, ligado a los proyectos que se ejecutan en dicha empresa.
Objetivos específicos: Analizar y estudiar los temas potenciales de desarrollo que plantea el concepto de RSC, para identificar al menos dos que estén alineadas con la estrategia de negocio de la empresa. Identificar la infraestructura necesaria para llevar a cabo las acciones empresariales y desarrollarlos en los temas escogidos de RSC. Definir un plan de desarrollo para la propuesta de las estrategias de RSC
79
aprobadas. Realizar un presupuesto para implementar la RSC en las áreas escogidas.
Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados) La empresa de Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A que (como lo declara en su misión) están en un mejoramiento continuo en todos los niveles, la empresa no es reconocida por su gran extensión en proyectos socio-ambientales ni en lo interno ni externo actualmente no se tiene una estrategia de responsabilidad social que sirva de modelo para realizar acciones a largo plazo. Esta va ayudar a encauzar una serie de esfuerzos para ejecutarlos y mejorar la calidad de vida tanto de los colaboradores directos de la empresa e indirectos como la comunidad donde se realizan los proyectos; es por eso su interés de Implementar la responsabilidad Social Corporativa. Descripción del producto o servicio que generará el Proyecto
El producto final del presente proyecto consiste en un informe, dirigido a las autoridades superiores que contemple como mínimo los siguientes entregables: Objetivo 1. Entregable Identificación de los ejes temáticos de Responsabilidad Social aplicables al contesto de operación de la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S. Objetivo 2.Entregable, Descripción de acciones vinculadas a la temática de Responsabilidad Social, de la empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S. Objetivo 3. Entregable, Propuesta de Estrategia de Responsabilidad Social que debe contemplar: a. Descripción de la estrategia b. Definición y descripción de los ejes temáticos de la estrategia propuesta c. Definición de objetivos de cada uno de los ejes temáticos planteados en la propuesta d. Propuesta de dos proyectos a ejecutar en los ejes temáticos planteados en la propuesta
80
e. Planteamiento y descripción de acciones de contingencia en materia de Responsabilidad Social en caso de que los proyectos no sean aprobados. f. Cronograma de implementación de la estrategia propuesta: - Actividades - Duración - Responsables - Costo aproximado Objetivo 4. Entregable, presupuesto de las propuestas de implementación de RSC
Supuestos Los colaboradores participaran de manera activa de las charlas, conformación de grupos de trabajo para implementar las actividades de RSC y la incorporación de prácticas medioambientales como el reciclaje dentro del quehacer de la compañía. Los colaboradores participarán de manera proactiva en el concurso para la implementación de un sistema para el uso de aguas llovidas en los proyectos de construcción. Se cuenta con un periodo de 2 a 4 meses en el año 2013 para la implementación de la estrategia en RSC y presentación mensual de resultados. Se cuenta con el apoyo del departamento de recursos humanos para la creación, divulgación y comunicación del boletín mensual con la presentación de la implementación de actividades de RSC y sus resultados. Los comunicadores de las reuniones de equipo van a contemplar como punto importante en la agenda, que los colaboradores compartan sus experiencias en RSC y opiniones personales. Se contará con un encargado voluntario en cada reunión para documentar las opiniones expresadas con respecto a las actividades de RSC para posteriormente ser analizadas. Restricciones No se cuenta con un presupuesto establecido para elaborar la estrategia de RSC. Para desarrollar actividades de RSC se deben utilizar los recursos disponibles
81
dentro de la compañía ya que no se van a realizar contrataciones adicionales o compra de materiales. No se cuenta aún con un grupo de proyecto definido para administrar la estrategia de RSC ya que el conocimiento en administración de proyectos es poco dentro de la empresa. Información histórica Relevante La empresa Ingenieros y Consultores Chavarría Ortiz S.A. comenzó siendo una empresa pequeña y actualmente por los últimos proyectos adquiridos se puede considerar que está pasando por una transición de pequeña a mediana empresa. Identificación de grupos de interés (Stakeholders) Gerente de Proyectos (directos) Gerente Financiero (directo) Ing. De Los Proyectos (directo) Empleados fijos de la empresa(directo) Clientes (indirecto) Proveedores (indirecto) Comunidad en la que se ubica la empresa (directo) Comunidades donde se realizan los Proyectos (directo) Hecho por: Úrsula Córdoba Ocampo Aprobado por: Profesor: Allan Valverde Tutor
Firma:
82
83
Anexo 3: Modelo de cuestionario
84
85
86
87
88
89
Anexo 4: Resultados de cuestionario
Cuadro 22. Política de actuación en el lugar de trabajo 1. ¿Alienta a sus trabajadores para que desarrollen habilidades verdaderas y carreras a largo plazo (p. ej. un procedimiento para la
Sí ( ) No (X) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
evaluación de la productividad o un plan de formación)?
2. ¿Existe un procedimiento para garantizar que se toman las medidas adecuadas contra toda forma de discriminación en el puesto de
Sí ( ) No (X) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
trabajo y en la contratación (p. ej., contra la mujer, grupos étnicos, discapacitados, etc.)?
3. ¿Consulta con sus empleados los temas
Sí ( ) No ( ) En parte( X) No sé ( ) No aplicable ( )
importantes?
4. ¿Ha tomado su empresa las medidas adecuadas
para
proporcionar
suficiente
Sí (X ) No ( ) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
protección a sus empleados en materia de seguridad, salud y protección social?
5. ¿Ofrece su empresa a sus empleados un buen equilibrio entre la vida privada y el trabajo como, por ejemplo, considerando un horario flexible de trabajo o permitiendo que los empleados hagan el trabajo en casa?
Sí ( ) No ( ) En parte ( X) No sé ( ) No aplicable ( )
90
Cuadro 23. Política medioambiental 6. ¿Ha intentado reducir el impacto medioambiental de su empresa en términos de: Ahorro de energía?
Sí ( ) No (X ) En parte () No sé ( ) No aplicable ( )
Reducción y reciclaje de residuos?
Sí ( ) No (X ) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
Prevención de la contaminación (emisiones al aire o al agua, vertido de aguas residuales,
Sí ( ) No (X) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
ruido)? Protección del medio ambiente?
Sí ( ) No (X ) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
Opciones sostenibles de transporte?
Sí ( ) No (X ) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable (X)
7.
¿Puede
mediante
su
la
reducción
medioambiental consumo
de
empresa
ahorrar de
(reciclaje, energía,
su
dinero impacto
reducción
prevención
de
del
Sí (X) No ( ) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
la
contaminación)? 8. ¿Tiene en cuenta los posibles impactos medioambientales cuando desarrolla nuevos productos y servicios (evaluación del uso de energía,
reciclaje
o
generación
Sí ( ) No (X) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
de
contaminación)? 9. ¿Proporciona su empresa información medioambiental clara y precisa sobre sus productos
y
actividades
a
los
clientes,
Sí ( ) No (X ) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
proveedores, comunidad local, etc.? 10. ¿Ha pensado en qué forma podría su empresa utilizar la sostenibilidad de sus productos y servicios para aventajar a la
Sí ( ) No ( ) En parte (X ) No sé ( ) No aplicable ( )
91
competencia (el reciclaje de productos, la eficacia energética, etc.)?
Cuadro 24. Política de Mercado 11. ¿Aplica su empresa alguna política para garantizar la honradez y calidad en todos sus contratos, tratos y publicidad (una política de compras
justa
o
estipulaciones
para
Sí ( ) No ( ) En parte (X ) No sé ( ) No aplicable ( )
la
protección de los consumidores, etc.)?
12. ¿Proporciona su empresa información clara y precisa en el etiquetado de sus
Sí ( ) No ( ) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable (X)
productos y servicios, que incluyan sus obligaciones postventa?
13. ¿Paga puntualmente su empresa las
Sí (X) No ( ) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
facturas de sus proveedores?
14. ¿Dispone su empresa de un procedimiento para garantizar una interacción, consulta y/o diálogo
productivos
con
sus
clientes,
Sí ( ) No (X) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
proveedores y otras personas con las que hace negocios?
15. ¿Admite y da solución su empresa a las reclamaciones de sus clientes, proveedores y colaboradores?
Sí (X) No ( ) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
92
16. ¿Colabora su empresa con otras empresas u organizaciones para abordar las cuestiones planteadas
por
la
Sí ( ) No (X) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
responsabilidad
empresarial?
Cuadro 25. Política social
17. ¿Ofrece oportunidades de formación a la gente comunidad (aprendizajes o experiencia
Sí ( ) No (X) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
laboral para jóvenes o discapacitados)? 18. ¿Mantiene diálogo abierto con comunidad en temas delicados, negativos involucrada su empresa
(acumulación
residuos
fuera
Sí ( ) No (X ) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
instalaciones, vehículos obstruyen carreteras)? 19. ¿Compra productos en el mercado local?
Sí (X) No ( ) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
20. ¿Alienta empleados para participen en las actividades comunidad (poniendo disposición
Sí ( ) No (X) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
tiempo y experiencia de empleados)? 21. ¿Brinda apoyo económico proyectos y actividades de comunidad (obras benéficas)?
Sí ( ) No (X) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
Cuadro 26. Valores de la empresa
22. ¿Ha definido de forma clara los valores y
Sí ( ) No ( ) En parte (X) No sé ( ) No aplicable ( )
las normas de conducta de su empresa? 23.
¿Hace
partícipes
clientes,
socios
empresariales, proveedores u otros de valores de empresa (presentaciones ventas, material
Sí (X) No ( ) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
93
de marketing o comunicados informales)? 24. ¿Son conscientes sus clientes de los
Sí (X) No ( ) En parte ( ) No sé ( ) No aplicable ( )
valores y normas de conducta de su empresa? 25. ¿Son conscientes sus empleados de los
Sí ( ) No ( ) En parte (X) No sé ( ) No aplicable ( )
valores y normas de conducta de su empresa? 26. ¿Enseña empleados la importancia de los valores y normas de conducta de su empresa?
Sí ( ) No ( ) En parte (X) No sé ( ) No aplicable ( )