Story Transcript
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Título: “Elaboración de un Manual de Contabilidad Para Tecompartes Cia. Limitada de la ciudad de Quito, Provincia de Pichincha”
PLAN DE TESIS PREVIO LA OBTENCION DEL TITULO DE: LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
MYRIAN DEL PILAR ORTEGA VELASQUEZ Directora: Dra. Paquita Salazar
QUITO - ECUADOR
2010
DEDICATORIA
Dedico esta tesis a mi esposo Gustavo y mi hijo Nicolás Luis, quienes han sido la principal motivación para seguir adelante en este gran proyecto, finalizando mis estudios en esta etapa de mi vida profesional.
Myrian del Pilar
I
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a Dios y mi Familia por ser inspiración para lograr objetivos y paso a paso convertirlos en realidad. A la universidad Tecnológica Equinoccial por darme la oportunidad de tener conocimientos que servirán en el campo profesional. A Dra. Paquita Salazar, mi Directora de Tesis, por toda su confianza, amistad, tiempo y dedicación en lo humano y en lo profesional. A mi compañero Fernando Benítez, gracias a su ayuda por facilitarme su empresa familiar, que fue un escalón para lograr con este gran pasó profesional.
Gracias de Corazón a todos
Myrian del Pilar
II
CERTIFICACIÓN
Certifico que la presente tesis ha sido desarrollada por Myrian del Pilar Ortega Velásquez bajo mi supervisión
DRA. PAQUITA SALAZAR Directora de Tesis
III
AUTORIA Del contenido del presente trabajo se responsabiliza su autora:
Myrian del Pilar Ortega Velásquez
IV
INDICE CAPITULO I………………………………………..…………….…..3 1. Introducción………………………………………..….3 1.1 Planteamiento del Problema……………………......4 1.2 Formulación del Problema……………………….….5 1.3 Sistematización………………………….……………5 1.4 Objetivos………………………………………..……..6 1.4.1 Generales……………………………………………..6 1.4.2 Específicos…………………………………………....6 1.5 Justificación…………………………………….….….6 1.6 Hipótesis…………………………………………...….7 1.7 Metodología de la Investigación…………………....8 1.7.1 Tipo de Investigación………………………….….….8 1.7.2 Métodos de Investigación…………………………...8 1.8 Recolección de Investigación……………………....9 1.8.1 Técnicas e Instrumentos de Recolección….…….10 1.8.2 Tratamiento y Análisis de datos…………….…….10 CAPITULO 2. 2.1 2.2 2.2.1 2.2.1.1 2.2.1.2 2.2.2 2.2.2.1 2.2.2.2 2.2.2.3 2.2.2.4 2.2.2.5 2.2.2.6 2.2.3 2.2.3.1 2.2.3.2 2.2.3.3 2.2.4 2.2.4.1 2.2.4.2 2.2.4.3 2.2.4.4 2.2.4.5 2.2.4.6 2.2.4.7 2.2.4.8 2.2.5
II………………………………………………..….….12 Marco Teórico, Conceptual y Legal.....................12 MARCO TEORICO…………………………….…..12 MARCO CONCEPTUAL………………………..…12 La Empresa…………………………………….…...13 Importancia………………………………………….14 Clasificación………………………………….…..…14 Contabilidad………………………………..…….…16 Concepto…………………………………………….16 Objetivos………………………………………….…17 Importancia……………………………………….…17 La Contabilidad en el mundo………………..….…17 Clasificación……………………………………..….18 Finalidad……………………………………….……19 Cuenta Contable……………………………..….…20 Clasificación………………………………….…..…20 Importancia…………………………………….……21 Codificación de Cuentas Contables…..……….…21 Plan de Cuentas……………………………….…...22 Concepto……………………………………….…...22 Estructura de un Plan de Cuentas…………….….23 Requisitos………………………………..………….23 El plan es necesario y como sirve…….………….24 Aspectos a considerar en elaborac. Plan Ctas….24 Debe tomar en cuenta lo siguiente en el plan......24 Objetivos del plan………………………….……….25 Pasos a seguir en el sistema numérico………….25 Ecuación Contable………………………….………26 i
2.2.6 2.2.7 2.2.7.1 2.2.7.2 2.2.7.3 2.2.7.31 2.2.7.4 2.2.7.4.1 2.2.7.5 2.2.7.5.1 2.2.7.6 2.2.7.7 2.2.8 2.2.8.1 2.2.8.2 2.2.8.2.1 2.2.8.2.2 2.2.8.3 2.2.8.4 2.2.8.5 2.2.8.6 2.2.8.7 2.2.8.8 2.2.8.9 2.2.8.10 2.2.8.11 2.2.9 2.2.9.1 2.2.9.2 2.2.10 2.2.10.1 2.2.11 2.2.11.1 2.2.11.2 2.3 2.3.1 2.3.1.1 2.3.2. 2.3.2.1 2.3.2.2 2.3.2.3 2.3.3 2.3.3.1 2.3.3.2 2.3.3.3 2.3.3.4 2.4
Ciclo Contable…………………………….……......27 Documento Fuente………………………………...28 Tipos de Comprobante de Venta…………………29 Requisitos de documentos impresos...................29 Facturas...….........................................................29 Requisitos de la Factura…………………………...30 Notas de Venta………………………………..…....30 Requisitos……………………………………......….30 Liquidación de Compras……………………….…..31 Requisitos…………………………………..….……31 Tiquetes o Vales……………………………………32 Notas de Debito o Crédito Comercial………….…32 Registros Contables……………………………..…32 Libro Diario…………………………………….……32 Mayorización…………………………………….….33 Libro Mayor………………………………………….33 Mayores Auxiliares………………………………....34 Balance de Comprobación………………………...35 Ajustes……………………………………………….35 Balance Ajustado…………………………………...36 Estados Financieros…………………………….….36 Estado de Situación Financiera……………….…..36 Estado de Resultados…………………………..….38 Estado de Cambio en el Patrimonio………………40 Flujo de Efectivo…………………………………….40 Asientos de Cierre………………………………….42 Sistema de Información Contable……………......42 Sistema Manual…………………………………….42 Sistema Computarizado…………………………...43 Control Interno……………………………...….…...43 Importancia del Control Interno……………...…...44 Manual de Procedimientos…………………….….44 Finalidad………………………………………….…44 Objetivos………………………………………….…45 MARCO LEGAL……………………………….…..45 Normas Ecuatorianas de Contabilidades NEC...45 Concepto…………………………………………….45 Principios de Contab. Gralmente Aceptada……..49 Concepto…………………………………………….49 Clasificación PCGA ………………………….…….49 Principales Principios más aplicados…………….49 Ley del Régimen tributarios interno…………...….50 Concepto…………………………………………….50 Impuesto al Valor Agregado……………………....51 Retención en la Fuente RF………………………..51 Impuesto a la Renta IRTA………………………....51 Organismos de Control…………………………….52
ii
CAPITULO III………………………………………………………54 3. Diagnostico…………………………………………54 3.1 Filosofía Institucional………………………………54 3.1.1. Misión……………………………………………..…54 3.1.2 Visión………………………………………………...55 3.2 Estructura Orgánica…………………………….….56 3.3 Estructura Funcional…………………………….…57 3.4 Mercado………………………………………….….59 3.5 Clientes…………………………………………..….60 3.6 Proveedores………………………………………...60 3.7 FODA……………………………………………..…60 3.7.1 Fortalezas………………………………………..….60 3.7.2 Oportunidades……………………………………....61 3.7.3 Debilidades………………………………………….61 3.7.4 Amenazas……………………………………………61 3.8 Políticas………………………………………………61 3.9 Sistema Contable……………………………………62 CAPITULO IV………………………………………………………64 4. Propuesta: Manual de Contabilidad para Tecompartes Cia Ltda.……………………………..64 4.1 Introducción………………………………………….64 4.2 Base Legal…………………………………………..65 4.3 Objetivos…………………………………………….65 4.3.1. Generales…………………………………………...65 4.3.2 Específicos………………………………………….66 4.4 Ámbito de Aplicación………………………………66 4.5 Políticas……………………………………………..69 4.6 Sistema contable…………………………………...70 4.6.1 Plan de Cuentas…………………………………....70 4.6.2 Análisis de las Ctas Especificas………………….70 4.6.3 Procedimientos y Formularios…………………….84
CAPITULO 5. 5.1 5.2
V……………………………………………………....89 Conclusiones y recomendaciones………………..89 Conclusiones………………………………………..89 Recomendaciones………………………………….89
ANEXOS…… (Del 1 al 10)………………………………………..91
BIBLIOGRAFIA…………………………………………………….92
iii
INTRODUCCIÓN
Según la capacidad de los negocios ecuatorianos, la información está sometida a cambios para su actualización permanente de acuerdo con la tecnología moderna, siendo la contabilidad elaborada por profesionales que han visto la necesidad de crear y mejorar cada vez más los informes y reportes, para obtener datos que satisfagan a todo tipo de público, tomando en cuenta que deben ser claros, sencillos, precisos y exactos.
El propósito de generar información de apoyo con reportes es obtener un mayor desarrollo de un sistema Contable dentro de la empresa con sus Estados Financieros para la toma de decisiones.
En Tecompartes se quiere tener un registro de las transacciones sistemáticas y ordenadas para llegar a tener información rápida y consecuente, detallando un trabajo estructurado.
En el Capitulo Uno, tenemos el problema de la Investigación reuniendo los antecedentes, la formulación del problema, la justificación e importancia de la investigación, mencionando los objetivos principales del trabajo y la metodología a ser utilizada en la elaboración del trabajo.
En el Capitulo Dos, tenemos el marco teórico, conceptual y legal, llegando a una definición más amplia, proporcionando al usuario los conceptos básicos y normas relacionados con el ejercicio contable y de control interno en el que la empresa puede desempeñarse.
En el Capitulo Tres, tenemos el diagnostico de la empresa, en el que se resume la situación actual de la misma, indicando el proceso de 1
compras, ventas, también su Filosofía institucional, FODA,
así
podemos definir el alcance de nuestra propuesta.
En el Capitulo Cuatro, tenemos la propuesta, siendo un modelo en el que tenemos el procedimiento, plan de cuentas, pormenorizada en el tipo de cada cuenta; sistema de control interno, estructura organizacional y funcional, con procesos de ingreso y egreso; la descripción de procesos y registros contables con sus documentos reales de la empresa.
En el Capitulo Cinco, tenemos las Conclusiones y Recomendaciones de la información tratada del tema de estudio de la tesis.
2
CAPITULO I EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD PARA TECOMPARTES CIA. LTDA.
INTRODUCCIÓN
El
presente
trabajo
de
investigación
titulado
“Manual
de
procedimientos contables para la aplicación en Tecompartes Cía. Ltda., tiene como finalidad elaborar un manual contable con criterio técnico, conociendo la base legal, la misión, la visión, objetivos, organización, administración, estructura para llegar a un control interno óptimo que garantice la producción de informes contables confiables.
Esta investigación está encaminada a mejorar y ampliar los procedimientos contables manejando los procesos contables en base a una estructura organizacional sólida, que viabilice la implementación de controles internos que permita de manera rápida y dinámica, producir estados financieros reales para que se facilite la toma de decisiones, utilizando una vía estratégica simplificada; de esta manera la persona encargada de la contabilidad tendrá una visión clara de las necesidades de la empresa.1
Toda empresa para ser competitiva debe poseer un manual de contabilidad para efectuar un trabajo eficiente en cualquier actividad que le compete. Debe contar con procedimientos, control interno, como instrumento para evaluar la eficiencia y eficacia de una
1
Contabilidad General, Séptima Edición, Bravo Mercedes
3
empresa de su desempeño y determinación de cuándo una actividad está siendo bien realizada o es considerada competente.
Los alcances y condiciones de las empresas se determinan con los principales resultados del trabajo esperado, a través de los procesos de trabajo y producción, las técnicas y normas, los datos e informaciones disponibles y las relaciones funcionales jerárquicas manejadas en el espacio contable de trabajo.
Los reportes adicionales y la elaboración de informes de uso interno se lo pueden hacer mediante información dada, cuando se ha desarrollado internamente la contabilidad administrativa.
Tecompartes Cía. Limitada se encuentra en un permanente proceso de mejoramiento; sin embargo, no dispone de un sistema actualizado para obtener resultados eficaces y ser más competitivo.
1.-
EL PROBLEMA
La Empresa de Tecompartes Cia. Ltda., no tiene manual de procedimientos contables, lo cual incide en la calidad y oportunidad de la información financiera.
1.1
Planteamiento del problema.
Los retos de la empresa que el mundo le impone son varios, ya que en
este tiempo de globalización y desarrollo de la tecnología,
comunicación rápida, etc. las empresas deben especializarse, prepararse más y mejor para conseguir los propósitos trazados.
Las empresas se ven avocadas a problemas técnicos contables, es decir,
estados
financieros
mal
4
elaborados,
problemas
con
proveedores, Servicio de Rentas Internas, etc. esto se acrecenta en Tecompartes Cia Ltda. ya que no cuenta con un manual de procedimientos contables para aplicarlo adecuadamente y que facilite la uniformidad de criterios para la aplicación contable así como el manejo de un sistema de control interno eficaz. 2
1.2
Formulación del Problema
¿Qué tipo de control interno se debería aplicar para un adecuado Manejo y control de los recursos materiales, financieros y humanos para Tecompartes Cía. Ltda. en la ciudad de Quito, Provincia de Pichincha?
Preguntas directrices
1. ¿Al aplicar un manual de contabilidad existiría un correcto y adecuado control interno? 2. ¿Los controles contables existentes en Tecompartes Cía. Limitada son insuficientes para un eficiente control interno por parte de las personas que lo ejecutan? 3. ¿A través de una propuesta de la implementación de un manual de procedimientos contables mejorará Tecompartes Cía. Limitada en
todos los aspectos relacionados con la
contabilidad?
1.3
Sistematización
Los manuales de contabilidad son una valiosa herramienta técnica que, coadyuva a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos contables dentro de las empresas.
2
NEC 1, Propósitos de los Estados Financieros
5
1.4.- Objetivos
1.4.1 General
Diseñar un manual de procedimientos contables para un manejo eficaz del área contable de Tecompartes Cía. Limitada en la ciudad de Quito, Provincia de Pichincha que facilite implantar un control interno para prevenir errores en los registros contables.
1.4.2 Específicos
o Presentar un diagnostico de la situación actual de los procesos contables de la Empresa. o Identificar aquellos procedimientos que necesitan ser redefinidos. o Elaborar procedimientos que permitan unificar criterios y mantener consistencia en los registros contables para el área financiera de “Tecompartes”. o Mejorar los Procesos Contables de la empresa o Sistematizar
la
normativa
que
se
utilizará
en
Tecompartes Cía. Limitada para dar cumplimiento a las normas
legales
emitidas
por
los
organismos
correspondientes. o Establecer políticas y procedimientos aplicables a la Empresa.
1.5
Justificación
El manual de contabilidad es necesario para un desarrollo pleno en las operaciones de contabilidad, tomando en cuenta la visión de la empresa que es de mejorar y ampliar los procesos contables para
6
que los estados financieros sean reales y oportunos y permitan una toma de decisiones eficientes y eficaces.
Un manual de procedimientos contables permite establecer criterios unificados en el manejo de la contabilidad a fin de mantener consistencia en las operaciones.
Para Tecompartes Cía. Limitada, la elaboración de un Manual le permitirá
definir
con
precisión
los
principios,
normas
y
procedimientos técnicos que se deben aplicar, los mismos tienen como objetivos lograr la coordinación de las funciones, la elaboración de los estados financieros que presenten información económica financiera real, confiable, oportuna y segura, y para la toma de decisiones de la máxima autoridad de la empresa.
Aún cuando “Tecompartes” funciona desde 1994 no cuenta con un Manual de Contabilidad, esto es una desventaja competitiva. Con la ayuda de los controles se mejorará la estabilidad y rentabilidad de la empresa.
Las necesidades contables de Tecompartes Cía. Limitada se podrán solucionar con la aplicación del Manual de procedimientos contables que se va a elaborar para obtener el titulo de licenciatura en contabilidad y auditoria.
1.6
Hipótesis
Con la implantación de un manual de procedimientos contables se mejorará el control financiero interno que servirá para la toma de decisiones, desarrollo económico y financiero de la empresa.
7
1.7.- METOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
1.7.1 Tipo de Investigación
El nivel o tipo de investigación a aplicarse en la Elaboración del Manual de Contabilidad es el Descriptivo y observacional porque nos permite comprender la verdadera situación en la que se encuentra la empresa, los datos que se obtienen a través del mismo son de suma importancia en los controles que se establecen para el adecuado manejo de los procedimientos contables.
1.7.2 Métodos de Investigación
Para ésta investigación se utilizaron los siguientes métodos.
Método Inductivo, es el que va desde lo particular hacia lo general del problema propuesto. Dentro de la empresa se realizó la revisión del proceso
contable; y se determinó que la contabilidad de la
empresa no tiene normas ni procesos a seguir
Método Deductivo, En cambio este lo utilizamos para desarrollar el problema desde lo general hacia lo particular. Así en la empresa se rediseñaron procedimientos para ser aplicados a la empresa de Tecompartes
Método de Síntesis, va desde lo simple a lo complejo del problema, se refleja en las conclusiones. Se preparó un documento final como producto del mismo que incluye el resultado de los diferentes análisis realizados en el área contable.
Método Estadístico, o cuantitativo, esto se da al. final, cuando se comunican los resultados, estos datos luego de analizarlos se
8
transforman en información para obtener resultados, conclusiones y recomendaciones. Se aplicó a tareas de la recolección de datos en la investigación y su respectiva interpretación.
Método de Análisis, en éste se analizan, y se descomponen los componentes de los procedimientos contables, sacando las partes más importantes del problema. Así en la empresa lo aplicamos describiendo y enumerando a diferentes problemas en las áreas contables para luego explicar las causas que los originaron.
1.8
Recolección de información
Para la recolección de la información se aplicó un plan que contempla estrategias metodológicas requeridas para los objetivos e hipótesis que nos condujeron a la elaboración de un sistema de procedimientos contables que permita el manejo adecuado de la información contable en el marco del control interno de acuerdo con el enfoque positivista, considerando los siguientes elementos.
Para el proceso de recolección de la información se emplearon las siguientes:
técnicas:
Observación
y
Encuesta
al
universo
seleccionado de la empresa
Por último, es necesario explicar el procedimiento para la recolección
de
la
información:
las
encuestas
(cuestionarios
previamente elaborados) se aplicaron a la propietaria y a las personas encargadas de la contabilidad; la observación fue constante durante el tiempo que duró esta investigación
9
1.8.1 Técnicas e instrumentos para la recolección de la información
Como instrumento se elaboró un cuestionario, para la encuesta. Una vez elaborado el cuestionario, se aprobó su validez y confiabilidad, luego de una reestructuración de ítems, se realizó una prueba piloto y así determinó su validez y confiabilidad y por último se elaboró el documento definitivo.
Para la presente investigación se realizó un trabajo netamente de campo, ya que se efectuó un estudio sistemático del control interno. Por medio de esta modalidad se toma contacto en forma directa con la realidad, y así se obtuvo una información de acuerdo con los objetivos del proyecto.
Por otro lado también se realizó una investigación bibliográfica documental para conocer, comparar, ampliar, profundizar y deducir diferentes enfoques, teorías, conceptualizaciones y criterios de diversas autores sobre el manual de contabilidad, basándose en principios, leyes y reglamentos
(fuentes primarias), o en libros,
revistas, anexos, periódicos y otras publicaciones
(fuentes
secundarias), tomando en cuenta los PCGA y Normas de Contabilidad Ecuatorianas e Internacionales.
1.8.2 Tratamiento y Analisis de los datos (Procesamiento y Análisis)
Para el análisis de datos de la investigación que se realizaron, los siguientes pasos:
Tabulación, se ordenaron los datos de acuerdo con un plan dentro de la Contabilidad General, en un formato de cuadro o
10
matriz, que se compone de: título, columna, encabezado, cuerpo, fuente y notas de pie de página.
La información se tabuló con datos agrupados sobre activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, para determinar la eficiencia del control interno contable de la empresa.
Graficación, se grafica en histogramas, pie, etc, sustentados en el uso del Excel.
Análisis e interpretación, se dio un criterio sobre los datos obtenidos y relacionados con el problema investigado.
El manejo de la información se lo realizó mediante el estudio minucioso de los datos para la presentación de los resultados. Por supuesto
las
representaciones
gráficas
(barras
y
pasteles)
proporcionaron un conocimiento más claro del trabajo que se ejecutó.
11
CAPITULO II 2.-
MARCO TEÓRICO, CONCEPTUAL Y LEGAL
2.1
MARCO TEÓRICO
Las empresas presentan la necesidad de tener un registro de las transacciones comerciales bien llevadas, que faciliten que sus estados financieros sean oportunos, redes y presente la información económica financiera para que pueda ser interpretada por el contador y se puedan tomar decisiones por parte de la gerencia de la empresa.
Dentro de las empresas uno de los sistemas que demandan atención y mejoras notables es la contabilidad, comprendida como el medio de generación de datos, reportes y balances, es decir información que usa el gerente para la toma de decisiones para la empresa.
Los directivos de la empresa buscan por todos los medios introducir mejoras en su gestión dando paso a la implantación de sistemas entre estos el contable, con el fin de que cumpla sus funciones de información y control, bajo condiciones de oportunidad, confiabilidad y sencillez.
El sistema contable debe estar diseñado convenientemente a fin de permitir el registro preciso, claro y objetivo que se constituya en la fuente de información idónea.
Cuando existe la ausencia del sistema contable en la empresa, la contabilidad imprecisa o inoportuna conlleva a que la gerencia
12
carezca de información contable, lo que ocasiona un fracaso en las decisiones importantes que toma la gerencia.
Se entiende que todas las operaciones que realiza la empresa se elaboran con base en los principios de contabilidad generalmente aceptados con eficiencia y criterios técnicos en el momento del procesamiento de las transacciones financieras y elaboraciones de los estados financieros respetivos, pero es necesario indicar que la empresa
siempre
debe
buscar
mejorar
y
actualizar
los
procedimientos, políticas, reglamentos, etc. La planificación será el mejor camino para la obtención de un manual de contabilidad adecuada.
A medida que el tiempo transcurre se ve en las empresas la necesidad de ser más competitiva ya que de otra manera podrán salir del mercado. Cada gobierno en el Ecuador cambia sus reglas y esto hace que las empresas deban tomar medidas diferentes con respecto al servicio que dan al cliente para mantenerse en el mercado, lo que hace revisar su costo beneficio constantemente.
2.2.
MARCO CONCEPTUAL
2.2.1 La Empresa
Tiene el propósito de desarrollar actividades relacionadas con la producción y la comercialización de bienes y/o servicios en general, es una organización de capitales y tecnología, integrada por personas que se ubican en un determinado lugar, para satisfacer las necesidades humanas.
Dentro de las empresas, toma destacada importancia la contabilidad, comprendida como el medio de generación de datos, reportes y
13
balances, ya que provee de una información veraz que usará el gerente para tomar las decisiones presentes y futuras de la empresa.
2.2.1.1
Importancia
La empresa es importante porque es el motor que mueve la economía de un país, con su capacidad generadora de riqueza, que al ser distribuida equitativamente, propicia la paz social y por ende tranquilidad y desarrollo.
La situación financiera económica permite a las empresas ser más dinámicas mostrando donde y como invertir su capital, tomando la mejor decisión del dinero gastado y lo por gastar, evitando cierres o tropiezos financieros
2.2.1.2
Clasificación de la Empresa
Dentro de la clasificación de la empresa encontramos la siguiente clasificación:
Por su naturaleza: Industriales Comerciales Servicios. INDUSTRIALES.Empresa cuya actividad es de transformar materia prima en productos terminados, con las características de orientar recursos a la transformación mediante el empleo de dinero.
14
COMERCIALES.La comercialización es la compra-venta de bienes. Las Empresas se convierten en distribuidoras de productos terminados y al vender cubre sus costos de adquisición y obtienen la utilidad.
SERVICIOS.Son los que comercializan productos intangibles destinados a satisfacer necesidades complementarias.
Por el sector al que pertenece Públicas Privadas Mixtas PÚBLICAS.Son aquellas en que el capital pertenece al Estado . PRIVADAS.Son aquellas en que su capital lo aportan personas naturales y jurídicas.
MIXTAS.Son aquellas que tienen un capital del sector público y privado (personas naturales jurídicas)
Por la Integración: Unipersonales Pluripersonales UNIPERSONALES.Es aquella que su capital es de una sola persona natural.
15
PLURIPERSONAL.Son aquellas que su capital es aportado por dos o más personas naturales, formando las sociedades o compañías que se subdividen a la vez en Sociedades de personas como: en comandita simple y nombre Colectivo. La sociedad de capital formada por la sociedad anónima, economía mixta, compañía limitada y en comandita por acciones.
2.2.2 CONTABILIDAD
2.2.2.1 Concepto
Contabilidad es el análisis, registro cronológico y control de las operaciones económicas que realiza una empresa en un período determinado, con el fin de indicar al final del mismo la situación financiera real de la empresa, obteniendo utilidades o pérdidas producidas por el efecto de las operaciones realizadas3.
Cuando la Contabilidad tiene hechos y situaciones de momento, se puede saber de inmediato la información de como está la situación y cuáles son los resultados obtenidos.
Dentro del registro contable los periodos son generalmente de un año calendario, siendo del 1 de enero al 31 de diciembre, llamándose periodo o ejercicio contable.
La contabilidad refleja cambios de su entorno y tiene la capacidad de incidir
en
el
mismo;
en
consecuencia
los
planteamientos
conceptuales de la contabilidad seguirán readaptándose para los momentos críticos y reales del momento actual.
3
Contabilidad General de Pedro Zapata Sánchez
16
2.2.2.2 Objetivos de la Contabilidad
Es brindar a los accionistas, bancos, gerentes y otros, información lógica y razonada, con base en registros técnicos de las operaciones acaecidas durante el periodo contable de la empresa y su entorno.
Es
satisfactorio
cuando
esta
información
tiene
el
objetivo
administrativo de ofrecer informes a clientes internos externos para facilitar las operaciones exitosas, que fueron la clave en la planificación, toma de decisiones, en el control de las transacciones; cuya base son datos históricos, presentes y futuros de cada unidad que comprende la empresa y su organización.4
2.2.2.3 Importancia de la Contabilidad
La importancia de la contabilidad es la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras de la Empresa para la mejor utilización y manejo de su patrimonio. La contabilidad procesa una información económica financiera que sustenta una base tributaria y legal y se convierte en una herramienta básica y eficaz para la toma de decisiones.
2.2.2.4 La Contabilidad en el Mundo
En el mundo la Empresa se volvió no solo competitiva, sino que creo un sistema en que los países pudieran comercializar y contabilizar sus productos, sin estimar cantidades ni calidades o peso. A través de los cambios sociales y culturales la información se volvió relativamente más ágil, creciente, exigente e indispensable para un eficiente y eficaz mètodo de control. La contabilidad deja de
4
Rincón del vago, www.rincón del vago.com en Contabilidad General
17
ser manual y pasa a ser sistema de información satisfactorio para las Empresas.5
2.2.2.5 Clasificación de la Contabilidad
La contabilidad tiene su clasificación desde la general o comercial que sirve para registrar, clasificar y resumir todas las transacciones monetarias realizadas arrojados por la empresa, así sus resultados será de acuerdo con la actividad que desarrolla la Empresa
Administrativa Financiera Costos General o Comercial Gubernamental Bancaria ADMINISTRATIVA.Es aquella que se relaciona con los ingresos, gastos, activos y pasivos que llevan cualquier negocio y que sirve de base a los administradores para
llevar la planificación, control y toma de
decisiones con el fin de cumplir los objetivos de las empresas en general.
FINANCIERA.Esta contabilidad proporciona información diseñada para terceros, relacionado con la empresa, como los inversionistas, proveedores, fisco, etc.
5
Contabilidad General del siglo XXI del Eco. José Vicente Vásconez Arroyo
18
COSTOS.Es aquella que nos muestra donde y como se han utilizado los recursos de la empresa, ya sean financieros y no financieros para obtener un producto terminado o de servicios, ayudado a predecir los efectos futuros de las decisiones y a dirigir la atención de los problemas, imperfecciones e ineficiencias actuales aprovechando las oportunidades que se pueden obtener.
GENERAL O COMERCIAL.Por lo general este tipo de contabilidades es la más común y conocida en el campo empresarial, ya que se la utiliza en negocios que se dedican a la compra y venta de mercadería y servicios no financieros.
GUBERNAMENTAL.Su aplicación esta en el Estado Ecuatoriano en sus empresas y organismos
BANCARIA.Es utilizada por el sector Financiero, controlado y dirigido por la Superintendencia de los Bancos,
2.2.2.6
Finalidad de la Contabilidad
La contabilidad tiene la finalidad de facilitar mecanismos como base de datos así como reportes técnicos de las operaciones realizadas por un ente privado o público; la contabilidad registra datos en base a sistemas y procedimientos técnicos adaptados a un sin número de operaciones que pueda efectuar un determinado ente, clasificándolo y resumiendo todos los datos obtenidos y resaltando en la información de hechos ya acontecidos en el patrimonio para saber interpretar los balances económicos de la empresa.
19
A la falta de las técnicas que proporciona la contabilidad no podría manejarse correctamente la información para ayudar en la dirección y coordinación del desarrollo y éxito de la empresa moderna.
2.2.3 CUENTA CONTABLE
Es el nombre que se da a los conceptos de naturaleza semejante para registrar sus incrementos y disminuciones que se da a diferentes rubros que son parte del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, y Gastos.
La cuenta contable tiene la característica de ser explicativo por si solo, entendiéndose de la forma simple su interpretación y alcance, debe ser completa para que no exista duda.
2.2.3.1 CLASIFICACIÓN DE LA CUENTA CONTABLE
Por su naturaleza Personales Impersonales Por el Grupo al que pertenece Activo Pasivo Patrimonio Ingresos Gastos Por el Estado Financiero Balance General Estado de Pérdidas y Ganancias
20
Por su saldo Deudoras Acreedoras 2.2.3.2 Importancia de la Cuenta Contable
La cuenta contable es la base de la contabilidad, integra el plan de cuenta con un nombre adecuado que facilita la uniformidad en los registros contables por los usuarios de la misma empresa.
2.2.3.3 Codificación de Cuentas Contables
Para mayor comprensión con el siguiente ejemplo explicamos la codificación.
ACTIVO
1
Corriente
1
1
Caja
1
1
´01
Bancos
1
1
´02
Cuentas por Cobrar
1
1
´03
1º
PRIMER DIGITO.-
2º
3º
Dígito
corresponde al grupo de la cuenta Ejm: 1 =
Activo SEGUNDO DIGITO.- corresponde al subgrupo. Ejm: 1.1 = Activos Corrientes. TERCER DIGITO.- corresponde a la especificación de la cuenta de Mayor Genera. Ejm: 1.1.03 = Cuentas por Cobrar
21
2.2.4 PLAN DE CUENTAS
2.2.4.1 Concepto.-
El catálogo de cuentas llamado también plan de cuentas, es una lista de
cuentas
enumeradas
y
ordenadas
sistemáticamente,
metódicamente clasificadas, aplicables a un negocio concreto, que da el nombre y código de cada una de las cuentas para su uso y operación general
El plan de cuentas es un instrumento de consulta y aplicación que permite presentar a la gerencia estados financieros y de importancia trascendental para la toma de decisiones y posibilita un adecuado control. Diseñado y elaborado en base a los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas de contabilidad y la naturaleza de cada negocio.6
6
Contabilidad Financiera y General Cuellar Mejía Guillermo Adolfo
22
2.2.4.2 Estructura del Plan de Cuentas
EMPRESA TECOMPARTES Balance de comprobación Del 1 de enero al 31 de diciembre 2009 ( en miles de dólares ) SUMAS Fecha
Código
Detalle
Debe
1,1,1,01
Caja
1,1,1,04
Muebles y Enseres
1,3,
Capital
1,4
Compras
1,5
Ventas
1,6
Gastos generales
SALDOS
Haber Debe
555
345
20
210 20
220 150
220 150
175 15
Suma:
740
Haber
175 15
740
395
395
El plan de cuentas se estructura de acuerdo con las necesidades de la información presente y futura de la empresa, elaborándose luego de un estudio previo que permite conocer sus metas, políticas y otros.
2.2.4.3 Requisitos de un Plan de Cuentas
Flexibilidad y capaz de aceptar nuevas cuentas Claro en la denominación de las cuentas seleccionadas Sistemático en el ordenamiento y presentación Homogéneo en los agrupamientos prácticos. 23
2.2.4.4 El plan es necesario y sirve como
Como medio para obtener información Como estructura básica en la organización Tiene un diseño del sistema contable Facilita la confección de los estados financieros Para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares. 2.2.4.5 Aspectos a considerar para la elaboración de un plan de cuentas
Emplear una terminología clara para nombrar a las cuentas Parte de lo general a lo particular, es decir comienza de las cuentas colectivas. No generalizar demasiado las cuentas. 2.2.4.6 Debe tenerse en cuenta lo siguiente para el plan de cuentas
La actividad de la empresa La forma jurídica de la empresa La naturaleza de los recursos de la empresa (inmuebles, bienes de uso) y los gravámenes que los afecten (hipoteca, prenda) La forma en que se realiza las compras (cheque, efectivo, documentos, tarjetas de crédito) La dimensión de la empresa (si tendrá o no sucursales) La forma de operar de la empresa con respecto a las ventas de contado, a crédito El medio de procesamiento de datos que se dispone si es un procesamiento electrónico, permite un mayor número de cuentas que un manual.
24
También debería considerarse los requisitos de las normas contables Facilitando el reconocimiento de las cuentas es necesario codificarlo, asignándolo un símbolo (número o letra o una combinación de ambos) a las cuentas. Se debe aplicar los códigos en un sistema (numérico decimal) para intercalar ampliando las cuentas a la necesidad de la empresa.
2.2.4.7 Objetivos del Plan de Cuentas
Satisface y facilita la necesidad de registro diario de las operaciones de la empresa. Ayuda y facilita el trabajo contable cuando se trata de consolidar cifras financieras Obtener la implementación de un catálogo de cuentas similares para el rápido manejo de registros coherentes que puedan manejar los distintos empleados de la entidad.
2.2.4.8 Pasos a seguir para un sistema numérico
Grupo: está dado por los términos de la situación financiera, económica y potencial.
Situación Financiera: Activos, Pasivos, Patrimonio. Situación Económica: Gastos, Ingresos. Situación Potencial: Cuentas de Orden. Subgrupo: está dado por la división racional de los grupos.
25
El activo se desagrega bajo el criterio de la Liquidez: Activo corriente; activo fijo o propiedad, planta y equipo; otros activos. El pasivo se desagrega bajo el criterio de temporalidad: pasivo corriente
o corto plazo; pasivo fijo o largo plazo;
diferido y otros pasivos. Patrimonio se desagrega bajo el criterio de inmovilidad: capital, reservas, superávit de capital y resultados. Cuentas de Resultados Deudoras (gastos) de acuerdo con su naturaleza: operacionales; no operacionales. Cuentas de Resultados Acreedoras (rentas) de acuerdo a su naturaleza:
Ingresos
operacionales;
ingresos
no
operacionales; extraordinarios. Cuentas de Orden se desagregan en: Deudoras, Acreedoras. 2.2.5 Ecuación Contable
La ecuación contable es la que determina la interrelación entre activos, pasivos y patrimonio. La empresa tiene dos entradas que son la aportación del dueño y los créditos obtenidos de terceras personas contablemente hablando son los pasivos y el patrimonio, forman así la siguiente ecuación:7
ACTIVO
Aplicaciones
7
= PASIVO + PATRIMONIO
Fuentes
Contabilidad General del siglo XXI del Eco. José Vicente Vásconez Arroyo
26
2.2.6 CICLO CONTABLE
Ciclo contable es la secuencia de la información que va desde el origen de la transacción hasta la emisión de los estados financieros, en el siguiente orden:8
Inicio de Operación
Documento Fuente Evidencia documentada Requiere Análisis Archivo cronológico Jornalización
Libro Diario Registro Inicial Requiere criterio y orden Se presenta como asiento Mayorización
Libro Mayor Clasifica valores y obtiene saldos de cuenta Requiere criterio y orden Da una idea del estado de cada cuenta Comprobación
Balance Resumen significativo del movimiento de cuentas 8
Contabilidad Superior, segunda edición, Moreno Joaquín,
27
Despeja dudas Valida el cumplimiento de PCGA y normas Ajustes contables
Estructuración de Informes
Estados Financieros Estado de Situación Financiera Estado de Situación Económica Estado de Flujo de Efectivo Estado de cambio en el Patrimonio 2.2.7
Documentos Fuente
Son la fuente u origen de los registros contables, todas las transacciones contabilizadas en una empresa deben contar con un documento soporte el mismo que puede ser las facturas, notas de venta, cheques, contratos, notas de crédito, notas de débito, pagarés, papeletas de depósito, roles de pago.
Las transacciones que se realizan en una empresa están respaldadas por documentos fuentes que legalmente acreditan la transferencia de bienes y servicios. 9
A continuación enumeramos los comprobantes de venta obligatorios señalados en la Ley Reformatoria para la Equidad Tributaria publicados en el Registro Oficial No. 94-S del 23 de diciembre de 2009, así como reformas dadas a otras Leyes.
9
Contabilidad General, séptima edición, Pedro Zapata Sánchez
28
Estos documentos son los que deben entregarse cuando se transfiere un bien o se preste un servicio. Los comprobantes de venta autorizados son los siguientes:
2.2.7.1 Tipos de Comprobantes de Venta
Factura Notas de Venta o boletas Tiquetes o vales (cajas registradoras) Liquidaciones de compra Facturas de Honorarios Notas de Débito o Crédito Otros comprobantes de venta (boletas de avión, documentos bancarios, guachitos de lotería, etc.)
2.2.7.2
Requisitos de documentos impresos
Nombre o apellido o razón social del cobrador Número del RUC o Cédula de identidad del cliente Descripción de los bienes o servicio objeto de la transacción Precios unitarios y totales Descuentos y bonificaciones Impuesto
al
valor
agregado
separando
los
que
corresponde a la tarifa cero y doce por ciento. Lugar y fecha de la emisión del comprobante 2.2.7.3
FACTURAS:
Sirven para la compra y venta de bienes y servicios entre comerciantes y productores. Las facturas son comprobantes de venta que sustentan la transferencia de un bien o la prestación de un
29
servicio.
Son utilizadas cuando la transacción se realiza con
personas jurídicas o con personas naturales que necesiten sustentar crédito tributario del IVA, y en operaciones de exportación.
La factura debe contener información del vendedor, del adquirente y de la transacción desagregando los impuestos; así como los datos de la imprenta autorizada, de la autorización de la Factura y de su caducidad. Los elementos mínimos son los que se detallan a continuación:10
2.2.7.3.1 Requisitos de la Factura
Nombre o apellido o razón social del cobrador Número del RUC o Cédula de identidad del cliente Descripción de los bienes o servicio objeto de la transacción Precios unitarios y totales Descuentos y bonificaciones Impuesto al valor agregado separando los que corresponde a la tarifa cero y doce por ciento. Valor total Número de Guía de Remisión (cuando corresponda) Validez de la factura Datos de la Imprenta 2.2.7.4
NOTAS DE VENTA
Se la utiliza para operaciones de compra o venta de bienes o servicios, generalmente para negocios pequeños.11
10 11
SRI, www.sri.gov.ec, Documentos de Venta SRI, www.sri.gov.ec, Documentos de Venta
30
2.2.7.4.1
Requisitos de Notas de Venta
Nombre o apellido o razón social del comprador Número del RUC o Cédula de identidad del cobrador Fecha de la emisión de la nota de venta Dirección de la matriz y del establecimiento emisor (cuando corresponda) del adquiriente Identificación del adquiriente Cantidad y Descripción de los bienes o servicio objeto de la transacción Precio unitario y valor de la venta incluido impuestos Lugar y fecha de la emisión del comprobante Validez de documento Datos de la Imprenta 2.2.7.5
LIQUIDACIONES DE COMPRA DE BIENES Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Es el que acredita; utilizamos en la compra, venta de servicios prestados por profesionales
2.2.7.5.1
Requisitos de las Liquidaciones de Compra
Nombre o apellido o razón social del comprador Número del RUC o Cédula de identidad del cliente Descripción de los bienes o servicio objeto de la transacción Fecha y lugar de emisión donde se realizó la operación Precios unitarios Descuentos y bonificaciones Impuesto
al
valor
agregado
separando
corresponde a la tarifa cero y doce por ciento.
31
los
que
Valores totales Validez de la Liquidación Datos de la Imprenta 2.2.7.6
TIQUETES O VALES:
Provienen de las cajas registradoras, se utiliza en la compra y venta de bienes de alta rotación entre comerciantes y consumidores.
2.2.7.7
NOTAS DE DÉBITO O CRÉDITO COMERIAL
Es utilizada para la devolución de los bienes y servicios comprados o ajuste de precios.
2.2.8
REGISTROS CONTABLES
2.2.8.1 LIBRO DIARIO
Es el que registra cronológicamente todas las transacciones que realiza la empresa en forma de asiento, contable así tiene la fecha, número, cuentas deudoras y acreedoras, valor y descripción. Dentro de la clasificación de los asientos tenemos los simples, compuestos y mixtos.12
12
Contabilidad General, séptima edición, Pedro Zapata Sánchez
32
EMPRESA TECOMPARTES Libro Diario Del 1 de enero al 31 de diciembre 2009
Fecha
Código
Detalle
Debe
Haber
´-2
´2009 Óc t-15
Parcial
1,1,1 1,1,4.2
Caja
1.200,00 Cuentas por Cobrar Cliente Ana Pérez
1.200,00 1.200,00
V/ reg. cobró de cuenta pendiente ´-3
2.2.8.2
MAYORIZACIÓN
Es la acción de pasar sistemáticamente los valores que se encuentran jornalizados, respetando la ubicación de las cifras; es decir, el registro de débitos y créditos en cada una de las cuentas del Libro diario se pasa a las cuentas del Mayor General por los mismos valores ingresados o egresados, haciendo referencia al número del asiento al que corresponde cada una.
2.2.8.2.1
LIBRO MAYOR
Es un registro que recoge la información anotada en el Libro Diario en forma clasificada, ordenada, enumerando los asientos, para analizarla en forma individual,
determinando sus movimientos
contables y su saldo. En el caso de tener una necesidad de requerir información detallada puede ir a nivel de mayor auxiliar
33
EMPRESA TECOMPARTES Libro Mayor Código CUENTA: Cuentas por Cobrar Fecha
No. Diario
Detalle
Debe
Haber
Saldo
Balance Inicial 01/01/2009
3000
05/01/2009
15
Pedro Tapia
1700
4700 800
10/01/2009
2.2.8.2.2
20
Almacenes Japón
3900
MAYORES AUXILIARES
Es una desagregación de las Cuentas de Mayor General que requieren ser más detalladas, como inventarios, activos fijos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar entre otros.
EMPRESA TECOMPARTES Libro Mayor Auxiliar Código CUENTA: MAYOR
CXC
GENERAL
AUX
Fecha
CxC N.Diario
CTA MAYOR
Pedro Tapia
Detalle
Debe
Haber
Balance Inicial 01/01/2009
15
Fact. N. 348
05/01/2009
20
Comp.I Ing. N. 976
10/01/2009
32
Fact. N.450
5000 2000
7000 3000
1000
34
Saldo
4000 5000
2.2.8.3
BALANCE DE COMPROBACIÓN
Sirve para la verificación si todas las transacciones del libro Diario fueron trasladados al mayor respetando el débito y crédito de todas las cuentas el balance de comprobación; permite controlar si en el libro diario se aplica la partida doble, así tenemos las columnas de suma de sumas: debe y haber, en cambio de los saldos: deudores y acreedores.13 EMPRESA TECOMPARTES Balance de Comprobación Del 1 de enero al 31 de diciembre 2009 ( en miles de dólares ) SUMAS Fecha
2.2.8.4
Código
Detalle
SALDOS
Debe
Haber
Debe
345
210
1,1,1
Caja
555
1,2.2.1.03
Muebles y Enseres
20
3,1.1
Capital
1,4
Compras
1,5
Ventas
1,6
Gastos generales
15
Suma:
740
20 220
150
220 150
175
175 15
740
395
AJUSTES
Aun cuando el Balance de comprobación esta cuadrado esto no garantiza que las cuentas presentan valores actuales. Los ajustes son asientos que se realizan en el Libro Diario y sirve para regular las cuentas dejando valores reales o verdaderos 13
Contabilidad General, Mercedes Bravo Valdivieso, séptima edición.
35
Haber
ajustes como:
395
provisiones, depreciaciones, amortizaciones, acumulados por cobrar o por pagar, además los prepagados y precobrados.
2.2.8.5
BALANCE AJUSTADO
El balance ajustado se presenta despúes de realizar los ajustes necesarios, en cada periodo, es decir cada que lo requiera la gerencia de la empresa.
2.2.8.6
ESTADOS FINANCIEROS
Se presentan al final del periodo contable. Los estados financieros son resúmenes de movimientos financieros de la compañía o empresa dentro de un período.
2.2.8.7
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
Proporciona información sobre la situación financiera de la empresa; Activos, Pasivos y Patrimonio, tomando en cuenta que sus recursos de operación van a ser tomados en cuenta como formato a corto y largo plazo.
36
EMPRESA TECOMPARTES ESTADO DE SITUACIÓN Al 31 de diciembre 2009
ACTIVO Circulante
1050
Disponible
320
CAJA GENERAL
100
BANCOS
220
Exigible
1030
Cuentas por Cobrar
820
Iva en compras
210
Realizable Inventario Mercadería
600 600
Fijo
2870
Muebles y Equipos
800
( ´_ ) Deprec Acum Muebles y Eq
20
Edificios
780
1400
(´ _ ) Deprec Acum Edificios
80
1320
Herramientas
770
770
Otros Inversiones Permanentes
180 180
TOTAL ACTIVOS
4100
PASIVOS
1150
Circulante
1150
Impuestos por Pagar
250
Cuentas por Pagar
310
Documentos por pagar
420
Obligaciones con IESS
120
Prestac. Laborables por Pagar
50
37
PATRIMONIO
2950
Capital Social
2000
Reservas
510
Utilidades del periodo
440
2950
TOTAL PATRIMONIO + PASIVO
4100
GERENTE
2.2.8.8
CONTADOR
ESTADO DE RESULTADOS
Es el que presenta la situación económica de la empresa, las utilidades o pérdidas de un período, determinados a través de ingresos, Costos y Gastos para determinar si el resultado final es utilidad o pérdida.14
14
Contabilidad General , séptima edición, pedro Zapata Sánchez
38
EMPRESA TECOMPARTES ESTADO DE RESULTADOS Del 1 de enero al 31 de diciembre 2009
Ventas
1200
(´_ ) Devoluc. Vtas
( 50 )
(´_ ) Desc Vtas
( 40 )
VENTAS NETAS
1110
(´_ ) Costo de ventas
( 110 )
Utilidad Bruta en Ventas
1000
(´_ ) Gastos de Administración
( 150 )
Sueldos de Administrac
100
Servicios básicos Adm.
50
(´_) Gastos de Venta
( 100 )
Movilizac en Ventas
10
Servicio de Ventas
15
Sueldos, salarios, beneficios
75
Utilidad antes de part e Imp. Rta.
750
(´_ ) 15% Part. Trabajadores
( 112.50 )
( ´= ) Utilidad antes imp renta
637.50
(´_ ) 25% Impuesto Renta
( 159.38 )
( ´= ) Utilidad Neta a distribuir
478.12
GERENTE
CONTADOR
39
2.2.8.9
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
Se describe los cambios de los distintos conceptos que conforman el patrimonio o capital de la compañía acontecida en un período contable. Se denominado también estado de superávit.
EMPRESA TECOMPARTES ESTADO DE EVOLUCIÓN DEL PATRIMONIO Del 1 de Enero al 31 de Diciembre 2009
CONCEPTO
CAPITAL
RESERVA UTILIDAD UTILIDAD LEGAL
Saldo Inicial
30000
RETEN
5000
(´- )Declaración dividen (´- )Capitalización ´= Saldos antes de Util
EJERCICIO ESTATUTAR
4000 -4000
5000
-5000
35000
0
0
´+ Utilidad 2009 480
(´- ) Transferencias
2.2.8.10
0
0
4800
(´- ) Aplicaciones
Saldo 31-12-09
RESERVA
35000
480
-960
480
3840
-3840
0
3840
0
480
FLUJO DE EFECTIVO
Es aquel que determina en que actividades del negocio se utilizó el efectivo, también se lo utiliza para evaluar la capacidad de la empresa para generar efectivo, sus equivalentes y por ende el equivalente de las operaciones de la empresa.
40
EMPRESA TECOMPARTES ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO AL 31 de diciembre del 2009
CODIGO
DESCRIPCION DE LA CUENTA
VALORES
VALORES
FLUJO DE EFECTIVO OPERACIONAL MAS
Utilidades Netas después de impuestos
533,59
MAS
Depreciaciones
400,00
MENOS
Incremento de Cuentas por Cobrar
150,00
MENOS
Incremento de Inventarios
320,00
MAS
Incremento de Proveedores
200,00
MENOS
Decremento en empleados a pagar
30,00
Efectivo por actividad operacional
633.59
FLUJO DE EFECTIVO DE INVERSIÓN MENOS
Incremento Activos Fijos (brutos)
200,00
Efectivo por Actividad operacional
-
200,00
FLUJO DE EFECTIVO DE FINANCIAMIENTO MAS
Incremento de Pasivo a largo plazo
MENOS
Cambios de Capital
MENOS
Dividendos pagados
150,00 0.00 383.00
Efectivo por actividad de financiamiento
-233,59
INCREMENTO DE EFECTIVO
200,00 ´======
GERENTE
CONTADOR
41
2.2.8.11
ASIENTOS DE CIERRE
Son asientos que permiten cerrar las cuentas de gastos e ingresos; es decir se elaboran al concluir el período contable, deben eliminarse todas las cuentas de ingresos y gastos determinando si hay utilidad o pérdida del ejercicio económico.
En los sistemas deben incluir normas para el registro, clasificación y resumen de los ingresos y el informe periódico a la gerencia de la empresa.
2.2.9 Sistema de Información en Contabilidad
En el mundo de la tecnología es necesario actualizarse cada vez más, considerando que la contabilidad es un sistema de información de la empresa, que produce reportes de activos, pasivos, patrimonio, los procesa y consolida cumpliendo con criterios básicos, ésta nos informa sobre la situación la económica y financiera de la empresa, por tanto, hay que prestarle la máxima atención15
La información económica financiera se utiliza como herramienta indispensable
para emitir juicios o criterios; y, determina el
diagnóstico económico de la empresa, como base para la toma de decisiones, en atención de los problemas que se den y puedan darse. La contabilidad servirá para pulir posibles errores y ayudar a fortalecer en la práctica un FODA presente y futuro.
2.2.9.1 Sistema Manual
En las empresas para el análisis y registro de operaciones ordinarias es importante dividir las funciones de trabajo entre los empleados lo 15
Contabilidad General , en foque práctico de aplicaciones informáticas, 2001
42
que facilita el desarrollo de las actividades, y el cumplimiento del ciclo contable partiendo del análisis de las transacciones para determinar las cuentas involucradas en las operaciones hasta concluir con la emisión de informes contables.16
2.2.9.2 Sistema Computarizado
De acuerdo con el programa contable se registra las operaciones en base a los datos, el cual prepara automáticamente el asiento diario respectivo y puede ser impreso en cualquier momento.
El software contable realiza los pases del diario al mayor automáticamente, realiza los asientos de ajuste previo análisis del contador y los pases al mayor son realizados, sacando el balance de comprobación y posteriormente procede a la elaboración de informes contables y al cierre de cuentas.
2.2.10 Control interno
El control interno trata de determinar la estrategia seleccionada en la empresa,
para
proteger
sus
activos;
es
un
conjunto
de
procedimientos, directrices y planes de organización. El control interno tiene por objeto asegurar eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable administrativa. Las categorías dentro del control interno son la confiabilidad en la información financiera, el cumplimiento de las leyes y la regulación de aplicables, así también la efectividad y eficiencia en las operaciones. 17
16 17
Contabilidad General, Bravo Mercedes, edición 2007 Contabilidad General, Bravo Mercedes, edición 2007
43
2.2.10.1 Importancia del Control Interno
Es el sistema nervioso de una empresa, su importancia radica en que incluye ejemplo:
mucho más que el sistema contable y cubre, por
control
de
calidad,
las
prácticas
de
empleo
y
entrenamiento, políticas de ventas y auditoría interna entre otros. Para la aplicación del control interno se debe contar con un grupo humano idóneo para las funciones a cumplir dentro de la empresa.
2.2.11
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un manual de procedimientos se basa en el ordenamiento de las actividades en forma secuencial. En la empresa cuando existe las llamadas rutinas de procedimientos se demuestra en forma más sencilla como se ejecuta una actividad, organizando de mejor manera las actividades que realizan los empleados.
Cuando ya se ha establecido un procedimiento contable solo se debe respetar los pasos, ya que omitir alguno puede obstaculizar todo el procedimiento puesto en marcha con efectividad.
Un manual de procedimientos sirve como guía flexible y útil que puede ser modificado de acuerdo con las diferentes necesidades, ya que es un instrumento que describe las tareas, ubicación, requerimientos y a los cargos responsables de su ejecución en la empresa.
2.2.11.1
Finalidad de Manual de Procedimientos
Simplifica el trabajo así como el analisis de tiempo, delegación de autoridad, estudios de simplificación de tareas entre otros.
44
Asegura la uniformidad en el desarrollo de los procedimientos, para lo cual es indispensable contar con descripciones claras de los mismos. Apoya a los administradores en la planeación, organización y dirección Evalúa la gestión de los administradores de la empresa. 2.2.11.2 Objetivos del Manual de Procedimientos
Facilita
el desarrollo
de
las funciones
administrativas
mediante el empleo de procedimientos para cada área de trabajo. Propende a la sistematización de funciones con el propósito de garantizar la utilización más productiva de las actividades que se suceden en el cumplimiento de la administración. Determina los instrumentos específicos sobre los aspectos de carácter administrativos que tiene lugar en el desarrollo de las funciones y responsabilidades a cargo de la empresa y sus unidades administrativas.
2.3
MARCO LEGAL
2.3.1 NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD Las Normas internacionales NIC y ecuatorianas de contabilidad NEC.
2.3.1.1 Concepto
Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad son instrumentos normas que conjuntamente con las demás leyes económicas y financieras del país, principios y reglamentos, regulan el registro y control contable, la elaboración de los estados financieros así como son
45
instrumentos importantes para la toma de decisiones. Tenemos las siguientes:
NEC N.1 Presentación de estados financieros.- (NIC 1, NIC 5)
Norman su objetivo en la presentación de los estados financieros, orientan su estructura y requerimientos mínimos para asegurar la comparabilidad con los estados financieros de periodo anteriores de la misma empresa, con el reconocimiento, medición y revelación de transacciones y eventos específicos que son tratados en otras normas Ecuatoriana de Contabilidad.
NEC N.3 Estado de Flujo de Efectivo.- (NIC 7)
Esta información es útil para proporcionar a los usuarios de estados financieros una base para evaluar la habilidad de la empresa para generar efectivo. Dentro de este estado conjuntamente con los demás estados financieros se informa el comportamiento de los activos netos de las empresas.
NEC N.4
Contingencias y suceso que ocurre después de la
fecha del balance.- (NIC 10)
En esta norma se revelan contingencias que ocurren después del cierre del periodo contable, se aplica a la contabilización y revelación de contingencias y sucesos que ocurren después del cierre del periodo contable, además se excluyen los compromisos originados por contratos de arrendamiento a largo plazo, las obligaciones derivadas de planes de pensiones, impuesto a la renta, y pasivos de compañías de seguros de vida derivados de pólizas emitidas.
46
NEC N. 8 Reportando información financiera por segmentos
Ayuda a una mejor comprensión de los usuarios de la información, entendiendo con mayor facilidad el desempleo que ha tenido la empresa, analizando y evaluando sus riesgos, es decir esta norma puede contar con información por segmentos sobre los tipos o clases de productos y servicios que la empresa produce y las diferentes áreas económicas
NEC N.9 Ingresos (NIC 18)
En la contabilidad lo principal es el ingreso, ya que se identifican las circunstancias y criterios que se cumplirán y reconocerán en el mismo, siendo la utilidad o ganancia de la empresa, la que percibe por concepto de ventas, comisiones, intereses, dividendos y regalías. Si la contabilidad determina cuando reconocer el ingreso, esta norma, proporciona guías prácticas para la aplicación del probable ingreso cuando haya un flujo de beneficios económicos futuros hacia la empresa.
NEC N.10 Costo de Financiamiento
Esta norma determina el costo que se puede trasladar directamente al gasto financiero, así como intereses y gastos bancarios que tienen diferente fin, que puede ser para fondear la falta de liquidez para inversiones en la compra de activos o para la producción de un bien, además el costo financiero como arrendamientos.
NEC N.11.- Inventarios
Los inventarios son la cantidad de costo que ha de ser reconocida como un activo, manteniendo los registros hasta que los ingresos
47
relacionados sean reconocidos como un activo, señalando una guía del costo. El objetivo de los inventarios es indicar el tratamiento contable bajo el sistema histórico, y sirve como una guía para la determinación del costo.
NEC N.12.-
Propiedad, Planta y equipo. (NIC 16)
Esta norma nos indica como se da el tratamiento contable para propiedad
planta
y
equipo,
señalando
el
momento
del
reconocimiento de los activos, la determinación del valor en libros y los cargos por depreciación que deben ser reconocidos en relación con ellos y las disminuciones en los valores en libros.
NEC N.13.- Contabilización de la depreciación (NIC 4)
Los activos fijos que se deprecian pueden tener un efecto significativo al determinar y presentar la situación financiera ya que los resultados de las operaciones de las empresas son parte integrante del activo, y las depreciaciones del gasto.
NEC N.26.- Provisiones de activo y pasivo
Las provisiones son las que se aseguran que se utilicen las bases apropiada para el reconocimiento y la mediación, dentro de este grupo tenemos a los activos y pasivos de carácter contingente hacia su aplicación.
NEC N.27.- Valor de realización o de mercado, como medida apropiada de valor máxima.
Es cuando la empresa reconoce contablemente la correspondiente pérdida del valor por deterioro de un activo, esto quiere decir que
48
una empresa debe aplicar para asegurar que el valor de sus activos no superen el importe que puede recuperar de los mismos.
2.3.2 PRINCIPIOS
DE
CONTABILIDAD
GENERALMENTE
ACEPTADOS
2.3.2.1 Concepto
Es un principio con base origen razón fundamental sobre la cual se procede discurriendo en cualquier materia, los principios son el resultado de muchos años de experiencia que se han creado un conjunto de normas generales para la contabilidad, es decir cuando otro principio de aceptación general origine una mejor medición y reconocimiento de los ingresos, costos, y gastos de una empresa.18
2.3.2.2 Clasificación de los Principios por Grupos
BÁSICOS: Son que se consideran fundamentales, por cuanto orienta la acción de la profesión contable.
ESENCIALES Tiene relación con la contabilidad financiera en general y proporciona
las
bases
para
la
formulación
de
otros
19
principios .
GENERALES DE OPERACIÓN Determinan el registro, medición y presentación de la información financiera.
18 19
Contabilidad General, séptima edición, Pedro Zapata Sánchez Contabilidad General, séptima edición, Pedro Zapata Sánchez
49
2.3.2.3
Los principales Principios más aplicados son
Equidad Dualidad Económica Ente contable Bienes Económicos Moneda común denominador Empresa en marcha Valuación al costo Período contable Ejercicio Devengado Objetividad Realización Prudencia Uniformidad Materialidad Significatividad Exposición 2.3.3 LEY
DE
RÉGIMEN
TRIBUTARIO
INTERNO
Y
REGLAMENTO
2.3.3.1 Concepto de Régimen Tributario
Según el Art. 19 de Ley de Régimen Tributario Interno, la empresa debe llevar contabilidad y declarar el impuesto a la renta.
De acuerdo con el Art. 21 de la Ley del régimen tributario interno la empresa debe presentar estados financieros cada año.20
20
Legislación y Práctica Tributaria, primera edición, de Trujillo Cristina
50
2.3.3.2 Impuesto del Valor Agregado (IVA)
Concepto
Es aquel que se genera al comprar o vender bienes o servicios ya sea con tarifa cero o doce por ciento, este impuesto grava a todas las etapas de comercialización como al valor de los servicios prestados en las condiciones que prevé la Ley, su declaración puede ser mensual o semestral.
2.3.3.3 Retención en la Fuente (RF) y artículos de soporte
Concepto
Es un impuesto que se retiene en transacciones comerciales y que es un anticipo al impuesto a la renta.
2.3.3.4 Impuesto a la renta (IRTA)
Concepto
Este impuesto a la renta global que obtienen las personas naturales, la sucesión in divisas y las sociedades nacionales o extranjeras es de acuerdo con las disposiciones de la presente Ley
La empresa tiene Registro Único de Contribuyentes (RUC) No. 1791287231001, reconocida como compañía limitada cuyo capital es de $ 1.000,00 (mil dólares), sus productos están gravados con IVA, está obligado a
retener en la fuente, a declarar y cancelar el
impuesto a la renta, impuestos de aduanas en sus importaciones. No es contribuyente especial y está obligada a llevar contabilidad.
51
2.4
ORGANISMOS DE CONTROL
En nuestro país tenemos organismos de control a las que están regidas las compañías y son los siguientes:
Superintendencia de Compañías Es la que supervisa, controla y apoya actividades económicas de las compañías y se enfoca a los informes anuales.
Tecompartes está obligada a presentar anualmente sus balances ante esta Institución, porque es una compañía limitada de acuerdo con la ley.
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito Su principal función entre otras es recaudar los impuestos prediales, patentes, 1.5 por mil.
Tecompartes como parte de sus documentos de
funcionamiento
debe tener sus pagos municipales actualizados.
Servicio de Rentas Internas. Es un organismo de control tributario cuyas funciones son de controlar, fiscalizar y recaudar los impuestos fiscales, de acuerdo con el Código Tributario y la Ley Régimen Tributario.
52
Ministerio de Trabajo Es el que se encarga de hacer cumplir a los empleadores las obligaciones para con los trabajadores garantizando el fiel cumplimiento de las Leyes laborales.
Tecompartes cuenta con personal bajo relación de dependencia y esta sujeto al Código del Trabajo que controla el Ministerio de Trabajo.
IESS Es la institución encargada de amparar todo lo que se refiere a salud, seguridad y jubilaciones de los afiliados del sector público y privado.
La Ley ecuatoriana, establece que deben tener derechos y obligaciones con el IESS el patrono y sus empleados.
53
CAPÍTULO III 3. DIAGNÓSTICO INTRODUCCIÓN:
Tecompartes esta ubicada en la ciudad de Quito, en la calle Plaza N.21-202 y Ramón Roca, es una empresa que tiene productos en la línea de electrónica con representatividad de algunas marcas en el Ecuador; se encuentra constituida por la familia Benítez, la Sra. Mariana Solórzano (madre) como Gerente, Fernando Benítez (hijo) como Presidente, Pablo Benítez (hijo) y Pablo Benítez (hijo) como accionistas todos de la Empresa, sus proveedores son locales y externos
3.1 FILOSOFIA INSTITUCIONAL
La Filosofía Institucional propende al desarrollo de la empresa, de la comunidad y de la sociedad. Así tenemos su análisis a nivel macro en la misión y la visión.
3.1.1
Misión
Realizar Importaciones de partes y sistemas electrónicos de productos de marcas garantizadas Solucionar las necesidades de la demanda de parte de los servicios en forma oportuna y garantizada Cumplir
cada
estándar
de
calidad
de
los
productos
importados y nacionales para competir con el comercio local Cumplir con las Normas Contables y de Comercio, que rige la Ley nacional e internacional vigente
54
Mantener un registro contable-financiero para cumplir con las normas nacionales. Ser empresa líder en el mercado nacional, Realizar un Manual de Procedimientos Contables 3.1.2
Visión
Tecompartes pretende ser líder en la distribución de elementos y partes de electrónica para abastecer y satisfacer las necesidades del cliente. Ser una empresa asociativa reconocida por la sociedad. Generar beneficios económicos y sociales a favor de sus asociados y del consumidor en general.
55
3.2
ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
PRESIDENCIA
GERENCIA
VENTAS
CONTABILIDAD AUX. CONTABLE 1 AUX. CONTABLE 2.
AUX. CONTABLE 3
AUX. CONTABLE 4
MENSAJERO
56
3.3
ESTRUCTURA FUNCIONAL ACTUAL
JUNTA GENERAL DE SOCIOS: La Junta Directiva se encuentra integrada por los siguientes Socios: Sra. Mariana Solórzano
(madre)
Marcelo Benítez
(hijo)
Pablo Benítez
(hijo)
Fernando Benítez
(hijo)
PRESIDENCIA: Lic. Fernando Benítez, encargado de esta función y realiza ventas a nivel nacional
GERENCIA: Sra. Mariana Solórzano, encargada de cumplir y tomar las decisiones de la empresa.
VENTAS: Sr. Marcelo Benítez, encargado de hacer ventas externas y de la coordinación de las importaciones (pide proformas para futuras compras con plazos de duración, mejorando así los precios del mercado y poniendo en consideración ante la presidencia, luego se ejecuta la compra mediante la autorización respectiva); el Ing. Víctor Núñez se encuentra como soporte técnico en ventas.
CONTABILIDAD: El Contador CPA Lic. Alfredo Torres: quien se encuentra bajo la modalidad de honorarios, y sus auxiliares de planta.
Los auxiliares de contabilidad son:
1. Ligia Elena Benítez, Auxiliar Contable 1 (hermana)
57
2. Sandra Vilaña, Auxiliar Contable 2
(sin parentesco)
3. Mercedes Solórzano 3
(tía)
4. Maria Solórzano 4
(tía)
5. Andrés Velasco – mensajero
(sin parentesco)
El equipo de auxiliares que son de planta. Dentro de sus funciones tiene la elaboración de estados financieros mensuales y anuales; interpretación y análisis de los mismos, ya que cualquier momento que la Junta General de Socios solicita, uno de ellos, tiene la obligación de entregárselos a la fecha y hora indicada.
Aux. Contable 1:
Srta. Ligia Elena Benítez, encargada de registrar los ingresos y egresos al sistema, revisión de facturas de compras y ventas, roles de pago, elaborar borradores de impuestos, revisar los anexos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, revisar documentación de respaldo de las operaciones de la empresa si ésta se encuentra incompleta o faltase algo.
Aux. Contable 2:
Srta. Sandra Vilaña, encargada de los inventarios, actualmente está unificando
y
actualizando
ítems
similares
con
mismas
características, pero con diferentes nombres, tiene un stock de 5.000 a 6.000 ítems que subir al sistema.
Aux. Contable 3:
Sra. Mercedes Solórzano, encargada de la Caja del Almacén (ventas). Hace los Arqueos respectivos cuando designa día y hora el contador, es decir lo realizan cada dos meses.
58
Aux. Contable 4:
Sra. María Solórzano, encargada de entregar mercadería y registrar en pedidos de entradas y salida de bodega (temporal por jubilarse).
Mensajería:
Sr. Andrés Velasco, se encarga de cobros de los clientes, depósitos bancarios, abrir el almacén, trámites para la empresa.
Limpieza:
Sra. de limpieza, trabaja a tiempo completo en la casa de la gerente Sra. Mercedes Solórzano con su afiliación y paga independiente a la empresa, pero que va hacer el aseo de la empresa una vez por semana.
Como personal ocasional esta el Asesor Externo Tributario contratado como honorarios es el Ing. Mauricio Carrera, que parte de su convenio es visitar a la empresa pasando un mes.
Servicio Técnico de Equipo de Oficina, esta a cargo el Sr. Frank Cruz, quien cuida la calidad y garantía de los activos en el momento que lo requieren la empresa.
3.4
MERCADO
Los mercados que tiene la empresa esta en su mayoría en Quito con una filial pequeña en Cuenca. Su mercado se extiende así:
59
3.5
CLIENTES
Dentro de las ventas cubre: •
Nacionales
100%
•
Privado
65%
•
Público
35%
•
En las ventas locales se trabaja así: Ventas: contado 50%, Crédito 50%
3.6
PROVEEDORES •
Nacionales 60%
•
Exterior
•
En las compras locales se trabaja así:
40%
Compras: contado 20%, Crédito 80%
3.7
F O D A
3.7.1 Fortalezas
•
Tiene la Representación de algunos proveedores del exterior en el Ecuador.
•
Tiene stock suficiente para dar satisfacción a sus clientes en calidad, cantidad y tecnología.
•
Todos los directivos y empleados que trabajan para Tecompartes conocen el producto, lo que vende y en un momento cualquier persona podría hacer ventas.
•
Tiene excelentes precios dentro de la competencia
•
Realiza licitaciones reales de stock y tecnología actualizada y no conocida en el país.
60
3.7.2 Oportunidades •
Gracias al prestigio de las marcas, se puede hacer los despachos del producto a tiempo para cumplir con todos los tiempos estimados de entrega.
•
Nuevos mercados por medio de clientes antiguos
•
Gama de productos que cubre las necesidades del mercado.
3.7.3 Debilidades •
No tiene Manual dentro de la empresa
•
En la empresa no tiene control interno
•
Falta de procedimiento contables y de control
•
Control no eficaz de los inventarios
3.7.4 Amenazas •
Estabilidad del país (políticas cambiantes).
•
En el sector público, el sistema de los aranceles; ventas con pagos tardíos; falta de conocimiento del producto por parte de quienes reciben.
•
La competencia desleal en el país en la línea de repuestos electrónicos.
•
Los productos chinos de mala calidad que prefiere la gente por el precio mas bajo.
3.8
POLÍTICAS
Actualmente no existe un estado sistematizado de políticas.
A continuación se detalla las políticas existentes:
61
Para compras:
En las compras a crédito se trabajará con el 80% de sus clientes. En las compras de contado 20% (importaciones) con sus proveedores.
Para ventas:
A crédito con el 20% En las de contado con el 80% Políticas Contables
Todo bien de propiedad de la empresa debe ser registrado al momento de la compra a su costo original Ningún documento contable puede ser movilizado fuera de la compañía.
3.9
SISTEMA CONTABLE
En este momento están actualizando el inventario con el fin de tener la información desde el 1 de enero del 2009, actualizada en su codificación de mercadería para un mejor manejo de su contabilidad, reflejada en sus ventas.
El método que se utiliza en los activos fijos para su depreciación es de línea recta, y es ejecutado por la Auxiliar Contable 1, y se espera general futuro lo haga el sistema.
El plan de cuentas tiene uno de 6.000 ítems que se espera después de la actualización no sobrepase de los 5.000, pero por el momento
62
funciona y trabajan con el que tiene, se entiende que una vez unificado los ítems del inventario y la contabilidad se lo actualizará desde enero del 2010.
63
CAPÍTULO IV 4.
Propuesta: MANUAL DE CONTABILIDAD PARA
LA
EMPRESA TECOMPARTES CIA. LTDA.
4.1
INTRODUCCIÓN
La propuesta tiene como finalidad constituir una guía que contenga procesos y mecanismos financieros como una herramienta de gestión empresarial a través del manejo efectivo y eficaz de los recursos que conforman la empresa, que resuma las operaciones de la compañía, describiendo las funciones y responsabilidades que cada empleado tiene dentro de la organización.
El Manual de Contabilidad permite orientar a la empresa para ser una organización adaptable y flexible al cambio, hacia la calidad que dispone de información administrativa y financiera para la toma de decisiones.
La finalidad de entregar información a tiempo es la que pretende actualizar los procesos de la compañía, constituyendo una guía de procedimientos de control interno de consulta y capacitación tanto para los empleados actuales como para el personal nuevo, comprometiéndose
para
cumplir
con
las
responsabilidades
asignadas a cada cargo.
La información de gerencia debe ser garantizada siendo completa, adecuada y veraz; si mejoramos la fluidez de la información creamos la responsabilidad de su difusión y de mantenerlo actualizado, siendo los usuarios del presente todos los empleados involucrados en cada uno de los procesos.
64
Dentro de un Manual de Contabilidad puede generar cambios de los integrantes y responsabilidades compartidas en todos los niveles de la
organización,
creando
cambios
radicales
con
estrategias
gerenciales basándose en información económica financiera capaz de afrontar los retos de la competencia, asegurando la segregación de las funciones adecuadas para evitar conflictos y la duplicación de trabajo dentro y fuera de la empresa.
4.2
BASE LEGAL
Tecompartes esta constituida con autonomía y capacidad legal y administrativa, permitiéndole cumplir con su misión y finalidad que es la comercialización y representación de productos electrónicos .en el mercado del país
Tecompartes es una empresa que funciona desde 1994, siendo una empresa con gran experiencia en el mercado ecuatoriano, de gran trayectoria competitiva, que esta domiciliada en la ciudad de Quito, cuyo RUC es 1791287231001, líder en el mercado de la electrónica.
El capital es de S/. 1.000.00 dólares, son cinco socios, y se encuentra ubicado en la ciudad de Quito, en la calle Plaza N.21 y Ramón Roca en el sector norte de esta ciudad.
4.3
OBJETIVOS
4.3.1 Objetivos Generales
Contribuir a mejorar la calidad de vida de la sociedad, facilitando elementos o productos con los mejores estándares de calidad y economía.
65
4.3.2 Objetivos Específicos
1. Ser competitivos, ofrecer un excelente servicio de atención al cliente. 2. Ser empresa Líder en el área de la electrónica. 3. Estar siempre con la tecnología de punta.
4.4
ÁMBITO DE APLICACIÓN
El Manual de Contabilidad debe ser obligatorio en las empresas dentro de su área contable usualmente se hace y en todas las que estén relacionadas a compras y ventas de productos, artículos, suministros y servicios, como es el caso de Tecompartes Cía. Ltda., que vende productos de electrónica.
4.5
POLÍTICAS
Caja
Mensualmente se hace un arqueo de caja Debe hacerse los depósitos diarios La persona responsable elabora el respectivo reporte diario Los reportes de caja deben cuadrar con dineros y depósitos diarios. Los sobrantes en caja al efectuar arqueos
Bancos
Se debe conciliar mensualmente cada banco los nacionales e internacionales.
Las chequeras deben ser revisadas si la numeración es consecutiva.
66
No se deberá emitir cheques al portador o en blanco
Para girar un cheque, éste contendrá todos los datos completos sin dejar espacios vacíos.
Los cheques de Gerencia serán debidamente autorizados por el Gerente
El responsable de llevar bancos tendrá al día sus saldos y cuando se lo pida será de forma inmediata.
Activos Fijos
La depreciación de los activos fijos será por el método de línea recta, la empresa designará el valor del 2% al valor residual
Se dará un mantenimiento previo a los activos fijos antes de concluir el periodo contable para esa cuenta determinada
Cuentas por Cobrar
Se dará crédito a los clientes por plazo no mayor a 30 días; el crédito será autorizado por el Gerente y documentado
Las cuentas deberán se revisadas periódicamente
Emitir un informe diario de cuentas por cobrar, actualizándose con sus respectivos abonos (depósitos) y respaldos contables como comprobantes de Ingreso.
El cliente que no hubiere comprado las especificaciones del producto correcto, podrá cambiarlo por otro de la misma línea.
67
Compras
La planificación arqueo de los pedidos se realizarán en base a la revisión histórica de compras y pedidos especiales.
Los pedidos se realizarán a proveedores que consten en base de datos de proveedores actualizada, en caso de ser nuevo proveedor se procederá a calificarlo (volúmenes de oferta, precios, épocas de producción)
En la negociación se acordarán previamente los precios en base al precio del mercado local, reconociendo adicionalmente la calidad del producto, condiciones de pago, tiempo y lugar de entrega.
Al momento de la recepción del producto deberá realizar el control de la calidad y cantidad en presencia del proveedor
El producto identificado como “no conforme” al momento de la entrega recepción se procederá a la devolución inmediata o a la renegociación dependiendo del producto
Ventas al Detal
Las ventas al detal: los productos deberán pasar por la caja para su facturación
El responsable de Caja y atención al cliente deberá ingresar el código de barras de los productos al sistema de facturación
Se debe imprimir la factura o nota de venta a crédito o en efectivo. Se debe cobrar en efectivo el valor que consta en la factura o nota de pedido.
68
El cliente firma para constancia del crédito en la nota de venta o factura.
El cliente recibe el original de la factura o nota de venta impresa y la copia para archivo.
Ventas de Bodega por Mayor.
En las ventas al mayor se verifica en el sistema de stock de existencia.
El responsable de bodega recepta el pedido emitido por el vendedor
El responsable de ventas elabora la proforma o factura de venta.
El documento anterior tiene una validez de 30 días de acuerdo con la política de la empresa.
Entrega la factura o proforma para ser preparada y ser despachado
Proveedores
El Proveedor entregará la mercadería acompañada de la factura con requisitos del Servicio de Rentas Internas.
Se entregará la factura al departamento de contabilidad para su respectivo registro.
Se debitará a las respectivas cuentas de proveedores sus abonos o cancelaciones.
69
4.6
SISTEMA CONTABLE
4.6.1
Plan de Cuentas (Anexo N. 1)
La empresa cuenta con un plan de cuentas que fue revisado y es adecuado para sus necesidades, el mismo que se presenta en el anexo 1.
4.6.2 Análisis de las Cuentas Específicas
70
CAJA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO:
Activos
SUBGRUPO:
Corrientes
Fecha de Revisión DIA MES AÑO
CUENTA: CODIGO:
CAJA 1.1.1
Elaborado por: Página: Aprobado por:
DESCRIPCION: Se capta los ingresos por conceptos de las ventas de materiales, para posteriormente depositar en la cuenta corriente y transferirlos en la cuenta de Tecompartes
DEBITO
CRÉDITO
Ingresos de dinero en efectivo . Los sobrantes en caja al efectuar arqueos
OBSERVACIÓN
Egresos de dinero en Se caracteriza en el movimiento de efectivo dinero en efectivo . El faltante en caja al efectuar el arqueo
EJERCICIOS DEBITOS FECHA 31 Enero 2009
CÓDIGO
1.1.1.01 1.1.4.2
DESCRIPCIÓN
Caja
DEBE
HABER
1.000
Cuentas por Cobrar V/ Pago de clientes: Sr. Fabián Cajas, según facts. 210 a 251
1.000
CRÉDITOS FECHA 31 Enero 2009
CÓDIGO
1.1.2.2.01 1.1.1
DESCRIPCIÓN
Bancos Caja V/ Ventas del mes de enero 2009
71
DEBE
HABER
3.500 3.500
CONTROL INTERNO DE CAJA
1. Dentro del personal que atiende en caja, el cajero debe estar con garantía de fidelidad. 2. En los movimientos bancarios los días anteriores y posteriores a los estados financieros debe tener revisiones extraordinarias. 3. Todos los arqueos de caja deben ser periódicos y sin previo aviso a la persona responsable. 4. Para el control del efectivo se deberá evaluar el riesgo, diseñando pruebas adicionales para todas las eventualidades que se presenten. 5. Los cajeros depositan a diario los valores en las cuentas bancarias de la empresa siendo la vigencia de su saldo generalmente será de un día, y el respaldo es el deposito bancario; el cheque u otros documentos por cobrar deben registrarse de inmediato en la cuenta respectiva de la empresa. 6. Para tener un control de una muestra podemos hacer una comparación de Ingresos de Caja con los depósitos realizados, transferencias a la cuenta de documentos por cobrar y el estado de cuenta de clientes confirmados, con el fin de cuadrarlos. 7. Para indicar un formato de Arqueo de Caja ( Anexo 9)
BANCOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO:
Activos
Elaborado por:
SUBGRUPO:
Corrientes
Página:
Fecha de Revisión DIA MES AÑO
CUENTA: CODIGO:
BANCOS 1.1.2.2
Aprobado por:
DESCRIPCION: Esto debe llevar un auxiliar contable por cada banco y realizar conciliaciones bancarias, además está constituido por fondos mantenidos por cuentas corrientes nacionales a la vista y son de disponibilidad inmediata, si tiene saldo acreedor el banco le hace un sobregiro en la cuenta corriente a favor del banco y la cuenta será sobregiros bancarios por pagar
72
DÉBITO
CRÉDITO
- Ingresos de dinero cheques o transferencias de dinero con crédito a las cuentas que originan. - Por anulación de cheque girados y no cobrados.
OBSERVACIÓN
- Egresos de dinero en efectivo, cheques o transferencias de dinero con débito a - Se caracteriza en el movimiento de dinero las respectivas en efectivo, cheques, transferencias y cuentas. notas de debito y crédito. - Valor de notas recibidas y debitos solicitados.
- Por el valor de notas de crédito recibidas o créditos solicitados
.
EJERCICIOS DEBITOS FECHA 31 Enero 2009
CÓDIGO 1.1.2.2.01 1.1.1
DESCRIPCIÓN Bancos
DEBE
HABER
3.500
Caja V/ Deposito en el Banco por Ventas del mes
3.500
CRÉDITOS FECHA 31 Enero 2009
CÓDIGO 2.1.2.4.01 1.1.2.2.01
DESCRIPCIÓN Proveedores
DEBE 2.500
Bancos V/ Pago a proveedores (sumitec) todo lo facturado del mes
CONTROL INTERNO DE BANCOS 1. Los cruces con estados de cuenta de clientes y de cheques por efectivizar es una manera rápida de control 2. Entregar cheques cruzados 3. Comprobar depósitos inmediatos 4. Responsabilizar de custodias de chequeras 5. Realizar mensualmente la conciliación bancaria 6. Dentro de las conciliaciones periódicas podemos pedir cortes de cuentas especiales. 7. Para indicar un formato de Conciliación Bancaria ( Anexo 8)
73
HABER
2.500
ANTICIPOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO:
Activos
Elaborado por:
SUBGRUPO:
Corrientes
Página:
Fecha de Revisión DIA MES AÑO
CUENTA: CODIGO:
ANTICIPOS 1.1.4.2
Aprobado por:
DESCRIPCION: Cuando las cuentas por cobrar son liquidadas en un periodo de un año, contado desde la fecha del balance general. Se tiene valores pendiente de cobro originados en anticipos o préstamos al personal, cheques protestados, venta de bienes, valores depositados en exceso en la cuenta de Tecompartes. DEBITO
CRÉDITO
OBSERVACIÓN
- Por devoluciones en exceso en la Cuenta de la - Por el valor depositado Cía. en la cuenta de la Cía. - Por el valor de cheques devueltos por Por abonos o insuficiencia de fondos o cancelaciones de cheques mal girados protestados o mal girados. Por anticipo de - Por las cancelaciones de sueldos entregados a anticipos de sueldos empleados entregados al personal
- Se caracteriza por tener valor de cobro siendo su registro en abonos o cancelaciones por medio de depósitos o cheques
EJERCICIOS DEBITOS FECHA 31 Ene 2009
CRÉDITOS FECHA 31 Ene 2009
CÓDIGO 1.1.4.2 1.1.2.2.01
DESCRIPCIÓN Anticipos
HABER
550
Bancos V/ Anticipo concedido de honorario
CÓDIGO 1.1.1 1.1.4.2
DEBE
DESCRIPCIÓN Caja
550
DEBE
HABER
550
Anticipos V/ Cancelación anticipo concedido
74
550
CONTROL INTERNO DE ANTICIPOS 1. Los anticipos se puede cruzar con estados de cuenta de empleados 2. Obtener saldos con un control individual 3. Realizar conciliaciones mensuales.
Elaborado por:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO:
Activos
SUBGRUPO:
Fecha de Revisión DIA MES AÑO
CUENTA: CODIGO:
Corrientes ANTICIPOS I. Renta 1.1.9.6.03
Página: Aprobado por:
DESCRIPCION: Registra las retenciones que le han realizado a la entidad por servicios prestados. Después de realizar anualmente la liquidación del impuesto a la renta si existe un sobrante dicho valor se mantendrá en un auxiliar identificado con el año que corresponda.
DEBITO
CRÉDITO
- Cuando el valor del impuesto anticipado que se grava a la Cía., por concepto de impuesto a la renta retenido en la fuente por terceros.
OBSERVACIÓN
- Se acredita por la - Se caracteriza por la liquidación del liquidación anual que impuesto a la renta y se lo hace efectúe la Cía., por anualmente. impuestos del Período.
EJERCICIOS DEBITOS FECHA 31 Enero 2009
CÓDIGO
1.1.2.2.01 1.1.9.6.03 4.1.1 2.1.04.007
DESCRIPCIÓN
Bancos Anticipo Impto a la Renta Comisiones Ganadas IVA en Ventas V/reg de comisiones ganadas
75
DEBE
HABER
2.120 120 2000 240
FECHA
CÓDIGO
31 Enero 2009
DESCRIPCIÓN
2.1.3.1.01 1.1.9.6.03
DEBE
Impuesto a la Renta por Pagar Anticipos Imp. Renta V/ Cancelación anticipo del Impuesto a la renta como impuesto pagado por anticipado
HABER
120 120
CONTROL INTERNO DE ANTICIPO IMPUESTO A LA RENTA 1. Se requiere siempre Llenar formularios 2. Es necesario un registro de anexos 3. Se debe realizar el cruce de información con facturas
MUEBLES Y ENSERES
Elaborado por:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO:
Activos
SUBGRUPO:
Fecha de Revisión DIA MES AÑO
CUENTA: CODIGO:
No Corrientes MUEBLES Y ENSERES 1.2.2.1.06
Página: Aprobado por:
DESCRIPCION: Se registra el valor de los muebles de oficina adquiridos por la entidad para ser utilizados por la misma. Se encuentran sujetos a depreciación en 10 años. Se lleva registro de inventarios permanente clasificados por grupos homogéneos tomando en cuenta los años, meses, días a depreciarse en el periodo, siendo depreciación acumulada y el saldo de libros actualizando periódicamente
DEBITO
CRÉDITO
OBSERVACIÓN
- Por el valor de - Por el valor de costo - Se caracteriza por ser un activo fijo que adquisición de los activos. cuando se vendan o se deprecia de acuerdo con el tiempo de se den de baja. vida útil.
76
EJERCICIOS DEBITOS FECHA 31 Ene 2009
CÓDIGO
1.2.2.1.06 1.1.9.6.01 1.1.2.2.01 2.1.3.5.03
DESCRIPCIÓN
DEBE
Muebles y Enseres IVA Compras Bancos Ret. Fte por pagar V/compra de muebles Ofic.fact 786
HABER
500 60 542 18
CRÉDITOS FECHA 31 Ene 2009
CÓDIGO
1..2.2.1.03 5.2.1.1.04 1.2.2.1.06
DESCRIPCIÓN
DEBE
Deprec. Acum Muebles y Enseres Pérdida por baja de Muebles y Enseres Muebles y Ensere V/ Baja de Muebles de Ofic. en mal estado
HABER
130 20
CONTROL INTERNO DE MUEBLES Y ENSERES 1. 2. 3. 4. 5.
Es necesario la toma física periódica Se debe codificar a todos los bienes El ingreso de facturas a través del costo histórico La conciliación de saldos de inventarios con saldos contables La entrega mediante acta a usuarios custodios
EQUIPO DE OFICINA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO:
Activos
SUBGRUPO:
Fecha de Revisión DIA MES AÑO
CUENTA: CODIGO:
No Corrientes DEP. AC EQ/OFIC 1.2.2.3.03
77
Elaborado por: Página: Aprobado por:
150
DESCRIPCION: Registra el valor de depreciación de los activos fijos depreciables de acuerdo con las normas y porcentajes vigentes, esta cuenta registra valores de las provisiones destinadas a cubrir la pérdida del valor de los activos con efecto de desgaste producido por su utilización, funcionamiento y obsolescencia técnica, con excepción de terrenos.
DEBITO
CRÉDITO
OBSERVACIÓN
- Por el valor de ajuste Por el valor - Se caracteriza por ser una cuenta que por venta si es dado de acumulado de la indica el valor del desgaste del activo fijo baja. depreciación de y el valor real que se va actualizando. acuerdo con el uso
EJERCICIOS DEBITOS FECHA 31 Enero 2009
CÓDIGO
5.2.1.1.27 1.2..2.3.03
DESCRIPCIÓN
DEBE
Gto. Deprec. Equipo de Oficina Depr.Acu.Eq Of V/ Reg Deprec Eq de Oficina
HABER
60 60
CRÉDITOS FECHA 31 Enero 2009
CÓDIGO
1.2.2.3.03 1.2.2.1.03
DESCRIPCIÓN
Deprec.Acum Equipo de Oficina Equipo de Oficina V/ Baja de Equipo de oficina completamente depreciado en mal estado.
DEBE
HABER
60
CONTROL INTERNO DE DEPRECIACION ACUMULADA DE EQUIPO DE OFICINA 1. Abrir registro de cada activo fijo 2. Mediante el método de línea recta hacer sus cálculos. 3. Conciliación de valores con saldos contables.
78
60
PROVEEDORES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO:
Pasivos
Elaborado por:
SUBGRUPO:
Corrientes
Página:
Fecha de Revisión DIA MES AÑO
CUENTA: CODIGO:
PROVEEDORES 2.1.2.4
Aprobado por:
DESCRIPCION: Incluye todas las deudas con proveedores, tales como facturas y todo por pagar, por la compra de bienes o servicios recibidos no cancelados de contado.
DEBITO
- Por abono o la cancelación de valores adeudados con crédito a la cuenta de bancos.
CRÉDITO
OBSERVACIÓN
Por el valor adeudado de los servicios recibidos o de los bienes comprados con debito a las cuentas respectivas.
- Se caracteriza por el valor de los servicios recibidos o de los bienes comprados con debito a las cuentas respectivas.
EJERCICIOS DEBITOS FECHA 31 Enero 2009
CÓDIGO
5.2.1.1.41 1.1.9.6.01 2.1.2.4.54 2.1.3.5.04
DESCRIPCIÓN
Gto útiles de Oficina IVA Pagado Proveedores Ret Fte por Pagar V/ compra útiles de oficina fact 156
DEBE
HABER
200 24 200 24
CRÉDITOS FECHA 31 Enero 2009
CÓDIGO
2.1.2.4.54 1.1.2.2.01
DESCRIPCIÓN
Proveedores Bancos V/ baja de muebles de oficina en mal estado.
79
DEBE
HABER
176 176
CONTROL INTERNO DE PROVEEDORES 1. 2. 3. 4. 5.
La adquisición en base de ofertas calificadas Se requiere base de datos de proveedores Es necesario el comité de adquisición calificada oferta Debe existir condiciones de compra – venta Tener mínimo tres proformas CAPITAL PAGADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO:
Patrimonio
SUBGRUPO:
Fecha de Revisión DIA MES AÑO
CUENTA: CODIGO:
Capital Social CAPITAL PAGADO 3.1.01
Elaborado por: Página: Aprobado por:
DESCRIPCION: Es el que ha sido efectivamente cubierto por los dueños en la forma establecida en el contrato social o en una reforma de estatutos, en base al cual los propietarios podrán ejercer sus derechos . DEBITO CRÉDITO OBSERVACIÓN - Por devoluciones de - Cuando se inicia la - Se caracteriza por ser la base el Capital. compañía se registra el primer aporte de los socios de una capital de acuerdo con el empresa, a medida que pasa el tiempo paquete accionario. se puede ir incrementando con base de sus utilidades y otros - Por liquidación de la - Por aumentos de capital empresa luego de cumplir con los reglamentos legales -
EJERCICIOS DEBITOS FECHA 31 Enero 2009
CÓDIGO
1.1.2.2.01 3.1.01
DESCRIPCIÓN
Bancos Capital Pagado (Nombre/propietari) V/ para registrar capital pagado
80
DEBE
HABER
900 900
CRÉDITOS FECHA
CÓDIGO
31 Enero 2009
DESCRIPCIÓN
3.1.01 1.1.2.2.01
DEBE
Capital Pagado
HABER
900
Bancos V/ registra la devolución del capital
900
CONTROL INTERNO DE CAPITAL PAGADO 1. La entrega de aportaciones documentadas que avalice su tendencia y posesión 2. Hacer conciliaciones de saldos contables 3. Acciones transferibles entre socios 4. Tener el número de aportaciones pagadas.
INGRESOS POR VENTAS
Elaborado por:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO:
Ingresos
SUBGRUPO:
Fecha de Revisión DIA MES AÑO
CUENTA: CODIGO:
Página: Operaciones INGRESOS POR Aprobado VENTAS por: 4.1.1
DESCRIPCION: En esta cuenta se registra todos los expendios o ventas de mercaderías, sean estas al contado o a crédito y las devoluciones en ventas a precio de venta.
DEBITO
CRÉDITO
OBSERVACIÓN
- Por neto de la cuenta al - Por emisión de Se caracteriza por ser una cuenta de cierre del ejercicio facturas a clientes. ingresos, que al final del periodo de la económico. cierra con todas las cuentas de rentas quedan en cero cada una de ellas.
81
DEBITOS FECHA
CÓDIGO
31 Enero 2009
2.4.01.44 1.1.9.6.03 4.1.1 2.1.3.5.01
DESCRIPCIÓN
DEBE
Proveedores Anticipo Impto a la Renta Ing por Ventas IVA en Ventas V/ reg de comisiones ganadas
HABER
433.60 14.40 400 48
CRÉDITOS FECHA 31 Enero 2009
CÓDIGO
4.1.01 5.1.1 4.2.1
DESCRIPCIÓN
DEBE
Ingresos por Ventas Costo de Ventas Utilidad en Ventas V/ para cerrar las cuentas de ingresos y gastos y determinar la utilidad del ejercicio
HABER
600 400 200
CONTROL INTERNO DE INGRESOS POR VENTAS 1. 2. 3. 4. 5.
Realizar comprobantes de ingreso de caja Control de Ventas a Crédito Control de ingresos con depósito Tener un control a través de registros individualizados Elaborar y llevar un registro de Facturas
GASTO SUELDO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO:
Gastos
SUBGRUPO:
Fecha de Revisión DIA MES AÑO
CUENTA: CODIGO:
Operacionales GASTO SUELDO 5.2.1.1.04
82
Elaborado por: Página: Aprobado por:
DESCRIPCION: Los gastos se clasifican en operacionales y no operacionales, siendo loa egresos los que incurren en la empresa para cumplir con su actividad principal; los no operacionales son los egresos que no se relacionan en forma directa con la actividad de la empresa, tales como intereses o pérdida en venta de los activos fijos
DEBITO
CRÉDITO
- Al registrar el gasto
OBSERVACIÓN
- Por cierre del - Se caracteriza por ser una cuenta de ejercicio económico. gasto y por ende siempre van en debe y va al haber únicamente cuando se cierra el Periodo
EJERCICIOS DEBITOS FECHA 31 Enero 2009
CÓDIGO
5.2.1.1.04 5.2.1.1.10 1.1.2.2.02 2.1.3.2.03
DESCRIPCIÓN
Gto. Sueldos Gto. Aporte Patronal Bancos IESS por Pagar V/ reg pago sueldos
DEBE
HABER
700 150 635.55 21,45
CRÉDITOS FECHA 31 Enero 2009
CÓDIGO
4.1.1 5.2.1.1.04 3.1.03
DESCRIPCIÓN
Ingresos por Ventas Gasto Sueldos Utilidad/Ejercicio V/ para cerrar ingresos y egresos determinando la utilidad
CONTROL INTERNO DE GASTOS SUELDOS 1. 2. 3. 4.
Hacer pagos hasta el día 5 del mes siguiente Los pagos deben ser a través de rol mensual Previa autorización de la Gerencia Cálculo aplicando el salario unificado
83
DEBE
HABER
900 700 200
4.6.3 Procedimientos y Formularios
FORMULARIOS DE CONTROL DE LAS COMPRAS
Los formularios a de ser utilizados en las compras por la empresa Tecompartes deben tener un mejor control en cuanto a:
Selección adecuada de los proveedores Pedidos Comprobación de precios Pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada de la mercadería.
A continuación se encuentran los formularios:
Nota de Pedido Compras ( Anexo 2 ) Orden de compra ( Anexo 3 ) Medidas de control interno para compras
El valor de las facturas debe corresponder a los precios cotizados según las órdenes de compra. Las cantidades recibidas deben ser igual a las solicitadas Todas las compras deberán estar debidamente respaldadas con los documentos Controlar si el pedido de compra ha cumplido su seguimiento hasta la adquisición del mismo Revisar y controlar que la factura del proveedor cumpla con los requisitos legales para que sea contablemente aceptada y se proceda a la autorización del pago.
84
PROCEDIMIENTO DE VENTAS AL DETALLE Y AL POR MAYOR
Este proceso permitirá determinar los responsables y actividades que se deben desarrollar para efectuar las ventas
FORMULARIOS
DE
CONTROL
A
UTILIZARSE
EN
PROCEDIMIENTO DE VENTAS
Los formularios que la empresa debe utilizarse para tener un mejor control de la gestión de ventas son los que a continuación se muestran:
Medidas de Control Interno para las Ventas
Se procederá a facturar a crédito unicamente a clientes que se encuentran calificados y autorizados por el Supervisor de ventas En caso de quejas y reclamos de clientes se anotará en el Registro de Quejas y Reclamos de clientes y se da el seguimiento respectivo inmediato, luego se procede a formular acciones correctivas de acuerdo con la situación. En los puntos de venta se acepta la devolución cuando el producto no cumple con los requerimientos del cliente respaldándose con la Nota de Crédito. El vendedor para realizar las promociones deberá coordinar con el Gerente procediendo con las actividades del mercado de acuerdo con un Plan de Marketing establecido. El Gerente realizará estudios de mercado para reactivar la comercialización, lanzamiento de nuevos productos y para la apertura de nuevos puntos de venta. El responsable de ventas al por mayor deben llevar consigo lista actualizadas de precio y catálogos.
85
El responsable de ventas al por mayor debe conocer el stock de productos para la oferta y la negociación por volumen y formas de pago. Una vez realizada la entrega-recepción del producto a entera satisfacción del cliente, la factura, la nota de entregarecepción o la transferencia deben ser firmadas por la persona que recibe. El monto de las ventas depende de las siguientes garantías presentadas y de la solvencia empresarial demostrada.
PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE INVENTARIOS
Se elabora el procedimiento donde se detallan las actividades que se llevan a cabo para el manejo de inventario específicamente en cuanto al ingreso de productos a la bodega.
El ingreso de productos puede darse por:
Compra de productos Devolución de productos por inconformidad (ventas) PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE INVENTARIOS A BODEGA
El
responsable
de
Bodega-despachador
recepta
las
mercaderías en base a la Orden de compra y la factura que proporcionada por el proveedor (verificará precio, cantidad y estado de los productos) Entrega documentos anteriores proceden a entregar a contabilidad de la siguiente forma: Copia 1: Archiva con la documentación Copia 2: Entrega al responsable de Bodega estado de los productos)
86
El bodeguero despachador procede a perchar el producto en la bodega
PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE INVENTARIOS (Egreso)
Este procedimiento identifica las actividades que tienen que ver con el manejo de inventarios en cuanto se refiere a su egreso, ya sea a través de la bodega de la empresa. El egreso de los inventarios se puede dar por dos razones: Venta de productos al detalle y al por mayor Devolución de Productos (clientes) Medidas de Control para el Manejo de Inventarios
Un control de inventarios permite:
Evitar
cumplir
pérdidas
innecesarias
por
deterioro
u
obsolescencia por exceso de material almacenado. Disponer de las existencias de mercaderías necesarias para cumplir con los requerimientos de los clientes. Reducir pérdida física de inventarios Las medidas de control a tomarse en consideración son las siguientes:
Todo producto adquirido deberá ingresar a la bodega. Ningún producto podrá ser vendido sin que antes el mismo haya sido ingresado al sistema de contabilidad En ventas al por mayor con contrato, el despacho de productos se realiza con notas de entrega-recepción Ningún producto es vendido o transferido sin los respectivos documentos legales
87
En el caso de los clientes internos, el producto será despachado con transferencias La devolución de un producto de venta al detalle únicamente podrá ser aceptado dentro del mismo día que se emitió la factura o nota de venta En la devolución de productos al por mayor, el cliente lo realizará al momento que el responsable vendedor proceda a entregar el producto. Llevar un control de productos caducados por cada proveedor Cada producto será ubicado de acuerdo con su línea Efectuar el inventario físico de productos en forma esporádica y el inventario global en forma semestral
FORMULARIOS DE CONTROL A UTILIZARSE
Los formularios de control de inventarios, que le permitirá a la empresa llevar un control de las mercaderías y disponer de insumos correctos para el ingreso de información al sistema de contabilidad son:
a) Registro de productos caducados ( Anexo 10 ) b) Nota de Pedido de Ventas ( Anexo 5 ) c) Notas de crédito. ( Anexo 6 )
88
CAPÍTULO V 5.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1
CONCLUSIONES
La empresa de Tecompartes no tiene un manual de Contabilidad de acuerdo con la Ley de Régimen Tributario y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. En la empresa no existe división de funciones. Hace falta la efectividad de controles basados en la integridad del personal dentro de las normas y conductas del compromiso ético, destrezas y competencia de cada uno de los emplea dos. Se ha detectado la necesidad de crear documentos que faciliten controles y cruces de información para definir procesos que a través de flujogramas, facilitan la información y cuadros de descripción de funciones y reportes.
5.2
RECOMENDACIONES
Se recomienda poner en práctica la propuesta de tener un Manual de Contabilidad que le permitirá contar con información contable con procesos estandarizados y sobretodo incorporando controles que requieren constante monitoreo y actualización. Se requiere asignar funciones específicas a cada miembro de la empresa de acuerdo con la propuesta para distinguir los procesos contables. En la empresa el personal debe mantener actualizadas las políticas
y
procedimientos
que
garantice
el
perfecto
cumplimiento de estándares de calidad en los controles de 89
procesos de la empresa y eficiencia en la contabilización de las operaciones. Capacitar y actualizar constantemente al personal que está involucrado en regulaciones fiscales, laborales y tributarias. Realizar reportes de cruce de información para controles que permitan detectar oportunamente las desviaciones que se presenten en un momento determinado de documentos y funciones.
90
ANEXOS
V
ANEXO N. 1
PLAN DE CUENTAS
VI
V
VI
VII
VIII
IX
X
ANEXO 2
NOTAS DE PEDIDO DE COMPRAS
XI
XII
ANEXO 3
ORDEN DE COMPRA
XIII
XIV
ANEXO 4
LISTA DE PROVEEDORES
XV
XVI
ANEXO 5
NOTA DE PEDIDO DE VENTAS
XVII
XVIII
ANEXO 6
NOTAS DE CREDITO
XIX
XX
ANEXO 7
NOTAS DE DEBITO
XXI
XXII
ANEXO 8
CONCILIACION BANCARIA
Conciliación Bancaria
XXIII
Periodo del
al
BANCO CUENTA Saldo según estado de Cuenta
xxxxx
(¨+) Depósito en Tránsito Depósito Depósito Depósito
xxxxx xxxxx xxxxx
xxxxx
( ´---) Cheque girados y no cobrados Cheque Cheque Cheque
xxxxx xxxxx xxxxx
xxxxx
SALDO CONCILIADO BANCOS AL
xxxxx
Saldo en Libros ( `+) Notas de Crédito xxxxx xxxxx
xxxxx xxxxx
xxxxx
( `+) Notas de Debito xxxxx xxxxx
xxxxx xxxxx
xxxxx
SALDO CONCILIADO LIBROS AL
FIRMA (Asistente)
xxxxx
FIRMA ( Gerente)
FIRMA ( Contador)
XXIV
ANEXO 9
ARQUEO DE CAJA
TECOMPARTES CIA. LTDA. ARQUEO DE CAJA FECHA: ENCARGADO: MONTO ASIGNADO: ULTIMO REEMBOLSO: HORA DE INICIO: HORA DE CONCLUSION
XXV
REALIZADO POR: DOCUMENTACIÓN EXISTENTE EN CAJA Fecha Concepto Beneficiario Documento de Respaldo
Valor
TOTAL DOCUMENTOS EXISTENTE EN CAJA
MONEDAS Unidades 0.01 0.05 0.10 0.25 0.50 1.00 TOTAL MONEDAS
BILLETES Unidades 1 5 10 20 50 TOTAL BILLETES
CUADRE EN EFECTIVO Total Observaciones
Total
Observaciones
Total
Total
RESUMEN: Total Efectivo ( Documentos, monedas, Billetes ) Valor en Libros Diferencia Observaciones: Los fondos fueron en mi presencia y me fueron devueltos al culminar el arqueo ENCARGADO DE CAJA CHICA
XXVI
ENCARGADO DE ARQUEO
XXVII
ANEXO 10
REGISTRO DE PRODUCTOS CADUCADOS
TECOMPARTES CIA. LTDA. REGISTRO DE PRODUCTOS CADUCADOS Fecha: Cliente Producto
Cantidad
Valor
XXVIII
Observaciones
Elaborado por
Aprobado por
XXIX
ANEXO 11
DOCUMENTOS
REALES DE DE TECOMPARTES CIA. LTDA.
XXX
XXXI
XXXII
XXXIII
XXXIV
XXXV
XXXVI
XXXVII
BIBLIOGRAFÍA
BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, Séptima Edición, 2007, Quito - Ecuador BLANCO LUNA, Yanel. Normas Nacionales e Internacionales de
Contabilidad 2004. Instituto Nacional de Contadores
Públicos de Colombia, Bogotá D.C. 2004 CUÉLLAR
MEJÍA,
Guillermo
Adolfo.
Fundamentos
de
Contabilidad Financiera. Un Enfoque Internacional Ciberlibro 2005. www.ucauca.edu.co/~gcuellar MALHOTRA,
Naresh. Investigación de Mercados. Ed.
Pearson Educación, México, S.A., Cuarta Edición. México, 2004 DÍAZ MORENO, Hernando. Contabilidad General. Enfoque Práctico con aplicaciones informáticas – 1° de- Bog otá D.C. Pearson Educación de Colombia Ltda. Prentice Hall: 2001 ZAPATA SÁNCHEZ, Pedro, Contabilidad General, Séptima Edición, Quito – Ecuador Servicio de Rentas Internas, www.sri.gov.ec. Internet : www.google.com. MORENO,
Joaquin,
Contabilidad
intermédia,
Edición, Editorial Continental, México 2002.
XXXVIII
Segunda