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VEEDURIA DISTRITAL

Al contestar cite estos datos Radicado No.' '20151000000024" , 111111111111 11 Fecha: 14-01-2015

CIRCULAR No. 002 PARA:

SECRETARIOS Y SECRETARIAS DE DESPACHO, ALCALDES Y ALCALDESAS LOCALES Y ENTIDADES DISTRITALES CON REPRESENTACiÓN EN LAS LOCALIDADES

DE:

VEEDORA

ASUNTO:

METODOLOGIA y CRONOGRAMA PARA EL PROCESO DE RENDICiÓN PÚBLICA DE CUENTAS EN LAS LOCALIDADES CON LA HERRAMIENTA DE VERIFICACiÓN DEL ESTÁNDAR INTERNACIONAL ISO 18091:2014 (ANTES ISO/IWA 4) PARA LA VIGENCIA 2014

FECHA:

Bogotá,

DISTRITAL

y SECRETARIA

DE GOBIERNO

D.C., 15 de enero de 2015 I

! La Veedurla, la Secretaria de Gobierno y la Administración Distrital comparten el propósito de aportar a la construcción y permanencia de un espacio de diálogo entre la administración y la ciudadanla, que propicie un mejor conocimiento de los avances y limitaciones en la gestión distrital generando una retroalimentación más eficaz, y materializando las posibilidades de una participación más incidente. Se trata de un espacio que le permita a la Administración y a la ciudadanla identificar el nivel de impacto de la gestión realizada, explorar vacíos y obstáculos e indagar sobre los aciertos, las preocupaciones y requerimientos, con el fin de evaluar, optimizar y renovar las decisiones para asegurar la calidad, oportunidad y cobertura en la atención de las necesidades y en el ejercicio de ios derechos ciudadanos. Para ello están comprometidas con el establecimiento de procesos permanentes y sistemáticos de rendición - petición de cuentas que contribuyan a fortaiecer una cultura de la transparencia, el cuidado de lo público y el buen gobierno. En ese contexto, el articulo 38 del Plan de Desarrollo Bogotá Humana 2012-2016 (Acuerdo 489 de 2012) establece el Programa de Transparencia, probidad, lucha contra la corrupción y el control social efectivo e incluyente que tiene como objetivo promover un cambio cultural de rechazo a la corrupción y de corresponsabilidad en la construcción de probidad y defensa de lo público, donde el gobierno distrital, las localidades, los entes de control, los servidores públicos, los contratistas, los interventores, el sector privado, las organizaciones sociales, los medios de comunicación y la cíudadanla, apliquen normas y comportamientos que favorezcan la probidad y la cultura de la legalidad. El programa se desarrolla a través de 3 proyectos prioritarios: 1/8

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VEEDURIA DISTRITAL 1. 2. 3.

Fortalecimiento de la capacidad institucional para identificar, ;¡revenir y resolver problemas de corrupción e idenllficar oportunidades de probidad; Bogotá promueve el control social para el cuidado de lo pDblico y lo articula al control preventivo; Promoción de la cultura ciudadana y de la legalidad, viendo por Bogotá.

En el marco del proyecto "Bogotá promueve el control social para el cuidado de lo público y lo articula al control preventivo" con la implementación de un Sistema Permanente de Petición y Rendición Pública de Cuentas (SRPC) que a partir de espacios de diálogo sistemático y calificado se busca contribuir a fortalecer instituciones y ciudadanos más confiables y comprometidos con el cuidado de lo público. En ese contexto y en cumplimiento de sus funciones de control preventivo, de lo establecido en la normatividad vigente, del Acuerdo 380 de 2009 y de las circulares 06 de 2013 y 05 de 2014, la Veedurla Distrital, con el apoyo de la Secretaria de Gobierno, viene implementando el proceso permanente de rendición y petición de cuentas (Proceso de RPC) con la herramienta de verificación del Estándar Internacional ISO 18091:2014 (antes ISO/IVVA 4). Actualmente participan activamente 20 Observatorios Locales que articulan más de 106 organizaciones, asociaciones, comités, colectivos, JAC, academia, entre otros y los Gobiernos Locales que han materializado más de 115 sesiones con Consejos Locales de Gobierno, 20 Audiencias Públicas en 2014, cerrando en el último trimestre con mesas de pactos en 15 localidades para la verificación de la vigencia 2014. Se suman al proceso permanente de RPC 10 Veedurias Especializadas que la Veeduria Distrital viene acompañando y que se han articulado a los Observatorios Ciudadanos y/o a la revisión de la herramienta de verificación. 1.

Ruta del proceso

A continuación del 2015. a)

y metodología

se presenta la ruta, la metodologia

Reinducción/Sensibilizaclón

y el cronograma

a los Gobiernos

general del Proceso de RPC

locales y Observatorios

Ciudadanos.

Capacitación a los referentes de participación y servidores públicos de cada una de las entidades en el enfoque del Estándar Internacional ISO 18091:2014, las herramientas de verificación, los pasos del proceso, los documentos asociados, los roles, las responsabilidades de los diferentes actores, los productos y resultados esperados'. Este paso se ha venido desarrollando desde el 2013, sin embargo es importante la actualización en el mes de enero y febrero a los actores que han estado vinculados y la sensibilización cualificación de nuevos servidores públicos y miembros de los Observatorios Ciudadanos. La sensibilización y cualificación se mantendrá durante todo el año en la perspectiva de fortalecer los conocimientos en los temas ya señalados, incorporando otros como el aplicativo móvil y la página WEB www.viendoporbogotá.gov.co, el

1

1

Para las localidades que haya lugar se realizará también un análisis comparativo de lecciones aprendidas

frente a la Rendición

Petición

de Cuentas

de la vigencia

anterior

es decir 2013,

con el fin de cualificar

y

elevar

el nivel del ejercicio para la vigencia 2014. 2 Adicionalmente

se tendrá

en cuenta el contexto

local que haya sido incorpor?do

en las herramientas

locales

2/8

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VEEDURIA DISTRITAL diseño de nuevos proceso. b)

subindicadores,

entre otros temas, que se identifiquen

relevantes

para el

Mesas de pactos: en las localidades de Santa Fe, Bosa, Engativa Kennedy, y Teusaquillo se llevaran a cabo entre la última semana de enero y la primera semana de febrero.

Da inicio a los dialogos públicos en el marco de la rendición y petición de cuentas. Se realiza entre el Observatorio Ciudadano y el Gobierno Local como parte de la construcción de un lenguaje común y tiene como propósito acordar qué evidencias seran solicitadas para verificar los subindicadores de la herramienta local para la vigencia 2014. El rol de la Veedurla Distrital es de arbitro para garantizar que la mesa se desarrolle respetando la metodologla y las reglas del juego. Cronograma

y actividades

Actividades

para las Mesas de Pactos

Fechas

principélles

Responsables Secretaria

•

Convocatoria

públicos

A partir de enero 16

•

Acuerdos con la admini5traci6n Local para la definición del lugar y los temas

A partir de enero 16

•

a los servijores

operativos y loglsticos. Lista de chequeo de requisitos para la realización de las mesas y preparación

• 1. 2. 3. 4.

de los materiales. Realización de Mesas de Pactos. Agenda: Apertura de las mesas de pactos por parte del Observatorio Ciudadano. Palabras del Alcalde (sa) Local/Gobierno Local Socialización de reglas del juego Lectura y firma de los criterios de verificación,

5.

glosario de términos.

Lectura de los sub-indicadores, acuerdos y observaciones

frente a

cada sub-indicador y firma de pactos, de evidencias por las tres partes y definición de acuerdos para entrega de las mismas. (Observatorio Ciudadano,

Gobierno Local y árbitro: Veeduria 6.

Distrital. Concertación

7.

Cierre

' fecha para la realización

Una semana antes de la realización de las mesas.

de Gobierno

Administración Local Alcalde(sa} Local Alcalde(sa} Local Veeduria

Distrital

Veeduría

Distrital

Santafé: última semana de enero

Basa:

última

semana

de enero,

Kennedy: enero

Observatorio Ciudadano 23 y 24 de

Engalivá: 2 y 4 de

Secretaria

de Gobierno

Alcalde(sa) Local Administración Local/Distrilal Arbitraje: Veeduria Distrital

febrero Teusaquillo: primera semana de febrero.

de Mesas de Verificación".

*Entreca de evidencias

!

máximo durante el mes siguiente

con miras a las Mesas de verificación.

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VEEDURIA DISTRITAL El documento firmado en original (Observatorios Ciudadanos) y dos (2) copias (Gobierno Local y la Veedurla Distrital) representa el mutuo acuerdo entre las partes pala realizar la Verificación con base en las gulas para responder y evidencias que señala el sub-indicador, atendiendo los criterios de verificación y conviniendo la asignación de la instancia responsable y corresponsable para la exposición y entrega de evidencias. Asl mismo, la instancia responsable (competente) del Gobierno Local notificará a las instancias corresponsables (incumbentes) sobre la información requerida para las Mesas de Verificación y los tiempos de entrega al 'observatorio Ciudadano, que se espera sean enviadas máximo durante el mes siguiente a las mesas de pactos de manera que el Observatorio pueda hacer un análisis y dictamen preliminar con miras a las Mesas de Verificación. cl

Mesas de verificación: se llevará a cabo en las 20 Localidades entre de enero y hasta la última de febrero.

la tercera semana

Se realiza entre el Observatorio Ciudadano y el Gobierno Local. El propósito de esta mesa es constatar (verificar) que el Gobierno Local aporte las evidencias acordadas en las mesas de pactos y dictaminar el estado de cada subindicadores, teniendo en cuenta las preguntas parámetro. De acuerdo con las evidencias entregadas los miembros del Observatorio Ciudadano pueden dictaminar el subindicadores en rojo, amarillo o verde de acuerdo con los siguientes criterios: -Verde: mlnimo aceptable -Amarillo: por debajo del minimo - Rojo: Inaceptable El sistema de diagnóstico presenta los resultados de forma semaforizada, lo que permite a la ciudadanla y al gobierno identificar las acciones que se están realizando, las que requieren mejora y las que no cumplen con un nivel "mínimo aceptable"; esto, lo convierte en un instrumento para una mejor la toma de decisiones sobre los asuntos públicos. El dictamen del indicador depende del subindicador con resultado más bajo de aquellos que lo componen y los rojos, amarillos y verdes representan un dictamen sobre el estado de las acciones de gobierno en un contexto territorial determinado, independientemente de quien tiene la competencia sobre el mismo. El rol de la Veedurla es de árbitro para garantizar que la mesa se desarrolle respetando la metodología y las reglas del juego. Concluido el ejercicio de verificación, el Observatorio Ciudadano compila los resultados y elabora un informe final con observaciones y recomendaciones. Importante precisar que en las mesas de pactos realizadas durante 2014 en 15 localidades, se acordó que las evidencias se entregarla n de manera previa a la realización de las mesas de verificación para que el Observatorio pueda hacer un análisis y dictamen preliminar. En ese contexto la dinámica de las mesas de verificación podrá tener variaciones según se hayan entregado las evidencias completas, de forma parcial o que no se hayan entregado.

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VEEDURIA DISTRITAL Actividades principales

Fechas

Responsables

,

Entrega de evidencias pactadas en 2014

Enero-febrero (maxlmo 17 de febrero)

,

Convocatoria

A partir de enero 16

,

Acuerdos con la Administración

A partir de enero 16

Alcalde Local Veeduria Distrital

,

la definici6n del lugar y los temas operativos v loaisticos. Lista de chequea de requisitos para la realización de las mesas y preparación de los materiales.

Una semana antes de la realización de las mesas.

Veeduria Distrital

Realización

-Sumapaz: 17 al 20 -Usme: 20 al 24 -San Crist6bal: 23 y 24 -Rafael Uribe Uribe: 26 al 30

Administraci6n Distrital/ Local/ Alcaldelsal Local Secretaria

,

a los servidores públicos

de Gobierno

Administración

Local/Distrital Alcalde!sal Local

Local para

Enero de Mesas de Verificación

Agenda: 1. Apertura de las mesas de verificación por parte del Observatorio Ciudadano. 2. Palabras del Alcalde (sa) Local/Gobierno Local 3. Socializaci6n de reglas del juego. 4. Fírma de los criterios de verificación y

-Tunjuelito: 4- semana. -Mártires: 4- semana

glosario de términos 5. Lectura del sub.indicador a verificar y solicitud de evidencias por pa.rte del

Febrero -Candelaria:

Observatorio Ciudadano. 6. Presentación

de recomendaciones/sugerencias por parte del observatorio ciudadano, y dictamen de sub. indicadores en rojos/amarillos/verdes 7. Firma de los formatos de verificación dictaminados, por las tres partes

(observatorio ciudadano, gobierno local y arbitro: Veeduria Distrital).

-Antonio Nariño: 27 de enero

-Fontib6n: 3' semana -Suba: 3. semana

Observatorio Ciudadano Secretaria

de Gobierno

Alcalde(sa) Local Administración

l'

-Ciudad Bolivar: 2 al 6 -Puente Aranda: 4, 5 Y 6 -Chapinero: 2.1 semana

Local/Distrital Arbitraje: Veeduría

Distrital

-Santafé: 2' semana -Barrios Unidos: 2" semana -Basa: 2" semana -Usaquén: 3' semana

Engativa: 3' de febrero (por confirmar)

-Kennedy: 27 y 28

8. Cierre

.Teusaauillo:

4" semana

• Se define la dinamica en funci6n del balance de entrena nrevia de evidencias

d)

Elaboración

de infor:mes locales y presentación

a los Gobiernos

Locales

El informe final de verificación es el documento resultante del ejercicio de verificación que construye el Observatorio Ciudadano y que en un ambiente de diálogo presenta al Gobierno Local con sugerencias y recomendaciones. Con base en este informe el Gobierno Local debe preparar un plan, cuyo formato es entregado por la Veeduria, para el seguimiento que es la base para dar continuidad al proceso permanente de petición/rendición de cuentas. 5/8

•

VEEDURIA OISTRITAL e)

Realización cronograma

de Audiencias general.

Públicas

de Rendición

de Cuentas

en las localidades

y

Las Audiencias Públicas en las localidades se realizarán el sábado 28 de marzo de 8:00 a 12:00 m. En las Audiencias Públicas de Rendición/Petición de Cuentas el Gobierno, el Observatorio Ciudadano y la ciudadania en general comparten, contrastan y dialogan acerca de los resultados de las acciones de gobierno en los territorios y los desafios que enfrentan, generando circulas virtuosos de interacción que contribuyan a fortalecer la transparencia, la confianza y el sentido de corresponsabilidad en el cuidado de lo público. f)

Elaboración seguimiento,

del Plan de seguimiento

a los resultados

de la verificación

y sesiones

de

A partir de la presentación de los resultados de la verificación por parte del Observatorio Ciudadano en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas y en el término de un mes, el Gobierno Local debe presentar al Observatorio Ciudadano un plan (en formato entregado por la Veeduria Distrital) donde se especifiquen las acciones que se van a tomar para pasar los rojos y amarillos a verdes y atender las observaciones y recomendaciones hechas por los Observatorios Ciudadanos. Con la entrega del Plan se pactan las sesiones periódicas de seguimiento a partir del mes de abril fortaleciendo así los espacios de diálogo y la rendición y petición de cuentas permanente. A continuación se presenta el cronograma general para el proceso de RPC y la realización de las Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas 2015:

Actividades

•

•

Fecha/2015

Publicación de la circular con el lineamiento metodológico y cronograma del proceso de

RPC y realización de las Audiencias Públicas 2014 Difusión del lineamiento metodológico y cronograma del proceso de RPC y de la

15 de enero

realización de las Audiencias Públicas 2014 en

20 enero al 27

páginas WEB y diferentes canales y medios de

marzo

Realización

de Mesas de Pactos y Verificación

•

de Gobierno

Alcalde (sa) Local. Administración Distrital/Local Veeduria

Distrital

Observatorio Ciudadano Secretaria de Gobierno enero/febrero

Alcalde(sa) Local Administración Local/Dislrilal Arbilraie: Veeduria Distrital

Ciudadanos

enero/febrero

Administración

Elaboración de Informes de verificación

febrero/marzo

en las Localidades

•

Veeduria Distrital Secretaria

Secretaria de Gobierno

comunicación.

•

Responsables

Entrega de evidencias a los Observatorios

Distritalllocal

Alcaldes (as) Locales Observatorios Ciudadanos! Veeduria Distrital

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VEEDURIA DISTRITAL •

Presentación ¡nfannes de verificación al Gobiernos Locales

Preparación de los aspectos operativos y logísticos para Públicas (apertura la realización de las Audiencias canales de información para la ciudadanía, difusión proceso, loglstica, auditorio, sonido, ayudas visuales, formatos para preguntas, formato evaluación audiencias públicas que será entregado por la Veeduria Distrital, intérprete para lenoua de señas, etc,) Publicación y difusión de los informes de resultados y de la Gestión Contractual y Administrativa en el Sistema Distrital de Información y en las páginas WEB de las entidades dislrilales (10 dias hábiles antes de la fecha prevista para la realización de la Audiencia Pública) seoún Acuerdo Distrital 380 de 2009\ los Observatorios Publicación del informe de Ciudadanos, el cual deberá ser divulgado ampliamente en páoinas WEB de la Alcaldia v de la Veeduria Distrital Realización de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, Agenda: 1. Himnos y presentación de la agenda 2, Presentación del infonme de Resultados y de la Gestión Contractual y A~mjnistrativa a cargo del Alcalde Local 3. Presentación del informe de verificación, a cargo del Observatorio Ciudadano (minimo 30 minutos) 4, Preguntaslintervención de la ciudadanía y Local, la respuestas por parte del Alcalde Administración y/o el Observatorio Ciudadano. 5. Cierre y conclusiones Seguimiento a preguntas que no se resuelvan durante la I Audiencia Pública,

febrero/marzo

15 febrero 27 de marzo

14 de marzo

g de Marzo

28 de marzo

30 de marzo al 15 de abril

, Elaboración de los planes para el seguimiento : Seguimiento

al Plan de la verificación

Abril/mayo Sesiones periódicas acordadas con los Observatorios Ciudadanos

Gobierno Local/Consejo Local de Gobierno Alcalde(sa} Local. Observatorios Ciudadanos Veeduria Distrital.

Secretaria de Gobierno Alcalde(sa) Local. Veeduria Distrital

Alcalde(sa) Local. Veeduría Distrital. Alcalde(sa) local. Veeduria Distrital/Portal Mas Ciudadania

Alcalde(sa} Local. Administración DistritallLocal Veeduría Distrital.

Veeduria Distrital

Alcalde(sa)Local/ Administración Distrital/Local Administración DistritallLocal Alcalde Local Observatorios Ciudadanos Veeduria Dislrital

7/8

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VEEDURIA DISTRITAL El equipo de la Veeduria estará atento a las inquietudes técnicas que sobre el proceso de verificación ciudadana se generen en las localidades, asl como a la definición de metodologías participativas durante la realización de la audiencia que efectivamente estimulen un diálogo ciudadano, para lo cual se puede poner en contacto con:

Nombre Amanda Sofía Polanco

Correo electrónico rendiciondecuentasbogota20 veed uriadistrital. gov. co

15@

Dennis Morales

Celular/fiio 3118534402 3407666 Ex!. 518 3114546698 3407666 Ex!. 518

Cordial saludo,

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ADRIANA CÓRDOBA ÁLVA~ VEEDORA DISTRITAL

UESTA NOVOA SUBSECRETARI DE ASUNTOS LOCALES SECRETARIA DE GOBIERNO

Aprobó:

Alexandra Rodriguez del Gallego

Revisó:

Maria Carolina Valenoa

Elaboró:

Marta lUCIa de la Cruz Federici

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