Vicegerencia de Recursos Humanos y Organización (Personal de Administración
y Servicios)
INSTRUCCJONES de CONTROL HORARIO (l'eliso,nal
de Administfadó» y ServldQs)
Las presentes instrucciones tienen por objeto facilitar a los trabajadores información rápida y útil que permita una correcta interpretación y un adecuado cumplimiento de la normativa en materia de calendario laboral, jornada y horario. Se utiliza el término fichaje como sinónimo de marcaje, ambos términos definen una incidencia de una persona en una fecha y hora determinada, realizada desde los lectores habilitados. El personal de administración y servicios podrá visualizar sus fichajes en cualquier ordenador con conexión a internet desde la web http://www.uam.es. a través del apartado INTRANET. Tal y como se indica en la Instrucción de la Gerencia de la Universidad Autónoma de Madrid, de fecha 17 de julio de 2008, por la que se regulan aspectos de la jornada laboral y se establecen las normas de funcionamiento de Control de Presencia, la responsabilidad directa del cumplimiento de la jornada y del horario de trabajo corresponde a cada uno de los empleados, estando obligados a la utilización correcta de los medios existentes para el control de asistencia y puntualidad, así como a registrar la entrada y salida al iniciar y terminar su jornada laboral respectivamente. Los responsables de las diferentes unidades y servicios se encargarán de la supervisión del cumplimiento de la jornada y horario del personal a su cargo, así como del control de las diferentes causas de inasistencia al trabajo.
¿Dónde se ficha?:
En cualquier reloj del campus
Cada trabajador está autorizado a fichar en el reloj del edificio donde esté ubicado su puesto de trabajo, excepto aquellos que, por necesidades del servicio, tengan autorización para fichar en diferente edificio. Si no se está autorizado para fichar en ese reloj aparecerá un mensaje en el display del mismo que indicará la incidencia que se ha producido y no constará en el sistema dicho fichaje. y con objeto de verificar el perfecto funcionamiento de los relojes, tarjetas y recepción de datos de presencia y por un período máximo de tres meses desde la puesta en marcha del fichaje se podrá fichar indistintamente en cualquiera de los centros de la Universidad que dispongan del terminal. Transitoriamente
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En el Anexo I a estas instrucciones se acompaña un mapa con la distribución de los terminales en los diferentes centros de la Universidad. Podrá consultarla con más detalle en la siguiente dirección web: http://www.uam.es/carne/reloies/
¿Con qué se ficha?
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~ Carné universitario o Tarjeta de fichar
Todo el PAS de la Universidad debe disponer de su carné universitario o tarjeta de fichar. El personal de nuevo ingreso lo solicitará obligatoriamente en el momento de de tomar posesión de la plaza o formalizar su contrato con la Universidad En tanto se expide el carné universitario o la tarjeta de fichar, por parte del Servicio de Personal de Administración y Servicios se facilitará al trabajador una tarjeta provisional. Los casos de pérdida o cualquier otra causa que impida su utilización deberán comunicarse al jefe inmediato. Además, el trabajador solicitará de nuevo el carné universitario en la dirección http://www.uam.es/came/ y/o una tarjeta provisional en la dirección de correo -. electrónico
[email protected]. Las tarjetas provisionales deberán ser devueltas al Servicio de PAS en el momento en el que se entreguen los definitivos.
El personal de administración y servicios podrá utilizar para el fichaje una de estas dos opciones:
~y'J cualquiera Carné universitario - establecido en la Universidad y que se puede gestionar a través de de las Entidades Bancarias con las que la universidad tiene establecido el respectivo acuerdo. Aquellos empleados que todavía no la hayan solicitado podrán hacerlo siguiendo las instrucciones que aparecen en la dirección de Internet http://www.uam.es/carne/ ~
Tarjeta de Fichaje - para aquellos trabajadores que no dispongan del carné universitario la Vicegerencia de Recursos Humanos y Organización, les entregará una tarjeta de fichar en la que están grabados los datos correspondientes a su Nombre y Apellidos, ONI, colectivo al que pertenece, número de la tarjeta-empleado y el logotipo de la U.A.M. Estas tarjetas no podrán emplearse para utilización de ningún servicio universitario y por tanto, son para uso exclusivo del fichaje. Se recuerda que la tarjeta o el carné universitario es un documento personal e intransferible, quedando expresamente vrohibido el uso de tarietas o carnés aienos, pudiendo incurrir en responsabilidad disciplinario tanto el titular de la tarjeta o carné como el usuario.
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¿Cómo se ficha?
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Proximidad
o introduciendo la ficha en el reloj
Las tarjetas de fichar de las que dispone el Personal de Administración y Servicios de la Universidad están preparadas para realizar el marcaje mediante la introducción de la misma en el terminal instalado al efecto o mediante el sistema de proximidad (acercando la tarjeta al terminal). Sólo aquellos trabajadores que tengan la tarjeta emitida por Caja Madrid verán restringido esta doble posibilidad, debiendo utilizar la enunciada en primer lugar (introducción de la tarjeta en el espacio habilitado en el terminal).
Para que los fichajes de entrada y salida sean recogidos perfectamente por el sistema es necesario cumplir con las siguientes instrucciones: 1.- Tarietas con chip visible- Introducir la tarjeta con la parte impresa hacia arriba y esperar a que suene un pitido. Se deberá verificar que en el display del reloj aparece el mismo número que tiene grabada la tarjeta en la parte inferior izquierda. 2.-Tarietas con chiD de Droximidad (no visible) - se deberá acercar la tarjeta al lector de proximidad que se encuentra junto al reloj. Estas tarjetas también podrán ser utilizadas de la misma forma que se señala en el apartado anterior. 3.-Si no estuviera autorizado para fichar en ese reloj aparecerá el mensaje de Terminal no autorizado y no constará ese registro en el sistema de fichaje. En caso de cualquier anomalía en la misma se deberá poner en contacto con el Servicio de Personal de Administración y Servicios personalmente o mediante e-mail a la dirección
[email protected] t#"" •
El carne emitido por el Banco Santander debe ser activado por el Servicio de PAS para su correcto funcionamiento. El personal que disponga de esta modalidad de carné deberá personarse en el Servicio de Personal con antelación a su utilización.
¿Cuándo se ficha?
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De momento sólo la entrada y la salida
Todo el personal de administración y servicios tendrá la obligación de fijar a la entrada y salida del centro de trabajo. Los fichajes que se realicen en un día deben ser pares, es decir, siempre que exista una entrada de fichaje debe haber una salida. 3
¿Cuál es el horario? 1 - El personal de Administración y Servicios funcionario tiene el siguiente horario (Acuerdo Gerencia-Junta de Personal de octubre de 2004 y II Acuerdo sobre condiciones de trabajo de personal de administración y servicios funcionario de las UUPPMM): La jornada de trabajo que debe realizar en promedio semanal es de 35 horas, de lunes a viernes y con la distribución horaria diaria que a continuación se detalla:
a) Modalidad M: Obligada concurrencia: Jornada flexible:
de 9:00 a 14:30 horas, de lunes a jueves. de 9:00 a 14:00 horas, viernes y vísperas de festivo de 8:00 a 9:00, y de 14:30 a 19:00 horas.
b) Modalidad M2: Será la establecida con carácter general para la modalidad M con la realización de 2 tardes por semana de 16:00 a 18:00 horas de lunes a jueves c) Modalidad T: En atención a las necesidades del servicio podrán realizarse los siguientes turnos: A) Obligada concurrencia: de 15:00 a 21:00, de lunes a viernes. Jornada flexible: de 14:00 a 15:00 horas. B) Obligada concurrencia: de 14:00 a 20:00, de lunes a viernes. Jornada flexible: de 13:00 a 14:00 horas, y de 20:00 a 21:00. d) Modalidad T2: Será la establecida con carácter general para la modalidad T, con la realización de 2 mañanas a la semana de 12:00 a 14:00 horas, para la modalidad A, y de 11:00 a 13:00 para la modalidad B. e) Modalidad DH: El personal con jornada de disponibilidad horaria se ajustará a las instrucciones dictadas por Gerencia al efecto, debiendo realizar, en su caso, la actividad en jornada de mañana y tarde.
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II - El personal de Administración y Servicios laboral tiene el siguiente horario (I1 Convenio Colectivo del personal de administración y servicios laboral de las universidades Publicas de la Comunidad de Madrid y Acuerdo Gerencia-Comité de Empresa de 2008): La jornada de trabajo que debe realizar en promedio semanal es de 35 horas, de lunes a viernes y con la distribución horaria diaria que a continuación se detalla: Con carácter general, la realización de las jornadas del personal laboral se regirá por las siguientes normas (acuerdo Empresa aprobado Consejo de Gobierno de fecha 11 deentre julio Gerencia de 1994 yy Comité AcuerdodeGerencia-Comité de por Empresa de 2008):
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Jornada continuada (de mañana) Horas semanales: 35 horas
Horario fijo:
De 9:00 a 14.00 horas de lunes a viernes
Horario Flexible:
Entre las 8:00 y las 9:00 y las 14.00 y las 16:00 h.
Jornada continuada (de tarde) Horas semanales: 35 horas Horario fijo:
De 16:00 a 20:00 horas de lunes a viernes
Horario Flexible:
Entre las 14:00 y las 16:00 y las 20.00 y las 21:00 h.
Jornada partida (mañana y tarde) Horas semanales: 35 horas Horario fijo:
a) Mañana: de 9:00 a 14.00 horas de lunes a viernes b) Tardes: de 16:00 y las 17:00 horas de lunes a jueves
Horario Flexible:
a) Mañana: entre las 8:00 y las 9:00 y las 14.00 y las 15:00 h. b) Tardes: entre las 15:00 y las 16:00 y las 17:00 y las 20:00 h.
Jornada partida (tarde y mañana): Horas semanales: 35 horas Horario fijo:
a) Tarde: de 16:00 a 20:00 horas de lunes a viernes b) Mañana: de 12:00 a 14:00 horas de lunes a jueves
Horario Flexible:
a) Tarde: entre las 14:00 y las 15:00 y las 20:00 y las 21:00 h. b) Mañana: entre las 11:00 y las 12:00 y las 14:00 y las 15:00 h.
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NORMAS GENERALESDE LASJORNADAS 1) La parte principal del horario, llamado tiempo fijo o estable, será de 5 horas diarias, de obligado cumplimiento para todo el personal con jornada de mañana, entre las 9 y las 14 horas y, de 4 horas diarias, de obligado cumplimiento para todo el personal con jornada de tarde, entre las 16 y las 20 horas. 2) En los casos en que se parta la jornada es obligatorio realizar un descanso mínimo de 1 hora para la comida 3) Todos los trabajadores tendrán derecho a un descanso retribuido de treinta minutos durante la jornada de trabajo. Este descanso no podrá ser compensado económicamente ni acumulable para disfrute posterior y tendrá la consideración de jornada efectiva.
¿Cómo se computa de la jornada?
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El cómputo de horas de presencia se hará mensualmente. de forma que las horas no cumplidas (ausencias injustificadas), diarias o semanalmente podrán recuperarse dentro del mes natural.
De igual forma el saldo favorable de horas al final del mes no podrá utilizarse para el mes siguiente. Al final de mes todo el PAS deberá haber trabajado tantas horas como resulte del producto de 7 horas diarias por el número total de días laborales que tenga el mes, salvo aquellos días laborales con jornada reducida que serán computables a razón de 6 horas diarias, de acuerdo con lo establecido en el Calendario Laboral aprobado cada año.
Consultas de los marcajes y del tiempo trabajado - ~ ~ ) ~ ~ El Personal de Administración y Servicios de ~ ,.
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la Universidad tendrá a su disposición el Portal de Empleado, que entre otros servicios habilitados para su utilización, dispone de los Servicios específicos de la gestión del tiempo de trabajo, como son el Calendario Laboral de cada empleado, que le permitirá consultar su calendario de trabajo para cualquier mes, y el servicio de Gestión de mi tiempo de trabajo que permitirá consultar los datos que se han registrado en el sistema de gestión horario para un rango de fechas determinado. 6
¿Cómo se computan vacaciones, permisos, festivos, etc.?)
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El sistema computa 7 horas diarias en períodos sin reducción horaria.
Olvido, deterioro de la ficha o reloj que no funciona- •••
~ •
En caso de olvido de la tarjeta de fichar, olvido de realizar el fichaje deberá ponerse en contacto con el superior jerárquico de quien dependa ( a estos efectos en la página web del Servicio de Personal podrá consultarse la estructura orgánica aprobada por el Consejo de Gobierno de la Universidad) y será este último el que al final de la jornada remita a la dirección
[email protected] un e-mail señalando la incidencia ocurrida, el trabajador afectado y las horas de inicio y salida que ha realizado. De esta forma, desde el Servicio de Personal de Administración y Servicios se procederá a realizar la corrección oportuna de forma que se compute correctamente en el sistema el tiempo realizado por el trabajador. Desde el Servicio de Personal, en función del volumen y la reiteración en este tipo de incidencias en que incurra un trabajador, se remitirá a la Vicegerencia de Recursos Humanos y Organización información a los efectos oportunos. En los casos en que no se encuentren disponibles los lectores (relojes)o se encuentren averiados se utilizará el modelo de Hojas de firma que se adjunta como Anexo II que consta de una cabecera en la que se indica la fecha, la unidad y el área, y de un cuerpo con columnas para rellenar con DNI, nombre y apellidos del trabajador, hora de entrada o salida, incidencia ocurrida, en su caso, y firma. Cada trabajador rellenará con caracteres legibles la correspondiente fila de datos que figuren en el impreso, debiendo cumplimentarla tanto a la entrada como a la salida de su jornada, de manera que cada fila se encuentre cerrada al finalizar la jornada. En el caso de que durante la jornada debiera ausentarse de su puesto de trabajo deberá cumplimentar la fila en la que hubiese señalado la entrada y posteriormente cumplimentar otra fila cuando regrese, que deberá cerrar en el momento de la salida. Las hojas de firma estarán en poder del responsable de la unidad quien podrá disponer el lugar más adecuado (la propia unidad, Conserjería, etc.) para que puedan cumplimentarse. Posteriormente a la entrada se procederá a recoger las hojas. No obstante, durante la jornada de trabajo deberán estar accesibles para que los trabajadores que tengan alguna incidencia puedan cumplimentarlas. Para que los trabajadores puedan firmar a la salida se dejarán en el mismo lugar establecido para el momento de la entrada. Una vez firmadas las hojas a la salida, serán recogidas por el personal de conserjería del edificio o por la persona a que se encargue dicho cometido. 7
Los Administradores de los Centros podrán delegar en los responsables de sección las hojas de firma para el personal de las mismas, así como los Jefes de Servicio en los Jefes de Sección, al objeto de conseguir una mayor fluidez en el proceso de firma durante la entrada y salida, así como en el caso del personal que efectúa una jornada a turnos. Es competencia del responsable de la unidad que la introducción de la información en las hojas de firma sea realizada de forma correcta. Estos partes serán remitidos al día siguiente por los responsables de las diferentes unidades al Servicio de PAS. Para ello utilizará los sistemas que considere oportuno de forma que la recepción sea lo más rápida posible y se pueda realizar la grabación de los datos de forma inmediata. Igualmente y como complemento de lo anterior, en las situaciones descritas, a primera hora de la mañana desde el Servicio de Personal de Administración y Servicios se remitirá a todos los jefes de unidades, servicios y Administradores-Gerentes de Centros mediante e-mail un listado del personal que tiene a su cargo. Estos listados se enviarán diariamente mientras persista la avería de los terminales o éstos no se encuentren disponibles. Los Administradores y responsables de Edificios deberán comunicar de forma inmediata bien telefónicamente o bien a través de e-mail a la Vicegerencia de Recursos Humanos y Organización (
[email protected])las anomalías que se produzcan en el reloj respectivo (cortes suministro eléctrico, avería del reloj, problemas con la línea de comunicación al servidor, etc.)
¿Qué hago si detecto incidencias en el fichaje? Si durante el proceso de fichaje el trabajador detecta cualquier tipo de anomalía en el funcionamiento del mismo o de la tarjeta deberá dirigirse al responsable de su unidad con objeto de que éste contacte con el Servicio de Personal a los efectos oportunos. Una vez comunicada, valorada y analizada la incidencia reportada el Servicio de Personal podrá requerir la presencia del trabajador con objeto de resolver directamente la incidencia (cambio tarjeta, corrección automática marcaje, etc.)
¿Qué pasa si no cumplo el horario? ~ ••••. Descuento en nómina, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias que pudieran corresponder.
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ANEXO I - MAPA DISTRIBUCIÓN TERMINALES CONTROL PRESENCIA
ANEXO 11- HOlA DE FIRMAS UNIDAD
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SUBUNIDAD HORA HORA FIRMA FIRMA INCIDENCIA INCIDENCIA APELLIDOS Y NOMBRE
_ DNI
SALIDA
FECHA
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Nº DE HOJA
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