Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia

ESTUDIO PREVIO PARA CONTRATAR SUMINISTRO DE BONOS PERSONALIZADOS REDIMIBLES POR LA DOTACIÓN DE VESTIDO Y CALZADO PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Y OFICINAS PRINCIPALES DE REGISTRO EN BOGOTÁ

1. DEFINICION DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACION. Considerando que es misión de las Entidades Públicas velar por el cuidado y mantenimiento de los bienes a cargo de las mismas y dotar a los funcionarios y a las instalaciones donde ejercen la función pública de elementos que permitan una correcta y eficiente prestación de los servicios a su cargo, en condiciones de comodidad, salubridad, oportunidad y continuidad para con estos y los usuarios del servicio prestado. De conformidad con lo establecido en el artículo 1° de la ley 70 de 1988, reglamentada mediante decreto 1978 del 31 de agosto de 1989, los servidores públicos de la “Superintendencia (…) , tendrán derecho a que la entidad con que laboran les suministre cada 4 meses, en forma gratuita un par de zapatos y un (1) vestido de labor, siempre que su remuneración mensual sea inferior a dos (2) veces el salario mínimo legal Esta prestación se reconocerá al empleado oficial y que haya cumplido tres (3) meses al servicio de la entidad.” En el artículo 6 del Decreto 1978 de 1989 reza: “las entidades a que se refiere la ley 70 de 1988 y este Decreto, definirán el tipo de calzado y el vestido de labor correspondiente, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: a). Naturaleza y tipo de actividad que desarrolla la entidad. b) Naturaleza y tipo de función que desempeña el trabajador; c) clima, medio ambiente, instrumentos, materiales y demás circunstancias y factores vinculados directamente con la labor desarrollada.” 2. OBJETO. Entregar a titulo de compraventa por parte del contratista a la Superintendencia bonos para la adquisición de la dotación de vestido y calzado, requerida por la Entidad para los servidores públicos que se encuentren dentro de los criterios de la Ley 70 de 1988 reglamentada mediante el decreto 1978 del 31 de agosto de 1989. DESCRIPCION DEL OBJETO DESCRIPCION BONOS DE VESTUARIO PARA MUJER BONOS DE CALZADO PARA MUJER BONOS DE VESTUARIO PARA HOMBRE BONOS DE CALZADO PARA HOMBRE

CANTIDAD 118 118 121 121

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2.1.OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 1. El contratista se obliga a cumplir con el objeto contractual por lo cual los bienes que se adquieran deberán tener las características técnicas enunciadas. 2. Prestar el mejor servicio de confección y calidad en la elaboración de la dotación. 3. Entregar dentro del plazo de ejecución establecido los bienes según especificaciones . 4. Presentar la documentación completa requerida por esta Entidad, conforme lo exige la Ley, cumpliendo con todos los requisitos. 5. El Contratista se compromete al cambio de los Artículos en caso de encontrarse imperfectos. 6. El contratista deberá Sostener los precios estipulados en la propuesta, la cual formará parte integral del contrato. 7. El contratista se compromete a entregar una relación de los bonos redimidos y de los bienes adquiridos debidamente detallados por artículo, referencia y valor unitario. 2.2. OBLIGACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA

1. Prestar al Contratista la colaboración necesaria para la correcta ejecución del objeto contratado. 2. Aprobar la póliza presentada por el Contratista. 3. Pagar al Contratista el valor del contrato en la forma estipulada. 4. Ejercer la correcta interventoría o supervisión del objeto contratado. 5. Todas aquellas necesarias para la correcta ejecución el objeto contratado.

3. PLAZO. El plazo de ejecución del contrato será de treinta (30) días contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previo perfeccionamiento del contrato, aporte de la documentación, aprobación de la garantía única y registro presupuestal. 4. LUGAR DE EJECUCION Será la ciudad de Bogotá D.C.

5. LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. En cumplimiento del artículo segundo del Decreto 2474 de 2008, en el cual se establece como modalidad de selección la Selección abreviada, y en desarrollo del artículo segundo numeral 1º de la Ley 1150 de 2007, se aplicará esta modalidad

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atendiendo a la regla general señalada por la Ley, garantizando la libre concurrencia y la transparencia en desarrollo de todas y cada una de las actividades que se realicen para terminar con éxito el presente proceso selectivo, escogiendo la oferta más favorable para la entidad y lograr satisfacer la necesidad previamente identificada en los estudios efectuados con anterioridad. La presente modalidad de selección se aplica teniendo en cuenta que la cuantía y el objeto de la contratación no corresponden a ningún otro procedimiento contractual establecido en la Ley 1150 y su decreto reglamentario, garantizando la selección objetiva de la oferta más favorable a la entidad con la observancia estricta de los parámetros legales definidos para el efecto.

6. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO. Con el propósito de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 70 de 1988 reglamentada por el Decreto 1978 de 1989, y con énfasis en el artículo 6 del Decreto 1978 de 1989: “las entidades a que se refiere la ley 70 de 1988 y este Decreto, definirán el tipo de calzado y el vestido de labor correspondiente, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: a). Naturaleza y tipo de actividad que desarrolla la entidad. b) Naturaleza y tipo de función que desempeña el trabajador; c) clima, medio ambiente, instrumentos, materiales y demás circunstancias y factores vinculados directamente con la labor desarrollada”. La Superintendencia de Notariado y Registro requiere contratar a una persona natural o jurídica que este en capacidad de suministrar bonos para adquisición de la dotación para los servidores públicos que tienen derecho a ella, durante la vigencia del año 2009.

6.1 ANALISIS TECNICO El artículo 6 del Decreto 1978 determina que la entidad definirá el tipo de vestido de labor y calzado los cuales fueron tenidos en cuenta en el presente estudio. Para determinar el calzado y vestido de labor, de conformidad a la norma y teniendo en cuenta el tipo de labor que desempeñan los funcionarios de la Superintendencia se determinó que las prendas a cotizar serian: para damas un vestido sastre y un calzado cómodo y módico; para los hombres un vestido de caballero e igualmente un calzado cómodo y módico; con base a estos criterios se solicitó cotización a diferentes empresas. Cuadro relacionando las prendas con los materiales de elaboración a cotizar teniendo en cuenta que la relación corresponde a la Primera y Segunda dotación de 2010.

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ESPECIFICACIONES TECNICAS A. Dotación para Damas. ITEM 1 2

ELEMENTO MATERIAL Conjunto para dama: Compuesto por falda Poliéster clásica o pantalón, forrada, chaqueta larga, manga larga forrada completamente. Blusa para dama, con cuello, manga larga Dacrón

CANTIDAD 118 118

ITEM

ELEMENTO

CANTIDAD

1

Zapato Clásico para dama en cuero con tacón de 3 ½ a 5. cm de alto

118

El valor estimado para la contratación para este ítem es de $ 23.557.520.00 B. Dotación Vestido de labor para Hombres. ITEM 1

ELEMENTO

CANTIDAD

Vestido para caballero, 2 botones, pantalón liso, poliviscosa

121

ITEM 1

ELEMENTO Zapato Clásico para hombre, en cuero de amarrar

CANTIDAD 121

El valor estimado para la contratación para este ítem es de $ 31.326.900.00 Mcte. 6.1.1 REQUISITOS TECNICOS Los oferentes deben acreditar la celebración y ejecución de dos (2) contratos u órdenes de compra relacionados con el objeto contractual, presentando las respectivas certificaciones cuyos valores sumados deben ser iguales o mayores al 100% del valor del presupuesto estimado para la presente selección abreviada. Estos contratos deben haber sido celebrados posteriormente al 31 de Diciembre de de 2009. Las certificaciones deben ser expedidas por personal autorizado de la entidad o empresa contratante, en las cuales se detalle claramente la siguiente información:     

Nombre de la Entidad o empresa contratante. Numero de contrato. Fecha de celebración del contrato. Objeto del contrato. Valor total del contrato.

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  



Fecha de inicio del contrato. Fecha de finalización del contrato. Cumplimiento de la ejecución del contrato en su totalidad y a entera satisfacción de la Entidad o empresa contratante. El contrato debe haberse terminado y su ejecución haberse calificado como: Buena, Satisfactoria, excelente o con otra expresión que demuestre el cumplimiento total del contrato. Nombre completo, cargo, dirección y número de teléfono de la persona que expide y firma la certificación.

6.2. ANÁLISIS ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO 6.2.1 PRESUPUESTO OFICIAL El valor total estimado de la Contratación es de CINCUENTA Y CUATRO MILLONES OCHOCIENTOS OCHENTA Y CUATRO MIL CUATROSCIENTOS VEINTE PESOS $ 54.884.420.00 Mcte, Incluido el IVA.

6.2.2 CONDICIONES DE PAGO. La Superintendencia de Notariado y Registro pagará al contratista el valor del presente contrato así: El 100% del valor total del contrato contra entrega de los bonos, previa expedición de la factura con cumplimiento de requisitos legales y la suscripción del acta de recibo final firmada por el contratista y el supervisor del contrato. Los desembolsos se harán previo cumplimiento de los trámites administrativos y presupuestales a que haya lugar 7. FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE

7.1. ASPECTOS JURÍDICOS Este aspecto no da lugar a puntaje pero habilita o descalifica las propuestas para su evaluación financiera, técnica y económica. Se estudiarán y analizarán los requisitos esenciales de orden legal exigidos en los Pliegos de Condiciones, verificando su estricto cumplimiento. INSCRIPCIÓN EN EL SICE Los participantes deberán estar inscritos en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal – SICE de la Contraloría General de la República y deberán allegar la certificación en donde conste el número de certificado de registro de los servicios ofrecidos, generado por el Portal del SICE. (ART. 13 Decreto 3512 de

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2003). En el caso de uniones temporales o consorcios el Certificado de Registro del SICE, debe ser presentado por cada uno de los integrantes que provean los bienes objeto de registros en el SICE. CODIGOS ITEMS Vestido en poliéster con forro Vestido Calzado clásico de hombre Calzado clásico de mujer

1.60.2.9.8 1.60.1.13 1.60.6.2 1.60.7.1

7.2. DOCUMENTOS Y EVALUACIÓN FINANCIERA Este aspecto no da lugar a puntaje pero habilita o descalifica las propuestas, será exigido en los pliegos de condiciones. 7.3 DOCUMENTOS DE CONTENIDO TÉCNICO La evaluación consistirá en verificar la presentación y contenido de los documentos de contenido técnico. La presentación y aceptación de estos documentos le permitirá al proponente acceder a la fase de calificación con su propuesta. 7.4. CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES

El proponente deberá presentar con su oferta el Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación en el Registro Único de Proponentes expedido por la respectiva Cámara de Comercio. Los oferentes deberán estar registrados en la (s) actividad(es), especialidad(es) y grupo(s) exigido(s), así: ACTIVIDAD PROVEEDOR PROVEEDOR

ESPECIALIDAD GRUPO 11 13 Y/O 14 12 01

7.5 CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN De acuerdo al artículo 12, numeral 3, literal a), del Decreto 2474 de 2008, en los procesos de selección por licitación, la oferta más ventajosa será la que resulte de la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y fórmulas señaladas en el pliego de condiciones. Por lo tanto, se decide evaluar el elemento calidad, el incentivo a la industria nacional y el valor de la oferta, los factores de evaluación son los siguientes:

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CRITERIOS PUNTAJE MAXIMO INCENTIVO A LA INDUSTRIA NACIONAL 10 PUNTOS CALIDAD 15 PUNTOS VALOR DE LA OFERTA 75 PUNTOS TOTAL 100 PUNTOS Con el (los) proponente(s) que haya(n) quedado habilitado(s) técnica, financiera y jurídicamente, la SUPERINTENDENCIA procederá a la realizar la evaluación de las ofertas. Estas ofertas serán denominadas “ofertas o propuestas hábiles”

7.5.1. VALOR DE LA PROPUESTA (75 PUNTOS) El procedimiento para evaluar y otorgar puntaje será de acuerdo al procedimiento y fórmulas establecidas en la presente invitación pública que para el caso será la media aritmética. Se determinará la media aritmética para la totalidad de las ofertas aplicando la siguiente fórmula: MA = Po+P1+P2+P3+P4 .... +Pn n Donde: MA = Media aritmética. Po = Presupuesto Oficial. P (1...n) = Valor total de las propuestas hábiles. n = Número de propuestas hábiles (Incluyendo el presupuesto oficial) Una vez determinada la media aritmética (A), se asignará el puntaje de la siguiente forma:

A la propuesta que sea igual al 100% de la media aritmética o al menor valor más cercano por debajo de la misma, se le asignará el máximo puntaje. A la propuesta con el menor valor más cercano por debajo de la propuesta ganadora se le asignara 10 puntos menos y así sucesivamente.

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La evaluación del valor propuesto se hará con el valor corregido, como resultado del proceso de verificación aritmética. La calificación se asignará con valores redondeados por debajo a dos decimales.

7.5.2 INCENTIVO A LA INDUSTRIA NACIONAL (10 PUNTOS) Este factor se evaluará con base en la ley 816 de 2003, y con el fin de garantizar la reciprocidad y apoyar la industria se asignará el puntaje cuando: El proponente mediante documento escrito ofrecerá los servicios con el personal nacional que ejecutará las obras (10 puntos). Cuando el proponente extranjero ofrezca servicios con personal colombiano y el origen de este proponente extranjero sea de un país con el cual Colombia tenga tratado vigente o en el que se de tratamiento de reciprocidad a los bienes y servicios Nacionales, en los términos del parágrafo del artículo 1º de la ley 816 de 2003. (10 puntos). Cuando el proponente ofrezca servicios con personal nacional y extranjero para la presente licitación, se le asignarán 5 puntos. Si no cumple con las condiciones de reciprocidad aquí previstas, el proponente obtendrá cero (0) puntos. En el caso de consorcios o uniones temporales, el puntaje se asignará de acuerdo con el componente nacional o extranjero ofrecido conforme a lo indicado en este numeral. Si una vez efectuada la calificación correspondiente, la propuesta de un proponente extranjero se encuentra en igualdad de condiciones con la de un proponente nacional, se adjudicará al nacional.

7.5.3 CALIDAD (15 PUNTOS) El proponente deberá garantizar expresamente en su propuesta, que dispone de inventario de última colección suficiente para escoger las prendas; en todo caso, las prendas que se entreguen por el sistema de bonos deben ser de la calidad y por el precio descrito con la propuesta y sobre las cuales se adjudique el Contrato (5 puntos). El proponente deberá describir en su propuesta, la información de los almacenes en donde redimirán los bonos, otorgándole un punto por cada almacén. (3 puntos). El proponente deberá manifestar en su propuesta que dispone de las tallas y medidas que deben de ser las existentes en el mercado, entre otras S, M, L, XL,XXL y cualquier otra talla especial y en el evento de que algún beneficiario llegase a necesitarlo ofrecerá el arreglo o ajuste de la ropa sin costo adicional. (2 puntos).

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El proponente deberá ofrecer expresamente en su propuesta que las dotaciones deben corresponden a materiales sobre los cuales se pueda dar garantía, por defectos en materia prima y confección y que la buena apariencia de las prendas se garantizará antes y después del lavado. Especialmente en fijación de color, en la adherencia de las entretelas y las costuras no tensionadas. Se dará un puntaje de (5 puntos) si la garantía en tiempo corresponde como mínimo a 6 meses. 8. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO A CELEBRAR.

Estimación del riesgo: Con el fin de determinar los riesgos que afectan el equilibrio económico del proceso de contratación derivado del presente estudio de conveniencia, a continuación se describe los posibles riegos que se pueden presentar durante la ejecución del contrato. RIESGO FINANCIERO. Variación de los precios ofertados. RIESGO OPERATIVO. Riesgo por falta de logística. RIESGO DE LA CONTRATACION. Riesgo por el no pago de los aportes para fiscales respecto del personal contratado por el oferente durante la ejecución del contrato. Incumplimiento del contratista con el objeto del contrato y las obligaciones derivadas del mismo. Que la calidad de los bienes no corresponda al exigido por la Superintendencia de Notariado y Registro. Riesgo Que ampara la garantía Multas Riesgo Financiero Riesgo Operativo Riesgo en la Contratación Definiciones.

Tipificación del riesgo  

Incumplimiento Calidad

Incumplimiento parcial Variación de los precios ofertados. Riesgo por falta de recurso logístico. Por el no pago de parafiscales

Estimación del Riesgo

Asignación del riesgo.

20% 20%

Contratista

1%

Contratista



100%

Contratista



100%

Contratista



100%

Contratista

  

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



  



Riesgo por incumplimiento de las obligaciones, tiempos contractuales del objeto a contratar su estimación es por el 20% del valor total del contrato, riesgo asignado al contratista. Riesgo en la calidad por la manofactura o materiales defectuosos del bien adquirido su estimación es por el valor del 20% del valor total del contrato, riesgo asignado al contratista. Riesgo por incumplimiento parcial en las entregas parciales de los elementos por un 1% del valor por ejecutar del contrato, riesgo asignado al contratista. Riesgo por la falsificación de los bonos riesgo asignado al contratista. Riesgo por falta de recursos logísticos, que no exista lugar para escogencia de los elementos objeto del contrato equivalente al 100% asignado al contratista. Riesgo por el no pago de los aportes parafiscales respecto del personal contratado por el oferente durante la ejecución del contrato, toda vez que se debe cumplir con los parámetros legales vigentes para el cumplimiento de esta actividad por parte del Contratista, riesgo asignado al contratista.

9. MECANISMOS DE COBERTURA. Los Mecanismos de cobertura: Atendiendo la naturaleza del objeto del contrato, por tratarse de bienes que pueden traer defectos de fábrica, se hace necesario para la Entidad, solicitar al contratista los mecanismos de cobertura.

10. GARANTIAS De conformidad con el artículo 4 del Decreto 4828 de 2008, en el contrato se deberá dejar claramente estipulado que el contratista deberá incluir por su cuenta y costo a fin de asegurar el cumplimiento de las obligaciones emanadas del c contrato, una garantía única a favor de la Superintendencia de Notariado y Registro, que bien puede ser pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, las cuales no expiraran por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral, las cuales deberán ser presentadas a la Superintendencia de Notariado y Registro, bajo los siguientes aspectos: Por esta razón debe constituir una garantía única que cubra los siguientes amparos: a) Cumplimiento del contrato por valor equivalente al 20% del valor del contrato, la cual estará vigente por el término de ejecución y liquidación del mismo (Decreto 4828 de 2008, Articulo 7). b) Calidad de los bienes por el equivalente al 20% del valor del contrato la cual estará vigente por el término de ejecución y liquidación del mismo (Decreto 4828 de 2008, Articulo 7). c) Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones Laborales, por un valor equivalente al 5% del precio estimado del contrato, vigente durante su ejecución y 3 años más.

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11. SUPERVISION. La supervisión del Contrato que se derive del proceso de selección será ejercida por el Coordinador del Grupo Administrativo de Talento Humano o en su efecto al servidor público que designe la Secretaria General.

Original Firmado MANUEL SEBASTIAN GONZALEZ ZARZUR COORDINADOR DEL GRUPO DE TALENTO HUMANO