PROCESO GESTION FINANCIERA PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION TITULOS DE TESORERIA TES CLASE “B”

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1. OBJETIVO Realizar las operaciones financieras de compra o venta de títulos TES – Clase B, de acuerdo con los saldos bancarios promedio mensuales, la liquidez y los requerimientos de efectivo del ICBF, de conformidad con la normatividad vigente emitida por el Gobierno Nacional a través de la Dirección General de Crédito Publico y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (DGCPTN) para la respectiva vigencia fiscal, con el fin de administrar los recursos de excedentes y faltantes.

2. ALCANCE Inicia al determinar la operación financiera que se debe adelantar ya sea inversión forzosa, venta de Títulos TES Clase B o re-inversión de cupones y finaliza con la generación de los reportes informativos presentados a diferentes dependencias. Aplica para los Grupos de Tesorería y Contabilidad del ICBF.

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No Actividad

Responsable

Registros

Inicio 1.1 Establecer si se debe realizar Inversión Forzosa, tomando el “Saldo promedio de las cuentas bancarias de los últimos tres meses” y restándole el saldo del portafolio del último mes. El valor resultante de esa operación es el valor correspondiente a la potencial Inversión Forzosa. 1

1.2 Definir si se puede realizar Inversión Forzosa establecida en la actividad 1.1 1.3 Presentar al Comité de Inversiones y manejo de Portafolio, el resultado de la actividad 1.2 para establecer si se realiza o no la Inversión Forzosa. Continúa actividad 5.

2

Informe: *Saldos Profesional bancarios responsable de promedio las funciones mensual a en el Grupo de nivel nacional Tesorería *Total Portafolio TES

Profesional Establecer si se requiere realizar la Venta o Liquidación responsable de Anticipada de TES, analizando la disponibilidad de las funciones recursos contra la proyección de pagos. Continúa en el Grupo de actividad 5. Tesorería

Saldos Bancarios y proyección de pago

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Responsable

Registros

3

Saldos Profesional bancarios y Establecer si se puede hacer Reinversión de Cupones, responsable de proyección de verificando el cumplimiento de la anualidad de las fechas las funciones pagos de vencimiento de los títulos y las necesidades de efectivo. en el Grupo de Continúa con actividad 5. Tesorería Oficios Bancos

4

Convocar al Comité de Inversiones y Manejo de Portafolio Secretaria del ICBF. General

Analizar y decidir sobre la operación financiera propuesta por la Coordinación de Tesorería de comprar, vender, reinvertir cupones o no realizar Inversión Forzosa. 5

Una vez el comité aprueba mediante acta, continuar con las actividades correspondientes según el caso,

PC - Para no realizar Inversión Forzosa, pasar a actividad 6 - Para la compra de TES y reinversión de cupones, ejecutar las actividades 7 a 12 - Para la venta, ejecutar las actividades 13 a 15

6

Acta del Comité de Inversiones y Manejo de Portafolio del Comité de ICBF Inversiones y debidamente Manejo de suscrita Portafolio del ICBF Reportes adicionales que pueda requerir el comité

Profesional Preparar oficio dirigido a la DGCPTN, exponiendo las responsable de razones por las cuales el ICBF solicita No constituir la las funciones Oficio Inversión forzosa. en el Grupo de Tesorería COMPRA TES o REINVERSION DE CUPONES

7

Correo electrónico

Comunicar mediante correo electrónico a la DGCPTN, el monto que el ICBF tiene disponible para invertir en TES, solicitando a su vez la información de los títulos que esa entidad tiene disponibles para la constitución.

Profesional responsable de Correo las funciones electrónico en el Grupo de Tesorería

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Responsable

Registros

COMPRA TES o REINVERSION DE CUPONES

8

8.1 Recibir de la DGCPTN, mediante correo electrónico la información correspondiente a los títulos disponibles en el mercado. Profesional 8.2 Determinar los títulos a comprar de conformidad con responsable de Correo los principios establecidos por el ICBF, enunciados en la las funciones electrónico en el Grupo de Guía de Inversiones. Tesorería 8.3 Solicitar a la DGCPTN mediante correo electrónico, la pre-liquidación del título o títulos seleccionados informando cuantía disponible por cada uno de los Bancos. COMPRA TES o REINVERSION DE CUPONES 9.1 Recibir de la DGCPTN la pre-liquidación con el detalle de las condiciones del título o títulos seleccionados. 9.2 Ingresar al Aplicativo “Portafolio de Inversiones” y registrar la compra/reinversión del título con la información de la pre-liquidación

9

9.3 Generar oficios para cada uno de los Bancos desde el aplicativo “Portafolio de Inversiones”, solicitando debitar de la cuenta del ICBF los recursos para la constitución del título y ordenando trasladarlos a las cuentas autorizadas por la DGCPTN.

Profesional responsable de Oficios las funciones Correo en el Grupo de electrónico Tesorería

9.4 Obtener las firmas correspondientes en los oficios, los cuales deberán estar listos antes del mediodía. 9.5 Confirmar telefónicamente con la persona o personas autorizadas por la DGCPTN antes de las 12 del mediodía, la adquisición del título o títulos seleccionados

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Registros

COMPRA TES o REINVERSION DE CUPONES 10.1 Confirmar telefónicamente con los respectivos bancos el traslado de los recursos. 10.2 Solicitar al banco una copia del polígrafo. Este 10 documento se debe recibir a más tardar el día siguiente a la solicitud. PC 10.2 Registrar en SIIF Nación la operación de compra/reinversión. Ver Instructivo para registrar en SIIF Nación la compra de TES Clase “B”; actividad ejecutada en coordinación con el Grupo de Contabilidad y la Dirección Financiera. Continuar actividad 11 y 12

Profesional responsable de Copia las funciones en Polígrafos el Grupo de Tesorería

COMPRA TES o REINVERSION DE CUPONES Registrar en SIIF Nación la operación de compra. Ver Profesional Instructivo para registrar en SIIF Nación la compra de TES 11 Grupo de Clase “B” Contabilidad Esta actividad se ejecuta en coordinación con el Grupo de Tesorería. Continuar actividad 10.2 COMPRA TES o REINVERSION DE CUPONES Profesional 12 Autorizar en SIIF Nación la Orden de pago. Ver. Instructivo responsable para registrar en SIIF Nación la compra de TES Clase “B” Dirección PC Esta actividad se ejecuta en coordinación con el Grupo de Financiera Tesorería. Continuar actividad 10.2. VENTA TES Invitar por correo electrónico a DGCPTN y a tres 13 intermediarios financieros como mínimo, a cotizar la oferta y condiciones de los Títulos de Tesorería TES, Clase B que presenta el ICBF.

Número de constitución de CXP generado por SIIF Nación Número de autorización de orden no presupuestal generado por SIIF Nación

Profesional responsable de Correo las funciones electrónico en el Grupo de Oficio Tesorería

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Responsable

Registros

VENTA TES 14.1 Analizar las diferentes propuestas presentadas por el DGCPTN y los intermediarios financieros 14.2 Seleccionar la propuesta que involucre las mejores condiciones para el ICBF. 14.3 Comunicar mediante oficio a la DGCPTN las diferentes ofertas que recibió el ICBF y la decisión de vender al intermediario financiero que ofreció mejores 14 condiciones. En el caso de vender a la DGCPTN no se genera oficio.

Profesional responsable de Oficios las funciones Correo en el Grupo de electrónico Tesorería

14.3 Comunicar al proponente seleccionado a través de oficio, las instrucciones para el cierre de la negociación (traslado de derechos, distribuciones y/o abono de recursos) 14.4 Verificar el cierre de la operación el mismo día de negociación, confirmando telefónicamente con las entidades participantes Profesional responsable de Comprobante 15 Registrar en SIIF Nación la venta de Inversiones de los Bancos en el ajuste contable títulos de tesorería TES, Clase B y el pago de los Grupo de rendimientos. Continuar con actividad 18. Tesorería VENTA TES

16.1 Valorar diariamente los títulos de Tesorería, Clase B Profesional en el aplicativo “Portafolio de Inversiones” responsable de 16.2 Comunicar al Grupo de Contabilidad la valoración a 16 las funciones través de correo electrónico. en el Grupo de 16.3 Entregar copia impresa de la valoración a la Dirección Tesorería Financiera.

Correo electrónico Copia de valoración

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Responsable

Registros

17.1 Registrar diariamente en SIIF Nación la valoración del portafolio de TES Clase B 17.2 Adelantar la conciliación de los valores registrados en Profesional SIIF Nación contra los reportados por el Grupo de responsable 17 Tesorería. ¿Se presentan diferencias? Grupo Contabilidad Si - Verificar y proceder a los ajustes que se requieran; si los ajustes los debe realizar el Grupo de Tesorería continuar con actividad 16 No- Continuar con actividad 18

18.1 Generar reporte informativo del total de las inversiones y remitirlo a los Grupos de Contabilidad y Profesional Presupuesto responsable de 18 las funciones en el Grupo de 18.2 Generar reporte informativo del total de las Tesorería inversiones y remitirlo a la DGCPTN

Informe mensual Portafolio

del

Reporte mensual del total de inversiones Reporte trimestral del total de inversiones

Fin 4. CRITERIOS OPERATIVOS: Actividad 5: A cada comité se debe llevar la información citada a continuación, con el fin de presentar si se requiere, un diagnóstico actualizado y general pero concreto de las Inversiones del ICBF.    

Montos a Invertir o vender Composición Portafolio Comportamiento según Mercado – Tasas TES Calculo Inversión Forzosa, esta información se presenta solo para los comités donde se va a evaluar el tema

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Actividad 9: Estos oficios deben cumplir con las medidas de seguridad establecidas por el ICBF (Firmas, sellos secos, protectógrafo, etc.). De presentarse fallas técnicas para la generación de estos documentos, emplear los formatos pre-establecidos por el banco correspondiente. Actividad 10: La custodia de los polígrafos originales, es responsabilidad del Banco de la Republica. El ICBF conserva una copia de dicho documento como soporte de la operación. Actividad 14: En comunicación No. E-2015-201557-0101 de mayo 19 de 2015 emitida por la DGCPTN, se establece que el ICBF debe enviar oficio a la DGCPTN informando la decisión de venta a una de las entidades financieras que ofertó mejores condiciones. Actividad 16: La valoración se realiza con saldos del día hábil anterior. Actividad 18  El reporte informativo dirigido a los Grupos de Contabilidad y Presupuestos se genera con saldos de cierre del mes anterior y se remite a más tardar el quinto día hábil del mes.  El reporte informativo dirigido a la DGCPTN, se genera con saldos al cierre del trimestre (marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31) y se remite máximo un mes después de la fecha de corte. 5. DURACIÓN DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS):  

El tiempo para ejecutar una compra, venta o reinversión es de un (1) día. Los reportes relacionados con el portafolio, se generan mensual y trimestralmente

6. PRODUCTO:  

Generación de ingresos para el ICBF, a través de la administración correcta del portafolio Reporte informativo del total de las inversiones.

7. DEFINICIONES: DGCPTN: Dirección General de Crédito Publico y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (DGCPTN) CUPONES: Nombre que se da a cada uno de los cobros de dividendos o derechos de suscripción que ejerce el accionista propietario de un determinado valor. DCV: Deposito Central de Valores del administrador de los Títulos TES Clase B. INVERSIÓN: Es un proceso por el cual se decide vincular recursos financieros líquidos a cambio de expectativas de obtener unos beneficios, a lo largo de un plazo de tiempo, denominado vida útil, u horizonte temporal. INVERSIÓN FORZOSA: Inversión que las entidades públicas deben realizar obligatoriamente de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1525 de 2008.

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MADUREZ DEL TÍTULO: Hace referencia a la fecha en que se recupera el capital invertido y parte restante de los intereses devengados. POLIGRAFO: Extracto digital emitido por la entidad bancaria, en la cual se reflejan las características del Títulos TES Clase B adquirido. PROTECTÓGRAFO: Máquina mediante la cual se imprime en los oficios el valor en números de la cifra negociada. Esta impresión es un mecanismo de seguridad comúnmente utilizado. SIIF NACIÓN: Es una herramienta modular, transversal y transaccional, a través de la cual las entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación realizan su gestión financiera pública, de manera estandarizada, segura, conforme a la norma y en línea y tiempo real, que permite generar información consistente, confiable y oportuna TASA DE REFERENCIA DEL MERCADO: Índice del precio del dinero en el mercado financiero y de valores, por ejemplo: IPC (Índice de Precios al consumidor), DTF (Depósito a Término Fijo), TCC(Tasa promedio de Captación por recursos obtenidos de las Corporaciones financieras privadas), TBS(Tasa básica de la Superintendencia Financiera) y IGBC (Índice General de la Bolsa de Valores de Colombia), entre otras. TITULOS DE TESORERIA (TES): Son Títulos de Deuda Pública expedidos por el Gobierno Nacional; emitidos como renta fija y es la Nación quien se encargará del pago de los intereses. Los TES Clase “B” cuentan con la garantía de la Nación 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA  Ver matriz de requisitos legales  Decreto 1525 de 2008, Presidencia de la Republica de Colombia  Resolución 1738 de 2008, ICBF 9. RELACION DE FORMATOS  G03.PM02 Guía de Inversiones  IT1.PR9.MPA1.P2 Instructivo para registrar en SIIF Nación la compra de TES clase B  IT2. PR9. MPA1.P2 Instructivo del aplicativo Portafolio de Inversiones ANEXOS Anexo: Sin anexos. Anexo 1: NATURALEZA DE LOS CAMBIOS: No. de Ítem Modificado. 1

Nombre ítem Objetivo

del

Descripción del Cambio Se ajusta el objetivo cambiando “Ministerio de Hacienda y Crédito Público” por “Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (DGCPTN)”

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2

Alcance

3

Actividades

Se amplia, al citar la actividad de “determinar la operación financiera que se debe adelantar…” y se incluyen los grupos responsables de la ejecución del procedimiento. A nivel general se presentan cambios en redacción y organización de acuerdo a los nuevos lineamientos del procedimiento PR5.MPE2 “ Elaboración y control de documentos” Actividad 8, se cita Guía de Inversiones como documento de referencia. Actividad 9, Inversiones”

4

5

6

Criterios operativos

se

cita

el

aplicativo

“Portafolio

de

Se registran de acuerdo a nuevos lineamientos establecidos en procedimiento PR5.MPE2 “Elaboración y control de documentos”. En la versión anterior no se había registrado ningún criterio operativo.

Las actividades con criterios operativos son la 5,9,10 y16 Se incluyen las definiciones de : DGCPTN, INVERSION, INVERSIÓN FORZOSA, MADUREZ DEL TÍTULO, Definiciones POLIGRAFO, PROTECTÓGRAFO, TASA DE REFERENCIA DEL MERCADO Se incluye :  G03.PM02 Guía de Inversiones  IT1.PR9.MPA1.P2 Instructivo para registrar en SIIF Documentos de Nación la compra de TES clase B referencia  Decreto 1525 de 2008  Resolución 1738 de 2008

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