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PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS

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1. OBJETIVO Identificar e implementar las acciones preventivas que permitan eliminar las causas raíz de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable generadas en los macro procesos/procesos para el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión. 2. ALCANCE Inicia con la identificación de la no conformidad potencial y finaliza con la evaluación de la eficacia de la acción. Aplica para la Sede de la Dirección General, Regional y Centro Zonal. 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No

Descripción Actividad Inicio

Responsable

Registro

1

1.1 Identificar las no conformidades potenciales, teniendo en cuenta: Dueño o  Que no se haya generado una Acción Preventiva responsable de Acción por el mismo motivo Macroproceso/ preventiva  El presupuesto y lineamientos establecidos para Proceso Módulo la vigencia. Solicitante de la Mejoramiento Acción en Isolucion 1.2 Registrar la no conformidad potencial en el Preventiva Modulo de Mejoramiento del aplicativo ISOLUCION (ver criterio operativo)

2

Profesional Referentes del Sistema Evaluación integrado de intermedia Gestion en la Módulo regional Mejoramiento /profesional de en Isolucion la Subdirección de Mejoramiento Organizacional

Realizar evaluación intermedia.

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No

3 P.C.

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Responsable

Registro

Descripción Actividad 3.1 Determinar la(s) causa(s) que origina(n) la no conformidad potencial

Acción Dueño o Preventiva 3.2 Evaluar la necesidad de adoptar acción preventiva responsable de Módulo de acuerdo al resultado del análisis de causas Macroproceso/ Mejoramiento Proceso en Isolucion ¿Amerita adoptar acción preventiva? Colaboradores SI: Amerita acción preventiva, justificar y Pasa a la (s) de F1.G2.MPE2 actividad 4. Implementar la Formato. NC Potencial Identificación NO: Amerita acción preventiva, justificar. Finaliza de Causas procedimiento. Dueño o responsable de Acción Macroproceso/ Preventiva 4.2 Registrar fecha proyectada para el cierre de la proceso Módulo acción preventiva de acuerdo con la última fecha del responsable de Mejoramiento plan de acción establecida. implementar la en Isolucion AP 4.1 Formular el plan de acción

4

5

Implementar las actividades definidas, registrar los resultados y anexar evidencias

6

Realizar el seguimiento a las acciones preventivas

Acción Responsable de Preventiva en las acciones el Módulo colaboradores Mejoramiento del ICBF en Isolucion Acción Dueño o preventiva en responsable de el Módulo Macroproceso/ Mejoramiento Proceso en Isolucion

Evaluar la eficacia de las acciones teniendo en cuenta los resultados de su implementación

Acción Dueño o preventiva en responsable de el Módulo ¿La acción preventiva es eficaz? Macroproceso 7 Mejoramiento /proceso NO: Reformular la acción preventiva y volver a la en Isolucion Solicitante de la actividad No 3. AC SI: Registrar los resultados de la acción preventiva y dar cierre Nota: P.C. Punto de Control

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4. CRITERIOS OPERATIVOS 1. Actividad N°1 Todos los Colaboradores del ICBF pueden identificar no conformidades potenciales, comunicar al Dueño o responsable del proceso para el registro de dicha no conformidad en el aplicativo. Para la solicitud de las Acciones Preventivas se tendrá en cuenta la siguiente matriz de responsables:

Los Riesgos identificados por los dueños de los macro procesos/procesos se consideran en sí mismos acciones preventivas de tal forma su identificación, valoración y tratamiento para su mitigación debe llevarse acabo siguiendo la orientación y metodología descrita en la Guía de administración de riesgos. Actividad 1.2 Para registrar las no conformidades potenciales en Isolucion es importante identificar: 1. Macroproceso / proceso donde se genera la acción Preventiva 2. El responsable que implementará la acción Preventiva 3. Seleccionar el Eje ( si es Ambiental, SYSO, Calidad o Seguridad de la Información) 4. Fuente de la no conformidad potencial Aspectos Ambientales Auditoría Externa SIGE Auditorias de Calidad y/o Ambiental Externa Auditorias Externa Ambiental

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Auditorias Externa Calidad Auditorias Externa S&SO Auditorías Externas SGSI Auditorias SIGE Cambios en el SIGE Encuestas de Satisfacción Cliente Externo Evaluación Independiente Investigación de incidente de Trabajo Quejas, reclamos y sugerencias Requisitos Legales y/o Reglamentarios (nuevos) Resultados de la Autoevaluación Resultados de seguimiento y medición de los procesos Revisión por la Dirección Supervisión de Servicios

5. Describir la no conformidad potencial u oportunidad de mejora, enunciando claramente la situación encontrada evidencia y requisito que se incumple.

Actividad N° 2 La Evaluación intermedia consiste en verificar que la no conformidad potencial cumpla con los requisitos establecidos en los criterios operativos 1.2. Si cumple con estos se genera consecutivo de la acción Preventiva en el aplicativo, si se descarta se genera notificación al responsable de la acción para realizar las correcciones. (Ver Instructivo Operacional por módulos en Isolucion). Actividad 3.1 Una vez recibida la no conformidad potencial, se cuenta con un máximo de 10 días hábiles para la determinación de las causas y la formulación de las acciones (Actividad 3 y 4). Para el análisis de causas y formulación de las acciones, los dueños de los macro procesos y/o responsables contaran con la asesoría y acompañamiento con los referentes del Sistema Integrado de Gestión en las regionales y en la sede de la Dirección General con los profesionales de la Subdirección de Mejoramiento y referentes de los macro procesos /proceso. Realizar el análisis de la(s) causa(s) que origina(n) la no conformidad con la participación de otros procesos que tienen relación con la misma y que puedan aportar a la identificación de dichas causa(s). Ver Guía para la Identificación de Causas G02.MPE02”. (Análisis Causa – Efecto, Lluvia de Ideas, Diagrama de Pareto, entre otros). Actividad N°5-6

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El dueño o responsable de macro proceso/proceso que implementa la acción Preventiva realiza seguimiento al cumplimiento de las actividades y tiempos establecidos para la acción. El dueño o responsable que genera la no conformidad potencial realiza seguimiento a las acciones definidas en el plan para evaluar el cierre eficaz. Los dueños de macro proceso/proceso son responsables de monitorear y gestionar el estado de todas las acciones que se estén implementando para la mejora de sus procesos. Actividad N° 7 La eficacia se mide en razón a que la acción haya eliminado la(a) causa(s) que dieron origen a la no conformidad potencial La eficacia de la acción preventiva se puede ver reflejada en la mejora de indicadores, inclusión o ajuste a algún procedimiento, reducción de tiempos o ahorro de recursos. Si se requiere la elaboración, modificación o anulación de guías, instructivos, formatos, lineamientos o procedimientos afectados o que requieren ajuste por la aplicación de las Acciones preventivas. Cuando al evaluar la eficacia de las acciones Preventivas se determine que su implementación (ejecución del plan) no tuvo el impacto esperado, es decir que esta no fue eficaz; es necesario reformular la acción preventiva implica realizar un nuevo análisis de causa y formular un nuevo plan de acción y ajustar fecha de cierre de la acción preventiva de acuerdo con el nuevo plan. El objetivo de la reformulación es generar acciones que ataquen la causa(s) raíz. Producto de las oportunidades de mejora que se generen a raíz de las Auditorías Internas al Sistema Integrado de Gestion, queda a criterio de la Regional o dueño de proceso evaluar la generación de acciones preventivas desde el aplicativo. 5. DURACIÓN DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS): 15 días hasta la actividad N°4 más los días establecidos el plan de acción 6. PRODUCTO: Acciones preventivas implementadas (aplicativo ISOLUCION) 7. DEFINICIONES Acción Preventiva (AP): Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872/03 como una medición de

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resultado. La eficacia debe contribuir en la mejora de indicadores, inclusión o ajuste a algún procedimiento, reducción de tiempos o ahorro de recursos. No Conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito. No Conformidad Potencial (NCP): Es aquella no conformidad o problema que aunque no ha sucedido se observa la posibilidad de que ocurra por alguna debilidad o vulnerabilidad detectada en el proceso.

8.    

DOCUMENTOS DE REFERENCIA PR7.MPE2 Procedimiento Elaboración y control de documentos. G1.MPE2 Guía de Administración del Riesgo IT1.MPE2 Instructivo Operacional por módulos en Isolucion G2.MPE2 Guía para la Identificación de Causas

9. 

RELACIÓN DE FORMATOS F1.G2.MPE2 Formato. Identificación de Causas

10. NATURALEZA DE LOS CAMBIOS Ítem Modif.

Nombre del ítem

Descripción del Cambio Actividades No 1 y 1.2 se ajustan la redacción, las consideraciones pasan a ser criterios operativos y se complementa cada uno de estos. Actividad No 2 del anterior procedimiento complementa con la actividad No 3.

3

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

se

Se incluye la realización de la evaluación intermedia. Actividad No 3 del anterior procedimiento se elimina. Actividad No 4 se ajusta redacción Actividad No 6 se modifica Criterio Actividad No 1

4

CRITERIOS OPERATIVOS

Se incluye matriz de responsabilidades antes referenciaban al final del procedimiento

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Ítem Modif.

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Nombre del ítem

Descripción del Cambio

Criterio Actividad No 2 Se incluye criterio para la evaluación Intermedia Criterio Actividad No 3 Se ajusta redacción y se amplían criterios realización de análisis de causa.

para la

Criterio Actividad No 6 Se incluye que el seguimiento de las acciones debe ser realizado por los responsables que genera e implementa la acción, así como dueños de procesos. Criterio Actividad No 7 Se complementa: Evaluación de la eficacia de las acciones preventivas y reformulación de las mismas.

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