PROCESO GESTION FINANCIERA

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PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE RESERVAS PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR PAGAR

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1. OBJETIVO Indicar las actividades para la constitución del rezago presupuestal (reservas presupuestales y cuentas por pagar) al cierre de la vigencia, su respectiva ejecución y seguimiento durante la vigencia siguiente, con el fin de garantizar el cumplimiento de los compromisos adquiridos. 2. ALCANCE Inicia analizando la ejecución de los contratos para determinar si hay liberación de saldos, constitución de reserva o cuentas por pagar y finaliza con el seguimiento y análisis a la ejecución del rezago presupuestal de las Regionales y Grupo Financiero Sede de la Dirección General. Aplica para Pagadores y servidores públicos con funciones de presupuesto de las Regionales, Grupo Financiero Sede de la Dirección General, Grupos de Tesorería y Presupuesto. 3.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No

Actividad Inicio Analizar la ejecución de los contratos y determinar si se debe constituir: 

1 

Responsable

Registros Compromiso en SIIF Nación

Formato de Certificación para Reserva Presupuestal: Diligenciar y remitir a la constitución de Regional el formato “Certificación para Supervisores o Reservas constitución de Reservas Presupuestales F2 G5 interventores de Presupuestales MPA1 P2”. contratos Excepcionales F2 G5 MPA1 P2 Cuenta por pagar: Remitir a la Regional los documentos soportes requeridos para la Obligación en constitución de las cuentas por pagar SIIF Nación (Resolución 3333 de Junio 02 de 2015)

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No

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Actividad 2.1 Recibir solicitud con soportes para constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar conforme a lo establecido en la Guía de cierre financiero y apertura para cada vigencia fiscal

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Responsable

Coordinador Financiero en Regionales y Coordinador Grupo Enviar al Grupo de Tesorería el informe de la Financiero Sede constitución de cuentas por pagar y la de la Dirección certificación de “Certificación Cuentas por Pagar General al cierre de la vigencia __”.

Si Enviar al Grupo de Presupuesto el informe de constitución de reservas presupuestales. 

Continuar con actividad 4 No- Solicitar por correo electrónico los soportes faltantes a los supervisores o interventores de los contratos. Continuar con actividad 1. 4.1 Trasladar los documentos de compromiso de reservas presupuestales y obligaciones de cuentas por pagar 4

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Registros

Informe de SIIF Nación de Profesional de “Ejecución Presupuesto y presupuestal de 2.2 Efectuar los ajustes a la constitución de las Pagadurías en gastos a 31 de reservas presupuestales y cuentas por pagar, Regionales y diciembre de según soportes presentados Grupo Sede de la cada vigencia” Dirección 2.3 Generar los informes de ejecución presupuestal General de gastos a 31 de diciembre y presentarlos al Coordinador Financiero de la Regional para verificar la constitución de las reservas presupuestales y las cuentas por pagar. Revisar y consolidar los informes de reservas presupuestales y cuentas por pagar presentados por el profesional de presupuesto y tesorería. Una vez finalizado el Periodo de Transición, determinar ¿Se cuenta con todos los soportes?

3 PC

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Profesional de Presupuesto y Pagadurías en Regionales y 4.2 Generar con corte a 31 de enero de cada Grupo Sede de la vigencia, el informe de ejecución de reservas Dirección presupuestales y cuentas por pagar General

SIIF Nación Informes revisados Correo Electrónico Certificación de “Certificación Cuentas por Pagar al cierre de la vigencia __”

Informe SIIF Nación de ejecución de reservas presupuestales y cuentas por pagar

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Actividad 5.1 Generar mensualmente el informe de ejecución de reservas presupuestales y cuentas por pagar 5.2 Hacer seguimiento y análisis a las cuentas por pagar y reservas presupuestales constituidas en las Regionales y en el Grupo Financiero Sede de la Dirección General 5.3 Remitir información resultado del análisis de la actividad 5.2 al Coordinador financiero de la Regional.

6

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Responsable

Coordinador Grupo de Presupuesto Coordinador Grupo de Tesorería

Coordinador 6.1 Recibir información del análisis de las cuentas Financiero en por pagar y reservas presupuestales Regionales y Coordinador 6.2 Remitir al supervisor del contrato la información Grupo relacionada con el estado del rezago presupuestal Financiero Sede de la Dirección General Revisar el estado de los compromisos de reserva presupuestal y definir cuáles de estas son exigibles o no para pago.

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Registros Informes generados en SIIF NACION Memorando Correo Electrónico

o

Memorando Correo Electrónico

o

Certificación de cumplimiento

Son exigibles? Facturas Si- Remitir a los Grupos Financieros Regionales y 7 Grupo Financiero Sede de la Dirección General los Supervisor del PC documentos soportes para pago. Continuar con la Contrato actividad 8 No- Elaborar acta de liquidación u otrosí de modificación del contrato, con el fin de liberar el saldo de los compromisos que no tienen obligatoriedad de pago. Continuar con actividad 9

8

Ingreso al almacén Acta de liquidación de contrato con su oficio remisorio

Grupos 8.1 Recibir documentos soportes del supervisor del Financieros contrato Regionales y Orden de Pago Grupo Financiero Presupuestal en 8.2 Registrar el pago en SIIF Nación (cuenta por Sede de la SIIF Nación pagar y/o reserva) Dirección General

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Actividad

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Registros Acta de Cancelación de Reservas Presupuestales F1 PR3 MPA1 P2

Coordinadores 9.1 Recibir acta de liquidación u otrosí de financieros en modificación del contrato las Direcciones Regionales y del 9.2 Elaborar y enviar el acta de cancelación de Grupo Financiero reservas presupuestales al Grupo de Presupuesto, Sede de la Memorando debidamente justificada y soportada. Dirección Correo General electrónico Recibir y validar el acta de cancelación de reservas

o

Información registrada en acta es correcta?

Coordinador Grupo Si – El Coordinador del Grupo de Presupuesto, 10 Presupuesto autoriza a la Regional la disminución de la reserva. PC Continuar con actividad 11

Memorando – correo electrónico

No- Devolver a la Regional el acta para que proceda con los ajustes respectivos. Continuar con actividad 9 Coordinadores Financieros y Analista de 11.1 Reducir la reserva presupuestal en SIIF Presupuesto de Nación 11 las Regionales y del Grupo 11.2 Generar el informe del listado de compromisos Financiero Sede de reservas presupuestales. de la Dirección General Realizar mensualmente el seguimiento y análisis a la ejecución de cuentas por pagar de las regionales y la Sede de la Dirección General. Coordinador y profesional 12 responsable del Se requiere algún tipo de ajuste? Grupo de Si – Continuar con actividad 6 Tesorería No- Fin

Informes generados en SIIF NACION

Memorando o correo electrónico Reporte SIIF Nación “Cuentas por pagar”

Fin 4 CRITERIOS OPERATIVOS: Actividad 1  Durante la vigencia fiscal los supervisores de los convenios/contratos deberán adelantar la suscripción de las modificaciones de los contratos y/o actas de liquidación a fin de no presentar saldos sin ejecución al cierre de la vigencia.

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 Reservas presupuestales y cuentas por pagar. A través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación se definirán, cada vigencia y con corte a 31 de diciembre de la vigencia fiscal anterior, las reservas presupuestales y cuentas por pagar de cada una de las secciones del Presupuesto General de la Nación. Las reservas presupuestales corresponderán a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones y las cuentas por pagar a la diferencia entre las obligaciones y los pagos. (Artículo 6, Decreto 4836 de 2011)

 Los soportes requeridos para constituir las cuentas por pagar son : Certificación de cumplimiento, Facturas , Ingreso al almacén en el caso que aplique, entre otros. Actividad 3 El formato “Certificación Cuentas por Pagar al cierre de la vigencia __” busca que las regionales adelanten un cuadre previo entre pagadurías, presupuesto y contabilidad, debe ser remitido a partir del 20 de enero y a más tardar el 31 de enero del año siguiente. Este formato debe ser diligenciado una sola vez, con datos al cierre de la vigencia y remitido al Grupo de Tesorería de manera informativa. Actividad 4  El traslado de documentos se realiza al inicio de la vigencia y para efectos de la ejecución de las reservas presupuestales y cuentas por pagar, es requisito realizarlo en el tiempo estipulado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a través de la circular externa de la respectiva vigencia.  El traslado de documentos hace referencia al registro en SIIF Nación de los valores constituidos al cierre de la vigencia anterior, correspondientes a las reservas presupuestales y cuentas por pagar. Actividad 7  Las cuentas por pagar constituidas, no se pagaran de forma parcial o proporcional.  Se señala lo estipulado en el Artículo 6 del Decreto 1957 de 2007 el cual modifica el Decreto 4730 de 2005, en relación a: “Cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con los recursos correspondientes a los anticipos pactados en los contratos, a los bienes y servicios recibidos y con los recursos respecto de los cuales se hayan cumplido los requisitos que hagan exigible su pago”. Lo que indica que la entidad no debe constituir cuentas por pagar sin el lleno de los requisitos.  Acta de cancelación Reservas Presupuestales debe ser firmada por el Director Regional, Coordinador Grupo Financiero y el Profesional que cumple las funciones de Analista de Presupuesto. Actividad 10 

Para las Cuentas por Pagar NO hay liberación de PAC, para las reservas presupuestales queda como PAC reservado de la Vigencia, una vez se ha hecho la liberación de Saldos.

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

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La reducción del PAC es ejecutada de manera centralizada en el Grupo de Tesorería, por solicitud de la Regional

Actividad 11 El reporte se debe a generar más tardar el quinto (5) día hábil del mes 5 DURACIÓN DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS): 360 días 6 PRODUCTO: Reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas y ejecutadas

7 DEFINICIONES: Rezago Presupuestal: Es el resultado de sumar las reservas presupuestales y las cuentas por pagar. Reserva Presupuestal: Se genera cuando el compromiso es legalmente constituido pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y será pagado con cargo a la reserva que se constituye a más tardar el 20 de enero de la vigencia siguiente. Cuentas Por Pagar: Son aquellas obligaciones que quedan pendientes de pago en la vigencia fiscal y se han recibido los bienes o servicios al 31 de Diciembre o cuando se han pactado anticipos en los contratos y no fueron cancelados. Vigencia Fiscal: Anualidad presupuestal que va del 1° de enero al 31 de diciembre de cada año Periodo de Transición: El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación tendrá un periodo de transición al inicio de cada año, con el fin de que las entidades hagan ajustes a los compromisos y obligaciones a que haya lugar para la constitución de las reservas presupuestales y de las cuentas por pagar, de conformidad con lo señalado en el artículo 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto, el cual durará hasta el día anterior al de la constitución legal de estas, de forma que puedan obtener del sistema la información requerida para tal fin Es importante tener en cuenta que en el período de transición NO SE PODRÁN EFECTUAR NUEVOS COMPROMISOS NI SE PODRÁN EFECTUAR PAGOS, solamente se podrán efectuar los ajustes para la formalización y legalización del rezago presupuestal. Se resalta que en ningún caso, si una reserva presupuestal pasa a constituirse como cuenta por pagar (en el periodo de transición) el valor de esta última no puede ser superior al de la reserva presupuestal. Saldo exigible: Hace referencia a la obligatoriedad del pago

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8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA  

Guía de cierre financiero y apertura de vigencia fiscal – ICBF Resolucion 3333 de Junio 02 de 2015 - ICBF

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES     

Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación (Decreto 111 de 1996) Decreto 4836 de diciembre 21 de 2011- Ministerio de Hacienda y Crédito Público Decreto 2674 de 2012 Art, 30- Ministerio de Hacienda y Crédito Público Circulares externas de cada vigencia fiscal - Ministerio de Hacienda y Crédito Público Decreto por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal. – Ministerio de Hacienda y Crédito Público

9. RELACIÓN DE FORMATOS  Acta de cancelación de reservas presupuestales F1 PR3 MPA1 P2  Certificación Cuentas por Pagar al cierre de la vigencia __  Certificación para constitución de Reservas Presupuestales Excepcionales F2 G5 MPA1 P2 10. ANEXOS NATURALEZA DE LOS CAMBIOS: Ítem Modif.

Nombre del ítem

1

Alcance

2

Actividades

3

Relación de Formatos

Descripción del Cambio Se modificó, se incluye las Grupo Financiero Sede de la Dirección General, Grupos de Tesorería y Presupuesto.  Se hace mayor claridad en las actividades correspondientes a cuentas por pagar y reservas presupuestales  En la actividad 3, se cita un nuevo formato que deben diligenciar las regionales, a través del cual certifican el cuadre de las cuentas por pagar “Cierre Regional Cuentas por Pagar”. Se eliminó el formato “Certificación de constitución de Cuentas por pagar”

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