PROCESO EVALUACIÓN Y MONITOREO DE LA GESTIÓN

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09/03/2015

PROCEDIMIENTO MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

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1. OBJETIVO: Realizar monitoreo y evaluación a la gestión institucional de acuerdo a la normatividad vigente con el fin de generar insumos para la adecuada toma de decisiones que permitan el mejoramiento de la gestión en el marco de la planeación institucional del ICBF. 2. ALCANCE: Inicia con la actualización de la guía e instrumentos de monitoreo y evaluación, y termina con el monitoreo al cumplimiento de las oportunidades de mejora propuestas. Aplica para los niveles nacional, regional y zonal. 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No.

Actividad Inicio

Responsable

Registro

Guía de orientaciones para Actualizar la guía e instrumentos de Subdirección de Monitoreo el monitoreo y evaluación 1 monitoreo y evaluación. y Evaluación. de la gestión InstitucionalG4.MPEV1.P1. Agenda de programación Subdirección de Monitoreo de revisión de indicadores. y Evaluación. Revisar, construir y validar los indicadores F1.PR1.MPEV1.P1 2 que se aplicarán en el tablero de control Áreas de la Sede de la Formato Hoja de Vida institucional. Dirección General, Indicador. Regionales y Centros Zonales. Bitácora de cambios de indicadores F1.PR1.MPEV1.P1 Subdirección de Monitoreo Formato Hoja de Vida y Evaluación. Indicador publicadas en Publicar las hojas de vida de los 3 intranet. indicadores en intranet. Áreas de la Sede de la Dirección General. Bitácora de cambios de indicadores. Subdirección de Monitoreo Reformular y/o ajustar los indicadores, y Evaluación. 4. hojas de vida e instrumentos de monitoreo Bitácora de cambios de P.C. y evaluación de acuerdo a las directrices indicadores. Áreas de la Sede de la establecidas al inicio de la vigencia. Dirección General. Dirección de Planeación y Oficializar la estructura del tablero de Control de Gestión. Correos electrónicos. 5 control institucional a los diferentes niveles del ICBF. Subdirección de Monitoreo Publicación en intranet. y Evaluación.

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6.1. Realizar monitoreo y evaluación a los avances de los indicadores del tablero de control y el plan de acción Institucional. 6.2. Identificar oportunidades de mejora.

Subdirección de Monitoreo y Evaluación. Áreas de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales.

SIMEI.

Correos electrónicos. Subdirección de Monitoreo y Evaluación. 7

Retroalimentar, divulgar y generar alertas por oportunidad, calidad y avances en los diferentes niveles.

Áreas de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales.

Subdirección de Monitoreo y Evaluación. 8 Verificar el cumplimiento del cronograma P.C. de publicación, análisis y reporte de avances.

9

Mejorar y/o actualizar los instrumentos de monitoreo y evaluación que permitan una adecuada toma de decisiones.

10

Realizar monitoreo al cumplimiento de las oportunidades de mejora propuestas.

Áreas de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales. Subdirección de Monitoreo y Evaluación. Áreas de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales. Subdirección de Monitoreo y Evaluación. Áreas de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales.

SIMEI. Informes de monitoreo integral de la gestión de las áreas de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales.

Correos electrónicos.

Bitácora de cambios de indicadores.

Instrumentos de monitoreo y evaluación.

Correos electrónicos.

Fin Nota: P.C. Punto de Control

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4. CRITERIOS OPERATIVOS: El ejercicio de monitoreo y evaluación requiere que se consulte la guía de orientaciones para la formulación y monitoreo de la planeación Institucional-G1.MPE1 y la guía de orientaciones para el monitoreo y evaluación de la gestión Institucional- G4.MPEV1.P1, las cuales establecen las generalidades e implementación del proceso de planeación institucional. Es indispensable contar con la planeación institucional oportuna que permita definir el plan de acción y los indicadores del tablero de control. Se debe tener en cuenta la participación activa de todos los niveles del ICBF, así como una adecuada asistencia técnica, con los cuales se logren datos confiables que permitan una adecuada toma de decisiones. Actividad N° 2 Para mayor claridad revisar la guía de orientaciones para el monitoreo y evaluación de la gestión Institucional- G4.MPEV1.P1. Actividad N° 3 Se entenderán como aprobadas las hojas por parte de los responsables y la Dirección de Planeación y Control de Gestión, una vez sean publicadas en Intranet. Actividad N° 4 Los indicadores del tablero de control solo podrán modificarse cuando la Subdirección de Monitoreo y Evaluación apruebe los ajustes presentados por el responsable con su respectiva justificación técnica. En tal caso, el responsable interesado deberá tramitar la solicitud correspondiente, a través de una comunicación escrita, debidamente sustentada a más tardar el 30 de junio de la vigencia en curso. Actividad N° 6 El plan de acción aplica para las áreas de la Sede de la Dirección General y Regionales, las directrices para la formulación se pueden consultar en la guía de orientaciones para la formulación y monitoreo de la planeación Institucional-G1.MPE1. El tablero de control aplica para las áreas de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales de acuerdo a lo estipulado en la hoja de vida de cada indicador. Las oportunidades de mejora están orientadas a los siguientes aspectos:   

Oportunidad y calidad del reporte del avance y análisis de los indicadores del tablero de control y plan de acción. Cumplimiento de actividades del plan de acción. Cumplimiento de las metas establecidas en los indicadores del tablero de control.

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Con base en los anteriores aspectos se implementarán oportunidades de mejora de acuerdo a la gestión en un periodo de corte establecido, como se describe en la guía de orientaciones para el monitoreo y evaluación de la gestión Institucional- G4.MPEV1.P1 5. DURACIÓN DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS): 365 días. 6. PRODUCTO:    

Tablero de control institucional formulado, monitoreado y evaluado. Hojas de vida de indicadores. Plan de acción monitoreado y evaluado. Informes de Monitoreo integral de la gestión de las áreas de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales.

7. DEFINICIONES: PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL: El Plan de Acción Institucional es el instrumento de planeación, mediante el cual, el ICBF materializa la ejecución del Plan Nacional de Desarrollo, Plan Indicativo Sectorial y Plan Indicativo Institucional, para dar cumplimiento a los objetivos y metas previstas en éste último. Allí se organizan las estrategias, acciones y presupuesto que va a desarrollar en la vigencia. A su vez, se encarga de materializar lo establecido en el Decreto 2482 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión” establecidos por el DAFP los cuales vienen enmarcados en cinco Políticas de Desarrollo Administrativo que a su vez tiene componentes, los cuales deben ser desarrollados a través de la planeación integrada y teniendo en cuenta los lineamientos que los rectores de cada política han definido para su implementación. Dichos lineamientos se convierten en requerimientos concretos que cada entidad debe atender, siendo algunos comunes a varias políticas, otros transversales por su injerencia estratégica y otros particulares de una política. TABLERO DE CONTROL INSTITUCIONAL: El tablero de control está compuesto por todos los indicadores de la Sede de la Dirección General, regionales y centros zonales, y de éste el plan de acción toma como insumo las metas e indicadores que se deben cumplir en el marco del plan indicativo institucional. En el ICBF, el tablero de control es el principal instrumento de monitoreo institucional, que consolida todos los indicadores del plan de acción y demás indicadores de gestión que sirven para monitorear el avance institucional. Estos indicadores están alineados a la estrategia (Objetivos Institucionales y líneas de política DAFP) y a la gestión (mapa de macroprocesos y objetivos SIGE). SISTEMA INTEGRAL DE MONITOREO Y EVALUACIÓN INSTITUCIONAL-SIMEI: Es una herramienta diseñada desde la Dirección de Planeación y Control de Gestión para realizar el monitoreo y evaluación a los indicadores del tablero de control y el plan de acción institucional, la cual captura el resultado de los indicadores, la información presupuestal, cumplimiento de actividades, el avance cualitativo y la retroalimentación de acuerdo al periodo de corte establecido para tal fin.

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8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 

Guía de orientaciones para la formulación y monitoreo de la planeación InstitucionalG1.MPE1. Guía de orientaciones para el monitoreo y evaluación de la gestión InstitucionalG4.MPEV1.P1 Plan Indicativo Institucional Mapa de macroprocesos/procesos Estructura orgánica Objetivos SIGE Líneas de política de DAFP Proyectos de inversión. F2.PR4.MPE2 Matriz de Verificación de Requisitos Legales proceso Evaluación y Monitoreo de la Gestión.

       

9. RELACIÓN DE FORMATOS 

F1.PR1.MPEV1.P1 Formato Hoja de Vida Indicador.

10. ANEXOS Anexo 1 NATURALEZA DE LOS CAMBIOS: Ítem Modif. 0 1 2 3 4 5

Nombre del ítem Alcance Descripción de actividades Productos

Descripción del Cambio Se incluye en el alcance los centros zonales. Actualización de las actividades con sus responsables y registros. Se modificaron los productos de acuerdo a las directrices de planeación. Actualización de definiciones.

Definiciones Documentos de Actualización de documentos. referencia Relación de formatos Se elimina el formato de plan de acción.

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