PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PR21.MPA1.P5

29/06/2012

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS ENVIADAS A TRAVES DEL APLICATIVO ISIS O LIBRO RADICADOR

Versión 3.0

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1. OBJETIVO: Producir, recibir, verificar, radicar, controlar y distribuir todas las comunicaciones oficiales internas que produce el Instituto y que deben ser enviadas a personas naturales o jurídicas u otras sedes del ICBF, a través de cualquier medio de mensajería especializada, mensajero institucional o entrega personal, asegurando la entrega al destinatario así como la confiabilidad y preservación de la información en ellas registrada. 2. ALCANCE: Inicia con la producción de la comunicación oficial mediante la utilización del formato carta (para personas naturales o jurídicas distintas del ICBF) o memorando (para servidores del ICBF), continúa con la radicación y registro y termina con la distribución y entrega a la empresa de mensajería especializada o al destinatario a través de mensajero institucional o entrega personal. 3. DIAGRAMA DE FLUJO 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No

Actividad

Responsable

Registro

Inicio 1.1 Elaborar comunicación. ¿Conoce las directrices del ICBF para elaboración de documentos?

1

Si: Elaborar carta (para personas naturales o Servidor público de jurídicas distintas al ICBF) o memorando (para las dependencias servidores del ICBF) en los formatos del ICBF normalizados, establecidos en el SIGE.

Comunicación Interna

No: Ver directrices para Aspectos generales a tener en cuenta en la elaboración de documentos, en la Guía para la Gestión Documental en el ICBF y elaborar formato y remitir a Mejoramiento Organizacional para su normalización.

2

Revisar texto y verificar conformidad del contenido, redacción, imagen corporativa, código Servidor público de la dependencia, ortografía, anexos del autorizado para Comunicación memorando y registrar firmar. firmar las Interna comunicaciones Entregar original, dos copias y anexos en el orden oficiales como deben ser enviados a los distintos destinatarios.

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No

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Actividad Recibir y verificar que la comunicación esté completa.

Responsable

Registro

¿La comunicación cumple con los requisitos? 3

Servidor público del Grupo Si: continúa en actividad 4. Administrativo Comunicación encargado de la Interna No: Devuelve la comunicación a la dependencia Gestión documental productora.

Asignar número consecutivo de envío con reloj o de forma manual con numerador en la comunicación original y en las copias. Servidor público del grupo Administrativo Si: Registra en la comunicación original y las encargado de la copias el número de radicación. Gestión documental ¿La radicación se hace con reloj? 4

Carta y/o memorando con número de radicado

No: Registra con el numerador el número consecutivo de radicación correspondiente al original y copias. Capturar y registrar datos de las comunicaciones internas. ¿Existe sistema aplicativo ISIS para registrar las comunicaciones recibidas?

5

6

Si: Ingresar a la base de datos CDS/ISIS módulo Servidor público del de Correspondencia interna, diligenciar los grupo datos del formato correspondiente. Administrativo encargado de la No: Crear y registrar en un libro en Excel la base Gestión documental de datos de los radicados; capturando los siguiente datos: número consecutivo, fecha y hora, entidad destinataria, dirección, ciudad, departamento, asunto, anexos, nombre del destinatario, nombre del servidor público del ICBF remitente, nombre de la dependencia del ICBF que remite la comunicación. Clasificar, distribuir y devolver la copia amarilla Servidor público del debidamente radicada a las dependencias grupo productoras por medio del recorrido interno en las Administrativo carpetas de distribución interna, para su archivo encargado de la en el correspondiente expediente según la TRD. Gestión documental

Registro Base de Datos ISIS Registro Libro radicador

Planillas Guías de registro de corresponden cia

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Actividad

Responsable Registro Servidor público del Clasificar los documentos según tipo de envío. grupo Administrativo encargado de la Gestión documental Servidor público del Planillas Imprimir planillas y/o guías de registro de grupo Guías correspondencia enviada según el tipo de envío. Administrativo de registro de encargado de la corresponden Gestión documental cia Realizar verificación física del oficio en original y Servidor público del sus anexos en las planillas generadas para la grupo entrega de la correspondencia. Administrativo encargado de la Gestión documental Distribuir los documentos según tipo de envió: Servidor público del Externo: Entregar a la empresa de mensajería grupo especializada, al mensajero institucional, al Administrativo servidor público que realiza la entrega personal encargado de la las comunicaciones junto con la copia de las Gestión documental planillas y/o guías de registro de correspondencia enviada.

Planillas Guías de registro de corresponden cia

Planillas Guías de registro de corresponden cia

Interno: Entregar a las dependencias por medio de recorrido las comunicaciones junto con la copia de las planillas de registro de correspondencia enviada. Entregar la comunicación al destinatario. ¿La entrega de la comunicación fue exitosa? Si: Archiva los registros y/o guías de correspondencia enviada en las carpetas correspondientes A la serie de registros de comunicaciones oficiales internas 11 No: Registrar motivo de devolución en la planilla de correspondencia y entregar a la dependencia remisoria dejando constancia del hecho.

Servidor público del grupo Administrativo encargado de la Gestión documental

Carpeta Registros de Corresponden cia Planilla de corresponden cia

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Actividad Archivar las planillas y/o guías de registro de correspondencia enviada en la carpeta correspondiente de la serie Registros de comunicaciones oficiales internas.

Responsable Registro Servidor público del Carpeta con grupo Planillas Administrativo Guías encargado de la de registro de Gestión documental corresponden cia enviada

Archivar la copia blanca en el consecutivo de Correspondencia. Fin

5. DURACIÓN DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS): 365 días 6. PRODUCTO: Registro de la comunicación en Base de Datos ISIS 7. DEFINICIONES: ANEXOS: Número de folios, expedientes, legajos, libros, revistas, objetos u otros, que acompañan a la comunicación oficial y que por lo mismo se deben citar en el documento. APLICATIVO ISIS: El sistema CDS/ISIS (Computarized Documentation System - Integrated Set for Information System). Base de datos utilizada para el registro que facilita la administración automatizada de las comunicaciones oficiales en las sedes regionales y centros zonales del ICBF donde se encuentre instalada. CARTA: Comunicación externa utilizada para comunicarse con entidades externas. CÓDIGO: Identificación numérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que responde al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. COMUNICACIONES OFICIALES: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS ENVIADAS: Son todas aquellas comunicaciones que produce el ICBF, con destino a personas naturales o jurídicas distintas al ICBF. COPIA AMARILLA: es primera copia, que forma parte del expediente junto con los anexos de la serie documental que se configura en cada una de las dependencias que proyecta la documentación oficial enviada, debe ser idéntica al original.

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COPIA BLANCA: es la segunda copia que forma el consecutivo de correspondencia la cual debe ser idéntica al original que se proyecta como correspondencia oficial enviada, deberá contener todos los anexos nombrados en el cuerpo de la comunicación. DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS ENVIADAS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario persona natural o jurídica distinta al ICBF. DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. DOCUMENTO PÚBLICO: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. FOLIO: Se define como aquella hoja de libro, cuadernillo o expediente al que le corresponden dos páginas. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL - GGD: Unidad administrativa del ICBF, encargada de la planeación y desarrollo de la gestión documental. MEMORANDO: Comunicación interna utilizada para comunicarse entre las dependencias del ICBF y sus servidores públicos o viceversa, sean estos de la sede nacional, regional o centro zonal. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o

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entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA  Normograma.  Guía para la Gestión documental del ICBF  Tablas de retención documental 9. RELACIÓN DE FORMATOS  Planilla de imposición de correo nacional, internacional o local.  Planilla de control mensajero interno.  Planilla Correspondencia Regionales-Centros Zonales  Planilla registro correspondencia dependencias.  Planilla Registro Correspondencia Dependencias. (Libro Excel)  Libro Radicador 10. ANEXOS NATURALEZA DE LOS CAMBIOS No se registran cambios al procedimiento.

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