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1. OBJETIVO Establecer las actividades que garanticen la adecuada producción, recepción y distribución, de las comunicaciones oficiales del ICBF, mediante las cuales se optimice el manejo de la información organizacional en la Sede de la Dirección General, las Regionales y los Centros Zonales. 2. ALCANCE Inicia con la recepción y verificación de las comunicaciones oficiales en el ICBF radicadas en la ventanilla de correspondencia y finaliza con la distribución y clasificación de las mismas. Este instructivo aplica en la Sede de la Dirección General, las Regionales y los Centros Zonales 3. DEFINICIONES ANEXOS: Número de folios, expedientes, legajos, libros, revistas, objetos u otros, que acompañan a la comunicación oficial y que por lo mismo se deben citar en la comunicación. CARTA: Comunicación externa utilizada para comunicarse con entidades externas. CLASIFICAR: fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). CÓDIGO: Identificación numérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que responde al sistema de clasificación del Gestor Documental. COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas y/o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del soporte utilizado. COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA: Comunicaciones oficiales que produce el ICBF para personas naturales o jurídicas externas al ICBF. COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS: Comunicaciones oficiales entre dependencias, de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales. Para efectos de este procedimiento, tendrán el mismo trámite y efecto que las comunicaciones oficiales de salida. COMUNICACIONES OFICIALES DE ENTRADA: Comunicaciones recibidas en el ICBF por personas naturales o jurídicas externas al ICBF, a través de la ventanilla de correspondencia, de acuerdo a las funciones y actividades que le son propias.

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CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. DIGITALIZACIÓN: técnica que permite la reproducción de la información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes: papel, video, casetes, cintas, películas, microfilm, y otros) en una que solo puede leerse o interpretarse por computador. DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS DE SALIDA: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario persona natural o jurídica distinta al ICBF. DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. DOCUMENTO DIGITAL: Es la comunicación oficial entrante, interna o saliente con sus respectivos anexos (si aplica) que es digitalizada a través del Gestor Documental. DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. DOCUMENTO PÚBLICO: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. EXPEDIENTE: Conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto de las dependencias del ICBF sean estos de la Sede De la Dirección General, Regional o Centro Zonal.

EXPEDIENTE VIRTUAL: Conjunto de todos los documentos correspondientes a un asunto de las dependencias del ICBF sean estos de la Sede De la Dirección General, Regional o Centro Zonal, que se encuentran almacenados en el Gestor Documental. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. GESTOR DOCUMENTAL: Es una herramienta que permite almacenar los registros del ICBF desde el momento de su creación hasta su eliminación final. Esto puede incluir clasificar, almacenar, asegurar, y la destrucción (o en algunos casos, la preservación de archivos) de los registros. GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL - GGD: Unidad administrativa del ICBF, encargada de la planeación y desarrollo de la gestión documental. GUÍA DE CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES: es el documento que da las directrices para conformación de expedientes electrónicos, con base en las Tablas de Retención Documental.

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MEMORANDO: Comunicación interna utilizada para comunicarse entre las dependencias del ICBF y sus servidores públicos o viceversa, sean estos de la Sede De la Dirección General, Regional o Centro Zonal. MESA FUNCIONAL: Grupo de personas encargadas de recibir, revisar, clasificar y distribuir a la dependencia competente, las comunicaciones oficiales que son digitalizadas a través del Gestor Documental. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento correspondientes. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. REGISTRAR: Ingresar los datos establecidos en el Gestor Documental. (Véase numeral 4.5.2.) REGISTROS: Documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas. REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

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TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. VERIFICAR: Conjunto de actividades que se realizan para evidenciar el cumplimiento de los requisitos de calidad de las comunicaciones oficiales digitalizadas. 4. DESARROLLO 4.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Para la recepción de documentos se realizan las siguientes actividades: 4.1.1 Requisitos de recepción de comunicaciones oficiales Según lo establece el artículo décimo del acuerdo 060 de 2001 del AGN, las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar:        

La competencia Cantidad de folios Los anexos (que estén completos y que los mencioné el documento) El destino Los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite Dirección donde se deba enviar respuesta Asunto correspondiente Firma

Si la comunicación oficial es entregada por una empresa de mensajería se debe comparar el contenido del sobre contra la guía. Si no hay observaciones ni inconsistencias al respecto, se procede con la recepción y radicación del documento y se coloca sello en la guía de la empresa de mensajería. En caso contrario el documento es devuelto. Si es competencia de la entidad, se procederá a la recepción y radicación del mismo.

4.1.2 Recepción de comunicaciones oficiales por ventanilla de correspondencia Para la recepción de comunicaciones oficiales por ventanilla se realizan las siguientes actividades:     

Recibir el documento Capturar datos básicos Generar rótulo Generar radicado Asociar a la imagen del documento la descripción realizada anteriormente

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4.1.3 Recepción de comunicaciones oficiales por empresas de mensajería Para la recepción de comunicaciones oficiales por empresas de mensajería se realizan las siguientes actividades:    

Recibir el sobre o paquete al mensajero verificar el destinatario ICBF Colocar sello de recibido y fecha en la guía del mensajero Entregar la copia al mensajero En caso de presentarse la devolución de documento, remitirse al numeral 4.7.1 del presente instructivo.

4.2 DIGITALIZACIÓN Para la digitalización de las comunicaciones oficiales se realizan las siguientes actividades:   

 

Retirar de la documentación ganchos, material abrasivo y demás elementos que obstaculicen el escaneo. Colocar el documento en el escáner Realizar la digitalización con los siguientes parámetros:  Resolución de la imagen: 200 a 300 dpi  Formato PDF/A  Cada archivo PDF digitalizado debe contener hasta un máximo de 50 folios. En caso de tener un documento con más de 50 folios, se deben generan la cantidad archivos PDF requeridos.  Nitidez de la imagen: Blanco y Negro. Escala de grises cuando la imagen amerite usarlo  Ajustar la orientación vertical de todos las imágenes digitalizadas, para asegurar la lectura uniforme del documento  Eliminar las hojas en blanco  Guardar y distribuir virtualmente a la mesa funcional, para su posterior clasificación y distribución Coser o agrupar los documentos tal como se recibieron originalmente Colocar en el casillero

4.3 DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE COMUNICACIONES OFICIALES Las comunicaciones oficiales de entrada se digitalizan a través del gestor documental y se entregan en físico en las dependencias que así lo requieran. 4.3.1 Distribución de Comunicaciones Oficiales de entrada en físico Para distribuir las comunicaciones oficiales en físico se debe:  Identificar las áreas del ICBF según la competencia, usando los nombres o códigos asignados a cada una.

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 Clasificar y enrutar las comunicaciones oficiales digitalizadas, al área competente.  Diligenciar la planilla de control de entregas  Entregar el documento en físico al delegado del área/dependencia autorizado para recibir correspondencia  Archivar la planilla de control de entregas

4.3.2 Entrega de documentos en físico al archivo de gestión centralizado Aquellos documentos de entrada que fueron digitalizados y que no fueron entregados en físico a la dependencia/área correspondiente, se deben ordenar y enviar cada 15 ó 30 días, según se completen cajas X200 (una caja contiene 6 carpetas de 200 folios cada una aproximadamente), al archivo de gestión centralizado de la Sede De la Dirección General, Regionales o Centros Zonales, para lo cual se debe:  Imprimir el informe diario de seguimiento  Consolidar semanalmente los informes diarios de seguimiento y dejar las observaciones del caso si aplica  Entregar el Formato Único de Inventario Documental (FUID) y documentos en físico, ordenados por consecutivo al archivo de gestión centralizado para su validación 4.4 PRESTAMO DE DOCUMENTOS El servidor público y/o contratista responsable en el Grupo de Gestión Documental o quien haga sus veces en el nivel regional o centro zonal deberá verificar la solicitud de préstamo, registrar la entrega del documento y realizar el seguimiento. El servidor público y/o contratista que asuma la custodia del original prestado responderá disciplinariamente por él, en caso de daño (parcial o total), robo o extravío. 4.5 REGISTRO Y RADICACIÓN 4.5.1 Registro Para el registro de comunicaciones oficiales de entrada, se deben capturar los siguientes datos dentro del Gestor Documental:      

Cantidad de folios Nivel de prioridad del documento Tipo de recepción Asunto del documento Fecha del documento Datos del remitente (dirección, teléfono de contacto, correo electrónico, ciudad, municipio, departamento y país)  Observaciones

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Para las comunicaciones oficiales internas o de salida se debe registrar la siguiente información:     

Fecha del documento. Medio de envío. Datos del destinatario (Nombre, dirección, municipio, departamento y país) Nombre y dirección del remitente Asunto del documento. Si el documento que se está radicando corresponde a una respuesta o ampliación de información de un N° Radicado anterior, es necesario que en el asunto se indique el N° de Radicado correspondiente.  N°.de Expediente Relacionado: Este campo es de obligatorio diligenciamiento, dado que es la única manera para que se pueda asociar un documento con un expediente ya creado. Por lo cual es indispensable registrar el N° de radicado del documento anterior al cual se le está dando respuesta o se le está ampliando la información.  Observaciones Posteriormente el Gestor Documental genera la etiqueta autoadhesiva, con la siguiente información:    

Fecha y hora de procesamiento Punto de recepción N° total de folios Número de radicado

4.5.2. Radicación La radicación se genera cuando el sistema de manera automática imprime la etiqueta autoadhesivo con el número del radicado, la cual es colocada en la parte superior derecha del documento u oficio remisorio, sin cubrir ningún tipo de información. 4.6. ENVÍO DE COMUNICACIONES OFICIALES EN FÍSICO 4.6.1 A través de empresa de mensajería Cuando los documentos en físico se envían a través de empresa de mensajería, se deben realizar las siguientes actividades: 1. Entregar a la empresa de mensajería las comunicaciones oficiales, con la frecuencia requerida, de acuerdo al tipo de envío (urgente, normal, certificado, especial, etc.) 2. Diligenciar la planilla de control de correo entregado. 4.6.2 A través del área de correspondencia interna

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Para el envío de documentos en físico entre dependencias de la Sede Nacional y dentro de la misma Regional o Centro Zonal, el documento se debe radicar en la ventanilla de correspondencia, de acuerdo a lo establecido en el numeral 4.5 del presente instructivo. Una vez el documento haya sido radicado en el gestor documental, el área de correspondencia de la Sede Nacional, Regional o Centro Zonal se encargará de entregar dicho documento en físico al destinatario o área competente en los casos requeridos.

4.7 DEVOLUCION DE DOCUMENTOS 4.7.1 Devolución de documentos de entrada a empresa de mensajería Cuando el documento o su contenido no corresponde con la guía de mensajería, dicho documento es devuelto a la empresa de mensajería y no se radica en el Gestor Documental. 4.7.2 Motivos de devolución de documentos de salida           

Dirección no existe Dirección deficiente Lugar desocupado/deshabitado Destinatario desconocido Inmueble cerrado Destinatario no reside Destinatario fallecido Rehusado No existe empresa Zona de alto riesgo Zona fuera del perímetro urbano

4.8 VERIFICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES DIGITALIZADAS Es necesario dar cumplimiento a los siguientes parámetros funcionales que se describen a continuación:    

Verificar que el tamaño del archivo sea inferior a 20 megabytes Verificar que la visualización del documento digitalizado sea legible, clara y entendible Validar que el documento digitalizado corresponda a la información contenida en el registro Verificar que el registro tenga asociados los datos mínimos requeridos para los documentos electrónicos. Véase numeral 4.5.1 del presente instructivo.

4.9 DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

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Las comunicaciones oficiales se digitalizan y se distribuyen físicamente a la dependencia competente. No obstante, existen algunas comunicaciones oficiales que no serán digitalizadas a través del gestor documental, por criterios de seguridad, exigibilidad procesal y funcionalidad, previamente definidas por el área correspondiente, tales como:       

Comunicaciones oficiales y anexos relacionadas con el área de control interno disciplinario Comunicaciones oficiales y anexos relacionadas con al área de adopciones Comunicaciones oficiales y anexos relacionadas con historias de atención de NNA Comunicaciones oficiales y anexos relacionadas con procesos de NNA desvinculados Comunicaciones oficiales y anexos relacionadas con procesos de responsabilidad penal Anexos de comunicaciones oficiales que vengan empastadas Comunicaciones oficiales y/o anexos que contengan apostillas, estampillas o cualquier elemento adicional que no permita su escaneo, comprometiendo la integridad del documento.

5. NATURALEZA DE LOS CAMBIOS:

Ítem Modif.

Nombre del ítem

1

OBJETIVO

2 3

4

Descripción del Cambio

Se ajustó redacción. Se ajustó redacción. Se aclaró que este procedimiento ALCANCE aplica para las comunicaciones gestionadas por ventanilla de correspondencia. Se eliminaron definiciones que no aplicaban para el DEFINICIONES presente procedimiento. Se modificaron y ajustaron de acuerdo con el procedimiento que se desarrolla actualmente, se eliminó DESCRIPCION DE el numeral 4.2, ya que actualmente en el Grupo de ACTIVIDADES Gestión Documental solo re radican comunicaciones recibidas por ventanilla; se aclararon y explicaron las demás actividades.

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