CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DivisiOn de Auditoria Administrative Area Empresas

Informe de Seguimiento Empresa Puerto Madero S.A.

• Fecha N° Informe :

12 de Julio de 2011 75/2010

CONTRALORiA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA EMPRESAS

DAA

925/11

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES CONTENIDAS EN EL INFORME FINAL N° 75, DE 2010, SOBRE AUDITORIA EN LA EMPRESA PUERTO MADERO S.A.

SANTIAGO,

12.JUL11*043805

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Seguimiento at Informe Final N° 75, de 2010, con el resultado de la auditoria practicada en la empresa Grafica Puerto Madero S.A.

Saluda atentamente a Ud.,

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111

POR ORDE , EL CONTRALOR GENERAL Dorotky Perez Gutierrez __ _ sit

0 SUBJEFE

DOSION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AL SENOR PRESIDENTE DEL DIRECTORIO PUERTO MADERO IMPRESORES S.A. PRESENTE YAD/eig

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DAA N° 926/11

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES CONTENIDAS EN EL INFORME FINAL N° 75, DE 2010, SOBRE AUDITORIA EN LA EMPRESA PUERTO MADERO S.A.

SANTIAGO, 12.JU H 1*043809

Cumplo con envier a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Seguimiento al Informe Final N° 75, de 2010, con el resultado de la auditoria practicada en la empresa Grafica Puerto Madero S.A.

Saluda atentamente a Ud.,

POR OR' DEL CONTRALOR GENERAL Dorothy Perez Gutierrez ADO SUBJEFE DMSION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AL SENOR CONTRALOR INTERNO EMPRESA PERIODISTICA LA NACION S.A. 3 , PRESENTE YAD/eig

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CONTRALORiA GENERAL DE LA REPLJBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA EMPRESAS

DAA N° 924/11

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES CONTENIDAS EN EL INFORME FINAL N° 75, DE 2010, SOBRE AUDITORIA EN LA EMPRESA PUERTO MADERO S.A .

SANTIAGO, 1

2, JUL 1 1

*0 4 38 07

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Seguimiento al Informe Final N° 75, de 2010, con el resultado de la auditoria practicada en la empresa Grafica Puerto Madero S.A.

Saluda atentamente a Ud.,

POR 0 N DEL CONTRALOR GENERAL

D rothy Perez Catierrez________, ABOGADO SUBJEFE DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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AL SENOR GERENTE GENERAL PUERTO MADERO IMPRESORES S.A. PRESENTE ,YAD/eig

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DAA N° 1066/11

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES CONTENIDAS EN EL INFORME FINAL N° 75, DE 2010, SOBRE AUDITORIA EN LA EMPRESA PUERTO MADERO S.A.

SANTIAGO, 1 7 JUI

1 1*043806

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Seguimiento at Informe Final N° 75, de 2010, con el resultado de Ia auditoria practicada en Ia empresa Grafica Puerto Madero S.A.

Saluda atentamente a Ud.,

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RAN't!RO EINDOZA ZUNIGA CONTRALOR .-)C:NERAL DE LA REPUBLICA

AL SENOR MINISTRO DE HACIENDA PRESENTE YAD/eig

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LAS DE SEGUIMIENTO SOBRE OBSERVACIONES CONTENIDAS EN EL INFORME FINAL N° 75, DE 2010, SOBRE AUDITORIA EN LA EMPRESA PUERTO MADERO S.A.

SANTIAGO, 1 2. EL 1 1*

En cumplimiento del plan anual de fiscalizacion, aprobado por esta Contraloria General, se procedio a efectuar un seguimiento a las observaciones formuladas en el Informe Final N° 75, de 2010, sobre la auditoria de transacciones, efectuada en Ia empresa Grafica Puerto Madero S.A., en adelante Puerto Madero. El presente trabajo tuvo por objeto verificar el cumplimiento de las medidas adoptadas por la institucion, conforme a lo serialado en su oficio N° 53.511, de 2010. El seguimiento efectuado arrojo los siguientes resultados, en relacion con las observaciones que en cada caso se indican:

I. CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA

1.1. Auditoria Interna La Empresa no cuenta con una Unidad de Auditoria Interna, lo que no permite examinar en forma permanente la aplicaciOn de los controles contables, financieros y de operacion impuestos por su administracion, como tampoco, evaluar Ia confiabilidad de la informaciOn en base a Ia cual se toman sus decisiones. Sin embargo, con fecha 15 de junio de 2009, Puerto Madero S.A. suscribiO un contrato de prestaciOn de servicios administrativos con Empresa Periodistica La Nacion S.A., en adelante La Nacion, el cual incluye entre otros servicios, el de auditoria, cuyo valor mensual asciende a $ 13.654.180.

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A LA SENORA SUBJEFE DE LA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA PRESENTE RAN

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA EMPRESAS Durante el seguimiento, se verifico que con fecha 19 de julio de 2010, Puerto Madero celebro un nuevo contrato de prestacion de servicios con La Nacion que reemplaza, para todos los efectos, el contrato que sobre similar objeto las partes celebraron con fecha 15 de junio de 2009. En su clausula primera, se singularizan los nuevos servicios, los que dicen relacion, entre otros, con auditoria interna, especificamente con la elaboracion, correccion y actualizacion de procedimientos administrativo-financieros internos, monitoreo sobre actividades y controles relacionados con los ciclos administrativo-financieros relevantes, como son los de control de inventarios, procesos productivos y costeo, ingresos por yentas, credit° y cobranzas, adquisiciones y control de pagos y arqueos planificados por Ia administracion y revision de las conclusiones obtenidas en los procesos de conciliacion, evaluacion de los principios de contabilidad y las practicas de revelaciones financieras utilizadas, y revision de Ia integridad de las revelaciones de los estados financieros trimestrales a ser presentados a Ia Superintendencia de Valores y Seguros. Sobre Ia materia, se constato que Ia Unidad de Auditoria Interna de La Nacion efectuo revisiones a Puerto Madero, en virtud del contrato antes senalado. Es asi como, se verifico la existencia de 9 informes que incluyen materias como Revision del Reproceso de Impresion Ordenes de ProducciOn (OP), Arqueo de Valores al 31 de diciembre de 2010, Arqueo de Fondos Fijos, Revision de Activacion de Productos en Proceso, Revision Proceso de FacturaciOn de Productos Despachados, Informe de Auditoria sobre Sistema de Administracion de Costeo Metrics, Informe de Auditoria sobre el Proceso de Adquisiciones, Informe de Auditoria del Proceso de Inventarios y Determinacion de Riesgos y Controles, cuyo resultado y recomendaciones fueron puestos en conocimiento de la Gerencia General, y no asi de su Directorio. Cabe hacer presente, que todos estos trabajos se realizaron durante el segundo semestre de 2010 y enero de 2011. En virtud de los antecedentes expuestos, esta Contraloria General da por salvada la observacion, sin perjuicio de indicar Ia necesidad que tales informes se pongan en conocimiento del Directorio. 1.2. Sistema de Contabilidad En lo referente a Ia contabilidad de la empresa, cabe indicar que si bien Puerto Madero no cuenta con una Unidad de Contabilidad, esta funci6n esta contemplada en el aludido contrato suscrito con La Nacion, que incluye, principalmente, las funciones de contabilidad y finanzas, analisis de cuentas, preparaci6n de informes y otros, de acuerdo a lo requerido por la Gerencia General y organismos fiscalizadores externos. Lo anterior, determina que en Puerto Madero se administran las compras, los inventarios fisicos, los ingresos de materias primas, las rebajas de acuerdo a los vales de consumo y, en general, las acciones que influyen en el proceso productivo, que refleja el sistema Metrics, software que administra Ia informaci6n sobre los costos involucrados en cada uno de los procesos productivos y determina el precio final de facturacion al cliente por cada orden de trabajo, lo cual se puede verificar a traves de las planillas del informe de gestion de costos, en cada uno de los casos examinados. (-)

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Por su parte, en las dependencias de La Nacion se desarrollan aquellas actividades que inciden en los procesos contables, administrativos y financieros a traves de la Gerencia de Finanzas, que esta integrada por las Unidades de Contabilidad, Remuneraciones, Tesoreria y Cobranza. Esta situacion determina que la informacion que genera Puerto Madero, se encuentre fragmentada como dos sistemas independientes, los cuales entre si, no se complementan. Efectuado el seguimiento correspondiente, se constato que la empresa ha suscrito un nuevo contrato de prestacian de servicios de contabilidad con La Nacion, el cual rige desde el 1 de enero al 30 de abril de 2011, fecha en la que se debia hacer una evaluacion y determinar la necesidad de continuar con los servicios adquiridos por un nuevo plazo a determinar. Cabe precisar que, en su clausula primera se particularizan las actividades contratadas, tales como: la facturacion de Grafica Puerto Madero, incluyendo Ia declaracion de impuesto a la renta y declaraciones juradas del ano comercial 2010, declaraciones mensuales de impuestos, emision de informes contables financieros mensuales a la Gerencia General, proveer oportunamente Ia informacion contable y financiera requerida periodicamente por la Superintendencia de Valores y Seguros, Ministerio de Hacienda y auditores externos. Esta situaci6n, se debi6 a que en el ano 2010, Puerto Madero contrato a un equipo de personas a cargo de las finanzas y contabilidad, sin obtener los resultados esperados, debido a la falta de capacidad de adaptaci6n de los profesionales contratados y a un nivel tecnico no acorde con las condiciones de exigencia que requeria la empresa. Cabe hacer presente, que las funciones de tesoreria y cobranza continUan realizandose en dicha entidad. En atenci6n a los antecedentes expuestos, y que Ia empresa adopt6 medidas tendientes a regularizar lo detectado, se levanta Ia observacion.

II. EXAMEN DE CUENTAS 11.1. Conciliacion entre el Sistema Metrics y el Sistema Contable Al confrontar la informacion recibida de Puerto Madero, referida a los costos sustentados por el sistema Metrics, cuyo respaldo se encuentra detallado en las planillas de "GestiOn de Costos", esta no concuerda con los datos aportados por contabilidad, cuyos registros son Ilevados por La Nacion. La situacion descrita, permite manifestar que los resultados proporcionados por el citado sistema de informaciOn no resultan confiables, en lo que dice relacion a los costos reales de cada una de las ordenes de producci6n en particular. Cabe consignar que, el examen a las planillas de gestion de costos y resultados, aportados por el sistema Metrics que administra Puerto Madero, permitio determinar la existencia de subprocesos que registran costos superiores al precio de yenta determinado por el sistema, es decir, que en algunos de los trabajos ejecutados durante el ano 2009, los costos de explotacion resultaron ser superiores al precio de yenta facturado al cliente; citandose, a modo de ejemplo, 5 casos. 3

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA EMPRESAS Con motivo del seguimiento. se determine que la empresa comparte la observacion, en el sentido que manifiesta que seria Optimo que ambos sistemas se concilien, en relacion a la informacion contable que registra el sistema People Soft como de los datos que emanan del sistema de costeo Metric. Sin embargo. la empresa insiste que el sistema Metrics no fue concebido con ese objetivo, no obstante han considerado el hecho ante un posible cambio o migracion de sistema, con el objeto de dar solucion a lo observado. En este contexto. es del caso senalar que, con fecha 6 de diciembre de 2010. la Jefa de Auditoria Interna de La Nacion, remite a la Gerencia General de Puerto Madero, mediante CI 098/10, un informe de auditoria sobre esta materia, en donde expresa que mediante dicho documento se establecen algunas medidas que permiten aproximar las cifras del registro contable People Soft con as del sistema Metrics, contribuyendo de esta forma a mejorar la informacion de gestion preparada para el analisis de la administracion. Cabe agregar que, el objetivo del trabajo realizado por la Unidad de Auditoria Interna, consistio en observar as diferencias que se generan entre la informaciOn procesada por ambos sistemas. Las causas que se consignan en el citado informe, confirman que dichas distorsiones se generan entre los antecedentes manejados por ambos procesos. Finalmente, la empresa sostiene que, por ahora no encuentra factible la posibilidad de emigrar a otro sistema, debido a que tal desarrollo resultaria oneroso y las prioridades de la empresa son otras, por lo que la decision de un cambio de sistema se mantendria en evaluaci6n. En consecuencia, en tanto no desarrolle dicha tarea, debera adoptar las medidas pertinentes a fin de evitar o mitigar las distorsiones observadas. 11.2. Cuentas corrientes bancarias Para el manejo de sus fondos, Puerto Madero tiene habilitadas tres cuentas corrientes bancarias, a saber: i) Banco BICE cuenta corriente N° 01-28580-7; ii) Banco Scotiabank cuenta corriente N° 97-01104-88; y, iii) Banco BICE cuenta corriente Nc 013-01-01398-8, en &flares americanos. Las conciliaciones bancarias se realizan en forma manual en una planilla excel, con los consiguientes riesgos que ello representa, no obstante que el sistema contable computacional, en el que se procesa la informaci6n de Puerto Madero, tiene la opcion de efectuarlas directamente dentro del modulo contable, sin embargo, esta opcion no se encuentra implementada. Efectuado el seguimiento, se constato que la empresa continua efectuando las conciliaciones bancarias en planilla excel. argumentando que no se Ilevan en el sistema JDEdwards debido a que cada banco tiene sistemas distintos que no "conversan" con el actual sistema contable, por lo que se decidi6 mantener el control y cuadratura del disponible en formato excel. Agrega que, la idea de migracion a otro sistema persiste, pero la evaluaciOn de cual de ellos resulte el mas adecuado es lo que esta en proceso.

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En consecuencia, y dado que la empresa continua efectuando las conciliaciones bancarias en forma manual, este Organismo de Control mantiene la observacion formulada en tanto se adoptan las medidas que corresponden. 11.3. Transacciones con entidades relacionadas Para finiquitar la cuenta corriente existente con La Naci6n, cuyo saldo ascendia a la cantidad de M$ 5.206.565, a favor de esta, Puerto Madero ofrecio transferir, mediante una daci6n en pago, los inmuebles, construcciones e instalaciones y algunas maquinarias, valuadas en el monto total de M$ 6.239.648, respecto de los cuales se deducen las obligaciones asociadas, por la suma de M$ 1.025.543, situacion que fue aprobada por el Directorio y revelada en la Nota N° 5 de los Estados Financieros de Ia empresa. Esta operacion significo un saldo a favor de Puerto Madero de M$ 7.540, el que fue pagado en su totalidad por La Nacion, una vez que se formalize el traspaso de los bienes, de acuerdo al siguiente detalle:

MONTO M$

ITEM Deuda Obligaciones asociadas (novacion de deuda) Total Diferencia a favor de Puerto Madero TOTAL TRANSFERENCIA DE BIENES

5.206.565 1.025.543 6.232.108 7.540 6.239.648

Al respecto, cabe serialar que al 30 de abril de 2010, la novacion de la deuda por M$ 1.025.543, correspondiente a los pasivos asociados a las operaciones de Ia cuenta mercantil, aCin se encontraba pendiente. Durante el seguimiento, se verific6 que La Naci6n cuenta con Ia autorizacion otorgada por el Ministerio de Hacienda mediante decreto exento N° 605, de 7 de julio de 2010 para novar dicha deuda de largo plazo en el sistema financiero nacional desde la empresa Puerto Madero, para lo cual se suscribieron los contratos de novacion entre las citadas empresas y el Banco Bice, como se seriala en las escrituras pOblicas con repertorios N' s 6.011 y 6.012, ambos de fecha 28 de septiembre de 2010, correspondientes a la Notaria de Francisco Javier Leiva Carvajal. En virtud de los nuevos antecedentes aportados por la empresa, se da por superada Ia observacion referida a esta materia.

11.4. Contingencias

II.4.a. Contingencias tributaries de Puerto Madero El Servicio de Impuestos Internos, con fecha 30 de octubre de 2008, emitio las liquidaciones N OS 327 y 328, por concepto de reintegro de devoluciones correspondientes a pagos provisionales por utilidades absorbidas, en los arms tributarios 2006 y 2007, por un total de M$ 15.745, mes reajustes, intereses y multas. 5

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA EMPRESAS Contingencias tributarias al 31 de diciembre de 2009:

CONCEPTO DE LA CONTINGENCIA TRIBUTARIA CON EL SII Reintegro devolucion de pagos provisionales Mas: Reajustes Intereses Penales Multa Art. 97 N ° 11, del Cadigo Tributario Total final de acuerdo a liquidaciones emitidas

DETALLE ($)

MONTO TOTAL ($) 15.745.080

2.516.103 7.080.431 10.577.676

20.174.210 35.919.290

Cabe serialar, que dicho monto incluye Ia deduccion de M$ 50.493, que fue retenida por el Servicio de Impuestos Internos. Efectuado el seguimiento, y de acuerdo a lo sefialado por la empresa, se constato que las contingencias tributarias continuan sin variacion al 31 de diciembre de 2010, las que se encuentran sin definicion por parte del Tribunal Tributario, por lo tanto este Organismo de Control mantiene la observacion formulada. II.4.b. Contingencias laborales de Puerto Madero De acuerdo a la informaciOn contenida en la auditoria de estados financieros 2009, la Empresa mantiene situaciones judiciales pendientes al 31 de marzo de 2010, en diversos Juzgados del Trabajo de Santiago. corresponden a Estas contingencias, demandas interpuestas por ex-trabajadores de la Empresa, que han recurrido a los tribunales competentes para tales efectos, segun el detalle siguiente:

MONTO TOTAL $

DETALLE

Rol N° 483-2008, Juicio especial por practica antisindical Rol N° 1.083-2008, Luis Espinola, despido injustificado Rol N° 1.127-2009, Jorge Diaz, indemnizaciOn y despido Total estimado segun demandas contra Puerto Madero

5.534.850 2.450.000 9.105.796 17.090.646

En cuanto a las contingencias laborales, durante el seguimiento se verifico que la causa Rol N° 483-2008, sobre juicio especial por practica antisindical, la empresa debi6 pagar el monto equivalente a 10 UTM segun lo acredita el comprobante de deposito de fecha 8 de abril de 2010. Sobre Ia causa rol N° 1.083-2008, referida a Luis Espinola, despido injustificado, se constat6 que se encuentra pagado en su integridad. Por Ultimo, en cuanto a la causa rol N° 1.1272009, sobre Jorge Diaz, indemnizacion y despido, se sancion6 a favor de Ia empresa, ya que el tribunal acogi6 parcialmente la demanda, por cuanto orden6 pagar la suma de $ 306.077 en vez de los $ 9.105.796, por concepto de feriado legal y proporcional, segun lo informado por el abogado de Puerto Madero, en carta de fecha 31 de marzo de 2011.

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA EMPRESAS Cabe hacer presente que a esa misma fecha, han surgido dos nuevos juicios laborales, entre los que se cuentan el caso de Eulogio Ponce Catalan que se encuentra en el 2° Juzgado del Trabajo de Santiago (RIT 02492-2010) por la suma de $ 27.699.588, la que en primera instancia fue rechazada en todas sus partes, debido a que no se habia puesto termino al contrato de trabajo. Finalmente, cabe mencionar el caso de Juan Zuleta Olavarria quien demanda a la empresa por $ 30.823.844 a traves de un juicio ordinario laboral en el que reclama una indemnizacion contractual, pretension que en principio estaria rechazada en todas sus partes segun expresa el abogado de la empresa - por el 2° Juzgado del Trabajo de Santiago, por las mismas razones del caso anterior. -

11.5. Licencias de software pendientes de regularizacion De Ia lectura de informes provenientes de los servicios de auditoria externos, se desprende que, para los sistemas operativos Windows y Office que usa la empresa, no existen licencias de tales programas, situacion que debera ser aclarada por Ia empresa. Para el caso de Payroll y Auto backup, las licencias para uso son de propiedad de La Nacion. El costo asociado, entregado por la jefatura de soporte externo, para esta regularizacion es el siguiente:

Inversion para regularizacion de licencias de software utilizados por Puerto Madero S.A. a marzo de 2009

Item Licencia de Windows Vista Bussines OLP NL Licencia de Office 2007 SBS OLP NL SOFTWARE MICROSOFT Item

Precio unitario

En pesos

U$ 185

108.040

32

U$ 300

175.200

51 Total

Precio unitario

En pesos

Cantidad

Cantidad

Total ($) 3.457.280 8.935.200 12.392.480 Total ($)

3.024.068 2 UF 72 1.512.034 Licencia de Payroll 1.134.030 37.801 30 UF 1,8 Auto backup 4.158.098 Total NOTA: Las licencias de este item, no son irregulares, sino que son de propiedad de La Nacion. Los precios solo corresponden al uso del cliente del software, ya que los servidores y versiones del software de servidor estan en La Nacion.

En atencion a que durante el seguimiento la empresa proporcion6 a esta Contraloria General la documentacion que respalda la propiedad de las licencias de los referidos programas informaticos y que son administrados por Puerto Madero, esta Entidad de Control levanta Ia observacion formulada.

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11.6. Deudas de clientes impagas El examen determine la existencia de cuentas pendientes que, al 31 de diciembre de 2009, ascendian a $ 2.372.789.415. algunas de las cuales proceden de anos anteriores, sin que existan evidencias de gestiones administrativas y/o judiciales, para obtener su recuperacion. a lo anterior, la empresa Respecto proporcion6 los antecedentes que dan cuenta de cobros a clientes por un monto de $ 62.561.700, de un total de $ 92.004.272 informadas por esta Contraloria General. En este contexto, se levanta parcialmente la observacion, ya que la empresa ha procedido a regularizar esta materia.

CONCLUSIONES En consideracion a las medidas adoptadas por la empresa y verificadas en el presente seguimiento, deben entenderse salvadas las observaciones contenidas en el Informe Final N' 75, de 2010, indicadas en los N'1.1. Auditoria interna, 1.2. Sistema de contabilidad, 11.3. Transacciones con entidades relacionadas, 11.5. Licencias de software pendientes de regularizacion y 11.6. Deudas de clientes impagas. No obstante. corresponde que la empresa Puerto Madero Impresores S.A. adopte las medidas tendientes a subsanar las observaciones relacionadas con las siguientes materias: Implementar procedimientos de control 1. que permitan un mejor analisis en la confeccion de las conciliaciones bancarias, con el fin de evitar errores. Reiterar las diligencias necesarias para 2. finiquitar los procesos seguidos en los Tribunales Tributarios.

De la efectiva realizacion de lo precisado en los 2 nOmeros precedentes. debera informarse a la brevedad a esta Entidad de Control, sin perjuicio de las verificaciones que esta estime pertinente disponer.

Saluda atentamente a Ud.,

YA A _ARIDILES D jiefi3 - ANii de Empresas DivftOdn de Auditoria Administratva

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