Story Transcript
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
I. •I.
111- 1921
CHIL
DAA. N° 2.806/2011
REMITE INFORME FINAL N° 157, DE 2011, SOBRE AUDITORIA EFECTUADA EN GENDARMERIA DE CHILE.
RECIBIDO 0 6 JUN 2012 MINISTERIO DE JUSTICIA OFICINA DE PARTES
SANTIAGO,
9 4.1A 1 2 *0 3 !? 7
Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento, copia del Informe Final N° 157, de 2011, con el resultado de la auditoria practicada en Gendarmeria de Chile.
Saluda atentamente a Ud.,
• ZUNIGA
CONTRALOR GENE DE LA REI".1CLICA
AL SENOR MINISTRO DE JUSTICIA PRESENTE
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL 26 131 Mr
DAA. N° 2.803/2011
REMITE INFORME FINAL N° 157, DE 2011, SOBRE AUDITORIA EFECTUADA EN GENDARMERIA DE CHILE.
SANTIAGO, 3 4. PiN 1 2
*0 3 2 7 26
Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 157, de 2011, con el resultado de Ia auditoria practicada en Gendarmeria de Chile.
Sobre el particular, corresponde que ese Servicio implemente las medidas senaladas, cuya efectividad, conforme a las politicas de esta Contraloria General sobre seguimiento de los programas de fiscalizaciOn, se comprobaran en una proxima visita a Ia entidad.
Saluda atentamente a Ud., G eNDARmEst
DIREccon OFIGINA
OFIC1
{SEC
CHILE , E A ZONAL PA TES
201 DE P
Por
ated del Comalor General
MAREA ESA8EL CARREL CABALLERO
Ar,ogado Jefe Divls:Ori e Aw2itarzi AdrntrlistraLlva
AL SENOR DIRECTOR NACIONAL DE GENDARMERiA DE CHILE PRESENTE
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
DAA. N° 2.805/2011
REMITE INFORME FINAL N° 157, DE 2011, SOBRE AUDITORIA EFECTUADA EN GENDARMERiA DE CHILE.
RECIBIDO o 6 JUN 2012 MINISTERIO DE JUSTICIA OFICINA DE PARTES
SANTIAGO,
72 r
Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento, copia del Informe Final N° 157, de 2011, con el resultado de la auditoria efectuada en Gendarmeria de Chile.
Saluda atentamente a Ud.,
Por Orden del Contralor General
MARIA ISABEL CARRIL CABALLERO PiJogado Jets DiNostori AdministraNa
AL SENOR AUDITOR MINISTERIAL MINISTERIO DE JUSTICIA PRESENTE
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
DAA. N° 2.804/2011
REMITE INFORME FINAL N° 157, DE 2011, SOBRE AUDITORIA EFECTUADA EN GENDARMERIA DE CHILE.
SANTIAGO, j 4. JUN 1 2 *
032728
Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento, copia del Informe Final 157, de 2011, con el resultado de la auditoria efectuada en Gendarmeria de Chile.
Saluda atentamente a Ud.,
Por Orden del Contralor General
MARIA ISABEL CARRIL CABALLERO t.tro,jado Jete Ovelsiort de Auditor:a Admirtistralva
.
SENdRC) AUDITOR INTERNO DE GENDARMERIA DE CHILE PRESENTE
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
INFORME FINAL
Gendarmeria de Chile
NOrnero de Informe : 157/2011 04 de junio de 2012
www.contraloria.c1
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
PROGRAMA 13.037
INFORME FINAL N° 157, DE 2011, CORRESPONDIENTE A AUDITORIA EFECTUADA EN GENDARMERiA DE CHILE.
SANTIAGO, 0 4 JUN 2012
En cumplimiento del plan anual de fiscalizacion correspondiente al aria 2011, personal de la Contraloria General se constituy6 en el Servicio de la referencia, con el objeto de realizar una auditoria a los procesos de adquisiciones, por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2010.
OBJETIVO El proposito del examen fue verificar que las adquisiciones se hayan efectuado de conformidad con la normativa vigente, que los bienes y servicios adquiridos hayan sido recibidos y que los pagos esten Integra y oportunamente contabilizados.
METODOLOGIA La auditoria se desarroll6 conforme a los principios, normas y procedimientos de control aprobados por este Organismo Fiscalizador, incluyendo, por lo tanto, una evaluacion del control interno, examen de cuentas, inspeccion fisica y la aplicacion de otros medios tecnicos en la medida que se estimaron necesarios en las circunstancias.
UNIVERSO Y MUESTRA Durante el periodo sujeto a revision, las ordenes de adquisiciones cursadas por la Unidad de Compra "Gendarmeria de Chile", a traves del portal Mercado PUblico, ascendieron a $ 13.583.991.880. De la cifra precedentemente citada, se reviso la suma de $ 4.405.521.125, muestra equivalente al 32,4 % de dicho universo.
sa ALA SENORA cl JEFA DE LA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA PRESENTE
-\\ -c)
HVC/CIA
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
Ademas, se examin6 una adquisicion efectuada al Centro de Educacion y Trabajo de Colina I, por un monto de $ 74.934.000, cuyo proceso se realizo fuera del mencionado portal de Mercado POblico.
I. ANTECEDENTES GENERALES Los contratos que celebra la Administracibn del Estado, a titulo oneroso, para el suministro de bienes muebles, y de los servicios que se requieren para el desarrollo de sus funciones, se encuentran regulados por la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacion de Servicios, y por el decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el reglamento de dicha ley. Para los efectos de esta normativa, se entiende por Administracion del Estado los organos y servicios indicados en el articulo 1° de la ley N° 18.575, Organica Constitucional de Bases Generales de la Administracion del Estado, salvo las empresas publicas creadas por ley y demas casos que seriale el ordenamiento juridico. La citada ley N° 19.886 y su reglamento establecen, en el articulo 7° y 2°, respectivamente, los distintos sistemas de adquisiciones que corresponden a los siguientes: a. Licitacion PUblica: consiste en un procedimiento administrativo de caracter concursal mediante el cual la Administracion realiza un Ilamado publico, convocando a los interesados para que, sujetandose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionara y aceptara la mas conveniente. b. Licitacion Privada: es un procedimiento administrativo de caracter concursal, previa resolucion fundada que lo disponga, mediante el cual la Administracion invita a determinadas personas para que, sujetandose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionara y aceptara la mas conveniente. c. Trato o Contratacion Directa: es un procedimiento de contratacion que por la naturaleza de la negociacion debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos serialados para la Licitaci6n Publica o Privada. d. Convenio Marco: es un procedimiento de contratacion realizado por la Direcci6n de Compras y Contratacion Publica, para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las entidades, en la forma, plazo y dernas condiciones establecidas en dicho acuerdo, segun lo consigna el articulo 2° del reglamento. De acuerdo con lo dispuesto en el articulo 18 de la ley N° 19.886, los organismos pOblicos deben utilizar los sistemas electronicos o digitales establecidos por la Direcci6n de Compras y Contratacion PUblica para desarrollar todos sus procesos de adquisicion y contratacion de bienes, servicios y obras a que alude el citado cuerpo legal, con las excepciones y exclusiones que la misma norma y su reglamento establecen. 2
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
En los procesos de compra realizados por Gendarmeria de Chile, a nivel nacional, durante el periodo 2010, segOn informacion extraida del portal Mercado Publico, participaron 57.591 proveedores, de los cuales, fueron favorecidos 12.747 can distintas adjudicaciones, existiendo en promedio, 5 oferentes por adquisicion y siendo la unidad de compra de la Region Metropolitana, la que presenta una mayor cantidad de oferentes, aspecto que se puede observar a continuacion: Cuadro N° 1
Unidad de Compra
Ntimero de proveedores adiudicados
Numero de proveedores narticiaantes
Participation promedio
231 642 738 338 506
958 2.438 2.082 1.446 2.137
4 4 3 4 4
387 987 1.183 237 695 201 396 3.256 189
1.499 3.422 5.130 643 2.205 715 1.181 21.398 850
4 3 4 3 3 4 3 7 4
652 163 1.765 181 0
2.410 781 7.498 798 0
4 5 4 4 0
12/47
57.591
5
Primera Regibn Segunda Region Tercera Regibn Cuarta Region Quinta Regibn Sexta Region Septima Region Octava Regi6n Novena Regibn Decima Region Decima Primera Region Decimo Segunda Region Region Metropolitana Region de los Rios Direccion regional Arica y Parinacota Escuela de Gendarmeria Gendarmeria de Chile Servicio de Bienestar Social Gend de Chile Tota les
La unidad de compra sometida a analisis correspondio a la denominada "Gendarmeria de Chile", que presenta un total de 1.765 adjudicaciones.
II. RESULTADOS DE LA AUDITORIA Producto del examen realizado se emitio el Preinforme de Observaciones N° 157, de 2011, el cual fue puesto en conocimiento de Gendarmeria de Chile, mediante Oficio N° 64.078, del 12 de octubre de igual atio, de esta Contraloria General. La Institucion dio respuesta a dicho informe mediante el Oficio N° 1.668, el 30 de noviembre de 2011, de cuyo analisis y antecedentes aportados sirvieron de base para la elaboracion del siguiente Informe Final.
3
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
1. SOBRE ASPECTOS GENERALES DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIONES 1.1 De la organizacion
La organizacion administrativa de Gendarmeria de Chile relacionada con el proceso de adquisiciones, tiene su principal nivel jerarquico, aparte del Director Nacional del Servicio, en la Subdirecci6n de Administraci6n y Finanzas, dependencia modificada recientemente a traves de la ley N° 20.426, cuya publicacion en el diario oficial data del 20 de marzo de 2010. Entre las funciones de dicha unidad, se establece que debe gestionar y administrar los bienes y servicios que la Institucion requiera, teniendo bajo su dependencia, entre otros, al Departamento de Logistica. Este departamento es el responsable de planificar y supervisar el funcionamiento de un sistema eficiente y oportuno de abastecimiento de materiales, insumos y demas elementos necesarios para el adecuado desarrollo operacional de la Institucion. A su vez, el Departamento de Logistica cuenta con varias dependencias, siendo relevantes para el efecto, la Unidad de Control de GestiOn y Presupuesto, que examina todas las operaciones, en orden a lograr procesos mas eficientes; la Seccion Compras, encargada de las adquisiciones menores a 100 UTM y la Seccian de Estudios, para aquellas compras superiores a dicho monto. 1.2 Manual de Procedimientos de Adquisiciones
Gendarmeria de Chile elabor6 un Manual de Procedimientos de Adquisiciones, en conformidad a lo establecido en el articulo 4 del reglamento de la ley N° 19.886, antes citada. Ahora bien, en el examen realizado se observ6 que dicho documento no se encuentra actualizado, dado que no contiene las modificaciones senaladas en la resolucion exenta N° 0599-B de 6 de agosto de 2010, de la Direccion de Compras y Contratacion Publica, que cambia los perfiles de los usuarios del sistema. A modo de ejemplo, se puede indicar que el perfil de "operador" contemplado en dicho manual, ya no existe, en cambio se cre6 uno denominado "comprador". Cabe precisar ademas, que la Oltima version del manual en analisis, esta disponible en el Sistema de Informacion de Compras Publicas, desde diciembre de 2010, formando parte de los antecedentes que regulan los procesos de adquisiciones de la Entidad, sin embargo, no se encuentra sancionado a traves de una resolucion, conforme lo dispone el articulo 14 de la ley N° 19.880, que establece las bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los 6rganos de la Administraci6n del Estado, que dispone que la administraci6n estara obligada a dictar resolucion expresa de todos los procedimientos y a notificarlos, cualquiera que sea su forma de iniciacion. Asimismo, dicho cuerpo legal define en su articulo 5, el principio de escrituraci6n, indicando que los procedimientos y los actos administrativos a los cuales da origen, se expresaran por escrito o por medios electronicos, a menos que su naturaleza exija o permita otra forma mas adecuada de expresion y constancia.
4
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
Gendarmeria de Chile expresa en su respuesta que atendidas as observaciones efectuadas, se ha instruido al Departamento de Logistica trabajar en la actualizacion de este instrumento y una vez terminada la nueva version, sera aprobada mediante el correspondiente acto administrativo, situacion que esta Contraloria General verificara en futuras auditorias, por ende, en esta oportunidad, se levanta parcialmente la observaci6n.
1.3 Delegados del Servicio frente a Ia Direccion de Compras y Contratacion Publica Representante El articulo 5 del aludido reglamento de la ley N° 19.886, preve que las entidades deberan efectuar sus procesos de compras a traves de la autoridad competente, o de las personas en las cuales esta haya delegado el ejercicio de facultades suficientes, en conformidad a la normativa vigente aplicable a la delegacion. Asimismo, la disposicion en comento indica que el representante sera responsable del use de Ia clave maestra, de la entrega de claves secundarias y de comunicar oportunamente a la Direcci6n de Compras y Contratacion PUblica cualquier cambio en las personas de su representante o en las facultades de las que esta investida. Al respecto, se determin6 que el representante o administrador de Gendarmeria frente a la aludida Direccion de Compras y Contratacion PCiblica es don Carlos Paredes Perez, funcionario del Departamento de Logistica, observandose que no se le ha delegado dicha facultad por medio de un acto administrativo formal, como establece el articulo 14 de la ley N° 19.880, ya citado. No obstante, dicha designacion ha sido comunicada a la precitada Direccion de Compras, mediante el oficio N° 1.244, de 15 de julio de 2010. El Servicio fiscalizado manifiesta en su respuesta, que la Direcci6n Nacional del Servicio ejecuta sus procesos de compras a traves del Director Nacional, quien se encuentra facultado para estos efectos. Agrega que en conformidad a la normativa vigente sobre Ia materia, se han delegado facultades en algunas autoridades del Servicio, quienes pueden efectuar dichas adquisiciones bajo determinadas circunstancias, entre las cuales se encuentran el Jefe del Departamento Logistica, el Jefe del Departamento de Personal, el Director de la Escuela Institucional y los Directores Regionales. Argumenta ademas, en lo que respects a lo estipulado en los incisos segundo y tercero del aludido articulo 5°, que a traves del oficio N° 1.244 de 2010, precitado, la Institucion inform6 a la Direccion de Compras Publicas que el referido funcionario continuaria ejerciendo las funciones de Administrador, actuando para estos efectos como contraparte institucional, lo que implic6, que dicho Organismo, mantuviera la clave asignada a dicho funcionario. Lo expresado por el Servicio en su respuesta, no responde a lo observado por esta Contraloria General, puesto que no adjunta ni senala el documento formal en que conste la designacion del senor Paredes como administrador, en concordancia con lo establecido en el articulo 5° y 5° bis del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, ya citado. 5
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
Por lo anteriormente expuesto, se mantiene la observacion.
Usuarios del sistema
Los funcionarios habilitados por el administrador para realizar gestiones a traves del portal de Mercado Publico, perteneciente a la unidad de compra denominada "Gendarmeria de Chile", son 33 personas. El detalle de la funcionalidad a la que estan autorizados es la siguiente: Cuadro N° 2 Perfil Director Nacional Supervisor Comprador Auditor Totales
No acreditados
Total
1
8 1 6
1 20 5 7
17
15
33
Acreditados 12 4
El primer perfil corresponde al Director Nacional de la Institucion, quien, segun se indica en el Manual de Adquisiciones de Gendarmeria, es el encargado de generar condiciones para que las areas y unidades de la Entidad realicen los procesos de compra y contrataci6n de acuerdo a la normativa vigente, preservando maxima eficiencia y transparencia. No obstante, segun las Oltimas normas entregadas por la Direccion de Compras y Contratacion Publica, a traves de la resolucion N° 0599-B, de 6 de agosto de 2010, el "Director" sera el responsable de ver los indicadores institucionales, los reclamos ingresados en el sistema de gestion de reclamos y responder estos a los proveedores, funciones respecto de las cuales no existe claridad si estan consideradas en el manual citado en el parrafo precedente. El segundo perfil, de acuerdo con lo consignado en la resolucion exenta N° 0599-B, de 2010, ya senalada, se refiere al nivel de "Supervisor", el cual es responsable de crear, editar, publicar, adjudicar procesos de compra, enviar 6rdenes de compra y solicitar sus pagos. Los funcionarios a los que se les ha delegado dicha atribucion son 20, de los cuales, 14 corresponden al Departamento de Logistica, cuyo desglose es el siguiente:
6
CONTRALORiA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
Cuadro N° 3 Nombre
Dependencia
Luis Reveco Venegas Jocelyn Morales Oliva Priscila Rojas Arriagada Vanessa Varas Vargas Sergio Vidal Arriagada Diana Molina Fuentes Manuel Fernandez AgClero Grisel Albornoz Albornoz Gerardo Salinas Ayala Mario Arellano Garrido Rosa Aravena Rojas Sa01 Ulloa Riquelme Victor Lara Ibanez Juana Marchant Aziia Antonio Madrid Ruiz Andrea Reyes Hughes Geraldin Villagran Carrasco Hilario Alvarez Barriga Marietta Campusano Soto Ronni Scotti Macaya
Presupuesto - Logistica Capacitacion Capacitaci6n Capacitaci6n Camel Alta Seguridad Compras - Logistica Compras - Logistica Cornpras - Logistica Compras - Logistica Compras - Logistica Compras - Logistica Compras - Logistica Cordillera Jardin Infantil Subjefe Depto. Logistica U. Estudio - Logistica U. Estudio - Logistica U. Estudio - Logistica U. Estudio - Logistica U. Estudio - Logistica
Asimismo, la mencionada resolucion establece el perfil de "Compradores", cuyas funciones principales son adjudicar procesos de compra y enviar ordenes de compra, solicitando y aceptando su pago; las personas a cargo de estas tareas son las siguientes: Cuadro N° 4 Dependencia
Nombre Andrea Munoz Vicencio Roxana Jorquera Aguilera Rodrigo Munoz Godoy Eduardo Reuque Reuque Richard Valdebenito Lopez
Depto. Infraestructura Capacitacion Compras - Logistica Punta Peuco - Logistica Punta Peuco - Logistica
Por su parte, los profesionales que tienen el perfil de "Auditores" son los responsables de examinar todas las fases de los procesos de adquisiciones, consultando todo tipo de reportes, 6rdenes de compra y licitaciones de la Institucion. Los funcionarios con este perfil son 7, nombrados por la autoridad maxima del Servicio y que dependen jerarquicamente del Departamento de Auditoria Interna, siendo estos los que a continuacion se indican: Cuadro N° 5 Funcionarios
Claudio Riffo Reyes Grace Lara Nunez Joselyn Melo Montero Lilian Acuna Torres Leidy Williams Araya Myriam Costantini Alvarez Roxana Bastias Arroyo 7
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
En relacion con esta materia, al igual que en el caso anterior, se constato que la delegacion de la facultad para quienes tienen los perfiles de Comprador, Supervisor y Auditor, no es establecida a traves de resoluciones que definan dichas potestades, asI como tampoco, se expresa formalmente el retiro de estas atribuciones a los funcionarios que dejaron de tener participacion en el sistema de adquisiciones. Por otra parte, es preciso manifestar que segun los antecedentes tenidos a la vista, el Servicio no cuenta con un abogado acreditado, ni con slave habilitada por Gendarmeria en el portal de Mercado Public° para un funcionario de estas caracteristicas. Si bien en la actualidad este no es requisito obligatorio, su propio Manual de Procedimientos de Adquisiciones y la Acreditacion de Competencias de los Usuarios Compradores del Sistema de Compras y Contrataci6n POblica indica que debiera existir un encargado de velar por la legalidad de los procedimientos de compra de bienes y servicios adquiridos por la Institucion. Por ultimo, se observa que algunos usuarios con perfiles de Compradores, Supervisores etc., creados por la administracion del sistema, no consignan sus dos apellidos, dificultando su identificacion. En su respuesta, Gendarmeria informa sobre este acapite, que se procedera a la actualizacion del Manual de Procedimientos de Adquisiciones, a fin de ajustar su contenido a lo establecido en la aludida resolucion N° 0599-B, de 2010, de la Direccion de Compras, materia que esta Contraloria General verificara en las pr6ximas visitas que realice al Servicio. Refiriendose a los perfiles de usuarios, el Servicio auditado expresa que estos son asignados por un usuario Administrador, o su suplente, a quienes se les asigna la serialada atribucion en virtud de una solicitud formal, via oficio, de la autoridad maxima de cada institucion o empresa. Sobre lo anterior, cabe precisar que el articulo 5° bis del decreto supremo N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, indica que los usuarios "deberan ser designados por las autoridades y jefaturas de las Entidades de acuerdo a lo serialado en el articulo anterior". Por lo tanto, se requiere un acto administrative que formalise dicha decision, lo que no ocurre en este caso. En cuanto a la carencia de abogados acreditados en el proceso de compras, el Servicio argumenta que, si bien, efectivamente, durante el period° objeto de observacion, el Ente no contaba con funcionarios acreditados en este perfil, durante el segundo semestre del ario 2011 y, como una manifestaci6n del interes constante en orden a mejorar los procesos de adquisiciones, siete abogados de la Direcci6n Nacional obtuvieron su acreditacion, cuyas certificaciones fueron adjuntadas en su respuesta. Adicionalmente, mediante oficio OF. ( R ) N° 14.00.00.03 de 2012, el Servicio comunico a este Organismo Contralor, que los 6 funcionarios de la Unidad de Auditoria Interna del Nivel Central, consignados en el Cuadro N° 2, precitado, como no acreditados para gestionar en el portal del Mercado Public°, obtuvieron la certificacion correspondiente el 14 de noviembre de 2011. Lo senalado precedentemente, permite levantar la observacion formulada en este punto. 8
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
Competencias de los usuarios
Segun el articulo 5 bis del reglamento de compras, los usuarios de las entidades licitantes deberan contar con las competencias tecnicas suficientes para operar en el sistema de informacion de Compras Publicas, en los distintos perfiles de usuarios y en materias relacionadas con la gestiOn de abastecimiento, use del portal, aplicacion de la normativa y conceptos de etica y probidad en los procesos de compra, entre otros. Sobre el particular, se determine) que la capacitaci6n realizada por la Direcci6n de Compras y Contratacion PUblica durante el period° 2010, para efecto de acreditacion de las competencias tecnicas y tener la posibilidad de ingresar o mantenerse como usuario, implico que Gendarmeria participara con 293 funcionarios a nivel nacional. Acerca de los resultados de dicha actividad, es procedente senalar que el 27,3 % de los funcionarios no acreditaron dicha funcionalidad. En efecto, se constato que el 12,3% justifico el no realizar parte del curso o el curso completo no rindiendo las pruebas pertinentes, en tanto, el 15 % no acredito dicha formacion, a los cuales el Servicio les desactivo la cuenta para operar con el Mercado Publico, hasta que recuperen dicha habilidad, el detalle se observa a continuacion: Cuadro N° 6 Perfil a acreditar Acreditados Justificados No aprobados Total Auditor Supervisor Operador Totales
16 157 40 213
1 23 12 36
19 208 66
2 28 14
44
293
El Servicio en su respuesta, no se refiri6 a lo manifestado por esta Contraloria General en este punto, por lo que se mantiene integramente lo planteado. 1.4 Plan de compras, evaluacion y rendimiento
El articulo 98 del reglamento de la ley de compras senala que cada Entidad debera elaborar y evaluar un Plan Anual de Compras que contendra una lista de los bienes y/o servicios que se contrataran durante cada mes del ario, con indicacion de su especificacion, nOmero y valor estimado, la naturaleza del proceso por el cual se adquiriran o contrataran dichos bienes y servicios, y la fecha aproximada en la que se publicara el Ilamado a participar. Examinado el plan anual de compras interno confeccionado por Gendarmeria, en base a las normas impartidas por el reglamento indicado, se observe) que dicho documento se encuentra incompleto, dado que no entrega la informaci6n pertinente requerida para efectos de una adecuada planificacion de las adquisiciones. A modo de ejemplo, se observe) que donde se debe seriala la cantidad de elementos a adquirir, se consigna "varios", asimismo, en el lugar destinado para el tipo de productos se expresa "productos".
9
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
Por otra parte, el reglamento de compras, en el articulo 100, expresa que el programa de compras debe ser remitido a la Direccion de Compras y Contratacion POblica en los plazos que esta determine. Al efecto, se establecio que Gendarmeria cumplio cabalmente con lo requerido por la citada Direccion de Compras, en cuanto a subir al portal del Mercado Public() las 10 adquisiciones mas relevantes para el period() 2010, no obstante, al examinar tal programa de adquisiciones, se constaron las siguientes situaciones: • No se incorpora la modalidad del proceso por el cual se adquiriran o contrataran los bienes y servicios. • No se incluye en forma detallada la linea de productos o servicios que se planifica contratar, indicando, por ejemplo, "Equipamiento de Seguridad" sin identificar a que tipo de equipamiento se refiere. El Servicio auditado indica en su respuesta que se tomaran las medidas necesarias a fin de corregir las deficiencies observadas, sin perjuicio de que ya dio cumplimiento al procedimiento de adquisiciones a utilizar, por lo cual, esta Contraloria General da por superada la observacion, sin perjuicio de validar dichos procesos en futuras fiscalizaciones a la Entidad. 1.5 Evaluacion de resultados de las contrataciones
El articulo 12 de la ley N° 19.886, consigna que cada institucion establecera una metodologia para evaluar anualmente los resultados de los contratos celebrados, asi como el rendimiento de los bienes y servicios que adquiere. Agrega, que toda esta informaci6n debera ser reflejada en el Sistema de Informacion de las Compras Pirblicas y en el Registro Nacional de Proveedores, segOn lo establezca la Direccion de Compras y Contratacion Publica. Sobre esta materia, Gendarmeria de Chile inform6 que el portal de Mercado POblico tenia una aplicacion de calificacion de proveedores, donde despues de efectuada la adquisicion, el Servicio tenia la posibilidad de evaluar todo el proceso realizado y la gestion del oferente, procedimiento que fue bajado de dicho portal. Agreg6 que se evalOan las compras superiores a 1.000 UTM, para lo cual existe un instructivo de trabajo y las evaluaciones se mantienen por dos arios y sirven para disponer de una base objetiva para la toma de decisiones en futuras adjudicaciones, pero tal informacion no se sube al portal de Mercado Publico, debido a que como se dijo precedentemente, no se dispone de la aplicacion para realizar aquello. Sobre este punto, el Servicio responde que dado que la observacion guarda relacion con una deficiencia del sistema de informacion, solicito a la Direccion de Compras POblicas, a traves de la respectiva plataforma, informar sobre el modulo disponible para incorporar la informacion relativa a la evaluacion de los proveedores, consulta que a la fecha de la respuesta al Preinforme de Observaciones de este Organismo de Control, se encontraba pendiente.
10
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
1.6 Control de garantias
Esta Contraloria General ha instruido a traves del oficio N° 60.820, de 2005, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Naci6n, y sus modificaciones, el cumplimiento de la politica sobre "Registros de Responsabilidades o Derechos Eventuales", estableciendo que las operaciones que constituyan eventuales responsabilidades o derechos por compromisos y garantias que no afectan la estructura patrimonial, deben reflejarse en las cuentas o registros especiales habilitados para estos efectos. Ahora bien, Gendarmeria de Chile contabiliza sus transacciones a traves de la aplicacion del Sistema de Informacion para la Gestion Financiera del Estado, (SIGFE), esto es, conforme al Catalogo de Cuentas establecido en la Circular Conjunta N° 646/45.880, de 2005, de este Organismo de Control y la Direcci6n de Presupuestos y sus modificaciones, sin embargo, el SIGFE no cuenta con la habilitacion de las cuentas correspondientes para registrar las garantias recibidas en virtud de los procesos de adquisiciones. En relacion con las aludidas garantias, esta Entidad Fiscalizadora, mediante oficio N° 60.408 de 2006, ha senalado que se debe contar, ya sea a traves de las cuentas de orden o de registros especiales, con la informacion necesaria que permits controlar las eventuales responsabilidades y derechos que surjan de tales operaciones, arbitrando para ello, las medidas tendientes a crear un sistema de registros especiales de estos, los cuales seran de uso interno para control e informacion y se manejaran como sistemas verticales de la Institucion. Por otra parte, durante el examen se constato que el Servicio mantiene en custodia una importante cantidad de boletas de garantia caducadas y que provienen de anos anteriores, las cuales no han sido retiradas por los interesados. Al respecto, el Servicio debera efectuar las acciones necesarias para la devolucion oportuna a los respectivos proveedores, evitando asi la acumulacion innecesaria de dichos documentos. Asimismo, debe tenerse presente lo senalado en la Circular N° 28.704 de 1981, de esta Contraloria General, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminacion de documentos. Gendarmeria senala en la respuesta que, efectivamente, el sistema contable en uso no permite controlar las boletas en garantia correspondientes y para ello se maneja un registro extracontable. A su vez, indica que se arbitraran las medidas necesarias a fin de lograr la devolucion o eliminacion de los referidos documentos caducados, en los terminos instruidos por este Organismo Contralor, materias que se verificaran en futuras fiscalizaciones. 1.7 ContravenciOn al principio "Periodo Contable"
El Organismo Contralor ha definido este principio contable, en su Oficio N° 60.820, de 2005, ya citado, como el "intervalo de tiempo que debe establecerse con el objeto de conocer periodicamente el resultado de la gestion presupuestaria y econ6mica-financiera y efectuar comparaciones validas entre dos o mss ejercicios contables", principio que en algunos casos, se transgrede.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL 2h El 1927
CHILE
En efecto, se verifico que el Servicio giro cheques despues del 31 de diciembre de 2010, fecha en que finaliza ese periodo contable, imputando tales giros a ese ejercicio, vulnerando con ello lo expresado en el mencionado oficio, el cual senala ademas, que el sistema de Contabilidad General de la Nacion reconoce periodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y termino coinciden con las del ano calendario. A su vez, con el procedimiento empleado se contraviene lo establecido en el articulo 12, del decreto ley N° 1.263, de 1975, que indica que las cuentas del ejercicio presupuestario deben quedar cerradas al 31 de diciembre de cada ano y, en consecuencia, los hechos economicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha data, deben ser imputados al presupuesto siguiente, y que a partir del 1° de enero de cada ano no podra efectuarse pago alguno, sino con cargo al presupuesto vigente. Al respecto, cabe dejar establecido que esta Contraloria General, con motivo del cierre contable anual, imparte todos los anos instrucciones a los Servicios e Instituciones Publicas, entre las cuales se encuentra lo expresado anteriormente. Sobre el particular, la Institucion informa que se arbitraran las medidas necesarias para evitar que dicha situacion se presente nuevamente, por lo cual, en esta oportunidad, no es posible levantar la observacion, en tanto este Organismo Fiscalizador valide, en futuras visitas a la Entidad, la aplicacion efectiva de las instrucciones enunciadas.
1.8 Carpetas de Iicitaciones Del examen efectuado a las carpetas que contienen antecedentes relativos a las adquisiciones, se verifico que no cuentan con un indice que identifique los documentos, que estos no guardan un orden, que no son numerados ni se encuentran clasificados. Ademas, no existe un check list, como pauta de revision de los documentos minimos que debiera poseer cada una de estas carpetas. En relacion a este materia, cabe resaltar que las carpetas referentes a las adquisiciones deben contener en original o copia, toda la documentaci6n que atane a cada una de las compras, incluyendo copia de las polizas de garantia entregadas al Servicio, ordenadas por tema, de manera de facilitar su revision y como una adecuada medida de control interno. Gendarmeria de Chile argumenta en su respuesta, que a fin de facilitar su revision, se ha instruido al Departamento de Logistica en el sentido de que las referidas carpetas sean ordenadas conforme a lo sugerido por esta Contraloria General, por ende, se levanta parcialmente la observacion, hasta que se verifique la implementacion efectiva de la instrucci6n senalada, en una proxima fiscalizacion al Servicio.
12
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
III. SOBRE ADQUISICIONES EFECTUADAS EN EL EJERCICIO A modo referencial, se puede indicar que las empresas con mayor nOmero de adjudicaciones en la unidad de compra "Gendarmeria de Chile", durante el periodo en analisis, corresponden a las siguientes: Cuadro N° 7 Nombre empresa adjudicada
Licitaciones adjudicadas
Kaufmann S.A. Caribean Pharma Ltda. Juan Vargas Vargas. Ferreteria Marsella Ltda.
111 36 30 27
Totales
204
Cabe precisar, que la empresa Kaufmann S.A., presenta un monto de adjudicaciones de $ 363.448.323, en el arlo 2010, correspondientes a todas las unidades de compra del Servicio, a nivel nacional. Examinadas cinco ordenes de compra de la citada empresa Kaufmann S. A. Sucursal Pajaritos (N os 634-85-L110, 634-138-L110, 634-139-L110, 634-233-L110 y 634-234-L110), se observo que en todas ellas se consigna como requisito para participar en la licitacion, ser representante o concesionario de la marca, transgrediendo con ello lo senalado en el dictamen N° 29.363 de 2011, de este Organismo Fiscalizador, que preve, en sintesis, que solo la ley puede establecer limitaciones que constituyan exigencias minimas para participar y que en raz6n del principio de no discriminaci6n, no podria demandarse un requisito que beneficie exclusivamente a determinados proveedores, en desmedro de otros que igualmente tengan capacidad para prestar el servicio en las mismas condiciones. Sobre lo indicado precedentemente, es necesario acotar que algunas ordenes de compra se refieren a mantenciones de vehiculos que se realizan, conforme a la garantia de la compra, respecto de la cual no existen objeciones. Ademas, cabe citar que la mayoria de los vehiculos utilizados por el Servicio corresponden a la marca Mercedes Benz, y que por la sobre exigencia a la que son sometidos, segun el Jefe del Departamento de Logistica, deben repararse constantemente. En relacion a lo precedente, Gendarmeria de Chile seriala en su respuesta que las exigencias contempladas en el Ilamado a licitacion tienen como proposito asegurar estandares de calidad necesarios para el buen use y tratamiento de los vehiculos del Servicio, los que en un 75,58% corresponden a esa marca. Agrega, que el use habitual de estos vehiculos, principalmente en el traslado de internos, hace prioritario que tanto los accesorios como las mantenciones de estos, sean contratados con proveedores que permitan mantener las garantias respectivas, no siendo en ningOn cado la intencion del Servicio, el restringir el acceso de eventuates oferentes.
13
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
Sin perjuicio de lo expuesto, indica que se ha instruido al Departamento de Logistica, en orden a realizar un estudio de mercado que proporcione antecedentes de los proveedores que cuenten con representacion o concesion de la marca y que se encuentren inscritos en el Mercado Publico. No obstante lo atendible de las razones esgrimidas por el Servicio y de los resultados a que arriben los estudios indicados, no es posible, en esta ocasi6n, levantar la observacion formulada, debiendo el Servicio ajustarse a las disposiciones legales que regulan este tipo de operaciones. Ahora bien, para efectos del examen, se seleccion6 de la unidad de compra senalada en parrafos anteriores, una licitacion pOblica, una privada, cinco adquisiciones efectuadas mediante el sistema de trato o contratacion directa y cinco correspondientes a convenio marco, del periodo 2010, con los siguientes resultados:
1. Licitacion Publica por contratacion de "Enlaces de Comunicacion de Datos a Nivel Nacional, Central Telefonica y Cableado Estructurado DirecciOn Nacional" 1.1. Proceso Iicitatorio Este proceso, que se identifica con la ID 63467-LP10, se inicio el 15 de octubre 2009, mediante la resoluciOn Tr. N° 1466, de igual fecha, que aprob6 las bases administrativas y tecnicas que regulaban el llamado a Propuesta POblica y posterior contratacion de los servicios. Cabe mencionar que las bases estipulaban tres modulos de servicios, pudiendo las empresas postular a cada uno de ellos en forma separada, siendo estos los siguientes: I) "Enlaces de Telecomunicaciones de Datos Gendarmeria de Chile"; II) "Proyecto Cableado Estructurado Direccion Nacional Gendarmeria de Chile"; y III) "Proyecto Telefonia IP Direccion Nacional Gendarmeria de Chile". Al respecto, la firma "Telefonica Empresas Chile S. A." presento propuestas para todo el proyecto, en tanto, "GTD Telesat S. A.", solo para los modulos II y III. a) Visita a terreno Las bases administrativas para la contratacion de los servicios en comento, establecen en su articulo 4° "que se tiene contemplada una visita guiada a terreno, de caracter voluntaria", la que sera coordinada y notificada, conforme a calendarizacion. Ademas, en el cronograma estipulado en el articulo 33, se indica que la visita sera entre el quinto y el decimo cuarto dia habil siguiente a la publicacion del aviso correspondiente en el portal de Mercado POblico, lo cual sucedio el 21 de enero de 2010, y por lo tanto, la visita debia realizarse entre el 29 de enero y 11 de febrero de igual ano. 14
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
Por otra parte, en el ultimo acapite del punto 3.2 Patch Panel del Modulo II, de las bases tecnicas, se establece que "los detalles tecnicos seran revisados en visita a terreno obligatoria". Como se advierte, las bases administrativas y tecnicas presentan una incongruencia sobre las obligatoriedad o no de las visitas a terreno, lo cual trajo como consecuencia, que se declarara inadmisible la oferta de la empresa GTD Telesat S.A., por no haber asistido a la visita a terreno obligatoria, de conformidad a lo establecido en las bases tecnicas de la licitacion, segun se aprecia en el Acta de Adjudicacion N° 09, de 8 de marzo de 2010. Realizadas las consultas con respecto a dicha discordancia, el Servicio auditado menciono que la Empresa GTD Telesat S.A. realize) la respectiva consulta del tema a traves del portal de Mercado POblico, con fecha 12 de febrero de 2010, cuando el plazo ya se encontraba vencido, a lo cual se respondie) que las visitas a terreno eran de carecter voluntario, exceptuando la del Proyecto de Cableado Estructurado, correspondiente al Modulo II. Al respecto, se verifico que, efectivamente, la respuesta pertinente fue entregada a traves de la aludida pagina web, en los terminos indicados por el Servicio, sin embargo, se realize) el 17 de febrero, es decir, en una fecha posterior al plazo estipulado para dicha actividad.
b) Adjudicaci6n
En conformidad a lo senalado en la letra anterior, Gendarmeria de Chile evaluo solo la oferta presentada por Telefonica Empresas Chile S.A., por los tres tipos de servicios requeridos, adjudicando a esta la licitacion, mediante resolucion exenta N° 1332, de 10 de marzo 2010, por un monto mensual neto de $ 51.717.434 Posteriormente, con data 18 de marzo de ese aria, Gendarmeria de Chile emitio la orden de compra N° 634-1033-SE10, por un total de $ 3.692.624.788, correspondiente a los servicios licitados por los 60 meses de duracion del contrato, orden que se encuentra en el portal Mercado Publico en estado de "aceptada" por el proveedor. La emision de la citada orden de compra no se ajusta a lo establecido en el incise) final del articulo 65, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, en cuanto a que las ordenes de compra deben emitirse de acuerdo a un contrato que se encuentre vigente, esto es una vez aprobado a traves del correspondiente acto administrativo, debidamente tramitado, a partir de lo cual el licitante este en condiciones de emitir tales documentos, en armonia con el criterio sustentado en los dictamenes de este Organismo de Control N OS 15.554, 22.276 y 76.993, todos del ano 2010, y tambien la aplicacion del dictamen N° 15.748 de 2011, toda vez que la toma de raz6n de la resolucion Tr N° 1778, de 29 de diciembre de 2010, aprobatoria del contrato, fue cursada con alcance recien el 17 de enero de 2011, mediante oficio N° 2.992, de esta Contraloria General.
15
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL Th 1:1 19:7 C H I I. h
1.2. Contrato y ejecucion Con fecha 13 de septiembre de 2010, se celebro un primer contrato de prestaci6n de Servicios con Telefonica Empresas Chile S. A., el cual fue aprobado por Gendarmeria de Chile, mediante resolucion Tr. N° 1.459, el dia 30 de igual mes y ano. Al respecto, esta Contraloria General, mediante Oficio N° 67.520, de 12 de noviembre de ese ano, se abstiene de dar curso a la resolucion precitada por no ajustarse a derecho. En virtud de lo anterior, se realizo un nuevo contrato, con fecha 23 de diciembre 2010, aprobado mediante la ya senalada resolucion Tr. N° 1.778, de 29 de diciembre de igual anualidad, subsanando las observaciones representadas por este Organismo de Control, a traves del aludido oficio, del cual se toma razon el 17 de enero de 2011. Ahora bien, la clausula tercera del mencionado contrato de prestacion de servicios, establecio un plazo de 87 dias corridos, a partir de la fecha de notificaci6n de la resolucion que lo aprueba, para la implementacion y habilitacion total de los servicios de Enlaces de Comunicacion de Datos a Nivel Nacional, Central Telefonica y Cableado Estructurado Direccion Nacional, incluyendo capacitacion y puesta en marcha. El Departamento de Logistica de Gendarmeria de Chile, mediante correo electronic° de 26 de enero de 2011, comunico al proveedor la aprobacion del contrato totalmente tramitado, razon por la cual, el plazo para la ejecucion de los trabajos senalados, se cumplia el 23 de abril de igual ano. De acuerdo al Acta de Recepcion del Contrato, de 21 de junio de 2011, en el cual se incluye un resumen de los trabajos realizados, la Central de Computacion e Informatica del Servicio recibio conforme los Servicios de Enlaces de Comunicacion de Datos a Nivel Nacional, Central Telefonica y Cableado Estructurado Direccion Nacional, observandose un atraso de 59 dias en su ejecucion, incumpliendose, en consecuencia, el plazo estipulado en el contrato. Cabe precisar, que la clausula quinta del contrato indica que el incumplimiento, asi como el cumplimiento imperfecto, parcial o tardio en la entrega de los servicios, debido a causas imputables a la empresa, darn derecho al Servicio a cursar las multas y sanciones estipuladas en el articulo 22 de las bases administrativas. El mencionado articulo establece que Gendarmeria de Chile "cobrara por el simple retardo, una multa diaria equivalente al cinco por mil sobre el monto total del contrato. Transcurridos mas de 30 dias en que se haya estado aplicando dicha multa, el Servicio podra, a su arbitrio, mantener la aplicacion de dicha multa por 30 dias mas, o resolver administrativamente el contrato, en cuyo caso se procedera al cobro integro de la boleta de garantia por fiel cumplimiento del mismo. En todo caso, una vez transcurridos 60 dias de aplicacian de la multa el Servicio resolvers administrativamente el contrato, aplicando las sanciones correspondientes".
16
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL 26 is I9/7 C H I I. E
Tambien se indica que "la aplicacion de esta multa se efectuara por el Servicio administrativamente, sin forma de juicio y en el evento que el proveedor no la cancelare, se deducira de los pagos que se encuentren pendientes; si no existieren pagos pendientes, se deducira de la garantia de fiel cumplimiento del contrato. Asimismo, la garantia mencionada se hard efectiva cuando se hayan acumulado multas impagas por un monto equivalente al 10% del precio del contrato". Sobre el particular, el Jefe del Departamento Juridic° del Servicio, mediante OF. ORD. N° 14.00.00937/2011, de data 21 de junio de 2011, se pronuncia respecto at tema, sehalando que en consecuencia, y no disponiendose de antecedentes que permitan atribuir este retraso a razones de fuerza mayor o caso fortuito, procede aplicar las multas correspondientes, establecidas en la clausula quinta del contrato celebrado entre las partes. Al respecto, el Jefe del Departamento Logistic°, mediante correo electronic° de 12 de julio de 2011, enviado a la Comision Fiscalizadora de esta Contraloria General, informa que la multa diaria a aplicar es de 884,4318 unidades de fomento, arrojando en consecuencia una multa total de 52.181,4762 unidades de fomento, las que valorizadas al 21 de junio de este alio, fecha de recepcion de las instalaciones, da un total de $ 1.140.879.619. Cabe sehalar, que al 5 de octubre de 2011, no se habia materializado el pago de dichas multas, ni tampoco hecho efectiva la boleta de garantia bancaria N° 411408, del Banco BC', del 7 de diciembre de 2010, por $ 369.262.476, tomada para garantizar el fiel cumplimiento del contrato. Sobre la materia, se verifico adernas que, mediante resolucion exenta N° 5.215, de 28 de octubre de 2010, el Servicio ordeno la instrucci6n de una investigation sumaria destinada a esclarecer la situacion y establecer la eventual responsabilidad administrativa que pudiera afectar al personal involucrado por los hechos denunciados, los cuales dicen relacion con el contrato de prestacion de Servicios de Enlaces de Comunicaciones a Nivel Nacional, Central Telefonica y Cableado Estructurado Direccion Nacional con Telefonica Empresas Chile S.A. Dicha investigation sumaria incluye tambien, la incongruencia entre la glosa contenida en el documento de garantia entregado por la empresa y lo que se disponia en las bases administrativas sobre el particular. En efecto, el documento entregado decia "Garantizar el fiel y oportuno cumplimiento del contrato", no obstante que las bases establecian "Garantizar el fiel y oportuno cumplimiento del contrato de prestacion de servicios de enlace de comunicaci6n de datos a nivel nacional, central telefonica y cableado estructurado". Por Ultimo, es menester indicar que para no interrumpir los servicios de telefonia, mientras se concretaba la mencionada licitacion, se emiti6 la resolucion Tr. N° 1.721, de 15 de diciembre de 2010, que regularizo la contratacion de los Servicios de Enlaces de Comunicaciones a Nivel Nacional, por el plazo de un alio, a partir del 1 de enero de esa anualidad, prestados por la empresa Telefonica Empresas Chile S.A., efectuada bajo la modalidad de trato directo.
17
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
Ademas, la resolucion en comento, que aprob6 el contrato suscrito el 30 de diciembre de 2009, con dicha empresa, seriala en su articulo 3° que empezara a regir una vez que este totalmente tramitada la resolucion que lo apruebe; sin embargo, por razones de buen servicio y dado que los servicios telefonicos no pueden interrumpirse por ser indispensables para el funcionamiento de la Institucion, estos comenzaron a prestarse desde el 1 de enero del ario 2010. Sin perjuicio de ello, dispone el aludido acto administrativo, que los pagos se efectuaron una vez que este totalmente tramitado el documento que apruebe este contrato. Al respecto, se comprob6 que, mediante oficio N° 2.246 de 13 de enero de 2011, esta Contraloria General curso con alcance la
mencionada resolucion. 1.3. Contabilizacion y pago
Durante el alio 2010, se efectuaron pagos a la empresa Telefonica Empresas Chile S.A. ascendentes a $ 484.024.707, por prestaciones de servicios correspondientes al contrato citado precedentemente, siendo imputados en la asignacion "Enlaces de Telecomunicaciones", segun desglose que se indica en anexo. En el detalle de dichos pagos, se incluyen servicios referentes a arriendo de 3 lineas privadas, traslados de enlace, entre otros, por un total aproximado de $ 51.000.000, respecto del cual se solicito a Gendarmeria de Chile informar los contratos que dieron origen a tales servicios, sin que a la fecha de termino de la presente auditoria, se haya obtenido respuesta. Al respecto, se observo que tales desembolsos se efectuaron sin la emision de las ordenes de compra correspondientes y sin que dichos procesos de adquisiciones se publicaran en el portal de Mercado Publico, de conformidad a lo establecido en el articulo 54, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el reglamento de la ley N° 19.886, antes citada. Por su parte, Gendarmeria de Chile respondio sobre este proceso que, a traves de la resolucion exenta N° 5.215, de 28 de octubre de 2010, orden6 la realizacion de una Investigacion Sumaria y que, atendidas las nuevas observaciones formuladas por el Organismo Contralor, que dan cuenta de circunstancias no contempladas en la resolucion antes senalada, se ha instruido en orden a ampliar dicha investigacion a estos nuevos hechos, elevando la misma a Sumario Administrativo. En consecuencia, se mantiene lo observado, en tanto se informe el resultado de dicho proceso a esta Contraloria General, en el termino de 15 dias habiles despues de concluido el mismo. 2. Licitacion Privada de "Arrendamiento de maquinas fotocopiadoras" 2.1. Proceso Licitatorio
La resolucion exenta N° 1.759, de 10 de julio 2001, autorizo la modalidad de propuesta privada para los servicios indicados y 18
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
aprob6 las bases especiales, aduciendo, entre otras razones, que existen escasos proveedores que garanticen un buen servicio y en atencion al monto involucrado en el arriendo, para dependencias de la Direccion Nacional. En el articulo 2° de las citadas bases, se indica que la propuesta sera realizada por invitacion a las empresas que en consideracion del Servicio, sean las de mayor prestigio y/o trayectoria del rubro, y el articulo 10 establece que el contrato de arriendo "tendra vigencia hasta el 31 de diciembre del ano 2001, posteriormente, se entendera renovado tacita, automatica y sucesivamente a partir del 1° de enero del ano 2002, por periodos iguales de un ano calendario...". Si bien es cierto, que la aludida licitacian se efectuo en el ano 2001, con anterioridad a la entrada en vigencia de la ley N° 19.886, sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacion de Servicios, resulta improcedente la renovacian anual de dicho contrato a partir del ano 2001, con la empresa Xerox S.A. En efecto, el inciso primero del articulo 9 de la ley N° 18.575, Organica Constitucional de Bases Generales de la Administracion del Estado, precepto introducido como articulo 8° bis por la ley N° 19.653, sobre Probidad Administrativa, publicada en el ano 1999, senala que "Los contratos administrativos se celebraran previa propuesta pOblica, en conformidad a la ley", agregando en su inciso segundo que "El procedimiento concursal se regira por los principios de libre concurrencia de los oferentes al llamado administrativo y de igualdad ante las bases que rigen el contrato". La referida norma, introducida por un texto legal de rango organic° constitucional para fortalecer sustancialmente el principio de probidad administrativa, concibe el sistema de propuesta pOblica como un mecanismo esencial para resguardar ese principio, por la via de asegurar la transparencia que deben revestir los procesos de contratacian que realicen los organismos de la Administracion del Estado. Lo anterior, ha sido manifestado por esta Contraloria General en el dictamen N° 46.746 de 2009, en cuanto a que "las prorrogas concertadas con posterioridad a la vigencia de la aludida Ley de Probidad Administrativa, la jurisprudencia administrativa contenida en los dictamenes N OS 25.223, de 2003, 19.712, de 2007 y 42.345, de 2008, entre otros, ha precisado que no resulta procedente la autorizacion de nuevas pr6rrogas del contrato original, atim cuando tales ampliaciones se hubieren contemplado en las respectivas bases de licitacion, ya que la practica de acordar la continua pr6rroga de un contrato, cuya vigencia se extienda indefinidamente, pugna con los principios de transparencia y libre concurrencia consagrados en el articulo 9 de la ley N° 18.575". Al respecto, el Servicio fiscalizado informa que en concordancia con lo expuesto por este Organismo Contralor y con el objeto de actualizar la tecnologia utilizada, se aprob6 durante el ano 2011, el arrendamiento de 100 equipos multifuncionales e impresoras a traves de Convenio Marco, es decir, mediante el procedimiento estipulado en el articulo 14 bis del reglamento de la Ley de Compras Publicas, situaci6n que se expuso en el Preinforme de este Organismo Fiscalizador.
19
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
Ademas, Gendarmeria de Chile seliala que con fecha 1 de mayo de 2011, se procedio al finiquito del contrato de arrendamiento observado. En merit° de los nuevos antecedentes aportados por el Servicio, se levanta la observaciOn formulada en este acapite.
2.2 Contrato y ejecucion El contrato con Xerox S.A. fue aprobado por resolucion exenta N° 3.105, de 19 de noviembre 2001, y como se indico en el punto anterior, se ha continuado utilizando los servicios de dicha empresa. Cabe senalar que con fecha 6 de octubre 2005, se aprob6, mediante resolucion N° 2.832, una modificacion al contrato de arrendamiento, convenio Ad-Referendum de 21 de septiembre de ese ano, en el cual se especifica que las maquinas en arrendamiento corresponden a 22 fotocopiadoras digitales modelo WCP420 fully y otra, modelo WCM 45 y sus correspondientes accesorios. La Comision Fiscalizadora de esta Entidad de Control solicito al Encargado del Area de Control Gesti6n del Departamento de Logistica, antecedentes de dicha licitacion, quien respondi6 que debido a que dicha operacion fue realizada en el alio 2001, o sea hace 10 arms atras, no se cuenta con mas informaci6n al respecto. En relacion a los mencionados servicios, se determine) que la Direccion de Compras y Contratacion PUblica, mediante la resolucion exenta N° 1458 B, de 21 de noviembre de 2008, adjudico la propuesta pOblica CM N° 14/2008 (ID 2239-22-LP08), para la adquisicion de Impresoras y Arriendo de Impresoras, bajo la modalidad Convenio Marco, a diversos oferentes. Dicho convenio marco fue prorrogado, mediante resolucion exenta N° 870 B de 12 de noviembre de 2010, de la citada institucion, hasta el 20 de agosto de 2011 o la entrada en vigencia del nuevo convenio marco. En la actualidad, la aludida Direccion de Compras se encuentra realizando una Licitaci6n POblica para el Convenio Marco N ° 05/2011, relativo a la adquisicion de Impresoras y Arriendo de Impresora, mediante la 2239-9LP11, cuyo proceso, a junio de 2011, no habia concluido. Ahora bien, se constato que Gendarmeria de Chile, mediante resolucion exenta N° 2.217 de 29 de abril de 2011, aprob6 un contrato de arrendamiento de 100 equipos, entre multifuncionales e impresoras, suscrito con la empresa Soporte y Proyectos en Computacion Limitada, por un monto mayor a 1.000 UTM, en virtud de lo estipulado en el articulo 14 bis del reglamento de la Ley de Compras POblicas. Dicho contrato, se hizo efectivo a contar de mayo, mes en el que se comenzaron a instalar los equipos.
2.3. Contabilizacion y pago En el periodo 2010, se realizaron los siguientes pagos mensuales, emitiendose una orden de compra por cads uno de ellos, los cuales se ajustaron a lo estipulado en el contrato.
20
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL 26-111I-1921 CHILE
Cuadro N° 8 Orden de cornpra ID 0/C
Fecha
634-685-SE10 634-1003-SE10 634-1488-SE10 634-1999-SE10 634-2439-SE10 634-3225-SE10 634-3601-SE10 634-4017-SE10 634-4701-SE 10 634-5070-SE10 634-5632-SE10
24/02/2010 16/03/2010 13/04/2010 18/05/2010 08/06/2010 22/07/2010 18/08/2010 10/09/2010 21/10/2010 12/11/2010 17/12/2010
Factura Winer° 495654 497312 498855 501219 502746 504665 506507 508535 510256 511953 513920
Pagos Monto $
Fecha
2.240.599 2.244.999 2.254.188 2.257.730 2.266.416 2.276.050 2.278.777 2.288.472 2.290.845 2.296.066 2.300.928
29/01/2010 26/02/2010 31/03/2010 30/04/2010 31/05/2010 30/06/2010 30/07/2010 31/08/2010 30/09/2010 29/10/2010 30/11/2010
Totales en pesos
Cheque 137231 137733 138534 139509 140485 142154 143197 143921 146249 147384 147983
Fecha 09/03/2010 30/03/2010 29/04/2010 01/06/2010 23/06/2010 03/08/2010 31/08/2010 27/09/2010 10/11/2010 30/11/2010 31/12/2010
$ 24.995.070
3. Trato o contratacion directa
La muestra seleccionada para efectos del examen de adquisiciones de bienes o servicios efectuados mediante trato o contratacion directa, no incluya compras por valores inferiores a 100 UTM y correspondio a las siguientes: Cuadro N° 9 Codigo
Fecha
Detalle compra
Proveedor
634-5381-SE10
26/11/2010 Equipos de rayos x
634-669-SE10 634-6089-SE10 634-4943-SE10
19/02/2010 AdquisiciOn de literas 31/12/2010 Repuestos furgones Sistema electronic° de 03/11/2010 seguridad y vigilancia.
Proyectos y productos profesionales Ltda. CET de Colina Kaufmann S.A. Soc. Seguridad, Informatica y Telecomunicaciones Ltda.
634-1290-SE10
01/04/2010 Colchones internos
Heraldo Castro Palma
Total en pesos
Valor $ 519.152.970 46.208.600 38.444.179 32.784.295 29.585.780 $ 666.175.824
Segun el articulo 10 del reglamento de la ley N° 19.886, el trato o contratacion directa es un procedimiento de caracter excepcional que podra aplicarse, a diversas circunstancias, las cuales se numeran especificamente en dicho articulo. 3.1. Proceso Iicitatorio
Respecto de las autorizaciones, el articulo 49 del decreto supremo N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, indica que solo cuando concurran las causales establecidas en la Ley de Compras PUblicas o en su articulo 10, las entidades deberan autorizar el trato o contratacion directa, a traves de una resolucion fundada. Ademas, cada entidad licitante, senala, debera acreditar la concurrencia de la circunstancia que permits efectuar una adquisicion bajo esta modalidad. 21
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
Sobre el particular, se constato que todas las adquisiciones cuentan con su respectiva resolucion de autorizacion, emanada de la Direccion Nacional del Servicio, conforme se indica a continuacion:
Cuadro N° 10 Codigo
Resolucion
634 - 5381 - SE10
1564 Afecta
634 - 669 - SE10 634 - 6089 - SE10
635 Exenta 6471 Exenta
634-4943-SE10
5112 Exenta
634-1290-SE10
1610 Exenta
Fecha
Detalle compra
20/10/2010 Equipos de rayos x 29/01/2010 Adquisicion de literas 31/12/2010 Repuestos furgones 25/10/2010
Justificacion Articulo 10, N° 3 y N° 7, letra h). No existe justificacion. Articulo 10, N° 3.
Sistema electronic° de Articulo culo 10, N° 3 y N° 7, letra seguridad y vigilancia. h).
26/03/2010 Colchones internos
Articulo 10, N° 3.
En cuanto a las justificaciones indicadas precedentemente, se puede expresar lo siguiente: • La adquisicion efectuada mediante la resolucion exenta N° 635, de 2010, por la compra de literas, no fundamenta los motivos del trato directo y no justifica la decision del acto administrativo, en conformidad a lo senalado en el articulo 49 del reglamento de compras, antes citado. Cabe agregar, que el plan anual de adquisiciones tiene incorporada la compra de este tipo de bienes, tratandose en consecuencia, de una tares programada que debi6 cumplir con los procedimientos normales de compras establecidos. En la carpeta pertinente, que contiene la documentacion de esta operacion, se observa solo la cotizacion correspondiente al Centro de Educacion y Trabajo, C.E.T, entidad que funciona dentro de la unidad penal de Colina I, perteneciente a Gendarmeria de Chile y que otorga trabajo a los internos, sin que se advierta la existencia de otras cotizaciones. El Servicio justifica su proceder, precisando que su Departamento Juridico, a traves del Oficio N° 585 de 12 de julio de 2007, indico en sintesis, que estas adquisiciones corresponden a una operacion interna dentro de la misma Institucion, que no se rige por las normas de la Ley de Compras Publicas; ello, por cuanto, a nuestro juicio, agrega, no se dan todos los supuestos de hecho que exige dicha normativa para que la respectiva operacion este incluida dentro de la esfera de su aplicacion. Dado lo anterior y considerando que los C.E.T. constituyen establecimientos penitenciarios o parte de ellos, segiTh lo establecido en el decreto supremo N° 943 de 2011, esta Contraloria se pronunciara despues de un estudio especifico respecto de la procedencia y regulacion de efectuar la yentas de productos por parte de dichos Centros a la Institucion. • La causal expuesta en la resolucion exenta N° 6.471, de 2010, por la compra de repuestos para furgones es incorrecta, dado que la norma del reglamento invocada corresponde a "casos de emergencia, urgencia o imprevistos", y la adquisicion de repuestos de vehiculos, en el caso analizado, corresponde, segOn se indica en la propia resolucion a "repuestos que sean 22
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
necesarios para recuperar y mantener en 6ptimas condiciones de funcionamiento los furgones...", vale decir, una situacion programada y planificada, debiendo corresponder, en consecuencia, a una compra a realizar por el procedimiento normal de adquisiciones. Ademas, en los considerandos de la resolucion en comento, se invoca la calidad de representante de los vehiculos fabricados por dicha empresa y distribuidor oficial de los mismos, entre los cuales se encuentran los furgones celulares que utiliza Gendarmeria de Chile, fundamento que no justificaria el acudir a dicha empresa en forma obligatoria, dado que en el mercado existen proveedores de as mismos productos ofrecidos por el distribuidor oficial. Sobre la materia, es dable manifestar que se autoriza el trato directo cuando por la magnitud e importancia que implica la contratacion se hace indispensable recurrir a un proveedor determinado en razon de la confianza y seguridad que derivan de su experiencia comprobada en la provision de los bienes y servicios requeridos y "siempre que se estime fundadamente que no existen otros proveedores que otorguen esa seguridad y confianza", exigiendo que ambas circunstancias concurran simultaneamente, segun se expresa en el dictamen N° 12.540 de 2011, de esta Entidad Fiscalizadora. Por otra parte, se constato que la empresa Kaufmann S. A., a traves de sus sucursales de Pajaritos y Gran Avenida, se ha adjudicado 96 licitaciones durante el periodo 2010, en las cuales, en la mayoria de los casos, participaron sin otros oferentes, dado que las bases confeccionadas para dicho efecto por el Ente auditado, indican que para ser proveedores se requiere que los participantes sean Representantes o Concesionarios de la Marca, lo cual merma la concurrencia de otros proveedores. Lo precedente, infringe el principio de igualdad de los oferentes, consignado en reiterada jurisprudencia de esta Contraloria General, como por ejemplo, en el dictamen N° 29.363 de 2011, ya citado en acapites anteriores, el cual expresa, entre otros considerandos, que la determinacion de las exigencias tecnicas debe respetar el principio de libre concurrencia de los oferentes al Ilamado administrative, previsto en el articulo 9°, incise segundo, de la ley N° 18.575, y el de igualdad de los licitantes, que tambien contiene esa norms, el cual garantiza la actuaci6n imparcial de la Administraci6n frente a ellos, y que en este caso se traduce en el establecinniento de condiciones impersonales, de aplicacion general y vinculantes de igual modo para todos los oferentes. Por Ultimo, cabe mencionar sobre esta licitacion, que la ID 634-6089-SE10 que se encuentra en el portal de Mercado PUblico indica en la parte de descripci6n de productos y servicios, "parachoques para automoviles", en lugar de "repuestos", que fue lo que realmente se adquirio. En relacion a la aludida compra de repuestos para furgones, Gendarmeria de Chile expresa en su respuesta, entre otros argumentos, que la causal de justificaci6n es correcta y corresponde a una situacion catalogada como "emergencia, urgencia o imprevisto" dado que es consecuencia directa de los hechos ocurridos el 8 de diciembre de 2010, en el C.D.P. San Miguel, la cual no pudo ser prevista.
23
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
Dadas las explicaciones vertidas por el Servicio y los nuevos antecedentes aportados, esta Contraloria General da por subsanada la observacion.
3.2. Contrato y ejecucion En el ultimo inciso del articulo 8 de la ley N° 19.886, se establece que siempre que se contrate por trato o contratacion directa se requerira un minim° de tres cotizaciones previas, salvo que concurran las causales de las letras c), d), f) y g) del articulo senalado. Al respecto, las resoluciones N OS 1.564 y 5.112, de 2010, esta Ultima exenta, indicadas en el cuadro N° 10, basan su determinacion en dos causales establecidas en el articulo 10, N° 3 y N° 7, letra h), del reglamento, respectivamente. Sobre la materia, cabe sefialar que el N° 3, se refiere a casos de emergencia, urgencia o imprevisto, calificados fundadamente por el jefe superior de la unidad mandante y el N° 7, letra h), estipula que procedera esta forma de adquisicion cuando el conocimiento pOblico que generaria el proceso licitatorio previo a la contratacion pudiera poner en serio riesgo el objetivo y la eficacia de la contratacion de que se trate. Por lo expuesto precedentemente, en ninguno de los dos casos corresponde la existencia de cotizaciones, no obstante, el Servicio para efectos de la compra ID 634-4943-SE10, sobre adquisicion de Sistemas Electronicos de Seguridad, solicito propuestas a cuatro empresas. Similar situacion se constat6 en la adquisicion ID 634-5381-SE10, sobre compra de Equipos Rayos X, donde se cotizo a cinco empresas. Al respecto, es dable informar que el Servicio no subi6 al portal de Mercado Public°, ningun antecedente relacionado con las empresas invitadas a participar, incumpliendo con ello lo contemplado en el articulo 57 letra d) del reglamento de la ley N° 19.886.
3.3. Contabilizacion y pago Respecto a la adquisicion identificada en el portal de Mercado Public° con la ID 634-5381-SE10, ascendente a $ 519.152.970, se observO el registro erroneo en la cuenta "Maquinas y Equipos de Oficina" de la factura N° 6723, de la empresa Proyectos y Productos Profesionales Ltda. por $ 415.322.376, en circunstancias que esta Contraloria General, mediante el oficio N° 71.160 de 25 de noviembre de 2010, curso con alcance varias resoluciones, entre otras, la N° 1564, ya citada, respecto de la cual hace presente que el gasto aludido se imputa at subtitulo 29, item 05, asignaci6n 002 "Maquinarias y Equipos para la ProducciOn". Asimismo, el segundo pago, de $ 103.830.594, efectuado el 31 de diciembre 2010, se registr6 en la cuenta "Equipamiento de Seguridad", incurriendo nuevamente en un error de imputaci6n. Ademas, es importante agregar que en la documentaci6n de respaldo de los comprobantes de egreso, no se adjunta el Acta de Alta de los bienes que ratificaria su incorporaci6n at lnventario del Servicio.
24
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
4. Adquisiciones por convenio marco
El articulo 14 del reglamento de Compras Publicas establece que "La Direccion efectuara periodicamente procesos de compra para suscribir Convenios Marco considerando, entre otros elementos, los Planes Anuales de Compra de cada Entidad." Tambien expresa que los Convenios Marco vigentes se traduciran en un Catalogo, que contendra una descripcion de los bienes y servicios ofrecidos, sus condiciones de contratacion, y la individualizacion de los proveedores a los que se les adjudic6 el Convenio Marco. Cada Entidad estara obligada a consultar el Catalog° antes de proceder a Ilamar a una Licitacion Publica, Licitaci6n Privada o Trato o Contratacion Directa, debiendo adquirir los bienes o servicios, emitiendo una orden de compra directamente al contratista, salvo que obtenga directamente condiciones mas ventajosas en otro lugar, lo cual debera informar a la Direcci6n de Compras y realizar la adquisicion conforme a las reglas establecidas en la ley N° 19.886 y su reglamento. Al respecto, la muestra seleccionada para el examen correspondio a las siguientes cornpras:
Cuadro N° 11 Codigo 634-5754-CM10 634-5733-CM10 634-5701-CM10 634-5008-CM10 634-4773-CM10
Fecha 20-12-2010 20-12-2010 15-12-2010 05-11-2010 27-10-2010
Nombre orden de compra Neumaticos para buses Adquisicion de neumaticos Baterias M-Benz Sprinter Seguro Bus CRGC-23 N° 301. Servicio 50.000 Km. a CGHY-66 Total en pesos
Proveedor Luis A. Enrique Barrios Garcia Mardones y Compania S.A. Mardones y Compania S.A. Mapfre Campania de Seguros S.A. Automotores Gildemeister S.A.
Valor $ 6.362.574 11.267.777 3.862.112 70.000 162.980 $ 21.725.443
Se observo que en as ordenes de compra individualizadas en el cuadro anterior, no se da cumplimiento a lo estipulado en el articulo 57 del reglamento de la Ley de Compras Publicas, por cuanto en esos documentos, no se individualiza el convenio marco al cual se accede. 4.1. Requerimientos
La primera fase de este proceso de adquisiciones se produce cuando la unidad requeriente, solicita por escrito sus necesidades de compra de un bien o la contrataci6n de un servicio al Departamento de Logistica de la Institucion. Las adquisiciones seleccionadas para su examen corresponden a las que fueron solicitadas a traves de los requerimientos que se serialan a continuaci6n:
25
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
Cuadro N° 12 Formulario requerimiento
Minuta N° 87, de 15-12-10 del Jefe (S) Subdepartamento
Aprovisionamiento y Enajenaciones, solicitando para la unidad de vehiculos lo siguiente: Minuta N° 510, de 4-112010, de Unidad de Vehiculos Motorizados Ord. 2861, de 20-10-2010 del Jefe (S) Depto. de Seguridad.
Solicitud
C6digo
50 unid. bateria Topower Tp 100E unidad 334780. 14 unid. neumaticos para bus. 10 unid. neumaticos para camionetas y 150 unid. neumaticos good years g-32.
634-5754-CM 10 634-5733-CM10 634-5701-CM10
Autorizar la adquisicion de seguro obligatorio para Vehiculo patente CRGC-23, taxi bus de Colina II
634-5008-CM10
Moyil Hyundai modelo New H-1, patente CGHY-66 a los talleres automotores Gildemeister para mantenimiento de 50.000 Kms.
634-4773-CM10
Al respecto, cabe precisar que la solicitud de requerimiento descrita en la minuta N° 87, de 2010, del cuadro precedente, no especifica los vehiculos que utilizaran tales bienes, o bien, si estas compras son para mantener una cantidad en existencia. En cuanto al requerimiento del oficio Ord. N° 2.861, de 2010, indicado en el cuadro anterior, se observo que en dicho documento se beneficia a una determinada empresa, al solicitar el ingreso del movil a sus talleres, sin indicar la existencia de convenios o la adquisicion del vehiculo a dicho proveedor, que hagan necesario recurrir a el para el servicio requerido.
4.2. Ejecucion del bien y o servicio La unidad solicitante debe Ilenar un formulario denominado FO-SCP-013, que contiene varios puntos obligatorios. SegOn instruye el Manual de Adquisiciones de Gendarmeria de Chile, el Jefe del Departamento de Logistica y el Jefe Administrativo, en caso de estar de acuerdo con lo solicitado, firma el formulario de solicitud de adquisicion u oficio, segun sea el caso. En caso contrario, se devuelve al remitente, con sus observaciones. Al respecto, se observo que todos los requerimientos cuentan con la firma aprobatoria del Jefe de Logistica y del Jefe de la Secci6n de Compras, sin embargo, se constato que en los formularios correspondientes a las 6rdenes de compra ID N OS 634-4773-CM10 y 634-5008-CM10, no se indica a que funcionario se le asign6 la compra, el plazo ni la fecha de aprobacion por parte del Jefe de Logistica, aspectos que se encuentran contemplados en la letra c) del formulario FO.SCP-013. Ademas, se detect& respecto de la adquisicion cuya identificaci6n es 634-5701-CM10, que la orden de compra se emitio por el operador asignado el 15 de diciembre de 2010, en circunstancias que el dia 16, es decir, con data posterior, se aprob6 la compra por parte del Jefe de Logistica.
26
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
4.3. Contabilizacion y pago La Circular N° 23, de 2006, del Ministerio de Hacienda, establece que el plazo de pago a proveedores debe ser en un periodo no mayor a 30 dias corridos y contados desde la fecha de la recepcion de la factura correspondiente. Sobre la materia, se verifico que de las cinco adquisiciones revisadas correspondientes al Convenio Marco, una, cuya identificaci6n es 634-4773-CM10, super6 en tres dias el maxim° serialado en dicha disposicion.
IV. ADQUISICIONES FUERA DEL SISTEMA DE COMPRAS POBLICAS Gendarmeria de Chile adquirio, por medio de la resolucion exenta N° 6.462 de 30 de diciembre de 2010, al Centro de Educacion y Trabajo, 3.620 pares de zapatos para funcionarios, por un monto de $ 74.934.000, cantidad que qued6 devengada al 31 de diciembre de 2010, para ser pagada durante el period° 2011, dado que los bienes no habian sido entregados a esa data. Sin perjuicio de lo indicado con antelacion respecto de los procedimientos que serian aplicables a las compras que el Servicio efectue a los Centros de Educaci6n y Trabajo, CET, dado que estos forman parte de aquel, se observo que no se tiene un criterio similar para informar las adquisiciones en el Sistema de Compras PUblicas, ya que en este caso, no fueron publicadas en el portal. En lo relativo a esta materia, Gendarmeria de Chile argumenta en su respuesta que el articulo 64 del decreto supremo N° 943, de 2011, que aprueba el Reglamento que establece un Estatuto Laboral y de Formacion para el Trabajo Penitenciario, dispone que los Centros de Educaci6n y Trabajo constituyen establecimientos penitenciarios o parte de ellos, destinados a contribuir al proceso de reinsercion social de las personas condenadas, proporcionando o facilitandoles, trabajo regular y remunerado, capacitaci6n o formacion laboral, psicosocial y educaci6n, que sean necesarios para tal prop6sito, sin perjuicio que en cumplimiento de este objetivo puedan constituir unidades economicas productivas y comerciales de bienes y servicios. Agrega, que en razon de este objetivo, los CET contaran con recursos asignados por el Estado y propios originados de la actividad productiva que realicen. Entre otras apreciaciones, el Servicio sehala que los Centros de Educacion y Trabajo se encuentran facultados para ejercer actividades comerciales y, por otra parte, que al ser parte de Gendarmeria de Chile actuan a traves de la persona juridica del Fisco. Indica, asimismo, que la Contraloria General tambien lo ha estimado asi en su dictamen N° 20.584 de 21 de abril de 2009. En ese contexto manifiesta, que las adquisiciones realizadas por el Servicio a los Centros de Educaci6n y Trabajo no se encuentran afectas a la aplicacion de la ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacion de Servicios, por no cumplir con el presupuesto basica consignado en el articulo 1° de dicha ley, esto es, tratarse de un contrato a titulo oneroso y porque, si bien existe un traspaso de fondos a cambio de la
27
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
entrega de productos, no se trata de un contrato, toda vez que este presupone la existencia de dos personas naturales o juridicas distintas. Por otra parte, expone el Servicio fiscalizado, que el articulo 3° de la ley N° 19.886, precitada, ha excluido de su aplicacion, los convenios que celebren entre si los organos pOblicos enumerados en el articulo 2°, inciso primero, del decreto ley N° 1.263, de 1975, Ley Organica de Administracion Financiera del Estado, entre los cuales se encuentra el Servicio. Agrega, que aun en el caso de estimarse que Gendarmeria de Chile pudiese vincularse contractualmente con los CET, esta contratacion estaria fuera de los margenes de aplicacion de la citada normativa de Compras Publicas. Al respecto y dada la complejidad juridica que revisten los Centros de Educacion y Trabajo, como unidades pertenecientes a Gendarmeria de Chile, con recursos estatales por un lado y por otro, con recursos propios provenientes de actividades comerciales, efectuadas en algunos casos con la propia Institucion, es que se efectuara un analisis juridico sobre la materia a fin de obtener un pronunciamiento de este Organismo Contralor, cuyo resultado le sera comunicado en su oportunidad.
CONCLUSIONES Gendarmeria de Chile ha aportado antecedentes e iniciado acciones que permitieron salvar parte de las situaciones planteadas en el Preinforme de Observaciones N° 157, de 2011. No obstante lo anterior, se mantienen algunos hechos respecto de los cuales, la autoridad del Servicio deberb adoptar medidas con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que las rigen, las que deberan considerar, entre otras, las siguientes acciones :
1. El administrador del sistema debe registrar los perfiles de todas las personas autorizadas para operar con el sistema de compras publicas, con sus identificaciones completas. Establecer un mayor control en Ia 2. designaci6n de las cuentas contables a utilizar. Dar cumplimiento a lo estipulado en el 3. articulo 57 del reglamento de Ia Ley de Compras Publicas, en el sentido de que las 6rdenes de compra individualicen el convenio marco al cual se accede. Detallar los bienes a adquirir en las 4. Solicitudes de Requerimiento e identificar los funcionarios a quienes se les asigna las respectivas compras, como asimismo, setialar el plazo y Ia fecha de aprobaci6n por parte del Jefe de Logistica, aspectos contemplados en Ia letra c) del formulario FO.SCP-013. 5. Efectuar el pago a proveedores dentro del plazo de 30 digs corridos y contados desde la fecha de la recepcion de la factura correspondiente, de conformidad a lo establecido en la Circular N° 23, de 2006, del Ministerio de Hacienda.
28
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
En cuanto a la investigacion sumaria iniciada por la Institucion, que dice relacion con los Servicios de Enlaces de Comunicacion de Datos a Nivel Nacional, Central Telefonica y Cableado Estructurado Direccion Nacional, una vez concluido, sus resultados deberan ser informados a este Organismo Contra lor. La efectividad de las medidas adoptadas sera comprobada en las proximas visitas que se realicen a la Entidad, conforme a las politicas de este Organismo de Control sobre seguimiento de los programas de fiscalizacion. Saluda atentamente a Ud.,
MARIA CRIST1NA CALDERON VIRAL JEFE
AREA ADMRVISTRACION
GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
29
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL 26 III 16:7 CHII,
Anexo Cheque
136618
137913
138660
138786
139916
Fecha
09/02/2010
08/04/2010
03/05/2010
10/05/2010
08/06/2010
Monto
40.805.743
39.755.032
Factura
Fecha
DataIle
Monto $
173.829 Renta mensual de enlace
3161025
31/01/2010
3161026
31/01/2010
3161027
31/01/2010
3165631
31/01/2010
1.736.556 Enlaces de Arica y Valdivia
3165632
31/01/2010
1.297.016
3160667
31/01/2010
1.085.192
3160668
31/01/2010
3160669
31/01/2010
2.579.132 Enlaces carceles concesionadas
3179099
31/03/2010
1.747.428 Enlaces de Arica y Valdivia
3175370
31/03/2010
174.918 Renta mensual de enlace
3175371
31/03/2010
3175065
31/03/2010
3175066
31/03/2010
3175067
31/03/2010
3175372
31/03/2010
270.373 Traslado enlace ConcepciOn e incorporaci6n de un enlace de 2MBPS
3168930
28/02/2010
165.662 Arriendo de 3 LP
3169217
28/02/2010
3169218
28/02/2010
3168929
28/02/2010
3169219
28/02/2010
3169220
28/02/2010
3168931
28/02/2010
2.585.619 Enlaces carceles concesionadas
3172602
28/02/2010
1.740.924 Enlaces de Arica y Valdivia
3182031
30/04/2010
3181713
30/04/2010
3181712
30/04/2010
3181711
30/04/2010
33.499.666 Red de datos nacional Traslado enlace Concepci6n e 268 . 690 incorporaciOn de un enlace de 2MBPS
Traslado enlaces de Cauquenes y Talca Superlink BDR complejo penitenciario Arica, Valpo, enlace Colina/Carmen
165.662 Arriendo de 3 LP
33.709.386 Red de datos nacional 1.091.986
Superlink BDR complejo penitenciario Arica, Valpo, enlace Colina/Carmen
165.662 Arriendo de 3 LP 2.595.279 Enlaces carceles concesionadas
174.267 Renta mensual de enlace 33.583.913 Red de datos nacional 1.087.922
Superlink BDR complejo penitenciario Arica, Valpo, enlace Colina/Carmen
40.105.577 269.366 Traslado enlace Concepcion e incorporaci6n de un enlace de 2MBPS 497.904 Traslado enlace La Serena
270.798 Traslado enlace Concepcion e incorporaci6n de un enlace de 2MBPS 2.599.355 Enlaces carceles concesionadas 165.662 Arriendo de 3 LP
39.817.210
40.522.472
1.093.702
Superlink BDR complejo penitenciario Arica, Valpo, enlace Colina/Carmen
3182030
30/04/2010
3182029
30/04/2010
33.762.328 Red de datos nacional 175.193 Renta mensual de enlace
3185857
30/04/2010
1.750.172 Enlaces de Arica y Valdivia
3192414
31/05/2010
552.723 Traslado de 2 enlaces en La Serena
3188793
31/05/2010
271.839 Traslado enlace ConcepciOn e incorporacion de un enlace de 2MBPS
3188475
31/05/2010
3188474
31/05/2010
3188473
31/05/2010
3188792
31/05/2010
3188791
31/05/2010
175.867 Renta mensual de enlace
3192413
31/05/2010
1.756.905 Enlaces de Arica y Valdivia
30
2.609.355 Enlaces carceles concesionadas 165.662 Arriendo de 3 LP 1.097.908
Superlink BDR complejo penitenciario Arica, Valpo, enlace Colina/Carmen
33.892.213 Red de datos nacional
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL
Cheque
141187
140667
142415
143723
145206
146292
Fecha
07/07/2010
01/07/2010
10/08/2010
15/09/2010
25/10/2010
11/11/2010
Monto
40.138.959
53.262
40.186.865
41.360.448
40.196.167
40.297.686
Detalle
Monto $
Factura
Fecha
3195218
30/06/2010
176.614 Renta mensual de enlace
3198899
30/06/2010
1.764.374 Enlaces de Arica y Valdivia
3195219
30/06/2010
3194897
30/06/2010
3194898
30/06/2010
3194899
30/06/2010
3195220
30/06/2010
3188794
31/05/2010
3205118
31/07/2010
3201666
31/07/2010
3201667
31/07/2010
3201355
31/07/2010
3201356
31/07/2010
3201357
31/07/2010
3201668
31/07/2010
3211585
31/08/2010
3207778
31/08/2010
3207779
31/08/2010
3207449
31/08/2010
3207450
31/08/2010
3207451
31/08/2010
3207780
31/08/2010
3217967
30/09/2010
3214352
30/09/2010
3214353
30/09/2010
3214025
30/09/2010
3214026
30/09/2010
3214027
30/09/2010
3214354
30/09/2010
3224569
31/10/2010
3220774
31/10/2010
3220775
31/10/2010
3220446
31/10/2010
3220447
31/10/2010
3220448
31/10/2010
3220776
31/10/2010
31
34.036.292 Red de datos nacional 1.102.575
Superlink BDR complejo penitenciario Arica, Valpo, enlace Colina/Carmen
165.662 Arriendo de 3 LP 2.620.448 Enlaces carceles concesionadas 272.994 Traslado enlace Concepcion e incorporacion de un enlace de 2MBPS 53.262 Modificaci6n anexos 1.766.488 Enlaces de Arica y Valdivia 176.826 Renta mensual de enlace 34.077.082 Red de datos nacional 1.103.898
Superlink BDR complejo penitenciario Arica, Valpo, enlace Colina/Carmen
165.662 Arriendo de 3 LP 2.623.587 Enlaces carceles concesionadas 273.322 Traslado enlace Concepcion e incorporaciOn de un enlace de 2MBPS 1.774.003 Enlaces de Arica y Valdivia 177.578 Renta mensual de enlace 34.222.062 Red de datos nacional 1.108.593
Superlink BDR complejo penitenciario Arica, Valpo, enlace Colina/Carmen
165.662 Arriendo de 3 LP 2.634.749 Enlaces carceles concesionadas Traslado de enlace de datos Direcci6n 1.277 . 801 Regional Bio Bio 1.775.844 Enlaces de Arica y Valdivia 177.762 Renta mensual de enlace 34.257.553 Red de datos nacional 1.109.744
Superlink BDR complejo penitenciario Arica, Valpo, enlace Colina/Carmen
165.662 Arriendo de 3 LP 2.637.481 Enlaces carceles concesionadas Traslado de enlace de datos DirecciOn 72 121 Regional Bio Bio ' 1.780.347 Enlaces de Arica y Valdivia 178.213 Renta mensual de enlace 34.344.433 Red de datos nacional 1.112.558
Superlink BDR complejo penitenciario Arica, Valpo, enlace Colina/Carmen
165.662 Arriendo de 3 LP 2.644.170 Enlaces carceles concesionadas 72.303
Traslado de enlace de datos DirecciOn Regional Bio Bio
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA ADMINISTRACION GENERAL Y DEFENSA NACIONAL Cheque
147455
148046
Fecha
13/12/2010
31/12/2010
Monto
40.372.346
40.412.940
Factura
Fecha
3231175
30/11/2010
Detalle
Monto $
1.783.659 Enlaces de Arica y Valdivia
3227420
30/11/2010
3227421
30/11/2010
3227070
30/11/2010
3227071
30/11/2010
3227072
30/11/2010
3227422
30/11/2010
3238060
31/12/2010
1.785.461 Enlaces de Arica y Valdivia
3234149
31/12/2010
178.725 Renta mensual de enlace
3234150
31/12/2010
3233793
31/12/2010
3233794
31/12/2010
3233795
31/12/2010
3234151
31/12/2010
32
178.544 Renta mensual de enlace 34.408.325 Red de datos nacional 1.114.628
Superlink BDR complejo penitenciario Arica, Valpo, enlace Colina/Carmen
165.662 Arriendo de 3 LP 2.649.090 Enlaces carceles concesionadas Traslado de enlace de datos Direccion 72.438 Regional Bio Bio
34.443.063 Red de datos nacional 1.115.754
Superlink BDR complejo penitenciario Arica, Valpo, enlace Colina/Carmen
165.662 Arriendo de 3 LP 2.651.764 Enlaces carceles concesionadas Traslado de enlace de datos Direcci6n 72.511 Regional Bio Bio
www.contraloria.c1