DISEÑO Y DESARROLLO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CON BASE EN LA NORMA ISO 9001:2000 EN EL AREA ADMINISTRATIVA DEL DANE

JULY ZULAY CANCHILA DIAZ FARIDE GUTIERREZ GARCIA

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTA 2008

DISEÑO Y DESARROLLO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CON BASE EN LA NORMA ISO 9001:2000 EN EL AREA ADMINISTRATIVA DEL DANE

JULY ZULAY CANCHILA DIAZ FARIDE GUTIERREZ GARCIA

PROYECTO DE GRADO

DOCTOR NESTOR VILLAMIZAR QUINTERO DOCENTE

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTA 2008

Nota de aceptación

__________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________

__________________________________ Firma del presidente del jurado

__________________________________ Firma del jurado

__________________________________ Firma del jurado

Bogotá, Marzo 2008

INDICE

INTRODUCCIÓN 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA FORMULACION DEL PROBLEMA SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA 2. FORMULACION DE OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS 3. JUSTIFICACIÓN 4. ESQUEMAS DE FUNDAMENTOS MARCO INSTITUCIONAL MARCO TEORICO MARCO CONCEPTUAL 5. TIPO DE ESTUDIO 6. FORMULACION DE HIPOTESIS 7. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN 8. DESARROLLO DE LA NORMA ISO DIAGRAMAS DE VISUALIZACION RELACION DE EQUIPOS DE LA ENTIDAD DETERMINANCION Y ANÁLISIS DE LOS SUBPROCESOS DEFINICIÓN DE SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS EVALUACIÓN DE PROVEEDORES. DISEÑO DE INDICADORES DETERMINACION DEL MODELO FUNCIONAL 9. CONCLUSION 10. BIBLIOGRAFÍA.

8 9 9 10 10 10 11 12 12 17 18 21 22 23 24 36 36 40 40 44 104 114 118 119 120

LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Formato de invitación presentación de propuestas Anexo 2. Formato de presentación cotización de mercado Anexo 3. Formato de términos de referencia Anexo 4. Contrato de prestación de serv. Con formalidades Anexo 5. Contrato de prestación de serv. Sin formalidades Anexo 6. Adicional al contrato de prestación de serv. Con formalidades Anexo 7. Adicional al contrato de prestación de serv. Sin formalidades Anexo 8. Aprobación garantía prestación de servicios Anexo 10.Aprobación garantía de adquisición de bienes y servicios Anexo 11.Acta de liquidación de orden de prestación de servicios Anexo 12.Acta de liquidación de contratos con formalidades plenas Anexo 13.Acta de liquidación y terminación anticipada de contrato Anexo 14.Delegación, control y vigilancia Anexo 15. Instructivo interno de almacén e inventarios Anexo 16. Acta de reposición de elementos Anexo 17. Planilla de recolección de información para equipos de computo

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INTRODUCCION

Una de las decisiones estratégicas definidas por la administración del DANE, en el año 2001, fue la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, a partir de los requisitos del modelo internacional ISO 9001-2000, con el fin de perfeccionar los procesos técnicos y administrativos de la entidad. Con ello se pretende potenciar y mantener en el DANE, un ambiente de trabajo y cultura estadística enfocados al cliente.

Para el cumplimiento de este objetivo, es necesario satisfacer las necesidades de los clientes y partes interesadas, siendo imprescindible demostrar objetivamente, que a través del Sistema de Gestión de Calidad, se mejora continuamente la eficacia del DANE, y la credibilidad y confianza de los clientes y partes interesadas.

Uno de los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad, bajo el modelo internacional ISO 9001:2000 establece la importancia de asegurar que los insumos y servicios involucrados en el desarrollo del DANE cumplen con las especificaciones requeridas para obtener buenos productos y servicios.

Con base en lo anterior, este proyecto busca rediseñar y mantener el proceso de Administración de Recursos Físicos del DANE, identificado en el mapa de procesos, garantizando el cumplimiento del requisito exigido en el modelo ISO 9001:2000.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para decidir implementar el Sistema de Gestión de Calidad, es necesario conocer la situación en que se encuentra el DANE, determinar los cambios que se necesitan y cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2000: 1. No se tienen oficializados los procedimientos, por lo tanto no hay obligatoriedad para cumplir con los parámetros establecidos por el Área Administrativa quien es la encargada de iniciar los procesos que intervienen en la Administración de Recursos Físicos, y en la diferentes Sedes y Subsedes las actividades se realizan de una manera totalmente diferente a lo que se desarrolla en la Central. 2. Igualmente debe tenerse en cuenta que no se ha orientado un análisis de las actividades a desarrollar como procesos sino como funciones de cada área individual. 3. Existen trámites innecesarios que hacen el proceso más demorado. 4. Una parte importante de la Administración de Recursos Físicos es la contratación de bienes y servicios, para lo cual el DANE debe regirse por la Ley 80 de contratación estatal y sus decretos reglamentarios, sin embargo el historial de la contratación en cuanto a cumplimiento, calidad de servicio y otros aspectos que se deben tener en cuenta al momento de realizar una nueva contratación no están documentados, por lo tanto la experiencia queda en manos de los recuerdos de los funcionarios que intervienen en esta parte del proceso. 5. La documentación que permite realizar un seguimiento y determinar tiempos en el proceso no se encuentra debidamente registrados, al igual que los documentos que sirven de parámetro para la ejecución de diferentes actividades. 6. Hay procedimientos que no se encuentran documentados y que se han desarrollado por intuición y con la alta probabilidad de caer en errores o en cambiar en cada oportunidad la manera de efectuar la tarea. 7. Dentro de la norma ISO 9001:2000 se piden indicadores de gestión, que el proceso como tal no tiene y por lo tanto no se puede determinar con exactitud qué grado de demora se presenta en el desarrollo de las diferentes actividades, o tener datos que permitan encontrar cuellos de botella o situaciones que se puedan mejorar. Teniendo en cuenta los anteriores aspectos el DANE reconoce la necesidad de la certificación ISO 9001:2000 y no solo el conseguirla sino sostenerla. Esta certificación involucra toda la entidad desde su parte administrativa hasta la técnica, sin embargo para este trabajo vamos a analizar exclusivamente el proceso de Administración de Recursos Físicos donde se entenderá por recursos físicos: todos los bienes que sean necesarios en el DANE para el desarrollo de sus actividades, y como administración: toda la parte logística que esto incluye. El proceso de administración de recursos físicos se va a analizar desde el momento de la adquisición, el almacenamiento, la distribución, el mantenimiento y la baja de los bienes. Teniendo en cuenta lo anterior, el proceso de administración de recursos físicos es el encargado de realizar las adquisiciones y contrataciones necesarias para proporcionar y mantener la infraestructura y el ambiente de trabajo que permiten el funcionamiento adecuado de los procesos del DANE. El modelo ISO 9000 en el numeral 7.4. establece: “la organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización ......”, este numeral le exige al DANE clasificar, evaluar y re-evaluar a sus proveedores con

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el fin de garantizar la calidad en los productos y servicios adquiridos que son necesarios para el desarrollo normal de las investigaciones y diferentes actividades del DANE. Por lo tanto se ve obligado a la implementación de la evaluación y seguimiento de proveedores que le permitirá levantar una memoria institucional y así depurar la base de datos de proveedores evitando que en la contratación directa se llame a proveedores que hayan incumplido o que no satisfagan las necesidades del DANE y adicionalmente se tendrá una referencia de su comportamiento para la calificación en la licitación pública.

1.1. FORMULACION DEL PROBLEMA Que debe hacer el DANE para certificar el proceso de Administración de Recursos Físicos con la norma ISO 9001:2000?

1.2. SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA Como adoptar los requisitos del numeral 7.4 de la norma y los lineamientos generales de la misma, en el proceso de Administración de Recursos Físicos del DANE.? Cuáles son los instrumentos que operacionalizan el modelo funcional del proceso? Cómo realizar la evaluación de proveedores de tal manera que permita realizar mediciones de cada uno de ellos de acuerdo al punto 7.4 de la norma? Cómo controlar y hacer seguimiento a los proveedores, determinando su grado de cumplimiento frente a las necesidades de la Entidad?

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2. FORMULACION DE OBJETIVOS

2.1. OJETIVO GENERAL Desarrollar la norma ISO 9001:2000 en los numerales que están directamente relacionados en el proceso de recursos físicos del DANE

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Diagnosticar el proceso de administración de recursos físicos del DANE a la luz de la norma ISO 9001:2000

Determinar la estructura del proceso de administración de recursos físicos del DANE, reconociendo la interacción entre cada subproceso y la infraestructura de la entidad.

Levantar los procedimientos de cada subproceso de acuerdo a los parámetros de la norma, describiendo las actividades más importantes que se deben realizar en cada subproceso, asegurando sean eficaces.

Establecer indicadores de gestión que permitan realizar el seguimiento, la medición y el análisis de los subprocesos.

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3. JUSTIFICACIÓN

La norma ISO 9001:2000 es para las organizaciones en este momento, una herramienta que le permite organizar sus procesos de una manera estandarizada y dar credibilidad ante cualquier otra organización o entidad con respecto a los procesos que internamente se desarrollan para poder entregar un producto o servicio de buena calidad. Es por esto que el DANE ve como opción para mejorar internamente, la implementación de la norma ISO 9001:2000, dentro de la cual el proceso de administración de recursos físicos tiene responsabilidades claras e importantes. A nivel institucional el hecho de tener la certificación de la norma y más que ello el implementarla generará ahorros de tiempo en actividades que se realizan dos veces por funcionarios diferentes, ayudará a determinar cargos necesarios e innecesarios y mejorar los tiempos de ejecución de tareas. Administrativamente se organizaran responsabilidades exigiendo la solución pronta y eficaz a los requerimientos efectuados desde otras dependencias asegurando la calidad de la gestión.

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4. MARCO TEORICO

4.1. MARCO INSTITUCIONAL El Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE, fue creado el 14 de octubre de 1953, siendo Presidente de la República Gustavo Rojas Pinilla, mediante el Decreto 2666, Posteriormente, fue reorganizado mediante el Decreto No. 3167 de 1968, durante la presidencia de Carlos Lleras Restrepo. Después de dos reestructuraciones mas realizadas en 1992 y 2002, la organización actual es producto de una nueva reestructuración llevada a cabo en el 2004 mediante el Decreto 262. Posteriormente y mediante el Decreto No 1174 del 29 de Junio de 1999, bajo el gobierno de Andrés Pastrana, se adscribe el Instituto Geográfico Agustín Codazzi al DANE. El Departamento Administrativo Nacional de Estadística es un organismo de tipo técnico de la rama ejecutiva del poder público, encargado de adoptar y ejecutar las políticas de producción, elaboración y análisis de la información estadística nacional, garantizando la disponibilidad y calidad de la información estadística estratégica y la existencia del Sistema de Información Nacional, para el desarrollo social, económico y político del país. El DANE es una entidad del estado encargada de coordinar, desarrollar y reglamentar el Sistema Nacional de Información Estadística, asegurar su veracidad e imparcialidad y la responsabilidad del suministro oportuno y oficial de información estadística a nivel nacional y para los organismos internacionales. El DANE dentro de las funciones otorgadas mediante el Decreto 1151 del 2000 tiene cuatro tareas fundamentales que cumplir, así: 1. 2. 3. 4.

Orientar el sector estadístico Producir estadísticas y síntesis de cuentas La difusión de estadísticas Rectoría del Sistema Nacional Estadístico

VISION “El DANE, en 2006, consolidará su liderazgo en la producción, difusión y regulación de la información estadística en los ámbitos nacional, sectorial y territorial, y fortalecerá su prestigio y credibilidad.”

MISION: “Producir y difundir información estadística estratégica para la toma de decisiones en el desarrollo económico y social del país. A partir de su liderazgo técnico, ejercer la regulación del sistema estadístico nacional “

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OBJETIVOS • • • • •

Generar información estadística para la toma de decisiones por parte de los clientes, dentro de los parámetros establecidos. Comunicar y divulgar los resultados de las investigaciones estadísticas, en lenguaje sencillo y conveniente para los diversos sectores que requieren la información. Fortalecer los mecanismos para ejercer la regulación del Sistema Estadístico Nacional, mediante la coordinación y reglamentación de las actividades de sus integrantes. Fomentar la cultura de autocontrol y gestión de la calidad en el DANE. Obtener y generar la información estadística demográfica necesaria para los planes de desarrollo en los espacios nacional, territorial y sectorial.

POLÍTICAS DE CALIDAD • • • • •

Identificar y priorizar de manera sistemática la demanda de información estadística y adecuar la prestación del servicio y la entrega de productos a clientes interno y externos, de acuerdo con sus necesidades. Actualizar de manera sistemática y permanente los marcos teóricos, metodológicos y operativos de las investigaciones estadísticas y desarrollar metodologías para generar la nueva información. Garantizar la difusión y mercadeo de los productos y servicios del DANE. Promover la cultura estadística del país. Liderar los procesos de estandarización y normalización que apoyen y refuercen la información estadística del país.

ESTRUCTURA El DANE depende directamente de la Presidencia de la República, es un Departamento Administrativo y por lo tanto tiene el mismo nivel de un Ministerio entre las Entidades del Estado, su estructura está conformada así: a. b. c. d. e.

Dirección General del Departamento Oficinas Asesoras de Dirección y de control Subdirección, parte técnica y de difusión Parte logística Entidades Adscritas

Dirección General La Dirección General esta encargada de liderar, dirigir, controlar y coordinar la gestión del Departamento, presentar al Conpes el Plan Estadístico Nacional para su aprobación y definir la información estadística estratégica, que debe ser generada a nivel nacional, sectorial y territorial. Igualmente está encargado como representante legal del Fondo Rotatorio del DANE y hace parte de la Junta Directiva del Instituto Geográfico Agustín Codazzi entidades adscritas al DANE. Oficinas Asesoras de Dirección y Oficinas de Control La Dirección cuenta con oficinas asesoras que le apoyan en los diferentes aspectos necesarios para asegurar el buen desarrollo de las funciones del Departamento. Estas Oficinas Asesoras son: 1. Oficina Asesora Jurídica: Está encargada de los asuntos jurídicos y legales propios del Dane y Fondane, como lo son los contratos, convenios, demandas y demás.

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2. Oficina Asesora de Planeación: Asesorar a la Dirección del Departamento en la formulación de políticas y estrategias encaminadas a lograr los objetivos institucionales en consonancia con el Plan Nacional de Desarrollo, y elabora en coordinación con las demás dependencias del Departamento, el Plan de Desarrollo del Departamento, la programación y consolidación del Plan de Inversiones y realizar su evaluación y seguimiento. 3. Oficina de Sistemas: Establecer, coordinar y hacer seguimiento a los planes estratégicos de Sistemas del Departamento, asesorar al Departamento y demás instituciones integrantes del Sistema Nacional de Información Estadística, en la implantación de sistemas de información y la identificación, evaluación y selección de tecnologías de la información disponibles y que se adapten para su consolidación, realizar o propiciar investigaciones sobre metodologías de Sistemas de Información, que deban ser adaptados y utilizados por el Dane y las instituciones integrantes del Sistema Nacional de Información Estadística. 4. Oficina Control Interno: Asesorar a la Dirección, en el diseño y mantenimiento de un Sistema de Control Interno flexible, dinámico, mediante instrumentos idóneos de gerencia, acorde con las políticas institucionales y los cambios y tendencias que surjan. 5. Oficina de Control Interno Disciplinario: Esta Oficina esta encargada de velar por el cumplimiento de las normas que los funcionarios de la entidad deben cumplir a cabalidad, y tiene la autonomía necesaria para realizar las investigaciones sobre situaciones que considere vayan en contra de los intereses del Estado y la Entidad. 6. Dirección Administrativa y Financiera: Esta Dirección está encargada de coordinar la gestión administrativa, financiera y logística del Departamento, asistir al Director en el ejercicio de sus funciones de coordinación, control y administración del Dane, para lo cual cuenta con tres Asesores de Area así: 6.1.

6.2.

6.3.

Area Administrativa: Encargada de planear, controlar, administrar y coordinar los recursos físicos y administrativos del Departamento, velar por la correcta aplicación de los criterios jurídicos y normas presupuéstales para la contratación administrativa. Area Recursos Humanos: Encargada de coordinar, planear y controlar las políticas sobre los programas de selección, desarrollo, bienestar y capacitación del recurso humano, desarrollar los procesos y actividades referentes a la comisión de personal. Area Financiera: Encargada de planear, coordinar y controlar los recursos financieros del Departamento. Colaborar con la Oficina Asesora de Planeación en la elaboración de los proyectos de presupuestos de inversión y funcionamiento de la Entidad a fin de presentarlos ante el Director del Departamento.

SUBDIRECCION, PARTE TÉCNICA Y DE DIFUSIÓN Esta conformada por la Subdirección encargada de coordinar y controlar el cumplimiento de los programas de trabajo de las diferentes direcciones de proyectos y las Regionales y las polìticas de mercado y comunicaciones de la Entidad. Direcciones de proyectos: Dirección de Coordinación y Regulación del Sistema Nacional de Información Estadística – SNIE, Dirección de Información Geoestadística, Dirección de Metodología y Producción Estadística – DIMPE, Dirección de Síntesis y Cuentas Nacionales, Dirección de Censo y Demografía Dirección de Mercadeo y Ediciones: Encargada de la difusión de la información estadística producida por el DANE a los diferentes clientes o usuarios que la demanden. También esta encargada de la edición de los formularios de encuestas que necesiten los proyectos y toda la papelería necesaria para el desarrollo de las actividades de la Entidad.

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Direcciones Territoriales: Estas direcciones deben realizar la parte operativa o de campo de las diferentes investigaciones que lleva a cabo el DANE, como es la recolección de información, digitación y posterior envío al DANE Central. Las Regionales tienen a su cargo las subsedes. También deben apoyar en la difusión de información para las diferentes regiones donde se encuentren. El DANE cuenta con 6 Regionales así: • • • • • •

Territorial Medellín Territorial Manizales Territorial Bucaramanga Territorial Barranquilla Territorial Cali Territorial Bogotá FLUJO DE INFORMACION ENTRE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DEL DANE Satisface necesidades

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FISICOS

OTRAS DEPENDENCIAS DEL DANE

Solicita los recursos físicos

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ORGANIGRAMA DANE SEGÚN DECRETO No 1151 DE 2000

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

OFICINA DE CONTROL INTERNO FONDANE Fondo Rotatorio del DANE

OFICINA ASESORIA JURIDICA

DIRECCION DEL DEPARTAMENTO IGAC Instituto Geográfico Agustín Codazzi

OFICINA ASESORA PLANEACIO

OFICINA CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

OFICINA DE SISTEMAS

SUBDIRECCION DEL DEPARTAMENTO

DIRECCION ADMINSITRATIVA Y FINANCIERA

DIRECCION DE MERCADEO Y EDICIONES

FINANCIERA

DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE INFORMACION ESTADISTICA

DIRECCION DE INFORMACION GEOESTADISTICA

DIRECCION DE CUENTAS NACIONALES

RECURSOS HUMANOS ADMINISTRATIVA

GRAFICO TOMADO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DANE

DIRECCION DE CENSOS Y DEMOGRAFIA

DIRECCION DE METODOLOGIA Y PRODUCCION ESTADISTICA

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DIRECIONES TERRITORIALES

CALI MANIZALES BOGOTA MEDELLIN BUCARAMANGA PASTO BARRANQUILL

4.2. MARCO TEORICO 4.2.1 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD EN EL DANE El origen de estas normas se sitúa en la necesidad que los ejércitos tenían de disponer de equipos militares de calidad garantizada. Esto llevó, hace varias décadas, a introducir una serie de normas de diseño y control de la fabricación, acompañados de unos procedimientos de calidad para asegurar que los fabricantes producían equipos de acuerdo con las especificaciones del organismo militar correspondiente. El empleo de normas formalizadas en los sistemas de calidad se extendió rápidamente a los sectores de la energía nuclear (Quality Assurance - QA), cubriendo desde el diseño hasta la puesta en servicio de la central, pasando por la fabricación e instalación de los diferentes componentes. El precedente más cercano de la serie ISO 9000 se sitúa en 1979 en Inglaterra, año en el que se desarrolló la norma BS 5750 (British Standard) para sistemas de calidad que pudieran ser utilizados por la industria en general. - La familia de normas ISO-9000: Las normas ISO 9001, 9002 y 9003 especifican los requerimientos necesarios para establecer la confianza en la calidad de un proveedor. La aplicación de cada una depende del alcance de la relación cliente proveedor. La ISO 9001, siendo la más extensa de las 3, abarca desde el diseño del producto o servicio hasta su entrega y soporte al cliente. La ISO 9003 siendo la menos extensa, abarca únicamente las actividades de inspección y prueba del producto antes de entregarse al cliente. Durante mucho tiempo, se ha reconocido que las inversiones en sistemas de gestión de la calidad, además de dar respuesta a las expectativas del cliente, han sido beneficiosas para la eficacia de la organización, sus operaciones y resultados económicos, así como para la calidad de sus productos y servicios. En concreto, las Normas ISO 9000 revisadas serán de gran ayuda para aquellas organizaciones que deseen ir más allá del simple cumplimiento con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad con objeto de obtener la certificación. Serán fácilmente aplicables a pequeñas, medianas y grandes organizaciones tanto en el sector público como en el privado y serán igualmente aplicables para usuarios de los sectores industriales, de servicios, de software y otros.

4.2.2 PRINCIPIOS DE LA GESTION DE CALIDAD: La norma ISO 9000 tiene como marco de referencia para guiar a las organizaciones hacia la consecución de la mejora del desempeño, los siguientes ocho principios: Principio 1 – Organización orientada al cliente Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los mismos, satisfacer sus requisitos y esforzarse en exceder sus expectativas. Principio 2 - Liderazgo Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la dirección de la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización. Principio 3 – Participación del personal El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total implicación posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización Principio 4 – Enfoque basado en procesos

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Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Principio 5 – Enfoque de sistema para la gestión Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos Principio 6 – Mejora continúa La mejora continua en el desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta. Principio 7 – Enfoque basado en hechos para la toma de decisión Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información. Principio 8 – Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor. El objeto de nuestro estudio se reducirá a la parte administrativa que es citada en la ISO 9001:2000. Es necesario tener en cuenta que para el Sistema de Gestión de Calidad el DANE no se estudia por áreas o direcciones sino que se mira por procesos involucrando así varias dependencias dentro de un mismo procedimiento.

4.3. MARCO CONCEPTUAL CALIDAD:1“Capacidad de un conjunto de características inherentes a un producto, sistema o proceso, para cumplir los requisitos de los clientes y de otras partes interesadas.” CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal (DANE) CLIENTE: Organización o persona que recibe un producto. CONTRATACIÓN DIRECTA: Clase de contratación de menor cuantía que celebra la entidad con un tercero para la prestación de un servicio y/o adquisición de un bien y que puede realizarse con o sin formalidades plenas, llamando directamente al proveedor a presentarse. CONTRATO: Documento que refleja el compromiso entre la entidad y un tercero para la prestación de un servicio y/o adquisición de un bien utilizado para la contratación directa con formalidades plenas o licitación. ECONOMIA: 2“ En general trata de la asignación de recursos productivos y escasos, con usos alternativos, a la satisfacción de necesidades abundantes. La economía en la gestión consiste en el optimo aprovisionamiento de las entidades con los recursos disponibles, que constituyen lo estrictamente necesario para maximizar los resultados”. EFECTIVIDAD: 2“Grado en que el sistema garantiza los resultados de la gestión con una asignación responsable de recursos”. 1 2

Folleto de Sistema de Gestión de Calidad del DANE Ley 42 de 1993

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EFICACIA: 3“Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados” EFICIENCIA: 3“Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados” EQUIDAD: 2“Principio de acción según el cual los seres de una misma categoría esencial deben ser tratados del mismo modo”. FUENTE: 1“Generador de información, que se encuentra fuera del sistema en estudio para el levantamiento de procesos”. GESTION DE LA CALIDAD: 3“Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad”. GESTION: 1“Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización” INDICES: Es una expresión cuantitativa o cualitativa, que permite medir el comportamiento o desempeño de una determinada variable de la entidad y que al ser comparado con una referencia, permite identificar desviaciones sobre las cuales tomar acciones correctivas. LICITACIÓN y/o CONCURSO: Proceso contractual de mayor cuantía que se realiza públicamente. MEDICION: 4Determinar una cantidad comparándola con otra (Humberto Serna Gómez – Índices de Gestión – 3R Editores) OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: 1“Aquellos que con su implementación garantizan el acercamiento continuo hacia la consolidación y cumplimiento de las políticas de la calidad. Los objetivos deben ser claros, concretos y medibles. Cada objetivo tiene asignados: proceso responsable, cargo específico del responsable, cargos que apoyan el cumplimiento, fecha de inicio de aplicación y fecha de culminación”. OBJETIVOS IMPULSORES: 1“Planes para eliminar los obstáculos que representan reales para el logro de los objetivos estratégicos. Los objetivos deben ser claros, concretos y medibles. Cada objetivo tiene asignado proceso responsable, cargo específico del responsable, cargos que apoyan el cumplimiento, fecha de inicio de ejecución y fecha de culminación”. ORDENES DE SERVICIO Y/O COMPRA: Documento que refleja el compromiso entre la entidad y un tercero para la prestación de un servicio y adquisición de un bien utilizado para la contratación directa sin formalidades plenas. ORGANIZACIÓN: 3“Conjunto de personas responsabilidades, autoridades y relaciones”.

e

instalaciones

con

una

disposición

de

PARTE INTERESADA: 1“Persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización” POLÍTICAS DE LA CALIDAD: 1“Directrices esenciales que manifiestan el compromiso del grupo directivo y de todo el DANE, hacia el incremento de la satisfacción de las necesidades de las partes interesadas. Definen el marco para el establecimiento de los objetivos”. 3 4

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000 Humberto Serna Gómez – Índices de Gestión - 3R Editores

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PROCEDIMIENTO: 3“Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso” PROCESO: 1“Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” PRODUCTO: 3“Resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” PROVEEDOR: 3“Organización o persona que proporciona un producto” REQUISITOS: 3“Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria”. SERVICIO: 3“Resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente y generalmente es intangible” SISTEMA: 1“Unidad global organizada de interrelaciones entre elementos, acciones o individuos”. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD: organización con respecto a la calidad”.

3

“Sistema de gestión para dirigir y controlar una

SISTEMA DE GESTION: 3“Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos”.

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5. TIPO DE ESTUDIO

Este proyecto se efectuará en el DANE Área Administrativa, ya que es el responsable del proceso, se realizaran entrevistas directas con las personas que ejecutan las actividades que necesitamos estandarizar y describir en procedimientos claros y ajustados a la norma, igualmente habrá observación y seguimiento a los formatos y demás documentos que se utilicen para este proceso, en busca de dejar establecidos los que se vayan a utilizar definitivamente. Se deberá tener en cuenta la norma de documentación para darle un adecuado manejo a los documentos que se generen y se establecerán indicadores de gestión que permitan evaluar la efectividad y eficiencia de los procedimientos y del proceso en general. Según los instrumentos utilizados para la consecución de la información nuestro tipo de estudio será descriptivo incluyendo a todas las personas que intervienen en el desarrollo del proceso administrativo de recursos físicos de la entidad.

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6. FORMULACION DE HIPOTESIS

HIPOTESIS DE PRIMER GRADO El proceso de Administración de Recursos Físicos del DANE tiene puntos importantes dentro de la norma ISO 9001:2000 que necesita cumplir para lograr la certificación general de la entidad HIPOTESIS DE SEGUNDO GRADO El diagnostico de la entidad mostrará las falencias de la entidad con respecto a la norma ISO 9001:2000 La estructura del DANE permitirá relacionar por subprocesos el desarrollo de las actividades generales efectuadas por el proceso de recursos físicos del DANE

Describir las actividades de cada subproceso ayudará a determinar trabajos dobles y mala organización interna dando la oportunidad para mejorar. Los indicadores de gestión medirán la efectividad y la eficacia de cada subproceso dando parámetros de comparación y determinar un seguimiento y control más acorde con las actividades desarrolladas.

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7. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

Inicialmente se verificará punto por punto la Norma ISO 9001:2000 contra lo establecido por la Dirección y lo existente en la entidad para poder determinar los diferentes subprocesos que se deben desarrollar y que procedimientos son necesarios de establecer para cumplir con los requisitos que la norma establece para el proceso de Administración de Recursos Físicos. Se realizará reunión con la Asesora Administrativa para determinar responsables de los subprocesos, y poder realizar las entrevistas con dichas personas para poder recoger la información de los procedimientos que se ejecutan dentro de cada subproceso Luego de realizar dichas entrevistas y tener la información necesaria se describirá en forma escrita y gráfica la información recibida de quienes ejecutan a diario las actividades, teniendo en cuenta los formatos, instructivos, normas, leyes y decretos que rigen dentro de la entidad en el Área Administrativa y se establecerá la evaluación de proveedores ya que no existe sino solamente las directrices entregadas por la ley 80. Finalmente se establecerán los indicadores de gestión que buscaran medir la eficiencia y eficacia del proceso de adquisición de bienes y servicios que es la finalidad del proceso de administración de recursos físicos del DANE. El esquema de Indicadores de gestión que se sugiere, es bastante sencillo y pretende evaluar de una forma general el proceso de adquisición y la respuesta a los requerimientos que tienen las otras dependencias y que debe solucionar de una manera efectiva y eficaz el proceso de administración de recursos físicos del DANE.

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8. DESARROLLO DE LA NORMA ISO 9001:2000

Para dar inicio con el desarrollo de la norma realizamos un comparativo con los requisitos de la ISO 9001:2000 y los aspectos de los cuales es responsable el proceso de Administración de Recursos Físicos. Es necesario determinar que actividades se deben documentar y cuales no es necesario pero servirían de soporte para las actividades que normalmente desarrolla cada dependencia del DANE. Para iniciar el desarrollo del proyecto debemos recordar que solo se tendrán en cuenta los puntos que tengan que ver con la Administración de Recursos Físicos de la entidad. REQUISITO ISO 9001/2000

REQUERIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES

4.1

La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional.

4.1.a

Identificar los procesos necesarios para el sistema de Efectuar un mapa de los procesos gestión de la calidad y su aplicación a través de la del DANE y sus interrelaciones, organización que debe ser elaborado por la Dirección de la Entidad Determinar la secuencia e interacción de estos procesos MAPA DE PROCESOS DIAGRAMAS DE NIVEL 0

4.1.b

4.1.c

4.1.d

4.1.e

4.1.f

Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos

DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FISICOS Este punto se realizará a nivel general dentro del DANE.

Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos ESTABLECIMIENTO DE procesos PROCEDIMIENTOS Y MEDIOS DE CONTROL DE LA EJECUCIÓN. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los Este punto lo desarrollará el resultados planificados y la mejora continua de estos Grupo encargado del seguimiento procesos del SGC en general. La Organización debe gestionar estos procesos de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional.

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REQUISITO ISO 9001/2000 En los casos en que la organización opte por contratar externamente cualquier proceso que afecte la conformidad del producto con los requisitos, la organización debe asegurarse de controlar tales procesos. El control sobre dichos procesos contratados externamente debe estar identificado dentro del sistema de gestión de la calidad. 4.2 4.2.1

4.2.1.a

4.2.1.b 4.2.1.c

4.2.1.d

4.2.2

4.2.3

La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir: Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad, Un manual de la calidad

REQUERIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES NO APLICA: Se contratan personas mas no procesos o subprocesos, y estos están parametrizados y controlados directamente por el Dane Este punto debe desarrollarse por la dirección del departamento a nivel general y no individual del proceso MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD EMITIDO POR LA DIRECCION

Los procedimientos documentados requeridos en esta Norma internacional Los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos, y Los registros requeridos por esta Norma Internacional (véase 4.2.4). Manual de calidad La organización debe establecer y mantener un manual de calidad que incluya a. El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión b. Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad, o referencia a los mismos, y c. Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad Control de los documentos Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en 4.2.4. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión, Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos, Asegurase de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables de encuentren disponibles en los puntos de uso, Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución,

24

MANUAL DE CALIDAD: Describe la interacción de procesos Y referencia a la documentación del SGC

El control de documentos se realizará como lo tiene determinado el DANE

REQUISITO ISO 9001/2000

4.2.4

5. 5.1

5.1.a

5.1.b 5.1.c 5.1.d 5.1.e 5.2

5.3.a

5.3.b

5.3.c 5.3.d 5.3.e 5.4.1

Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. Control de los registros Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCION La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia: Comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios, Estableciendo la política de la calidad Asegurando que se establecen los objetivos de la calidad Llevando a cabo las revisiones por la dirección Asegurando la disponibilidad de recursos. ENFOQUE AL CLIENTE La alta dirección debe asegurarse de que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente (véanse 7.2.1 y 8.2.1). POLÍTICA DE LA CALIDAD La alta dirección debe asegurarse de que la política de la calidad: Es adecuada al propósito de la organización Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad, Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad Es comunicada y entendida dentro de la organización, y Es revisada para su continua adecuación PLANIFICACIÓN Objetivos de la calidad La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquéllos necesarios para cumplir los requisitos para el producto (véase 7.1 a)), se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad.

25

REQUERIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES

Para este punto se tomarán los parámetros de la entidad a cuanto refiere numeración, codificación y las exigencias para su conservación. El procedimiento se dará a conocer dentro del proyecto

Punto que debe realizar la Dirección del Dane por lo tanto no será ejecutado por nuestro proyecto

REQUISITO ISO 9001/2000 5.4.2

Planificación del sistema de gestión de la calidad La alta dirección debe asegurarse de que: a. La planificación del sistema de gestión de la calidad se realiza con el fin de cumplir los requisitos citados en 4.1, así como los objetivos de la calidad, b. Se mantiene la integridad del sistema de gestión de la calidad cuando se planifican e implementan cambios en éste.

5.5

RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN Responsabilidad y autoridad La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la organización Representante de la dirección La alta dirección debe designar un miembro de la dirección quien, con independencia de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluya: a. Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad, b. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de mejora, c. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. Comunicación interna

5.5.1

5.5.2

5.5.3

5.6 5.6.1

La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de la calidad REVISION POR LA DIRECCIÓN Generalidades La alta dirección debe, a intervalos planificados, revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión debe incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluyendo la política de la calidad y los objetivos de la calidad. Deben mantenerse registros de las revisiones por la dirección

26

REQUERIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES

REQUISITO ISO 9001/2000 5.6.2

5.6.3

6. 6.1

6.2 6.2.1

6.2.2

REQUERIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES

Información para la revisión La información de entrada para la revisión por la dirección debe incluir Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto, Estado de las acciones correctivas y preventivas, Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, y Recomendaciones para la mejora. Resultados de la revisión Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con: La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos; La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente, y Las necesidades de recursos. GESTIÓN DE LOS RECURSOS En este punto nuestro proyecto PROVISIÓN DE RECURSOS analizará la parte de recursos La organización debe determinar y proporcionar los recursos físicos. necesarios para: Implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, y Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. RECURSOS HUMANOS Generalidades El personal que realice trabajos que afecten a la calidad del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. Competencia, toma de conciencia y formación La organización debe: Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afecten a la calidad del producto, Proporcionar formación o tomar otras acciones para satisfacer dichas necesidades, Evaluar la eficacia de las acciones tomadas, Asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia (véase 4.2.4).

27

REQUISITO ISO 9001/2000

6.3

REQUERIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES INFRAESTRUCTURA -RELACION DE EQUIPOS La organización debe determinar, proporcionar y mantener la SOFTWARE infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable: Edificios, espacio de trabajo y servicios asociados, a) Equipo para los procesos, (tanto hardware como INFRAESTRUCTURA ACUERDO A software), y b) Servicios de apoyo (tales como transporte o NECESIDADES. comunicación).

6.4

7 7.1

AMBIENTE DE TRABAJO La organización debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto. La planificación de la realización del producto debe ser coherente con los requisitos de los otros procesos del sistema de gestión de la calidad (véase 4.1). Durante la planificación de la realización del producto, la organización debe determinar, cuando sea apropiado, lo siguiente: a) Los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto; b) La necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos específicos para el producto; c) Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, inspección y ensayo / prueba especificas para el producto así como los criterios para la aceptación del mismo; d) Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos (véase 4.2.4). El resultado de esta planificación debe presentarse de forma adecuada para la metodología de operación de la organización.

28

Y

DE LAS

En este punto nuestro proyecto solo desarrollará el 7.4 Compras, los demás puntos serán desarrollados por el Area de Mercadeo según lo crean necesario el Grupo del SGC.

REQUISITO ISO 9001/2000 7.2 7.2.1

PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE Determinación de los requisitos relacionados con el producto La organización debe determinar: a) Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma, b) Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido, c) Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto, y d) Cualquier requisito adicional determinado por la organización.

7.2.2

Revisión de los requisitos relacionados con el producto La organización debe revisar los requisitos relacionados con el producto. Esta revisión debe efectuarse antes de que la organización se comprometa a proporcionar un producto al cliente (por ejemplo envío de ofertas, aceptación de contratos o pedidos, aceptación de cambios en los contratos o pedidos) y debe asegurase de que: a) Están definidos los requisitos del producto, b) Están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente, y c) La organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos. Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma (véase 4.2.4). Cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de los requisitos, la organización debe confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación. Cuando se cambien los requisitos del producto, la organización debe asegurarse de que la documentación pertinente sea modificada y de que el personal correspondiente sea consciente de los requisitos modificados.

7.2.3

Comunicación con el cliente La organización debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas a: a) información sobre el producto b) Las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones, c) La retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas.

29

REQUERIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES

REQUISITO ISO 9001/2000 7.3 7.3.1

7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.4 7.4.1

7.4.2

REQUERIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES

DISEÑO Y DESARROLLO Planificación del diseño y desarrollo La organización debe planificar y controlar el diseño y desarrollo del producto. Elementos de entrada para el diseño y desarrollo Resultados del diseño y desarrollo Revisión del diseño y desarrollo Verificación del diseño y desarrollo Validación del diseño y desarrollo Control de los cambios del diseño y desarrollo Para el caso del DANE, este COMPRAS proceso de compras se ve divido en dos grandes componentes que Proceso de compras son la contratación de personal y La organización debe asegurarse de que el producto la contratación de bienes y adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El servicios. tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido Según el mapa de procesos la de recursos en la posterior realización del producto o sobre el producto administración humanos realizará lo pertinente a final. contratación del personal La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de La administración de recursos acuerdo con los requisitos de la organización. Deben físicos se encargará de la establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la contratación de bienes y servicios, re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los donde deberá evaluar a los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción proveedores, para lo que, definirá un modelo de evaluación. necesaria que se derive de las mismas (véase 4.2.4). Esta información se establecerá en los procedimientos de La información de las compras debe describir el producto a adquisición de bienes y servicios comprar, incluyendo, cuando sea apropiado: Información de las compras

a) Requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos, b) Requisitos para la calificación del personal, y c) Requisitos del sistema de gestión de la calidad. La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor. 7.4.3

Verificación de los productos comprados Se establecerán procedimientos La organización debe establecer e implementar la inspección de almacén e inventarios que u otras actividades necesarias para asegurarse de que el realicen dicha verificación producto comprado cumple los requisitos de compra especificados.

30

REQUISITO ISO 9001/2000

7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.6

8 8.1

Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la organización debe establecer en la información de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto PRODUCCION Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO No aplica a nuestro estudio Control de la producción y de la prestación del servicio Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio Identificación y trazabilidad Propiedad del cliente Preservación del producto CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y Este punto habla del control del DE MEDICIÓN producto lo cual no aplica para La organización debe determinar el seguimiento y la este caso medición a realizar, y los dispositivos de medición y seguimiento necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del producto con los requisitos determinados (véase 7.2.1). MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA GENERALIDADES La organización debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para: a) Demostrar la conformidad del producto, b) Asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de la calidad, y c) Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Esto debe comprender la determinación de los métodos aplicables, incluyendo las técnicas estadísticas, y el alcance de su utilización.

8.2 8.2.1

REQUERIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Satisfacción del cliente Como una de las medidas del desempeño del sistema de gestión de la calidad, la organización debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización. Deben determinarse los métodos para obtener y utilizar dicha información

31

Para este punto se realizarán los indicadores de gestión que permitan ver la mejora del proceso y monitorear su desarrollo

REQUISITO ISO 9001/2000 8.2.2

Auditoria interna La organización debe llevar a cabo a intervalos planificados auditorias internas para determinar si el sistema de gestión de la calidad: a) Es conforme con las disposiciones planificadas (véase 7.1), con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización, y b) Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Se debe planificar un programa de auditorias tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorias previas. Se deben definir los criterios de auditoria, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología. La selección de los auditores y la realización de las auditorias deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoria. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorias, para informar de los resultados y para mantener los registros (véase 4.2.4). La dirección responsable del área que esté siendo auditada debe asegurarse de que se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación (véase 8.5.2).

8.2.3

Seguimiento y medición de los procesos La organización debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea aplicable, la medición de los procesos del sistema de gestión de la calidad. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del producto

32

REQUERIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES

REQUISITO ISO 9001/2000 8.2.4

Seguimiento y medición del producto La organización debe medir y hacer un seguimiento de las características del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. Esto debe realizarse en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas (véase 7.1). Debe mantenerse evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. Los registros deben indicar la(s) persona(s) que autoriza(n) la liberación del producto (véase 4.2.4). La liberación del producto y la prestación del servicio no deben llevarse a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas (véase 7.1), a menos que sean aprobados de otra manera por una autoridad pertinente y, cuando corresponda, por el cliente.

8.3

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME La organización debe asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional. Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme deben estar definidos en un procedimiento documentado. La organización debe tratar los productos no conformes mediante una o más de las siguientes maneras: a) Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada; b) Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente; c) Tomando acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previsto. Se deben mantener registros (véase 4.2.4) de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido. Cuando se corrige un producto no conforme, debe someterse a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, la organización debe tomar las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales, de la no conformidad

33

REQUERIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES No aplica para nuestro proyecto

REQUISITO ISO 9001/2000 8.4

8.5 8.5.1

8.5.2

REQUERIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES Los datos que se recopilaran darán información de los proveedores y se realizará el análisis en la Evaluación de Proveedores.

ANALISIS DE DATOS La organización debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Esto debe incluir los datos generados del resultado del seguimiento y medición y de cualesquiera otras fuentes pertinentes. El análisis de datos debe proporcionar información sobre: a) La satisfacción del cliente (véase 8.2.1), b) La conformidad con los requisitos del producto (véase 7.2.1), c) Las características y tendencias de los procesos y de los productos, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas, y d) Los proveedores. MEJORA Las acciones correctivas y Mejora continua preventivas son generales para La organización debe mejorar continuamente la eficacia del los procesos del DANE sistema de gestión de la calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorias, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección. Acción correctiva La organización debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para: a) Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes), b) Determinar las causas de las no conformidades, c) Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir, d) Determinar e implementar las acciones necesarias, e) Registrar los resultados de las acciones tomadas (véase 4.2.4), y f) Revisar las acciones correctivas tomadas.

34

REQUISITO ISO 9001/2000 8.5.3

REQUERIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES

Acción preventiva La organización debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para: a) Determinar las no conformidades potenciales y sus causas, b) Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades, c) Determinar e implementar las acciones necesarias, d) Registrar los resultados de las acciones tomadas (véase 4.2.4), y e) Revisar las acciones preventivas tomadas.

8.1. DIAGRAMAS DE VISUALIZACIÓN

El objeto de estos diagramas es ubicar el proceso de administración de recursos dentro del Sistema de Gestión de Calidad y como se encuentra distribuido a nivel interno. -Mapa de procesos: Este mapa nos da la ubicación del Proceso de Administración de Recursos Físicos (ARF) en el Sistema de Gestión de Calidad que maneja la entidad. (Ver página 46) -Diagrama de nivel cero: Nos permite conocer la interacción que existe entre los diferentes subprocesos que se desarrollan dentro del Proceso de Administración de Recursos Físicos.(Ver página 47 )

8.2 RELACION DE EQUIPOS DE LA ENTIDAD EQUIPO DE COMPUTO ADAPTADOR DE CORRIENTE ADAPTADOR DE CORRIENTE PARA PORTATIL BACKUP EXEC EXABYTE EZ17WK TIPO 8MM BASE PARA MESA DIGITALIZADORA BATERIA PARA PORTATIL ESTUCHE PARA PORTATIL CONCENTRADOR CONECTOR ETHERNET TRANSCEIVER AAUI FOR MAC C.P.U. 486/33 C.P.U. 486/66 C.P.U. 486DX/66 (SOA REGIONALES) C.P.U. 486DX2/66 C.P.U. 486DX4/100 C.P.U. 486SX/66 C.P.U. PENTIUM II/100

35

C.P.U. PENTIUM II/266 C.P.U. PENTIUM III/400 C.P.U. PENTIUM III/650 C.P.U. PENTIUM MMX/150 C.P.U. PENTIUM MMX/166 C.P.U. PENTIUM MXX/200 C.P.U. PENTIUM MMX/200 C.P.U. PENTIUM PRO/133 C.P.U. PENTIUM PRO/150 C.P.U. PENTIUM / 233 C.P.U. PENTIUM / 120 C.P.U. 486 / 50 C.P.U. PENTIUM II / 166 C.P.U. PENTIUM / 133 C.P.U. PENTIUM / 133 (SOA REGIONALES) C.P.U. PENTIUM II / 200 C.P.U. PENTIUM III / 450 C.P.U. ENTERPRISE 450 C.P.U. PENTIUM III / 450 C.P.U. 386 / 25 C.P.U. PENTIUM II / 500 C.P.U. PENTIUM II / 500 (PORTATIL) C.P.U. PENTIUM II / 120 C.P.U. PENTIUM II / 330 C.P.U. K6 III / 233 C.P.U. PENTIUM SNX 160 / 90 C.P.U. PENTIUM II / 300 C.P.U. PENTIUM / 100 C.P.U. PENTIUM / 100 (PORTATIL) C.P.U. PENTIUM II / 400 C.P.U. R4440 / 250 C.P.U. 2R-4400SC (SILICON GRAPHICS) C.P.U. PENTIUM II /450 C.P.U. PENTIUM III/500 C.P.U. PENTIUM III/600 C.P.U. 486DX4/120 C.P.U. POWER MAC 8100/80 C.P.U. PENTIUM III /933 MHZ C.P.U. PENTIUM XEON/1.4 C.P.U. PORTÁTIL PENTIUM II/100 C.P.U. PORTÁTIL PENTIUM II/266 C.P.U. PORTÁTIL PENTIUM II/650 C.P.U. PORTÁTIL PENTIUM MXX/150 C.P.U. PORTATIL 78-BYW897 C.P.U. PORTATIL ARMADA 1120 C.P.U. PORTÁTIL PENTIUM/133 C.P.U. PORTATIL PENTIUM III/750 C.P.U. 486/25

36

C.P.U. PORTATIL 486 DX / 75 C.P.U. PORTATIL PENTIUM III/500 CHIPS DE MEMORIA DATASWITCH REFERENCIA ADICIONAL 256 MB DISCO DURO 2GB DISCO DURO 4GB DISCO DURO 340 MB DISCO DURO 2.5 GB DISCO DURO 9.1GB (EN CPU 21520) DISCO DURO 18GB DISCO OPTICO DRIVE EXTERNO 3 1/2-1.4MB FILTRO OPTICO FILTRO ANTIRRADIACIÓN FILTRO ANTIRRADIACION 17" GABINETE METALICO PARA DISPOSITIVOS HUB 24 PUERTOS IMPRESORA DE BURBUJA IMPRESORA DE MATRIZ DE PUNTO IMPRESORA MATRIZ DE PUNTO IMPRESORA LASER IMPRESORA DE BURBUJA IMPRESORA MATRIZ DE PUNTO IMPRESORA DRAFT MASTER IMPRESORA LASER A COLOR IMPRESORA INYECCION JAZZ UNIDAD EXTERNA KIT DE EXPANSIÓN KIT PARA UNIDAD DISCO LECTOR DE DISCO LECTOR CODIGO DE BARRAS TIPO PISTOLA MAU MESA DIGITALIZADORA MICROFONO PARA C.P.U. MODEM MONITOR MONOCROMATICO MONITOR SVGA MONITOR SVGA (SOA REGIONALES) TECLADO MONITOR VGA MONITOR VGA (SILICON GRAPHICS) MONITOR VGA (SOA REGIONALES) MONITOR SVGA 19" MONITOR 15" MONITOR 17" MOUSE DOS BOTONES MOUSE DOS BOTONES (SOA REGIONALES)

37

MOUSE TRES BOTONES PARLANTE PARA CPU PARLANTE PARA CPU INTERNO PARLANTE PARA CPU-INCORPORADO EN EQUIPO PARLANTE PARA CPU (PAR) PLOTTER PLOTTER HP 1055 CM PORTADISQUETE PARA 10 UNIDADES 3 ½ PORTADISQUETE PARA 100 UNIDADES 5 ¼ PORTADISQUETE PARA 50 UNIDADES 3 ½ PORTADISKETE PARA 10 UNIDADES DE 5 ¼ PORTADISKETE PARA 30 UNIDADES DE 3 ½ PORTAPAPEL PARA IMPRESORA QUEMADOR DE CD SCANNER SWITCH 24 PUERTOS 10MB/S 2 PUERTOS 100MB/S TAPE BACKUP TARJETA DE COMUNICACIÓN TARJETA DE COMUNICACION- RED TARJETA INTERFASE IMPRESORA TARJETA CONTROLADORA SCSI (SILICON GRAPHICS) TARJETA CONTROLADORA SCSI TARJETA DE MEMORIA DIMM 128 MB TARJETA DE MEMORIA DIMM 64 MB TARJETA DE MEMORIA SIMM 16 MB TARJETA DE MEMORIA SIMM 1MB TARJETA DE MEMORIA SIMM 4 MB TARJETA DE MEMORIA SIMM 32MB TARJETA FIX 2000 TARJETA DE MEMORIA - SET DE 128 MB (EN CPU 21520) TARJETA DE MEMORIA - SET DE 128 MB (SILICON GRAPHICS) TARJETA DE MEMORIA - SET DE 128 MB TARJETA DE RED TARJETA DE RED (EN C.P.U. 31576) TARJETA DE VIDEO TARJETA FAX MODEM TARJETA EXPANSIÓN DE MEMORIA 8 MB TORRE COPIADORA MULTIPLE DE CD DE 6 UNIDADES TECLADO TECLADO (CHALLENGER) TECLADO (SILICON GRAPHICS) UNIDAD CDROM 33X UNIDAD CDROM 48X UNIDAD DE LECTO/ESCRITURA CDROM (QUEMADOR DE CD) UNIDAD CDROM EXTERNA ESCRIBIBLE UNIDAD CD-ROM 24X UNIDAD INTERNA DE DISCO 9.1GB (CHALLENGER)

38

UNIDAD INTERNA DE DISCO 9.1GB UNIDAD CONTROL CINTA UNIDAD CONTROL CINTA (SILICON GRAPHICS) UNIDAD DE CASETE UNIDAD DISCO OPTICO PD UNIDAD LECTORA DE CODIGO DE BARRAS UNIDAD TYPE BACKUP UNIDAD TYPE BACKUP HP WORKSTATION MINITOWER2PROCESADORESINTEL PENTIUM II Esta relación es parte de los equipos utilizados por el DANE para el desarrollo de sus actividades y que garantizan su óptimo desempeño, por lo tanto la entidad debe mantener su disponibilidad y buen manejo. El software utilizado por la entidad es desarrollado por sus ingenieros en la gran mayoría por las necesidades tan específicas que tiene la producción de estadística. Uno de los programas más importantes en este aspecto es ORACLE, que brinda el mayor soporte de software a la entidad.

8.3 DETERMINACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS SUBPROCESOS

El proceso que se desarrollará se llama Administración de Recursos Físicos el cual identificaremos de ahora en adelante como ARF, sigla que llevaran todos los documentos que tengan que ver con este proceso. De acuerdo al diagrama nivel cero visto anteriormente analizaremos cada uno de los subprocesos que nos sugiere y determinaremos los procedimientos que se deben desarrollar dentro de estos.

8.2.1 Definición de subprocesos Para analizar el proceso de Administración de Recursos Físicos (ARF) se debe tener en claro que este proceso no es una dependencia dentro de la estructura funcional del DANE, sino que es ejecutado por varias dependencias que se orientan hacia un mismo objetivo, cumplir con las necesidades físicas para el desarrollo normal de las actividades del Departamento. Es necesario igualmente aclarar que las entidades públicas tienen una estructura definida por Decretos emitidos por la Presidencia de la República, por lo tanto se debe respetar la burocracia

39

Grafico tomado del Manual de Calidad realizado en el DANE por la Dirección y sus asesores.

40

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FISICOS DIAGRAMA NIVEL 0

Código: ARF-01 Versión: 01

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FISICOS: Realiza las adquisiciones y contrataciones necesarias para proporcionar y mantener la infraestructura y el ambiente de trabajo que permiten el funcionamiento adecuado de los procesos

PROCESOS DEL DANE

Requerimientos

1. Adquisición de bienes y prestación de servicios

Bienes o activos

2. Administración de Almacén e Inventarios

Leyes y Decretos Presidencia de la República y Congreso Servicios contratados

ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

41

Suministro

PROCESOS DEL DANE

que dentro de ella existe y se debe conocer a fondo los decretos y leyes con las cuales ellas se rigen para realizar sus actividades. Para determinar los subprocesos que se deben tener en cuenta dentro del proceso de Administración de Recursos Físicos (ARF) se deben identificar las actividades que tengan relación con el marco del proceso. a) Compra de bienes como: computadores, software, útiles de papelería, insumos para las impresiones de formularios, bienes inmuebles, . b) Adquisición de servicios como: transporte, mantenimiento de redes y computadores , servicios de impresión, c) Seguimiento de la entrega de los bienes solicitados por cada dependencia. d) Sostenimiento y cuidado del inventario físico de la entidad e) Seguimiento y control de la ejecución presupuestal de funcionamiento otorgada al DANE. f) Realización del Plan de Compras general de la entidad. g) Velar por el mantenimiento de la estructura física h) Seguimiento del cumplimiento de los contratos existentes de compra o servicios con formalidades y sin formalidades. i) Control de consumos de papel y toner entre las diferentes dependencias De acuerdo a la estructura del DANE las actividades relacionadas anteriormente son dirigidas por el Area Administrativa, aunque algunas actividades son realizadas igualmente por los diferentes coordinadores administrativos que se encuentran en la parte técnica y en las diferentes direcciones territoriales. Para nuestro caso en la norma ISO 9001:2000, se exige el cumplimiento de los puntos que se relacionan al iniciar este capitulo. Por lo tanto una vez agrupadas las actividades se determinaron los siguientes subprocesos con los procedimientos que demarcan cada actividad importante para cumplir con la norma, las demás actividades que no sean obligatorias no serán objeto de análisis ni documentación en este proyecto. •

Adquisición de bienes y prestación de servicios

En el subproceso de Adquisición y prestación de servicios se encuentran todos los procedimientos concernientes a la compra de bienes y servicios que las diferentes dependencias del DANE necesitan para desarrollar sus actividades.

Se debe tener en cuenta que como entidad oficial se rige por las leyes y decretos que dicta la Presidencia y el Congreso de la República, donde demarcan las cuantías

Para el desarrollo y la determinación de los procedimientos de este subproceso se tiene en cuenta la Ley 80 donde nos habla sobre diferentes aspectos para tener en cuenta: -Las cuantías: En el artículo No. 5 de la ley 80 la contratación se clasifica en con formalidades plenas, es decir, contrato formal, y sin formalidades, orden de servicio o contratación directa. Cada una de estas contrataciones tiene diferencias muy específicas que se veran reflejadas en los procedimientos por lo que nos vemos en la obligación de desarrollar uno para cada caso. -Los parámetros de contratación

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PROCEDIMIENTOS: Compras y/o servicios con formalidades plenas Compras y/o servicios sin formalidades plenas Licitación •

Administración de Almacén e Inventarios

La administración de almacén e inventarios hace referencia a todos los pasos que se deben seguir para la preservación de los equipos y útiles que se necesitan en el normal desarrollo de las actividades y su suministro a las diferentes dependencias. Los bienes que tienen las entidades públicas son del estado por lo tanto su manejo y cuidado son regidos por normas que hacen responsable a la entidad en el buen manejo de sus bienes y a cada funcionario a responder por el buen uso y cuidado de los mismos, situación por la cual se ve obligado a determinar procedimientos que aclaren y normalicen su utilización. Igualmente dentro de la norma en el punto 7.4.5 verificación de los productos comprados, se solicita a las empresas o entidades que busquen la certificación, el aseguramiento de la calidad de los productos que se adquieren y que tienen que ver directamente en el desarrollo de las actividades y en la calidad del producto que se entrega al cliente. PROCEDIMIENTOS: Ingreso de elementos por contrato DANE y/o FONDANE Ingreso de elementos por orden de compra DANE y/o FONDANE Ingreso de elementos por reposición Egresos de elementos Alta y remesa de publicaciones Solicitud de traslado de activos en servicio (entre funcionarios DANE y/o FONDANE Solicitud de Reintegro Activos Fijos DANE y/o FONDANE Entrega de activos fijos por renuncia, insubsistencia y/o traslado de funcionarios Conteo de Activos Fijos Remesas de activos fijos y/o cargos diferidos Baja de Elementos por el Martillo del Banco Popular Baja de Elementos por Donación Baja de Elementos por Destrucción Baja de Elementos por Hurto •

MEJORA CONTINUA

Una vez determinados los procesos con sus procedimientos y ponerlos en marcha, se debe garantizar su calidad y utilidad para el desarrollo de las actividades de cada dependencia del DANE, por lo tanto, se hace necesario realizar auditorias periódicas que permitan identificar las no conformidades que existan y plantear una acción preventiva o correctiva que garantice el mejoramiento del proceso y la solución definitiva de la no conformidad, además se debe efectuar el seguimiento del cumplimiento de las acciones para avalar los resultados. INSTRUCTIVOS Auditorias Acción preventiva Acción correctiva 8.2.2 Procedimientos e instructivos

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COMPRAS Y/O SERVICIOS CON FORMALIDADES PLENAS

CÓDIGO: ARF-APS-01

1. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Garantizar la entrega oportuna de los bienes, servicios o licenciamientos de software solicitados por las diferentes dependencias de la entidad y la transparencia durante el desarrollo del procedimiento. 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Tabla de cuantía para la contratación DANE - FONDANE para la respectiva vigencia. • Capitulo III de la Ley 80 del 1993, por el cual establece la normatividad que rige a los contratos estatales, especialmente en sus artículos 39 y 40 que hacen referencia a la forma y el contenido de los contratos respectivamente. • Decreto 2170 del 2002, por el cual se establecen estudios previos en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación. • Articulo 9 del Decreto 2209 de 1998, por el cual se establece que “Sólo se podrán iniciar trámites para la contratación o renovación de contratos de suministro, mantenimiento o reparación de bienes muebles y para la adquisición de bienes inmuebles, cuando el Secretario General o quien haga sus veces, determine en forma motivada que la contratación es indispensable para el normal funcionamiento de la entidad o para la prestación de los servicios a su cargo." • Decreto 003512, de diciembre 5 de 2003, mediante el cual el Gobierno Nacional reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE, creado mediante la ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones • Resolución 061 del 4 de febrero de 2003, por la cual se crea y adopta el reglamento del comité de compras en DANE Y FONDANE • Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que establece la certificación de pagos de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales, certificado por el Revisor Fiscal, contador público y/o Gerente. • Decreto 262 del 28 de enero/04, por la cual se reforma la estructura del DANE. 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE Carpeta según código SOL-R01, que contiene: • Solicitud del bien y/o servicio que incluye el análisis de conveniencia y oportunidad • Impresión pantallazo consulta en el SICE (precio indicativo para los bienes y para los servicios inicialmente el CUBS y posteriormente el precio indicativo), del bien o servicio solicitado. • Formato presentación de cotización de estudio de mercado con las respectivas confirmaciones de Fax • Propuesta técnica (o cotización) de proveedores • Cuadro comparativo con los estudios de mercado • Memorando remisorio a la Dependencia solicitante anexando la documentación anterior • Certificado de disponibilidad presupuestal- CDP • Términos de referencia • Formato de invitación para presentación de propuestas (Cuando aplique) • Formato Planilla de recepción de propuestas • Memorando Remisorio de las propuestas presentadas a la Dependencia solicitante • Concepto técnico de Área Solicitante • Impresión pantallazo de los pliegos publicados en la Web • Formato - contrato para adquisición de los bienes y/o Servicios • Póliza de única de garantía de calidad y cumplimiento • Memorando con el concepto de jurídica. • Evaluación de las propuestas • Memorando de aprobación de póliza • Oficio remisorio para elaboración del contrato Código ARF-APS-02-R01

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4. PASO No 1

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Cargo / dependencia

DESCRIPCIÓN

DEPENDENCIA SOLICITANTE

La Dependencia Interesada diligencia el formato de análisis de conveniencia y oportunidad y lo envía mediante memorando al Área Administrativa - Grupo de Compras, debidamente fechadas y firmadas para proceder a la elaboración del Estudio de mercado. Nota 1: Las solicitudes referentes a adquisición de papel para artes gráficas, deberán llevar el aval de la Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística; para el caso de bienes o servicios relacionados con Software, compra de computadores y demás elementos o equipos de sistemas, deberá solicitarse el aval de la Oficina de Sistemas del Departamento.

2

3

4

5

SECRETARIA AREA ADMINISTRATIVA

COORDINADOR O PROFESIONAL DEL GRUPO DE COMPRAS

COORDINADOR O PROFESIONAL DEL GRUPO DE COMPRAS DEPENDENCIA SOLICITANTE

Del 1 al 5 y del 16 al 20 de cada mes, recibe de la Dependencia interesada las solicitudes de estudio de mercado, junto con los análisis de conveniencia, quien procede a radicarlas en la planilla de control y hojas electrónicas, posteriormente entrega dichas solicitudes a la Coordinación del grupo de Compras. Recibe la solicitud del bien o servicio y con base en el análisis de conveniencia y oportunidad, procede a realizar los siguientes procesos: • Impresión pantallazo consulta en el SICE (precio indicativo para los bienes y para los servicios inicialmente el CUBS y posteriormente el precio indicativo), del bien o servicio solicitado (Cuando la cuantía sea superior a 50 SMLV). • Diligencia formato presentación de cotización de estudio de mercado con las respectivas confirmaciones de Fax • Recibe por Fax las Cotizaciones de los proveedores • Analiza las ofertas de mercado y elabora cuadro comparativo, incluyendo el código CUBS de los Bienes o servicios. Envía Memorando remisorio al Área Solicitante, indicando el precio promedio de conformidad con las ofertas recibidas, y anexando la documentación anterior Prepara y envía al grupo evaluador en carpeta con legajador, los siguientes documentos (ordenados cronológicamente): • Términos de referencia • Certificación expedida por la Secretaria General donde se hace constar la necesidad de la contratación (según decreto 2209/98) (cuando aplique) • Solicitud de CDP • Memorando remisorio indicando el precio promedio de conformidad con las ofertas recibidas • Cuadro resumen con estudio de mercado

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• • •

6

7 8

9

Impresión del pantallazo del SICE. Formato para presentación de cotización de estudio de mercado. Solicitud de un bien y/o servicio que incluye el análisis de conveniencia y oportunidad

NOTA: Los Términos deben llevar el visto bueno de quien los firma en cada una de las hojas. Recibe, revisa y determina: GRUPO EVALUADOR a) Si encuentra inconsistencias en los términos enviados, hace las anotaciones pertinentes y devuelve al Área solicitante para que realice las correcciones que se indiquen. (Regrese al paso 5) b) Si los términos de referencia cumplen con la resolución, la ley y las normas vigentes, los miembros dan señal de visto bueno a cada una de las hojas y el Ordenador del Gasto firma la solicitud de CDP. (Continúa en el paso 7) Envía documentos y soportes junto con la solicitud de expedición de PROFESIONAL DEL CDP firmada al Área Financiera. GRUPO DE COMPRAS Con los términos de referencia en medio magnético, solicita a la ORDENADOR DEL Oficina Asesora de Sistema su publicación. GASTO Nota: No se publicarán los TDR cuando el valor sea igual o menor al 10% de la menor cuantía, para las adquisiciones de bienes y/o servicios con formalidades plenas PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE CERTIFICADO DE AREA FINANCIERA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL AFI-PRE-02. PAGINA WEB – OFICINA Publica proyecto de términos de referencia durante 5 días calendario, ASESORA DE SISTEMAS indicando las fechas para el proceso de adquisición de bienes o servicios, la fecha de apertura, así como el lugar y fecha de recepción de ofertas y de documentos soporte. Envía mail al Grupo de Trabajo de Compras en el área administrativa para que se entere de la publicación y las fechas de recepción de ofertas.

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PROFESIONAL DE GRUPO DE COMPRAS

NOTA: La Oficina Asesora de Sistemas, publicará los resultados de las convocatorias en un plazo no mayor a 15 días, después de terminado el proceso de adjudicación del contrato, así como, puesto de calificación con puntaje obtenido. Recibe las propuestas, y el proveedor se registra en una planilla de "Relación de llegada de propuestas", según orden y hora de llegada. Los documentos que debe anexar los proponentes son: Persona Natural: • Fotocopia de la cédula de ciudadanía • Certificado de matricula mercantil expedido por la Cámara de comercio, con una vigencia no superior a tres meses (cuando aplique). • Certificado de registro de precios en el SICE (No mayor a 15 días) • Certificación de paz y salvo en pagos de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales, certificado por el Revisor Fiscal, contador público y/o Gerente (Artículo 50 de la Ley 789 de 2002) •

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•

•

Estados financieros a 31 de diciembre del año anterior Balance de prueba período inmediatamente anterior

Persona Jurídica: Copia del certificado de existencia y representación legal, emitido por la Cámara de Comercio (No mayor a 90 días) • Fotocopia del NIT • Certificación de calidad, expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando aplique • Fotocopia de la cédula del representante legal • Certificado que indique que se encuentra en la base de datos de proveedores del SICE (Cuando aplique) • Certificado de exclusividad (cuando aplique) • Certificado de ser representante autorizado (cuando aplique) • Certificado de registro de precios en el SICE (No mayor a 15 días) • Certificación de paz y salvo en pagos de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales, certificado por el Revisor Fiscal, contador público y/o Gerente (Artículo 50 de la Ley 789 de 2002) • Estados financieros a 31 de diciembre del año anterior • Balance de prueba período inmediatamente anterior •

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PROFESIONAL DE GRUPO DE COMPRAS

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DEPENDENCIA SOLICITANTE

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ASESOR ÁREA ADMINISTRATIVA COMITÉ DE COMPRAS

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ASESOR ÁREA ADMINISTRATIVA

SECRETARIA Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO OFICINA JURIDICA

Una vez cerrada la hora de recepción de propuestas, se elabora un memorando remisorio (anexando carpeta con los documentos antes señalados) y el cuadro comparativo a la dependencia solicitante para que elaboren el concepto técnico. De acuerdo con la documentación recibida del Área Administrativa, la Dependencia Solicitante procede a evaluar, ordenar y elaborar concepto técnico. Envía citación a los integrantes del Comité de Compras, dos (2) días hábiles antes de la fecha de celebración del mismo. Se reúnen en la fecha citada previamente, analizan el cuadro comparativo y el concepto técnico, realizan las preguntas necesarias y se aclaran dudas con la oficina competente, proceden a aprobar o desaprobar las ofertas. Recomiendan la adjudicación del bien o servicio, con el proveedor(es), que haya(n) obtenido el mayor puntaje en los criterios de evaluación Prepara acta de cada comité, la envía a los integrantes del comité para revisión y firma, y remite a la Oficina Asesora Jurídica los documentos completos del proveedor seleccionado. Una vez firmadas las actas, se archivan en la carpeta ARF-APS-02-R02 Recibe memorando que remite el Area Administrativa con los soportes del proveedor y adicionalmente los siguientes documentos: • Formato de presentación de cotización de Estudio de mercado • Formato planilla de recepción de propuestas • Memorando remisorio con las propuestas presentadas al Área solicitante.

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JEFE - OFICINA LICITACIONES Y CONTRATOS ABOGADO - OFICINA LICITACIONES Y CONTRATOS

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JEFE - OFICINA LICITACIONES Y CONTRATOS

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO OFICINA LICITACIONES Y CONTRATOS

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CONTRATISTA

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO OFICINA DE LICITACIONES Y CONTRATOS

• Memorando remisorio del Área solicitante con el concepto técnico de las propuestas presentadas • Certificado de Disponibilidad Presupuestal -CDP • Certificado 2209/1998 (certificación expedida por la Dirección donde se hace constar la necesidad de la contratación) (Cuando aplique) • Estudio de conveniencia para la solicitud del bien • Formato de la hoja de vida de persona natural y/o jurídica (cuando aplique) • Términos de referencia • Estudio de mercado del Area de Administrativa • Cuadro comparativo del estudio de mercado • Acta del comité de compras • Impresión del pantallazo donde se vea la publicación en la Web. (cuando aplique) • Impresión pantallazo de precios indicativos del SICE. (Cuando aplique) Revisa la legalidad de los documentos, su vigencia, comprueba que el concepto técnico a los términos de referencia. Revisa documentación y asigna el abogado que será el encargado de la elaboración del contrato. Elabora el contrato con un formato preestablecido en el sistema, anota la información del proveedor, el número de CDP, el encargado de control y vigilancia, el valor y forma del contrato. Posteriormente se pasa al Jefe de la Oficina de Licitaciones y contratos Revisa el contrato y determina: a. Si hay lugar a correcciones de forma lo devuelve al Abogado encargado. b. Si es de fondo devuelve a la oficina que solicito el contrato para las correcciones pertinentes. C. Si no hay correcciones, envía contrato para firma del ordenador del gasto continua paso 20. Recibe el contrato con firma del Ordenador del Gasto y se registra en el libro con numeración ascendente y fecha de recibo. Solicita seis (6) copias del contrato, llama al CONTRATISTA para firma del contrato y las copias y distribuye: (O-1) Área Financiera para el correspondiente registro (2) Proveedor para que constituya la garantía y pague los derechos de publicación en el Diario Oficial (3) Encargado del control y vigilancia del contrato (4) Almacén (Cuando aplique) (5) Archivo en el expediente (Original). Constituye la garantía única y hace el pago de la publicación en el diario de contratación. Entrega recibo de pago de la publicación y la póliza a la Oficina de Licitaciones y contratos Elabora el oficio de la aprobación de póliza con el recibo de pago de la publicación y la póliza, anotando el número, objeto del contrato, la vigencia, el valor del amparo y el cubrimiento.

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JEFE LICITACIONES Y CONTRATOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO OFICINA LICITACIONES Y CONTRATOS

Firma el oficio de aprobación de póliza, comunicándole mediante oficio al proveedor sobre la aprobación de la misma Solicita 5 copias del original del oficio de aprobación de la póliza las garantías. (0-1) Área Financiera (Junto con 0-1 del Contrato), para expedición de registro presupuestal. (2) Archivo – oficina jurídica (3) Proveedor (4) Control y Vigilancia del Contrato.

ÁREA FINANCIERA

PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN REGISTRO PRESUPUESTAL AFI-PRE03-R01

Recibe de Presupuesto el original del contrato con el respectivo Registro Presupuestal y elabora el registro para dar informe trimestral y semestral a los organismos de control, anotando el nombre del contratista, número de contrato, objeto y plazo de ejecución. Digita en el software para obtener el informe de la Imprenta Nacional el número del contrato, nombre y cédula del contratista, número de recibo de pago, valor cancelado y fecha de pago, el objeto del contrato y las obligaciones y lo imprime y guarda en un disquete para enviarlo cada diez (10) días a la Imprenta. ABOGADO ENCARGADO Elabora la foliación de los documentos. AUXILIAR ADMINISTRATIVO OFICINA LICITACIONES Y CONTRATOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO OFICINA LICITACIONES Y CONTRATOS

AUXILIAR ADMINISTRATIVO OFICINA LICITACIONES Y CONTRATOS

Archiva los documentos

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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COMPRAS CON FORMALIDADES PLENAS PROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS ELABORÓ: PROFESIONALE AREA ADMINISTRATIVA

SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PRESTACION DE SERVICIOS REVISÓ: ASESOR AREA ADMINISTRATIVA

5. D E P E N D E N C IA INTE R E S A D A

PROCEDIMIENTO: COMPRAS CON FORMALIDADES PLEN APROBO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

DIAGRAMA DE FLUJO A R E A A D M I N I S TR A T I V A

GRUP O E V A LUA D OR

ORD E NA D OR D

INIC IO 1 . E la b o r a y e n ví a s o lic itu d n e c e s id a d u n b ie n o s e r vic io

GRUP O C OM P RA S 2 . R e a liz a y e n tr e g a e s tu d io d e m e r c a d o E s tu d io d e m e rc a d o

S o lic itu d

3 . E n ví a té r m in o s d e r e f e r e n c i a , d e b id a m e n te ju s ti f ic a d o s c o n e s tu d io s té c n ic o s y f in a n c ie r o s

4 . R e c i b e y r e vis a te r m i n o s d e r e f e r e n c ia

S o lic itu d CDP

NO

GRUP O D E C OM P RA S 8 . R e c i b e y r e g i s tr a e n e l c u a d r o d e c o n tr o l la s c o ti z a c io n e s e n via d a s y e la b o r a c u a d r o c o m p a r a tivo

1 0 . E la b o r a c o n c e p to té c n ic o .

9 . E n ví a c o ti z a c io n e s y c u a d r o c o m p a r a tivo a la o f ic i n a s o lic i ta n te

A S E S O R A D M IN IS T R A T IV O

1 1 . E n ví a c ita c i ó n a lo s i n te g r a n te s d e l C o m ité d e c om pras.

1

50

A prueba?

SI

D a V o . B o . a TD de C D P y a c ert D ir e c c ió n .

D IR E C TO R

5 . F ir m a c e r tif i c

6 . E n ví a s o lic itu d f in a n c ie r a p a r a s .

E X P E D IC CD C ó d . A F I-P

COMPRAS CON FORMALIDADES PLENAS PROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS ELABORÓ: PROFESIONALE AREA ADMINISTRATIVA

C O M IT É D E C O M P R A S

SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PRESTACION DE SERVICIOS REVISÓ: ASESOR AREA ADMINISTRATIVA

S E C R E T A R IA Y / O A U X I L I A R A D M IN IS T R A T IV O - O F I C I N A J U R ID IC A

PROCEDIMIENTO: COMPRAS CON FORMALIDADES PLEN APROBO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

JE F E O F IC IN A A S E S O R A

A BOGA D O ENCA RGA D O

1 1 2 . A n a liz a n c u a d r o c o m p a r a tivo y r e c o m ie n d a n e l m e jo r p r o ve e d o r .

1 4 . R e vis a le g a lid a d d e d o c u m e n to s

A S E S O R A D M IN IS T R A T IV O

1 5 . E la b o r a c o n tr a to a n o ta n d o la in f o r m a c ió n d e l p r o ve e d o r .

1 3 . E la b o r a a c ta d e l c o m ité 1 6 . R e c ib e y r e vis a la m in u ta

SI N e c e s ita c o r r e c c io n e s ?

1 8 . R e c ib e e l c o n tr a to f ir m a d a s o lic ita 4 c o p ia s y lla m a a l p r o ve e d o r p a r a f ir m a d e l c o n tr a to y d is tr ib u y e

NO 1 7 . E n ví a p a r a f ir m a d e l o r d e n a d o r d e l g a s to

a r c h ivio 5 a lm a c é n 4 c tr l y vig . 3 p r o ve e d o r 2 f in a n c ie r a 0 , 1 C O N TR A TO

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C o n tr a to

COMPRAS CON FORMALIDADES PLENAS PROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS

SE C R E T A R IA Y / O A U X ILIA R A D M IN IS T R A T IV O - O F IC IN A JU R ID IC A

SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PRESTACION DE SERVICIOS

JE F E O F IC IN A A SE SO R A

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–APS-02

PROCEDIMIENTO: COMPRAS CON FORMALIDADES PLENAS

A BOGA D O ENCA R GA D O

2

20 . E la bo r a ofic io de ap r ob a c ión de p óliza .

21 .Re visa d o c u m en ta c ió n, fir m a el ofic io y de vue lve

22 . Un a ve z fir m ad os e l ofic io y la a pr o ba c ió n, tom a c o pias y distr ibu y e .

c tr l y vig . 3 c o ntr atista 2 F in an c ie r a 1 J ur id ic a 0 A P RO B A C IO N D E P O L IZA Y O F IC IO

E xpe dic ió n de Re gistr o P r e su pu esta l C ó d. A F I- P RE - 0 3 R e g is tro P re s u p u e s ta l

2 3. E la bo r a r e gistr o p ar a d ar info r m e a o r ga nism os d e c on tr o l

24 . D ig ita los da to s d el c o ntr a tista e n e l so ftwa r e pa r a ser im pr e so s c a da 15 día s.

25 . E la bo r a la folia c ió n de lo s d oc um e nto s

26 . A r c h iva

F IN

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COMPRAS Y/O SERVICIOS SIN FORMALIDADES PLENAS 1.

CÓDIGO: ARF-APS02

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Estructurar los pasos a seguir para la adquisición de bienes y servicios requeridos por la entidad sin formalidades plenas. 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Tabla de cuantía para la contratación DANE - FONDANE para la respectiva vigencia. • Decreto 2170 del 2002, por el cual se establecen estudios previos en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación. • Capitulo III de la Ley 80 del de 1993, por el cual establece la normatividad que rige a los contratos estatales, especialmente en sus artículos 39 y 40 que hacen referencia a la forma y el contenido de los contratos respectivamente. • Ley 734 de 2002 Código Disciplinario • Decreto 003512, de diciembre 5 de 2003, mediante el cual el Gobierno Nacional reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE, creado mediante la ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones. • Articulo 9 del Decreto 2209 de 1998, por el cual se establece que “Sólo se podrán iniciar trámites para la contratación o renovación de contratos de suministro, mantenimiento o reparación de bienes muebles y para la adquisición de bienes inmuebles, cuando el Secretario General o quien haga sus veces, determine en forma motivada que la contratación es indispensable para el normal funcionamiento de la entidad o para la prestación de los servicios a su cargo." • Resolución 061 del 4 de febrero de 2003, por la cual se crea y adopta el reglamento del comité de compras en DANE Y FONDANE. • Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que establece la certificación de pagos de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales, certificado por el Revisor Fiscal, contador público y/o Gerente. • Decreto 262 y 263 del 28 de enero/04, por la cual se reforma la estructura y la planta de personal del DANE, respectivamente. 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE Carpeta según código ARF-APS-01-R06, que contiene: • Solicitud de un bien y/o servicio que incluye el análisis de conveniencia y oportunidad • Impresión pantallazo consulta en el SICE (precio indicativo para los bienes y para los servicios inicialmente el CUBS y posteriormente el precio indicativo), del bien o servicio solicitado. • Formato presentación de cotización de estudio de mercado con las respectivas confirmaciones de Fax • Propuesta Técnica (ó cotización) de los proveedores • Cuadro comparativo con los estudios de mercado • Certificado de disponibilidad presupuestal- CDP • Términos de referencia • Certificación expedida por la Secretaria General, donde se hace constar la necesidad de la contratación (Según Decreto 2209/98) (Cuando aplique) • Formato de invitación para presentación de propuestas • Formato Planilla de recepción de propuestas • Memorando Remisorio de las propuestas presentadas a la Dependencia solicitante • Concepto técnico de Área Solicitante • Acta de Comité de compras (cuando aplique) ARF-APS-02-R02 • Formato orden de compra y/o servicio. • Memorando de aprobación de póliza para equipos de computo y Oficina (cuando aplique)

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 1 La Dependencia interesada verificada la inexistencia de un bien y con DEPENDENCIA el Vo.Bo. de la Coordinación de almacén e inventarios (No aplica para INTERESADA adquisición de Servicios), envía mediante memorando la solicitud del bien o servicio para estudio de mercado, anexando el correspondiente estudio de conveniencia y oportunidad al Grupo de Compras, debidamente fechadas y firmadas. Nota 1: Las solicitudes y los términos de referencia relacionados con adquisición de papel para artes gráficas, deberán llevar el aval de la Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística; para el caso de bienes o servicios relacionados con Software, compra de computadores y demás elementos o equipos de sistemas, deberá solicitarse el aval de la Oficina de Sistemas del Departamento.

2

SECRETARIA AREA ADMINISTRATIVA

3

COORDINADOR O PROFESIONAL DEL GRUPO DE COMPRAS

4

COORDINADOR O PROFESIONAL DEL GRUPO DE COMPRAS DEPENDENCIA SOLICITANTE

5

Nota 2: En las Direcciones Territoriales este trámite se realiza ante el coordinador administrativo. Del 1 al 5 y del 16 al 20 de cada mes, recibe de la Dependencia interesada las solicitudes de estudio de mercado, junto con los análisis de conveniencia, quien procede a radicarlas en la planilla de control y hojas electrónicas, posteriormente entrega dichas solicitudes a la Coordinación del grupo de Compras. Recibe la solicitud del bien o servicio y con base en el análisis de conveniencia y oportunidad, procede a realizar los siguientes procesos: • Impresión pantallazo consulta en el SICE (precio indicativo para los bienes y para los servicios inicialmente el CUBS y posteriormente el precio indicativo), del bien o servicio solicitado (Cuando la cuantía sea superior a 50 SMLV). • Diligencia Formato presentación de cotización de estudio de mercado con las respectivas confirmaciones de Fax • Recibe por Fax las Cotizaciones de los proveedores • Analiza las ofertas de mercado y elabora cuadro comparativo, incluyendo el código CUBS de los Bienes o servicios. Envía Memorando remisorio al Área Solicitante indicando el precio promedio de conformidad con las ofertas recibidas, y anexando la documentación anterior Prepara y envía al grupo evaluador en carpeta con legajador, los siguientes documentos para su revisión (ordenados cronológicamente): • Términos de referencia en medio físico y magnético • Certificación expedida por la Secretaria Genera donde se hace constar la necesidad de la contratación (según decreto 2209/98) (Cuando aplique) • Solicitud de CDP • Memorando remisorio indicando el precio promedio de conformidad con las ofertas recibidas • Cuadro resumen con estudio de mercado

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4. PASO No

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Cargo / dependencia

DESCRIPCIÓN • • •

6

GRUPO EVALUADOR

7

ORDENADOR DEL GASTO ÁREA FINANCIERA

8

COORDINADOR/ PROFESIONAL- GRUPO DE COMPRAS

Impresión del pantallazo del SICE. Formato para presentación de cotización de estudio de mercado. Solicitud de un bien y/o servicio que incluye el análisis de conveniencia y oportunidad NOTA: Los Términos deben llevar el visto bueno de quien los firma en cada una de las hojas (Tener en cuenta la nota 2, del paso 1Dependencia Solicitante). Recibe, revisa y determina: • Si encuentra inconsistencias en los términos enviados, hace las anotaciones pertinentes y devuelve al Área solicitante para que realice las correcciones que se indiquen. Regrese al paso 6 • Si los términos de referencia cumplen con la resolución, la ley y las normas vigentes, los miembros dan señal de visto bueno a cada una de las hojas y el Ordenador del Gasto firma la solicitud de CDP. Continúa en el paso 8. Envía documentos y soportes junto con la solicitud de expedición de CDP firmada al Área Financiera. PROCEDIMIENTO: EXPEDICION DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (AFI-PRE-01) NOTA: Cuando este procedimiento culmina, el CDP es enviado al área solicitante Recibe de la Dependencia Solicitante el CDP con toda la documentación correspondiente y procede a enviar formato de "Invitación para presentación de propuestas" a los proveedores inscritos en SICE o en cámara de comercio, solicitando que anexen los siguientes documentos: Persona Natural: • Fotocopia de la cédula de ciudadanía • Certificado de matricula mercantil expedido por la Cámara de comercio, con una vigencia no superior a tres meses (cuando aplique) • Certificado de registro de precios en el SICE (No mayor a 15 días) (Cuando aplique) Certificación de pagos de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales, certificado por el Revisor Fiscal, contador público y/o Gerente (Artículo 50 de la Ley 789 de 2002) Persona Jurídica: Copia del certificado de existencia y representación legal, emitido por la Cámara de Comercio (No mayor a 90 días) • Fotocopia del NIT • Certificación de calidad, expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, (cuando aplique) •

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4. PASO No

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Cargo / dependencia

DESCRIPCIÓN • • •

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15

Fotocopia de la cédula del representante legal Certificado de registro de precios en el SICE (No mayor a 15 días) (Cuando aplique) Certificación de paz y salvo en pagos de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales, certificado por el Revisor Fiscal, contador público y/o Gerente (Artículo 50 de la Ley 789 de 2002)

NOTA: Se recibe directamente del Área Financiera el CDP, cuando la solicitud es requerida por el Área Administrativa para pago de servicios públicos y funcionamiento. Recibe las propuestas. El proveedor se registra en una planilla de PROFESIONAL DE "Relación de llegada de propuestas", según orden y hora de llegada. GRUPO DE COMPRAS Una vez cerrada la hora de recepción de propuestas, se elabora un memorando remisorio (anexando carpeta con los documentos antes señalados) y cuadro comparativo a la dependencia solicitante para que elaboren el concepto técnico. De acuerdo con la documentación recibida del área administrativa, la DEPENDENCIA SOLICITANTE Y/O GAAF Dependencia Solicitante procede a evaluar, ordenar, elaborar y enviar concepto técnico. Nota: Cuando en los Términos de Referencia señale que deben anexar Estados financieros, la Dependencia que emita el concepto debe enviar al Área Financiera para su respectiva revisión. Recibe concepto técnico con sus respectivos soportes, verifica la COORDINADOR DE cuantía del contrato y determina: GRUPO DE COMPRAS a) Si es mayor a 5 salarios mínimos continua en el paso 12. b) Si es menor o igual a 5 salarios mínimos continua en el paso 15 (orden de compra o servicios) AREA ADMINISTRATIVA Envía citación a los integrantes del Comité de Compras, dos (2) días hábiles antes de la fecha de celebración del mismo. Se reúnen en la fecha citada previamente, analizan el cuadro COMITÉ DE COMPRAS comparativo y el concepto técnico, realizan las preguntas necesarias y se aclaran dudas con la oficina competente proceden a aprobar o desaprobar las ofertas. Recomiendan la adjudicación del bien o servicio, con el proveedor(es), que haya(n) obtenido el mayor puntaje en los criterios de evaluación. AREA ADMINISTRATIVA Elabora acta de cada comité, envía a la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o al Ordenador del Gasto para revisión y firma, realiza ajustes, firma y envía copia a los integrantes del comité de compras. Continua en el paso (16) Para las compras de menor cuantía menores a 5 salarios tomará la ORDENADOR DEL decisión del proveedor teniendo en cuenta el concepto técnico emitido GASTO por el Coordinador de Compras Una vez recomendado el proveedor mediante concepto técnico se PROFESIONAL DE elabora orden de compra en original y tres copias (0-3) con formato GRUPO DE COMPRAS preestablecido y registra las ordenes en la planilla "consecutivo ordenes DANE (del año en curso)" o "consecutivo ordenes de FONDANE (del año en curso)" según corresponda.

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4. PASO No 16

17 18

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Cargo / dependencia

ORDENADOR DEL GASTO PROFESIONAL DE GRUPO DE COMPRAS ÁREA FINANCIERA

19

PROFESIONAL -GRUPO DE COMPRAS

20

PROFESIONAL ALMACEN E INVETARIOS

21

TESORERIA

DESCRIPCIÓN a) Si es compra de un bien: (0) Almacén con destino a Tesorería (1) Grupo de Trabajo del Sistema Financiero (2) Consecutivo de órdenes Grupo de Compras. (3) Proveedor (se envía por fax). b) Si es servicio: (0) Grupo de Trabajo de Compras con destino a Tesorería (1) Grupo de Trabajo del Sistema Financiero (2) Consecutivo de ordenes Grupo de Trabajo de Compras. (3) Proveedor (se envía por fax). Firma la(s) orden(es) de compra y/o servicio, y las envía al profesional del grupo de compras Reciben las ordenes firmadas y la(s) envía al Área Financiera para la expedición del registro presupuestal registrando el recibido en la planilla respectiva. PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DEL REGISTRO PRESUPUESTAL AFI-PRE-03-R01 Envía por fax a los proveedores el original de la orden de compra o servicio y el original de la orden la distribuye así: • Si es compra de un bien: Al Grupo de Almacén e Inventarios Continua en el paso (20) • Si es servicio: Al encargado de control y vigilancia y se archiva en el consecutivo de ordenes del Grupo de Trabajo de Compras hasta que se efectúe el último pago con el cual se debe adjuntar y entregar a Tesorería. Una vez Almacén recibe los bienes adquiridos con la respectiva documentación, se realiza el ingreso de los elementos en el Sistema SOA, se almacenan y se entregan de acuerdo a las necesidades, elabora la certificación para el pago radicándola en Tesorería Nota 1: En el caso de adquisición de servicios, cada dependencia solicitante elaborará las Certificaciones de acuerdo a los servicios solicitados para el trámite de pago ante Tesorería. PROCEDIMIENTO: TRAMITES CANCELACIÓN FACTURAS FIN DEL PROCEDIMIENTO

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VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF-AP

COMPRAS SIN FORMALIDADES PLENAS PROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS

SUBPROCESO: ADQUISICION Y PRESTACION DE SERVICIOS ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

COMITÉ DE COMPRAS

ASESOR - AREA ADMINISTRATIVA

PROFESIONAL - GRUPO DE COMPRAS

1 13. Analizan cuadro comparativo y recomiendan el mejor proveedor.

PROCEDIMIENTO: COMPRAS SIN FORMALIDAD

ORDENADOR DEL GASTO

PROFESIONAL - ALMACE INVENTARIOS

A

15. Elabora orden de compra en original y tres copias

14. Elabora acta del comité

ORDEN DE (0-3) COMPRA

16. Recibe y revisa la minuta

Necesita correcciones?

SI

A

NO 17. Firma orden de compra y envía al área financiera para registro presupuestal

Da VoBo y envía para firma del ordenador del gasto

19. Recibe registro presupuestal y orden de compra, radica y distribuye copias dependiendo de si es una compra o un bien.

18. Expedición de Registro Presupuestal Cód. AFI-PRE-09 Registro Presupuestal

20. Entrega copia de orden al encargado de control y vigilancia, y archiva la copia del grupo de compras.

21. Si es compra de un bien, registra el ingreso de elemento en el SOA

FIN

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VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF-AP

COMPRAS SIN FORMALIDADES PLENAS PROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS

SUBPROCESO: ADQUISICION Y PRESTACION DE SERVICIOS ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

DEPENDENCIA INTERESADA

PROFESIONAL - GRUPO DE COMPRAS

COORDINADOR GRUPO DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO: COMPRAS SIN FORMALIDAD

ORDENADOR DEL GAS

GRUPO EVALUADOR

INICIO 1.Elabora y envía solicitud necesidad un bien o servicio

2.Realiza y entrega estudio de mercado Estudio de mercado

Solicitud

3. Envía términos de referencia, debidamente justificados con estudios técnicos y financieros

4. Recibe y revisa terminos de referencia

Solicitud CDP

NO

6. Recibe CDP con la documentación correspondiente

7. Elabora invitaciones a cotizar para proveedores

9. Elabora concepto técnico.

Aprueba?

EXPEDICION DE CDP Cód. AFI-PRE-08

10. Recibe concepto técnico, junto con soportes

ASESOR ADMINISTRATIVO

Mayor a 5 SMMLV

11. Cuantía?

1

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Da Vo. Bo. a TDR, a solic de CDP.

5. Envía solicitud de CDP financiera para su expedi .

8. Envia cotizaciones recibidas, para concepto técnico

12. Envía citación a los integrantes del Comité de compras.

SI

Menor o igual a 5 SMMLV

A

COMPRAS Y/O SERVICIOS POR LICITACION 1.

CÓDIGO: ARF-APS03

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Asegurar la transparencia del proceso licitatorio, durante la adjudicación de contratos para la adquisición de los bienes y servicios de la entidad. • Contratar al proveedor con la mejor oferta frente a los requisitos técnicos y legales que solicite el DANE a través del pliego de condiciones. 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Resolución 062 del 30 de enero de 2001 por la cual se conforma el comité Evaluador de Licitaciones y Concursos del Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE y del Fondo Rotatorio del DANE - FONDANE y se determinan sus funciones. • Resolución 068 del 31 de enero de 2000 (por el cual se fijan los valores de los pliegos de condiciones generados por la apertura a Licitación Pública o concurso de méritos del DANE o FONDANE.) • Ley 80 de 1993, por el cual se expide el Estatuto General de la Contratación en la Administración Pública: Artículo 30 de la estructura de los procedimientos Artículo 24 del principio de transparencia 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE • Términos de referencia. • Cronograma de la Licitación • Resolución de Apertura de la Licitación • Pliego de condiciones • Factura de venta • Acta de audiencia de Charla Técnica y Aclaración de pliegos • Propuesta • Cuadros comparativos de evaluación • Resolución de adjudicación de la licitación.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 1 Elabora términos de referencia, solicitud CPD, estudio con REPONSABLE – AREA justificación de la necesidad de contratar a través de INTERESADA licitación. 2 Recibe la solicitud que envía la oficina que requiera el SECRETARIA proceso licitatorio con los términos de referencia y CDP, adjuntando documentos de estudio previo y radica la documentación en el cuadro de control. 3 Designa la persona para efectuar el proceso de licitación. JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA 4 ABOGADO ENCARGADO • Elabora un cronograma indicando todas las fechas y plazos en que se surtirán todas las etapas de litación. • Elabora y envía carta confirma del ordenador del gasto a la Cámara de Comercio en medio impreso y magnético informando que se va a abrir una licitación pública.

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4. PASO No

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Cargo / dependencia

DESCRIPCIÓN •

5

JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA

6

COMITÉ EVALUADOR

7

ABOGADO ENCARGADO

8

JEFE DE OFICINA JURÍDICA

9

ABOGADO ENCARGADO

11

PROPONENTE

12

AUXILIAR CONTABLE

Elabora la resolución de apertura y envía para firma del director, anotando el objeto de la licitación, entidad que contrata DANE o FONDANE, valor de la licitación, fecha de apertura de la licitación, fecha para adquirir los pliegos de condiciones, fecha de cierre de la licitación, valor del pliego de condiciones. • Solicita a través de memorando a la Asesora del Área Administrativa que cotice y publique el número de avisos requeridos para dar a conocer los datos generales del proceso licitatorio, a través de diarios de circulación nacional. • Elabora un pliego de condiciones, lo imprime y lo pasa la jefe de la oficina de la asesora jurídica Revisa el pliego de condiciones, si hay lugar a correcciones lo devuelve para que se realicen los respectivos ajustes y lo remite al comité evaluador. Revisa las condiciones generales del pliego y define los factores de evaluación de la licitación, posteriormente, envía al abogado encargado en el evento en que sea necesario realizar ajustes Realiza modificaciones propuestas por el comité evaluador y pasa a revisión de la jefe de la oficina jurídica Revisa y aprueba que dichos ajustes, estén acordes a las recomendaciones del comité y autoriza para que se impriman y presenta el original ante el comité evaluador para la firma de sus miembros Recibe original del pliego de condiciones con firma del ordenador y solicita copias (el número de copias está condicionado al objeto de la licitación) del pliego de condiciones firmado para su posterior venta, a la dirección de Mercadeo y Ediciones de igual manera solicita su publicación a través de la página Web Si se encuentra interesado en la licitación, realiza la respectiva consignación según indicaciones del aviso publicado y entrega copia del recibo en el área financiera Entrega al proponente (s) copia impresa del pliego de condiciones previa presentación de la factura de venta - Diligencia cuadro de adquisición de pliegos, con los siguientes datos, en el momento de la venta del pliego. • Número de la factura • El objeto de la licitación • Datos de la entidad (Dirección, teléfono y fax) • Nombre de la persona que retira el pliego y firma • Firma del abogado encargado • Fecha y hora de entrega Coordina la logística relacionada con la realización de la audiencia de charla técnica y aclaración de pliegos con

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4. PASO No

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Cargo / dependencia

DESCRIPCIÓN los proponentes.

13

COMITÉ EVALUADOR

14

ABOGADO ENCARGADO

15

COMITÉ EVALUADOR

16

ABOGADO ENCARGADO

17

JEFE OFICINA JURIDICA

18

ABOGADO EN CARGADO

Asiste a la fecha y hora especificada en el pliego de condiciones, para realizar la apertura de recibo de propuestas y sellamiento de la urna dispuesta para tal fin. Elabora acta en dos originales, la cual es firmada por todos los integrantes del Comité; uno de estos originales es fijado sobre la urna y el otro se envía al archivo dela licitación en la oficina jurídica. AUDIENCIA DE CHARLA TÉCNICA Y ACLARACIÓN DE PLIEGOS Aclara las dudas de los proponentes en el día de la audiencia, dando respuesta en la misma audiencia a las inquietudes de tipo económico, técnico y jurídico; reservando respuesta a aquellas que representen mayor grado de complejidad para el Acta, la cual posteriormente se notifica a cada uno de los asistentes. Proyecta acta de la audiencia y convoca al comité evaluador para su correspondiente revisión y aprobación Revisa y hace las correcciones pertinentes, si está de acuerdo firma, si no lo pasa al abogado encargado para las respectivas correcciones Realiza las correcciones respectivas y se las envía a la jefe de la oficina jurídica para revisión Revisa que los ajustes realizados al acta, coincidan con los propuestos por el comité evaluador - Una vez aprobada el acta, se imprime un original para recolectar las firmas de todos los integrantes del comité evaluador y da instrucciones a la dirección de mercadeo y ediciones para la publicación en la página Web de la entidad - Realiza notificación del acta a todos los asistentes a la audiencia el día y hora señalados para el cierre de la licitación, se abre la urna y en presencia de los integrantes del comité evaluador y de los proponentes asistentes, se lee cada una de las propuestas, verifican si vienen con original y dos (2) copias y con la póliza de garantía; elabora un cuadro, con el valor de la propuesta, el plazo de ejecución y el nombre con firma del proponente; si la propuesta no está foliada procede a foliarla en presencia de los integrantes y elabora acta del cierre de la licitación. - Elabora un memorando remisorio y separa los originales y cada copia de las propuestas para enviar el original a jurídica, una (1) copia a financiera, y la parte técnica designada para tal fin. Con la copia correspondiente a la oficina jurídica, realiza evaluación jurídica de las propuestas recibidas y emite concepto jurídico de la conformidad de la oferta, de acuerdo a la legalidad de los documentos aportados. - Recibe los cuadros comparativos enviados por las

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4. PASO No

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Cargo / dependencia

DESCRIPCIÓN dependencias con las calificaciones y elabora un memorando para citar a los integrantes del comité evaluador a una reunión.

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Estudia las evaluaciones presentadas por las partes calificadoras y autoriza la presentación oficial de la propuesta elegida a los demás proponentes Tienen a disposición cinco (5) días hábiles para mirar y PROPONENTES analizar los informes de evaluación en Dirección administrativa y financiera, y objetar las evaluaciones emitidas por la administración. SECRETARIA ADMINISTRATIVA Y Recibe objeciones presentadas por los proponentes y proyecta memorando de remisión para la firma de la FINACIERA Directora Administrativa y Financiera, por la cual se trasladan a la oficina Jurídica dichas objeciones - Proyecta respuesta a las observaciones de los ABOGADO ENCARGADO proponentes relacionadas con el aspecto jurídico y traslada a las demás partes calificadoras para que resuelvan en lo correspondiente a su competencia - Convoca comité evaluador para revisar las respuestas proyectadas, por cada una de las partes calificadoras a las objeciones de los proponentes y para tomar decisión frente a la adjudicación de la licitación. Aprueba o modifica las respuestas proyectadas por las COMITÉ EVALUADOR partes calificadoras y recomienda a la directora la adjudicación aun determinado proponente, a través de un acta Proyecta resolución de adjudicación de la licitación y la ABOGADO ENCARGADO pasa a la jefe de la oficina jurídica para su revisión Revisa la resolución de adjudicación y se la envía a la JEFE OFICINA JURIDICA directora del Departamento para la firma. AUDIENCIA PUBLICA DE ADJUDICACION Ordenador el gasto, instala la audiencia dando lectura al COMITÉ EVALUADOR orden del día, y al contenido del acta de audiencia publica, concediendo el uso de la palabra a los proponentes para sus observaciones finales; posteriormente, da la lectura a la resolución de adjudicación. -Elabora relación de los asistentes a la audiencia y la ABOGADO ENCARGADO anexa al acta respectiva -Notifica al proponente la resolución por medio de la cual se le adjudicó la licitación -Elabora minuta con los datos que contiene la propuesta que se selecciono y se surte el respectivo tramite contractual con formalidades plenas. -Elabora y envía carta a cada uno de los proponentes devolviendo el original y copia de la garantía y de la propuesta a los calificados en segundo lugar en adelante. FIN DEL PROCEDIMIENTO COMITÉ EVALUADOR

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–APS-03

PROCESO: ADMINISTRACION DE SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PROCEDIMIENTO: LICITACIONES RECURSOS FISICOS PRESTACION DE SERVICIOS ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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INGRESO DE ELEMENTOS POR CONTRATO DANE Y/O FONDANE 1.

CÓDIGO: ARF-AAI01

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Recibir y verificar que los elementos adquiridos por el DANE o FONDANE cumplan con las especificaciones descritas en el contrato • Ingresar al sistema de inventario del DANE o FONDANE los bienes adquiridos por el procedimiento compras con formalidades plenas. 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Ley 80 de contratación estatal, por la cual se establece lo normatividad que rige a los contratos estatales. • Ley 87 del 93 de control interno para las entidades del estado, según el Articulo 3 numeral, por el cual se establece el registro de las transacciones de las entidades para preparar informes 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE • Factura • Contrato • Acta de entrega de elementos • Comprobantes de ingreso • Manual de usuario del SOA) 4. DEFINICIONES • S.O.A., (Sistema en línea administrativo) • FACTURA: Cuenta, relación o extracto detallado de una obligación • CONTRATO: Documento, convenio o pacto de partes

5. DESCRIPCIONES DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 0 PROCESO PROVEEDOR PROCEDIMIENTO: ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS CON FORMALIDADES PLENAS COD ARFABS-01 1 SECRETARIA DEL GRUPO DE Recibe copia del contrato, con oficio de aprobación de ALMACEN DE INVENTARIOS póliza de cumplimiento y calidad de la oficina jurídica. 2 PROFESIONAL Y/O TÉCNICO DEL Recibe elementos con factura en original y verifica que las GRUPO DE ALMACEN DE características, la cantidad, la calidad y el plazo de entrega INVENTARIOS estén de acuerdo a lo estipulado en el contrato 3 AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL Recibe y guarda en bodega los elementos GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS 4 PROFESIONAL Y/O TÉCNICO DEL Elabora el acta de entrega de elementos, la cual debe ser GRUPO DE ALMACEN E firmada por: quien ejerce la vigilancia y control del INVENTARIOS contrato, el coordinador de Almacén e inventarios y el contratista. 5 PROFESIONAL Y/O TÉCNICO DEL Elabora el comprobante de ingreso. Si es necesario

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5. DESCRIPCIONES DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No GRUPO DE ALMACEN E actualiza el catalogo y la base de datos de proveedores en INVENTARIOS el sistema. 6 PROFESIONAL Y/O TÉCNICO DEL Imprime el comprobante de ingreso en (0-2) distribuidos GRUPO DE ALMACEN E así: INVENTARIOS (0) para el trámite de pago (1) copia para el informe contable (2) copia del consecutivo 7 PROFESIONAL Y/O TÉCNICO DEL Registra el ingreso de los elementos en el libro de ingresos GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS 8 COORDINADOR GRUPO ALMACEN Revisa el ingreso de acuerdo con los anexos y corrige o E INVENTARIOS aprueba y firma. 9 SECRETARIA DEL GRUPO DE Elabora memorando para enviar a la tesorería adjuntando ALMACEN E INVENTARIOS al ingreso los siguientes documentos: • • •

10

Fotocopia del contrato Original y copia de la factura Oficios de aprobación de pólizas de cumplimiento y calidad. • Acta de entrega de elementos en almacén, en caso de equipos de computación se requiere acta de entrega de instalación y puesta en marcha emitida por el área competente. COORDINADOR GRUPO ALMACEN Revisa y firma memorando y envía a tesorería E INVENTARIOS FIN DEL PROCESO

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS PROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS

SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PRESTACION DE SERVICIOS

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–AAI-01

PROCEDIMIENTO: INGRESO DE ELEMENTOS POR CONTRATO DANE Y/O FONDANE ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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INGRESO DE ELEMENTOS POR ORDEN DE COMPRA DANE Y/O FONDANE 1.

CÓDIGO: ARF-AAI02

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Recibir y verificar que los elementos adquiridos por el DANE o FONDANE cumplan con las especificaciones descritas en la orden de compra • Ingresar al sistema de inventario del DANE o FONDANE los bienes adquiridos por el procedimiento de compras sin formalidades plenas. 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Ley 80 de contratación estatal, por la cual se establece lo normatividad que rige a los contratos estatales. • Ley 87 del 93 de control interno para las entidades del estado, según el Articulo 3 numeral, por el cual se establece el registro de las transacciones de las entidades para preparar informes 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE • Factura • Orden de compra • Manual de usuario del SOA • Comprobantes de ingreso • Instructivo interno de almacén e inventario 4. DEFINICIONES • S.O.A., (Sistema en línea administrativo) • FACTURA: Cuenta, relación o extracto detallado de una obligación • COMPROBANTE DE INGRESO: Soporte de entrada o admisiones de bienes 5.

PASO No 0 1 2

3 4

5 6 7

8

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Cargo / dependencia

DESCRIPCIÓN

PROCESO PROVEEDOR SECRETARIA DEL GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIO PROFESIONAL UNIVERSITARIO Y/O TÉCNICO ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS PROFESIONAL Y/O TÉCNICO DEL GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Recibe original de la orden de compra de la coordinación de compras. Recibe elementos con factura en original y dos copias y verifica que las características, la cantidad y calidad estén de acuerdo con lo estipulado en la orden de copra. Recibe y guarda en bodega los elementos

PROFESIONAL Y/O TÉCNICO DEL GRUO DE ALMACEN E INVENTARIOS COORDINADOR GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS SECRETARIA DEL GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS

COORDINADOR GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS

Elabora el comprobante de ingreso en el sistema. Si es necesario actualizar el catalogo y base de datos de proveedores. Imprime el documento en (0-2) distribuidos así: (0) para el trámite de pago (tesorería) (1)para el informe contable (2)par el consecutivo Registra el ingreso de los bienes en el libro de ingreso Registra el ingreso de acuerdo con los anexos, y corrige o aprueba y firma el ingreso Elabora memorando para enviar a la tesorería adjuntando al ingreso con los siguientes documentos: • original de la orden de compra • original y copia de la factura

Revisa y firma memorando y envía a teoría FIN DEL PROCESO

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS PROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS

SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PRESTACION DE SERVICIOS

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–AAI-01

PROCEDIMIENTO: INGRESO DE ELEMENTOS POR CONTRATO DANE Y/O FONDANE ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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INGRESO DE ELEMENTOS POR REPOSICION DANE Y/O FONDANE 1.

CÓDIGO: ARF-AAI03

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Recibir y verificar que los elementos adquiridos por el DANE o FONDANE cumplan con las especificaciones requeridas o definidas según el bien objeto de reposición • Recibir y verificar que los elementos que ingresen por reposición se ajusten a las características y/o especificaciones del bien repuesto. • Ingresar al sistema de inventario del DANE o FONDANE los bienes adquiridos por el procedimiento faltantes COD ARF-AAI-14. 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Ley 734 de 2002 código disciplinario • Ley 87 del 93 de control interno para las entidades del estado, según el Articulo 3 numeral, por el cual se establece el registro de las transacciones de las entidades para preparar informes 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE • Acta de entrega de elementos • Comprobantes de ingreso • Manual de usuario del SOA • Instructivo interno de almacén e inventarios 4. DEFINICIONES • S.O.A., (Sistema en línea administrativo) • Faltantes: Carece o falta de un bien 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 0 PROCEDIMIENTO PROVEEDOR FALTANTES CODIGO ARF-AAI-14 1 COORDINADOR GRUPO Recibe autorización del asesor del área administrativa para ALMACEN E INVENTARIOS realizar el procedimiento de reposición, solicita concepto técnico de reposición al área competente y notifica al funcionario responsable que deber reponer un bien u activo 2 FUNCIONARIO RESPONSABLE Entrega el bien o activo solicitado DEL BIEN O ACTIVO SOLICITADO 3 TÉCNICO O AUXILIAR Recibe el bien u activo solicitado, elabora el acta de recibo ADMINISTRATIVO DEL GRUPO para los elementos repuestos, firmada por el funcionario y el DE ALMACEN E INVENTARIOS coordinador del grupo de almacén e inventarios 4 TÉCNICO O AUXILIAR Elabora el comprobante de ingreso en el sistema. Si es ADMINISTRATIVO DEL GRUPO necesario se actualizan el catalogo y base de datos de DE ALMACEN E INVENTARIOS proveedores. Imprime el comprobante de ingreso en original y una copia, distribuidos así: (0) para contabilidad (1)para el consecutivo (2)para el funcionario 5 COORDINADOR GRUPO Revisa el ingreso de acuerdo con los anexos, y corrige o ALMACEN E INVENTARIOS aprueba y firma el ingreso FIN DEL PROCESO

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–AAI-03

PROCESO: ADMINISTRACION DE SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PROCEDIMIENTO: INGRESO DE RECURSOS FISICOS PRESTACION DE SERVICIOS ELEMENTOS POR REPOSICION ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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EGRESO DE ELEMENTOS 1.

CÓDIGO: ARF-AAI04

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Recibir en el inventario de los funcionarios la entrega de bienes y elementos del DANE y/o FONDANE. 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Ley 80 de contratación estatal, por la cual se establece lo normatividad que rige a los contratos estatales. • Ley 87 del 93 de control interno para las entidades del estado, según el Articulo 3 numeral, por el cual se establece el registro de las transacciones de las entidades para preparar informes 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE • Manual de usuario del SOA • Comprobantes de egreso • Instructivo interno de almacén e inventario 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 1 DEPENDENCIA INTERESADA Elabora y envía memorando de solicitud de elementos a la coordinación de almacenes e inventarios 2 COORDINADOR GRUPO DE Registra en la planilla de control y distribuye la solicitud ALMACEN E INVENTARIOS 3 TÉCNICO O AUXILIAR Elabora el comprobante de egreso en el sistema los ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE siguientes datos: ALMACEN E INVENTARIO Empresa Tipo de egreso Ciudad Funcionario que lo recibe Verifica que el egreso tenga todos los elementos solicitados e Imprime el comprobante de egreso en original y tres copias distribuidos así: (0) funcionario solicitante (1)para el archivo con su soporte (2)para contabilidad (3)para el consecutivo 4 COODINADOR GRUPO ALMACEN E Recibe el documento con la solicitud para su revisión, INVENTARIOS aprobación y firma 5 AUXILIAR OPERATIVO DE Recibe el documento con sus copias para su despacho a SERVICIOS GENERALES la dependencia solicitante y recoge firma del interesado 6 TÉCNICO O AUXILIAR Archiva el consecutivo ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS FIN DEL PROCESO

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–AAI -04

PROCESO: ADMINISTRACION DE SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PROCEDIMIENTO: EGRESO DE RECURSOS FISICOS PRESTACION DE SERVICIOS ELEMENTOS ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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ALTA Y REMESA DE PUBLICACIONES 1.

CÓDIGO: ARF-AAI05

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Ingresar en el sistema de inventario del DANE o FONDANE, las publicaciones que serán objeto de remesa. • Realizar la remesa de las publicaciones en el sistema de inventarios del DANE – FONDANE.. 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Ley 734 de 2002 código disciplinario • Ley 87 del 93 de control interno para las entidades del estado, según el Articulo 3 numeral, por el cual se establece el registro de las transacciones de las entidades para preparar informes 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE • Comprobantes de ingreso y altas de bienes • Comprobante de remesa o egreso • Procedimientos internos • Manual de usuario del SOA 4. DEFINICIONES • Remesa : Envió, pedido o encargo de paquete o encomienda 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 1 SECRETARIA DEL GRUPO DE Recibe y radica el memorando banco de datos de solicitud ALMACEN E INVENTARIOS de remesa de publicaciones. 2 COORDINADOR GRUPO DE Radica en la planilla de control y distribuye la solicitud ALMACEN E INVENTARIOS 3 TÉCNICO O AUXILIAR Ingresa en el sistema las publicaciones e imprime el ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE comprobante de ingreso llamado Alta de Bienes-Ediciones, ALMACEN E INVENTARIO en el original y dos copias: (0) para contabilidad (1)para el archivo (2)para el consecutivo 4 COODINADOR GRUPO ALMACEN E Revisa y firma el comprobante de ingreso INVENTARIOS 5 TÉCNICO O AUXILIAR Registra en el sistema el egreso de las publicaciones ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE (remesa), e imprime comprobante de egreso en original y ALMACEN E INVENTARIOS dos copias (0) para contabilidad (1)para el archivo (2)para el consecutivo Entrega al coordinador para aprobación 6 COORDINADOR GRUPO ALMACEN Revisa el comprobante de egreso de acuerdo con los E INVENTARIOS anexos, y corrige o aprueba y firma. 7 SECRETARIA DEL GRUPO DE Elabora memorando de remesa con el numero de copias ALMACEN E INVENTARIOS exigidas para radicarlo en correspondencia y lo envía con las publicaciones y/o información remesados a la respectiva regional 8 COORDINADOR DE GRUPO DE Mediante oficio envía copias de los movimientos al banco ALMACEN E INVENTARIOS de datos y a contabilidad FIN DEL PROCESO

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–AAI-05

PROCESO: ADMINISTRACION DE SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PROCEDIMIENTO: ALTA Y REMESA DE RECURSOS FISICOS PRESTACION DE SERVICIOS PUBLICACIONES ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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SOLICITUD DE TRASLADO DE ACTIVOS EN SERVICIO (ENTRE CÓDIGO: ARF-AAIFUNCIONARIOS DANE Y/O FONDANE) 06 1.

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Registrar y controlar los movimientos de los inventarios de los bienes y elementos entre funcionarios y/o el DANE o FONDANE 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Ley 734 de 2002 código disciplinario • Ley 87 del 93 de control interno para las entidades del estado, según el Articulo 3 numeral, por el cual se establece el registro de las transacciones de las entidades para preparar informes 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE • Comprobantes de traslado • Manual de usuario del SOA • Instructivo interno de almacén e inventario 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 1 SECRETARIA DEL GRUPO DE Recibe memorando de solicitud, verifica que este firmado ALMACEN E INVENTARIOS por quien tiene a cargo el bien y por quien lo recibe, con nombre y cédula legibles. Coloca fecha y hora de llegada y lo radica en el libro de registro de correspondencia y lo pasa al coordinador 2 COORDINADOR GRUPO DE Lo radica en el libro de control y registro y lo distribuye ALMACEN E INVENTARIOS 3 AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL Elabora el comprobante de traslado incluyendo en el GRUPO DE ALMACEN E sistema, imprime el comprobante de traslado en original y INVENTARIO tres copias, distribuidas así: (0) para quien entrega (1)para quien recibe (2)para el consecutivo (3)para contabilidad 4 COODINADOR GRUPO ALMACEN E Recibe el comprobante de traslado con documentos nexos INVENTARIOS para su revisión, aprobación y firma 5 AUXILIAR DE SERVICIOS Recibe el comprobante de traslado con sus copias, GENERALES recoger la firma de los interesados y les entrega copias. 6 AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL Archiva en el consecutivo egreso de acuerdo con los GRUPO DE ALMACEN E anexos, y corrige o aprueba y firma. INVENTARIO FIN DEL PROCESO

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS PROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS

SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PRESTACION DE SERVICIOS

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–AAI-06

PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE TRASLADO DE ACTIVOS EN SERVICIO ENTRE FUNCIONARIOS DANE O FONDANE ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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SOLICITUD DE REINTEGRO ACTIVOS FIJOS DANE Y/O FONDANE 1.

CÓDIGO: ARF-AAI07

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Registrar y controlar en el inventario del DANE o FONDANE los bienes reintegrados por los funcionarios. 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Ley 734 de 2002 código disciplinario • Ley 87 del 93 de control interno para las entidades del estado, según el Articulo 3 numeral, por el cual se establece el registro de las transacciones de las entidades para preparar informes 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE • Comprobantes de reintegrado • Manual de usuario del SOA • Instructivo interno de almacén e inventario 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 1 SECRETARIA DEL GRUPO DE Recibe el memorando de solicitud de reintegro de activos, ALMACEN E INVENTARIOS coloca hora y fecha de llegada, radica en el libro de correspondencia y entrega al coordinador. 2 COORDINADOR GRUPO DE Revisa que contenga la siguiente información: ALMACEN E INVENTARIOS • Descripción del elemento • Identificación del elemento • Radica en la planilla de control y lo distribuye al funcionario de almacén e inventarios para el tramite correspondiente 3 AUXILIAR DE SERVICIOS Recoge los elementos en la dependencia solicitante, GENERALES verificando que coincidan con la descripción del comprobante. Firma el memorando de solicitud inicial como constancia de reintegro de los elementos y lo entrega al coordinador 4 AUXILIAR DE SERVICIOS Identifica si es equipo de computo? GENERALES 5 AUXILIAR DE SERVICIOS Solicita revisión técnica de la oficina de sistemas GENERALES 6 COORDINADOR GRUPO DE Registra la atención de la solicitud prestada en la planilla ALMACEN E INVENTARIOS de control y pasa el memorando para que se elabore el comprobante en el sistemas 7 AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL Elabora el comprobante de reintegro y verifica en el GRUPO DE ALMACEN E sistema si el elemento esta a nombre del funcionario que INVENTARIOS remite el memorando. Imprime el comprobante en original y una copia (0) original para quien reintegra (1) copia para el consecutivo 8 COORDINADOR DE ALMACEN E Revisa el comprobante de reintegro con base a los anexos INVENTARIOS y corrige o aprueba, firma y descarga en la planilla de control FIN DEL PROCESO

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS PROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS

SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PRESTACION DE SERVICIOS

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–AAI-02

PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE REINTEGRO ACTIVOS FIJOS AL DANE Y/O FONDANE ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS DANE Y/O FONDANE

CÓDIGO: ARF-AAI08

1.

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Verificar anualmente la exactitud de los registros contables que se tienen de los activos fijos y/o cargos diferidos por medio de una revisión física 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Ley 734 de 2002 código disciplinario • Ley 87 del 93 de control interno para las entidades del estado, según el Articulo 3 numeral, por el cual se establece el registro de las transacciones de las entidades para preparar informes 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE • Planilla de recolección de información para equipos de computo • Planilla de recolección de información para elementos • Mapa tipo dependencia para la ubicación de elementos • Manual de usuario del SOA • Instructivo interno de almacén e inventario 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 1 SECRETARIA DEL GRUPO DE Recibe y radica la comunicación enviada por Recursos ALMACEN E INVENTARIOS Humanos informando la aceptación de la renuncia, la declaratoria de insubsistencia, o el traslado de un funcionario a otra dependencia, y la entrega al coordinador. 2 COORDINADOR GRUPO DE Recibe la comunicación y solicita la impresión del reporte ALMACEN E INVENTARIOS del inventario para entregárselo al funcionario interesado y dar las instrucciones a seguir. 3 TÉCNICO O AUXILIAR Recibe la comunicación y solicita la impresión del reporte ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE del inventario para entregárselo al funcionario interesado y ALMACEN E INVENTARIOS dar las instrucciones a seguir. 4

TÉCNICO O AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS

Elabora comprobante en el sistemas ya sea de reintegro o traslado. Imprime el comprobante en original y las copias necesarias. (0)original para el interesado (1)copias para quienes reciben los elementos (2)copia para el consecutivo con su soporte (memorando)

5

COORDINADOR ALMACEN E INVENTARIOS AUXILIAR OPERATIVO DE SERVICIOS GENERALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS

Revisa, aprueba y firma el comprobante

6 7

Recibe el comprobante con sus copias y recoge firmas de quienes intervienen en el proceso Archiva el consecutivo copias.

FIN DEL PROCESO

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS PROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS

SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PRESTACION DE SERVICIOS

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–AAI-08

PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS POR RENUNCIA, INSUBSISTENCIA Y/O TRASLADO DE FUNCIONARIOS ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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CONTEO DE ACTIVOS 1.

CÓDIGO: ARF-AAI09

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Verificar anualmente la exactitud de los registros contables que se tienen de los activos fijos y/o cargos diferidos por medio de una revisión física. 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Ley 734 de 2002 código disciplinario • Ley 87 del 93 de control interno para las entidades del estado, según el Articulo 3 numeral, por el cual se establece el registro de las transacciones de las entidades para preparar informes 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE • Comprobantes de reintegro • Manual de usuario del SOA • Instructivo interno de almacén e inventario

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 1 COORDINADOR GRUPO DE Planea, programa y diseña las herramientas (planillas, ALMACEN E INVENTARIOS mapas, cronogramas) para realizar el conteo físico anual de los activos fijos en servicio, facilitando posteriormente el análisis de la información. 2 COORDINADOR GRUPO DE Informa el inicio del proceso al asesor del área ALMACEN E INVENTARIOS administrativa y a los funcionarios por medio del correo interno y/o memorando 3 TÉCNICO O AUXILIAR Imprime y distribuye los reportes individuales de activos ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE fijos en servicio, esta actividad se debe realizar una vez al ALMACEN E INVENTARIOS año. 4 PERSONAL DELEGADO DEL Se desplaza a las dependencias de la entidad para GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS constatar la existencia de los elementos y que los bienes correspondan a los relacionados en el reporte individual. 5 PERSONAL DELEGADO DEL Cumplen las condiciones? GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS a. si cumplen las condiciones continua con el paso 8 b. si no cumplen las condiciones continua con el paso 6 6

7

8

TÉCNICO O AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS PERSONAL DELEGADO DEL GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS COORDINADOR GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS

Registra en la planilla tipo de elementos? a. procedimientos sobrantes COD ARF-AAI-12 b. procedimientos faltantes COD ARF-AAI-11 Después de la verificación física, recoge debidamente firmados los reportes individuales que no tuvieron observaciones. DE Recibe toda la información recogida por los técnicos administrativos y determina: a. si hay elementos no relacionados en el sistema, los ingresa mediante el procedimiento de ingreso de elementos sobrantes al inventario DANE o FONDANE, para vincularlos como activos fijos de la entidad. b. en los casos de bienes faltantes los reporta a la oficina de control interno disciplinario e inicia el procedimiento de faltantes

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 9 COORDINADOR GRUPO DE Elementos registrados en el sistema? ALMACEN E INENTARIOS a. Si están registrados en el sistema continua el paso 12 b. si no están registrados en el sistema continua el paso 11 10 TÉCNICO O AUXILIAR Ingresa en el sistema los elementos mediante el ADMINISTRATIVO DEL GRUPO procedimiento sobrantes COD ARF-AAI-12 ALMACEN E INVENTARIOS 11 COORDINADOR GRUPO DE Bienes faltantes son reportados a la oficina de control ALMACEN E INVENTARIOS interno mediante el procedimiento COD ARF-AAI-11 FIN DEL PROCESO

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–AAI-09

PROCESO: ADMINISTRACION DE SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PROCEDIMIENTO: CONTEO DE ACTIVOS RECURSOS FISICOS PRESTACION DE SERVICIOS FIJOS ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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REMESA DE ACTIVOS FIJOS Y/O CARGOS DIFERIDOS 1.

CÓDIGO: ARF-AAI10

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Realizar la remesa de los activos fijos y/o de cargos diferidos en el sistema de inventarios del DANE o FONDANE. • Registrar los tratados de activos fijos de DANE o FONDANE 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Ley 734 de 2002 código disciplinario • Ley 87 del 93 de control interno para las entidades del estado, según el Articulo 3 numeral, por el cual se establece el registro de las transacciones de las entidades para preparar informes 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE • Comprobantes de traslado • Comprobante de remesa o egreso • Manual de usuario del SOA • Instructivo interno de almacén e inventario • Circular 12 de septiembre de 2000 por la cual se establecen los procedimientos para el manejo de activos fijos (elementos devolutivos) y cargos diferidos controlables (elementos de consumo)

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 1 SECRETARIA DEL GRUPO DE Recibe solicitud de elementos de las regionales, sistemas ALMACEN E INVENTARIOS y/o Dirección.. 2 COORDINADOR GRUPO DE Radica en la planilla de control y distribuye la solicitud al ALMACEN E INVENTARIOS funcionario de almacén e inventarios para el tramite correspondiente 3

4

5 6

TÉCNICO O AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS TÉCNICO O AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS COORDINADOR GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS TÉCNICO O AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS

Consulta en el sistema la disponibilidad de elementos

Existen elementos disponibles? a. si no existen elementos disponibles continua paso 5 b. si existen elementos disponibles continua paso 6 Informa a la regional, sistemas y/o dirección que no existen elementos disponibles y finaliza el procedimiento Elabora el comprobante de egreso, registrando en el sistema los siguientes datos: - Empresa: DANE y FONDANE - Tipo de elemento (si es consumo o devolutivo) - Grupo de contabilización - Quien recibe - Quien entrega - Número de placa Imprime el comprobante en original y tres copias (0) para la oficina regional (1) para el movimiento contable

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4. PASO No

7 8

9

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Cargo / dependencia

COORDINADOR GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS SECRETARIA GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS

DESCRIPCIÓN

DE DE

TÉCNICO O AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEL GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS

(2) para el archivo (3) para el consecutivo Revisa el egreso de acuerdo con los anexos, y corrige o aprueba y firma el comprobante de egreso. Elabora oficio remisorio y envía a radicación de correspondencia la remesa para el tramite correspondiente. Recibe de la regional la remesa firmada por el almacenista encargado de la regional y la archiva. FIN DE PROCESO

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–AAI-10

PROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PROCEDIMIENTO: REMESA DE ACTIVOS FISICOS PRESTACION DE SERVICIOS FIJOS Y/O CARGOS DIFERIDOS ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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BAJA DE ELEMENTOS POR EL MARTILLO DEL BANCO POPULAR 1.

CÓDIGO: ARF-AAI11

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Estructurar y efectuar los pasos a seguir para el remate de activos dados de baja mediante el proceso de martillo. • Depurar los inventarios del DANE o FONDANE 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Ley 80 de contratación estatal, por la cual se establece la normatividad que rige los contratos estatales • Ley 734 de 2002 código disciplinario • Ley 87 del 93 de control interno para las entidades del estado, según el Articulo 3 numeral, por el cual se establece el registro de las transacciones de las entidades para preparar informes 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE • Certificado de inservibilidad • Certificación de baja por martillo • Autorización de baja por martillo • Acta de entrega • Comprobante de egreso • Manual de usuario del SOA

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 1 TÉCNICO O AUXILIAR Elabora certificación de inservibilidad de los elementos ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE propiedad del DANE-FONDANE para la firma del Asesor ALMACEN E INVENTARIOS del Área Administrativa y el coordinador del grupo de almacén e inventarios, previo informe técnico el cual describa el estado actual de los mismos. 2 COORDINADOR GRUPO DE Proyecta la autorización de baja y la resolución para la ALMACEN E INVENTARIOS firma del funcionario competente y pasa a la secretaria para su elaboración; relacionando los elementos que se van a entregar para la venta, registrando: 3 COORDINADOR GRUPO DE Envía oficio al banco popular, con la relación de los ALMACEN E INVENTARIOS elementos a dar de baja 4 BANCO POPULAR Separa los elementos por lotes y los avalúa. 5 COORDINADOR GRUPO DE Confirma y acepta el avalúo de cada uno de los lotes, ALMACEN E INVENTARIOS firmado por el asesor administrativo y coordinador de almacén e inventarios. En caso de no aceptar el avalúo envía oficio al banco Popular solicitando ajustes en el avalúo. 6 COORDINADOR GRUPO DE Solicita ajustes en el avalúo? ALMACEN E INVENTARIOS a. Si solicita ajustes continua al paso 7 b. Si no solicita ajustes continua al paso 8 7 BANCO POPULAR Realiza las correcciones pertinentes al avalúo 8 BANCO POPULAR Identifica y da valor a cada uno de los lotes 9 TÉCNICO O AUXILIAR Exhibición de los lotes a la venta durante tres días hábiles ADMINISTRATIVO DEL GRUPO antes de la subasta. ALMACEN E INVENTARIOS 10 COORDINADOR GRUPO DE Asiste con el asesor del área administrativa o su delegado

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No ALMACEN E INVENTARIOS a la venta el día programado para la venta en pública subasta. 11 COORDINADOR GRUPO DE Acuerda el día de la entrega de los lotes vendidos al ALMACEN E INVENTARIOS mayor oferente 12 TÉCNICO O AUXILIAR Elabora acta de entrega por lote suscrita por el asesor del ADMINISTRATIVO DEL GRUPO área administrativa, el coordinador de almacén e ALMACEN E INVENTARIOS inventarios y el comprador. 13 TÉCNICO O AUXILIAR Entrega los lotes vendidos y recoge la firma del ADMINISTRATIVO DEL GRUPO comprador, a quien entrega el original del acta ALMACEN E INVENTARIOS debidamente refrendada por quienes en ella intervinieron. 14 SECRETARIA DEL GRUPO DE Procede a separar las copias para: ALMACEN E INVENTARIOS - el archivo - contabilidad - consecutivo FIN DE PROCESO

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS PROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS

SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PRESTACION DE SERVICIOS

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VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–AAI-11

PROCEDIMIENTO: BAJA DE ELEMENTOS POR MARTILLO DEL BANCO POPULAR

ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–AAI-11

PROCESO: ADMINISTRACION DE SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PROCEDIMIENTO: BAJA DE ELEMENTOS RECURSOS FISICOS PRESTACION DE SERVICIOS POR MARTILLO DEL BANCO POPULAR ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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BAJA DE ELEMENTOS POR DONACION 1.

CÓDIGO: ARF-AAI12

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Estructurar y efectuar los pasos a seguir para la donación de activos dados de baja. • Depurar los activos de la entidad 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Ley 80 de contratación estatal, por la cual se establece la normatividad que rige los contratos estatales • Ley 734 de 2002 código disciplinario • Ley 87 del 93 de control interno para las entidades del estado, según el Articulo 3 numeral, por el cual se establece el registro de las transacciones de las entidades para preparar informes • Ley 489 de 1998, articulo 38, por el cual se establece las entidades y organismos que efectúen reposición de recursos informativos y su destinación 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE • Certificado de inservilidad • Acta de entrega • Autorización de baja por donación • Comprobante de egreso o baja • Manual de usuario del SOA • Procedimientos internos y/o instructivos de almacén e inventarios • Resolución de donación

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 1 COORDINADOR GRUPO DE Recibe del asesor administrativo las solicitudes de las ALMACEN E INVENTARIOS entidades del sector oficial, previo visto bueno del ordenador del gasto. 2 TÉCNICO O AUXILIAR Elabora certificación de inservibilidad de los elementos ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE propiedad del DANE – FONDANE para la firma del asesor ALMACEN E INVENTARIOS del área administrativa y el coordinador del grupo de almacén e inventarios, previo informe técnico el cual describa el estado actual de los mismos. 3 COORDINADOR GRUPO DE Proyecta la autorización de baja para firma del ordenador. ALMACEN E INVENTARIOS Y copia de la disposición administrativa que ordena la baja, o sea la resolución firmada por el funcionario competente y la pasa a la secretaria ejecutiva para su elaboración. 4 TÉCNICO O AUXILIAR Elabora comprobante de egreso de reintegrado a baja ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE relacionando los elementos a donar y registrando: ALMACEN E INVENTARIOS - Empresa - Placa de inventario - Entrega y recibe 5 TÉCNICO O AUXILIAR Elabora el acta de entrega suscrita por: ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE -El asesor del área administrativa ALMACEN E INVENTARIOS -El coordinador de almacén e inventarios -El representante de la entidad que recibe 6 COORDINADOR GRUPO DE Fija el día de la entrega de la donación y lo comunica a los ALMACEN E INVENTARIOS beneficiados 7 TÉCNICO O AUXILIAR Entrega los elementos y recoge en el acta firma de quien

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE recibe los elementos. ALMACEN E INVENTARIOS 8 SECRETARIA DEL GRUPO DE Procede a separar las copias para el archivo, para ALMACEN E INVENTARIOS contabilidad y para el consecutivo FIN DEL PROCESO

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–AAI-12

PROCESO: ADMINISTRACION DE SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PROCEDIMIENTO: BAJA DE RECURSOS FISICOS PRESTACION DE SERVICIOS ELEMENTOS POR DONACION ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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BAJA DE ELEMENTOS POR DESTRUCCION 1.

CÓDIGO: ARF-AAI13

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Estructurar y efectuar los pasos a seguir para la donación de bienes dados de baja. • Depurar los activos de la entidad por el procedimiento de baja de elementos por destrucción. 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Ley 80 de contratación estatal, por la cual se establece la normatividad que rige los contratos estatales • Ley 734 de 2002 código disciplinario • Ley 87 del 93 de control interno para las entidades del estado, según el Articulo 3 numeral, por el cual se establece el registro de las transacciones de las entidades para preparar informes • Ley 489 de 1998, articulo 38, por el cual se establece las entidades y organismos que efectúen reposición de recursos informativos y su destinación 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE • Certificado de inservibilidad • Acta de baja • Autorización de baja por destrucción • Comprobante de baja por destrucción • Manual de usuario del SOA • Procedimientos internos y/o instructivos de almacén e inventarios 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 1 TÉCNICO O AUXILIAR Elabora certificación de inservibilidad de los elementos ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE propiedad del DANE – FONDANE para la firma del Asesor ALMACEN E INVENTARIOS del área administrativa y el coordinador del grupo de almacén e inventarios , previo informe técnico el cual describa es estado actual de los mismos. 2 COORDINADOR GRUPO DE Proyecta la autorización de baja para firma del ordenador. ALMACEN E INVENTARIOS Y copia de la disposición administrativa que ordena la baja, o sea la resolución firmada por el funcionario competente. 3 COORDINADOR GRUPO DE Fija el día y la hora de la baja ALMACEN E INVENTARIOS 4 COORDINADOR GRUPO DE Asiste con un delegado control interno y con la asesora del ALMACEN E INVENTARIOS área administrativa el día programado para la destrucción. 5 SECRETARIA DEL GRUPO DE Procede a separar copias para: el archivo, contabilidad y ALMACEN E INVENTARIOS para el consecutivo. FIN DEL PROCESO

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–AAI-13

PROCESO: ADMINISTRACION DE SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PROCEDIMIENTO: BAJA DE ELEMENTOS RECURSOS FISICOS PRESTACION DE SERVICIOS POR DESTRUCCION ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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BAJA DE ELEMENTOS POR FALTANTES O HURTO 1.

• • • • • • •

CÓDIGO: ARF-AAI14

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO • Estructurar los pasos a seguir para el egreso de los activos dados de baja por hurto. • Depurar los activos de la entidad por el procedimiento de baja de elementos por destrucción. 2. BASE LEGAL Y NORMATIVA • Ley 80 de contratación estatal, por la cual se establece la normatividad que rige los contratos estatales • Ley 734 de 2002 código disciplinario • Ley 87 del 93 de control interno para las entidades del estado, según el Articulo 3 numeral, por el cual se establece el registro de las transacciones de las entidades para preparar informes 3. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE Informe de perdida del activo Constancia Informe del área administrativa Comprobante de egreso Procedimientos internos y/o instructivos de almacén e inventarios Manual de usuario del SOA 4. DEFINICION Exoneración: Destitución o descargo de toda culpa

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No 1 SECRETARIA DEL GRUPO DE Recibe el original del informe sobre la pérdida del bien, ALMACEN E INVENTARIOS firmado por el responsable y con visto bueno del jefe de la dependencia. 2 COORDINADOR GRUPO DE Proyecta una constancia de que el bien perdido figura en ALMACEN E INVENTARIOS el inventario del funcionario responsable, anotando la descripción, placa de inventario, cantidad, valor, entidad a la que pertenece (DANE – FONDANE). Entrega a la Secretaria para su elaboración. 3 COODINADOR GRUPO ALMACEN E Firma la constancia y se le abre carpeta al responsable del INVENTARIOS bien, adjuntando la documentación requerida: - informe del responsable del bien - copia del denuncio de perdida del elemento 4 SECRETARIA DEL GRUPO DE Elabora la constancia y devuelve al coordinador par la ALMACEN E INVENTARIOS firma 5 COODINADOR GRUPO ALMACEN E Elabora el reporte de los bienes faltantes y lo envía a la INVENTARIOS oficina de control interno disciplinario. 6 COORDINADOR GRUPO ALMACEN Recibe la documentación producto de la investigación, y E INVENTARIOS revisa que esté completa: exoneración administrativa y la remite al funcionario encargado para que elabore el comprobante de baja en el sistema 7 COODINADOR GRUPO ALMACEN E Funcionario exonerado? INVENTARIOS a.Si es exonerado continua el paso No 8 b.Si no es exonerado continua en el procedimiento ordinario de faltantes de control interno disciplinario 8 TÉCNICO O AUXILIAR Proyecta memorando de comunicación al responsable del

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5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO Cargo / dependencia DESCRIPCIÓN No ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE bien informando que el bien fue dado de baja. ALMACEN E INVENTARIOS 9 TÉCNICO O AUXILIAR Descarga en el sistema y elabora comprobante de baja ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE para la firma del coordinador y el responsable del bien ALMACEN E INVENTARIOS correspondiente. FIN DEL PROCESO 1 SECRETARIA DEL GRUPO DE Recibe el original del informe sobre la pérdida del bien, ALMACEN E INVENTARIOS firmado por el responsable y con visto bueno del jefe de la dependencia. 2 COORDINADOR GRUPO DE Proyecta una constancia de que el bien perdido figura en ALMACEN E INVENTARIOS el inventario del funcionario responsable, anotando la descripción, placa de inventario, cantidad, valor, entidad a la que pertenece (DANE – FONDANE). Entrega a la Secretaria para su elaboración. 3 COODINADOR GRUPO ALMACEN E Firma la constancia y se le abre carpeta al responsable del INVENTARIOS bien, adjuntando la documentación requerida: - informe del responsable del bien - copia del denuncio de perdida del elemento 4 SECRETARIA DEL GRUPO DE Elabora la constancia y devuelve al coordinador par la ALMACEN E INVENTARIOS firma 5 COODINADOR GRUPO ALMACEN E Elabora el reporte de los bienes faltantes y lo envia a la INVENTARIOS oficina de control interno disciplinario. 6 COORDINADOR GRUPO ALMACEN Recibe la documentación producto de la investigación, y E INVENTARIOS revisa que esté completa: exoneración administrativa y la remite al funcionario encargado para que elabore el comprobante de baja en el sistema 7 COODINADOR GRUPO ALMACEN E Funcionario exonerado? INVENTARIOS a.Si es exonerado continua el paso No 8 b.Si no es exonerado continua en el procedimiento ordinario de faltantes de control interno disciplinario 8 TÉCNICO O AUXILIAR Proyecta memorando de comunicación al responsable del ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE bien informando que el bien fue dado de baja. ALMACEN E INVENTARIOS 9 TÉCNICO O AUXILIAR Descarga en el sistema y elabora comprobante de baja ADMINISTRATIVO DEL GRUPO DE para la firma del coordinador y el responsable del bien ALMACEN E INVENTARIOS correspondiente. FIN DEL PROCESO

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DESCRIPCION FINAL DE PROCESOS

VERSIÓN: 01 CÓDIGO: ARF–AAI-14

PROCESO: ADMINISTRACION DE SUBPROCESO: ADQUISICIONES Y PROCEDIMIENTO: BAJA DE ELEMENTOS RECURSOS FISICOS PRESTACION DE SERVICIOS POR FALTANTES O HURTO ELABORÓ: PROFESIONAL AREA ADMINISTRATIVA EN COLABORACION ESTUDIANTES PROYECTO DANE

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INSTRUCTIVOS AUDITORIAS A PROCESOS Para realizar las auditorias en los procesos se deben programar las visitas, el encargado de realizarlas y el tiempo que durará, esto dependerá del grupo encargado del seguimiento del SGC. Para la auditoria se debe tener en cuenta los siguientes aspectos y llenar el formulario que se encuentra a continuación: -

-

Llegar puntual a la auditoria y llevar los formatos necesarios para dejar evidencia de la auditoria y las recomendaciones que surjan de ella. Debe llegar con algunos conocimientos sobre el proceso que va a auditar y tener toda la libertad para preguntar o solicitar aclaraciones que le permitan dictaminar el proceso Se debe llevar registro de lo hablado en la auditoria para levantar el acta. Si el tiempo que se fue propuesto no es suficiente para analizar los procesos tiene la libertad de colocar otra fecha para seguir la auditoria, teniendo en cuenta que esta debe ser muy cerca de la realizada.

El auditor no se debe alejar en ningún momento de los objetivos de calidad emitidos por la Dirección del Departamento, al igual, que de las políticas y debe reconocer muy claramente a cuales de ellos apunta el proceso que esta analizando. Bajo esta primicia el análisis debe estar orientado hacia el cumplimiento del SGC y su mejora.

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8.4 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES. Según las necesidades del Sistema de Gestión de Calidad, se hace necesario realizar un modelo de evaluación de proveedores que permita determinar la calidad de lo adquirido y construir una historia de su comportamiento, esta evaluación será tenida en cuenta para las siguientes contrataciones, con un puntaje a favor o en contra de acuerdo al desempeño del proveedor en anteriores contrataciones. Es de aclarar que el estado no puede rechazar a ningún proveedor de acuerdo a la ley 80, pero si puede dar calificación y tomarla como referencia para una nueva contratación. El puntaje que arroje la evaluación de proveedores corresponderá al 40% del puntaje que se tiene en cuenta en el proceso de adquisición de bienes y servicios, ya sea por contratación sin, con formalidades o licitación, y el 60% corresponderá al precio que ofrezca dicho proveedor. El puntaje final de la evaluación de proveedores será igual al promedio de la calificación anterior y la actual, que será tomada del cuadro resumen calificación de proveedores.

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GUIA PARA EVALUACION DE PROVEEDORES

SISTEMA DOCUMENTAL, INSTITUCIONAL GUIA PARA LA EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES COD. ARF-PS-G01

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FISICOS

Elaborado por

ESTUDIANTES PROYECTO DANE

CONTENIDO 1. OBJETIVOS 1. DEFINICIONES 2. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 3.1 EVALUACION PREVIA DE LOS PROVEEDORES 3.2 SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES 3. DOCUMENTOS Y REGISTROS GENERADOS 4. TABLAS DE DATOS Y DE INFORMACIÓN 5. FORMATOS ANEXOS 1.

OBJETIVOS

Establecer la metodología mediante la cual se efectúa la evaluación y seguimiento de los proveedores, a fin de garantizar la efectividad y transparencia de los procesos de compras. 2.

DEFINICION •

3. 3.1

Proveedores: persona natural o jurídica que suministra un bien o servicio EVALUACIÓN DE PROVEEDORES EVALUACION PREVIA DE LOS PROVEEDORES

La evaluación del proveedor se realizará con el fin de establecer los parámetros para cuantificar la idoneidad del aspirante. Con base en la información obtenida de los datos suministrados por el proveedor en la cotización, el grupo de compras avalúa la calidad del servicio y el servicio postventa, entre otros aspectos, que caracterizan al proveedor. Para ello se tomará como parámetro de evaluación la tabla de “Evaluación de proveedores”, ARF-APS-01-T01. Inicialmente la evaluación se realizará a los proveedores inscritos en las siguientes clasificaciones: • • • •

Bienes informáticos Papel Papelería y útiles de oficina Mantenimientos de equipo de computo

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• •

Mantenimiento de equipos del taller de ediciones Mantenimiento plotter

Una vez evaluado el proveedor se diligencia y el formato ARF-APS-01-R01 “Registro de proveedores” donde se compila los resultados y se anexa en la carpeta correspondiente de acuerdo con las clasificaciones. En los casos de proveedores que ofrezcan servicios de mantenimiento el DANE realizará visita a las instalaciones, cuando se considere conveniente. 3.2

SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES • Seguimiento a proveedores que hayan contratado con el DANE: El seguimiento al proveedor se realizará por cada contrato y será responsabilidad del supervisor y vigilante del contrato o el grupo de almacén e inventarios en los casos de bienes que ingresen al almacén. En la carpeta del contrato el grupo de compras anexará el formato ARF-APS-01-R02, en el cual el supervisor o vigilante del contrato debe evaluar el servicio prestado, de acuerdo con los parámetros establecidos en la tabla de seguimientos de proveedores. Este formato deber ser entregado al grupo de compras máximo a los cinco (5) días de recibido los bienes o el servicio contratado, este grupo será el responsable de calcular la nueva calificación del proveedor de acuerdo con la siguiente formula: CALIFICACIÓN FINAL POR ITEMS = Calificación anterior por item (multiplicado por) 60% + calificación actual por ítem (multiplicado por ) 40% •

Seguimiento a proveedores que no hayan contratado con el DANE:

La calificación que se tendrá en cuenta para los proveedores que no hayan contratado con el DANE será la otorgada en la evaluación inicial y se modificará en el momento de realizar un primer contrato. Para las contrataciones de menor cuantía que no deban ser publicadas en la página WEB, se tendrán en cuenta los proveedores que al presentar propuestas en procesos de contratación hayan obtenido un puntaje total igual o mayor a 70 puntos. 4 5

DOCUMENTOS Y REGISTROS GENERADOS TABLAS DE DATOS Y DE INFORMACIÓN • •

6

Evaluación de proveedores Seguimiento de proveedores

ARF-APS-01-TO1 ARF-APS-01-T02

FORMATOS ANEXOS • •

Formulario de evaluación para proveedores Formulario de seguimiento de proveedores

108

ARF-APS-01-R01 ARF-APS-01-R02

ELABORADO POR ESTUDIANTES PROYECTO DANE

109

ELABORADO POR ESTUDIANTES PROYECTO DANE

110

ELABORADO POR ESTUDIANTES PROYECTO DANE

111

ELABORADO POR ESTUDIANTES PROYECTO DANE

112

8.5 DISEÑO DE INDICADORES DE GESTION

Nombre del Indicador

Devolución términos de referencia

Objetivo

Disminuir la cantidad de devoluciones de términos de referencia para agilizar el proceso de contratación

Interpretación

Porcentaje de devoluciones de términos de referencia según términos de referencia presentados

Tipo de indicador

EFICIENCIA

Nivel de comparación

1% de devolución de términos de referencia a las dependencias solicitantes.

Nivel de desagregación

Proceso de adquisición de bienes y servicios

Periodicidad

Mensual

Definición operacional o calculo del indicador

No. de términos devueltos / Total de términos presentados

Datos requeridos

No. de términos presentados en totalidad y No. de términos devueltos

Fuentes de datos

Registro de recepción de términos de referencia

Responsable de generar datos

Grupo evaluador

Responsable de generar indicador

Profesional Area Administrativa

Responsable de la toma de decisiones

Asesor Area Administrativa

Estado

NA

Umbral

1% de devoluciones de términos de referencia

Rango de Gestión

Máximo Sobresaliente

Jurídica

y

100% 99%

Satisfactorio

98%

Aceptable

96%

Mínimo

113

95%

Asesor

Area

Nombre del Indicador

Tiempo requerido para la adquisición

Objetivo

Disminuir el tiempo en el que se realiza la adquisición de un bien o servicio para la compra con formalidades plenas

Interpretación

Porcentaje de tiempo que se gasta para realizar la compra directa con formalidades plenas en comparación con el tiempo establecido

Tipo de indicador

EFICACIA

Nivel de comparación

15 días para terminación del proceso de adquisición de bienes y servicios.

Nivel de desagregación

Proceso de adquisición de bienes y servicios

Periodicidad

Mensual

Definición operacional o calculo del indicador

No. de términos devueltos X 100 Total de términos presentados

Datos requeridos

No. de términos presentados en totalidad y No. de términos devueltos

Fuentes de datos

Registro de recepción de términos de referencia

Responsable de generar datos

Grupo evaluador

Responsable de generar indicador

Profesional Area Administrativa

Responsable de la toma de decisiones

Asesor Area Administrativa

Estado

NA

Umbral

1% de devoluciones de términos de referencia

Rango de Gestión

Máximo Sobresaliente

Jurídica

y

100% 99%

Satisfactorio

98%

Aceptable

96%

Mínimo

114

95%

Asesor

Area

Nombre del Indicador

Entrega de bienes parciales

Objetivo

Disminuir las entregas parciales para poder cumplir con los requerimientos de las dependencias

Interpretación

Porcentaje de entregas que se realizan parciales de bienes en comparación con las solicitudes realizadas por las dependencias

Tipo de indicador

EFICIENCIA

Nivel de comparación

2% de entregas parciales

Nivel de desagregación

Almacén e inventarios

Periodicidad

Trimestral

Definición operacional o calculo del indicador

No. de entregas parciales X 100 Total solicitudes de bienes

Datos requeridos

No. de entregas parciales y No. de solicitudes totales recibidas

Fuentes de datos

Registro de solicitudes de bienes

Responsable de generar datos

Almacén e inventarios

Responsable de generar indicador

Profesional Area Administrativa

Responsable de la toma de decisiones

Asesor Area Administrativa

Estado

NA

Umbral

10% de solicitudes no atendidas

Rango de Gestión

Máximo Sobresaliente

100% 98%

Satisfactorio

95%

Aceptable

80%

Mínimo

79%

115

Nombre del Indicador

Entrega de bienes no atendidas

Objetivo

Disminuir las entregas no atendidas para poder cumplir con los requerimientos de las dependencias

Interpretación

Porcentaje de entregas que no se atienden de bienes en comparación con las solicitudes realizadas por las dependencias

Tipo de indicador

EFICIENCIA

Nivel de comparación

2% de entregas no atendidas

Nivel de desagregación

Almacén e inventarios

Periodicidad

Trimestral

Definición operacional o calculo del indicador

No. de entregas no atendidas X 100 Total solicitudes de bienes

Datos requeridos

No. de entregas no atendidas y No. de solicitudes totales recibidas

Fuentes de datos

Registro de solicitudes de bienes

Responsable de generar datos

Almacén e inventarios

Responsable de generar indicador

Profesional Area Administrativa

Responsable de la toma de decisiones

Asesor Area Administrativa

Estado

NA

Umbral

10% de solicitudes no atendidas

Rango de Gestión

Máximo Sobresaliente

100% 98%

Satisfactorio

95%

Aceptable

80%

Mínimo

79%

8.6 DETERMINACION DEL MODELO FUNCIONAL

116

DEPENDENCIA SOLICITANTE

OFICINA ASESORA ADMINISTRATIVA

Necesidad

OFICINA ASESORA JURIDICA

GRUPO EVALUADOR

Estudio de mercado

Formalidad de la negociación TR

Revisa TR

Aprueba

NO

SI

Determina la cuantía

Licitación

Pliego de condiciones

Cual?

Con y sin formalidades

Cotizaciones Convocatoria

Evaluación técnica

Evaluación Administrativa

Determina Proveedor

Evaluación Jurídica

Firma Ordenador Gasto

Orden de compra o servicio

Satisface la necesidad

Contrato Determina

Servicio

Bien Almacén e inventarios administra y entrega

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CONCLUSIÓN

La implementación del Sistema de Gestión si puede garantizar la certificación del proceso de administración de recursos físicos ya que se siguieron los parámetros establecidos en la norma tanto de documentación como de seguimiento de actividades y desarrollo de una norma acorde con el esquema que presenta la entidad. Siendo el DANE una entidad estatal y regida para la adquisición de bienes y servicios por la ley 80, es cierto que hay aspectos que repercuten en la calidad de los proveedores debido a la imposibilidad de rechazar a ninguno de ellos sino es por una multa grave ante esta u otra entidad estatal, es decir, si un proveedor no cumplió con las especificaciones , solicitadas por el DANE pero la falta no amerita una multa por incumplimiento del contrato, este proveedor puede volver a presentarse y ganar un nuevo contrato, sin embargo con la evaluación establecida se puede incluir un puntaje dentro de la evaluación de la contratación generado por la evaluación de proveedores según el punto 7.4 de la norma que expresa el histórico de dicho proveedor con la entidad y que no será definitivo pero sí afectará su calificación en el proceso de contratación dando una opción de filtro y asegurado aún más que los proveedores se esfuercen por entregar con una mejor calidad.

118

BIBLIOGRAFIA

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9000 – Editada pro el Instituto Colombiano de normas técnicas y certificación (ICONTEC) GUIA PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE GESTION – Departamento Administrativo de la Función Pública Marzo 2002 MENDEZ Carlos Eduardo, Metodología, Mc Graw Hill 2da Edición, 1998 SAMPIERI Roberto Hernández, Metodología de la Investigación, Segunda Investigación, México 1998, Mc Graw Hill LEY 42 DE 1993 LEY 87 DEL 29 DE MARZO DE 1993 Directivas Presidenciales No 02 del 05 de abril de 1194 y 1995 BELTRÁN Jaramillo Jesús Mauricio, Indicadores de Gestión, Bogotá, 3R Editores, primera edición, 1999 GARCIA Madariaga Ricardo, Control de Gestión Conceptos Básicos, Bienestar Familiar 1997 SERNA Gómez Humberto, Indices de Gestión, Bogotá, 3R Editores, primera edición, 2001

PROCURADURÍA DE LA NACIÓN, Control Interno, Bogotá, Colección Gestión Pública 1995 CONFERENCIA Taller de Desarrollo del Sistema de Control Interno Formulación de Indicadores de Gestión, Ministerio de Salud, Bogotá 1995

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