COMO HACER DE LA CONTABILIDAD UNA HERRAMIENTA GERENCIAL Programa Nacional de Emprendimiento: “Región Empresaria”

OBJETIVOS Como resultado de su participación en esta asesoría grupal, usted estará en capacidad de: •Comprender la importancia de la información contable. •Identificar los usuarios de la información financiera. •Conocer los requisitos legales de la contabilidad, los libros y la información financiera. •Entender el proceso de la contabilidad. •Conocer sobre la obligatoriedad y requisitos legales de los estados financieros. •Aprender sobre la preparación de los estados financieros.

OBJETIVOS Como resultado de su participación en esta asesoría grupal, usted estará en capacidad de: •Establecer claramente la utilidad de la información contable y los estados financieros. •Comprender la presentación de los estados financieros y entender su análisis y aplicación administrativa. •Conocer la información contable y financiera que arroja su negocio, y la manera de utilizarla. •Aprender a leer, interpretar y efectuar un análisis financiero.

ASPECTOS BASICOS DE LA CONTABILIDAD CONTENIDO

• • • • • • • • • • •

Normatividad de la Contabilidad. Principios de Contabilidad. Libros Oficiales de Contabilidad. Responsabilidad y Aspectos Legales. Estados Financieros. Clasificación de los Estados Financieros. Cuentas de los Estados Financieros. Análisis de los Estados Financieros. Razones Financieras. Como diagnosticar los Estados Financieros. Presupuestos Financieros.

CONTABILIDAD La corte constitucional en sentencia C-062 del 30 de enero de 2008 ha hecho una magistral exposición respecto a las condiciones que debe cumplir la contabilidad para que constituya plena prueba, prueba que es válida tanto en aspectos comerciales, civiles, tributarios, etc.:

“Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 59 del Código de Comercio, los libros de comercio hacen fe en los procesos entre comerciantes, siempre que estén llevados en legal forma”.

CONTABILIDAD GENERAL • NORMATIVIDAD. • Libro Primero en el Titulo IV del Código de Comercio (sobre libros de comercio) • Decreto 2160 de 1986. (Normas de Contabilidad) • Articulo 6 Ley 43 de 1990. (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia)

• Decreto 2195 de 1992

(Plan Único de Cuentas para

Comerciantes)

• Decretos 2649 y 2650 de 1993. (Normas de Contabilidad y Plan Único de Cuentas)

• Circular Externa 014 de 1994.

(Superintendencia de

Sociedades)

• Decreto 1878 de 2008. 2649/93, mi pymes)

(modifica y adiciona el Decreto

CONTABILIDAD GENERAL • PRICIPIOS DE CONTABILIDAD • Equidad (igualdad para todos los sectores) • Independencia del Ente Contable. • Bienes Económicos (materiales e inmateriales susceptibles de ser valorados)

• Esencia sobre la Forma (realidad económica de las transacciones)

• • • • • • • • •

Continuidad del Ente Económico Unidad Monetaria Valuación al Costo Causación Contable Prudencia (medir de manera fiable un hecho económico) Uniformidad (en todos los períodos) Clasificación y Contabilización Periodo Contable Consolidación de Estados Financieros

LIBROS DE CONTABILIDAD OFICIALES LIBROS DE CONTABILIDAD, MINIMOS REQUERIDOS – – – – – –

Libro Libro Libro Libro Libro Libro

Auxiliar Diario. Mayor y Balances. de Inventarios y Balances. Registro de Socios o Accionistas. de Actas.

CLASIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

• Estados financieros de propósito general • Estados financieros de propósito especial

ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL • Son los que se preparan al cierre del ejercicio para el interés común. – Estados Financieros Básicos. – Balance General – Estado de Resultados – Estado de Cambios en el Patrimonio – Estado de Cambios en la Situación Financiera – Estado de Flujo de Efectivo – Estados Financieros Consolidados. – Presenta los Estados Financieros Básicos de una matriz y sus subordinadas, como si fueran los de una sola Empresa – Los de un ente dominante y sus dominados

ESTADOS FINANCIEROS DE PROPOSITO ESPECIAL • Se preparan para satisfacer necesidades específicas; su circulación es limitada. – Solicitados por la Asamblea, Consejo Directivo ò Junta Directiva. – Estados Financieros Específicos. – Solicitados por Entidades de Vigilancia y Control.

DECRETO 1878 de 2008 Adiciona el articulo 22 del decreto 2649/93 Art. 22: Estados Financieros Básicos.

“Parágrafo: Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones previstas en el numeral 3 del articulo 2, de la Ley 590/2000; (llamada Ley mi pyme) también modificado por el articulo 2, de la Ley 905/2004; (Fomento de la mi pyme) así como aquellas entidades de naturaleza no comercial; solo están obligadas a presentar el Balance General; el Estado de Resultados y el Estado especial de Inventario.

Ley

Mipymes

Tipo de empresa

No. De empleados

Activos (SMMLV)

Activos en $2011

Micro Empresa

Hasta 10

Hasta 500

Hasta $ 267.8 millones

Pequeña Empresa

De 11 a 50

De 501 hasta 5.000

Hasta $2.678 millones

Mediana Empresa

De 51 a 200

De 5.001 hasta 30.000

Hasta $16.068 millones

INTERESADOS EN LA INFORMACIÓN FINANCIERA.

Inversionistas Juntas Directivas Socios - dueños Bancos Proveedores Clientes Empleados El Estado Colombiano

BALANCE GENERAL DEUDAS CON BANCOS

EFECTIVO Y CAJA

DEUDAS PROVEEDORES

BANCOS

DEUDAS IMPUESTOS CUENTAS X COBRAR TOTAL PASIVOS INVENTARIOS APORTES INICIALES ACTIVOS FIJOS UTILIDADES TOTAL PATRIMONIO TOTAL ACTIVOS

=

PASIVO + PATRIMONIO

DETERMINE LA ESTRUCTURA FINANCIERA DE SU NEGOCIO ACTIVO

= Pasivo

Derechos y Propiedades del Negocio

Cuanto Vale su Activo

+ Patrimonio Las utilidades más el dinero colocado por los socios

Obligaciones con Terceras Personas

$_________ MENOS

Cuanto Vale su Pasivo

$_________ RESULTADO

Cuanto Vale su Patrimonio $_________

ESTADO DE RESULTADOS INGRESOS

Ventas Menos

COSTOS

Menos

GASTOS

Resultado de la Actividad

RESULTADO DE LA OPERACION

Mas

OTROS INGRESOS

Menos

OTROS EGRESOS

Resultado de año / mes

RESULTADO

DEL PERIODO

EJERCICIO PRÁCTICO ARCHIVOS BASICOS.XLS

INDICADORES FINANCIEROS De Liquidez • • • • •

Capital de Trabajo Razón Corriente. Índice de Disponibilidad Prueba Acida Solidez.

De Endeudamiento •Endeudamiento Total

•Endeudamiento corto plazo. •Endeudamiento Financiero •Carga Financiera

•Apalancamiento Total (Leverage) •Independencia Financiera

CAPITAL DE TRABAJO • Fondos disponibles para el ciclo repetitivo de Inversión, Recuperación y Reinversión. • La diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo Corriente. • Los recursos disponibles de un negocio para cancelar su pasivo a corto plazo. • La capacidad de una Empresa para pagar sus deudas dentro del ejercicio corriente.

CAPITAL DE TRABAJO

• ACTIVO CORRIENTE – – – – – – –

Caja Menor Caja General Bancos Inversiones Cuentas por Cobrar Inventarios Pagados por Anticipado

• PASIVO CORRIENTE – – – – –

Sobregiros Bancarios Obligaciones Financieras Proveedores por Pagar Pasivos Laborales Gastos Causados por Pagar – Retenciones por Pagar – Impoventas por Pagar

EJERCICIO PRÁCTICO ARCHIVO VERTICAL.XLS

INDICADORES FINANCIEROS INDICES DE ENDEUDAMIENTO.

INDICES DE LIQUIDEZ. Activo Corriente - Pasivo Corriente

Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente

Activo Corriente Razòn Corriente = -------------------Pasivo Corriente.

Pasivo Total x 100 Endeudamiento Total = --------------------------Activo Total

Pasivo Corriente x 100 Endeudamiento Corto P. = ---------------------------------Pasivo con Terceros.

Endeudamiento Corto P. = Activo Disponible Disponibilidad = ------------------Pasivo a Corto Plazo

Obligaciones Financieras x 100 Endeudamiento Financiero = ---------------------------------------------Ventas Netas

Endeudamiento Financiero = Activo Corriente - Inventarios Prueba Acida. = ------------------------------------Pasivo Corriente.

Activo Total Solidez = -----------------Pasivo Total.

Gastos Financieros Carga Financiera = -------------------------Ventas Netas.

Pasivos con Terceros Apalancamiento Total = -----------------------------Patrimonio

Capital Contable Independencia Financiera = ---------------------Activo Total

Balance General - Activo Análisis Vertical y Horizontal Terminado el 31 de Dic. 2011 2010

Análisis vertical % % 2011 2010

Análisis Horizontal %

ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Disponible

16.271

6.938

2,14

0,83

1,35

Inversiones

40.350

22.870

5,30

2,72

0,76

Deudores

302.280

377.588

39,71

44,98

-0,20

Inventarios

377.960

404.486

49,66

48,19

-0,07

736.861

811.882

96,81

96,72

-0,09

24.264

27.494

3,19

3,28

-0,12

24.264

27.494

3,19

3,28

-0,12

761.125

839.376

100,00

100,00

-0,09

Total activo corriente

ACTIVO NO CORRIENTE Propiedades, planta y equipo Total activo no corriente Total activo

Balance General - Pasivo Análisis Vertical y Horizontal PASIVO Y PATRIMONIO Terminado el 31 de Dic. 2011

2010

Análisis vertical

Análisis

%

%

Horizontal

2011

2010

%

PASIVO CORRIENTE Obligaciones financieras Proveedores Cuentas por pagar Impuestos, gravámenes y tasas Obligaciones laborales

1.610 451.847 18.087 18.447 1.369

57.331 547.383 4.754 11.844 860

0,33 91,96 3,68 3,75 0,28

9,21 87,98 0,76 1,90 0,14

-97,19 -17,45 280,46 55,75 59,19

491.360

622.172

100,00

100,00

-21,03

491.360

622.172

100,00

100,00

-21,03

40.000 10.003 16.014

40.000 6.495 16.014

14,83 3,71 5,94

18,42 2,99 7,37

0,00 54,02 0,00

168.667 35.081

134.218 20.477

62,52 13,00

61,79 9,43

25,67 71,32

Total patrimonio

269.765

217.204

100,00

100,00

24,20

Total pasivo y patrimonio

761.125

839.376

Total Pasivo corriente Total pasivo

PATRIMONIO Capital social Reserva Legal Revalorización del patrimonio Resultados de ejercicios anteriores Resultado del ejercicio

Estado de Resultados Análisis Vertical y Horizontal Terminado el

Análisis vertical

31 de Dic.

Ingresos Operacionales Ingresos por Ventas Descuentos en ventas Devoluciones en ventas Ingresos netos

2011

2010

1.475.037

1.625.512

Análisis

%

%

Horizontal

2011

2010

%

119,33

119,07

-0,09

(44.258)

(43.613)

(3,58)

(3,19)

0,01

(194.716)

(216.777)

(15,75)

(15,88)

-0,10

1.236.063

1.365.122

100,00

100,00

-0,09

(488.848)

(525.452)

-39,55

(38,49)

-0,07

747.215

839.670

60,45

61,51

-0,11

(224.195)

(516.558)

-18,14

(37,84)

-0,57

(209.365)

(163.959)

-16,94

(12,01)

0,28

(433.560)

(680.517)

-35,08

(49,85)

-0,36

313.655

159.153

25,38

11,66

0,97

5.579

3.248

0,45

0,24

0,72

(42.387)

(48.983)

-3,43

(3,59)

-0,13

276.847

113.418

22,40

8,31

1,44

Provisión para impuesto de renta

(91.360)

(40.000)

-7,39

(2,93)

1,28

Utilidad neta del ejercicio

185.487

73.418

15,01

5,38

1,53

Costo de ventas Utilidad en ventas Gastos operacionales De administración De ventas Total gastos operacionales Utilidad operacional Ingresos no operacionales Gastos no operacionales Utilidad antes de impuestos

EJERCICIO PRÁCTICO ARCHIVO CLASIFICADO.XLS

ASPECTOS

LEGALES

CODIGO DE COMERCIO Decreto Ley 410 de 1971

Ley 222/95 Art. 42 -administradores Ausenciay de Estados Financieros. (Los Revisor Fiscal responderán por los perjuicios que causen a la sociedad, los socios y terceros)

Art. 43 - Responsabilidad Penal. (Prisión de uno a seis años, quienes toleren, ordenen, o encubran falsedades en los Estados Financieros)

Art. 45 - Rendición de Cuentas. (Al final de cada periodo y cuando se retiren

de su cargo, presentaran, Estados Financieros e Informe de Gestión)

Art. 46 - Rendición de cuentas al final del ejercicio.(Los Administradores deben presentar Estados Financieros, Informe de Gestión, proyecto de distribución de utilidades y demás informes solicitados.)

Art. 47 - Informe de Gestión.

INFORME DE GESTIÓN 1. 2. 3. 4. 5.

-

Evolución de los negocios de la sociedad. Situación Económica de la Empresa. Situación Administrativa de la Empresa. Situación Jurídica de la Empresa. Acontecimientos importantes acaecidos después del cierre del Ejercicio. 6. - Evolución previsible de la sociedad. 7. - Operaciones celebradas con los socios y con los administradores. 8. - Estado de cumplimiento de las normas de propiedad intelectual y derechos de autor

CIERRE DE LA ASESORÍA CONCLUSIONES EVALUACIÓN DEL SERVICIO